BELAJAR SINGKAT

MICROSOFT WORD 2003

Penulis:
Tim SIM PPPPTK Bahasa

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

DIREKTORAT JENDERAL PENINGKATAN MUTU PENDIDIK DAN TENAGA
KEPENDIDIKAN
Pusat Pengembangan Dan Pemberdayaan Pendidik
Dan Tenaga Kependidikan Bahasa
Oktober 2007
PENGENALAN MENU DAN TOOLBARS

Close Button
Standard Toolbar

Maximize/Restore Button
Formatting Toolbar

Minimize Button
Title Bar Menu Bar

Posisi Kursor

Mistar

Scroll Bar

Toolbar View
Status Bar

Gambar 1. Tayangan Lembar Kerja Ms. Word

Catatan:
- Seluruh menu dan toolbars tersebut memiliki model/fungsi yang sama pada
setiap program Microsoft Office (Ms. Word, Ms. Excel, PowerPoint);
- Software-software tersebut dapat pula dikombinasikan/digabungkan dengan
tehnik tertentu;
- Ms. Word à identik untuk membuat makalah atau sejenisnya;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 2

Office Word
- Ms. Excel à identik untuk perhitungan dan tabel;
- Ms. PowerPoint à membuat bahan presentasi.

MICROSOFT WORD 2003

Membuat Lembar Kerja Baru Baru

 Klik tombol start pada Taskbar/Start Menu;

Gambar 2. Menu Untuk Membuka Program Ms. Word

 Pilih Programs, lalu pilih Microsoft Office, lalu pilih dan klik Microsoft
Office 2003;

 Saat program Ms. Word muncul, maka siap untuk diketik bahan seperti
makalah, modul, skripsi, soal ujian, dan lain sebagainya.

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 3

Office Word
 Gambar 3. Tampilan Program Ms. Word

Setting Lembar kerja/Page Setup (Margin, Ukuran Kertas)

 Klik File pada menu bar;

 Pilih dan klik perintah Page Setup...;

Gambar 4. Untuk Memunculkan Menu Page Setup

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 4

Office Word
 Setelah muncul menu dialog Page Setup untuk setting lembar kerja, maka di
sana telah terdapat setting otomatis yang telah disiapkan oleh sistem, namun
kita dapat merubah posisi kertas sesuai keinginan dengan cara mengklik
tanda panah naik atau turun di sebelah kolom margin (Top, Left, Bottom,
dan Right);
 Untuk menentukan posisi kertas, terdapat submenu Orientation pada menu
Page Setup tersebut, ada pilihan Potrait (posisi vertikal) dan Landscape
(posisi horizontal);
 Pilih dan klik salah satu posisi kertas yang diinginkan lalu klik Oke.

Gambar 5. Menu Page Setup Untuk Setting Margin

 Untuk menentukan ukuran kertas, masih dalam menu Page Setup tadi kita
klik menu Paper;
 Setelah berpindah ke menu Paper, maka terdapat kolom untuk memilih
ukuran kertas dengan cara mengklik tanda panah kecil hingga muncul

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 5

Office Word
 beberapa pilihan yang telah disiapkan oleh sistem (Letter/Quarto,
Legal/Folio, Executive, A4, dst..);
 Pilih dan klik salah satu ukuran kertas yang diinginkan lalu klik Oke jika
semua setting telah sesuai keinginan;
 Tidak perlu merubah angka-angka pada kolom Width: dan Height: biarkan
sistem otomatis yang akan menentukan.

