BAB 12 MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK

Project Procurement Management (Manajemen Pengadaan Proyek)

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi.
Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau
jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.
Tahapan Manajemen Pengadaan
1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan
Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses
pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe
kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak.
2. Perencanaan kontrak kerja sama
Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang
digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW.
3. Permintaan respon dari distributor
Proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual
4. Memilih Distributor
Proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial
dan negosiasi
5. Administrasi kontrak kerja sama
Formalisasi pernyataan kerja sama
6. Penutupan Kontrak

Tinjauan Umum Manajemen Pengadaan

Rencana Manajemen Pengadaan

Informasi yang terkandung di dalamnya :

 Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi.
 Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan ( mis
RFP, SOW, dsb).
 Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.
 Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
 Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat
mengevaluasi penjual/distributor.
 Saran dalam mengelola multiple providers.
 Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan.
 Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan.
  Waktu terawal untuk belanja.
 Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan.
 Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier.
 Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.
Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan
1. Make or Buy Analysis
2. Expert Judgement
3. Types of Contract
4. Procurement Management Plan
5. Contract Statement of Work ( SOW )
Perencanaan Pembelanjaan Dan Pengadaan

Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya.
Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan
menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak.

 Perencanaan kontrak kerja sama

 Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan
dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW.
 Permintaan respon dari distributor
 Proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual
 Memilih Distributor
 Proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan
negosiasi
 Administrasi kontrak kerja sama
 Formalisasi pernyataan kerja sama
 Penutupan Kontrak
Gambar 1 proses pengadaan

Jenis Kontrak

 Harga tetap : melibatkan total harga tetap untuk suatu produk atau jasa yang terdefinisi
dengan baik
 Biaya penggantian : melibatkan pembayaran kepada penjual untuk biaya langsung dan
tidak langsung
 Waktu dan materi kontrak : berbeda dari kedua harga tetap dan biaya penggantian, sering
di gunakan oleh konsultan
 Kontrak harga satuan : membutuhkan pembeli untuk membayar penjual jumlah yang telah
ditetapkan per unit layanan

Biaya Penggantian Kontrak

 Cost plus incentive fee (CPIF): pembeli membayar penjual untuk biaya kinerja yang
diijinkan, ditambah biaya yang telah ditentukan dan bonus insentif .
 Cost plus fixed fee(CPFF): pembeli membayar penjual untuk biaya kinerja yang diijinkan,
ditambah pembayaran biaya tetap biasanya di dasarkan pada persentase dari perkiraan
biaya .
 Cost pluspercentage of costs(CPPC): pembeli membayar penjual untuk biaya kinerja yang
diijinkan, ditambah persentase yang telah ditentukan berdasarkan total biaya.
Gambar 2 jenis pembayaran

Statemen of Work

SoW adalah dokumen yang menangkap dan mendefinisikan semua aspek proyek Anda.
Anda akan mencatat kegiatan, hasil, dan jadwal untuk proyek. Ini adalah dokumen yang sangat
terperinci karena akan meletakkan dasar bagi rencana proyek.

Ini adalah salah satu dokumen pertama yang akan Anda buat untuk menjabarkan seluruh
lanskap proyek sebelum Anda merencanakan dan mengeksekusi. Karena banyaknya detail yang
diperlukan, prospek menulis seseorang dapat menjadi hal yang menakutkan. Karena itu, mari kita
pilah menjadi beberapa bagian yang lebih mudah dicerna.

Apa yang Membuat Pernyataan Kerja?

Ada banyak bagian dalam pernyataan kerja seperti halnya dalam sebuah proyek. Jika Anda
mulai dengan berfokus pada bagian-bagiannya, Anda dapat bekerja sendiri secara keseluruhan.
Untuk pemahaman penuh tentang SoW, pertama-tama perhatikan aspek utama dari proyek yang
ditanganinya.

