PANDUAN MICROSOFT

WORD 2016

Jalan Imam Bonjol No. 2 RT. 40 Kelurahan Api-Api

Kecamatan Bontang Utara
Bontang - Kaltim
 PENGENALAN MICROSOFT WORD 2 016

Word 2016 adalah software pengolah kata yang merupakan salah satu aplikasi
yang terdapat dari paket aplikasi Microsoft Office 2016. Dalam Word 2016 ditambahkan
beberapa fasilitas-fasilitas yang semakin memudahkan pengguna dalam melakukan
pekerjaan dengan Word 2016, beberapa fasilitas tersebut diantaranya:

Ribbon, adalah menu baru yang menggantikan sistem menu terdahulu yang
disebut Menu Bar, ribbon terdiri atas beberapa tab dan setiap masing-masing tab
terdiri atas beberapa icon yang berfungsi melakukan suatu perintah dengan sekali
klik.
Galleries, adalah tampilan grafis pada waktu suatu menu diakses, sehingga Anda
dapat melihat secara langsung pilihan-pilihan yang terdapat pada suatu Icon.
Contohnya Anda melakukan pengaturan kertas, maka Anda cukup melakukan klik
pada Tab Page Layout pada Ribbon Menu kemudian klik pada Icon Size, maka
Word akan menampilkan pilihan-pilihan jenis kertas yang dapat Anda gunakan.
Live Preview, adalah salah satu fasilitas tambahan dimana pada saat anda
melakukan pengaturan pada dokumen, maka secara otomatis Word akan
menampilkan perubahan pada dokumen tersebut, sehingga jika format tersebut
tidak sesuai dengan keinginan Anda, Anda dapat mengganti tanpa perlu
membatalkan perintah yang telah diberikan.
Tool yang lebih variatif namun mudah untuk digunakan, Word 2016 menyediakan
banyak tool-tool baru yang akan mempermudah dan membuat tampilan dokumen
Anda semakin terlihat profesional. Tool-tool tersebut diantaranya Smart Art, Cover
Page, Fasilitas Translate/Kamus (France/Spain to English atau sebaliknya)
 Quick Acces Toolbar Ribbon

Ruler
Horizontal

Menu File

Status Bar Zoom Level

Gambar 1 : Lembar Kerja Word 2016

Keterangan :
1. Menu File, Merupakan sebuah tombol dimana didalamnya Anda akan menemukan
perintah-perintah dasar seperti yang terdapat pada Word versi terdahulu, perintah-
perintah tersebut seperti New, Open, Save, Save As, dan lain sebagainya.
2. Quick Acces Toolbar, Merupakan sebuah Menu dimana terdapat perintah-
perintah standar Word 2016, perintah-perintah tersebut diantaranya New, Open,
Save, Print, Undo, Redo, Print Preview dan lain sebagainya.
3. Yang terdapat pada menu tersebut kemudian memberikan check list (✓) pada
perintah yang ingin Anda tampilkan, jika ingin menyembunyikan perintah tersebut
anda cukup menghilangkan chekclist pada perintah yang ingin Anda sembunyikan.
4. Ribbon, merupakan menu baru yang merupakan hasil inovasi Microsoft guna

mengganti menu bar terdahulu.

Ribbon

Tab
Gambar 2 : Ribbon Menu

5. Ruler Horizontal, merupakan penggaris yang fungsinya untuk menentukan posisi

tabulasi, indent, dan panduan peletakan object, serta pengaturan margin secara
manual.
6. Zoom Level, digunakan untuk pengaturan pembesaran atau memperkecil ukuran
lembar kerja Word 2016, Anda dapat mengatur zoom dengan menggunakan
beberapa cara, yaitu :
 Dengan menekan tombol plus (+) untuk zoom in (memperbesar) atau min (-)
untuk zoom out (memperkecil).
 Dengan menggeser zoom slider kekiri untuk zoom out, dan kekanan untuk
zoom in.
 Mengaktifkan kotak dialog zoom dengan melakukan klik pada icon zoom level
( ), kemudian memilih salah satu pilihan yang tersedia.

