ANALISA SISTEM PEMBUATAN SURAT KETERANGAN

DOMISILI PADA KANTOR KELURAHAN SUKAKARYA

SUKABUMI

LAPORAN

KERJA KULIAH PRATIK

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III (D III)

ROSI IRMAWATI 11161114

AYUNINGTIAS 11160388
HILMA ROBIATUL A. 11161734

Program Studi Komputerisasi Akuntansi

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

Sukabumi

2017
PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK

Kuliah Kerja Praktik ini telah disetujui untuk dinilai pada Tahun Akademik

2017/2018 di Semester Tiga.

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

KELAS : 11.3A.28

Renny Oktapiani, M.Kom

ii
 PENILAIAN LAPORAN KEJA KULIAH PRAKTIK

Laporan Kerja Kuliah Praktik ini telah dinilai pada tanggal......................................

PENILAI

(..........................................................................)

Saran- saran dari penilai :

.................................................................

............................................................

.................................................................

............................................................

.................................................................

............................................................

.................................................................

............................................................

............................................................

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan

rahmat, hidayah dan karunianya,sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan Kerja

Kuliah Praktik (KKP) dengan judul : “ANALISA SISTEM PEMBUATAN

SURAT KETERANGAN DOMISILI PADA KANTOR KELURAHAN

SUKAKARYA SUKABUMI”. Yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata

Kuliah Kerja Praktik Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajamen

Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

Saat melakukan riset dan menyelesaikan laporan ini, kami telah

mendapatkan bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran serta fasilitas yang

membantu hingga akhir dari penilisan laporan ini. Untuk itu kami menyampaikan

ucapan terimakasih sebesar – besarnya kepada yang terhormat :

1. Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana

Informatika.

2. Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi Bina Sarana Informatika.

3. Selaku Dosen Penasehat yang telah memberikan bimbingan dan

pengarahan dalam menyelesaikan laporan ini.

4. Bapak Supriatna Sugianto, S.E selaku kepala Kelurahan Sukakarya.

5. Semua staff di Kantor Kelurahan Sukakarya.

6. Orang tua yang telah memberikan do’a dan dukungan kepada kami.

iv
 Penyusun menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak

kekurangan. Oleh karena itu kami meminta saran dan kritik yang membangun

supaya kami bisa lebih baik lagi dalam membuat laporan selanjutnya.

Kami selaku penyusun berharap laporan ini dapat bermanfaat khusunya bagi

kami dan umumnya bagi pembaca serta dapat dijadikan bahan pembelajaran.

Sukabumi, 25 Oktober 2017

Penyusun,

v
 DAFTAR ISI

Halaman
LEMBAR JUDUL LAPORAN KKP ................................................................... i

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK ......... ii

LEMBAR PENILAIAN LAPORAN KEJA KULIAH PRAKTIK ................. iii

KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv

DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi

DAFTAR SIMBOL ............................................................................................ viii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix

DAFTAR TABEL ..................................................................................................x

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xi

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................1

1.1 Umum ..................................................................................................1

1.2 Maksud dan Tujuan .............................................................................1

1.3 Metode Penelitian ................................................................................2

1.4 Ruang Lingkup ....................................................................................3

1.5 Sistematika Penulisan ..........................................................................3

BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................5

2.1 Konsep Dasar Sistem............................................................................5

2.1.1 Pengertian Sistem .......................................................................5

2.1.2 Karakteristik Sistem....................................................................5

2.1.3 Klasifikasi Sistem .......................................................................7

2.1.4 Pengertian Surat Keterangan Domisili .......................................7

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System) ...................................................8

2.2.1 Diagram Alir Data ......................................................................8

2.2.2. Kamus Data..............................................................................10

vi
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ........................................................13

3.1 Umum ...............................................................................................13

3.2 Tinjauan Instansi .............................................................................13

3.2.1 Sejarah Instansi .....................................................................13

3.2.2 Struktur Organisasi Instasi ....................................................15

3.3 Prosedur Sistem Berjalan .................................................................20

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan ..................................................21

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan .............................................................25

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan ...............................................................28

3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan ...............................................28

3.6.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran ...............................................29

3.7 Permasalahan .....................................................................................30

3.8 Alternatif Pemecah Masalah .............................................................30

BAB IV PENUTUP .............................................................................................31

4.1 Kesimpulan ........................................................................................31

4.2 Saran ..................................................................................................31

DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................32

SURAT KETERANGAN RISET .......................................................................33

LAMPIRAN – LAMPIRAN ................................................................................34

vii
 DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Data Flow Diagram

EXTERNAL ENTITY

Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada

urusan data.

