Modul Aplikasi Database

BAB Pengenalan Database & Microso

Microsoft Access
1 2007

1.1 Pengenalan Database

Pengertian database :

1. Database adalah kumpulan informasi yang disimpan dalam sebuah komputer secara
sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk dapat
memperoleh informasi dari basis data tersebut.

2. Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara
bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu untuk
memenuhi berbagai kebutuhan.

3. Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu objek tertentup
pada tujuan tertentu pula.

4. Database adalah susunan recors data operasional lengkap dari suatu organisasi atau
perusahaan yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode
tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang
dibutuhkan oleh pengguna.

Konsep dasar sebuah database adalah kumpulan dari catatan-catatan atau potongan dari
pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur dari jenis atau fakta yang
tersimpan didalamnya penjelsan ini disebut dengan skema. Skema menggambarkan objek yang
mewakili sebuah database, dan hubungan diantara objek tersebut. Ada banyak cara untuk
mengorganisasikan suatu skema atau memodelkan struktur basis data. Ini dikenal dengan model
basis data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional yang menurut istlah
Layman mewakili semeu informasi dalam bentuk table-table yang saling berhubungan yang

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 1

 Modul Aplikasi Database
mana setiap table terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan
teminologi matematika). Dalam model ini hubungan antar table diwakili dengan menggunakan
nilai yang sama antar table. Model yang seperti model hierarkis dan model jaringan
menggunakan xcara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar table.

Kelebihan dari database adalah :

a. Mengurangi jumlah data yang berlebihan.

b. Meningkatkan Intergritas Data

c. Berbagi data

d. Mempermudah akses

e. Menghemat waktu

DBMS Field

Database Karakter

File Byte

Record Bit

Gambar 1.1 Hirarki Database

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 2

 Modul Aplikasi Database
1. Database Management System

Diartikan sebagai suatu perangkat lunak (software) komputer yang digunakan untuk
memasukkan, mengubah, memanipulasi, dan memperoleh data atau informasi dengan
praktis dan efisien.

2. Database

Merupakan kumpulan file yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.

3. File

File terdiri dari record-record yang menggambarkan suatu kesatuan data yang sejenis.
Comtoh : File Dosen, File Mahasiswa dll.

4. Record

Merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan, menginformasikan tentang

suatu Entity secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi.

Contoh : Nomor Karyawan, Nama Karyawan, Tempat/Tgl Lahir dll.

5. Field

Suatu field yang menggambarkan suatu atribut dari record yang menunjukkan satu item dari
kata. Contoh : Nama, Alamat dll.

6. Karakter / Byte

Karakter merupakan bagian data yang terkecil,dapat berupa karakter numerik, huruf atau
karakter-karakter khususyang membentuk suatu item data.

7. Bit

Merupakan digit pada bilangan biner.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 3

 Modul Aplikasi Database

File

NIM Nama Alamat Field

Kumpulan Karakter
22070284 Anieta Viliang Pulogadung

22080145 Furqon Tino Muara Angke

Record
22090752 Safira Guna Putri Jatinegara

Field

Gambar I.2 Gambar Struktur Table Database

Kegiatan pengolahan data sudah dimulai sejak dahulu sejalan dengan perkembangan sistem
catat mencatat, yaitu disaat kegiatan manusia sudah semakin banyak sehingga sukar bagi
manusia untuk mengingatnya. Kegiatan catat mencatat ini dilakukan diberbagai bidang
perkerjaan baik oleh perorangan, perusahaan atau pemerintahan. Dengan semakin bertambahnya
jumlah dan arti Data bagi manusia maka mereka berusaha untuk membuat alat yang dapat
menggantikan manusia dalam hal catat mencatat atau administrasi. Hal ini terjawab oleh
kemajuan teknologi manusia dengan diciptakannya KOMPUTER sebagai alat pengganti
tersebut. Data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian
kesatuan nyata, contoh data adalah dokumen, surat, bagan, grafik, tabel dll.

1.2 Pengenalan Microsoft Access 2007

Microsoft Access adalah salah satu Software pengolah Database yang berjalan dibawah
sistem windows. Microsoft Access merupakan salah satu produk Office dari Microsoft yang
dapat menangani Database dengan skala besar maupun kecil. Dalam pengolahan Database,

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 4

 Modul Aplikasi Database
Microsoft Access ini memiliki sarana atau objek-objek yang dapat mempermudah pekerjaan bagi
pengguna.

Aplikasi ini mengunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga
mengunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir
adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk dalam Microsoft Office System 2007.

Pada Microsft Access terdapat bagian-bagian antara lain :

1. Table

Table adalah untuk tempat menyimpan data.contohnya : Table Barang, Table Transaksi dll.

2. Query

Query adalah permintaan data kita berupa bisnis untuk mengelola data dalam Table-Table
menjadi satu inFormasi yang bisa dimengerti. Dengan Query kita dapat :

a. Menampilkan data-data tertentu yang ada pada suatu Table, contohnya kita hanya mau
melihat data pada Table barang yang kode barang “B001”.

b. Menampilkan data dari dua Table atau lebih hanya dengan syarat antar Table itu ada
Field yang saling berhubungan. Contoh : kita ingin melihat data dari Nomor Faktur
“F001” itu barang apa saja yang dibelanjakan.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Demikianlah 3 yang biasa digunakan pada Query sebagai sumber data untuk Report dan
Form.

3. Form

Form digunakan umtuk merepresentasikan ke user atau penerima maupun pengelola inputan
kedalam Table / Query dalam bentuk interface grid, tombol dan lain-lain kontrol windows.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 5

 Modul Aplikasi Database
Form dalam Access bisa dimasukkan kedalam Form lain sebagai subForm, biasanya jika
bekerja dalam transaksi master-detail.

4. Report

Report sepertihalnya Form, digunakan untuk mempresentasikan hasil olahan data menjadi
inFormasi yang siap dicetak pada selembaran kertas.

5. Switcboard

Semua Form dan Report jika telah selesai maka akan dibuat Menu Utamanya. Pada Access
dapat membuat sebuah menu utama dengan menggunakan Switcbord.

Cara menjalankan Microsoft Access adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu Start
All Program

2. Pilih menu Microsoft Of2ce
Pilih Menu Microsoft Access 2007

3. Pilih Icon untuk membuka layar Microsft Access 2007, maka akan muncul layar
seperti ini

Database yang
Pilih Katagori
sudah pernah
lembar kerja terbuka
Blank Database
Untuk buat
Database baru

Gambar I.3 Tampilan Layar Awal Microsoft 2007

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 6

 Modul Aplikasi Database
4. Klik Icon Blank Database, kemudian masukkan nama Databasenya dan tentukan tempat
penyimpanan pada kiri layar monitor kemudian Klik Create.

Tentukan Nama
Database &
Tempat
penyimpanan
Databasenya.

Gambar I.4 Cara Pembuatan Database

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 7

 Modul Aplikasi Database

Office
Title Bar
Button

Quick
Access
Toolbar

Layar Kerja

Gambar I.5 Layar Kerja Microsoft Access 2007

5. Selanjutnya adalah pembuatan Table, Form dan Query. Dan untuk pembuatan Table Form
dan Query akan kita bahas pada pembahasan kedepan.

Ada beberapa cara keluar dari Access :

- Tekanlah ALT+F4
- Pilihlah File, Exit
- Kliklah tombol Close (x) dari jendela Acces

Berikut ini adalah tipe-tipe Data yang ada pada Ms. Access

1. Text

Ini adalah tipe data yang paling umum digunakan. Tipe data ini bisa digunakan untuk Field
alfanumeric, seperti : nama, alamat, kode pos, nomor telepon dan sebagainya. Microsoft

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 8

 Modul Aplikasi Database
Access memberi keleluasaan bagi anda untuk memasukkan data sampai dengan 255 karakter
ke Field dengan tipe data ini.

2. Memo

Tipe data ini mirip dengan teks,tetapi masih bisa menampung sampai dengan 64.000 karakter.
Tipe data Text lebih sering digunakan sedangkan untuk tipe data memo tidak bisa diurutkan
atau d2ndeks.

3. Number

Tipe data ini digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk
perhitungan matematis. Anda tidak menggunakan tipe data ini untuk nomor telepon, misalnya
karena nomor telepon tidak terlaluperlu diproses secara matematis.

4. Date/Time

Tipe data ini digunakan untuk nilai tanggal dan waktu, misalnya anda dapat menggunakan
tipe data ini untuk tanggal lahir atau tanggal pembelian atau juga bisa digunakan untuk
menyimpan Format jam jika anda sedang membuat sebuah Database tentang absensi dimana
jam masuk dan jam keluar disimpan.

5. Currency

Tipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang. Tetapi anda jugfa dapat menyertakan
data numeric dalam perhitungan yang memerlukan satu sampai empat angka desimal. Tipe
data ini misalnya dapat digunakan untuk nilai pembelian atau ongkos pengantaran.

6. Auto Number

Ini adalah angka yang otomatis akan terurut atau angka acak yang telah ditetapkan oleh
Microsoft Access untuk record yang baru ditambahkan kesebuah Table. Field Auto Number
tidak dapat diedit, oleh karena itu jenis data ini digunakan untuk Field yang harus unik artinya
tidak boleh ada nilai yang sama pada Field ini. Sebagai contoh anda bisa menggunakan tipe
data ini untuk No urut.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 9

 Modul Aplikasi Database
7. Yes / No

Tipe data ini hanya bisa mempunyai dua nilai yaitu Yes atau No. data ini digunakan untuk
Field yang hanya mempunyai dua nilai, misalnya sebuah Table yang berisi inFormasi
mengenai karyawan bisa menggunakan tipe data ini untuk Field status perkawinan dimana
hanya memiliki dua nilai yaitu : Iya atau Tidak.

