TOTAL QUALITY

MANGEMENT
Pengertian Total Quality Management ( TQM )
 TQM, Total : jumlah, total, keseluruhan. Artinya setiap orang yang
terkait dengan perusahaan yang terlibat dalam perbaikan terus
menerus.
 Quality : kualitas, mutu,kecakapan, macam, jenis. Artinya
kesesuaian produk/layanan dengan persyaratan yang ditetapkan
konsumen.
 Management : manajamen eksekutif perusahaan yang memiliki
komitmen penuh terhadap kualitas.
Definisi umum mengenai kualitas, menurut the
American Sociaty of Quality Control,
kualitas adalah keseluruhan ciri-ciri dan karakteristik dari
suatu produk atau layanan menyangkut kemampuan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah ditentukan
atau bersifat laten
Departemen Pertahanan Amerika Serikat (The US. Departement of Defence)
mendefinisikan Manajemen Kualitas Terpadu (Total Quality Management)
sebagai filosofi dan sekumpulan petunjuk prinsip-prinsip yang menjadi landasan
untuk perbaikan erus menerus dari suatu organisasi.

Total Quality Managemen adalah penerapan metode-metode

kuantitatif dan sumber daya manusia untuk meningkatkan
kualitas material dan pelayanan yang dipasok pada suatu
organisasi, semua proses dalam organisasi, dan memenuhi derajat kebutuhan
pelanggan baik pada saat sekarang maupun dimasa yang akan datang.
Josep M.Juran, mendefinisikan
kualitas sebagai kecocokan penggunaan yang menekankan
orientasi memuaskan kebutuhan konsumen.
W.Edward Duming juga memberi definisi mengenai
kualiatas, bahwa kualitas mempunyai penekanan utama
yaitu perbaikan dan pengukuran kualitas secara terus
menerus
 ISO 8402 mendefinisikan total quality management adalah sebagai
semua aktifitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang
menentukan kebijaksanaan kualitas, tujuan-tujuan dan tanggung
jawab, serta mengimplentasikan melalui alat-alat seperti
perencanaan kualitas, pengendalian kualitas, jaminan kualitas, dan
peningkatan kualitas.
 Tanggung jawab untuk manajemen kualitas ada pada semua level
manajemen, tetapi harus dikendalikan oleh manajemen puncak,
dan implementasinya harus melibatkan semua anggota organisasi.
Karakteristik Total Quality Management (TQM )
 fokus terhadap pelanggan,
 obsesi yang tinggi terhadap kualitas,
 pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan,
 memiliki komitmen jangka panjang,
 teamwork,
 perbaikan secara berkesinambungan,
 dan pendidikan dan pelatihan dalam pemberdayaan karyawan.
1. Fokus pada Pelanggan
Dalam TQM, baik pelanggan internal maupun pelanggan
eksternal merupkan driver. Pelanggan eksternal
menentukan kualitas produk dan jasa yang disampaikan
kepada mereka, sedangkan pelanggan internal berperan
besar dalam menentukan kualitas manusia, proses, dan
lingkungan yang berhubungan dengan prosuk atau jasa.
2. Obsesi terhadap kualitas
Dalam organisasi yang menerapkan TQM, penentu akhir
kualitas pelanggan internal dan eksternal. Dengan kualitas
yang ditetapkan, organisasi harus terobsesi untuk
memenuhi atau melebihi apa yang ditentukan tersebut..
3. Pendekatan Ilmiah
Pendekatan ilmiah sangat diperlukan dalam penerapan
TQM, terutama untuk mendesain pekerjaan dan dalam
proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
yang berkaitan dengan pekerjaan yang didesain tersebut.
Dengan demikian data diperlukan dan dipergunakan dalam
menyusun, memantau prestasi, dan melaksanakan
perbaikan.
4. Komitmen Jangka Panjang
TQM merupakan suatu paradigma baru dalam
melaksanakan bisnis. Untuk itu dibutuhkan budaya
perusahaan yang baru pula. Oleh karena itu, komitmen
jangka panjang sangat penting guna mengadakan budaya
agar penerapan TQM dapat berjalan dengan sukses.
5. Kerja Sama Tim (Teamwork)
Dalam organisasi yang menerapkan TQM, kerja sama tim,
kemitraan dan hubungan dijalin dan
dibina, baik antara karyawan perusahaan maupun dengan
pemasok, lembaga-lembaga pemerintah, dan masyarakat
sekitarnya.
