Basis Data

1. Kegiatan Belajar 1 : Obyek utama table pada DBMS

a. Tujuan Pembelajaran.
Setelah mengikuti kegiatan belajar 1 ini diharapkan siswa dapat:
? Memahami definisi dan fungsi tabel dalam DBMS
? Mengetahui cara-cara pembuatan tabel dengan datasheet view
? Mengetahui cara-cara pembuatan tabel dengan design view

b. Uraian materi.
1) Obyek-obyek utama pada DBMS Microsoft Access
Di dalam aplikasi basis data (DBMS) Microsoft Access terdapat beberapa obyek utama yang digunakan untuk
menyimpan dan mengelola data. Obyek–obyek utama tersebut adalah sebagai berikut :
a. Tables
Table adalah obyek basis data yang digunakan sebagai sarana untuk
menyimpandata. Di dalam aplikasi Microsoft access, daftar nama – nama
tabel dapat dilihat di bagian kiri area kerja, seperti terlihat pada gambarberikut :

Gambar 21. 1. Tampilan daftar obyek tabel Basis Data

Dan apabila salah satu tabel di klik maka akan terbuka data yang telah tersimpan dalam tabel tersebut, seperti
terlihat pada gambar berikut :

Gambar 21. 2. Tampilan data dari salah satu tabel

b. Queries
Query adalah obyek basis data yang berfungsi untuk menampilkan,menyunting dan menyaring suatu data
sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta dimungkinkan untuk dapat memasukkan suatu ekspresi atau
formula untuk menampilkan data sesuai dengan kriteria tertentu. Daftar nama-nama obyek query dapat
dilihat dengan cara mengklik simbol panah kebawah dari jendela paling kiri di area kerja Microsoft Access, dan
pilih opsi Query atau All Access Objects. Jika kita pilih Query, maka jendela tersebut hanya akan menampilkan
nama-nama query saja, sedangkan jika kita pilih opsi All Access Objects, maka akan ditampilkan seluruh jenis
obyek dalam basis data.

Gambar 21. 3. Tampilan obyek database berdasarkan tipe dari obyek Basis Data

Berikut ini adalah cuplikan dari tampilan jika dipilih All Access Objects :

Gambar 21. 4. Tampilan dari semua jenis obyek database

Apabila salah satu query tersebut di klik maka tampilan yang muncul adalah seperti tampilan dari table,
namun isi dari query dapat melibatkan data lebih dari 1 tabel.

c. Form
Form adalah obyek basis data yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit data atau informasi yang ada
dalam suatu basis data dengan menggunakan bentuk tampilan formulir. Berikut ini adalah contoh dari
sebuah form sederhana :
 Gambar 21. 5. Form input data siswa Basis Data

d. Report
Report adalah obyek basis data yang digunakan untuk menampilkan data atau informasi dalam bentuk
laporan yang siap untuk dicetak. Berikut ini adalah salah satu contoh dari sebuah report :

Gambar 21. 6. Report dari nilai siswa

2) Pembuatan tabel
Untuk membuat sebuah aplikasi basis data, langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat sebuah
file database. Tahapan berikutnya adalah adalah membuat tabel. Dalam Microsoft Access tersedia 2 (dua) cara
untuk membuat file tabel, yakni dengan menggunakan Datasheet View atau Design View.

2.1. Membuat tabel dengan Datasheet View

Dalam keadaan standar, setelah kita membuat file database, maka obyek tabel pertama sudah tampil dalam
jendelaDatasheet View seperti gambar berikut :

Gambar 21. 7. Tampilan datasheet view untuk membuat tabel Basis Data
Berikut ini adalah tahapan untuk ingin mengisi data pada jendela datasheet view seperti di atas, yaitu :
1. Mengisi Data atau record
Kita diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu pada kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan
angka 12345, hingga judul kolom Click to Add berubah menjadi Field1.

Gambar 21. 8. Proses mengisi data ke dalam tabel

2. Mengganti nama kolom (Field)

Untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP, klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam,
lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field.

