BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,

rawat jalan, dan gawat darurat ( UU No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit ).

Dalam menyelenggarakan fungsinya, maka Rumah Sakit umum

menyelenggarakan kegiatan pelayanan medis, pelayanan dan asuhan keperawatan,

pelayanan penunjang medis dan non medis, pelayanan kesehatan kemasyarakatan

dan rujukan, pendidikan, penelitian dan pengembangan, administrasi umum dan

keuangan. Salah satu pelayanan penunjang yang ada di rumah sakit adalah

pelayanan rekam medis.

Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien ( Permenkes No. 269 tahun 2008 ). Setiap sarana

pelayanan kesehatan wajib membuat rekam medis, di buat oleh dokter atau

tenaga kesehatan lain yang terkait, harus dibuat segera dan dilengkapi setelah

pasien menerima pelayanan, dan harus dibubuhi tanda tangan yang memberi

pelayanan. Rekam medis Pengelolaan rekam medis menjadi 3 bagian, yaitu

penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

1
 2

Berkas rekam medis wajib di simpan sekurang-kurangnya dalam jangka

waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan

(PERMENKES NO 269 tahun 2008). Setelah lewat jangka waktu 5 tahun,

barulah berkas rekam medis boleh dimusnahkan. Surat Edaran Dirjen Yanmed

No. HK. 00. 06. 1. 5. 01160 tahun 1995 tentang teknis pengadaan formulir dasar

rekam medis dan pemusnahan rekam medis di rumah sakit. Bahwa rekam medis

sebelum di musnakan, harus melalui beberapa tahap penyusutan seperti

pemilahan dan pemindahan, penilaian dan pemusnahan..

Depkes RI (1997), Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan

pengurangan arsip rekam medis aktif ke rak inaktif dengan cara : memindahkan,

memikrofilmkan dan memusnahkan berkas rekam medis

Dalam kenyataan yang terjadi di sarana pelayanan kesehatan, berkas

rekam medis tidak dapat disimpan dalam jangka waktu 5 tahun, karena

terbatasnya ruang penyimpanan dan dan rak penyimpanan berkas rekam medis.

Sarana pelayanan kesehatan memerlukan standar prosedur operasional (SPO)

untuk mengatur tentang penyusutan berkas rekam medis, agar sesuai dengan

kemampuan sarana pelayanan kesehatan dalam menyediakan rak penyimpanan

dan ruang penyimpanan dan agar kegiatan penyusutan dapat berjalan dengan baik

dan benar.

Dari hasil observasi selama PKL (praktek kerja lapangan ) di RSUD

BADUNG dari bulan juli-september 2015, instalasi rekam medis memiliki 2 rak

penyimpanan untuk menyimpan berkas rekam medis ( Rak A dan Rak B ). Rak A
 3

sudah terisi penuh sedangkan rak B sudah hamper penuh karena pertambahan

pasien baru yang semakin meningkat, sehingga pada tanggal 7-12 september 2015

dilakukan kegiatan penyusutan untuk mengurangi berkas rekam medis yang

berada di rak A agar bisa menampung berkas rekam medis pasien baru.

Di RSUD BADUNG sudah memiliki Standar Prosedur Operasional (SPO)

yang bernomor SK 02.06.12/23/2013,yang mengatur tentang tata cara penyusutan

dan persyaratan penyusutan berkas rekam medis, yaitu sebagai berikut :

1. Berkas rekam medis dinyatakan semi aktif, apabila 2 tahun dari

tanggal kunjungan terakhir tidak pernah berkunjung lagi.

2. Berkas rekam medis dinyatakan in aktif apabila 3 tahun dari tanggal

kunjungan terakhir tidak pernah berkunjung lagi.

Dalam pelaksanaan penyusutan yang dilakukan di RSUD BADUNG pada

tanggal 7 september sampai 12 september 2015, penyusutan berkas rekam medis

tidak dilaksanakan sesuai dengan standar prosedur operasional (SPO) yang

berlaku di RSUD BADUNG yaitu berkas rekam medis yang penyusutannya

kurang dari 2 tahun dan 3 tahun, dan berdasarkan hasil survey awal pada tanggal

14 november 2015, diambil 100 berkas rekam medis yang sudah disusutkan,

didapatkan hasil : 98 % berkas rekam medis yang disusutkan tidak sesuai dengan

peraturan dan persyaratan yang ada pada SPO dan hanya 2 % berkas rekam medis

yang disusutkan sesuai dengan persyaratan yang ada pada SPO

Tabel 1.1
Presentase berkas rekam medis yang
 4

penyusutannya kurang dari 2 tahun dan 3 tahun

Tahun Kunjungan Terakhir Jumlah Berkas Presentase Keterangan
(%) (SPO)
2015 59 59 Aktif
2014 36 36 Aktif
2013 3 3 Aktif
2012 1 1 In aktif
2010 1 1 In aktif
Jumlah 100 100
Sumber : observasi tanggal 14 november 2015

