

o Aug 11

Panduan Odoo Purchase

Updated: Sep 9
Step by Step Implementation Guide
Selamat datang di Step by Step Odoo Guide with XXX !

Apa itu Odoo Modul Purchase ?

Odoo Purchase membantu anda untuk mengawasi dari perjanjian pembelian (purchase
agreements), quotation, dan order pembelian (purchase order).
Jika anda mencari guide ini untuk:
 Mengetahui cara menggunakan Odoo Purchase
 Membantu anda untuk mempelajari bagaimana cara melacak dari melacak
tender pembelian (Purchase tender), Otomatisasi pengisian ulang (automate
replenishments), Follow up pemesanan anda.
Dan pembahasan lengkap lainnya yang dapat dilihat pada daftar isi dibawah ini. Maka, odoo
guide ini cocok untuk anda.

Let’s Get Started !

Daftar Isi
1. User Access
2. Import List of Vendor
3. Set up Vendor Pricelist
4. Persetujuan Manager untuk order yang mahal
5. Request Purchase Quotation
6. Membuat Purchase Order
7. Pengembalian Produk sebelum Bil dibuat
a. Sebelum Bill dibuat
b. Setelah Bill dibuat
8. Pembelian Produk Menggunakan Mata Uang Asing

1. User Access
Pada modul Purchase, terdapat 2 tipe user access yaitu User dan Administrator. User Access
tipe User biasanya digunakan oleh staf bagian pembelian (Purchasing Staff) untuk membeli
produk. Sedangkan user access tipe Administrator digunakan oleh manajer pembelian
(Purchasing Manager) untuk memantau seluruh pembelian serta menganalisa laporan
pembelian.
Daftar perbedaan antara User dan Administrator, dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 1.1 Perbedaan antara User dan Administrator

2. Import List of Vendor

Apabila Anda memiliki daftar vendor yang terdapat dengan format Excel yang (harus sesuai
dengan template) maka Anda dapat langsung Import Data tanpa harus memasukkan secara
manual. Anda dapat mengaksesnya di menu:

Purchase → Configuration → Vendor Pricelists → Import → Load File

Kemudian, pastikan bahwa baris yang berwarna merah terisi sesuai dengan baris diatasnya.
Setelah itu, Klik Test apabila sudah terisi untuk mengetahui apakah file terdapat kesalahan.

Gambar 2.1 Import a File

Apabila tidak ada kesalahan File Excel maka klik Import untuk import data.

3. Set up Vendor Pricelist

Anda dapat mengatur harga penjualan per produk dari berbagai supplier dengan mengakses
menu:

Purchase → Products → klik salah satu produk → Edit → Tab Purchase

Klik Add a Line untuk menambahkan supplier yang menyediakan produk tersebut. Terdapat
beberapa kolom yang perlu dilengkapi:
 Vendor: Pilih vendor.
 Apabila vendor merupakan subkontraktor maka sub Subcontracted akan ter-
checklist secara otomatis setelah mengklik button Save.
 Currency: Mata uang dari vendor.
 Quantity: kuantitas dari produk.
 Unit of Measure: satuan dari produk.
 Price: harga per satuan produk.
Kemudian klik Save untuk menyimpan perubahan.

Gambar 3.1 Set up Vendor

4. Persetujuan Manager untuk order yang mahal

Apabila terdapat pemesanan produk untuk harga yang mahal maka pihak Purchasing dapat
melewati persetujuan manager yang dapat diakses pada menu:
Purchase → Configuration → Setting

Pada Orders, checklist Purchase Order Approval dan tulis nominal minimum pembelian
pada field Minimum Amount.