Gambar 21. 9. Proses mengganti nama kolom Basis Data

3. Menyimpan Tabel
Terdapat beberapa cara untuk menyimpan tabel , diantaranya adalah dengan cara :
? Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar
? Klik menu File (Office 2010) lalu pilih Save.
? Tekan tombol Ctrl+S
Jika Anda memilih salah satu perintah di atas, maka akan muncul kotak dialog Save As :

Gambar 21. 10. Menyimpan nama tabel

? Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI

? Klik tombol OK
Jika dilihat dari langkah-langkah yang dilakukan, membuat tabel dengan menggunakan mode Datasheet view
memang sangat praktis, karena bisa sekaligus mengisi datanya di kolom-kolom yang dibuat. Namun metode
ini memilliki satu kelemahan yang cukup mengganggu yakni tidak tersedianya fasilitas untuk menentukan tipe
data dari masing – masing kolom (field). Secara default, semua kolom yang dibuat akan bertipe text. Padahal
pada kenyataannya, tipe dari sebuah field harus disesuaikan dengan nilai data yang akan disimpan. Dan untuk
mengubah atau mengedit tipe data harus di lakukan pada mode Design View.

2.1. Membuat tabel dengan Datasheet View

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat tabel menggunakan design view :
o Buka aplikasi Ms. Office Access.
o Pilih Newpada jendela awal setelah membuka aplikasi Ms. Office Access.
o Pilih Blank Database, tulis nama database, letakan file di folder tertentu

Gambar 21. 11. Tampilan awal untuk membuat tabel

o Kemudian klik tab menu Create ? Pilih atau klik ikon Table Design.

Gambar 21. 12. Ikon Table Design

o Ketikkan nama field pada kolom Field Name dan pilih tipe data pada kolom Data Type, seperti gambar
berikut :

Gambar 21. 13. Ikon Table Design

o Untuk penentuan panjang karakter pada tipe data text, pilih salah satu field yang bertipe data Text,
selanjutnya isikan panjang karakter maksimal dari sebuah field pada item Field Size yang terdapat di tab
General.
 Gambar 21. 14. Penentuan ukuran atau panjang teksmaksimal sebuah field

Sedangkan untuk penentuan format tanggal pada tipe data Date/Time, pilih salah satu opsi di combo box yang
terdapat pada tab General, seperti gambar berikut :

Gambar 21. 15. Penentuan format tanggal

o Berikan seting Primary Key pada kolom NIS dengan menseleksi filed tersebut ? Klik ikon Prmary Key ( ).
o Setelah seluruh field selesai dibuat, maka tutup jendela desain tabel dengan mengklik ikon Close ( ) .
o Pada langkah berikutnya, tekan tombol Yes pada form konfirmasi untuk menyimpan tabel tersebut.
o Berikan nama table, sebagai ganti dari nama default yang diberikan (Table1), misalkan BiodataSiswa ?
Klik tombol OK.
o Apabila kita ingin mengubah atau mengedit struktur tabel yang telah tersimpan, dapat dilakukan dengan
cara seleksi tabel yang ingin di ubah ? Klik kanan ? pilih Design View. Setelah perubahan di lakukan, simpan
kembali tabel tersebut.
O

Gambar 21. 16. Menu Design View untuk mengedit tabel

Jenis-jenis tipe data pada DBMS Ms Access dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Text, yaitu data yang bisa diisi dengan nilai kombinasi antara text dan number, dengan maximum karakter
sebanyak 255 karakter.
2. Memo, sama saja dengan jenis Text, hanya saja memiliki jumlah karakter maksimum yang lebih banyak,
yaitu 63,999 karakter.
3. Number, yaitu data dengan jenis number (angka) yang digunakan untuk kalkulasi matematika dan
 keperluan lainnya. Umumnya number ini terdiri dari 1,2, 4 dan 8 bytes data. Khusus untuk number jenis
Replication ID mempunyai 16 bytes data. Berikut ini adalah penjelasan detail tentang tipe-tipe data jenis
number :

Gambar 21. 17. Tipe-tipe data untuk data numerik (angka)

