MAKALAH EXCEL

2.1 Pengertian Microsoft Excel

Microsoft Excel merupakan program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan
didistribusikan oleh Microsoft Coorporation yang dapat dijalankan pada Micrisoft Office dan
Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang dengan menggunakan
strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu
program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan,
saat ini program aplikasi ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh
banyak pihak, baik di platform PC berbasis windows maupun platform berbasis Mac OS.
Microsoft Excel sering digunakan untuk pengolahan angka, MicrosoftExcel dapat membantu
dalam menyelesaikan permasalahan yang mudah sampai yang rumit dalam bidang administrasi
khususnya. Microsoft Excel adalah aplikasi angka yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation.
Microsoft excel memang sering dikenal dengan penggunaan rumus-rumus atau formula dalam
lembar kerjanya. Penggunaan rumus yang efektif akan memudahkan dalam membuat laporan
pekerjaan dengan menggunakan MSExcel. Formula atau rumus MS Excel adalah keunggulan
tersendiri untuk aplikasi ini, dengan kemampuannya dalam mengolah data melalui perhitungan
matematis yang sangat beragam funsinya. Contoh aplikatif dari penggunaan spreadsheet dalam
kehidupan seharihari misalnya untuk keperluan sebagai berikut:
1. Menghitung rata-rata atau nilai maksimum suatu data,
2. Membuat sebuah grafik yang memperlihatkan presentasi suatu penjualan dalam range
tertentu,
3. Memperlihatkan jumlah total suatu variabel
4. Memanajemen suatu database.
Microsoft Excel pada dasarnya adalah grid besar yang menata data ke dalam baris dan kolom,
namun Excel memiliki fitur yang lebih dan hanya sekedar pengganti buku akuntansi. Excel dapat
melakukan semua kalkulasi yang diinginkan, dan misalkan data di dalam sebuah sheet Excel
diubah/ di-update, maka Excel dapat langsung melakukan peng-update-an hasil tanpa harus
mengubah struktur keseluruhan dari penulisan spreadsheet.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengaktifkan program aplikasi Microsoft Excel,
antara lain sebagai berikut:
1. Melalui double klik shortcut Microsoft Excel di desktop
2. Melalui menu Start
3. Melalui file yang terdapat di Microsoft Excel.

2.2 Pengenalan Sheet

2.2.1 Langkah – langkah dalam memulai Microsoft Excel
1. Aktifkan komputer terlebih dahulu
2. Klik tombol Start pada taskbar
3. Pilih menu All Program, Pilih Microsoft Office
4. Kemudian klik Microsoft Excel

2.2.2 Menginputkan Data Dalam Sel

1. Pilih / klik sel tempat data yang akan dimasukkan
2. Ketikan data yang akan dimasukkan
3. Tekan enter untuk mengakhirinya
4. Untuk mengedit data yang telah diketik, tekan F2 atau Double klik di sel yang mau di edit
5. Untuk menghapus data dalam sel, tekan tombol Delete di keyboard

Selain menggunakan mouse untuk mengaktifkan atau memilih sebuah sel kita bisa ju ga
mengaktifkan atau berpindah antar sel dengan tombol-tombol pada keyboard. Tombol sh ortcut
pada keyboard yang bisa anda gunakan untuk berpindah antar sel didalam sebuah wo rksheet
antara lain sebagai berikut.
1. ← ↑ → ↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
2. Tab Pindah satu sel ke kanan
3. Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri
4. Enter Pindah satu sel ke bawah
5. Shift + Enter Pindah satu sel ke atas
6. Ctrl + → Pindah satu sel paling kiri pada kolom pertama
7. Ctrl + ← Pindah satu sel paling kanan pada kolom terakhir
8. Ctrl + ↑ Pindah satu sel paling atas pada baris pertama
9. Ctrl + ↓ Pindah satu sel paling bawah pada baris terakhir
10. Home Pindah ke kolom A
11. Ctrl + Home Pindah ke sel A1
12. PgUp Pindah satu layar ke atas
13. PgDn Pindah satu layar ke bawah
14. Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri
15. Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan
16. Ctrl + PgUp Pindah ke worksheet berikutnya
17. Ctrl + PgDn Pindah ke worksheet sebelumnya

