Kelompok 4 Manajemen Biaya

Aditya Hidayatullah 191520023

Arlon Liano 191520024

Bella Angelia 191520062

Teknik-Teknik Manajemen Kontemporer

(Total Quality Manajemen)

1. Definisi Total Quality Manajemen

Mendefinisikan mutu / kualitas memerlukan pandangan yang komprehensif. Ada

beberapa elemen bahwa sesuatu dikatakan berkualitas, yakni :

1. Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan.

2. Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan.
3. Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (apa yang dianggap berkualitas saat ini
mungkin dianggap kurang berkualitas pada saat yang lain).
4. Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa,
manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

Mutu terpadu atau disebut juga Total Quality Management (TQM) dapat didefinisikan
dari tiga kata yang dimilikinya yaitu: Total (keseluruhan), Quality (kualitas, derajat/tingkat
keunggulan barang atau jasa), Management (tindakan, seni, cara menghendel, pengendalian,
pengarahan). Dari ketiga kata yang dimilikinya, definisi TQM adalah: “sistem manajemen yang
berorientasi pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dengan kegiatan yang diupayakan
benar sekali (right first time), melalui perbaikan berkesinambungan (continous improvement) dan
memotivasi karyawan “ (Kid Sadgrove, 1995)

Seperti halnya kualitas, Total Quality Management dapat diartikan sebagai berikut;

1) Perpaduan semua fungsi dari perusahaan ke dalam falsafah holistik yang dibangun
berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas, dan pengertian serta kepuasan
pelanggan (Ishikawa, 1993, p.135).
2) Sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi
pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi (Santosa, 1992,
p.33).
3) Suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya
saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan
lingkungannya.
 Pengertian lain dikemukakan oleh Drs. M.N. Nasution, M.S.c., A.P.U. mengatakan
bahwa Total Quality Management merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang
mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas
produk, jasa, tenaga kerja, proses, dan lingkungannya.

2. Unsur-unsur utama Total Quality Manajemen

a). Fokus pada pelanggan.

b). Obsesi terhadap kualitas.
c). Pendekatan ilmiah.
d). Komitmen jangka panjang.
e). Kerja sama tim.
f). Perbaikan sistem secara berkesinambungan.
g). Pendidikan dan pelatihan.
h). Kebebasan yang terkendali.
i). Kesatuan tujuan.
j). Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.

3. Prinsip-prinsip TQM

Ada beberapa tokoh yang mengemukakan prinsip-prinsip TQM. Salah satunya adalah
Bill Crash, 1995, mengatakan bahwa program TQM harus mempunyai empat prinsip bila ingin
sukses dalam penerapannya. Keempat prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Program TQM harus didasarkan pada kesadaran akan kualitas dan berorientasi pada
kualitas dalam semua kegiatannya sepanjang program, termasuk dalam setiap proses dan
produk.
2. Program TQM harus mempunyai sifat kemanusiaan yang kuat dalam memberlakukan
karyawan, mengikutsertakannya, dan memberinya inspirasi.
3. Progran TQM harus didasarkan pada pendekatan desentralisasi yang memberikan
wewenang disemua tingkat, terutama di garis depan, sehingga antusiasme keterlibatan
dan tujuan bersama menjadi kenyataan.
4. Program TQM harus diterapkan secara menyeluruh sehingga semua prinsip,
kebijaksanaan, dan kebiasaan mencapai setiap sudut dan celah organisasi.

Lebih lanjut Bill Creech, 1996, menyatakan bahwa prinsip-prinsip dalam sistem TQM
harus dibangun atas dasar 5 pilar sistem yaitu; Produk, Proses, Organisasi, Kepemimpinan, dan
Komitmen.

Lima Pilar TQM :

1) Produk
2) Proses
3) Organisasi
4) Pemimpin
5) Komitmen
 Produk adalah titik pusat untuk tujuan dan pencapaian organisasi. Mutu dalam produk
tidak mungkin ada tanpa mutu di dalam proses. Mutu di dalam proses tidak mungkin ada tanpa
organisasi yang tepat. Organisasi yang tepat tidak ada artinya tanpa pemimpin yang memadai.
Komitmen yang kuat dari bawah ke atas merupakan pilar pendukung bagi semua yang lain.
Setiap pilar tergantung pada keempat pilar yang lain, dan kalau salah satu lemah dengan
sendirinya yang lain juga lemah.