DATA FLOW

Digunakan untuk menggambarkan arus data.

PROCESS

Digunakan untuk menggambarkan proses masuk dan keluarnya arus

data.

DATA STORE

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau

mengambil data yang diperlukan.

viii
 DAFTAR GAMBAR

Halaman
Gambar III.1 Struktur Organisasi Perusahaan ...................................................... 15

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ................................................... 22

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan .......................................................... 23

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan ...................................................... 24

ix
 DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel II.1 Notasi Tipe Data .................................................................................. 12

Tabel II.2 Notasi Struktur Data ............................................................................. 12

x
 DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran A.1 Surat Pengantar .............................................................................. 35

Lampiran A.2 Kartu Keluarga (copy) ................................................................... 36

Lampiran A.3 Kartu Tanda Penduduk (copy) ....................................................... 37

Lampiran A.4 Surat Keterangan Domisili............................................................. 38

xi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Demi tuntutan pekerjaan atau mengejar pendidikan, sebagian besar orang akan

tinggal di luar daerah dan jauh dari keluarga. Mereka kebanyakan tidak mengganti

alamat di kartu identitas karena tidak berencana untuk menetap di satu daerah

selamanya. Seringkali untuk kebutuhan sesuatu seperti pembukaan rekening Bank,

pembuatan surat izin dan keperluan lainnya sering ditemui hambatan dikarenakan

alamat pada kartu identitas tidak sesuai dengan tempat tinggal saat ini. Oleh karena itu

pihak pemerintah memberikan solusi untuk para perantau dalam pengurusan berbagai

hal, yaitu diterbitkannya Surat Keterangan Domisili. Surat ini bisa dibuat di instansi

kependudukkan, salah satunya Kelurahan.

Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk membahas laporan penelitian ini

yaitu dengan judul “ANALISA SISTEM PEMBUATAN SURAT KETERANGAN

DOMISILI PADA KELURAHAN SUKAKARYA”.

1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud penulisan laporan KKP ini adalah :

1. Untuk mengetahui sistem pembuatan Surat Keterangan Domisili

2. Mempelajari lebih dalam mengenai Analisa Perancangan Sistem Informasi

3. Menerapkan dan mempraktikan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan

1
 2

4. Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi dengan wawasan

pengetahuan.

Adapun tujuan penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi tugas

matakuliah Kuliah Kerja Praktik pada semester III (tiga) jurusan Komputerisasi

Akuntansi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

1.3 Metode Penelitian

Sesuai dengan sumber data dan tujuan penyusunan Laporan KKP ini, maka dalam

pengumpulan data secara langsung penulis menggunakan beberapa teknik antara lain :

1. Wawancara (Interview)

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data melalui sesi tanya jawab

mengenai hal – hal yang berhubungan langsung dengan masalah yang sedang

diteliti.

2. Pengamatan Langsung (Observation)

Penulis melakukan pengamatan – pengamatan langsung terhadap kegiatan yang

berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut

langsung dicatat oleh penulis.

3. Dokumentasi

Merupakan teknik pengumpulan data dengan melihat catatan – catatan maupun

dokumen – dokumen yang berhubungan dengan hal yang sedang diteliti pada

Kantor Kelurahan Sukakarya.

4. Studi Kepustakaan
 3

Yaitu merupakan metode pengumpulan data dengan cara mempelajari buku – buku

literatur, makalah dan karya ilmiah lainnya yang berhubungan dengan masalah

yang sedang diteliti.

1.4 Ruang Lingkup

Agar pembahasan tetap pada di tempat dan tidak meleber kemana – mana, maka

penulis membatasi ruang lingkup hanya pada sekitar pembuatan Surat Keterangan

Domisili dan pengarsipan data tersebut.