Gambar 6. Menu Page Setup Untuk Setting Ukuran Kertas

Menyimpan Dokumen

Untuk menyimpan dokumen ke dalam media penyimpanan data (seperti disket

atau hard disk), dapat menggunakan dua buah perintah, yaitu klik File pada

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 6

Office Word
menubar, lalu pilih dan klik Save atau File, lalu pilih dan ketik Save As.
Perbedaan penggunaan kedua perintah ini adalah :
1. Klik File, lalu Save : perintah untuk menyimpan dokumen baru, atau
dokumen tanpa perubahan nama (dokumen tersebut pernah disimpan
sebelumnya), kondisi ini akan menimpa semua hasil pengeditan dokumen;
 Setelah mengklik perintah Save, maka akan muncul dialog untuk
pemberian nama dokumen;
 Sistem secara otomatis akan memberikan nama dokumen (biasanya
kalimat awal dari ketikan), dan ini dapat kita ganti sesuai dengan
keinginan pada kolom yang tersedia, lihat gambar;
 Usahakan nama dokumen identik dengan isi dari dokumen;
 Setelah memberikan nama, klik Save.

Gambar 7. Simpan Dokumen

2. Klik File, lalu Save As: perintah ini menyimpan dokumen dengan nama yang
berbeda dengan nama dokumen yang sudah ada, sehingga akan membentuk
dokumen tersendiri.

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 7

Office Word
Membuka Dokumen Yang Telah Tersimpan

Untuk membuka file yang sudah disimpan dalam media penyimpanan data ada 2
cara: pertama klik pada Open button atau kedua dengan mengklik File lalu
Open pada menubar hingga muncul dialog Open.

 Klik File lalu pilih dan klik Open pada menubar atau klik pada icon Open
Button yang tersedia pada standar toolbars, maka akan muncul menu dialog
Open File;

Gambar 7. Open Button

 Klik nama direktori dimana file disimpan;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 8

Office Word
 Gambar 8. Menu Dialog Open File

 Klik pada nama file yang akan dibuka, lalu;

 Klik Open.

Berikut Kita Akan Mempelajari Bagaimana Cara Memodifikasi atau

Menyunting Sebuah Dokumen:

1. Mengatur Tampilan, Ukuran Huruf, Alignment, dan Line Spacing

Mengatur tampilan huruf (font) dan ukuran font adalah sesuatu yang
menyenangkan dan mudah. Sebelum kita mengubahnya, terlebih dahulu kita
memblock huruf (font) yang ingin kita ubah. Kemudian perhatikan gambar-
gambar pada toolbar berikut serta fungsi masing-masing toolbar tersebut:

Panah kecil ini dapat di-klik untuk memilih model font

a b c d e f g

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 9

Office Word
 Keterangan:
TAMPILAN DAN UKURAN HURUF (FONT)
a. Toolbar ini berfungsi untuk merubah model font, namun ingat!!! Harus
memblock terlebih dahulu kalimat/paragraph yang ingin diubah, lalu kita
dapat memilih dan meng-klik model-model font yang telah disediakan oleh
sistem. Dengan meng-klik tanda panah kecil yang terdapat setelah tulisan
“Georgia”, maka akan kelihatan model-model font tersebut,
b. Angka ini adalah besar huruf, semakin besar angka maka semakin besar
font. Untuk merubahnya sangat mudah, sama seperti kita merubah model
font (point a).
c. Tombol berfungsi untuk membuat huruf menjadi tebal.
d. Tombol berfungsi untuk membuat huruf menjadi tercetak miring.
e. Tombol berfungsi untuk membuat huruf menjadi bergaris bawah.

ALIGNMENT
f. Alignment adalah fungsi untuk memciptakan sebuah ketikan menjadi rata
kiri, rata tengah (center), rata kanan, atau rata kiri dan kanan. Setelah
kita memblok ketikan lalu klik salah satu tombol ini;

Rata KIRI KANAN

Rata KIRI
Rata TENGAH
Rata KANAN

LINE SPACING
g. Line spacing adalah untuk menentukan spaci atau jarak antara ketikan.
Setelah kita blok, kita dapat meng-klik tombol dan memilih salah satu

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 10

Office Word
 angka yang terdapat pada menu tersebut. Semakin besar angka angka
yang kita pilih, maka semakin jauh jarak antar spaci ketikan.

