LAPORAN RESIDENSI

ANALISA KESUKSESAN IMPLEMENTASI REKAM MEDIS

ELEKTRONIK DI RSIA STELLA MARIS MEDAN

Disusun Untuk Memenuhi Program Residensi Di RSIA Stella maris Medan

Disusun Oleh :
1. Dickson Unfatio (223307050040)
2. Aisyah Savira Pratiwi (223307050042)
3. Juli Wanto (223307050043)
4. Reksaudi Sianturi (223307050046)
5. Sherlinda Putri Utami (223307050048)
6. Zsizsi Akbarinda (223307050049)

Pembimbing : Dr. dr. Sri Lestari Ramadhani Nasution, MKM

PROGRAM STUDI MAGISTER KESEHATAN MASYARAKAT

MINAT STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI RUMAH
SAKIT UNIVERSITAS PRIMA INDONESIA
2023
 HALAMAN PENGESAHAN
“ANALISA KESUKSESAN IMPLEMENTASI REKAM MEDIS
ELEKTRONIK DI RSIA STELLA MARIS MEDAN”

Disusun Untuk Memenuhi Program Residensi Di RSIA. STELLA MARIS

Disusun Oleh :

1. Dickson Unfatio (223307050040)

2. Aisyah Savira Pratiwi (223307050042)
3. Juli Wanto (223307050043)
4. Reksaudi Sianturi (223307050046)
5. Sherlinda Putri Utami (223307050048)
6. Zsizsi Akbarinda (223307050049)

Oleh :
Supervisor Utama:

(Dr. dr. Sri Lestari Ramadhani Nasution, MKM)

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha

Penyayang, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis

dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Residensi yang telah dilaksanakan di

RSIA. Stella Maris Medan. Laporan Residensi di tulis dalam rangka memenuhi

sebagai persyaratan dalam memenuhi Akhir Semester dalam perkuliahan Magister

Kesehatan Masyarakat di Universitas Prima Indonesia.

Proses pembuatan Laporan Residensi ini tidak terlepas dari kendala dan

hambatan, namun berkat bimbingan, bantuan dan penjelasan dari berbagai pihak

akhirnya Laporan Residensi ini dapat diselesaikan. Oleh karena itu dalam

kesempatan ini, kelompok sampaikan ucapkan terima kasih yang tiada terhingga

kepada:

1. Ketua Pembina Yayasan Perguruan Tinggi Prima Indonesia Bapak

Djulim.,S.K.M.,M.K.M

2. Rektor Universitas Prima Indonesia Medan Ibu Prof. Dr. Crismis Novalinda

Ginting, M.Kes. AIFO

3. Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Prima Indonesia Medan Bapak Prof.

Dr. dr. H. Gusbakti Rusip, M.Sc., Sp.KKLP(K)., PKK., AIFM., AIFO-K

4. Ketua Program Program Studi Magister Kesehatan Masyarakat Universitas

Prima Indonesia Medan Ibu Prof. Dr. Ermi Girsang M.Kes. M.Biomed AIFO

ii
5. Sekretaris Program Studi Magister Kesehatan Masyarakat Universitas Prima

Indonesia Medan Ibu Dr. dr. Sri lestari Ramadhani Nasution, MKM

6. Ibu Dr. dr. Sri lestari Ramadhani Nasution, MKM sebagai Pembimbing

Residensi Program Studi Magister Kesehatan Masyarakat Universitas Prima

Indonesia Medan

7. Ibu dan Bapak Staf Akademik Program Studi Magister Kesehatan

Masyarakat Universitas Prima Indonesia Medan

8. Bapak, Ibu dan teman-teman seangkatan di Program Studi Magister

Kesehatan Masyarakat Universitas Prima Indonesia Medan

Tim menyadari bahwa Laporan Residensi ini masih jauh dari kesempurnaan

oleh karena itu segala saran dan kritik yang bersifat membangun demi

kesempurnaan Laporan Residensi ini penulis terima dengan senang hati.

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................................... i

KATA PENGANTAR ........................................................................................................ ii

DAFTAR ISI............................................................................................................................iv

DAFTAR GAMBAR..............................................................................................................vii

DAFTAR TABEL..................................................................................................................viii

DAFTAR LAMPIRAN............................................................................................................ix

DAFTAR SINGKATAN .................................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ........................................................................................................... 1

1.2 Tujuan ....................................................................................................................... 4

1.3 Manfaat ...................................................................................................................... 5

BAB II METODE KEGIATAN........................................................................................ 7

2.1 Pelaksanaan Kegiatan ................................................................................................ 7

2.2 Tahap Orientasi Umum .............................................................................................. 7

2.3 Tahap Identifikasi Masalah ........................................................................................ 8

2.4 Tahap Penyelesaian Masalah ..................................................................................... 9

2.5 Tahap Pembuatan Laporan......................................................................................... 9

BAB III GAMBARAN UMUM.............................................................................................10

3.1 Gambaran Umum RSIA Stella Maris Medan.................................................................10

3.1.1 Visi dan Misi RSIA Stella Maris Medan...............................................................11

3.1.2 Tugas Pokok dan Motto.........................................................................................11

3.1.3 Struktur Organisasi................................................................................................12

iv
 3.1.4 Sumber Daya Manusia...........................................................................................16

3.1.5 Sarana dan Prasarana.............................................................................................24

3.1.6 Fasilitas dan Penunjang lainnya.............................................................................25

3.2 Gambaran Umum Rekam Medis RSIA Stella Maris Medan..........................................26

3.2.1 Struktur Organisasi Rekam Medis.........................................................................27

3.2.2 Sumber Daya Manusia...........................................................................................29

3.2.3 Sarana dan Prasarana.............................................................................................30

BAB IV ANALISIS SITUASI UNIT KERJA......................................................................32

4.1 Fungsi Manajemen..........................................................................................................32

4.1.1 Direktur Medis dan Keperawatan..........................................................................32

4.1.2 Kepala Unit Rekam Medis.....................................................................................34

4.1.3 Pelaksana Pengolahan Data (Assembling, Koding, Indexing)..............................36

4.1.4 Penanggung Jawab Statistik & Pelaporan.............................................................37

4.1.5 Pelaksana Penyimpanan dan Koresponden Rekam Medis....................................38

4.2 Fungsi Perencanaan Visi dan Misi..................................................................................39

4.3 Fungsi Pengorganisasian.................................................................................................40

4.4 Prosedur Pelaksanaan Rekam Medis Elektronik.............................................................40

4.4.1 Tatalaksana Pencatatan Data.................................................................................40

4.4.2 Tata Cara Pengelolaan Berkas Rekam Medis........................................................49

BAB V IDENTIFIKASI DAN PRIORITAS MASALAH...................................................53

5.1. ..Kerangka Teori................................................................................................................53

5.2 Identifikasi Masalah........................................................................................................53

BAB VI ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH.........................................................56

v
6.1 Analisis Penyebab Masalah.............................................................................................56

6.2 Alternatif Pemecahan Masalah.......................................................................................57

BAB VII RENCANA INTERVENSI....................................................................................59

7.1 Plan of action (POA)..........................................................................................................59

BAB VIII PENUTUP..............................................................................................................61

DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................65

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Denah ruang sumber daya manusia..................................................................24

Gambar 6.1. Fish Bone Penyebab Masalah di Unit Rekam Medis........................................57

vii
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Pola Ketenagaan RSIA Stella Maris Medan Tahun 2022......................................17

Tabel 3.2 Ketenagaan kerja Rekam Medis.............................................................................29

Tabel 3.3 Managemen Rekam Medis.....................................................................................29

Tabel. 3.4 Daftar Inventaris Peralatan di Managemen Rekam Medis....................................30

Tabel 5.1 Permasalahan dan Sumber Data Pendukung..........................................................55

Tabel 7.1 Plan Of Action (POA) Unit Rekam Medis.............................................................59

viii
 DAFTAR LAMPIRAN

1 Permohonan izin Residensi...........................................................................................66

2 Balasan izin melakukan residensi.................................................................................67

3 Absen melaukan residensi.............................................................................................68

ix
 DAFTAR SINGKATAN

RSIA : Rumah Sakit Ibu dan Anak

RME : Rekam Medis Elektronik

POA : Plain Of Action

UGD : Unit Gawat Darurat

CCSD : Central Sterile Supply Departement

SDM : Sumber Daya Manusia

PPI : Pencegahan dan Pengendalian Infeksi

K3 : Keselamatan dan Kesehatan Kerja

x
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan

rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Permenkes RI, 2020). Rumah sakit

sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan perorangan merupakan bagian

dari sumber kesehatan yang sangat diperlukan dalam mendukung

penyelenggaraan upaya kesehatan. Penyelenggaraan pelayanan kesehatan di

rumah sakit memiliki ciri yang sangat kompleks sehingga perlu diterapkannya

sistem informasi yang baik.1

Salah satu pelayanan di fasilitas pelayanan kesehatan yang dapat

diintegrasikan dengan teknologi informasi adalah rekam medis. Rekam medis

elektronik (RME) merupakan suatu sistem informasi kesehatan terkomputerisasi

yang berisi data demografi, data medis, dan dapat dilengkapi dengan sistem

pendukung keputusan. Fasilitas pelayanan kesehatan mengimplementasikan RME

sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan, meningkatkan kepuasan

pasien, meningkatkan akurasi pendokumentasian, mengurangi clinical errors, dan me

mpercepat akses data pasien.2

Berdasarkan buku Health Record A Practical Guide For Professionals

And Organizations, penerapan rekam medis elektronik yang ideal adalah yang

memiliki 3 manfaat diantaranya manfaat ekonomi, klinis, dan akses informasi.

