Komputer Akuntansi Microsoft Access

Pengertian Access dan database

Access merupakan salah satu software yang mengatur data-data sehingga tersusun
dengan baik atau dikenal dengan system manajemen database (database Manajemen
system / DBMS).

Tingkatan DBMS (Database Manajemen System)

1. DBMS
2. Database
3. File
4. Record
5. Field
6. Karakter

DBMS adalah kumpulan data yang berhubungan suatu objek atau topic atau tujuan
khusus tertentu.

Database adalah Kumpulan dari beberapa file yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya
Record adalah Gabungan dari beberapa field
Field adalah Gabungan dari beberapa Karakter
Karakter adalah terdiri dari angka dan huruf

Cara menjalankan Microsoft Access

1. Klik tombol Star
2. sorot all program
3. klik Microsoft Access
4. maka akan mncul jendela dari Microsoft Access

Gambar : Jendela Microsoft Access

Page 1 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

MEMBUAT DATABASE BARU yang Masih Kosong

Dalam Microsoft Access, tiap database tersimpan dalam sebuah file dengan ekstensi.mdb.
Tiap objek baik dalam table, form, report, query, data access page, atau yang lainnya.
Anda dapat menciptakan dalam database itu juga disimpan dalam file ini . Jadi satu file
berisi semua objjek dalam data base anda .

Langkah – langkah dalam membuat database adalah sebagai berikut :

1. Klick tombol Start
2. Pilih All Programs
3. Pilih Microsoft Access
Atau dapat dilakukan dengan
bila di desktop anda sudah tersedia icon Shortcut keAplikasi Access Anda tinggal
mengklick icon tersebut , maka jendela utama Access akan muncul
4. Pada bagian New yang ada pada jendela task pane – New File, pilih dan klik
Blank Database.Kotak dialog File New Daabase akan ditampilkan.

Gambar Kotak Dialog : File New Database

5. Pada Tombol daftar pilihan save in, pilih drive dan folder tempat anda ingin
menyimpan file
6. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang anda inginkan
7. Klik Tombol perintah Create.

Page 2 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

Gambar : Jendela Database yang masih kosong

Database pada access terdiri dari :

 Table adalah berupa table kumpulan data yang merupakan komponen utama dari
sebuah databse
 Queries digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat
tertentu dari satu table atau lebih
 Form dipergunakan untuk menampilkan data, mengisi data dan mengubah data
yang ada pada table
 Report dipergunakan untuk menampilkan laporan hasil analisis data
 Pages dipergunakan untuk membuat halaman web
 Macros dipergunakan untuk mengotomatisasi perintah-perintah yang sering
digunakan dalam mengolah data
 Modules digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan
database tingkat lanjut

Cara Membuka Microsoft Access

1. Klik Menu File
2. Klik Open
3. Muncul kotak dialog open
Cari nama file yang akan dibuka

Cara mengakhiri Microsoft Access

1. Klik File
2. Klik Exit

Page 3 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

Tabel

Table adalah kumpulan data yang berhubungan dengan topic tertentu. Table
mengorganisasikan data kekolom-kolom ( field) dan baris-baris (record).
Sebelum merancang dan membuat sebuah table baru sebaiknya harus dipahamiterlebih
dahulu jenis data yang akan ditempatkan pada seetiap field
 Text
Dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca.
 Memo
Dapat menerima text apa saja sebagai catatan atau keterangan dengan panjang
maksimal 65535 karakter
 Number
Berisi data bilangan yang digunakan untuk perhitungan matematis.
 Date/ Time
Hanya dapat menerima tanggal dan waktu (ukuran type data ini adalah 8 byte)
 Currency
Berisi nilai uang dan data bilangan yang digunakan dalam perhitungan matematis.
 AutoNumber
Berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik secara otomatis
diberikan oleh access.
 Yes/No
Berisi nilai yes/no
 Ole Object
Berisi objek yang dikaitkan (linked) ke atau disisip kedalam tabel
 Hyperlink
Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar bisa terkait dengan objek atau data yang
tersimpan dilokasi tertentu
 Lookup wizard
Memungkinkan untuk memilih nilai dari table lain atau dar daftar nilai yang
didefenisikan sendiri dengan menggunakan listbox atau combo box

