PROGRAM PENDIDIKAN TERAPAN

BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI (PRODISTIK)

Kerjasama ITS dan MA/SMA

Sekretariat :
Gedung BAAK ITS Lantai 2 Ruang PRODISTIK
Kampus ITS Sukolilo - Surabaya 60111
Telp: 082115154449 E-mail : [email protected] Website : www.prodistik.or.id
 BAB
I
SASARAN:
MEMBUAT DOKUMEN

Setelah mempelajari bab ini, peserta diharapkan mampu :

 Memahami interface dan icon di Microsoft Word
 Mengaktifkan menu-menu yang ada di Microsoft Word
 Membuat, menyimpan, mengedit dan memanggil dokumen
 Meng-copy dan memindah Naskah

Microsoft Word adalah aplikasi pengolah kata yang dikembangkan oleh

Microsoft dan di dalamnya terdapat satu paket microsoft office yang berisi microsoft
word, microsoft excel, microsoft power point, microsoft office publisher microsoft
office access dan lain-lain. Microsoft Word 2010 ini merupakan hasil pengembangan
dari versi sebelumnya dengan penambahan beberapa fitur untuk memudahkan
pengguna. Beberapa fitur tambahan tersebut di antaranya :
 Dapat menyimpan langsung dalam format PDF tanpa bantuan pihak ketiga
( File – Save as – PDF)
 Tambahan fitur Text effect seperti yang ada pada Microsoft power point bisa
juga digunakan pada Microsoft word 2010 ini.
 Pada menu Insert terdapat tambahan menu Screenshoot yang memudahkan
untuk meng capture lebih cepat tanpa harus mengedit terlebih dahulu.
 Fitur baru Paste option Microsoft word 2010 memudahkan pengguna untuk
meng-copy teks dari website.
 Terdapat menu INFO yang bisa memberikan fasilitas keamanan data bagi
penggunanya, dengan cara memberikan proteksi pada dokumen ( File – Info –
Protect – Document). Dan masih banyak lagi tambahan fitur lainnya.
Microsoft Word memiliki fungsi utama untuk mengetik teks atau mengolah kata
menjadi informasi yang dibutuhkan, Mengolah tabel dan perhitungannya, Mengolah
data menjadi grafik dan masih banyak lagi. Sehingga sangat bermanfaat membantu
pengguna komputer dalam mengerjakan tugas sehari-hari, seperti membuat surat,
membuat karya tulis, skripsi, dan CV (Curriculum Vitae).

Halaman | 1
1.1 Interface dan icon di Microsoft Word
Beberapa langkah untuk membuka aplikasi komputer termasuk Microsoft word di
antaranya :
a. Klik Start button lalu lanjutkan klik All Program > Klik Microsoft Office > pilih
Microsoft Word

b. Double klik shortcut yang ada pada tampilan desktop komputer

c. Tekan tombol windows + R bersamaan, pada kotak dialog Run ketikkan

“winword” > klik OK atau tekan enter

Berikut adalah interface dan icon Microsoft word 2010

Gambar 1. 1 Interface Microsoft Word 2010

Halaman | 2
 Tab File
Merupakan tombol yang berisi perintah-perintah standard untuk
mengoperasikan file
 Quick Access
Tombol perintah pada microsoft office yang kemungkinan sering digunakan.
 Tab Menu
Bagian yang berbentuk tabulasi dan berisi serangkaian group yang memuat
beberapa tombol perintah.
 Title Bar
Menampilkan judul/nama dari dokumen yang sedang aktif
 Ribbon Menu
merupakan area yang menampilkan tab yang aktif yang didalamnya terdiri dari
group –group.
 Control Windows
Minimize : mengecilkan atau menyembunyikan jendela Microsoft Word.
Restore/Maximize : memperbesar kembali jendela Microsoft Word.
Close/Exit : menutup jendela atau keluar dari Microsoft Word
 View Ruler
Menampak atau menyembunyikan penggaris
 Ruler Horizontal
Penggaris horizontal yang digunakan untuk mengatur margin pada lembar kerja.
 Ruler Vertikal
Penggaris Vertikal yang digunakan untuk mengatur margin pada lembar kerja
 Scroll Bar
menggerakan halaman secara vertikal maupun horizontal.
 Text Area
Halaman kosong yang digunakan untuk membuat dokomen teks, gambar, tabel atau
grafik
 Documen View
Mengatur tampilan halaman kerja.
 Control Zoom
Memperbesar dan memperkecil tampilan lembar kerja.
 Control Tabulasi
Pengaturan tabulasi yang akan digunakan untuk mengatur pengetikan
 Status Bar
menampilkan informasi tentang halaman, kita bisa mengaturnya dengan
menekan tombol klik kanan pada bar status tersebut
 Text Area
tempat untuk mengetikan teks/dokumen yang akan dibuat

Halaman | 3
1.2 Mengaktifkan menu-menu yang ada di Microsoft Word
Sebelum mengenal lebih jauh menu Microsoft Word, perlu dipahami terlebih dahulu apa
itu Tab, Ribbon dan Group.

 Tab adalah sederetan menu yang ditandai dengan teks. terdiri dari tab File, Insert,
Page Layout, References, Maillings, Review, View

Gambar 1. 2 Menu Tab Microsoft Word

 Ribbon adalah sekumpulan menu dalam setiap Tab.

Gambar 1. 3 Menu Ribbon dan Group Microsoft Word

 Group adalah kelompok menu/icon dalam tiap Ribbon

1. Tab Home (Alt + H)

a. Group Clipboard, terdiri dari :
Paste : menempelkan hasil copy atau cut.
Cut : memotong teks/objek terpilih.
Copy : menggandakan teks/objek terpilih.
Format Painter : meniru format halaman
dokumen ke dalam dokumen
lainnya.
b. Group Font, Terdiri dari :
Font : memilih jenis huruf
Font Size : mengatur ukuran huruf
Grow Font : memperbesar ukuran huruf
secara instan
Shrink Font : memperkecil ukuran huruf secara instan
Change Case : mengubah status huruf kapital/huruf kecil
Clear Formatting : menghapus pemformatan teks terpilih
Bold : menebalkan teks terpilih
Italic : memiringkan Teks terpilih
Underline : memberikan garis bawah pada teks terpilih
Strikethrough : memberikan tanda coret padateks terpilih
Subscript : mengetik karakter pemangkatan
Superscript : mengetik karakter pemangkatan
Text Effect : memberikan efek artistik pada teks terpilih
Font Color : mengatur warna teks terpilih.
Text Highlight Color : memberikan warna stabilo di belakang teks terpilih

Halaman | 4
 c. Group Paragraph, Terdiri dari :
Font : memilih jenis huruf
Font Size : mengatur ukuran huruf
Grow Font : memperbesar ukuran huruf
secara instan
Shrink Font : memperkecil ukuran huruf secara instan
Change Case : mengubah status huruf kapital/huruf kecil
Clear Formatting : menghapus pemformatan teks terpilih
Bold : menebalkan teks terpilih
Italic : memiringkan Teks terpilih
Underline : memberikan garis bawah pada teks terpilih
Strikethrough : memberikan tanda coret padateks terpilih
Subscript : mengetik karakter pemangkatan
Superscript : mengetik karakter pemangkatan
Text Effect : memberikan efek artistik pada teks terpilih
Text Highlight Color : memberikan warna stabilo di belakang teks terpilih
Font Color : mengatur warna teks terpilih.

d. Group Styles, Terdiri dari :

Heading Styles : berisi pilihan format penjudulan paragraf terpilih

Change Styles : berisi pilihan pengaturan tema paragraf

e. Group Editing, Terdiri dari :

Find : mencari kata tertentu berdasarkan input
keyword tertentu dalam suatu file
Replace : mencari dan mengganti kata yang ditemukan untuk
diganti dengan kata tertentu dalam suatu file
Select : memilih objek atau teks tertentu di dalam suatu file

2. Tab Insert (Alt + N)

a. Group Pages, terdiri dari :
Cover Page : menyisipkan serta memilih jenis
halaman sampul.
Blank Page : menyisipkan halaman kosong baru
dalam suatu file dokumen.
Break Page : memisah suatu halaman file
dokumen.
b. Group Tables, terdiri dari :
Insert Table : menyisipkan tabel melalui dialog Insert Table.
Draw Table : menyisipkan tabel dengan cara menggambar di
halaman dokumen.
Convert Text to Table : menjadikan teks terpilih berada dalam tabel.
Excel Spreadsheet : menyisipkan tabel dalam bentuk lembar kerja
Excel.
Quick Tables : menyisipkan tabel instan yang sudah tersedia
jenis dan bentuknya di dalam MS. Word 2010
Halaman | 5
 Group Illustrations, terdiri dari :
Picture : menyisipkan gambar yang
tersimpan di komputer.
Clip Art : menyisipkan gambar-gambar
ilustrasi yang tersedia di
library program.
Shapes : menyisipkan objek gambar autoshape.
SmartArt : menyisipkan gambar dalam bentuk organization.
Chart : menyisipkan grafik/diagram.
Screenshot : mengambil dan menyisipkan objek tertentu dari layar
komputer.

c. Group Links, terdiri dari :

Hyperlink : menautkan teks/objek terpilih
dengan file lain.
Bookmark : membuat penanda buku.
Cross-reference : membuat referensi antar file.

d. Group Header & Footer, terdiri dari :

Header : mengatur kepala halaman suatu file.

Footer : melakukan setting terhadap kaki
halaman suatu file.
Page Number : melakukan setting terhadap homor halaman.

e. Group Text, terdiri dari :

Text Box : menyisipkan kotak yang
dapat diisi dengan teks.
Quick Parts : mengatur teks otomatis dll.
WordArt : menyisipkan teks bergaya artistik.
Drop Cap : menyisipkan huruf kapital besar pada awal paragraf.
Signature Line : menyisipkan tanda tangan digital.
Date & Time : menyisipkan tanggal dan waktu terkini.
Object : menyisipkan objek dengan ekstensi OLE (Object Linking
Embedded)

f. Group Symbol, terdiri dari :

Equation : menyisipkan simbol-simbol persamaan,
terutama dalam bidang MIPA.
Symbol : menyisipkan karakter khusus.

3. Tab Page Layout (Alt + P)

a. Group Themes, terdiri dari :
Themes : mengatur tema yang meliputi tampilan halaman,
warna halaman, dan warna font.
Colors : mengatur warna tema halaman.
Fonts : mengubah tema huruf yang akan digunakan.
Effects : mengatur efek pada objek shape yang berada pada tema.

Halaman | 6
 b. Group Page Setup, terdiri dari :
Margins : mengatur batas teks pada
dokumen.
Orientation : mengatur posisi halaman
(potrait/landscape).
Size : mengatur ukuran kertas yang digunakan.
Columns : mengatur kolom pada dokumen.
Breaks : mengatur kontinuitas halaman maupun kolom.
Line Numbers : mengatur kontinuitas nomor baris teks.
Hyphenation : memisahkan suku kata dengan tanda hubung secara
otomatis.
c. Group Page Background, terdiri dari :
Watermark : memberikan efek air di belakang teks.
Page Color : memberikan warna halaman pada
dokumen.
Page Borders : memberikan garis tepi pada halaman.

d. Group Paragraph, terdiri dari :

Indent : mengatur batas teks.
Spacing : mengatur jarak antar paragraf.

e. Group Arrange, terdiri dari :

Position : mengatur posisi objek pada
dokumen.
Wrap Text : mengatur posisi objek dalam
kaitannya dengan paragraf.
Bring Forward : memposisikan suatu objek di depan objek lainnya.
Send Backward : menaruh objek terpilih ke belakang objek lainnya.
Selection Pane : menampilkan panel navigasi objek.
Align : mengatur posisi objek lepas.
Group : mengumpulkan beberapa objek menjadi satu grup.
Rotate : memutar suatu objek.

4. Tab References (Alt + S)

a. Group Table of Contens, terdiri dari :
Table of Contens : pengelolaan daftar isi
Add Text : mengelola paragraf terpilih dalam
kaitannya sebagai entri dalam daftar
isi yang sudah dibuat.
Update Table : memperbarui daftar isi.

b. Group Footnotes, terdiri dari :

Insert Footnote : menyisipkan catatan kaki (rujukan
yang berada di bagian bawah
halaman atau footer).
Endnote : menyisipkan catatan di akhir bab.

Halaman | 7
 Next Footnote : memantau footnote dan endnote.
Show Notes : memperlihatkan lokasi catatan, baik
footnote maupun endnote.

c. Group Citations & Bibliography, terdiri dari :

Insert Citation : menyisipkan kutipan langsung pada
daerah kursor aktif.

Manage Sources : mengelola seluruh sumber kutipan yang mungkin

sudah disisipkan di semua segmen file dokumen.
Style : memilih bentuk bibliography yang diinginkan.
Bibliography : menyisipkan daftar pustaka ke dalam file dokumen
aktif.

d. Group Captions, terdiri dari :

Insert Caption : membubuhkan keterangan seputar
ilustrasi atau gambar yang sudah
disisipkan.
Insert Table of Figures : menyisipkan daftar isi
gambar yang disisipkan ke dalam
dokumen.
Update Table : melakukan pembaruan terhadap
daftar katalog gambar.
Cross-reference : menyisipkan referensi silang.

e. Group Index, terdiri dari :

Mark Entry : menandai masukan baru dalam
dokumen.
Insert index : menyisipkan daftar kata (indeks)
ke dalam dokumen.
Update Index : memperbarui daftar indeks terkini.

f. Group Table of Authorities, terdiri dari :

Mark Citation : menandai kutipan
Insert Table of Authorities : membuat daftar kutipan
Update Table : memperbaharui daftar kutipan

5. Tab Mailings (Alt + M)

a. Group Create, terdiri dari :
Envelopes : membuat dan mencetak amplop
Labels : membuat dan mencetak label

b. Group Start Mail Merge, terdiri dari :

Start Mail Merge : membuat surat yang biasa atau
berupa email untuk banyak orang.
Select Recipients : membuat daftar penerima surat.
Edit Recepient List : mengubah daftar penerima surat.

Halaman | 8
 c. Group Write & Insert Fields, terdiri dari :

Highlight Merge Fields : mempermudah mengubah informasi yang salah

Address Block : memasukan alamat pada surat yang akan dituju
Greeting Line : menambah nama sapaan
Insert Merge Field : menambah informasi mengenai penerima surat
Rules : memberikan garis dalam surat
Match Fields : membandingkan surat
Update Labels : memperbarui label surat

d. Group Preview Results, terdiri dari :

Preview Results : melihat hasil surat yang dibuat dan
daftar penerima surat.
Find Recipient : mencari daftar penerima surat.

e. Group Finish, terdiri dari :

Finish & Merge : mengetahui bahwa surat yang dibuat
sudah lengkap.

6. Tab Review (Alt + R)

a. Group Proofing, terdiri dari :

Spelling & Grammar : Menjalankan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa

dari teks atau paragraf dalam sebuah dokumen
Thesaurus : mengecek ulang pembendaharaan
Research : mengetahui data pengulangan
Word Count : memberikan data statistik tentang jumlah
halaman, kata,karaktek, paragraf, dan baris yang
terdapat dalam dokumen aktif

b. Group Language, terdiri dari :

Translate : menterjemahkan atau mentranslit
data
Language : menjalankan fasilitas penerjemah
bahasa

c. Group Comments, terdiri dari :

New Comment : memasukkan komentar baru
Delete : menghapus komentar
Previous : memperlihatkan komentar
sebelumnya
Next : memperlihatkan komentar
selanjutnya

Halaman | 9
 d. Group Tracking, terdiri dari :

Track Changes : menandai teks yang baru diubah sisinya

Final: Show Markup : Untuk menampilkan tanda finishing atau selesai
Show Markup : untuk menandai tampilan
Reviewing Pane : untuk mengecek tulisan

e. Group Changes, terdiri dari :

Accept : mengulang atau mengecek sapa yang menerima

Reject : mengulang atau melihat data apa yang telah di
buang
Previous : melihat ulang data yang lebih dahulu
Next : melanjutkan ke hal yang berikutnya

f. Group Compare, terdiri dari :

Compare : mengecek perbandingan atau untuk membandingkan

data

g. Group Protect, terdiri dari :

Block Authors : pengulangan sapa yang Pemilihan penulis buku

Restrict Editing : mengedit lah yang terbatas

7. Tab View (Alt + W)

a. Group Document Views, terdiri dari :

Print Layout : mengubah tampilan layar ke bentuk print view

Full Screen Reading : menampilkan dokumen dalam satu layar penuh
Web Layout : mengubah tampilan layar dalam bentuk web view
Outline : mengubah tampilan layar ke bentuk outline view
Draft : menampilkan draft teks untuk mempercepat pengeditan

b. Group Show, terdiri dari :

Ruler : menampilkan dan menyembunyikan
mistar/garis pengatur
Gridlines : menampilkan tanda garis pada lembar kerja
Navigation Pane : Untuk mengetahui atau menjelajahi dunia tulisan

Halaman | 10
 c. Group Zoom, terdiri dari :
Zoom : menentukan ukuran tampilan lembar kerja
pada layar
100% : memperbesar hasil lembar kerja ke ukuran
normal
One Page : membuka satu halaman
Two Page : membuka dua halaman
Page Width : mengetahui ukuran halaman

d. Group Window, terdiri dari :

New Window : membuka jendela baru

Arrange All : mengatur letak dan bentuk jendela dokumen yang aktif
agar dapat melihatseluruh dokumen aktif dengan
ukuran yang sama dalam waktu bersamaan
Split : membagi dokumen aktif menjadi dua bagian agar dapat
melihat bagian yang berbeda dari dokumen yang sama
pada waktu bersamaan
View Side by Side : melihat data yang telah disembunyikan
Synchronous Scrolling : mengatur jarak antar baris
Reset Window Position : Mengatur ulang posisi jendela berdampingan
Switch Windows : membuat beberapa jendela

e. Group Macro, terdiri dari :

Macros : membuat tulisan jadi tiga kolom pada satu halaman

1.3 Membuat, menyimpan, membuka dan mengedit dokumen

a. Membuat Dokumen
1. Klik Menu File Pilih New lanjutkan klik Blank Document lalu Create atau
(Ctrl + N)

Gambar 1. 4 Kotak dialog Dokumen baru

Halaman | 11
 2. Pada area kerja yang muncul letakkan kursor dimana akan mulai mengetik

Gambar 1. 5 Tampilan lembar kerja Microsoft Word

3. Ketik Teks Berikut :

b. Menyimpan Dokumen
Setelah mengetikan dokumen langkah untuk menyimpannya adalah
1. Klik Menu File lalu klik Save/Save As/Ctrl S/F10( )Tentukan
Directory/folder tempat menyimpan file

Gambar 1. 6 Kotak dialog penyimpanan dokumen

2. Pada File Name ketikan “LATIHAN 1” dan pilih Word Document pada Save
as Type atau memilih Word 97-2003 document agar dokumen bisa dibuka
di versi yang lebih rendah.
3. Klik tombol Save
Penyimpan dilakukan bertujuan agar dokumen tidak hilang dan bisa dibuka lagi
sewaktu-waktu. Agar dokumen bisa tersimpan secara otomatis dalam jangka
waktu tertentu, cara pengaturannya adalah :
1. Klik Tab File lalu pilih Option

Halaman | 12
 2. Muncul kotak dialog Word Options, kemudian pilih Save, dan pada Save
Autorecover Information every box, masukkan angka dalam satuan minutes
dari 1 s/d 120.

c. Proteksi / Password Pada Dokumen

 Proteksi Untuk File
1. Buka File yang akan di proteksi
2. Klik File – Info – Protect Document – Encrypt with password
3. Muncul kotak dialog masukan password sesuai dengan keinginan
4. Confirm Password ketik ulang password yang sudah dibuat
5. OK.

