LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN PADA KEJAKSAAN

NEGERI JAKARTA PUSAT

WINDY PUTRI PRAMANA

8143145204

Laporan Praktik Kerja Lapangan ini ditulis untuk memenuhi salah satu
persyaratan mendapatkan Gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Jakarta.

PROGRAM STUDI D3 SEKRETARI

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2017
 LEMBAR EKSEKUTIF

Windy Putri Pramana. 8143145204. Laporan Praktik Kerja Lapangan

Pada Bagian Urusan Tata Usaha, Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat. Program
Studi D3 Sekretari, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Jakarta. 2017.
Praktikan melaksanakan praktik kerja lapangan (PKL) selama satu bulan,
terhitung mulai pada tanggal 9 Januari 2017 sampai dengan 9 Februari 2017.
Maksud dan tujuan dari pelaksanaan PKL ini adalah untuk melaksanakan suatu
pekerjaan yang sesuai dengan latar belakang pendidikan mahasiswa serta
meningkatkan pengetahuan, wawasan dan kemampuan mahasiswa dalam
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan keahlian yang dimilikinya.
Selama melaksanakan praktik kerja lapangan, praktikan diberi tanggung
jawab dalam menangani surat masuk, surat keluar, surat dimulainya penyidikan
(SPDP), surat permohonan perpanjangan penahanan (SPP), berkas perkara
(BAP), pengembalian berkas perkara, menerima telepon, menerima tamu, dan juga
mengoperasikan mesin kantor (mesin fotokopi).
Dalam melaksankan praktik kerja lapangan, praktikan mengalami kendala
seperti sulit membagi waktu antara menyelesaikan pekerjaan dengan waktu
istirahat, dikarenakan ketidak efektifnnya waktu kerja. Kendala yang kedua adalah
praktikan kesulitan dalam mengoperasikan mesin kantor, apabila terjadi
kerusakan.
Dengan melaksanakan praktik kerja lapangan, praktikan mendapatkan
wawasan, pengetahuan, pengalaman dan pengembangan diri. Sehingga praktikan
dapat berinteraksi dan mengenal dengan lebih baik kenyataan pada dunia kerja
yang sesungguhnya.

ii
LEMBAR PENGESAHAN
iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta

karunia-Nya sehingga praktikan dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja

Lapangan pada Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat. Laporan PKL ini adalah sebagai

salah satu syarat untuk memenuhi tugas mata kuliah PKL dan sebagai salah satu

syarat untuk dapat menyusun Karya Ilmiah dan mendapatkan gelar Ahli Madya

Sekretari pada Fakultas Ekonomi di Universitas Negeri Jakarta.

Selesainya laporan PKL ini tentu mendapatkan dorongan dari berbagai

pihak yang telah membantu. Oleh karena itu praktikan ingin menyampaikan ucapan

terimakasih kepada:

1. Bapak Drs. Dedi Purwana E.S., M.Bus, selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Jakarta.

2. Ibu Widya Parimita, S.E., M.P.A, selaku Ketua Program Studi Sekretari

yang memberi arahan dan saran sebelum praktikan melaksanaan PKL.

3. Ibu Marsofiyati, S.Pd., M.Pd, selaku Dosen Pembimbing PKL yang telah

meluangkan waktu dan memberikan arahan, masukan serta motivasi dalam

penyelesaian laporan PKL ini.

4. Bapak Adi Sutisna, selaku Kepala Bagian Kepegawaian yang telah

menerima praktikan untuk dapat melaksanakan PKL pada Kejaksaan Negeri

Jakarta Pusat.

5. Bapak Raden Deden Nugraha, SH, selaku Kepala Bagian Tata Usaha yang

membantu praktikan dalam membimbing dan menggumpulkan data-data

yang diperlukan dalam penyusunan laporan PKL ini.

iv
 6. Pegawai Bagian Urusan Tata Usaha yang telah membantu praktikan dalam

melaksanakan praktik kerja lapangan.

7. Orang Tua yang telah memberikan dukungan, doa, harapan, kasih sayang

serta motivasi dalam penyelesaian laporan PKL ini.

8. Teman-teman Sekretari 2014 yang telah memberi bantuan dan masukan

kepada praktikan dalam penysunan laporan PKL ini.

Praktikan menyadari bahwa dalam laporan PKL ini masih jauh dari kata

sempurna. Oleh karena itu, praktikan mengharapkan adanya saran dan kritik yang

bersifat membangun guna menyempurnakan laporan PKL ini. Praktikan berharap

laporan PKL ini bermanfaat bagi pembaca-pembaca dimasa yang akan datang.

Jakarta, April 2017

Praktikan

v
 DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR EKSEKUTIF ........................................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN ...................................................................... iii
KATA PENGANTAR .............................................................................. iv
DAFTAR ISI ............................................................................................. vi
DAFTAR TABEL ..................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................ viii
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. ix
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang PKL .......................................................... 1
B. Maksud dan Tujuan PKL................................................... 3
C. Kegunaan PKL .................................................................. 4
D. Tempat PKL ...................................................................... 5
E. Jadwal Waktu PKL ............................................................ 5
BAB II TINJAUAN UMUM KEJAKSAAN NEGERI JAKARTA PUSAT
A. Sejarah Perusahaan ............................................................ 9
B. Struktur Organisasi ............................................................ 15
C. Kegiatan Umum Perusahaan ............................................. 21
BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
A. Bidang Kerja ...................................................................... 23
B. Pelaksanaan Kerja ............................................................. 23
C. Kendala Yang Dihadapi .................................................... 46
D. Cara Mengatasi Kendala.................................................... 47
BAB IV KESIMPULAN
A. Kesimpulan ........................................................................ 54
B. Saran–Saran ....................................................................... 55
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 56
LAMPIRAN-LAMPIRAN........................................................................ 57

vi
 DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Time Schedule Praktik Kerja Lapangan ................................. 8

vii
 DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar II.1 Struktur Organisasi Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat.... 16

Gambar II.2 Struktur Organisasi Urusan Tata Usaha ....................... 20

Gambar III.1 Pemberian Nomor Surat Keluar.................................... 25

Gambar III.2 Buku Agenda Surat Masuk ........................................... 27

Gambar III.3 Stempel Agenda Surat Masuk ...................................... 28

Gambar III.4 Disposisi Surat Masuk .................................................. 28

Gambar III.5 Ordner Label Disposisi ................................................. 29

Gambar III.6 Buku Ekspedisi Surat Keluar ........................................ 30

Gambar III.7 Buku Agenda Surat Keluar ........................................... 31

Gambar III.8 Buku Agenda SPDP ...................................................... 32

Gambar III.9 Disposisi SPDP ............................................................. 33

Gambar III.10 Buku Agenda SPP......................................................... 35

Gambar III.11 Disposisi SPP ................................................................ 36

Gambar III.12 Buku Agenda BAP ....................................................... 38

Gambar III.13 Disposisi BAP ............................................................... 39

Gambar III.14 Disposisi Pengembalian BAP ....................................... 40

Gambar III.15 Buku Tanda Terima Pengembalian BAP ...................... 41

viii
 DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

1. Lampiran 1 Surat Permohonan PKL ........................................... 57

2. Lampiran 2 Surat Balasan Permohonan PKL ............................. 58

3. Lampiran 3 Surat Keterangan Telah Selesainya PKL ................. 59

4. Lampiran 4 Sertifikat PKL .......................................................... 60

5. Lampiran 5 Daftar Nilai PKL ...................................................... 61

6. Lampiran 6 Daftar Hadir PKL ..................................................... 62

7. Lampiran 7 Laporan Kegiatan Harian PKL ................................ 64

8. Lampiran 8 Kartu Konsultasi Bimbingan PKL ........................... 65

9. Lampiran 9 Format Saran dan Perbaikan PKL ............................ 66

ix
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang PKL

Di Era globalisasi membawa banyak perubahan terhadap dunia tidak

terkecuali di negara Indonesia, sehingga mengharuskan setiap manusia untuk

dapat menerima perubahan-perubahan yang terjadi. Dampak dari perubahan-

perubahan ini menciptakan persaingan untuk dapat mencapai suatu kesuksesan.

Salah satu faktor utama pendukung kesuksesan adalah dengan meningkatkan

kualitas dalam pendidikan, karena pendidikan berperan penting dalam proses

pembentukan karakter dalam diri manusia.

Menyadari bahwa pentingnya pendidikan, diharapkan dapat

menghasilkan dan mengembangkan sumber daya manusia (SDM) yang lebih

berkualitas sehingga dapat menyeimbangi persaingan serta memenuhi dan

menjalankan semua tuntutan pekerjaan pada saat ini. Bagi para pelaku usaha,

indikator latar belakang pendidikan sangat berpengaruh untuk mendapatkan

tenaga kerja yang profesional. Oleh karena itu, mahasiswa ditutut untuk

memiliki kemampuan dan kreativitas yang tinggi untuk dapat bersaing pada

dunia kerja yang sesungguhnya.

Program studi D3 Sekretari Fakultas Ekonomi Universitas Negeri

Jakarta merupakan program studi yang berorientasi dalam menghasilkan Ahli

Madya dengan daya saing yang tinggi dibandingkan dengan program studi

lainnya yang ada di Indonesia. Untuk menunjang hal tersebut, perlu ada mata

1
 2

kuliah praktik yang dapat mengimplementasikan ilmu yang sudah didapat dan

dipelajari dalam perkulihaan kedalam dunia kerja yang nyata.

Oleh karena itu, dibuatlah kurikulum mata kuliah Praktek Kerja

Lapangan (PKL). Mahasiswa wajib melaksanakan PKL untuk dapat

menempuh kelulusan pada mata kuliah tersebut. Program PKL ini

dilaksanakan pada saat liburan akhir semester dengan jangka waktu

pelaksanaan antara empat hingga enam belas minggu dan dilaksanakan pada

suatu perusahaan yang memiliki bidang pekerjaan yang sesuai dengan latar

belakang pendidikan mahasiswa.