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan

Kuliah Kerja Praktik ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk

mempermudah pembaca memahami laporan Kuliah Kerja Praktik ini.

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secara umum, maksud

dan tujuan, ruang lingkup, metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem, dan

peralatan pendukung (tools).

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini berisi penjelasan mengenai hal yang bersifat umum,

tinjauan perusahaan dengan menguraikan sejarah dan struktur

organisasi perusahaan, prosedur sistem berjalan, diagram alir data

 4

(DAD) sistem berjalan, kamus data, spesifikasi sitem serta

permasalahan dan alternatif pemecah masalah.

BAB IV PENUTUP

Bab ini berisi terntang kesimpulan dari semua yang disajikan pada bab

– bab sebelumnya dan saran yang berhubungan dengan masalah yang

dibahas.
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan dari variable – variable yang saling berhubungan dan

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut Jogianto (2005 : 2) mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan

dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut Indrajit (2001: 2) mengemukakan bahwa sistem mengandung arti

kumpulan – kumpulan dari komponen – komponen yang dimiliki unsur keterkaitan

antara satu dengan yang lainnya.

Menurut Lani Sidharta (1995 : 9 ) Sistem adalah himpunan dari bagian – bagian

yang saling berhubungan yang secara bersama mencapai tujuan yang sama.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu :

1. Komponen

Suatu sistem terdir dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya

saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

2. Batasan Sistem

Batasan sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya.

5
 6

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan Luar (Evinronment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas

sistem yang mempengaruhi operasi

4. Penghubung Sistem

Penghubung (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem

dengan subsistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem

Sumber daya (data, bahan baku, peralatan energi) dari lingkungan yang

dikonsumsi dan dimanipulasi oleh sistem.

6. Keluaran Sistem

Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer,

barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu

sistem.

7. Pengolahan Sistem

Suatu Sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran

8. Sasaran Sistem

Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan adanya

sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan

keluaran apa yang akan dihasilkan. Sistem tersebut dapat dikatakan berhasil

apabila mencapai sasaran ataupun tujuan.

 7

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dibagi menjadi beberapa bentuk, antara lain :

1. Sistem fisik abstrak dan sistem abstrak

Sistem fisik adalah sistem yang nampak secara fisik sedangkan sistem abstrak

adalah sistem yang tak nampak secara fisik

2. Sistem alamiah dan sistem buatan

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alan, tanpa campur

tangan manusia. Sedangkan sistem buatan adalah sistem yang dirancang oleh

manusia.

3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)

Sistem tertentu yaitu sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat

diprediksi sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, sedangkan sistem tak

tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena

mengandung unsur probabilitas

4. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem terbuka yaitu sistem yang berhubungan dan terpengaruh langsung dengan

lingkungan luarnya, sedangkan sistem tertutup yaitu sistem yang tidak

berhubungan langsung dengan lingkungan luarnya.

2.1.4 Pengertian Surat Keterangan Domisili

Surat Keterangan Domisili (SKD) adalah surat yang menegaskan seseorang

tinggal di suatu tempat. Surat ini dikeluarkan oleh pejabat pemerintah setempat,

biasanya Lurah. Surat ini sangat penting dan sangat dibutuhkan oleh seseorang yang
 8

tinggal di luar daerah dan alamatnya tidak sesuai dengan KTP. Surat ini biasanya

dibutuhkan saat pembuatan NPWP, Rekening Bank, pembuatan SKCK, pembuatan

surat izin usaha dan sebagainya.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu

sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambing-lambang, diagram-diagram yang

menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya. Adapaun peralatan yang digunakan

dalam pembahasan dibawah ini.

2.2.1 Diagram Alir Data

Diagram alir data merupakan gambaran pandangan mengenai masukan, proses

dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran serta

mempresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem yang

lebih besar. Untuk membaca suatu diagram alir data ada empat simbol yang harus

dipahami, yaitu :

1. External Entity

External Entity merupakan orang, organisasi atau sistem yang berada diluar sistem

tetapi berinteraksi dengan sistem seperti mengirim atau menerima data.

2. Data Flow

Data Flow adalah satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali

atau berakhir pada suatu proses dan untuk menggambarkan arus data.