8. OLE Object

Tipe data ini digunakan untuk external objek, seperti bitmap atau File suara. Misalnya anda
dapat menggunakan tipe data ini untuk menyimpan gambar bitmap (foto) karyawan dalam
Table karyawan. Meskipun tipe Bitmap yang digunakan disimpan dalam Table, tapi fie
Bitmap ini hanya bisa ditampilkan dalam Form atau report.

9. Hyperlink

Tipe data ini hanya merupakan gabungan dari teks dan bilangan yang disimpan sebagai teks
dan hanya digunakan sebagai alamat Hyperlink. Hyperlink digunakan untuk menyimpan
pointer ke sebuah situs website atau path kesebuah File pada sebuah hardisk. Apabila anda
mengklik sebuah hyperlink,maka Microsoft Access akan mencoba membuka File tersebut
dalam aplikasi asli File yang bersangkutan.

10. Lookup Wizard

Bila anda menggunakan tipe data ini untuk sebuah Field, anda bisa memilih sebuah nilai dari
Table lain atau sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam sebuah kotak daftar atau kotak
combo.

 Description adalah kotak penjelasan dari nama-nama field tertentu.

Sedangkan untuk keterangan yang berada pata Properties adalah sebagai berikut :

a. Field Size

Untuk memasukkan lebar dari nama-nama field tersebut.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 10

 Modul Aplikasi Database
b. Format

Untuk menentukan dan mengatur bentuk dari nama field tersebut, digunakan untuk format
tanggal, angka dan format waktu.

c. Decimal Place

Untuk memasukan data sesuai dengan format angka decimal yang d2nginkan.

d. Input Mask

Untuk menentuan penulisan data pada saat data dimasukkan karakter atau label mewakili
dengan huruf “L” dan angka atau numeris diwakili denan angka 9.

e. Caption

Untuk menulis judul atau title pada pembuatan form, report dan sebagainya.

f. Default Value

Untuk menentukan nilai atau harga awal dari sebuah bilangan secara otomatis dengan
mengikuti format yang sudah ada.

g. Validation Rule

Untuk menentukan nilai atau batasan atau aturan pemasukan data pada sebuah field.

h. Validation Text

Untuk mengatur dan mengontrol pemasukan data pada sebuah field sesuai dengan aturan yang
telah ditentukan pada kontak validation rule.

i. Required

Untuk menentukan batasan pemasukan data, jawab yes aakah data tersebut akan d2si atau No
data akan dikosongkan.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 11

 Modul Aplikasi Database
j. Allow Zero Length

Untuk menentukan pemasukan data pada sebuah field jika data tersebut valid atau tidak.

k. Indexed

Untuk menentukan indek pada field tersebut.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 12

 Modul Aplikasi Database

BAB
Pembuatan Database & Table
2
2.1 Pembuatan Database

Dalam pembutan database kali ini kita akan membuat sebuah database dengan menggunakan
Microsoft Access 2007. Berikut ini adalah langkah-lamgkah pembuatan database dengan
menggunakan Microsoft Access 2007 :

1. Buka Miccrosft Access 2007, dari menu Start
All Proggrams
Miccrosoft Office

Microsoft Office Access 2007. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Gambar 2.1 Tampilan Awal Micrososft Access 2007

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 13

 Modul Aplikasi Database
2. Pilih Menu Blank Database, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Gambar 2.2 Tampilan Menu Blank Database

Tentukan Nama Databasennya serta Lokasi penyimpanannya. Untuk menentukan lokasi

penyimpanan tekan icon Folder (icon berwarna kuning) maka akan muncul layar Lokasi
penyimpanan Database

Catatan :

• Untuk Penyimpanan lakukan penyimpanan pada folder Nim masing-masing.

• Untuk File Name hindari penggunaan spasi dan untuk membuat spasi gunakan simbol
underskor ( _ ).

• Untuk Save as type pilihlah Mocrosoft Office Access Database (2002-2003 format)
karena dengan type penyimpanan ini database lebih fleksibel dengan menggunakan
Microsoft Office dibawah 2010 atau juga lebih fleksibel dengan bahasa pemograman
yang sering digunakan.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 14

 Modul Aplikasi Database

Ketikan Nama Database dan Type penyimpanan

Database

File Name : TokoBuku_nim masing-masing

Seve as Type : Mocrosoft Office Access

Database (2002-2003 format)

Gambar 2.3 Tampilan Menu Save Database

Gambar 2.3 Tampilan Menu Simpan Database

3. Jika nama database sudah dibuat dan lokasi penyimpanan database sudah ditentukan maka
klik tombol Create untuk menciptakan sebuah database.

Gambar 2.4 Tampilan Database

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 15

 Modul Aplikasi Database

2.2 Pembuatan Table

Microsoft Access selalu menyediakan lebih dari satu cara untuk mengerjakan suatu tugas.
Untuk membuat table, anda mempunyai dua alternative pilihan yaitu membuat table kosong
untuk memasukan data atau membuat table menggunakan data yang sudah ada di tempat lain.
Semuanya terangkum dalam lima metode pembuatan table, yaitu Datasheet View, Design View,
Table Wizard, Import table dan Link Table.

Setelah membuat sebuah database dengan nama : TokoBuku_Nim.mdb masing-masing langkah

selanjutnya adalah pembuatan table. Berikut ini adalah langkah-langkah embuatan table :

1. Pada saaat kita sesudah membuat database maka layar Microsoft Access adalah seperti
dibawah ini :

Menu Create
Icon Table

Gambar 2.5 Tampilan Layar Microsoft Access

Pilih Tab menu Create lalu pilih icon Table, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 16

 Modul Aplikasi Database

Nama Table View Table

Gambar 2.6 Tampilan View Table

2. Tampilan diatas adalah tampilan View pada table, sedangkan untuk mendesign Field table
silahkan masuk / klik menu View

3. Lakukan penyimpanan Table dengan cara memberi nama table. Nama table harus sesuai
dengan gambaran field yang akan dibuat lalu klik Ok

Gambar 2.7 berikan nama Table

4. Setelah klik Ok maka kita mulai menentukan Field-field yang akan digunakan pada table
dengan cara mendesign table sesuai dengan kebutuhan

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 17

 Modul Aplikasi Database

Membuat
Primary
Key
Nama Table Tempat Penentuan
Field dab Type Data

Pengaturan Properties

Gambar 2.8 Tampilan Design Table

5. Masukkan nama field-field dibawah ini dan atur propertis setiap fieldnya.

Field Name Data Type Size Keterangan

KdBuku Text 5 Primary Key

Judul Text 20

Harga Currency -

Table 2.1 Field-Field Table DataBuku

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 18

 Modul Aplikasi Database
Catatan :
• Untuk Field name hindari penggunaan Spasi
• Field name jangan terlalu panjang dan buat singkatan yang mudah dipahami
• Tentukan Data type sesuai dengan type / karakter dari field name yang dipilih
• Wajib tentukan batas maksimun karakter untuk mengirangi beban memory komputer
dan sesuaikan dengan nama filed name
• Primary key : menandakan bahwa saat pengisian record atas field name tersebut
tidak boleh ada yang sama. Primary key menandakan bahwa field tersebut unik dan
mewakili data-data / field-field yang ada dibawahnya.

Pembuatan DataType
Primary Key

Masukkan
Field size
Pilih Tab General

Gambar 2.9 Design View Table Data_Buku

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 19

 Modul Aplikasi Database
6. Untu melihat hasil field silahkan klik menu View pilih Database View

Gambar 2.10 Menu View

7. Jika ada permintaan untuk Save pilih Yes

Gambar 2.11 Penyimpanan Table

8. Maka akan Tampil View Table Seperti dibawah ini

Gambar 2.12 View Table

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 20

 Modul Aplikasi Database
Setelah membuat table langkah selanjutnya adalah pengisian Reord table. Untuk pengisian
record dapat langsung d2nput saat tampilan database pada view database. Masukkan record-
record dibawah ini :

KdBuku Judul Harga

B001 Mudah dengan Database 25000

B002 Database 15000

Table 2.2 Record Table Data_Buku

Untuk menambahkan table baru dalam satu database maka lakukan langkah-langkah berikut :

1. Pilih menu Create yang ada pada menu bar

Menu Create

Gambar 2.13 Menu Bar Create Microsoft Access 2007

2. Pilih Icon Bar Table

Menu Table
Gambar 2.14 Menu Bar Table Microsoft Access 2007

3. Untuk mengisikan Field data maka klik icon menu View database yang ada pada sebelah
kiri atas layar monitor

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 21

 Modul Aplikasi Database
Latihan 1 :

1. Buka Database “TokoBuku_Nim Masing-masing”

2. Buat Table Supplier, dengan design Field sebagai berikut :

Field Name Data Type Size Keterangan

KdSup Text 5 Primary Key

NamaSup Text 20

AlamatSup Text 30

Tgl_bergabung Date/Time -

3. Isi Record Table Supplier sesuai dengan data-data dibawah ini :

KdSup NamaSup AlamatSup Tgl_Bergabung

S001 Pt. KomputaIndo Jl. Kramat Raya No.18 12/01/2012

S002 Permana Jl. Pramuka I No. 25 02/02/2012

S003 Cv. Bintang Cemerlang Jl. Cempaka Permai No. 38 28/02/2012

S004 Fajar Guna Jl. H. Kaiman 05/03/2012

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 22

 Modul Aplikasi Database
4. Tambahkan Record Untuk Table Data_Buku

KdBuku Judul Harga

B001 Mudah dengan Database 25000

B002 Database 15000

B003 Aplikasi Web Database 27500

B004 Pemograman Access 17000

B005 Teknologi Informasi 35000

Selamat Mengerjakan !!!.....

