Reimbursement Uang Jalan menggunakan

Pre/Post Drive Form di Driver App

Maret 2023
 Background
Objective

● Agar pengemudi dapat mengisi formulir pra/pasca berkendara harian di SPX Driver App, mengotomatiskan proses bagi
pengemudi agar dapat melakukan penghematan waktu dan sumber input data yang lebih terpercaya
● Mempermudah proses pembayaran ke Driver dengan menggunakan digitalisasi proses pembayaran ke Driver Wallet

Rangkuman Perubahan

Pembayaran Uang Jalan Driver Menggunakan Dompet Digital di Driver App

Fitur / Proses Keterangan Tanggal Live
Pre/Post Drive ● Pengisian Pre/Post Drive Form akan dilakukan melalui Driver App, termasuk
Form bukti pembelian bensin dan bukti toll
● Pengisian Pre Drive Form harus dilakukan sesuai tanggal Driver berangkat
● Pengisian Post Drive Form harus dilakukan dihari yang sama dengan hari
perjalanan selesai 16 Mei 2023

Pembayaran ● Uang jalan harian: pembayaran uang jalan dilakukan H+1 di Dompet Digital /
Uang Jalan Driver Wallet (uang jalan tgl 18 dibayar tgl 19)

Private &
Private & Confidential 2
Confidential
 Alur Pre/Post Drive Form

1 2 3 4

Isi Pre-Drive Form Lakukan Perjalanan Isi Post-Drive Form Terima Uang Jalan H+1

● Melalui aplikasi ● Jangan lupa untuk ● Melalui aplikasi ● Dikirimkan ke Driver

Driver foto bukti bayar: Isi Driver Wallet / Dompet
● Isi sebelum Bensin, Toll dan ● Isi setelah Digital
perjalanan pada Parkir perjalanan selesai ● Pembayaran dari
tanggal yang sama pada hari yang SPX akan diterima
sama oleh Driver pada
● Upload bukti-bukti H+1 dari selesainya
bayar sebagai acuan perjalanan
uang jalan
Private &
Private & Confidential 3
Confidential
Mengisi Pre & Post Drive
Form di Driver App

Private & Confidential

 [Driver App] Halaman Depan - FM

Pastikan Driver/Rider sudah memilih Module Pickup sebelum membuat Laporan Perjalanan

Private &
Private & Confidential 5
Confidential
 [Driver App] Halaman Depan - LM

Pastikan Driver/Rider sudah memilih Module Pengiriman / Delivery sebelum membuat Laporan Perjalanan

Private &
Private & Confidential 6
Confidential
 [Driver App] Membuat Laporan Perjalanan Pre-Drive (Pra-Perjalanan)

Buka menu samping di Driver Klik “Report Pre-Drive” untuk Isi Report Pre-Drive dengan
App dengan menekan tombol mengisi formulir sebelum detail yang sesuai
foto profil anda, lalu klik perjalanan Driver/Rider
“Laporan Perjalanan” Private &
Private & Confidential 7
Confidential
[Driver App] Laporan Perjalanan Pre-Drive (Pra-Perjalanan)

*angka pada
odometer
kendaraan
sebelum
berangkat

Isi Report Pre-Drive dengan

detail yang sesuai
Private &
Private & Confidential 8
Confidential
[Driver App] Catatan Tambahan Pre-Drive

Pilih tipe kendaraan yang

akan digunakan:
1. Standard :
disewa/dimiliki
oleh SPX dan
sudah diassign ke Tanggal perjalanan
driver yang harus diisi pada hari
bersangkutan dimana driver
2. Ad-hoc : tersebut melakukan
disewa/dimiliki perjalanan.
oleh SPX tapi
belum diassign ke
driver manapun
(idle)
3. Personal vehicle :
Kendaraan pribadi
milik driver

Private &
Private & Confidential 9
Confidential
[Driver App] Laporan Perjalanan Pre-Drive (Pra-Perjalanan)