a) Intro: Mulailah dengan menjelaskan pekerjaan apa yang sedang dilakukan. Juga, siapa
yang terlibat dalam proyek ini? Nyatakan pihak-pihak ini. Ini akan mengarah pada
penawaran tetap, yang memadatkan harga untuk produk atau layanan yang dibeli untuk
proyek, dan kontrak yang lebih formal yang lebih detail.
b) Apa Tujuan Proyek: Mulailah dengan pertanyaan besar: mengapa Anda memulai proyek
ini? Apa tujuan melakukan proyek ini? Buat pernyataan tujuan untuk memimpin bagian ini
 dan berikan jawaban menyeluruh untuk pertanyaan-pertanyaan ini, seperti apa yang dapat
disampaikan, tujuan dan pengembalian investasi.
c) Lingkup Pekerjaan: Pekerjaan apa yang perlu dilakukan dalam proyek? Catat di sini,
termasuk perangkat keras dan perangkat lunak apa yang diperlukan. Apa proses yang akan
Anda gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan? Ini termasuk hasil, waktu yang terlibat dan
bahkan langkah umum yang akan diambil untuk mencapai itu.
d) Di mana pekerjaan akan selesai: Tim yang Anda pekerjakan harus bekerja di suatu tempat.
Proyek ini mungkin spesifik lokasi, pada fasilitas pusat atau sebagian, jika tidak semua,
anggota tim dapat bekerja dari jarak jauh. Either way, di sinilah Anda ingin memerinci itu
dan di mana peralatan dan perangkat lunak yang digunakan akan berada.
e) Tugas: Ambil langkah-langkah umum yang diuraikan dalam lingkup pekerjaan dan pilah
menjadi tugas yang lebih rinci. Spesifik dan jangan mengabaikan tindakan apa pun yang
diperlukan proyek untuk menghasilkan hasil-hasilnya. Jika Anda mau, pisahkan tugas
menjadi tonggak atau fase.
f) Tonggak Sejarah: Tetapkan jumlah waktu yang dijadwalkan untuk menyelesaikan proyek,
dari tanggal mulai hingga tanggal selesai yang diusulkan. Perincikan jam yang dapat
ditagih per minggu dan bulan, dan apa pun yang berkaitan dengan penjadwalan proyek.
Sekali lagi, spesifisitas penting. Misalnya, jika ada jumlah maksimum jam yang dapat
ditagih untuk vendor dan / atau kontrak, catat di sini.
g) Hasil Kerja: Apa hasil proyek? Buatlah daftar dan jelaskan apa yang sudah jatuh tempo
dan kapan waktunya. Jelaskan secara detail, seperti jumlah, ukuran, warna, dan apa pun
yang relevan.
h) Jadwal: Sertakan daftar terperinci kapan kiriman harus dilakukan, mulai dari vendor mana
yang akan dipilih untuk mencapai tujuan ini, kickoff, apa periode kinerjanya, tahap
peninjauan, pengembangan, implementasi, pengujian, penutupan proyek, dll.
i) Standar dan Pengujian: Jika ada standar industri yang perlu dipatuhi, tuliskan di sini. Juga,
jika akan ada pengujian produk, daftar siapa yang akan terlibat dalam proses ini, peralatan
apa yang dibutuhkan dan sumber daya lainnya.
j) Definisikan Sukses: Catat apa yang diharapkan oleh sponsor dan / atau pemangku
kepentingan sebagai penyelesaian proyek yang berhasil.
 k) Persyaratan: Sebutkan peralatan lain yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan jika
diperlukan gelar atau sertifikasi yang diperlukan dari anggota tim. Juga, perhatikan apakah
akan ada perjalanan atau aspek lain dari proyek yang belum tercakup.
l) Pembayaran: Jika anggaran telah dibuat, maka Anda dapat membuat daftar pembayaran
yang terkait dengan proyek, dan bagaimana pembayarannya, di muka, dari waktu ke waktu
atau setelah selesai. Misalnya, Anda dapat membayar setelah menyelesaikan tonggak
sejarah atau pada jadwal tetap, mana yang lebih layak secara finansial.
m) Lainnya: Akan ada bagian lain dari proyek yang tidak cocok dengan kategori di atas, dan
ini adalah tempat di mana Anda dapat menambahkannya sehingga semuanya tercakup.
Misalnya, apakah ada masalah keamanan, pembatasan sekitar perangkat keras atau lunak,
upah perjalanan, dukungan pasca proyek, dll?
n) Penutupan: Ini akan menentukan bagaimana kiriman akan diterima, dan siapa yang akan
mengirim, meninjau dan menandatangani kiriman. Juga, ini berkaitan dengan tugas admin
terakhir, memastikan semuanya ditandatangani dan ditutup dan diarsipkan.

CONTOH SoW

12.1 Project Overview

12.1.1 Background

Para developer game edukasi ingin mempublikasikan karya-karyanya untuk mempermudah

pengajaran atau pendidikan baik formal maupun nonformal. Selama ini masih belum ada sebuah
portal yang diperuntukkan khusus untuk menampung hasil karya developer-developer game
edukasi tersebut. Portal tersebut juga dapat diakses oleh seluruh kalangan yang ingin memainkan
game edukasi yang ada

12.1.2 Objectives

Tujuan proyek ini adalah untuk menampung game-game edukasi, mewadahi para develepor game
untuk mepublikasikan karya mereka, menjembatani para developer tersebut dengan pengguna
game, dan menyediakan sarana pemasangan iklan oleh para advertiser. Proyek ini dikatakan
berhasil apabila portal yang dimaksud dapat menangani seluruh kebutuhan pengguna dan proses
bisnis yang terdaftar dalam dokumen ini.
12.1.3 Anticipated Benefits

Keuntungan yang dapat diperoleh oleh tim developer dalam penyelesaian project ini adalah :

1. Dapat berperan serta dalam peningkatan mutu pendidikan dengan adanya game edukasi untuk
segala kalangan masyarakat.
2. Memberikan pengalaman mengerjakan team project terutama dalam memanajemen waktu dan
memanajemen pembagian kerja
1.4 Software or Technology Product Proposed

