Penerapan ERP system penggajian

(payroll) dengan menggunakan aplikasi odoo

Kelas : 11.5b.01
Mata Kuliah : Enterprise Resource Planning
Jurusan : Sistem Informasi

Nama Anggota ke-7 :

1. Rohim Mustofa (11170508)
2. M. Farizi (11170466)
3. Astrid Andiati (11170336)

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

STMIK NUSAMANDIRI
2019
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Tanpa pertolongan-Nya tentunya kami tidak akan
sanggup untuk menyelesaikan makalah ini dengan baik. Shalawat serta salam semoga terlimpah
curahkan kepada baginda tercinta kita yaitu Nabi Muhammad SAW yang kita nanti-natikan syafa’atnya
di akhirat nanti.

Penulis mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat sehat-Nya, baik itu berupa
sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga penulis mampu untuk menyelesaikan pembuatan makalah
sebagai penilaian tugas ulangan akhir semester (UAS). Tentang Penerapan ERP system Penggajian
Dengan Menggunakan Aplikasi Odoo.

Penulis tentu menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan masih banyak terdapat
kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik serta saran dari
pembaca untuk makalah ini, supaya makalah ini nantinya dapat menjadi makalah yang lebih baik lagi.
Kemudian apabila terdapat banyak kesalahan pada makalah ini penulis mohon maaf yang sebesar-
besarnya.

Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat. Terima kasih.

i
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi, penggunaan sistem informasi banyak digunakan oleh perusahaan untuk
menunjang jalannya proses bisnis di perusahaan. Sistem informasi merupakan komponen –
komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi,
pengendalian, dan untuk memberikan gambaran aktivitas didalam perusahaan . Penerapan sistem
informasi dapat meningkatkan efisiensi di bagian operasional, dalam hal membantu mengurangi
waktu operasional.

Selain itu, sistem informasi dapat menghasilkan informasi akurat yang dapat digunakan oleh
manajer untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi diimplementasikan dalam sebuah
organisasi dimulai dari tingkat yang sederhana sampai kompleks, seperti enterprise. Implementasi
sistem informasi yang berbasis enterprise ini sering kali disebut sebagai Enterprise Resource
Planning (ERP) [2]. ERP memiliki 3 modul utama yaitu modul finance, distribution dan
manufacturing, serta Human Resource [3]. Modul Human Resource (sumber daya manusia)
merupakan modul yang bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola sumber daya manusia
yang dimiliki oleh suatu perusahaan meliputi data karyawan, penilaian karyawan, pengajian
karyawan, pelatihan karyawan, dan pengembangan karyawan.
Perancangan konsep ERP membutuhkan sebuah software sebagai pendukung. Salah satu
sofware ERP yang saat ini banyak digunakan adalah Odoo. Odoo merupakan salah satu software
yang bersifat open source dan memiliki beberapa modul, salah satunya modul payroll. Fungsi
modul ini adalah untuk mendukung proses yang terdapat pada fungsi penggajian, seperti
pembuatan slip gaji. Slip gaji merupakan laporan hasil akhir yang didapat pada modul payroll.
Adapun fungsinya adalah untuk memuat data – data yang diperlukan pada perhitungan kompenen
gaji yang hasilnya sesuai dengan perhitungan struktur gaji.

Payroll merupakan sistem administrasi penggajian perusahaan untuk karyawan atau pegawai
secara lebih mudah. Sistem payroll memudahkan pekerjaan rutin staf HRD setiap bulannya dalam

1
menghitung gaji yang harus dibayarkan dan dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan transport,
uang makan, dan uang lembur. Proses hitung gaji karyawan secara manual tentu saja akan
menghabiskan banyak waktu, terlebih jika perusahaan memiliki ratusan hingga ribuan karyawan.
Oleh karena itu, dengan adanya sistem payroll proses hitung gaji karyawan akan lebih mudah dan
praktis. (lihat Gambar 1.1)

Gambar 1.1 Sistem Payroll dengan Odoo

1.2 Maksud dan Tujuan

2.2.1 Maksud
1. Membandingkan keefektifan antara menggaji dengan sistem manual dan menggunakan
aplikasi Odoo.
2.
2.2.2 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai adalah :
1. Menjadikan kita lebih mudah dalam hal penghitungan gaji secara efektif dan efisien.