Namun hasil

1
penelitian menunjukkan bahwa dari 21 literatur hanya 6 diantaranya yang

membahas seluruh aspek pemanfaatan dalam penerapan rekam medis elektronik

di negara berkembang. Sehingga dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan dalam

penerapan rekam medis elektronik di negara berkembang seperti Malaysia,

Kenya, Ethiopia, Iran, dan beberapa negara lain di benua Afrika belum tersebar

merata pada ketiga aspek tersebut.3

World Health Organization, menyatakan bahwa hambatan yang paling

sering dihadapi dalam implementasi rekam medis elektronik adalah kurangnya

dana, infrastruktur, kapasitas dan kerangka kerja hukum. Hal ini tentu saja patut

menjadi perhatian khusus mengingat banyak keuntungan yang dapat diperoleh

dari penerapan rekam medis elektronik. Namun, hambatan tersebut dapat diatasi

apabila memperhatikan faktor sukses dalam penerapan rekam medis elektronik,

diantaranya strategi pembiayaan dan akuisisi, alur kerja dan pemetaan proses,

strategi fungsional, strategi data, strategi teknis, strategi pemilihan vendor, strategi

implementasi, dan realisasi manfaat.3

RSIA Stella Maris adalah rumah sakit swasta khusus ibu dan anak yang

berkomitmen untuk memberikan pelayanan kesehatan berkualitas oleh staf

berdedikasi dan professional, serta didukung teknologi dan standar fasilitas

kesehatan tertinggi serta pelayanan penunjang medis 24 jam. Rumah Sakit Ibu dan

Anak Stella Maris adalah satu rumah sakit Khusus melayani kesehatan Ibu dan

Anak yang peresmiannya dilaksanakan pada tanggal 21 November 2009 dan

pasien pertama diterima pada tanggal 23 November 2009.

2
 Sumber daya manusia di Unit rekam medis RSIA Stella Maris Medan

berjumlah 4 orang yaitu Korespondensasi dan pelaporan, Analisa dan Asembling,

pengolahan data, penyimpanan berkas rekam medis dan distribusi BRM. Unit

rekam medis RSIA Stella Maris dikepalai oleh seorang kepala Unit dengan

pendidikan S1 Kesehatan Masyarakat yang sudah memiliki sertifikat managemen

rekam medis.

Pada tanggal 12 September 2022, Kementerian Kesehatan Republik

Indonesia menerbitkan aturan RME yang terdapat dalam Permenkes No. 24 Tahun

2022 tentang Rekam Medis. Peraturan tersebut merupakan regulasi yang

mendukung upaya transformasi teknologi kesehatan sesuai dengan pilar ke-6

Tranformasi Kesehatan. Kebijakan ini juga merupakan pemutakhiran dari regulasi

sebelumnya yaitu Permenkes nomor 269 tahun 2008 yang menyediakan

pertumbuhan iptek, kepentingan pelayanan, kebijakan serta hukum dibidang

kesehatan untuk masyarakat Indonesia.4

RME digunakan untuk mencatat data demografi, riwayat penyakit,

pengobatan, tindakan, hingga pembayaran pada bagian pendaftaran, poliklinik,

bangsal rawat inap, unit penunjang, dan kasir. Saat ini, RME masih dalam tahap

pengembangan agar sesuai dengan kebutuhan dan harapan pengguna. Pengguna

merupakan aspek penting untuk mewujudkan RME yang ideal. Pengguna

merupakan kunci utama berhasil atau tidaknya suatu sistem informasi. Dengan

memahami persepsi pengguna maka dapat diketahui rekomendasi yang tepat

untuk memaksimalkan adopsi RME dalam meningkatkan kualitas pelayanan

pasien.2

3
 RME memiliki potensi untuk diaplikasikan di Indonesia di masa depan

karena mampu memberikan banyak manfaat dibandingkan dengan rekam medis

manual. Namun, jika penerapan RME di Rumah sakit di seluruh penjuru

Indonesia belum terlaksana dengan baik maka hal ini akan memengaruhi tingkat

keakuratan data kesehatan. Selain itu akan terjadi kesenjangan yang besar terkait

penerapan RME di rumah sakit antara satu provinsi dengan provinsi lain.4

Berdasarkan hal tersebut, maka kegiatan residensi difokuskan di Unit

Rekam Medis, sehingga diharapkan melalui kegiatan residensi ini dapat

memberikan kontribusi dalam memecahkan masalah yang bersifat teknis

operasional dari aspek manajemen rumah sakit tertentu, untuk meningkatkan

manajemen khususnya di unit Rekam Medis melalui beberapa alternatif

penyelesaian masalah manajemen Rumah Sakit dengan pendekatan Fish Bone

Analysis. Sehingga diharapkan rumah sakit dapat meningkatkan mutu pelayanan

di unit Rekam Medis secara umum yang akhirnya dapat meningkatkan mutu

pelayanan kesehatan.

1.2 TUJUAN

A. Tujuan Umum

Setelah menyelesaikan kegiatan residensi mahasiswa diharapkan mampu

mengenalisis kesuksesan implementasi Rekam Medis Elektronik di RSIA

Stella Maris Medan.

B. Tujuan Khusus

Setelah menyelesaikan residensi ini mahasiswa mampu:

4
 a. Mengidentifikasi kebutuhan dan masalah pelayanan yang terkait

denganmanajemen Rumah Sakit berdasarkan analisis situasi nyata

di unit RSIA Stella Maris Medan.

b. Menetapkan prioritas kebutuhan dan masalah manajemen rumah

sakit bersama pihak unit RSIA Stella Maris Medan.

c. Menyusun tujuan dan rencana alternatif pemenuhan kebutuhan dan

penyelesaian masalah yang telah dirumuskan.

d. Mengusulkan alternatif pemenuhan kebutuhan dan penyelesaian

masalah bagi unit RSIA Stella Maris Medan

e. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pada aspek masukan, proses,

hasil dan dampak pada manajemen rumah sakit.

f. Merencanakan tindak lanjut dari hasil yang dicapai berupa upaya

mempertahankan dan memperbaiki hasil melalui kerjasama dengan

unitterkait di unit RSIA Stella Maris Medan.

1.3 MANFAAT

1. Bagi Program Studi Magister Kesehatan Masyarakat Fakultas

Kedokteran, Kedokteran Gigi dan Ilmu Kesehatan Universitas Prima

Indonesia Medan, residensi dapat meningkatkan kualitasproses belajar

mengajar yang melibatkan mahasiswa secara aktif dalam kegiatan

admisistrasi dan manajemen secara nyata di rumah sakit.

2. Bagi RSIA Stella Maris Medan, manfaat residensi adalah mahasiswa

dapat memberikan kontribusi terhadap rumah sakit atau instansi

5
 pelayanan kesehatan untuk menyelesaikan masalah yang bersifat teknis

operasional dari suatu aspek manajemen pelayanan instalasi tertentu,

sehingga diharapkan dapat membantu rumah sakit atau instansi

pelayanan kesehatanuntuk meningkatkan mutu pelayanan.

3. Bagi mahasiswa Program studi Magister Kesehatan Masyarakat

Fakultas Kedokteran Universitas Prima Indonesia Medan, manfaat

residensi adalah memperluas wawasan dan menciptakan kreatifitas,

inovasi dalam mengaplikasikan administrasi dan manajemen Rumah

Sakit.

6
 BAB II

METODE KEGIATAN

Pada bab ini mahasiswa residensi menuliskan metode dan pelaksanaan

kegiatan mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, penulisan laporan, sampai

seminar residensi beserta jadwal pelaksanaannya. Pada metode dijelaskan

bagaimana ceramah siswa memperoleh data, informasi yang diperlukan dalam

pembuatan laporan dengan cara observasi (melihat langsung program kegiatan

yang dilakukan), wawancara mendalam dan penelusuran dokumen.

2.1 Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan, mahasiswa memaparkan langkah-langkah kegiatan

residensi dimulai dari proses persiapan yang dilakukan seperti: melakukan proses

administrasi perizinan, melakukan diskusi dengan pembimbing. Pada tahap

pelaksanaan, mahasiswa menjelaskan bagaimana prosedur dan kegiatan yang akan

dilakukan guna memperoleh akurasi informasi data yang dibutuhkan. Mengikuti

program-program yang relevan sesuai dengan tujuan residensi. Pada tahap akhir

kegiatan residensi mahasiswa mampu menjelaskan target akhir dari residensi

antara lain adanya laporan residensi dan seminar.

2.2 Tahap Orientasi Umum

Pada tahap ini kegiatan meliputi:

7
1. Mahasiswa menunjukkan jadwal residensi, proposal dan surat pengantar

serta menyelesaikan administrasi yang berhubungan dengan residensi.

2. Perkenalan dengan Direktur Rumah Sakit/Staf RSIA Stella Maris,

Pembimbing Lapangan tempat residensi didampingi pembimbing

residensi.

3. Diskusi dengan Direktur Rumah Sakit/Staf RSIA Stella Maris,

Pembimbing Lapangan, Kepala unit Rekam Medis di RSIA Stella Maris

4. Pengumpulan data input, proses dan output dari aspek manajemen di

unit rekam medis yang akan dikaji.

2.3 Tahap Identifikasi Masalah

Dengan menggunakan data input, proses dan output dari aspek manajemen

di unit Rekam Medis yang akan dikaji pada tahap orientasi umum, maka bersama

pembimbing residensi dilakukan identifikasi masalah baik secara individu

maupun bersama staf rumah sakit. Teknik identifikasi dapat dilakukan dengan

pendekatan Plan of Action.

Dari permasalahan yang diidentifikasi, dengan mempertimbangkan waktu

keterbatasan sumber daya dan kewenangan atau kemampuan untuk mengatasi

masalah yang ada, maka masalah yang akan diatasi adalah masalah yang termasuk

dua (2) prioritas utama. Prioritas masalah dapat dilakukan dengan memperhatikan

aspek kecenderungan besar dan seringnya kejadian masalah (magnitude),

besarnya kerugian yang ditimbulkan (severity), bisa dipecahkan (manageability),

dan ketersediaan sumber daya (affordability).

8
2.4 Tahap Penyelesaian Masalah

1. Penetapan prioritas masalah aspek kajian dari input, proses dan output

yang telah disepakati bersama staf tempat residensi dilanjutkan dengan

penetapan tujuan dan seleksi alternative pemecahan masalah yang

dirumuskan dalam bentuk pertanyaan yang mencakup apa, siapa, dimana

dan berapa lama tujuan yang ingin dicapai.

2. Pembuatan diagram fishbone dan analisis SWOT serta rencana kegiatan

(plan of action) dengan mempertimbangkan biaya, waktu, sarana,

teknologi, dan kebijakan yang ada di rumah sakit.

3. Presentasi dan sosialisasi dari rencana kegiatan.

4. Implementasi rencana kegiatan.

2.5 Tahap Pembuatan Laporan

1. Kunjungan akhir dari pembimbing residensi

2. Presentasi hasil akhir residensi

3. Penyebaran laporan pada rumah sakit residensi dilaksanakan.

9
 BAB III

GAMBARAN

UMUM

3.1 Gambaran Umum RSIA Stella Maris Medan

RSIA. Stella Maris adalah rumah sakit swasta khusus ibu dan anak yang

berkomitmen untuk memberikan pelayanan kesehatan berkualitas oleh staf

berdedikasi dan professional, serta didukung teknologi dan standar fasilitas

kesehatan tertinggi serta pelayanan penunjang medis 24 jam. RSIA. Stella Maris

berlokasi di Jl. Samanhudi No. 20 Kec. Medan Maimun Kel. Jati, Sumatera Utara,

Indonesia, Telp 061-415 8383 Fax 061-415 7088 dengan alamat email

[email protected].

