BAB I

MENGENAL MICROSOFT WORD

A. Pengertian
Microsoft Office adalah perangkat lunak paket aplikasi perkantoran buatan Microsoft
Corporation yang sangat populer digunakan di institusi dan perusahaan tempat bekerja.
Beberapa aplikasi di dalam Microsoft Office yang terkenal dan sangat bermanfaat adalah Excel
(aplikasi lembar kerja), Word (aplikasi pengolah kata), dan PowerPoint (aplikasi presentasi).
Microsoft Word merupakan sebuah perangkat lunak pengolah kata yang dirilis oleh
Microsoft. Microsoft word adalah salah satu aplikasi atau program pengolah kata yang bisa
membantu pengguna dalam menyelesaikan berbagai macam hal, berbagai macam pekerjaan
yang berkaitan dengan pengeditan dokumen, teks dan juga tulisan. Berikut tampilan dari
Microsoft Word.

Gambar 1.1 Screen Layout Microsoft Word.

 B. Fungsi Microsoft Word
Secara umum Microsoft Word mempunyai fungsi sebagai word processing yaitu membuat,
mengedit, dan memformat dokumen.
1. Membuat Dokumen
Aplikasi Microsoft Word berfungsi untuk membuat dokumen yang dapat dicetak dengan
berbagai ukuran kertas.
2. Mengedit Dokumen
Aplikasi Microsoft Word dapat digunakan untuk mengedit dokumen lain baik dokumen
yang dibuat dari aplikasi Microsoft Word itu sendiri maupun dari aplikasi pengolah kata
lainnya.
3. Memformat Dokumen
Microsoft Word memungkinkan pengguna membuat dokumen yang lebih profesional
dengan pilihan format dokumen yang beragam. Misalnya ukuran kertas, jenis huruf, warna
huruf, catatan kaki, penomoran, hingga equation matematika.

C. Manfaat dan Keguanaan Microsoft Word

Berikut manfaat dan kegunaan Microsoft Word yang dalam kehidupan sehari-hari, khususnya
di dunia kerja.
 Membuat dokumen yang dapat dicetak seperti surat, laporan kerja, dan lain-lain.
 Membuat buku dengan berbagai format.
 Membuat dokumen yang lebih profesional dengan gaya penulisan yang beragam, seperti
jenis font, warna, dan lain-lain.
 Membuat surat dengan lebih cepat.
 Membuat dokumen ilmiah dengan fitur References untuk mempermudah penulisan ilmiah.
 Tersedia beragam template yang dapat diunduh untuk mempercepat pembuat dokumen.
 Mempermudah mengedit dokumen dengan mudah, dapat dibuka kapan saja.
 Terkoneksi dengan SkyDrive untuk menyimpan dokumen otomatis secara online.
 Dapat digunakan untuk membuat surat yang dikirim berbanyak.
 Serta fitur lainnya yang dapat memberikan manfaat dalam kehidupan sehari-hari
 BAB II
MENGOPERASIKAN MICROSOFT WORD

A. Membuka dan Menjalankan Microsoft Word

Berikut merupakan cara untuk mem buka dan menjalankan Microsoft Word :

1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.

2. Setelah muncul tampilan menunya pilih All Program, kemudian pilih Microsoft Office
3. Pilih Microsoft Office Word 2007 / 2010.

4. Ini merupakan tampilan Layar Microsoft Word.

 Pada tampilan Microsoft word terdapat berbagai Menu Bar yang mempunyai masing-
masing fungsi. Pada windows Microsoft Word 2007 yang muncul, terdapat beberapa tampilan
sebagai berikut :
- Office Button(Tombol Office)
- Quick Access Toolbar(Barisan alat Akses cepat)
- Title Bar(Baris Judul)
- Tab menu Ribbon(Baris Menu)
- Ribbon (Sub Pilihan Menu)
- Status Bar(Baris Status)
- Horizontal Scroll Bar(Penggulung layar horizontal)
- Vertical Scroll Bar(penggulung layar Vertikal)
- Document Area
 1. Menu Home
Untuk mengaktifkan Menu Home, coba anda klik tab Menu Home pada tab menu atau
tekan Alt+H, perhatikan ribbon menu yang tampil.
 2. Insert
Untuk mengaktifkan Menu Insert, coba anda klik Menu Insert padatab menu atau tekan
Alt+N, perhatikan ribbon menu yang tampil.
 3. Menu Page Layout
Untuk mengaktifkan Menu Page Layout, coba anda klik tab Menu Page Layout pada
tab menu atau tekan Alt+P, perhatikan ribbon menu yang tampil.