2. Penomoran/Pointer (Bullets and Numbering)

Untuk membuat pointer-pointer seperti contoh kalimat berikut;

 Ini Budi
 Ini Ayah Budi
 Ini Ibu Budi

a. Ini Budi
b. Ini Ayah Budi
c. Ini Ibu Budi

1. Ini Budi
2. Ini Ayah Budi
3. Ini Ibu Budi

adalah hal yang sangat mudah, setelah kita memblok kalimat-kalimat

tersebut, lalu klik tombol pada toolbar. Namun jika kita ingin merubah
model pointer, maka langkahnya adalah sebagai berikut:
a. Pada menubar kita pilih Format, lalu pilih dan klik menu Bullets and
Numbering;
b. Setelah kita klik menu tersebut, maka akan muncul menu bullets and
numbering seperti pada gambar berikut:

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 11

Office Word
 Setelah kita klik menu Bullets and Numbering, maka akan muncul menu
seperti pada gambar berikut:

Gambar 9. Menu Bullets and Numbering

c. Setelah muncul menu tersebut, kita hanya tinggal memilih model Bullets
atau Number seperti apa yang kita inginkan, lalu klik Ok.
d. Untuk berpindah dari menu Bullets ke menu Numbering, kita hanya meng-
klik windows pada masing-masing menu tersebut, perhatikan tanda
panah pada gambar berikut:

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 12

Office Word
 Klik di sini

Gambar 10. Berpindah menu antara Bulleted dan Numbered

3. Pemberian Halaman
Rasanya tidak lengkap jika sebuah makalah atau dokumen tanpa nomor
halaman pada tiap-tiap lembarnya. Berikut adalah cara pemberian nomor
halaman;
a. Pada Menubar kita pilih menu Insert, klik dan pilih manu Page
Numbers, maka muncul menu dialog Page Numbers seperti pada gambar
berikut;

Gambar 11. Menu Page Numbers

b. Jika kita langsung meng-klik Ok, maka dokumen yang kita buat akan
memiliki page number dengan posisi di bawah sebelah kanan (hal ini
nampak pada Preview).

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 13

Office Word
Menyisipkan Objek Gambar/Clip Art

Untuk menempatkan objek berbentuk gambar satu clip art, ikuti langkah berikut
ini :

1. Klik pada posisi yang akan disisipi gambar;

2. Klik menu Insert, Picture, Clip Art;

Gambar 12. Menu untuk memunculkan dialog Insert Clip Art

3. Lalu klik tulisan Organize clips... (pojok kanan bawah tulisan dengan warna
biru), sehingga muncul menu Microsoft Clip Organizer;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 14

Office Word
 Gambar 13. Memilih dan mengcopy gambar Clip Art

4. Kemudian pilih/klik tanda panah salah satu clip yang diinginkan hingga
muncul menu dan klik Copy;

5. Tutup layar Microsoft Clip Organizer atau di-minimize, lalu klik kanan
pada lembar slide, pilih dan klik Paste;

Sedangkan untuk menambahkan gambar dari file gambar seperti

gambar .jpg, .wmf, .png, .gif, Klik Insert, Picture, From File. Kotak dialog
Insert Picture tampil. Klik nama file yang dimaksud.

Membuat Tabel dan Modifikasinya

Dalam sebuah dokumen mungkin saja terdapat tabel. Membuat tabel pada Ms.
Word bukanlah sesuatu yang sulit, berikut adalah cara memunculkan tabel;
a. Pada Menubar kita pilih menu Table, pilih menu Insert dan klik Table;
b. Setelah itu akan muncul menu dialog tabel, kita dapat memasukkan jumlah
kolom dan baris (row) sesuai kebutuhan kita, perhatikan gambar berikut:

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 15

Office Word
 Gambar 14. Menu Insert Table

c. Masukkan jumlah kolom dan row, lalu klik Ok.

