1

MODUL PERKULIAHAN

P182100007
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Knowledge Sharing System

Abstrak Sub-CPMK

Mampu menjelaskan konsep Memahami konsep knowledge sharing

Manajemen Pengetahuan systems

Knowledge Management Sharing

Fakultas Program Studi Tatap Muka Disusun Oleh

08
Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Fakultas Ilmu Komputer Sistem Informasi
 Dalam ekonomi global yang berkembang, mengelola pengetahuan secara efektif
telah menjadi sumber keunggulan kompetitif. Perusahaan mengadopsi pendekatan
terintegrasi untuk mengidentifikasi, mengelola, berbagi dan memanfaatkan pengetahuan,
pengalaman, dan modal intelektual karyawan.

Selama dekade terakhir, banyak perusahaan banyak berinvestasi dalam

pengetahuan elektronik sistem manajemen (KM) berharap untuk meningkatkan
kemampuan mereka untuk mengelola beragam pengetahuan yang tersembunyi di dalam
banyak sudut dan celah kehidupan organisasi. Namun, pengguna sistem KM elektronik
yang berpengalaman sekarang menyadari bahwa mengelola pengetahuan adalah hal
yang banyak proses yang lebih rumit.

Sudah menjadi rahasia umum bahwa organisasi bisnis saat ini sangat bergantung
pada memaksimalkan sumber daya, menghilangkan redundansi dan mengotomatisasi
proses untuk memenuhi tujuan bisnis. Lebih jauh juga jelas bahwa Berbagi Pengetahuan
[KS] telah menjadi bagian penting dari Pengetahuan.

Penggunaan pengetahuan yang efektif adalah unsur utama dalam semua

kesuksesan organisasi, tidak peduli bisnis apa yang mereka lakukan, layanan apa yang
mungkin mereka berikan. Menggunakan pengetahuan yang benar dalam suatu organisasi
memerlukan pemahaman bahwa ketersediaan bit informasi yang sederhana dan terputus
bukanlah pengetahuan dan tidak dapat menanganinya secara memadai keharusan
perusahaan. Sedangkan KM harus fokus mendukung sharing knowledge antar individu,
hal ini tidak dapat dilakukan secara terpisah. Sebaliknya proyek KM harus mengenali
pentingnya menyediakan platform yang efektif untuk penyebaran pengetahuan ini.

Perlunya Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing)

Tujuan akhir Knowledge Sharing (KS) adalah mendistribusikan konten yang tepat
kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat. NS sistem karena itu harus
memungkinkan kita dengan cepat dan efektif untuk menemukan informasi yang relevan &
keahlian dan yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan & pemecahan
masalah. Oleh karena itu, diam-diam pengetahuan berada di benak individu, dalam
keterampilan, pengalaman, penilaian nilai.

Individu seringkali menjadi sumber yang paling sulit untuk didokumentasikan

karena mereka merasa bahwa berbagi apa yang mereka ketahui akan membuat mereka
dapat diperluas atau bahwa pengetahuan mereka tentang subjek tertentu adalah apa
yang membuat mereka unik. Tantangan terbesar lainnya bagi KS adalah setiap kali

2023 Knowledge Managemen System dari Modul 8

2 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
karyawan keluar pekerjaan mereka, mereka membawa apa yang mereka ketahui
bersama mereka. Jika mereka berbagi pengetahuan diam-diam di antara karyawan itu
memastikan bahwa pengetahuan karyawan yang bersangkutan tetap ada lama setelah
karyawan meninggalkan perusahaan.

Platform Knowledge Sharing (KS)

Berbagi pengetahuan (KS) telah menjadi bagian penting dari manajemen

pengetahuan (KM). NS tujuan akhir KS adalah mendistribusikan konten yang tepat
kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat.

1. Rapat Tim

Rapat adalah salah satu cara dan sarana terbaik KS, dimana orang-orang
berkumpul secara formal untuk berdiskusi tentang masalah, proyek, pengalaman,
pendapat dan pengambilan keputusan. Dalam pertemuan seperti itu orang-orang
mengungkapkan pendapat, keahlian, dan pengetahuan, tentang subjek atau topik
tertentu, yang meningkatkan pengetahuan peserta lain dan mengarah ke KS

2. Sesi Pemutaran Video

Ini adalah salah satu cara KS yang paling efektif. Ini adalah tindakan berbagi
film / film / televise program. Program ini biasanya berisi studi kasus, pengalaman
masa lalu, praktik terbaik dan metode dll untuk mencapai tujuan, sasaran dan
memenuhi tenggat waktu.

