MODUL 2

PENGENALAN APLIKASI
MICROSOFT EXCEL

YENNI TRIANDA S.T., M.Eng.

 Microsoft Excel
 Microsoft Excel adalah sebuah aplikasi (perangkat lunak)
yang merupakan bagian dari paket Software Microsoft
Office
 Perangkat lunak ini berjenis spreadsheet
 Pada awal dibuatnya Microsoft Excel berdiri sendiri dan
bukan menjadi bagian dari Microsoft Office
 Sekarang ini Microsoft Excel sudah merupakan satu
paket dengan Microsoft Office
 Aplikasi yang berbentuk lembar kerja ini dibuat dan
didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk
pengguna Apple Mac OS dan Microsoft Windows.
 Dalam aplikasi ini tersedia fitur pembuatan grafik dan
fitur kalkulasi yang sifatnya agresif dan progresif.
 Sejarah Microsoft Excel
Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program
spreadsheet yang diberi nama Multiplan. Pada program
buatan Microsoft ini, sistem-sistem CP/M sudah sangat
populer. Pada platform sistem operasi Microsoft DOS,
Multiplan memiliki pesaing berat, yakni Lotus 1-2-3 yang
sangat populer saat itu. Microsoft yang merasa terancam
terus mengembangkan Multiplan yang kemudian diubah
namanya menjadi Microsoft Excel yang dapat bersaing
dengan Lotus 1-2-3. Pada tahun 1985, Microsoft Excel
pertama versi Macintosh dirilis, baru dua tahun kemudian
dirilis versi platform Windows.
• Excel 1.0
• Excel 2.0 for Windows
• Excel 1.5
• Excel 2.2
• Excel 3.0
• Excel 4.0
• Excel 5.0
• Excel 7 for Windows 95
• Excel 97 (Excel 8)
• Excel 8.0
• Excel 2000 (Excel 9)
• Excel 9.0
• Excel 2002 (Excel 10)
• Excel 10.0
• Excel 2003 (Excel 11)
• Excel 11.0
• Excel 2007 (Excel 12)
• Excel 2010 (Excel 14)
• Excel 2013 (Excel 15)
• Excel 2016 (terbaru)
 Quick access toolbar Menu bar Title bar Tool bar Tombol ukuran
Office
Bottom

collumn
Menu box Formula bar
Sel aktif

Baris

Insert Worksheet
Zoom
Tab Worksheet Insert Worksheet

Status bar
 Start Excel
Start All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2007

Function
Bar
Cell
Column
Row Heading
Heading

Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari kolom dan baris, kolom tersebut
berupa huruf, dan baris berupa angka. Pertemuan antara kolom dan baris
disebut sel, misalnya sel C3 sel tersebut terletak pada kolom C dan baris 3.
 Input Data
Data-data diketikkan pada sel dengan cara meletakkan pointer pada sel, kemudian
langsung ketikkan datanya. Pointer  sel yang sedang aktif. Untuk memindahkan
pointer dari sel yang satu ke sel yang lain dapat dilakukan dengan mouse atau dengan
memakai keyboard. Cara memindahkan pointer dengan mouse yaitu langsung klik
pada sel yang dimaksud, sedangkan jika dengan menggunakan keyboard yaitu seperti
pada tabel dibawah ini :
Tombol Fungsi
←↑→↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
Tab Pindah satu sel ke kanan
Enter Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter Pindah satu sel ke atas
Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp Pindah satu layar ke atas
PgDn Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya
Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya
 Input Data dengan AutoFill
Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat
dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini :
1. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat.
Misalnya pilih/klik sel B2.
2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)
3. Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya
yang diinginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)
4. Sorot/bloklah B2:B3.
5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan
bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam
6. Tekan tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang
diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan.
 Fasilitas AutoCalculate
Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan
penghitungan dengan cepat dan mudah dari data-data yang cukup banyak dalam
suatu range tertentu. Di dalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah,
yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count),
banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data
angka (Sum).
Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :
1. Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data
seperti dibawah ini.
2. Klik tombol kanan
mouse di baris
status, dan pilihlah
jenis kalkulasi yang
diinginkan. Misalkan
pilihlah Average(A)
untuk menghitung
rata-rata data.
3. Hasilnya akan
ditampilkan di baris
status.
 Fasilitas AutoSum
Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data-data yang cukup
banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus
untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus
juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan
menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ).
Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer
mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ di toolbar.
Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan
tekan Enter.
 Pengaturan (1) Lebar Kolom
 Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse
a. Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan
diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda
panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih
dahulu bloklah kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian
tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom
tersebut.
b. Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse
geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang
diinginkan.

 Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang

a. Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan
diubah lebarnya.
b. Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data
terpanjang yang ada pada kolom.
 Pengaturan (2) Tinggi Baris
1. Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah
hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu
bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan
pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut.
2. Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-
lah mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan.
 Pengaturan (3) Font
Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai
bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda.
Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna
huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data.

Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah
yang ada di baris menu dan toolbar.
1. Format Melalui Perintah di Baris Menu
a. Sorot sel atau range yang akan diformat
b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog
Format Cells akan ditampilkan
c. Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.
d. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.
2. Format Melalui Toolbar

Jenis-jenis Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf

 Pengaturan (4) Border
1. Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai
2. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border.
Kotak dialog akan tampil seperti di bawah ini.
3. Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :
 None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai
 Outline, digunakan untuk membuat bingkai di sekeliling sel atau
range
 Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range
4. Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
5. Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
6. Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
7. Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas
yang telah diset. Klik OK bila sudah selesai.
 Pengaturan (5) Align
Bila diperlukan, tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range
tertentu dapat diatur agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah
sel atau di tengah beberapa kolom tertentu.
Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data
ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu dan
toolbar.
1. Meratakan Data dengan Perintah di Baris Menu
a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog
Format Cells akan ditampilkan
c. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment
d. Lakukan pemilihan sesuai keinginan pada kotak :
 Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical.
Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata
tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan
pada sel secara penuh).
 Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah :

 Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat

kemiringannya.
2. Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar

Perintah Meratakan Data pada Toolbar

 Pengaturan (6) Merge Cell
Microsoft Excel juga menyediakan fasilitas merge cells (menyambung
beberapa kolom danmenaruh data di tengah kolom baru tersebut). Klik
tombol berikut pada tab home.
Pengaturan (7) Number
 Pengaturan (8) Sort and Filter
DATA SORT (Mengurutkan Data)
Langkah mengurutkan suatu data adalah :
a. Blok seluruh data yang ingin diurutkan
b. Pilih tab Data – klik icon Sort ,
c. Klik AZ untuk pengurutan Ascending (diurutkan berdasarkan dari
kecil ke yang besar)
d. Klik ZA untuk pengurutan Descending (diurutkan berdasarkan dari
besar ke yang kecil)
e. Klik Ok

DATA FILTER (Menyaring Data)

Langkah menyaring suatu data adalah :
a. Blok seluruh data dalam tabel
b. Pilih tab Data –Klik icon Filter
c. Untuk menghilangkan tanda klik kembali icon Filter
Pengaturan (9) Insert&Delete Cell
Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat
memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data-data yang terlewat.
Langkah-langkah yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
1. Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru
akan disisipkan
2. Pilih dan klik di baris menu :
Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru
Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru
Insert, Cells untuk menyisipkan sel baru
Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data-data yang
mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk
memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel,
baris ataupun kolom.
1. Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus
2. Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan
ditampilkan
3. Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :
 Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range
yang disorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di
sebelah kanannya.
 Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range
yang disorot dan menggantinya dengan data pada kolom sama di
sebelah bawahnya
 Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada
sel atau range yang anda sorot
 Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom
pada sel atau range yang anda sorot
4. Klik OK
 Input Formula
Rumus aritmatika
Rumus aritmatika merupakan rumus yang menggunakan satu atau lebih
operator-operator aritmatika. Operator-operator tersebut yaitu seperti pada
tabel berikut:
 Contoh Soal 1
Ketik data-data seperti pada gambar dibawah ini

Ketiklah rumus pada kolom-kolom yang masih kosong pada baris

pertama, dengan rumus
sebagai berikut:
Kolom D3 (A+B) : =B3+C3
Kolom E3 (A-B) : =B3-C3
Kolom F3 (A*B) : =B3*C3
Kolom G3 (A^B) : =B3^C3
Kolom H3 (akar(A)) : =SQRT(B3)
Kolom I3 (A/B) : =B3/C3
Kolom J3 (A+B/5+(A*B)) : =B3+C3/5+(B3*C3)
Kopikan rumus tersebut dengan sel pada baris selanjutnya yang masih
kosong, sehingga hasilnya seperti berikut:
Nilai absolut

1. Ketikkan pada lembar kerja :

2. Pada sel C4 ketikkan rumus =B4*$B$2, ketikkan tanda “$” di depan nama
kolom dan baris. Kemudian gandakan di sel C5.

3. Secara otomatis, sel C5 berisikan rumus =B5*$B$2, alamat $B$2 tidak

berubah karena bersifat absolut.
Rumus statistika

1. Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan data angka,

rumusnya yaitu :
=SUM(Range)
Range yaitu kumpulan dari sel yang di pilih, misalnya B3:F6
artinya mulai sel B3 sampai dengan sel F6

2. Fungsi MIN digunakan untuk mencari nilai minimal pada

kumpulan data angka
=MIN(Range)

3. Fungsi MAX digunakan untuk mencari nilai mazimal pada

kumpulan data angka
=MAX(Range)
4. 4. Fungsi AVERAGE digunakan untuk mencari rata-rata dari
kumpulan data angka
=AVERAGE(Range)

5. Fungsi COUNT digunakan untuk menghitung banyaknya data dari

kumpulan data angka
=COUNT(Range)

6. Fungsi COUNTA digunakan untuk menghitung banyaknya data dari

kumpulan data string/karakter
=COUNTA(Range)

7. Fungsi COUNTIF digunakan untuk menghitung banyaknya data dari

kumpulan data dengan kriteria tertentu
=COUNTIF(Range,Kriteria)
 Contoh Soal 2
Ketik data pada lembar kerja seperti pada gambar dibawah ini
Isilah rumus pada seperti dibawa ini :
Umur paling rendah (D13) : =MIN(D4:D12)
Umur paling tinggi (D14) : =MAX(D4:D12)
Umur rata-rata (D15) : =AVERAGE(D4:D12)
Jumlah pasien (D16) : =COUNT(D4:D12)
Jumlah Pasien Penderita penyakit Desentri (D17) :
=COUNTIF(C4:C12,”Desentri”)
 Membuat Diagram&Grafik
Ketikkan dokumen ini pada lembar kerja :

1. Blok data yang ingin ditampilkan dalam grafik (contohnya seperti data
3 siswa yang ada di range A1:E4).
2. Klik tombol Insert  klik tombol column di bagian chart.
 3. Klik Design untuk memilih layout tabelnya.

Coba lakukan eksperimen dengan memilih beberapa jenis grafik yang ada.
 Contoh Soal 3
Ketikkanlah dokumen berikut dan buatkan grafiknya dalam bentuk Column.

Yang hasilnya seperti berikut ini.