Rumah Sakit Ibu dan Anak Stella Maris adalah satu rumah sakit Khusus

melayani kesehatan Ibu dan Anak yang peresmiannya dilaksanakan pada tanggal

21 November 200g dan pasien pertama diterima pada tanggal 23 November 2009.

Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Stella Maris dilakukan oleh

team Dokter Kebidanan & Kandungan, Dokter Anak, Dokter Spesialis terkait,

Perawat, Bidan serta diperlengkapi oleh tenaga professional lainnya dibidang non

medis.

Rumah Sakit Ibu dan Anak Stella Maris menyediakan pelayanan medis

yang terbaik dan berkualitas untuk para wanita dengan masalah gangguan

kesuburan, kehamilan, menstruasi, menopause, infeksi panggul, kanker dan

pelayanan medis untuk bayi, anak dan remaja.

10
3.1.1 Visi dan Misi RSIA Stella Maris Medan

A. Visi

Menjadi pusat pelayanan kesehatan terbaik untuk Ibu dan Anak di daerah

Sumatera Utara dengan pelayanan unggulan NICU dan PICU di tahun 2025.

B. Misi

1. Melakukan upaya yang berkelanjutan untuk meningkatkan

mutu pelayanan dan keselamatan pasien di rumah sakit.

2. Meningkatkan sarana dan prasarana rumah sakit seiring

dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

3. Meningkatkan profesionalisme dan kesejahteraan sumber daya manusia

secara berkesinambungan

3.1.2 Tugas Pokok dan Motto

A. Tugas Pokok

Perencanaan dan implernentasi pengernbangan di bidang fisik, pelayanan,

sumber daya manusia dan peralatan untuk mernberikan pelayanan kesehatan yang

efektif dan efisien, yang bermutu tinggi, yang berfokus pada keselamatan pasien

selama 5 (Lima) tahun kedepan.

B. Motto

Motto dari RSIA Stell Maris Medan adalah sebagai berikut

: ” We serve you as our family”

Yang artinya Kami Melayani anda seperti keluarga sendiri

11
3.1.3 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi RSIA Stella Maris Medan

A. Unit Struktural

a. Direktur adalah kepala atau pejabat tertinggi di RSIA. Stella Maris

b. Kepala Seksi/Bagian adalah pejabat yang langsung berada dibawah

pimpinan Direktur & membantu Direktur dalam pelaksanaan satu atau

lebih macam pelayanan rumah sakit, yaitu:

1) Kepala Seksi Pelayanan & Penunjang Medis

2) Kepala Seksi Keperawatan

3) Kepala Sub Bagian Operasional

12
 4) Kepala Sub Bagian Keuangan & Pembukuan

5) Kepala Sub Bagian Sumber Daya Manusia

6) Kepala Sub Bagian Urusan Rumah Tangga

Divisi yang berhubungan dengan pelayanan ke pasien/medis

disebutkan dengan Kepala Seksi dan untuk non medis disebutkan dengan

Kepala Sub Bagian.

c. Unit Kerja adalah suatu wadah struktural yang terdiri dari tenaga ahli

atau profesi dan memiliki fungsi tertentu sebagai bagian yang tidak

terpisahkan dari rumah sakit baik berfungsi pelayanan maupun

pendukung operasional rumah sakit.

Berikut daftar unit kerja :

1) Seksi Pelayanan & Penunjang Medis :

 UGD

 Unit Kamar Bedah & CSSD

 Unit Kamar Bersalin

 Unit Pelayanan Intensif

 Unit Rawat Jalan

 Unit Laboratorium

 Unit Radiologi

 Unit Rekam Medis

 Unit Farmasi

 Unit Pusat Bayi Tabung

2) Seksi Keperawatan :

13
  Ruang Samanhudi Lt.III

 Ruang Samanhudi Lt.IV

 Ruang Juanda Lt. III

 Ruang Juanda Lt.IV

 Ruang NICU/ICU

 Ruang Kamar Bayi

 Ruang Kamar Bersalin

 Ruang Kamar Operasi & CSSD

 Ruang UGD

 Ruang Rawat Jalan

3) Bagian Operasional :

 Unit Admisi & Informasi

 Unit Teknologi & Informasi

 Unit Teknisi & Kesehatan Lingkungan

 Unit Humas & Pemasaran

 Unit Gizi

 Unit Laundri

 Unit Sanitasi

 Unit Transportasi

4) Bagian Keuangan :

 Unit Keuangan

 Unit Pembukuan

 Unit Pajak

14
 5) Di bawah Bagian Sumber Daya Manusia :

 Perekrutan & Administrasi SDM

 Kompensasi & Fasilitas Karyawan

 Pelatihan & Pengembangan SDM

 Satuan Pengamanan

6) Di bawah Bagian Urusan Rumah Tangga :

 Bagian Pembelian

 Bagian Gudang Logistik

B. Unit Non Struktural

1) Komite

Adalah wadah non structural yang terdiri dari tenaga ahli &

profesi dibentuk untuk memberikan pertimbangan strategis kepdaa

direktur dalam rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah

sakit. Komite yang ada di RSIA. Stella Maris adalah sebagai berikut

a) Komite Medik

b) Komite Etik & Hukum

c) Komite Keperawatan

d) Komite Farmasi & Terapi

e) Satuan Pemeriksa Internal

2) Kelompok Staf Medis/KSM

Adalah kelompok dokter yang bekerja di bidang medis dalam jabatan

fungsional

3) Panitia/ Tim

15
 Adalah wadah non structural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi

dibentuk untuk bertanggung jawab terhadap bidang tertentu dalam

rangka pengingkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit.

a) Panitia Mutu & Keselamatan Pasien

b) Panitia PPI

c) Panitia K3

d) Panitia Rekam Medis

e) Panitia Promosi Kesehatan Rumah Sakit

f) Tim PPRA

g) Tim Ponek

3.1.4 Sumber Daya Manusia

Rumah Sakit Ibu & Anak Stella Maris membutuhkan staf yang memiliki

keterampilan dan kualifikasi untuk mencapai misinya untuk memenuhi

kebutuhan pasien.

1. Pimpinan rumah sakit mengidentifikasi jumlah dan jenis staf yang

dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari unit.

2. Perekrutan, evaluasi, dan pengangkatan staf dilakukan melalui proses yang

efisien, dan seragam.

3. Pelaksanaan kredensial kepada tenaga medis, tenaga perawat, dan tenaga

Kesehatan lainnya, karena secara langsung terlibat dalam proses pelayanan

klinis.

16
4) Setiap staf mengikuti orientasi terhadap rumah sakit dan orientasi terhadap

tugas pekerjaan staf.

5) Rumah sakit menyelenggarakan program kesehatan dan keselamatan staf

untuk memastikan kondisi kerja yang aman, kesehatan fisik dan mental,

produktivitas, kepuasan kerja. Program ini bersifat dinamis, proaktif, dan

mencakup hal-hal yang mempengaruhi kesehatan dan kesejahteraan staf

seperti pemeriksaan kesehatan kerja saat rekrutmen, pengendalian pajanan

kerja yang berbahaya, vaksinasi/imunisasi, cara penanganan pasien yang

aman, staf dan kondisi-kondisi umum terkait kerja.

6) Manajemen sumber daya manusia meliputi :

a. Perencanaan dan pengelolaan staf;

b. Pendidikan dan pelatihan;

c. Kesehatan dan keselamatan kerja staf

d. Tenaga medis;

e. Tenaga keperawatan;

f. Tenaga kesehatan lain.

Tabel 3.1 Pola Ketenagaan RSIA Stella Maris Medan Tahun 2022

NO Nama Jabatan Jumlah

1 Direktur Rumah sakit 1

2 Wadir. Umum 1
3 Wadir. Medis 1

4 Accounting

17
 4.1 Kepala Sub. Bagian Accounting 1
4.2. Staff Bagian Accounting 7
Jumlah Karyawan 8

5 Farmasi
5.1 Kepala Ruang Farmasi 1
5.2 Staff Bagian Farmasi 18

6 Finance
6.1 Kepala Sub Bagian Finance 1
6.2 Staff Bagian Finance 7
Jumlah Karyawan 8

7 Front Office
7.1 SPV Front Office 1
7.2 Staff Bagian Front Office 37
Jumlah Karyawan 38

8 HRD
8.1 Kepala Bidang HRD 1
8.2 Staff Bagian HRD 4
Jumlah Karyawan 5

9 IT
9.1 Kepala Ruang IT 1
9.2 Staff Bagian IT 6
9.3 Staff Bagian Digital Marketing 5

18
 Jumlah Karyawan 12

10 Operasional
10.1 Kepala Operasional Marketing 1
10.2 Staff Bagian Marketing 2
10.3 Spv. Housekeeping 1
Jumlah Karyawan 4

11 Yanmed & Jangmed

11.1 Kepala Bidang Yanmed & Jangmed 1
11.1.1 Kepala Sub Bagian Manajemen Pelayan Pasien 1
11.1.2.Kepala Sub Bagian Penunjang Medis 1
11.2 Staff Bagian Manajemen Pelayan Medis 1
Jumlah Karyawan 4

12 Staff Sekretariat 1

13 Kepala Sub Bagian Perpajakan 1

14 Staff Satuan Pengawas Internal 1

15 Radiologi
15.1 Staff Bagian Radiologi 5
Jumlah Karyawan 5

16 Teknisi
16.1 Kepala Ruang Teknisi 1

19
 16.2 Staff Bagian Teknisi 8
Jumlah Karyawan 9

17 Transportasi
17.1 Staff Bagian Transportasi 6
Jumlah Karyawan 6

18 URT
18.1 Kepala Bidang URT 1
18.2 Kepala Gudang Logistik 1
18.3 Staff Bagian Gudang Logistik 2
Jumlah Karyawan 4

19 Laundry
19.1 Staff Bagian Laundry 6
Jumlah Karyawan 6

20 Kamar Bedah
20.1 Kepala Ruang Kamar Bedah 1
20.2 Staff Bagian Kamar Bedah 32
Jumlah Karyawan 33

21 Kamar Bayi
21.1 Kepala Ruang Kamar Bayi 1
21.2 Staff Bagian Kamar Bayi 15
Jumlah Karyawan 16

20
22 Kamar Bersalin
22.1 Kepala Ruang Kamar Bersalin 1
22.2 Staff Bagian Kamar Bersalin 18
Jumlah Karyawan 19