2
 2. Memudahkan kita kedepannya dalam mengurus gaji karyawan suatu perusahan atau
instansi.

1.3 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dari tugas akhir ini adalah “Bagaimana Menghitung dan membuat gaji
karyawan menjadi lebih mudah dengan menggunakan sistem ERP”.

1.4 Batasan Masalah

Ruang lingkup permasalah dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Fokus permasalahan hanya dalam penggunaan modul Payroll dalam aplikasi Odoo untuk
penggajian.
2. Menggunakan dua modul tambahan yaitu Employee dan Attendance sebagai pelengkap dari
modul Payroll.

3
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Kajian Pustaka

2.1.1 Pengertian ERP
Menurut Safira & Gama Harta Nugraha Nur (2019), “Enterprise Resoure Planning
(ERP) adalah sistem informasi manajemen terintegrasi yang dapat mengakomodasikan
kebutuhan-kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk departemen – departemen
yang berbeda pada suatu perusahaan”.
2.1.2 Pengertian Odoo
Menurut Lestari (2017), Odoo adalah aplikasi web yang dibangun menggunakan bahasa
pemrograman python, XML dan javascript dan postgresql sebagai database-nya. Dalam
sejarah pertama kali Odoo bernama TinyERP, kemudian pada tahun 2009 berganti nama
menjadi OpenERP setelah itu dikembangkan kembali menjadi versi 8 berganti nama
menjadi Odoo. Odoo juga salah satu penerapan dari aplikasi Entreprise Resource
Planning (ERP) yang dibuat dalam bentuk Open Source"

2.1.3 Pengertian Modul Payroll

Menurut Edison & Adipranata (2016), " Modul Payroll adalah modul penggajian umum
yang disediakan oleh Odoo. Modul ini mendukung proses – proses penggajian umum
mulai dari pembuatan kontrak kerja, pembuatan aturan dan struktur penggajian,
perhitungan gaji hingga pembuatan slip gaji karyawan".

2.2 Jurnal Terkait

1. Safira & Gama Harta Nugraha Nur (2019), Mengatakan bahwa Enterprise Resource
Planning (ERP) merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya
perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang
dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve
and support multiple business functions).

4
 2. Dalam jurnal Girang, Andreswari, & Kurnia Septo Hediyanto (2017), Keputusan
mengenai pemberian gaji menurut Noe, Gerhart dan Wright [12] dibagi menjadi tiga
yaitu:
1. Job Structure Membedakan gaji berdasarkan posisi pekerjaan yang dijabat.
2. Pay Level Jumlah rata – rata suatu perusahaan untuk menggaji suatu pekerjaan,
penggajian sudah termasuk upah, gaji, dan bonus.
3. Pay Structure Kebijakan pembayaran gaji berdasarkan Job Stucture & Pay Level
untuk membantu organisasi mencapai tujuan yang berhubungan dengan motivasi
karyawan, pengendalian biaya, dan kemampuan untuk mempertahankan sumber daya
manusia
2.3 Pengenalan ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem terintegrasi yang dapat
mengakomodasikan kebutuhan – kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk departemen-
departemen yang berbeda pada suatu perusahaan. ERP Terdiri dari bermacam – macam modul
yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu perusahaan, dari modul untuk keuangan
sampai modul untuk proses distribusi. Penggunaan ERP menjadikan semua sistem di dalam suatu
perusahaan menjadi satu sistem yang terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa
departemen menjadi lebih mudah dalam berbagi data, dan lebih mudah pula dalam melakukan
komunikasi. Perangkat lunak ERP yang beredar di pasaran, tidak hanya dalam versi komersial
saja, tetapi juga sudah tersedia dalam versi open source. Penerapan ERP dalam suatu perusahaan
tidak harus dalam satu sistem yang utuh, tetapi dapat diterapkan dengan hanya menggunakan satu
modul saja dulu sebagai pilot project. Jika penerapan satu modul dinilai berhasil, maka dapat
menerapkan modul lain dengan referensi modul yang sudah berhasil. Proses bisnis yang berbeda
antara satu perusahaan satu dengan perusahaan lain, memungkinan dilakukan kustomisasi ERP
dalam penerapannya.

Enterprise Resource Planning (ERP) O’Brien (2006) dalam Ernita & Wisnu (2008)
merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan
barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan.
ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan

5
mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing,
logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan.

