Bab I Membuat Data dan Isi (Main

Skill Number: XL03S-1)

Pada Bab ini akan dipelajari:
1. Bekerja dengan daftar data yang ada
2. Membidik data dalam daftar
3. Membuat Workbook dan Daftar Data
4. Memeriksa dan Memperbaiki data
5. Menambahkan Gambar pada Dokumen

Setiap Bisnis mempunyai kesamaan yakni membutuhkan rekod/catatan

yang akurat. Sebagaimana bertambahnya jenis produk, pelanggan,
pelayanan maka bisnis tsb membutuhkan suatu sistem berdasarkan
komputer untuk menyimpan, mengolah data keuangan atau data lainnya.
Microsoft Excel adalah suatu program spread sheet yang memungkinkan kita
untuk mengorganisasikan, meringkas, membandingkan dan menampilkan
data secara grafis. Sebagai contoh akan kita dapatkan pada Excel formula
penjumlahan, rata-rata atau nilai maksimum untuk hasil penjualan dalam
sehari, membuat grafik untuk hasil penjualan dalam jangka tertentu, dan
menunjukkan bagaimana total penjualan dibandingkan dengan total
penjualan pada hari lain pada minggu yang sama. Pendeknya Excel
membantu kita membuat ringkasan tersebut daripada dilakulan secara
manual.

Pengenalan Excel
Sewaktu memulai Excel maka akan muncul dokumen kosong, dari sini
kita dapat menambahkan data, merubah tampilan data, meringkasnya atau
meminta bantuan informasi. Gambar dibawah ini menunjukkan beberapa
bagian penting dari Excel: Workbook Window, Menu Utama, Formula
bar, Standard dan Formatting Toolbars, Kotak pertanyaan dan task
pane.

1
Hal yang paling mendasar pada sebuah dokumen Excel adalah kotak yang
memuat sebuah elemen data, kotak tersebut disebut “cell”. Masing-masing
cell merupakan interseksi antara “row/baris” dan “Column/kolom” Baris
diidentifikasikan dengan Angka dan Kolom dengan Huruf. Nomor baris dan
Angka Kolom yang ditunjuk sebagai cell khusus disebut “cell acuan/cell
reference”. Satu set dari kolom dan baris disebut “Worksheet” yang
muncul pada dokumen Excel dan Koleksi dari beberapa “Worksheet” disebut
“Workbook”.
Sewaktu membuat sebuah Workbook maka akan otomatis terdapat tiga
Worksheet

1. Bekerja dengan Data yang ada

Pada latihan ini kita akan membuka Excel dari menu Start dan
menggunakan Kotak Dialog “Buka/Open” untuk membuka Workbook yang
ada, Setelah Kita membuka workbook kita akan mengupdate harga dari
suatu item dan menyimpan workbook dua kali, sewaktu sudah menjadi
Workbook dan merubah property dari file sebelum disimpan dalam bentuk file
Lotus dalam directory baru.
1. Pada Taskbar, klik Start button, tunjuk Program, Microsoft office lalu
Click Microsoft Office Excel 2003, muncul Jendela program utama Excel
2. Pada Standard Toolbar, klik Open button, muncul kotak dialog buka
3. Click Panah Look in Down, dan pilih drive dimana tempat menginstall
step by step file, file dan folder dari drive yang dipilih akan muncul
4. Cari SBS folder, lalu double klik Excel folder, akan muncul file dan
folder pada Excel folder
5. Double klik GettingToKnowXL folder
6. Double Click FileOpen.xls
7. Click cell C16, ketik 15.95 lalu Enter, data pada cell C16 berubah
menjadi $15.95
8. Pada Standard toolbar, click Save button, Excel akan menyimpan
perubahan
9. Pada Menu File, klik Properties, Kotak dialog Properties akan muncul
10.Klik summary tab lalu ketik “Latihan”
11.Klik Custom tab, pilih Date Completed
12.Klik Panah Turun Type, Pilih Tanggal
13.Ketik tanggal sekarang pada kotak Nilai
14. Klik Kotak Filename, hapus filename yang ada dan ketik SaveAs
15.Klik Up One Level button, untuk berpindah dari folder GettingToKnowXL
ke folder Excel
16.Klik Panah turun SaveAsType, untuk memperluas daftar, klik WK4 (1-2-
3) (*.wk4)
17.Klik Save button, mumcul kotak dialog lalu klik Yes

2. Membidik Data pada Daftar

2
 Sewaktu kita sudah membuka Workbook, kita dapat memeriksa dan
memodifikasi datanya. Untuk merubah suatu data kita dapat langsung
berpindah ke cell yang dituju lalu merubah isinya.
Sewaktu cell yang dipilih dengan adanya indikasi kotak bergaris tebal, cell
tersebut disebut cell aktif, berarti kita dapat memodifikasi isinya. Kita dapat
memilih cell yang tidak berdampingan dengan menekan tombol Ctrl lalu klik
cell yang akan dipilih, lalu kita dapat mengcopy atau mengcut cell tsb ke cell
yang lain dimana saja dalam workbook.
Sewaktu mengcopy cell maka akan muncul Paste Option button pada
cell tujuan. Sewaktu paste option button diklik maka akan ditampilkan sebuah
daftar aksi yang berhubungan dengan paste sbb:

No. Pilihan Aksi

1 Keep Source Formatting Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang
memegang informasi terakhir melalui
pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan
format datanya sesuai dengan format
cell asal
2 Match Destination Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang
Formatting memegang informasi terakhir melalui
pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan
format datanya sesuai dengan format
cell tujuan
3 Values and Numbers Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang
Formatting memegang informasi terakhir melalui
pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan
Format Nilai dan Angkanya sesuai
dengan cell asal
4 Keep Source Column Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang
Widths memegang informasi terakhir melalui
pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan
mengubah ukuran lebar kolom cell
tujuan sesuai dengan cell asal
5 Formatting Only Mengaplikasikan format cell asal ke cell
tujuan tetapi tidak dengan isinya
6 Link cells Menampilkan cell asal ke cell tujuan,
setiap ada perubahan pada cell asal
maka cell tujuan pun akan berubah
7 Values Only Mengpastekan Nilai Kolom asal ke
Kolom tujuan dan formatnya
menggunakan format Kolom tujuan
8 Values and Source Mengpastekan Kolom cell ke kolom
Formatting tujuan dan menerapkan format kolom
asal ke kolom tujuan

Pada latihan ini kita akan berpindah dari satu Worksheet ke lainnya untuk
memeriksa data produk yang dijual Perusahaan The Garden dan memilih
sebuah rangkuman cell yang berisi data yang akan disalin ke Summary sheet
di Workbook. Setelah mengkopi dan mengpaste kan informasi, kita akan

3
memilih tiga kolom pertama di Summary sheet, mengkopi ke clipboard dan
memindahkan kolom dan isinya ke kolom yang lain.

1. Pada sudut kiri bawah, klik Furniture sheet

2. Pada tab bar, klik kanan arrow button, akan muncul shortcut menu, klik
Passiflora
3. Klik Tools sheet tab, untuk mengaktifkan Tools worksheet
4. Klik cell A3, A3 menjadi aktif cell

5. Tarik sorot cell A3 ke cell C6, cell yang dipilih diterangi/highlight

6. Pada toolbar Standard klik Copy button
7. Klik Summary sheet tab
8. Klik cell A3 pada Summary sheet, lalu pada toolbar Standard klik Paste
button

9. Klik Tools sheet tab

10. Klik name Box
11. Pada Name box, ketik B9 lalu Enter. Cell B9 disorot

12. Klik Name Box, ketik B14 lalu Enter

13.Klik Summary sheet tab
14.Tarik sorot kolom heading A, setiap cell pada kolom A diterangi/sorot

4
 15.Lalu Tarik sorot ke kolom heading C, setiap cell pada kolom A hingga C
diterangi/sorot
16.Pada toolbar Standard, klik Cut button
17.Tarik sorot kolom heading B hingga ke D, setiap cell pada kolom B
hingga D disorot
18.Pada Menu Edit, Klik Paste

19.Pada Toolbar Standar Klik Save, untuk menyimpan perubahan

3. Membuat Workbook dan Daftar Data
Setiap kita akan mengumpulkan dan menyimpan data yang tidak
berhubungan dengan data yang ada, kita harus membuat sebuah Workbook
baru.
Sewaktu workbook sudah dibuat kita dapat langsung memasukkan
data, cara sederhana memasukkan data dengan cara mengklik cell dan
megetikkan nilainya. Cara ini bekerja dengan baik jika kita memasukkan data
yang sedikit, jika kita ingin memasukkan data yang banyak dan
berderet/berurutan cara ini tidaklah tepat.
Sebagai contoh jika kita ingin megetikkan data hari Monday, Tuesday,
Wednesday dst secara berulang dapat dilakukan dengan menyalin deretan
yang pertama lalu mengpastekannya, tetapi ada cara yang lebih mudah yaitu
dengan cara melakukan Autofill.
Autofill dapat dilakukan dengan menangkap (grab) fill handle bagian kanan
bawah dan menarik fill handle hingga ke cell tujuan yang kita kehendaki.
Dibawah ini beberapa cara memasukkan data
No Metoda Aksi
1 Auto Fill Memasukkan data pertama sebagai
deret yang dikenali lalu menggunakan
fill handle untuk memperpanjang data
2 Fill Series Memasukkan dua data berderet lalu
menggunakan fill handle untuk
memperpanjang data
3 Auto Complete Ketikkan beberapa Huruf pertama, jika
ada nilai yang sama pada kolom yang
sama, excel akan menyarankan nilai
yang ada
4 Pick from List Klik kanan cell dan dari shortcut menu

5
 yang muncul pilih Pick from List. Daftar
nilai yang ada pada kolom cell akan
muncul
5 Ctrl + Enter Pilih rangkuman cell yang mengandung
data yang sama, ketik data pada aktif
cell dan tekan Ctrl + Enter

Keistimewaan lain dari Excel versi sekarang adalah Autofill Options

button yang muncul setelah data kita tambahkan menggunakan Autofill atau
Fill series.

Dengan mengklik button Autofill options akan muncul beberapa pilihan dan
aksi yang dirangkum dibawah ini.

No Option Action
1 Copy Cells Menyalin isi cell yang dipilih ke cell
yang diindikasikan oleh operasi fill
2 Fill Series Mengisi cell yang diindikasikan oleh
operasi fill dengan item berikutnya
pada deret
3 Fill Formatting Only Menyalin format cell yang dipilih ke
cell yang diindikasikan oleh operasi fill
tetapi tidak meletakkan sebarang nilai
pada cell tujuan
4 Fill Without Formatting Mengisi cell yang diindikasikan oleh
operasi fill dengan item berikutnya
pada deret, tetapi mengabaikan
semua format cell asal
5 Fill Days, Weekdays etc Pilihan ini merubah deret sesuai
dengan apa yang kita perluas, sebagai
contoh jika kita memperluas Wed, Thur
dan Fri, Excel menghadirkan dua
pilihan Fill Days atau Fill Weekdays dan
membiarkan kita memilih apa yang
kita inginkan.jika kita tidak memakai
urutan yang dikenal, pilihan tidak
muncul

Pada latihan ini kita akan membuat sebuah workbook yang menjejak
jumlah pelanggan dari perusahaan The Garden yang melakukan pembelian
selama perioda dua jam dalam waktu tiga hari.Workbook ini akan

6
mempunyai sheet sesuai dengan jumlah pelanggan yang akan menjual setiap
1/4 jam., barang yang dijual beserta jumlahnya.