2.2.3 Memformat Kolom dan Baris

A) Merubah ukuran kolom
1. Letakkan pointer di pembatas kolom yang ingin dirubah ukurannya, lalu dragsesuai
dengan ukuran yang di inginkan.
2. Jika ingin merubah ukuran kolom lebih dari satu kolom, maka blok kolom yangingin
dirubah kolomnya menggunakan mouse atau menggunakan tombolkeyboard.
3. Kemudian klik tab Home dan klik icon Format > Column Width > Isi lebarkolom dan
tekan Ok
B) Merubah Ukuran Baris
1. Letakkan pointer di pembatas baris yang ingin dirubah ukurannya, lalu drag sesuai
dengan ukuran yang di inginkan.
2. Jika ingin merubah ukuran baris lebih dari satu baris, maka blok baris yang ingin dirubah
menggunakan mouse atau menggunakan tombol keyboard.
3. Kemudian klik tab Home dan klik icon Format > RowHeight > Isi lebar Baris dan
tekan Ok

2.2.4 Sheet (Lembar Kerja)

A) Menambah sheet baru, dengan cara klik di Icon New atau tekan CTRL + N
B) Mengganti nama sheet, dengan ciri klik kanan di sheet yang ingin diganti namanya dan
pilih rename
C) Menghapus sheet, dengan cara klik kanan di sheet yang ingin dihapus dan pilih delete

2.2.5 Cara Menyimpan File Dokumen

1. Klik Menu File kemudian pilih Save atau Save As. Atau menggunakan cara cepat
perintah menyimpan dokumen dengan menekan tombol Ctrl+S.
2. Muncul jendela Save As. Pilih drive / folder tempat anda menyimpan file pada Save in
dengan klik tombol drop down. Saran Sebaiknya dokumen disimpan pada drive atau
folder selain di Drive C (Drive system windows) karena jika terjadi hal-hal yang tidak
diinginkan pada komputer dan harus install ulang, maka dokumen atau file kita akan tetap
selamat.
3. Ketikkan nama file yang akan disimpan tersebut pada File name. Sebaiknya nama file
menggambarkan isi file tersebut.
 4. Pilih juga Save As Type sesuai dengan pilihan yang anda kehendaki
5. Langkah terakhir adalah klik Save.