4. Menu References
Untuk mengaktifkan
Menu References, coba
anda klik tab Menu
References pada tab menu
atau tekan Alt+S, perhatikan
ribbon menu yang tampil.

5. Menu Mailing
Untuk mengaktifkan Menu Mailing, coba anda klik tab Menu Mailing pada tab menu atau
tekan Alt+M, perhatikan ribbon menu yang tampil .

6. Menu Review

Untuk mengaktifkan Menu Review, coba anda klik tab Menu Review pada tab menu atau
tekan Alt+R, perhatikan ribbon menu yang tampil.

7. Menu View
Untuk mengaktifkan Menu View, coba anda klik tab Menu View pada tab menu atau tekan
Alt+W, perhatikan ribbon menu yang tampil.

8. Menu Design
Untuk mengaktifkan Menu Design, coba anda klik tab Menu Design pada tab menu atau
tekan Alt+J kemudian tekan T, perhatikan ribbon menu yang tampil.
 9. Menu Layout
Untuk mengaktifkan Menu Layout, coba anda klik tab Menu Layout pada tab menu atau
tekan Alt+J kemudian tekan L, perhatikan ribbon menu yang tampil.

B. Membuat Dokumen Baru dalam Microsoft Word

Berikut langkah-langkah untuk membuat dokumen baru pada Microsoft Word :
1. Klik Office Buttom
2. Pilih New.
3. Pada Kotak Dialog yang muncul Pilih Blank Document
4. klik tombol Create.

C. Menyimpan Dokumen
Berikut merupakan langkah untuk menyimpan dokumen:
1. Setelah teks selesai anda ketik, klik Office Button di pojok kiri atas.

2. Pilih Save atau Save As (untuk menyimpan dengan nama yang beda dengan nama
sebelumnya).
3. Pilih Word Document.
4. Pilih lokasi penyimpanan, kemudian beri nama file, dan klik save.
 5. Pilih lokasi penyimpanan, kemudian beri nama file, dan klik save.

D. Membuka dokumen
Berikut merupakan langkah untuk menyimpan dokumen yang telah disimpan:
1. Klik Office Button> Open.


2. Pada kotak dialog yang muncul, pilih folder yang akan dibuka filenya yaitu contohnya
folder “Documents”.
3. Pilih nama filenya

4. Klik tombol Open.

E. Memilih dan Mengedit Teks

1. Setelah file terbuka, coba Klik drag pada teks untuk memilih bebas.
2. Sekarang Double klik untuk memilih satu kata.
3. Coba klik tiga kali pada paragraph untuk memilih satu paragraf.
4. Sekarang coba Ctrl+klik di awal kalimat untuk memilh satu kalimat.
5. Kemudian tekan Ctrl+A pada keyboard untuk memilih semua teksdalam dokumen.

6. Jika anda membuat kesalahan selama penulisan teks, Anda dapat memperbaikinya
dengan :
 Tekan tombol Backs Space pada keyboard untukmenghapus satu karakter di kiri
titik sisip.
 Tekan tombol Delete pada keyboard untuk menghapus karakter di kanan titik
sisip.
 Tekan Ctrl+Y pada keyboard, untuk melakukan pengualangan teks
(repeat).
 Tekan Ctrl+Z pada keyboard atau klik icon Undo pada ribbon, untuk menghapus
teks.
7. Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol
Shift+Enter.