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 23

 Modul Aplikasi Database

BAB Insert, Delete & Rename

3 Table
3.1 Menyisipkan Record Baru

Menyisipkan record baru berarti menambah sebuah record diposisi paling bawah.
Langkah untuk menyisipkan record adalah sebagai berikut :

1. Pastikan table dalam keadaan pengisian record table, klik menu Home lalu klik menu New.

Menu New

Gambar 3.1 Menu New

2. Nanti ada tulisan new pada record table dan silahkan tambahkan data yang dibutuhkan.

Baris Record Baru

Gambar 3.2 Baris Baru Record

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 24

 Modul Aplikasi Database

3.2 Menghapus Record

Menghapus record berarti menghilangkan sebuah record yang sudah tidak diperlukan
lagi. Langkah-lankah untuk menghapus sebuah record adalah sebagai berikut :

1. Sorot record yang akan dihapus, dengan tampilan sebagai berikut :

Gambar 3.3 Tampilan Sorot Record

2. Klik tab Menu Home, kemudian pilih Delete

Menu Delete

Gambar 3.4 Tampilan Menu Delete

3. Klik menu Delete, maka akan keluar tampilan sebagai berikut :

Gambar 3.5 Tampilan Pertanyaan Untuk Hapus Record

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 25

 Modul Aplikasi Database

4. Klik Yes jika memang sudah yakin record tersebut akan dihapus.

3.3 Menyisipkan Field atau Kolom

Menyisipkan kolom berarti menambahkan sebuah kolm atau field diposisi yang d2nginkan.
Langkah untuk menyisipkan kolom adalah sebagai berikut :
1. Sorot kolom atau field yang akan disisipkan. Seperti tampilan berikut ini :

Gambar 3.6 Gambar Blog Column

2. Klik kanan, maka keluar tampilan sebagai berikut :

Gambar 3.7 Menu Insert Column

3. Klik pada pilihan Insert Column, maka hasilnya sebagai berikut :

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 26

 Modul Aplikasi Database

Gambar 3.8 Tampilan Insert Field

3.4 Mengganti nama Field

Langkah untuk mengganti nama kolom adalah sebagai berikut :

Mengganti nama field berarti mengganti nama atau judul pada sebuah kolom atau field, dengan
langkah adalah sebagai berikut :

1. Klik kanan pada field pada kolom yang akan diganti namanya.

2. Pilih menu Rename Column.

3. Kolom yang akan diganti tersebut akan di blog dengan warna hitam, ketiklah nama kolom
atau field sesuai dengan keinginan kemudian tekan tombel Enter jika sudah selesai.

Ganti Nama Field

Gambar 3.9 Mengganti nama Field

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 27

 Modul Aplikasi Database

3.5 Menghapus Sebuah Kolom

Menghapus sebuah kolom berarti menghilangkan sebuah kolom yang tidak terpakai. Langkah-
langkah dama menghapus kolom adalah sebagai berikut :

1. Klik kanan pada field yang akan dihapus

2. Pilih menu Delete Column, maka akan keluar tampilan sebagai berikut :

3. Pilih YES jika memang benar-benar akan menghapusnya

Gambar 3.10 Menghapus Kolom

Latihan 2 :

1. Buka kembali database :”TokoBuku_NIM Masing-masing”

2. Tambahkan 2 Record dibawah ini pada table “Suplier” dengan menggunakan langkah-
langkah menyisipkan record :

KdSup NamaSup AlamatSup Tgl_Bergabung

S005 Bina Sarana Informatika Jl. Dewi Sartika 25/06/2012

S006 Pt. Angkasa Mas Jl. Pramuka 2I No. 125 30/06/2012

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 28

 Modul Aplikasi Database
3. Tambahkan Field dibawah ini pada table “Buku”

Field Name Type Size Keterangan

Pengarang Text 30

Penerbit Text 30

4. Lengkapi Record yang ada pada table Buku :

KdBuku Judul Harga Pengarang Kota_Penerbitan

B001 Mudah dengan Database 25000 Wahyu Agus Alexindo

B002 Database 15000 PurnamaPutri Salemba 4

B003 Aplikasi Web Database 27500 Madcoms Jakarta

B004 Pemograman Access 17000 Nana Suarna Salemba 4

B005 Teknologi Informasi 35000 Aji Supriyanto Gramedia

5. Sisipkan Record pada table Buku diantara Harga dan Pengarang

Field Name Type Size Keterangan

Kota_Penerbitan Text 25

6. Isi Record Kota pada Table buku dengan data yang bebas.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 29

 Modul Aplikasi Database

BAB
Memodifikasi Field pada Table
4
4.1 Melakukan Format Tampilan Rupiah

Pada bab sebelumnya saat melakukan pengisian field pada table kita belum melakukan
modifikasi propertis Field. Sehingga saat kita memasukkan record harga pada table Data_buku
maka pada View database harga tersebut bernilai Dollar ($25,000,00) sedangkan yang kita
inginkan harga tersebut bernilai Rupiah. Untuk merubah nilai harga lalukan hal-hal berikut :

1. Buka Database “TokoBuku_Nim Masing-masing”

2. Setelah kita buka database kita dan sebelum kita melakukan modifikasi propertis field, mari
kita cek terlebih dahulu pengaturan Control Panel :

a. Masuk Menu Start
Pilih Control Panel

b. Cari Icon Globe atau menu Regional and Language Options
Lakukan Perintah Double
Klik. Maka akan muncul seperti dibawah ini :

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 30

 Modul Aplikasi Database

Gambar 4.1 Tampilan Menu Regional and Language Options

c. Pada tab Regional Option, Pilih negara menjadi Indonesian, kemudian klik Apply lalu
OK.

3. Jika sudah melakukan setting Regional and Language kita buka table Data_Buku dan pilih
menu Design View,

4. Pilih Field Harga, kemudian atur Properties pada tab General dengan cara ganti Format yang
awalnya adalah General Number menjadi Currency : Rp. 3,457

5. Jika sudah diganti untuk melihat hasilnya maka pilih menu View Database dan jika ada
permintaan penyimpanan pilih Yes, maka hasilnya adalah sebagai berikut :

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 31

 Modul Aplikasi Database

Format Harga Sudah

Gambar 4.2 Tampilan Menu View Data_Buku

4.2 Melakukan Format Kode

Kode adalah suatu identitas dari sebuah data. Dimana kode harus mudah d2ngat dan harus
unik dan mudah untuk d2ngat. Kode tidaklah boleh sama dalam sebuah table, oleh karena itu
untuk kode padasebuah table selalu saja dibuat menjadi primary key sehingga tidak akan
mungkin atau tidak bisa kode dibuat sama karena tidak mungkin ada kode yang sama tetapi data
yang ada didalam kode tersebut berbeda.

Jika pada latihan sebelumnya saat kita menginput record kode pada table Data_Buku maka
pada pertemuan kali ini kita akan merubah format tampilan dari kode buku tersebut. Awal
format dari kode buku adalah B001 maka kita akan merubahnya menjadi B-001 secara
otomatis. Namun walaupun format kode buku menjadi B-001 akan tetapi penginputan
kode buku tetap B001. Berikut ini adalah langkah-langkah penganturan format kode buku :

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 32

 Modul Aplikasi Database
1. Buka Database TokoBuku_Nim Masing-masing

2. Buka table Data_Buku dan pilih Design View

3. Letakkan Kursor pada KdBuku kemudian lihat propertis Field untuk pengaturan Format.

4. Ketikkan @-@@@ pada Format yang ada pada tab General

Format : @-@@@

Gambar 4.3Tampilan Format Kode buku Menu View Data_Buku

5. Kemudian untuk melihat hasilnya kembali ke menu View Database dan lakukan
penyimpanan.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 33

 Modul Aplikasi Database

Gambar 4.4 Tampilan View Databuku setelah Format Kode Buku

4.3 Melakukan Format Tanggal

Jika pada latihan sebelumnya kita sudah menginput tanggal pada table data_buku pada
field Tgl_bergabung, maka kita akan melakukan perubahan format pada tanggal tersebut.
Tanggal yang saat ini mempunyai tampilan view saat view database adalah 12/01/2012 maka
format tanggal ini akan kita rubah sesuai dengan kebutuhan dan tampilan yang kita inginkan.
Berikut ini adalah langkah-langkahnya

1. Buka database TokoBuku_Nim Masing Masing.

2. Buka table Supplier yang sudah ada Record datanya.

3. Pilih View Design table pada menu View yang ada pada sebelah kiri atas layar monitor.

4. Setelah muncul tampilan View Design lihat propertis field pilih Tab General

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 34

 Modul Aplikasi Database

Tipe Data Tanggal

Format : Long Date : 19 Juni 2007

Gambar 4.5 Tampilan View Supplier Pengaturan Format Tanggal

5. Untuk melihat hasil perubahan format tampilan tanggal pilih menu View database dan jika
ada permintaan untuk penyimpanan pilih Yes, maka tampilan tanggal akan berubah menjadi :

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 35

 Modul Aplikasi Database
Gambar 4.6 Tampilan View Supplier setelah Format Tanggal

4.4 Melakukan Format Combo Box

Format combo box biasanya digunakan untuk memudahkan dalam pengimputan data yang
sudah pasti sehingga user hanya perlu memilih tanpa user harus mengetikkan data saat
penginputan data, misalnya pilihan kota, pilihan Shif, pilihan jenis kelamin dll dimana pilihan
tersebut sudah ditetapkan tanpa banyak pilihan lagi. Berikut ini adalah cara membuat combo box
di Microsoft Access 2007 :

1. Buka table Data_buku dan Pilih Field dibawah ini :

Field Name Data Type Size Keterangan

Kota_penerbitan Text 20 -

Table 4.1 Table Data_buku

2. Pada tampilan Properties Field yang ada pada bagian bawah layar table data_buku pilih tab
Lookup
untuk Display Control Pilih Combo Box

3. Setelah tampilan layar propertis Combo Box tampil atur :

Display Control : Combo Box

Row Source Type : Value List

Row Source : Jakarta;Surabaya;Padang

Catatan : untuk pemisah kota gunaka titik koma (;) atau koma (,) tergantung
pengaturan control panel pada komputer masing-masing.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 36

 Modul Aplikasi Database

Display Control : Combo Box

Row Source Type : Value List

Row Source : Jakarta;Surabaya;Padang

Gambar 4.7 Tampilan View Properties Kota_Penerbitan

4. Untuk melihat hasilnya klik menu View Database kemudian lakukan penyimpanan data dan
untuk penginputan Kota_penerbitan yang tinggal dipilih saja tanpa harus diketik.

