MODUL PERKULIAHAN

Project Scope
Management DOSEN :

IR. R. IIM TAKWIM .MM. IPM. ASEAN.Eng

menjelaskan konsep dasar manajemen

proyek

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

03
Teknik Teknik Industri 190571908 Dr., Arief Rahmana, S.T., M.T., CIPMP

Abstract Kompetensi
Menjelaskan proses dan aktivitas yang diperlukan Mampu menjelaskan proses dan
untuk mengidentifikasi, mendefinisikan, aktivitas proyek secara terintegrasi
mengkombinasikan, dan mengkoordinasikan berbagai
proses dan aktivitas manajemen proyek
 Setelah mempelajari Bagian ini, peserta pelatihan diharapkan mampu menjelaskan konsep dasar
manajemen proyek
Tahapan Inisiasi Proyek
Ruang Lingkup perencanaan Proyek
Pengertian Ruang Lingkup Proyek
Verifikasi Ruang Likup Proyek
Ruang Lingkup Pengendalian Perubahan

Manajemen Ruang Lingkup Proyek meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan
bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang
diperlukan, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Hal ini terutama berkaitan dengan
mendefinisikan dan mengontrol apa yang masuk atau tidak termasuk dalam proyek. Gambar 1
memberikan gambaran tentang proses manajemen ruang lingkup proyek yang utama:
a. Inisiasi – tahap otorisasi proyek atau fase proyek.
b. Ruang Lingkup Perencanaan – pembuatan pernyataan ruang lingkup tertulis sebagai dasar
untuk keputusan pada proyek di kemudian hari.
c. Definisi Ruang Lingkup – pengelompokan penyampaian proyek besar ke dalam bagian
yang kecil, dengan komponen yang mudah diatur.
d. Verifikasi Ruang Lingkup – memformalkan penerimaan ruang lingkup proyek.
e. Ruang Lingkup Pengendalian Perubahan – untuk mengendalikan perubahan lingkup
proyek.
Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang pengetahuan lain juga.
Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih indikator individu atau grup
individu, berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam
setiap fase proyek. Meskipun proses disajikan di sini sebagai komponen diskrit dengan
antarmuka yang didefinisikan dengan baik, dalam praktiknya hal ini mungkin tumpang tindih
dan berinteraksi dengan cara tidak dapat dijelaskan secara terperinci di sini.
Dalam konteks proyek, istilah ruang lingkup bisa merujuk ke:
Ruang Lingkup Produk – fitur dan fungsi yang menjadi ciri sebuah produk atau jasa.
Ruang lingkup Proyek – pekerjaan yang harus dilakukan untuk memberikan produk
dengan fitur dan fungsi yang telah ditetapkan

1|Page
 Proses, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengelola ruang lingkup proyek
adalah fokus pada bagian ini. Proses, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengelola
ruang lingkup produk yang berbeda-beda menurut wilayah aplikasi dan biasanya didefinisikan
sebagai bagian dari siklus hidup proyek.
Sebuah proyek umumnya menghasilkan produk tunggal, tetapi produk tersebut dapat
meliputi komponen tambahan, masing-masing dengan produk yang saling terpisah tetapi saling
bergantung. Sebagai contoh, sebuah sistem telepon baru umumnya akan mencakup empat bagian
komponen – perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan, dan implementasi.
Penyempurnaan ruang lingkup proyek diukur terhadap rencana proyek, tetapi penyelesaian
lingkup produk diukur terhadap persyaratan produk. Kedua jenis manajemen raung lingkup harus
terintegrasi dengan baik untuk memastikan bahwa pekerjaan proyek akan menghasilkan
penyerahan produk tertentu.

2|Page
 Gambar 3.1 Input, Alat, Teknik dan Output Manajemen Ruang Lingkup Proyek

A. INISIASI
Inisiasi adalah proses otorisasi secara resmi sebuah proyek baru atau proyek yang ada
untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Ini merupakan link inisiasi formal proyek untuk
pekerjaan yang sedang berlangsung pada organisasi. Dalam beberapa organisasi, proyek tersebut
tidak secara resmi dimulai sampai setelah selesainya penilaian kebutuhan, studi kelayakan,
rencana awal, atau bentuk analisis lainnya yang diprakarsai sendiri secara terpisah. Beberapa
jenis proyek, layanan proyek internal khususnya dan proyek-proyek pengembangan produk baru,

