LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

PADA SUB BAGIAN PERSURATAN BIRO UMUM DAN

PENGADAAN KEMENTERIAN PERTANIAN

AMIRAH LUTHFIYYAH
8105150278

Laporan Praktik Kerja Lapangan ini ditulis untuk memenuhi salah satu
persyaratan mendapatkan Gelar Sarjana Pendidikan pada Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Jakarta

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2018
 LEMBAR EKSEKUTIF

Amirah Luthfiyyah. 8105150278. Laporan Praktik Kerja Lapangan. Di

Kementerian Pertanian RI pada Sub Bagian Persuratan. Program Studi
Pendidikan Ekonomi, Konsentrasi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas
Ekonomi, Universitas Negeri Jakarta, 2018.
Praktik Kerja Lapangan diselenggarakan untuk memberikan dunia kerja yang
sesungguhnya kepada Praktikan. Praktikan mendapatkan pengalaman kerja sebelum
memasuki dunia kerja. Tujuan utama Praktik Kerja Lapangan adalah untuk
meningkatkan wawasan pada dunia kerja, menambah pengalaman serta kemampuan
yang dimiliki mahasiswa. Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di
Kementerian Pertanian yang beralamat di Jl Harsono RM nmr 3 Pasar Minggu,
Jakarta.
Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan terhitung mulai tanggal 3 Januari sampai
2 Februari 2018. Selama melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan, Praktikan
ditempatkan di Sub Bagian Persuratan. Kegiatan yang dilakukan Praktikan adalah
menerima surat masuk, menyortir surat masuk, menginput dan mengecek kembali
surat masuk. Dalam pelaksanaannya, Praktikan menemukan kendala diantaranya
kurangnya komunikasi antara pembibing Praktik Kerja Lapangan dengan mahasiswa
Praktik Kerja Lapangan, dan tata ruang yang kurang efektif. Solusi mengatasi
masalah tersebut yaitu mengkonfirmasi kembali tugas yang diberikan oleh karyawan,
dan menata ulang ruang.
Selama Praktik Kerja Lapangan Praktikan mendapatkan banyak pengalaman
yang diperoleh dari Sub Bagian Persuratan, sehingga dapat dijadikan gambaran
dalam memasuki dunia kerja yang sesungguhnya, serta dapat menumbuhkan rasa
tanggung jawab dan disiplin yang tinggi terhadap tugas yang telah diberikan.

i
ii
iii
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah

memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga praktikan dapat

menyelesaikan Praktik Kerja Lapangan dan menyusun laporan Praktik Kerja

Lapangan tepat pada waktunya. Laporan ini dibuat untuk memenuhi syarat

kelulusan mata kuliah Praktik Kerja Lapangan dan sebagai hasil pertanggung

jawaban praktikan selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan pada Sub

Bagian Persuratan Kementerian Pertanian RI. Laporan ini diharapkan dapat

bermanfaat bagi praktikan dan para pembaca untuk menambah

pengetahuan. Dalam kesempatan ini praktikan ingin mengucapkan

terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan membimbing

praktikan selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan sampai dengan

tersusunnya laporan ini kepada:

1. Dra. Rr. Ponco Dewi Karyaningsih, M.M selaku dosen pembimbing yang

memberikan arahan dan mengawasi penulis dalam menyelesaikan

laporan Praktik Kerja Lapangan

2. Darma Rika Swaramarinda, S.Pd., MSE selaku Koordinator Program

Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Jakarta

3. Suparno, S.Pd, M.Pd selaku Koordinator Program Studi Pendidikan

Ekonomi Universitas Negeri Jakarta.

iv
4. Dr. Dedi Purwarna ES, M. Bus Selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas

Negeri Jakarta.

5. Kementerian Pertanian RI Jakarta dan seluruh staf dan karyawan bagian

persuratan yang telah mau menerima Praktikan selama satu bulan.

6. Orang tua, keluarga, serta teman-teman yang telah memberikan doa dan

bantuan baik secara moril maupun materiil.

7. Teman-teman Praktik Kerja Lapangan yang sudah mendukung saya

dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan.

Praktikan menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Praktik Kerja

Lapangan ini masih kurang sempurna, untuk itu praktikan mengharapkan

kritik dan saran yang bersifat membangun dan mendukung demi

kesempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini bermanfaat bagi para

pembaca.

Jakarta, Juni 2018

Praktikan

v
 DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR EKSEKUTIF.................................................................................. i

LEMBAR PERSETUJUAN............................................................................ ii

LEMBAR PENGESAHAN............................................................................ iii

KATA PENGANTAR..................................................................................... iv

DAFTAR ISI.................................................................................................. vi

DAFTAR TABEL........................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR....................................................................................... ix

DAFTAR LAMPIRAN................................................................................... x

BAB 1 PENDAHULUAN............................................................................... 1

A. Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan........................................ 1

B. Maksud Dan Tujuan Praktik Kerja Lapangan............................... 4
C. Kegunaan Praktik Kerja Lapangan................................................ 5
D. Tempat Praktik Kerja Lapangan.................................................... 7
E. Jadwal Praktik Kerja Lapangan..................................................... 8

BAB II TINJAUAN UMUM KEMENTERIAN PERTANIAN RI……… 12

A. Sejarah Perusahaan........................................................................ 12
B. Struktur Organisasi........................................................................ 16
C. Tugas dan Fungsi Perusahaan........................................................ 17
D. Daftar Nama Pejabat…………...………………………………… 19

vi
BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN................... 21

A. Bidang Kerja................................................................................ 21
B. Pelaksanaan Kerja........................................................................ 21
C. Kendala Yang Dihadapi............................................................... 27
D. Cara Mengatasi Kendala.............................................................. 29

BAB IV PENUTUP.......................................................................................... 40

A. Kesimpulan.................................................................................... 40
B. Saran.............................................................................................. 41

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………... 44

LAMPIRAN LAMPIRAN…………………………………………………... 45

vii
 DAFTAR TABEL

Halaman
Table 1.1 Jadwal Jam Kerja Praktik Kerja Lapangan………………………… 10

Table 1.2 Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan………………………….. 11

viii
 DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Logo Kementerian Pertanian……………………………………… 15

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kementerian Pertanian………………………. 17
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal………………………….. 18
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Biro Umum dan Pengadaan…………………. 19
Gambar 3.1 Format Lembar Surat Masuk Secara Umum……………………… 23
Gambar 3.2 Laci Surat…………………………………………………………. 24
Gambar 3.3 Contoh Surat dengan Alamat yang Kurang Jelas…………………. 28

ix
 DAFTAR LAMPIRAN

Halaman
Lampiran 1 : Surat Keterangan Permohonan Izin Praktik Kerja Lapangan……. 46
Lampiran 2 : Surat Keterangan Penerimaan Praktik Kerja Lapangan…………. 47
Lampiran 3 : Lembar Penilaian Praktik Kerja Lapangan………………………. 48
Lampiran 4 : Daftar Hadir Praktik Kerja Lapangan……………………………. 49
Lampiran 5 : Daftar Hadir Praktik Kerja Lapangan……………………………. 50
Lampiran 6 : Kartu Konsultasi Bimbingan Penulisan Praktik Kerja Lapangan... 51
Lampiran 7 : Kegiatan Harian Praktik Kerja Lapangan………………………... 52
Lampiran 8 : Dokumentasi Praktik Kerja Lapangan…………………………… 56
Lampiran 9 : Format Saran dan Perbaikan Praktik Kerja Lapangan…………… 59

x
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan

Seiring perkembangan teknologi saat ini, mencari dan mendapatkan pekerjaan

bukan hal yang mudah karena harus memiliki keterampilan dan pengalaman

dalam dunia kerja. Dalam hal ini, dunia kerja menuntut untuk mendapatkan

sumber daya manusia yang unggul dan kompetitif dalam persaingan dunia kerja.

Perkembangan Teknologi menuntut mahasiswa untuk siap menghadapi dan

menyesuaikan diri terhadap lingkungan dunia kerja.