Gambar 4.8 Tampilan View Data_Buku

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 37
 Modul Aplikasi Database
Latihan 3

1. Buat database dengan nama :”TokoBunga_Nim Masing-masing”

2. Buat table :

a. Table Bunga

Field Name Type Size Keterangan

Kd_Bunga Text 5 Primary Key

Nama_bunga Text 30

Jenis Text 25 Tangkai, Rangkaian, Vas

Harga Currency Format :”Rp.###.##”

b. Table Petugas

Field Name Type Size Keterangan

Id_petugas Text 8 Primary Key

Nama_petugas Text 30

No_Telp Text 15

Jabatan Text 25 Admin, Kasir, Manejer

c. Table Pemesanan

Field Name Type Size Keterangan

NoFak Text 8 Primary Key

tglPesan Date/Time -

Kd_bunga Text 5

Harga Currency

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 38

 Modul Aplikasi Database
Id_petugas Text 8

3. Isi Record dari masing-masing table

a. Table Bunga

Kd_bunga Nama_bunga Jenis Harga

BD-01 Bunga Dahlia Tangkai Rp. 2.500,-

BD-02 Bunga Dahlia Paket Vas Rp. 35.000,-

BM-01 Bunga Mawar Tangkai Rp. 10.000,-

BM-03 Bunga Rangkai Mawar Rangkaian Rp. 25.000,-

BT-01 Bunga Tulip Tangkai Rp. 7.500,-

b. Table Petugas

Id_Petugas Nama_Petugas No_Telp Jabatan

P12010912 Putri Mardeani 08721234092 Admin

P12010913 Anieta Viliang 97811101 Kasir

c. Table Pemesanan

NoFak Tgl_Pesan Kd_bunga Harga Id_petugas

FKB-0001 09 February 2012 BD-02 Rp. 35.000,- P12010912

FKB-0002 15 Maret 2012 BM-01 Rp. 10.000,- P12010913

FKB-0003 29 Juni 2012 BT-01 Rp. 7.500,- P12010912

FKB-0004 05 Juli 2012 BM-03 Rp. 25.000,- P12010913

Catatan : Untuk Kode Bunga & Id Petugas Menggunakan Combo Box diambil dari
Table Master Masing-masing.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 39

 Modul Aplikasi Database

BAB
Pengelolaan
Pengelolaan Data
5
5.1 Mencari Data (Find)

Mencari data bertujuan untuk memudahkan dalam pencarian data dengan cepat, apabila
teman-teman memasukkan record data yang sangat banyak atau sangat komplek. Langkah-
langkah untuk mencari sebuah record data adalah sebagai berikut :

a. Buka Table Buku yang sudah dibuat pada pertemuan sebelumnya.

b. Pada tab menu Home pilih icon FIND, maka akan muncul seperti dibawah ini :

Gambar 5.1 Menu Find

Menu Find
c. Masukkan record yang dicari kemudian klik Find Next.

Gambar 4.2 Tampilan Menu Pencarian Data

d. Jika data ketemu maka record tersebut akan diblog berwarna hitam secara otomatis oleh
computer dan itu merupakan tanda bagi kita bahwa data tersebut sudah ada.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 40

 Modul Aplikasi Database

Gambar 5.3 Tampilan Pencarian Data

5.2 Mengganti Kata (Replace)

Mengganti data record berarti mengganti semua data yang diketemukan secara bersama-
sama dan cepat dalam penggatian datanya. Berikut adalah langkah-langkah dalam mengganti
record :

a. Buka table dengan view record yang sudah ada.

b. Pilih Tab menu Home lalu pilih Replace.

Menu
Replace

Gambar 5.4 Menu Replace

c. Maka akan muncul menu Replace

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 41

 Modul Aplikasi Database

Gambar 5.5 Tampilan Menu Replace Record

d. Klik Tombol Replace untuk menganti hanya 1 (satu) record dan Replace All untuk banyak
Record yang sama.

e. Jika sudah mengganti Close Form Replace maka akan muncul hasil seperti dibawah ini :

Gambar 5.6 Tampilan Hasil Replace Record

5.3 Menyortir (Sort) Data pada Jendela Data Sheet View.

Menyortir berarti mengurutkan data dengan baik secara Ascending dan Descending.
Ascending berarti mengurutkan dari yang terkecil terlebih dahulu atau secara menaik (A-Z)
sedangkan Descending berarti mengurutkan dari data yang terbesar terlebih dahulu atau menurun
(Z-A).

Langkah-langkah untuk mengurutkan data adalah sebagai berikut :

a. Buka table yang sudah ada record datanya.

b. Sorot kolom atau field yang akan diurutkan datanya, seperti tampilan berikut :
Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 42
 Modul Aplikasi Database

Gambar 5.7 Tampilan Blok Record

c. Pilih Tab Home kemudian Klik Icon Ascending atau Icon Descending sesuai dengan
kebutuhan.

Ascending Descending

Gambar 5.8 Tampilan Menu Ascending & Descending

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 43

 Modul Aplikasi Database
d. Maka hasil setelah diurutkan

• Diurutkan Secara Ascending

Gambar 5.9 Tampilan Data setelah Ascending

• Diurutkan Secara Descending

Gambar 5.10 Tampilan Data setelah Descending

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 44

 Modul Aplikasi Database
Latihan 4

1. Buka Database :”TokoBunga_Nim Masing-masing”

2. Tambahkan Pilihan untuk jenis Bunga dengan pilihan :”Karangan Bunga & Ucapan
Ulang Tahun”

3. Ganti Jenis bunga yang awalnya Vas Bunga menjadi Tangkai.

4. Urutkan Record yang ada pada Table Bunga secara Ascending berdasarkan Kode Bunga.

5. Tambahakan 2 Record bebas untuk Table Pemesanan

6. Urutkan data yang ada pada table pemesanan secara Descanding dilihat dari field jenis.

7. Tambahakan Field pada table Pemesanan

Field Name Type Size Keterangan

Nama_Pemesan Text 25

Alamat Text 35

Jumlah_Pesan Number

8. Isi & Lengkapi Record yang ada pada table Pemesanan.

9. Tambahkan 5 Record Bebas untuk Tabel Bunga & Table Petugas

10. Hapus Field Nama Bunga pada table Bunga

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 45

 Modul Aplikasi Database

BAB
Relationship
6
6.1 Pengenalan Jenis-jenis Relasi

Relationships adalah diagram yang menyatakan hubungan atau korelasi antara satu field
didalam suatu table dengan field pada table lainnya berdasarkan kunci tertentu. Relationships
umumnya digunakan untuk table-table yang mempunyai hubungan tertentu, dimana pada table
yang satu tersimpan field primary key dan pada table yang lain terdapat field foreign key.
Adapun foreign key adalah field kunci yang boleh lebih dari satu record didalam table. Dengan
demikian, data pada masing-masing table dapat terkelompok sesuai dengan primary key nya,
sehingga tidak akan tertukar.

Ada dua field kunci sejenis yang dapat menghubungkan semua tabel yaitu :
1. Primary key adalah suatu field atau kombinasi field yang secara unik
mengidentifikasi setiap record di dalam tabel. Contoh NIS yang terdapat pada table
biodata.
2. Foreign key adalah suatu field atau kombinasi field yang lebih baik dibandingkan
dengan field primary key atau field di tabel lain dalam mengidentifikasi suatu record.
Contoh NIS yang terdapat pada tabel nilai semester.

Syarat membuat relationships adalah kedua field yang akan dihubungkan tersebut harus
mempunyai jenis (data type) yang sama. Kita tidak bisa menghubungkan field dengan data type
text dengan field dengan data type number, jadi harus memiliki data type yang sama.

Jenis relationships dibagi menjadi tiga, yaitu:

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 46

 Modul Aplikasi Database
1. One to One

One to many relationship adalah jenis yang paling biasa dari relationship. Di one to
many relationship sebuah record atau tampilan di table A dapat mempunyai banyak
kesesuaian dengan record table B, tetapi record di table B hanya satu yang sesuai
dengan record di tabel A.

Jadi one to many relationship dibuat jika hanya dari field yang dihubungkan
mempunyai primary key atau unique index. Unique index adalah sebuah index
diartikan oleh field yang diatur petunjuk property untuk tidak menyalin atau meniru

2. One to Many

Many to many relationship, di many to many relationship, sebuah record di tabel A

dapat mempunyai banyak kesesuaian record di tabel B dan record di tabel B dapat
mempunyai banyak kesesuaian record di tabel A. Tipe dari relationship ini hanya
mungkin ditegaskan dengan tiga tabel (disebut junction table) yang memiliki primary
key yang terdiri dari dua field, foreign key dari tabel A dan tabel B. Many to many
relationship sebenarnya adalah dua kalinya dari one to many relationship untuk tabel
rincian pengiriman barang. Satu pengiriman dapat mendapatkan banyak barang dan
setiap barang dapat kelihatan dari banyaknya pengiriman .

Jadi many to many relationship sebenarnya dua kalinya dari one to many relationship
dengan junction table yang memiliki primary key yang terdiri dari dua field, foreign
key dari dua tabel yang berbeda.

