CARA MEMBUAT PIVOT TABLE EXCEL

UNTUK MEMBUAT LAPORAN DAN ANALISIS DATA

A. PENGERTIAN PIVOT TABLE

Pivot Table adalah sebuah tabel interaktif yang dalam waktu singkat bisa menampilkan
ringkasan data dalam jumlah yang besar dalam bentuk dan orientasi yang berbeda serta mampu
melakukan kalkulasi pada setiap item yang dibutuhkan dengan menggunakan cara perhitungan
sesuai kebutuhan.
Pivot Table adalah fitur yang terdapat dalam aplikasi spreadsheet, seperti Microsoft Excel,
yang memungkinkan Anda mengelompokkan dan menganalisis data secara cepat dan mudah. Anda
dapat menggunakan pivot table untuk mengelompokkan data berdasarkan kategori yang Anda
pilih, menghitung jumlah, rata-rata, atau nilai statistik lainnya dari data tersebut, dan menyajikan
hasilnya dalam tabel yang mudah dibaca.
Pivot table sangat berguna ketika Anda memiliki banyak data dan ingin menemukan pola atau
tendensi dari data tersebut dengan cepat. Jika anda memiliki data yang terdiri dari banyak kolom
atau field, tentunya dari data tersebut perlu bisa di baca untuk dapat diartikan atau disimpulkan
maknanya.
Pivot Table adalah sebuah tabel yang merangkum data pada tabel lain yang dilakukan
dengan menerapkan operasi tertentu seperti sortasi, rata-rata, atau penjumlahan ke data pada
tabel pertama, biasanya termasuk pengelompokan data.
Silahkan perhatikan 2 Tabel data penjualan berikut:

Isi pada kedua tabel tersebut sebenarnya sama, hanya saja susunan kolomnya yang berbeda.
Meskipun datanya sama, saya yakin anda akan mendapatkan gambaran yang berbeda dari kedua
model laporan penjualan tersebut.
 Bagaimana jika tabel data yang akan kita analisa memiliki banyak kolom (field) serta ribuan
baris (record). Tentunya akan ada lebih banyak sudut pandang yang bisa anda gunakan dalam
penyajian tabel data anda.

B. FUNGSI PIVOT TABLE

Fungsi pivot table yang paling umum adalah:
 Mengelompokkan data: Anda dapat mengelompokkan data berdasarkan kategori yang
Anda pilih, sehingga memudahkan Anda untuk melihat pola atau tendensi dari data
tersebut.
 Menghitung jumlah, rata-rata, atau nilai statistik lainnya: Anda dapat menghitung
jumlah, rata-rata, atau nilai statistik lainnya dari data yang Anda pilih, sehingga
memudahkan Anda untuk mengetahui informasi umum dari data tersebut.
 Menyajikan data dalam tabel yang mudah dibaca: Pivot table memudahkan Anda untuk
menyajikan data dalam tabel yang mudah dibaca, sehingga memudahkan Anda untuk
memahami dan menganalisis data tersebut.
 Menyaring data sesuai keinginan: Anda dapat menggunakan filter untuk menyaring
data yang tampil di pivot table sesuai keinginan, sehingga memudahkan Anda untuk
fokus pada data yang relevan saja.
 Menampilkan data dalam grafik: Anda dapat menggunakan pivot table untuk
menampilkan data dalam grafik, sehingga memudahkan Anda untuk memvisualisasikan
data tersebut dengan lebih mudah.

