Modul Pelatihan Microsoft Excel

PT Petirindo Jaya Abadi – Excel Training

Pengantar

Perkembangan teknologi informasi di Indonesia beberapa tahun terakhir tumbuh sangat cepat,
hal ini ditunjukan dengan sarana dan prasarana yang berbasis komputerisasi sudah begitu merata di
hampir semua bidang, disadari atau tidak peran komputer sangat penting dalam kehidupan kita, banyak
hal yang dahulu di lakukan secara manual sekarang sudah bisa di kerjakan oleh komputer dengan
sangat cepat dan mudah, pekerjaan-pekerjaan perkantoran yang dahulu di kerjakan dengan cara
manualpun sekarang sudah di kerjakan dengan menggunakan komputer.

Modul ini diharapkan dapat menjadi referensi kita dalam mempelajari aplikasi perkantoran
Microsoft Office mulai dari pengenalan aplikasi sampai dengan fungsi-fungsi Microsoft Office yang
sering digunakan di perkantoran.

PT Petirindo Jaya Abadi – Excel Training

 Daftar Isi

Kata Pengantar.............................................................................................................................i
BAB I........................................................................................................................1
Mengenal Aplikasi Office Suite............................................................................................1
Mengenal Microsoft Office...................................................................................................2
BAB II......................................................................................................................4
Memulai Microsoft Excel...........................................................................................................4
Tipe Data............................................................................................................................... 5
Format Cel.................................................................................................................................. 7
Memasukan data dengan Autofill..........................................................................................9
Membuat Tabel Perhitungan Sederhana..............................................................................10
Membuat Tabel grafik.........................................................................................................11
Fungsi Logika IF................................................................................................................. 14
BAB III...................................................................................................................16
Latihan................................................................................................................................. 16

PT Petirindo Jaya Abadi – Excel Training

 Daftar gambar

Gambar 1: microsoft excel....................................................................................................... 4

Gambar 2: contoh penggunaan rumus.................................................................................7
Gambar 3: format cell...............................................................................................................8
Gambar 4: autofill.....................................................................................................................9
Gambar 5: hasil autofill..........................................................................................................10
Gambar 6: perhitungan sederhana.....................................................................................10
Gambar 7: tabel rental serba ada.......................................................................................11
Gambar 8: chart wizard..........................................................................................................11
Gambar 9: chart wizard - data source....................................................................................12
Gambar 10: chart option....................................................................................................13
Gambar 11: chart location......................................................................................................13
Gambar 12: chart pada microsoft excel.................................................................................14
Gambar 13: contoh logika if..................................................................................................15
Gambar 14: tabel soal latihan............................................................................................16

PT Petirindo Jaya Abadi – Excel Training

 BAB I

Mengenal Aplikasi Office Suite

Paket aplikasi perkantoran (office suite) adalah sebuah paket perangkat lunak yang
diperuntukkan khusus untuk pekerjaan di kantor. Komponen- komponennya umumnya
didistribusikan bersamaan, memiliki antarmuka pengguna yang konsisten dan dapat berinteraksi
satu sama lain. Kebanyakan aplikasi paket perkantoran terdiri dari sedikitnya sebuah pengolah
kata dan sebuah lembar kerja. Sebagai tambahan, paket dapat terdiri dari sebuah program
presentasi, peralatan basis data, paket grafis dan peralatan komunikasi.

Paket perkantoran yang paling dominan saat ini adalah Microsoft Office, yang tersedia
untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Apple Macintosh. Alternatif lain dari Microsoft
Office yang memiliki kemampuan yang baik adalah OpenOffice.org.org dan LibreOffice, yang
menggunakan format standar OpenDocument yang didefinisikan oleh ISO/IEC 26300.1

Selain Aplikasi-aplikasi Office Suite di atas, ada beberapa aplikasi Office Suite lain yang
cukup terkenal, di antaranya adalah sebagai berikut :

 Google Docs adalah layanan pengolah kata, lembar sebar, presentasi, formulir,
dan penyimpanan data berbasis web gratis dari Google.

 iWork, paket perkantoran Apple Macintosh, terdiri dari Pages, sebuah pengolah
kata, Keynote untuk presentasi, dan Numbers untuk lembar kerja.