1. Pada toolbar Standard, klik New button, Workbook kosong akan muncul
2. Pada toolbar Standard, klik Save button, muncul kotak dialog save
3. Simpan Workbook anda di disket atau hardisk
4. Pada kotak File name, ketik SalesTrack
5. Klik Save
6. Klik cell B6, ketik Day
7. Klik cell C5, ketik Time
8. Klik cell B8, ketik Wed, kotak hitam muncul mengelilingi B8
9. Gerakkan penunjuk mouse ke bagian sudut kanan bawah dari cell B8.
Penunjuk mouse berubah menjadi tanda tambah hitam
10.Klik tanda tambah hitam pada cell B8 dan tarik sorot hingga ke B10.
Excel akan mengisi cell B9 dengan Thur dan B10 dengan Fri

11.Klik cell C6, ketik 9:00, lalu klik cell D6 dan ketik 9:15
12.Klik cell C6 lalu sorot hingga D6
13.Gerakkan penunjuk mouse ke sudut kanan bawah cell D6
14.Klik tanda tambah hitam pada cell D6 lalu tarik sorok ke cell J6. Excel
mengisi cell E6 hingga J6 dengan urutan nilai berikutnya yaitu 9:30 ~
10.45

15.Pada toolbar standard, klik Open button. Kotak dialog buka muncul
16.Masuk ke folder GettingToKnowXL lalu pilih file DataEntry dan klik Open
. Excel membuka filename DataEntry.xls
17.Klik Sheet2 tab
18.Klik cell C8 dan ketik Bamboo S tetapi jangan tekan Enter. Setelah kita
mengetik huruf S, Excel mencari item yang ada pada kolom dan

7
 mencari yang sepadan dan menambahkan text yang disorot takes (30
cnt)

19.Untuk menerima nilai yang disarankan Bamboo Stakes (30 cnt), tekan
Enter
20.Klik cell C9, ketik Bamboo T, tetapi jangan tekan Enter. Setelah huruf T
diketik, excel menambahkan text yang disorot rellis.
21.Tekan Tab untuk menerima nilai yang disarankan Bamboo Trellis
22.Klik kanan cell C10 dan pada menu shortcut yang muncul, pilih Pick
from List. Daftar nilai yang ada akan muncul.

23.Klik Bird Netting. Bird Netting muncul pada cell C10

24.Klik tab Sheet1
25.Tarik sorot cell C8 hingga J10
26.Ketik 0 dan tekan Ctrl+Enter. Angka 0 muncul pada setiap cell yang
dipilih
27.Pada toolbar Standard, klik save button untuk menyimpan perubahan
pada file

4. Memeriksa dan Memperbaiki Data

Sewaktu kita telah memasukkan data, kita seharusnya meluangkan
waktu untuk memeriksa dan meperbaikinya. Kita harus memeriksa setiap
data yang berupa Angka secara visual, tetapi untuk data Text kita dapat
menggunakan Excel spelling checker untuk memeriksa ejaannya, sewaktu
spelling checker menemukan kata yang tidak dikenali maka kata tersebut
akan disorot dan Excel akan menawarkan saran untuk perkiraan kata yang
benar.

8
Kita dapat mengedit kata secara langsung, mengambil kata dari daftar saran
atau meminta spelling checker mengabaikan kata yang salah eja.
Kita juga dapat menggunakan spelling checker untuk menambahkan
sebarang kata yang tidak ada pada kamus standard, sehingga Excell dapat
mengenali mereka kemudian.
Pada latihan ini, Kita menemukan bahwa pembuat produk Cushy Chair
telah merubah namanya menjadi Comfy Chair. Kita menggunakan Find untuk
menemukan apakah ada kata Cushy dan jika ada kita gunakan Replace untuk
mengubahnya menjadi Comfy. Setelah perubahan dibuat Kita menggunakan
Find Format untuk mengalokasikan Format data khusus dan merubahnya.
Akhirnya dengan menggunakan Spelling checker untuk meyakinkan bahwa
data yang dimasukkan telah benar.

1. Buka file Replace.xls pada folder GettingToKnowXL

2. Pada menu Edit, klik Find. Muncul kotak dialog Find dan Replace. Kita
juga dapat menggunakan Ctrl+F untuk memunculkan kotak dialog Find
dan Replace

3. Pada kotak Find What ketik Comfy lalu klik Find Next. Cell pertama
yang mengandung Comfy disorot
4. Lalu klik Find Next lagi. Cell kedua yang mengandung Comfy disorot
5. Klik tab Replace
6. Pada kotak Replace with ketik Comfy
7. Klik Replace All.
8. Klik OK .Tiga kata Cushy telah dirubah menjadi Comfy
9. Pada kotak dialog Find dan Replace, klik tab Find
10.Bersihkan kotak Find What
11.Klik Options button untuk memperluas pilihan halaman Find tab

12.Klik Format button. Muncul kotak dialog Find Format

13.Jika dibutuhkan klik tab Font

9
14. Pada daftar Font style klik italic, dan kemudian klik OK
15.Pada kotak dialog Find dan Replace, klik Find Next. Excel menyorot cell
pertama yang mengandung text italic

16.Pada kotak dialog Find dan Replace, Klik Close

17.Pada toolbar Formatting, klik italic button
18. Ketik 44.95 lalu tekan Enter
19.Pada toolbar Standard, klik Undo button. Isi cell C12 kembali ke 47.95
20. Klik Undo button, Isi cell C12 kembali menjadi italic
21.Klik Redo button, Isi cell C12 kembali normal
22.Pada Menu Tools, klik Spelling. Kotak dialog muncul

23.Pada daftar sugggestions klik Arbor kemudian klik Change

24.Klik Yes. Tidak diketemukan salah eja lagi
25.Klik OK
26.Klik cell A1, Pada menu Tools klik Research. Muncul Research task pane

10
 27.Pada Research task pane, klik Reference Down Arrow, pilih Thesaurus:
English(US) dari daftar dan klik Start Searching button
28.Pada Research task pane, klik Reference Down Arrow, pilih Encarta
Encyclopedia: English (North America) dari daftar.

5. Menambahkan Grafik pada Dokumen

Bagian penting dalam mendirikan Bisnis yang kuat adalah
menciptakan identitas perusahaan yang selalu dapat diingat. Dua attribut
fisik yang penting adalah dalam bisnis adalah penyusunan ruang toko yang
baik dan pandangan mata logo yang mudah untuk diingat. Sewaktu logo
perusahaan sudh ada maka logo tersebut sebaiknya dicetak didokumen
perusahaan.
Satu cara untuk menambahkan picture ke worksheet ialah melalui menu
Insert dan klik item Picture.
Setelah kita menambahkan gambar pada worksheet maka kita dapat
memindahkan gambar tersebut kemana saja lokasinya di worksheet atau
merubah ukurannya.
Jika kita ingin menambahkan gambar pada latar belakang worksheet kita
maka menu Format tunjuk sheet dan klik Background.
Pada latihan ini kita akan menambahkan logo perusahaan Garden baru
pada worksheet yang ada, merubah lokasi grafik, mengurangi ukuran grafik,
dan menset gambar pada latar belakang worksheet.
Buka file AddPicture.xls

1. Klik cell A1
2. Pada menu Insert, tunjuk Picture dan klik From File. Kotak dialog Insert
Picture muncul
3. Masuk ke folder dimana gambar logo perusahaan Garden diletakkan
dan double klik file tersebut

4. Klik kanan grafik, dari shortcut menu yang muncul, klik Format Picture
5. Klik tab Size. Muncul halaman tab Size. Perhatikan bahwa kotak check
Lock Aspect Ration dipilih

11
6. Pada bagian Scale, kosongkan isi dari kotak Height dan ketik 50%
7. Pada bagian Size dan Rotate, kosongkan isi dari kotak Rotation dan
ketik 180 lalu klik OK
8. Klik tengah grafik, tarik ketengah layar dan bagian atasnya tepat
dibawah baris 1
9. Pada menu Format, klik Picture
10.Klik tab Picture
11.Pada bagian Image Control, kosongkan isi dari kotak Brightness dan
ketik 40
12.Pada bagian Image Control, kosongkan isi dari kotak Contrast dan ketik
40
13.Pada bagian Crop From, kosongkan isi kotak Top, ketik 5 dan klik OK.
Gambar berubah sesuai dengan pengaturan kita
14. Pilih gambar, pada menu Standard klik Cut button. Gambar hilang
15.Pada menu Format, tunjuk Sheet dan klik Background
16.Pilih gambar logo dimana kita meletakkannya. Gambar muncul sebagai
latar belakang worksheet

17.Pada toolbar Standard, klik Save button

18. Tutup file AddPicture.xls

12
 Bab II Menganalisa Data (Main Skill
Number: XL03S-2)
Pada bab ini dipelajari:
1. Menamai Group cell
2. Membuat Rumus/Formula untuk melakukan perhitungan
3. Menemukan dan Memperbaiki kesalahan dalam perhitungan
4. Membuat Grafik
5. Membuat Diagram
6. Membatasi Data yang muncul pada layar
7. Melakukan perhitungan pada Data yang difilter
8. Menyortir Daftar Data

Tugas penting yang dapat kita lakukan di Excel adalah melakukan total
untuk sederetan nilai dari cell yang berhubungan. Kita juga dapat
menggunakan Excel menemukan informasi lain dari data yang kita pilih
seperti nilai minimum dam maksimum.
Pada bab ini kita kan mempelajari bagaimana mempersingkat acuan dari
kelompok data pada worksheet, Bagaimana membuat dan memperbaiki
formula yang meringkas penjualan dan data produk perusahaan Garden

1. Menamai Group Cell

Sewaktu kita bekerja dengan sejumlah besar data, lebih mudah jika
kita mengidentifikasi group cell yang berisikan data yang berhubungan. Pada
grafik berikut, sebgai contoh cell C2 ~ C6 memuat harga barang dari
permintaan pelanggan.

Daripada menentukan cell secara individu setiap kali kita ingin menggunakan
data yang mereka muat, kita dapat mendefinisikan cell tersebut sebagai
rangkuman/range (juga disebut penamaan range). Sebagai contoh kita
dapat mengkelompokkan item pada grafik sebelumnya sebagai nama range
OrderItems1. Kapanpun kita kan menggunakan isi range tersebut dalam
perhitungan, kita dapat menggunakan nama range daripada menentukan
masing-masing cell secara individu.
Kita dapat membuat penamaan range dengan dua cara, Pertama
dengan menu Insert, Metoda ini bekerja dengan baik jika kita mempunyai
kolom data dengan label pada kepala kolomnya. Dengan cara ini kita
mengakses kotak dialog Create Names dengan menunjuk Name pada menu
Insert. Kita dapat mendefinisikan nama dengan Excel menggunakan label
pada bagian paling atas cell atau Kita juga dapat mendefinisikan dan

13
menghapus nama range dengan cara, pada Insert menu, tunjuk Name,
tunjuk Define dan klik Name.
Cara Kedua adalah dengan memilih range, klik Name box lalu ketik
nama range. Kita dapat menampilkan nama range yang ada pada workbook
dengan mengklik Name box down arrow.
Pada latihan kita membuat penamaan range untuk mempersingkat acuan
kelompok cell.
Buka NameRange.xls

1. Klik Tools sheet tab

2. Klik cell C3 dan tarik sorot ke cell C18
3. Pada menu Insert, tunjuk Name lalu klik Create. Kotak dialog Create
Name muncul

4. Pilih kotak check Top Row. Excel menunjuk nama Price sebagai nama
range
5. Pada sudut kiri bawah jendela workbook, klik sheet Supplies
6. Klik cell C4 tarik sorot ke C29
7. Pada menu Insert, tunjuk Name klik Define. Kotak dialog Define muncul

8. Pada kotak Names in Workbook, ketik SuppliesPrice lalu klik OK. Excel
menunjuk SuppliesPrice sebagai nama range
9. Pada sudut kiri bawah jendela workbook, klik sheet Furniture
10.Klik cell C4 tarik sorot hingga C18
11.Klik Name box, ketik FurniturePrice lalu Enter
12.Pada menu Insert , tunjuk Name lalu klik Define
13.Pada daftar Name in Workbook pada kotak dialog Define Name, klik
Price
14.Pada daftar Name in Workbook, hapus Price, ketik ToolsPrice lalu klik
OK
15.Pada toolbar Standar, klik Save button

2. Membuat Formula untuk Perhitungan Nilai

14
 Setelah menambahkan data dan mendefinisikan range, Kita dapat
membuat formula atau ekspresi yang dapat melakukan perhitungan. Sebagai
contoh kita dapat menghitung total biaya dari oder pelanggan.
Untuk menulis sebuah formula kita mulai isi cell dengan tanda sama
dengan setelah itu kita ketik formula sebagai contoh –C2+C3.
Mengetik cell acuan untuk 15 hingga 20 cell dalam perhitungan akan
membosankan tetapi Excel membuatnya menjadi mudah.
Untuk membuat perhitungan baru, pada Insert menu, klik Function.
Kotak dialog Insert Function muncul dengan daftar Fungsi atau Formula
Predefinisi yang dapat dipilih.

