Week 4

Process
Discovery
The Setting and Process
Discovery Method

Dosen pengampu:
Dea Wemona Rahma, S.Kom., M.T.I.

Pemodelan Proses Bisnis (BBK2CAB3)

Program Studi S1 Sistem Informasi, Fakultas Rekayasa Industri
Universitas Telkom Kampus Jakarta (Ganjil 2024/2025)
1
OUTLINES

▪ Apa itu Process Discovery

▪ Fase/Tahapan Process Discovery
▪ Process Analyst Vs Domain Expert
▪ Challenges in Process Discovery
▪ Discovery Method (How to do it?)
▪ Kelebihan dan Kekurangan Metode
Discovery

2
Apa itu PROSES BISNIS? ☺

Rangkaian events, aktivitas,

dan titik keputusan, yang
melibatkan beberapa aktor
dan objek… yang dipicu
oleh suatu event atau
kejadian atau kebutuhan,
untuk menghasilkan suatu
outcome (berupa value
bagi customer).
3
 Proses Bisnis VS Aktivitas VS Event

Melakukan pas foto

Ujian praktik
tidak lulus

Merekam sidik jari

4
 The BPM Lifecycle 1

Ada yang masih ingat 2

singkatan untuk
menghafal siklus ini?

______
6 3

5 4
Source: Dumas, La Rosa,
Mendling, & Reijers, 2018) 5
 The BPM Lifecycle 1

6 3
Identification – Discovery – Analysis –
Redesign – Implementation - Monitoring

5 4
Source: Dumas, La Rosa,
Mendling, & Reijers, 2018)
6
PROCESS
DISCOVERY

7
 Apa itu Process Discovery?

 Tindakan mengumpulkan informasi tentang

proses yang ada dan mengorganisasikannya
dalam bentuk AI-IS proses model.
 Output = As-is process model atau workflow
diagram atau activity diagram (matkul APSI).

BPMN
Business Process Modelling Notation
8
Process Discovery Phase

Assuring process
model quality

Conducting the
modelling task
Gathering
the data or
information
Defining the
setting (who)

9
 Fase/Tahapan Process Discovery

1 2 3 4
Mengumpulkan Melakukan
Memodelkan verifikasi &
Menyusun Tim data & validasi PB dengan
informasi PB
Proses Bisnis
domain experts

 Memahami rangkaian  Memetakan proses dan  Hasil pemodelan PB diverifikasi

aktivitas pada tiap PB rangkaian aktivitasnya dan divalidasi dengan Domain
yang akan dimodelkan. secara sistematik. Experts.
 Bagaimana cara  Memodelkan  Apakah yang PB yang dimodelkan
mendapatkan informasi menggunakan BPM sudah sesuai dengan kenyataan
terkait suatu PB … ? notation (BPMN). proses yang ada saat ini?
 Revisi perbaikan bisa saja
dibutuhkan.
10
STAKEHOLDERS IN THE BPM LIFECYCLE
STAKEHOLDER KETERANGAN
Management Team Chief Executive Officer (CEO) bertanggung jawab atas keberhasilan bisnis perusahaan secara
keseluruhan. Chief Operations Officer (COO) atau Chief Process Officer (CPO), Chief Financial
Officer (CFO), dan HR Director.

Process Owners Bertanggung jawab atas efisien dan efektif operasiona atau pelaksanaan dari suatu proses
bisnis. Planning, Organizing, and Monitoring.
Process Participants Aktor manusia yang melakukan aktivitas proses bisnis sehari-hari sesuai dengan standar dan
(internal perusahaan) pedoman perusahaan. Juga berperan sebagai Domain Expert saat tahapan Process Discovery
dan Process Analysis.
Process Analysts Melakukan siklus BPM mulai dari tahapan process identification, discovery (khususnya
pemodelan), analisis, kegiatan redesign, implementation, hingga process monitoring. Mereka
melapor ke Management Team dan Process Owners.
Process Methodologist memberikan pengetahuan dan saran ahli kepada Process Analysts mengenai pilihan metode,
teknik, dan perangkat lunak yang sesuai untuk digunakan dalam setiap fase siklus hidup BPM.
System Engineers Terlibat dalam process redesign and implementation untuk menangkap kebutuhan sistem
perangkat lunak. 11
 Process Analyst VS Domain Expert
Process Analyst Domain Expert

