Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Malang

Jobsheet - 5: Mail Merge

Mata Kuliah Aplikasi Komputer Perkantoran
Pengampu: Tim Ajar Aplikasi Komputer Perkantoran

Topik

Jobsheet 5 : Mail Merge

Tujuan
Mahasiswa mampu menggunakan Tools Mailings pada Ms. Word 2013, khususnya Mail
Merge untuk:
a. Membuat Mail Merge
b. Mencetak hasil Mail Merge

Pendahuluan
Menggabungkan Surat, Amplop, Dan Label Untuk Persuratan
Untuk membuat format umum dari surat, amplop atau label, Anda harus
menggabungkan (merging) format dari dokumen yang Anda miliki. Selama proses
penggabungan dari source file, dokumen-dokumen ini akan berada pada tempat yang sama
seperti pada source file. Jika proses telah selesai, Anda bisa menyimpannya untuk
selanjutnya dipakai pada file baru atau untuk langsung Anda cetak.
1. Mempersiapkan File
Jika Anda ingin mendapatkan alamat untuk surat Anda, label atau amplop dari daftar
kontak Outlook atau buku alamat pada komputer Anda maka Anda bisa
melakukannya. Tapi jika Anda belum memasukkan alamat atau data alamat ada pada
tabel Word, lembar kerja Excel, database Access, atau query Access, pastikan data
Anda berada pada susunan yang tepat.
• Tabel Word : simpan tabel dan berikan nama kolom yang sesuai untuk isi tiap
kolomnya. Pada proses penggabungan, ketika Anda akan memasukkan data
alamat, Anda bisa memilih dari nama tiap kolom tabel alamat yang Anda simpan
tadi. Berikut adalah contoh tabel Word.
 Gambar 1 Tabel Excel Untuk Mail Merge

• Lembar Kerja Excel: susunlah lembar kerja dalam bentuk tabel dengan nama kolom
yang menggambarkan isi tiap kolomnya dan tidak ada cell kosong dalam kolom
apapun. Word akan memasang alamat dan data lain dari pilihan nama kolomnya.
• Tabel database Access atau query : pastikan Anda mengetahui nama kolom pada
tabel database maupun query dimana Anda simpan alamatnya. Selama proses
merge, Anda akan diminta untuk memberikan nama kolomnya. Jika Anda merasa
nyaman dengan Access, query tabel database untuk data yang tersimpan akan
dibutuhkan. Words memberikan suatu cara untuk memilih data mana yang Anda
butuhkan untuk bentuk surat, label, atau amplop. Namun untuk melakukan query
pertama kali pada Access, Anda bisa memulainya dengan data yang Anda perlukan
dan hindarkan diri Anda untuk mengambil data pada Word.
2. Menggabungkan Dokumen dengan File Sumber
Setelah Anda mempersiapkan file sumber, lalu gabungkan dokumen dengan file
sumber. Lakukan langkah-langkah berikut.
a) Buat atau buka sebuah dokument
b) Pada tab Mailings, klik tombol Start Mail Merge.
c) Pilih Letters, Envelopes, or Labels pada drop-down list.
d) Persiapkan sebuah dasar untuk membuat surat, amplop atau label untuk
persuratan.
e) Klik pada tombol Select Recipients dan pilih pilihan pada drop-down list untuk
menghubungkan Word pada file sumber atau file tempat Anda menyimpan informasi
alamat. Jika alamat tersebut berasal dari Microsoft Outlook, pilih Select from
Outlook Contacts (Outlook harus menjadi program email default untuk
 mendapatkan alamat dari Outlook), kemudian pada kkotak dialog Select Contact,
pilih Contacts dan klik Ok.
f) Klik tombol Edit Recipient List.
g) Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, pilih nama orang yang akan Anda kirimkan
surat, lalu klik OK.

Gambar 2 Mail Recipiens

h) Masukkan kumpulan alamat pada surat, amplop, dan label Anda.