Berikut ini bebrapa Fungsi yang sangat berguna

No Fungsi Aksi
1 SUM Menjumlahkan bilangan pada cell yang
ditentukan
2 AVERAGE Menemukan nilai rata-rata bilangan pada
cell yang ditentukan
3 COUNT Menemukan jumlah masukan pada cell
yang ditentukan
4 MAX Menemukan nilai terbesar pada cell yang
ditentukan
5 MIN Menemukan nilai terkecil pada cell yang
ditentukan

Dua fungsi lain yang mungkin digunakan adalah Now() dan PMT().
Fungsi Now() mwmberikan nilai waktu saat workbook dibuka jadi nilai akan
berubah setiap kali workbook dibuka.
Fungsi PMT() sedikit lebih komplek, PMT menghitung pembayaran
dikarenakan pinjaman, menganggap bunga pinjaman dan pembayaran
konstan. Untuk melakukan perhitungan PMT membutuhkan nilai bunga
pinjaman, jumlah bulan pembayaran dan neraca awal. Elemen-elemen
tersebut dimasukkan kedalam fungsi yang disebut argumen dan harus
dimasukkan dalam urutan tertentu, Tabel berikut ini meringkas argumen pada
fungsi PMT().
No. Argumen Penjelasan
1 Rate Bunga pinjaman, dibagi dengan 12 untuk
pembayaran bulanan
2 Nper Jumlah total pembayaran pinjaman
3 Pv Jumlah pinjaman

15
 4 Fv Jumlah yang ditinggalkan setelah
pembayaran terakhir (biasanya kosong
yang dindikasikan dengan 0)
5 Type 0 atau 1, mengindikasikan apakah
pembayaran dibuat pada awal atau akhir
bulan (biasanya kosong, yang dindikasikan
dengan 0 atau pada akhir bulan)

Jika kita ingin meminjam $20,000 dengan bunga 8% dan dibayar selama 24
bulan,, kita dapat menggunakan fungsi PMT() untuk mengetahui cicilan
bulanan. Pada kasus ini formulanya dituliskan sbb:
=PMT(8%/12, 24, 20000) yang mana hasilnya adalah cicilan perbulan
$904.55.
Kita juga dapat menggunakan nama range untuk mendefinisikan
formula. Sebagai contoh nama range adalah Order1 mengacu pada cell C2
hingga C6, kita dapat menghitung rata-rata dari cell C2 hingga C6 dengan
formula =AVERAGE(Order1). Jika kita ingin memasukkan deretan cell yang
berurutan pada formula tetapi kita belum mendefinisikannya sebagai nama
range, kita dapat mengklik cell pertama pada range dan menariknya hingga
ke cell terakhir. Jika cellnya tidak berurutan, tekan terus Ctrl dan klik cell yang
akan dimasukkan. Pada kedua cara tersebut sewaktu kita melepaskan button
mouse, cell acuan yang dipilih muncul di formula.
Kegunaan lain dari formula adalah untuk menampilkan pesan sewaktu
kondisi tetentu terpenuhi, Sebagai contoh, Chatherine Turner, Pemilik
perusahaan Garden, akan memberikan majalah berkebun gratis ke pelanggan
jika nilai penjualan lebih dari $150. formula semacam ini disebut conditional
formula dan menggunakan fungsi IF. Untuk membuat conditional formula,
klik cell yang dimana formula akan dibuat dan buka kotak dialog Insert
Function. Dari kotak dialog pilih IF dari daftar fungsi yang ada dan klik OK.
Kotak dialog Function Arguments muncul

Sewaktu kita bekerja dengan fungsi IF, kotak dialog Function Arguments akan
mempunyai tiga kotak: Logical_test, Value_if_true dan Value_if_false. Kotak
Logical_test memuat kondisi yang akan kita periksa. Untuk memeriksa apkah
total pembelian lebih dari $150, ekspresinya adalah SUM(Order1)>150.
Sekarang kita membutuhkan Excel menampilkan pesan apakah pelanggan
majalah gratis. Untuk dapat menampilkan pesan pada fungsi IF kita
menuliskan pesan dalam tanda kutip pada kotak Value_if_true atau
Value_if_false. Pada kasus ini kita menuliskan “Memenuhi syarat
mendapatkan majalah gratis pada kotak value_if_true dab kotak
Value_if_false “Terima Kasih atas pembelian anda.

16
Setelah formula dibuat maka kita dapat menyalinnya ke cell yang lain, selain
itu Excel akan merubah formula agar dapat bekerja di cell yang baru. Sebagai
contoh pada gambar berikut:

cell D8 memuat formula = SUM(C2:C6), salin isi cell D8 dan paste kan ke cell
D16, hasilnya =SUM(C10:C14). Excel telah menginterpretasikan formula
sehinga pas dengan cell sekelilingnya. Excel dapat mengreintepretasikan
karena formula menggunkan acuan relatif atau acuan yang dapat berubah
jika formula disalin ke cell yang lain. Relatif cell hanya ditulis dalam bentuk
label kolom dan baris contohnya C14. Jika kita ingin cell acuan tetap sewaktu
formla disalin ke cell lain, jita dapat menggunakan acuan mutlak yakni
dengan mengetikkan $ sebelum nama kolom atau baris sehingga jika kita
ingin formula paada cell D16 dimana saja sewaktu disalin ke cell yang lain
maka formula tersebut dituliskan seperti berikut =SUM(($C$10:$C$14).
Pada latihan ini kita akan membuat formula untuk menghitung biaya
total pembelian, menyalin formula tersebut ke cell yang lain, lalu membuat
formula harga rata item yang dibeli. Cell yang berisi biaya produk disimpan
pada nama range OrderItems
Buka file Formula.xls

1. Klik cell D7
2. Pada bar Formula, ketik =SUM, tarik cell D4 hingg D5 dan ketik Enter.
Nilai $63.90 muncul pada cell D7

3. Klik cell D7 dan pada tool bar standar, klik Copy button
4. Klik cell D8 dan pada toolbar Standard, klik Paste button
5. Tekan Del. Menghapus isi cell D8
6. Pada menu Insert, klik Function

17
 7. Klik AVERAGE, kemudian klik OK. Kotak dialog Function Arguments
muncul
8. Ketik OrderItems, kemudian klik OK

9. Klik cell C10

10.Pada menu Insert, klik Function
11.Pilih daftar fungsi, klik IF dan klik OK
12.Pada kotak Logical_test, ketik D7>50
13.Pada kotak Value_If_true, ketik “5% Discount”
14.Pada kotak Valur_If_false, ketik “No Discount”, klik OK

15.Pada toolbar Standard, Klik Save button

16.Close file Formula.xls

3. Menemukan dan Memperbaiki Kesalahan

pada Perhitungan
Dalam perhitungan dalam worksheet memberikan kita jawaban yang
bernilai tentang data kita. Kebanyakan jawabannya adlah benar, tetapi
kadang kala terjadi kesalahan pada formula kita. Excel mempermudah kita
untuk menemukan sumber keslahan pada formula kita dengan
mengidentifikasi cell yang digunakan dalam perhitungan dan menjelaskan
suatu kesalahan terjadi. Proses memeriksa kesalahan pada worksheet disebut
auditing.
Excel mengidentifikasi kesalahan dalam beberapa cara.
Cara pertama adalah mengisi cell yang memuat formula yang menyebabkan
kesalahan dengan error code/kode kesalahan. Pada gambar dibawah ini, cell
D8 mempunyai kode kesalahan #NAME?.

18
Sewaktu cell dengan kesalahan formula adalah cell aktif , Error button muncul
disebelahnya. Kita dapat mengklik button untuk menampilkan menu dengan
pilihan yang menyediakan informasi tentang kesalahan dan menawarkan kita
bantuan utnuk memperbaikinya. Daftar tabel berikut kode kesalahan yang
sering terjadi dan artinya.
No. Kode Kesalahan Penjelasan
1 ##### Lebar kolom tidak cukup untuk
menampilkan nilai
2 #VALUE! Formula mempunyai tipe argumen
yang salah (seperti text dimana nilai
Benar atau Salah yang dibutuhkan)
3 #NAME? Formula berisi test yang mana excel
tidak mengenalinya (seperti nama
range yang tidak diketahui)
4 #REF! Formula yang mengacu kepada cell
tidak ada (cellnya terhapus)
5 #DIV/0! Formula mencoba membagi dengan nol

Cara lain untuk menemukan kesalahan formula adalah dengan

meyakinkan bahwa cell yang tepat memberikan nilai pada formula. Sebagai
contoh kita ingin menghitung total penjualan suatu kategori produk, tetapi
secara tidak sengaja kita membuat formula yang mengacu pada nama
produk bukan harganya. Kita dapat mengidentifikasi bahwa kesalahan
dengan mentrace cell yang ditiru/diacu(precedents), yang mana cell yang
digunakan formula cell aktif. Excel mengidentifikasi cell yang ditiru dengan
menggambar panah biru dari preseden cell ke cell aktif.
Kita juga dapat mengaudit worksheet dengan mengidentifikasi cell
dengan formula yang menggunakan nilai yang diberikan aebuah cell. Sebagai
contoh, kita mungkin memiliki total biaya dari pembelian tunggal digunakan
dalam sebuah formula yang menghitung biaya rata-rata dari seluruh
pembelian pada suatu hari. Cell yang menggunakan nilai cell lain dalam
perhitungannya disebut dependents, yang berarti mereka tergantung
dengan nilai pada cell lainya untuk menghasilkan nilai mereka. Sebagaimana
mentrace preseden, kita dapat menunjuk Formula Auditing pada menu
Tools dan klik Trace Dependents untuk mendapatkan panah biru dari cell
aktif ke cell yang perhitungannya tergantung pada cell tersebut.

Jika cell yang didentifikasi oleh panah bitu bukanlah cell yang benar. Kita
dapat menyembunyikan panah dan memperbaiki formula. Untuk

19
menghilangkan panah pada worksheet, kita tunjuk Formula Auditing pada
menu Tools dan klik Remove All Arrows.
Jika kita menginginkan mempunyai elemendari kesalahan formula
ditampilkan sebagai text pada kotak dialog, kita dapat menggunakan kotak
dialog Error Checking dengan mengklik Error Checking pada menu Tools.
Kita juga dapat menggunakan kontrol pada kotak dialog Error Checking
untuk bergerak di formula selangkah setiap satu waktu, untuk mengabaikan
kesalahan, atau untuk bergrak ke kesalahan berikutnya atau sebelumnya. Jika
kita mengklik Options button, kita juga dapat menggunakan kontrol pada
kotak dialog Options untuk merubah bagaimana Excel menentukan apa itu
kesalahan dan apa yang bukan.

Sewaktu kita hanya ingin menampilkan hasil masing-masing langkah ari

formula dan tidak membutuhkan kekuatuan penuh dari Tool Error Checking,
kita dapat mengunakan kotak dialog Evaluate Formula untuk bergerak
melalui elemen formula. Untuk menampilkan kotak dialog Evaluate Formula,
tunjuk ke Formula Auditing pada menu Tools dan klik Evaluate Formula. Kotak
dialog evaluate Formula lebih berguna untuk memeriksa formula yang tidak
menghasilkan kesalahan tetapi tidak menghasilkan nilai yang diharapkan.
Yang terakhir, kita dapat memonitor nilai cell tanpa memandang
dimana kita berada di workbook dengan membuka watch window yang
menampilkan nilai cell. Sebagai contoh jika salah satu dari formula kita
menggunakan nilai dari worksheet yang lain atau workbook yang lain, kita
dapat mengatur pengamatan pada cell yang mengandung formula dan
mengubah nilai pada cell yang lain. Untuk menset Watch, klik cell yang ingin
diamati, tunjuk ke Formula Auditing pada menu Tools, dan klik Show
Watch Window, Klik Add Watch untuk memonitor cell yang dipilih.