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan memberikan kesempatan bagi para

mahasiswa untuk bisa menambah wawasan dan pengalaman serta sikap

bertanggung jawab di dalam dunia kerja yang sesungguhnya. Sehingga apa

yang dipelajari dibangku perkuliahan dapat diimplementasikan secara

langsung ditempat mahasiswa melaksanakan kegiatan praktek kerja lapangan.

Diharapkan dengan adanya program praktek kerja lapangan ini dapat

menciptakan dan mengembangkan sumber daya manusia yang lebih

profesional pada setiap bidang pekerjaan.

Praktikan melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di

Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat dan praktikan ditempatkan pada bagian Urusan

Tata Usaha, dimana tugas dan kegiatan pada bagian urusan tata usaha sesuai

dengan latar belakang pendidikan praktikan. Kegiatan praktek kerja lapangan

ini juga sebagai salah satu syarat dan kewajiban mahasiswa untuk dapat
 3

menyusun Karya Ilmiah dan mendapatkan gelar Ahli Madya Sekretari pada

Fakultas Ekonomi di Universitas Negeri Jakarta.

B. Maksud dan Tujuan PKL

1. Maksud

Praktik kerja lapangan ini dilaksanakan dengan maksud sebagai

berikut:

a. Melaksanakan suatu pekerjaan yang sesuai dengan latar belakang

pendidikan mahasiswa.

b. Mengenal hal-hal baru yang tidak dipelajari pada masa perkuliahan.

c. Menerapkan teori dan praktek yang sudah didapat pada masa

perkuliahan ditempat mahasiswa melaksanakan praktek kerja

lapangan.

2. Tujuan

Adapun tujuan dari dilaksanakannya praktik kerja lapangan adalah

sebagai berikut:

a. Meningkatkan pengetahuan, wawasan dan kemampuan mahasiswa

dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan keahlian yang

dimilikinya.

b. Menambah pengalaman yang tidak didapat pada masa perkuliahan.

c. Mendalami pemahaman mahasiswa dari apa yang dipelajari pada

masa perkuliahan dengan realitas dunia kerja yang sesungguhnya.

 4

C. Kegunaan PKL
Praktik kerja lapangan (PKL) ini diharapkan dapat memberi manfaat

yang positif bagi Praktikan, bagi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta

dan bagi Instansi tempat praktek, adapun kegunaan dari praktik kerja lapangan

ini yaitu:

1. Bagi Praktikan

a. Melatih diri untuk dapat bersosialisasi dan berinteraksi lebih baik lagi

dilingkungan dunia kerja.

b. Menggembangkan diri untuk lebih profesional dan disiplin dalam

menghadapi tuntuan didunia kerja yang sesungguhnya.

c. Sebagai pedoman untuk menghadapi dunia kerja dimasa yang akan

datang.

2. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta

a. Melahirkan mahasiswa untuk menjadi tenaga kerja yang berkualitas.

b. Menambah pengetahuan tentang ruang lingkup suatu perusahaa.

c. Mengetahui sejauh mana pengetahuan dan kreativitas mahasiswa

yang didapat pada masa perkuliahan untuk diterapkan dalam dunia

pekerjaan.

3. Bagi Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat

a. Menghemat waktu pekerjaan dikarenakan sebagian tugas yang ada

pada perusahaan diberikan kepada mahasiswa yang melaksanakan

praktik kerja lapangan (PKL).

 5

b. Mendapatkan saran dalam menghadapi masalah dengan pengetahuan

dan wawasan yang dimiliki mahasiswa yang didapat pada masa

perkuliahan.

c. Menjalin kerjasama dengan lembaga pendidikan untuk mendapatkan

tenaga kerja yang berkualitas tinggi.

D. Tempat PKL
Praktikan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada instansi:

Nama Instansi : Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat

Alamat : Jl. Merpati Blok B XII No.5

Kecamatan Kemayoran Kota Jakarta Pusat

Nomor Telepon : (021) 6545046

Website : Www.Kejari-jakpus.go.id

Praktikan memilih Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat sebagai tempat

pealaksanaan praktik kerja lapangan dikarenakan praktikan ingin mengetahui

lebih dalam tentang dunia hukum di Indonesia dan mendapat pengetahuan

diluar dunia kerja perkantoran.

E. Jadwal Waktu PKL

Dalam melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL),

praktikan melalui beberapa tahap untuk bisa menyelesaiakan Laporan Praktik

Kerja Lapangan. Berikut beberapa tahapan yang dilalui praktikan, yaitu:

 6

1. Tahap Persiapan PKL

a. Proses di Fakultas Ekonomi

Praktikan meminta surat permohonan kepada karyawan yang

ada pada loket di Fakultas Ekonomi. Setelah praktikan mengisi semua

data diri yang ada pada surat permohonan, praktikan memilih

mengajukan surat keterangan PKL dari beberapa pilihan yang di

sediakan pada surat permohonan tersebut. Praktikan menemui Ketua

Program Studi Sekretari untuk meminta tanda tangan. Praktikan

mengirim surat permohonan tersebut ke bagian Biro Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaaan (BAAK).

b. Proses di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaaan (BAAK)

Praktikan memberikan surat permohonan kepada karyawan

yang ada diloket BAAK. Karena praktikan mengajukan surat

permohonan PKL maka praktikan diberi form surat permohonan izin

praktik kerja lapangan. Di dalam surat ini, praktikan harus mengisi

alamat perusahaan yang ditujukan untuk melaksanakan praktik kerja

lapangan dalam jangka waktu berapa bulan.

Praktikan harus menunggu selama tiga hari untuk

mendapatkan surat izin praktik kerja lapangan yang akan dibuatkan

oleh bagian baak untuk diserahkan pada perusahaan yang dituju untuk

melaksanakan kegiatan PKL.

 7

2. Tahap Pendaftaran PKL

Praktikan menyiapkan berkas-berkas lamaran PKL yang akan

dikirim ke perusahaan yang dituju untuk melaksanakan praktik kerja

lapangan. Setelah semua berkas siap, praktikan mengunjungi perusahaan

dan menemui pegawai yang ada pada bagian kepegawaian. Praktikan

menyerahkan berkas lamaran kepada pegawai yang ada pada bagian

kepegawaian.

Setelah sembilan hari menunggu, praktikan menerima panggilan

dari pegawai perusahaan untuk melangsungkan pertemuan dalam rangka

sesi interview dan menjelaskan sistem kerja pada perusahaan.

3. Tahap Pelaksanaan Program PKL

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini berlangsung selama satu

bulan, yakni pada liburan semester ganjil (semester V), yaitu pada tanggal

9 Januari 2017 sampai dengan tanggal 9 Februari 2017, dengan waktu 8

jam kerja dari jam 8.00 WIB sampai 16.00 WIB selama lima hari dalam

satu minggu.

4. Tahap Penulisan Laporan PKL

Praktikan membutuhkan waktu selama dua bulan untuk dapat

menyelesaikan laporan praktik kerja lapangan. Praktikan menyusun

laporan praktik kerja lapangan dimulai dari bulan Februari 2017 sampai

dangan awal bulan April 2017.

 8

Tabel 1.1 Time Schedule Praktik Kerja Lapangan

Waktu Kegiatan
NO Jenis Kegiatan
Desember Januari Februari Maret April
1 Tahap Persiapan PKL
Tahap Pendaftaran
2
PKL
Tahap Pelaksanaan
3
Program PKL
Tahap Penulisan
4
Laporan PKL
Sumber: Data diolah oleh Praktikan
 BAB II
TINJAUAN UMUM KEJAKSAAN NEGERI JAKARTA PUSAT

A. Sejarah Perusahaan
I. Sebelum Reformasi

Di Indonesia istilah kejaksaan sebenarnya sudah ada sejak lama.

Terbukti pada masa Kerajaan Majapahit zaman kerajaan Hindu-Jawa di

Jawa Timur. Ditemukan telah adanya istilah-istilah yang berasal dari

Bahasa Kuno atau dari kata-kata yang sama dalam Bahasa Sansekerta,

yakni dhyaksa, adhyaksa, dan dharmadhyaksa yang sudah mempunyai

tugas dan fungsi pada posisi dan jabatan tertentu di dalam kerajaan.

Lembaga yang terkait dengan Kejaksaan pada masa

kependudukan Belanda antara lain ialah Openbaar Ministerie.

Residen/Asisten Residen pada lembaga openbaar ministerie inilah yang

memerintahkan langsung pegawai-pegawainya untuk berperan sebagai

Magistraat dan Officier van Justitie pada sidang Landraad atau pada saat

ini lebih dikenal dengan Pengadilan Negeri, Jurisdictie Geschillen atau

pada saat ini lebih dikenal dengan Pengadilan Justisi dan Hooggerechtshof

atau pada saat ini lebih dikenal dengan Mahkamah Agung.

Undang-Undang pemerintah zaman pendudukan tentara Jepang

No. 1/1942 secara resmi memberikan kejaksaan peran untuk satu-satunya

lembaga penuntut umum di Indonesia, yang kemudian undang-undang

tersebut diganti oleh Osamu Seirei No.3/1942, No.2/1944 dan No.49/1944.

9
 10

Pada masa itu Kejaksaan memiliki peran pada semua jenjang

pengadilan, yakni Saikoo Hoooin atau pada saat ini lebih dikenal dengan

istilah pengadilan agung, Koootooo Hooin atau pada saat ini lebih dikenal

dengan istilah pengadilan tinggi dan Tihooo Hooin atau pada saat ini lebih

dikenal dengan istilah pengadilan negeri. Kejaksaan secara resmi memiliki

fungsi, yaitu:

1. Menyelidiki kejahatan dan pelanggaran-pelanggaran.

2. Penuntutan dalam hal perkara.

3. Menindaklanjuti putusan pengadilan dalam hal perkara criminal.

4. Bertanggung jawab dalam pekerjaan wajib menurut hukum.

Sesudah Indonesia merdeka fungsi tersebut masih tetap

dipertahankan dalam bidang hukum di Negara Republik Indonesia. Hal

tersebut tercatat dalam Pasal II Aturan Peralihan UUD 1945.