i) Klik tombol Preview Results pada tab Mailings untuk melihat tampilan sebenarnya.
j) Klik pada Next Record dan Previous Record pada tab Mailings untuk melewatkan
penerima ke penerima dan memastikan bahwa Anda telah memasukkan informasi
dengan tepat. Jika ada yang kurang tepat, buka file sumber dan perbaiki kesalahan
yang ada. Ketika Anda simpan file tersebut, perbaikan akan terjadi pada dokumen
contoh.
3. Mencetak Surat, Amplop, dan Label
Untuk melakukan pencetakan, persiapkan dahulu kertas yang akan dicetak.
Untuk surat, Anda bisa mempersiapkan kertas seperti biasanya Anda akan mencetak
dokumen. Untuk amplop, akan sedikit mengalami kesulitan karena Anda harus
secara teliti membaca buku petunjuk printer yang Anda pakai agar bisa
mempersiapkan kertas amplop yang sesuai. Sedangkan pada label, Anda harus
mempersiapkan kertas label pada printer Anda.
Untuk melakukan pencetakan, Anda bisa menyimpannya pada dokumen baru
atau langsung dicetak.
 • Menyimpan dokumen baru: klik tombol Finish & Merge dan pilih Edit
Individual Documents (atau Alt+Shift+N). Anda akan menemukan kotak dialog
Merge to New Document Dialog. Klik OK. Setelah Word membuat dokumen
tersebut, simpan dan cetaklah.
• Mencetak langsung: klik pada tombol Finish & Merge dan pilih Print
Documents (atau Alt+Shift+M) untuk mencetaknya tanpa menyimpannya
dalam sebuah dokumen. Klik OK pada kotak dialog Merge to Printer dan
kemudian atur pencetakan pada kotak dialog Print.
•

Prasyarat Praktikum
1) Mahasiswa sudah menginstall minimal Microsoft Office Word 2013.
2) Microsoft Office Word 2013 sudah dipastikan berjalan dengan benar.

Petunjuk Praktikum

1. Kerjakan studi kasus, latihan serta tugas pada lembar kerja dengan baik dan benar.
2. Saudara semua tidak diperkenankan untuk melakukan duplikasi tugas dengan mahasiswa
yang lain. Jika terjadi duplikasi maka dosen akan memberlakukan sanksi nilai 0 untuk
mahasiswa yang menduplikasi dan diduplikasi.
3. Seluruh jawaban studi kasus, latihan serta tugas dikerjakan pada kolom yang telah
tersedia, dan saudara semua wajib menuliskan langkah-langkah pengerjaan.
4. Hasil kerja dikumpulkan dengan format JOBSHEET5_KELAS_NAMA_ dalam sebuah folder.
5. Setelah mahasiswa selesai dalam studi kasus, latihan serta tugas, hasil kerja dapat
ditunjukkan pada dosen pengampu untuk dilakukan assement.
6. Mahasiswa dapat mengajukan pertanyaan jika petunjuk pengerjaan kurang dipahami.

Praktikum 1

Tujuan : Mahasiwa mampu melakukan pembuatan mail merge pada Microsoft Word 2013

Langkah Langkah Praktikum

1. Kerjakanlah Soal Berikut.

1. Bukalah Microsoft Word 2013.
2. Ketiklah Surat Pemberitahuan sesuai format surat di bawah ini
3. Simpanlah file surat pemberitahuan dengan format:
TugasSurat_mailmerge_Nama
4. Buatlah file tabel data mahasiswa yang akan digabungkan dengan file surat
pemberitahuan.
5. Simpanlah file tabel data mahasiswa dengan format:
DataMahasiswa_mailmerge_Nama
6. Buatlah Mail Merge untuk file surat pemberitahuan dan file tabel data
mahasiswa.

SURAT PEMBERITAHUAN ada di halaman selanjutnya..

 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI MALANG
JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI
Jl. Soekarno Hatta No.9 Malang 65141 Telp (0341) 404424 –
404425 Fax (0341) 404420 http://www.poltek-malang.ac.id

Nomor : 123/OU.01.1/VI/2016 Malang, 1 Juli 2016

Perihal : Pemberitahuan PMB

Kepada :
Yth. Bapak/Ibu Jono
Di Jl. Dondong No. 2
Surabaya

Dengan hormat,

Sehubungan dengan kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), dengan ini kami ucapkan
selamat, bahwa putra/putri Bpak/Ibu diterima di perguruan tingggi kami sesuai pilihan dan
hasil testnya. Berikut informasi keuangan sebagai syarat daftar ulang.

Nama Mahasiswa : Joni

Program Studi : Teknik Informatika

Jenjang
No. Komponen Pembayaran
D1 D3 D4
Dana Pengembangan
1 5,000,000 6,000,000 8,000,000
Pendidikan
2 SPP Per Semester Pertama 6,000,000 7,000,000 9,000,000
Biaya Atribut dan
3 1,200,000 2,000,000 2,500,000
Matrikulasi
Total 12,200,000 15,000,000 19,500,000
Biaya tersebut di atas dibayarkan hingga tanggal 1 Agustus 2016. Keterlambatan pembayaran
dianggap mengundurkan diri.
Terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Wakil Direktur,

XXXX XXXXX XXXX, ST., MT.

NIP. 00000000000000000

-- Selamat Mengerjakan