 Proteksi untuk isi File/Teks

Untuk memproteksi pada isi file/teks terlebih dahulu munculkan tab
Developer.
1. Klik menu File – Options
2. Pada Kotak dialog Word Options – Custom Ribbon - Developer

Gambar 1. 7 Kotak Dialog pengaturan Microsoft Word

1. Buka file
2. Klik tab Developer – Restrict Editing
3. Pada Kotak dialog Restrict Formatting and Editing
4. Ceklist Formatting Restrictions
Halaman | 13
 5. Ceklist Editing Restrictions
Pilih Comments
6. Ceklist Everyone
7. Klik Yes, Start Enforcing Protection
8. Masukan Password Proteksi
9. OK

Apabila menginginkan sebagian teks tidak terproteksi, sebelum

memberikan proteksi seleksi/blok teks yang tidak diproteksi.
Untuk menonaktifkan Proteksi pada kotak dialog Restrict Formatting and
Editing klik Stop Protection masukkan password proteksi klik OK

d. Membuka Dokumen
1. Klik menu File lalu klik Open ( Ctrl + O) akan muncul kotak dialog Open

Gambar 1. 8 Kotak dialog Membuka dokumen

2. Cari lokasi dokumen, apabila sudah ketemu klik file dokumen yang akan
dibuka, klik Open
Apabila dokumen terpassword langkahnya sama tinggal memasukkan
password saja.
Halaman | 14
 e. Mengedit Dokumen
1. Buka File yang akan diedit
2. Dokumen yang sudah terbuka bisa dikurangi atau mungkin ditambah, dan
apabila ada perubahan simpan kembali dokumen tersebut, klik File – Save
(Ctrl+S).
3. Jika menginginkan nama filenya berganti klik File pilih Save As dan berikan
nama File baru lalu klik Save

1.4 Meng-copy dan memindah Naskah

a. Meng-copy Naskah
Meng-copy (Copy) adalah menduplikasi atau menggandakan teks, langkahnya:
1. Seleksi teks yang akan diduplikasi
2. Klik tab Home pada Group Clipboard Klik Copy (Ctrl+C)

3. Letakkan kursor di mana teks tersebut akan digandakan

4. Klik icon Paste yang ada pada Group Clipboard /kanan pilih Paste( Ctrl+V)

Halaman | 15
b. Memindah naskah
1. Seleksi / seleksi teks yang akan dipindahkan
2. Klik tab Home pada Group Clipboard Klik Cut (Ctrl+X)

3. Letakkan kursor di mana teks tersebut akan dipindahkan

4. Klik icon Paste yang ada pada Group Clipboard /kanan pilih Paste( Ctrl+V)

Halaman | 16
 Tugas Bab I Petunjuk Pengerjaan !
1. Bacalah Basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa !
Tugas 1 2. Ketikkan naskah berikut
3. apabila ada teks yang sama gunakan fungsi Copy & Paste
4. Setelah selesai simpan dalam Folder KELAS sub folder Bab I dan
berikan nama file Tugas 1_Nama Anda

PROGRAM PENDIDIKAN TERAPAN BIDANG TIK

Program Pendidikan Terapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang selanjutnya
disebut PRODISTIK adalah suatu progam pendidikan yang dikembangkan oleh Institut
Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) sejak tahun 2007. Tujuan dari Prodistik adalah memberikan
pengetahuan dan ketrampilan Teknologi Informasi dan Komunikasi sejak dini kepada siswa
MA/SMA. PRODISTIK dilaksanakan sekolah/madrasah bekerjasama dengan ITS dan program
ini ditempuh selama siswa dalam masa belajar di sekolah/madrasah.

Adapun materi yang disampaikan meliputi bidang keahlian Perkantoran, Desain grafis,
Multimedia, Animasi dan programing yang terangkum dalam kurikulum Prodistik dengan beban
pendidikan 25 SKS (Satuan Kredit Semester) yang terbagi dalam 5 (lima) semester. Bidang
keahlian/bidang minat bisa diambil mulai semester III sesuai minat dari para peserta didik
PRODISTIK.

Dengan adanya program ini diharapkan lulusan dari Madrasah/sekolah akan memiliki
keterampilan di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi sebagai bekal untuk menghadapi
tantangan jaman di era globalisasi.

Halaman | 17
 BAB
II
SASARAN:
FORMAT DOKUMEN

Setelah mempelajari bab ini, peserta diharapkan mampu :

 Memformat huruf dan spasi baris
 Memformat Paragraf, Bullet Numbering & Dropcap

2.1 Memformat huruf dan spasi baris

Pengaturan atau memformat huruf dan spasi/baris hal ini dimaksudkan agar
dokumen yang sudah diketik menjadi sangat menarik, rapi dan bagus dilihat.
Adapun langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Blok judul dokumen pada group font pilih jenis huruf (font) misal : Times New
Roman, ukuran huruf ( font size ) 14, dan tambahkan efek Bold (Ctrl + B),
Italic (Ctrl + I) atau Underline (Ctrl+U).

Untuk merubah ukuran/besar kecilnya font dapat juga dilakukan dengan

menggunakan Ctrl+[ (ukuran huruf lebih kecil) dan Ctrl+] (ukuran huruf lebih
besar)
2. Klik icon menu Change case ganti bentuk huruf menjadi capital
(UPPERCASE) atau dengan menekan tombol Shift+F3.

Untuk memformat teks bisa juga melalui menu font, klik tanda panah pada
group font ( Ctrl+D)

Halaman | 18
 Selanjutnya pada kotak dialog font, rubah jenis huruf, style huruf, ukuran
huruf dan menambahkan effects sesuai pilihan effects yang ada dengan
menberikan tanda centang, dan akhiri dengan klik tombol OK.

Gambar 2. 1 Kotak dialog Format fonts

2.2 Memformat Paragraf, Bullet Numbering & Dropcap

a. Memformat Paragraf
1. Pada teks judul yang masih dalam keadaan terseleksi, masih pada tab Home
group paragraph, posisikan teks di tengah dengan klik icon center /
(Ctrl+E).
2. selanjutnya seleksi isi paragraf pertama
3. Klik icon (Ctrl+J) untuk membuat perataan kiri dan kanan /Justify.

4. Tekan (Ctrl+R) akan dihasilkan perataan kanan,

Halaman | 19
 5. Tekan (Ctrl+L) akan dihasilkan perataan teks sebelah kiri
b. Bullet Numbering
1. Seleksi Teks yang akan diberikan tanda Bullet

2. Klik Icon Bullets pada tab menu Home Group Paragraf, pilih Bullets yang
sesuai dengan keinginan

Gambar 2. 2 Kotak dialog Bullets

3. Perhatikan hasilnya, coba rubah dengan model bullets yang lain

4. Letakkan kursor/ seleksi teks pada baris pertama

Halaman | 20
 5. Klik Icon Numbering pada tab menu Home Group Paragraf, pilih jenis
Numbering

6. Perhatikan hasilnya, ulangi langkah yang sama untuk memberikan

numbering pada teks berikutnya.

c. Drop Cap
Adalah menampilkan huruf atau kata pada awal paragraf dalam ukuran yang
lebih besar agar kelihatan mencolok. Adapun langkahnya adalah sebagai
berikut :

1. Letakkan kursor pada awal paragraph baris pertama.

2. Klik tab menu Insert pada group Text, klik icon Drop cap pilih Dropped

3. Pilihan Dropped huruf yang dibesarkan berada dalam paragraf, sedangkan

In margin hurufnya diluar paragraf, dan untuk mengatur ukuran besar
kecilnya huruf gunakan Drop Cap options…

Dropped

In Margin

Halaman | 21
 Tugas Bab II Petunjuk Pengerjaan !
1. Bacalah Basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa !
2. Ketik naskah ini dan lakukan format Teks seperti naskah di bawah
Tugas 1
3. setelah selesai simpan dalam Folder KELAS sub folder Bab II dan
berikan nama file Tugas 1_Nama Anda

PROGRAM PENDIDIKAN TERAPAN BIDANG TIK

P
rogram Pendidikan Terapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang
selanjutnya disebut PRODISTIK adalah suatu progam pendidikan yang dikembangkan
oleh Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) sejak tahun 2007. Tujuan dari Prodistik
adalah memberikan pengetahuan dan ketrampilan Teknologi Informasi dan Komunikasi sejak
dini kepada siswa MA/SMA. PRODISTIK dilaksanakan sekolah/madrasah bekerjasama
dengan ITS dan program ini ditempuh selama siswa dalam masa belajar di sekolah/madrasah.

A
dapun materi yang disampaikan meliputi bidang keahlian Perkantoran, Desain grafis,
Multimedia, Animasi dan programing yang terangkum dalam kurikulum Prodistik dengan
beban pendidikan 25 SKS (Satuan Kredit Semester) yang terbagi dalam 5 (lima) semester.
Bidang keahlian/bidang minat bisa diambil mulai semester III sesuai minat dari para peserta
didik PRODISTIK.
Program Pendidikan Terapan Bidang TIK menawarkan beberapa pilihan bidang keahlian
di antaranya :
1. Perkantoran
2. Desain grafis
3. Multimedia
4. Animasi
5. Programming
Pada semester I dan II semua bidang keahlian akan mendapatkan materi yang sama, yaitu :
 Semester I
 Operating System
 Microsoft Word
 Microsoft Excel
 Semester II
 Internet
 Microsoft Power Point
 Basic Design Grafis

Denganketerampilan
adanya program ini diharapkan lulusan dari Madrasah/sekolah akan memiliki
di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi sebagai bekal
untuk menghadapi tantangan jaman di era globalisasi.

Halaman | 22
 BAB
III
SASARAN:
MENGATUR LEMBAR KERJA

Setelah mempelajari bab ini, peserta diharapkan mampu :

 Mengatur layout.
 Mengatur tabulasi
 Mengatur jarak paragraf
 Mengatur orientasi halaman
 Membuat bingkai dokumen

3.1 Mengatur layout

Pada tab Page Layout, dibagian Group Page Setup, klik Margins lalu pilih Custom
Margins... atau klik Size lalu pilih more paper sizes …

Gambar 3. 1 Kotak dialog Page setup

a. Tab Margins
 Margins
Top : mengatur jarak/batas antara bagian atas teks pada
dokumen dengan tepi kertas bagian atas
Bottom : mengatur jarak/batas antara bagian bawah teks pada dokumen
dengan tepi kertas bagian bawah
Left : mengatur jarak/batas antara bagian kiri teks pada dokumen
dengan tepi kertas bagian kiri
Right : mengatur jarak/batas antara bagian kanan teks pada dokumen
dengan tepi kertas bagian kanan
Gutter : memberi jarak tertentu pada tepi kiri atau atas kertas dengan
tujuan memberi ruang kosong untuk penjilidan
Gutter Position : menentukan pada posisi mana gutter ini diterapkan (kiri atau
atas)

Halaman | 23
  Orientation
Portrait : menentukan posisi kertas dengan arah tegak (vertical)
Landscape : menentukan posisi kertas dengan arah melebar (horizontal)

 Pages / Multiple Pages

Normal
Mirror Margins : Untuk mengatur halaman secara bolak – balik sehingga bisa
dicetak bolak – balik, biasanya digunakan untuk membuat
buku
2 page per sheet : Untuk mengatur dokumen agar bisa dicetak 2 halaman dalam
satu kertas
Book fold : Format buku lipat

 Preview / Apply to
Whole Document : Agar semua perubahan margin berlaku, untuk seluruh
halaman pada dokumen
This Point Forward / Selected text : Agar perubahan margin berlaku mulai posisi
kursor hingga akhir naskah

b. Tab Paper
 Paper Size
untuk memilih ukuran kertas. anda bisa menentukan ukuran kertas sendiri
dengan memilih “costum size” atau langsung ketik ukuran lebar di width dan
panjang di height.
 Paper Source
First Page : Spesifikasi atau sumber kertas yang digunakan pada halaman
pertama dari seluruh dokumen. (tergantung dari printer yang
terinstal)
Other Page : Spesifikasi atau sumber kertas yang digunakan pada seluruh
halaman dalam dokumen selain halaman pertama. (tergantung
dari printer yang terinstal)

c. Tab Layout
 Section
Section start : Pilihan di dokumen mana pengaturan page setup akan
diterapkan
Different Odd and Even :
Membuat header atau footer yang berbeda antara halaman
genap dan halaman ganjil.
Different First Page :
Membuat header atau footer yang berbeda pada halaman
pertama dari seluruh dokumen.
 From Edge
Header : Menentukan posisi atau jarak header antara tepi atas kertas ke
posisi header.
Footer : Menentukan posisi atau jarak footer antara tepi bawah kertas
ke posisi footer.

Halaman | 24
  Page
Vertikal Aligment : Menentukan susunan teks secara vertikal antara margin
atas dan bawah dari halaman. Pengaturan akan berfungsi
apabila halaman penuh.
 Apply to
Menerapkan pengaturan yang sudah anda lakukan berlaku untuk sebagian atau
seluruh dokumen.
 Line Number
Menambah atau menghapus line number (nomor baris) di bagian dokumen yang
dipilih. Biasanya untuk membuat list numbering
 Border
Mengatur atau memberi bingkai pada halaman dalam dokumen.
 Default
Mengembalikan pengaturan page setup sesuai dengan pengaturan aslinya atau
standart template pada word

3.2 Mengatur Tabulasi

Tabulasi adalah bagian dari Ruler yang berada di bawah menu ribbon dan merupakan
salah satu fasilitas untuk mengatur teks dengan menggunakan bantuan tombol Tab pada
keyboard agar Nampak rapi dan lurus. Dengan menekan tombol Tab kursor akan
melompat sejauh 1,27 cm atau 0,5 inch.

Untuk mengetahui atau mengganti tanda tabulasi klik pada kotak control tabulasi. Ada
beberapa jenis tabulasi, antara lain :
Tanda Left Tab berfungsi untuk meratakan Sebelah kiri

Tanda Center Tab berfungsi membuat perataan tengah lurus tanda tab

Tanda Right Tab berfungsi untuk meratakan Sebelah kanan

Tanda Desimal Tab berfungsi untuk memformat perataan angka decimal

sesuai dengan tanda koma.
Tanda Bar tab berfungsi untuk membuat tanda lurus/garis vertical
tanda tabulasi
Untuk memahami penggunaan tabulasi ikuti langkah berikut :
1. Buat beberapa tanda tabulasi (Left Tab, Bar Tab, Center Tab, Right Tab,
Decimal Tab)seperti di bawah ini dengan cara klik pada ruler

Halaman | 25
2. Ketikan tiga kata “PRODISTIK” pada baris pertama pisahkan dengan
menekan tombol Tab di keyboard luruskan dengan tanda tabulasi
, , , dan ketikkan angka 2016 lurus dengan tanda
3. Pada baris kedua Ketikan tiga kalimat “ ITS SURABAYA” juga pisahkan
dengan menekan tombol Tab di keyboard luruskan dengan tanda tabulasi
, , , dan ketikkan angka 20.16 lurus dengan tanda
4. Perhatikan hasilnya

Pengaturan Tab juga bisa dilakukan dengan cara :

1. klik tanda panah pada menu
Group Paragraph
2. Setelah muncul kotak dialog Paragraph
lanjutkan dengan klik Tabs…

3. Pada kotak dialog Tabs isikan

pengaturan Tab sesuai dengan
kebutuhan
Gambar 3. 2 Kotak dialog Paragraph

Tab stop position : untuk mengisikan

jarak berhentinya lompatan Tab
Alignment : untuk memilih perataan /
Tab yang akan digunakan
Leader : untuk memberikan tanda
lompatan Tab
Set : mengunci tanda Tab
Clear : menghapus tanda Tab
Clear All : Membersihkan seluruh tanda
Gambar 3. 3 Kotak dialog Tabs
Tab

Halaman | 26
 Di samping Tabulasi pada Tab Control juga terdapat Indent
First line indent untuk mengatur teks dalam paragraph pada baris
pertama
Hanging Indent untuk mengatur teks dalam satu paragraf pada baris
kedua dan seterusnya
Cara penggunaannya :
1. Tentukan Teks yang akan diatur
2. Pada kotak Tabulasi temukan First Line Indent, lalu klik pada ruler
3. Posisi First Line Indent akan berpindah dan diikuti oleh teks pada baris
pertama dari paragraf yang di tempati kursor.