C. MANFAAT MENGGUNAKAN PIVOT TABLE

Manfaat apa yang bisa kita peroleh dengan penggunaan Pivot Table dalam penyajian data?
Dengan memanfaatkan fitur Pivot Table pada Excel anda akan dapat dengan mudah melakukan
hal-hal berikut:
 Membuat penyajian data dengan beberapa tampilan yang berbeda dari sumber data yang
sama
 Memindahkan field pada berbagai lokasi yang berbeda
 Menentukan field atau kolom mana saja yang akan ditampilkan dalam penyajian laporan
atau ringkasan data
 Melakukan kalkulasi atau mengumpulkan field-field data numeric dalam beberapa cara
(SUM, COUNT, AVERAGE, Dan lain-lain)
 Melakukan filter untuk menampilkan nilai-nilai data yang mana saja yang akan
ditampilkan
 Membuat laporan dalam bentuk lain dari sebuah pivot table yang telah dibuat
 Membuat pivot chart dari sebuah pivot table yang telah ada
 Tentu saja bukan hanya beberapa hal diatas saja manfaat dari fitur pivot table pada excel ini.
Manfaat lebih jauh akan anda temukan saat sudah terbiasa dan terlatih menggunakan Pivot Tabel
ini.

D. PERSIAPAN MEMBUAT PIVOT TABLE DI EXCEL

Sebelum berlanjut membahas tentang cara pembuatan pivot tabel di excel, ada beberapa hal
yang perlu anda perhatikan sebelum membuat pivot table.
 Pastikan tidak ada baris atau kolom yang kosong pada range data yang akan anda buat
sebagai sumber data pivot table. Jika ada kolom atau baris kosong silahkan hapus terlebih
dahulu.
 Setiap kolom pada data sumber harus mempunyai nama yang unik (unique header name).
Usahakan header atau kepala kolom ini jangan terlalu panjang. Buat sesingkat mungkin
asal mewakili jenis data pada baris-barisnya
 Hindari penggunaan merge cell pada header tabel sumber data anda.
 Tipe data pada setiap kolom harus sama. Misalnya, jangan mencampurkan tipe data
tanggal dan teks dalam 1 kolom yang sama.
 Sangat di anjurkan menerapkan Format Table pada data sumber, hal ini akan
mempermudah anda dalam pembuatan tabel pivot serta melakukan updating data jika
memang diperlukan. Pembahasan detail tentang Format Table Excel bisa anda baca pada
halaman berikut: Cara Membuat Tabel di Excel
 Selain mengatur sumber data sebagai format table anda bisa juga menerapkan "Defined
Range" untuk menamai range data tersebut. Dalam hal ini sebaiknya nama range di atur
sebagai nama range yang dinamis.
 Selain beberapa hal di atas, sebelum membuat PivotTable Excel, anda juga perlu
merencanakan atau membayangkan seperti apa data anda akan diringkas dan ditampilkan.
Secara umum tidak semua kolom-kolom data akan ditampilkan pada pivot table, hanya
beberapa saja yang akan digunakan dalam setiap pivot table, tentunya hal ini menyesuaikan
kebutuhan anda dalam menampilkan data summary dari sumber data yang anda miliki.
Pivot Table membuat cache tersendiri dari data sumber, sehingga dalam hal ini data sumber
anda tidak akan diubah sama sekali, meskipun data sumber anda hapus maka tabel pivot yang telah
dibuat tetap akan berjalan normal. Tentu saja dalam kasus semacam ini anda tidak bisa merefresh
data atau update data.

E. CARA MEMBUAT PIVOT TABLE PADA EXCEL

Hal yang paling penting sebelum membuat atau menyusun pivot table pada excel tentunya
menyiapkan data sumbernya sebagaimana keterangan sebelumnya.
Dalam contoh langkah-langkah penyusunan latihan pivot table ini saya
menggunakan microsoft excel 2016. Jika anda menggunakan versi yang lebih lama anda masih
bisa membuat pivot table namun dimungkinkan ada beberapa bagian misalnya soal tampilan yang
sedikit berbeda.
File excel yang saya gunakan untuk contoh dan latihan pivot tabel bisa anda dapatkan pada
bagian akhir tutorial ini.

Setelah sumber data sudah siap, untuk membuat pivot table di Microsoft Excel, ikuti langkah-
langkah berikut:
Klik salah satu sel atau range data yang akan kita buat pivot tabel-nya.
Pilih menu Pivot Table yang ada di Tab Insert--Table--Pivot Table. Langkah ini bisa anda
lakukan dengan menggunakan shortcut Alt + N .