3. Program Pelatihan

Sesi pelatihan/program pelatihan adalah proses mempelajari keterampilan,

prosedur, kegiatan untuk pekerjaan atau tugas tertentu. Program pelatihan
memungkinkan peserta untuk berinteraksi dengan satu sama lain, berinteraksi dengan
pelatih/ahli. Dalam program seperti itu, pelatih berbagi pengetahuannya dengan
peserta pelatihan dan melatih mereka untuk melakukan pekerjaan tertentu

4. Lokakarya / Seminar / Konferensi

Seminar/konferensi memungkinkan orang untuk mendiskusikan pandangan

mereka. Biasanya orang-orang di seminar memiliki pekerjaan atau minat yang sama.
Dengan kemajuan teknologi “video conferencing” sebuah sistem yang memungkinkan

2023 Knowledge Managemen System dari Modul 8

3 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 orang-orang di berbagai belahan dunia/wilayah dapat bertemu dengan menonton dan
mendengarkan satu sama lain dengan menggunakan layar video.

Alat Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing Tools)

Setelah pengetahuan dibagikan dengan benar dengan menggunakan platform

yang efektif, sekarang saatnya untuk menyimpan ini pengetahuan untuk penggunaan
masa depan, penggunaan kembali dan perbaikan. Alat-alat yang disebutkan di sini
banyak digunakan oleh banyak organisasi.

1. Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP)

Enterprise Resource Planning memfasilitasi paket sistem informasi yang dapat

dikonfigurasi yang mengintegrasikan informasi dan proses berbasis informasi di dalam
dan di seluruh area fungsional dalam sebuah organisasi. ERP adalah salah satu
program tersebut, yang memungkinkan penyebaran yang efektif dan mobilisasi
sumber daya pengetahuan yang tersedia di seluruh organisasi

2. Manajemen Konten

Ada banyak alat yang dirancang untuk berbagi dan memanfaatkan

pengetahuan. Isi Manajemen adalah salah satu alat tersebut, yang membantu dalam
membuat, meninjau, menyetujui, dan lainnya mengelola hubungan hyperlink yang
kompleks dari situs web besar.

3. Alat Manajemen Dokumen

Ini digunakan untuk membuat dokumen diskrit. Alat-alat ini berkisar pada
kemampuan untuk penulis untuk membangun satu dokumen atau kumpulan dokumen
dari berbagai bahan sumber. Dokumen polis adalah kasus klasik karena sering kali
harus disesuaikan untuk hal-hal yang berbeda alasan.

4. Portal

Portal perusahaan saat ini telah sangat membantu perusahaan untuk mencari,
menelusuri, dan personalisasi informasi. Intranet pada umumnya dan portal pada
khususnya dimulai dengan tujuan memberikan karyawan akses ke setiap dan semua
informasi yang mereka butuhkan untuk membantu diri sendiri mendekati. Ini
membantu untuk mempublikasikan semua jenis dokumen mulai dari kebijakan sumber
daya manusia hingga manual produk.

2023 Knowledge Managemen System dari Modul 8

4 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
5. Pergudangan Data

Menurut Bill Inmon, yang dikenal sebagai bapak data warehousing, data
warehouse adalah sebuah kumpulan data yang berorientasi subjek, terintegrasi,
varian waktu, dan tidak mudah berubah untuk mendukung keputusan manajemen

6. Web log

Log web telah meledak dalam popularitas selama setahun terakhir. Pada
bentuknya yang paling sederhana, sebuah web log (juga dikenal sebagai („blog‟),
adalah produk susu online yang dibuat oleh satu atau lebih penulis.

Mereka melambangkan kelas baru alat penerbitan pribadi‟ yang oleh sebagian
orang dianggap sebagai ancaman pengganggu ke alat penerbitan yang ada. Sebuah
log web menyediakan antarmuka sederhana untuk menulis entri baru, biasanya
melalui formulir online.