3. Many to Many

One to one relationship, di one to one relationship, setiap record di tabel A hanya
dapat mempunyai satu record yang sesuai di tabel B dan setiap record di tabel B
hanya dapat mempunyai satu record yang sesuai di tabel A. Tipe dari relationship ini
tidak biasa, karena banyak sekali informasi yang saling berhubungan di dalam cara

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 47

 Modul Aplikasi Database
ini akan menjadi satu tabel. Kamu mungkin menggunakan one to one relationship
untuk menghubungkan sebuah tabel dengan banyak field, memisahkan bagian dari
tabel untuk tanggapan pengaman atau pengamanan, atau untuk mengirimkan informasi
ini pengunaannya hanya untuk menggantikan letak dari tabel utama. Untuk contoh
kamu mungkin ingin membuat sebuah tabel untuk mencari partisipasi pegawai dalam
penyumbangan dana permainan sepak bola. Setiap pemain sepak bola di dalam tabel
pemain sepak bola mempunyai satu record yang sesuai di tabel pegawai.

Jadi one to one relationship dibuat jika kedua field yang saling berhubungan
mempunyai primary key atau unique index.

Latihan 5 :

1. Buat sebuah database dengan nama :”Rental_DVD_NIM”, dan simpan pada folder masing-
masing.
2. Buat Table-table dibawah ini :
a. Table_Film
Field Name Type Size Keterangan

KdFilm Text 5 Primary Key

Judul Text 25

Harga_Sewa Currency -

b. Table_Penyewa

Field Name Type Size Keterangan

KdPenyewa Text 5 Primary Key

Nama Text 25

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 48

 Modul Aplikasi Database
Alamat Text 30

No_Telp Text 15

c. Table_Peminjaman_DVD

Field Name Type Size Keterangan

Nosewa Text 6 Primary Key

KdFilm Text 5

KdPenyewa Text 5

Qty Number -

3. Buat sebuah Relationships dari table-table diatas,

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 49

 Modul Aplikasi Database

Gambar 6.1 Gambar View Struktur Table Relationships

Berikut ini adalah langkah-langkah dalam pembuatan Relationships :

a. Close semua table yang sudah dibuat, Pilih menu Database Tools
Relationship

Gambar 6.2 Gambar Menu Database Tools

b. Setelah pilih menu Relationships maka akan muncul show table yang telah dibuat, kemudian
klik Field KdFilm yang ada pada Table_Film dan arahkan ke Field KdFilm yang ada pada

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 50

 Modul Aplikasi Database
Table_Peminjaman_DVD. Pada saat dihubungkan Field yang ada pada table master ke field
yang ada pada table transaksi maka akan muncul kotak dialog :

Gambar 6.3 Gambar Menu Edit Relationships

c. Cek List ketiga kotak dialog.

Gambar 6.4 Gambar Menu Edit Relationships

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 51

 Modul Aplikasi Database
Catatan :

• Enforce Referential Integrity, pilihan ini digunakan untuk memastikan bahwa foreign key
pada suatu table terdapat juga pada primary key didalam table lainnya.
• Cascade Update Related Fields, pilihan ini digunakan untuk mengupdate secara otomatis
foreign key pada suatu table jika primary key didalam table lainnya berubah. Pilihan ini
akan aktif jika Enforce Referential Integrity telah dipilih.
• Cascade Delete Related Record, pilihan ini digunakan untuk menghapus foreign key pada
suatu table jika primary key didalam table lainnya dihapus. Pilihan ini akan aktif jika
Enforce Referential Integrity telah dipilih.

d. Jika sudah maka klik tombol Create.

6.2 Menentukan jenis Relationships

Silahkan klik dua kali garis yang menghubungkan antara suatu field dengan field lainnya,
misalnya saja garis pada field SupplierID pada table Suppliers. Maka akan muncul gambar sbb:

Gambar 6.5 Gambar Menu Edit Relationships Enforce

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 52

 Modul Aplikasi Database
Pada gambar diatas terlihat jenis relationships yang digunakan adalah One to Many. Untuk
mengedit jenis relationships ini, Anda dapat mengklik tombol Join Type. Maka akan muncul
kotak dialog seperti pada gambar sbb:

Gambar 6.6 Gambar Menu Join Properties

Penjelasan :

• No 1: Inner Join, ini adalah join type yang disetting oleh Access secara default. Inner join
yaitu hubungan dimana record didalam kedua table dikombinasikan atau disatukan didalam
satu query dengan syarat hanya untuk record yang nilainya ada didalam kedua table tersebut.
• No 2: Left Outer Join, yaitu hubungan dimana semua record didalam table sebelah kiri
dikombinasikan didalam satu query dengan syarat hanya untuk record yang nilainya ada
didalam table sebelah kanan.
• No 3: Right Outer Join, yaitu hubungan dimana semua record didalam table sebelah kanan
dikombinasikan didalam satu query dengan syarat hanya untuk record yang nilainya ada
didalam table sebelah kiri

Join type ini sebenarnya tidak perlu disetting pada saat pembuatan relationships, karena ia dapat
dibuat menggunakan query. Jadi saya tidak menganjurkan Anda untuk merubah join type yang
sudah disetting secara default oleh Access.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 53

 Modul Aplikasi Database

6.3 Menghapus Relationships

Untuk menghapus relasi tabel, anda harus menghapus garis relasi pada kedua table tersebut.
Posisikan kursor dengan hati-hati sehingga mengarah ke garis relasi, dan kemudian klik garis.
Garis hubungan muncul lebih tebal ketika dipilih. Dengan garis hubungan yang dipilih, tekan
DELETE pada keyboard.

 Buka relationship

 Pada tab Database Tools, di group Show/Hide, klik Relationships.

Gambar 6.7 Gambar Menu DatabasebTools

 Pada tab Design, di group Relationships, klik All Relationships . Ini akan
memunculkan semua table pada relationships.

 Klik garis relasi yang anda ingin hapus relasinya. Garis yang anda pilih akan terlihat lebih
tebal.

 Tekan tombol DELETE atau klik kanan pada garis, kemudian klik Delete

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 54

 Modul Aplikasi Database

Gambar 6.8 Gambar Cara menghapus Relationships

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 55

 Modul Aplikasi Database
TUGAS MANDIRI I

1. Buat sebuah database dengan terdiri 3 Master 2 transaksi.

2. Isi Table-table master dengan Record-Record bebas sebanyak minimal 10 Record

3. Buat Relationships dari table-table tersebut.

Catatan :

a. Sebutkan Struktur dari setiap masing-masing table yang dibuat

b. Print Screan Relationship yang telah dibuat

c. Kumpulkan database dan penjelasan table serta databasenya

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 56

 Modul Aplikasi Database

BAB
Quiz
7
1. Buat Database dengan nama “Perpustakaan_Nim Masing-masing.mdb”

2. Buat Table

a. Table Buku

Field Name Type Size Keteranga

Kd_Buku Text 6 Primary Key

Judul Text 30

Pengarang Text 35

Stok Number Integer

Jenis Text 30 Novel, Pemograman, Visual

Harga_Sewa Currency - Format :”Rp.###,##”

b. Table Anggota

Field Name Type Size Keteranga

NoAnggota Text 6 Primary Key

Nama Text 30

Pendidikan Text 3 SMP, SMA, S1, S2

Alamat Text 30

Pekerjaan Text 20 Pelajar, Pegawai, Guru

NoTelp Text 30

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 57

 Modul Aplikasi Database

c. Table Peminjaman

Field Name Type Size Keteranga

NoPinjam Text 6 Primary Key

Kd_Buku Text 6 Combo Box Dari Table Master

NoAnggota Text 6 Combo Box Dari Table Master

Tgl_Pinjam Date/Time -

Lama Pinjam Number -

Harga Sewa Currency - Format :”Rp.###,##”

d. Table Pengembalian

Field Name Type Size Keteranga

NoKembali Text 6 Primary Key

NoPinjam Text 6 Combo Box Dari Table

Peminjaman

Tgl_Kembali Date/Time -

Lama_Sewa Number -

Denda Currency - Format :”Rp.###,##”

3. Isi Table-Table diatas dengan Record Bebas dan masing-masing table minimal 5 Record

4. Buatlah Relasi / Relationship dari Table-Table di atas

5. Urutkan Data yang ada pada table Buku Secara Ascending berdasarkan dari Judul Buku.

6. Ganti Nama Field Kd_buku menjadi Kode_buku_Sewa dan Denda menjadi

Denda_Keterlambatan.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 58

 Modul Aplikasi Database
7. Hapus Field Pendidikan pada table Anggota

8. Urutkan Data pada Table Peminjaman & Table pengembalian secara Descanding dilihat
dari Field Nopinjam dan NoKembali.

9. Tambahkan Jenis Buku dengan : “Cerita Anak, Resep Makanan, Majalah”

10. Rubah Format Tanggal yang ada pada Table Peminjaman & Table Pengembalian dengan
Format Long Date.

11. Tambahkan Table “Petugas” dan Relasikan dengan Table-table Lainnya

Field Name Type Size Keterangan

NIP Text 7 Primary Key

Nama_petugas Text 30

Alamat_Petugas Text 20

Telp Text 15

Pendidikan Text 4 SMP, SMA, S1, S2

Jabatan Text 5 Admin, Kasir

12. Isi Record table Petugas sebanyak 4 Record Bebas

Waktu Pengerjaan : 60 Menit

Close Book !!!.....

Selamat Mengerjakan !!!!!.....

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 59

 Modul Aplikasi Database

BAB
UTS
8

SELAMAT BELAJAR
&
SEMOGA SUKSES

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 60

 Modul Aplikasi Database

BAB
Pengenalan Query &
9 Pembuatan Query Wizard
Query adalah bahasa SQL (Structured Query Language) yang ditampilkan dalam bentuk
visual, yang dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi dan menganalisa data dengan
berbagai jalan yang berbeda. Query dapat juga digunakan sebagai sumber data (record source)
untuk object form, report dan page. Dengan query, kita dapat mengolah data dalam banyak tabel
menjadi satu informasi yang kita inginkan.