3|Page
dimulai secara informal, dan beberapa jumlah terbatas pekerjaan dilakukan untuk mengamankan
persetujuan yang diperlukan untuk inisiasi formal. Proyek biasanya diotorisasi sebagai akibat
dari satu atau lebih hal berikut:
Sebuah permintaan pasar (misalnya, sebuah perusahaan mobil mengotorisasi sebuah proyek
untuk membangun lebih banyak mobil yang efisien bahan bakar dalam menanggapi
kekurangan bensin).
Kebutuhan bisnis (misalnya, sebuah perusahaan pelatihan mengotorisasi sebuah proyek
untuk membuat program baru untuk meningkatkan pendapatan perusahaan).
Permintaan pelanggan (misalnya, sebuah utilitas listrik mengotorisasi sebuah proyek untuk
membangun sebuah gardu baru untuk melayani sebuah area industri baru).
Sebuah kemajuan teknologi (misalnya, sebuah perusahaan elektronik mengotorisasi sebuah
proyek baru untuk mengembangkan sebuah pemutar video game setelah terjadi kemajuan
dalam memori komputer).
Suatu persyaratan hukum (misalnya, produsen cat mengotorisasi sebuah proyek menetapkan
pedoman penanganan bahan beracun).
Kebutuhan sosial (misalnya, sebuah organisasi non-pemerintah di negara berkembang
mengotorisasi sebuah proyek untuk menyediakan sistem air minum, kakus, dan pendidikan
sanitasi untuk masyarakat berpenghasilan rendah tingkat penderita kolera yang tinggi).
Rangsangan ini mungkin juga yang disebut masalah, peluang, atau kebutuhan bisnis. Tema
sentral dari semua istilah ini adalah bahwa manajemen secara umum harus membuat keputusan
tentang bagaimana merespon.

4|Page
 Gambar 3.2 Diagram Alir Data Pengumpulan Persyaratan

1. Input untuk Inisialisasi

a. Definisi Produk.
Deskripsi produk mendokumentasikan karakteristik produk atau layanan yang dilakukan
pada proyek. Deskripsi produk biasanya akan memiliki detail yang sedikit dalam fase awal dan
lebih rinci dalam tahapan yang berikutnya dimana karakteristik produk akan semakin diuraikan.
Deskripsi produk ini juga harus mendokumentasikan hubungan antara produk atau jasa yang
dibuat dan kebutuhan bisnis atau stimulus lain yang memunculkan proyek tersebut. Sementara
bentuk dan substansi deskripsi produk akan bervariasi, selalu harus cukup rinci untuk
mendukung perencanaan proyek berikutnya. Banyak proyek melibatkan satu organisasi (penjual)

5|Page
yang melakukan pekerjaan kepada pihak lain (pembeli). Dalam keadaan seperti itu, deskripsi
produk awal biasanya diberikan oleh pembeli.
b. Rencana Strategis. Semua proyek harus mendukung kinerja tujuan strategis organisasi -
rencana strategis organisasi harus dipertimbangkan sebagai faktor dalam keputusan
pemilihan proyek.
c. Kriteria Pemilihan Proyek. Kriteria seleksi Proyek biasanya didefinisikan dalam hubungan
manfaat dari produk proyek dan dapat mencakup keseluruhan perhatian manajemen
(pengembalian keuangan, pangsa pasar, persepsi publik, dll).
d. Informasi Historis. Informasi historis tentang hasil seleksi baik hasil keputusan pemilihan
proyek sebelumnya maupun kinerja proyek sebelumnya harus pula dipertimbangkan. Ketika
inisiasi melibatkan persetujuan untuk tahap berikutnya dari proyek, informasi mengenai
hasil dari fase sebelumnya seringkali kritis.
2. Alat dan Teknik untuk Inisialisasi
a. Metoda Pemilihan Proyek.
Metode seleksi Proyek melibatkan pengukuran nilai atau daya tarik pada pemilik proyek.
Metode seleksi proyek termasuk mempertimbangkan kriteria keputusan (beberapa kriteria, jika
digunakan, harus digabungkan menjadi fungsi nilai tunggal) dan sarana untuk menghitung nilai
dibawah ketidakpastian. Ini dikenal sebagai model keputusan dan metode perhitungan. Seleksi
proyek juga berlaku untuk memilih alternatif cara mengerjakan proyek. Optimasi alat dapat
digunakan untuk mencari kombinasi yang optimal dari variabel keputusan. Metode seleksi
Proyek umumnya termasuk dalam salah satu dari dua kategori besar :
Metoda pengukuran manfaat – pendekatan metode perbandingan, model penilaian,
kontribusi manfaat, atau model -model ekonomi.
Metoda optimasi keterbatasan – model matematika dengan menggunakan metode linear,
non linear, dinamis, integer, dan algortima pemrograman multi-obyektif.
Metode ini sering disebut sebagai model keputusan. Model Keputusan termasuk teknik
umum (Pohon Keputusan, Forced Choice, dan lain-lain), serta yang khusus (Analytic Hierarchy
Process, Analisis Kerangka Kerja Logis, dan lain-lain). Menerapkan kriteria pemilihan proyek
kompleks dalam model canggih sering dianggap sebagai tahap proyek terpisah.
b. Penilaian Ahli.