6. Perbaikan Sistem secara Berkesinambungan
Setiap produk atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan
proses-proses tertentu di dalam suatu lingkungan. Oleh
karena itu sistem yang ada perlu diperbaiki secara terus
menerus agar kualitas yang dihasilkannya dapat meningkat.
7. Pendidikan dan Pelatihan
Dewasa ini masih terdapat perusahaan yang menutup mata
terhadap pentingnya pendidikan dan pelatihan. Mereka
beranggapan bahwa perusahaan perusahaan bukanlah sekolah,
yang diperlukan adalah tenaga terampil siap-pakai. Sedangkan
dalam organisasi yang menerapkan TQM, pendidikan dan
pelatihan merupakan faktor yang fundamental. Dengan belajar,
setiap orang dalam perusahaan dapat meningkatkan
keterampilan teknis dan keahliannya profesionalnya.
8. Kebebasan yang Terkendali
Dalam TQM keterlibatan dan pemberdayaan karyawan
dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
merupakan unsur yang sangat
penting. Hal ini dikarenakan unsur tersebut dapat
meningkatkan rasa memiliki dan tanggung jawab
karyawan terhadap keputusan yang telah dibuat.
9. Kesatuan Tujuan
Supaya TQM dapat diterapkan dengan baik maka
perusahaan harus memiliki kesatuan tujuan.
Dengan demikian setiap usaha dapat diarahkan pada tujuan
yang sama. Akan tetapi kesatuan tujuan ini tidak berarti
bahwa harus selalu ada persetujuan/kesepakatan antara
pihak manajemen dan karyawan mengenai upah dan
kondisi kerja.
10. Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan
Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan hal yang penting dalam
penerapan TQM.Usaha untuk melibatkan karyawan membawa 2 manfaat utama,
.meningkatkan kemungkinan dihasilkannya keputusan yang baik,rencana yang
baik, atau perbaikan yang lebih efektif karena juga mencakup pandangan dan
pemikiran dari pihak-pihak yang langsung berhubungan dengan situasi kerja.
keterlibatan karyawan juga meningkatkan rasa memiliki dan tanggung jawab
atas keputusan dengan melibatkan orang – orang yang harus
melaksanakannya.
Ada empat prinsip utama dalam menerapkan TQM.
1. Kepuasan Pelanggan.
Kebutuhan pelanggan diusahakan untuk dipuaskan dalam
segala aspek, termasuk didalamnya harga, keamanan, dan
ketetapan waktu.
2. Respek Terhadap Setiap Orang
Dalam perusahaan setiap karyawan dipandang sebagai individu
yang memiliki talenta dan kreativitas tersendiri yang unik.
Dengan demikian karyawan merupakan sumber daya organisasi
yang paling bernilai. Oleh karena itu setiap orang dalam
organisasi diperlakukan dengan baik dan diberi kesempatan
untuk terlibat dan berpartisipasi dalam tim pengambil
keputusan.
3. Manajemen Berdasarkan Fakta
Maksudnya adalah bahwa setiap keputusan selalu didasarkan
pada data, bukan sekedar pada perasaan. Yakni suatu konsep
bahwa perbaikan tidak dapat dilakukan pada semua aspek
pada saat yang bersamaan, mengingat keterbatasan sumber
daya yang ada, oleh karena itu dengan menggunakan data
maka manajemen dan tim dalam organisasi dapat
memfokuskan usahanya pada situasi tertentu yang vital.
Untuk melaksanakan pendekatan ilmiah dalamTQM
diperlukan empat langkah, antara lain:
1.Mengumpulkan data yang berarti
2.Mengidentifikasi sumber penyebab suatumasalah
3.Mengembangkan dan menghasilkan solusi yang tepat
4.Merencanakan dan melakukan perubahan
4. Perbaikan Berkesinambungan
Agar dapat sukses, setiap perusahaan perlu melakukan
proses secara sistematis dalam melaksanakan perbaikan
berkesinambungan. Konsep yang berlaku disini adalah yang
terdiri dari langkah langkah perancaan, pelaksanaan
rencana, pemeriksaan hasil pelaksanaan rencana, dan
tindakan korektif terhadap hasil yang diperoleh.