Pendapat lain dikemukakan oleh Hensler dan Brunnell (dalam Scheuing dan Christopher,
1993: 165-166) yang dikutip oleh Drs. M.N. Nasution, M.S.c., A.P.U. dalam bukkunya yang
berjudul Manjemen Mutu Terpadu, mengatakan bahwa TQM merupakan suatu konsep yang
berupaya, melaksanakan sistem manajemen kualitas kelas dunia. Untuk itu, diperlukan
perubahan besar dalam budaya dan sistem nilai suatu organisasi. ada empat prinsip utama dalam
TQM, yaitu :

1) Kepuasan pelanggan.
2) Respek terhadap setiap orang.
3) Manajemen berdasarkan fakta.
4) Perbaikan berkesinambungan.

4. Manfaat Program TQM

TQM sangat bermanfaat baik bagi pelanggan, institusi, maupun bagi staf organisasi.

–          Manfaat TQM bagi pelanggan adalah:

1)      Sedikit atau bahkan tidak memiliki masalah dengan produk atau pelayanan.
2)      Kepedulian terhadap pelanggan lebih baik atau pelanggan lebih diperhatikan.
3) Kepuasan pelanggan terjamin.

–          Manfaat TQM bagi institusi adalah:

1) Terdapat perubahan kualitas produk dan pelayanan

2) Staf lebih termotivasi
3) Produktifitas meningkat
4) Biaya turun
5) Produk cacat berkurang
6) Permasalahan dapat diselesaikan dengan cepat.

–          Manfaat TQM bagi staf Organisasi adalah:

1) Pemberdayaan
2) Lebih terlatih dan berkemampuan
3) Lebih dihargai dan diakui
–          Manfaat lain dari implementasi TQM yang mungkin dapat dirasakan oleh institusi di
masa yang akan datang adalah:

1) Membuat institusi sebagai pemimpin (leader) dan bukan hanya sekedar pengikut
(follower)
2) Membantu terciptanya tim work
3) Membuat institusi lebih sensitif terhadap kebutuhan pelanggan
4) Membuat institusi siap dan lebih mudah beradaptasi terhadap perubahan
5) Hubungan antara staf departemen yang berbeda lebih mudah

5. Persyaratan Implementasi TQM

Agar implementasi program TQM berjalan sesuai dengan yang diharapkan diperlukan
persyaratan sebagai berikut:

1) Komitmen yang tinggi (dukungan penuh) dari menejemen puncak.

2) Mengalokasikan waktu secara penuh untuk program TQM
3) Menyiapkan dana dan mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas
4) Memilih koordinator (fasilitator) program TQM
5) Melakukan banchmarking pada perusahaan lain yang menerapkan TQM
6) Merumuskan nilai (value), visi (vision) dan misi (mission)
7) Mempersiapkan mental untuk menghadapi berbagai bentuk hambatan
8) Merencanakan mutasi program TQM.

6. 8 Elemen Pokok TQM

Terdapat 8 Elemen Pokok dalam Sistem Manajemen TQM (Total Quality Management).
Kedelapan elemen pokok tersebut diantaranya adalah :

1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focussed)

Pelanggan merupakan pihak yang menentukan apakah kualitas produk maupun jasa yang
dihasilkan perusahaan tersebut memenuhi kebutuhan atau tingkatan kualitas yang diinginkannya.
Apapun yang dilakukan oleh sebuah organisasi/perusahaan seperti pelatihan karyawan,
perbaikan proses, penggunaan mesin canggih ataupun adopsi teknologi terbaru yang pada
akhirnya Pelangganlah yang menentukan apakah upaya-upaya yang dilakukan tersebut
bermanfaat atau tidak.