6|Page
 Penilaian Ahli seringkali diperlukan untuk menilai masukan untuk proses ini. Seperti
keahlian dapat diberikan oleh setiap kelompok atau individu dengan pengetahuan khusus atau
pelatihan dan tersedia dari berbagai sumber, termasuk:
Unit lain dalam organisasi.
Konsultan.
Stakeholder, termasuk pelanggan.
Profesional dan asosiasi teknis.
Kelompok industri.
3. Hasil dari Inisialisasi
a. Piagam Proyek.
Sebuah project charter adalah sebuah dokumen yang resmi mengotorisasi sebuah proyek.
Ini harus mencakup, baik secara langsung atau dengan referensi ke dokumen lain:
Kebutuhan bisnis yang mana proyek ini dilakukan.
Deskripsi produk.
Piagam proyek harus dikeluarkan oleh seorang manajer eksternal untuk proyek, dan pada
tingkat yang sesuai dengan kebutuhan proyek. Ini menyediakan manajer proyek dengan
kewenangan untuk menerapkan sumber daya organisasi untuk kegiatan proyek. Ketika sebuah
proyek dilakukan di bawah kontrak, kontrak yang ditandatangani pada umumnya akan menjadi
sebagai project charter untuk penjual.
b. Identifikasi/Penugasan Manajer Proyek.
Secara umum, manajer proyek harus diidentifikasi dan ditugaskan sebagai awal dari
proyek tersebut. Manajer proyek harus selalu diberikan sebelum memulai rencana pelaksanaan
proyek dan lebih baik sebelum perencanaan proyek dilakukan.
c. Kendala.
Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek tersebut.
Misalnya, anggaran yang telah ditetapkan adalah kendala yang sangat mungkin untuk membatasi
pilihan tim yang menyangkut ruang lingkup, staf, dan jadwal.
d. Asumsi.
B. PERENCANAAN RUANG LINGKUP
Lingkup perencanaan adalah proses semakin merinci dan mendokumentasikan pekerjaan
proyek (lingkup proyek) yang menghasilkan produk proyek. Lingkup perencanaan proyek

7|Page
dimulai dengan masukan awal deskripsi produk, Piagam proyek, dan definisi awal kendala dan
asumsi. Perhatikan bahwa deskripsi produk mencakup persyaratan produk yang mencerminkan
persetujuan kebutuhan oleh pelanggan dan desain produk yang memenuhi persyaratan produk.
Keluaran lingkup perencanaan adalah pernyataan ruang lingkup dan rencana manajemen ruang
lingkup, dengan detail yang mendukung. Bentuk-bentuk pernyataan dasar untuk lingkup
kesepakatan antara proyek dan pelanggan proyek dengan mengidentifikasi baik tujuan proyek
dan penyerahan peroyek. Tim proyek mengembangkan ruang lingkup beberapa laporan yang
sesuai untuk tingkat dekomposisi kerja proyek.

8|Page
 Gambar 3.3 Penetapan Diagram Alir Ruang Lingkup
1. Input pada Perencanaan Ruang Lingkup
a. Deskripsi Produk. Deskripsi produk dibahas pada 1.1.1
b. Piagam Proyek. Piagam Proyek dibahas pada 1.3.1
c. Kendala. Kendala dijelaskan pada 1.3.3
d. Asumsi.
2. Alat dan Teknik untuk Perencanaan Ruang Lingkup
a. Analisa produk.
Analisis Produk melibatkan pengembangan pemahaman yang lebih baik dari produk
proyek. Ini mencakup teknik seperti produk rekayasa rincian analisis sistem, value engineering,
analisis nilai, analisis fungsi, dan fungsi penyebaran kualitas.
b. Analisa Benefit/Biaya.
Manfaat analisis biaya melibatkan memperkirakan biaya dan tidak berwujud nyata
(pengeluaran) dan manfaat (keuntungan) dari berbagai proyek dan alternatif produk, dan
kemudian menggunakan ukuran finansial, seperti hasil investasi atau payback period untuk
menilai relatif keinginan alternatif diidentifikasi.