MEMBUAT TABLE BARU DENGAN FASILITAS CREATE TABLE IN DESIGN

VIEW

1. Buka file database yang dinginkan, kemudian pada jendela kerja database kllik table
yang ada dibawah object atau pilih dan klik menu view, database object, tables
2. Kllik dua kali create table in design view
3. Pada kotak dilalog tersebut lakukan pendefenisian struktur table dengan cara mengisi
nama field jenis data dan keterangan
4. Jika perlu dapat mengisi field property yang ada dibawahnya
Beberapa field property yang ada dalam access antara lain :
 Field size digunakan untuk menentukan lebar maksimum untuk data yang
tersimpan dalam suatu field
 Format digunakan untuk mengatur tampilan angka, tanggal, waktu dan
teks yang ditimapilkan dilayar maupun diprinter

Page 4 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

 Input Mask digunakan untuk menetukan tampilan pada saat data

dimasukan, juga digunakan untuk mengendalikan nilai yang dapat
dimasukan
 Decimal Places digunakan untuk menentukan jumlah decimal
 Caption digunakan untuk menapilakan informasi yang berguna untuk user
sebagai judul kolom atau laporan
 Default Value digunakan untuk menentukan nilai yang otomatis diisikan
kedalam suatu field ketika record baru dibuat
 Validation Rule digunakan untuk membatasi ata mengontrol pemasukan
data pada field tertentu
 Validation Text digunakan untuk menampilkan keterangan atau pesan
apabila data yang dimasukan tidak sesuai dengan batasan data yang telah
diberikan pada field
 Required untuk menetukan apakah sebuah field harus diisi atau tidak
harus diisi
 Allow Zero length dugunakan untuk menentukan bila manakah zero
length string adalah data yang valid kedalam sebuah field dalam sebuah
file
 Indexed digunakan untuk membuat index pada field

5. Simpan hasl pendefenisian tersebut dengan cara memilih dan mengklik menu file,
save
6. Pada kotak isian table name ketik nama untuk table tersebut lalu OK
7. Untuk menutupnya klik menu file, close

MENGUBAH DESAIN TABEL

Kadang kala anda perlu mengubah desain table, misalnya anda mungkin perlu
menambahkan field baru atau menghapus sebuah field dari table.
Untuk mengubah desain sebuah table, anda harus membuka dalam tampilan design. Tiap
kali anda mengubah desain sebuah table, tekan tombol ctrl+s

Menyisipkan Field dari table

1. Buka table dalam tampilan dengan mengklick nama table lalu klick tombol
Design.
2. Field baru akan menyisispkan sebuah data diatas baris yang diklick.
3. Pilih Rows dari menu Insert, atau mengklicktombol Insert Rows pada Toolbar
4. Accesss akan menyisipkan sebuah baris kosong
5. Pilih type data dlam kolom Data type
6. Ketikkan deskripsi field itu dalam kolom Description.
7. Tekan tombol Ctrl+s untuk menyimpan desin table baru
8. Tutup tampilan design Klick Close Window.

Page 5 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

Menghapus Field dari Tabel

Langkah –langhkah dalam menghapus adalah

1. Buka table yang adalam tampilan design dengan mengklick nama table ,klick
tombol design.
2. Tempatkan kursor di field yang ingin anda hapus
3. Pilih delete Rows dari menu edit.
4. Jika field berisi data access akan mengkonfigurasi bahwa benar benar ingin
dihapus klick yes
5. Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan design table.
6. Tutup Tampilan design

Mengubah Tabel ada pun langkah –langkahnya ialah :

1. Dalam Tab Tabels Klick nama table
2. Tekan f2 pada keyboard
3. Ketikkan nama Baru
4. Tekan tombol Enter

Menghapus Tabel
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Dalam tabs, klick nama table
2. Tekan tombol delete dalam Keyboard.
3. Klick Yes untuk menghapus No Jika tidak jadi menghapus table.