3. Process
 9

Process adalah digunakan untuk kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan

arus data yang akan keluar dari proses.

4. Data Store

Data store adalah kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang

mengalir disimpan dalam data store. Aliran data diupdate atau ditambahkan ke data

store.

Tahap pembuatan Diagram Alir Data dibagi menjadi tiga tingkatan yaitu :

1. Diagram Konteks

Tingkatan tertinggi dalam diagram alir data yang hanya memuat satu proses,

menunjukkan sistem secara keseluruhan, diberi nomor nol. Diagram konteks juga

menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan

informasi ke sistem.

2. Diagram Nol

Menggambarkan detail dari diagram konteks, masukan dan keluaran yang

ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram sub

urutannya. Pada diagram ini dilakukan penambahan data store.

3. Diagram Detail

Dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada

diagram nol yang dikembangkan disebut parent process dan diagram yang

dihasilkan disebut child process.

 10

2.2.2. Kamus Data

Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang

digunakan sebagai referensi mengenai data (metadata) yang disusun oleh analis sistem

untuk melakukan analisa dan desain. Kamus data harus memuat hal-hal berikut :

1. Nama arus data

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di diagram alir data, maka

nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data.

2. Alias

Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk

orang atau departemen satu dengan yang lainnya.

3. Bentuk data

Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir,

dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, parameter dan file-file.

4. Arus data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan ini perlu dicatat di kamus data agar mudah mencari arus data di diagram

alir data.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus

data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus

data tersebut.

6. Periode
 11

Menunjukkan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di kamus data sebab

dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke

sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus

dihasilkan.

7. Volume

Volume perlu dicatat di kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume

puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data

yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume

yang terbanyak.

8. Struktur Data

Menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item data apa

saja.

Kamus data memiliki suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari

simbol yang dijelaskan yang disebut dengan Notasi Tipe. Notasi tipe dibagi menjadi

dua bagian antara lain :

 12

1. Notasi Tipe Data yaitu untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran

suatu data.

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan
X Untuk setiap karakter
9 Angka numeric
A Karakter alphabet
Z Angka nol ditampilkan dalam spasi kosong
. Pemisah ribuan
, Pemisah pecahan
- Tanda penghubung
/ Pembagi

2. Notasi Struktur Data digunakan untuk membuat spesfikasi elemen data.

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ Dan atau And
() Pilihan optional
{} Perulangan proses (iterasi)
[] Pilih salah satu pilihan yang ada
| Pemisahan pilihan didalam tanda []
* Keterangan atau catatan
@ Field kunci
 BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Dalam negara hukum, setiap individu diwajibkan memiliki data – data yang

terintegrasi di pemerintah pusat. Sehingga pihak – pihak pemerintahan maupun swasta

sangat berhati – hati terhadap perbedaan data sekecil apapun. Contohnya, saat

seseorang memiliki alamat yang berbeda di kartu identitas dengan tempat tinggalnya

saat ini, pihak swasta maupun pemerintahan tidak bisa memproses permintaan orang

tersebut. Jadi biasanya dibutuhkan sebuah bukti legal yang membuktikan bahwa orang

tersebut memiliki data yang legal.

3.2 Tinjauan Instansi

Dalam tinjauan perusahaan ini penulis uraikan pembahasan mengenai sejarah

perusahaan, struktur organisasi dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam

perusahaan tersebut.

3.2.1 Sejarah Instansi

Pada awalnya Desa Sukakarya termasuk kedalam wilayah Kabupaten

Sukabumi. Pada tahun 1992, Desa Sukakarya dipecah dan masuk kedalam wilayah kota

Sukabumi dan berubah menjadi kelurahan. Kantor kelurahan Sukakarya terletak di Jl.

Cemerlang Kecamatan Warudoyong Kota Sukabumi. Dibagian Timur berbatasan

dengan Kelurahan Dayuehluhur dan Kelurahan Benteng, dibagian Barat berbatasan

13
 14

dengan Desa Babakan dan Desa Sukamanah Kec Cisaat Kabupaten Sukabumi, dan

dibagian Utara berbatasan dengan Kelurahan Karang tengah Desa Sukaresmi

Kecamatan Cisaat Kabupaten Sukabumi.