Segera setelah kita ketik nilai baru, Watch window menampilkan hasil baru
dari formula. Sewaktu telah selesai pengamatan, pilih pengamatan, klik
Delete Watch dan tutup Watch Window.

20
 Pada latihan ini, kita menggunakan kemampuan formula auditing untuk
mengidenifikasi dan memperbaiki formula.
Buka file FindErrors.xls

1. Klik cell D20

2. Pada menu Tools, tunjuk Formula Auditing, dan kemudian klik Show
Watch Window.
3. Klik Add Watch, dan kemudian klik Add in pada kotak dialog Add Watch.
Cell D20 muncul di jendela pengamatan
4. Klik cell D8. =SUM(C2:C6) muncul pada bar Formula.
5. Pada menu Tools, tunjuk Formula Auditing kemudian klik Trace
Precedents. Panah biru muncul antara cell D8 dan kelompok cell C2 ke
C6, mengindikasikan bahwa cell pada range C2:C6, mengacu nilai cell
D8.

6. Pada menu Tools, tunjuk Fomula Auditing dan kemudian klil Remove All
Arrows.
7. Klik cell A1
8. Pada menu Tools, klik Error Checking
9. Klik Next. Kesalahan pada cell D8 muncul kotak dialog Error Checking
10.Klik Close button untuk menutupkotak dialog Error Checking
11.Pada menu Tools, tunjuk Formula Auditing dan kemudian klik Trace
Error. Panah biru muncul, menunjuk ke cell D20 dari cell D7 dan D15.
Panah ini mengindikasikan bahwa penggunaan nilai (atau kekurangan
nilai) pada cell indikasi menghasilkan kesalahan pada cll D20.

12.Pada menu Tools, tunjuk Fomula Auditing, klik Remove All Arrows
13.Pada bar Formula, hapus formula yang ada, ketik =AVERAGE(D8, D16),
dan tekan Enter
14.Klik cell D20
15.Pada menu Tools, tunjuk Fomula Auditing, dan kemudian klik Evaluate
Formula. Kotak dialog Evaluate Formula muncul dengan formula dari
cell D20
16.Klik Evaluate. Hasil dari formula D20 muncul
17.Klik Close
18.Pada Watch Window, klik pengamatan pada daftar
19.Klik Delete Watch
20.Pada menu Tools, tunjuk Fomula Auditing dan kemudian klik Hide
Watch Window

21
 21.Pada toolbar Standard, klik Save button
22.Tutup file

4. Membuat Grafik
Untuk menampilkan data secara grafis, pilih cell yang ingin kita
tampilkan dan kemudian klik Chart wizard button.

Pada halaman pertama pada Chart Wizard, pilih Tipe dan Subtipe dari chart
yang kita inginkan. Sewaktu kita klik tipe chart, subtipe chart untuk tipe
tersebut akan muncul pada bagian Chart sub-type.
Kita juga dapat melakukan preview bagaimana data kita muncul dalam
bentuk chart yang dipilih menggunakan Press and Hold to View Sample
button. Setelah Tipe dan Subtipe chart dipilih klik Next.

Pada halaman ini, yakinkan bahwa kotak Data range mempunyai cell acuan
untuk digunakan membuat chart, dan pilihlah apakah data akan diatur
berdasarkan baris atau kolom.
Setelah itu klik tab Series untuk menamai data atau nilai yang digunakan
untuk mendefinisikan isi chart.

Rangkuman cell yang digunakan untuk membuat chart mempunyai label

data, sehingga label yang benar muncul pada wizard, periksa label urutan
dan range benar dan kemudian klik Next.

22
Pada wizard diatas mengizinkan kita mengatur tampilan chart, seperti
menambahkan judul chart dan label untuk aksis hosrisontal (X) dan Vertikal
(Y). Setelah kita ketik label atau judul, preview dari chart akan berubah
merefleksikan tambahan yang dibuat. Pada tab Other, kita dapat merubah
tampilan dari chart seperti gridline, memnyembunyikan legend dll.
Setelah puas dengan tampilan, klik Next untuk Wizard yang terakhir.

Pada wizard ini, kita dapat memilih untuk membuat chart kita pada sheet
yang baru dengan memilih As new sheet option button atau sebagai bagian
dari worksheet yang ada dengan memilih As object in option button, nama
dari worksheet yagn dipilih tertera pada kotak daftar tsb. Sewaktu kita klik
Finish maka grafik akan muncul pada worksheet.
Pada latihan ini, kita membuat grafik menggunakan Chart Wizard,
merubah ukuran grafik, merubah tampilan chart dan kemudian merubah fill
effect grafik.
Buka file CreateChart.xls

1. Pilih cell C1:G13, lalu klik Chart Wizard button

2. Klik daftar Chart List, klik Column dan kemudian pada Chart Sub-type,
klik subtype pertama
3. Klik Next
4. Pilih tab Series, periksa kotak Categoty (X) axis labels memuat bulanan
(=ByCategory!$C$2:$C$13) dan empat deret lain adalah Tools,
Supplies, Furniture dan Plants
5. Klik Next
6. Pada kotak Chart title, ketik Monthly Sales by Category dan tekan Tab
7. Pada kotak Category (X) axis, ketik Month dan tkan Tab
8. Pada korak Value (Y) axis, ketik Sales dan kemudian klik Next
9. Klik Finish untuk menerima pilihan default untuk membuat grafik
sebagai bagian worksheet ByCategory

23
 10. Tarik grafik hingga melingkupi cell C17:G30
11. Rengkuh sizing handle pada sudut kanan bawah dari grafik, dan tarik
sudut kanan bawah dari cell H33
12.Klik kanan dimana saja pada grafik, dan kemudian dari menu shortcut,
klik Format Chart Area.

13.Pada bagian Border, klik Custom Option button

14.Klik panah kebawah Weight, kemudian dari daftar pili item paling
bawah
15.Pilih kotak check Shadow
16.Pada bagian Area, klik Fill Effects button
17.Klik tab Texture
18.Klik Teksture pada sudut kiri atas
19.Klik OK
20.Klik OK
21.Klik Save button
22.Tutup file

5. Membuat Diagram
Excel memiliki tool untuk membuat diagram, dengan membuka menu
Insert dan kemudian mengklik Diagram, maka akan muncul kotak dialog
Diagram Gallery.
Tabel berikut ini daftar dari 6 tipe diagram pada Diagram Gallery.
No. Diagram Penjelasan
1 Organization chart Digunakan untuk menunjukkan

24
 hubungan hirarki, seperti dalam suatu
perusahaan
2 Cycle Diagram Digunakan untuk menunjukkan proses
dengan siklus yang berkelanjutan
3 Radial Diagram Digunakan untuk menunjukkan
hubungan antara elemen inti
4 Pyramid Diagram Digunakan untuk menunjukkan
hubungan dasar pondasi, seperti
urutan keterampilan
5 Venn Diagram Digunakan untuk menunjukkan area
yang overlap diantara beberapa item
6 Target Diagram Digunakan untuk menunjukkan
langkah-langkah menuju tujuan

Setelah mengklik button yang mewakili tipe diagram yang kita

inginkan, klik OK akan menambahkan diagram pada worksheet kita.
Kemudian kita dapat mengedit elemen dari diagram dengan menggunakan
Format AutoShape.
Pada latihan ini, kita akan membuat Organization Chart, mengisi
bentuknya, menambahkan bentuk, merubah layout diagram tanpa merubah
informasi yang ada padanya dan merubah dalah satu elemen diagram.
Buka file Diagram.xls

1. Pada menu Insert, klik Diagram

2. Klik organization chart button pada kiri atas kotak dialog dan klik OK.
Muncul diagram pada worksheet aktif dan toolbar Organization chart

3. Klik bentuk atas pada Organization chart, ketik Owner, dan klik ruang
kosong pada Org. chart
4. Klik bentuk pada kiri baris kedua, ketik Product Manager, klik ruang
kosong pada Org. chart
5. Klik bentuk pada tengah baris kedua, ketik Sales Manager, klik ruang
kosong pada Org. chart
6. Klik bentuk pada kanan baris kedua, ketik landscaping Manager, klik
ruang kosong pada Org. chart
7. Klik bentuk Products Manager
8. Pada toolbar Organization chart, klik panah kebawah Insert Shape, dan
klik Subordinate

25
 9. Klik new shape, ketik Warehouse, dan klik ruang kosong pada Org.
chart
10.Klik bentuk Owner
11.Pada toolbar Organization chart, klik panah kebwah Layout dan klik
Right Hanging. Pada bentuk satu level kebawah, bentuk Owner
berubah ke susunan right-hanging.
12.Klik bentuk Products Manager
13.Pada toolbar Organization chart, klik panah kebwah Layout dan klik
Right Hanging

14. Klik border dari bentuk Owner

15. Pada menu Format. Klik AutoShape
16. Pilih tab Font, dan kemudian Font Style, klik Bold
17.Klik OK
18.Klik Save button
19.Tutup file

6. Membatasi Data yang Muncul pada Layar

Aspek penting sewaktu bekerja dengan jumlah data yang besar adalah
kemampuan melakukan membidik pada data yang lebih penting pada
worksheet, apakah data itu mewakili 10 hari terbaik dalam penjualan bulan
itu atau penjualan produk yang lambat yang dibutuhkan evaluasi kembali.
Pada Excel ada sejumlah tool yang berdayaguna dan fleksible yang mana
dapat membatasi yang ditampilkan. Sewaktu Excel menampilkan sebagian
kumpulan data, kita harus membuat keputusan, kita dapat melakukan
perhitungan pada data. Kita dapat menemukan persentasi penjualan bulanan
yang dibuat dari 10 hari terbaik dalam sebulan, mendapatkan total penjualan
untuk hari tertentu dalam satu minggu, atau melokasikan hari bisnis yang
paling lambat dalam sebulan.
Excel dapat memuat data sebanyak yang kita butuhkan, tetapi
mungkin kita tidak ingin bekerja dengan seluruh data pada sebuah worksheet
dalam waktu yang sama. Sebagai contoh, kita ingin melihat hasil penjualan
pertama, kedua dan terkahir bulan ketiga. Kita dapat membatasi data yang
ditunjukkan pada worksheet dengan membuat Filter.
Untuk membuat filter, klik cell dalam kelompok yang ingin difilter dan gunkan
menu Data dan hidupkan AutoFilter. Sewaktu AutoFilter diaktifkan, panah
kebawah muncul pada cell yang Excel kenali sebagai label kolom.
Mengklik panah kebawah menampilkan daftar nilai dan pilihan. Beberapa
item pertama pada daftar adalah pilhan filter, seperti apakah kita ingin
menampilkan nilai top 10 pada kolom, membuat custom filter, atau
menampilkan semua nilai pada kolom.
Pada latihan ini, kita membuat filter untuk menunjukkan top 5 hari
penjualan pada bulan January, menunjukkan nilai penjualan pada hari Senin

26
selama bulan yang sama, menampilkan hari dimana nilai penjualan paling
sedikit $3,000, memilih hari-hari acak pada satu bulan untuk diaudit dan
menghasilkan daftar nilai unik dari kolom worksheet.
Buka file Filter.xls

1. Klik Tab sheet January

2. Klik cell P5
3. Pada menu Data, tunjuk Filter dan klik AutoFilter
4. Pada cell P5, klik panah kebawah, dari daftar yang muncul, Klik (Top
10…)