F. Mengatur Margin
Berikut merupakan langkah untuk mengatur margin :
1. Klik menu Page Layout

2. Klik icon margin –> custom margins ->akan muncul jendeladibawah ini
3. Atur margin dengan menentukan keterangan berikut:
- Top( Mengatur batas atas halaman)
- Button ( Mengatur batas bawah halaman)
- Left ( Mengarur batas kiri halaman)
- Rigth( Mengatur batas kanan halaman)
4. Untuk memilih ukuran kerrtas klik, Paper –> pilih ukuran paper
5. Klik OK

G. Membuat Kolom berita dan Drop Cap

Berikut merupakan langkah untuk membuat Kolom berita dan Drop Cap :
a. Membuat kolom berita:
1. Tulis berita yang akan di buat kolom
2. Pilih menu Page Layout
3. Klik ribbon Columns
4. Pilih banyaknya kolom yang diinginkan
 b. Membuat Drop Cap

1. Pilih huruf yang akan dijadikan Drop Cap

2. Pilih menu Insert

3. Pilih ribbon Drop Cap

H. Membuat Garis Kop Surat

Berikut merupakan langkah untuk membuat garis kop surat :
1. Ketikkan baris kop surat
2. Blok pada baris yang akan di beri kop
3. Klik icon Border and Shading
 4. Klik Border –>pada pilihan Style, pilih dan atur jenis garis yang akan di gunakan.

5. Lihat contoh hasil

I. Membuat Daftar Isi

Berikut langkah-langkah untuk membuat daftar isi :
1. Ketikkan data yang akan di jadikan Daftar Isi
 2. Blok seluruh data yang akan di beri format Daftar Isi
3. Klik kanan mouse –>klik Paragraph
4. Atau klik menu Home –>klik icon paragraph

5. Akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini :

6. Klik Tabs –> isi “Tab stop position = 14”

7. Pilih klik Leader no 2 –>klik Set –>klik “OK”
8. Letakkan kursor pada posisi dimana tabs diberikan untuk membuatdaftar isi.
Tekan tombol Tab pada keyboard, maka akan muncul leader titik-titikyang kita pilih untuk
membuat daftar isi.

J. Menyisipkan Bullet dan Numbering

Pada menu home terdapat ribbon / sub menu untuk menyisipkan Simbol, bullet atau
number. Langkah – langkahnya :
 1. Klik menu home
2. Pilih ribbon sepertigambar

3. Gambar 1 untuk menyisipkan bullet

4. Gambar 2 untuk menyisipkan penomoran

K. Menyisipkan Simbol

Berikut langkah-langkah untuk menyisipkan symbol :

1. Letakkan kursor pada posisi symbol akan di sisipkan
2. Kemudian klik menu Insert –>klik icon Symbol –> more symbol
 3. Klik more symbol untuk symbol – symbol lain yang di inginkan.
4. Akan muncul jendela dibawah ini

5. Pilih symbol yang dibutuhkan

6. Klik insert dan lalu keluarkan dengan klik tanda (x)

L. Menyisipkan Tabel, Gambar, ClipArt, dan Shape/Garis

1. Klik menu insert
2. Pilih ribbon dengan keterangan dibawah ini
a. Menyisipkan tabel
1. Klik icon table
2. Tentukan ukuran tabel ( Banyaknya kolom dan baris / panjang x lebar tabel )

3. Klik 2 kali

b. Menyisipkan Gambar
1. Klik icon Picture –>pilih gambar pada file –> insert untukmenyisipkan gambar

2. Klik icon Clip Art ->klik GO –>pilih Clip Art –>klik 2 kali untuk menyisipkan Clip
Art
 3. Klik icon Shape –>pilihjenis Shape –>klik 2 kali untukmenyisipkan Shape / garis.

M. Menyisipkan WordArt
WordArt berfungsi untuk membuat teks yang bervolume.
1. Letakkan kursor pada area yang akan di beri WordArt
2. Klik menu insert
3. Klik ribbon WordArt seperti gambar berikut :

4. Pilih jenisWordArt
5. Akan muncul jendela seperti dibawah ini :

6. Kemudian masukkan tulisan pada kotak dialog seperti gambar diatas

7. Lalu klik “OK”.

N. Membuat Grafik
1. Letakkan kursor pada lokasi akan menyisipkan grafik
2. Klik menu Insert –> Chart

3. Pilih jenis chart yang akan disisipkan, klik “OK”

4. Maka layar akan terbagi dua seperti gambar berikut
 5. Pilih jenis SmartArt –>lalu klik“OK”
6. Kemudian atur kebutuhan SmartArt
7. Klik pada bagan SmartArt yang baru saja dibuat, kmudian klik menu Design
8. Atur bentuk serta warna SmartArt sesuai kebutuhan
9. Untuk mengetikkan data dapat langsung disikan pada bagan yangdisediakan atau klik
Design –> Text Pane.