23 NICU
23.1 Kepala Ruang NICU 1
23.2 Staff Bagian NICU 16
Jumlah Karyawan 17

24 ICU/PICU
24.1 Kepala Ruang ICU/PICU 1

24.2 Staff Bagian ICU/PICU 8

Jumlah Karyawan 9

25 Rawat Inap Lantai 4 Samanhudi

25.1 Kepala Ruang Rawat Inap Lantai 4 Samanhudi 1
25.2 Staff Bagian Rawat Inap Lantai 4 Samanhudi 10
Jumlah Karyawan 11

26 Rawat Inap Lantai 3 Samanhudi

26.1 Kepala Ruang Rawat Inap Lantai 3 Samanhudi 1
26.2 Staff Bagian Rawat Inap Lantai 3 Samanhudi 15
Jumlah Karyawan 16

27 Rawat Inap Lantai 4 Juanda

27.1 Kepala Ruang Rawat Inap Lantai 4 Juanda 1

21
 27.2 Staff Bagian Rawat Inap LT. 4 Juanda 12
Jumlah Karyawan 13

28 Rawat Inap Lantai 3 Juanda

28.1 Kepala Ruang Rawat Inap Lantai 3 Juanda 1
28.2 Staff Bagian Rawat Inap Lantai 3 Juanda 12
Jumlah Karyawan 13

29 Keperawatan
29.1 Kepala Bidang Keperawatan 1
29.2 Kepala Sub. Bidang Intensif 1
29.3 Staff Bagian Keperawatan 8
Jumlah Karyawan 10

30 Laboratorium
30.1 Kepala Ruang Laboratorium 1
30.2 Staff Bagian Laboratorium 31
Jumlah Karyawan 32

31 Rawat Jalan
31.1 Staff Bagian Rawat Jalan 30
Jumlah Karyawan 30

32 Ruang UGD
32.1 Kepala Ruang UGD 1
32.2 Staff Bagian Ruang UGD 10
Jumlah Karyawan 11

22
33 UGD
33.1 Kepala UGD 1
33.2 Staff Bagian UGD 8
Jumlah Karyawan 9

34 Unit Gizi
34.1 Staff Bagian Unit Gizi 20
Jumlah Karyawan 20

35 Rekam Medis
35.1 Kepala Ruang Rekam Medis 1
35.2 Staff Bagian Rekam Medis 3
Jumlah Karyawan 4

36 Legal
36.1 Staff Bagian Legal 1
Jumlah Karyawan 1

37 Kesehatan Lingkungan
37.1 Staff Bagian Kesehatan Lingkungan 1
Jumlah Karyawan 1

38 Screening
38.1 Staff Bagian Screening 5
Jumlah Karyawan 5

Total Seluruh Karyawan RSIA Stella Maris : 399

23
3.1.5 Sarana dan Prasarana

1. Sarana

Ruangan bagian SDM terletak lantai 5 RSIA Stella Maris

Gambar 3.1 Denah ruang sumber daya manusia.

2. Standar Fasilitas

Beberapa sarana / peralatan yang dipakai dalam kegiatan Bagian SDM

RSIA Stella Maris diantaranya adalah :

1) Komputer dan laptop

2) Printer dan alat scanner

3) Lemari untuk penyimpanan file karyawan

4) Map Odner untuk file karyawan

5) Meja

6) Kursi

24
3.1.6 Fasilitas dan Penunjang lainnya

1. Jenis Pelayanan di RSIA Stella Maris :

1) Kebidanan dan Kandungan

2) Fetomaternal

3) Kanker Kandungan

4) Telinga Hidung

5) Tenggorokan

6) Gigi

7) Bedah mulut

8) Bedah Umum

9) Penyakit Dalam

10) Kulit Kelamin

11) Rehabilitasi Medik

12) Saluran Kemih dan Reproduksi Pria

13) Mata\

14) Anak

15) Jantung Anak

16) Tumbuh Kembang Anak

17) Gigi Anak

18) Endokrin Anak

19) Bedah Anak

20) Ortopedi Anak

25
2. Penunjang Pelayanan yang dikontrakkan:

a. Perjanjian Klinis :

1. Layanan Laboratorium

2. Layanan Rumah Sakit lainnya

3. Dokter Umum

4. Dokter Spesialis

b. Penunjang Kerja Manajemen :

1. Housekeeping

2. Security

3. Limbah Medis \

4. Pest Control

5. Ecocure

6. Service Lift

3.2 Gambaran Umum Rekam Medis RSIA Stella Maris Medan

Rumah sakit adalah sarana kesehatan yang menyelenggarakan

pelayananrawat inap, Fungsi utama Rumah Sakit adalah memberikan pelayanan

medis kepada pasien, baik melalui pendekatan kuratif, rehabilitasi, promotif

maupun prefentif, yang bersifat umum maupun spesialistik. Hal-hal tersebut jelas

sangat bergantung pada kinerja rumah sakit Bagi pelayanan medis, didalamnya

tercakup pelayanan.

rekam medis yaitu pelayanan penyediaan data rekam medis yang lengkap,

bermutu, cepat, tepat, akurat, dan berkesinambungan. Dengan adanya tuntutan

dari

26
masyarakat pengguna jasa rumah sakit akan pelayanan kesehatan yang bermutu,

cepat, tepat, akurat dan berkesinambungan, maka dirasakan perlu adanya upaya

untuk senantiasa meningkatkan mutu pelayanan data rekam medis.

Rekam Medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit lsi rekam

medis merupakan dokumen resmi yang mencatat seluruh proses pelayanan medis

di rumah sakit, dan sangat bermanfaat antara lain bagi aspek administrasi, medis,

hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dokumentasi, perencanaan serta

pemanfaatan sumber daya. Untuk meningkatkan mutu pelayanan rekam medis

rumah sakit, manajemen rumah sakit perlu menyusun program kerja masing-

masing unit, termasuk unit rekam medis

3.2.1 Struktur Organisasi Rekam Medis

Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSIA Stella Maris Medan

Direktur Medis dan Keperawatan

Seksi Pelayanan & Penunjang medis

Kepala Unit Rekam Medis

Pengolahan Data Statistik & Pelaporan

- Asembling - Internal Penyimpanan &
- Koding - Eksternal Koresponden
- Indexing

27
 Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Stella Maris dipimpin oleh

Kepala Unit Rekam Medis yang membawahi beberapa Penanggung Jawab

Pengolahan data yaitu Assembling & Koding, Indexing & Pelaporan Filling &

Korespondensasi.

Penangung jawab Asembling dan pelaporan memcakup kegiatan ketata

usahaan di rekam medis, tata usaha pasien dan medico legal. Penanggung jawab

pengolahan data mencakup pelaksanaan pengkodean penyakit dan tindakan baik

rawat inap dan rawat jalan, entri kode diagnose dan tindakan kedalam system dan

bekeja sama dengan bagian verifikasi rumah sakit dalam hal revisi data yang

terkait dengan koder. Penanggung jawab analisa dan pemantauan rekam medis

mencakup analisa berkas rekam medis, assembling berkas rekam medis den

membuat laporan analisa kelengkapan rekam medis, logistic formulir rekam medis

dan pemantauan sensus harian. Penanggung jawab penerimaan pasien mencakup

penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap, pembuatan berkas rekam medis

pasien baru rawat jalan dan rawat inap. Penanggung jawab penyimpanan berkas

rekam medis mencakup penarikan dan penyimpanan kembali berkas rekam medis

pasien rawat jalan, penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap,

mengelola system peminjaman rekam medis dan melayani mahasiswa penelitian

rekam di rekam medis. Penanggung jawab distribusi Rekam Medis mencakup

pendistribusian rekam medis ke masing - masing poliklinik, dan mengambil

berkas rekam medis pasien yang sudah selesai mendapatkan pelayanan di

poliklinik. Penanggung jawab pelayanan rekam medis di Unit Gawat Darurat

mencakup registrasi pasien gawat darurat.

28
3.2.2 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia di Unit rekam medis RSIA Stella Maris Medan

berjumlah 4 orang yaitu Korespondensasi dan pelaporan, Analisa dan Asembling,

pengolahan data, penyimpanan berkas rekam medis dan distribusi BRM

Unit rekam medis RSIA Stella Maris dikepalai oleh seorang kepala Unit

dengan pendidikan S1 Kesehatan Masyarakat yang sudah memiliki sertifikat

managemen rekam medis. Adapun pendistribusian SDM Unit rekam medis adalah

sebagai berikut :

Tabel 3.2 Ketenagaan kerja Rekam Medis

No Nama Jabatan

1 dr. Syaiful Ramadhan, M.Kes Direktur

2 dr. Lidia Panggabean Seksi Yanmed & Jangmed

3 Bintang Napitupulu, Amd. RMIK Ka. Unit Rekam Medis

4 Mita Sani, Amd. RMIK Statistik & Pelaporan

5 Rini Togatorop Pengelola Data

6 Mika Maulina Manik Penyimpanan & Koresponden

Tabel 3.3 Managemen Rekam Medis

Ketenagaan
Pelatihan
Nama Jabatan Pendidikan Jumlah Kondisi
(Sertifikat)
Kebutuhan Saat ini

29
 - Managemen
Ka. Unit Rekam D III Rekam RM
1 1
Medis Medis - Customer
Service.
Penanggung jawab
 Asembling, D III Rekam
- Customer 1 1
 Kode Penyakit Medis
Service
 Pelaporan
- Managemen
Penanggung jawab
DIII/SLTA Rekam
 Filling
lebih 5 tahun di Medis 2 2
 Distribusi
rekam medis - Customer
 Korespondensasi
Service

1. Program Peningkatan SDM

Metode pada program ini menggunakan observasi/wawancara kepada staf

rekam medis yang memerlukan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan

pengetahuan satf rekam medis.