9|Page
c. Identifikasi Alternatif.
Ini adalah istilah umum untuk setiap teknik yang digunakan untuk menghasilkan
pendekatan yang berbeda-gen untuk proyek. Ada berbagai teknik mengelolaan umum yang
sering digunakan di sini, yang paling umum di antaranya adalah brainstorming dan berpikir
lateral.
d. Penilaian Ahli.
Penilaian Ahli dijelaskan pada bagian 1.2.2
3. Hasil dari Perencanaan Ruang Lingkup

a. Peryataan Ruang Lingkup.

Pernyataan Ruang lingkup didokumentasikan untuk menyediakan dasar proyek masa
depan dan untuk membuat keputusan dan mengkonfirmasikan atau mengembangkan pemahaman
lingkup proyek umum diantara para stakeholder. Saat proyek berlangsung, pernyataan ruang
lingkup mungkin perlu direvisi atau disempurnakan untuk mencerminkan perubahan yang telah
disetujui dengan ruang lingkup proyek. Pernyataan ruang lingkup harus mencakup, baik secara
langsung atau dengan referensi ke dokumen lain:
• Dasar proyek – kebutuhan bisnis yang ditujukan untuk proyek yang dilakukan.
pembenaran Proyek ini menyediakan dasar untuk mengevaluasi timbal balik pada masa
depan.
• Produk proyek – ringkasan singkat dari deskripsi produk (deskripsi produk dibahas pada
Bagian 1.1.1)
• Penyerahan proyek – daftar ringkasan sub produk yang lengkap dan tanda terima
penyerahan penyelesian proyek. Sebagai contoh, penyerahan utama untuk proyek
pengembangan perangkat lunak mungkin mencakup kode komputer, user manual, dan
tutorial interaktif. Ketika diketahui, pengecualian harus diidentifikasi, tapi apa pun yang
tidak secara eksplisit termasuk secara implisit dikecualikan.
• Tujuan Proyek – kriteria yang dapat dihitung yang harus dipenuhi untuk proyek yang
akan dinilai berhasil. Tujuan Proyek harus menyertakan setidaknya biaya, jadwal, dan
pengukuran kualitas. Tujuan proyek harus memiliki atribut (misalnya, biaya), sebuah
ukuran (misalnya Amerika Serikat [US] dolar), dan nilai absolut atau relatif (misalnya,
kurang dari 1,5 juta). Tujuan yang tidak terukur (misalnya, "kepuasan pelanggan") yang
menyebabkan resiko tinggi untuk mencapai keberhasilan.

10 | P a g e
b. Detail dukungan.
Pendukung detail untuk laporan cakupan harus didokumentasikan dan terorganisir yang
diperlukan untuk memfasilitasi penggunaannya oleh proses manajemen proyek lainnya.
Pendukung detail selalu menyertakan dokumentasi dari semua identifikasi asumsi dan kendala.
Jumlah detail tambahan mungkin berbeda di setiap wilayah aplikasi.
c. Rencana Managemen Ruang Lingkup.
Dokumen ini menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek akan dikelola dan bagaimana
perubahan ruang lingkup akan diintegrasikan ke dalam proyek. Hal ini juga harus mencakup
penilaian terhadap stabilitas yang diharapkan ruang lingkup proyek (yaitu, seberapa besar
kemungkinan untuk berubah, seberapa sering, dan seberapa banyak). Ruang lingkup rencana
pengelolaan juga harus mencakup gambaran yang jelas tentang bagaimana perubahan ruang
lingkup akan diidentifikasi dan diklasifikasikan. (Ini sangat sulit dan karena itu sangat penting-
saat karakteristik produk masih sedang diuraikan.)
Sebuah rencana pengelolaan dapat lingkup formal maupun informal, sangat rinci atau
dalam kerangka yang luas, berdasarkan kebutuhan proyek. Ini adalah komponen susidiari dari
rencana proyek.
C. DEFINISI RUANG LINGKUP
Definisi Ruang Lingkup melibatkan pengelompokan penyerahan proyek utama (seperti
diidentifikasi dalam peryataan ruang lingkup sebagaimana disebutkan dalam bagian 2.3.1)
menjadi kelompok lebih kecil, lebih mudah dikelola:
Meningkatkan akurasi biaya, durasi, dan estimasi sumber daya.
Menetapkan dasar pengukuran kinerja dan kontrol.
Memfasilitasi tugas tanggung jawab yang jelas.
Definisi ruang lingkup yang benar sangat penting bagi keberhasilan proyek. “Ketika
definisi ruang lingkup tidak jelas, biaya proyek akhir dapat menjadi lebih tinggi karena
perubahan yang tak terelakkan yang mengganggu irama proyek, menyebabkan pengerjaan ulang,
peningkatan waktu proyek, dan menurunkan produktivitas dan moral tenaga kerja.