Gambar 4.1 Checklist purchase order approval

5. Request Purchase Quotation

Purchase Quotation merupakan surat penawaran yang diberikan ke Supplier. Bagian
Purchasing dapat membuat Purchase Quotation dengan mengaksesnya pada menu:

Purchase → Orders → Request for Quotation → Create

Terdapat beberapa field yang perlu Anda lengkapi yaitu:

 Vendor: Nama vendor/supplier dari produk yang dibeli.
 Vendor Reference: Referensi vendor (tidak wajib diisi).
 Purchase Agreement: Perjanjian jual beli apabila ada (jika tidak ada dapat
meng-klik “Create and new one”).
 Currency: Mata uang dari produk yang dibeli (bisa mata uang selain IDR).
 Order Date: Tanggal dibuatnya Purchase Order (terisi secara otomatis namun
dapat diedit apabila terlambat membuat Purchase Order).
 Company: Nama perusahaan yang mengajukan Purchase Order akan terisi
secara otomatis.
 Products: List produk yang akan dibeli.
Gambar 5.1 Request new for Quotation

Klik Send by Email untuk mengirim quotation via email dan klik button Send untuk
mengirimkan ke Supplier. Apabila ingin melakukan order maka klik Confirm Order dan
berlanjut ke tahap membuat Purchase Orders.

Gambar 5.2 Confirm Order

6. Membuat Purchase Order

Pada saat melakukan pembelian, hal yang pertama bagian Purchasing lakukan adalah
membuat Purchase Orders. Pembuatan Purchase Orders dapat diakses pada menu:

Purchase → Orders → Purchase Orders → Tombol Create

Terdapat beberapa field yang perlu Anda lengkapi yaitu:

 Vendor: Nama vendor/supplier dari produk yang dibeli.
 Vendor Reference: Referensi vendor (tidak wajib diisi).
  Purchase Agreement: Perjanjian jual beli apabila ada (jika tidak ada maka
klik Create and new one).
 Currency: Mata uang dari produk yang dibeli (bisa mata uang selain IDR)
 Order Date: Tanggal dibuatnya Purchase Order (terisi secara otomatis namun
dapat diedit apabila terlambat membuat Purchase Order).
 Company: Nama perusahaan yang mengajukan Purchase Order akan terisi
secara otomatis.
 Products: List produk yang akan dibeli.

Gambar 6.1 Membuat purchase order baru

Kemudian Anda dapat klik tab Other Information, terdapat list sebagai berikut:
 Receipt Date: Tanggal produk diterima akan terisi secara otomatis apabila
produk sudah diterima.
 Deliver To: Lokasi penerimaan produk.
 Incoterm: Persyaratan perdagangan yang digunakan dalam kontrak
perdagangan internasional dan domestik.
 Purchase Representatives: User yang mengajukan pesanan pembelian akan
terisi secara otomatis sesuai dengan user yang log in.
 Payment Terms: Syarat pembayaran yang ditetapkan oleh supplier kepada
pembeli.
 Fiscal Position: Status pajak supplier (PKP atau non-PKP).
Setelah semua field sudah terisi maka Anda dapat klik Confirm Order untuk konfirmasi
pemesanan yang dilakukan. Apabila produk sudah diterima pihak gudang, maka bagian
Inventory dapat klik Receive Product. Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
 Analytic Account: Akun yang membantu Anda untuk analisis biaya dan
pendapatan apapun kasus penggunaannya.
 Put in Pack: Produk akan di-pack apabila ingin diinginkan.
Gambar 6.2 Validasi penerimaan produk

Setelah field terisi, bagian Inventory dapat klik Validate untuk validasi penerimaan produk.
Kemudian bagian Accounting dapat membuat Bill dengan cara ke menu:

Purchase → Orders → Purchase Orders → Create Bill

Pada tab Journal Items, Pastikan bahwa jurnal pembelian yang dibuat sudah benar dan Anda
dapat klik Post untuk melakukan posting jurnal.

Gambar 6.3 Posting Journal

Apabila pembayaran ke pihak Supplier sudah dilakukan maka bagian Accounting dapat klik
button Register Payment agar jurnal pelunasan ter-posting. Kemudian, pilih jenis
pembayaran yang dilakukan pada field Journal dan pastikan nominal pembayaran di field
Amount sudah terisi dengan benar.
Gambar 6.4 Register Payment

Setelah field sudah terisi maka klik Validate untuk validasi pelunasan ke Supplier dan
transaksi telah selesai.