Dalam perkuliahan proses pembelajaran harus diimbangi antara praktik dan

teori, agar mahasiswa dapat mengaplikasikan pengetahuan yang dimilikinya

kedalam dunia kerja. Ilmu pengetahuan yang diperoleh mahasiswa akan kurang

jika tidak dilaksanakan pengalaman praktik yang dapat memberikan gambaran

terhadap lingkungan kerja serta ilmu teknologi pada bidang yang telah

ditekuninya. Dengan cara membekali diri dengan pendidikan, sehingga dapat

menghasilkan tenaga kerja yang professional.

Dunia usaha membutuhkan sumber daya manusia yang berkualitas, jujur, dan

pintar serta mempunyai latar belakang pendidikan yang baik. Banyak sumber

daya manusia memiliki latar belakang pendidikan yang tinggi, namun sulit untuk

1
 2

mendapatkan pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya. Karena sumber daya

manusia tidak memiliki pengalaman dalam dunia kerja. Sehingga membuat

perusahaan tidak yakin untuk menempatkan mereka sebagai tenaga kerja pada

perusahaannya, dikarenakan mereka tidak memiliki nilai lebih pada dirinya yang

meyakinkan perusahaan tersebut, dibandingkan calon tenaga kerja lain yang

memiliki pengalaman kerja yang cukup.

Mahasiswa dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dapat

mengaplikasikan antara sikap, kemampuan dan keterampilan yang telah

diperoleh dalam perkuliahan. Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan karena sangat

berguna bagi mahasiswa untuk menambah pengetahuan dan pengalaman

mahasiswa dalam bekerja di perusahaan. Praktik Kerja Lapangan jika teorinya

yang didapat oleh sumber daya manusia diikuti dengan pelatihan maka dapat

meningkatkan kualitas mereka di bidang yang mereka tekuni. Selain untuk

memenuhi kewajiban akademik Praktik Kerja Lapangan tersebut dapat menjadi

penghubung antara dunia kerja dengan dunia pendidikan dan dapat menambah

wawasan mengenai dunia kerja.

Praktik Kerja Lapangan merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan S1

Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Jakarta. Melalui Praktik

Kerja Lapangan mahasiswa mendapatkan kesempatan bagaimana cara berfikir

dalam dunia kerja, berkomunikasi antar karyawan, menambah ide-ide yang

berguna dan dapat menambah pengetahuan mahasiswa sehingga dapat

menumbuhkan rasa disiplin dan tangung jawab mahasiswa terhadap apa yang
 3

ditugaskan kepadanya. Praktik Kerja Lapangan ini dilaksanakan oleh perguruan

tinggi untuk membantu perguruan tinggi menghasilkan Praktikan yang

berkualitas.

Praktik Kerja Lapangan merupakan bagian dari proses perkuliahan pada

Fakultas Ekonomi Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran.

Diadakannya Praktik Kerja Lapangan ini mahasiswa dituntut untuk professional

dan kreatif dalam bekerja serta pemecahan masalah yang dihadapi dalam dunia

kerja. Praktik Kerja Lapangan diharapkan dapat memberi kesempatan bagi

mahasiswa untuk menerapkan ilmunya serta memperoleh pengalaman kerja di

perusahaan yang dipilih sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan. Praktik Kerja

Lapangan merupakan langkah awal sebagai alat perkenalan mahasiswa pada

dunia kerja.

Adanya Praktik Kerja Lapangan mahasiswa dapat bersosialisas dengan baik

jika bekerja nantinya, juga akan dapat meningkatkan kemampuan, keterampilan,

tanggung jawab, profesionalisme dalam pekerjaan. Ruang lingkup Praktik Kerja

Lapangan adalah suatu bentuk batasan bidang bagi mahasiswa dalam melakukan

kegiatan menulis laporan Praktik Kerja Lapangan. Praktikan melaksanakan

Praktik Kerja Lapangan di Kementerian Pertanian pada Sub Bagian Persuratan.

Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan selama satu bulan dilakukan

dari hari Senin hingga Jumat. Alasan Praktikan melaksanakan Praktik Kerja

Lapangan di Kementerian Pertanian karena Praktikan ingin lebih mengetahui

proses administrasi yang ada pada Kementerian Pertanian dan Kementerian

 4

Pertanian merupakan Kementerian yang mengelolan Pertanian, Perkebunan dan

Peternakan.

B. Maksud dan Tujuan Praktik Kerja Lapangan

Fakultas Ekonomi Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran

Universitas Negeri Jakarta memberikan Program Praktik Kerja Lapangan agar

mahasiswa mampu beradaptasi dengan lingkungan dunia kerja dan menganalisis

masalah-masalah yang timbul ketika bekerja dengan pengetahuan dan

keterampilan yang telah di miliki pada saat belajar di perguruan tinggi. Praktik

Kerja Lapangan memiliki segi kegunaan bagi pihak-pihak yang terkait dalam

pelaksanaan program Praktik Kerja Lapangan. Adapun maksud Praktikan

melaksanakan Praktik Kerja Lapangan yaitu:

1. Menjalankan kewajban Praktik Kerja Lapangan yang merupakan syarat

salah satu mata kuliah bagi mahasiswa Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta

2. Untuk memperoleh wawasan dan pengetahuan tentang persuratan di

Kementerian Pertanian

3. Untuk meningkatkan kemampuan kerja dan keterampilan kerja praktikan

tentang bidang kerja administrasi khususnya Sub Bagian Persuratan di

Kementerian Pertanian

4. Untuk dapat melihat dan menganalisis secara langsung kondisi lingkungan

pada bagian persuratan secara langsung

 5

5. Untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang telah dimiliki

praktikan pada saat belajar di perguruan tinggi

Sedangkan tujuan dari proram Praktik Kerja Lapangan Pendidikan

Administrasi Perkantoran yaitu:

1. Mengembangkan Ilmu Pengetahuan yang didapat di perguruan tinggi

2. Meningkatkan wawasan pengetahuan, pengalaman, kemampuan dan

keterampilan mahasiswa tentang bidang kerja perkantoran khususnya bidang

persuratan.

3. Meningkatkan pengalaman kerja sebelum memasuki dunia kerja

yang sesungguhnya sehingga terdapat umpan balik antara Praktikan dengan

dunia kerja.

4. Melatih mahasiswa untuk disiplin, bertanggung jawab dan berfikir lebih

cepat

5. Meningkatkan hubungan antara Universitas Negeri Jakarta dengan

Perusahaan dimana Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan

C. Kegunaan Praktik Kerja Lapangan

Praktik kerja lapangan ini memiliki segi kegunaan bagi pihak-pihak yang

terkait dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan yaitu bagi praktikan, Fakultas

dan perusahaan tempat praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan, antara

lain sebagai berikut:

 6

1. Bagi Praktikan

a. Menerapkan ilmu yang didapat selama di perkuliahan

b. Meningkatkan ilmu dan keterampilan khususnya di bidang administrasi

c. Berlatih melaksanakan tanggung jawab pada pekerjaan, serta berlatih

menjadi pekerja yang professional

d. Memperoleh gambaran secara nyata tentang dunia pekerjaan

e. Belajar beradaptasi dengan seluruh karyawan yang ada dilingkungan kerja

f. Belajar memecahkan masalah yang terdapat pada bidang pekerjaan

g. Mampu berkomunikasi dengan seluruh karyawan

2. Bagi Kementerian Pertanian

a. Membantu meringankan tugas-tugas tempat Praktikan di tugaskan agar

selesai pada waktunya

b. Mengembangkan kerja sama dengan Universitas Negeri Jakarta, merekrut

mahasiswa menjadi bagian pada Kementerian Pertanian karena instansi

sudah melihat kemampuan mahasiswa selama Praktik Kerja Lapangan

c. Dapat bertukar ilmu pengetahuan dengan Praktikan

d. Membimbing dan mendidik tenaga kerja yang terampil dan kompeten agar

dapat membantu perusahaan dalam mendapatkan sumber daya manusia

yang sesuai dengan kebutuhan

3. Bagi Universitas Negeri Jakarta

a. Terjalinnya kerja sama sesuai bidang yang dibutuhkan antara Universitas

Negeri Jakarta dengan Perusahaan

 7

b. Dengan diadakannya Praktik Kerja Lapangan dapat menambah citra

positif dari perusahaan terhadap Universitas Negeri Jakarta

c. Mengetahui sejauh mana kemampuan mahasiswa dalam menyerap dan

mengaplikasikan pelajaran yang telah dipelajari pada kegiatan perkuliahan

sebagai bahan evaluasi

d. Menerima umpan balik dalam upaya penyempurnaan kurikulum perguruan

tinggi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan

e. Universitas dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui pengalaman