7. K-log

Log web menjadi sangat menarik ketika digunakan dalam suatu organisasi. Di
mana mereka dikenal sebagai log pengetahuan‟ atau k-log. Pendukung pendekatan
ini melihat k-log sebagai cara untuk memecahkan menurunkan hambatan dalam
organisasi dan memfasilitasi aliran informasi yang lebih efisien dan pengetahuan
untuk

Contoh:- Individu kunci dengan pengetahuan dan rasa hormat dapat

menggunakan log web untuk mencatat kemajuan proyek atau isu strategis. Dengan
membangun reputasi penulis, log web memanfaatkan manfaat yang diakui dari teknik
bercerita.

Log web juga dapat digunakan oleh tim proyek untuk berkomunikasi dengan
organisasi yang lebih luas dan untuk melacak siapa yang melakukan apa di dalam tim.
Dengan cara ini, log web bertindak sebagai bijaksana untuk proyek dan arsip
keputusan masa lalu.

8. Wiki

Wiki adalah pendekatan baru yang mengejutkan untuk mempublikasikan

informasi online. Mereka sangat penting dan sistem manajemen konten yang sangat
ringan., dikembangkan terutama di sumber terbuka dunia. Sebuah wiki tidak

2023 Knowledge Managemen System dari Modul 8

5 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 memaksakan kontrol atas siapa yang dapat membuat atau mengedit halaman.
Membuatnya sangat sederhana memperbarui konten mendukung pertumbuhan
konten yang berkelanjutan dan tidak memaksakan batasan apa pun mendorong
banyak orang untuk menambahkan konten ke satu halaman. Ini mudah untuk
mengedit dan dukungan alami untuk kerja kolaboratif yang menjadikan wiki sebagai
alat yang ideal untuk komunitas praktek atau berbagi pengetahuan tingkat tim.

Hambatan Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing Problem)

1. Keyakinan pada Konsep “Pengetahuan adalah Kekuatan”

Tentu saja "Pengetahuan adalah Kekuatan" selamanya, tetapi perusahaan hari
ini, yang percaya dan mendorong banyak kerja tim, pengetahuan kolektif dan
penelitian estafet daripada individu, penelitian tunggal. Hanya segelintir orang yang
memiliki ilmu yang dapat mereka pegang rekan-rekan mereka untuk mendapatkan
imbalan. Mungkin manajer pemilik perusahaan tidak ingin memiliki rahasia dagang,
mungkin spesialis tertentu yang telah berada di organisasi selama bertahun-tahun dan
membangun caranya sendiri untuk mencapai kesuksesan.

2. Jangan Sarankan Saya Sikap

Ini lebih sering terjadi pada orang. Orang-orang berpikir bahwa mereka tahu
segalanya dan merasa bangga tidak harus mencari nasihat dari orang lain dan ingin
menemukan cara baru untuk diri mereka sendiri.

3. Ketidaksadaran akan Pentingnya Pengetahuan

Seorang individu mungkin memiliki pengetahuan yang digunakan dalam satu
situasi tetapi tidak menyadari bahwa orang lain pada waktu dan tempat lain mungkin
menghadapi situasi dan masalah yang sama.

4. Saya tidak bisa mempercayai Anda (I can’t trust you)

Terkadang kurangnya kepercayaan pada orang lain juga menjadi penghalang
untuk berbagi ilmu. Beberapa orang merasa bahwa jika mereka membagikan
sebagian pengetahuan mereka, orang lain mungkin menggunakannya di luar konteks,
mungkin salah menerapkan atau memberikannya sebagai milik mereka tanpa
memberikan pengakuan atau pengakuan kepada mereka sebagai sumber.

5. Saya tidak punya waktu (I don’t have time)

Ini adalah alasan utama yang diberikan oleh sebagian besar organisasi,
karena waktu adalah penghalang pengetahuan membagikan. Ada banyak persaingan,

2023 Knowledge Managemen System dari Modul 8

6 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 ada tekanan pada produktivitas pada tenggat waktu, dan itu adalah aturan umum
untuk mengikat Anda untuk tugas berikutnya. Dalam keadaan seperti itu bagaimana
mungkin kamu temukan waktu untuk menambahkan pelajaran yang Anda pelajari ke
basis data pengetahuan atau berbagi pengetahuan sesi dengan kolega Anda

Cara mengatasi Hambatan

1. Mengubah Budaya Organisasi

Mengubah budaya tidak mudah seperti yang kita katakan. Budaya dapat
berubah dari waktu ke waktu. Budaya sebuah organisasi umumnya memegang
keyakinan, sikap, dan nilai-nilai. Budaya memiliki kolektif pemrograman pikiran yang
membedakan satu kelompok dari yang lain. Dan dengan cara lain itu juga mencakup
ritual, artefak, dan ornamen lain dari lingkungan kerja. Menggunakan beberapa
kegiatan dapat mengubah budaya semacam itu

2. Audit Budaya
Audit budaya sangat membantu dalam menelusuri perbedaan antara apa yang
diartikulasikan sebagai budaya yang diinginkan dan apa yang dilakukan dengan
memberikan kuesioner, mewawancarai orang-orang dan sesi tim lintas bagian pasti
akan membantu dalam memahami budaya organisasi.