2. Keterlibatan Karyawan secara keseluruhan (Total Employee Involvement)

Karyawan merupakan sumber daya perusahaan yang penting dalam mencapai tujuan
yang direncanakannya. Oleh karena itu, keterlibatan karyawan secara keseluruhan dapat
mendukung perusahaan dalam melakukan peningkatan proses dan kualitas yang
berkesinambungan yang kemudian menghasilkan produk dan layanan yang terbaik untuk
pelanggannya. Dalam pemberdayaan karyawan, diperlukan pelatihan dan peningkatan terhadap
keterampilan karyawan dalam mengerjakan tugasnya.
3. Pemusatan perhatian pada Proses (Process-centered)

Perhatian pada peningkatan proses merupakan pondasi dasar dalam sistem manajemen
TQM. Proses merupakan serangkaian langkah-langkah yang dimulai dari penerimaan INPUT
dari supplier (internal maupun eksternal) dan meng-transformasi-nya menjadi OUTPUT yang
akan dikirimkan ke pelanggan (internal maupun Eksternal).

4. Sistem yang Terintegrasi (Integrated System)

Meskipun terdapat banyak keahlian dan ruang lingkup kerja dalam suatu perusahaan
yang membentuk departementalisasi secara vertikal maupun horizontal. Semuanya memerlukan
suatu sistem yang terintegrasi dengan baik agar visi, misi, strategi, kebijakan, tujuan dan  sasaran
perusahaan dapat dikomunikasikan dengan baik dan jelas kepada semua karyawan.

5. Pendekatan Strategi dan Sistematik (Strategy and Systematic Approach)

Salah satu bagian yang penting dalam Manajemen Kualitas adalah pendekatan Strategi
dan Sistematik dalam mencapai Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan. Proses tersebut biasanya
disebut dengan Perencanan Strategi ataupun Manajemen Strategi yang melakukan perumusan
dan perencanaan strategi dalam mengintegrasikan konsep kualitas ke dalam Strategi Perusahaan
secara keseluruhan.

6. Peningkatan yang berkesinambungan (Continual Improvement)

Peningkatan yang berkesinambungan mendorong perusahaan untuk melakukan analisis

dan menciptakan cara-cara yang lebih bersaing dan efektif dalam mencapai tujuan perusahaan
dan memenuhi harapan semua pihak yang berkepentingan.

7. Keputusan berdasarkan Fakta (Fact-based decision making)

Untuk mengetahui sejauh mana kinerja suatu perusahaan, diperlukan data untuk
mengukurnya. TQM mewajibkan perusahaan tesebut untuk mengumpulkan dan melakukan
analisis data secara berkesinambungan agar keputusan ataupun kebijakan yang diambil benar-
benar akurat dan tepat sasaran. Dengan adanya data, kita dapat menarik kesimpulan berdasarkan
kejadian ataupun hasil sebelumnya.

8. Komunikasi (Communications)

Dalam operasional sehari-hari, perusahaan pasti akan mengalami perubahan baik

perubahan dalam strategi, kebijakan, jadwal maupun metode pelaksanaan. Perubahan tersebut
perlu dikomunikasikan dengan baik kepada semua karyawan yang bersangkutan. Komunikasi
yang baik juga akan menimbulkan motivasi dan semangat kerja dalam mencapai tujuan
perusahaannya.
 7. Keuntungan Implementasi Total Quality Manajemen (TQM)
Manfaat jangka panjang yang utama dari Total Quality Manajemen sangat berhubungan
dengan tingkat kepuasan pelanggan. Tujuan utamanya adalah meningkatkan kualitas, dan
melakukan identifikasi ukuran kualitas terbaik sesuai dengan harapan pelanggan dalam hal
produk, layanan, serta pengalaman pelanggan.

Tentunya hal ini akan meningkatkan competitive advantage di mata para konsumen

daripada para kompetitor lainnya. Selain itu, perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan lain
dari implementasi TQM dalam perusahaannya, berikut ini adalah keuntungannya:

1. Penghematan Biaya
Saat menerapkan implementasi ini secara konsisten dari waktu ke waktu, maka TQM bisa
mengurangi biaya seluruh perusahaan, khususnya pada bidang scrap, rework, layanan lapangan,
serta pengurangan biaya garansi. TQM akan memungkinkan perusahaan dalam meningkatkan
keuntungan yang mengejutkan karena pengurangan biaya ini akan mengalir langsung pada
laba bottom-line tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

2. Kepuasan Pelanggan
Dengan mengimplementasikan sistem manajemen ini, maka seharusnya hanya akan ada
sedikit keluhan pelanggan, kenapa? Karena perusahaan mempunyai produk ataupun layanan
yang lebih baik daripada kompetitor lain dan interaksi pada pelanggan juga akan cenderung
bebas dari kesalahan.