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 16

Office Word
Mencetak Dokumen Ms. Word

Untuk mencetak dokumen yang aktif, Anda langsung pilih File, Print. Setelah
itu akan tampil kotak dialog Print seperti pada gambar 10. Kemudian pada
kotak Print Range, Anda tinggal memilih berapa halaman yang akan dicetak.
Misalnya All untuk mencetak seluruh halaman, Current Slides untuk mencetak
slide yang aktif saja, Slides untuk mencetak slide tertentu saja, contoh : 1,3,7 =
halaman 1,3 dan 7 saja atau 1-4 = halaman 1 sampai 4 saja yang akan dicetak.
Pada kotak Number of copies, disana Anda bisa menentukan berapa kali
dokumen yang akan dicetak. Setelah selesai mengisi semua kotak dialog Print,
sesuai dengan kebutuhan Anda, kemudian click OK.

Gambar 15. Kotak Dialog Print

Keluar Dari Ms. Word

Bila Anda sudah selesai menggunakan Ms. Word, Anda harus keluar dari Ms.
Word sebelum keluar dari Windows atau sebelum anda mematikan komputer.

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 17

Office Word
Untuk keluar dari Ms. Word, klik ganda kotak menu kendali aplikasi (diujung
kiri bar judul) atau tekan Alt+F4.

Apabila anda belum mengubah slide presentasi sejak terakhir kali anda
menyimpannya, Ms. Word akan keluar dengan segera. Jika tidak, maka Ms.
Word akan menampilkan kotak dialog yang bertanya apakah anda ingin
menyimpan perubahan yang telah dilakukan terhadap slide presentasi yang
telah anda buat (Gambar 15).

 Klik tombol Yes untuk menyimpan perubahan dan kemudian keluar;

 Klik tombol No untuk keluar tanpa menyimpan perubahan. Anda akan

kehilangan perubahan apapun yang telah anda lakukan terhadap slide
presentasi sejak terakhir kali anda menyimpannya;

 Klok tombol Cancel untuk kembali ke slide presentasi tanpa keluar atau
menyimpannya;

 Hal yang penting diingat adalah di folder mana Anda menyimpan hasil kerja,
agar memudahkan dalam memanggilnya kemudian.

Gambar 16. Dialog Simpan Dokumen Sebelum Keluar Dari Program

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 18

Office Word
 MAIL MERGE

A. Pengertian
Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk
membuat dokumen berangkai (dokumen yang perlu dikirimkan kepada banyak orang
dengan format, isi dan maksud yang sama). Oleh karena itu, untuk menggunakan
fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan
dokumen utama (Main Document), berisi surat yang akan kita kirim. File kedua
merupakan sumber data (Data Source), berisi data alamat yang akan dikirim surat.
Data yang digunakan sebagai Data Source tersusun dalam database, yaitu data
yang tersusun dengan teratur dalam tabel yang terdiri atas Filed dan Record. Field
adalah data yang sejenis, dalam susunan database biasanya menempati kolom. Record
adalah satu unit data, dalam susunan database biasanya menempati baris. Pada gambar
NAMA, ALAMAT, KOTA adalah contoh Field, sedangkan Fatin, Jl. Dago 23, Bandung
adalah contoh Record.

Field

Nama Alamat Kota

Recor

Fatin Jl. Dago 23 Bandung

Farhan Jl. Mawar 24 Bogor
Tiras Jl. Antosan Sukabumi

Data source bisa dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table,
menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 19

Office Word
B. Aplikasi Mail Merge
Dalam praktek perkantoran Mail Merge antara lain dapat diaplikasikan untuk
membuat:
1. Surat
2. Amplop
3. Sertifikat
4. Label nama

C. Fasilitas Mail Merge

Mail Merge dapat dibuat melalui menu Tools dan melalui Toolbar Mail Merge.
Modul ini difokuskan pada pembuatan mail merge dengan menggunakan Toolbar.
Toolbar Mail Merge dapat ditampilkan melalui menu View, Toolbar, dan diakhiri
dengan mengklik nama toolbar Mail Merge hingga nama toolbar tersebut ditandai
dengan tanda chek list (ü). Cara lain dapat dilakukan dengan mengklik mouse kanan
pada area kosong sebelah kanan Menu Bar (Sebelah kanan Menu Help) hingga daftar
toolbars ditampilkan. Pada daftar yang ditampilkan klik nama toolbar Mail Merge
hingga nama toolbar tersebut ditandai dengan tanda chek list (ü).