4. Ganti tanda tabulasi dengan Hanging Indent, Seperti langkah di atas klik
ruler sehingga posisi hanging indent akan berpindah dan diikuti teks pada
baris kedua dan seterus pada paragraf yang ditempati kursor.

3.3 Mengatur Jarak Paragraf

a. Mengatur jarak baris

1. Seleksi teks yang akan diatur jarak barisnya
2. Klik tab Home, pada group Paragraph pilih jarak baris yang dinginkan

Spasi yang sering kali pakai, spasi 1 (Ctrl + 1), Spasi 2 (Ctrl + 2) dan spasi
1,5 (Ctrl + 5)

Halaman | 27
 b. Mengatur Jarak Paragraf
1. Seleksi semua teks (Ctrl+A), klik tab Home, klik tombol pada group
Paragraph

2. Pada kotak dialog pada tab Indents and spacing, isikan Spacing Before : 10,
After : 10, lalu klik OK

3. Dan apabila diperlukan pengaturan jarak indentasi/jarak teks terhadap

margin kiri, isikan Indentation Left : 1, Right : 0 lalu klik OK

3.4 Mengatur Orientasi Halaman

1. Pada tab Page Layout, dibagian group Page Setup, klik Orientation
Orientasi halaman dapat memilih salah satu portrait/vertikal atau landscape/horizontal
untuk semua atau bagian dari dokumen.

2. Tetap pada tab Page Layout, dibagian group Page Setup, klik Margins
Halaman | 28
 3. Di bagian bawah drop down menu galeri Margins, klik Custom Margins
4. Kotak dialog Page Setup akan muncul.

5. Masukkan nilai baru untuk margin pada semua atau beberapa, Atas Bawah, Kiri atau
Kanan
6. Klik OK

3.5 Membuat bingkai dokumen

1. Untuk membuat bingkai halaman, letakkan kursor pada halaman yang akan di bingkai.
2. Pilih tab menu Page Layout, klik Page Borders

3. Pada kotak dialog Border and Shading klik tab Page border, setting : Box, pilih
model bingkai pada tab Art, tab Width isikan nilai angka sesuai dengan kebutuhan,
lalu klik OK

Gambar 3. 4 Kotak dialog Page border

4. Perhatikan hasilnya, coba rubah dengan model bingkai yang lain

Halaman | 29
5. Ulangi langkah 1 dan 2 untuk membingkai paragraf/teks

Gambar 3. 5 Kotak dialog Borders

6. Pada kotak dialog Border and Shading klik tab Borders, settings : Box, pilih style
lalu isikan width, Apply to : Paragraph kemudian klik OK

Halaman | 30
 Tugas Bab III Petunjuk Pengerjaan !
1. Bacalah Basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa !
2. Ketikkan naskah di bawah dengan format margin
Top : 3 Cm, Left : 4 Cm, Right : 3 Cm, Bottom : 3 Cm
Tugas 1 Papersize : A4
3. Atur format Teks seperti naskah di bawah
4. Setelah selesai simpan dalam Folder KELAS sub folder Bab III
dan berikan nama file Tugas 1_Nama Anda

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

PROGRAM KERJASAMA ITS DENGAN MA/SMA BIDANG TIK (PRODISTIK)
Sekretariat : Gedung KPA Lt. 2 – ITS, Kampus ITS Sukolilo - Surabaya 60111
Telp./Fax. 0821 1515 4449 ;E-mail : [email protected]

Surabaya, 19 Desember 2016

Nomor : 1118/PRODISTIK-ITS/XII/2016
Lampiran : 2 (dua) lembar
Perihal : Undangan

Kepada Yth.
Kepala Madrasah/Sekolah
dan Bapak/Ibu Pendamping Lomba PROcommit
di Tempat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Sehubungan dengan acara tahunan yang diadakan oleh PRODISTIK-ITS

yaitu PROcommit V5.0 (Prodistik Competition for Madrasah in IT Versi 5)
dengan tujuan untuk mengembangkan kemampuan siswa MA/SMA di bidang
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), bersama ini kami mohon kesediaan
Bapak/Ibu untuk hadir pada :
Hari : Sabtu
Tanggal : 21 Nopember 2015
Pukul : 07.00 WIB s/d Selesai
Tempat : Kampus ITS Jalan Sukolilo Surabaya
Demikian Permohonan kami, atas perhatian dan kerjasamanya kami
sampaikan terima kasih.

Ketua Kerjasama ITS-MA/SMA

ttd

Dr. Dra. Ismaini Zain, M.Si

Halaman | 31
Tugas Bab III Petunjuk Pengerjaan !
1. Bacalah Basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa !
2. Ketikkan naskah di bawah dengan format margin
Top : 3 Cm, Left : 4 Cm, Right : 3 Cm, Bottom : 3 Cm
Tugas 2 Papersize : A4
3. Selesai dengan menggunakan fungsi Tab
4. Setelah selesai simpan dalam Folder KELAS sub folder Bab III
dan berikan nama file Tugas 2_Nama Anda

DAFTAR ISI
Halaman judul ............................................................................................................. i
Halaman persembahan ........................................................................................... ii
Halaman motto ........................................................................................................... iii
Daftar tabel dan gambar ......................................................................................... iv
Kata pengantar ........................................................................................................... v
BAB I Pendahuluan ............................................................................................ 1
a. Latar belakang masalah ................................................................. 1
b. Perumusan masalah ........................................................................ 3
c. Tujuan dan kegunaan penelitian ................................................ 3
d. Metodologi penelitian .................................................................... 5
e. Sistematika pembahasan .............................................................. 7
BAB II Landasan Teori ....................................................................................... 10
a. Pengertian dasar .............................................................................. 10
b. Tinjauan pustaka .............................................................................. 15
BAB III Gambaran Perusahaan ......................................................................... 20
a. Gambaran umum .............................................................................. 20
b. Struktur organisasi perusahaan ................................................. 25
c. Sifat-sifat khusus perusahaan ..................................................... 30
BAB IV Hasil dan Analisa .................................................................................... 40
a. Hasil penelitian ................................................................................. 40
b. Analisa penelitian ............................................................................ 50
BAB V Penutup ..................................................................................................... 60
a. Kesimpulan ......................................................................................... 60
b. Saran ..................................................................................................... 62
Daftar Pustaka ............................................................................................................ 64

Halaman | 32
 BAB
IV
SASARAN:
BEKERJA DENGAN GRAFIS

Setelah mempelajari bab ini, peserta diharapkan mampu :

 Bekerja dengan Header & Foother
 Bekerja dengan Textbox, Word Art & Clip Art
 Bekerja dengan Gambar, Shape & Crop Dokumen
 Menyisipkan Simbol

4.1 Bekerja dengan Header & Foother

1. Siapkan file yang akan diberi Header & Footer

2. Klik tab menu Insert, pada group tab Header & Footer klik Header pilih Blank

3. Ketikan pada kotak Header teks “ Microsoft Word 2010” buat perataan kanan.

Halaman | 33
4. Klik tanda

5. Hasilnya

6. Klik icon Go to Footer

7. Ketikan pada kotak Footer teks “ Microsoft Word 2010” buat perataan kiri

8. Hasilnya :

9. Untuk menghapus Header &Footer, double klik Header atau Footer lalu klik
menu Design lanjutkan dengan klik Header pilih Remove

Gambar 4. 1 Kotak dialog Header

Halaman | 34
4.2 Bekerja dengan Textbox, Word Art & Clip Art
a. Menyisipkan Text Box dalam Dokumen
1. Siapkan naskah yang akan disisipi text box

2. Klik tab menu Insert, klik icon text box

3. Pada kotak dialog Text box klik Drawing Text Box

4. Klik dan drag hingga menghasilkan kotak, selanjutnya tuliskan teks

“PRODISTIK MA/SMA – ITS”

b. Menyisipkan Word Art

1. Siapkan file yang akan disisipi Word art

Halaman | 35
 2. Klik tab menu Insert, lalu pilih icon word Art pada group Text, lanjutkan
dengan memilih model word art

c. Menyisipkan Clip Art

1. Siapkan file yang akan disisipi Clip art

2. Klik tab menu Insert, lalu pilih icon Clip Art pada group Illustrations

Gambar 4. 2 Kotak Dialog Clip Art

3. Pada kotak dialog Clip Art klik Go, pilih gambar, lalu klik gambar akan
masuk ke dokumen

Halaman | 36
 4. Atur posisi ClipArt dengan double klik objek gambar, klik tab menu format,
lalu klik Wrap Text pilih in front of text agar gambar mudah dipindah.

4.3 Bekerja dengan Gambar, Shape & Crop Dokumen

a. Menyisipkan Gambar ke dalam Dokumen
1. Buka File “Tugas 1” pada di sub folder Bab I sebelumnya
2. Letakkan kursor pada paragraf yang akan disisipkan gambar

3. Klik Tab Insert pilih icon Picture pada group Illustrations

4. Pada kotak dialog Insert Picture cari file gambar yang akan sisipkan lalu
klik Insert

Gambar 4. 3 Kotak dialog Insert Picture

Halaman | 37
 Gambar 4. 4 Hasil insert Picture

5. Double klik pada gambar terpilih, muncul Picture tools Format pilih Text
Wrap pada group Arrange - Square atau pilih yang lain sesuai dengan
kebutuhan

Pilihan menu Text Wrap di antaranya :

 In Line With Text digunakan untuk meletakkan objek dalam paragraf.
 Square digunakan untuk melipat teks di sekitar objek membentuk segi
empat
 Tight digunakan untuk melipat teks di sekitar objek sesuai dengan alur
dan titik-titik pembentuk objek
 Behind Text digunakan untuk meletakkan objek di belakang teks
 In Front of Text digunakan untuk meletakkan objek di depan teks
 Top and Bottom digunakan untuk meletakkan teks di atas dan di bawah
objek

Halaman | 38
  Through digunakan untuk melipat teks di sekitar objek sesuai dengan
alur dari titik pembentuk objek dan teks akan mengisi bagian objek
yang terbuka.
 Edit Wrap Point digunakan untuk menampilkan titik-titik pembentuk
objek, dengan titik-titik tersebut dapat mengatur pelipatan teks di
sekitar objek dengan cara menggeser titik-titik tersebut.
 More Layout Option digunakan untuk menampilkan kotak dialog
Layout dan pengaturan jarak lebih lanjut antara objek dengan paragraf.

Gambar 4. 5 Kotak dialog layout

b. Menyisipkan Shapes ke dalam Dokumen

1. Klik tab Insert pada group Illustration, Klik icon Shape

2. Dalam menu Shape

terdapat berbagai
macam bentuk Shape,
klik shape yang akan
ditampilkan.
3. Klik kiri dan drag mouse
untuk menghasilkan
bentuk dan ukuran
shape yang sesuai
dengan keinginan.
4. Double klik Shape yang
sudah dibuat untuk di
format yang bertujuan
memberikan efek pada
objek shape. Gambar 2. 3 Kotak dialog Shape

Halaman | 39
 5. Muncul tab Format Drawing Tools

 Shape style digunakan untuk menerapkan style dari bentuk shape itu
sendiri, dan fungsi lain seperti :
1) Shape Fill digunakan memberikan warna objek gambar, transparan,
tekstur dan Patern pada Shape.
2) Shape Outline digunakan untuk mengatur ukuran, warna dan variasi
garis shape atau menghilangkan garis shape.
3) Shape Effect digunakan untuk memberikan effect khusus pada
shape.
 WordArt Styles untuk membuat Teks ukuran besar dengan variasi efek
sehingga teks akan lebih bagus.

c. Crop Image
1. Pilih gambar yang akan di crop / dipotong

Gambar 4. 6 Objek gambar yang akan di crop

2. Double klik objek gambar untuk memunculkan tab Picture tools Format

3. Pada Tab menu Format, group Size klik Crop

4. Muncul tanda garis dan siku pada masing – masing sudut objek gambar,
lakukan cropping dengan menggeser tanda garis dan siku tersebut hingga
tersisa objek gambar yang diinginkan
5. Klik di area yang kosong untuk mendapatkan hasil cropping nya.

Gambar 4. 8 Sebelum di crop Gambar 4. 7 sebelum di crop

Halaman | 40
Untuk menghilangkan background gambar yang tidak diinginkan anda tidak
perlu repot – repot membuka aplikasi grafis seperti CorelDraw atau Adobe
Photoshop, Microsoft Word 2010 sudah menyediakan fasilitas tersebut,
langkahnya :
1. Double klik objek gambar hasil cropping, muncul tab Picture Tools pada
group Adjust, Klik Remove Background

2. Muncul kotak dialog Background Removal, pada gambar akan muncul

warna pink, dan warna pink ini merupakan are gambar yang akan dihapus
atau dihilangkan.

3. Gunakan perintah Mark Areas to Keep untuk menambahkan area yang

akan dipertahankan atau tidak dihapus dengan cara menambahkan area
seleksi dan apabila ingin mengurangi area seleksi klik Mark Areas to
Remove Refine

Gambar 4. 9 objek yang diinginkan Gambar 4. 10 objek hasil penghapusan

Selain teknik Cropping, Microsoft Word 2010 juga memberikan fasilitas tools
Crop to Shape yang berfungsi memotong objek sesuai dengan bentuk Shape.
1. Siapkan objek gambar yang akan di cropping
2. Double klik objek gambar untuk memunculkan tab Picture tools Format
3. Pada Tab menu Format, group Size klik anak panah di bawah icon Crop

Halaman | 41
 4. Pilih jenis shape dan hasilnya

Gambar 4. 12 Objek yang akan di crop Gambar 4. 11 Hasil Crop Shape Oval

4.4 Menyisipkan Simbol

1. Ketik alamat teks berikut :
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
PROGRAM KERJASAMA ITS DENGAN MA/SMA BIDANG TIK (PRODISTIK)
Sekretariat : Gedung KPA Lt. 2 – ITS, Kampus ITS Sukolilo - Surabaya 60111
0821 1515 4449 / [email protected]

2. Letakkan kursor di sebelah nomor telepon, pada tab menu Insert, klik
Symbol lalu pilih More Symbol

3. Pada kotak dialog Symbol, jenis font : Wingdings, pilih symbol Telepon

Gambar 4. 13 Kotak dialog simbol

4. erhatikan hasilnya, ulangi langkah yang sama untuk membuat symbol

surat di sebelah kiri alamat E-mail.

Halaman | 42
 Tugas Bab IV Petunjuk Pengerjaan !
1. Bacalah Basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa !
2. Ketikkan naskah di bawah dengan format margin
Top : 3 Cm, Left : 4 Cm, Right : 3 Cm, Bottom : 3 Cm
Tugas 1 Papersize : A4
3. Tambahkan gambar dan shape seperti naskah di bawah
4. Setelah selesai simpan dalam Folder KELAS sub folder Bab IV
dan berikan nama file Tugas 1_Nama Anda

Program Pendidikan Terapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang

selanjutnya disebut PRODISTIK adalah suatu progam pendidikan yang
dikembangkan oleh Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) sejak tahun
2007. Tujuan dari Prodistik adalah memberikan pengetahuan dan ketrampilan
Teknologi Informasi dan Komunikasi sejak dini kepada siswa MA/SMA.
PRODISTIK dilaksanakan sekolah/madrasah bekerjasama dengan ITS dan program ini
ditempuh selama siswa dalam masa belajar di sekolah/madrasah.

Adapun materi yang disampaikan meliputi bidang keahlian Perkantoran, Desain grafis,
Multimedia, Animasi dan programing yang terangkum dalam kurikulum Prodistik dengan
beban pendidikan 25 SKS (Satuan Kredit Semester) yang terbagi dalam 5 (lima) semester.
Bidang keahlian/bidang minat bisa diambil mulai semester III sesuai minat dari para peserta
didik PRODISTIK.
Program Pendidikan Terapan Bidang TIK menawarkan beberapa pilihan bidang
keahlian di antaranya :
Perkantoran 
Desain grafis 
Multimedia 
Animasi 
Programming 

Pada semester I dan II semua bidang keahlian akan mendapatkan materi yang sama, yaitu :
 Semester I
 Operating System
 Microsoft Word
 Microsoft Excel
 Semester II
 Internet
 Microsoft Power Point
 Basic Design Grafis

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

PROGRAM KERJASAMA ITS DENGAN MA/SMA BIDANG TIK (PRODISTIK)
Sekretariat : Gedung KPA Lt. 2 – ITS, Kampus ITS Sukolilo - Surabaya 60111
 0821 1515 4449  [email protected]

Halaman | 43
 BAB
V
SASARAN:
BEKERJA DENGAN TABEL

Setelah mempelajari bab ini, peserta diharapkan mampu :

 Membuat tabel
 Membuat tabel model Lanscap & Portrait
 Menyisipkan Gambar kedalam tabel
 Manipulasi dan modifikasi tabel

5.1. Membuat Tabel

1. Buka dokumen baru (Ctrl+N)
2. Klik Tab Menu Insert, pilih Table
3. Akan muncul kotak dialog Insert table

Gambar 5. 1 Kotak dialog insert tabel

4. Isikan pada Number of columns : 3 dan number of rows : 19

5. Klik tombol OK

Halaman | 44
 6. Atur lebar kolom sesuai dengan kebutuhan dengan cara menggeser pembatas
antar kolom ke kanan atau ke kiri

7. Kemudian ketikan isi tabelnya ( gunakan tanda panah di keyboard untuk

berpindah ke kanan - ke kiri atau atas – bawah cell)

5.2. Membuat Tabel Model Landscape & Portrait

1. Letakkan kursor di mana tabel akan dibuat.

2. Pilih menu Page Layout pada tab Page Setup klik Breaks pilih Section Breaks -
Next Page (akan ditambahkan halaman baru dengan section yang berbeda)

Halaman | 45
 3. Klik Orientation pilih Landscape

4. Orientasi halaman akan berubah menjadi Landscape dan halaman sebelumnya tetap
berada pada orientasi portrait. Anda dapat mbuat tabel di halaman ini.