Selain itu, tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi juga akan meningkatkan pangsa pasar,
karena para pelanggan bisa jadi akan melakukan tindakan atas nama perusahaan dalam
mendatangkan pelanggan baru lain. Hal ini biasa disebut dengan words of mouth. Tingkat
penjualan melalui words of mouth ini jauh lebih memuaskan dan lebih efektif daripada teknik
penjualan lainnya.

3. Mengurangi Cacat
Sistem manajemen Total Quality Manajemen (TQM)  lebih fokus dalam meningkatkan
kualitas dalam suatu proses daripada memeriksa kualitas menjadi sebuah proses. Hal ini akan
mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan.

4. Peningkatan Moral Karyawan

Keberhasilan dari diimplementasikannya sistem manajemen Total Quality
Manajemen (TQM)  akan terus dirasakan dan terbukti mampu mengarah pada peningkatan yang
nyata atas moral karyawan. Hal ini juga akan mengurangi pergantian karyawan, dan mengurangi
biaya untuk merekrut serta melatih karyawan baru.

5. Membuat Perusahaan Kuat Menghadapi Kompetisi

TQM sangat membantu Anda dalam memahami tingkat persaingan dan mengembangkan
strategi yang efektif ketika menghadapi suatu kompetisi dagang. Kelangsungan hidup organisasi
adalah masalah yang sangat penting yang harus diperhatikan di tengah kompetisi dagang yang
ketat. Nah, TQM akan membantu Anda dalam memahami pelanggan dan pasar, serta
memperikan pada pihak perusahaan untuk bisa memenuhi kompetisi dengan cara menggunakan
teknik TQM.

6. Mengembangkan Sistem Komunikasi Memadai

Adanya sistem komunikasi yang salah dan juga tidak memadai serta prosedur yang
kurang baik adalah masalah pengembangan organisasi. Adanya masalah komunikasi akan
melahirkan kesalahpahaman, rendah produktivitas, buruknya kualitas, duplikasi performa, serta
semangat kerja yang rendah. Sistem manajemen Total Quality Manajemen (TQM) akan
mengikat staf dari berbagai bagian, departemen dan tingkatan manajemen dalam melahirkan
komunikasi yang baik.

7. Progress yang Selalu Ditinjau

TQM akan membantu menjangkau setiap proses yang dibutuhkan untuk mengembangkan
strategi perbaikan tanpa henti. Usaha dalam meningkatkan kualitas ini harus dilakukan secara
kontinyu untuk memenuhi seluruh tantangan yang sifatnya dinamis.

Kesimpulan
Dari seluruh pembahasan diatas, bisa kita simpulkan bahwa Sistem manajemen Total
Quality Manajemen (TQM) mampu melahirkan keuntungan baik yang berwujud ataupun tidak
berwujud.

Keuntungan nyatanya adalah dalam hal kualitas produk yang lebih baik, peningkatan
produktivitas, peningkatan pangsa pasar, dan peningkatan laba. Disisi lain, keuntungan tidak
berwujud adalah kerja tim yang efektif, peningkatan minat kerja, budaya partisipatif, kepuasan
pelanggan, peningkatan hubungan manusia, peningkatan komunikasi, serta mampu membangun 
citra perusahaan yang lebih baik lagi.

Tapi, TQM juga memerlukan periode pelatihan yang cenderung signifikan untuk
karyawan yang didalamnya memiliki kepentingan. Karena pelatihan mampu membawa orang
menjauh dari rutinitas pekerjaannya, hal ini sebenarnya mempunyai efek jangka pendek yang
negatif dalam hal pembiayaan. Perusahaan harus menilai hal ini sebagai bentuk investasi guna
mengejar laba yang lebih besar.

Selain itu, TQM juga mampu melahirkan reakasi penolakan karyawan yang lebih suka
pada sistem yang saat ini sedang berjalan atau mereka merasa bahwa mereka mungkin akan
kehilangan pekerjaannya karena TQM. Hal ini disebabkan karena TQM lebih cenderung akan
melahirkan serangkaian perubahan inkremental secara kontinyu.