Alasan itulah yang secara resmi membuktikan bahwa kejaksaan

RI telah berdiri sejak pada zaman diproklamasikannya kemerdekaan

Indonesia. Didalam sebuah rapat Panitia Persiapan Kemerdekaan

Indonesia (PPKI) yaitu pada tanggal 19 Agustus 1945 telah memutuskan

bahwa kedudukan kejaksaan yaitu dalam lingkungan Departemen

Kehakiman di Negara Republik Indonesia.

Beberapa bulan setelah Indonesia merdeka yakni pada tanggal 30

Juni 1961, pemerintah mengesahkan secara resmi Undang-Undang Nomor

15 tahun 1961 yang berisi tentang Ketentuan Pokok Utama pada

Kejaksaan Republik Indonesia. Undang-undang tersebut menegaskan

 11

tentang tugas, penyelenggaraan serta susunan organisasi dalam kejaksaan

yang akan diatur oleh Keputusan Presiden RI. Dan untuk kedudukan,

wewenang, peran serta penempatan kejaksaan di dalam lingkungan

Departemen Kehakiman di Negara Republik Indonesia, pemerintah

mengesahkan Undang-Undang Nomor 16 tahun 1961 yang berisi tentang

Pembentukan Kejaksaan Tinggi.

Zaman semakin berkembang, dan pasa masa memsuki Orde Baru

Kejaksaan Republik Indonesia mengalami perkembangan baru yaitu

dikarenakan dengan perubahan yang terjadi pada Undang-Undang Nomor

15 Tahun 1961 menjadi Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1991, membuat

terjadinya perubahan yang cukup mendasar pada struktur organisasi dan

institusi dalam kejaksaan yang dilandaskan pada Keputusan Presiden

tanggal 20 November 1991 Nomor 55 tahun 1991.

II. Masa Reformasi

Pada masa Reformasi di Indonesia, pemerintah dan lembaga

penegak hukum mengalami berbagai sorotan, khususnya sorotan dalam

menangani kasus Tindak Pidana Korupsi. Alasan tersebut mengharuskan

pemerintah untuk merubah undang-undang tentang kejaksaan yang

sebelumnya adalah undang-undang Nomor 5 Tahun 1991 dan digantikan

dengan undang-undang nomor 16 Tahun 2004. Hal tersebut sontak

disambut gembira oleh berbagai banyak pihak karena dianggap bahwa

eksistensi kejaksaan yang sudah merdeka serta terbebas dari pengaruh

berbagai pihak lain termasuk dalam pengaruh terhadap kekuasaan

 12

pemerintah di Indonesia terhadap kejaksaan. Oleh karena itu, undang-

undang tentang Kejaksaan tersebut dipandang lebih kuat secara kedudukan

dan perannya dalam Kejaksaan Republik Indonesia sebagai lembaga

hukum Negara pemerintahan yang memiliki kekuasaan dibidang hukum

yaitu penuntutan.

Pemerintah membentuk berbagai lembaga guna untuk

memberantas tindak pidana korupsi. Walaupun demikian pemerintah

masih mendapat banyak gencaran sejak masa orde lama. Terbukti dengan

undang-undang Nomor. 31 Tahun 1971 tentang Tindak Pidana Korupsi

yang dianggap kurang tepat sehingga harus digantikan dengan undang-

undang Nomor. 31 Tahun 1999. Undang-undang Nomor. 31 Tahun 1999

berisi tentang sanksi yang berat, salah satunya dengan hukuman mati yang

akan diterima oleh para pelaku korupsi. Disebutkan bahwa undang-undang

tersebut masih dianggap kurang kuat sehingga banyak para koruptor yang

lolos dalam kasus tersebut.

Pada akhirnya, dalam penjelasan yang terdapat pada undang-

undang Nomor. 30 Tahun 2002 secara resmi mengungkapkan bahwa

selama ini penegak hukum dan lembaga pemberantas korupsi mengalami

berbagai macam hambatan. Untuk mengatasi masalah tersebut, dibuatlah

metode untuk penegakan hukum yang luar biasa yang memiliki

kewenangan yang luas dalam hal melaksanakan pemberantasan tindak

pidana korupsi.
 13

Metode untuk penegakan hukum tindak pidana korupsi ini

memiliki wewenang dan bertugas untuk memeriksa dan mengambil

sebuah keputusan dalam tindak pidana korupsi. Sedangkan dalam hal

penuntutan diserahkan pada Komisi Pemberantasan Tindak Pidana

Korupsi (KPK).

Kejaksaan Agung, Kejaksaan Tinggi, Kejaksaan Negeri

merupakan pondasi Negara khususnya di dalam bidang penegakan,

peradilan serta penuntutan hukum dimana semua itu menjadi satu kesatuan

yang tidak mungkin dapat terpisahkan baik secara langsung maupun tidak

langsung.

Kejaksaan Negeri terdapat pada setiap kota administrasi atau

kabupaten. Sedangkan Kejaksaan Tinggi berada pada tingkat Provinsi.

Adapun Kejaksaan Agung Republik Indonesia sebagai kantor pusat se-

Indonesia yang terletak pada Kebayoran Baru Blok M Jakarta Selatan.

Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat terletak diwilayah kota

administrasi Jakarta Pusat, yang beralamatkan pada Jl. Merpati Blok B-

XII No.5 kecamatan Kemayoran kota Jakarta Pusat.

III. Visi dan Misi Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat

a) Visi dari Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat, yaitu:

Kejaksaan sebagai lembaga penegak hukum yang bersih,

efektif, efisien, transparan, akuntabel, untuk dapat memberikan

pelayanan prima dalam mewujudkan supremasi hukum secara

 14

profesional, proporsional dan bermartabat yang berlandaskan

keadilan, kebenaran, serta nilai – nilai kepautan.

b) Misi dari Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat, yaitu:

1. Mengoptimalkan pelaksanaan fungsi Kejaksaan dalam

pelaksanaa tugas dan wewenang, baik dalam segi kualitas

maupun kuantitas penanganan perkara seluruh tindak pidana,

penanganan perkara Perdata dan Tata Usaha Negara, serta

pengoptimalan kegiatan Intelijen Kejaksaan, secara profesional,

proposional dan bermartabat melalui penerapan Standard

Operating Procedure (SOP) yang tepat, cermat, terarah, efektif,

dan efisien.

2. Mengoptimalkan peranan bidang Pembinaan dan Pengawasan

dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas bidang-bidang

lainnya, terutama terkait dengan upaya penegakan hukum.

3. Mengoptimalkan tugas pelayanan publik di bidang hukum

dengan penuh tanggung jawab, taat azas, efektif dan efisien, serta

penghargaan terhadap hak-hak publik.

4. Melaksanakan pembenahan dan penataan kembali struktur

organisasi Kejaksaan, pembenahan sistem informasi manajemen

terutama pengimplementasian program quickwins agar dapat

segera diakses oleh masyarakat, penyusunan cetak biru (blue

print) pembangunan sumber daya manusia Kejaksaan jangka

menengah dan jangka panjangtahun 2025, menerbitkan dan

 15

menata kembali manajemen administrasi keuangan, peningkatan

sarana dan prasarana, serta peningkatan kesejahteraan pegawai

melalui tunjangan kinerja atau remunerasi, agar kinerja

Kejaksaan dapat berjalan lebih efektif, efisien, transparan,

akuntabel dan optimal.

5. Membentuk aparat Kejaksaan yang handal, tangguh, profesional,

bermoral dan beretika guna menunjang kelancaran pelaksanaan

tugas pokok, fungsi dan wewenang, terutama dalam upaya

penegakan hukum yang berkeadilan serta tugas-tugas lainnya

yang terkait.

B. Struktur Organisasi
Sesuai dengan peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor: 38

Tahun 2010 dan Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor: PER-

009/A/JA/01/2011 yang berisi tentang Organisasi dan Tata Kerja Kejaksaan

Republik Indonesia, maka struktur organisasi pada Kejaksaan Negeri Jakarta

Pusat adalah sebagai berikut:

 16

KEPALA KEJAKSAAN NEGERI JAKARTA PUSAT

SEKSI
SEKSI SEKSI
PERDATA
SUBBAGIAN SEKSI TINDAK TINDAK
DAN TATA
PEMBINAAN INTELIJEN PIDANA PIDANA
USAHA
UMUM KHUSUS
NEGARA

URUSAN
KEPEGAWAIAN

URUSAN
KEUANGAN

URUSAN
PERLENGKAPAN

URUSAN TATA
USAHA

URUSAN
DASKRIMTI DAN
PERPUSTAKAAN

Gambar II.1 Struktur Organisasi Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat

Sumber: www. Kejari-jakpus.go.id/index.php/profil/page/cat/7

Adapun nama-nama pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan

program serta tugas pokok dan fungsi dari masing-masing jabatan yang

dijabatnya, yaitu:

1. Kepala Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat Dijabat oleh Didik Istiyanta, SH.,

MH

Mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Memimpin dan mengendalikan Kejaksaan dalam hal melaksanakan

tugas pokok, fungsi dan wewenang dari kejaksaan sesuai dengan

 17

lingungan yang bersangkutan untuk menciptakan daya guna dan

berhasil guna.

b. Bertanggung jawab dalam hal pengelolaan data statistik kriminal serta

menerapkan pengembangan manajemen teknologi informasi di

lingkungan Kejaksaan.

c. Melakukan penyelidikan, penyidikan, penuntutan, prapenuntutan,

pemeriksaan, eksekusi dan tindakan hukum lainnya yang berdasarkan

dengan peraturan perundang-undangan serta kebijakan yang telah

ditetapkan oleh Jaksa Agung.