Dalam pengerjaan project ini, tim developer menggunakan teknologi :

1. Code Inigter è open source PHP web application framework

2. MySql è sebagai data store menyimpan informasi-informasi dari aplikasi web portal game
edukasi
1.5 Customer / End User Impacted

Stakeholder yang dapat diidentifikasi antara lain :

1. Developer: Bertanggung jawab atas berjalannya aplikasi game yang diupload pada portal
2. Pengguna Game : Mengakses dan mengeksekusi game dalam portal
3. Advertiser : Bertanggung jawab atas konten iklan yang dipasang pada portal
4. Pemilik Portal : Bertanggung jawab atas semua proses bisnis yang berjalan pada portalnya
User yang akan menggunakan sistem ini antara lain :

1. Pengguna Game
2. Developer
3. Pemilik Portal
12.2 Detailed Scope

Uraian ruang lingkup terhadap proyek ini merupakan hasil analisa dari permasalahan yang ada
sebelumnya. Analisis masalah pada bagian problem statement akan dijelaskan pada bagian ini dan
diberikan solusinya untuk mendapatkan ruang lingkup (scope) yang kemudian akan dijadikan
sebagai acuan dalam proyek ini untuk analisa selanjutnya. Untuk lebih detail mengenai ruang
lingkup (scope) dapat dilihat pada dokumen ”Vision and Scope Portal Game Edukasi”.
12.2.1 Requirements

Functional Requirement
Berdasarkan hasil analisis yang telah kelompok kami lakukan, didapatkan bahwa functional
requirement yang harus ada pada system yang akan kami bangun ini adalah sebagai berikut :

1. Melakukan proses searching / pencarian game

2. Memberikan review tentang game tertentu
3. Melakukan upload game oleh developer
4. Mengelola rating masing-masing game
5. Mengelola feedback dan komplain dari pengguna
6. Mengelola artikel yang berhubungan dengan pendidikan atau pengembangan game
7. Mengelola advertising untuk keperluan komersial game
8. Mengelola game yang akan dipublish pada web portal
9. Memainkan permainan game secara streaming pada users
10. Mengelola developer yang akan menjadi member web portal

Nonfunctional Requirement
Berikut adalah Nonfunctional Requirement yang terdapat pada system ini:

 Model Performance
Memberikan efisiensi terhadap waktu prosesing load game pada proses play game dan waktu
upload game.

 Model Penyimpanan Data (Information)

Dalam penyimpanan data web portal game edukasi bersumber pada database yang terpusat pada
server sehingga data sangat valid namun rentan terjadi pembajakan informasi jika tidak dilindungi
dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan dan selalu dilakukan proses backup database.

12.2.2 Deliverables Include in Scope

Daftar deliverable yang sesuai dengan project schedule secara ringkas

12.3 Staffing Roles and Responsibilities

Pada proyek pengembangan perangkat lunak ini web portal game edukasi memiliki keinginan
yaitu bagi para developer game edukasi yang ingin mempublikasikan karya-karyanya untuk
mempermudah pengajaran atau pendidikan baik formal maupun nonformal karena elama ini masih
belum ada sebuah portal yang diperuntukkan khusus untuk menampung hasil karya developer-
developer game edukasi tersebut. Tim Pengembang yang tergabung dalam pengembangan
perangkat lunak ini dapat dilihat pada bagian dibawah ini :

12.3.1 Staffing

Tim pengembang proyek perangkat lunak dapat dilihat seperti gambar di bawah ini :
Gambar 1 : Struktur Pengembang Proyek

Project Manager and Programmer Profile

Nama : Yasfin Fajri

NRP : 5105 100 074

Telepon : 08993311128

Business Analyst Profile and Designer & Architects Profile

Nama : I Gusti Made Indra Prasetya

NRP : 5106 100 120

Telepon : 085257702225

Programmer Profile
Nama : Eka Gibran Hasany

NRP : 5106 100 168

Telepon : 085648256296

Tester
Nama : Mohammad F.K. Umam

NRP : 5106 100 064

Telepon : 08977360373
12.3.2 Roles and Responsibilities Matrix

Setiap jabatan mempunyai tanggung jawab dan output yang dihasilkan, terlihat pada matrix di
bawah ini :

12.4 Project Schedule

Proect schedule dari project ini bisa dilihat pada dokumen project schedule.

12.5 Project Budget

Estimasi harga dari project ini bisa dilihat pada dokumen estimasi biaya proyek.

12.6 Risk Assessment

Project yang kami bangun ini memiliki beberapa resiko, antara lain :

 Server down karena overload access

 Action script sebuah game tidak berjalan karena diblok oleh browser atau antivirus dari sisi
pengguna
 Game tidak dapat dimainkan karena browser tidak mendukung
 Streaming game tersendat-sendat karena kecepatan akses pengguna kecil
 Selama beberapa waktu tidak ada update game dari developer sehingga portal cenderung
membosankan
12.7 Approval

Project ini telah disetujui oleh :

Dosen Pembimbing.