3. Keterlibatan Total
Beberapa budaya berbagi pengetahuan terbaik adalah di mana semua orang
(bahkan pemula & pendatang baru) percaya bahwa pengetahuan mereka dihormati,
dihargai dan digunakan untuk menginformasikan keputusan.

4. Gunakan Model Peran

Identifikasi orang-orang yang mau berbagi, yang perilakunya menjadi contoh
bagi orang lain.Libatkan mereka dengan kelompok lain.

5. Membangun Tim
Lakukan sesi pengembangan organisasi dalam sesi tersebut mengalokasikan
waktu untuk memahami dan meningkatkan proses internal, memberikan pelatihan
perilaku, sesi membangun tim harus membahas cara mencapai keahlian yang sukses
atau individu.

6. Sistem Penghargaan

2023 Knowledge Managemen System dari Modul 8

7 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 Sejajarkan penghargaan dan pengakuan untuk mendukung perilaku yang
sesuai. Harus ada imbalan sistem pada efektivitas tim bukan hanya pada senioritas
atau keahlian individu.

7. Ubah Orang
Dengan berkonsultasi, dengan mengadopsi berbagi pengetahuan, psikolog
industri dan pakar perilaku bergabung dan mengembangkan kepemimpinan yang
berkualitas pada orang-orang yang akan memungkinkan semua budaya lain
mengubah teknik untuk mencapai tujuan mereka.

8. Penandaan Bangku
Perbandingan terus menerus dari proses internal, metodologi dan fungsi
dengan lainnya organisasi dan perusahaan potensial. Mendorong orang untuk
berusaha untuk perbaikan melalui pembelajaran satu sama lain.

9. Persaingan Sehat
Harus ada kompetisi sehat yang berkelanjutan karena kompetisi tidak boleh
saling bertentangan orang atau tim lain, tetapi menetapkan dan mencapai tujuan,
target atau persaingan yang menantang terhadap pesaing eksternal.

Manfaat Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing)

 Keahlian dapat dibagi

 Pergantian dan perubahan pekerjaan tidak melumpuhkan sistem

 Mengurangi waktu siklus

 Mengurangi Biaya

 Penggunaan dan penggunaan kembali aset Pengetahuan yang lebih efisien

 Meningkatkan efektivitas fungsional

 Meningkatkan nilai produk dan layanan yang ada

Sistem Berbagi Pengetahuan mendukung proses di mana pengetahuan eksplisit

atau tacit dikomunikasikan kepada individu lain. Sistem ini juga disebut sebagai repositori
pengetahuan.

Dua jenis sistem berbagi pengetahuan eksplisit yang paling banyak dibahas dalam
literatur KM adalah:
 pelajaran yang dipetik dan

 sistem pencari keahlian.

2023 Knowledge Managemen System dari Modul 8

8 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Sistem yang mendukung berbagi pengetahuan tacit biasanya digunakan oleh komunitas
praktik.

Memori Perusahaan (juga dikenal sebagai memori organisasi) terdiri dari aset
intelektual agregat dari suatu organisasi.

Ini adalah kombinasi dari pengetahuan eksplisit dan tacit. Hilangnya Corporate
Memory sering hasil dari kurangnya teknologi yang tepat untuk organisasi dan pertukaran
dokumen. Faktor lain yang berkontribusi terhadap hilangnya memori perusahaan adalah
kepergian karyawan karena pergantian atau pensiun. KM prihatin dengan pengembangan
aplikasi yang akan mencegah hilangnya memori perusahaan.