▪ Terampil dalam BPMN dan ▪ Memiliki pemahaman yang cukup jelas

bisa mengorganisir informasi. mengenai aktivitas apa yang terjadi di
dalam proses, siapa saja yang terlibat,
▪ Pemahamannya terbatas atau
input apa yang dibutuhkan, dan output
bahkan tidak tahu terkait
apa yang dihasilkan.
proses yang akan dimodelkan.
▪ Tidak familiar dengan BPMN. Beberapa
bahkan menolak untuk mendiskusikan
proses model dan diagram.
Question!
Anda adalah bagian dari tim proses analyst di perusahaan Gojek (Go-Food). Anda sedang
mengumpulkan informasi proses pemesanan makanan secara online..
Siapa saja yang akan menjadi DOMAIN EXPERT kalian? Apa alasannya?
12
Typical Profile

Source: (Dumas, La Rosa, Mendling, & Reijers, 2018)

13
 Tantangan pada Process Discovery
Apakah bisa Wah prosesnya
1. Fragmented process knowledge diceritakan Pak, seperti berbeda-beda.. Tidak
(Pengetahuan proses yang terpecah-pecah) apa alur proses bisa disamakan..
Beberapa domain expert bertanggung penanganan komplain Tergantung kasus
jawab atas tugas yang berbeda dalam pelanggan di sini? komplainnya seperti
suatu proses. Secara umum saja.. apa..

2. Domain expert biasanya memikirkan

proses pada level kasus
Kadang terkendala dalam menjawab
pertanyaan tentang alur/ cara kerja suatu
proses secara umum.
3. Tidak familiar dengan bahasa
pemodelan proses bisnis (BPMN).
14
 Bagian pemasangan roda
Fragmented process knowledge

Pengetahuan proses yang terpecah-

pecah…

Bagian kerangka motor Bagian perakitan mesin

15
 Metode Discovery
How to gather the information we need?
Evident-based
1. Evident-based discovery
- Melakukan analisis dokumen perusahaan; melakukan
observasi/pengamatan terhadap proses yang berlangsung.

2. Interview-based discovery
- Melakukan wawancara secara personal dengan para
domain experts.

3. Workshop-based discovery
- Melakukan FGD (Focus Group Discussion). Forum tanya
jawab yang melibatkan banyak orang sekaligus dan
dikumpulkan dalam satu ruangan.
Interview-based 16
  Evident-based
❑ Document Analysis
❑ Automated Discovery – Apabila proses bisnis sudah dibantu dengan software.
❑ Observation – Datang langsung ke lokasi untuk melakukan pengamatan proses bisnis.

Document Analysis Observation 17

 Interview-based
Mewawancarai domain exper untuk menanyakan tentang bagaimana suatu
proses bisnis dijalankan.

❑ Starting from the process

Outcomes → Berangkat dari hasil
akhir output dari suatu proses lalu
ditarik ke belakang sampai ketemu
ujung startnya (trigger event).

❑ Starting from the Triggers →

Dimulai dari trigger lalu dilanjutkan
sampai proses menghasilkan output.

18
 Workshop-based
Forum tanya jawab yang
melibatkan banyak proses
analyst dan domain
experts, yang dikumpulkan
dalam satu ruangan.

Offers the opportunity to get a rich understanding of the business process, with the advantage of
resolving inconsistent views between domain experts more quickly than interview-based method. 19
Interview / Process
Workshop Modelling

Validation
20
 Strengths & Limitations of
Process Discovery methods

Silakan dibaca sendiri penjelasan lebih lanjut terkait tabel ini di Buku Dumas ☺
21
22
 TUGAS BESAR
• Menentukan metode discovery yang akan digunakan.
• Membuat instrumen pengumpulan data berupa daftar pertanyaan yang harus digali ke
narasumber. Data/informasi apa saja yang perlu kalian ketahui untuk:
❑ … membuat process architecture? Landscape Model atau Value Chain?
❑ … untuk membuat matrix process portfolio? Kriteria Importance, Health,
Feasibility. Proses mana yang sedang bermasalah?
❑ … untuk mengetahui apa saja aktivitas yang dilakukan dari tiap proses bisnis
(minimal 6 proses bisnis) ?
❑ ... Berapa lama tiap aktivitas itu dilakukan? Satuan jam, hari, dst.
• Silakan duduk dan berkumpul bersama tim Anda. Buatlah daftar pertanyaan sebagai
guidelines proses discovery yang akan tim kalian lakukan.
• Disubmit di LMS – Tambahkan halaman LAMPIRAN DAFTAR PERTANYAAN di template
Tubes. 23