2.3 Fungsi Menu dan Ikon pada Microsoft Excel

2.3.1 Home
Home merupakan menu standar. Didalamnya terdapat sub menu grup yang letaknya di deretan
menu, yang terdiri dari:
A) Grup Clipboard
Didalam grup ini terdapat ikon-ikon yang digunakan untuk menangani segala hal yang berkaitan
dengan masalah temple – menempel objek dan teks. Ikon itu terdiri dari :
1. Paste : Merupakan ikon grup Clipboard yang digunakan untuk menempelkan objek atau
teks yang telah di coppy atau di cut
2. Cut : Digunakan untuk memindahkan data atau objek terpilih ke daerah lain dengan
bantuan perintah paste
3. Copy : Digunakan untuk menyalin data atau objek ternetnu yang diakhiri dengan perintah
paste
4. Format Pointer : Perintah berkarakter “kuas cat” ini digunakan untuk meniru suatu
pemformatan kemudian menerapkannya ke dalam data tepilih
B) Group Font
Menu ikon di group Font digunakan untuk pemformatan seputar huruf atau karakter data dan sel.
1. Font : Digunakan untuk mengubah jenis huruf dari data yang terseleksi
2. Font Font Size : Digunakan untuk mengatur ukuran huruf atau karakter dari data terpilih
3. Increase Font : Untuk memperbesar ukuran huruf secara bertahap
4. Decrease Font : Untuk memperkecil huruf secara bertahap
5. Bold : Untuk menebalkan huruf atau karakter
6. Italic : Untuk memiringkan huruf/data terpilih
7. Underline : Untuk memberi garis bawah pada setiap data
8. Border : Untuk mengatur garis tepi dari sel terpilih
9. Fill Color : Untuk mengatur warna huruf
10. Font Color : Digunakan untuk mewarnai huruf
C) Group Alignment
Ikon pada group ini digunakan untuk mengatur format paragraf data sel
1. Top Align : Untuk menjadikan data sel menepi ke bagian atas
2. Middle Align : Untuk menjadikan data sel menepi ke bagian tengah – atas
3. Bottom Align : Untuk menjadikan teks menepi ke bawah sel
4. Orentations : Untuk mengatur arah dan posisi data dalam sel
5. Align Text Left : Untuk menjadikan teks rata kiri
6. Center : Menjadikan teks rata kiri
7. Align Text Right : Untuk menjadikan teks rata kanan
8. Decrease Indent : Untuk menarik batas kiri teks ke sebelah kiri
9. Increase Indent : Untuk menarik batas kiri kesebelah kanan
10. Warp Text : Untuk mengatur distribusi teks
11. Merge & Center : Untuk menggabungkan beberapa sel dan meletakkan teks di dalamnya
di bagian tengah sel
D) Group Number
Semua ikon perintah yang terdapat di group ini digunakan untuk mengatur data nomor dalam
suatu sel.
1. Number Format : Untuk mengatur format tertentu pada data dan jenis numerik yang
terdapat pada sel
2. Accounting : Untuk mengatur format harga sesuai dengan spesifikasi mata uang
3. Precent Style : Untuk memformat suatu data numeric dengan gaya persentase
 4. Comma Style : Untuk menampilkan angka decimal sebagai angka bulat
5. Increace Desimal : Untuk menambah jumlah digit setelah koma dalam bilangan angka
desimal
6. Decrease Desimal : Untuk mengurangi jumlah digit setelah koma dalam bilangan angka
desimal
E) Group Styles
Perintah-perintah di group ini digunakan untuk pemformatan sel
1. Conditional Formating : Untuk memformat sel sebagai diagram dari data yang terdapat di
dalam sel tersebut
2. Format As Teble : Dengan menu ini user dapat memformat sel sebagai tabel dengan
segala tema dan warna
3. Call Styles : Untuk memformat suatu sel sesuai dengan kondisi dan klasifikasinya
F) Group Cells
Menu perintah pada group ini digunakan untuk melakukan property seputar sel yang terdapat di
lembar kerja excel
1. Insert : Untuk menyisipkan kolom atau baris di tengah-tengah sel
2. Delete : Untuk menghapus bairs sel maupun kolom aktif
3. Format : Untuk melakukan properti seputar sel dan kolom yang sedang terpilih
G) Group Editing
Group ini berfungsi untuk menjumlahkan data sel yang di pilih secara otomatis mencari dan
mengganti data teks atau angka
1. AutoSum : Untuk menjumlahkan data dalam satu range sel yang telah ditentukan
2. Fill : Untuk membuat deret data dalam suatu range
3. Clear : Untuk menghapus suatu data dalam sel atau range
4. Sort and Filter : Untuk mengurutkan data dari yang terkecil hingga terbesar
5. Find and Select : Untuk mencari dan mengganti data secara otomatis

2.3.2 Insert
Menu insert digunakan untuk menyimpan objek atau fitur tertentu kedalam lembar kerja
A) Group Tables
1. Table: Digunakan untuk menyisipkan tabulasi dari data terpilih sehingga data tersebut
menjadi lebih mudah untuk di sortir atau di saring dengan menggunakan kriteria tertentu
2. Privot Table : untuk menyisipkan lembar kerja baru yang berisi ringkasan dari kolom dan
baris dari lembar kerja yang aktif
B) Group Illistrations
1. Picture : untuk menyisipkan objek ke dalam lembar kerja aktif
2. Clip Art : untuk menyisipkan gambar sederhana yang lebih mirip dengan gambar vector
yang digunakan sebagai ilustrasi ke dalam suatu lembar kerja
3. Shapes : menyisipkan objek geometri, seperti segi tiga, segi empat, dan lain-lain
4. Smart Art : digunakan untuk menyisipkan objek dengan sistem yang lebih mengarah pada
sistem hierarkis
5. Screen Shoot : untuk menyisipkan gambar dengan terlebih dahulu menangkap area
tertentu
C) Group Chart
1. Coloumn : untuk memasukkan grafik kolom
2. Line : untuk memasukkan grafik garis
3. Pie : untuk memasukkan grafik lingkaran
4. Bar : untuk memasukkan grafik batang
5. Area : untuk memasukkan grafik area
6. Scatter: untuk memasukkan grafik distribusi
7. Other Chat : untuk memasukkan grafik lainnya
D) Group Sparklines
 1. Insert Line Sparkline : untuk menyisipkan grafik garis pada satu sel
2. Insert Colomn Spraklines : untuk menyisipkan kolom pada satu sel
3. Insert WIN/ LOS Sparkline : untuk menyisipkan daftar kerugian/keuntungan pada satu sel
E) Group Filter
Slicer : untuk memudahkan dalam penyaringan data dalam pivot tabel
F) Group Links
Hiperlink : mengarahkan ke alamat tujuan
G) Group Text
1. Text Box : untuk memasukkan / menambahkan kotak teks
2. Header & Footer : untuk memasukkan kepala dan kaki halaman
3. Wordart : untuk menambah/menysipkan tulisan indah pada dokumen
4. Signatur Line : untuk memberi tanda tangan pada dokumen
5. Object : untuk memasukkan/menambahkan file lain
6. Group Symbols
7. Equation : untuk menyisipkan rumus matematika
8. Symbol : untuk menyisipkan simbol-simbol pada dokumen