11 | P a g e
 Gambar 3.4 Diagram Alir Pembuatan WBS

1. Input Pada Definisi Ruang Lingkup

a. Pernyataan Ruang Lingkup. Pernyataan lingkup dijelaskan dalam Bagian 2.3.1.
b. Kendala.

12 | P a g e
 Kendala yang dijelaskan dalam bagian 1.3.3. Ketika sebuah proyek dilakukan di bawah
kontrak, kendala yang ditentukan oleh ketentuan kontrak sering menjadi pertimbangan utama
selama pendefinisian ruang lingkup.
c. Asumsi.
d. Hasil Perencanaan Lain.
Output dari proses di bidang pengetahuan lainnya harus ditinjau ulang untuk dampak
yang mungkin timbul pada lingkup definisi proyek.
e. Informasi Historis.
Informasi historis tentang proyek sebelumnya harus dipertimbangkan dalam definisi
ruang lingkup. Informasi tentang kesalahan dan kelalaian pada proyek-proyek sebelumnya akan
sangat berguna.
2. Alat dan Teknik untuk Definisi Ruang Lingkup
a. Template Work breakdown structure.
WBS dari proyek sebelumnya yang sering dapat digunakan sebagai template untuk
sebuah proyek baru. Meskipun setiap proyek adalah unik, WBSs sering bisa “digunakan
kembali” karena sebagian besar proyek akan menyerupai proyek lain sampai batas tertentu.
Sebagai contoh, sebagian besar proyek dalam sebuah organisasi tertentu akan memiliki siklus
hidup proyek yang mirip, dan dengan demikian akan memiliki keperluan penyerahan yang sama
atau serupa dari setiap tahap.

13 | P a g e
 Gambar 3.5 Contoh Struktur Perincian Kerja untuk Produk Bahan Pertahanan

Banyak aplikasi atau wilayah organisasi telah melakukan WBS standar atau semistandard
yang dapat digunakan sebagai template. Misalnya, Departemen Pertahanan AS telah
merekomendasikan standar WBS untuk Produk Bahan Pertahanan (MILHDBK-881). Sebagian
dari salah satu template ini ditampilkan pada Gambar 2.

b. Dekomposisi.
Dekomposisi melibatkan pengelompokan penyampaian proyek utama atau
subdeliverables menjadi lebih kecil, komponen yang lebih mudah ditangani sampai kiriman
didefinisikan dalam detail yang memadai untuk mendukung pengembangan kegiatan proyek
(perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan menutup). Dekomposisi meliputi langkah-langkah
utama berikut:
(1) Identifikasi penyerahan utama proyek, termasuk manajemen proyek. Penyerahan utama
harus selalu didefinisikan dalam istilah bagaimana proyek sebenarnya akan diatur.
Sebagai contoh:
Tahapan dari siklus hidup proyek dapat digunakan sebagai tingkat pertama dari
dekomposisi dengan penyerahan proyek diulang di tingkat kedua, seperti yang
diilustrasikan pada Gambar 3.
Penyelenggaraan prinsip dalam setiap cabang dari WBS dapat bervariasi, seperti
digambarkan dalam Gambar 4.

14 | P a g e
(2) Tentukan jika biaya memadai dan perkiraan durasi dapat dikembangkan pada tingkat
detail untuk setiap penyerahan. Yang dimaksud dengan memadai dapat berubah selama
dekomposisi-proyek dari penyerahan yang akan dihasilkan jauh di masa depan mungkin
tidak dapat dilakukan. Untuk setiap penyerahan, lanjutkan ke Langkah 4 jika ada detail
yang memadai, untuk Langkah 3 jika tidak ada-ini berarti bahwa kiriman yang berbeda
mungkin memiliki tingkat dekomposisi yang berbeda.

