2

3
4
5
6
7
8
9
 10

c.

.
11
12
 13

3.3.2

3.3.3 Tujuan Kearsipan

1. Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawab nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta
 14

3.3.4
 15

3.3.5 Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip

Menurut (Haryadi, 2009) langkah-langkah penyimapan arsip ialah:

a. Pemeriksaan Dokumen

Dokumen harus diperhatikan terlebih dahulu apakah sudah siap disimpan atau harus
ditinadaklanjuti, lalu disetujui, dan ditanda tangani terlebih dahulu oleh pihak yang
berwenang. Setelah itu arsip baru bisa disimpan.

b. Pemberian indeks dan Pencatatan Arsip

Dilakukan dengan cara memilih serta membuat klasifikasi yang tepat untuk

dokumen, seperti nama subjek atau wilayah. Selain itu juga mencatatnya

secara digital atau manual di agenda.

c. Pembuatan Cross References

Bertujuan dokumen dapat dicatat dengan beberapa cara yang berbeda.

dalam database komputer, sehingga saat diperlukan dapat dicari secara cepat dan tepat.
Biasanya arsip terlebih dahulu dimasukkan nama, subjek atau tanggalnya di

3.4 Mengenal Database & Microsoft Access 2010

Berikut ini akan dijelaskan tentang pengertian Microsoft Access 2010, menjalankan
Microsoft Acces, membuat tabel, memasang dan menghapus primary key, membuat
query serta mendesain form.
 16

3.4.1 Pengertian Microsoft Access 2010

Menurut (Blee, 2011) database merupakan sekumpulan data atau informasi yang
saling berhubungan. Database terdiri satu atau lebih tabel, dimana dapat menambah,
mengganti, menghapus dan mengedit data dalam tabel. Tabel terdiri dari field dan record :
a. Field, merupakan informasi data sejenis yang diinputkan pada bagian kolom tertentu.
b. Record, merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan dan
tersimpan dalam betuk baris pada tabel.

Menurut (Junindar, 2010) Microsoft Acces adalah sebuah perangkat

lunak pengolah basis data yang berjalan di bawah sistem operasi Windows.

Microsoft Access merupakan bagian dari paket program Microsoft Office yang

memang dikhususkan untuk pengolah basis data. Microsoft Access 2010 memiliki

beberapa fitur-fitur terbaru yaitu :

a. Quick Start Fields

c. Application
b. Menupartsdan Ribbon

d. Office Themes

e. Calculate Fields

f. Data Bars and Conditional Formatting

g. Navigation Form

h. Macro
 17

3.4.2 Menjalankan Microsoft Access

Menurut (Blee, 2011) dalam menjalankan Microsoft Access 2010 terdapat

beberapa langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Klik tombol Start pilih menu All Programs pilih Microsoft Office kemudian pilih
Microsoft Access 2010.
2. Setelah itu tampil awal jendela Access 2010 berupa tombol-tombol perintah yang
berada pada Backstage View.
3. Pada halaman Backstage View dapat memilih beberapa pilihan, yaitu : membuat
database menggunakan template, membuat database menggunakan

Record. Field merupakan tempat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang diinputkan
blank database, atau membuka database yang sudah dibuat sebelumnya.

4. Setelah dari Backstage View kemudian klik tombol Create hingga tampilan

lembar kerja Microsoft Access muncul.

3.4.3 Membuat Tabel

Menurut (Blee, 2011) tabel merupakan media input yang akan dijadikan

dasar dalam pembuatan objek lain. Tabel terdiri dari dua bagian, yaitu Field dan
pada bagian kolom tabel. Sedangkan Record merupakan kumpulan dari field yang saling
terintegrasi dan tersimpan dalam bentuk baris dan kolom pada tabel. Pembuatan tabel pada
Microsoft Access dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu membuat tabel dengan perintah
datasheet view atau dengan perintah design view.
 18

a. Perintah Datasheet View

Datasheet view merupakan sebuah lembar kerja database yang ditampilkan secara
default oleh Microsoft Access. Langkah membuat tabel pada Datasheet View adalah :
1. Kilk Create pada tab File sehingga jendela Datasheet View Tampil.

2. Masukkan data inputan pada tiap-tiap field.

3. Untuk berpindah antarfield, tekan tombol Tab pada keyboard atau panah kanan pada
keyboard.
4. Secara default, judul per kolom diberi nama Field1, Field2, dan seterusnya

sesuai dengan jumlah kolom yang akan diisi dengan data inputan.

5. Untuk mengganti judul per kolom, klik dua kali pada field yang akan

diubah namanya atau klik kanan Rename Field.

6. Selanjutnya simpan tabel yang telah dibuat dengan klik tombol Save pada

tab File.

7. Pada kotak dialog Save As yang tampil, ketikkan nama tabel pada bagian

kolom yang telah disediakan dan diakhiri dengan klik tombol OK.

b. Perintah Design View

Langkah untuk membuat tabel dengan perintah Design View adalah :

1. Klik pada tab Create, kemudian klik tombol Table Design pada grup tables
sehingga ditampilkan jendela Design View.
2. Lengkapi beberapa pengaturan berikut :

a. Field Name, isi dengan nama field yang akan dibuat.

b. Data Type, tentukan tipe dari data yang akan diinputkan.

c. Description, isikan keterangan mengenai nama field tersebut.