 Lotus SmartSuite, disediakan oleh IBM terdiri dari pengolah kata bernama Word
Pro, sebuah lembar kerja Lotus 1-2-3, sebuah program presentasi Lotus Freelance
Graphics dan sebuah basis data Lotus Approach

1 http://en.wikipedia.org/wiki/Office_suite

Modul Pelatihan Microsoft Excel 1

Mengenal Microsoft Office

Microsoft Office adalah sebutan untuk paket aplikasi perkantoran buatan Microsoft dan
dirancang untuk dijalankan di bawah sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS X.
Beberapa aplikasi di dalam Microsoft Office yang terkenal adalah Excel, Word, dan PowerPoint.
1. Microsoft Word
Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor)
andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix,
versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983),
Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi
bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.2
2. Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja
spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem
operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan
pembuatan grafik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif,
menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan
di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program
spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis
Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan
pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi
terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket
Microsoft Office System 2007.3
3. Microsoft PowerPoint
atau Microsoft Office PowerPoint adalah sebuah program komputer untuk presentasi yang
dikembangkan oleh Microsoft di dalam paket aplikasi kantoran mereka, Microsoft Office,
selain Microsoft Word, Excel, Access dan beberapa program lainnya. PowerPoint berjalan
di atas komputer PC berbasis sistem operasi Microsoft Windows dan juga Apple Macintosh
yang menggunakan sistem operasi Apple Mac OS, meskipun pada awalnya aplikasi ini
berjalan di atas sistem operasi Xenix. Aplikasi ini sangat banyak digunakan, apalagi oleh
kalangan perkantoran dan pebisnis, para pendidik, siswa, dan trainer. Dimulai pada versi
Microsoft Office System 2003, Microsoft mengganti nama dari sebelumnya Microsoft
PowerPoint saja menjadi Microsoft Office PowerPoint

Modul Pelatihan Microsoft Excel 2

2 http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word

Modul Pelatihan Microsoft Excel 2

 BAB II
Memulai Microsoft Excel
Sebelum kita menggunakan Microsoft Excel terlebih dahulu kita coba mengenal
tampilan Mixrosoft Excel dan juga mengenal istilah-istilah dalam Microsoft Excel,
Dalam Microsoft Excel lembar kerja di sebut sebagai Sheet atau Worksheet, sheet dalam
Microsoft Excel terdiri dari kolom dan baris, pertemuan antara kolom dan baris disebut
sel, ( sel A1, A2, B1, B2 dst). Berikut adalah tampilan dari Microsoft Excel besera
keteranganya

Gambar 1: microsoft excel

Modul Pelatihan Microsoft Excel 58

Tipe Data
Ada berbagai macam tipe data yang dapat kita masukan ke dalam dokumen lembar kerja
Microsoft Excel, diantaranya adalah tipe data Teks, Numerik, Waktu (date), rumus dan
fungsi

• Tipe Data Teks

Tipe data teks adalah tipe data yang berupa karakter huruf dari A sampai dengan
Z, tanda baca dan operator

• Numerik

Tipe data yang berupa bilangan angka

• Waktu (date)

Data waktu yang penulisanya mengikuti kaidah penulisan DDMMYY

• Rumus

Rumus dituliskan dengan diawali tanda sama dengan (“=”). Rumus ini mengikuti
aturan aritmatika. Yaitu apabila tanda aritmatika ada, maka yang paling
diprioritaskan adalah pangkat, lalu perkalian atau pembagian dan baru setelah itu
penambahan atau pengurangan.Urutan ini dapat diubah dengan bantuan tanda
kurung.

