Labkom SMK Qamarul Huda

Mengenal Bagian-Bagian Microsoft Excel

Sebagaimana Microsoft Word yang memiliki bagian-bagian, Microsoft Excel sebagai software
pengolah angka juga memilikinya. Dan hal ini perlu kita pelajari sebagai langkah awal belajar Microsoft
Excel.

Bagian-bagian Microsoft Excel dan Fungsinya

1. Name Box
2. Formula Bar
3. Menu Bar
4. Column Name
5. Title Bar
6. Ribbond Menu
7. Sheet Tab
8. Quick Menu zoom dan layout
9. Row Name

Name Box : Name box atau disebut juga cell name adalah identitas yang menunjukkan nama
sel aktif saat ini, sel sendiri adalah pertemuan antara kolom dan baris.

Formula Bar : Formula bar adalah baris yang bertugas untuk mengelola inputan dari data yang
Anda masukkan ke dalam lembar kerja Microsoft Excel

Menu Bar : Seperti pada Microsoft Word, Microsoft Excel juga menyediakan menu bar yang
fungsinya sama dengan Menu bar pada Microsoft Word

Column Name : Adalah identititas penamaan kolom, identitas ini di mulai dengan huruf A

Modul Pelatihan Microsoft Office 24

Labkom SMK Qamarul Huda

Title Bar : Adalah baris yang menunjukkan nama dari lembar kerja aktif yang sedang kita
buka saat ini

Ribbon Menu : Adalah sekumpulan icon-icon yang berfungsi untuk mengelola data yang diinput
di dalam lembar kerja Micoroft Excel

Sheet Tab : Adalah tab-tab sheet yang dapat dikerjakan di dalam satu file Microsoft Excel

Quick Menu : Adalah menu yang dapat diakses dengan cepat untuk mengatur layout tampilan
layar kerja Microsoft Excel

Row Name : Adalah identitas penamaan baris, identitas ini dimulai dari angka 1

Scroll Bar : Adalah batang penggulung yang digunakan untuk menggulung lembar kerja
Microsoft Excel

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi
perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat
lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling
sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat
rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.
Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya
sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel.
Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger)
yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel
atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian
permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh
Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

Memulai Microsoft Excel

Untuk memulai menggunakan aplikasi Microsoft Excel, ada beberapa cara yang bisa Anda gunakan
diantaranya adalah sebagai berikut :

Cara Pertama

• Nyalakan Komputer terlebih dahulu

• Klik tombol Start pada Taskbar Komputer
• Pilih menu All Program, Pilih Microsoft Office
• Kemudian klik Microsoft Excel

Cara Kedua

• Nyalakan Komputer terlebih dahulu

• Double Klik icon Microsoft Excel yang ada pada Desktop Komputer Anda.

Cara Ketiga

Nyalakan Komputer terlebih dahulu

• Tekan kombinasi tombol Windows (bendera di pojok kiri bawah) dan tombol R secara
bersamaan (Wndows+R), maka akan muncul kotak dialog kecil di pojok kiri bawah.
• Ketikkan Excel kemudian tekan tombol Enter.

Modul Pelatihan Microsoft Office 25

Labkom SMK Qamarul Huda

Tipe Data Microsoft Excel

Secara umum, Microsoft Office Excel membagi tipe data menjadi 3, yaitu label, numerik dan formula,
perhatikan tabel berikut ini.

Label Atau string sering juga disebut sebagai alfanumerik. Data tersebut hanya
menerangkan data numerik dan formula. Semua huruf dan simbul dimasukkan
ke dalam data bertipe label, demikian juga halnya dengan angka yang tidak akan
dihitung seperti nomor telepon.
Numerik Data yang hanya terdiri dari angka-angka dalam berbagai bentuk dan format.
Data tipe ini dapat dihitung, misalnya harga barang, nilai mahasiswa dan
sebagainya.
Formula Merupakan perintah untuk melakukan suatu perhitungan. Formula kurang lebih
sama dengan rumus. Misalnya untuk menghitung omzet penjualan barang dan
sebagainya.

Mengenal Fungsi atau Rumus Microsoft Excel

Setelah mengenal Tipe Data Microsoft Excel, dan bisa memulai menggunakan aplikasi excel sekarang
Kita coba bahas rumus excel yang sering digunakan dalam dunia kerja atau administrasi perkantoran.