6. Setelah pembuatan tabel selesai, berikutnya adalah mengembalikan orientasi untuk

halaman berikutnya . Letakkan kursor di akhir tabel, pada menu Page Layout klik
pilih Section Breaks - Next Page untuk membuat section baru.
7. Di halaman baru klik Orientation pilih Portrait untuk mengubah orientasi di
halaman berikutnya menjadi portrait.

5.3. Menyisipkan gambar ke dalam tabel

1. Letakkan kursor pada cell yang akan ditempati objek gambar
2. Pada Tab Insert klik Picture

3. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Insert Picture dokumen file dan folder,
cari gambar yang akan dimasukkan

Gambar 5. 2 Kotak dialog import picture

Halaman | 46
 4. Klik Insert, gambar akan masuk ke dalam tabel kemudian atur ukuran gambar
sesuai dengan kebutuhan.

5.4. Manipulasi dan Modifikasi Tabel

a. Mengatur Border and Shading Tabel
1. Seleksi semua isi tabel
2. Klik Tab Menu Design
3. Pada Menu Ribbon Kelompok Table Style, pilih icon menu Borders
4. Pilih Borders and Shadings

5. Aktifkan Tab Borders, pada bagian setting pilih Grid, Style pilih bentuk
garis bingkai
6. Color pilih Automatic, Width : 2 ¼ , Apply to : Table
7. Klik OK

Gambar 5. 3 Kotak dialog Border and shading

8. Perhatikan hasil tabelnya berikut

Halaman | 47
 9. Untuk menambahkan shading atau warna background dari tabel, seleksi
baris /kolom dari tabel
10. Aktifkan kembali kotak dialog Borders and shadings (ulangi langkah
sebelumnya)
11. Pada kotak dialog yang muncul, pilih shadings pada bagian Fill : Blue

12. Tentukan jenis pola patterns dan warnanya, pada bagian Pattern style : 5%
Color : Merah, Apply to : Cell
13. Setelah selesai klik OK, lihat hasilnya
b. Menyisipkan baris dan kolom pada tabel
1. Letakkan kursor di baris ke 2 kolom pertama pada tabel
2. Klik Tab menu Layout
3. Pada menu ribbon Rows & Columns pilih icon Insert Below/ Insert Above,
perhatikan hasilnya

Halaman | 48
4. Sedangkan untuk menyisipkan kolom, contohnya klik cell pada kolom ke 2
5. Tetap pada tab menu layout, klik Insert Left / Insert right, perhatikan hasilnya

c. Menghapus Baris dari Tabel

1. Letakkan kursor pada baris ke 2 kolom ke 2

2. Klik tab menu Layout

3. Pada kelompok ribbon Rows & Columns pilih icon menu Delete
4. Pilih Delete Rows, maka baris akan terhapus

5. Sedangkan untuk menghapus kolom langkahnya hampir sama, pada

kelompok ribbon Rows & Columns klik Delete, Pilih delete columns
maka kolom dimana kursor berada akan dihapus.

Halaman | 49
d. Mengatur Tinggi dan Lebar kolom
1. Tentukan baris atau kolom yangakan diatur lebar dan tingginya.
2. Klik tab Menu Layout
3. Pada ribbon kelompok Cell size, isikan nilai pada bagian Height : 1 cm

4. Sedangkan untuk mengatur lebar kolom, langkahnya hampir sama.

Tentukan kolom yang akan diatur dengan meletakkan kursor pada kolom
tersebut. Pada ribbon kelompok Cell size, isikan nilai pada bagian Width
sesuai dengan kebutuhan.

e. Menggabungkan / Memisahkan baris dan kolom Tabel

1. Seleksi cell yang akan digabungkan ( baris ke 2 kolom 1, 2, 3 )
2.
3. Klik tab Menu Layout

Halaman | 50
 4. Klik icon Merge cell, perhatikan hasilnya

Gambar 5. 4 Hasil Penggabungan cell

5. Sedangkan untuk membagi cell pada kolom dan baris, diawali dengan
menentukan cell mana yang akan dibagi.
6. Klik tab menu Layout, klik icon menu Split Cell

7. Pada kotak dialog yang muncul, isikan bagian Number of Rows : 1 dan number
of columns : 3 kemudian klik OK
Dan hasilnya adalah sebegai berikut :

Gambar 5. 5 Hasil penambahan kolom dalam satu baris

Halaman | 51
Tugas Bab V Petunjuk Pengerjaan !
1. Bacalah Basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa !
2. Ketikkan naskah di bawah dengan format margin
Top : 3 Cm, Left : 4 Cm, Right : 3 Cm, Bottom : 3 Cm
Tugas 1 Papersize : A4
3. Buatlah tabel seperti tabel di bawah
4. Setelah selesai simpan dalam Folder KELAS sub folder Bab V
dan berikan nama file Tugas 1_Nama Anda

KURIKULUM PRODISTIK
PROGRAM PENDIDIKAN TERAPAN TEKNOLOGI INOFORMASI DAN KOMUNIKASI
BIDANG KEAHLIAN DESAIN GRAFIS

No. MATERI SKS

1
1 Operating System 1
2 Microsoft Word 2
3 Microsoft Excel 2
2
4 Internet 1
5 Microsoft Power Point 2
6 Basic Design Grafis 2
3
7 Google SketchUp 2
8 Adobe Photoshop Advance 3
4
9 Corel Draw Advance 3
10 Adobe Ilustrator 2
5
11 Personality and Career Development 1
12 Final Project 4

Total SKS 25

Halaman | 52
 BAB
VI
SASARAN :
BEKERJA DENGAN SMART ART & CHART

Setelah mempelajari bab ini, Anda diharapkan mampu :

 Memahami SmartArt
 Membuat SmartArt
 Modifikasi SmartArt
 Membuat Chart
 Modifikasi grafik

6.1 Memahami SmartArt

6.1.1 Gambaran umum grafik SmartArt
Grafik SmartArt adalah representasi visual informasi dan gagasan Anda. Anda
bisa membuat grafik SmartArt dengan memilih dari berbagai tata letak berbeda
untuk mengkomunikasikan pesan Anda dengan cepat, mudah, dan efektif. Grafik
SmartArt, khususnya yang digabungkan dengan fitur lain seperti tema,
membantu Anda membuat ilustrasi berkualitas desainer dengan hanya
beberapa klik mouse Anda.

6.1.2 Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih tata letak
Saat Anda memilih tata letak untuk grafik SmartArt Anda, tanyakan diri Anda
apa yang ingin Anda sampaikan dan apakah Anda ingin informasi muncul
dengan cara tertentu. Sebagai bagian dari proses ini, saat membuat grafik
SmartArt, Anda diminta memilih tipe seperti Proses, Hierarki, atau Hubungan.
Sebuah tipe adalah serupa dengan sebuah kategori grafik SmartArt, dan setiap
tipe berisi beberapa tata letak berbeda.
Karena Anda bisa dengan cepat dan mudah beralih tata letak, cobalah berbagai
tata letak berbeda (dari tipe berbeda) hingga Anda menemukan yang paling
baik untuk menggambarkan pesan Anda.
Untuk lebih mempermudah pembuatan SmartArt, perhatikan beberapa hal
berikut :

Halaman | 53
 Gambar 6. 1 Beberapa penggunaan umum grafik SmartArt, dan tipe SmartArt terbaik untuk
dipertimbangkan untuk setiap penggunaan

Juga pertimbangkan jumlah teks yang Anda miliki, karena jumlah teks dan
jumlah bentuk yang Anda perlukan seringkali menentukan tata letak yang akan
terlihat paling bagus. Apakah rincian lebih berbobot daripada poin ringkasan,
atau sebaliknya? Secara umum, grafik SmartArt paling efektif ketika jumlah
bentuk dan jumlah teks dibatasi hanya berupa poin penting. Teks dalam jumlah
besar dapat merusak daya tarik visual grafik SmartArt Anda dan mempersulit
penyampaian pesan Anda secara visual.

6.2 Membuat SmartArt

Membuat bagan organisasi menggunakan Grafik SmartArt
Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik tab Insert, di grup Illustrations, klik SmartArt (lihat ilustrasi tersebut)
b. Maka akan tampil kotak dialog seperti di samping

Halaman | 54
 Gambar 6. 2 Tampilan ikon SmartArt

c. Pada pilihan Grafik SmartArt, klik Hierarchy, pilih tata letak (layout) bagan
organisasi (misalkan klik Name and Title Organization Chart), lalu klik OK.

Gambar 6. 3 Pemilihan jenis/tipe SmartArt Graphic

d. Untuk memasukkan teks, klik kotak di dalam grafik SmartArt, lalu ketikkan
teks Anda. Misalkan seperti yang tampak pada gambar di bawah :

Halaman | 55
e. Sekarang, coba Anda tambahkan 2 teks lagi pada kelompok/jajaran Divisi,
yaitu Divisi Produksi dan Divisi Pengembangan. Caranya dengan mengklik
tombol panah pada bagian tengah sebelah kiri bagan (bagian yang
dilingkari)

Gambar 6. 4 Menambahkan teks/kata pada SmartArt

Maka akan muncul kotak dialog seperti

disamping ini :
f. Selanjutnya letakkan kursor pada posisi setelah
(di bawah) Divisi Pemasaran. Kemudian ketik
teks Divisi Produksi. Lalu enter satu kali, ketik
Divisi Pengembangan.
Jika benar, maka akan Anda dapati hasil seperti
gambar di bawah :

Gambar 6. 5 Kotak dialog untuk

mengetik teks

Halaman | 56
 Gambar 6. 6 Tampilan contoh hasil pembuatan SmartArt Graphic

Untuk mengatur besar/kecilnya huruf pada masing-masing bagian, lakukan

seleksi masing-masing bagian bagan dengan menekan tombol keyboard Ctrl
+ Klik kiri mouse hingga terseleksi semuanya. Selanjutnya klik Home Font
size (ukuran huruf)

6.3 Modifikasi SmartArt

Modifikasi disini dimaksudkan untuk mengatur/menata ulang/menambah
bahkan menghapus bagian bagan yang sudah ada.
6.3.1 Menambah bagian bagan
Berikut langkah-langkahnya :
1. Klik pada bagian
tengah bagan untuk
mengaktifkannya
2. Pilih pada bagian
bagan mana yang ingin
dirubah. Misalkan kita
akan menambah
asisten manajer, maka
klik pada kotak asisten
manajer

Gambar 6. 7 Menambahkan Shape/bagian dari bagan yang sudah

ada

Halaman | 57
3. Pada tab SmartArt Tools, pilih Design
4. Pilih Add Shape (sebelah ujung kiri), selanjutnya klik Add Shape After. Maka
akan muncul 1 kotak baru di sebelah kanan assisten manajer.

Gambar 6. 8 Tampilan contoh menambahkan Shape/bagian bagan

5. Untuk memberi teks, klik kanan bagian bagan tersebut, kemudian pilih Edit
Text. Selanjutnya ketik assisten ahli. Lihat hasilnya !

Gambar 6. 9 Tampilan edit text (menambah teks) melalui pop up menu

Halaman | 58
6.3.2 Menghapus bagian bagan
Berikut langkah-langkahnya :
1. Klik bagian yang akan dihapus. Misalkan, klik divisi pengembangan
2. Tekan tombol Delete pada keyboard. Hilang sudah !
Atau melalui text pane, kemudian klik pada teks divisi pengembangan, lalu
tekan backspace berulang hingga teks tersebut hilang

Gambar 6. 10 Proses menghapus bagian bagan

3. Hasil akhirnya seperti berikut ini

Gambar 6. 11 Contoh hasil akhir setelah penghapusan bagian bagan

6.3.3 Merubah posisi bagian bagan

Ada kalanya, bagian bagan tertentu ingin dipindahkan posisinya atau dirubah ke
posisi lain.
Berikut langkah-langkahnya :
1. Klik bagian bagan yang akan dirubah posisinya

Halaman | 59
2. Pada tab SmartArt Tools, pilih posisi yang diinginkan. Misalkan assisten ahli
diletakkan sebelah kiri, maka pilih Right to Left. assisten ahli sudah berada
pada posisi kiri dari garis vertikal

Gambar 6. 12 Ilustrasi mengubah posisi bagian bagan

Gambar 6. 13 Tampilan hasil perubahan posisi bagian bagan

3. Selanjutnya, kita akan mencoba merubah Divisi Pemasaran menjadi bagian

dari Divisi Keuangan. Caranya sangat mudah, cukup klik Divisi Pemasaran,
kemudian klik pilihan Demote (lihat pada gambar 6.12). Lihatlah hasilnya
akan seperti berikut ini :

Halaman | 60
6.3.4 Merubah layout bagan
Berikut langkah-langkahnya :
1. Pastikan bagan sudah terseleksi/diklik
2. Pilih model bagan yang lain pada SmartArt  Design  pilih jenis bagan
baru. Misalkan bagan yang sudah ada dirubah menjadi layout Horizontal
Hierarchy seperti ilustrasi berikut

Gambar 6. 14 Ilustrasi mengubah tata letak bagan

6.3.5 Merubah Warna Bagan

Berikut langkah-langkahnya :
1. Aktifkan bagan yang sudah ada
2. Pilih warna yang diinginkan pada bagian SmartArt Tools  Design 
Change Colors (pilihan warna) yang dikehendaki. Misalkan dirubah menjadi
warna hijau. Sehingga beginilah hasilnya

Halaman | 61
 Gambar 6. 15 Contoh perubahan warna bagan

6.3.6 Merubah Style

Agar memberikan nuansa 3 dimensi atau efek bevel (timbul), maka dapat
dilakukan dengan mudah tanpa mengubah bagian-bagian yang sudah ada.
Berikut langkah-langkahnya :
1. Aktifkan bagan yang sudah terbentuk
2. Klik tab SmartArt Tools  Design  Pilih salah satu SmarArt Style yang
diinginkan
3. Misalkan style Brice Scene. Maka hasilnya akan tampak seperti ini :

Gambar 6. 16 Contoh tampilan perubahan style/gaya bagan

Halaman | 62
 Tips !
Untuk mengembalikan bagan ke format sebelumnya, cukup anda klik
tombol Reset graphic di ujung kanan SmartArt Tools

6.3.7 Memformat SmartArt

Selain modifikasi seperti di atas, ada trik lain agar bagan yang sudah jadi bisa
dirubah ke dalam bentuk yang lain. Misal dari bentuk persegi menjadi oval.
Berikut langkah-langkahnya :
1. Aktifkan bagan yang sudah ada
2. Klik Format pada tab SmartArt Tools
3. Kemudian klik pada bagian bagan yang akan dirubah bentuk fisiknya.
Misalkan, klik Divisi Pemasaran dirubah bentuknya menjadi oval

4. Selanjutnya, klik Change Shape

5. Silahkan pilih shape yang diinginkan. Misalkan oval
6. Maka seperti inilah hasilnya

Halaman | 63
 Gambar 6. 17 Contoh hasil perubahan bentuk bagian bagan

7. Simpan dengan nama SmartArt

6.3.8 Membuat Chart

Chart dapat lembar informasi dalam bentuk tabel, grafik, atau diagram.
Berikut langkah-langkahnya :
1. Klik tab Insert  Chart. Maka akan muncul kotak dialog berikut

Gambar 6.18 Tampilan ikon Chart pada Microsoft Word

2. Muncul kotak dialog Insert Chart. Pada pilihan ini, kita diberi kesempatan
bebas untuk membuat bentuk grafik. Misalkan pilih 3-D Clusterred Column

Halaman | 64
 Gambar 6. 19 Kotak dialog pemilihan jenis Chart

3. Klik OK maka akan muncul lembar excel, seperti berikut ini

Gambar 6. 20 Tampilan grafik dan data pendukung dalam bentuk lembar excel

4. Ketik/rubah data yang diinginkan pada lembar excel tersebut (categories

dan series). Misalkan untuk category dirubah menjadi seperti ini :
Category 1 = bidang perkantoran
Category 2 = bidang desain grafis
Category 3 = bidang animasi
Category 4 = bidang programming

Sedangkan data pada kolom series dirubah menjadi seperti ini :

Series 1 = 2013
Series 2 = 2014
Series 3 = 2015

Halaman | 65
 Selanjutnya silahkan close program excel. Maka akan anda dapatkan hasil
pada grafik langsung berubah.

5. Simpan dengan nama Chart 3D Clustered

6.4 Modifikasi Chart

6.5.1 Merubah data chart
Mengubah data chart di sini dimaksudkan mengubah data sumber suatu
grafik/chart, baik dikurangi maupun ditambah.
Berikut langkah-langkahnya :
1. Seleksi/aktifkan chart yang sudah ada
2. Maka akan muncul Chart Tool s diujung paling kanan pada baris Toolbar
3. Klik Design  Edit Data , maka akan muncul lembar excel

Gambar 6. 21 Tampilan edit data chart

4. Silahkan rubah data yang diinginkan. Misalkan data pada 2016 dihapus,
maka letakkan kursor mouse pada garis biru pada ujung kolom D.
Selanjutkan drag and drop (klik kiri, tahan, geser dan lepas) ke kolom C.

Halaman | 66
 Gambar 6. 22 Ilustrasi mengubah data Chart/grafik

5. Anda akan mendapati hasil seperti berikut ini :

Gambar 6. 23 Contoh tampilan grafik yang telah dirubah data sumbernya

6.5.2 Merubah Tipe Chart

Berikut langkah-langkahnya :
1. Aktifkan chart yang sudah ada
2. Pada ChartArt Tools  Design , pilih Change Chart Type (ujung kiri)

Halaman | 67
 Gambar 6. 24 Tampilan mengubah tipe chart/grafik

3. Misalkan rubah menjadi tipe/model Pie – Pie in 3D

4. Klik OK

6.5.3 Melakukan Peralihan Row/Column

Berikut langkah-langkahnya :
1. Aktifkan chart yang sudah ada. Kembalikan ke tipe 3-D Clusterred Column
lagi seperti semula
2. Pada ChartArt Tools  Design, klik Switch Row/Column . klik berulang-
ulang agar memahami perubahan yang terjadi (bandingkan tampilan yang
ada).
3. Lihat hasilnya !