3.2.3 Sarana dan Prasarana

1. Sarana

Tabel. 3.4 Daftar Inventaris Peralatan di Managemen Rekam Medis

No Nama Alat Jumlah Keterangan

1 Rak Penyimpanan 50 unit

3 Lemari Gantung 3 buah
6 Meja Kerja ½ Biro 17 buah
9 Kursi 25 buah Chitose

30
 10 Kursi 20 buah Futura
11 Komputer 2 set Samsung
12 Printer 2 buah LaserJet 1050
16 Buku ICD.X 1 set WHO
18 AC 1 buah Panasonik
19 Telepon 1 buah Panasonik
20 Keranjang Sampah 1 buah
22 Jam Dinding 1 buah Seiko
24 Tangga untuk ambil RM 1 buah

2. Program Peningkatan Sarana Dan Prasarana

Metode Pengumpulan data dengan mengkombinasikan metode observasi

dan wawancara untuk pengumpulan data dengan partisipasi staf rekam medis dan

teknisi. Yaitu staff rekam medis melakukan pengamatan pada peralatan yang

rusak, atau keperluan peralatan baru untuk menunjang prasarana rekam medis.

Staf teknisi melakukan pengamatan pada perlatan yang ada di unit rekam

medis bila ada yang perlu dilaporkan untuk staf rekam medis bila diperlukan.

Metode wawancara dilakukan pada staf rekam medis bila pencatatan ada yang

kurang dan dilakukan oleh kepala rekam medis.

31
 BAB IV

ANALISIS SITUASI UNIT KERJA

4.1 Fungsi Manajemen

4.1.1 Direktur Medis dan Keperawatan

(1) Tugas Bidang Pelayanan dan Penunjang Medis

1. Terlaksananya Pelayanan Program Pemerintah I Program Nasional,

meliputi:

a. Peningkatan kesehatan ibu dan bayi (PONEK/Pelayanan Obstetri

Neonatal Esensial/Emergensi Komprehensif).

b. Penurunan angka kesakitan tuberkulosis (TBC).

c. Penurunan angka kesakitan HIV/AIDS.

d. Penurunan prevalensi stunting dan wasting.

e. Keluarga berencana rumah sakit (KB).

2. Tersusunnya Standar Pelayanan Medik I Clinical Pathway di setiap

SMF.

3. Tersedianya pelayanan khusus: NICU/PICU, USG Umum, Thorax

Photo, Mammography, CT Scan, MR1, Laboratorium Genetik.

4. Penambahan kapasitas jumlah tempat tidur dan tercapainya BOR 85%.

5. Tersedianya dokter jaga anak in house.

6. Penerapan budaya, peningkatan mutu dan keselamatan pasien di

RSIA Stella Maris secara berkesinambungan.

32
(2) Tugas Bidang Keperawatan

Program kerja bidang keperawatan yaitu mampu memberikan

pelayanan keperawatan yang profesional dan menggunakan pendekatan

yang komprehensif sesuai visi dan misi RSIA Stella Maris, yaitu:

1. Meningkatnya kinerja dan rasa aman di keperawatan.

2. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan perawat serta bidan

melalui pendidikan formal dan informal sesuai perkembangan

teknologi dan kebutuhan rumah sakit.

3. Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan staf keperawatan

dalam mendukung pelayanan Program Pemerintah I Program Nasional,

meliputi:

a. Peningkatan kesehatan ibu dan bayi (PONEK/Pelayanan Obstetri

Neonatal Esensial/Emergensi Komprehensif).

b. Penurunan angka kesakitan tuberkulosis (TBC).

c. Penurunan angka kesakitan HIV/AIDS.

d. Penurunan prevalensi stunting dan wasting.

e. Keluarga berencana rumah sakit (KB).

4. Mampu melakukan koordinasi dengan bagian terkait untuk

kelancaran pelayanan kesehatan.

5. Terlaksananya sistem kerja keperawatan yang terstruktur

dan komprehensif.

6. Memberikan pelayanan keperawatan dan kebidanan yang optimal

sesuai dengan standar asuhan keperawatan dan kebidanan untuk

mempercepat

33
 proses penyembuhan pada pasien dengan mengutamakan kepuasan

pelayanan terhadap pasien dan keluarga.

7. Penerapan dan pemberian asuhan keperawatan dan kebidanan

didasarkan atas usaha pencegahan dan pengendalian infeksi

nosokomial.

8. Adanya peningkatan utilisasi pelayanan rawat inap dan rawat jalan.

9. Peningkatan mutu asuhan keperawatan secara berkelanjutan dan up to

date.

10. Peningkatan kualifikasi SOM keperawatan secara berkesinambungan.

11. Tersedianya logistik keperawatan sesuai standar.

12. Terealisasinya kesejahteraan perawat secara berkesinambungan.

4.1.2 Kepala Unit Rekam Medis

(1) Tugas

1. Membuat dan mengevaluasi sistem, pedoman, SPO, petunjuk teknis

kegiatan pelayanan rekam medis meliputi analisa dan pemantauan

rekam medis, pengolahan data medis, penyimpanan, pendistribusian

rekam medis dan pengambilan data medis.

2. Membagi tugas, memberikan petunjuk pelaksanaan tugas bawahan,

mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan

kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksaan

kegiatan unit rekam medis di RSIA Stella Maris.

34
 3. Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi

kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.

4. Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit sebagai dasar

perencanaan, pengolahan data menjadi informasi sebagai penunjang

pengambilan keputusan manajemen.

(2) Tanggung Jawab

1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Unit Rekam Medis.

2. Ketepatan dan kebenaran pelaksaan kegiatan:

 Assembling dan indeks kode penyakit.

 Statistik dan pelaporan rumah sakit.

 Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

 Validasi data pasien rawat jalan, rawat darurat dan rawat inap

yang sesuai petunjuk teknis dengan SPO, petunjuk teknis

ditetapkan.

3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan

realisasi, kebenaran dan ketepatan laporan kepada manajemen.

(3) Wewenang

1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Unit Rekam Medis.

2. Mengatur rencana kegiatan penyelanggaraan Unit Rekam Medis.

3. Meminta arahan dari atasan.

4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.

5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

(4) Syarat Jabatan

1. Jenis Pendidikan: Minimal DIII Rekam Medis.

35
 2. Pelatihan: Pelatihan ICD 10, Pelatihan pelaporan rumah sakit,

pelatihan manajerial rumah sakit.

3. Pengalaman: Pengalaman di Rekam Medis minimal 2 tahun.

4.1.3 Pelaksana Pengolahan Data (Assembling, Koding, Indexing)

(1) Tugas

1. Melakukan tugas assembling sekaligus analisa berkas rekam medis

pasien rawat inap meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam

medis dan menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah

ditentukan.

2. Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya

untuk dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya.

3. Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.

4. Mengentry kode penyakit dalam SIMRS (komputer).

(2) Tanggung Jawab

1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas rekam medis.

2. Kebenaran indeks kode penyakit.

(3) Wewenang

1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja.

(4) Syarat Jabatan

1. Jenis Pendidikan: Minimal DIII Rekam Medis.

2. Pelatihan: Pelatihan ICD 10, Pelatihan pelaporan rumah sakit.

36
4.1.4 Penanggung Jawab Statistik & Pelaporan

(1) Tugas

1. Merekap sensus harian rawat inap berdasarkan kelas, spesialisasi

dan dokter yang merawat.

2. Melaporkan seluruh kegiatan pelayanan rumah sakit sesuai format

dari kemenkes.

3. Melaporkan 10 penyakit terbanyak.

4. Melakukan pengiriman laporan data pelayanan.

5. Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke

ruang rekam medis.

(2) Tanggung Jawab

1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus

harian.

2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan

pasien rawat jalan, inap, pengunjung, laporan morbiditas dan

mortalitas, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR (Bed Occupation

Rate), LOS (Length Of Stay).

3. Kelancaran dalam pembuatan laporan dan pengiriman laporan.

4. Kelancaran kerja dari semua pelaksana penyimpanan, asuransi dan

pengolahan data.

5. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang

ditetapkan.

37
(3) Wewenang

1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan.

2. Memberikan masukan dan laporan kepada atasan langsung.

3. Meminta arahan dari atasan.

(4) Syarat Jabatan

1. Jenis Pendidikan: Minimal DIII Rekam Medis.

2. Pelatihan: Pelatihan Rekam Medis.

3. Pengalaman: Pengalaman di Rekam Medis minimal 2 tahun.

4.1.5 Pelaksana Penyimpanan dan Koresponden Rekam Medis

(1) Tugas

1. Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke

ruang rekam medis.

2. Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan

berobat sesuai permintaan.

3. Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.

(2) Tanggung Jawab

1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak

penyimpanan.

2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.

3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk

semua kepentingan pengobatan pasien.

38
 4. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang

kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.

5. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang

penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.

6. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada

dokter yang akan mengisi formulir asuransi & perusahaan rekanan.

(3) Wewenang

1. Mengatur rencana kegiatan penyimpanan dan koresponden.

2. Meminta arahan dari atasan.

3. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

(4) Syarat Jabatan

1. Jenis Pendidikan: Minimal DIII Rekam Medis / SLTA Plus.

2. Pelatihan: Pelatihan ICD 10, Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit.

4.2 Fungsi Perencanaan Visi dan Misi

A. Visi

Menjadi pusat pelayanan kesehatan terbaik untuk Ibu dan Anak di daerah

Sumatera Utara dengan pelayanan unggulan di NICU & PICU pada tahun

2019, serta senantiasa terdepan di dalam persaingan di era globalisasi ini.

B. Misi

1. Melakukan upaya yang berkelanjutan untuk meningkatkan mutu

pelayanan kepada pasien.

39
2. Melakukan upaya yang berkelanjutan untuk meningkatkan keselamatan

pasien di rumah sakit.

3. Meningkatkan kualitas dan profesionalisme sumber daya manusia di

rumah sakit.

4. Meningkatkan sarana dan prasarana rumah sakit seiring

dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

4.3 Fungsi Pengorganisasian

Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSIA Stella Maris

Direktur Medis dan Keperawatan

Seksi Pelayanan & Penunjang medis

Kepala Unit Rekam Medis

Pengolahan Data Statistik & Pelaporan

- Asembling - Internal Penyimpanan &
- Koding - Eksternal Koresponden
- Indexing

4.4 Prosedur Pelaksanaan Rekam Medis Elektronik

4.4.1 Tatalaksana Pencatatan Data

(1) Tatalaksana Penerimaan Pasien

1. Setiap pasien yang dilayani di RSIA Stella Maris baik rawat jalan, rawat

40
 inap maupun gawat darurat harus mempunyai rekam medis yang baik

dan akurat.

2. Untuk mendapatkan rekam medis, maka seluruh pasien sebelum ke

unit pelayanan harus terlebih dahulu mendaftar ke bagian pendaftaran

pasien.

3. Pada saat pasien mendaftar maka petugas harus memastikan bahwa

apakah pasien tersebut dinyatakan pasien lama atau pasien yang baru

pertama kali mendapatkan pelayanan di RSIA Stella Maris.

