Modul DB1-1
Modul DB1-1
B. Tingkatan Database
Ada beberapa tingkatan Database yang perlu diketahui pada saat nanti Anda bekerja di dalam
program Access, antara lain :
a. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis.
b. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan ter-simpan
dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record sekaligus.
c. Field merupakan temapat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukkan
atau diinputkan pada bagian kolom tabel.
d. Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric) atau
karakter khusus yang membentuk sutau item data/field.
C. Tampilan Microsoft Access
Quick Access
toolbar Title Bar
Tab Ribbon
Menu File
Group
Navigation
Pane
Jendela
Datasheet
View
E. Tipe data
Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data
dalam Access, yaitu :
1. Text
Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255
karakter tiap fieldnya.
2. Memo
Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa
diurutkan/diindeks.
3. Number
Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses
perhitungan matematis.
4. Date/Time
5. Currency
6. Auto Number
7. Yes/No
8. OLE Object
OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.
9. Hyperlink
10.Lookup Wizard
Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah
nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.
F. Menjalankan Program Micrososoft Access
Untuk menjalankan atau mengaktifkan progam Microsoft Access 2010, dapat dilakukan dengan
beberapa cara :
Klik tombol Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Access
Atau klik dua kali icon Microsoft Access pada jendela desktop, sehingga muncul tampilan
jendela Microsoft Access
H. Membuat Table
Setelah Anda membuat file Database, tahapan berikutnya adalah membuat file tabel. Ada 2
(dua) cara untuk membuat file Tabel, antara lain :
b. Mengganti Nama Field : untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP, klik dua
kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan
cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field
2. Membuat Tabel dengan Design View
Untuk membuat Tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan dengan langkah
sebagai berikut :
a. Klik tab Create
b. Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design, hingga muncul jendela Disain tabel
(struktur tabel) berikut :
I. Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat Tipe Data
memilih salah satu jenis data yang mana pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada
beberapa jenis data (Data Type) pada Access:
Tipe keterangan
Text Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya yang tidak
digunakan untuk operasi logika dan matematika. Jenis data ini dapat
menampung data sampai 255 karakter
Memo Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya dan dapat
menampung data sampai 65,536 karakter.
Number Jenis data berupa angka yang dapat digunakan untuk operasi logika dan
matematika. Ada beberapa pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit
tertentu.
Date/Time Jenis data yang dapat menyimpan format tanggal dan waktu
Currency Jenis data yang dapat menyimpan format mata uang dan tingkat
ketelitiannya mencapai 4 decimal
AutoNumber Jenis data yang dapat membuat penomoran secara otomatis, dengan
syarat field tersebut harus menggunakan
Yes/No Jenis data yang dapat menampung salah satu data dari dua pilihan yaitu
Yes/No, True/False atau On/Off
OLE Object Jenis data yang dapat menampung objek berupa gambar, grafik, suara,
video atau data yang dapat diambol dari aplikasi lain. Ukuran maksimum
adalah 2 GB
Hyperlink Jenis data yang berisi khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan
interface luar. Anda dapat koneksi sesuai dengan alamat yang dituju,
seperti alamat email, website, dan lain sebagainya
Attachment Jenis data yang dapat menyimpan objek attachment, misal file Word,
Excel, MP3, Zip dan lainnya. Anda dapat mengedit maupun
menyimpannya kembali ke bentuk semula
Calculated Jenis data ini terdapat pada versi Access 2010 (versi sebelumnya tidak
ada), tujuannya Anda dapat menghitung operasi matematika, misal
TOTAL sama dengan GAJI POKOK ditambah TUNJANGAN, maka pada field
TOTAL dan pada jendela Expression Builder diisi [GAJI POKOK]+
[TUNJANGAN]
Lookup Jenis data yang digunakan untuk membuat sebuah daftar pilihan dalam
Wizard bentuk list box atau combo box.
J. Primary Key
Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci pengurutan
data dari sebuah tabel.
Untuk menetapkan field misal ISBN dibuatkan Primary Key, maka lakukan langkah berikut ini :