• Fungsi

Fungsi dituliskan dengan di awali tanda sama dengan (=) kemudian di ikuti
dengan nama fungsi, misal =SUM(A1:A5)

Modul Pelatihan Microsoft Excel 59

Memasukan data ke lembar kerja
Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :

1. Pilih cel yang akan kita masukan data

2. Masukan data ke dalam cel tersebut

3. Tekan Enter atau tombol panah untuk berpindah ke cel selanjutnya

Mengedit data pada cel

Apabila kita mengalami kesalahan dalam menginputkan data ke dalam cel, maka untuk
mengubahnya caranya adalah sebagai berikut :

1. Pilih cel yang datanya akan kita perbaharui, lalu tekan F2, atau klik dua kali
pada cel tersebut

2. Perbaharui data pada cel yang akan kita rubah isinya, setelah itu tekan Enter
atau tombol panah.

Penggunakan Rumus
Untuk memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada
lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan),
-(pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan).

Untuk memasukan rumus ke dalam cel ada tiga cara yang dapat kita gunakan, untuk
memudahkan pemahaman kita, maka kita buat tabel seperti pada contoh berikut

Modul Pelatihan Microsoft Excel 60

 Gambar 2: contoh penggunaan rumus
1. Menulis rumus menggunakan angka tetap

a) Tempatkan kursor pada posisi cel (pada contoh ini C7)

b) Ketikan rumus =15000+4000 pada kolom rumus, kemudian tekan Enter

2. Menulis rumus dengan referensi cel

a) Tempatkan kursor pada posisi cel (pada contoh ini C7)

b) Ketikan rumus =C4+C5 pada kolom rumus, kemusian tekan Enter

3. Menulis rumus dengan cara menunjuk

a) Tempatkan kursor pada posisi cel (pada contoh ini C7)

b) Ketik = pada kolom rumus

c) Pilih atau klik cel C4, lalu tekan tanda +

d) Pilih atau klik cel C5 lalu tekan Enter.

Format Cel
Microsoft Excel memungkinkan Anda mengubah banyak cara yang menampilkan
data dalam sel. Sebagai contoh, Anda dapat menetapkan jumlah

Modul Pelatihan Microsoft Excel 61

digit di sebelah kanan titik desimal, atau Anda dapat menambahkan pola dan perbatasan ke sel.
Pengaturan cel dapat di lakukan dengan melakukan klik kanan pada cel yang akan kita format
dan pilih Format Cells..

Gambar 3: format cell

Beberapa hal yang dapat diatur melalui Failitas Format sel adalah :
1. Mengatur format mata uang rupiah. Hal ini dilakukan dengan melalui tab
Number, dengan memilh Category Currency, dan symbol RP Indonesian.
2. Mengatur posisi dan arah sel, dengan cara melakukan pengaturan pada tab
Alignment
3. Mengatur format huruf pada tab Font.
4. Membuat batas sisi sel, pada tab Borde

Modul Pelatihan Microsoft Excel 62

Memasukan data dengan Autofill
Untuk memasukan data dengan menggunakan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan
dengan beberapa langkah berikut :

1. Pilih/klik posisi cel yang akan di buat

2. Ketikan angka 1 pada kolom (pada contoh ini A3)
3. Ketikan angka 2 pada kolom (contoh A4)
4. Pilih/Blok lah cel A3 dan A4 seperti pada gambar berikut

Gambar 4: autofill
5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan pointer di pojok kanan
bawah sampai tanda plus putih berubah warna menjadi tanda plus
dengan warna hitam
6. Tekan dan tahan mouse pada pointer, drag (tarik) ke arah cell di
bawahnya, hingga posisi yang kita inginkan sehingga hasilnya akan
seperti pada gambar berikut.