Visi Misi dan Strategi Kebijakan Kelurahan Sukakarya

Visi : “Sebagai Kelurahan Unggulan dan Kompetiitf dalam pelayanan

masyarakat, pengembangan industri dan perdagangan, pertanian modern serta

pemukiman yang ramah lingkungan dan pendidikan menuju Kota Sukabumi sebagai

Pusat Pelayana Jasa Terpadu”.

Misi:

1. Menumbung kembangkan apparat menuju pemerintahan yang amanah;

2. Menganalisa Potensi Wilayah untuk digali dan dikembangkan sebagai kawasan

industry pertanian modern dan perdagangan;

3. Meningkatkan kualitas usaha masyarakat kecil dan menengah serta membuka

peluang investasi pengusaha swasta;

4. Membangun pola kemitraan antar Masyarakat, Swasta dan Pemerintah dalam

usaha perdagangan dan sektor lainnya;

5. Menata infrastruktur wilayah pemukiman dan menyediakan lahan untuk

pengembangan pemukiman yang ramah lingkungan serta pendidikan terpadu;

6. Menciptakan prestasi kerja apparat, masyarakat dan swasta secara nyata.

 15

3.2.2 Struktur Organisasi Instasi

Gambar III.1 Struktur Organisasi

Fungsi tiap – tiap bagian :

1. Lurah :

a. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum,

pemberdayaan masyarakat dan kesejahteraan social di tingkat Kelurahan;

b. Penyelenggaraan administrasi pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum,

pemberdayaan masyarakat dan kesejahteraan social di tingkat Kelurahan;

c. Pemeliharaan sarana dan prasarana serta fasilitas pelayanan umum;

d. Pembinaan lembaga kemasyarakatan;

e. Pelaksanaan koordinasi, pengawasan dan pengendalianvseluruh kegiatan

Kelurahan;

f. Pelaksanaan koordinasi dengan dinas, instansi, serta lembaga terkait lainnya

untuk kepentingan pelaksanaan tugas;

 16

g. Pembinaan dan motivasi serta pemeliharaan prestasi kerja pegawai di

lingkungan Kelurahan guna peningkatan probabilitas kerja;

h. Pengkajian, pengkoordinasian dan pemberian rekomendasi, dan keterangan

lainnya sesuai dengan pendelegasianwewenang yang diberikan oleh Camat;

i. Pemberian saran dan pertimbangan kepada Camat dalam pelaksanaan tugasnya;

j. Pertanggungjawaban tugas Kelurahan secara administrative kepada sekretaris

kecamatan;

k. Pertanggungjawaban tugas kelurahan secara operasional kepada Camat; dan

l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

2. Sekretaris :

a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka penyusunan rencana kerja di

tingkat Kelurahan;

b. Penyiapan bahan penyusunan anggaran Kelurahan;

c. Pemberian pelayanan dan pengelolaan administrasi umum, perlengkapan,

kepegawaian, perencanaan, dan keuangan di lingkungan Kelurahan;

d. Penyelenggaraan, pemeliharaan, dan pengelolaan perlengkapan barang

inventaris Kelurahan;

e. Pembinaan dan pengendalian di bidang administrasi umum, perlengkapan,

kepegawaian, perencanaan dan keuangan;

f. Pengelolaan kebersihan, keamanan, dan ketertiban di lingkungan Kantor

Kelurahan;

g. Pelaksamaam administrasi Kependudukan;

 17

h. Pelaksanaan pemberian pengantar dan legalisasi surat atau keterangan yang

dibutuhkan masyarakat;

i. Pelaksanaan fasilitasi survey kepuasan masyarakat dan/atau pelaksanaan

pengumpulan pendapat pelanggan secara periodic yang bertujuan untuk

memperbaiki kualitas layanan;

j. Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait layanan

publik secara berkala melalui website Pmeerintah Daerah;

k. Pengelolaan pengaduan masyarakat;

l. Pemonitoran, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;

m. Pelaksanaan koordinasi dan konsultasi dengan dinas, instansi, dan lembaga

terkait lainnya untuk kelancaran dalam pelaksanan tugas; dan

n. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan

fungsinya;