2.3.3 Formulas
Menu ini didalamnya terdapat fasilitas-fasilitas yang mendukung penggunaan formula
A) Group Functional Library
Berfingsi untuk membuat keuangan, matematika, logism teks, waktu dan kelompok fungsi
lainnya.
1. Insert Functional : untuk memasukkan formula
2. AutoSum : untuk mengolah data yang berkaitan dengan angka secara otomatis
3. Tecently Used : untuk membuka kembali formula yang baru digunakan
4. Financial : berisi kumpulan formula yang berkaitan dengan keuangan
5. Logical : berisi kumpulan formula yang berkaitan dengan logika
6. Text : berisi kumpulan formula yang berkaitan dengan text
7. Date & Time : berisi kumpulan formula yang berkaitan dengan tanggal dan waktu
8. Lookup & Reference : berisi kumpulan rumus yang berkaitan dengan data dan referensi
9. Math & Trigh : berisi kumpulan formula yang berkaitan dengan ilmu pasti dan
trigonometri
10. More Function : berisi kumpulan formula lainnya
B) Group Defined Names
Untuk mendefinisikan nama sel maupun range, atau membuat sistem penamaan pada sel atau
range yang diinginkan
1. Name Manager : untuk mengatur/mengubah/i sebuah range
2. Define Name : untuk memperbaiki nama sebuah sel
3. Use In Formula : berisi untuk mengetahui nama sebuah sel atau range yang digunakan
dalam formula
4. Create form Selection : untuk membuat nama sebuah sel atau range
C) Group Formula Auditing
1. Trace Precedence: untuk menampilkan yang berhubungan dengan sel-sel yang tekait
dengan sebuah sel yang berisi formula
2. Trace Dependents : berfungsi untuk menampilkan anak panah yang berhubungan dengan
sel yang terkait
3. Remove Arrows : untuk menghilangkan efek anak panah
4. Error Checking: untuk mengecek formula yang eror
5. Evaluate Formula : untuk mengevaluasi formula
6. Watch Windows : untuk menampilkan jendela yang digunakan untuk memonitor beberpa
sel sekaligus
D) Group Calculator
 1. Calculation Options : untuk memili formula yang akan dikalkulasi
2. Calculate Now : berfungsi untuk menghitung data pada workbook
3. Calculate Sheet : untuk menghitung serangkaian data pada sheet yang sedang dikerjakan

2.3.4 Data
Merupakan mengurutkan data pada tabel yang tersusun acak berdasarkan kriteria yang diinginkan
dengan cara yang cepat
A) Group Get External Data
1. Form Acces : mengimport data dari MS Acces
2. From Web : mengimport data dari website
3. From Text : mengimport data dari file teks
4. From Other Sources : mengimport data dari sumber lain
5. Exsiting Conections: menyambungkan data dariluar MS Excel yang sedang digunakan
B) Group Connection
1. Refresh All : menyegarkan data yang terhubung dengan lembar kerja
2. Connections : menampilkan kotak dialog yang sedang terhubung dengan lembar kerja
3. Properties : mengatur jenis data yang sedang terhubung
4. Edit Links : menampilkan semua data yang terhubung dengan workbook
C) Group Sort & Filter
1. Sort : menampilkan kotak dialog sort, mengurutkan data sesuai keinginan
2. Filter : mengaktifkan filter data berdasarkan pengaturan yang telah di buat pada menu sort
atau sesuai kriteria
3. Clear : mengaktifkan / menonaktifkan filter dan sort pada data
4. Reapply : mengaplikasikan kembali filter atau sort pada kolom sel atau range
5. Advanced : mengatur sort atau filter lebih detail
D) Group Data Tools
1. Text To Columns : mengubah teks menjadi per kolom
2. Remove Duplicataes : menghapus data dalam baris yang ganda
3. Data Validation : mencegah data yang tidak valid yang dimasukan dalama data sel
4. Consolidate : menggabungkan lebih dari 1 data kedalam 1 cell
5. What If-Analysis : menganalisis atau mencoba
E) Group Outline
1. Group : menggabungkan beberapagaris menjadi satu grup
2. Ungroup : membatalkan beberapa garis yang tidak diinginkan menjadi satu group
3. Subtotal : melakukan penghitungan terhadap kategori item yang termasuk dalam group