5. Klik pada kotak bagian tengah, hapus 10, ketik 5 dan klik OK.

6. Pada menu Data, tunjuk Filter dan kemudian klik AutoFilter. Baris filter
hilang
7. Klik cell B5
8. Pada menu Data, tunjuk Filter dan kemudian klik AutoFilter
9. Pada cell B5, klik panah kebawah dan dari daftar nilai kolom unik, klik
Mon
10.Pada menu Data, tunjuk Filter dan kemudian klik AutoFilter
11.Klik cell P5,. Dan kemudian pada menu Data, tunjuk Filter dan Klik
AutoFilter
12.Pada cell P5, klik panah kebawah dan kemudian dri daftar yang
muncul, klik (Custom…). Kotak dialog Custom AutoFilter

13.Pada bagian kiri atas, klik panah kebawah, dari daftar yang muncul,
klik greater than atau equal to
14.Pada kotak bagian kanan atas, ketik 3000 dan klik OK. Hanya baris
dengan total paling sedikit 3000 yang ditampilkan

27
 15.Pada menu Data, tunjuk Filter, dan kemudian klik AutoFilter
16.Pada menu Data, tunjuk Filter, dan kemudian klik AutoFilter
17.Pada cell P5, klik panah kebawah dan kemudian dari daftar nilai kolom
unik yang muncul, klik 2236. Semua baris kecuali baris yang
mengandung 2236 pada kolom P hilang.
18.Pada menu Data, tunjuk Filter dan kemudian klik AutoFilter
19.Pada cell Q5, ketik Audit
20.Pada cell Q6, ketik +RAND()<17%. Jika hasil fungsi RAND lebih kecil
dari 17%, cell Q6 akan menampilkan TRUE sebaliknya FALSE
21.Tarik AutoFill handle dari cell Q6 ke cell Q36

22.Pada menu Data, tunjuk Filter, dan kemudian klik Advanced Filter
23.Bersihkan kotak List Range, dan kemudian klik cell B5 dan tarik ke cell
B36
24.Pilih Kotak check Unique records only, dan kemudian klik OK

25.Pada menu Data, tunjuk filter, lalu klik Show All

26.Pada toolbar Standard, klik Save button
27.Tutup file

7. Melakukan Perhitungan pada data yang di

Filter
Sewaktu kita memfilter worksheet, kita membatasi data yang muncul.
Kemampuan untuk memfokuskan data yang sangat vital terhadap kebutuhan
kita sangatlah penting, tetapi ada keterbatasan. Salah satu keterbatasan
tersebut adalah formula yang telah kita buat tidak merubah perhitungan
mereka, walaupun beberapa baris yang digunakan oleh formula
disembunyikan oleh filter.

28
 Ada dua cara untuk mendapatkan total dari sekelompok cell yang
difilter. Metoda pertama menggunakan AutoCalculate, kita tidak dibatasi
untuk emndapatkan jumlah dari cell yanf dipilih. Untuk menggunakan
AutoCalculate, pilih cell yang totalnya ingin diketahui. Sewaktu kita
melakukannya total untuk cell yang dipilih muncul pada status bar di tepi
bawah jendela Excel.
Kita kita menggunakan AutoCalculate, kita tidak dibatasi hanya pada
fungsi sum saja, tetapi juga fungsi yang lainnya dengan mengklik kanan
AutoCalculate pane dan pilih fungsi yang kita inginkan dari menu shortcut
yang muncul.
Data yang didapatkan menggunkan AutoCalculate tidak ditampilkan
diworksheet. Untuk menampilkannya kita gunakan fungsi SUBTOTAL.
Pada latihan ini, kita menggunakan AutoCalculate untuk menemukan
total dari sekelompok cell yang difilter, membuat fungsi SUBTOTAL untuk
membuat nilai yang sama muncul pada worksheet, dan mengedit fungsi
SUBTOTAL sehingga dia menghitung rata-rata daripada jumlah.
Buka file Calculations.xls

1. Klik tab sheet January

2. Klik cell P5
3. Pada menu Data, tunjuk Filter dan klik AutoFilter
4. Pada cell P5, klik panah kebawah button dan kemudian dari list yang
muncul, klik (Top 10…)
5. Klik OK
6. Kotak dialog Top 10 AutoFilter menghilang, dan pada baris 10 nilai
tertinggi ditampilkan di kolom P
7. Klik cell P6 dan tarik ke cell P27

8. Klik cell P37, dan kemudian pada toolbar Standard, klik AutoSum
button. Formula =SUBTOTAL(9,P6:P36) muncul
9. Press Enter
10.Klik cell P37 dan kemudian pada bar Formula, edit formula sehingg
terbaca =SUBTOTAL(1,P6:P36) dan kemudian tekan Enter
11.Klik cell P37 dan tekana Del
12.Pada toolbar Standard, klik save button
13.Tutup file
8. Menyortir Daftar Data
Kadang-kadang data yang kita tidak dapat menjawab pertanyaan yang
kita inginkan, seperti total penjualan tertinggi, yang mana tertinggi

29
berikutnya dan seterusnya. Untuk mendapatkan informasi seperti itu kita
harus memisah-misahkan data kita.
Sewaktu kita menyortir data pada worksheet, kita mengatur kembali
baris worksheet berdasarkan isi dari cell pada kolom tertentu.
Kita dapat menyortir sekumpulan baris dari worksheet denan beberapa cara,
tetapi langkah pertama adalah mengidentifikasi kolom yang akan
memberikan nilai bagaimana baris disortir.
Sort Ascending button digunakan untuk menyortir data dari yang
kecil ke yang besar dan sebaliknya Sort Descending button menyortir dari
yang besar hingga ke yang kecil.
Excel dapat menyortir isi dari worksheet berdasarkan nilai pada daftar
yang telah dikenal, jika dibutuhkan kita dapat membuat daftar nilai lainnya
menggunakan tab Custom List pada kotak dialog Option

Daftar default dari hari pada Excel dimulai dengan Sunday, jika kita ingin
merubahnya dengan memulai pada hari Monday, maka kita membuat hari
pertama pada daftar adalah Monday dan Sunday yang terakhir.
Pada latihan ini, kita menyortir worksheet mengunakan Sort Ascending
button, menggunakan kotak dialog Sort untuk menyortir worksheet
berdasarkan isi baris yang lebih dari satu baris, membuat urutan sorting
khusus dan menggunakan urutan tersebut.
Buka file Sorting.xls

1. Klik tab Sales

2. Klik cell A1 tarik ke cell A32
3. Pada toolbar Standard klik Ascending button. Data pada rangkuman
cell yang dipilih disortir secara ascending. Catatan cell pertama yang
mengandung label data tidak dimasukkan dalam sortiran
4. Klik tab AllInfo sheet
5. Klik cell A1 dan tarik ke D32
6. Pada menu Data, klik Sort. Muncul kotak dialog

7. Klik panah kebawah Sort by dan klik Sales

8. Klik panah kebawah Then by, dari daftar yang muncul klik Weekday

30
 9. Klik OK

10.Klik Undo button

11.Klik cell G2 dan tarik ke cell G8
12.Pada menu Tools, klik Options
13.Klik tab Custom Lists. Muncul halaman Custom Lists, dengan
$G$2:$G$8 pada daftar Import dari kotak cell
14.Klik Import
15.Klik OK
16.Klik cell A1 tarik ke cell D32
17.Pada menu Data, klik Sort
18.Klik panah kebawah Sort by, dan kemudian klik Weekday
19.Klik Options button. Muncul kotak dialog Sort Options

20.Klik panah kebawah Frst Key sort order, dan kemudian dari daftar, klik
Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun
21.Klik OK

22.Klik Save button

23.Tutup file

Bab III Menformat Data dan Isi (Main

Skill number XL03S-3)
Pada Bab ini kita akan mempelajari:
1. Merubah Tampilan Data
2. Menggunakan format yang ada
3. Membuat bilangan lebih mudah utnuk dibaca
4. Merubah Tampilan data berdasarkan nilainya
5. Membuat cetakan lebih mudah untuk diikuti
6. Posisi data pada dokumen

31
 Aspek penting dalam bekerja dengan data yang dimasukkan ke dalam
workbook adalah meyakinkan bahwa data nudah untuk dibaca. Excel
memberi kita banyak variasi untuk membuat data mudah untuk dimengerti,
Contohnya kita dapa merubah font, ukuran huruf atau warna untuk
menampilkan isi cell. Kita juga dapat merubah tampilan data pada cetakan,
seperti merubah margin printer atau menambahkan informasi pada atas atau
bawah setiap halaman.

1. Merubah Tampilan Data

Excel dapat memuat dan memproses sejumlah besar data, tetapi
sewaktu kita mengelola spreadsheet yang banyak jumlahnya ini mungkin
susah untuk diingat dari judul worksheet data apa saja yang disimpan disana.
Label data memberi kita dan rekan kita informasi tentang dat pada
worksheet, tetapi penting untuk memformat labelnya sehinga secara visual
menonjol. Untuk membuat label data atau data lainnya menonjol kita dapat
memformat cell yang mana data disimpan.
Kebanyakan dari alat yang kita butuhkan untuk merubah format cell dapat
ditemukan pada toolbar Formatting.

Kita dapat menggunakan button tersebut untuk memformat cell kita dengan
cara memilih cell yang akan diformat lalu mengklik bentuk format yang
diinginkan. Untuk menghilangkannya maka pilih lagi cell tersebut dan klik
button format yang sama.
Pada latihan ini menekankan pada judul worksheet dengan merubah
format data cell, menambahkan border ke cell, dan kemudian merubah warna
cell, Setelah semua tugas selesai , kita merubah default font workbook.
Buka file Format.xls

1. Klik tab sheet January

2. Klik cell E2
3. Pada toolbar Formatting, klik ukuran font panah kebawah, dari daftar
yang muncul, klik 14
4. Pada toolbar Formatting, klik Bold button
5. Klik kepala baris 5
6. Pada toolbar Formatting, klik Center button

7. Klik cell E2
8. Pada toolbar Formatting, klik panah kebawah pada kanan Border
button, dan kemudian dari daftar yang muncul, klik Draw Borders

32
 9. Klik tepi kiri cell E2 dan tarik ke tepi kanan. Border muncul diseliling E2
10.Pada toolbar Border, klik close button
11.Pada toolbar Formatting , klik panah kebawah Fill Color. Palete Fill Color
muncul
12.Pada palete Fill Color, klik kotak kuning
13.Pada menu Tools, klik Options
14.Klik tab General, klik panah kebawah Standard Font dan pilih Courier
New
15.Klik panah kebawah Size, pilih 9 dan klik OK
16.Klik OK untuk menghilangkan kotak dialog yang muncul
17.Pada toolbar Standard, klik save button
18.Tutup file

2. Menggunakan Format Data yang Ada

Bekerja dengan Excel, kita mungkin mengembangkan format yang
kita inginkan untuk data, judul dan elemen worksheet yang lain. Daripada
menambahkan format karakterisitik suatu elemen pada satu waktu pada cell
tujuan, kita dapat menyimpan format tersebut dan menggunakannya
sewaktu dibutuhkan, Kita dapat menemukan predefined format pada kotak
dialog Style.

Kita dapat menggunakan style yang ada ke cell dari kotak dialog Style. Jika
tidak ada satupun style yang ada seperti yang kita inginkan, kita dapat
membuat style kita sendiri dengan mengetikkan style yang baru pada kotak
Style name dan kemudian klik Modify. Kotak dialog Format Cell muncul.