Praktik Kerja Lapangan

D. Tempat Praktik Kerja Lapangan

Praktikan melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan di Kementerian

Pertanian. Berikut ini merupakan data informasi instansi tempat pelaksanaan

Praktik Kerja Lapangan:

Nama Instansi : Kementerian Pertanian

Alamat : Jalan Harsono RM nomor 3 Pasar Minggu, Jakarta

Telepon : (021) 7804116

Website : www.pertanian.go.id

Bagian Tempat PKL : Bagian Persuratan

Alasan praktikan memilih Kementerian Pertanian sebagai tempat pelaksanaan

Praktik Kerja Lapangan adalah:

1. Praktikan ingin mengetahui lebih banyak mengenai proses administrasi di

Kementerian Pertanian.
 8

2. Kementerian Pertanian memberikan peluang kepada mahasiswa untuk

melaksanakan Praktik Kerja Lapangan

3. Adanya bidang kerja yang sesuai dengan ilmu yang diperoleh mahasiswa di

perkuliahan sehingga mahasiswa dapat menerapkan ilmunya di tempat Praktik

Kerja Lapangan

E. Jadwal Waktu Praktik Kerja Lapangan

Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan kurang lebih selama satu bulan,

terhitung sejak tanggal 3 Januari 2018 s/d 2 Februari 2018. Waktu kerja dalam

pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan pada hari Senin s/d Jumat pukul 08.00 s/d

16.00 WIB. Waktu kerja tersebut sudah ditentukan oleh Kementerian Pertanian

Republik Indonesia. Rangkaian pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan yang

dilakukan oleh praktikan terdiri dari empat tahapan. Tahapan tersebut antara lain:

1. Tahap Observasi Tempat Praktik Kerja Lapangan

Pada tahap ini, Praktikan mencari informasi mengenai Praktik Kerja

Lapangan di Kementerian Pertanian dengan datang langsung ke Kementerian

Pertanian. Praktikan melakukan observasi awal ke perusahaan yang akan

menjadi tempat Praktik Kerja Lapangan. Observasi mulai dilakukan pada

bulan September 2017. Praktikan memastikan apakah perusahaan tersebut

menerima mahasiswa Praktik Kerja Lapangan dan menanyakan syarat-syarat

administrasi yang dibutuhkan sebagai mahasiswa Praktik Kerja Lapangan.

Pada tahap observasi ini Praktikan menemui staff kepegawaian Kementerian

Pertanian.
 9

2. Tahap Persiapan Praktik Kerja Lapangan

Praktikan mempersiapkan semua syarat-syarat yang dibutuhkan, Praktikan

membuat surat pengantar permohonan izin Praktik Kerja Lapangan dari

Fakultas lalu diserahkan ke BAAK pada 30 Oktober 2017, pada tanggal 2

November 2017 surat keterangan dari Baak sudah jadi dan praktikan

menyerahkan ketempat Praktik Kerja Lapangan yaitu pada Biro Umum dan

Pengadaan Kementerian Pertanian. Praktikan mendapat keputusan dari bidang

Kepegawaian Kementerian Pertanian via Telepon pada tanggal 6 November

2017, dan surat tertulis diterima Praktikan pada tanggal 2 Januari 2018.

3. Tahap Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan

Pada tanggal 3 Januari 2018 hari pertama Praktikan melaksanakan Praktik

Kerja Lapangan, sebelum Praktikan memulai tugasnya Praktikan

memperkenalkan diri terlebih dahulu. Praktikan ditempatkan pada Bagian

Persuratan. Setelah Praktikan mengetahui posisi tempat melaksanakan Praktik

Kerja Lapangan, Praktikan diberitahu bagaimana mengerjakan tugas yang

akan dikerjakannya. Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan

terhitung sejak tanggal 3 Januari sampai dengan 2 Februari 2018. Dengan

waktu kerja lima hari (Senin-Jumat) dalam seminggu. Ketentuan Praktik Kerja

Lapangan di Kementerian Pertanian sebagai berikut:

 10

Table 1.1 Jadwal Jam Kerja Praktik Kerja Lapangan

Hari Jam Kerja Keterangan

Senin s.d Jumat 08.00-12.00 WIB

12.00-13.00 WIB Istirahat

13.00-16.00 WIB

Sumber: Data diolah oleh Praktikan

4. Tahap Penulisan Praktik Kerja Lapangan

Penulisan laporan Praktik Kerja Lapangan dilakukan setelah Praktikan

melaksanakan Praktik Kerja Lapangan. Data-data untuk penyusunan laporan

Praktik Kerja Lapangan, Praktikan mengumpulkan data dari komunikasi yang

Praktikan lakukan dengan pembimbing di tempat Praktik Kerja Lapangan.

Selain itu, Praktikan juga melakukan pencarian data dengan melakukan

browsing di internet.

Setelah semua data dan informasi yang dibutuhkan terkumpul,

Praktikan segera membuat laporan Praktik Kerja Lapangan. Laporan Praktik

Kerja Lapangan di butuhkan Praktikan sebagai salah satu syarat kelulusan

mahasiswa Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Jakarta.

 11

Table 1.2 Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan

Bulan September Oktober Januari Februari April Mei Juni
Tahap 2017 2017 2018 2018 2018 2018 2018
Observasi
Tempat
Praktik
Kerja
Lapangan
Persiapan
Praktik
Kerja
Lapangan
Pelaksanaan
Praktik
Kerja
Lapangan
Penulisan
Laporan
Praktik
Kerja
Lapangan
Sidang
Praktik
Kerja
Lapangan
Sumber: Data Diolah oleh Praktikan
 BAB II
TINJAUAN UMUM KEMENTERIAN PERTANIAN

A. Sejarah Kementerian Pertanian

Kementerian Pertanian berdiri sejak 1 Januari 1904 berdasarkan surat

Keputusan Gubernur Jenderal Hindia Belanda. Sebuah organisasi pertama yang

menangani masalah Pertanian adalah Kementerian Pertanian Republik Indonesia.

Direktur pertama Kementerian Pertanian adalah Dr. Melchior Treub.

Kementerian Pertanian dipimpin oleh seorang Menteri, pada 27 Oktober 2014

Kementerian Pertanian dipimpin oleh Dr. Ir. H. Andi Amran Sulaiman, Mp.

Kementerian Pertanian Republik Indonesia adalah salah satu Kementerian di

Indonesia yang membidangi urusan pertanian, perkebunan, dan peternakan.

Pada masa penjajahan Belanda urusan pertanian ditangani oleh Departement

van Landbouw (1905), Nijverheid en Handel (1911) dan Departement van

Ekonomische Zaken (1934). Sedangkan pada masa pendudukan Jepang,

Gunseikanbu Sangyobu yang berperan dalam menangani urusan pertanian. Ir.

Pandji Surachman Tjokroadisurjo Menteri pertama pada Kementerian

Kemakmuran. Kementerian kemakmuran membawahi Kementerian Pertanian

sejak 19 Agustus 1945. Karena situasi Indonesia pada saat itu masih kacau oleh

kedatangan tentara Belanda, Kementerian Kemakmuran mendirikan cabang di

12
 13

Magelang yang dipimpin oleh R. M. Reksohadiprojo. Pada bulan Juli 1947,

kantor dipindahkan ke Borobudur kemudian beralih ke Yogyakarta.