4. Kecuali pasien yang datang dalam keadaan darurat, harus sesegera

mungkin ditolong dengan mengutamakan keselamatan jiwa pasien.

Pengurusan rekam medis menyusul setelah pasien tertolong.

(2) Tatalaksana Penamaan Pasien

Penamaan baku adalah sistem penamaan dengan standart tertentu

yang harus dipatuhi oleh semua pihak terkait sebagai upaya dalam

mencapai sistem pengelolaan rekam medis yang baik.

1. Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas registrasi nama pasien

harus lengkap minimal terdiri dari satu suku kata atau lebih;

2. Mengentri nama pasien berdasarkan identitas yang berlaku

misalnya: KTP, SIM, dan lain-lain.

3. Dalam sistem penamaan pada rekam medis ditentukan :

a. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang

disempurnakan.

41
 b. Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.

c. Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dibenarkan dalam

penulisan nama pasien.

(3) Tata Cara Penulisan Nama Pasien

A. Sistem Penamaan Pasien

Sistem penamaan pasien bertujuan untuk memberikan identitas kepada

seorang pasien, serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang

lainnya, sehingga mempermudah dalam proses pemberian pelayanan kesehatan

kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit.

Tata cara penulisan nama pasien di RSIA Stella Maris Medan adalah sebagai

berikut:

1. Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih;

2. Penulisan nama pasien sesuai dengan KTP / SIM / Paspor yang

masih berlaku;

3. Untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan baru

yang disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak;

4. Untuk pasien warganegara asing maka penulisan namanya

harus disesuaikan dengan paspor yang berlaku di Indonesia;

5. Untuk pasien bayi baru lahir yang belum mempunyai nama, maka

penulisan namanya adalah anak dari nama ibunya (A/D nama

ibunya)

 Contoh penulisan nama pasien:

42
Nama Pasien Pada KTP/SIM/Paspor adalah Hasan Harahap,

43
 Nama Pasien Pada Kartu Kunjungan Berobat adalah Hasan Harahap.

 Cara Penulisan Nama Pasien Bayi :

Nama Ibu: Roslita Handayani; Nama Bayi : A/D Roslita Handayani

Pada kunjungan berikutnya, apabila pasien bayi tersebut sudah

mempunyai nama, maka nama pasien bayi diganti dengan nama bayi itu

sendiri oleh petugas rekam medis yang berwenang pada kartu kunjungan

berobat selanjutnya.

B. Petunjuk Silang

Dengan penulisan nama pasien sesuai dengan kartu KTP/SIM/Paspor, jika

seorang pasien memiliki lebih dari satu nomor rekam medis, maka berkas rekam

medis nomor tersebut harus digabungkan menjadi satu nomor, dimana berkas

rekam medis pasien tersebut juga digabung, biasanya nomor yang digunakan

adalah nomor rekam medis yang pertama. Namun terlebih dahulu harus

dicocokkan antara tanggal lahir, alamat, serta identitas lainnya apakah benar-benar

sesuai antara keduanya.

 Contoh Penggabungan Nomor :

Nama Pasien : Abidin Harahap

Nomor Rekam Medis Pasien Pertama: 00-02-

34 Nomor Rekam Medis Pasien Kedua : 00-

42-00 Setelah digabungkan maka pada :

Nomor Rekam Medis Pasien Pertama: 00-02-34  Abidin Harahap

Nomor Rekam Medis Pasien Kedua : 00-42-00 Lihat no. 00-02

34.

44
(4) Tata Cara Penomoran Rekam Medis

A. Cara Unit (Unit Numbering System)

1. Sistem ini memberikan hanya satu unit rekam medis untuk satu orang

pasien.

2. Artinya rekam medis seorang pasien baik rekam medis rawat jalan,

rawat inap maupun gawat darurat digabung menjadi satu nomor rekam

medis.

3. Pada saat seorang pasien berkunjung pertama sekali apakah sebagai

pasien rawat jalan maupun gawat darurat kepadanya diberikan satu

nomor Rekam Medis (Admiting Number) yang akan dipakai selamanya

di Rumah Sakit Ibu & Anak Stella Maris untuk kunjungan berikutnya

sehingga rekam medis pasien tersebut tersimpan di dalam satu map

(berkas) dibawah satu nomor.

4. Kepada pasien diberikan satu kartu identitas berobat yang harus dibawa

setiap datang berkunjung untuk mendapat pelayanan rekam medis.

5. Sumber nomor adalah sudah terprogram secara otomatis berurutan

melalui sistem komputer, jadi nomor akan berurutan baik melalui

pendaftaran di tempat penerimaan pasien rawat jalan maupun gawat

darurat. Nomor terdiri dari 8 (delapan) angka.

(5) Tata Cara Pengisian Rekam Medis

A. Dokter Penanggungjawab Pelayanan

1. Mengisi lembar pengkajian medis baik rawat jalan maupun rawat inap.

2. Mengisi lembar catatan perkembangan terintegrasi (RM 5.1). Lembar

45
 ini harus diisi di E-MR RSIA Stela Maris setiap kali dokter visit dari

mulai pasien dirawat sampai pasien keluar dari rumah sakit. Dokter

wajib mengisi catatan perkembangan terintegrasi sesuai dengan hasil

pemeriksaan dokter dan terapi yang akan diberikan atau tindakan /

pemeriksaan yang akan dilakukan terhadap pasien. Pada formulir

catatan perkembangan terintegrasi pada baris yang ada tidak

dibenarkan ada yang kosong untuk mencegah kemungkinan terjadinya

tulisan asing pada formulir tersebut.

3. Untuk pasien yang berobat ke poliklinik maka dokter harus menginput

resume pasien rawat jalan (Sistem SIMRS) segera setelah pasien

dilayani.

4. Mengajukan permintaan konsultasi kepada spesialis lain dengan

mengisi di CPPT.

5. Mengisi diagnosa baik itu diagnosa utama, diagnosa sekunder,

komplikasi dan tindakan.

6. Menandatangani semua keterangan dan catatan yang menjadi bagian

rekam medis dan merupakan tanggungjawab dokter yang merawatnya.

7. Mengisi Formulir Edukasi Pasien & Keluarga Rawat Inap Terintegrasi

(RM 4.1).

8. Menulis nama obat yang di resepkan pada Resep.

Tanggung jawab utama akan kelengkapan rekam medis terletak pada

dokter. Data ini harus dipelajari kembali, dikoreksi dan ditandatangani

juga oleh dokter yang merawat. Dengan demikian tanggungjawab

46
 utama dari kebenaran dan kelengkapan dari isi rekam medis tetap

berada pada dokter penanggung jawab pelayanan .

B. Dokter Ahli Yang Melakukan Pembedahan

1. Mengisi dan menandatangani diagnosa pra dan pasca bedah.

2. Mengisi formulir tindakan kedokteran setelah menjelaskan terlebih

dahulu tindakan yang akan dilakukan kepada pasien atau menjelaskan

sesuai dengan format yang ada, sesuai SK Dirjen Yan.Med Depkes RI

Nomor: HK.OO.06.3.5.1866, tanggal 21 April 1999 Tentang Pedoman

Persetujuan tindakan Medik (Informed Consent) dan Permenkes

No.290/Menkes/Per/III/2008 tentang Persetujuan Tindakan

Kedokteran (RM 3).

3. Mengisi formulir Laporan operasi (RM 7.8).

4. Mengisi formulir check list keselamatan pasien operasi (RM 7.2).

5. Untuk pasien yang akan mendapatkan transfusi darah maka harus diisi

formulir transfusi darah (RM 3.8).

C. Dokter Ahli Yang Memberikan Anestesi

1. Mengisi formulir asesmen pra anestesi (RM 7.3).

2. Mengisi check list kesiapan anestesi (RM 7.5).

3. Menandatangani persetujuan tindakan anestesi (RM. 3).

D. Dokter Ahli Lainnya Yang Memberikan Tindakan Intervensi Non

Bedah

1. Melaksanakan inform consent pada lembar persetujuan tindakan

kedokteran (RM 3.18).

47
 2. Mengisi dan menandatangani laporan tindakan yang diberikan (RM 7.6)

E. Perawat / Bidan Yang Bertugas Merawat Pasien

1) Melaksanakan serah terima pasien dirawat baik dari poliklinik atau

gawat darurat dan memeriksa semua formulir yang harus di lengkapi,

jika belum lengkap maka perawat poliklinik atau gawat darurat harus

melengkapi sesegera mungkin pada E-MR RSIA Stella Maris.

2) Menambahkan lembaran rekam medis yang dibutuhkan sesuai aturan

asuhan pasien dan menempelkan label pasien pada setiap lembaran

yang digunakan.

3) Selalu menyusun lembaran rekam medis secara akurat sesuai susunan

pembatas formulir rekam medis.

4) Menjaga keaslian, kerahasiaan dan keamanan rekam medis dari

kemungkinan rusak, hilang, dikutip isinya atau digunakan oleh orang

yang tidak berhak.

5) Mengisi lembar pengkajian keperawatan rawat inap ( RM 2 ). Untuk

kasus tertentu yang membutuhkan pengkajian tersendiri maka perawat

mengisi pengkajian tersendiri sesuai kebutuhan pada E-MR RSIA

Stella Maris.

6) Untuk pasien yang mempunyai resiko jatuh maka perawat mengisi

formulir pencegahan resiko jatuh sesuai dengan kebutuhan seperti

Dewasa ( RM 2.8 ), Anak ( RM 2.9 ) pada E-MR RSIA Stella Maris.

7) Mengisi formulir Rencana Asuhan keperawatan sesuai dengan

diagnosa keperawatan. ( RM 5.3 ) ) pada E-MR RSIA Stella Maris.

48
 8) Mengisi formulir catatan perkembangan terintegrasi sesuai dengan

kebutuhan ( RM 5.1 ) ) pada E-MR RSIA Stella Maris.

9) Untuk pasien yang di transfer baik dari gawat darurat ke ruang rawat

inap, dari rawat inap jalan ke ruang rawat inap atau dari antara ruang

rawat inap maka petugas harus mengisi formulir Catatan Pemindahan

Pasien Antar Ruangan ( RM 1.3 ) ) pada E-MR RSIA Stella Maris.

10) Untuk pasien yang di transfer keluar dari RSIA. Stella Maris, maka

petugas harus mengisi formulir transfer atau rujuk ke rumah sakit lain

( RM 1.5 ) pada E-MR RSIA Stella Maris.