D. Tahapan Membuat Mail Merge

Terdapat empat tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail
Merge, yaitu:
1. Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);
2. Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data Source);
3. Menggabungkan Main Document dengan Data Source;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 20

Office Word
 4. Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document.

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 21

Office Word
MEMBUAT SURAT MAIL MERGE

A. Tahapan Membuat Surat Mail Merge

Tahap 1 Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama (Main Document) Surat

Mail Merge
1. Siapkan dokumen yang akan dibuat surat mail merge (sebagai latihan buat surat
undangan);

2. Klik tombol Main Document Setup pada Toolbar Mail Merge. Kotak dialog
Main Document Type ditampilkan;
3. Klik Letters untuk membuat surat mail merge;

4. Klik OK, untuk kembali ke main document surat.

Tahap 2 Membuat atau Menyiapkan Sumber Data (Data Source) Surat Mail
Merge

Surat yang telah dibuat pada langkah pertama misalnya akan dikirimkan kepada
pegawai berikut:

Nama Unit Kerja

Sugeng Setditjen PMPTK
Marcelina Suminem Direktorat Pembinaan
Diklat
Sakiyem Direktorat Pembinaan
Diklat
Malin Kundang Direktorat Pembinaan

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 22

Office Word
 TK/SD
I Made Nyoman Direktorat TK/SD
Jaka Tingkir Direktorat PTK-PNF
Suci Cintamanik Direktorat PTK-PNF
Siti Sumiati Direktorat Pembinaan
SMA
Cica Sukarti Direktorat Pembinaan
SMA
Ahmad Baihaki Direktorat Pembinaan
SMA
Maradona Direktorat Pembinaan
SMK
Marcelino Direktorat Tendik
Tia Direktorat Tendik
Tika Direktorat Pembinaan SLB
Ronaldo Direktorat Pembinaan SLB

Untuk membuat tabel alamat di atas, dapat menempuh langkah-langkah berikut.

1. Melalui menu, berikan perintah File, New, untuk membuat dokumen baru.
Kemudian berikan perintah Table, Insert Table. Kotak dialog Insert Table
ditampilkan;

2. Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns. Untuk kasus ini ketik angka 2;
3. Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows. Untuk kasus ini ketik
angka 16;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 23

Office Word
4. Tekan OK;
5. Masukkan Nama Field pada kolom yang tersedia;
6. Masukkan record-record pada baris yang tersedia;
7. Simpan tabel, dengan nama DATA PEGAWAI.

Tahap 3 Menggabungkan Main Document Surat dengan Data Source

1. Melalui menu berikan perintah Windows. Klik SURAT UNDANGAN;

2. Melalui toolbar Mail Merge klik tombol Open Data Source untuk merelasikan

main document surat dengan Data Source. Kotak dialog Select Data Source
ditampilkan;

3. Tentukan lokasi tempat penyimpanan Data Source di kotak Look in;

4. Klik nama File yang akan dijadikan Data Source. Sebagai contoh DATA PEGAWAI
yang telah kita buat;
5. Klik Open.

Tahap 4 Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat

1. Pada main document surat letakkan titik sisip pada lokasi field akan ditempatkan;

2. Klik tombol Insert Merge Field pada toolbar Mail Merge. Kotak dialog Insert
Merge Field ditampilkan;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 24

