Team Lab Komputer

MODUL PRAKTIKUM MICROSOFT OFFICE ACCESS

1. PENDAHULUAN
Microsoft Access atau disingkat Access merupakan salah satu perangkat lunak yang
tergolong Relational Database Management System (RDBMS) yang banyak digunakan saat ini.
Perangkat lunak ini sudah termasuk dalam aplikasi paket Microsoft Office .
Access menyediakan banyak fasilitas yang berkaitan dengan pengelolaan database. Dengan
fasilitas pada Access yang tersedia, kita dapat melakukan proses penyortiran, pengaturan data,
pembuatan tabel, query, form, report, pages, macros, dan modules yang sangat berguna dalam
mengelola database.

2. KONSEP DASAR PEMBUATAN DATABASE

Database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan sedemikian rupa
tanpa adanya redundancy (perulangan) yang tidak perlu. Database terbentuk dari sekelompok data-
data yang memiliki jenis atau sifat yang sama. Contohnya: data mahasiswa, data dosen, data mata
kuliah, data karyawan, dll. Untuk dapat membuat suatu database yang baik, diperlukan suatu
rancangan yang tepat dan sesuai kebutuhan. Konsep dasar dalam pembuatan database antara lain:
a. Entitas dan Relationship
Hal yang sangat mendasar dan harus dipahami adalah pemodelan entitas dan relationship.
Entitas adalah berbagai hal dalam dunia nyata yang informasinya disimpan dalam
database. Sebagai contoh, kita dapat menyimpan informasi tentang dosen yang mengajar
mahasiswa. Dalam hal ini, dosen dan mahasiswa merupakan entitas.

Relationship hubungan antara entitas. Sebagai contoh, dosen mengajar mahasiswa.

Mengajar merupakan relationship antara entitas dosen dan entitas mahasiswa.

Relationship terdiri dari 3 derajat yang berbeda, yaitu:

1. One-to-one menghubungkan secara tepat dua entitas dengan satu kunci (key).
Misalnya seorang mahasiswa memiliki satu dosen wali.
2. One-to-many (many-to-one) merupakan hubungan antar entitas dimana kunci
(key) pada satu tabel muncul berkali-kali pada tabel lainnya. Misalnya banyak
mahasiswa memiliki satu dosen wali.

1
 Team Lab Komputer

3. Many-to-many merupakan hubungan antar entitas dimana kunci utama pada tabel
pertama dapat muncul beberapa kali pada tabel kedua, dan sebaliknya. Misalnya
seorang mahasiswa dapat mengambil banyak matakuliah, dan satu matakuliah
bias dimabil oleh banyak mahasiswa.

b. Relasi atau Tabel

Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Relasi merupakan tabel
yang mewakili entitas, dimana didalamnya terdapat kolom-kolom yang merupakan
attribute dari entitas. Penamaan tabel juga disesuaikan dengan nama dari entitas agar
mudah dipahami. Contoh tabel pegawai merupakan tabel yang mewakili entitas pegawai.

c. Kolom (fields) atau Attribute

Kolom (fields) atau attribute merupakan bagian dari tabel yang mewakili ciri dari suatu
entitas. Contoh entitas mahasiswa. Maka attribute yang ada antara lain NIM, nama, dan
alamat, dll. Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel . Sebagai
ilustrasinya adalah sebagai berikut :
Fields

Nilai Nilai
Nim Nama Alamat
UTS UAS
01 Wati Malang 90 90
02 Wahyu Surabaya 80 70
03 Intan Jakarta 70 80
records
04 Nusa Balikpapan 50 80
05 Rudi Riau 80 70

d. Kunci (key)
Kunci atu key atau primary key merupakan suatu nilai dalam sebuah tabel yang dapat
digunakan untuk mengidentifikasi suatu baris dalam tabel. Contoh dalam tabel
mahasiswa, didalamnya terdapat kolom NIM, nama, dan kelas. Untuk mengidentifikasi
suatu baris dalam tabel, maka cukup menggunakan NIM.
2
 Team Lab Komputer

3. RELASI ANTAR TABEL

A. KUNCI (KEY)
Sebelum membahas mengenai relasi, faktor penting yang menyangkut relasi antar
table adalah kunci (key). Kunci (key) merupakan satu atau gabungan dari beberapa atribut
yang dapat membedakan semua baris data (record) dalam tabel secara unik.
Macam-macam kunci dibedakan menjadi:
1) KUNCI PRIMER

