MICROSOFT ACCESS
A. Pengertian Microsoft Access
Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan
untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.
Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu dengan yang
lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi antar tabel dihubungkan
oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.
B. Tingkatan Database
Ada beberapa tingkatan Database yang perlu diketahui pada saat nanti Anda bekerja di dalam
program Access, antara lain :
a. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis.
b. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan ter-simpan
dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record sekaligus.
c. Field merupakan temapat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukkan
atau diinputkan pada bagian kolom tabel.
d. Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric) atau
karakter khusus yang membentuk sutau item data/field.
C. Tampilan Microsoft Access
Quick Access
toolbar Title Bar
Tab Ribbon
Menu File
Group
Navigation
Pane
Jendela
Datasheet
View
Record Aktif Status Bar
D. Object Database Access
Terdapat beberapa objek database yang terdapat pada Microsoft Access, antara lain :
a. Tables, adalah objek database yang digunakan sebagai sarana untuk menyimpan data yang
telah diolah.
b. Queries, adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting dan
menyaring suatu data sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta dapat memasukkan suatu
expresi.
c. Form, adalah objek database yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit data atau
informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan bentuk tampilan formulir.
d. Report, adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan data atau informasi
dalam bentuk laporan.
e. Macros, adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan secara otomatis,
misalnya membuka form, mencetak laporan di layar, dan lain-lain.
f. Moduls, adalah program kecil atau procedur yang kegunaannya adalah untuk perancangan
modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut.
E. Tipe data
Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data
dalam Access, yaitu :
1. Text
Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255
karakter tiap fieldnya.
2. Memo
Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa
diurutkan/diindeks.
3. Number
Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses
perhitungan matematis.
4. Date/Time
5. Currency
6. Auto Number
7. Yes/No
8. OLE Object
OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.
9. Hyperlink
10.Lookup Wizard
Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah
nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.
F. Menjalankan Program Micrososoft Access
Untuk menjalankan atau mengaktifkan progam Microsoft Access 2010, dapat dilakukan dengan
beberapa cara :
Klik tombol Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Access
Atau klik dua kali icon Microsoft Access pada jendela desktop, sehingga muncul tampilan
jendela Microsoft Access
G. Membuat File Database
Untuk membuat file database baru, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Pilih Blank Database
b. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File New Database
c. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:, lalu
buat folder Nama dan kelas Anda
d. Pada File Name, ketik PRAKTIK1, hingga kembali ke tampilan semula
e. Klik tombol Create
H. Membuat Table
Setelah Anda membuat file Database, tahapan berikutnya adalah membuat file tabel. Ada 2
(dua) cara untuk membuat file Tabel, antara lain :
1. Membuat Tabel dengan Datasheet View
Dalam keadaan standar, setelah Anda membuat file database, maka yang muncul pertama kali
yang aktif adalah objek tabel sudah tampil dalam jendela Datasheet View berikut :
Ada beberapa tahapan jika Anda ingin mengisi data pada jendela datasheet view seperti di atas,
yaitu :
a. Mengisi Data/Record : Anda diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu pada
kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan ISBN, hingga judul kolom Click to Add
berubah menjadi ISBN.
b. Mengganti Nama Field : untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP, klik dua
kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan
cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field
2. Membuat Tabel dengan Design View
Untuk membuat Tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan dengan langkah
sebagai berikut :
a. Klik tab Create
b. Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design, hingga muncul jendela Disain tabel
(struktur tabel) berikut :
I. Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat Tipe Data
memilih salah satu jenis data yang mana pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada
beberapa jenis data (Data Type) pada Access:
Tipe keterangan
Text Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya yang tidak
digunakan untuk operasi logika dan matematika. Jenis data ini dapat
menampung data sampai 255 karakter
Memo Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya dan dapat
menampung data sampai 65,536 karakter.
Number Jenis data berupa angka yang dapat digunakan untuk operasi logika dan
matematika. Ada beberapa pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit
tertentu.
Date/Time Jenis data yang dapat menyimpan format tanggal dan waktu
Currency Jenis data yang dapat menyimpan format mata uang dan tingkat
ketelitiannya mencapai 4 decimal
AutoNumber Jenis data yang dapat membuat penomoran secara otomatis, dengan
syarat field tersebut harus menggunakan
Yes/No Jenis data yang dapat menampung salah satu data dari dua pilihan yaitu
Yes/No, True/False atau On/Off
OLE Object Jenis data yang dapat menampung objek berupa gambar, grafik, suara,
video atau data yang dapat diambol dari aplikasi lain. Ukuran maksimum
adalah 2 GB
Hyperlink Jenis data yang berisi khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan
interface luar. Anda dapat koneksi sesuai dengan alamat yang dituju,
seperti alamat email, website, dan lain sebagainya
Attachment Jenis data yang dapat menyimpan objek attachment, misal file Word,
Excel, MP3, Zip dan lainnya. Anda dapat mengedit maupun
menyimpannya kembali ke bentuk semula
Calculated Jenis data ini terdapat pada versi Access 2010 (versi sebelumnya tidak
ada), tujuannya Anda dapat menghitung operasi matematika, misal
TOTAL sama dengan GAJI POKOK ditambah TUNJANGAN, maka pada field
TOTAL dan pada jendela Expression Builder diisi [GAJI POKOK]+
[TUNJANGAN]
Lookup Jenis data yang digunakan untuk membuat sebuah daftar pilihan dalam
Wizard bentuk list box atau combo box.
J. Primary Key
Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci pengurutan
data dari sebuah tabel.
Untuk menetapkan field misal ISBN dibuatkan Primary Key, maka lakukan langkah berikut ini :
a. Aktifkan jendela Design View
b. Pilih field yang akan dijadikan sebagai Primary Key
c. Lalu Klik tombol Primary Key pada group Tools
Apabila Anda menetapkan field ISBN dengan menggunakan Primary Key, maka secara
otomatis pada Jendela Field Properties, baris Indexed yang semula No akan berubah
menjadi Yes (No Duplicate). Ada 3 pilihan pada baris Indexed di jendela Field Properties :
1. No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)
2. Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), dan
membolehkan Anda memasukkan data yang sama.
3. Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), namun
tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama.
Latihan 1
Buatlah tabel dengan struktur field pada tabel sbb :
1. Tabel Barang (simpan tabel dengan format: noAbsen-Tbl Barang, contoh: 01-Tbl Barang)
2. Tabel Karyawan (simpan tabel dengan format: noAbsen-Tbl Karyawan)
3. Tabel Penjualan (simpan tabel dengan format: noAbsen-Tbl_Penjualan)
4. Tabel detail penjualan (simpan tabel dengan format: noAbsen-Detail Penjualan)
Simpan database dengan format: noAbsen-nama-Penjualan, contoh: 00-Arya-Penjualan