4. Date/Time, yaitu data dengan jenis tanggal, waktu atau penggabungan dari tanggal dan waktu.
5. Currency, yaitu data dengan jenis number, hanya saja pada awal angka selalu disertakan symbol currency
default sesuai dengan regional setting yang digunakan, misalnya Rp, $, dll. Currency dapat menggunakan
angka dengan 15 digit dibelakang desimal dan 4 digit sesudah desimal.
6. AutoNumber, yaitu data yang tidak dapat kita isi secara manual melainkan ia terisi secara otomatis oleh
Access, baik secara menjumlah ataupun random (acak).
7. Yes/No, yaitu data dengan jenis hanya 2 pillihan yaitu Yes (-1 atau True) atau No (0 atau False). Format yang
tersedia adalah : Yes/No, True/False, dan On/Off

c. Rangkuman
Salah satu contoh aplikasi DBMS yang sederhana dan mudah dalam pengoperasian namun cukup handal
untuk menangani data pada sebuah sistem informasi secara desktop adalah Microsoft Office Access. Obyek-
obyek utama didalam Ms. Access di antaranya adalah :

1. Table
Obyek DBMS ini digunakan sebagai wadah atau penampung data sesuai kriteria tertentu. Misalkan biodata
siswa, data nilai, data inventasi dan sebagainya.
2. Query
Query merupakan kumpulan data yang tersusun dari sebuah atau beberapa tabel berdasarkan relasi antar
tabel. Obyek DBMS ini dibentuk dari table – table yang ada dalam database dengan menggunakan bahasa SQL
untuk retrieval data (instruksi select). Di dalam DBMS Ms. Access telah tersedia beberapa fitur untuk
membuat query, baik menggunakan design view, SQL View maupun Query wizard.
3. Form
Form adalah obyek di dalam DBMS Ms. Access yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam tabel.
Pembuatan form dapat dilakukan dengan berbagai fasilitas, diantaranya adalah : menu Form, Blank form,
Form Design maupun Form Wizard. Dari semua fitur yang tersedia, cara yang paling praktis dan mudah adalah
dengan menggunakan Form Wizard.
4. Report
Report merupakan salah satu obyek di dalam DBMS Ms. Access yang berguna untuk menampilkan data dan
siap dalam bentuk laporan yang siap untuk dicetak. Pembuatan report dapat dibuat dengan fasilitas menu
report, menu blank report, report design ataupun report wizard. Sebagaimana dengan form, diantara menu-
menu tersebut, cara yang paling cepat dan mudah untuk membuat form adalah degan report wizard.

Tugas:
1. Buatlah 2 buah tabel untuk menampung data nilai mata pelajaran tiap siswa.
Nama tabel : mapel, kolom-kolom :kode_mapel (teks), nama_mapel (teks) ,
serta tabel nilai meliputi : nis, kode_mapel dan nilai (integer);

2. Relasikan kedua data tersebut berdasarkan kolom kode_mapel.

3. Isilah minimal dengan data 5 mapel dan 5 mahasiswa yang menngikuti matapelajaran tersebut.
4. Buatlah query yang menampilkan nis, kode_mapel, nama mapel dan nilai, berilah nama query tersebut
dengan nama qrynilai, diurutkan berdasarkan nis dan kode_mapel.

Test Formatif.
1. Sebutkan 3 obyek utama yang terdapat di dalam DBMS Ms. Office Access 2010, beserta dengan fungsi
masing-masing obyek tersebut !
2. Sebutkan 3 alternatif metode untuk membuat tabel dan jelaskan kelebihan serta kekurangan dari ketiga
metode atau cara tersebut !
3. Jelaskan tentang fungsi dan karakteristik dari tipe-tipe data berikut :
a. Text
b. Integer
c. Long
d. Date

Lembar Jawaban Test Formatif

Obyek utama pada DMBS Ms. Access dan fungsinya :
1. ..........................................................................................................................
...........................................................................................................................
2.  ………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
3.  ………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………..
2. Tigas (3) alternatif metode untuk membuat tabel :
1. ..........................................................................................................................
Kelebihan  :  ……................................................................................................
…………………………………………………………………………………………
Kekurangan  :  ………………………………………………………………………...……………………………
…………………………...           
2. ..........................................................................................................................
Kelebihan  :  ……................................................................................................
…………………………………………………………………………………………
Kekurangan :…………….. ………………………………………………………………………...
3. ..................................................................................................................
Kelebihan :……................................................................................................
…………………………………………………………………………………………
Kekurangan  :  ………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………...    
3. Fungsi dan karakteristik tipe data :
a.  Text  :  ………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………......         
b.  Integer  :  ….…………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………......         
c.  Long  :  ………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………......         
d.  Date  :  ….………………………………………………………………………….....
……………………………………………………………………………………......