2.4 Prosedur Penulisan Rumus

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum membuat sebuah rumus dan fungsi pada
Ms.Excel. beberapa hal dasar tersebut akan sangat menentukan hasil yang didapat dalam
penulisan rumus Ms.Excel. Hal ini dikarenakan penulisan rumus diperlukan ketelitian yang cukup
besar. Sebagai contoh, setiap awal penulisan rumus dalam Ms.Excel harus dimulai dengan tanda
sama dengan (=) ataupun plus (+). Contoh lain penulisan tanda kutip/petik ganda (“). Yang
digunakan untuk mengapit data bertipe teks. Apabila terdapat kesalahan dalam penulisan tanda
ini, maka kemungkinan hasil perhitungan yang didapat tidak akan muncul.

Berikut adalah hal-hal yang harus anda perhatikan dalam penulisan rumus :
1. Setiap rumus harus diawali dengan tanda sama dengan (=) atau tanda plus (+)
2. Antara sel data dengan syarat yang ditentukan harus menggunaan operator
pembanding berikut adalah gambar operator matematika dan operator pembanding
3. Tanda kurung pengapit berupa kurung buka dan kurung tutup sebagai pembatas
argumen harus berjumlah sama
4. Arguman selalu diapit dengan tanda kurung
5. Pemisahan argumen berupa tanda baca koma(,) atau titik koma (;), tergantung pada
setting yang diterapkan dalam komputer anda, dalam tutorial ini menggunakan
bahasa indonesia, sehingga megguankan titik koma (;).
6. Penulisan fungsi maksimal 1024 karakter, termasuk tanda sama dengan (=), nama
fungsi, tanda kurung, operator, argumen dan pemisah arguman
7. Perhatikan tanda baca yang dgunakan pada rumus, karena tanda baca ini sangat
menentukan benar atau salahnya penulisan sebuah rumus.
Adapun dalam penulisan rumus dan fungsi pada Ms.Excel terbagi atas dua langkah, y
aitu :
a. Penulisan Rumus dan Fungsi secara manual
Dalam penulisan rumus dan fungsi manual disini adalah penulisan semua rumus dan fungsi yang
dilakukan secara manual dan satu per satu. Sebagai contoh, keti ka anda akan menuliskan rumus
yang menggunakan fungsi logika IF, maka anda l angsung mengetikkan =IF(pada sel tempat
rumus).
b. Penulisan Rumus dan Fungsi menggunakan wizard
Ms.Excel menyediakan fasilitas penulisan fungsi dan rumus menggunakan langka h wizard,
berbeda dengan langkah manual, langkah ini dilakukan dengan menggu nakan tombol perintah
insert function pada tab formulas. Sebagai contoh, jika di sajikan data sebagai berikut.

2.5 Kelebihan dan Kekurangan MS Excel

A) Kelebihan
1. Mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan satu juta baris dan
16.000 kolom dalam satu sheet. Jadi dalam satu sheet bisa menampung jawaban satu juta
responden dan 16 ribu jawaban/pertanyaan
2. Microsoft excel mempunyai format yang paling populer dan fleksibel, jadi sebagian besar
software data entry ada fasilitas kenversi ke format excel atau format lain yang bisa
dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistic
lainnya
3. Miscrosoft excel mempunyai program penggunaan rumus yang sangat lengkap sehingga
mempermudah pengolahan angka untuk menghasilkan dokumen yang lebih canggih
4. Dengan privot tebles, kita bisa lebih efektif katena semua tabel summary yang kita
rencanakan bisa kita but dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data
masuk, otomatis privot tabel akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri.
B) Kekurangan
1. Software pengolah angka ini berbayar atau tidak gratis
2. Aplikasi ini memerlukan banyak memori (RAM) dan Proccessor yang besar (CPU)
3. Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom / jawaban
pertanyaan, atau membuat filter responden kita harus membuat rumus excel baik rumus
matematika, logika maupun teks. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini, karena di
SPSS misalnya kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban
baru.