8. Status Bar, menampilkan informasi-informasi tentang dokumen, diantaranya :

halaman aktif dan jumlah halaman, jumlah huruf, dan informasi-informasi yang lain.
Anda dapat menambah atau mengurangi item-item yang terdapat pada Status bar
dengan melakukan klik kanan pada status bar kemudian memberi checklist (✓)
untuk menampilkan informasi atau menghilangkan checklist untuk
menyembunyikan informasi.
 PENGATURAN WORD 2 016

Sebelum mulai bekerja dengan Microsoft Word ada baiknya Anda mengatur tampilan
halaman terlebih dahulu, sehingga tampilan benar-benar sesuai dengan yang Anda
butuhkan. Pengaturan tersebut diantaranya :
 Meminimalkan/memaksimalkan Ribbon, dengan cara melakukan klik ganda
(double klick) pada salah satu ribbon misalnya home, dan klik ganda kembali untuk
menampilkan. Atau dengan menekan shortcut Ctrl + F1.
 Menampilkan Ruler, dengan cara klik Ribbon View  Ruler.
 Menampilkan Text Boundaries, Text Boundaries adalah garis samar yang
menandakan batas margin dokumen, cara menampilkan / menyembunyikannya
adalah klik FileWord Option  Advanced  Show Document Content Show
Text Boundaries.
 Menampilkan/menyembunyikan Spelling & Grammar, spelling & Grammar adalah
fasilitas pemeriksaan kata, spelling memeriksa kata dalam bahasa Inggris, apabila
kata yang diketik tidak ada dalam referensi bahasa Inggris maka akan digarisbawah
merah. Sedangkan grammar adalah pemeriksaan tata bahasa, jika ada kesalahan
maka akan digaris bawahi hijau, cara menampilkan/menyembunyikan adalah
dengan cara Klik Ribbon Review  Spelling & Grammar.
 Menentukan Satuan Pengukuran. Pada saat diaktifkan pertama kali satuan
pengukuran yang digunakan oleh Word 2016 adalah Inches, untuk mengganti
satuan pengukuran tersebut menjadi yang diinginkan (misalnya Centimeters)
adalah klik FileWord Option  Advanced  Display Measurement Units.
 MEMULAI WORD 2 016

Untuk memulai Word 2016 langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :

Gambar 3 : Memulai Word 2016

Keterangan :
Klik Start Menu ( )  All Program  Microsoft Office  Microsoft word 2016.

Anda juga dapat melakukan double klick pada shortcut Microsoft Word 2016 ( )
apabila terdapat shortcut tersebut di desktop Anda.
 PENGATURAN KERTAS

Sebelum memulai pengetikan terlebih dahulu Anda harus melakukan pengaturan kertas
(Page Setup), gunanya adalah untuk menyesuaikan ukuran dokumen dengan ukuran
kertas yang akan digunakan pada proses percetakan (Print). Langkah pengaturannya
adalah sebagai berikut :
Klik Ribbon Page Layout, klik pada drop down list Page Setup ( ), akan tampil kotak
dialog page setup seperti dibawah ini

Gambar 4A : Kotak Dialog Margin gambar 4B : Kotak Dialog Paper Size

Paper Size, yaitu ukuran kertas. Word 2016
menyediakan default ukuran kertas yang
Margin, yaitu batas dari text ke tepi kertas. dapat Anda gunakan seperti letter, legal,
Margin ada 4 yaitu top (atas), left (kiri), right envelove dan lain sebagainya. Selain itu
(kanan) dan Bottom (bawah) Anda dapat membuat custom size sendiri
dengan cara menentukan ukuran width
Orientation, yaitu cara orientasi/tata letak (lebar), dan height (tinggi) kertas pada kotak
kertas. Orientation ada 2 yaitu : dialog tersebut.
- Portrait : Tegak Lurus
- Landscape : Memanjang kesamping
 MEMFORMAT DOKUMEN