2. Subbagian Pembinaan Dijabat oleh Hetty Cahyainingrum, SH., MH

Mempunyai tugas dalam melaksanakan pembinaan dalam hal

manajemen pembangunan sarana dan prasarana. Pengelolaan menajemen

keuangan, ketatausahaan, kepegawaian, perlengkapan, serta tatalaksana

Kejaksaan. Pengelolaan manajemen data statistik kriminal dan

pengembangan manajemen teknologi informasi. Bertanggung jawab

dalam teknis pengelolaan atas milik negara. Memberi dukungan berupa

pelayanan teknis administrasi dalam rangka untuk memperlancar

pelaksanaan tugas dan fungsi bagi seluruh satuan kerja atau seluruh bagian

yang ada di lingkungan Kejaksaan Negeri.

Mempunyai fungsi bertanggung jawab dalam melaksanakan

pembinaan pada organisasi, tatalaksana pada urusan ketatausahaan, serta

mengelola bidang kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan milik

Negara.
 18

3. Seksi Intelijen Dijabat oleh Agus Rujito, SH., MH

Mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Melaksanakan kegiatan intelijen berupa pengamanan, penyelidikan,

dan penggalangan yang bertujuan untuk mencegah tindak pidana guna

mendukungnya penegakan hukum baik berupa preventif maupun

progresif dalam bidang pertahanan dan keamanan, politik, ekonomi,

ideologi, keuangan dan sosial budaya. Melaksanakan serta

menyelenggarakan ketertiban dan ketentraman serta kenyamanan

umum. Menanggulangi tindak pidana dan tindak perdata serta tata

usaha negara pada daerah hukumnya.

b. Memberikan dukungan intelijen pada Kejaksaan untuk keberhasilan

tugas dan wewenang, melaksanakan kerjasama dan koordinasi,

memberi pemantapan kesadaran hukum terhadap masyarakat di

daerah hukumnya.

Mempunyai fungsi dalam merumuskan kebijakan teknis yang

berupa bimbingan dan pembinaan pada kegiatan dan operasi intelijen di

Kejaksaan.

4. Seksi Tindak Pidana Umum Dijabat oleh Diana Wahyu Widiyanti, SH.,

MH

Mempunyai tugas dalam melakukan pengendalikan, pemeriksaan

tambahan, penuntutan, prapenuntutan, putusan pengadilan dan penetapan

hakim. Mengawasi pidana, pelaksanaan pidana bersyarat dan pelaksanaan

 19

putusan lepas bersyarat atau tindak hukum lainnya dalam hal perkara

tindak pidana umum.

Mempunyai fungsi dalam perumusan kebijakan teknis yang

berupa bimbingan, pembinaan dan pengamanan pada kegiatan yustisial

pidana umum.

5. Seksi Tindak Pidana Khusus Dijabat oleh Dedi Priyo Handoyo, SH

Mempunyai tugas dalam melakukan pengendalikan kegiatan

penyidikan, penyelidikan, pemeriksaan tambahan, penuntutan,

prapenuntutan, putusan pengadilan dan penetapan hakim yang telah

memiliki upaya hukum serta kekuatan hukum yang tetap. Mengawasi

pelaksanaan pidana bersyarat, pidana lepas bersyarat dan putusan pidana

atau tindak hukum lainnya dalam hal perkara tindak pidana khusus.

Mempunyai fungsi dalam perumusan kebijakan teknis yang

berupa bimbingan, pembinaan dan pengamanan pada bidang tindak pidana

khusus.

6. Seksi Perdata Dan Tata Usaha Negara Dijabat oleh Feny Nilasari, SH.,

MH

Mempunyai tugas dalam melaksanakan pengendalian dalam

kegiatan penegakan, pertimbangan, bantuan dan tindakan hukum yang lain

dalam upaya mewakili kepentingan negara, pemerintah, BUMN serta

BUMD. Memberi pelayanan hukum terhadap masyarakat dalam bidang

perdata dan tata usaha negara.

 20

Mempunyai fungsi dalam perumusan kebijakan teknis yang

berupa bimbingan, pembinaan dan pengamanan pada bidang perdata dan

tata usaha negara.

Selama melaksanakan praktik kerja lapangan praktikan ditempatkan

pada bagian Urusan Tata Usaha. Struktur organisasi pada Urusan Tata Usaha

adalah sebagai berikut:

URUSAN TATA
USAHA

Kepala Tata
Usaha

Pegawai 1 Pegawai 2

Gambar II.2 Struktur Organisasi Urusan Tata Usaha.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

Adapun nama-nama pejabat yang bertanggung jawab atas urusan tata

usaha serta tugas pokok dari masing-masing jabatannya, yaitu:

1. Kepala Urusan Tata Usaha dijabat oleh Raden Deden Nugraha, SH.

Mempunyai tugas sebagai berikut:

Bertanggung jawab dalam hal menangani kelangsungan ketata

usahaan dalam Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat. Mempunyai fungsi

sebagai berikut:
 21

a. Melaksanakan koordinasi sehingga setiap satuan kerja atau bagian

dalam Kejaksaan untuk dapat tersinkronisasi dalam tatalaksana urusan

ketata usahaan.

b. Menangani surat masuk dan surat keluar yang bersifat rahasia.

c. Menangani surat pemberitahuan dimulainya penyidikan (SPDP).

d. Menangani bidang kearsipan.

2. Budi Puswani menjabat sebagai Pegawai Urusan Tata Usaha

Mempunyai tugas dalam menangani surat masuk yang bersifat

biasa dan bertanggung jawab menangani surat keluar.

3. Tatang Tazul Arifin menjabat sebagai Pegawai Urusan Tata Usaha

Mempunyai tugas dalam menangani berkas perkara (BAP) dan

surat perpanjangan penahanan (SPP), serta menangani administrasi pada

bagian penilangan.

C. Kegiatan Umum Perusahaan

Berdasarkan pada Pasal 30 Undang-Undang Nomor 16 Tahun 2004

tentang Kejaksaan Republik Indonesia, berikut adalah kegitan dan wewenang

dari Kejaksaan.

1. Kegiatan dan Wewenang Kejaksaan dalam bidang pidana, yaitu:

a. Menjalankan penuntutan.

b. Menindaklanjuti putusan pengadilan dan penetapan hakim yang

memiliki kekuatan hukum tetap.

 22

c. Melaksanakan pengawasan pada pelaksanaan putusan pidana

pengawasan, pelaksanaan putusan pidana bersyarat dan pelaksanaan

keputusan lepas bersyarat.

d. Melaksanakan penyidikan tindak pidana yang berdasarkan pada

undang-undang.

e. Melakukan pelengkapan berkas perkara tertentu untuk dapat

melaksanakan pemeriksaan tambahan sebelum berkas dilimpahkan

pada pengadilan yang telah dikoordinasikan oleh penyidik.

2. Kegiatan dan Wewenang Kejaksaan dalam bidang perdata dan tata usaha

Negara, yaitu:

a. Kejaksaan memiliki kekuasaan khusus untuk dapat bertindak di dalam

dan di luar pengadilan dengan atas nama negara atau pemerintah.

3. Kegiatan dan Wewenang Kejaksaan dalam bidang ketertiban dan

ketenteraman umum, yaitu:

a. Meningkatkan kesadaran hukum dalam masyarakat.

b. Melakukan kebijakan penegakan dalam bidang hukum.

c. Mengawasi peredaran barang cetakan.

d. Mengawasi aliran-aliran yang dapat membahayakan masyarakat serta

negara.

e. Melakukan pencegahan terhadap penyalagunaan dan penodaan

terhadap agama.

f. Meneliti dan mengembangkan hukum dan statistik kriminal.

 BAB III
PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

A. Bidang Kerja
Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada bagian

Urusan Tata Usaha. Dimana pada bagian Urusan Tata Usaha memiliki tugas

dan wewenang untuk melakukan dan menjalankan urusan ketatausahaan.

Adapun bidang kerja yang praktikan kerjakan selama pelaksanaan

Praktik Kerja Lapangan (PKL) dibagian Urusan Tata Usaha, yaitu:

1. Korespondensi

2. Manajemen Kearsipan

3. Otomatisasi Kantor

4. Menerima Telepon

5. Menerima Tamu

B. Pelaksanaan Kerja
Pada tanggal 9 Januari 2017 pukul 08.00 WIB praktikan memulai hari

pertama untuk melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di

Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat. Praktikan menemui Bapak Adi Sutisna selaku

Kepala Kepegawaian untuk selanjutnya yang memberikan arahan dan

gambaran secara umum tentang divisi-divisi yang terdapat pada Kejaksaan

Negeri Jakarta Pusat dan menerangkan tugas dari divisi tempat dimana

praktikan akan melaksanakan kegiatan PKL selama satu bulan.

23
 24

Selanjutnya, praktikan diantar menuju ruang Urusan Tata Usaha

dimana bagian urusan tata usaha adalah tempat praktikan untuk melaksanakan

PKL. Bapak Adi Sutisna menunjuk Bapak Raden Deden Nugraha selaku Ketua

Urusan Tata Usaha sebagai pembimbing praktikan selama melaksanakan PKL.

Setelah diberi arahan dan bimbingan tentang tugas yang harus

dilakukan pada bagian tata usaha, praktikan mulai mengerjakan tugas-tugas

ketatausahaan. Adapun kegiatan dan tugas-tugas praktikan selama

melaksanakan Praktik Kerja Lapangan pada Bagian Urusan Tata Usaha, yaitu:

1. Korespondensi

Korespondensi atau surat menyurat adalah kegiatan dan tugas

sehari-hari yang dilakukan oleh seorang sekretaris. Aktifitas

korespondensi ini dilakukan untuk berkomunikasi serta sebagai

pencapaian informasi antara pihak intern maupun pihak ekstern kepada

perusahaan. Sekretaris sebagai cermin dari sebuah perusahaan dituntut

untuk dapat menguasai dengan baik korespondensi untuk menunjang

perusaan dalam pencapaian tujuannya.

Pada kegiatan korespondensi, praktikan diberi tanggung jawab

untuk mengelola surat keluar. Selama praktikan melaksanakan praktik

kerja lapangan, praktikan tidak membuat surat keluar melainkan dengan

surat keluar yang sebelumnya telah dibuat oleh divisi-divisi lain didalam

Kejaksaan Negeri Jakarta pusat. Untuk meminta nomor surat keluar,

pegawai dari divisi lain akan menemui praktikan untuk mengisi nomor

surat keluar yang akan segera dikirimkan.