Hal penting yang harus diperhatikan adalah query tidak sama dengan table. Walaupun
query dalam mode datasheet hampir sama tampilannya dengan table, namun query tidak dapat
digunakan untuk menyimpan data sebagaimana table karena memang sumber data dari query
adalah dari table. Jika sumber data dan structure table dimodifikasi, maka data dan structure
query ikut berubah. Query dapat digunakan untuk menampilkan data yang didapat dari
menggabungkan beberapa table menjadi satu tampilan datasheet. Salah satu keunggulan query
adalah ia dapat menggunakan rumus atau formula yang terdapat didalam Access, serta dapat pula
menggunakan fungsi buatan sendiri yang telah dibuat didalam macro dan module VBA.

9.1 Jenis-jenis Query

Didalam Microsoft Access, terdapat lima jenis query yang dapat dibuat, diantaranya:

1. Select Queries, yaitu query yang dibuat dengan cara menggabungkan beberapa table
sehingga didapatkan sekelompok data yang ditampilkan dalam format datasheet. Dengan
select query, Anda dapat melihat data berdasarkan criteria tertentu, mengkalkulasi
penjumlahan, nilai rata-rata, dan lain-lain. Select query adalah jenis query yang paling
umum dan sering digunakan.
2. Parameter Queries, yaitu query yang bekerja berdasarkan data-data criteria dan
parameter lainnya yang dimasukkan terlebih dahulu kedalamnya. Ciri utama query jenis

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 61

 Modul Aplikasi Database
ini adalah pada saat query ini dijalankan pertama kali, akan muncul dialog box yang
meminta Anda untuk megisi data-data yang diperlukan, misalnya criteria ataupun nilai
tertentu.
3. Crosstab Queries, yaitu query yang digunakan untuk mengkalkulasi penjumlahan, nilai
rata-rata, menghitung jumlah record, dan operasi lainnya dimana total data tersebut di
group dengan dua type informasi, satu informasi berada pada sisi sebelah kiri (sebagai
baris), dan informasi lainnya berada pada sisi sebelah atas (sebagai judul kolom).
4. Action Queries, yaitu query yang digunakan untuk membuat, merubah dan memodifikasi
suatu data dan structure table. Terdapat empat jenis action queries, yaitu:

a. Delete Queries, digunakan untuk menghapus record berdasarkan criteria tertentu.

b. Update Queries, digunakan untuk mengupdate record berdasarkan criteria tertentu.
c. Append Queries, digunakan untuk menambah record dari suatu table ke table
lainnya berdasarkan criteria tertentu.
d. Make-Table Queries, digunakan untuk membuat table, berikut dengan structure dan
datanya yang berasal dari satu table atau lebih.

5. SQL Queries, atau bisa juga disebut SQL specific queries adalah query yang dibuat
secara langsung menggunakan bahasa SQL. Pada prinsipnya, semua query sebenarnya
dibuat menggunakan bahasa SQL kendatipun dalam tampilannya sudah berbentuk visual
(design view). Namun tidak semua query dapat dibuat secara langsung menggunakan
mode visual ini. Khusus untuk SQL queries ini Anda hanya dapat membuatnya
menggunakan bahasa SQL yang diketik langsung di mode SQL View. SQL queries ini
dibagi lagi menjadi empat jenis, yaitu:

a. Union Query, digunakan untuk menggabungkan beberapa field didalam beberapa

table menjadi satu field.
b. Pass-through Query, digunakan untuk menjalankan query dengan sumber data dari
ODBC database, seperti SQL-Server, FoxPro, dan lain-lain. Dengan pass-through
query, kita dapat langsung terkoneksi dengan sumber data tanpa harus membuat

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 62

 Modul Aplikasi Database
dahulu link-table nya. Pass-through query dapat juga digunakan untuk menjalankan
stored procedures didalam SQL Server.
c. Data-definition Query, digunakan untuk membuat structure table tanpa datanya,
dimana structure table ini kita sendiri yang mendefinisikannya. Query ini dapat pula
digunakan untuk menghapus, mengubah, dan menambahkan index kedalam tabel.
Dilihat dari cara kerjanya, query jenis ini sebenarnya dapat dikelompokkan kedalam
jenis action queries. Namun karena action queries umumnya dapat dibuat secara
visual dan berhubungan dengan data secara langsung, dan data-definition query ini
sebaliknya, maka ia dikelompokkan kedalam SQL Queries.
d. Subquery, yaitu query yang terdiri dari query lainnya, seperti dari select queries,
action queries atau bahkan dari subquery lagi.

9.2 Jenis Pembuatan Query

Membuat query didalam Access bisa dilakukan dengan tiga cara, yaitu:

• Menggunakan fasilitas wizard

• Secara design view

• Menggunakan kode SQL

Jadi pada prinsipnya Query adalah penggabungan 2 atau lebih table yang sudah dibuat oleh
seorang user untuk memperoleh sebuah atau satu kesatuan informasi yang dibutuhkan oleh
seorang user yang tersimpan pada sebuah database.

Sebuah Query hanya menampilkan data dan bukan sebagai media penyimpanan seperti table,
oleh karena itu Query akan menampilkan data-data dari table yang berbeda-beda sesuai dengan
pemanggilan Field yang akan digabungkan. Pada Query juga dapat dilakukan perhitungan baik
perhitungan sederhana maupun perhitungan dengan menggunakan logika. Untuk itu perlu
memciptakan hubungan beberapa table agar relasi dari table tersebut dapat terbentu.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 63

 Modul Aplikasi Database
Sebelum kita membuat sebuah Query maka kita buat dulu database baru, dengan data-data
sebagai berikut :

1. Buat Database “Persediaan_Nim Masing-masing”

2. Buat & Isi Table

a. Table Pembelian

Field Name Type Size Keterangan

Kodebrg Text 6 Primary Key,

Format @@@-@@@

NamaBrg Text 25

JumBel Number -

HrgBeli Currency - “Rp.###,##”

Kodebrg NamaBrg Jumlah Beli Harga Beli

BRG-01 Mouse Optik 10 Rp. 10.000,-

BRG-02 Modem USB 10 Rp. 125.000,-

BRG-03 Printer Cannon 5 Rp. 775.000,-

BRG-04 Monitor LG 10 Rp. 850.000,-

BRG-05 CD Room External 5 Rp. 350.000,-

b. Table Penjualan

Field Name Type Size Keterangan

Kodebrg Text 6 Format @@@-@@@

NamaBrg Text 25

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 64

 Modul Aplikasi Database
JumJual Number -

HrgJual Currency - “Rp.###,##”

Kodebrg NamaBrg Jumlah Jual Harga Jual

BRG-05 CD Room External 3 Rp. 380.000,-

BRG-01 Mouse Optik 4 Rp. 12.500,-

BRG-02 Modem USB 1 Rp. 150.000,-

BRG-04 Monitor LG 4 Rp. 920.000,-

BRG-01 Mouse Optik 3 Rp. 12.500,-

9.3 Query dengan Menggunakan Wizard

Cara membuat Query dengan Query Wizard akan lebih mudah karena langkah-langkahnya akan
banyak dibantu oleh Microsoft Access 2007, berikut ini adalah langkah-langkah pembuatan
Query dengan Wizard

1. Masih menggunakan database : “Persediaan_Nim Masing-masing”

2. Kemudian Pilih Tab Menu Create
Pilih Query Wizard

Menu Query Wizard

Gambar 9.1 Menu Create

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 65

 Modul Aplikasi Database
3. Kemudian Muncul Kotak New Query kemudian Pilih Simple Query Wizard kemudian Klik
OK

Gambar 9.2 Menu New Query

4. Kemudian Pilih Table yang akan dibuat Query pada pilihan Table/Queries

Gambar 9.3 Menu Simple Query Wizard

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 66

 Modul Aplikasi Database
Keterangan :

 Tables/Queries : Untuk menentukan table / queri yang dibutuhkan

 > : Untuk memilih field yang diperlukan dalam query

 >> : Jika memerlukan semua field dalam query

 < : Untuk mengembalikan Field yang tidak diperlukan dalam Query

secara satu persatu

 << : Untuk mengembalikan Field yang tidak diperlukan dalam Query

secara Keseluruhan.

Pilih semua Field yang ada pada table Pembelian kemudian Klik Next

Gambar 9.4 Pilih Field untuk Query

5. Klik Detail Show Every Field of Every Record arau Summary. Kemudian Klik Next dan
akan muncul jendela baru kemudian beri nama pada Query yang telah dibuat dan pilih Open
The Query to View Information. Terakhir Klik Finish.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 67

 Modul Aplikasi Database

Gambar 9.5 Menu Pilihan Tampilan Query

Gambar 9.6 Menu Pemberian Nama pada Query

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 68

 Modul Aplikasi Database
6. Lihatlah Hasil Pembuatan Query

Gambar 9.7 Tampilan Design Query

Gambar 9.8 Tampilan Run Query

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 69

 Modul Aplikasi Database

Latihan 6 :

1. Buka database “Persediaan_Nim Masing-masing”

2. Buat Query Penjualan Barang dengan Menggunakan Table Penjualan tetapi tidak semua
field yang digunakan dalam pembuatan Query ini, berikut ini Field yang digunakan pada
pembuatan Query Penjualan :

Nama Field Asal Table

KodeBrg Table Penjualan

Jumjual Table Penjualan

HrgJual Table Penjualan

3. Simpan Nama Query dengan Nama : “Query Penjulan”

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 70

 Modul Aplikasi Database

BAB
Pembuatan Query dengan
10 Menggunakan Query Design

Jika pada bab sebelumnya kita membahas pembuatan Query dengan menggunakan Query
Wizard. Pada bab ini kita akan membuat Query dengan menggunakan Query Design. Berikut ini
adalah langkah-langkah dalam pembuatan query dengan menggunakan Query Design :

1. Setelah dibuka Database : “Persediaan_Nim Masing-masing”

2. Pilih Menu Create lalu Pilih Query Design

Gambar 10.1 Tampilan Menu Create Menu Query Design

3. Pilih Table Pembelian saat Show Table

Gambar 10.2 Tampilan Menu Show Table

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 71

 Modul Aplikasi Database
4. Klik Tombol Add untuk menambahan

5. Klik Table Penjualan kemudian Klik Add

6. Jika kedua table sudah show maka klik tombol Close untuk menutup menu Show Table

Gambar 10.3 Tampilan Table belum Relasi

7. Buat Relasi antara table penjualan dengan cara klik KodeBrg yang ada pada table
Pembelian, ditahan klik pada mouse dan bawa KodeBrg tersebut ke KodeBrg yang ada pada
table Penjualan sehingga akan muncul garis penghubung diantara kedua kotak table tersebut.