Gambar 3.6 Contoh WBS yang dilaksanakan per tahap

(3) Mengidentifikasi komponen konstituen dari penyerahan. Komponen Konstituante harus

dijelaskan dalam hal nyata, hasil diverifikasi untuk memfasilitasi pengukuran kinerja.
Seperti dengan komponen utama, komponen konstituen harus ditentukan dalam hal
bagaimana karya proyek sebenarnya akan diatur dan pekerjaan proyek dilaksanakan.
Jelasnya, hasil verifikasi dapat mencakup jasa serta produk (misalnya, laporan status
dapat digambarkan sebagai status laporan mingguan, untuk barang yang diproduksi,
komponen konstituen mungkin mencakup beberapa individu ditambah komponen
perakitan akhir). Ulangi Langkah 2 pada setiap komponen konstituen.
(4) Verifikasi kebenaran dekomposisi:
Apakah item tingkat bawah baik yang diperlukan dan yang cukup untuk
menyelesaikan item terurai? Jika tidak, komponen konstituen harus diubah
(ditambah, dihapus dari, atau redefinisi).

15 | P a g e
 Apakah setiap item didefinisikan secara jelas dan benar? Jika tidak, deskripsi harus
direvisi atau diperluas.
Dapatkah setiap item dijadwalkan secara tepat? Dianggarkan? Ditetapkan ke unit
organisasi tertentu (misalnya, departemen, tim, atau orang) yang akan menerima
tanggung jawab untuk penyelesaian yang memuaskan dari item tersebut? Jika tidak,
revisi diperlukan untuk memberikan kontrol manajemen yang memadai.
3. Hasil dari Definsi Ruang Lingkup
a. Work Breakdown Structure
Sebuah WBS adalah pengelompokan berorientasi deliverable. Komponen proyek yang
mengatur dan menentukan total cakupan proyek; bekerja tidak dalam WBS berada di luar
lingkup proyek. Seperti pernyataan ruang lingkup, WBS yang sering digunakan untuk
mengembangkan atau mengkonfirmasi bahwa pengertian umum tentang ruang lingkup
proyek. Setiap tingkat ke bawah merupakan penjelasan yang lebih rinci pada penyerahan
proyek. Bagian 3.2.2 menggambarkan pendekatan yang paling umum untuk mengembangkan
WBS. Sebuah WBS biasanya disajikan dalam bentuk grafik, seperti digambarkan dalam
Angka 2, 3 dan 4; namun, WBS tidak harus dicampur adukkan dengan metode penyajiannya -
gambar daftar kegiatan tidak terstruktur dalam bentuk bagan tidak membuatnya menjadi
WBS.
Setiap item dalam WBS umumnya diberikan sebuah identifier unik; pengidentifikasi ini dapat
memberikan struktur hirarkis untuk penjumlahan biaya dan sumber daya. Item pada tingkat
terendah dari WBS dapat disebut sebagai paket pekerjaan, khususnya dalam organisasi yang
diterima mengikuti nilai praktek manajemen. Paket pekerjaan ini pada gilirannya lebih lanjut
didekomposisi dalam struktur rincian pekerjaan proyek. Secara umum, jenis pendekatan ini
digunakan ketika manajer proyek adalah menetapkan lingkup pekerjaan ke organisasi lain,
dan organisasi lain ini harus merencanakan dan mengelola ruang lingkup pekerjaan pada
tingkat yang lebih rinci dibandingkan dengan manajer proyek dalam proyek utama. Paket
pekerjaan ini dapat diurai lebih lanjut dalam rencana proyek dan jadwal, seperti yang
dijelaskan dalam Bagian 3.2.2
Deskripsi komponen pekerjaan sering dikumpulkan dalam kamus WBS. Sebuah kamus WBS
biasanya akan memasukkan deskripsi paket pekerjaan, serta informasi perencanaan lainnya
seperti tanggal jadwal, anggaran biaya, dan tugas staf.

16 | P a g e
 Gambar 3.7 Contoh Struktur Perincian Kerja Instalasi Pengolahan Air Limbah

WBS tidak harus dicampur adukkan dengan jenis lain struktur “breakdown” yang
digunakan untuk menyajikan informasi proyek. struktur lainnya yang umum digunakan di
beberapa area aplikasi meliputi:
Contractual WBS (CWBS), yang digunakan untuk menentukan tingkat pelaporan bahwa
penjual akan menyediakan pembeli. CWBS umumnya termasuk kurang detail dibanding
WBS digunakan oleh penjual untuk mengelola pekerjaan penjual.
Organizational breakdown structure (OBS), yang digunakan untuk menunjukkan
komponen pekerjaan yang telah ditetapkan yang unit organisasi.
Resource breakdown structure (RBS), yang merupakan variasi dari OBS dan biasanya
digunakan ketika komponen pekerjaan yang ditugaskan untuk individu.
Bill of material (BOM), yang menyajikan pandangan hirarkis dari rangkaian fisik,
subassemblies, dan komponen yang diperlukan untuk membuat produk diproduksi.