Setelah terbentuk pemerintahan Kesatuan Republik Indonesia yang berpusat

di Jakarta dan meliputi seluruh wilayah Indonesia (kecuali Irian Barat), tanggal 6

September 1950 terbentuklah Kementerian Pertanian Pertama dalam Negara

Kesatuan Republik Indonesia dengan Mr. Tandiono Manu sebagai menterinya.

Kementerian Pertanian meliputi jawatan-jawatan yang bergerak di bidang

perkebunan, kehutanan, dan perikanan. Pada tanggal 10 Juli 1959, Kementeria

Pertanian diubah menjadi Departemen Pertanian. Berdasarkan Keputusan

Presiden No. 45 Tahun 1974, dibentuk dua unit baru di dalam Departemen

Pertanian, yaitu Badan Penleitian dan Pengembangan Pertanian, serta Badan

Pendidikan, Latihan dan Penyuluhan Pertanian.

Visi Kementerian Pertanian

Visi dari Kementerian Pertanian adalah Kabinet Kerja telah menetapkan visi

yang harus diacu oleh Kementerian/Lembaga, yaitu “Terwujudnya Indonesia

yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian Berlandasan Gotong Royong”.

Dengan memperhatikan visi pemerintahan tersebut dan mempertimbangkan

masalah dan tantangan yang dihadapi dalam pembangunan peranian, maka visi

Kementerian Pertanian adalah “Terwujudnya Kedaulatan Pangan dan

Kesejahteraan Petani”.
 14

Misi Kementerian Pertanian adalah sebagai berikut:

1. Mewujudkan ketahanan pangan dan gizi

2. Meningkatkan Nilai Tambah dan Daya Saing Komoditas Pertanian

3. Mewujudkan kesejahteraan petani

4. Mewujudkan Kementerian Pertanian yang transparan, akuntabel, professional

dan berintegritas tinggi

Tujuan

Sebagai penjabaran dari Visi dan Misi Kementerian Pertanian, maka tujuan

pembangunan pertanian periode 2015-2019 yang ingin dicapai yaitu:

1. Terwujudnya swasembada padi jagung, kedelai serta meningkatnya produksi

daging dan gula

2. Terpenuhinya akses pangan masyarakat terhadap pangan

3. Bergesernya budaya konsumsi pangan

4. Meningkatnya stabilisasi produksi dalam rangka stabilisasi harga

5. Berkembangnya komoditas petanian bernilai ekonomi

6. Mendorongnya majunya agrobioindustri

7. Meningkatnya kualitas dan pendapatan petani

8. Terwujudnya reformasi birokrasi Kementerian Pertanian

 15

Berikut adalah makna logo dari Kementerian Pertanian:

Sumber: www.pertanian.go.id
Gambar. 2.1 Logo Kementerian Pertanian

1. Tunas menggambarkan pengertian Biologis daripada seluruh kegiatan

yang dikelola oleh Departemen Pertanian. Kecuali manusia, sebagai benda

hidup. Warna hijau muda melambangkan pengertian kehidupan

2. Lingkaran berwarna merah, melambangkan pengertian kesatuan

3. Lingkaran yang bersudut lima buah berwarna coklat, melambangkan

pengertian dari pada unsur pelaksana utama (tugas-tugas pokok

Kementerian Pertanian)

4. Warna dasar baik untuk Panji, maupun Vandel, serta bentuk lainnya

adalah “KUNING EMAS” sebagai lambing kemegahan

5. Air berwarna biru muda, mempunyai pengertian sebagai lambing

keagungan
 16

B. Tugas dan Fungsi Kementerian Pertanian RI

Berdasarkan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 45 Tahun 2015

tentang Kementerian Pertanian, Kementerian Pertanian mempunyai tugas

menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Pertanian untuk membantu

Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan Negara.

Dalam melaksanakan tugas, Kementerian Pertanian menyelenggarakan

fungsi:

1. Perumusan dan penetapan kebijakna di bidang penyediaan prasarana dan

sarana pertanian, peningkatan produksi padi, jagung, kedelai, tebu, daging,

dan pertanian lainnya, serta peningkatan nilai tambah, daya saing, mutu, dan

pemasaran hasil pertanian.

2. Pelaksanaan kebijakan di bidang penyediaan prasarana dan sarana pertanian,

peningkatan produksi padi, jagung, kedelai, tebu, daging, dan pertanian

lainnya, serta peningkatan nilai tambah, daya saing, mutu, dan pemasaran

hasil pertanian.

3. Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervise ata pelaksanaan urusan di

bidang penyediaan prasarana dan sarana pertanian, peningkatan produksi

padi, jagung, kedelai, tebu, daging, dan pertanian lainnya, serta peningkatan

nilai tambah, daya saing, mutu, dan pemasaran hasil pertanian.

4. Pelaksanaan penelitian, pengembangan dan inovasi di bidang pertanian

5. Penyelenggaraan penyuluhan dan pengembangan sumber daya manusia di

bidang pertanian.
 17

6. Koordinasi dan pelaksanaan diversifikasi dan pemantapan ketahanan

pangan.

7. Pelaksanaan perkarantina pertanian dan pengawasan keamanan hayati.

8. Pelaksanaan dukungan yang bersifat substantive pada seluruh unsur

organisasi di lingkungan Kementerian Pertanian.

9. Pembinaan dan pemberian dukungan administrasi di lingkungan

Kementerian Pertanian.

10. Pengelolaan barang milik/kekayaan Negara yang menjadi tanggung jawab

Kementerian Pertanian.

11. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Pertanian.

C. Struktur Organisasi Kementerian Pertanian

Setiap perusahaan akan membentuk struktur organisasi untuk membagi tugas

dan tanggung jawab setiap posisi pekerjaan dan alur hubungan antara posisi

tersebut. Berikut adalah struktur organisasi Kementerian Pertanian.

Gambar dibawah ini adalah struktur organisasi dari Kementerian Pertanian, di

dalam Kementerian Pertanian terdapat Inspektorat Jenderal dan Sekretariat

Jenderal yang terdapat bagian-bagian tersendiri di dalamnya.

 18

Sumber: www.pertanian.go.id
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kementerian Pertanian

Pada Biro Umum dan Pengadaan merupakan salah satu Biro dari Sekretariat

Jenderal, yang mana dalam Sekretariat Jenderal terdapat 7 Biro. Didalam Biro

Umum dan Pengadaan terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu Bagian Kearsipan

dan Tata Usaha, Bagian Rumah Tangga, dan Bagian Layanan Pengadaan Barang

dan Jasa. Praktikan berada pada struktur Bagian Kearsipan dan Tata Usaha dan

ditempatkan pada Sub Bagian Persuratan. Praktikan berada pada Sub Bagian

Persuratan.
 19

Sumber: www.pertanian.go.id
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Biro Umum dan Pengadaan

D. Daftar Nama Pejabat

Menteri Pertanian : Dr. Ir. H. Andi Amran

Sekretaris Jenderal : Ir. Hari Priyono, M. Si

Direktur Jenderal Prasarana dan Sarana : Ir. Pending Dadih Permana

Direktur Jenderal Tanaman Pangan : Dr. Ir Sumardjo Gatot I, MS

Dirjen Hortikultura : Dr. Ir. Spudnik SK, MM

Direktur Jenderal Perkebunan : Ir. Bambang, MM

Diretur Jenderal PKH : Drh. I ketut Diarmita MP

 20

Inspektur Jenderal : Justan Ridwan S, AK, M.Acc

Kabadan Penelitian dan Pengembangan : Dr. Ir. H. Muhammad Syakir

Kabadan Pengembangan SDM : Dr. Ir. Momon R, MS

Kabadan Ketahanan Pangan : Dr. Ir. Agung H, M.Eng.