Word 2016 telah menyiapkan style dokumen yang dapat Anda gunakan untuk membuat
format dokumen secara cepat. Style tersebut dapat ditemukan pada Ribbon Home 
Style. Tetapi jika Anda ingin membuat pengaturan secara manual, maka Anda dapat
mengikuti langkah berikut :
a. Format font
Format font adalah pemformatan/pengaturan pada huruf. Menu Font terdapat pada
Menu Home dan Tab Font, seperti gambar dibawah ini :
Ukuran Huruf

Warna Huruf

Gambar 6 : Tab Font

Jenis Huruf Efek Tebal (B), Miring (I),

dan Garis Bawah (U)

Anda juga dapat menggunakan fasilitas Quick Formating yang akan muncul setiap
Anda memblok teks yang akan diatur.
b. Format Paragraph
Pengaturan pada paragraph meliputi beberapa hal yaitu :
Bulllet and Numbering :
Adalah fasilitas penomoran
otomatis, Bullet menggunakan
simbol sedangkan Numbering
menggunakan angka, angka
Romawi atau angka (1,2,3 atau
a, b, c).
Gambar 7 : Tab Paragraph

Alignment: adalah perataan pada sebuah Line Spacing :

paragraph, Anda dapat menggunakan Digunakan untuk mengatur jarak
beberapa pilihan yaitu Rata Kiri ( ), antara baris kalimat satu dengan
yang lain, beberapa pilihannya
rata Tengah ( ), rata Kanan ( ), adalah single, 1,5 lines, dan double.
dan Justify ( ).

Word menyediakan beberapa object yang dapat Anda gunakan untuk memperindah
dokumen Anda, object tersebut terdapat peda menu Insert pada Ribbon dan object
yang dapat disisipkan diantaranya :

Gambar 8 : Menu Insert

Berikutnya Anda cukup memilih object yang Anda masukan kedalam dokumen dengan
mengklik object yang telah tersedia.
 MENYISIPKAN DAN MENGATUR OBJECT

a. WordArt
WordArt adalah kata-kata dekorasi yang dapat Anda gunakan untuk memperindah
dokumen Anda, berikut tampilan WordArt yang dapat Anda pilih melalui WordArt
Gallery.

Gambar 9 : WordArt Galery

b. Shapes
Shapes adalah object-object jadi seperti segitiga, lingkaran, kotak, prisma dan lain
sebagainya. Cara menyisipkannya adalah dengan memilih shape yang terdapat
pada gallery.

Gambar 10 : Gallery Shapes

Pada saat sebuah object seperti disebut di atas aktif, maka secara otomatis Ribbon
akan menambah sebuah menu lagi, yaitu Menu Format, menu ini digunakan untuk
melakukan pengaturan pada object.

Gambar 11 : Menu Format

Berikut contoh pengaturan object, Anda dapat mencoba dengan menggunakan object
yang lain seperti WordArt, Shape dan SmartArt.
1. Merubah ukuran, memindah dan memutar object
Sisipkan gambar yang akan diatur, pada contoh ini gambar yang digunakan adalah
Businessmen.
Handle Rotate : Digunakan
untuk memutar objeck

Handle Normal : Digunakan

untuk merubah ukuran object
Gambar 12 : Handle Picture

Klik pada normal handle sehingga kursor tampak seperti () dan tarik secara
horizontal, vertical atau diagonal sehingga Anda mendapatkan ukuran yang Anda

inginkan, klik pada rotate handle sehingga kursor ( ) dan putar gambar tersebut,
klik ditengah-tengah sehingga kursor seperti ( ).
2. Mengatur text wrapping, text wrapping digunakan untuk mengatur posisi object
terhadap text. Beberapa pilihan diantaranya adalah square (object ditengah-tengah
text dan membentuk persegi walaupun object berbentuk li ngkaran), behind text
(dibelakang text) dan lain sebagainya.