11) Perawat ruang rawat inap selain mengisi kajian keperawatan juga harus

mengisi formulir :

a) Perencanaan Pasien Pulang ( RM. 9.2 )

b) Catatan Pengobatan Pasien Rawat Inap ( RM. 6.1 )

c) Catatan observasi (RM 5.4)

d) Mengisi formulir rencana asuhan keperawatan sesuai dengan

diagnose keperawatan ( RM 5.3 )

e) Untuk pasien kebidanan yang akan melahirkan maka bidan harus

mengisi lembar partograf ( RM 5.6)

f) Mengisi formulir edukasi pasien ( RM 4.1 )

F. Petugas Kesehatan Lainnya Yang Ikut Dalam Perawatan Pasien

Petugas kesehatan lainnya yang ikut dalam perawatan pasien harus

mengisi catatan perkembangan terintrasi (RM 5.1) sesuai dengan instruksi dan

tanggung jawab masing-masing, misalnya petugas farmasi, gizi, fisioterapi dan

lainnya.

49
4.4.2 Tata Cara Pengelolaan Berkas Rekam Medis

(1) Pengembalian Rekam Medis dari Unit Pelayanan ke Unit Rekam Medis

a. Dari Rawat Inap

1. Dari ruang rawat inap pengembalian berkas rekam medis 1x24 jam

setelah pasien keluar dari rumah sakit.

2. Serah terima berkas rekam medis sesuai ekspedisi dari ruang rawat

inap setiap hari jam 07.00 s/d 17.00 WIB.

3. Jumlah berkas rekam medis yang dikembalikan harus sesuai

dengan jumlah pasien keluar baik keluar hidup atau keluar mati.

4. Bila berkas rekam medis ada yang tidak dikembalikan tepat pada

waktunya, dicatat pada buku ekspedisi kenapa tidak dikembalikan.

5. Berkas rekam medis pasien dengan kasus-kasus tertentu

pengembalian rekam medis dapat ditangguhkan, antara lain: kasus

yang perlu menunggu hasil patologi anatomi (PA) ditunggu 7

(tujuh) hari setelah tanggal pengiriman sampel (spesimen) ke Unit

Patologi Anatomi.

6. Berkas rekam medis yang dikembalikan merupakan berkas yang

berisi formulir manual atau persetujuan yang masih berisi tanda

tangan basah ini dikarenakan RSIA Stella Maris masih belum

memiliki sertifikat tanda tangan elektronik yang sah untuk bisa

diakui diluar rumah sakit.

b. Dari Unit Gawat Darurat

1. Serah terima berkas rekam medis dari petugas gawat darurat ke

50
 petugas rekam medis (bagi pasien yang tidak dirawat) 1x24 jam

pada hari pemeriksaan pasien.

2. Jika pasien dinyatakan dirawat inap maka rekam medis dikirim

ke ruang rawat inap.

3. Menyerahkan rekam medis ke petugas koding untuk mengkode

diagnosa dan tindakan yang dilakukan.

(2) Pengolahan Rekam Medis Pasien Gawat Darurat

Untuk pasien yang gawat, pendaftaran maupun pemeriksaan langsung di

Unit Gawat Darurat. Petugas registrasi disamping menerima pasien yang berobat

ke emergensi, juga menerima pendaftaran pasien rawat inap serta mengelola

laporan pemeriksaan lembar register pasien gawat darurat dan laporan pengunjung

maupun laporan morbiditas yang sama prosedur dengan pengolahan data rawat

jalan.

Setelah pasien selesai pemeriksaan di emergensi dan diperbolehkan

pulang, rekam medisnya diserahkan ke petugas rekam medis. Bila pasien kontrol

kembali, maka rekam medis emergensinya disatukan dengan rekam medis rawat

jalan. Bagi pasien yang harus dirawat inap, prosedurnya sama dengan pasien yang

berobat jalan.

(3) Pengelolaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan

Setelah pasien keluar dari rumah sakit, pengisian rekam medis dilengkapi

oleh dokter yang merawat. Dokter penanggung jawab pelayanan meneliti

51
kelengkapan dan kebenaran data rekam medis untuk selanjutnya data tersebut di

list berdasarkan nomor rekam medis di buku ekspedisi kemudian diserahkan ke

Unit Rekam Medis oleh pelaksana ruangan di kembalikan selambat-lambatnya

1x24 jam. Serah terima rekam medis sesuai dengan buku ekspedisi dari ruang

rawat inap dan dicocokkan dengan registrasi pasien keluar melalui sistem

komputer. Pengelolaan rekam medis rawat inap meliputi:

a. Sensus Harian

1. Memeriksa sensus harian rawat inap (terkomputerisasi).

2. Membuat rekapitulasi sensus harian.

b. Analisa dan Assembling

1. Meneliti rekam medis pasien yang sudah pulang secara kualitatif dan

kuantitatif.

2. Mengentri berkas rekam medis yang sudah di analisa untuk sebagai bukti

penerimaan berkas rekam medis.

3. Mengirimkan kembali rekam medis yang tidak lengkap pengisiannya

kepada dokter yang merawat melalui membuat list nomor rekam medis

yang tidak lengkap lalu dikembalikan ke ruang rawat untuk dilengkapi

kembali.

4. Membuat laporan bulanan rekam medis yang belum dikirim ke Unit rekam

medis.

5. Rekam medis harus dikirim ke Unit rekam medis selambat-lambatnya 1

(satu) hari setelah pasien pulang/meninggal.

6. Menyerahkan berkas rekaam medis kepada petugas pengolahan data untuk

52
 di koding.

c. Koding

1. Menerima berkas rekam medis dari petugas analisa.

2. Menentukan kode diagnosa dan tindakan sesuai dengan ICD 10 dan

tindakan / prosedur sesuai ICD 9.

3. Entri kode tindakan kedalam sistem sesuai dengan ketentuan entri.

4. Menyerahkan berkas rekam medis yang sudah dikoding ke petugas

penyimpanan rekam medis.

5. Jika dalam proses pengkodingan perlu konfirmasi diagnosa keruangan

maka petugas koding memulangkan berkas rekam medis ke ruang rawat

inap.

d. Indexing

1. Indeks penyakit, tindakan/operasi dan kematian (terkomputerisasi).

2. Membuat laporan bulanan morbiditas dan mortalitas.

53
 BAB V

IDENTIFIKASI DAN PRIORITAS MASALAH

5.1 Kerangka Teori

INPUT PROSES OUTPUT

- Sarana dan Prasarana - Kebijakan - Terpenuhi sarana

- Lingkungan rekam medis dan prasaran,
- Kebijakan/SOP elektronik. lingkungan kerja
- Sumber Daya Manusia - Implementasi serta sumber daya
(SDM) rekam medis manusia (SDM)
elektronik. sehingga
- Evaluasi implementasi
pelaksanaan rekam rekam medis
medis elektronik. elektronik berjalan
dengan baik.
- Adanya evaluasi
dalam pengisian
rekam medis
elektronik.

5.2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah dilakukan melalui wawancara langsung kepada

Kepala Sub Bidang Penunjang Medis, Kepala Rekam Medis dan Staf Rekam

Medis. Setelah melakukan kegiatan wawancara, maka didapatkan beberapa

masalah yang dihadapi di Unit Rekam Medis RSIA Stella Maris Medan, yaitu:

1. Koneksi jaringan internet yang kurang optimal mengakibatkan penginputan

data rekam medis sering terkendala di RSIA Stella Maris Medan.

2. Kurangnya ketersediaan perangkat komputer / laptop di setiap Unit Nurse

54
 Station RSIA Stella Maris Medan.

3. Ruangan kerja yang kurang memadai di Unit Rekam Medis RSIA Stella

Maris Medan.

4. Kurangnya kepatuhan Dokter Penanggung Jawab Pasien (DPJP) dalam

pengisian kelengkapan rekam medis di RSIA Stella Maris Medan.

5. Kurangnya sumber daya manusia (SDM) / staf Unit Rekam Medis RSIA

Stella MarisMedan.

55
Permasalahan didapat dari sumber data pendukung, yang dapat dilihat pada tabel

Tabel 5.1 Permasalahan dan Sumber Data Pendukung

No Permasalahan Sumber Data

Pendukung
Koneksi jaringan internet yang kurang optimal
1 mengakibatkan penginputan data rekam medis Hasil wawancara

sering terkendala di RSIA Stella Maris Medan.

Kurangnya ketersediaan perangkat komputer /

2 laptop di setiap Unit Nurse Station RSIA Stella Hasil wawancara
Maris Medan.

Ruangan kerja yang kurang memadai di Unit

3 Hasil wawancara
Rekam Medis RSIA Stella Maris Medan.

Kurangnya kepatuhan Dokter Penanggung

4 Hasil wawancara
Jawab Pasien (DPJP) dalam pengisian
kelengkapan rekam medis di RSIA Stella Maris
Medan.
Kurangnya sumber daya manusia (SDM) / staf
5 Hasil wawancara
Unit Rekam Medis RSIA Stella Maris Medan.

56
 BAB VI

ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

6.1 Analisis Penyebab Masalah

Untuk mencari penyebab dari masalah yang sudah ditetapkan dan lokasi

masalah yang sudah diketahui dapat dilakukan dengan menggunakan Diagram

Tulang Ikan (Fish Bone) sehingga menyebabkan pelayanan unit Rekam Medis

belum optimal. Rincian penyebab masalah antara lain:

1. SDM

a. Kurangnya sumber daya manusia (SDM) / staf Unit Rekam Medis

RSIA Stella Maris Medan

2. Kebijakan/SOP

a. Kurangnya kepatuhan Dokter Penanggung Jawab Pasien (DPJP) dalam

pengisian kelengkapan rekam medis di RSIA Stella Maris Medan.ara

3. Sarana/Prasarana

a. Kurangnya ketersediaan perangkat computer/laptop di setiap Unit

Nurse Station RSIA Stella Maris Medan

b. Koneksi jaringan internet yang kurang optimal mengakibatkan

penginputan data rekam medis sering terkendala di RSIA Stella Maris

Medan.

4. Lingkungan

a. Ruangan kerja yang kurang memadai di Unit Rekam Medis RSIA

Stella Maris Medan.

57
 Gambar 6.1. Fish Bone Penyebab Masalah di Unit Rekam Medis

6.2 Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah melakukan analisis penyebab masalah, maka perlu dilakukan

alternative pemecahan masalah, antara lain sebagai berikut:

1. SDM

Melakukan rekruitmen tenaga staf rekam medis yang dapat membantu

pengelolaan rekam medis di RSIA Stella Maris mengingat SDM di Unit

rekam medis RSIA Stella Maris Medan hanya berjumlah 4 orang hal ini

masih tergolong cukup sedikit untuk mengelola rekam medis di RSIA

Stella Maris.