Gambar 6. 25 Ilustrasi contoh grafik yang telah dirubah

Halaman | 68
6.5.4 Merubah Seleksi Data
Berikut langkah-langkahnya :
1. Aktifkan chart yang sudah ada. Kembalikan ke tipe 3-D Clusterred Column
lagi seperti semula
2. Pada ChartArt Tools  Design, klik Select Data

Gambar 6. 26 Ilustrai perubahan seleksi data sumber

Pada tampilan ini, kita akan dengan mudah untuk :

- Add = menambah data
- Edit = mengedit/merubah data
- Remove = menghapus data
- Switch Row/Column = merubah tampilan dari data berbasis row (baris)
menjadi Column (kolom) dan sebaliknya.
3. Klik OK jika sudah didapatkan perubahan yang dikehendaki

6.5.5 Merubah Tata Letak Chart

Berikut langkah-langkahnya :
1. Aktifkan chart yang sudah ada
2. Pada ChartArt Tools  Design, pilih Chart Layouts

Gambar 6. 27 Ilustrasi mengubah layout/tata letak chart

Halaman | 69
 3. Misalkan, pilih layout 4. Maka hasilnya akan seperti ini :

Gambar 6. 28 Contoh hasil perubahan layout chart

6.5.6 Merubah Gaya Chart

Berikut langkah-langkahnya :
1. Aktifkan chart yang sudah ada
2. Pada ChartArt Tools  Design, klik panah ke bawah pada kelompok Chart
Style
3. Pilih salah satu style yang diinginkan. Misalkan pilih Style 12
4. Lihat hasilnya !

Gambar 6. 29 Pilihan gaya/style Chart yang tersedia pada Microsoft Excel

Halaman | 70
 Gambar 6. 30 Contoh hasil perubahan gaya chart

6.5.7 Modifikasi Melalui Tab Layout

Berikut langkah-langkahnya :
1. Aktifkan chart yang ada
2. Pilih jenis modifikasi yang diinginkan. Misalkan pada kelompok Label . pilih
Chart Title (judul grafik) – Center Over lay

Gambar 6. 31 Ilustrasi modifikasi bagian grafik/chart

3. Selanjutkan ketik teks

yang dimaksud. Misalkan
beri judul Grafik
Pembidangan Prodistik ITS.
Lihatlah hasilnya !
Silahkan lakukan
percobaan untuk pilihan
lainnya !
Gambar 6. 32 Contoh hasil penambahan judul pada chart

Halaman | 71
 Tugas Bab VI Petunjuk pengerjaan !
1. Baca basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa!
2. Buatlah 4 model SmartArt dalam satu dokumen/file : Vertical
Tugas 1 Curve List
3. Simpan hasil kerja Anda pada folder KELAS, sub folder BAB VI
dengan nama file : TUGAS1 Nama Anda !

A. List - Alternating Hexagons

1 GRUP A

GRUP B 2

3 GRUP C

B. Process- Alternaing flows

INTI
• BAB I • BAB V
• BAB II • BAB III • BAB VI
• BAB IV
AWAL AKHIR

Tugas Bab VI Petunjuk pengerjaan !

1. Lakukan modifikasi pada masing-masing SmartArt yang sudah
Anda buat pada Tugas1 Bab VI :
- SmartArt A ; dirubah menjadi Cycle- Radial Cluster
Tugas 2 - SmartArt B Bagian INTI di Demote, kemudian tambahkan Add
Shape After setelah bagian AWAL
2. Simpan hasil kerja Anda pada folder KELAS, sub folder BAB VI
dengan nama file : TUGAS2 Nama Anda !

Halaman | 72
 BAB
VII
SASARAN:
MENGATUR LAYOUT

Setelah mempelajari bab ini, anda diharapkan mampu :

 Membuat Layout Koran
 Membuat Layout Undangan
 Membuat Layout Sertifikat
 Membuat Layout Publikasi

Sebelum melangkah lebih lanjut, mari kita sepakati istilah layout terlebih
dahulu. Layout berarti mengatur tata letak/rancangan/gaya halaman dokumen.

7.1 Membuat Layout Koran

Sebagaimana judulnya, tentunya terbayang dibenak kita maksud dari layout
gaya koran (atau biasa diistilahkan dengan “kolom koran”), yakni membuat
tampilan/tatanan teks yang diatur menyerupai publikasi koran/majalah yang
setiap hari kita jumpai.

7.1.1 Pembuatan
Berikut langkah-langkahnya :
a. Siapkan teks/tulisan yang hendak di-kolomkoran-kan.
Sebagai contoh, ketik teks berikut ini !
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
Kampus ITS Sukolilo menempati areal seluas 180 hektar dengan luas bangunan
seluruhnya kurang lebih 150.000 m2. Selain itu terdapat Kampus Manyar yang
dipergunakan oleh Program D-3 Teknik Sipil dengan luas bangunan 5.176 m2 dan
Kampus ITS Cokroaminoto yang dipergunakan untuk magister manejemen serta
beberapa lembaga kerjasama dengan luas bangunan 4.000 m2.
b. Lakukan pengeblokan/seleksi pada teks/paragraf yang dikehendaki. Pada
contoh ini blok mulai dari huruf K- (diawal paragraf) hingga m2 (akhir
paragraf).

Halaman | 73
 Gambar 7. 1 Contoh teks yang akan dibuat dalam tampilan kolom koran

c. Klik tab Page Layout Column

Gambar 7. 2 Tahapan membuat gaya teks kolom koran

d. Pilih model/jumlah kolom yang dikehendaki. Misal pilih : Two. Maka akan
anda dapatkan hasil seperti gambar di bawah ini

Gambar 7. 3 Contoh layout kolom koran

Halaman | 74
7.1.2 Pemodifikasian
a. Menghapus layout koran
Layout koran yang sudah dibuat, ada kalanya ingin dikembalikan dalam
tampilan awal/normal/tidak ada kolom.

Berikut langkah-langkahnya :
1) Seleksi kalimat/paragraf yang akan dibuang layout korannya
2) Klik tab Page Layout  Column  One. Maka teks akan kembali
seperti semula/tanpa kolom.

b. Merubah jumlah dan model kolom

Ada kalanya, kita ingin membuat layout koran dengan jumlah kolom yang
banyak. Untuk itu, kita perlu masuk ke kotak dialog Column agar dapat
melakukan beberapa penyesuaian yang diinginkan.
Berikut langkah-langkahnya :
1) Klik Page Layout  Column  More Columns

Gambar 7. 4 Tampilan kotak dialog mengubah jumlah dan model kolom

2) Jika benar, maka akan muncul kotak dialog Columns seperti di bawah
ini :

Halaman | 75
 1

2 3

4
5

6
7

Gambar 7. 5 Tampilan kotak dialog Columns

Keterangan gambar :
1. Presets : pengaturan jumlah dan model
kolom koran yang sudah
disediakan oleh aplikasi
2. Number of columns : pengaturan jumlah kolom sesuai
dengan selera
3. Right-to-left : menampilkan teks dari arah
kanan
4. Line between : menampilkan garis pemisah pada
kolom yang ada
5. Width and spacing : mengatur lebar masing-masing
kolom serta jarak antar kolom
6. Preview : tampilan pra tinjau hasil layout
koran
7. Apply to : pilihan penerapan layout koran
- Selectext text
menerapkan layout koran pada area/bagian teks yang diseleksi
saja (seleksi tidak melebihi teks yang ada)

- Selected sections
Menerapkan layout koran pada seluruh bagian yang diseleksi
(seleksi melebihi teks yang ada)

Halaman | 76
 - Whole Document
Menerapkan gaya layout koran pada semua teks dalam
dokumen yang sedang aktif

8. Equal column width : mengatur lebar masing-masing

kolom sama luas

Tugas Bab VII Petunjuk pengerjaan !

1. Baca basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa!
2. Ketiklah data di bawah ini !
3. Buatlah layout kolom korang dengan ketentuan : Jumlah kolom
Tugas 1 4; Spasi kolom 0,5 ; 0,6 ; 0,7 ; Tercetak dari kanan dan ada
garis pemisah kolom
4. Simpan hasil kerja Anda pada folder KELAS, sub folder BAB VII
dengan nama file : TUGAS1 Nama Anda !

Pada tanggal 17 Agustus 1957, secara resmi berdirilah Yayasan Perguruan Tinggi Teknik
(YPTT) yang diketuai oleh dr. Angka Nitisastro.
Yayasan tersebut dibentuk sebagai wadah untuk memikirkan tindakan-tindakan lebih lanjut dan
memperbincangkan sedalam-dalamnya segala konsekuensi yang berkaitan dengan
pengambilan keputusan dalam rangka membulatkan tekad mendirikan sebuah Perguruan
Tinggi Teknik di kota Surabaya.
Pada tanggal 10 Nopember 1957, Yayasan mendirikan “PERGURUAN TEKNIK 10
NOPEMBER SURABAYA” yang pendiriannya diresmikan oleh presiden Soekarno. Perguruan
Tinggi Teknik 10 Nopember Surabaya hanya memiliki dua jurusan yaitu, Jurusan Teknik Sipil
dan Jurusan Teknik Mesin.
Setelah beberapa tahun melalui usaha-usaha yang dirintis oleh tokoh-tokoh dari YPTT,
Perguruan Tinggi Teknik 10 Nopember diubah statusnya menjadi Perguruan Tinggi Negeri
dengan nama: “INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER DI SURABAYA”

Halaman | 77
7.2 Membuat Layout Undangan/Surat Pemberitahuan
Desain undangan seringkali diidentikkan dengan program-program pengolah
grafis, semisal CorelDraw maupun Photoshop. Meskipun Ms-Word bukanlah
aplikasi pengolah grafis, namun kemampuannya untuk membuat layout
undangan, sangatlah memungkinkan dan tidak kalah menarik hasilnya.
Semuanya tergantung dari kreatifitas Anda.
Hal-hal berikut perlu dipersiapkan sebelum pembuatan undangan, agar dalam
proses pembuatan undangan tidak terjadi kesulitan bahkan kebingungan, di
antaranya :
1) Tentukan dahulu jenis undangan yang hendak dibuat. Banyak jenis undangan, baik formal
maupun non formal.
2) Orientasi atau arah pencetakan lembar undangan, menggunakan orientasi Landscape (datar)
ataukah Portrait (tegak).
3) Ornamen atau hiasan gambar untuk memperindah tampilan undangan, hanya sesuai untuk jenis
undangan non-formal saja.
4) Adapun isi atau susunan kalimat dalam undangan menyesuaikan dengan jenis undangan.

Praktik kali ini kita akan membuat undangan peresmian gedung baru Prodistik
ITS Surabaya.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Buat dokumen baru dari tab File  New
b. Tentukan beberapa pengaturan sebagai berikut :
- margins (batas pengetikan) : Top/Bottom = 2cm , Left/Right = 1,5cm
- Orientation (arah pencetakan kertas) : portrait
- Size (ukuran kertas) : A4
c. Sisipkan logo ITS melalui Insert  Picture. Sementara gambar masih dalam
tipe wrap text In Line with Text.
d. Ketik kop (kepala surat) dengan menggunakan jenis huruf Arial Narrow
dengan ukuran 13 pt : INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER. Kemudian
tekan enter
e. Ketik teks dengan ukuran 12 pt: LEMBAGA PENELITIAN & PENGABDIAN
KEPADA MASYARAKAT BADAN INOVASI & BISNIS VENTURA KERJASAMA ITS-
MA/SMA PROGRAM PENDIDIKAN TERAPAN BIDANG TIK (PRODISTIK). kemudian
tekan enter
f. Rubah ukuran huruf menjadi 10 pt dan ketik teks berikut !
Sekretariat : Gedung KPA Lt. 2 – ITS, Kampus ITS Sukolilo – Surabaya 60111 Telp/Fax : 0821 1515
4449 ; E-mail :[email protected]
maka hasilnya akan tampil seperti ini :

Halaman | 78
 Gambar 7. 6 Tampilan gambar logo ITS dengan penambahan teks sebagai Kop Surat

g. Agar tampil indah, silahkan atur Wrap Text gambar tersebut. Klik kanan
gambar pilihan Wrap Text  Square, sehingga hasilnya menjadi rapai
seperti berikut ini

Gambar 7. 7 Pengaturan perataan teks terhadap gambar yang disisipkan (tipe square)

h. Kop sudah selesai dibuat. Lanjutkan dengan mengetik Bagian-bagian surat

lainnya dengan jenis huruf yang sama dan ukuran 12 pt. Atur sedemikian
rupa seperti pada gambar berikut :

Halaman | 79
 i. Simpan dengan nama Layout Undangan Resmi !

7.3 Membuat Layout Sertifikat

Adakalanya sertifikat didesain dengan menggunakan aplikasi khusus desain,
semisal CorelDraw/Photoshop. Namun kali kita akan mencoba membuat desain
sertifikat menggunakan MS-Word.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Buat dokumen baru
b. Melalui menu Page Layout , pilih Orientation Landscape (datar), Size (ukuran
kertas) 21,5 cm x 33 cm, Margin Normal
c. Selanjutnya, klik Page Borders untuk memberi hiasan bingkai (border)

Halaman | 80
 Gambar 7. 8 Tampilan ikon Page Borders

d. Maka akan muncul kotak dialog Border and Shading berikut :

Gambar 7. 9 Tampilan kotak dialog Borders and Shading

e. Pilih jenis border pada kelompok Art

f. Klik OK. Maka anda akan mendapat hasil seperti berikut ini :

Gambar 7. 10 Contoh hasil pembuatan Page Border (bingkai halaman)

Halaman | 81
g. Beberapa pengaturan dapat dilakukan, diantaranya :
 Color ; memilih warna border
 Width ; mengatur ketebalan border
 Apply to ; memilih penerapan border
Whole document ; seluruh halaman pada dokumen yang aktif
This section ; hanya pada halaman yang sedang dibuka
This section – First page only ; hanya pada halaman awal
This section – All except first page ; semua halaman kecuali halaman
pertama

Gambar 7. 11 Tampilan pilihan penerapan bingkai / border

Untuk melakukan pengaturan margin dan penempatan border diukur

dari teks atau tepi halaman, dapat dilakukan melalui tab Options

Gambar 7. 12 Pemilihan pengaturan page border lebih lanjut

Halaman | 82
 Gambar 7. 13 Tampilan kotak dialog Border and Shading Options

h. Selanjutnya, tinggal ketik isi Sertifikat yang dimaksud. Misalkan kita akan
buat Sertifikat Pelatihan Robotik Mitra Prodistik ITS.
i. Setelah membuat page border (bingkai halaman) di atas, selanjutnya
masukkan logo ITS dan posisi tepat di tengah atas. Agar presisi/tepat pada
posisinya, silahkan atur wrap text tersebut dengan jenis In Line with Text
dan gunakan Align Center (rata tengah)

j. Ketik judul/teks tersebut. Kemudian enter sehingga kursor bergerak ke

bawah. Selanjutnya tempatkan kursor pada akhir baris Sekretariat (setelah
60111)…….
k. Berilah garis pemisah melalui menu Page Layout  Page Borders  Borders
seperti ilustrasi berikut

Halaman | 83
l. Klik pada ikon yang bertanda panah merah sehingga garis-garisnya hilang
seperti ini :

m. Klik OK
n. Selanjutnya, ketik isi sertifikat tersebut secara lengkap, seperti pada gambar:

o. Simpan dengan nama Layout Sertifikat Robotika pada C:\Documents

Halaman | 84
7.4 Membuat Layout Publikasi
Publikasi disini dapat dipahami sebagai penyusunan dan penerbitan buku,
jurnal, karya musik, atau pekerjaan lain untuk dijual /dibaca oleh khalayak
umum.
Kita hendak memformat tulisan menjadi bentuk buku, maka langkah paling
awal yang perlu dilakukan adalah menentukan ukuran buku/karya tulis yang
diinginkan.
Beberapa contoh ukuran buku yang lazim ditemukan di toko-toko buku di
antaranya :
• Buku teks mahasiswa 8 x 11.5 inch
• Buku pelajaran sekolah 7 x 10 inch
• Novel 4,4 x 7 inch
Dan masih banyak ragam lainnya.
7.4.1 Pengaturan Halaman dengan pilihan Normal
Pilihan ini digunakan jika halaman dicetak pada 1 lembar kertas tidak bolak-
balik. Namun, jika dicetak bolak-balik, maka dapat dilakukan secara manual,
yakni setelah mencetak suatu halaman kemudian menyiapkan/mengambil
kertas itu dan memasukkan kembali ke printer untuk mencetak halaman
sebaliknya. Bila jumlah halamannya banyak, maka anda dapat mencetak
halaman ganjil dulu (odd page) kemudian mengurutkan serta memasang
kembali ke printer dalam posisi terbalik untuk mencetak halaman genap (even
page).
a. Klik Page Layout  Page Setup
b. Maka akan muncul kotak dialog berikut
c. Pada kelompok Multiple pages silahkan pilih Normal.
Seperti ini hasilnya :

Halaman | 85
Gambar 7. 14 Contoh pengaturan halaman dengan pilihan normal

Halaman | 86
7.4.2 Pengaturan Halaman dengan pilihan Mirror Margin
Pilihan ini menghasilkan cetakan yang akan dijilid menjadi buku serta dicetak
secara bolak-balik)
a. Klik Page Layout  Page Setup
b. Maka akan muncul kotak dialog berikut
c. Pada kelompok Multiple pages silahkan pilih Mirror margins. Maka akan
muncul contoh pada kotak Preview seperti berikut :

Gambar 7. 15 Pilihan Mirror margins pada kotak dialog Page Setup

d. Isikan margin Top = 2cm; Bottom = 2cm; Inside (sisi dalam) = 1,7 cm;
Outside (sisi luar) = 2,2, cm, Gutter = sela untuk penjilidan (arti gutter
secara apa adanya adalah “selokan/parit”) = 0,7 cm.