Kabadan Karantina Pertanian : Ir. Banun Harpini, M.Sc

Staf Ahli Bidang Pengembangan industri : Dr. Ir. Gardjita Budi, M

Staf Ahli Bidang Perdagangan : Dr. Ir. Mat Syukur, MS

Staf Ahli Bidang Investasi Pertanian : Ir. Syukur Iwantoro, M.S

Staf Ahli Bidang Lingkungan Pertanian : Ir. Mukti Sarjono, MSc

Staf Ahli Bidang Infrastruktut Pertanian : Dr. Ir. Ani Andayani, M

 BAB III
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

A. Bidang Kerja

Praktik Kerja Lapangan yang telah Praktikan laksanakan di Kementerian

Pertanian yang beralamat di Jalan Harsono Nomor 3 Pasar Minggu, Praktikan

dilatih untuk meningkatkan kedisiplinan, keterampilan dan bertanggung jawab

pada pekerjaan yang diberikan kepada praktikan selama Praktik Kerja Lapangan

di Kementerian Pertanian. Selama Praktik Kerja Lapangan, praktikan

ditempatkan pada Sub Bagian Persuratan.

Praktikan menjalankan tugasnya yang bersifat membantu kegiatan operasional

Sekretariat Jenderal yang menangani surat-surat masuk. Adapun pekerjaan yang

Praktikan lakukan selama 1 (bulan) adalah sebagai berikut:

1. Bidang Kearsipan

2. Bidang Manajemen Perkantoran

B. Pelaksanaan Kerja

Selama pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, Praktikan berusaha

menyelesaikan semua tugas yang diberikan dengan maksimal dan tepat waktu.

Untuk dapat menyelesaikan semua tugas yang diberikan, Praktikan dibimbing

21
 22

oleh pegawai yang ada di Sub Bagian Persuratan sehingga Praktikan dapat

memahami bidang pekerjaan yang dilakukan.

Berikut adalah bidang pelaksanaan kerja yang Praktikan lakukan, yaitu:

1. Bidang Kearsipan

a) Menerima Surat Masuk

Diterima oleh sekretaris kepala bagian Biro Umum dan Pengadaan,

selanjutnya sekretaris menelepon bagian Persuratan dan diproses

selanjutnya. Praktikan menerima surat masuk tersebut dan memeriksa

kelengkapan alamat surat.

b) Mencatat Surat Masuk

Kemudian Praktikan mencatat surat masuk tersebut ke dalam buku

daftar surat masuk secara umum. Format yang digunakan yaitu: waktu

yang berisi waktu pencatatan surat misal waktu pencatatan yang dilakukan

pada pukul 08.00 s/d 09.00, kemudian asal surat yang berisi darimana

surat tersebut berasal misalnya dari TNI Mabes, setelah itu mencatat

nomor surat misalnya B. 188/V/2018, kemudian mencatat hal yaitu isi

surat yang disampaikan dan tujuan yaitu alamat yang dituju pada surat dari

surat tersebut.

Setelah dicatat pada buku daftar surat masuk secara umum, Praktikan

mencatat surat masuk pada buku sesuai dengan alamat yang dituju.
 23

Sumber: Data didapat oleh Praktikan dari Sub Bagian Persuratan dan Dokumentasi
Gambar 3.1 Format Lembar Surat Masuk Secara Umum

c) Menginput Surat Masuk

Setelah semua surat masuk sudah dicatat pada buku daftar surat masuk

secara umum dan buku surat masuk sesuai tujuan, Praktikan menginput

surat masuk.

d) Menyortir Surat Masuk

Setelah praktikan menerima surat masuk dan sudah mencatat, Praktikan

diminta untuk menyortir surat masuk berdasarkan jenisnya. Dengan

langkah-langkah sebagai berikut:

1) Praktikan menerima surat-surat yang akan disortir

2) Praktikan diminta untuk menyortir surat-surat tersebut berdasarkan

jenisnya (penting, rahasia, dan biasa)

 24

3) Agar mudah penyortiran, Praktikan mengelompokan surat dengan jenis

yang sama

4) Setelah mengelompokan surat-surat tersebut, kemudian Praktikan

memeriksa kembali surat-surat yang telah disortir

5) Jika surat tersebut tergolong surat biasa, maka praktikan memasukan

surat tersebut ke dalam laci sesuai dengan alamat yang dituju

Sumber: Data didapat oleh Praktikan dari Sub Bagian Persuratan dan Dokumentasi
Gambar 3.2 Laci Surat

6) Jika surat tersebut tergolong surat rahasia atau penting maka Praktikan

diminta untuk secepatnya mengantarkan surat tersebut ke bagian yang

dituju

e) Mendistribusikan Surat Masuk

Setelah Praktikan menyortir surat-surat masuk yang ditujukan kepada

Sekretariat Jenderal, Praktikan juga ditugaskan untuk mendistribusikan

surat masuk tersebut yang bersifat penting dan rahasia ke alamat yang
 25

dituju pada surat. Setelah menyortir surat tersebut, Praktikan kemudian

mendistribusikan surat masuk tersebut. Berikut adalah langkah-langkah

yang Praktikan laksanakan:

1) Praktikan memeriksa kelengkapan alamat

2) Praktikan membawa buku pencatatan pendistribusian yang digunakan

untuk tanda tangan apabila surat sudah diterima

3) Praktikan mendistribusikan surat sesuai dengan alamat yang dituju

pada surat

2. Bidang Manajemen Perkantoran

a) Menggandakan Dokumen

Praktikan membantu karyawan untuk menggandakan dokumen yang

diperlukan dengan mesin fotocopy, dan Praktikan di berikan arahan cara

mengoperasikan mesin fotocopy. Adapun langkah-langkah menggandakan

dokumen adalah sebagai berikut:

1) Praktikan mempersiapkan dokumen yang akan digandakan

2) Praktikan menghidupkan mesin fotocopy dengan menekan tombol

power

3) Praktikan memastikan bahwa mesin fotocopy sudah menyala, dan siap

untuk beroperasi

4) Kemudian Praktikan meletakan dokumen yang akan digandakan pada

mesin fotocopy lalu menutupnya

 26

5) Kemudian Praktikan menekan tombol angka, berapa banyak dokumen

yang akan digandakan lalu menekan tombol start untuk memulai

menggandakan dokumen

6) Setelah selesai menggandakan dokumen, Praktikan merapikan

dokumen tersebut

7) Jika mesin fotocopy sudah tidak digunakan lagi, Praktikan menekan

tombol power untuk menyudahi pemakaian mesin fotocopy

b) Mencetak Dokumen

Mencetak dokumen bertujuan untuk membuat arsip dalam bentuk hard

copy sehingga ketika computer mengalami masalah maka kita masih

mempunyai hasil cetakan dari tugas yang kita kerjakan. Praktikan

mencetak label yang dibutuhkan untuk dipasang pada box arsip, pada label

terdapat 5.04.007 yang berarti 5 adalah lantai dimana penyimpanan surat

tersebut, 04 nomor rak surat tersebut, dan 007 adalah nomor urut box yang

ada di dalam rak. Adapun langkah-langkah yang mencetak dokumen adalah

sebagai berikut:

1) Praktikan membuka lembar kerja Ms. Word yang akan dicetak

2) Selanjutnya Praktikan klik office button pada bagian pojok kiri atas,

lalu klik print

3) Selanjutnya setelah klik print akan mucul jendela print. Pada jendela

ini akan ada beberapa pilihan yang harus dilakukan sebelum mencetak

dokumen
 27

4) Pada pilihan printer name: terdapat pilihan printer yang akan

digunakan, dan pilih printer yang sedang terhubung dengan komputer

yang digunakan

5) Page range adalah pilihan untuk mencetak dokumen. Jika ingin

mencetak semua halaman maka pilih all, jika ingin mencetak pada

halaman tertentu saja maka pilih current page

6) Selanjutnya ada pilihan copies, pada menu ini adalah pengaturan untuk

mengatur jumlah copy-an yang akan dicetak

7) Selanjutnya klik “OK”

c) Memasang Label pada Box

Setelah Praktikan mencetak label, Praktikan memasang label pada box

yang ada di dalam rak. Saat Praktikan memasang label harus dengan teliti

dalam menentukan nomor rak dan nomor urut box tersebut. Berikut adalah

langkah-langkah dalam memasang label pada box:

1) Praktikan membawa label yang sudah dicetak ke ruang penyimpanan

2) Ketika ingin menempelkan label, Praktikan menurunkan box yang ada

pada rak terlebih dahulu

3) Kemudian Praktikan menempelkan label sesuai dengan urutan box

yang terdapat pada rak

C. Kendala yang Dihadapi

Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan, Praktikan berusaha untuk

menyelesaikan tugasnya tepat waktu dan memberikan hasil yang maksimal.