HAMBATAN DALAM PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT

1. BILA FILOSOFI TQM DIPANDANG SEBAGI SUATU KEGIATAN YANG MEMBUTUHKAN WAKTU.
2. BILA FILOSOFI TQM DITERAPKAN DALAM SUATU LINGKUNGAN YANG BIROKRATIS
3. BILA FILOSOFI TQM DIPANDANG SEBAGAI SUATU PROGRAM YANG DILAKSANAKN SECARA
FORMAL
4. BILA FILOSOFI TQM DILAKSANAKAN SECARA KAKU
TQM BUKAN MERUPAKAN STANDAR PELAKSANAAN
YANG KAKU
5. BILA FILOSOFI TQM DIPANDANG TIDAK BERHUBUNGAN DENGAN ORANG ATAU PERSONIL
6. BILA FILOSOFI TQM DIPANDANG SEBAGAI HANYA DILAKUKAN UNTUK KELOMPOK ORANG AHLI
ATAU SPESIALIS
Apa itu Continuous Improvement?
• Continuous Improvement adalah usaha atau upaya
berkelanjutan yang dilakukan untuk mengembangkan
dan memperbaiki produk, pelayanan maupun proses.
Usaha-usaha tersebut bertujuan untuk mencari dan
mendapatkan bentuk terbaik dari improvement yang
dihasilkan.
• Dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 versi 2015
klausul 10.3 menyebut Continuous
Improvement sebagai Continual Improvement. Siklus
metode 4 langkah yakni PDCA (Plan, Do, Check, Act)
dapat diterapkan dalam menjalankan Continuous
Improvement Sistem Manajemen Mutu perusahaan
• Plan
Menetapkan tujuan dari sistem dan proses untuk memberikan hasil yang
diinginkan. Merencanakan apa yang harus dilakukan dan bagaimana
melakukannya
• Do
Melaksanakan dan mengontrol apa yang telah direncanakan.
• Check
Memantau serta mengukur proses dan hasil dari kebijakan atau rencana yang
telah ditetapkan sebelumnya.
• Act
Mengambil tindakan untuk meningkatkan kinerja proses
 ada 8 langkah mudah melakukan aktivitas Continous
Improvement.
1. Tetapkan masalah yang dihadapi
Banyaknya masalah yang dihadapi oleh organisasi atau
perusahaan dapat dipetakan melalui matrik masalah. Berikan
nilai berdasarkan urgensi permasalahan menggunakan
pendekatan diagram pareto untuk mengetahui frekuensi
permasalahan dan menetapkan parameter dominan.
2. Pengumpulan data
Kumpulkan data terkait masalah yang akan diselesaikan. Data yang dikumpulkan
harus jelas dan valid.
3. Mencari akar masalah
Dalam mencari akar masalah, metode Fishbone Diagram atau dikenal juga
dengan Cause-Effect Diagram dapat diterapkan. Fishbone Diagram membantu
dalam mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari suatu masalah.
Selain metode Fishbone Diagram, pendekatan 5-Why juga dapat menjadi pilihan
untuk mengurutkan akar masalah. Dengan mengumpulkan orang-orang yang
relevan dan memiliki semangat perbaikan, tanyakan 5 mengapa suatu masalah
bisa terjadi.
4. Cari alternatif perbaikan
Setelah memahami masalah yang terjadi, rumuskan alternatif
perbaikan dalam bentuk matrik sehingga memudahkan untuk
melihat solusi mana yang paling baik. Tetapkan dua atau tiga
alternatif perbaikan yang akan dijalankan.
5. Menjalankan solusi
Terapkan solusi di lokasi atau tempat sesuai dengan data yang
ada. Kemudian melakukan pengukuran hasilnya berdasarkan
periode data awal, misal 1 minggu, 1 bulan atau 3 bulan.
6. Analisa hasil pengukuran
Lakukan analisa apakah sudah sesuai dengan target ingin dicapai?
jika belum kembali ke langkah 3 (mencari akar masalah), jika sudah
sesuai maka dapat berlanjut ke langkah 7.
7. Standarisasi
Buat standarisasi berupa SOP apabila hasil yang ditargetkan tercapai.
8. Mencari masalah baru (Continuous improvement)
Petakan lagi masalah-masalah baru untuk terus melakukan
perbaikan.