Office Word
3. Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Klik tombol Insert. Akhiri dengan
menekan tombol Close. Ulangi langkah ke 2 dan 4 untuk menyisipkan field yang
lain;
4. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat. Contoh tampilan Field
pada main document surat adalah sebagai berikut:

<<Nama>>
<<Unit_Kerja>>

5. Untuk menampilkan isi data pada main document surat, klik tombol View Merged

Data pada toolbar Mail Merge;

6. Untuk berpindah dari satu record ke record lainnya, klik tombol-tombol berikut pada
toolbar Mail Merge.

First Record pindah ke record pertama

Previous Record pindah ke record sebelumnya

Next Record pindah ke record berikutnya

Last Record pindah ke record terakhir

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 25

Office Word
MEMBUAT AMPLOP MAIL MERGE

A. Cara Membuat Amplop Mail Merge

Surat yang dibuat biasanya dikirim menggunakan amplop. Tentu alamat pada
amplop harus sama dengan alamat pada surat. Oleh karena itu Word menyediakan
fasilitas untuk hal ini. Ada dua cara membuat amplop Mail Merge. Pertama disisipkan
pada surat Mail Merge. Kedua, terpisah dari surat Mail Merge

B. Menyisipkan Amplop pada Surat Mail Merge

1. Buka dokumen Mail Merge;
2. Berikan perintah Tools, Letters and Mailings, Envelopes and Labels;

3. Kotak dialog Envelopes and Labels ditampilkan;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 26

Office Word
4. Hapus teks yang ada di kotak isian Delivery Address dan kotak isian Return Address
bila tidak diperlukan;
5. Untuk menentukan ukuran amplop dan posisi amplop saat dicetak, klik tombol
Option, kotak dialog Envelope Options ditampilkan;
6. Klik tab Envelope Options. Klik tombol drop down Envelope Size¸ dan klik salah
satu ukuran amplop pada daftar yang ditampilkan;

7. Klik tab Printing Options. Pilih salah satu posisi amplop pada saat dicetak pada
bagian Feed Method;

8. Klik OK, untuk kembali ke kotak dialog Envelopes and Labels;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 27

Office Word
9. Klik Tombol Add to Document, untuk menyisipkan amplop pada Main Document Mail
Merge. Amplop akan ditempatkan di atas Main Document surat, dengan nomor
halaman 0 (nol)
10.Tempatkan titik sisip di kotak Delivery Address pada amplop;
11.Tuliskan teks Kepada Yth., di baris pertama pada kotak Delivery Address;

Kotak Delivery Address pada Amplop

12.Di baris kedua dan seterusnya, sisipkan field-field yang dibutuhkan sebagai alamat

surat dengan klik tombol Insert Merge Field pada toolbar Mail Merge. Kotak
dialog Insert Merge Field ditampilkan. Klik Field yang ditampilkan pada daftar. Klik
tombol Insert, dan akhiri dengan klik tombol Close.

C. Membuat Amplop terpisah dari Surat Mail Merge

Amplop mail merge selain dapat disisipkan pada surat mail merge juga dapat
dibuat terpisah. Apabila amplop mail merge yang terpisah dari surat dibuat
menggunakan Toolbar Mail Merge, dapat mengikuti empat tahapan berikut.

Tahap 1 Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama (Main Document)

Amplop Mail Merge

1. Siapkan dokumen yang akan dibuat amplop mail merge;

2. Klik tombol Main Document Setup pada Toolbar Mail Merge, kotak dialog
Main Document Type ditampilkan;
3. Klik Envelopes untuk membuat amplop mail merge;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 28

Office Word
4. Klik OK untuk kembali ke main document amplop mail merge;

Tahap 2 Membuat atau Menyiapkan Sumber Data (Data Source) Amplop Mail
Merge

Data Source yang akan digunakan dalam amplop mail merge dapat dibuat
dengan menggunakan tabel. [Bila data sudah tersedia abaikan tahap ini, langsung
lanjutkan ke tahap tiga]
1. Berikan perintah Table, Insert Table. Kotak dialog Insert Table ditampilkan;
2. Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns;
3. Tentukan jumlah baris di kotak Number of Rows;
4. Tekan OK;
5. Masukkan Nama Field pada kolom yang tersedia;
6. Masukkan record-record pada baris yang tersedia;
7. Simpan tabel.