O. Membuat Rumus
1. Letakan kursor pada posisi rumus akan disisipkan /dibuat
2. Klik Insert –>klik equation – akan muncul jendela pilihan rumus seperti berikut
3. Klik “Insert New Equetion”
4. Letakkan kursor pada kotak rumus berikut
5. Ketik dan pilih jenis rumus yang diinginkan.
 BAB III
MAIL MARGE

Mail Merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang
ditujukan untuk banyak orang, dimana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan
menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali
saja oleh si pengirim. Mail Merge merupakan salah satu fitur Microsoft Word untuk
mengirimkan surat kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis,
dibutuhkan 2 (dua) buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan
yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses
pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Microsoft Word 2007 memiliki Tab Mailings yang di dalamnya terdapat fitur Mail
Merge. Dalam sejarahnya, Mail Merge telah ada pada versi Microsoft Word sebelumnya.
Karena masih dianggap sangat penting, maka Microsoft Word 2007 menyertakannya dalam
kelompok Mailings.

Mail Merge berfungsi mengumpulkan data-data orang, seperti nama, alamat, kota, kode pos,
dan lain sebagainya. Kemudian, data-data itu disimpan dalam file khusus dan bisa dipakai
kapanpun ketika akan membuat surat.

Mail Merge merupakan suatu solusi jika ingin membuat surat dengan banyak
penerima yang berbeda tapi isi surat tersebut sama, maka tidak harus membuat salinan isi
surat tersebut sebanyak penerima surat dan menambahkan satu-persatu nama penerima
dan alamatnya pada bagiannya masing- masing. Ada 2 (dua) hal yang perlu diperhatikan
dalam pembuatan Mail Merge ini yaitu:

1. Dokumen Master, Microsoft Word menyebut ini dengan "Main Document" yaitu
dokumen surat yang akan dikirim ke beberapa penerima sesuai kebutuhan.

2. Data Source, yaitu suatu file Microsoft Word dalam bentuk table yang berisi informasi
untuk digabung dalam Dokumen Master. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat
penerima surat serta informasi-informasi penting lainnya.
 Untuk lebih jelasnya perhatikan ilustrasi Mail Merge berikut:

Dari gambar diatas tampak bahwa penggabungan (merge) Dokumen Master dengan
Data Source akan menyesuaikan dengan jumlah data penerima undangan.

A. Mail Marge dengan Manual

Untuk pembuatan Mail Merge ada 2 (dua) tahap yaitu tahap pembuatan Dokumen Master
dan Data Source, masing-masing akan dijelaskan sebagai berikut:
a. Tahap Pembuatan Dokumen Master
1. Klik Office Button, kemudian klik New;

Office Button

Icon New

2. Pada kotak dialog New Document pilih Blank document;

 3. Klik Create;
4. Pada jendela area kerja baru Microsoft Word, ketikkan surat undangan yang akan
dibuat
5. Simpan surat undangan tersebut, untuk mempermudah dalam pengelolaan
selanjutnya sebaiknya disimpan dalam satu folder dengan file data sourcenya

b. Tahap Pembuatan Data Source

Selanjutnya kita akan membuat File Data penerima surat. Yaitu sebuah file daftar
data yang berisi data- data penerima surat dalam bentuk tabel. Berikut ini adalah langkah-
langkahnya:

1. Klik Office Button, kemudian klik New;

2. Pada kotak dialog New Document pilih Blank document;

3. Klik Create;

4. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007, klik menu Insert pilih Table
kemudian isikan data penerima undangan.
 5. Tabel tidak diberi judul karena akan menyebabkan adanya kesalahan pada langkah
berikutnya;
6. Simpan file data penerima undangan tersebut.

c. Proses Penggabungan (Merge)

Proses penggabungan ini merupakan cara untuk menggabungkan antara Dokumen Master
dan Data Source, sehingga menjadi satu kesatuan Mail Merge yang utuh. Berikut cara
penggabungan tersebut:
1. Buka file Dokumen Master yang telah dibuat sebelumnya;
2. Pilih Open, cari lokasi file Dokumen Master kemudian pilih nama file (Dokumen Master)
dan klik Open

3. Jika file Dokumen Master sudah terbuka, klik ribbon bar Mailings;

4. Selanjutnya klik menu bar Select Recepients;

5. Pada ribbon bar Mailings, ada beberapa menu bar yang semula tidak aktif menjadi
aktif;
6. Klik Select Recipients Use Exiting List (file data source yang sudah dibuat);

Kemudian akan muncul jendela untuk memilih file Data Source yang sudah dibuat
seperti dibawah ini dan klik Open:

7. Langkah selanjutnya letakkan kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk “|” )

dibelakang kata “Yth Bp/Ibu/Sdr” pada File;
8. Pada ribbon bar Mailings, klik menu bar Insert Merge Field.