Gambar 10.4 Tampilan Table Setelah Ada Relasi

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 72

 Modul Aplikasi Database
8. Klik 2x Field pada field yang akan dipilih untuk dijadikan Query, berikut

Nama Field Asal Table

KodeBrg Table Pembelian

NamaBrg Table Pembelian

Jumbel Table Pembelian

HrgBeli Table Pembelian

JumJual Table Penjualan

HrgJual Table Penjualan

Gambar 10.5 Tampilan Query Design

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 73

 Modul Aplikasi Database
9. Untuk melihat hasil pembuatan Query maka Klik tombol Run ,

Maka akan muncul hasil seperti berikut :

Gambar 10.6 Tampilan View Query

10. Simpan Query ini dengan Nama : “Query Data Barang”

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 74

 Modul Aplikasi Database

BAB
Relationship & Perhitungan
Perhitungan
11 Pada Query
Pada bab ini kita akan membahas tentang penggunaan Relasionship dengan Quey dan juga
adanya perhitungan yang sederhana pada Query. Query selain juga sebagai media untuk
menampilkan data atau record pada database, namun juga sebagai media perhitungan pada
access karena pada saat kita ditable kita tidak dapat melakukan perhitungan perkalian,
pengurangan, pembagian dan perhitungan-perhitungan lainnya. Pada kesempatan ini kita akan
bahas semuanya, namun sebelumnya kita harus membuat Database baru terlebih dahulu.

1. Buat Database :”Rental_Nim Masing-masing”

2. Buat Table :

a. Table Film

Field Name Type Size Keterangan

KdFilm Text 5 Primary Key

Judul Text 25

Harga_Sewa Currency -

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 75

 Modul Aplikasi Database
b. Table Penyewa

Field Name Type Size Keterangan

KdPenyewa Text 5 Primary Key

Nama Text 25

Alamat Text 30

c. Table Sewa

Field Name Type Size Keterangan

No_Sewa Text 5 Primary Key

KdFilm Text 5 Combo Box

KdPenyewa Text 5 Combo Box

Tgl_Sewa Date/Time 25

Qty_Sewa Number -

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 76

 Modul Aplikasi Database

3. Buat Relasionship dari table-table diatas

4. Buat Query

a. Query Data Film (menggunakan Query Design)

NamaFiled Asal Table

KdFilm Table Film

Judul Table Film

Harga_sewa Table Film

Qty_sewa Table Sewa

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 77

 Modul Aplikasi Database

b. Query Sewa Film

NamaFiled Asal Table

No_Sewa Table Sewa

Tgl_Sewa Table Sewa

Nama Table Penyewa

Judul Table Film

Harga_Sewa Table Film

Qty_Sewa Table Sewa

Total_Bayar Expresi

Untuk pemanggilan Field dalam pembuatan Query diatas sama saja dengan pemanggilan Field
saat membuat Query pada pertemuan sebelumnya. Hanya saja pada pertemuan ini kita membuat
sebuah Query dimana field-field yang dipanggil berasal dari table yang berbeda-beda.
Pemanggilan field ini mungkin terjadi jika sebelumnya kita sudah melakukan relasi antar table
dalam Relationship, jika kita belum melakukan relasi maka kita tidak dapat memanggil field dari
table-table yang berbeda seperti yang kita lakukan saat ini.

Selain dari gabungan field yang berasal dari table-table yang berbeda, pada bab ini kita juga
mulai melakukan perhitungan di Query. Perhitungan ini biasanya disebut dengan Expresi. Pada
kesempatan ini kita akan mencoba berhitung Total_Bayar yang didapat dari perkalian antara
Harga_Sewa * Qty_Sewa.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk melakukan perhitungan saat Query :

1. Panggil semua Field yang dibutuhkan, pada kesempatan ini kita sudah menentukan field-
field yang dibutuhkan saat membuat Query

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 78

 Modul Aplikasi Database

Gambar 11. 1 Tampilan Design Query

2. Letakkan Kursor pada Kolom terakhir pada barisan Field kemudian Klik Kanan Pilih Menu
Build atau pada menu Home Cari Menu Total

3. Maka selanjutnya akan muncul menu Expressior Builder

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 79

 Modul Aplikasi Database
Gambar 11.2 Tampilan Expressior Builder sebelum Rumus

4. Masukkan Rumus dibawah ini, pemanggilan Field harus sesuai dengan nama yang ada pada
table masternya

Total_Bayar: [Table Film]![Harga_Sewa]*[Table Sewa]![Qty_Sewa]

Gambar 11.3 Tampilan Expressior Builder sesudah Rumus

Keterangan :

• Jangan menggunakan Spasi untuk penamaan Expresi

• Untuk tanda sama dengan (=) diganti menjadi tanda Titik dua (:)

• Untuk pemanggilan Field sebaiknya jangan di ketik tetapi di double klik Folder Tables
kemudian double klik kembali folder table yang nama fieldnya berada sehinnga akan
muncul nama field tersebut pada layar rumus, begitu seterunya untuk pemanggilan field-
field yang lainnya.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 80

 Modul Aplikasi Database

• Untuk tanda perkalian gunakan tanda (*)

5. Klik Ok untuk Close dari Expressior Builder

Gambar 11.4 Tampilan Form Query Design setelah ada Rumus

6. Klik Menu Run Untuk melihat Hasil Perhitungannya dan simpan dengan Nama :
“Query_Penyewaan,

Gambar 11.5 Tampilan Hasil Query setelah ada Rumus

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 81

 Modul Aplikasi Database

Latihan 7 :

1. Buat sebuah database : “Penginapan_Nim Masing-Masing”

2. Buat Table-table dibawah ini :

a. Table Data_Kamar

Field Name Type Size Keterangan

KodeKmr Text 8 Primary Key

Jenis Text 20 Combo Box :Single, Double, Family

Harga_Sewa Currency -

b. Table Data_Tamu

Field Name Type Size Keterangan

No_KTP Text 15 Primary Key

Nama Text 30

Alamat Text 35

No_Telp Text 15

c. Table Sewa_Penginapan

Field Name Type Size Keterangan

No_Sewa Text 8 Primary Key

KodeKmr Text 8 Combo Box Table Master

No_KTP Text 15 Combo Box Table Master

Tgl_Sewa_Masuk Date/Time -

Tgl_Sewa Keluar Date/Time -

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 82

 Modul Aplikasi Database

3. Isi Record 5 Record bebas dari table-table diatas

4. Tambahkan Table Petugas dengan Struktrur Field seperti dibawah ini :

Field Name Type Size Keterangan

idPetugas Text 8 Primary Key

Nama_Petugas Text 30

Jabatan Text 35 Kasir, Admin, Recepsionis

No_Telp Text 15

5. Tambahkan Pada Table Sewa_Penginapan Field dibawah ini

Field Name Type Size Keterangan

idPetugas Text 15 Combo Box Table Master

6. Buat Relasi antar table dengan menggunakan Relationship

7. Buat Query dibawah ini

a. Query Kamar

Field Name Asal Table

No_Sewa Table Sewa_Penginapan

KodeKmr Table Sewa_Penginapan

Jenis Table Data_Kamar

Harga_Sewa Table Data_Kamar

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 83

 Modul Aplikasi Database
b. Query Sewa

Nama Field Asal Table

No_Sewa Table Sewa_Penginapan

Nama Table Data_Tamu

KodeKmr Table Sewa_Penginapan

Harga_Sewa Table Data_Kamar

idPetugas Table Petugas

Sewa_Tgl_Masuk Table Sewa_Penginapan

Sewa_Tgl_Keluar Table Sewa_Penginapan

Lama_Inap Expresi

Total_Bayar Expresi

Ketentuan Expresi :
Lama Inap = Tgl Keluar – Tgl Masuk
Total Bayar = Harga_Sewa * Lama Inap

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 84

 Modul Aplikasi Database

BAB
Design Form
12
Merancang form adalah membuat rancangan form atau mendesign form berbentuk formulir,
untuk menginput data agar tampilan lebih menarik, mudah diperbaiki, dapat menampilkan data
dari record pertama sampai dengan record terakhir dan juga dapat menambahkan tombol dan
gambar

12.1 Design Form Secara Wizard

Membuat form dengan Secara Wizard adalah mendesign formulir secara otomatis dari table yang
kita telah pilih. Untuk membuat design Form kali ini mari kita menggunakan database yang
sudah pernah kita buat. Berikut ini langkah-langkah dalam pembuatan :

1. Buka database : “PersediaanBarang_Nim Masing-masing”

2. Pilih Tab Menu Create lalu pilih Icon More Form lalu pilih Form Wizard

Gambar 12.1 Menu Create

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 85

 Modul Aplikasi Database
3. Pilih Table yang akan dibuatkan Form pada tampilan Form Wizard