Informasi yang perlu diisi di Pre-Drive Form:

- Kendaraan yang digunakan (status - Kondisi radiator

kendaraan yang akan digunakan: Milik SPX, - Kondisi oli
Lease/Sewa, Ad-Hoc) - Safety tools
- Jenis Driver - Hasil pemeriksaan kendaraan
- Plat nopol kendaraan - Foto bukti kerusakan
(pastikan sama dengan yang digunakan) - KM Awal (yang tertera di Odometer
- Driver kendaraan)
- Lokasi Station (station asal sebelum jalan) - Foto KM
- Tanggal Perjalanan (harus diisi sesuai - Bahan bakar sebelum
tanggal driver berangkat) keberangkatan
- Kondisi rem - Catatan tambahan
- Kondisi lampu
- Kondisi kopling
- Kondisi ban

Ketika sudah diisi sesuai dengan kondisi di lapangan, maka klik

“Submisi” untuk melanjutkan

Private &
Private & Confidential 10
Confidential
 [Driver App] Tampilan setelah mengisi Pre-Drive Form

Klik disini untuk

melihat Riwayat
Laporan

Klik bagian ini untuk

melihat Detail
Pre-Drive Form

Report Post-Drive akan muncul secara

otomatis ketika Pre-Drive Form sudah
disubmit
Private &
Private & Confidential 11
Confidential
 [Driver App] Membuat Laporan Perjalanan Post-Drive (Pasca-Perjalanan)

Buka menu samping di Driver Report Post-Drive akan muncul secara

App dengan menekan tombol otomatis ketika Pre-Drive Form sudah
foto profil anda, lalu klik disubmit Isi Report Post-Drive dengan detail
“Laporan Perjalanan” yang sesuai
Private &
Private & Confidential 12
Confidential
[Driver App] Laporan Perjalanan Post-Drive (Pasca-Perjalanan)

Isi Report Post-Drive dengan

detail yang sesuai
Private &
Private & Confidential 13
Confidential
[Driver App] Laporan Perjalanan Post-Drive (Pasca-Perjalanan)

Isi Report Post-Drive dengan

detail yang sesuai
Private &
Private & Confidential 14
Confidential
[Driver App] Report Post-Drive

Informasi yang perlu diisi pada Post Drive Informasi bawaan dari Pre-Drive Form:
Form:
- Kondisi rem - Kendaraan yang digunakan
- Kondisi lampu (tidak bisa diubah)
- Kondisi kopling - Jenis Driver
- Kondisi ban (tidak bisa diubah)
- Kondisi radiator - Plat nopol kendaraan
- Kondisi oli (tidak bisa diubah)
- Safety tools - Driver
- Hasil pemeriksaan kendaraan (tidak bisa diubah)
- Foto bukti kerusakan - Lokasi Station
- KM Akhir (yang tertera di odometer (tidak bisa diubah)
kendaraan) - Tanggal Perjalanan
- Foto KM (tidak bisa diubah)
- Bahan bakar setelah perjalanan
- Pengisian bahan bakar (dalam
Liter), Harga bahan bakar & Bukti
pengisian bahan bakar
- Biaya Parkir & Bukti bayar Parkir
- Biaya Tol & Bukti bayar Tol
- Biaya Mel & Bukti bayar Mell
- Catatan tambahan
Ketika sudah diisi sesuai dengan kondisi di
lapangan, maka klik “Submisi” untuk
melanjutkan
Private &
Private & Confidential 15
Confidential
[Driver App] Catatan Tambahan Post-Drive

Diperbolehkan Tidak diperbolehkan

Private &
Private & Confidential 16
Confidential
 [Driver App] Laporan Perjalanan (Pre / Post)

Klik disini untuk

melihat Riwayat
Laporan

Detail laporan Pre / Post Drive

Form bisa dilihat disini Private &
Private & Confidential 17
Confidential
 [Driver App] Catatan Tambahan Post-Drive