Kunci Primer merupakan sebuah field pada tabel yang merupakan identitas bagi
field-field lainnya. Kunci Primer ini tidak boleh memiliki record kembar. Kunci
Primer biasanya berada pada tabel induk.
2) KUNCI SEKUNDER
Kunci Sekunder merupakan kebalikan dari kunci primer. Kunci Sekunder biasanya
berada pada tabel anak. Kedua kunci ini saling berhubungan, dan karena saling
berhubungan maka tipe data yang dipakai harus sama.
B. JENIS-JENIS RELASI
Secara garis besar, jenis-jenis relasi dibagi menjadi empat, yaitu:
1) ONE – TO ONE (SATU KE SATU)
Relasi ini adalah relasi yang menghubungkan sebuah record pada table induk ke
tepat sebuah record pada table anak, akan tetapi relasi ini relative jarang
dipergunakan karena jika record pada table anak hanya cocok dengan satu record
pada table induk, mengapa record pada table anak tersebut tidak dijadikan satu pada
table induk dengan menambahkan field-field table anak pada table induk?.
Contoh. Daftar pelanggan sebuah toko online dengan alamat pengiriman berbeda
dengan alamat penagihan tetapi ada beberapa kelemahan yaitu:
a. Pelanggan yang membedakan alamat pengiriman dengan alamat penagihan
tidak banyak.
b. Kalau alamat pengiriman dengan alamat penagihan dijadikan dalam satu
tabel, maka field penagihan akan banyak yang kosong karena hanya terisi
sedikit saja.
c. Sebaiknya dibuat tabel sendirisendiri yaitu tabel alamat pengiriman dan
table alamat penagihan untuk menyimpan informasi dan kemudian
masingmasing tabel tersebut direlasikan.

3
 Team Lab Komputer

d. Satu record alamat pengiriman hanya akan terhubung dengan satu record
nama pelanggan.
Contoh:
Tabel alamat pengiriman Tabel alamat penagihan
Nama Alamat Pengiriman Nama Alamat
Penagihan
A Jl. Tlogomas - -
B Jl. Dinoyo B Jl. Mergojoyo

2) ONE – TO – MANY (SATU KE BANYAK)

Relasi yang menghubungkan satu record pada satu tabel dengan beberapa record
pada tabel lainnya.
Contoh. Database Perpustakaan dengan beberapa kriteria yaitu:
a. Nama satu anggota perpustakaan hanya akan tercatat satu kali dalam table
anggota.
b. Akan tercatat berkalikali dalam tabel pinjam.
c. Satu orang bisa meminjam buku sampai berkalikali.
Contoh:
Tabel Anggota
Nama :
NIM :
Tabel Pinjam
Nama NIM Tanggal Pinjam Kode Buku
A 0012001 25 Februari

3) MANY – TO – ONE (BANYAK KE SATU)

a. Relasi kebalikan dari One To Many (satu ke banyak) atau biasa disebut
dengan look up table relationship.
b. Relasi ini tidak saling terhubung ke kunci primer pada kedua tabel.
Contoh. Database Nama Propinsi dengan kriteria yaitu:
a) Tabel informasi propinsi di Indonesia dihubungkan ke tabel alamat
pelanggan.
4
 Team Lab Komputer

b) Record kota yang ada pada alamat pelanggan berelasi dengan record
propinsi.
c) Banyak kota yang bisa masuk ke dalam sebuah propinsi.
Contoh:
Tabel Propinsi
Kota Provinsi
Mlg, Sby, Kediri, Blitar dll Jawa Timur

Tabel alamat pelanggan

Nama Alamat
Andi Malang
Asri Surabaya

4) MANY – TO – MANY (BANYAK KE BANYAK)

a. Relasi many to many ini hampir tidak mungkin ada.
b. Jika ada biasanya terjadi karena kesalahan dalam perancangan tabel.

C. KEAKURATAN RELASI (REFERENTIAL INTEGRITY)

Dalam sebuah database, data yang sudah tersimpan biasanya akan mengalami
perbaikan – perbaikan dalam jangka waktu tertentu, hal ini berpengaruh pada relasi
sehingga setiap jangka waktu tertentu perlu adanya perbaikan supaya relasi yang ada bisa
akurat, keakuratan relasi ini dibagi menjadi dua yaitu:
a. Cascade Delete Related Record : yaitu Penghapusan semua record.
Contoh: Jika ada mahasiswa yang mengundurkan diri maka data mahasiswa tersebut
dihapus semua recordnya bukan mengganti relasinya.
b. Cascade Update Related Record : yaitu Perbaharuan record.