 28

Namun dalam menyelesaikan pekerjaan tidak semua dapat diselesaikan dengan

maksimal, adapun kendala yang dihadapi oleh Praktikan adalah sebagai berikut:

1. Komunikasi yang Kurang Baik

Komunikasi antar Praktikan dengan staff, Praktikan diberikan pekerjaan

oleh staf dimana pekerjaan tersebut sudah dikerjakan oleh mahasiswa

Praktik Kerja Lapangan yang lainnya. Mahasiswa Praktik Kerja Lapangan

tersebut diberikan tugas oleh staf lain, dan staf tersebut tidak konfirmasi

dengan staf satunya bahwa pekerjaan tersebut sudah dikerjakan. Kemudian

adanya komunikasi yang tidak baik ketika ada surat masuk hanya bertuliskan

Kementerian Pertanian dan menuliskan nama orang yang dituju, sedangkan

bagian tempat orang yang dituju tidak dituliskan.

Sumber: Data didapat oleh Praktikan pada Sub Bagian Persuratan dan Dokumentasi
Gambar 3.3 Contoh Surat dengan Alamat yang Kurang Jelas
 29

2. Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang terdapat pada Sub Bagian Persuratan tidak

efektif, dan membuat Praktikan kurang nyaman. Dimana jalan menuju meja

karyawan, mesin-mesin kantor terasa sempit. Dan jarak dari meja karyawan

yang satu ke meja karyawan lainnya hanya sedikit.

D. Cara Mengatasi Kendala

Untuk mengatasi beberapa kendala yang dihadapi Praktikan saat

melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di Kementerian Pertanian, Praktikan

berusaha mencari solusi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi, yaitu:

2) Adanya Komunikasi yang Kurang Baik

Praktikan menyadari dengan adanya komunikasi yang baik dapat

mempermudah dan mempercepat seseorang dalam menyelesaikan

pekerjaannya. Komunikasi proses penyampaian informasi, intruksi atau

perintah mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan

maupun antar karyawan dilingkungan internal dan eksternal perusahaan.

Menurut Robbins (2013) bahwa komuniksai membantu perkembangan

motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus

dilakukan, seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan

untuk memperbaiki kinerja yang di bawah standar.

Berdasarkan teori diatas dapat disimpulkan bahwa adanya komunikasi

yang baik antar karyawan, dengan bawahan, dan dengan atasan dapat
 30

menyelesaikan pekerjaan dengan mudah dan tercapainya tujuan yang

diinginkan.

Menurut Hardjana (2011) komunikasi interpersonal adalah interaksi tatap

muka antardua atau beberapa orang, dimana pengirim dapat menyampaikan

pesan secara langsung dan penerima pesan dapat menerima dan menanggapi

secara langsung.

Dari teori diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi interpersonal

adalah interaksi antar dua orang atau lebih untuk menyampaikan atau

menerima informasi, ide yang didapat untuk memenuhi informasi yang

dibutuhkan.

Dikemukakan oleh Muhammad (2011) bahwa komunikasi interpersonal

adalah proses pertukaran informasi di antara seseorang dengan paling kurang

seorang lainnya atau biasanya diantara dua orang yang dapat langsung

diketahui balikannya (komunikasi langsung).

Dapat disimpulkan bahwa komunikasi interpersonal adalah pertukaran

informasi dari orang lain dan dapat ditanggapi secara langsung oleh

penerima pesan.

Goldhaber (2016) mengemukakan bahwa komunikasi organisasi adalah

proses menciptakan dan saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi

lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.

 31

Menurut teori diatas tersebut, komunikasi organisasi merupakan

pertukaran informasi dan saling membutuhkan untuk mengatasi lingkungan

yang tidak pasti.

Menurut Bangun (2016) Bentuk-bentuk Komunikasi Organisasi adalah

sebagai berikut:

1. Komunikasi tertulis, merupakan suatu proses dimana pesan yang

disampaikan oleh komunikator disandikan simbol-simbol yang

dituliskan pada kertas atau tempat lain yang dapat dibaca dan

dikirimkan kepada komunikan

2. Komunikasi lisan, merupakan proses dimana seorang komunikator

berinteraksi secara lisan dengan komunikan untuk mempengaruhi

tingkah laku penerima

3. Komunikasi non-verbal, merupakan bentuk komunikasi yang paling

mendasar dalam komunikasi bisnis.

4. Komunikasi antarpribadi, proses komunikasi yang berlangsung antara

dua orang atau lebih secara tatap muka

Dari teori yang sudah dikemukakan oleh beberapa ahli, Praktikan

menyadari bahwa kendala komunikasi yang dihadapi Praktikan di

Kementerian Pertanian adalah karena kurangnya komunikasi atau konfirmasi

antar karyawan yang ingin memberikan tugas kepada mahasiswa yang

sedang malaksanakan Praktik Kerja Lapangan. Dan tidak adanya kejelasan

informasi kepada pengirim surat mengenai alamat yang akan dituju.

 32

Oleh karena itu, jika perusahaan ingin menerapkan komunikasi yang baik

antar karyawan, dengan bawahan, dengan atasan, atau dengan perusahaan

lainnya harus direncanakan terlebih dahulu komunikasi tersebut agar

komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik dan tidak ada kesalahan

informasi yang dibutuhkan atau yang diberikan.

Komunikasi kantor yang efektif sangat penting bagi organisasi. Menurut

Priansa dalam Ponco Dewi Karyaningsih (2017) menyebutkan bahwa

komunikasi harus memiliki prinsip dasar REACH (Respect, Empathy,

Audible, Clarity, dan Humble).

Adapun cara untuk mengatasi masalah komunikasi tersebut dengan cara

sebagai berikut:

1. Meningkatkan umpan balik, untuk mengetahui apakah pesan atau

informasinya sudah diterima, dipahami, dan dilaksanakan atau tidak

2. Empati, penyampaian pesan disesuaikan dengan keadaan penerima

3. Pengulangan, untuk memastikan pesan yang disampaikan dapat

dimengerti

4. Menggunakan bahasa yang sederhana, agar setiap orang dapat

memahami isi pesan yang disampaikan

5. Penentuan waktu yang efektif, pesan disampaikan saat penerima siap

mendengarnya

6. Mendengarkan secara efektif, sehingga komunikasi antar karyawan,

bawahan, dan atasan dapat berlangsung secara baik

 33

7. Mengatur arus informasi, komunikasi harus diatur mutunya, jumlahnya

dan cara penyampaiannya

Dari semua teori diatas yang telah dikumpulkan oleh Praktikan, dapat

disimpulkan bahwa Praktikan mengatasi kendala tersebut yaitu dengan

berkomunikasi secara baik kepada karyawan yang memberikan Praktikan

tugas, dimana tugas tersebut sudah dikerjakan oleh Praktikan lainnya. Dan

mengembalikan surat kepada perusahaan yang mengirim surat dengan

alamat yang dituju tidak jelas atau tidak terdapat pada bagian apa orang yang

dituju.

3) Tata Ruang yang Kurang Efektif

Dengan tata ruang yang efektif atau tertata rapi akan membuat Praktikan

yang melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di Kementerian Pertanian

merasa nyaman dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Menurut Quible dalam Sukoco (2007), mengemukakan bahwa tata ruang

kantor adalah penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan

kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan maupun

memberikan kesan mendalam bagi pegawai.