Gambar 13 : Text Wrapping/Wrap Text

3. Memberi efect

Anda dapat memberikan efect secara cepat dengan memilih preset yang tersedia
di pilihan Picture Style atau dengan mengatur manual pada pilihan pada drop
down list picture effect.

Pantulan
Bayangan
Bayangan nyata
Berwarna
Bingkai Bayangan
Sudut kaca
Efek 3D

Gambar 14 : Picture Effect

 MENYISIPKAN TABEL

Untuk menyisipkan tabel lakukan klik pada Insert  Table.

Hasil tabel yang sudah dibuat.

Tentukan jumlah kolom sebanyak 3,

dan jumlah baris sebanyak 3.

Gambar 18 : Insert Table

Aktifkan tabel tersebut dan secara otomatis Ribbon akan menambah dua menu yaitu
Design dan Layout. Lakukan pengaturan seperti dibawah ini pada menu Design.

Gambar 19 : Table Style

Anda dapat melakukan pengaturan kembali dengan melakukan klik pada Menu Layout.
Berikut beberapa pengaturan tabel pada Menu Layout
Icon Fungsi
Pengaturan kolom (Columns) dan baris (Row)
- Delete menghapus kolom atau baris
- Insert Above menambah baris keatas dari kursor ( ),
dan Insert Below menambah garis kebawah dari
kursor
- Insert Left menambah kolom kesamping kiri dari
kursor, dan Right menambah kolom ke kanan.
- Split cell menambah cell (Cell adalah perpotongan
antara kolom dan garis)
- Merge Cell menggabungkan beberapa cell yang terpilih.

- Colomn width dan Row height untuk mengatur lebar

kolom dan tinggi baris
- Autofit, untuk mengatur ukuran cell sesuai dengan isinya
saja.
Alignment adalah pengaturan perataan teks di dalam cell
- Cell Allignment adalah perataan teks seperti rata kiri,
rata kiri atas, rata kiri bawah, atau tengah dan lain
sebagainya.
- Text Direction yaitu orientasi teks dapat berbentuk
horizontal atau vertical.
- Sort untuk mengurutkan data yang ada di dalam tabel.
- Convert to Text untuk menghilangkan tabel dan merubah
tabel menjadi text biasa.
- Formula untuk memasukan fungsi ke dalam tabel.
 HEADER AND FOOTER

Header and Footer adalah tampilan grafis (teks, atau object) yang akan selalu muncul
disetiap halaman Word. Header akan tampil pada bagian atas dokumen sedangkan
footer di bawah. Cara menyisipkannya adalah :
1. Klik Menu Insert  Header
2. Pilih salah satu opsi yang disediakan pada gallery

Gambar 20 : Gallery Header

3. Setelah Anda memilih salah satu opsi tersebut, selanjutnya Anda dapat mengedit
dengan mengetik teks atau memasukkan object pada dokumen.
4. Langkah yang sama dapat dilakukan untuk membuat footer.
 PAGE NUMBER

Dalam pembuatan makalah, laporan, karya tulis dan lain sebagainya Anda diharuskan
untuk membuat halaman secara otomatis. Word 2016 menyediakan fasilitas pembuatan
halaman tersebut dengan pilihan model yang beragam. Cara pembuatannya adalah
1. Klik Insert  Page Number

Posisi halaman otomatis :

Top (atas), Bottom (Bawah),
Page Margins (disamping)
Format Page Number
digunakan untuk melakukan
pengaturan penomoran.