Modul Pelatihan Microsoft Excel 63

 Gambar 5: hasil autofill

Membuat Tabel Perhitungan Sederhana

Buatlah tabel sederhana berikut dan hitung total gaji dengan rumus berikut, Total gaji = gaj
pokok+bonus

Gambar 6: perhitungan sederhana

Modul Pelatihan Microsoft Excel 64

Membuat Tabel grafik
Untuk membuat grafik di Microsoft Excel, sebelumnya kita buat sebuah tabel terlebih
dahulu yang nantinya akan kita tampilkan dalam grafik

Gambar 7: tabel rental serba ada

Setelah kita selesai membuat tabel, selanjutnya kita akan membuat grafik yang datanya di
ambil dari tabel yang baru kita buat, caranya klik pada tombol Chart Wizard pada
toolbar, atau bisa juga melalui menu Insert → Chart, maka setelah itu jendela Chart
Wizard akan tampil seperti pada gambar berikut

Gambar 8: chart wizard

Modul Pelatihan Microsoft Excel 65

Pada bagian Chart type, pilih model yang di inginkan, kemudian tentukan juga model
chart nya pada bagian Chart sub-type, untuk melihat tampilan grafik sementara, klik pada
bagian Press and Hold to view sample .

Klik Next untuk melanjutkan, dan jendela chart wizard selanjutnya akan di tampilkan
seperti gambar berikut

Gambar 9: chart wizard - data source

Isilah tab data range dengan meng-klik tombol pemilihan data yang terletak sebelah
kanan kotak ini , apabila kita sebelumnya sudah menyorot data range nya maka secara
otomatis akan di tampilkan. Selanjutnya kita tinggal memilih kotak dialog di bagian
Series in. Klik Next untuk melanjutkan ke proses selanjutnya sehingga akan muncul
jendela Chart Option seperti gambar berikut

Modul Pelatihan Microsoft Excel 66

 Gambar 10: chart option
Pada bagian Chart title digunakan untuk membuat judul grafik, pada bagian Category (X)
exis dan Category (Z) axis, isikan dengan judul tabel pada sumbu X dan sumbu Y.
Setelah itu kli Next untuk melanjutkan sehingga akan muncul jendela terakhir dari
konfigurasi grafik seperti gambar berikut

Gambar 11: chart location

Pada tahap ini kita akan ditanya dua pilihan lokasi grafiknya, pilihan pertama apakah
grafik akan di tampilkan pada new sheet (terpisah dengan data) ataukah grafik akan di
letakan pada sheet yang sama dengan tabel datanya, klik Finish untuk melanjutkan dan
melihat hasilnya.

Modul Pelatihan Microsoft Excel 67

 Gambar 12: chart pada microsoft excel
Gambar di atas adalah tampilan akhir dari grafik yang kita buat tadi, yang datanya di
ambil dari tabel yang sudah kita buat sebelumnya.

Fungsi Logika IF
Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya,
jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini
dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti pada tabel berikut.

= Sama dengan
<> Tidak sama dengan
<= Lebih kecil atau sama dengan
>= Lebih besar atau sama dengan
< Lebih kecil dari
> Lebih besar dari

Modul Pelatihan Microsoft Excel 68

Bentuk penggunaan rumus di atas adalah sebagai berikut

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Artinya kalau ekspresi logika

(logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika
salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Berikut adalah contoh
penggunaan sederhana operator logika

Gambar 13: contoh logika if

Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika status sama dengan M, maka
keterangannya Male, jika tidak, maka keterangan berisi Female. Tabel di atas dapat di
selesaikan dengan rumus berikut =IF(C3="M","Male","Female").

Modul Pelatihan Microsoft Excel 69

 BAB III

Latihan

1. Buatlah tabel seperti pada gambar berikut

Gambar 14: tabel soal latihan

Rumus :

- Jumlah nilai = nilai harian+nilai ujian

- Nilai rata-rata = nilai harian+nilai ujian dibagi 2

- Carilah nilai tertinggi dan nilai terendah dari nilai harian dan ujian.

2. Buatlah sebuah grafik yang datanya di ambil dari tabel di atas.

Modul Pelatihan Microsoft Excel 70