2. Kebijakan

58
 a. Meningkatkan kepatuhan Dokter Penanggung Jawab Pasien untuk

melengkapi rekam medis pasien. Sehingga memudahkan akses dan

memenuhi kelengkapan rekam medis di RSIA Stella Maris.

b. Membuat beberapa kebijakan agar koordinasi antara pihak rekam

medis dan DPJP berjalan dengan baik sehingga tidak menimbulkan

kesalahpahaman.

3. Sarana dan Prasarana

a. Berdasarkan Permenkes No.24 tahun 2022 tentang Rekam Medis yang

merupakan regulasi yang mendukung upaya transformasi teknologi

kesehatan sesuai dengan pilar ke-6 Transformasi Kesehatan.

Seharusnya RSIA Stella Maris harus menyediakan dan melengkapi

ketersediaan teknologi berupa perangkat komputer/laptop berserta

koneksi jaringan internet yang optimal sehingga memudahkan

penginputan data rekam medis di setiap Unit Nurse Station di RSIA

Stella Maris.

b. Penyediaan ruangan kerja rekam medis yang memadai.

4. Lingkungan

Penyediaan ruangan kerja rekam medis yang memadai.

59
 BAB VII

RENCANA INTERVENSI

(Plan of action)

Setelah diketahui alternative pemecahan masalah di unit Rekam Medis

RSIA Stella Maris Medan maka dibuatlah rencana intervensi dalam bentuk Plan

of Action (POA) seperti tabel di bawah ini

Tabel 7.1 Plan Of Action (POA) Unit Rekam Medis

2023 2024
NO KEGIATAN
SEP OKT NOV DES JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGT
Penambahan
1
Provider Internet
Perbaikan atau
Menggati Kabel
2
Provider Internet
yang rusak/lama
Penambahan unit
PC/Komputer atau
3 Laptop di ruangan
Re-Sosialisasi
Pengisian
HIS/EMR ke
Dokter Umum
dan Dokter
4 Spesialis
Koreksi dan
Diskusi Kendala
saat Pengisian
HIS/EMR ke
semua Unit dan
ke dokter umum
dan dokter
spesialis oleh Tim
Rekam Medis dan
5 Tim IT

60
 Perekrutan staff
baru di unit rekam
6 medis
Melakukan
Pelatihan/Seminar
untuk
mengoptimalkan
kinerja staff dan
organisasi di unit
7 rekam medis

61
 BAB VIII

PENUTU

A. KESIMPULAN

1. Rekam medis merupakan dokumen resmi Rumah Sakit yang mencatat

seluruh proses pelayanan medis yang bermanfaat antara lain bagi aspek

administrasi, medis, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan,

dokumentasi, perencanaan serta pengembangan sebuah Rumah Sakit.

Maka dari itu rekam medis yang lengkap, bermutu, cepat, tepat, akuran

dan berkesinambungan merupakan kunci kesuksesan dari pelayanan

kesehatan di RSIA Stella Maris Medan. Regulasi rekam medis

elektronik (RME) yang berlaku di Indonesia saat ini telah diatur dalam

peraturan Perundang-undangan yaitu :

a) Peraturan Menteri Kesehatan nomor 4 tahun 2018 tentang

kewajiban Rumah Sakit dan kewajiban pasien

b) Peraturan Menteri Kesehatan nomor 24 tahun 2022 yang

mewajibkan seluruh fasilitas peyalanan kesehatan untuk

menggunakan rekam medis elektronik sebagai dokumen dalam

pemberian pelayanan di fasilitas layanan kesehatan dimana prinsip

keamanan dan kerahasiaan data dan informasi juga menjadi aspek

penting dalam implementasi RME.

2. Dari hasil penelitian kendala dalam penyelenggaraan RME di Rumah

Sakit Ibu dan Anak (RSIA) Stella Maris Medan terjadi dalam hal

sumber daya manusia, budaya kerja organisasi, tata kelola dan

62
kepemimpinan,

63
 serta sarana prasarana Rumah Sakit. Dimana semua kendala yang

dihadapi ini bisa diselesaikan dengan cara kerjasama antar departement

layanan kesehatan dan juga memaksimalkan kerjasama dengan pihak

manajemen. Di RSIA Stella Maris Medan intervensi ini dapat

dilakukan dengan :

a) Penjabaran hak & kewajiban staff medis & non-medis di RSIA

Stella Maris Medan. Dalam hal pengisian RME khususnya yaitu

dengan memastikan kepatuhan Dokter Penanggung Jawab Pasien

(DPJP) dalam mengisi kelengkapan rekam medis pasien di RSIA

Stella Maris Medan.

b) Peningkatan kualitas dan profesionalisme sumber daya manusia

(SDM) RSIA Stella Maris Medan untuk menangani RME tahun

2023. Seperti Program Pelatihan SDM bersertifikasi rekam medis

yang berkesinambungan.

c) Pengembangan sarana dan prasarana RSIA Stella Maris Medan

seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Seperti Peningkatan Koneksi jaringan internet dan perangkat

komputer di setiap Nurse Station, Poli dokter dan juga Ruang

Rekam Medis RSIA Stella Maris Medan.

B. SARAN

1. Perlunya monitoring implementasi peraturan perundang - undangan

dalam hal ini adalah Peraturan Menteri Kesehatan nomor 24 tahun

2022

64
 oleh dinas kesehatan kota Medan yang mewajibkan seluruh fasilitas

pelayanan kesehatan untuk menggunakan RME sehingga memberi

jaminan pelayanan dan kepastian hukum terhadap masyarakat Medan

pada umumnya dan pasien RSIA Stella Maris pada khususnya.

2. Beberapa kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan rekam medis

elektronik di RSIA Stella Maris dapat di atasi dengan dilakukannya

pengauditan rekam medis elektronik secara regular setiap bulannya

oleh tim khusus yang bersertifikasi dan kompeten di bidangnya (tim

peningkatan mutu). Sehingga permasalahan yang ditemukan dari hasil

audit rekam medis bisa segera diselesaikan. Dalam menjaga

kerahasiaan seluruh informasi yang terkandung dalam rekam medis

elektronik, maka sebaik nya sistim rekam medis hanya bisa dibuka dan

diakses oleh petugas dengan memakai PIN dan password tertentu di

dalam area rumah sakit saja, sehingga akan meminimalisir

kemungkinan informasi rekam medis dibuka oleh pihak yang tidak

bertanggung jawab.

3. Dalam rekam medis elektronik semua field yang tersedia perlu diisi

dengan lengkap sesuai dengan masing - masing kompetensi pemberi

layanan kesehatan dan dibubuhi tanda tangan elektronik. Dokumen

rekam medis elektronik hanya akan memiliki kekuatan hukum apabila

tanda tangan elektronik tersertifikasi, mempunyai kekuatan, nilai dan

pembuktian hukum yang tinggi sesuai dengan peraturan perundangan

yang berlaku. Sehingga Dalam pengimplementasiannya pembuatan

suatu Sistim Rekam Medis Elektronik di rumah sakit perlu dilakukan

65
oleh ahli Tehnologi Informasi dan juga ahli hukum yang menguasai

perihal rekam medis yang berkekuatan hukum sesuai dengan tuntutan

zaman saat ini yang dibutuhkan oleh seluruh tenaga medis / paramedis

dan administrasi di RS. Sehingga dapat meningkatkan pelayanan RS di

bidang administrasi dan perawatan pasien kedepannya. Dari hasil

penelitian di RSIA Stella Maris Medan tampak bahwa sumber daya

manusia dan sarana prasarana yang memadai tanpa adanya

peningkatan kualifikasi yang berkesinambungan (sertifikasi lembaga)

sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi tidak serta merta

menghadirkan sistem rekam medis elektronik yang meningkatkan

pelayanan pada suatu rumah sakit.

66
 DAFTAR PUSTAKA

Permenkes RI. 2020. Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit. Jakarta: Kemenkes

RI. Diakses pada tanggal 27 Agustus 2023 dari

https://yankes.kemkes.go.id/unduhan/fileunduhan_1660187419_75672.pdf

Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. 2022.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022

Tentang Rekam Medis

Http://yankes.kemenkes.go.id/unduhan/fileunduhan_1662611251_882318.

pdf

Tami, Y., Sumarni, Sarwadhamana, R.J. (2021). Implementasi Pendaftaran Online

Pasien Rawat Jalan terhadap Kepuasan Pasien di Rumah Sakit Nur

Hidayah Bantul. Journal of Hospital Administration. 4(2): 44.

http://ejournal.almaata.ac.id/index.php/IJHAA

Andriani, R., Kusnanto, H., Istiono, W. (2017). Analisis Kesuksesan

Implementasi Rekam Medis Elektronik di RS Universitas Gajah Mada.

Journal of Information System. 13(2);90-1.

http://dx.doi.org/10.21609/jsi.v13i2.544

Tiorentap DRA. (2020). Manfaat Penerapan Rekam Medis Elektronik Di Negara

Berkembang: Systematic Literature Review. Indonesian of Health

Information Management Journal. 8(2);75. ISSN (Online) : 2655-9129

Rubiyanti, Sari, N. (2023). Penerapan Rekam Medis Elektronik di Rumah Sakit di

Indonesia : Kajian Yuridis. ALADALAH: Jurnal Politik, Sosial, Hukum

dan Humaniora, 1(1), 179-187. e-ISSN: 2962-8903; p-ISSN: 2962-889X.

67
Lampiran 1

68
69
Minggu 1
05 Agustus 2023 : Pengarahan dan Perkenalan
Foto Bersama Pendamping via Zoom

Foto Bersama Direktur RSIA Stella Maris

70
 Foto Bersama Seksi Yanmed & Jangmed

Minggu 2
12 Agustus 2023 : Mendalami proses kegiatan Rekam Medis di RSIA Stella
Maris

71
Minggu 3
19 Agustus 2023 : Identifikasi dan penentuan prioritas masalah
Mencari alternative pemecahan masalah

Foto Ruangan Rekam Medis

72
Minggu 4
Sabtu, 26 Agustus 2023 : Membuat plan of action dan penyelesaian laporan
Residensi

Dokumentasi Telah Selesai Melaksanakan Residensi RSIA Stella Maris

Foto Bersama Tim Rekam Medis RSIA Stella Maris

73