Gambar 21 : Insert page Number

2. Pada saat Halaman sudah tampil Anda dapat menambahkan atribut teks, object
untuk memperindah dokumen.
 Mail Merge

Mail merge adalah fasilitas untuk membuat sebuah dokumen yang akan diterima oleh
banyak penerima, mail merge dapat diterapkan dalam pembuatan Surat masal,
Sertifikat dan lain-lain. Ada beberapa cara dalam pembuatan mail merge, kita akan
menggunakan cara yang paling sederhana.
1. Ketik terlebih dahulu dokumen yang akan di mail merge
2. Klik Mailings  Select Repicient  Type New List
3. Akan tampil kotak dialog New Adress List

Gambar 22 : Kotak Dialog New Adress List

4. Klik Customize Columns untuk melakukan pengeditan pada table data, edit kolom
sehingga menjadi seperti dibawah ini dengan menghapus kolom (Delete) dan
mengganti nama kolom (rename).
 Gambar 23 : Customize Adress List

5. Setelah Anda mengatur kolom selanjutnya Anda masukan data penerima seperti
pada gambar 23 (klik New Entry setiap akan memasukan penerima baru).
6. Klik Ok  pada kotak dialog save as beri nama Tabel Data pada File Name.

7. Klik Insert Merge Field kemudian masukkan field (kolom) sesuai dengan keinginan,
sehingga tampak seperti gambar dibawah ini.

Gambar 24 : Insert Merge Field

8. Klik Preview Result ( ) sehingga data penerima akan ditampilkan.

9. Jalankan record ( ) untuk mencari dan mencetak penerima.

 Gambar 25 : Hasil Akhir Mail Merge

25 |Modul Microsoft Word

 SAVE, SAVE AS, DAN OPEN DATA

Dokumen yang Anda buat harus disimpan agar nantinya dapat dipanggil kembali.
Langkah menyimpan data tersebut adalah : File Save. Selanjutnya kotak dialog save
as akan ditampilkan.

Save As: adalah tempat penyimpanan

Dokumen

Browse: adalah untuk mencari tempat

penyimpanan file

Tempat Penyimpanan file dapat

kita tentukan , Contoh menyimpan
pada Documents, Localdisk D, dll

File Name: adalah nama dokumen

yang akan disimpan. Contoh nama
file “ Data Siswa”

Gambar 5 : Kotak Dialog Save AS

Anda juga dapat menggunakan icon save ( ) pada Quick Acces Toolbar, atau dengan
menekan shortcut keyboard CTRL + S.

Jika anda melakukan kesalahan dalam proses penyimpanan dan ingin menyimpan
kembali, maka Anda dapat melakukan perintah Save As, maka kotak dialog Save As
akan ditampilkan lagi.

Untuk membuka data yang telah tersimpan dengan cara : Klik File  open, selanjutnya
akan ditampilkan kotak dialog Open, tentukan folder penyimpanan dan nama file yang
akan dibuka. Agar proses membuka data lebih cepat Anda juga dapat mengklik icon
open ( ) atau menekan shortcut CTRL + O.
 PRINT DATA

Untuk melakukan pencetakan (print) cara yang dilakukan adalah

1. Klik menu File atau tekan shortcut CTRL + P
2. Akan tampil kotak dialog Print

Jumlah lembar yang akan di

Print / Cetak
Nama Printer yang
akan digunakan
Printer Properties untuk mengedit halaman yang akan
di cetak, seperti pengeditan, Kualitas cetakan, warna
hitam/putih & halaman terbalik (Reverse Order).

Gambar 26 : Kotak dialog Print

Halaman yang akan dicetak

- All, semua halaman
- Page, Anda tentukan sendiri halaman yang
akan dicetak dengan memasukan nomor
halaman pada kotak.

3. Klik Ok dokumen akan tercetak.

 MENUTUP WORD 2016

Apabila Anda akan mengakhiri sebuah pekerjaan Anda, maka Anda dapat
menutup aplikasi dengan mengklik tombol Close ( ), atau Exit Word
pada Office Button, atau dengan menekan shortcut CTRL + W.
Apabila ada data yang masih belum tersimpan, maka akan muncul kotak dialog
seperti dibawah ini :

Gambar 27 : Kotak dialog Save

1. Pilih Yes untuk menyimpan dokumen.

2. Pilih No untuk keluar tanpa menyimpan
3. Pilih Cancel untuk batal keluar dan melanjutkan bekerja