Gambar 12.2 Menu Create Table Pembelian

4. Pilih Table Pembelian dan Pindahkan Semua Field Klik Next

5. Pilih Layout dari Form yang akan dibuat

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 86

 Modul Aplikasi Database
Gambar 12.3 Menu Pilihan Layout

6. Klik Next untuk Pilih Style tampilan Form

Gambar 12.4 Menu Pilihan Style

7. Jika sudah Klik Next untuk Mengganti Nama Form

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 87

 Modul Aplikasi Database
Gambar 12.5 Menu Memberi Nama Form

8. Klik Finish untuk melihat tampilan

12.2 Design Form Secara Otomatis.

1. Masih menggunakan Database “PersediaanBarang_Nim Masing-masing”

2. Klik Table yang akan dibuat Form

Gambar 12.6 Pilih Table

3. Pilih Tab Menu Create lalu Pilih Form, Maka Form akan secara otomatis terbentuk.

Form
Gambar 12.7 Tab Menu Create

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 88

 Modul Aplikasi Database
4. Hasil Form adalah sebagai Berikut :

Gambar 12.8 Tampilan Design Form Otomatis

12.3 Design Form Sendiri

Untuk Form yang design sendiri, berikut ini adalah langkah-langkah pembuatannya :

1. Masih menggunakan Database : “PersediaanBarang_Nim masing-masing”

2. Pilih Tab Menu Create lalu pilih Icon Form Design

Form Design
Gambar 12.9 Menu Create Form Design

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 89

 Modul Aplikasi Database
3. Pada sebelah kanan Layar ada layar Field List
Klik Show Table
Double Klik Table
yang dipilih sehingga muncul field-field yang akan dibuatkan Form

Field yang akan dibuatkan Form

Gambar 12.10 Tampilan Field List

4. Blok Field-field tersebut lalu dengan bantuan Kursor bawa field tersebuh ke bagian Detail
Form

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 90

 Modul Aplikasi Database

Gambar 12.11 Tampilan Field pada Detail Form

5. Untuk melihat hasil klik icon View yang ada pada kiri atas layar monitor

Gambar 12.12 Gambar Icon View

6. Lihat hasil Pembuatan Form secara manual

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 91

 Modul Aplikasi Database

Gambar 12.13 Hasil Form Manual

12.4 Membuat Judul Form

Jika pada kesempatan sebelumnya kita sudah membuat sebuah design Form secara manual
sehingga judul form tidak ada seperti kita membuat form dengan cara Wizard atau dengan secara
langsung. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam pembuatan Judul pada Form :

1. Masih berada pada Form Pembelian (Design Sendiri)
Klik tanda Panah kebawah pada
Menu View
Pilih Design View

2. Jika sudah memilih Design View maka keadaan form kembali ke awal

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 92

 Modul Aplikasi Database

Gambar 12.14 Tampilan Design View Form

3. Pada tab Menu Design Pilih Icon Label

Icon Label

Gambar 12.15 Icon Label

4. Klik Icon Label tahan kursornya Lalu buat kotak pada bagian atas dari Field

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 93

 Modul Aplikasi Database

Gambar 12.16 Gambar Design Label Judul

5. Ketikan Judul Form yang d2nginkan dan klik bebas jika sudah selesai mengetik judul

Label TextBox

Gambar 12.17 Tampilan Pemberian Judul Form

6. Untuk melihat hasil dari design kembali ke Menu View

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 94

 Modul Aplikasi Database

Catatan :
Untuk nama field yang berbentuk label dapat diganti dengan cara diblok tulisannya
kemudian diganti sesuai dengan keinginan tapi untuk nama yang ada pada textbox
jangan diganti karena itu adalah nama yang ada pada database.

Gambar 12.18 Tampilan setelah edit name Field

12.5 Membuat Command Buttom pada Form

Membuat tombol Command Buttom pada rancangan form yaitu membuat tombol short_cut
untuk memajukan dan memundurkan record, atau juga untuk membuat tombol tambah dan
keluar serta tombol-tombol navigasi lain yang biasa berada pada form pengolahan data. Berikut
ini adalah langkah-langkah saat pembuatan Command Buttom :

1. Masih menggunakan design form yang sama yaitu Form Pembelian Barang

2. Buka tampilan design form

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 95

 Modul Aplikasi Database
3. Pilih tab menu Design
kemudian pilih icon Buttom

Gambar 12.19 Icon Buttom

4. Klik Icon kemudian drag ke form

Gambar 12.20 Design Buttom

5. Pilih Categori yang d2nginkan kemudian klik Actions lalu klik Next, untuk contoh kali ini
pilih Categories Record Operations dan Action Add New Record

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 96

 Modul Aplikasi Database

Gambar 12.21 Tampilan Pilih Categories dan Actions

6. Klik Next

7. Pilih Buttom ingin menggunakan Tulisan Atau Gambar

Gambar 12.22 Tampilan Pilih Tulisan atau Gambar

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 97

 Modul Aplikasi Database
8. Klik Next

9. Beri nama command Buttom

Gambar 12.23 Tampilan Beri nama Command Buttom

Catatan :

Pemberian nama selalu diawali dengan inisial dari objek yang digunakan, contohnya
pada pemberian nama command buttom tambah nama objeknya adalah CmdTambah,
yang artinya cmd adalah command Buttom sedangkan tambah adalah nama atau
fungsi tombolnya.

10. Klik Finish untuk selesai

Silahkan Buat tombol-tombol yang lain yang

sesuai dengan kebutuhan Form dengan cara
dan langkah-langkah yang sama

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 98

 Modul Aplikasi Database

BAB
Design Laporan
13
Setelah kita puas merancang sebuah database sampai dengan merancang sebuah form, langkah
terakhir adalah merancang sebuah laporan. Laporan adalah sebuah output dari sebuah database
dan ini selalu dibutuhkan jika kita merancang sebuah database. Berikut ini adalah langkah-
langkah dalam merancang sebuah laporan :

13.1 Laporan secara Otomatis

1. Kita masih menggunakan database : “PersediaanBarang_Nim Masing-masing”

2. Pilih table yang akan dibuat laporan

3. Pilih tab menu Create lalu pilih Icon Report

Icon Report

Gambar 13.1 Gambar Icon menu Report

4. Laporan Otomatis akan terbentuk dan ubah judul Laporan

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 99

 Modul Aplikasi Database

Gambar 13.2 Tampilan Hasil Laporan

13.2 Laporan dengan Menggunakan Wizard

1. Kita masih menggunakan database : “PersediaanBarang_Nim Masing-masing”

2. Pilih tab Menu Create
Pilih Icon Report Wizard

Report Wizard

Gambar 13.3 Tampilan Menu Create

3. Pilih Table yang ingin dibuatkan Laporan

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 100

 Modul Aplikasi Database

Gambar 13.4 Tampilan Pilih Table

4. Pindahkan Field yang akan dilaporkan sesuai dengan kebutuhan, tapi untuk contoh saat ini
semua field digunakan untuk pembuatan laporan.

Gambar 13.5 Tampilan Pindahkan Field untuk Laporan

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 101

 Modul Aplikasi Database
5. Klik next

6. Atur letak posisi Field pada Laporan

Gambar 13.6 Tampilan Pengaturan Posisi Field

7. Klik Next

8. Pilih pengaturan untuk pengurutan data pada saat laporan

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 102

 Modul Aplikasi Database
Gambar 13.7 Tampilan Pengurutan Data

9. Klik Next

10. Pilih Layout dan Posisi tampilan Report

Gambar 13.8 Tampilan Pengaturan Layout Laporan

11. Klik Next

12. Pilih Style Laporan

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 103

 Modul Aplikasi Database
Gambar 13.9 Tampilan Pengaturan Style Laporan

13. Klik Next

14. Berikan Nama Laporan sesuai dengan Table yang dibuatkan laporan

Gambar 13.10 Tampilan Rename Laporan

15. Klik Finish untuk melihat hasil rancangan Laporan

16. Berikut ini Hasil Design Laporan

Gambar 13.11 Hasil Design Laporan

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 104

 Modul Aplikasi Database
TUGAS MANDIRI 2

1. Buat sebuah database dengan terdiri 3 Master 1 transaksi.

2. Isi Table-table master dengan Record-Record bebas sebanyak minimal 10 Record

3. Buat Relationships dari table-table tersebut.

4. Buat Query sebanyak 2 Buah dimana salah satu Query yang dibuat didalamnya terdapat
perhitungan

5. Design Form dari 4 form yang dibuat

6. Buat laporan dari masing-masing table yang ada

Catatan :

Pengumpulan berupa makalah dengan menjelaskan secara detail nama-nama field yang
digunakan pada table dan juga keterangan untuk Query yang dibuat serta ditambahkan juga
dengan print Screen dari form yang telah dibuat.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 105

 Modul Aplikasi Database

BAB
Review Materi
14
1. Buat Database dengan nama :”Perpus_Nim Masing-masing”

2. Buat Table

a. Table Buku

Field Name Type Size Keterangan

KodeBuku Text 4 Primary Key

Judul Text 30

Tahun_terbit Number -

Eksemplar Number -

Pengarang Text 25

b. Table Anggota

Field Name Type Size Keterangan

IdAnggota Text 4 Primary Key

Nama_Anggota Text 30

Alamat Text 35

Telp Text 15

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 106

 Modul Aplikasi Database
c. Table peminjaman

Field Name Type Size Keterangan

NoPinjam Text 4 Primary Key

TglPinjam Date / Time -

TglKembali Date/Time -

IdAnggota Text 4

KodeBuku Text 4

3. Isi Record Masing-masing Table sebanyak 5 Record Bebas

4. Buat Relasi Antar Table, dengan struktur relasi dibawah ini dan beri nama dengan Query
Peminjaman.

Nama Field Asal Table

IdAnggota Table Anggota

NoPinjam Table Peminjaman

KodeBuku Table Buku

TglPinjam Table Peminjaman

TglKembali Table Peminjaman

Lama Sewa <<Expresi>>

5. Buat Form dan laporan dari masing-masing Table yang ada.

Komisi Manajemen Administrasi – ASM BSI 107