Memasukkan Data
1. Dalam tab Tabels, klick nama table, lalu klick tombol open.
2. Untuk memasukkan data, tempatkan kursor ke sebuah sel lalu ketikkan data anda.
Perhatikan icon pensil di sebelah kiri akan muncul di baris itu

Menghapus Record
Untuk menghapus langkah-langkah :
1. Buka table dalam tampilan Data sheet.
2. Tempatkan kursor di record yang anda ingin dihapus.
3. Pilih Delete Record dari menu edit.
4. sKlick Yes

Menutup data base

1. Pilih exit dari menu file

Page 6 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

Primary Key dan Relationship

Syarat yang harus dipenuhi dalam menghubungkan table data ini adalah masing-masing
table data harus memiliki field-field yang secara unik atau beda untuk menandai tiap
record yang tersimpan dalam table. Field unik ini disebut juga primary key

Menetukan atau merubah primary key

1. Pilih dan klik table yang ingin dirubah primary keynya
2. Klik tombol tool bar design
3. Pilih dan Klik nama field yang ingin dijadikan primary key
4. Pilih dan klik menu Edit, Primary atau klik tombol toolbar Key Primary key

Relationship adalah hubungan antara beberapa buah table

Jenis-jenis relation antar table

 One to Many Relationship (relasi satu ke banyak)
 Many to Many Relationship (relasi banyak ke banyak)
 One to One (relasi satu ke satu)

Membuat hubungan antar table

Untuk membuat hubungan natara table dalam database dapat dilakukan dengan cara-cara
sebagai berikut :
1. Buka file database yang diinginkan.
2. Pilih dan klik menu Tools , Relationship atau klik tombol toolbar relationship,
maka kan muncul kotak dialog show table.

Gambar : show table

3. Pilih dan klik nama table yang ingin dihubungkan, kemudian klik tombol perintah
add

Page 7 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

4. Untuk menutup klik close.

5. Untuk membuat hubungan antar table, perlu menggeser (drag) field yang ingin
digunakan sebagai kunci penghubung ke posisi nama file pada table lain.
6. Untuk menyimpan hasil rancangan hubungan antar table, klik menu File, save.
7. Untuk menutup klik close.

Form
Form adalah memudahkan untuk mengisi dan menampilkan data dengan format yang
dikehendaki. Sebuah form memebutuhkan data yang diperoleh dari table atau query.

Merancang Form dengan fasilitas create form by using wizard

1. Dalam Jendela Database di bawah object, Klik Form
2. Klik New. Kotak Dialog new formm akan muncul atau dengan langsung memilih
- Create from in desaign view
- Crate from by using wizard
3. Pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, di bagian bawah kotak dialog berisi
daftar table/query, pilih table/query yang diinginkan

Gambar : Form Wizard

4. Pada kotak daftar pilihan Available Fields pilih dan kllik nama field yang ingin
disertakan pada form .

Page 8 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

5. Klik tombol Next untuk melanjutkan kelangkah berikutnya, maka akan muncul
kotak dialog form wizard yang kedua seperti berikut :

Gambar kotak dialog form wizard kedua

6. Pada .kotak dialog tersebut pilih salah satu tombol pilihan yang diinginkan,
selanjutnay tekan Next. Maka akan muncul kotak dialog form wizard yang ketiga

Gambar kotak dialog form wizard ketiga

7. Pada kotak dialog ini pilih tampilan (style) form yang diinginkan
8. Klik Next
9. Untuk mengakhiri perancangan form, kllik finish

Berpindah Record
Access mengediakan tombol-tombol keyboard berikut agar anda bisa bekerja dengan
lebih cepat saat berada dalam sebuah form
 PgUp berpindah ke field yang sama dalam record sebelumnya
 PgDn berpindah ke field yang sama dalam records yang berikutnya
 Tab berpindah ke field berikutnya dalam record yang sama

Page 9 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

Berikut adalah kegunaan dari masing-masing tombol :

- To the first record klik untuk pindah ke record pertama
- To the previous record klik untuk pindah ke record sebelumnya
- The cuurent record klik di sini dan ketikkan nomor record yang anda tuju lalu
tekan enter
- To the next record klik untuk pindah ke record berikutnya
- To the last record klik untuk pindah ke record terakhir
- Add a new record klik untuk menambah record baru
- The number of record jumlah record dalam table yang mendasari.