 19

3. Setelah mengisi semua ketentuan yang terdapat pada jendela Design View, simpanlah
tabel dengan klik tombol Save yang terletak pada Quick Access Toolbar atau Ctrl+S.
4. Selanjutnya, pada kotak dialog Save As yang tampil, ketikkan nama tabel pada kolom
yang telah tersedia.
5. Setelah itu tutuplah jendela Design View untuk mengakhiri proses pembuatan tabel
dengan tombol Ctrl+F4.
6. Jika tampil kotak dialog konfirmasi pemasangan Primary Key, maka pilih

Yes untuk memasang Primary Key atau No untuk tidak memasangnya.

3.4.4 Memasang dan Menghapus Primary Key

Menurut (Blee, 2011) Primary Key merupakan sebuah field yang

digunakan sebagai field kunci dalam pengurutan data pada sebuah tabel. Berikut

ini langkah-langkah untuk memasang primary key :

1. Aktifkan pada jendela design view tabel, kemudian pilih field yang akan

digunakan sebagai filed primary key.

2. Klik tombol Primary Key pada tab Table Tools Design grup Tools.

3. Setelah itu pada bagian Selector Row dari field yang digunakan sebagai

primary key akan tampil ikon primary key yang berbentuk kunci.

3.4.5 Membuat Query

Query pada Access digunakan untuk memanipulasi serta mengendalikan manipulasi

data, record, dan field melalui suatu bahasa. Bahasa yang digunakan
 20

terkenal dengan nama Structured Query Language (SQL). Ada beberapa macam

query yang terdapat pada Access, diantaranya adalah :

1. Select Query

Select query mengambil data dari satu tabel atau lebih menggunakan suatu kriteria
tertentu kemudian menampilkannya.
2. Parameter Query

Merupakan query yang jika dijalankan menampilkan kotak dialog yang menanyakan
informasi yang akan digunkan sebagai kriteria untuk mengambil data atau suatu nilai
yang ingin disampaikan ke dalam suatu field.

3. Crosstab Query

Menampilkan nilai-nilai yang telah diolah (jumlah total, jumlah nilai, dan

rata-rata) dari suatu filed dalam tabel dan mengelompokkannya ke dalam satu

kelompok fakta yang didaftarkan pada bagian kiri datasheet.

4. Action Query

Merupakan query yang membuat perubahan terhadap satu atau beberapa

5. SQL Query
record sekaligus.
Merupakan query yang dibuat menggunakan sintaks SQL.

Menurut (Blee, 2011) untuk membuat sebuah query dengan query design,
gunakan langkah berikut :
1. Klik tombol Query Design yang terdapat pada tab Create grup Queries.

2. ,
Perintah di atas untuk menampilkan lembar kerja query dan kotak dialog

Show Table.
 21

Gambar 3. 2 Kotak Dialog Show Table Pada Jendela Query

Pada kotak dialog show tabel terdapat tiga buah tabulasi, yaitu :

a. Tabels : untuk menampilkan daftar nama tabel

b. Queries : untuk menampilkan daftar nama query

c. Both : untuk menampilkan daftar nama tabel dan query.

3. Tambahkan tabel atau query pada jendela query dengan memilih nama tabel

atau query kemudian klik tombol Add.

4. Setelah itu klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Show Table.

5. Masukkan nama-nama field yang akan digunakan dalam query dengan

melakukan salah satu perintah pilih nama field pada baris field di kisi QBE (Query By
Example). Kisi QBE terdapat pada bagian bagian bawah dari lembar kerja design
sebuah query dan terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
a. Tabel : menampilkan nama tabel sebagai sumber data dari query.

b. Sort : melakukan pengurutan data.

c. Show : menampilakn atau menyembunyikan field-field.

d. Criteria :memasukkan kriteria dari suatu data yang ingin

ditampilkan.
 22

6. Setelah itu untuk menampilkan hasil dari query dengan menggunakan

perintah klik tombol Run pada tab Design grup Result.

7. Simpan query yang telah dibuat dengan cara klik tombol Save pada Quick Access
Toolbar sehinhgga akan ditampilkan kotak dialog Save As.
8. Ketik nama query pada bagian Query Name, kemudian klik OK.

3.4.6 Mendesain Form

Menurut (Blee, 2011) form merupakan media input data dengan tampilan yang lebih
menarik dan dapat dimodifikasi, serta dapat juga diberi objek atau

kontrol. Sehingga dalam melakukan input data, selain melalui tabel juga dapat

menginputkan data melalui form. Ada beberapa acara untuk membuat form, antara

lain : tombol form, form design, blank form, form wizard, dan more form. Berikut

ini lngkah-langkah membuat form dengan form wizard, yaitu :

1. Pada tab Create grup Forms, klik tombol Form Wizard sehingga ditampilkan

kotak dialog Frorm Wizard.

kolom Tables
2. atau
Tentukan
Query.nama tabel atau query yang digunakan sebagai sumbe rdata pada

3. Pilih field-field yang akan ditampilkan dalam form dengan menggunakan tombol-
tombol Navigasi yang telah tersedia, kemudian klik Next untuk melanjutkan proses.
4. Langkah selanjutnya menentukan layout atau bentuk form, selanjutnya klik

Next.
 23

5. Selanjutnya diminta untuk mengetikan nama form. Pada kondisi default, Microsoft
Access akan memberi nama form berdasarkan nama tabel atau query yang digunakan
sebagai sumber data.
6. Tentukan metode yang digunakan untuk menampilkan hasil form dengan pilihan :
a. Open the form to view or enter information : Microsoft Access langsung
menampilkan hasil pembentukan form.
b. Modify the form’s design : Microsoft Access akan menampilkan lembar kerja design
di mana dapat melakukan modifikasi pada form sebelum melihat hasilnya.
7. Akhiri dengan klik tombol finish