7. Pengembalian Produk sebelum Bill dibuat

Produk dapat dikembalikkan ke Supplier apabila mengalami cacat produk. Pengembalian
produk dapat dilakukan sebelum atau setelah Bill dibuat. Anda dapat melihat status Bill pada
kolom Billing Status. Apabila statusnya yaitu Waiting Bills maka bills belum dan Fully
Billed berarti Bill telah dibuat. Bagian Inventory dapat mengembalikan produk dengan
mengaksesnya di menu:

Purchase → Orders → Purchase Orders

A. Sebelum Bill Dibuat

Pada Purchase Orders, Anda dapat klik Receipt di sebelah kanan. Kemudian klik Return
yang menyebabkan wizard muncul seperti ini:

Gambar 7.1 Reverse Transfer

Terdapat Field yang perlu Anda lengkapi yaitu:

  Quantity: Jumlah produk yang ingin dikembalikkan ke supplier
 Pastikan lokasi pengembalian produk ke lokasi Vendor pada field Return
Location.
 Klik Return untuk mengembalikan produk
Kemudian, klik Validate untuk validasi pengembalian produk.

B. Setelah Bill Dibuat

Apabila Billing Status yaitu Fully Billed (Bill telah dibuat) maka bagian Accounting harus
membuat Credit Note untuk membalik jurnal pelunasan ke Supplier dengan cara klik button
Add Credit Note di Bill yang telah dibuat. Terdapat wizard untuk memasukan alasan
perubahan bill.

Gambar 7.2 Credit Note

Anda juga dapat mengklasifikasikan credit note sebagai jurnal tertentu di Use Spesific
Journal. Setelah klik Reverse maka draft credit note akan terbentuk. Kemudian Anda dapat
klik Edit untuk memasukkan kuantitas produk yang ingin dikembalikan. Setelah kuantitas
produk diubah, Anda dapat klik Post untuk melakukan posting jurnal dan jurnal yang
terbentuk yaitu:
Dr/Cr Unbilled Payable
Cr/Dr Account Payable
Gambar 7.3 Draft Refund

8. Pembelian Produk Menggunakan Mata Uang Asing

Apabila Anda memiliki Supplier yang berada di luar negeri dan melakukan transaksi
menggunakan mata uang asing maka Anda dapat menggunakan Spot Exchange Rate. Ketika
Anda melakukan pembelian produk dengan mata uang asing, Anda akan membuat Sales
Order kemudian Anda akan melakukan penerimaan produk dan juga membuat Bill. Jurnal
pembelian akan tercatat pada saat Anda membuat Bill.

Misalkan Anda membeli buku dengan harga $10 (Kurs $1=Rp10.000 - Anda dapat mengatur
kurs terlebih dahulu pada modul Accounting:

Accounting > Menu Configuration > Currency.

Anda telah menerima produk dan membuat Bill dengan jurnal sebagai berikut:
Dr. Persediaan Rp 100.000
Cr. Hutang Usaha Rp100.000

Anda akan melakukan pembayaran dengan mata uang asing di hari yang berbeda di mana
kurs telah berubah maka pada Bill yang telah dibuat, Anda dapat klik Register Payment.
Selanjutnya Anda dapat mengisi:
 Journal: Isi metode pembayaran mata uang asing.
 Amount: Pastikan Anda membayar dengan menggunakan mata uang asing.
 Spot Exchange Rate: Nilai tukar kurs saat ini.
Selanjutnya, Klik Validate untuk validasi pembayaran.

Gambar 8.1 Validasi Pembayaran

Anda dapat melihat jurnal yang terbentuk pada modul:

Accounting → Menu Accounting → Journal Entries

Jurnal yang terbentuk sebagai berikut:

1. Dr. Hutang Usaha Rp90.000
Cr. Bank Rp90.000
2. Dr. Hutang Usaha Rp10.000
Cr. Laba/Rugi Selisih Kurs Rp10.000

Pengaturan akun COA untuk Laba/Rugi Selisih Kurs dapat diatur pada modul:

Accounting → Menu Configuration → Journals → Exchange Difference

Kemudian Isi dari field berikut ini:

 Default Debit Account: Akun COA laba atau rugi selisih kurs yang berada di
sisi debit.
 Default Credit Account: Akun COA laba atau rugi selisih kurs yang berada
di sisi kredit

.Gambar 8.2 Mengisi Field pada Exchange Difference

Terimakasih telah membaca dan semoga panduan ini dapat membantu anda.