3. Seksi Pemerintahan, Ketentraman dan Ketertiban :

a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka penyusunan rancana kerja

seksi pemerintahan, ketentraman, dan ketertiban umum;

b. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan Kelurahan;

c. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum Kelurahan;

d. Pembianaan, pengkoordinasian, dan pemantauan kegiatan rukun warga atau

rukun tetangga dan masyarakat yang ada di wilayahnya;

e. Penyusunan monografi Kelurahan;

f. Pengumpulan dan penglahan data pemerintahan, ketentraman, dan ketertiban

umum serta perlindungan masyarakat;

 18

g. Pelaksanaan pembinaan perlingdungan masyarakat;

h. Pelaksanaan koordinasi pencegahan dan penanggulangan bencana;

i. Pelaksanaan koordinasi penerapan dan penegakan peraturan perundang –

undangan;

j. Pelaksanaan koordinasi kegiatan organisasi social dan kemasyarakatan;

k. Pelaksanaan pemberian pengantar untuk pemberian pertimbangan teknis izn

keramaian di wilayah Kelurahan;

l. Pemantauan dan pelaporan pelaksanaan periznan di wilayah Kelurahan;

m. Penyelenggaraan koordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah maupun

kelompok masyarakat di tingkat Kelurahan;

n. Pemonitoran, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan

o. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

4. Seksi Kesejahteraan Sosial :

a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka penyusunan rencana kerja

seksi kesejahteraan social;

b. Fasilitasi pelaksanaan pemberian bantuan social;

c. Pelaksanaan pembinaan kehidupan keagamaan, pendidikan, kebudayaan,

kesenian, kesehatan masyarakat, dan program keluarga berencana;

d. Pemantauan dan pelaporan kejadian kerawanan social, wabah penyakit mneular,

kesehatan masyarakat, dan program keluarga berencana;

e. Pelaksanaan administrasi dan pemberian pertimbangan teknis nikah, talak, cerai,

dan rujuk;
 19

f. Pelaksanaan pemberian pengantar pergi haji;

g. Pelaksanaan pemberian keterangan kelahiran dan kematian;

h. Pelaksanaan pengawasan terhadap kondisi terjadinya rawan pangan;

i. Pelaksanaan pemberian pertimbangan teknis status social

j. Pembinaan dan pengawasan terhadap seluruh unit kerja baik pemerintah

maupun swasta yang mempunyai program kerja dan kegiatan kesejahteraan

social di wilayah Kelurahan;

k. Pendataan masalah kesejahteraan social;

l. Pelaksanaan koordinasi kegiatan kelompok jabatan fungsional;

m. Pemonitoran, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan

n. Pelaksanaan tugas lain yang diberkan oleh atasan sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

5. Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Pembangunan :

a. Pelaksanaan dan pengolahan data dalam rangka penyusunan rencana kerja seksi

pembangunan dan pemberdayaan masyarakat;

b. Pengumpulan, pengolahan data, dan turut serta dalam pemantauan dan

pengawasan pelaksanaan pembangunan dna pemberdayaan masyarakat;

c. Pengumpulan data dan pengolahan data kependudukan di tingkat Kelurahan;

d. Penyusunan profil kelurahan;

e. Fasilitasi penyeleggaraan musyawarah perencanaan pembangunan di Kelurahan;

f. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi upaya peningkatan partisipasi dan swadaya

masyarakat;
 20

g. Pemberdayaan lembaga kemasyarakatan atau swasta dan tokoh masyarakat yang

ada di wilayah Kelurahan untuk mengembangkan partisipasi dan swadaya

gotong royong masyarakat dalam pembangunan;

h. Pelaksanaan koordinasi dan pengawasan penyelenggaraan pembangunan di

wilayah kelurahan;

i. Pembinaan dan pengawasan kegiatan pemberdayaan masyarakat di wilayah

Kelurahan;

j. Pelaksanaan pemberian pertimbangan reknis atas usaha informal;

k. Pemonitoran, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan

l. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur dalam pembuatan Surat Keterangan Domisili pada Kelurahan Sukakarya

adalah sebagai berikut :

1. Penyerahan surat pengantar dan syarat – syarat

Penduduk yang ingin membuat Surat Keterangan Domisili bisa langsung datang

ke Kantor Kelurahan dengan membawa Surat Pengantar dari RT dan syarat –

syarat berupa fotocopy KK dan fotocopy e-KTP. Syarat – syarat tersebut

diserahkan pada bagian pelayanan/administrasi.