Mengedit record
Access juga menyediakan sejumlah peranti untuk mengedit dengan cepat. Langkah-
langkah yangn diguankan adalah:
1. Pindahkanlah ke record yang ingin diedit
2. Pindahkan field yang ingin diedit
3. Ketikkan nilai yang baru. Untuk mempercepat pengeditan, gunakan
 Cut memindahkan data yang disorot dalam sebuah sel dan
menyimpannya dalam clipboard untuk digunakan nanti
 Copy Menyalin data yang disorot dalam sebuah sel dan menyimpannya
dalam clipboard untuk digunakan nanti
 Paste Menyisipkan isi clipboard dalam sebuah sel dan menyimpannya
 Undo Membatalkan tindakan terakhir dilakukan

Menghapus Record
Langkah yang digunakan adalah :
1. Pindahkanlah record yang dihapus
2. Klik dalam salah satu record itu
3. Dari menu edit pilih delete record
4. Access akan meminta konfirmasi. Klik yes untuk menghapus record itu.

Mencari Record
Langkah-langkah yang digunkan adalah
1. Bila belum terbuka, bukalah form tadi
2. Tempatkan kursor di field di mana anda akan mencari record.
3. Dari menu edit pilih Find
4. Dalam kotak dialog “Find What “ ketikkan data yang record kita cari
5. Klik Find first
6. Close

Desain form
Langkah-langkah yang digunakan adalah
1. Dari jendela database, klik form di bawah object
2. klik desaign. Form tersebut akan ditampilkan dalam tampilan design
3. Disini anda bisa memodifikasi desain form anda.

Page 10 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

Mengubah nama dan ukuran font

1. dalam tab view.klik kanan control yang ingin diubah propertinya.
2. Dari daftar yang muncul klik properties. Access akan menampilkan lembaran
properties
3. Bergeserlah ke bagian bawah daftar sampai anda melihat property form name
4. klik kotak teks di sebelah kanan property font name. akan muncul sebuah panah
ke bawah di sebelah kanan kotak teks. Klik panah ini untuk menampilkan font
yang tersedia di computer
5. Pilihlah sebuah font.
6. klik kotak teks di sebelah kanan property font size
7. klik close
Mengubah property status bar text
Langkah-langkah yang diguankan adalah
1. Dari tampilan design form yang dipilih tadi, klik kanan kotak teks
2. Dari daftar yang muncul pilih properties. Access akan menampilkan lembaran
properties control. Perhatikan bahwa judul lembaran properties mulai dengan text
box. Ini menunjukkan tipe control yang ditampilkan
3. Klik tab All untuk menampilkan semua properties
4. Bergesrlah ke bawah sampai anda melihat property status bar text
5. Klik kotak teks di sebelah kanan status bar text. Ketikkan teks anda di sini
6. tutup lembaran kerja properties dengan mengklik tombol close windows
7. Simpan dengan menekan tombol Ctrl+s

Mengubah Gambar Latar Belakang Form

Langkah-langkah yang digunakan adalah
1. Buka form dalam tampilan design
2. Klik kanan persegi penajang kesil di sudut kiri atas form untuk membuka lembar
properties form
3. Dari daftar yang muncul, pilih properties. Access akan menampilkan lembar
properties form
4. Klik tab All untuk menampilakn semua properties
5. Bergeserlah ke bawah daftar sampai melihat properties picture. Klik kotak teks di
sebelah kanan properties picture. Klik kotak kecil dengan tiga titik yang muncul.
Ini akan memunculkan kotak dialog insert picture dan bisa memilih lokasi sebuah
file bitmap untuk digunakan sebagai latar belakang form.
6. Properti picture size mode, picture aligment dan picture tiling dapat digunakan
untuk mengubah tampilan gambar latar belakang.
7. Tutuplah gambar properties
8. Simpan dengan menekan tombol ctrl +s

Page 11 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

Report

Report atau laporan berfungsi untuk menampilkan data pada table atau query tetapi
reporttidak menerima masukan data