1. Fungsi Average

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum
penulisannya adalah ;

=AVERAGE(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah

range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Misalnya untuk mengisi nilai rata-rata dari range
data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

2. Fungsi Sum

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum
penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1, number2,…). Dimana number1, number2 dan
seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Misalnya untuk menjumlahkan range data
E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =SUM(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

3. Fungsi Max

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum
penulisannya adalah ;

=MAX(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range

data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Misalnya untuk mencari nilai maksimal dari
range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MAX(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

4. Fungsi Min

Fungsi Min adalah kebalikan dari fungsi Max, jika fungsi Max untuk mencari nilai tertinggi atau
maksimal maka Min adalah untuk mencari nilai terkecil atau minimum dari sekumpulan data
numerik. Bentuk umum penulisannya adalah ;

Modul Pelatihan Microsoft Office 26

Labkom SMK Qamarul Huda

=MIN(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range

data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Sebagai contoh untuk mencari nilai terendah
dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MIN(E8:G8) kemudian tekan tombol
Enter.

5. Fungsi Count

Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Bentuk
umum penulisannya adalah ;

=COUNT(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range

data (numerik) yang akan dihitung jumlah datanya. Sebagai contoh untuk menghitung jmlah data
dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =COUNT(E8:G8) kemudian tekan tombol
Enter.

6. Fungsi Logika IF

Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai
sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh
operator relasi (pembanding) seperti berikut:

Lambang Fungsi

= Sama dengan

< Lebih kecil dari

> Lebih besar dari

<= Lebih kecil atau sama dengan

>= Lebih besar atau sama dengan

<> Tidak sama dengan

Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika

(logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka
perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Perhatikan contoh berikut:

Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika kolom TANDA sama dengan K, maka keterangannya
KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat diselesaikan dengan rumus
=IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). Pada rumus diatas Kita lihat bahwa jika datanya bertipe
Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe data numerik, tidak
boleh menggunakan tanda kutip. Nah sekarang bagaimana jika ada beberapa kondisi/bertingkat
(IF Bertingkat) seperti pada kasus nilai mahasiswa. Tidak perlu khawatir, langsung saja perhatikan

Modul Pelatihan Microsoft Office 27

Labkom SMK Qamarul Huda

gambar diatas pada tabel sebelah kanan.

=IF(H3>=81,"A",IF(H3>=66,"B",IF(H3>=56,"C",IF(H3>40,"D","E")))),
hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai
hurufnya sama dengan “A” maka keterangan “SANGAT MEMUASKAN, jika “B” maka
“MEMUASKAN”, jika “C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka bernilai “KURANG”, selain dari itu,
maka bernilai “GAGAL”. Nah sekarang sudah paham kan bagaimana cara menggunakan fungsi IF,
sekarang langsung dipraktekkan deh supaya tidak lupa.

Cara Menulis Rumus Excel

Setelah mengenal beberapa rumus excel yang sering digunakan untuk administrasi diatas, maka
sekarang Kita bahas cara menuliskan rumus excel di area lembar kerja.

Cara 1: Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung

Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan

Pada formula bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta
angkanya tetap.

Cara 2: Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel

Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan

Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah.

Cara 3: Menulis rumus dengan bantuan mouse

Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan

Ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4

Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5

Tekan tombol enter

Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik
alamat sel.

Operator Matematika
Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang
Kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering
digunakan dalam rumus adalah sebagai berikut:
+ Penjumlahan
- Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
% Persentase

Modul Pelatihan Microsoft Office 28

Labkom SMK Qamarul Huda

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari
pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-). Jika pekerjaan Anda adalah berhubungan
dengan data statistik, maka Anda akan sering menjumpai operator-operator matematika diatas.