 25

Adapun tahap-tahap praktikan dalam pengelolaan surat keluar,

sebagai berikut:

a. Tahap Penyortiran Surat

Praktikan menyortir surat keluar berdasarkan jenisnya apakah

surat biasa, rahasia, perintah, tugas, izin, keputusan, keterangan dan

cuti.

b. Tahap Pencatatan Surat

Setelah menyortir praktikan mencatat surat keluar biasa dan

rahasia ke dalam buku agenda dan buku ekspedisi sesuai dengan

jenisnya. Surat keluar cuti, perintah, izin, keputusan, keterangan dan

tugas hanya dicatat ke dalam buku ekspedisi sesuai dengan jenisnya.

c. Tahap Pemberian Nomor Surat

Setelah proses penyortiran, praktikan memberi nomor surat

pada surat keluar berdasarkan urutan dalam buku agenda dan

ekspedisi surat tersebut.

Gambar III.1 Pemberian Nomor Surat Keluar.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan
 26

2. Manajemen Kearsipan

2.1 Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang dikirim oleh pihak lain yang

berupa kelompok ataupun individu untuk dikirimkan kepada

perusahaan yang bertujuan untuk pencapaian informasi atau

berkomunikasi dengan perusahaan.

Selama praktikan menjalankan Praktik Kerja Lapangan

(PKL), praktikan menerima berbagai jenis surat masuk, surat masuk

yang praktikan terima adalah surat masuk yang dikirm dari pihak

eksternal.

Dalam mengelola surat masuk, ada beberapa langkah yang

dilakukan oleh praktikan. Dibawah ini adalah langkah-langkah yang

dilaksanakan praktikan dalam mengelola surat masuk, yaitu:

a. Tahap Penerimaan Surat Masuk

Praktikan menerima surat masuk. Praktikan terlebih

dahulu memastikan bahwa alamat pada surat tersebut tertuju

dengan benar. Apabila benar, praktikan menandatangani surat

tanda terima yang sudah disiapkan oleh pengirim. Praktikan

menyortir surat masuk berdasarkan sifatnya (rahasia/biasa).

Surat masuk rahasia praktikan serahkan kepada Kepala Tata

Usaha sedangkan surat masuk biasa segera diproses oleh

praktikan.
 27

b. Tahap Pencatatan Surat Masuk

Praktikan mencatat surat ke dalam buku agenda surat

masuk. Pencatatan ini bertujuan untuk mempermudah proses

pengendalian atau pengarsipan surat masuk tersebut. Pada surat

masuk, yang harus dicatat ke dalam buku agenda adalah nomor

agenda, tanggal diterimanya surat, perihal/isi ringkas surat,

dari/asal surat, serta tanggal dan nomor surat.

Gambar III.2 Buku Agenda Surat Masuk.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan
Setelah dicatat ke dalam buku agenda, surat diberi

stempel agenda. Praktikan mengisi nomor agenda dan tanggal

pada stempel agenda.

 28

Gambar III.3 Stempel Agenda Surat Masuk.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

Setelah surat dicatat ke dalam buku agenda, selanjutnya

praktikan mengisi lembar disposisi. Yang dicatat ke dalam

lembar disposisi adalah nomor agenda, tanggal diterimanya

surat, perihal, tanggal dan nomor surat, serta asal surat tersebut.

Gambar III.4 Disposisi Surat Masuk.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

c. Tahap Pendistribusian Surat Masuk

Surat masuk yang sudah dicatat ke dalam buku agenda

serta diberi lembar disposisi selanjutnya akan praktikan

serahkan kepada sekretaris kepala Kejaksaan Negeri Jakarta

Pusat (Kajari).
 29

d. Tahap Penyimpanan Salinan Disposisi

Praktikan menerima salinan lembar disposisi setelah

surat masuk dikonfirmasi dan diberi instruksi/perintah oleh

Kepala Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat (Kajari). Isi perintah

yang ada dilembar disposisi praktikan catat kedalam buku

agenda sesuai dengan nomor urut surat tersebut dalam buku

agenda. Setelah dicatat ke dalam buku agenda, praktikan

memasukan lembar disposisi ke dalam ordner yang terdapat di

dalam lemari arsip sesuai dengan klasifikasinya.

Gambar III.5 Ordner Label Disposisi.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

2.2 Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan

untuk dikirimkan kepada pihak lain baik individu maupun kelompok

yang bertujuan untuk pencapaian informasi atau berkomunikasi

dengan pihak lain.

Dalam mengelola dan mengarsipkan surat keluar, praktikan

memiliki beberapa tahap, yaitu:

 30

a. Tahap Penerimaan Surat Keluar

Praktikan menerima surat keluar dari berbagai divisi

yang ada di Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat. Praktikan menyortir

surat keluar berdasarkan jenisnya apakah surat biasa, rahasia,

perintah, tugas, izin, keputusan, keterangan dan cuti.

b. Tahap Pencatatan

Setelah proses menyortir, praktikan mencatat surat

keluar biasa dan rahasia ke dalam buku agenda dan buku

ekspedisi sesuai dengan jenisnya. Surat keluar cuti, perintah,

izin, keputusan, keterangan dan tugas hanya dicatat ke dalam

buku ekspedisi sesuai dengan jenisnya.

Gambar III.6 Buku Ekspedisi Surat Keluar.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

Yang praktikan catat ke dalam buku agenda berupa

nomor urut, tanggal, nomor surat, perihal, dari siapa surat

tersebut dan kepada siapa surat tersebut akan dikirim.

 31

Gambar III.7 Buku Agenda Surat Keluar.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

c. Tahap Penyimpanan

Setelah dicatat kedalam buku agenda dan ekspedisi,

praktikan menerima salinan surat keluar untuk diarsipkan.

Salinan surat keluar praktikan simpan diordner surat keluar yang

ada dilemari arsip sesuai tanggalnya.

2.3 Surat pemberitahuan di mulainya penyidikan (SPDP)

Dalam penerimaan surat masuk praktikan tidak menerima

surat masuk yang bersifat rutin saja tetapi juga menerima surat

masuk yang bersifat hukum, seperti surat pemberitahuan dimulainya

penyidikan atau dikenal dengan SPDP. SPDP adalah surat yang

dikirim oleh penyidik untuk berkoordinasi dengan jaksa penuntut

umum (JPU) dalam menangani perkembangan kasus dan memberi

saran-saran serta masukan kepada penyidik tetang kelanjutan dari

kasus tersebut.
 32

Dalam mengelola surat pemberitahuan dimulainya

penyidikan (SPDP) praktikan memiliki tahap-tahap sebagai berikut,

yaitu:

a. Tahap Penerimaan SPDP

Praktikan menerima surat pemberitahuan dimulainya

penyidikan (SPDP) dari pihak polisi. Praktikan menandatangani

surat tanda diterimanya SPDP dari polisi.

b. Tahap Pencatatan SPDP

Praktikan mencacat ke dalam buku agenda SPDP. Pada

surat SPDP yang harus dicatat ke dalam buku agenda SPDP

adalah nomor agenda, tanggal diterimanya surat, perihal pada

buku agenda SPDP di isi dengan nama tersangka dan pasal yang

diterima oleh tersangka, dari/asal surat, serta tanggal dan nomor

surat. Setelah dicatat ke dalam buku agenda, surat diberi stempel

agenda. Praktikan mengisi nomor agenda dan tanggal pada

stempel agenda.

Gambar III.8 Buku Agenda SPDP.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan
 33

Setelah surat dicatat ke dalam buku agenda, selanjutnya

praktikan mengisi lembar disposisi. Yang dicatat ke dalam

lembar disposisi adalah nomor agenda, tanggal diterimanya

surat, perihal pada lembar disposisi SPDP di isi dengan nama

tersangka dan pasal yang diterima oleh tersangka, tanggal dan

nomor surat, serta asal surat tersebut.

Gambar III.9 Disposisi SPDP.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

c. Tahap Pendistribusian SPDP

Praktikan mencatat nama tersangka ke dalam buku tanda

terima SPDP, kemudian praktikan menyerahkan surat tesebut

kepada sekretaris Kepala Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat

(Kajari). Praktikan meminta tanda tangan sekretaris Kajari

untuk tanda terima surat SPDP.

Praktikan menerima surat SPDP beserta dengan lembar

disposisi yang telah dikonfirmasi oleh Bapak Kajari. Setelah

 34

surat diketahui oleh Bapak Kajari, praktikan mengirim surat

SPDP beserta lembar disposisi ke pegawai bagian seksi tindak

pidana umum (Pidum) untuk menunjuk Jaksa yang nantinya

akan menangani kasus tersangka yang tercatat dalam surat

SPDP dan praktikan meminta pegawai Pidum untuk

menandatangani buku tanda terima SPDP.

d. Tahap Pencatatan Nama Jaksa Penuntut Umum (JPU)

Setelah diproses oleh pihak Pidum, praktikan menerima

salinan lembar disposisi dari bagian Pidum. Pada lembar

disposisi terdapat nama Jaksa Penuntut Umum (JPU) yang

ditunjuk untuk menangani kasus tersangka. Praktikan mencatat

nama jaksa ke dalam buku agenda sesuai dengan nomor lembar

disposisi yang ada dibuku agenda.

e. Tahap Penyimpanan Disposisi

Setelah dicatat ke dalam buku agenda, praktikan

memasukan lembar disposisi ke dalam ordner SPDP yang

terdapat di dalam lemari arsip.

2.4 Surat permohonan perpanjangan penahanan (SPP)

Selain SPDP praktikan juga menerima surat permohonan

perpanjangan penahanan (SPP). SPP dibuat oleh penyidik untuk

menambah waktu pemeriksaan tersangka atau untuk kepentingan

pemeriksaan yang belum terselesaikan.