17 | P a g e
 Project breakdown structure (PBS), yang pada dasarnya sama dengan WBS yang
dilakukan benar. Istilah PBS banyak digunakan di area aplikasi mana istilah WBS salah
digunakan untuk mengacu pada suatu BOM.
b. Update pernyataan ruang lingkup.
Mencakup modifikasi dari isi laporan ruang lingkup (diuraikan dalam bagian 2.3.1).
Stakeholder yang tepat harus diberitahu sesuai kebutuhan.

4. VERIFIKASI RUANG LINGKUP

Verifikasi ruang lingkup adalah proses mendapatkan penerimaan formal ruang lingkup
proyek oleh stakeholder (sponsor, klien, pelanggan, dll). Hal ini membutuhkan meninjau
penyerahan dan hasil kerja untuk memastikan bahwa semua telah diselesaikan dengan benar dan
memuaskan. Jika proyek ini dihentikan lebih awal, proses verifikasi ruang lingkup harus
menetapkan dan mendokumentasikan tingkat dan tahap penyelesaian. Verifikasi ruang lingkup
berbeda dengan pengendalian kualitas dalam hal ini terutama yang berurusan dengan penerimaan
hasil kerja sedangkan kualitas kontrol terutama berkaitan dengan kebenaran hasil pekerjaan.
Proses ini umumnya dilakukan secara paralel untuk memastikan kebenaran dan penerimaan.

18 | P a g e
 Gambar 3.8 Diagram Alir Verifikasi Ruang Lingkup

1. Input pada verifikasi ruang lingkup

a. Hasil kerja.
Hasil kerja dimana penyerahannya telah selesai sepenuhnya atau sebagian merupakan output
dari pelaksanaan rencana proyek.
b. Dokumentasi produk. Dokumen yang dihasilkan untuk menggambarkan produk proyek harus
tersedia untuk ditinjau. Istilah yang digunakan untuk menggambarkan dokumentasi ini
(rencana, spesifikasi, dokumentasi teknis, gambar, dll) berbeda-beda menurut wilayah
aplikasi.
c. Work breakdown structure. Bantuan WBS dalam penentuan ruang lingkup, dan harus
digunakan untuk memverifikasi pekerjaan proyek tersebut (lihat Subbab 3.3.1).
d. Pernyataan ruang lingkup. Pernyataan ruang lingkup mendefinisikan ruang lingkup secara
rinci dan harus diverifikasi (lihat Subbab 2.3.1).
e. Rencana Proyek.
2. Alat dan teknik untuk Verifikasi ruang lingkup
a. Pemeriksaan.
Pemeriksaan mencakup kegiatan seperti pengukuran, pemeriksaan, dan pengujian dilakukan
untuk menentukan apakah hasil sesuai dengan persyaratan. Berbagai inspeksi disebut resensi,
review produk, audit, dan penelusuran; di beberapa area aplikasi, istilah-istilah yang berbeda
memiliki arti sempit dan spesifik.

19 | P a g e
3. Hasil dari Verifikasi ruang lingkup
a. Penerimaan Formal. Dokumentasi dimana klien atau sponsor telah menerima produk dari fase
proyek atau penyerahan utama harus siap dan didistribusikan. penerimaan tersebut dapat
bersyarat, terutama pada akhir sebuah fase.

E. KONTROL PERUBAHAN RUANG LINGKUP

Lingkup pengendalian perubahan berkaitan dengan a) mempengaruhi faktor-faktor yang
membuat perubahan lingkup untuk memastikan bahwa perubahan telah disepakati, b)
menentukan bahwa perubahan lingkup telah terjadi, dan c) mengelola perubahan aktual kapan
dan jika mereka terjadi. Lingkup pengendalian perubahan harus benar-benar terintegrasi dengan
proses-proses kontrol lainnya (jadwal kontrol, pengendalian biaya, pengendalian mutu, dan lain-
lain).