2.3 Pengenalan ODOO

Odoo (generasi pengembangan OpenERP) adalah aplikasi ERP (Enterprise Resources

Planning) modern dan lengkap yang didistribusikan secara open source, didalamnya terdapat
berbagai program aplikasi bisnis termasuk Sales, CRM, Human Resources, Warehouse
Management, Manufacturing, Finance and Accounting dan lain sebagainya.

kebutuhan. Odoo(OpenERP) merupakan web aplikasi yang dibangun menggunakan bahasa

pemograman Phyton, XML, dan JavaScript serta menggunakan PostgreeSQL sebagai database
management systemnya.

2.4 Sejarah ODOO

Odoo(OpeERP) yang sebelumnya adalah TinyERP, kemudian berubah menjadi OpenERP

dan sekarang menjadi Odoo ditulis dengan bahasa pemrograman Phyton oleh sebuah perusahaan
yang bernama TinySPRL di Belgia. Odoo(OpenERP) menawarkan banyak keunggulan dibanding
program aplikasi sejenisnya diantaranya tiga tingkat arsitektur web, kemudahan penggunaan dan
fleksibilitas. Dengan lebih dari 10000 download perhari, Odoo adalah sistem ERP yang paling
dikagumi dan memiliki perkembangan tercepat didunia dan merupakan solusi perangkat lunak
manajemen gratis open source. Perusahaan-perusahaan kecil dan menengah diseluruh dunia kini
dianjurkan untuk menggunakan ERP.

Pada bulan Desember 2009, Indonesia secara resmi telah sepakat untuk membangun
kerjasama dengan Tiny SPRL Belgia untuk mengembangkan OpenERP versi Indonesia. Saat ini
Odoo telah tersedia dalam 18 bahasa dam memiliki partner serta kontributor dari seluruh dunia.
Lebih dari 800 deveoper telah berpartisipasi dalam proyek pengembangan sistem Odoo,
pengembangannya dilakukan dengan memisahkan komponen server dan klien yang semuanya
mengadopsi lisensi bebas GPL. Versi terakhir adalah Odoo V 12 atau lebih popular dengan nama
Odoo rilis pada bulan Oktober 2018.

6
 Saat ini Odoo masih sesuai dengan harapan standar sistem ERP, dengan memberikan
modul tambahan diluar cakupan sistem ERP biasa dengan menggunakan arsitektur Cloud
Computing untuk mengaksesnya bisa langsung ke https://www.odoo.com/page/download. Sejarah
release odoo dapat di lihat pada gambar berikut.

Gambar II.1: Sejarah release Odoo

7
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Memulai dan Mengenal Modul ODOO

Saat pertama kali menginstal ODOO, tidak semua modul terinstall secara otomatis, hanya
beberapa modul saja yang terinstall secara default, sehingga di perlukan installasi apabila kita
membutuhkannya, daftar modul pada Odoo dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar II.2: Apps/Modul-modul Odoo versi 12

Pada Odoo versi 12 terdapat 50 modul default yang di tawarkan. Didalam modul tersebut ada
aplikasi/modul yang gratis, ada juga aplikasi/modul yang berbayar.

Sifat dari aplikasi Odoo yang dinamis dan terbuka, juga menyediakan webservice untuk
mesin pengolahnya, maka banyak juga modul Odoo komersial yang di kembangkan oleh
perusahaan lain.

3.2 Alur Odoo

8
 Ilustrasi alur dari Odoo, tidak berbeda dengan alur ERP pada umumnya, ilustrasi alur dapat
dilihat pada Gambar berikut.

Gambar III.1: Alur ERP

Secara umum database pada Odoo adalah tersentralisasi, yang mana masing-masing modul
bekerja pada posisi departement nya masing-masing. Pada bagian front office yang berhadapan
langsung dengan customer, di situ terdapat modul sales&distribution, Service Application dan modul
Odoo lain yang berhubungan dengan customer baik secara online

(Website, chat dll) maupun front office onsite. Pada bagian corporate reporting yang berkaitan di situ
terdapat modul-modul laporan, modul Human Resource Management dan lain-lain. Sedangkan bagian
Back office, terdapat beberapa modul seperti financial, inventory management, manufacture. Pada
bagian back-office juga mengatur pembelian ke supplier dan hal-hal yang berkaitan dengan
ketersediaan stok (Erp, Isnis and Ov, 2014).