Halaman | 87
e. Klik OK. Jika dicetak, maka hasilnya akan seperti ini :

Gambar 7. 16 Contoh tampilan halaman genap

Gambar 7. 17 Contoh tampilan halaman ganjil

Halaman | 88
7.4.3 Pengaturan Halaman dengan pilihan 2 Pages per sheet
Opsi ini silahkan anda pilih apabila anda akan mencetak dalam satu lembar
kertas berisi dua halaman. Dengan demikian bentuk halaman cetaknya akan
seperti terlihat pada tampilan print preview.
a. Klik Page Layout  Page Setup
b. Pada kelompok Multiple pages silahkan pilih 2 Pages per sheet .

Gambar 7. 18 Contoh tampilan format multiple pages saat di layar/lembar kerja

Tampilan saat di cetak pada kertas

Gambar 7. 19 Contoh tampilan format 2 pages per sheet saat dicetak pada kertas

Halaman | 89
7.4.4 Pengaturan Halaman dengan pilihan Book Fold
Pilihan ini menghasilkan satu lembar kertas diisi dua halaman dan dicetak
bolak-balik. Pilihan apabila dokumen akan dilipat seperti buku dengan jumlah 4
halaman per lembar atau kelipatannya. Sangat pas untuk membuat brosur
ataupun buletin. Yang perlu diperhatikan, halaman ganjil selalu berada di
sebalah kanan dan halaman genap selalu berada di sebelah kiri di balik halaman
ganjil.
a. Klik Page Layout  Page Setup
b. Pada kelompok Multiple pages silahkan pilih Book Fold. Jika dicetak,
beginilah hasilnya !

Gambar 7. 20 Contoh pengaturan halaman dengan pilihan Book Fold

7.4.5 Pengaturan Halaman dengan pilihan Reverse Book Fold

Pilihan ini hampir sama dengan Book Fold, yakni menghasilkan satu lembar
kertas diisi dua halaman dan dicetak bolak-balik. Pilihan apabila dokumen akan
dilipat seperti buku dengan jumlah 4 halaman per lembar atau kelipatannya.

Halaman | 90
Hanya saja, halaman ganjil berada di sebalah kiri dan halaman genap berada di
sebelah kanan di balik halaman ganjil.
a. Klik Page Layout  Page Setup
b. Pada kelompok Multiple pages silahkan pilih Reverse Book Fold. Jika
dicetak, beginilah hasilnya !

Gambar 7. 21 Pengaturan Halaman dengan pilihan Reverse Book Fold

Halaman | 91
Tugas Bab VII Petunjuk pengerjaan !
1. Baca basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa!
2. Cari dan amatilah undangan non-resmi yang ada di
rumah/lingkungan sekitar anda (undangan yang menggunakan
kertas biasa dan di foto copy). Selanjutnya adopsilah dan buat
surat undangan dengan ketentuan sebagai berikut :
Tugas 1  Jenis undangan non-resmi, semisal Undangan Tasyakuran Haji,
Khitan, Aqiqah atau sejenisnya
 Gunakan layout Landscape, margin semua sisi 1 cm, jenis
kertas A4
 Isi undangan sesuaikan dengan jenis tema acara
3. Simpan hasil kerja Anda pada folder KELAS, sub folder BAB VII
dengan nama file : TUGAS1 Nama Anda !
1. Baca basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa!
2. Buatlah dokumen baru
3. Atur margin 2cm untuk semua sisi, orientation portrait, size
(ukuran kertas) B5
4. Sisipkan logo ITS pada sisi kiri lembar kerja. Ketik judul Institut
Teknologi ……… lengkap (seperti contoh). Atur sedemikian rupa
Tugas 2 sehingga teks-nya rapi
5. Lengkapi isi Piagam Penghargaan, jenis page border, dan berikan
Watermark Logo ITS tersebut (seperti pada contoh).
6. Tips ! Watermark dapat dilakukan melalui menu Page Layout 
Watermark 
Picture  Scale 100 %
7. Simpan hasil kerja Anda pada folder KELAS, sub folder BAB VII
dengan nama file : TUGAS2 Nama Anda !

Halaman | 92
Tugas Bab VII Petunjuk pengerjaan !
1. Baca basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa!
2. Copy-kan teks dalam jumlah yang cukup banyak, sehingga
terbentuk 7 halaman
3. Lakukan seting page setup dengan pilihan margin Mirror margin.
Tugas 3 4. Cetaklah dalam format pdf atau langsung pada kertas. Amati
hasilnya serta konsultasikan dengan instruktur jika terdapat
kesulitan
5. Simpan hasil kerja Anda pada folder KELAS, sub folder BAB VII
dengan nama file : TUGAS3 Nama Anda !

Halaman | 93
 BAB
VIII
SASARAN:
MAIL MERGE

Setelah mempelajari bab ini, anda diharapkan mampu :

 Mengenal mail merge
 Membuat database di MS-Word & MS-Excel
 Menerapkan mail merge pada surat undangan resmi
 Menerapkan mail merge pada label nama undangan non resmi
 Mencetak mail merge

8.1 Mengenal Mail Merge

Mail merge jika diartikan secara apa adanya bermakna menggabungkan surat.
Ini merupakan salah satu fitur yang sangat bermanfaat dan mudah di Microsoft
Word untuk membuat label nama (ditempel pada lembar undangan) dalam
jumlah banyak, serta surat yang isinya sama tetapi ditujukan untuk banyak
orang dan tempat yang berbeda-beda hanya dengan sekali kerja saja. Selain
untuk surat, Mail Merge juga sering digunakan untuk membuat Sertifikat dan
dokumen lain yang sifatnya masal (jumlah banyak). Sehingga banyak juga yang
menyebut istilah Mail Merge ini dengan Surat Massal.
Jadi, kita tidak perlu membuat surat sebanyak orang yang menerima surat
tersebut. Kita hanya perlu membuat satu naskah surat saja yang nantinya bisa
kita sisipkan data penerima yang jumlahnya banyak secara otomatis.

8.2 Membuat Database dalam format Access dan Excel

Database (basis data) dapat diartikan sebagai satu set/serangkaian data

terstruktur secara rapi dalam komputer, yang dapat diakses dalam berbagai
cara. Guna membuat mail merge, maka alangkah baiknya dan akan
mempermudah jika data-data yang berisi nama, alamat dan rincian info lainnya
dipersiapkan terlebih dahulu.

Halaman | 94
8.2.1 Membuat Database dalam format Access
Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik tab Mailings pada baris toolbar
b. Klik ikon Start Mail Merge
c. Pilih Step by Step Mail Merge Wizard , maka akan muncul kotak dialog Mail
Merge disebelah kanan lembar kerja. Berikut ilustrasinya :

Gambar 8. 1 Tahapan awal dalam pembuatan Mail Merge

Kotak dialog Mail Merge (step by

step Mail Merge Wizard)

Gambar 8. 2 Tahapan memilih tipe dokumen

Halaman | 95
d. Pada tahapan Select Document Type ini, pilih Letters
e. Klik Next : Starting document di bawah kotak Step 1 of 6 pada kotak dialog
Mail Merge tersebut

f. Masuk ke tahapan Select starting

document (Step 2 of 6), yaitu
bagaimana anda menseting format
surat anda. Seperti pada gambar di
atas, tampak 3 pilihan, yaitu :
 Use the current document ;
menggunakan dokumen/file yang
sedang dibuka
 Start from a template ; dokumen
surat memanfaatkan dari format
yang sudah disediakan oleh
aplikasi Word Gambar 8. 3 Tahapan Select starting document
 Start from existing document ; menggunakan dokumen/file yang sudah
ada
g. Untuk latihan, silahkan gunakan pilihan Use the current document saja
h. Klik Next. Sampailah ke tahap ketiga Select Recipient (memilih nama-nama
penerima surat). Ada 3 pilihan :
 Use an existing list ; gunakan
daftar nama yang sudah ada
 Select from Outlook contact ;
memilih nama-nama penerima
surat dari daftar kontak yang ada
pada program MS-Outlook
(aplikasi untuk mengelola e-mail
secara offline)
 Type a new list ; digunakan untuk
menulis daftar penerima surat
baru

Gambar 8. 4 Tahapan Select recipients

Halaman | 96
i. Untuk latihan kali ini, silahkan pilih Type a new list saja. Lanjutkan dengan
mengklik Create, maka akan muncul kotak dialog New Address List berikut
ini :

Gambar 8. 5 Tampilan kotak dialog pembuatan daftar penerima surat

melalui pilihan Type a new list

j. Untuk lebih mempermudah pilihan data apa saja yang harus ada pada
format surat kita (kustomisasi data, semisal : gelar, nama lengkap, alamat,
nomor telepon, e-mail) dalam tampilan bahasa indonesia, maka klik button
Customize Columns . jika benar, akan tampil kotak dialog berikut ini :

Gambar 8. 6 Tampilan kotak dialog Customize Address List

Untuk mengganti item-item tersebut yang akan di-Indonesiakan, pilih data

pada kelompok Field Names dan klik Rename. Misal, Field Title dirubah
menjadi Sebutan, maka klik button Rename, tulis Sebutan.

Halaman | 97
 Gambar 8. 7 Tahapan me-rename field (bagian mail merge yang dikustomisasi)

k. kemudian klik OK. Hasilnya seperti berikut. Field Title berubah menjadi
Sebutan. Begitu seterusnya untuk merubah Field Names yang ada menjadi
tampilan Indonesia banget.

Gambar 8. 8 Tampilan hasil proses rename/menggantikan label field pada mail merge

l. Namun, bila ingin menambahkan Field Names sendiri, cukup anda klik
button Add

Halaman | 98
 menghapus field yang
sudah ada

Memindah field yang

terpilih ke posisi atas

Memindah field yang

terpilih ke posisi bawah

Gambar 8. 9 Kustomisasi field / bagian mail merge lebih lanjut

m. Selanjutnya klik OK. Maka akan muncul kotak dialog berikut :

Judul/nama field (data) terkait dengan nama

penerima surat

Tempat mengetikkan data yang

diminta sesuai dengan judul/jenis
field yang ada

Gambar 8. 10 hasil kustomisasi field mail merge

n. Anda perhatikan, Field Title sudah berganti menjadi Sebutan.

o. Selanjutkan ketikkan data yang diminta sesuai dengan kolom/fielad yang
ada. Misalkan diisi seperti berikut. Untuk menambah nama penerima surat,
klik button New Entry

Halaman | 99
 Gambar 8. 11 Contoh entry data field untuk mail merge

p. Selanjutnya klik OK. Maka akan muncul kotak dialog Save Address List
(menyimpan daftar alamat) berikut :

Gambar 8. 12 Tampilan kotak dialog penyimpanan daftar alamat penerima surat

q. Tentukan tempat penyimpanan dan selanjutnya beri nama pada kotak File
name. Akhiri dengan mengklik Save
r. Selesai sudah anda membuat database untuk mail merge tersebut dalam
format Access.

Halaman | 100
8.2.2 Membuat Database dari microsoft excel
Selain dengan teknik Access untuk menentukan nama penerima surat, dapat
juga kita buat database/data dari MS-Excel untuk selanjutnya tinggal kita impor
saja.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Buka MS-Excel
b. Buatlah database sesuai dengan kebutuhan. Sebagai latihan, buatlah data
seperti berikut ini :

Gambar 8. 13 Contoh pembuatan database untuk mail merge pada aplikasi Microsoft Excel

c. Simpan file tersebut di tempat dan nama file yang mudah diingat. Misal
dengan nama DATABASE MAIL MERGE simpan di C:\Documents
d. Silahkan tutup aplikasi MS-Excel
e. Buat dokumen baru
f. Klik tab Mailings . Silahkan perhatikan dahulu, tampilan toolbar/baris alat
di bawah tab/menu. Semuanya masih non-aktif. Itu menandakan mail
merge baru akan dibuat dan belum bisa difungsikan.

Gambar 8. 14 Toolbar Mail Merge masih dalam kondisi non aktif

Halaman | 101
g. Pilih Select Recipients  Use Existing List…, maka langsung akan
memunculkan kotak dialog Select Data Source berikut :

Gambar 8. 15 Kotak dialog memilih sumber data untuk mail merge

h. Cari data yang sudah dibuah pada aplikas MS-Excel tadi. Jika sudah ketemu,
silahkan klik file tersebut dan dilanjut dengan klik button Open. Maka akan
muncul kotak dialog Select Table berikut :

Gambar 8. 16 Pemilihan data sumber mail merge dalam format excel

i. Pada tampilan select table, pilih sheet/lembar ke berapa yang ada data
penerima surat yang sudah dibuat tadi. Pada contoh ini, data berada pada
sheet1.
j. Klik OK, maka toolbar di bawah tab mailings akan aktif.

Halaman | 102
 Gambar 8. 17 Toolbar Mail Merge yang sudah siap digunakan (on)

k. Simpan data tersebut dengan nama Database Excel

8.3 Menerapkan mail merge pada surat undangan resmi

Setelah database sudah dibuat, maka selanjutnya kita bisa membuat isi surat
yang dikehendaki. Pada percobaan kali ini kita akan membuat isi surat
undangan resmi.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Ketikkan isi surat berikut ini !
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
LEMBAGA PENELITIAN & PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
BADAN INOVASI & BISNIS VENTURA
KERJASAMA ITS-MA/SMA
PROGRAM PENDIDIKAN TERAPAN BIDANG TIK (PRODISTIK)
Sekretariat : Gedung KPA Lt. 2 – ITS, Kampus ITS Sukolilo – Surabaya 60111
Telp/Fax : 0821 1515 4449 ; E-mail :[email protected]

Nomor : 011/Prod.ITS/SU/X/2016 Surabaya, 3 Oktober 2016

Kepada
Yth. :
nomor kontak :
di :
Dengan hormat,
Mengharap kehadiran Bapak/Ibu Pengurus Prodistik ITS Surabaya pada
hari : Kamis
tanggal : 6 Oktober 2016
pukul : 14.30 s.d. selesai
tempat : Gedung Prodistik Lantai 2
acara : Koordinasi Rutin Pengurus
Demikian surat undangan ini dibuat. Atas perhatian dan kehadirannya disampaikan terima kasih
banyak.
Hormat kami,
Ketua Program Kerjama MA/SMA
Prodistik ITS Surabaya,

Dr. Dra. Ismaini Zain, M.Si.

Halaman | 103
b. Setelah anda mengetik data di atas, selanjutnya kita akan melengkapi data
yang masih kosong, yakni : Kepada, Yth., nomor kontak, dan di
c. Klik tab Mailings  Select Recipients  Use Existing List … untuk membuka
database yang sudah kita buat sebelumnya.
d. Cari dan buka file Database Excel pada C:\Documents
e. Klik Open, akhiri dengan OK
f. Selanjutnya tinggal kita insert-kan (sisipkan) data-data yang dibutuhkan
untuk melengkapi surat undangan tersebut
g. Pastikan tab Mailings masih aktif dan letakkan kursor pada posisi dimana
data field tersebut akan disisipkan
h. Klik ikon Insert Merge Field, maka akan muncul field/data yang sudah kita
buat di Excel tersebut

Gambar 8. 18 Ilustrasi menyisipkan field name / data Mail merge ke dalam lembar kerja

i. Tempatkan kursor pada baris Yth. : , kemudian klik field secara berurutan
Sebutan, Nama_Lengkap
j. Kemudian arahkan kursor ke posisi nomor kontak, klik field Nomor_kontak
k. Pindahkan kursor ke posisi di, lalu klik field Alamat
l. Jika benar, anda akan mendapati hasil seperti berikut ini :

Halaman | 104
 Ini menunjukkan field sudah
disisipkan dan siap untuk
ditampilkan maupun dicetak

Gambar 8. 19 Field name sudah siap digunakan

m. Untuk menampilkan data/field-nya, silahkan klik ikon kaca pembesar

Preview Result (melihat hasil) pada toolbar Mailings

Gambar 8. 20 Ilustrasi menampilkan field pada mail merge

n. Lihat hasilnya, seperti berikut :

Gambar 8. 21 Ilustrasi hasil akhir saat field ditampilkan/preview

o. Untuk data orang berikutnya, cukup anda klik tombol navigasi maju-mundur

Halaman | 105
 Gambar 8. 22 Ilustrasi tombol navigasi field Mail merge

p. Simpan dokumen dengan nama Mail Merge Undangan Resmi pada

C:\Documents
Bisa juga kita mencari data
orang tertentu pada daftar
nama penerima surat kita
tersebut dengan menekan ikon
Find Recipient dan mengetikkan
nama pada kotak Find.

Gambar 8. 23 Ilustrasi pencarian data/field Mail merge

Tips !
Teknik mail merge ini selain untuk mencetak nama-nama penerima surat secara massal,
bisa juga digunakan untuk memberi nama pada desain sertifikat atau piagam. Langkah-
langkahnya sama seperti di atas.

8.4 Menerapkan mail merge pada label nama undangan non resmi
Maksud dari undangan non resmi ini adalah undangan yang biasa kita jumpai
saat ada orang mempunyai hajat tertentu. Misalnya ; tasyakuran haji,
pernikahan, aqiqah, khitan dsb. Sedangkan label nama dimaksudkan membuat
data nama dan alamat orang yang akan diberi undangan tersebut pada kertas
stiker/label, sehingga tidak perlu manual dalam menuliskan nama serta
alamatnya.

Praktikum kali ini kita akan membuat undangan tasyakuran penempatan gedung baru
Prodistik ITS Surabaya. Panitia mengundang beberapa rekan dari beberapa daerah di
Jawa Timur. Agar tidak manual dalam menulis nama serta alamat para undangan, kita
gunakan Mail Merge. Sehingga nantinya akan didapat hasil nama dan alamat undangan
itu tercetak dalam 1 lembar kerta sticker, untuk selanjutnya digunting satu per satu nama
undangan.