20 | P a g e
 Gambar 3.9 Diagram Alir Kontrol Ruang Lingkup

1. Input pada kontrol perubahan ruang lingkup

a. Work breakdown structure.
WBS dijelaskan dalam bagian 3.3.1, yangmendefinisikan dasar lingkup proyek.
b. Laporan Kinerja.
Laporan Kinerja, memberikan informasi tentang kinerja ruang lingkup, seperti yang
penyerahan interim yang telah diselesaikan dan yang belum. Laporan Kinerja 16 juga dapat
mengingatkan tim proyek untuk isu-isu yang dapat menyebabkan masalah di masa
mendatang.
c. Permintaan perubahan.
Permintaan perubahan dapat terjadi dalam berbagai bentuk - lisan atau tertulis, langsung
atau tidak langsung, dimulai eksternal atau internal, dan dengan mandat legal atau opsional.
Perubahan mungkin memerlukan perluasan ruang lingkup atau memungkinkan
menyusutkannya. Kebanyakan permintaan perubahan adalah hasil dari:
Sebuah peristiwa eksternal (misalnya, perubahan dalam peraturan pemerintah).
Sebuah kesalahan atau kelalaian dalam mendefinisikan ruang lingkup produk (misalnya,
kegagalan untuk menyertakan sebuah fitur yang diperlukan dalam perancangan sistem
telekomunikasi).
Sebuah kesalahan atau kelalaian dalam mendefinisikan lingkup proyek (misalnya, dengan
menggunakan BOM, bukannya sebuah WBS).
Perubahan nilai tambah (misalnya, proyek rehabilitasi lingkungan mampu mengurangi
biaya dengan memanfaatkan teknologi yang tidak tersedia saat lingkup awalnya
ditentukan).
Melaksanakan rencana kontingensi atau rencana solusi untuk menanggapi risiko.
d. Rencana pengelolaan ruang lingkup.
Rencana pengelolaan ruang lingkup dijelaskan pada bagian 2.3.3.
2. Alat dan teknik untuk kontrol perubahan ruang lingkup
a. Kontrol perubahan ruang lingkup. Sebuah pengendalian perubahan ruang lingkup
mendefinisikan prosedur dimana ruang lingkup proyek dapat diubah. Termasuk dokumen,
pelacakan sistem, dan tingkat persetujuan yang diperlukan untuk otorisasi perubahan.

21 | P a g e
 Pengendalian perubahan ruang lingkup harus diintegrasikan dengan kontrol perubahan yang
terintegrasi dan, khususnya, dengan sistem apapun atau sistem yang ada untuk
mengendalikan lingkup produk. Ketika proyek ini dilakukan di bawah kontrak, pengendalian
perubahan lingkup juga harus sesuai dengan semua ketentuan kontrak yang relevan.
b. Pengukuran kinerja. Teknik pengukuran kinerja, membantu untuk menilai besarnya setiap
variasi yang terjadi. Menentukan apa yang menyebabkan varians relatif terhadap baseline
dan memutuskan apakah varians memerlukan tindakan koreksi merupakan bagian yang
penting dari kontrol ruang lingkup perubahan.
c. Perencanaan tambahan. Beberapa proyek berjalan tepat sesuai rencana. Calon lingkup
perubahan mungkin membutuhkan modifikasi pada WBS atau analisis pendekatan alternatif
(lihat masing-masing pada Bagian 3.3.1 dan 2.2.3).
3. Hasil dari kontrol perubahan ruang lingkup
a. Perubahan ruang lingkup.
Sebuah cakupan perubahan adalah modifikasi pada lingkup-proyek yang telah disetujui
seperti yang didefinisikan oleh WBS yang disetujui. Lingkup perubahan sering
membutuhkan penyesuaian terhadap biaya, waktu, kualitas, atau tujuan proyek lainnya.
Perubahan lingkup proyek ini adalah umpan balik melalui proses perencanaan, teknis dan
dokumen perencanaan diperbarui yang diperlukan, dan pemangku kepentingan akan
diberitahu sebagaimana mestinya.
b. Tindakan perbaikan.
Tindakan korektif adalah segala sesuatu dilakukan untuk membawa kinerja proyek
diharapkan di masa depan sejalan dengan rencana proyek.
c. Pembelajaran.
Penyebab varians, alasan di balik tindakan korektif yang dipilih, dan jenis-jenis pelajaran
yang dipetik dari kontrol ruang lingkup perubahan harus didokumentasikan, sehingga
informasi ini menjadi bagian dari database historis baik kedua proyek ini dan proyek lainnya
dari organisasi yang melaksanakan.
d. Penyesuaian garis dasar.
Tergantung pada sifat perubahan, dokumen dasar yang sesuai dapat direvisi dan diterbitkan
kembali untuk mencerminkan perubahan yang telah disetujui dan membentuk dasar baru untuk
perubahan masa depan.

22 | P a g e