9
 Gambar III.2: Integrasi antar modul di Odoo

Modul-modul utama di odoo tidak berbeda dengan ERP perdagangan dan manufacture pada
umumnya. Modul-modul tersebut saling berhubungan dan terkait, keterkaitan dan hubungan antar
modul dapat dilihat pada gambar diatas.

3.3 Install Modul Payroll

1. Masuk ke menu Apps

10
 2. Pada menu pencarian silang kotak Apps kemudian ketik Payroll

3. Klik Instal dan tunggu hingga modul selesai terinstal

3.4 Melakukan Penggajian Dengan Modul Payroll

1. Masuk ke modul Payroll

2. Klik Create

11
3. Masukan nama karyawan yang gajinya ingin di buat, jika belum ada bisa pilih create new
employee menggunakan Modul Employee.

4. Tentukan periode, payslip nane, contract (kalua belum ada bisa dibuat).

5. Tentukan Worked Days, berapa lama karyawan tersebut bekerja dalam sebulan.

6. Tentukan Salary Rule, yaitu perincian dari gaji yang didapatkan

12
7. Jika sudah terisi semua klik create

8. Kembali ke menu payroll dan klik gaji karyawan yang baru kita buat

9. Klik print payslip.

13
3.5 FlowChart

Mulai

Create Salary

tidak Create Employee

Cek Employee

ada
tidak Create Contract
Cek Contract

ada
Input Salary Rule

Done/Save

Selesai

3.6 Use Case Diagram

Membuat Kontrak

Menentukan Gaji
HRD

Membuat gaji dgn

Admin/User payroll
Odoo

Outpul Payroll Karyawan

(slipgaji)

14
 3.7 Activity Diagram

Admin Odoo HRD

Login

Pilih Payroll Tampil Payroll

Create Payroll Pilih Employee

Tidak
Buat Employee
Ya

Tampil Contract

Ya Tidak
Buat Salary Rule Buat Contract

Tentukan Salary Rule

Klik Done/Save

Klik Print Tampil Slip Gaji

15
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Demikian penjelasan system penggajian dengan menggunakan modul Payroll pada aplikasi
Odoo. Dari penjabaran diatas dapat diketahui bahwa:

1. ERP merupakan system yang dibuat untuk mempermudah pengelolaan kebutuhan

perusahaan.

2. Modul payroll sangat efektif untuk perusahaan yang mempunyai human resource yang besar.

4.2 Saran
Untuk implementasi pada perusahaan yang mempunyai alur SOP (Standar Operational
Procedure) khusus, Odoo memerlukan banyak proses kustomisasi yang terkadang sampai
mengubah secara prinsip seperti mengubah source code, mengembangkan aplikasi plugin
sendiri dan lain sebagainya. Selain itu dalam Odoo juga banyak fitur-fitur yang sifatnya
komersial atau harus berbayar dan belum termasuk dalam Odoo versi community, sehingga
masih harus ada biaya tambahan yang di keluarkan. Maka dibutuhkan pengembangan lebih
lanjut agar bisa menyesuaikan perusahaan perusahaan tersebut.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Edison, V. K., & Adipranata, R. (2016). Perancangan Modul Penggajian Berbasis Odoo. Jurnal Infra,
4(031), 277–281.
Girang, G. D., Andreswari, R., & Kurnia Septo Hediyanto, U. Y. (2017). Perancangan Sistem
Enterprise Resource Planning Modul Payroll Berbasis ODOO 8 Dengan Metode Rapid
Application Development Pada PT.XYZ. Jurnal Rekayasa Sistem & Industri (JRSI), 4(02), 130–
137. https://doi.org/10.25124/jrsi.v4i01.180
Lestari, C. A. (2017). Implementasi Odoo Dengan Modul Accounting and Finance Di SD Islam Tunas
Mandiri. Jurnal Informatika Terpadu, 3 No.1, 1–6.
Safira, A., & Gama Harta Nugraha Nur, R. (2019). Implementasi Sistem Enterprise Resource Planning
Berbasis Odoo Modul Sales Dengan Metode RAD Pada PT XYZ. Journal Industrial Services,
5(1), 49–58.

17