 35

Dalam mengelola surat permohonan perpanjangan

penahanan (SPP), praktikan memiliki tahap-tahap sebagai berikut,

yaitu:

a. Tahap Penerimaan SPP

Polisi mengirimkan surat permohonan perpanjangan

penahanan (SPP) kepada praktikan. Praktikan menandatangani

surat tanda diterimanya SPP dari polisi.

b. Tahap Pencatatan SPP

Praktikan mencatat ke dalam buku agenda SPP yang

harus dicatat ke dalam buku agenda SPP adalah nomor agenda,

tanggal diterimanya surat, perihal pada buku agenda SPDP di isi

dengan nama tersangka dan pasal yang diterima oleh tersangka,

dari/asal surat, serta tanggal dan nomor surat. Setelah dicatat ke

dalam buku agenda, surat diberi stempel agenda. Praktikan

mengisi nomor agenda dan tanggal pada stempel agenda.

Gambar III.10 Buku Agenda SPP.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan
 36

Setelah surat dicatat ke dalam buku agenda, selanjutnya

praktikan mengisi disposisi 1 lembar. Yang dicatat ke dalam

lembar disposisi adalah nomor agenda, tanggal diterimanya

surat, perihal pada disposisi SPP di isi dengan nama tersangka

dan pasal yang diterima oleh tersangka, tanggal dan nomor

surat, serta asal surat tersebut.

Gambar III.11 Disposisi SPP.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

c. Tahap Pendistribusian SPP

Praktikan mencatat nama tersangka ke dalam buku tanda

terima SPP, kemudian praktikan menyerahkan surat SPP kepada

pegawai yang menangani perpanjangan penahanan yang ada di

bagian seksi tindak pidana umum (Pidum) dan praktikan

meminta pegawai Pidum untuk menandatangani buku tanda

terima surat SPP.

 37

2.5 Berkas Perkara (BAP)

Dalam menangani dan mengelola surat, praktikan tidak

hanya menerima surat-surat saja, melainkan juga menerima berkas-

berkas hukum pidana yang dikenal dengan berkas perkara (BAP).

BAP adalah resume tersangka yang dibuat selengkap mungkin oleh

penyidik yang berisi tentang identitas tersangka sampai dengan

keterangan saksi dan barang bukti.

Dalam mengelola berkas perkara (BAP), praktikan memiliki

tahap-tahap sebagai berikut, yaitu:

a. Tahap Penerimaan BAP

Polisi mengirimkan berkas perkara (BAP) kepada

praktikan. Praktikan menandatangani surat tanda diterimanya

BAP dari polisi.

b. Tahap Pencatatan BAP

Sebelum di catat kedalam buku agenda, praktikan

mencari nomor SPDP dari BAP tersebut di buku agenda SPDP.

Setelah menemukan nomor SPDPnya, praktikan menulis nomor

SPDP diatas stempel agenda pada BAP.

Setelah menemukan nomor SPDP dari BAP tersebut,

praktikan selanjutnya mencatat ke dalam buku agenda BAP

yang harus dicatat ke dalam buku agenda BAP adalah nomor

agenda, tanggal diterimanya BAP, perihal pada buku agenda

BAP di isi dengan nama tersangka dan pasal yang diterima oleh
 38

tersangka, dari/asal BAP, serta tanggal dan nomor BAP. Setelah

dicatat ke dalam buku agenda, BAP diberi stempel agenda.

Praktikan mengisi nomor agenda dan tanggal pada stempel

agenda.

Gambar III.12 Buku Agenda BAP.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

Setelah surat dicatat ke dalam buku agenda, selanjutnya

praktikan mengisi disposisi 1 lembar. Yang dicatat ke dalam

lembar disposisi adalah nomor agenda, tanggal diterimanya

BAP, perihal pada lembar disposisi BAP di isi dengan nama

tersangka dan pasal yang diterima oleh tersangka dan nomor

SPDPnya, tanggal dan nomor BAP dan asal BAP tersebut.

 39

Gambar III.13 Disposisi BAP.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

c. Tahap Pendistribusian BAP

Praktikan mencatat nama tersangka ke dalam buku tanda

terima berkas perkara. Praktikan mengirim berkas perkara ke

pegawai bagian seksi tindak pidana umum (Pidum) dan

praktikan meminta pegawai Pidum untuk menandatangani buku

tanda terima BAP.

2.6 Pengembalian Berkas Perkara (BAP)

Setelah berkas perkara (BAP) diproses oleh bagian seksi

tindak pidana umum (Pidum), bagian pidum menilai apakah berkas

perkara sudah lengkap untuk diproses lebih lanjut ke dalam

persidangan atau masih dinilai kurang lengkap. Apabila BAP dinilai

kurang lengkap, maka pihak Pidum akan mengembalikan berkas

perkara kepada pihak penyidik.

Dalam mengelola pengembalian berkas perkara, praktikan

memiliki tahap-tahap sebagai berikut, yaitu:

 40

1) Tahap Penerimaan Pengembalian Berkas Perkara

Praktikan menerima pengembalian berkas perkara dari

polisi yang sebelumnya di kirimkan oleh bagian seksi tindak

pidana umum (Pidum) karena dinilai kurang lengkapnya data

dalam berkas perkara. Praktikan menandatangani surat tanda

diterimanya BAP dari polisi.

2) Tahap Pencatatan Pengembalian Berkas Perkara

Praktikan mengisi lembar disposisi 1 lembar dan buku

tanda terima pengembalian BAP. Yang dicatat ke dalam lembar

disposisi adalah nomor agenda, tanggal diterimanya BAP,

perihal, tanggal dan nomor BAP, serta asal dari BAP tersebut.

Gambar III.14 Disposisi Pengembalian BAP.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan
 41

3) Tahap Pendistribusian Pengembalian Berkas Perkara

Praktikan mengirim BAP ke pegawai bagian Pidum dan

praktikan meminta pegawai Pidum untuk menandatangani buku

tanda terima pengembalian BAP.

Gambar III.15 Buku Tanda Terima Pengembalian BAP.

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

3. Otomatisasi Kantor

Dalam menunjang pekerjaan sebagai sekretaris, seorang

sekretaris perlu berusaha untuk memiliki kemampuan yang dapat

mempercepat serta menghemat waktu dalam penyelesaian tugasnya. Salah

satu kemampuan yang harus dimiliki seorang sekretaris adalah dengan

dapat mengoperasikan mesin pengganda dokumen/fotokopi. Dengan

adanya mesin pengganda dokumen/fotokopi, sekretaris dapat

menyelesaikan pekerjaannya secara efektif..

Dalam hal ini praktikan menggunakan mesin fotokopi untuk

menggandakan surat laporan polisi yang terdapat pada surat

pemberitahuan dimulainya penyidikan (SPDP).

 42

Sebelum surat pemberitahuan dimulainya penyidikan (SPDP)

dikirim ke bagian seksi tindak pidana umum (Pidum), laporan polisi yang

terdapat didalam surat SPDP digandakan terlebih dahulu. Kemudian, surat

SPDP berserta fotokopi laporan polisi tersebut diserahkan ke pegawai

yang ada pada bagian Pidum.

Selain menggandakan laporan polisi SPDP, praktikan juga sering

diminta bantuan oleh Kepala Tata Usaha untuk menggandakan dokumen

lainnya.

4. Menerima Telepon

Menerima dan mengirim telepon adalah salah satu tugas rutin

yang dilakukan oleh seorang sekretaris, oleh karenanya seorang sekretaris

ditutut untuk dapat beretika dalam berkomunikasi melalui telepon. Etika

dan tata cara menerima telepon yang dimiliki praktikan didapat selama

praktikan mengikuti masa perkuliahan dikampus yaitu dengan mata kuliah

praktik kesekretarisan.

Pada ruang tata usaha terdapat satu buah telepon untuk digunakan

dalam hal menerima dan mengirim pesan secara internal maupun

eksternal. Dalam pelaksaaan PKL, praktikan memiliki kesempatan untuk

dapat menjawab dan menangani telepon masuk.

Dalam aktifitas menerima telepon ada beberapa hal yang

diperhatikan oleh praktikan, yaitu:

 43

a. Mengangkat telepon mengunakan tangan kiri setelah telepon

berdering selama dua kali. Tangan kanan memegang alat tulis dan

block note.

b. Praktikan harus professional dalam menggunakan bahasa dan nada

bicara yang sopan. Memberi salam terlebih dahulu (selamat

pagi/siang/sore).

c. Praktikan terlebih dahulu menanyakan identitas penelepon dengan

sopan. Setelah mengetahui identitas penelepon, praktikan

menanyakan kepada siapa penelepon ingin berbicara.

d. Apabila penelepon ingin berbicara kepada kepala atau pegawai yang

ada diruangan, maka minta penelepon tersebut untuk menunggu

beberapa saat, praktikan segera memberitahu terlebih dahulu kepada

orang yang bersangkutan. Dan apabila orang yang bersangkutan tidak

ada ditempat, maka praktikan menanyakan kepada penelepon apakah

ada pesan yang ingin dititipkan untuk orang yang bersangkutan. Jika

penelepon ingin menitipkan pesan, maka praktikan harus mencatat

pesan dengan sejelas mungkin.

e. Apabila penelepon dari pihak eksternal, maka praktikan harus

meminta nomor telepon penelepon, guna untuk menindaklanjuti pesan

telepon.

f. Setelah pesan diterima dan dicatat dengan baik, praktikan mengakhiri

pembicaraan dengan sopan dan tidak lupa untuk mengucapkan

terimakasih.
 44

g. Letakan gagang telepon dengan perlahan sehingga tidak

mengeluarkan suara yang terlalu keras bagi penelepon.

Contoh dari percakapan melalui telepon praktikan dengan

penelepon internal yang berasal dari Bagian Seksi Tindak Pidana Umum.

Praktikan : “Selamat pagi, ada yang bisa dibantu?”

Penelepon : “Selamat pagi, bisa bicara dengan Bapak Deden?”

Praktikan : “Dengan siapa saya berbicara?”