Latihan
Artimatika Matematika Dasar

Aritmatika Matematika, SUM, AVERAGE, MIN dan MAX

Keterangan:

• Upah Kerja (Kotor) = Jam Kerja x 25000

• Upah Lembur = Jam Lembur x 30000
• Total Upah = Upah Kerja + Upah Lembur
• Pajak = Total Upah x 5%
• Total Upah (Netto) = Total Upah – Pajak

Modul Pelatihan Microsoft Office 29

Labkom SMK Qamarul Huda

Fungsi IF Tunggal dan IF Majemuk

Note :

• Grade : Grade A for Marks 90 – 100, Grade B for marks 80 – 89, Grade C for marks 70 – 79,
Grade D for marks 60 – 69, Grade E for < 60
• Status : if grade > 75 is Complete, if grade < 75 is Failed

Fungsi VLOOKUP

Vlookup merupakan fasilitas dari Microsoft Excel yakni mengambil data yang ada di tabel lain (tabel
Array) berdasarkan data yang sesuai dengan tabel. Selain Vlookup ada juga Hlookup, perbedaannya
adalah VLOOKUP digunakan untuk tabel secara Vertikal sedangkan HLOOKUP yaitu pemanggilan tabel
array secara Horizontal.

Modul Pelatihan Microsoft Office 30

Labkom SMK Qamarul Huda

Kombinasi VLOOKUP dan HLOOKUP

Note:

• Untuk gaji sesuai dengan gologan berdasarkan tabel gaji

• Total Gaji =Gaji Pokok+Tunjangan+Transportasi
• Pajak=Total Gaji x Pajak
• Gaji Bersih= Total Gaji – Pajak
• Kombinasi VLOOKUP dan HLOOKUP (Lanjutan)

Modul Pelatihan Microsoft Office 31

Labkom SMK Qamarul Huda

Soal

Modul Pelatihan Microsoft Office 32

Labkom SMK Qamarul Huda

Modul Pelatihan Microsoft Office 33

Labkom SMK Qamarul Huda

Modul Pelatihan Microsoft Office 34

Labkom SMK Qamarul Huda

Modul Pelatihan Microsoft Office 35

Labkom SMK Qamarul Huda

Grafik
Selain untuk mengolah data kamu pun bisa mengetahui cara membuat grafik di Excel dengan mudah.
Karena dalam pengaturan yang ada kamu bisa mengubah data yang ada ke dalam bentuk grafik.

Langkah-langkah cara membuat grafik di Excel pun tidak merepatkan. Bahkan jika kamu telah
memahami cara membuat grafik di Excel, kamu bisa mengubah grafik dalam berbagai tampilan
menarik.

Unsur Grafik
Sebelum mengetahui cara membuat grafik di Excel, ada baiknya jika kamu mengetahui unsur-unsur
apa saja yang ada pada grafik. Karena jika kamu telah mengetahuinya, maka ini akan
mempermudahkan kamu untuk menginterpresentasikan data yang kamu miliki.

1. Chart title

Seperti namanya, chart title adalah judul yang bisa kamu tulis untuk grafik kamu. Tentu saja
menulis judul pada grafik harus bisa menjelaskan mengenai apa yang coba kamu gambarkan pada
grafik tersebut.

2. Vertical Axis

Ini merupakan sumbu vertikal pada sebuah grafik. Tentu saja sama seperti pelajaran diwaktu
sekolah, sumbu vertikal ini dinamai dengan sumbu y.

3. Horozontal Axis

Yang satu ini merupakan sumbu horizontal atau sumbu x. Biasanya pada garis sumbu x ini
menggambarkan mengenai kategori yang akan diinterpresentasikan. Sedangkan pada garis
vertical atau garis y, memuat mengenai nilai dari kategori ini.

4. Data series

Seri data ini sendiri terdiri atas beberaoa titik data yang ada pada grafis. Biasnya data ini akan
memuat sendiri pada kolom legenda dekat dengan grafis.

5. Legend

Legenda pun dibuat untuk menjelaskan bagaimana identifikasi dari data yang ada. Selain itu
bisanya legenda pun dibuat dengan warna yang berbeda, agar data yang ada tidak membuat kamu
bingung.

Modul Pelatihan Microsoft Office 36

Labkom SMK Qamarul Huda

Membuat Grafik

Ketiklah data seperti berikut ini

Blok tabel seperti berikut

Klik menu Insert kemudian pilih jenis grafik yang akan digunakan

Modul Pelatihan Microsoft Office 37

Labkom SMK Qamarul Huda

Atur posisi penempatan grafik dan rubah judul grafik

Modul Pelatihan Microsoft Office 38