Banyaknya berkas rekam medis yang penyusutannya kurang dari 2 tahun

dan 3 tahun, tentunya akan mempengaruhi pelayanan kesehatan di rumah sakit

( rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat), karena berkas rekam medis

merupakan salah satu pelayanan penunjang mendukung pelayanan kesehatan di

rumah sakit dan juga sebagai pedomaan bagi dokter untuk mengambil tindakan

perawatan.

Pelayanan kesehatan di rumah sakit mengalami pengaruh besar dari berkas

rekam medis yang penyusutannya kurang dari 2 tahun dan 3 tahun adalah

pelayanan rawat jalan karena pasien masih datang berobat ke di RSUD

BADUNG. Dari hasil observasi tanggal 22 maret 2016,diambil data registrasi

bulan oktober dan terdapat sekitar 4,73 % pasien yang dating kembali berobat

yang berkas rekam medisnya sudah disusutkan.

Dari latar belakang di atas, penulis tertarik memilih judul tentang “

Analisis Dampak dan Tindak Lanjut dari Penyusutan Berkas Rekam Medis yang

tidak Sesuai dengan Standar Prosedur Operasional Pada Pelayanan Rawat Jalan

di RSUD BADUNG “.
 5

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan pada latar belakang diatas, maka

rumusan masalah dari permasalahan sebagai berikut :

1.2.1 Bagaimana dampak dari Rekam Medis yang penyusutannya kurang dari 2

tahun dan 3 tahun pada pelayanan pasien rawat jalan di RSUD Badung ?

1.2.2 Bagaimana pengaruh Rekam Medis yang penyusutannya kurang dari 2

tahun dan 3 tahun terhadap Respon Time pelayanan rekam medis Rawat

Jalan di RSUD Badung ?

1.2.3 Bagaimana upaya tindak lanjut untuk mengatasi dampak yang timbul dari

berkas rekam medis yang penyusutannya kurang dari 2 tahun dan 3 tahun

di instalasi Rekam Medis RSUD Badung ?

1.3. Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum

Untuk mengatahui dampak dan tindak lanjut dari berkas rekam medis

yang penyusutannya kurang dari 2 tahun dan 3 tahun pada Poliklinik

Rawat Jalan RSUD Badung

1.3.1. Tujuan Khusus

1.3.1.1 Mengetahui dampak dari Rekam Medis yang penyusutannya

kurang dari 2 tahun dan 3 tahun pada pelayanan pasien rawat

jalan di RSUD Badung

 6

1.3.1.2 Mengetahui pengaruh Rekam Medis yang penyusutannya

kurang dari 2 tahun dan 3 tahun terhadap Respon Time

pelayanan rekam medis Rawat Jalan di RSUD Badung

1.3.1.3 Mengetahui upaya tindak lanjut untuk mengatasi dampak

yang timbul dari berkas rekam medis yang penyusutannya

kurang dari 2 tahun dan 3 tahun di instalasi Rekam Medis

RSUD Badung.

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1. Bagi Rumah Sakit

Hasil penelitian ini diharapkan bisa menjadi bahan masukan atau referensi

bagi pihak Rumah Sakit dalam melaksanakan pelayanan yang berkaitan

dengan Rekam Medis, khususnya tentang prosedur dan tata cara

penyusutan yang sesuai dengan peraturan yang sudah dibuat.

1.4.2. Bagi Peneliti

Hasil penelitian ini di harapkan dapat menambah engetahuanj,

pengalaman dan wawasan tentang Rekam Medis.

1.4.3. Bagi Pendidikan

Hasil penelitian ini diharapkan bisa menjadi bahan referensi bagi

Mahasiswa/i, serta bagi peneliti yang lain yang meneliti tentang

penyusutan Berkas Rekam Medis