Setelah kita mengatur karakteristik style baru kita, klik OK untuk membuat
style secara permanen ada.
Kotak dialog Style memang serbaguna, tetapi jadi tidak tepat jika yang
kita inginkan membuat perubahan pada cell yang kita buat ke cell yang
lainnya. Untuk melakukan ini kita dapat menggunakan toolbar Standard
Format Painter button, hanya dengan mengklik cell dengan format yang
kita inginkan, klik Format Painter button, dan pilih cell tujuan.
Tentu jika kita ingin merubah format seluruh worksheet, Format Painter
Style tidaklah efisien. Excel memberikan tool AutoFormat yang mana

33
mertupakan pola predefined format untuk kelompok cell. Untuk
menggunakan AutoFormat, klik cell yang ingin diformat, pada menu Format,
klik AutoFormat. Pada kotak dialog AutoFormat pilih autoformat yang
diinginkan dan klik OK.
Pada latihan ini, kita membuat style, menggunakan style baru pada
label data, dan kemudian menggunakan Format Painter untuk menggunakan
style ke isi cell yang lain. Akhirnya kita menggunakan AutoFormat.
Buka file CreateNew.xls

1. Klik tab sheet January

2. Klik cell C3
3. Pada menu Format, klik Style
4. Pada kotak Style name, hapus nilai yang ada dan krtik Emphasis
5. Klik Modify. Kotak dialog Format Cells muncul
6. Klik tab Font
7. Pada kotak Font style, klik Bold Italic
8. Kik tab Alignment
9. Pada kotak Horizontal, klik panah kebawah dan dari daftar yang
muncul klik Center
10.Klik OK
11.Klik OK
12.Pada toolbar Standard, klik Format Painter button
13.Klik cell B5
14.Pilih cell A3 hingga P38
15.Pada menu Format, klik AutoFormat
16.Gulung daftar, klik daftar 3 AutoFormat dan klik OK
17.Pada toolbar Standard, klik save button
18.Tutup file

3. Membuat Bilangan mudah untuk dibaca

Merubah format cell pada worksheet dapat membuat data lebih mudah
untuk dibaca, keduanya dengan mengatur label data bagian dari data actual
dan menambahkan border untuk mendefinisikan batasan antara label dan
data menjadi lebih jelas. Tentunya, menggunakan pilihan fomat untuk
merubah font dan isi cell tidak begitu banyak menolong jika dengan tipe data
yang istimewa seperti tangal, nomor telepon atau mata uang.
Sebagai contoh. Anggaplah telepon di Amerika yang mempunyai 10
angka yang dibagi menjadi tiga angka kode area, tiga angka pertukaran, dan
empat angka jalur telepon yang ditulis dalam bentuk (###) ###-####.
Jelas mungkin kita menuliskan nomer telepon tersebut dengan format yang
diharapkan, tetapi lebih sederhana jika kita hanya mengetikkan urutan 10
angka dan Excel merubah tampilan datanya untuk kita.
Kita dapat mengharapkan format nomer telepon tersebut dengan
membuka kotak dialog Format Cells lalu ntab number dan ditampilkan pada
format kategori khusus.

34
Klik Phone Number dari daftar Type, sebagimana kita lihat dengan
membandingkan isi dari cell aktif dan isi dari bar formula dari gambar
berikut, data dasar tidak berubah, hanya tampilannya saja yang berubah.

Kita juga dapat membuat format angka khusus untuk menambahkan

kata atau kalimat ke angka dalam cell, Untuk membuatnya klik tab
Number, pada daftar Category, klik Custom untuk menampilkan format
bilangan yang ada pada daftar Type. Kita dapat mengklik format dasar
yang kita inginkan dan memodifikasinya pada kotak Type. Sebagai contoh,
klik format 0.00 menyebabkan Excel memformat bilangan dalam cell
dengan dau digit setelah titik.
Untuk membuat format khusus, klik kotak Type dan tambahkan ke
format symbol apa saja atau text yang kita inginkan. Sebagai contoh,
ketik tanda dollar dikiri format dan “per month” dikanan format yang ada
menyebabkan bilangan 1500 ditampilkan $1500.00 per month.
Pada latihan ini, kita menempatkan format tanggal, nomor telepon dan
mata uang ke sekelompok cell di worksheet. Setelah kita menempatkan
format, kita mengujinya.
Buka file EasyRead.xls

1. Klik cell B4
2. Pada menu Format, klik Cells
3. Klik tab Number
4. Pada daftar Kategori, klik Date

5. Pada daftar Type, klik*3/14/01

6. Klik OK
7. Pada toolbar Standard, klik format Painter button
8. Klik cell B5 dan tarik ke cell B23

35
 9. Klik cell J4
10.Pada menu Format, klik Cells
11.Pada daftar Kategori, klik Special
12.Pada daftar Type, klik Phone Number dan klik OK
13.Pada toolbar Standard, klik Format Painter button
14.Klik cell J5 and tarik ke cell J23
15.Klik cell K4
16.Pada menu Format, klik Cells
17.Pada daftar Category, klik Custom

18.Pada daftar Type, klik #.##0.00

19.Pada kotak Type, klik dikiri format yang ada dengan $ dan pada kanan
format “total”
20.Klik OK
21.Pada toolbar Standard, klik Format Painter button
22.Klik cell K5 dan tarik ke cell K23
23.Pada cell B4, ketik January 25, 2004 dan tekan Enter
24.Pada cell C4, ketik C100001
25.Pada cell D4, ketik Steven
26.Pada cell E4, ketik Levy
27.Pada cell f4, ketik 6789 Elm Street
28.Pada cell G4, ketik Redmond
29.Pada cell H4, ketik WA
30.Pada cell I4, ketik 87063
31.Pada cell J4, ketik 4255550102
32.Pada cell K4, ketik 2400
33.Pada toolbar Standard, klik save button
34.Tutup file

4. Merubah tampilan Data berdasarkan

Nilainya
Mencatat penjualan, batas kredit dan data bisnis lainnya pada
worksheet, mengizinkan kita membuat keputusan penting tentang bisnis kita.
Kita dapat membuat data kita menjadi lebih mudah untuk diinterpretasikan
dengan cara Excel mengubah tampilan data berdasarkan nilainya. Format ini
disebut conditional format karena data harus memenuhi kondisi tertentu.
Sebagai contoh, jika Chaterine ingin menyorot hari sabtu yang mana
penjualan harian pada perusahaan Garden melebihi $4.000, Dia dapat
mendefinisikan conditional format yang menguji nilai pada cell yang

36
mencatat total penjualan, dan akan merubah format isi cell sewaktu kondidi
terpenuhi.
Untuk membuat conditional format, klik cell yang kita inginkan, bika
menu Format, klik Conditional Foramtting untuk membuka kotak dialog
Conditional Formatting sbb:

Kotak pertama, mengizinkan kita memilih seperti apa kondisi yang mengikuti
pada isi cell atau formula. Hampir pada setiap kesempatan, kita akan
menggunakan isi cell sebagai nilai uji untuk kondisi.
Kotak Kedua, memilih perbandingan yang dibuat, tergantung pada
perbandingan yang dipilih, kotak dialog akan ada satu atau dua yang mana
kita memasukkan nilai yang digunakan pada perbandingan. Perbandingan
default between membutukan dau nilai, sebaliknya perbandingan less than
membutukan satu.
Kita juga dapat membuat kondisi lebih dari satu dengan mengklik Add button.
Pada latihan ini, kita membuat sederet conditional format utnuk
merubah tampilan data pada cell worksheet menampilkan batas kredit
pelanggan perusahaan Garden.
Buka file Conditional.xls

1. Click cell K4
2. Pada menu Format, klik Conditional Format
3. Pada kotak daftar kedua, klik panah kebawah dan kemudian dari daftar
klik between
4. Pada kotak argument pertama, ketik 1000
5. Pada kotak argument kedua, ketik 2000
6. Klik Format button
7. Klik tab Font
8. Pada kotak Color, klik panah kebawah dan kemudian, dari palete
warna, klik kotak biru
9. Klik OK
10.Klik Add button
11.Pada kotak daftar kedua, klik panah kebawah, dari daftar klik between
12.Pada kotak argument pertama, ketik 2000
13.Pada kotak argument kedua, ketik 2500
14.Klik Format button
15. Pada kotak Color, klik panah kebawah dan kemudian, dari palete
warna, klik kotak hijau
16.Klik OK
17.Klik OK
18.Pada cell K4, klik Fill handle, dan arik ke cell K6
19.Isi dari cell K5 dan K6 rubah ke $2,400.00, dan Auto Fill Options button
muncul
20.Klik Auto Fill Options button, dan dari daftar yang muncul, klil
Formatting Only. Isi dari cell K5 dan K6 kembali ke nilai sebelumnya.

37
 21.Pada toolbar Standard, klik save button
22.Tutup file

Bab IV Kolaborasi (Main Skill Number

XL03S-4)
1. Mengelola Komentar
Excel membuat mudah kita dan rekan kita untuk menyisipkan
kom,entar pada cell workbook, menambahkan pengetahuan yang mendalam
memlebih data pada cell. Sebagai contoh, jika penjualan secara pengecualian
tinggi untuk satu jam pada hari tertentu, Manajer yang bertugas dapat
menambahkan komentar pada cell yang mana Dia mencatat penjualan pada
jam tersebut.
Sewaktu kita menambahkan komentar , sebuah bendera muncul pada
sudut kanan paling atas cell. Jika penunjuk mouse melewati atas cell dengan
komentar. Komentar dapat muncul pada kotak setelah cell
Kita dapat menambahkan komentar dengan mengklik cell dan pada
menu Insert klik Comment. Sewaktu kita lakukan, bendera komentar muncul
pada cell dan kotak perintah muncul setelah cell. Kita dapat mengetik
komentar pada kotak, ketika selesai klik cell lain untuk menutup kotak.
Jika kita ingin komentar ditampilkan setiap waktu worbook dibuka, klik
kanan cell yang ada komentarnya dan kemudian klik Show, kita dapat
menyembunyikan komentar dengan mengklik Hide, Menghapusnya dengan
mengklik Delete Comment, atau membuka komentar untuk diedit dengan
mengklik Edit Comment.
Jika kita ingin memilih setiap cell yang mempunyai komentar, kita
dapat melakukannya pada menu Edit, klik Go To, pada kotak dialog Go To, klik
Special untuk menampilkan kotak dialog Go To Special, Pilih Comment dan
Klik OK.

38
 Pada latihan ini, Kita menambahkan komentar pada dua cell. Kemudian
kita menyorot cell yang mengandung komentar, mereview komentar dan
menghapusnya.
Buka File Comments.xls

1. Klik cell D3
2. Pada menu Insert, Kik Comment. Muncul area komentar

3. Klik area komentar, dan klik cell F5

4. Gerakkan mouse diatas cell D3
5. Pada menu Insert, Klik Comment
6. Pada area komentar, ketik Diharapkan dapat membuat Furniture
sendiri pada tahun 2006, klik area yang lain untuk menutup komentar
7. Pada menu Edit, klik Go To. Muncul kotak dialog Go To
8. Klik Special. Muncul kotak dialog Special
9. Pilih Comment option button dan klik OK, cell D3 dan F5 dipilih
10.Klik cell selain cell D3 atau F5, untuk membersihkan pilihan
11.Klik kanan cell D3 dan kemudian dari menu shortcut yan muncul, klik
Delete Comment. Komentar dihapus pada cell D3
12.Pada toolbar Standard, klik Save button.
13.Tutup file

39
 Bab V Mengelola Workbook (Main
Skill Number XL03S-05)
Pada Bab ini dipelajari:
1. Menggunakan daftar data sebagai Template untuk daftar yang lain
2. Membuat Hyperlink
3. Bekerja dengan lebih dari satu kumpulan Data
4. Membuat cetakan lebih mudah untuk diikuti
5. Posisi data pada dokumen
6. Mencetak Daftar Data
7. Mempublish worksheet pada web

1. Menggunakan daftar data sebagai Template

untuk daftar yang lain
Setelah kita memutuskan tipe data yang ingin disimpan pada sebuah
workbook dan seperti apa tampilan dari workbook tersebut, kita mungkin
ingin membuat workbook yang sama tanpa harus membuat semuat format
dan formula yang sama, maka setelah kita memastikan rancangan workbook
kita, kita dapat menyimpannya sebagai Template atau pola untuk workbook
yang sama yanga kana dibuat diwaktu mendatang.
Untuk membuat template dari workbook yang ada, kita simpan contoh
workbook dengan jenis file template, yang mana dengan memilihnya pada
daftar drop-down Save as type pada kotak dialog Save as. Jika kita ingin
merubah template, setelah dilakukan perubahan lalu simpan seperti biasa,
maka template kita akan berubah.
Sewaktu kita merubah tipe file ke Template, Excel merubah direktori
aktif ke default Microsoft office 2003 direktori template. Jika kita ingin
merubah direktori template kita maka pada menu Tools, klik Options, klik tab
General dan ketikan direktori yang kita inginkan pada At startup, open all files
in box.
Pada latihan ini, kita membuat sebuah template untuk menjejak
penjualan bulanan pada perusahan Garden. Kita akan menghapus worksheet