Membuat Report
Langkah-langkah yang digunakan untuk membuat report adalah
1. Dalam jendela database, darimenu object pilih reports
2. Klik New, kotak dialog new report akan muncul
3. Pilih atureport : columnar atau auto report : tabular
4. Klik panah ke bawah di sebelah kanan kotak di samping tulisan “choose the table
or query where the object’s data comes form “. Access akan menampillkan daftar
table dalam database labsale. Pilih table yang ingin dibuatkan reportnya.
5. Klik ok
6. Atu report akan muncul.
7. Klik tombol close window untuk menutup report. Bila inginmenyimpan
rancangn report klik yes.
8. Acces akan menampilkan kotak dialog save as . Buatkanlah nama dari report
tersebut.
9. Klik ok

Melihat Report
Access akan menyediakan beberapa piranti untuk melihat report
 Zoom : tombol toggle untuk memperbesar atau memperkecil tampilan
 One page : untuk melihat satu halaman report
 Two page : untuk menampilkan dua halaman
 Multi Pages : untuk menampilakn beberapa halaman
 Close : untuk menutup report

Tampilan design
Langkah-langkah yang digunkan adalah
1. Dari jendela database, klik report di bawah object
2. Klik nama report
3. Klik Design. Access akan membuka report dalam tampilan design

Label
langkah-langkah yang digunakan dalam membuat label adalah
1. Dari jendela database, klik report di bawah object
2. Klik new. Kotak dialog new report muncul
3. Pilih Label wizard
4. klik panah ke bawah di sebelah kanan tulisan , dari daftar yangmuncul pilihlah
salah satu yang ingin dibuatkan labelnya. Lalu klik ok
5. Kini anda dapat menentukan rancangan label anda. Dari unit of measure pilih
English atau Metric, lalu pilih dimensi kertas label. Klik next

Page 12 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

6. Dari kotak dialog dapat dilihat nama dan ukuran font dengan mengklik panah ke
bawah di sebelah kanan kotak masing-masing. Jika anda mempunyai printer
berwarna . anda dapat mengklik tombol kecil dibawah text color
7. kli waran yang diinginkan ,lalu ok
8. Klik Next
9. Kotak available fields menampilkan semua field dalam table. Untuk menyertakan
sebuah field, klik ganda nama field itu lalu tekan enter sehungga field berikut
akan ditampilkan di baris baru.. Field yang anda pilih akan muncul di prototype
label
10. klik next
11. Kini anda bisa mengurutkan record berdasarkan sebuah field. Klik ganda pada
field yang ingin kita urutkan. Pada ktak available fields akan muncul record-
record berdasarkan dari field yang dipanggial. Klik next
12. Masukan nama report labelnya
13. klik finish

Query

Query adalah permintaan terhadap kumpulan data tertentu. Query sering digunakan
sebagai pengganti table.
Ada beberapa macam query yang terdapat pada Access yaitu :
1. Select Query
Merupakan jenis query yang paling umum, dengan mengambil data daari satu
table atau lebih dengan menggunakan suatu criteria tertentu.
2. Parameter Query
Query yang jika dijalankan menampilkan kotak dialog yang menanyakan
informasi yang akan digunakan sebagai kriteria utk mengambil data.
3. Crosstab Query
Query yang menampilkan nilai-nilai yang telah diolah
4. Action Query
Query yang membuat perubahan terhadap satu ata beberapa record sekaligus.
Ada 4 macam action query yaitu :
 Delete Query
 Update Query
 Append Query
 Make-Table Query
5. SQL Query
Query yang dibuat menggunakan pernyataan SQL

Page 13 of 14
Komputer Akuntansi Microsoft Access

Membuat Query dengan fasilitaa Create Query by using wizard

Select Query
1. Buka file database yang diinginkan, kemudian pada jendela kerja database, klik
Queries yang ada dibawah object
2. pada jendelaa kerja database pilih pilihan Create Query by using wizard, maka
akan muncul kotak dialog simple Query wizard
3. Pada kotak dialog tersebut lakukan pilihan berikut :
 Pada daftar pilihan Table./Queries pilih dan klik table yang diinginkan
 Pada daftar pilihan Available Fields pilih dan klik nama field yang
diinginkan
 Klik Next untuk lanjut,maka akan muncul kotak dialog kedua dari simple
query wizard
 Pada kotak dialog ini pilih bentuk penampilan query yang dinginkan
 Klik Next maka akan keluar kotak dialog yang terakhir dan selanjutnya
ketikan nama atau judul yang akan diberikan pada query tersebut.

Page 14 of 14