Menurut teori diatas dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah

menggunakan ruang kantor dengan baik sehingga membuat karyawan

merasa nyaman.
 34

Selanjutnya, menurut George R Terry (2008), tata ruang merupakan

penempatan segala kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari

ruangan, untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor

fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran

Dapat disimpulkan dari teori diatas, tata ruang kantor adalah penggunaan

ruangan kantor yang sesuai dengan luas lantai dan meletakan peralatan

kantor yang sesuai.

Menurut The Liang Gie (2008), mengemukakan bahwa tata ruang kantor

adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat, serta pengaturan

tempat kerja yang menimbulkan kepuasan kerja bagi para pegawai.

Teori diatas dapat disimpulkan bahwa tata ruang merupakan penggunaan

ruang secara detail dan penyusunan peralatan ruang kantor dengan tepat,

sehingga karyawan dapat bekerja dengan baik dan tercapainya efisiensi

kerja.

Dari beberapa teori diatas, Praktikan memahami adanya kendala dalam

tata ruang kantor pada Sub Bagian Persuratan di Kementerian Perkantoran

dikarenakan ruangan kerja yang kecil, sehingga meja antar karyawan

berjarak tidak terlalu luas, jalan menuju mesin kantor pun sempit, peralatan

atau dokumen yang berantakan diatas meja membuat Praktikan terganggu

dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Oleh karena itu, untuk menciptakan tata ruang yang efektif, ruang kerja

pada Sub Bagian Persuratan ditata ulang sesuai dengan luasnya ruangan, dan
 35

merapikan dokumen-dokumen pada satu tempat agar karyawan atau

Praktikan dapat bekerja dengan nyaman.

Menurut Sedarmayanti (2009), ada beberapa tujuan dan manfaat tata

ruang kantor. Tujuan dan manfaat tata ruang kantor adalah sebagai berikut:

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu karyawan karena prosedur

kerja dipersingkat

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan

3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja agar lebih efektif

4. Mencegah karyawan terganggu oleh suara bising

5. Menciptakan kenyaman kerja karyawan

6. Memberikan kesan yang baik terhadap karyawan pengunjung kantor

7. Mengusahakan adanya keleluasan bagi gerakan karyawan yang sedang

bekerja, kemungkinan untuk guru memanfaatkan ruangan bagi

keperluan lain pada waktu tertentu, perkembangan dan perluasan

kegiatan kantor pada kemudian hari

Adapun hal-hal yang mengharuskan perubahan suatu tata ruang kantor

adalah :

1. Penambahan atau pergantian perabot atau alat-alat lainnya

2. Perubahan terhadap proses ataupun penyelesaian suatu pekerjaan

3. Perubahan terhadap susunan organisasi atau tugas pokok pekerjaan

 36

Berikutnya ada langkah-langkah dalam menyusun tata ruang kantor

adalah sebagai berikut:

1. Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha dengan

satuan-satuan kerja lainnya

2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari

segenap pekerjaan, tentukan urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah

karyawan yang terlibat

3. Satuan pekerjaan yang melayani publik ditempatkan pada tempat yang

mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu karyawan lainnya

4. Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh, diletakan

jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan

5. Susun letak meja kursi dan perabot lainnya, dan beri nomor kode

masing-masing.

Adapun prinsip-prinsip tata ruang yang perlu diperhatikan, yaitu:

a) Aliran pekerjaan yang sederhana yang membatasi mobilitas pegawai

dan menghemat kertas seminimum mungkin

b) Ruang lantai harus bebas dari rintangan

c) Meja dapat dengan mudah dilihat oleh pimpinan

d) Perlengkapan kerja berada di dekat penggunanya

e) Jumlah jalan atau koridor yang memadai dan luasnya juga memadai

f) Pastikan semua meja mendapatkan penerangan yang cukup

 37

g) Mesin bersuara gaduh harus dipisahkan dari ruangan

h) Tata ruang harus menyenangkan

Menurut Marsofiyati dan Henry Eryanto (2015) Dalam penempatan

perabot kantor dalam ruangan kantor, ada lima faktor yang harus

diperhatikan:

a) Harus menghemat ruang lantai

b) Harus fungsional hubungan dengan pekerjaan

c) Tinggi meja dan kursi harus sesuai dengan pemakaiannya

d) Perabot harus mudah untuk dipindah-pindahkan

e) Biaya yang dikeluarkan harus relatif hemat

Pendapat Mukhneri (2008) bahwa dalam praktiknya fungsi-fungsi

kegunaan tata ruang kantor dapat dibagi menjadi beberapa bagian, antara

lain:

a) Tata ruang tertutup merupakan tata ruang di mana ruangnya dibagi

dalam beberapa satuan yang terdiri dari kamar-kamar.

Keuntungan tata ruang tertutup: kerahasiaan dapat terjamin, kelancaran

kerja lebih terjamin, efisien dan efektif dalam mewujudkan tujuan.

Kerugian tata ruang tertutup: kurang menerima input dari luar,

kejenuhan dalam bekerja.

 38

b) Tata ruang terbuka adalah tata ruang yang tersusun tidak terpisah-

pisahkan menurut satuan unit kerja, akan tetapi disatukan saja untuk

aktivitas perkantoran.

Keuntungan tata ruang terbuka: pengawasan lebih baik, penghematan

ruang lantai, fleksibilitas tata ruang lebih besar, penghematan

penerangan, penempatan dan penggunaan mesin-mesin dan

perlengkapan yang lebih baik.

Kerugian tata ruang terbuka: suasana tidak berhubungan dengan

perseorangan, suara gaduh, dapat mendorong keadaan yang ramai,

kesehatan pegawai rentan terganggu, sukar mendapatkan ventilasi dan

pemanasan yang sesuai untuk tiap orang.

Dari semua teori diatas, Praktikan dapat menyimpulkan cara mengatasi

masalah tata ruang kantor pada Sub Bagian Persuratan Kementerian

Pertanian dengan memperhatikan dalam penyusunan perabot, peralatan, dan

perlengkapan kantor dan penataan tata ruang harus sesuai dengan luas

ruangan dan menempatkan satuan kerja sesuai dengan posisinya.

 BAB IV
KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Program Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan selama satu bulan

memberikan manfaat yang sangat penting bagi Praktikan karena dapat

mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang di dapat di perkuliahan saat

melaksankan Praktik Kerja Lapangan di Kementerian Pertanian pada Sub Bagian

Persuratan. Praktikan dapat bersosialisasi secara langsung dengan karyawan,

belajar menghadapi masalah yang ada di dunia kerja, Praktikan mendapat ilmu

menggunakan mesin-mesin kantor dalam menjalankan tugasnya, serta menambah

pengetahuan Praktikan untuk masa sekarang da untuk masa yang akan datang

atau menjadi sebuah bekal ketika Praktikan memasuki dunia kerja.

Dengan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan menjadikan Praktikan lebih

kreatif, menyelesaikan tugas dengan maksimal dan tepat pada waktunya, serta

mampu memcahkan masalah yang terdapat pada pekerjaan yang dikerjakanya.

Maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Tugas-tugas yang dikerjakan oleh Praktikan selama melaksankan Praktik

Kerja Lapangan adalah sebagai berikut tugasnya: Menerima surat masuk,

Melakukan pencatatan surat masuk, Menyortir surat masuk,

40
 41

Mendistribusikan surat masuk, Menggandakan dokumen, Mencetak

dokumen, dan Memasang label pada box surat

2. Kendala yang dihadapi dan ditemukan oleh Praktikan selama melaksanakan

Praktik Kerja Lapangan yaitu penataan tata ruang kantor yang kurang

efektif, serta komunikasi yang kurang baik.

3. Cara mengatasi kendala dalam Praktik Kerja Lapangan dalam penataan tata

ruang yang kurang efektif yaitu dnegan menata ulang tata ruang kantor,

merapikan dokumen-dokumen yang berantakan.