Halaman | 106
Berikut langkah-langkahnya :
a. Siapkan data penerima undangan kita dalam format Excel saja. Misalkan
seperti ini :

Gambar 8. 24 Data sumber mail merge dalam format microsoft excel

b. Simpan dokumen tersebut dengan nama Daftar Undangan pada

C:\Documents

Gambar 8. 25 Ilustrasi penyimpanan data excel

c. Sekarang kita siapkan format label nama dengan menggunakan table

d. Klik tab Insert  Table (3x3)

Halaman | 107
 Gambar 8. 26 Ilustrasi memasukkan data tabel pada lembar kerja microsoft word

Gambar 8. 27 Pengaturan lebar/tinggi sel pada lembar kerja microsoft word

e. Atur tinggi dan lebar masing-masing sel melalui Table Tools-Layout ; Height
(tinggi) =3,5 Width (lebar) =5,63

Halaman | 108
f. Seleksi seluruh sel, pilih ikon Align Center pada Table Tools - Layout untuk
meletakkan kursor pada bagian tengah tiap-tiap sel

Gambar 8. 28 Pengaturan perataan teks pada sel/tabel yang ada

g. Klik Mailings  Select Recipient Use Existing List .. , cari file Daftar
Undangan
h. Sisipkan Nama dan Alamat melalui ikon Insert Merge Field, pada sel kiri atas

Gambar 8. 29 Ilustrasi tahapan insert merge field pada sel/tabel

i. Letakkan kursor pada sel tengah atas (sebelah kanan sel kiri atas tadi)
j. Klik ikon Rules  Next Record

Gambar 8. 30 Ilustrasi setting Next Record pada mail merge

Halaman | 109
k. Lanjutkan dengan menyisipkan Merge Field lainnya pada sel-sel berikutnya,
sehingga seperti tampak pada gambar

Gambar 8. 31 Ilustrasi penerapan format next record Mail Merge pada sel/tabel

l. Sekarang klik ikon Preview Result. Data nama penerima akan ditampilkan
secara berurutan. Itulah fungsi Next Record pada Mail Merge.

Gambar 8. 32 Ilustrasi hasil akhir penggunaan aturan next record pada mail merge

m. Teknik ini dapat Anda gunakan juga pada undangan-undangan non resmi
lainnya, semisal undangan tasyakuran, khitanan, walimatul urusy dan
sejenisnya.
n. Simpan dengan nama Mail Merge Label Nama pada C:\Documents
o. Tutup dokumen tersebut !

Halaman | 110
8.5 Mencetak mail merge

Setelah membuat mail merge, saatnya mencetak. Ada beberapa teknik mencetak
Mail merge. Mencetaknya melalui ikon Finish & Merge , seperti tampak pada
gambar berikut :

Gambar 8. 33 Ilustrasi pemilihan metode pencetakan mail merge

Ada 3 pilihan, yaitu :

• Edit Individual Documents …; mencetak data mail merge kita pada
lembar/dokumen baru
• Print Documents … ; mencetak mail merge langsung ke printer yang sudah
terhubung dengan laptop
• Send E-mail Messages … ; mengirim mail merge melalui e-mail

Berikut langkah-langkahnya :
a. Buka dokumen. Misalkan dokumen Mail Merge Undangan Resmi yang sudah
disimpan dulu
b. Klik tab Mailings  Finish & Merge  Pilih tipe cetak

Gambar 8. 34 Kotak dialog mencetak hasil mail merge

Keterangan :
• All ; mencetak semua nama penerima surat
• Current record ; mencetak nama penerima surat yang sedang aktif/dibuka
• From ….to.. ; mencetak nama penerima surat dari urutan tertentu (misal
dari 6 hingga 9, dari jumlah data keseluruhan sejumlah 20 orang)

Halaman | 111
c. Misalkan kita cetak Mail Merge dengan pilihan Edit Individual Documents 
All, klik OK
d. Maka akan kita dapat hasil dokumen baru dengan judul Letter1 dengan
jumlah sebanyak 3 lembar (sesuai jumlah nama penerima surat yang sudah
dibuat pada lembar Excel)

Gambar 8. 35 Contoh hasil cetak mail merge untuk data orang pertama

Halaman | 112
 Gambar 8. 36 Contoh hasil cetak mail merge untuk data orang kedua

e. Untuk 2 pilihan cetak mail merge lainnya bisa anda coba sendiri !

Halaman | 113
Tugas Bab VIII Petunjuk pengerjaan !
1. Baca basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa!
2. Buatlah Mail Merge undangan reuni alumni Prodistik dengan
ketentuan :
- Ukuran kertas A4, margin Top 2; Left 3; Botttom 2 ; Right 3
Tugas 1 - Jenis huruf Arial Narrow 12 pt
- Kop undangan dan isi/redaksi surat sesuaikan (bebas, yang
penting tidak menyimpang dari tema undangan) !
3. Simpan hasil kerja Anda pada folder KELAS, sub folder BAB VIII
dengan nama file : TUGAS1 Nama Anda !
1. Baca basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa!
2. Buatlah Kupon Jalan Santai dengan ketentuan :
- Gunakan teknik tabel seperti contoh penerapan mail merge
pada undangan non resmi
- Tema jalan santai : memperingati HUT RI
- Jumlah nomor peserta sebanyak 1300 peserta
- Ukuran kertas Folio/F4 = 21,5 cm x 33 cm
- Ukuran/besar kupon/sel untuk peserta: 4cm x 6cm, sedangkan
Tugas2 untuk panitia : 4cm x 2cm
- Gunakan huruf Cambria. Pada bagian Peserta ; teks Jalan Santai
(14 pt), Keluarga Besar Prodistik Its Surabaya (123 pt), dalam
rangka Peringatan HUT RI ke 77 th (12 pt). sedangkan pada
bagian Panitia , sesuaikan besar hurufnya
- Teks Peserta dan Panitia gunakan fitur Word Art
- Besar nomor urut silahkan sesuai
3. Beri ornamen/hiasan/background sesuai dengan kreatifitas anda
4. Simpan hasil kerja Anda pada folder KELAS, sub folder BAB VIII
dengan nama file : TUGAS2 Nama Anda !

JALAN SANTAI JALAN SANTAI

KELUARGA BESAR
KELUARGA BESAR PRODISTIK ITS PRODISTIK ITS
SURABAYA
SURABAYA
dalam rangka
dalam rangka Peringatan HUT RI
Peringatan HUT RI ke-77 th Ke-77 th

No. : 0001
No. : 0001

Halaman | 114
 BAB
IX
SASARAN:
REFERENSI SECARA OTOMATIS

Setelah mempelajari bab ini, anda diharapkan mampu membuat :

 Daftar isi otomatis
 Catatan kaki (footnote) dan catatan akhir (endnote)
 Daftar pustaka
 Daftar tabel gambar
 Indeks

9.1 Daftar isi otomatis

1) Membuat Daftar Isi
Sebagaimana judulnya, daftar isi ini berisikan list atau daftar judul dalam
sebuah buku. Akan tetapi terkadang kita merasa kesulitan membuat daftar
isi dalam sebuah buku dengan menggunakan Microsoft word ini. Selain kita
harus teliti menyesuaikan judul dengan nomor halamannya, membuat titik-
titik untuk daftar isi dalam sebuah buku atau karya ilmiah lainnya
terkadang bikin repot dan bingung. Tenanglah sejenak, dengan MS-Word ini
kita akan bisa membuat daftar isi otomatis dalam sekejap mata.

Berikut langkah-langkahnya :
a. Sebelum membuat daftar isi yang mudah diperbarui, langkah awal
adalah membuat gaya judul (Styles) melalui tab Home (wajib
dilakukan!)

Gambar 9. 1 ikon styles pada Microsoft Word

Halaman | 115
 Gambar 9. 2 Pilihan styles

b. Sebagai latihan, silahkan ketik teks berikut !

Gambar 9. 3 Contoh teks yang akan diatur / diterapkan Styles

c. Tempatkan Bab I Pendahuluan pada halaman ke-2 dan Bab II

Pembahasan pada halaman ke-3
d. Blok BAB I Pendahuluan
e. Klik Styles/gaya judul Heading 1, sehingga berubah demikian

Halaman | 116
 Gambar 9. 4 Contoh penerapan Styles pada bagian Bab Utama

f. Lakukan langkah yang sama untuk judul BAB II Pembahasan

g. Untuk sub judul 1.1 Pengertian, blok dan pilih Style Heading 2, sehingga
berubah menjadi seperti ini

Gambar 9. 5 Ilustrasi penerapan styles pada sub bab

h. Sedangkan untuk isi sub bab, biarkan saja menggunakan Style Normal.
Pastikan untuk yang bukan judul atau sub judul diberi style normal,
supaya tidak ikut dalam daftar isi yang akan anda buat.

Halaman | 117
i. Jika anda sudah mengatur style masing-masing, selanjutnya tempatkan
kursor pada halaman pertama (tempat daftar isi buku atau makalah)
j. Klik menu References - Table of Contents, pilih model yang dikehendaki.
Ada Automatic Table 1 dan Automatic Table 2. Misalkan pilih model yang
kedua

Gambar 9. 6 Ilustrasi pembuatan daftar isi

k. Sekejap mata, lihatlah hasilnya 1

Gambar 9. 7 Ilustrasi hasil pembuatan daftar isi secara otomatis

l. Rubahlah teks Table of Contents menjadi Daftar Isi

Halaman | 118
 m. Simpan dengan nama Daftar Isi Otomatis pada C:\Documents
n. Sekarang coba, Anda tambahkan Bab III Penutup dan Sub bab 3.1
Simpulan pada halaman ke-4. Jangan lupa, atur style-nya ; Bab III
Penutup menjadi heading 1 dan Sub Bab 3.1 Simpulan menjadi heading 2
o. Selanjutnya, klik Daftar Isi kemudian klik Update Table…, maka akan
memunculkan Update Table of Contents. Terdapat Update page number
only = hanya untuk memperbarui nomor halamannya saja, sedangkan
Update entire table = untuk memperbarui secara keseluruhan.

Gambar 9. 8 Ilustrasi penerapan update table of contents

p. Pilih Update entire table dan klik OK, lihatlah hasilnya ! Bab III dan sub
bab 3.1 langsung tampil dengan nomor halaman.
q. Simpan lagi !

2) Merubah Tampilan Daftar Isi

Daftar isi otomatis yang sudah dibuat, ada kalanya ingin dirubah formatnya
(jangan dirubah secara manual dengan jalan merubah jenis huruf, ukuran
dan tanda titik).
Berikut langkah-langkahnya :
a. Blok daftar isi otomatis yang sudah kita buat tadi
b. Klik References  Table of Contents  Insert Table of Contents…
Maka akan muncul kotak dialog seperti tampak pada gambar

Halaman | 119
 Gambar 9. 9 Ilustrasi tahapan mengubah tampilan daftar isi

c. Lakukan perubahan terhadap hal-hal yang ingin dirubah

Gambar 9. 10 Ilustrasi pengubahan tab leader

d. Pada tampilan dialog tersebut, ada beberapa hal yang bisa dirubah :
• Tab leader ; pilihan jenis garis/pemisah
• Format ; pilihan jenis/gaya daftar isi
• Show levels ; pilihan mengatur tingkatan sub/bagian

Halaman | 120
 Gambar 9. 11 Ilustrasi pengubahan format tabel of content

e. Lihatlah perubahan yang terjadi pada kotak Print Preview

f. Akhiri dengan mengklik OK !

3) Menghapus daftar isi

Untuk menghapus daftar isi yang sudah ada, sangatlah gampang. Cukup anda
seleksi daftar isi tersebut, masuk References  Table of Contents  Remove
Table of Contents.

9.2 Catatan kaki dan catatan akhir

9.2.1 Membuat catatan kaki (footnote)
Secara bahasa berarti catatan kaki maksudnya adalah catatan dibawah halaman.
Ketika membuat makalah penulisan footnote ini sering di anggap penting, hal
ini diperlukan untuk mengetahui sumber makalah tersebut supaya makalah
tersebut dapat dinyatakan sebagai makalah/karya tulis ilmiah yang valid.
Namun, terkadang sebagian dari pembuat makalah mengalami kesulitan untuk
membuat footnote di karya tulis ilmiah.

Halaman | 121
Contohnya :

Gambar 9. 12 Ilustrasi tampilan footnote pada dokumen word

Berikut langkah-langkahnya :
a. Letakkan kursor pada tempat akan disisipi Footnote
b. Klik References  Insert Footnote , maka akan muncul angka di bagian
bawah lembar kerja aktif

Gambar 9. 13

c. Ketikkan teks berikut disamping angka yang muncul tersebut:

Wikipedia.or.id, diakses Minggu, tanggal 02 Oktober 2016, pukul 22.38
WIB
d. Adapun footnote selanjutnya, akan berurutan secara
otomatis/menyesuaikan dari angka/nomor footnote sebelumnya.
Caranya juga sama persis.
Tips !
Cara cepat membuat footnote, yakni meletakkan kursor untuk posisi catatan kaki, tekan
Alt + Ctrl + F (bersamaan)
Untuk menghapus footnote, cukup anda menuju ke nomor footnote. Setelah itu, hapus
dengan backspace/delete

Halaman | 122
9.2.2 Membuat catatan akhir (endnote)
Secara prinsip, catatan akhir (endnote) sama dengan footnote. Hal yang
membedakan hanya pada posisinya saja. Jika footnote berada pada bagian
bawah lembar kerja yang sama/isi teks. Sedangkan endnote berada pada akhir
dari dokumen tersebut.
Adapun caranya sama persis dengan langkah-langkah membuat footnote, yakni
melalui menu References  Insert Endnote

Gambar 9. 14 Ilustrasi tahapan menyisipkan endnote

Tips !
Cara cepat membuat endnote, yakni meletakkan kursor untuk posisi catatan kaki, tekan
Alt + Ctrl + D (bersamaan)
Untuk menghapus endnote, cukup anda menuju ke nomor endnote. Setelah itu, hapus
dengan backspace/delete

9.3 Daftar Pustaka

9.3.1 Membuat daftar pustaka
Daftar pustaka merupakan salah satu bagian yang sangat penting dalam sebuah
makalah atau skripsi. Dengan adanya daftar pustaka, pembaca akan mengetahui
sumber dan referensi dari materi-materi yang dibahas, juga bisa mencegah
plagiarism (menjiplak total karya orang lain).
Dalam membuat Daftar pustaka yang baik dan benar tentunya ada beberapa
aturan yang harus dipenuhi yang diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Penulisan daftar pustaka disusun berdasarkan nama pengarang buku
secara alfabetis mulai dari A-Z dan ditulis nama belakang terlebih dahulu
dilanjutkan dengan penulisan tahun penerbitan buku diakhiri titik;
2. Lanjutkan dengan menulis judul buku yang diketik secara miring (italic)
dan diakhiri titik;
3. Lanjutkan dengan menuliskan tempat buku diterbitkan, tambahkan tanda
baca titik dua kemudian dilanjutkan penerbit buku.

Halaman | 123
Contoh:
Aulia, Zafrinaa. 2014. Tips Lulus UN. Jakarta: Bukune
Hadi, Abdul. 2014. Tips Sehat Alami. Bandung: Sinar Kreatif

Bagaimana apabila dokumen yang sedang kita kerjakan memiliki banyak

sekali daftar pustaka? Akan sedikit merepotkan tentunya, tetapi jangan
khawatir karena terdapat cara yang lebih mudah dan simple untuk
membuat daftar pustaka yang bisa secara otomatis tersusun berdasarkan
alfabetis.

Berikut langkah-langkahnya :
a. Buka aplikasi Ms. Word
b. Kemudian klik menu References  Manage Sources akan keluar kotak
dialog Source Manager

Gambar 9. 15 Tampilan kotak dialog Source Manager

c. Pada jendela tersebut klik New... , maka akan muncul Create Source.
d. Isikan data pada kotak Author (nama pengarang/penulis buku), Title
(judul buku/karya ilmiah), Year (tahun terbit buku/karya), City (kota
penerbit), Publishet (nama penerbit). Misalkan isikan data berikut !

Halaman | 124
 Gambar 9. 16 Tampilan kotak dialog Create Source

e. Untuk menambah bibliografi baru, tinggal klik New. Lakukan langkah c –

d di atas. Misalkan sumber pustaka dari situs web, maka demikian
contohnya :

Gambar 9. 17

f. Klik OK untuk keluar dari kotak dialog tersebut.

Halaman | 125
9.3.2 Menyisipkan Daftar Pustaka
Setelah membuat master/sumber, daftar pustaka sudah bisa disisipkan pada
lembar kerja anda.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik References - Bibliography

Gambar 9. 18 Ilustrasi pembuatan Bibliography

b. Pilih model yang diinginkan. Misalkan jenis Works Cited, silahkan diklik.
Maka akan muncul hasil seperti berikut ini :

Gambar 9. 19 Contoh hasil pembuatan Bibliography

Halaman | 126
9.4 Membuat daftar gambar
Daftar gambar merupakan daftar yang digunakan dalam skripsi untuk
menguraikan gambar-gambar yang digunakan dalam skripsi biasanya terdapat
setelah daftar pustaka. Daftar gambar disini memuat 3 hal, yakni daftar tabel,
daftar gambar dan daftar lampiran.

Berikut langkah-langkahnya :

a. Klik References  Insert Caption seperti pada gambar berikut :

Gambar 9. 20 Tampilan kotak dialog Caption

b. Tentukan nama labelnya pada kotak Label. Misalkan labelnya gambar. Kalau
menggunakan label yang lain bisa dengan klik New Label. Kemudian centang
exclude label from caption.

Gambar 9. 21 Tampilan kotak dialog New Label

c. Klik OK. Maka anda lihat pada kotak Caption, yang sebelumnya muncul teks
Figure 1 berubah menjadi Gambar 1
d. Buat dokumen baru. Kemudian masukkan gambar terlebih dahulu melalui
Insert  Picture. Misalkan Logo ITS
Halaman | 127
 Gambar 9. 22 Ilustrasi pembuatan caption (keterangan pada gambar)

e. Selanjutnya klik gambar, kemudian klik menu References  Insert Caption

Gambar 9. 23 Ilustrasi menyisipkan keterangan gambar melalui caption

f. Secara otomatis, muncul teks Gambar 1 pada kotak Caption. Itu

menandakan, label yang kita buat tadi sudah bekerja. Sedangkan angka 1
menunjukkan urutan gambar. Angka tersebut akan berubah urutannya
secara otomatis, manakala ada gambar baru yang disisipkan. Lihatlah
hasilnya !