2. Penerbitan surat
 21

Bagian pelayanan menyerahkan berkas – berkas tersebut pada Seksi Pemerintahan,

lalu seksi pemerintahan menerbitkan surat tersebut untuk di legalisasi. Berkas –

berkas bukti dikumpulkan untuk di arsipkan

3. Legalisasi

Kepala Lurah melegalisasi surat tersebut dengan cara membubuhkan tanda tangan

serta cap resmi pemerintahan

4. Penyerahan sura

Surat tersebut langsung diserahkan pada penduduk yang bersangkutan oleh pihak

pelayanan

5. Pembuatan laporan

Bagian secretariat mengambil data – data kependudukkan untuk dibuatkan laporan

yang akan di serahkan kepada Lurah.

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Dari hasil analisa berdasarkan prosedur diatas, kami membuat diagram alir data

berdasarkan data tersebut.

 22

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :

SP : Surat Pengantar RT/RW

KK : Kartu Keluarga (copy)

KTP : Kartu Tanda Penduduk(copy)

SKD : Surat Keterangan Domisili

SKDL : Surat Keterangan Domisili sudah dilegalisasi

DP : Data Penduduk

LDP : Laporan Data Penduduk

 23

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

Keterangan :

SP : Surat Pengantar RT/RW

KK : Kartu Keluarga (copy)

KTP : Kartu Tanda Penduduk(copy)

SKD : Surat Keterangan Domisili

SKDL : Surat Keterangan Domisili sudah dilegalisasi

DP : Data Penduduk

LDP : Laporan Data Penduduk

 24

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan

Keterangan :

SP : Surat Pengantar RT/RW

KK : Kartu Keluarga (copy)

KTP : Kartu Tanda Penduduk(copy)

SKD : Surat Keterangan Domisili

SKDL : Surat Keterangan Domisili sudah dilegalisasi

DP : Data Penduduk
 25

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Dibawah ini dijelaskna mengenai dokumen masukan dan keluaran yang

bergubungan dengan Sistem Pembuatan Surat domisili di Kelurahan Sukakarya.

1. Kamus data dokumen masukan

a. Nama arus data : Surat Pengantar

Alias :-

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Penduduk – Proses 1

Proses 1 – Bagian Pelayanan

Bagian Pelayanan – Proses 2

Proses 2 – Kasi Pemerintahan

Penjelasan : Surat pengantar yang dikeluarkan oleh ketua RT

Periode :-

Volume : Tidak Menentu

Struktur Data : header + isi + footer

Header : kop_sp + nomor_sp

Isi : nama + ttl + j_kel + status + pekerjaan + no_nik +

alamat + keperluan

Keterangan : ttl = kota + tgl + bln + thn

Footer : ttd_rw + ttd_rt

b. Nama arus data : Kartu Keluarga (copy)

Alias : KK

Bentuk Data : Cetakan Komputer

 26

Arus Data : Penduduk – Proses 1

Proses 1 – Bagian Pelayanan

Bagian Pelayanan – Proses 2

Proses 2 – Kasi Pemerintahan

Penjelasan : sebagai syarat dalam pembuatan SKD

Periode :-

Volume :-

Struktur Data : header + isi + footer

Header : kop_kkt + nomor_kk + nama_kepkel + alamat + rt_rw

+ desa + kec + kab + kd_pos + prov

Isi : nama + no_nik + j_kel + temp_lahir + tgl_lahir +agama

+ pendidikan + pekerjaan + status + status_hub +

kewarganegaraan + nm_ortu

Footer : ttd_kepkel + ttd_kep_dpcs

c. Nama arus data : Kartu Tanda Penduduk (copy)