4. Mengatasi kendala dalam Praktik Kerja Lapangan dalam komunikasi yang

kurang baik yaitu dengan mengkonfirmasi terlebih dahulu tugas yang akan

dikerjakan, memeriksa apakah pekerjaan tersebut sudah dikerjakan

sebelumnya atau belum dikerjakan. Dan mengatasi kendala ketika surat

masuk yang tidak jelas alamatnya yaitu dengan mengembalikan surat

tersebut ke pengirim surat.

B. Saran

Selama melakukan Praktik Kerja Lapangan di Kementerian Pertanian Sub

Bagian Persuratan, praktikan menemukan beberapa kekurangan. Untuk itu,

praktikan ingin menyampaikan saran yang diharapkan dapat berguna bagi

perusahaan, dan UNJ, diantaranya:

1. Bagi Praktikan

a. Dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan mahasiswa dapat

menyelesaikan setiap tugas yang diberikan dengan penuh tanggung jawab

 42

dan memahami peraturan yang terdapat pada tempat Praktik Kerja

Lapangan

b. Siswa dapat menyelesaikan masalah yang dihadapinya

c. Bagi Kementerian Pertanian

a. Perusahaan dapat menciptakan budaya berkomunikasi dengan baik,

menata tata ruang kantor dengan efektif

b. Perlu disediakan peralatan kantor yang lengkap demi menunjang

berjalannya pekerjan dengan lancar

d. Bagi Fakultas Ekonomi UNJ

a. Membina hubungan kerjasama dengan berbagai perusahaan untuk

mempermudah calon praktikan untuk mendapatkan tempat Praktik Kerja

Lapangan.

b. Meningkatkan dan mengembangkan mutu kurikulum pembelajaran yang

mengacu pada ilmu pengetahuan teknologi.

 DAFTAR PUSTAKA

Asnar, H. Z. (2015). Pengaruh Tata Ruang Kantor terhadap Produktivitas Kerja

Pegawai di Pusat Kajian dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur III
Lembaga Administrasi Negara. Samarinda

Bangun. (2016). Peran Komunikasi organisasi dalam Meningkatkan Eksistensi

Sanggar Seni Vox Angelica. Oktaviani Margareta Katuuk, 5.

Eryanto, M. (2015). Manajemen Perkantoran. Jakarta: Lembaga Pengembangan

Pendidikan Universitas Negeri Jakarta.

Gie, T. L. (2008). Manajemen Perkantoran. Jakarta: UNJ Press.

Goldhaber. (2016). Peran Komunikasi Organisasi dalam Meningkatkan Eksistensi

Sanggar Seni Vox Angelica. Oktaviani Margareta Katuuk, 4.

Hardjana, M. (2011). Komunikasi Interpersonal. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Karyaningsih, P. D. (2017). Manajemen Perkantoran. Jakarta: Universitas Negeri

Jakarta.

Marsofiyati dan Henry Eryanto. (2015). Manajemen Perkantoran. Jakarta: Lembaga

Pengembangan Pendidikan UNJ.

Muhammad, A. (2011). Komunikasi Interpersonal. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Mukhneri. (2008). Manajemen Perkantoran. Jakarta: UNJ Press.

44
 45

Robbins. (2013). Perilaku Organisasi. Jakarta: Salemba Empat.

Sedarmayanti. (2009). Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Sendjaja. (2016). Peran Komunikasi Organisasi dalam Meningkatkan Eksistensi

Sanggar Seni Vox Angelica. Oktaviani Margareta Katuuk, 4.

Soetrisno dan Brisma Renaldi. (2009). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Lembaga
Administrasi

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga.

Terry, G. R. (2008). Manajemen Perkantoran. Jakarta: UNJ Press.

Tjiptono, F. (2004). Manajemen Jasa. Yogyakarta: Arum

 46

Lampiran 1 Surat Permohonan Izin Praktik Kerja Lapangan

 47

Lampiran 2 Surat Keterangan Melaksanakan Praktik Kerja Lapangan

 48

Lampiran 3 Lembar Penilaian Praktik Kerja Lapangan

 49

Lampiran 4 Daftar Hadir Praktik Kerja Lapangan

 50

Lampiran 5 Daftar Hadir Praktik Kerja Lapangan

 51

Lampiran 6 Kartu Konsultasi Bimbingan Penulisan Praktik Kerja Lapangan

 52

Lampiran 7 Kegiatan Harian Praktik Kerja Lapangan

Kegiatan Harian Praktik Kerja Lapangan pada Sub Bagian Persuratan

Kementerian Pertanian

No. Hari dan Tanggal Kegiatan

1. Rabu, 03 Januari 2018 a) Perkenalan dengan karyawan

b) Pengarahan, bimbingan dan tata

tertib

2. Kamis, 04 Januari 2018 a) Memperkenalkan ruang arsip pada

Sub Bagian Persuratan

b) Menerima Surat Masuk

c) Mencatat Surat Masuk pada Buku

Agenda

3. Jumat, 05 Januari 2018 a) Mensortir Surat Masuk,

b) Mengantar Surat ke Bagian yang

dituju

4. Senin, 08 Januari 2018 a) Mencetak dokumen yang dibutuhkan

karyawan

b) Menginput Surat Masuk

5. Selasa, 09 Januari 2018 a) Menginput Surat Masuk

 53

b) Mencetak dokumen yang dibutuhkan

karyawan

6. Rabu, 10 Januari 2018 a) Menghancurkan surat yang sudah

tidak terpakai

b) Menginput Surat Masuk

7. Kamis, 11 Januari 2018 a) Menginput Surat Masuk

b) Menggandakan dokumen yang

diperlukan karyawan

8. Jumat, 12 januari 2018 a) Memeriksa Surat Masuk yang sudah

diinput

9. Senin, 15 Januari 2018 a) Mensortir Surat Masuk

b) Mengantar Surat Masuk ke bagian

yang dituju

10. Selasa, 16 Januari 2018 a) Membuat konsep surat

b) Mengantar konsep surat ke TU Biro

Umum untuk diberikan nomor surat

11. Rabu, 17 Januari 2018 a) Menggandakan dokumen

b) Menerima Surat Masuk

12. Kamis, 18 Januari 2018 a) Mencetak label yang akan

ditempelkan pada Box arsip

13. Jumat, 19 Januari 2018 a) Mencetak label yang akan

 54

ditempelkan pada box arsip

14. Senin, 22 Januari 2018 a) Memasang label yang sudah dicetak

pada box arsip

15. Selasa, 23 Januari 2018 a) Memasang label yang sudah dicetak

pada box arsip

16. Rabu, 24 Januari 2018 a) Menerima Surat Masuk

b) Mencatat pada Buku Agenda

17. Kamis, 25 Januari 2018 a) Mensortir Surat Masuk

b) Mengantar Surat ke bagian yang

dituju

18. Jumat, 26 Januari 2018 a) Menginput Surat Masuk

19. Senin, 29 Januari 2018 a) Menginput Surat Masuk

20. Selasa, 30 Januari 2018 a) Memeriksa data Surat Masuk yang

sudah diinput

b) Menghancurkan Surat yang sudah

tidak terpakai

21. Rabu, 31 Januari 2018 a) Mencetak dokumen yang diperlukan

karyawan

b) Membuat daftar hadir yang

diperlukan Sub Bagian Persuratan

serta mengisi daftar hadir

 55

22. Kamis, 1 Februari 2018 a) Menggandakan dokumen

b) Membuat konsep surat

23. Jumat, 2 Februari 2018 a) Memeriksa kembali data yang sudah

dikerjakan Praktikan dengan

hardcopy

b) Menginput Surat Masuk

c) Membuat dokumentasi untuk bahan

membuat laporan Praktik Kerja

Lapangan

d) Mengumppulkan data yang

dibutuhkan oleh Praktikan

Jakarta, 5 Juni 2018

Sub Bagian Persuratan

Rubi Desiarto, S.E

 56

Lampiran 8 Dokumentasi Praktik Kerja Lapangan

57
58
 59

Lampiran 9 Format dan Saran Perbaikan Praktik Kerja Lapangan