40
yang tidak dibutuhkan dari template, menyimpan file dengan tipe template
dan menggunakan template batu kita untuk membuat workbook.
Buka file TemplateStart.xls
1. Pada tab bar, disudut kiri bawah dari jendela workbook, klik kanan tab
Sheet2, dari menu shortcut, klik Delete. Sheet2 menghilang.
2. Pada tab bar, disudut kiri bawah dari jendela workbook, klik kanan tab
Sheet3, dari menu shortcut, klik Delete. Sheet3 menghilang.
3. Pada menu File, klik Save as. Muncul kotak dialog Save as.
4. Klik panah kebawah Save as type, dan dari daftar yang muncul. klik
Template(*.xlt). Direktori aktif berubah ke default Office 2003 direktori
Template.
5. Pada kotak File name, hapus nama yang ada dan ketik Monthly Sales
6. Klik Save
7. Klik button penutup Template. MonthlySales.xlt ditutup.
8. Pada menu File, klik MonthlySales
9. Klik kolom header kolom B.
10.Pada toolbar Formatting, kik button Center.
11.Pada toolbar Standard, klik button Save.
12.Klik button penutup Template. TemplateStart ditutup.
13.Pada menu View, Klik Task Pane, klik panah kebawah Task Pane dan
pilih New Woorbook. New Workbook Task Pane muncul.
14.Pada bagian template pada Task Pane, klik On my computer. Kotak
dialog template muncul.
15.Pada kotak dialog template, double klik MonthlySales.xlt. Workbook
baru bernama MonthlySales1.xls muncul.
16.Pada toolbar Standard, klik button Save.
17.Pilih MultipleSources exercise directory, dan pada kotak File name,
ketik December.
18.Klik Save
19.Pada menu Tools, klik Options
20.Klik tab General
21.Pada At startup, open all files in box, ketik C:\SBS\Excel\MultipleSources
22.Klik Cancel
23.Pada toolbar Standard, klik Button Save.
24.Tutup file

2. Membuat Hyperlink
Salah satu tanda resmi WWW (World Wide Web) adalah doumen
diterbitkan pada Web yang mempunyai acuan-acuan atau hyperlink untuk
menunjuk ke dokumen yang sama atau dolumen Web ang lain. Sebuah fungsi
Hyperlink lebih banyak seperti hubungan antara dua cell atau dua file, tapi
hyperlink dapat mencapai komputer mana saja pada Web, tidak saja pada
jaringan tertentu. Hyperrlink yang belum pernah diklik akan tampak dengan
text biru yang digarisbawahi dan hyperlink yang sudah diklik tampak dengan
text ungu digarisbawahi, tetapi setting tersebut bias dirubah.
Untuk membuat hyperlink, klik kanan cell yang ingin kita sisipkan
hyperlink, kemudian pada menu shortcut yang muncul, klik Hyperlink. Kotak
dialog Insert Hyperlink muncul.

41
Kita dapat memilih satu dari empat target dari hyperlink: an existing File or
Web page, a place in the current document, a new document you
create on the spot, or an e-mail address.
Untuk membuat hyperlink ke file yang lain atau Web page yang ingin
kita hubungkan, kita dapat mengklik button Browsed Pages atau Recent
Files untuk menampilkan Web pages atau file pada daftar History.
Jika kita ingin membuat hyperlink ke tempat lain pada dokumen Excel
sekarang, klik button Place in This Document untuk menampilkan daftar
target yang ada pada workbook sekarang.

Untuk memilih yang ingin kita rujuk, klik nama worksheet pada kotak Or
select a place in this document. Sewaktu kita melaukan itu, pada kotak
Text to display muncul nama worksheet dan cell A1.
Jika kita ingin mengacu le cell khusus pada worksheet, klik nama
worksheet pad kotak Or select a place in this document dan kemudian
rubah cell acuan pada kotak Type the cell reference.
Kita juga dapat membuat hyperlink yang membangkitkan pesan e-mail
ke alamat yang kita pilih. Untuk membuat tipe hyperlink ini, yang disebut
hyperlink mailto, klik button E-mail Address.

Pada kotak dialog yang muncul, kita dapat mengeikan e-mail address
penerima dan subjectnya. Sewaktu hyperlink diklik, program e-mail default
akan terbuka dan pesan e-mail baru akan dibuat.
Kita dapat mengedit hyperlink yang ada dengan mengklik kanan cell
yang mengandung hyperlink kemudian dari menu shortcut yang muncul, klik
Edit Hyperlink. Kita juga dapat mengklik Open Hyperlink untuk menuju ke
target atau mengklik Remove Hyperlink untuk menghapus Hyperlink.
Pada latihan ini, kita membuat hyperlink ke dokumen lain dan
hyperlink ke lokasi yang berbeda pada Workbook sekarang.
Buka Hyperlink.xls
1. Klik kanan cell D17, kemudian dari menu shortcut klik Hyperlink. Kotak
dialog Insert Hyperlink muncul.

42
 2. Klik Existing File or Web Page
3. Cari direktori C:\~\SBS\OtherProgram
4. Klik ProductList.xls
5. Pada kotak Text to display, ketik Product List dan kemudian klik OK.
Sebuah hyperlink dengan Text Product List muncul pada cell D17

6. Klik kanan cell I2, kemudian dari menu shortcut, klik Hyperlink
7. Klik Place in This Document. Kotak dialog berubah merefleksikan
pilihan kita.
8. Pada kotak Or select a place in this document, klik January
9. Pada kotak Text to display, ketik January dan kemudian klik OK.
Hyperlink dengan text January details muncul pada cell I2

10.Klik kanan cell I2, kemudian klik Edit Hyperlink. Kotak dialog Edit
Hyperlink muncul.
11.Pada kotak Text to display, ketik January sales dan klik OK. Tampilan
Text cell I2 berubah menjadi January sales.
12.Klik hyperlink pada cell I2. Worksheet January muncul.
13.Pada toolbar Standard. Klik button Save.
14.Tutup file

3. Bekerja dengan lebih dari satu kumpulan

Data
Bagian penting dalam mengelola data excel secara efektif adalah
dengan mengorganisasikannya pada workbook. Sebagai contoh, kita dapat
membuat workbook untuk menjejak penjualan pada tahun baru atau
menambahkan worksheet pada workbook untuk memelihara catatan kategori
produk baru. Ketika kita menyimpan data kita pada lebih satu workbook, kita
membutuhkan cara untuk bekerja dengan banyak workbook secara
bersamaan.
Untuk membuka lebih dari satu workbook pada saat yang sama, Klik
button Open, pada kotak dialog Open, tekan terus , klik file yang ingin
kita buka dan klik Open.
Setelah beberapa workbook dibuka kita dapat mengatur workbook
pada jendela excel sehingga mudah untuk diakses dengan cara pada menu
Window, klik Arrange dan pada kotak dialog Arrange Windows, pilih
Cascade. Sewaktu kita melakukan ini workbook akan diatur sebagai berikut:

43
 Pada latihan ini, kita membuka beberapa workbook, merubah
bagaimana workbook ditampilkan, menyisipkan dua worksheet ke
workbook, mengurut kembali worksheet, menyembunyikan salahsatu
worksheet dan kemudian merubah warna tab dari worksheet.

1. Pada toolbar Standard, klik button Open

2. Tekan terus Ctrl key lalu klik January.xls, February.xls dan March.xls
dan kemudian klik Open.
3. Klik menu Window, klik January.xls
4. Pada menu Window, klik Arrange. Kotak dialog Arrange muncul.

5. Klik Cascade dan klik OK

6. Klik bar judul January.xls
7. Pada menu File. Klik Save As.
8. Pada kotak File name, ketik FirstQuarter dan klik Save
9. Klik bar judul February.xls
10.Pada bar Tab, klik kanan tab February dan dari menu shortcut yang
muncul, klik Move or Copy. Kotak dialog Move or Copy muncul..

11.Klik panah kebawah To book, dan kemudian dari daftar klik

FirstQuarter.xls
12.Pada daftar Before sheet, klik (move to end).
13.Pada bawah kotak dialog Move or Copy, pilih kotak Create a copy .
14.Klik OK
15.Pilih cell D38 hingga O38.
16.Klik buton Error Options, kemudian dari menu shortcut yang
muncul, klik Ignore Error. Tanda salah menghilang.
17.Klik judul bar March.xls

44
 18.Pada bar tab, klik kanan tab March dan kemudian dari menu
shortcut, klik Move or Copy.
19.Klik panah kebawah To Book, kemudian dari daftar yang muncul,
klik FirstQuarter.xls
20.Pada daftar Before sheet, klik February.
21.Pada bawah kotak dialog Move or Copy, pilih kotak check Create a
copy.
22.Klik OK. Worksheet March muncul pada FirstQuarter.xls, bagian kiri
tab February.
23.Pilih cell D38 hingga O38. Button Error Options muncul
24.Klik button Error Options, dari menu shortcut, klik Ignorre Error.
25.Pada bar tab, tarik tab February ke kiri dari tab March. Sewaktu
menarik tab February, sebuah garis muncul sebgai tanda tempat
tab February.
26.Pada bar tab, klik tab January, kemudian pada menu Format, tunjuk
Sheet dan klik Hide. Sheet January menghilang.
27.Pada bar tab, klik kanan tab March, dan kemudian dari menu
shortcut, klik tab Color. Kotak dialog Format Tab Colot muncul.
28.Klik kotak warna Birum dan klik OK.
29.Klik tab February. Tab March berubah menjadi biru.
30.Pada toolbar Standard, klik button Save.
31.Tutup file.

4. Membuat Cetakan lebih mudah untuk diikuti

Merubah tampilan data kita di worksheet dapat membuat data kita
lebih mudah untuk dimengerti, tetapi tidak mengkomunikasikan kapan
worksheet terakhir dibuka dan oleh siapa. Kita dapat selalu menambahkan
informasi kebagian atas setiap halaman yang dicetak, tetapi kita harus
merubah tanggal sekarang setiap waktu dokumen dibuka.

Jika kita ingin meyakinkan informasi yang sama muncul pada bagian atas
atau bawah halaman yang dicetak, kita dapat mengunakan header atau
footer. Untuk membuka Header atu Footer, buka kotak dialog Page Setup
lalu klik tab Header/Footer.

Pada latihan ini, kita membuat header khusus dan footer khusus untuk
workbook. Kita menambahkan gambar pada footer dan mengedit gambar
dengan ormat Picture.
Buka file Follow.xls

1. Pada menu View, klik Header and Footer

45
2. Klik Custom Footer button

3. Klik kotak bagian Center, dan klik Insert Picture button

4. Cari folder yang memuat logo perusahaan Garden, dan kemudian
double klik file
5. Klik Format Picture button

6. Pilih kotak check Lock aspect ratio

7. Pada kotak Height, ketik 50%, dan kemudian klik OK
8. Pada kotak dialog Footer, klik OK
9. Klik Custom Header button
10.Klik bagian kotak Left, dan klik Date button
11.Klik bagian kotak Right, dan klik Page Number button
12.Klik OK
13.Klik Print Preview button

46
 14.Klik Close
15.Klik cell E2
16.Pada menu Edit, tunjuk Clear, dan kemudian klik All
17.Isi dari gabungan cell hilang, dan cell tidak tergabung
18.Pada toolbar Standard, klik Save button
19.Tutup file

5. Posisi Data pada Cetakan

Kita dapat merubah properties workbook untuk meyakinkan worksheet
menampilkan semua informasi dan mencetak ditengah-tengah halaman.
Pada properties workbook, kita dapat merubah margin, atau batas antara
bagian yang berbeda dari halaman yang dicetak. Kita dapat melihat margin
dokumen dan isi header, footer dan body muncul dalam hubungannya
dengan margin pada jendela Print Preview.