Alias : KTP

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Penduduk – Proses 1

Proses 1 – Bagian Pelayanan

Bagian Pelayanan – Proses 2

Proses 2 – Kasi Pemerintahan

Penjelasan : digunakan sebagai syarat pembuatan SKD

Periode :-
 27

Volume :-

Struktur Data : header + isi + footer

Header : kop_ktp

Isi : no_nik + nama + ttl + j_kel + alamat + agama + status

+ pekerjaan + kewarganegaraan + berlaku

Keterangan : ttl = kota + tgl + bln + thn

Footer : ttd_pemilik

2. Kamus data dokumen keluaran

Nama arus data : Surat Keterangan Domisili

Alias :-

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Kasi Pemerintahan – Proses 2

Proses 2 - Lurah

Penjelasan : Surat yang dikeluarkan oleh kelurahan

Periode :-

Volume :-

Struktur Data : header + isi + footer

Header : kop_skd + nomor_ssd

Isi : nama + ttl + j_kel + status + pekerjaan + no_nik +

alamat_asal + alamat_sekarang

Keterangan : ttl = kota + tgl + bln + thn

Footer : ttd_lurah
 28

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan akan dijelaskan mengenai dokumen-dokumen

yang terdapat dalam proses pencatatan data, dokumen-dokumen tersebut terdiri atas

dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk

memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu keluaran

yang disebut output. Dokumen masukan yang digunakan dalam sistem pembuatan

SKD pada Kelurahan Sukakarya.

1. Nama dokumen : Surat Pengantar

Fungsi : untuk menjelaskan maksud pemohon

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kasi Pemerintahan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama dokumen : Kartu Keluarga (copy)

Fungsi : sebagai syarat dalam pembuatan SKD

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kasi Pemerintahan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar
 29

Bentuk : Lampiran A.2

3. Nama dokumen : Kartu Tanda Penduduk (copy)

Fungsi : sebagai syarat dalam pembuatan SKD

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kasi Pemerintahan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A.3

3.6.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung kegiatan

manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dokumen keluaran

yang digunakan dalam sistem pembuatan SKD :

1. Nama dokumen : Surat Keterangan Domisili

Fungsi : untuk digunakan pemohon sebagaimana mestinya

Sumber : Kasi Pemerintahan

Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A.4

 30

3.7 Permasalahan

Permasalahan yang sering terjadi dalam sistem ini yaitu banyak pemohon yang

tidak mempunyai persyaratan yang lengkap, sehingga sering ditolak saat pemohon

meminta pembuatan SKD ini.

3.8 Alternatif Pemecah Masalah

Pihak Kelurahan bisa melakukan sosialisasi melalui media – media yang

tersedia mengenai pembuatan SKD ini, sehingga masyarakat tahu apa saja yang

dibutuhkan saat mereka ingin membuat SKD ini. Karena sekarang zaman sudah

modern, Kelurahan bisa membuat website pemerintahan sehingga segala sesuatu bisa

diakses dengan mudah oleh masyarakat.

 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan dari penelitian yang telah dilakukan oleh kelompok kami di Kantor

Kelurahan Sukakarya, Kecamatan Warudoyong, Kota Sukabumi, dapat disimpulkan

sebagai berikut:

1. Proses pengarsipan masih manual.

2. Dalam pembuatan laporan kurang efektif membutuhkan lebih banyak nwaktu dan

usaha.

4.2 Saran

Pada dasarnya Analisa Sistem pembuatan Surat Keterangan Domisili pada

kantor kelurahan sukakarya sudah baik akan tetapi dalam pembuatan laporan belum

sepenuhnya terkomputerisasi sehingga pembuatan laporannya kurang efektif.Sehingga

Perlu adanya pengembangan dan perbaikan sistem sesuai kebutuhan pengguna sistem.

31
 DAFTAR PUSTAKA

Indrajit, 2001, Analisis dan Perancangan Sistem Berorientasi Object, Bandung,

Informatika.

Jogiyanto HM, 2005. Analisis & desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyajarta, Andi.

Lani Sidharta, Pengantar Sistem Informasi Bisnis, P.T ELEX Media Komputindo,

Jakarta: 1995.

32
SURAT KETERANGAN RISET

33
LAMPIRAN – LAMPIRAN
Lampiran A.1 Surat Pengantar

35
Lampiran A.2 Kartu Keluarga

36
Lampiran A.3 Kartu Tanda Penduduk

37
Lampiran A.4 Surat Keterangan Domisili

38