Tahap 3 Menggabungkan Main Document Amplop dengan Data Source

1. Pastikan Main Document amplop dalam keadaan aktif;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 29

Office Word
2. Klik tombol Open Data Source untuk merelasikan main document amplop

dengan Data Source. Kotak dialog Select Data Source ditampilkan;

3. Tentukan lokasi Data Source di kotak Look in;

4. Klik nama file yang akan dijadikan Data Source;
6. Klik Open.

Tahap 4 Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Amplop

1. Pada main document amplop letakkan titik sisip pada kotak delivery address;
2. Tuliskan teks Kepada Yth., di baris pertama pada kotak Delivery Address;
3. Di baris kedua dan seterusnya, sisipkan field-field yang dibutuhkan sebagai alamat

surat dengan klik tombol Insert Merge Field pada toolbar Mail Merge, kotak
dialog Insert Merge Field ditampilkan;

4. Klik nama field yang ditampilkan pada daftar. Klik tombol Insert, dan akhiri dengan
klik tombol Close;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 30

Office Word
5. Nama field akan ditampilkan pada main document amplop. Contoh tampilan Field
pada Main Document adalah sebagai berikut:

Kotak Delivery Address pada Amplop

6. Untuk menampilkan isi data pada main document amplop, klik tombol View Merged

Data pada toolbar Mail Merge;

7. Untuk berpindah dari satu record ke record lainnya, klik tombol-tombol berikut pada
toolbar Mail Merge.

First Record pindah ke record pertama

Previous Record pindah ke record sebelumnya

Next Record pindah ke record berikutnya

Last Record pindah ke record terakhir

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 31

Office Word
MENGENDALIKAN DATA SOURCE
A. Mengendalikan Data Source Langsung dari File Data
Data source dapat dikendalikan secara langsung pada file data source, sesuai
dengan program aplikasi yang digunakan, atau melalui kotak dialog Mail Merge
Recipients.
Bila data source dibuat dengan menggunakan fasilitas tabel pada word, untuk
memperbaikinya lakukan langkah berikut:
1. Berikan perintah File, Open;
2. Lakukan perubahan pada filed sesuai keperluan, sebagaimana memperbaiki tabel;
3. Lakukan perubahan pada record sesuai keperluan;
4. Berikan perintah File, Save untuk menyimpan perubahan;
5. Buka main document mail merge, dengan memberikan perintah File, Open.
Perubahan pada data source akan langsung ter-up date pada main document.

B. Mengendalikan Data Source Melalui Kotak Dialog Mail Merge

Recipients

Pada main document klik tombol Mail Merge Recipients pada toolbar Mail
Merge. Kotak dialog ditampilkan.

Memperbaiki Data

1. Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, klik tombol Edit. Kotak dialog Data
Form ditampilkan

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 32

Office Word
2. Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan pada kota dialog Data Form adalah sebagai
berikut:
AKTIVITAS CARA MELAKUKAN
Menuju ke suatu Ketik nomor record pada kotak
record isian Record. Akhir dengan
menekan ENTER atau gunakan
tombol-tombol

 First Record untuk

menampilkan record pertama
 Previous Record untuk
menampilkan record
sebelumnya
 Next Record untuk
menampilkan record berikutnya
 Last Record untuk menampilkan
record terakhir
Memperbaiki Klik kotak isian data sesuai dengan
data pada Field filed yang akan diperbaiki datanya,
lalu ketik perbaikan yang
diperlukan. Untuk berpindah antar
Field gunakan tombol ENTER.
Anda bisa juga melakukannya
dengan menekan tombol panah
bawah atau atas pada keyboard
Mencari suatu Klik tombol Find
data
Menambah data Klik tombol Add New
baru

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 33

Office Word
 Menghapus Data Klik tombol Delete
Menggagalkan Klik tombol Restore
Perubahan
Melihat sumber Klik tombol View Sources
data

Mengurutkan Data

Data dapat diurutkan secara Ascending (dari kecil ke besar, atau dari A ke Z)
atau secara Descending (dari besar ke kecil, atau dari Z ke A).