Jika anda menggunakan Format Table pada data sumber, langkah 2 di atas bisa juga Anda
lakukan dengan cara memilih menu Summarize With Pivot Table yang ada pada Tab Table
Tools--Tools Group.
 Ketiga langkah diatas (Menggunakan shortcut, menu Insert PivotTable atau menu Summarize
With Pivot Table Excel) akan menghasilkan kotak dialog Create PivotTable yang sama.
Apabila langkah anda benar, selanjutnya akan muncul sebuah dialog box Create
PivotTable Dengan nama tabel otomatis sudah terisi. Dalam contoh ini nama tabel sumber yang
digunakan adalah "Tabel Sumber".

Jika menghendaki range data yang lain anda tinggal menyesuaikannya.

Selanjutnya tentukan dimana hasil Tabel Pivot akan diletakkan pada opsi Choose where you
want the PivotTable report to be placed. Pada sebuah lembar kerja (Worksheet) baru atau pada
worksheet yang telah ada.
Pada latihan pivot table ini saya memilih New Worksheet yang artinya excel akan membuat
sebuah Sheet baru sebagai tempat dimana PivotTable akan diletakkan. Jika anda memilih Existing
Worksheet, tentukan pada cell/range mana PivotTable akan diletakkan.
Selanjutnya Klik OK Untuk membuat pivot table baru dengan pengaturan diatas.
Setelah memilih OK pada kotak dialog sebelumnya, akan muncul sheet baru yang
berisi Bidang PivotTable kosong pada workbook anda. Selain itu pada bagian sebelah kanan akan
muncul PivotTable Fields.
 Bidang PivotTable kosong di sebelah kiri adalah tempat dimana PivotTable akan
ditampilkan, sedangkan PivotTable Fields adalah pengaturan field-field data PivotTable apa
sajakah yang akan ditempakan pada bagian Row, Column, Value atau Filter.
Langkah Selanjutnya adalah melakukan Drag and Drop atau dengan cara memilih pada
bagian PivotTable Fields untuk menentukan filed-field mana yang akan kita letakkan pada bagian-
bagian PivotTable (Row, Column, Value dan Filter).
 Keterangan:
 FILTERS: Area ini diisi dengan field yang akan kita jadikan sebagai acuan filter yang
akan menyaring data pada tabel pivot yang akan kita buat.
 COLUMNS:Area ini berisi field dan akan disusun secara mendatar (horizontal) yang pada
umumnya bisa dianggap sebagai header dari nilai-nilai yang ditampilkan pada PivotTable.
 ROWS: Area ini berisi field yang akan ditampilkan secara menurun (vertikal) secara urut
di sebelah kiri area PivotTable.
 VALUE: Bidang ini berisi fields yang menentukan data mana saja yang akan disajikan di
area tabel pivot sesuai kebutuhan. Biasanya berupa angka-angka.
Pada latihan ini saya atur pada bagian Rows adalah Field BARANG dan KUARTAL, pada
bagian Columns adalah field TAHUN, Pada bagian Values adalah Field JUMLAH dan terakhir pada
bagian Filters saya isi dengan Field SUPLIER.
Bagian terakhir atau Filters bersifat opsional, jika memang tidak dibutuhkan tidak masalah
dikosongkan. Sedangkan tiga bagian pertama pada umumnya harus diisi.
Jika langkah-langkah yang anda lakukan persis seperti di atas maka tampilan PivotTable yang
akan anda dapatkan kurang lebih akan seperti gambar berikut ini : .

Jika anda menggunakan microsoft excel 2013 atau yang lebih baru, selain cara di atas,
langkah ke-2 bisa juga digantikan dengan menggunakan menu Recommended PivotTables.
 Apabila menggunakan menu ini maka excel akan mencoba mengenali dan menganalisa
kebutuhan layout PivotTable yang anda butuhkan. Silahkan dipilih beberapa layout yang
disediakan dan selanjutnya Anda hanya perlu klik OK.