Pada gambar diatas, logo pada footer melimpah ke margin atas dari footer.
Untuk memindahkan overlap, kita dapat menggerakkan margin atas footer
keatas, menaikkan ruangan untuk footer. Menaikkan ukuran footer
emngurangi ukuran body worksheet, berarti makin sedikit baris yang dicetak
per halaman.
Masalah lain dengan cetakan worksheet adalah data pada worksheet
cenderung utnuk membesar secara horizontal daripada ukuran standard
kertas. Sebagai contoh, data pada worksheet pada gambar sebelumnya,
beberap kolom lebih besar dari standard kertas. Kita sapat menggunakan
kontrol pada kotak dialog Page Setup untuk merubah penjajaran dari baris
dan kolom pada halaman. Ketika kolom mengikuti tepi panjang dari kertas,
halaman disusun dalam mode Portrait, sewaktu kolom mengikuti tepi
pendek dari kertas, halaman disusun dalam mode Landscape.

Pada latihan ini, kita merubah margin pada workbook, untuk

menghentikan gambar overlap dengan data pada body worksheet. Kemudian
kita merubah penjajaran dari workbook sehingga isinya disusun dalam mode
Landscape dan ditengah halaman cetak.
Buka file Margin.xls

1. Pada toolbar Standard, klik Print Preview button

2. Klik Margins

47
 3. Tarik garis kedua margin dari bawah halaman keatas hingga gambar
jadi jelas.
4. Klik Setup
5. Klik tab Page
6. Klik Ladscape option button
7. Pilih Fit to option button dan atur ke 1 halaman lebar kali 1 halaman
tinggi
8. Pada tengah halaman dari tab page, pilih kotak check keduanya
Horizontally dan Vertically
9. Klik OK

10. Klik Close

11.Pada toolbar Standard, klik Save button
12.Tutup file

6. Mencetak Daftar Data

Salah satu pertimbangan yang sangat penting dalam membuat kertas
salinan dari dolumen excel adalah menentukan bagaimana kamu ingin data
kita muncul pada halaman yang dicetak. Sebagai contoh, kita dapat
memutuskan seberapa jauh dari data tepi halaman dimulai, merubah urutan
bagaimana halaman dicetak dan merubah akhir halaman yang dicetak da
nmemulai halaman berikutnya.
Kita dapat melihat worksheet yang akan dicetak dengan mengklik
button Print Preview pada toolbar Standard. Sewaktu kita melakukan hal itu

48
excel menampilkan worksheet aktif pada jendela Print Preview. Sewaktu
worksheet terbuka dijendela Print Preview, kita dapat menggunakan button
pada bagian atas jendela untuk merubah bagaimana worksheet akan tampak
sewaktu dicetak. Dengan mengklik button Setup, maka kotak dialog Page
setup akan muncul, disini kita dapat merubah orientasi kertas Portrait atau
Landscape, merubah batas Margin dan lain-lain.
Kita juga dapat melihat detail dari bagaian worksheet dengan mengklik
button Zoom. Mengklik button Zoom menggandakan ukuran dokumen pada
Jendela, mengkliknya kembali mengembalikan ukuran dokumen ke ukuran
normal.
Cara lain untuk merubah bentuk worksheet yang akan dicetak adalah
dengan merubah dimana excel menetapkan Page breaks, atau menunjuk
dimana excel mencetak semua data berikutnya. Kita dapat melakukannya
secara tidak langsung dengan merubah margin worksheet, tetapi kita juga
dapat melakukanny secara langsung dengan menampilkan dokumen pada
mode Page Break Preview dengan mengklik button Page Break Preview.

Garis biru pada jendela mewakili page break. Untuk memindahkan page
break, kita dapat menarik garis yang mewakili page break ke posisi yang
baru. Excel akan merubah property worksheet sehingga area yang kita
definisikan akan dicetak pada halaman tunggal. Untuk keluar dari mode page
break, klik Normal pada menu View.
Sewaktu melihat dokumen pada mode Page break, excel
mengindikasikan urutan halaman yang akan dicetak dengan kata-kata abu-
abu muda pada halaman worksheet. Kita dapat merubah urutan halaman
yang akan dicetak dengan mengklik button Setup dan pada kotak dialog Page
Setup, klik halaman Sheet. Pada halaman Sheet, pemilihan Over then down
button akan merubah urutan worksheet yang kan dicetak dari defaultnya
Down then over.
Pilihan yang berguna pada halaman Sheet pada kotak dialog Page
setup adalah kotak Cell errors as, yang mengizinkan kita memilih
bagaimana excel akan mencetak kesalahan pada worksheet. Kita dapat
mencetak kesalahan sebagaimana adanya, mencetak cell kosong pada
tempat kesalahan atau memilih satu dari dua pesan kesalahan yang bukan
standard excel.
Setelah kita menyiapkan worksheet untuk dicetak, kita dapat
mencetaknya dengan membuka kotak dialog Print. Pada kotak dialog Print,
kita dapat memilih halaman worksheet yang akan dicetak. Untuk mencetak
seluruh halaman worksheet, pilih All option button pada bagian Print range

49
kemudian klik OK. Untuk mencetak setiap worksheet pada workbook aktif,
pilih Entire Workbook option button pada bagian Print what.
Jika kita ingin mencetak lebih dari satu worksheet dari workbook aktif,
tetapi tidak setipa worksheet pada workbook, kita dapat memilih worksheet
yang akan dicetak, dengan menekan terus kunci Ctrl dan mengklik tab sheet
dari worksheet dan kemudian klik button Print.
Pada latihan ini kita kan melihat worksheet sebwlum dicetak, merubah
printer setup, merubah margin dokumen, memperbesar bagian halaman,
melihat dan merubah page break worksheet, merubah urutan halaman yang
dicetak, menyembunyikan kesalahan pada worksheet dan kemudian
mencetak worksheet yang tidak berdekatan/berurutan pada workbook.
Bukad file Printing.xls
1. Klik tab sheet January
2. Pada toolbar Standard, klik button Print Preview. Worksheet muncul
pada mode Preview.
3. Klik Setup

4. Klik button Zoom. Excel meningkatkan ukuran dokumen

5. Klik button Zoom. Excel menurunkan ukuran dokumen.
6. pada bagian Orientation pada tab Page, pilih Landscape option button
kemudian klik OK. Kotak dialog Page setup ditutup dan aktif worksheet
muncul kembali pada mode Preview.
7. Klik Margin. Garis margin muncul pada wprksheet.

8. Gerakkan penunjuk mouse diats garis margin kedua, kemudian

sewaktup penunjuk mouse berubah menjadi dua panah vertical, tarik
garis margin hingga diatas logo.
9. Klik Page Break Preview
10.Jika kotak pesan muncul, klik OK untuk menutupnya. Jendela Print
Preview ditutup. Worksheet aktif muncul, dengan page break

50
 diindikasikan oleh garis biru dan urutan pencetakan diindikasikan
dengan text abu-abu pada latar belakang halaman.
11.Traik garis page break pada batas kolom I dan J ke batas kolom G dan
H. Excel memberi halaman pada dokumen sesuai dengan posisi page
break yang baru.
12.Pada menu View, klik Normal. Excel merubah dolumen dari mode page
break ke normal.
13.Pada menu File, kli Page Setup
14.Klik tab Sheet

15.Pada bagian Page Order, pilih button option Over, then down
16.Pada bagian Print, klik kotak Cell errors as dan kemudian dari daftar
yang muncul klik <blank>.
17.Klik tab Page
18.Pilih button option Adjust to, kemudian pada kotak Adjust to ketik 100
19.Klik OK
20.Tekan terus kunci Ctrl, lalu klik tab March pada bar tab. Worksheet
January dan March menjadi aktif.
21.Pada menu File, klik Print
22.Pada bagian Print what, yakinkan button option Active sheet(s) dipilih.
23.Klik OK untuk mencetak worksheet, atau mengklik Cancel untuk
menghindari mencetak worksheet yang dipilih.
24.Pada toolbar Standard, Klik button Save
25.Tutup file.

7. Mempublish worksheet pada web

Sebagai tambahan, Excel mempunyai kemampuan untuk menyimpan
Workbook sebagai file HTML, kita juga dapat menyimpai worksheet sebagai
file HTML yakni dengan Save as Web Page pada kotak dialog Save As pada
menu File.
Memilih button option Selection:Sheet memerintahkan Excel untuk
menyimpan worksheet aktif sebagai dokumen HTML. Kita juga dapat
merubah judul yang muncul pada bar judul dari file sewaktu dibuka pada Web
browser, mengizinkan orang yang melihat berinteraksi dengan file setelah
diterbitkan pada Web, dan memerintahkan Excel memperbaharui file Web
kapanpun file diperbaharui.
Jika diinginkan, kita dapat menyimpan sebarang file HTML pada folder
terpisah, Untuk membuat folder, pada menu File, klik Open. Pada kotak
dialog Open, klik button Create New Folder untuk membuat folder baru pada
dalam folder sekarang. Kita dapat mengubah nama folder dengan mengklik

51
kanan ikonnya, memilih Rename pada menu shorcut dan kemudian ketikkan
nama folder yang baru.
Sewaktu membuka dokumen HTML pada Web browser, judul akan
muncul pada bar judul dokumen. Kita dapat mengset judul workbook atau
worksheet yang kita simpan ke file Web deng mengklik button Publish untuk
menampilkan kotak dialog Publish as Web Page, klik button change pada
bagian Publish as, membuka kotak dialog lain, yang mana kita dapat
mengetikkan judul untuk dokumen excel.
Pada beberapa pilihan yang dapat kita set pada kotak dialog Publish as
Web Page. Sebagai contoh, kita dapat mengizinkan rekan kita berinteraksi
dengan workbook atau worksheet yang kit simpan sebagai HTML dokumen
dengan cara memilih kotak check Add Interactivity with, pilih
Spreadsheet functionality pada daftar, yakinkan kotak check Open
published web page in browser dipilih dan kemudian klik Publish.
Setelah di download disuatu website yang dapat diakses secara
internet atau intranet, kita dan reakn kita dapat berinteraksi dengan
worksheet dengan mengedit cell, sorting, filtering atau menghitung dengan
formula.
Pada latihan ini, kita kan menerbitkan sebuah worksheet pada Web,
mengset judul worksheet, membuat worksheet menjadi interaktif, merubah
format elemen worksheet pada Web browser, dan mengaktifkan
AutoRepublish sehingga setiap perubahan pada dokumen asli ditampilkan
pada dokumen Web.
Buka file Publish.xls

1. Pada bar tab, klik sheet January untuk menampilkan worksheet

January.
2. Pada menu File, klik Save as Web Page
3. Pada Kotak File name, ketik Publish.
4. Pada bagian Save dari kotak dialog, pilih button option Selection:sheet
untuk mnerbitkan worksheet pada Web.
5. Pada bagian Save dari kotak dialog, pilih kotak check Add Interactivity
dan Klik Publish. Muncul kotak dialog sbb.

6. Pada bagian Publish, klik button Change. Kotak dialog Set title muncul
7. Pada kotak Title, ketik January Sales Data dan klik OK. Kotak dialog
hilang, January Sales Data muncul pada judul halaman Web.
8. Pilih kotak check AutoRepublish every time this workbook is saved.
9. Pilih kotak check Open published web page in browser dan kemudian
klik Publish. Workbook muncul pada Internet Explorer.

52
10.Klik cell B5, kemudian pada toolbar interactivity, klik button Commands
and Options. Muncul kotak dialog.
11.Klik tab Format.

12.Pada bagian Text format dari kotak dialog, klik button Allign Left. Isi cell
B5 disejajarkan ke tepi kiri dari cell.
13.Pada kotak dialog Commands and Options, klik button Close

53