 Mengurutkan Data Menggunakan Tombol Drop Down Field

Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, klik nama field untuk mengurutkan
data secara Acceding. Klik sekali lagi untuk mengurutkan data secara Descending.

Nama Field

 Mengurutkan Data Menggunakan Kotak Dialog Query Option

1. Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, klik tombol Drop Down Field (€). Klik
Advanced. Kotak dialog Query Option ditampilkan;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 34

Office Word
2. Pada kotak dialog Query Option. Klik tab Sort Records. Tentukan field yang akan
diurutkan pada kotak pilihan Sort by. Klik bentuk pengurutan Ascending atau
Descending. Akhiri dengan menekan tombol OK.

Menyaring Data

Menyaring atau memilih data sesuai yang diperlukan pada mail merge dengan
menggunakan kotak dialog Mail Merge Recipients, dapat dilakukan dengan beberapa
cara.

 Menyaring data dengan tanda Check List

Tanda check mark/chek list (ü) di kotak sebelah kiri record menunjukkan record
ditampilkan pada main document mail merge. Klik kotak sebelah kiri record untuk
menghilangkan tanda chek list agar data tidak ditampilkan pada main document mail
merge.
Klik tombol Clear All untuk menghilangkan semua tanda chek list yang ada di
sebelah kiri record. Klik Select All untuk membubuhkan tanda chek list pada kotak
sebelah kiri record.

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 35

Office Word
 Data yang ditampilkan

Data yang tidak ditampilkan

 Menyaring data dengan Tombol Drop Down Field

Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, klik tombol Drop Down Field (€). Klik
data yang akan dijadikan dasar penyaringan. Misalnya klik tombol drop down field kota.
Pada daftar yang ditampilkan klik Jakarta. Record kota Jakarta akan ditampilkan. Klik
All untuk menampilkan semua record.

C. Menggunakan Data Source Dari Aplikasi Lain

Menggunakan Data Source dari Excel

1. Pastikan main document dalam keadaan aktif;

2. Klik tombol Open Data Source untuk merelasikan main document dengan Data

Source. Kotak dialog Select Data Source ditampilkan;

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 36

Office Word
 1. Klik tombol Files of Type
2. Pada daftar yang ditampilkan klik Excel Files
3. Tentukan lokasi Data Source di kotak Look in
4. Klik nama File yang akan dijadikan Data Source
5. Klik Open. Kotak Dialog Select Table ditampilkan

6. Klik nama sheet yang akan digunakan sebagai data

source mail merge
7. Klik OK untuk kembali ke main document mail merge.

MENCETAK DOKUMEN MAIL MERGE

A. Mencetak Main Document sebanyak record yang ditentukan ke

printer

1. Klik tombol Merge to Printer pada toolbar Mail Merge. Kotak Dialog Merge
To Print akan ditampilkan.
 Klik All, untuk mencetak seluruh record;
 Klik Current Record, untuk mencetak record yang sedang tampil

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 37

Office Word
  Bila ada sejumlah record yang akan diprint, klik From. Ketik nomor awal
record yang akan dicetak pada kotak isian From, dan ketik nomor akhir
record yang akan dicetak pada kotak isian To;

2. Klik OK. Main Document sebanyak record pada Data Source akan dicetak ke
printer.

Last saved by Agus SIM Belajar Singkat Microsoft 38

Office Word