Penelepon : “Dengan Nur dari Kasi Pidum.

Praktikan : “Mohon maaf Ibu Nur, Bapak Deden hari ini tidak masuk

bekerja. Apakah ada pesan yang ingin disampaikan?”

Penelepon : “Baiklah, saya ingin meminta nomor untuk surat keluar

biasa.”

Praktikan : “Baik, tunggu sebentar yah Bu. Nomor untuk surat keluar

biasa adalah 54 Bu.”

Penelepon : “54, baiklah terimakasih.”

Praktikan : “Baik Bu, terimakasih kembali.”

5. Menerima Tamu

Selain mengerjakan pekerjaan kantor, sekretaris juga harus

memiliki etika yang baik untuk dapat melayani tamu-tamu pimpinan.

Seorang sekretaris harus bisa bersikap ramah, sopan dan professional

untuk dapat memberikan bantuan yang dibutuhkan oleh tamu. Etika dan

tata cara menerima tamu yang dimiliki praktikan didapat selama praktikan
 45

mengikuti masa perkuliahan dikampus yaitu dengan mata kuliah praktik

kesekretarisan.

Dalam hal menerima tamu, praktikan memiliki kesempatan

menerima tamu Kepala Tata Usaha apabila Kepala Tata Usaha sedang

keluar ataupun sedang berhalangan masuk kerja.

Adapun beberapa etika yang diperhatikan oleh praktikan dalam

menerima tamu, yaitu:

a. Menyapa dan memberi salam tamu dengan nada bicara yang baik,

sopan dan ramah.

b. Mempersilahkan tamu untuk duduk.

c. Menanyakan apa keperluan kedatangan dari tamu tersebut.

d. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, praktikan memberikan

penjelasan dengan jelas bahwa pimpinan sedang tidak ada ditempat

atau sedang ada keperluan diluar.

e. Untuk lebih jelasnya tanyakan apakah tamu tersebut ingin menitipkan

pesan untuk disampaikan kepada pimpinan. Apabila tamu tersebut

ingin menyampaikan pesan maka untuk itu praktikan harus mencatat

dengan jelas pesan yang ingin disampaikan oleh tamu tersebut.

Contoh pada saat praktikan menerima tamu, yaitu:

Tamu : “Selamat pagi, permisi mbak Bapak Dedennya ada?”

Praktikan : “Selamat pagi, maaf sebelumnya dengan Bapak siapa?’

Tamu : “Saya Bapak Supri dari Polisi Sektor (Polsek) kemayoran.”

 46

Praktikan : “Mohon maaf, Pak Dedennya sedang tidak masuk berkerja.

Apa ada yang bisa saya bantu?”

Tamu : “Saya ingin menyerahkan berkas perkara (BAP) dan surat

perpanjangan penahanan (SPP).”

Praktikan : “Baik pak bisa saya langsung yang terima.”

Tamu : “Tolong tanda tangan diterimanya BAP dan SPP ini yah

mbak.”

Praktikan : “Baik pak.”

Tamu : “Terimakasih mbak.”

Praktikan : “Sama-sama pak.”

C. Kendala Yang Dihadapi

Selama praktikan melaksanakan praktik kerja lapangan (PKL) pada

bagian Urusan Tata Usaha, praktikan menemukan kendala dalam menjalani

kegiatan yang ada pada urusan tata usaha. Adapun kendala yang dihadapi

praktikan selama praktik kerja lapangan yaitu:

1. Waktu Kerja Yang Tidak Efektif

Waktu kerja yang tidak efektif, dimana waktu istirahat praktikan

tidak sesuai dengan jadwal istirahat pada umumnaya. Praktikan memiliki

waktu istirahat, apabila disaat pekerjaan praktikan sudah terselesaikan atau

praktikan sedang tidak ada pekerjaan. Sehingga hal tersebut menyulitkan

praktikan dalam pembagian waktu antara penyelesaian tugas pekerjaan

dengan waktu istirahat.

 47

Kendala tersebut dikarenakan oleh faktor eksternal seperti,

pengiriman surat pemberitahuan dimulainya penyidikan (SPDP), surat

permohonan perpanjangan penahanan (SPP), berkas perkara (BAP) serta

pengembalian BAP yang dikirimkan oleh polisi bertepatan pada saat jam

istirahat pada umumnya, yaitu jam 12.00 sampai 13.00 WIB.

2. Kerusakan Pada Mesin Kantor

Sering terjadinya kerusakan pada mesin kantor, contohnya adalah

hanya terdapat satu mesin fotokopi pada Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat,

hal tersebut menyebabkan semua pegawai dibagian/divisi yang ada pada

Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat harus mengantri untuk dapat bisa

mengoperasikan atau menggandakan dokumen mereka. Akibat dari

seringnya penggunaan pada mesin fotokopi, maka tidak jarang mesin

fotokopi tersebut mengalami kerusakaan sehingga memakan waktu

penyelesaian tugas praktikan.

D. Cara Mengatasi Kendala

1. Kendala pertama yang dihadapi praktikan ditempat praktikan

melaksanakan pratktik kerja lapangan adalah ketidakefektifannya waktu

kerja, khususnya dalam waktu istirahat.

Waktu kerja adalah waktu dimana seseorang untuk dapat

melaksanakaan dan mengerjakan pekerjaan baik pada pagi, siang, sore

ataupun malam hari. Menurut Tim Redaksi BIP dalam buku Himpunan

Peraturan Perundang-undangan Republik Indonesia Tentang

Ketenagakerjaan (2017), waktu kerja di Indonesia sudah diatur dalam

 48

Undang-Undang No.13 Tahun 2003 dalam pasal 77, yang menyatakan

bahwa:

1) Setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja.

2) Waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi :
a. 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu)
minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu;
atau
b. 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1
(satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu)
minggu.
3) Ketentuan waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (2)
tidak berlaku bagi sektor usaha atau peker-jaan tertentu.
4) Ketentuan mengenai waktu kerja pada sektor usaha atau
pekerjaan tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) diatur
dengan Keputusan Menteri.1

Dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari, perusahaan atau

instansi wajib untuk memberikan waktu istirahat kerja bagi para

pekerjanya, hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kesalahan-kesalahan

yang terjadi dalam pelaksaan kerja.

Waktu istirahat kerja adalah waktu seorang pekerja untuk dapat

memulihkan tubuh atau pikiran setelah melakukan dan mengerjakan

pekerjaan dalam kurun waktu tertentu. Perusahaan harus memberikan

waktu istirahat kerja yang sesuai dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB).

Dalam buku Himpunan Peraturan Perundang-Undangan

Republik Indonesia Tentang Ketenagakerjaan (2017), dalam pasal 79 ayat

1 Undang-Undang Nomor 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan,

1BIP, Himpunan Peraturan Perundang-Undangan Republik Indonesia Tentang Ketenagakerjaan. (Jakarta,

Bhuana Ilmu Populer, 2017), hlm. 46
 49

menyatakan bahwa: “Pengusaha wajib memberi waktu istirahat dan cuti

kepada pekerja/buruh.”2

Untuk mengatasi kendala waktu istirahat selama praktikan

melaksanakan praktik kerja lapangan pada bagian Urusan Tata Usaha,

praktikan mengimplementasikan teori manajemen waktu dalam

penyelesaian pekerjaan dan tugas-tugas praktikan. Karena dengan bekerja

sama dengan waktu, praktikan akan mendapatkan hasil yang memuaskan.

Manajemen waktu menurut pendapat Muhamad Akram Al-

Adluny (2010), menyatakan bahwa “Manajemen waktu adalah

memanfaatkan waktu yang anda miliki untuk melakukan hal-hal yang

dianggap penting yang telah tercatat dalam tabel kerja”3

Hal senada juga dikemukakan oleh Patrick Forsyth (2009), yang

mengatakan bahwa “Manajemen waktu adalah cara bagaimana membuat

waktu menjadi terkendali sehingga menjamin terciptanya sebuah

efektifitas dan efisiensi juga produktivitas”4

Pada pelaksanaan pekerjaan dalam manajemen waktu terdapat

tiga aspek yang harus diperhatikan, aspek-aspek manajemen waktu

menurut Marion E. Haynes (2010) dibagi menjadi ABC, yaitu:

1) A artinya prioritas yang “harus dilakukan”. Dalam tugas ini

bersifat mendesak atau memiliki kepentingan yang tinggi.
2) B artinya prioritas yang “sebaiknya dilakukan”. Dalam tugas ini
memiliki tingkat kepentingan yang menengah.

2 Ibid., hal. 47
3 Muhamad Akram Al-Adluny, Time Habit Kebiasaan Efektif Mengelola Waktu. (Yogyakarta, Pustaka
Marwa, 2010), hlm. 19
4 Patrick Forsyth, Jangan Sia-Siakan Waktumu. (Yogyakarta, PT.Garailmu, 2009), hlm. 25
 50

3) C artinya prioritas yang “menyenangkan apabila dilakukan”.

Dalam hal ini memiliki tingkat menyenangkan apabila dilakukan
namun pelaksaannya dapat ditunda.5

Penerapan manajemen waktu dalam penyelesaian pekerjaan

memiliki dampak positif bagi praktikan yaitu, praktikan dapat

memprioritaskan pekerjaan yang mana yang terlebih dahulu harus

dikerjakan, menghemat waktu penyelesaian tugas sehingga praktikan

dapat mengerjakan tugas lainnya, meningkatkan produktivitas dan sikap

disiplin bagi praktikan.

Dalam mengerjakan dan menyelesaikan suatu pekerjaan

diharapkan dapat menghemat waktu serta meningkatkan tingkat efektifitas

dalam bekerja. Menurut Makmur dalam buku Efektivitas Kebijakan

Kelembagaan Pengawasan (2011), efektivitas dalam waktu bekerja, yaitu:

“Sesuatu yang dapat menentukan keberhasilan sesuatu kegiatan yang

dilakukan dalam sebuah organisasi tapi juga dapat berakibat terhadap
kegagalan suatu aktivitas organisasi. Penggunaan waktu yang tepat
akan menciptakan efektivitas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.”6

2. Kendala kedua yang dihadapi oleh praktikan adalah mengenai sering

terjadinya kerusakan pada mesin kantor.