9. Selanjutnya akan tampil Field yang sesuai dengan tabel yang berada di file Data
penerimaundangan dalam hal ini adalah : Nama, Alamat, dan Email;
 1) Klik field Nama. Sebagai ilustrasi perhatikan gambar berikut:

10. Letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk “|” ) dibelakang kata “Di”. Klik
menu bar Insert Merge Field selanjutnya klik field Alamat;

11. Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai, untuk
membuktikannya pada ribbon bar Mailings, klik menu bar Finish & Merge Edit
Individual Document.

12. Untuk menuju data selanjutnya klik tanda panah pada menu bar, perhatikan penerima
undangan akan berubah seiring dengan Anda klik panah pada menu bar tersebut.
 B. Membuat Mail Merge dengan Wizard
Pada dasarnya membuat Mail Merge dengan wizard ini tidak jauh berbeda dengan cara
sebelumnya, yaitu terdapat 2 (dua) dokumen yang harus dibuat, yaitu dokumen master dan data
source.
Pembuatan Mail Merge dengan wizard ini lebih praktis, dan bisa dilakukan lebih cepat.
Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Klik Office Button, kemudian klik New;
2. Pada kotak dialog New Document pilih Blank document;
3. Klik Create;

4. Pada jendela area kerja baru Micorosft Word 2007, ketikkan surat undangan yang akan
dibuat;
5. Pilih ribbon bar Mailings, kemudian klik pada menu bar Start Mail Merge pilih Step
by step Mail Merge wizard,
kemudian tampilan Microsoft Word akan tampak seperti gambar berikut;

6. Pada task pane beri tanda pada radio button Letters, kemudian klik starting
document seperti tampak pada gambar;
Sebagai contoh beri tanda pada radio button Use current document, kemudian klik
Next:select recepients;

7. Pada task pane select recepients ini terdapat 3 (tiga) pilihan yaitu:
 • Use an existing list untuk menggunakan list penerima yang sudah ada

• Select from Outlook contact jika penerima diambil dari Outlook

• Type New List jika ingin membuat list baru

Sebagai contoh pilih Type new List, kemudian klik create,

8. Pada kotak dialog New Address List klik tombol Customize column, kemudian
munculkotak dialog Customize Address List;
9. Pada kotak dialog New Address List terdapat tujuh tombol yaitu:
• Add untuk menambah daftar penerima

• Delete untuk menghapus dari daftar

• Rename untuk mengganti nama

• Move Up untuk memindahkan kebagian atas

• Move Down untuk memindahkan kebagian bawah

10. Pada kotak dialog Customize Address List tentukan isi atau data form Field Names,
contoh tampak seperti pada gambar berikut;

11. Setelah selesai klik OK;

12. Pada jendela New Address List pada tampak field-field yang sudah dibuat.
Untuk menambahkan daftar penerima surat klik New Entry, ketikkan data-data
yang sesuai dengan masing–masing field. Setelah selesai klik Ok, kemudian muncul
jendela Save Address List, tentukan dimana lokasi file akan disimpan dan pada file
name ketikkan nama filenya (file data source).

13. Klik Save;

Sebaiknya data source disimpan dalam satu folder dengan dokumen suratnya (dokumen
master), untuk mempermudah pencarian dokumen.
14. Selanjutnya pada kertas kerja Microsoft Word letakkan kursor dibawah kalimat Kepada
Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field
lalu insertkan tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol
Insert;

15. Jika merge field sudah dimasukkan, klik Finish & Merge pilih Edit Individual Document

16. Pembuatan Mail Merge sudah selesai simpan surat undangan ini dengan klik File
kemudian Save As, dan kemudian Word Document;
Tentukan lokasi penyimpanan dan nama file, sebaiknya dijadikan dalam 1 (satu) folder
dengan data sourcenya.