Sistem berbagi pengetahuan diklasifikasikan menurut atributnya

 Database laporan insiden

 Sistem peringatan

 Basis data praktik terbaik

 Sistem pelajaran yang dipelajari

 Sistem pencari keahlian

Database laporan insiden digunakan untuk menyebarkan informasi terkait insiden

atau malfungsi. Laporan insiden biasanya menggambarkan insiden tersebut bersama
dengan penjelasan tentang insiden tersebut, meskipun laporan tersebut mungkin tidak
menyarankan rekomendasi apa pun.

Sistem peringatan pada awalnya dimaksudkan untuk menyebarkan informasi

tentang pengalaman negatif yang telah terjadi atau diperkirakan akan terjadi. Sistem
peringatan dapat digunakan untuk melaporkan masalah yang dialami dengan teknologi,
seperti sistem peringatan yang mengeluarkan penarikan untuk produk konsumen.

Basis data praktik terbaik menggambarkan upaya yang berhasil, biasanya dari
rekayasa ulang proses bisnis yang dapat diterapkan pada proses organisasi. Praktik
terbaik berbeda dari pelajaran yang dipetik karena hanya menangkap peristiwa yang
berhasil, yang mungkin tidak berasal dari pengalaman.

Tujuan dari sistem pelajaran yang dipelajari adalah untuk menangkap dan
memberikan pelajaran yang dapat bermanfaat bagi karyawan yang menghadapi situasi
yang sangat mirip dengan pengalaman sebelumnya dalam situasi yang sama. LLS bisa

2023 Knowledge Managemen System dari Modul 8

9 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
menjadi gudang pelajaran murni atau kadang-kadang dicampur dengan sumber informasi
lain.

Expertise-Locator System adalah gudang pengetahuan yang mencoba untuk

mengatur pengetahuan dengan mengidentifikasi para ahli yang memiliki pengetahuan
khusus. Sistem pencari keahlian juga dikenal sebagai direktori ahli, direktori keahlian,
direktori keterampilan, katalog keterampilan, halaman putih atau halaman kuning.

Kesimpulan

Salah satu tantangan terbesar dari Praktisi KM adalah menemukan cara untuk
mengorganisir sumber daya KM yang luas di luar sana dan mendapatkan nilai dari setiap
sumber daya. Temuan ini menunjukkan bahwa ada berbagai set platform untuk
mendorong orang berbagi wawasan, pemikiran, yang merupakan aset berharga bagi
perusahaan. Apa yang menarik orang untuk berbagi? pengetahuan di berbagai organisasi
akan berbeda, tetapi pada akhirnya cocok dengan pengetahuan perusahaan nilai-nilai inti
serta tampilan dan nuansa proses organisasi lainnya.

Semua organisasi harus fokus untuk mendukung berbagi pengetahuan (KS) antar
individu. Alat KS karena itu dapat dilihat sebagai dasar untuk manajemen pengetahuan
inisiatif. Selain itu, berbagai jenis teknologi berharga seperti weblog, wiki, dll digunakan
untuk mendukung tujuan KM.

2023 Knowledge Managemen System dari Modul 8

10 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Daftar Pustaka
1. Robertson, James. Intranets and Knowledge Sharing: KM column May 2004. Retrieved
from http://www.steptwo.com.au on 20th July 2004; pp. 4-6
2. Liu, F.T. and Others. How to Implement Knowledge Management in your company:
Competing in the knowledge based economy: Retrieved from
http://www.ikma.org.sg/docs/How%20to%20Implement%20km%20in%20your
%20company %20R1%5B1%SD.12.pdf on 20th July 2004
3. Skyrme, David J. The 3Cs of Knowledge Sharing: Culture, Co-opetition and
Commitment, Aug. 2002: retrieved from http://www.skyrme.com/updates/u64_f1.htm on
July 2004; pp. 1-6
4. Pasquariella, Susan; Knowledge Management and KS : An Interactive Session. April
2003:Retrieved from http://www.unfpa.org/knowledgesharing/docs/km_ks_02_may_03.ppt
pp. 6,9 and 12
5. Bhosle, Hemali; “ Knowledge Management” Paper presented atTracmail India Ltd; 24th
April 2001 pp. 10,12 and 13
6. Appasaheb Naikal & Ramesh Paloti; Role of libraries in knowledge management;
IASLIC national conference D Dun 2003pp.
7. Bukowitz, Wendi; & Williams, Ruth; The knowledge management field books; Pearson
Education Limited., 1999 pp.

2023 Knowledge Managemen System dari Modul 8

11 Dwi Ade Handayani Capah, S.Kom, M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/