Fasilitas adalah segala sesuatu baik berupa uang, sarana atau

prasarana kantor yang dapat menunjang kegiatan perkantoran, sehingga

pekerjaan kantor dapat terselesaikan dengan baik. Fasilitas sarana dan

prasarana yang baik dapat mempengaruhi keefektifan dan keberhasilan

perusahaan/instansi dalam mencapai tujuannya.

5 Marion E. Haynes, Manajemen Waktu, Edisi Ketiga. (Jakarta, Indeks, 2010), hlm.31
6 Makmur, Efektivitas Kebijakan Kelembagaan Pengawasan (Bandung, Refika Aditama, 2011), hlm. 7
 51

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat digunakan/dipakai

sebagai media untuk mencapai tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala

sesuatu yang dapat menunjang semua hal dalam mencapai tujuan.

Mesin kantor adalah salah satu jenis dari sarana perkantoran.

Mesin fotokopi termasuk ke dalam mesin kantor. Menurut CHR. Jimmy

L. Gaol (2015), mesin kantor adalah “sebuah alat yang dipergunakan untuk

menghimpun, mencatat dan mengelola bahan-bahan, data ataupun

keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat

mekanik, elektrik dan magnetik.”7

Untuk memberikan kelancaran bagi para pekerjanya, perusahaan

harus memelihara serta merawat sarana dan prasarana yang tersedia.

Memelihara dan merawat sarana dan prasarana menurut Lubis (2010),

menyatakan bahwa “pemeliharaan atau perawatan sebagai upaya untuk

membuat kondisi sarana dan prasarana tetap terjaga dengan baik dan

menghindari kerusakan yang terlalu dini.”8

Apabila sarana dan prasarana pada perusahaan mengalami

kerusakan, maka hal tersebut akan mengurangi kinerja pegawai dalam

mengerjakan pekerjaannya. Sarana pada Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat

belum optimal, dikarenakan salah satu mesin kantor yang menunjang

7 CHR. Jimmy L. Gaol, Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi. (Jakarta, PT. Elex Media
Komputindo, 2015), hlm. 333
8 Lily Septia Ekawati, Peranan Perencanaan, Pemeliharaan dan Penghapusan Peralatan Kantor Terhadap

Kinerja Pegawai di Sekretariat Daerah Kabupaten Gresik. (Surabaya, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri
Surabaya, 2013), hlm. 3 http://jurnalmahasiswa.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/view/3947/6338 (Diakses
tanggal 4 April 2017)
 52

kegiatan kerja pegawai sering mengalami kerusakan. Seperti, mesin

fotokopi yang tidak jarang mengalami kerusakan.

Jika mesin fotokopi mengalami kerusakan, praktikan mencari

tahu apa penyebab dari kerusakan tersebut. Apabila dikarenakan kertas

yang tersangkut pada mesin fotokopi, maka praktikan segera memperbaiki

dengan mengeluarkan kertas tersebut. Dan apabila kerusakan terjadi tanpa

sebab yang praktikan ketahui, maka praktikan akan menginformasikan

kepada pegawai yang berada didekat mesin fotokopi untuk segera diproses

dan diperbaiki.

Kerusakan tersebut terjadi dikarenakan pemeliharaan yang tidak

baik dan juga karena mesin digunakan setiap saat oleh seluruh pegawai

yang ada di Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat.

Merawat dan memelihara sarana dan prasarana dapat

dikategorikan menjadi beberapa kategori, kategori menurut Rahmah

(2011), yaitu “pemeliharaan dapat dikategorikan ke dalam pemeliharaan

ringan, pemeliharaan sedang, dan pemeliharaan berat.” 9

Hal senada juga dikemukakan oleh Barnawi dan M. Arifin (2012)

menjelaskan tiga macam kegiatan pemeliharaan, ialah sebagai berikut:

1) Pemeliharaan rutin yaitu perawatan yang dilakukan setiap kurun

waktu tertentu,
2) Pemeliharaan darurat yaitu perawatan yang tak terduga
sebelumnya karena ada kerusakan atau tanda bahaya,
3) Pemeliharaan preventif yaitu perawatan rutin yang dilakukan
pada selang waktu tertentu dengan beberapa kriteria yang
ditentukan sebelumnya.10

9 Ibid., hal. 3
10 Barnawi & M. Arifin, Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah. (Yogyakarta, Ar-Ruzz Media, 2012), hlm. 75
 53

Peralatan dan perlengkapan kantor yang dinyatakan sudah rusak

atau tidak layak pakai karena faktor teknis maupun faktor umur dari mesin

tersebut yang sudah tua, maka seharusnya peralatan dan perlengkapan

kantor tersebut dihapus atau diganti oleh yang baru. Penghapusan

peralatan dan perlengkapan kantor menurut Barnawi dan M. Arifin (2012),

yaitu “penghapusan sebagai kegiatan pembebasan sarana dan prasarana

dari pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat

dipertanggungjawabkan.”11

Dalam penghapusan peralatan dan perlengkapan kantor ada

beberapa cara yang dapat diterapkan, cara penghapusan menurut Barnawi

dan M. Arifin (2012), yaitu ada empat cara, ialah sebagai berikut:

1) Pengadaan lelang;
2) Hibah ke orang lain;
3) Pembakaran;
4) Penghapusan secara langsung disaksikan oleh atasan.12

11 Ibid., hal. 79
12 Ibid., hal. 83
 BAB IV
KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari pelaksanaan praktik kerja lapangan (PKL)

selama satu bulan yakni pada tanggal 9 Januari 2017 sampai 9 Februari 2017,

maka kesimpulan dari laporan PKL ini yaitu:

1. Praktikan melaksanakan PKL di bagian Urusan Tata Usaha pada

Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat;

2. Semua bagian (divisi) yang ada pada Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat

saling berkaitan satu sama lain, khususnya berkaitan dengan bagian

Urusan Tata Usaha;

3. Selama melaksankan PKL, praktikan diberi tugas dalam menangani surat

masuk biasa, surat pemberitahuan dimulainya penyidikan (SPDP), surat

permohonan perpanjangan penahanan (SPP), berkas perkara (BAP),

pengembalian BAP, surat keluar, menerima telepon, menerima tamu dan

mengoperasikan mesin kantor (mesin fotokopi).

4. Praktikan mengalami kendala-kendala selama melaksanakan PKL.

Kendala yang pertama yaitu tidak efektifnya waktu kerja khususnya dalam

waktu istirahat, praktikan mempunyai waktu istirahat apabila sedang tidak

ada pekerjaan yang harus diselesaikan. Selanjutnya, kendala yang kedua

yaitu sering terjadinya kerusakan pada mesin kantor, seperti mesin

54
 55

fotokopi yang mengalami kerusakan sehingga menghambat penyelesaian

pekerjaan praktikan.

5. Dalam mengatasi kendala-kendala tersebut, praktikan

mengimplementasikan beberapa teori. Pada kendala yang pertama,

praktikan mengimplementasikan teori manajemen waktu dalam

penyelesaian pekerjaan sehingga tidak menggangu jam istirahat praktikan.

Pada kendala yang kedua, praktikan mengimplementasikan teori fasilitas

kantor.

6. Selama pelaksanaan PKL, praktikan mendapatkan wawasan, pengetahuan,

pengalaman dan pengembangan diri. Sehingga, praktikan dapat

berinteraksi dan mengenal dengan lebih baik kehidupan pada dunia kerja

yang sesungguhnya.

B. Saran

Berdasarkan hasil dari kesimpulan tersebut, maka saran yang yang

diberikan praktikan ialah sebagai berikut:

1. Waktu kerja yang lebih diperhatikan, sehingga tidak mengganggu

perkerjaan.

2. Penambahan dan pemeliharaan secara berkala sarana dan prasarana kantor.

Seperti menservice secara berkala mesin fotokopi agar tidak terjadi

kerusakan yang dapat memakan banyak waktu kerja pegawai.

 DAFTAR PUSTAKA

Barnawi & M. Arifin. Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah. Yogyakarta: Ar-
Ruzz Media, 2012.

BIP. Himpunan Peraturan Perundang-Undangan Republik Indonesia Tentang

Ketenagakerjaan. Jakarta: Bhuana Ilmu Populer, 2017.

Forsyth, Patrick. Jangan Sia-Siakan Waktumu. Yogyakarta: PT.Garailmu, 2009.

Gaol, CHR. Jimmy L., Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan
Organisasi. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 2015.

Haynes E Marion. Manajemen Waktu, Edisi Ketiga. Jakarta: Indeks, 2010.

Lily Septia Ekawati. Peranan Perencanaan, Pemeliharaan dan Penghapusan

Peralatan Kantor Terhadap Kinerja Pegawai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Gresik. Surabaya: Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri
Surabaya, 2013.
http://jurnalmahasiswa.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/view/3947/633
8 (Diakses tanggal 4 April 2017)

Makmur, Efektivitas Kebijakan Kelembagaan Pengawasan. Bandung: Refika

Aditama, 2011.

Muhamad Akram Al-Adluny. Time Habit Kebiasaan Efektif Mengelola Waktu.

Yogyakarta: Pustaka Marwa, 2010.

Www. Kejari-jakpus.go.id/index.php/profil/page/cat/7

56
Lampiran 1

Surat Permohonan PKL

57
Lampiran 2

Surat Balasan Permohonan PKL

58
Lampiran 3

Surat Keterangan Telah Selesainya PKL

59
Lampiran 4

Sertifikat PKL

60
Lampiran 5

Daftar Nilai PKL

61
Lampiran 6

Daftar Hadir PKL

62
63
Lampiran 7

Laporan Kegiatan Harian PKL

64
65
66
67
68
Lampiran 8

Kartu Konsultasi Bimbingan PKL

69
Lampiran 9

Format Saran dan Perbaikan PKL

70