1. Jika Post-Drive Form ditolak oleh Tim Finops, maka driver akan menerima notifikasi di dalam Driver App,
detil dan alasan kenapa ditolak akan terlihat disana
2. Driver kemudian bisa langsung memperbaiki bagian yang harus diperbaiki dan submit ulang
3. Driiver bisa merevisi Post-Drive Form yang di-reject dengan catatan struk masih valid (tidak lebih dari 2
hari)
4. Driver bisa mengakses halaman yang harus diperbaiki lewat notifikasi > pilih Post Drive Form yang ditolak
Finops > klik “Lihat Detil” atau lewat Riwayat laporan > pilih Post Drive form yang memiliki tanda “Ubah”
Private &
dan klik tombol tsb Private & Confidential 18
Confidential
Daftar Alasan/Reason Reject Finops

No Category Template Reject

1 Bensin Nota bensin buram

2 Bensin Nota bensin fraud (Tanggal/Jam nota tidak valid)
3 Bensin Upload nota bensin tidak lengkap
4 Parkir Nota parkir buram
5 Parkir Nota parkir tidak ada plat nomor
6 Parkir Nota parkir fraud (Tanggal/Jam nota tidak valid)
7 Parkir Upload nota parkir tidak lengkap

8 Tol Nota tol buram

9 Tol Nota tol fraud (Tanggal/Jam nota tidak valid)

10 Tol Upload nota tol tidak lengkap

11 Others Driver tidak termasuk dalam list uang jalan pilot

12 Others Foto KM buram

13 Others Upload KM tidak sesuai dengan foto

Private &
Private & Confidential 19
Confidential
Finops Timeline

Jadwal untuk FM/LM

Sebelum 07.00 : Driver max submit (H+1 dari tanggal trip)

07.00-12.00 : Sistem melakukan perhitungan
12.30-15.00 : Finops review & verifikasi isi Post Drive Form
15.00-16.00 : Driver revisi Post Drive Form jika form ditolak oleh Finops
16.00-18.00 : Finops review kembali post drive form yang sudah direvisi driver
18.00 : Finops confirm audit

1. Saat Finops selesai mereview semua pukul 15.00, Tim Finops akan menginformasikan
kepada Captain dan Hub Lead list driver-driver yang ditolak Finops.
2. Captain dan Hub Lead akan menginformasikan ke driver atau driver bisa melihat di
notifikasi gambar lonceng di pojok kanan atas aplikasi driver
3. Driver harus kembali melakukan revisi agar uang jalan dapat dibayarkan H+1

Private &
Private & Confidential 20
Confidential
PIC

IT Product (Sistem Pre/Post drive form):

● [email protected]
● [email protected]
● [email protected]
● [email protected]
● [email protected]
● [email protected]
● [email protected]

Finops (Pencairan uang jalan):

● [email protected]
● [email protected]
● [email protected]

Private &
Private & Confidential 21
Confidential
Video Tutorial

Berikut ini video tutorial pengisian PRE & POST drive form

FM : Video Tutorial
LM : Video Tutorial

Berikut ini video tutorial pengisian REVISI Post drive form yang di-reject / di-tolak oleh Finops
baik FM atau LM

Revisi FM & LM : Video Tutorial

Private &
Private & Confidential 22
Confidential
Terima Kasih
Untuk pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi Tim
Product SPX ID

Seatalk Grup: Sistem Eskalasi

spx.co.id

Private & Confidential

Finops Rule

FM (Pickup) = use completion date of drive

- Jika FM completion of drive nya sebelum 9am (pagi) di tanggal 24 mar = Bisa diconfirm audit
on 24 mar

- Jika FM completion of drive nya setelah jam 9am (pagi) ditanggal 24 mar = Bisa diconfirm
audit on 25 mar

LH (Linehaul)= use LT departure time

LM (Delivery) = use date of drive

Private &
Private & Confidential 24
Confidential