Halaman | 128
 Gambar 9. 24 Contoh hasil penerapan caption pada loga

g. Sekarang tekan enter hingga ada di halaman kedua. Sisipkan gambar lagi.
Misalkan Gambar Garuda Pancasila

Gambar 9. 25 Contoh penerapan caption pada gambar Garuda Pancasil

h. Ulangi langkah (e) , beri caption/keterangan gambar Garuda Pancasila,

lambang negara Republik Indonesia. Jika tidak ada gambar ini, boleh Anda
gunakan gambar/logo yang tersedia pada komputer Anda.
i. Sekali lagi, sisipkan 1 gambar pada halaman ke-3. Misal logo Bendera Merah
Putih. Seperti ini hasilnya.

Halaman | 129
 Gambar 9. 26 Contoh caption pada gambar Bendera Merah Putih

j. Enter terus, sehingga ada di halaman ke-4. Disini kita akan membuat daftar
gambar yang sudah kita beri keterangan gambarnya (caption) tadi.
k. Klik References  Insert Table of Figures

Gambar 9. 27 Ilustrasi tahapan insert table of figures

l. Akan memunculkan kotak dialog berikut :

Gambar 9. 28 Tampilan kotak dialog Table of Figures

m. Untuk sementara, klik OK. Sehingga menghasilkan daftar tabel gambar

seperti berikut ini :

Halaman | 130
 Gambar 9. 29 Contoh hasil penerapan table of figure

n. Jika anda menambah gambar, maka dengan mudahnya dapat kita update
caption yang disisipkan tersebut. Caranya tinggal klik kanan pada daftar
gambar tersebut, pilih Update Field.
o. Lihatlah hasilnya ! akan tampak tambahan caption gambar 4 beserta nomor
halamannya.

9.5 Membuat Indeks

9.5.1 Pengertian Indeks
Indeks adalah suatu hal diperlukan untuk memudahkan pembaca mencari
nama atau istilah yang disebutkan dalam buku. Jadi, bila kita ingin memeriksa
istilah tertentu dalam buku secara cepat, maka kita cukup membuka halaman-
halaman tertentu seperti yang tertera pada indeks, tanpa harus membaca buku
tersebut sampai selesai.

Berikut langkah-langkahnya :
a. Buka dokumen yang akan dibuat indeksnya.
b. Pilih teks yang ada pada dokumen untuk dijadikan entri pada indeks. Bila
ingin menggunakan istilah baru, klik pada bagian yang ingin disisipkan entri
untuk indeks (misalnya di dekat teks atau frasa tertentu).Misalkan ketik
TIK.
c. Klik tab References Index group, klik Mark Entry.
d. Untuk membuat entri pendamping (cross-reference), pada bagian Options,
klik Cross-reference dan ketik teks pada kotak di sampingnya seperti contoh
gambar berikut ini. Misalkan anda ketik saja Teknologi Informasi dan
Komunikasi. Centang pilihan Bold dan Italic.
e. Klik Mark. Akan tampil gambar seperti berikut :

Halaman | 131
 Gambar 9. 30 Tampilan kotak dialog Mark

f. Anda jangan panik. Silahkan Close saja

g. Ulangi langkah (b-e) untuk membuat 1 lagi entry, misal WWW. Pada
cross-reference anda ketikkan World Wide Web
h. Silahkan Close . sehingga muncul hasil seperti ini

Gambar 9. 31 Hasil penerapan fitur index

i. Untuk menghilangkan tanda P membalik (simbol mark paragraf),

silahkan klik menu Home  Show/Hidden Mark

Paragraph Mark
(tanda paragraf)

Gambar 9. 32 Ilustrasi tempat ikon Paragraph Mark

Halaman | 132
9.5.2 Memasukkan Indeks
Teks yang sudah dibuat /dientry untuk selanjutnya ditampilkan pada indeks.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Letakkan kursor ditempat pembuatan Indeks
b. Klik menu Reference  Insert Index, maka akan muncul kotak dialog
Index

Gambar 9. 33 Ilustrasi penyisipan index

c. Lakukan pengaturan pada beberapa hal :

 Type : Indented
 Column : 1
 Centang Right align page numbers
 Tab leader, pilih (…………)
 Formats : Modern

Halaman | 133
 Gambar 9. 34 Tampilan kotak dialog Index

d. Klik OK. Maka akan muncul hasil seperti berikut ini :

Gambar 9. 35 Ilustrasi hasil akhir penyisipan indeks pada dokumen anda

e. Selamat, indeks anda sudah berhasil dibuat.

Halaman | 134
Tugas Bab IX Petunjuk pengerjaan !
1. Baca basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa!
2. Buatlah daftar isi dengan ketentuan sebagai berikut :
 Kata Pengantar, berada di halaman i
 Daftar, berada di halaman ii
 Bab I Pendahuluan, berada di halaman ke-3 terdiri dari sub bab
Tugas 1  1.1 Latar belakang, berada di halaman ke-3
 1.2 Rumusan Masalah, berada di halaman ke-6
 1.3. Tujuan dan 1.4. Manfaat berada di halaman ke-7 dan
 Halaman ke-8 yakni 1.5 Sistematika pembahasan
 Gunakan tab leader (_______) dan format Modern
3. Simpan hasil kerja Anda pada folder KELAS, sub folder BAB IX
dengan nama file : TUGAS1 Nama Anda !
1. Baca basmalah terlebih dahulu, fokus dan yakin pasti bisa!
2. Buatlah dokumen baru terdiri dari 5 halaman, dengan masing-
masing halaman ada 2 gambar berbeda
Tugas 2 3. Atur caption-nya dengan label Grafis
4. Gunakan Tab leader : (_______) Format Table of figures : Formal
5. Buatlah daftar tabel gambar pada halaman pertama
6. Simpan hasil kerja Anda pada folder KELAS, sub folder BAB IX
dengan nama file : TUGAS2 Nama Anda !
1. Buat entry Mark sebagai berikut :
Mark Cross Reference
PC Personal Computer/Komputer Pribadi
Mouse Alat input pada PC
Prodistik Program Terapan Bidang TIK
Hardisk Alat Penyimpanan Data
Mouse Alat input pada PC
Tugas 3 LAN Local Area Network
Flashdisk Alat Penyimpanan Data yang dapat dipindah
Monitor Layar untuk menampilkan proses dan output
komputer
2. Buatlah entry mark tersebut menjadi index dengan aturan :
 Type : Run in
 Column : 3
 Format : Bulleted

Halaman | 135
 BAB
X
SASARAN:
MENCETAK DOKUMEN

Setelah mempelajari bab ini, anda diharapkan mampu :

 Print Preview
 Mengatur Kertas dan Layout
 Mencetak Halaman Tertentu
 Mengatur Seting Printer
 Mencetak Halaman Ganjil dan Genap
 Mencetak Halaman Bolak-Balik
 Mencetak dengan Teknik Collate
 Mencetak Multipages in 1 Sheet
 Mencetak Format XPS

10.1 Print Preview

Setelah data/dokumen sudah selesai diedit, saatnya mencetak pada kertas yang
dikehendaki. Sebelumnya, dokumen tersebut dapat ditampilkan/dicetak
terlebih dahulu pada layar laptop/PC, yang dikenal dengan istilah Print Preview
(pra cetak). Dengan menggunakan tampilan pra cetak ini, kita dapat mengetahui
perkiraan hasil cetak yang akan kita dapatkan nantinya, sehingga terhindar dari
kesalahan seting.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik menu File  Print
b. Jika benar, maka akan muncul kotak dialog Print Preview berikut :

Halaman | 136
Gambar 10. 1 Ilustrasi tahapan print

Tampilan
pra cetak
(Print Preview)

Gambar 10. 2 Tampilan Print Preview

Untuk cara cepat, dapat dilakukan dengan mengklik ikon kaca pembesar
pada Quick Access Toolbar.

Halaman | 137
 Ikon Print Preview

Gambar 10. 3 Posisi ikon Print Preview

Jika ikon kaca pembesar belum muncul, maka silahkan dimunculkan dari
dropdown (panah bawah) pada Customize Quick Access Toolbar, seperti
berikut ini :

Gambar 10. 4 letak tombol Customize Quick Access Toolbar

10.2 Mengatur Kertas dan Layout

Dalam mengatur jenis kertas dan arah pencetakan kertas, dapat dilakukan
melalui kelompok Settings
Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik menu File  Print, maka akan muncul kotak dialog berikut :

Halaman | 138
 1
2
3

Gambar 10. 5 Ilustrasi tab File- Print

Keterangan :
1. Digunakan untuk mengatur arah cetak kertas (portrait = tegak;
landscape = datar/tidur)

Gambar 10. 6 Pilihan Orientation

Halaman | 139
2. Digunakan untuk memilih jenis kertas yang akan digunakan.
namun, jika ingin menggunakan jenis kertas dengan ukuran bebas (tidak
ada pada daftar), silahkan klik pilihan More Paper Sizes…, maka akan
muncul kotak dialog Page Setup berikut :

Gambar 10. 7 Ilustrasi pemilihan More Paper Sizes

Pilih Custom size, dan isikan ukuran kertas yang diinginkan pada kotak
Width (lebar) dan Height (tinggi) dalam satuan ukuran yang ada. Misal
centimeters/milimeters.

Halaman | 140
Gambar 10. 8 Kotak dialog page setup

Gambar 10. 9 Tampilan pilihan custom size

Jika masih dalam satuan ukuran inches, maka lakukan perubahan.

Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik tab File  Options  Advanced
b. Gulung/scroll tampilan ke pilihan Display
c. Pilih satuan ukuran cm/mm pada Show measurements in units of
d. Akhiri dengan mengklik button OK

Halaman | 141
 Scroll / gulung layar
ke bawah

Gambar 10. 10 Ilustrasi pengubahan satuan ukuran dari Inches menjadi

centimeters

3. Custom Margin digunakan untuk mengatur batas tepi ketikan terhadap

sisi kertas.

Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik tab File  Print  Custom Margins

Halaman | 142
 b. Pilih margin yang diinginkan pada template yang ada. Jika tidak ada,
silahkan pilih Custom Margins …

Gambar 10. 11 Ilustrasi pemilihan Custom Margins

10.3 Mencetak Halaman Tertentu

Tentunya, ada kalanya dokumen dicetak pada halaman-halaman tertentu saja.
Berikut pilihannya :
 Print All Pages = mencetak seluruh halaman pada dokumen yang sedang
aktif
 Print Selections = mencetak bagian/sebagian teks yang diseleksi/diblok
 Print Current Page = mencetak hanya pada halaman yang sedang
dibuka/aktif
 Print Custom Range = mencetak halaman tertentu.

Halaman | 143
 Gambar 10. 12 Tampilan setting printing

Tips !
1. Halaman yang nomornya berurutan, gunakan tanda penghubung (-)
diantaranya/ditengahnya.
2. Halaman yang tidak berurutan nomornya, gunakan tanda baca koma (,)
3. Tidak boleh menggunakan spasi
4. Misal akan mencetak halaman 1 sampai 3 (beruruta), dilanjut halaman
7, 9,12,13, dan 14.
5. Halaman yang urut nomor halamannya : 1-3 dan 12-14.
6. Jika tidak berurutan, maka harus dipisah dengan tanda baca koma (,).
7. Halaman yang tidak urut nomor halamannya : 7,9
8. Jadi, cara penulisan seting cetaknya sebagai berikut : 1-3,7,9,12-14

Halaman | 144
10.4 Mengatur Seting Printer
Sebelum mencetak dokumen, pastikan ada printer yang sudah terintal
drivernya dan tersambung dengan baik pada laptop/PC kita.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik menu File  Print
b. Pilih printer yang ada/sudah terinstal tadi. Untuk dapat mengetahui printer
yang sedang aktif, tinggal anda cari nama printer yang ada keterangan Ready
di bawahnya (bukan yang mode offline).
c. Selanjutnya tinggal klik button Print

Gambar 10. 13 Ilustrasi perintah file-print

Halaman | 145
10.5 Mencetak Halaman Ganjil dan Genap
Selain melaui pilihan Print Custom Range, proses mencetak dapat dilakukan
dengan memilih nomor halaman ganjil saja, maupun sebaliknya. Secara
otomatis, printer akan melacak halaman berapa saja yang termasuk
halaman ganjil maupun genap. Namun jika dokumen yang kita buat hanya
terdiri dari 1 halaman saja, maka tidak perlu menggunakan teknik Odd
Pages (halaman ganjil)/Even Pages (halaman genap) ini.
Berikut langkah-langkahnya :
d. Klik menu File
e. Pilih Print All Range  Only Print Odd Pages (jika hanya ingin mencetak
seluruh halaman ganjil). Sedangkan Only Print Even Pages (untuk halaman
genap).

Gambar 10. 14 Ilustrasi mencetak halaman ganjil

10.6 Mencetak Halaman Bolak-Balik

Dokumen yang dibuat ada kalanya ingin dicetak secara bolak-balik.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik menu File
b. Pilih pilihan di bawah kelompok Pages, maka akan muncul kotak dialog di
samping

Halaman | 146
 Gambar 10. 15 Ilustrasi mencetak halaman bolak-balik

Keterangan :
 Print One Sided ; mencetak pada hanya mencetak satu sisi halaman
 Print on Both Sides ; mencetak membalik halaman di sisi panjang
 Print on Both Sides ; mencetak membalik halaman di sisi pendek
 Manually Print on Both Sides ; mencetak halaman bolak-balik secara
manual
Jadi untuk mencetak halaman bolak-balik dilakukan secara manual. Yakni
mencetak 2 halaman depan, kemudian kertas dimasukkan lagi ke dalam printer
untuk mencetak halaman berikutnya. Begitu seterusnya.

10.7 Mencetak dengan Teknik Collate

Collate disini diartikan susun/menyusun/berurutan. Misalkan dokumen
kita terdiri dari 5 halaman, ingin kita cetak masing-masing halaman
sebanyak 2 kali/eksemplar, maka agar hasil cetakan yang keluar dari
printer itu berurutan mulai dari halaman 1 hingga 5 untuk cetakan set
pertama, dan begitu juga set kedua dicetak secara berurutan halaman 1
hingga 5, maka dapat kita lakukan dengan teknik Collate. Tujuan teknik
cetak ini adalah agar kita tidak mengurutkan urutan halaman secara
manual.

Halaman | 147
 Teknik ini hanya bisa digunakan apabila kita mencetak lebih dari 1 kali
(copies) dan jumlah halamannya lebih dari 1.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Buatlah dokumen baru dengan beberapa halaman, misalkan 3 halaman
b. Klik tab File  Print
c. Pastikan pada pilihan Collated sudah terseleksi. Jika tidak menghendaki,
maka bisa diarahkan ke pilihan Uncollated.
d. Terakhir, silahkan klik Print. Lihat hasilnya !

10.8 Mencetak Multipages in 1 Sheet

Multipages in 1 Sheet disini diartikan beberapa halaman tercetak sekaligus pada
1 lembar kertas saja. Misalnya seperti gambar di samping ini 2 halaman dicetak
pada 1 lembar kertas.

Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik tab File  Print
b. Klik opsi paling bawah pada kelompok Setting, sehingga muncul pilihan
seperti pada gambar berikut. Silahkan pilih sesuai dengan kebutuhan.
Misalkan 4 Pages Per Sheet (4 halaman dalam 1 lembar kertas)
c. Klik tab Print

Halaman | 148
10.9 Mencetak Format XPS
Terkadang Anda ingin menyimpan file agar tidak bisa diubah, namun Anda
tetap ingin file itu mudah dibagikan dan dicetak. Dengan program Microsoft
Office Anda bisa menyimpan file sebagai XML Paper Specification (Extended
Markup Language) tanpa membutuhkan tambahan perangkat lunak atau add-in.

File XPS bagus untuk digunakan saat file yang:

• Terlihat sama di sebagian besar komputer
• Mempunyai ukuran yang kecil
• Sesuai dengan format industri
Beberapa contoh kapan menggunakan file XPS antara lain resume, dokumen
hukum, surat kabar, file yang dimaksudkan untuk dibaca dan dicetak saja,
dokumen yang dimaksudkan untuk pencetakan profesional.
Anda juga bisa menyimpan file Anda dalam format PDF (Portable Document
untuk mendapatkan hasil yang sama.
Berikut langkah-langkahnya :
a. Klik menu File  Print
b. Pada kelompok Printer , klik panah ke bawah dan pilih Microsoft
XPS Document Writer

Halaman | 149
c. Klik tab Printer, maka akan muncul kotak dialog
Save Print Output As berikut :

d. Tentukan tempat penyimpan (drive/folder), kemudian beri nama dokumen

pada baris File name
e. Pastikan pada baris Save as type sudah terpilih XPS Document (*.xps)
f. Klik Save, tunggu hingga proses selesai 100 %.
g. Untuk mengeceknya, silahkan buka folder/tempat penyimpanan file tadi.
Maka akan anda dapati, file dengan ekstensi (akhiran) xps. Untuk
membukanya, silahkan klik kiri 2 kali pada file yang dimaksud.

Gambar 10. 16 tampilan file dalam bentuk xps

Halaman | 150
Tugas Bab X Petunjuk pengerjaan !
1. Buatlah dokumen baru sebanyak 5 halaman
2. Lakukan pencetakan dalam satu kali perintah cetak, dengan
ketentuan :
Tugas 1 - Halaman 1 sampai 3 dicetak sebanyak 2 kali berurutan
(collated)
- Halaman 5 dicetak sebanyak 2 kali
3. Simpan hasil kerja Anda pada folder KELAS, sub folder BAB X
dengan nama file : TUGAS1 Nama Anda !
1. Buatlah dokumen baru dengan jumlah halaman sebanyak 4
Tugas 2 lembar/ bisa juga dengan membuka dokumen yang sudah ada
2. Aturlah menjadi 16 Pages Per Sheet
3. Cetak dan amatilah hasilnya !
1. Buatlah dokumen baru / bisa juga dengan membuka
Tugas 3 dokumen yang sudah ada
2. Cetak dalam bentuk XPS. Amatilah hasilnya !

Halaman | 151