BAB I

PENDAHULUAN

Dalam era globalisasi saain ini dimana persaingan dalam dunia bisnis yang
semakin ketat menyebabkan perusahaan-perusahaan sejenis saling berlomba untuk
memberikan pelayanan yang terbaik kepada para pelanggannya untuk tetap
kompetitif dalam persaingan. Dewasa ini, peranan teknologi informasi menjadi
semakin penting dalam dunia bisnis, sebuah teknologi informasi yang baik dapat
mendukung kinerja perusahaan menjadi lebih baik dan dapat menyediakan informasi
yang berguna bagi pihak manajemen untuk pengambilan keputusan-keputusan
strategis berkaitan dengan kegiatan usaha perusahaan, hal ini bertujuan agar
perusahaan bisa mendapatkan hasil usaha yang maksimal sehingga tercapainya visi
dan misi perusahaan itu sendiri.

Oleh karena itu, suatu perusahaan memerlukan sistem informasi yang

spesifik, cepat dan akurat untuk mendukung kinerja perusahaan didalam menjalankan
usahanya. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah salah satu bentuk aplikasi
teknologi informasi yang dapat mendukung kegiatan operasional perusahaan, baik
dalam hal penyediaan informasi ataupun pengelolaan data keuangan perusahan.
Dalam dunia bisnis, SIA merupakan suatu kebutuhan karena data keuangan
perusahaan perlu diolah untuk menghasilkan informasi yang spesifik, cepat dan
akurat yang kemudia digunakan oleh pihak manajemen dalam membantu
pengambilan keputusan

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah kesatuan sistem yang

terintegrasi baik informasi internal maupun eksternal yang meliputi keseluruhan
organisasi atau perusahaan, mulai dari sistem keuangan (financial), pemasaran,
penjualan dan dsitribusi (Sales and Distribution), manajemen transportasi, material
management, production planning, plant maintenance, project system, human
resources, project system dan lain-lain.
SAP merupakan salah satu ERP terkemuka didunia yang menyediakan sistem terpadu
seperti konsep ERP pada umumnya.
 BAB II
PEMBAHASAN

Sales order merupakan urutan penjualan skenario pengolahan menjelaskan

proses yang lengkap, dimulai dengan kegiatan penjualan pra, pindah ke penciptaan
sales order, lanjut dengan pemenuhan pesanan penjualan, dan berakhir dengan faktur
dari pesanan penjualan dan proses paralel penciptaan posting di akuntansi keuangan

Gambar 2.5 Siklus Sales and Distribution.

Sumber: SAP01 Fundamentals (2006: 132)

SAP ERP mendukung proses manajemen penjualan, termasuk inquiries,

quotations, order generation, contract, dan billing. Proses sales management
menjabarkan dengan lengkap seluruh aktivitas penjualan, dimulai dari aktivtas
sebelum penjualan, pembuatan sales order, dilanjutkan dengan pengisian sales order,
dan berakhir pada pembuatan tagihan terhadap sales order dan pencatatan transaksi
penjualan pada modul financial accounting. Proses dasar sales terdiri dari beberapa
tahap sebagai berikut:
1. Pre-sales Activities
Pre-sales Activities (aktivitas sebelum penjualan) merupakan aktivitas yang
meliputi pencatatan pesanan pelanggan dan quotations kedalam sistem untuk
digunakan sebagai referensi selama pembuatan sales order.

Gambar 2.6 Sales Order

Sumber : SAP01 Fundamentals (2006: 133)

2. Sales Order Creation and Availability Check

Pada tahap pembuatan sales order dan pengecekan ketersediaan stok, sales
order dapat menggunakan informasi dari dokumen quotations atau inquiries.
Persetujuan penjadwalan penjadwalan atau kontrak penjualan juga dapat dibuat
dengan referensi terhadap sales order. Selama pembuatan sales order, ketersediaan
barang dapat dicek untuk memastikan tanggal pengiriman.

3. Delivery and Good Issue

Outbound delivery merupakan proses dasar pada saat barang secara fisik
dipindahkan dan diikuti dengan posting good issue. Proses pengambilan barang
dilakukan melalui penggunaan sistem warehouse management dan pengiriman yang
direncanakan.
4. Billing
Billing (penagihan) merupakan proses terakhir pada proses penjualan, yaitu
pengeluaran surat tagihan (invoice) yang disimpan pada bagian accounting. (SAP01
Fundamentals 2006: 131-132)

Sales Order
Selama pembuatan order penjualan, sistem dapat menjalankan fungsi dasar:

1) Melihat transaksi penjualan

2) Mengecek ketersediaan barang
3) Mentransfer persyaratan untuk perencanaan kebutuhan material
4) Penjadwalan pengiriman
5) Perhitungan harga dan pajak
6) Mengecek ketersediaan batas kredit
7) Membuat dokumen dicetak atau dikirimkan secara elektronik

Tergantung pada bagaimana sistem dikonfigurasi, fungsi dasar dapat sepenuhnya

otomatis atau mungkin memerlukan beberapa proses manual. Data yang dihasilkan
dari fungsi-fungsi dasar disimpan dalam dokumen penjualan. Data yang dihasilkan
dapat ditampilkan oleh pengguna dan dalam beberapa kasus selama proses
berikutnya, diubah secara manual oleh pengguna.

Delivery
Dalam proses pengiriman, semua keputusan prosedur pengiriman dapat dilakukan
pada awal proses dengan:

1) Mempertimbangkan perjanjian bisnis umum dengan pelanggan

2) Mencatat barang yang diinginkan oleh pelanggan
3) Mendefinisikan kondisi pengiriman dalam urutan penjualan

Hasilnya adalah proses pengiriman yang efisien dan sebagian besar otomatis di mana
perubahan manual diperlukan hanya dalam kondisi tertentu
1. Fungsi Pengiriman

Modul pengiriman mendukung fungsi berikut, yang termasuk namun tidak terbatas
pada:

1) Pemantauan batas waktu untuk dokumen referensi karena untuk pengiriman

(misalnya pesanan penjualan dan pesanan pembelian)
2) Menciptakan dan mengolahan pengiriman keluar
3) Kemasan pengiriman
4) Dukungan informasi untuk perencanaan transportasi
5) Mendukung Pesyaratan perdagangan luar negeri
6) Mencetak dan mengirimkan dokumen pengiriman
7) Pengolahan masalah barang
8) Pengiriman sedang dalam proses
9) Kegiatan yang masih harus dilakukan
10) Mengidentifikasi kemungkinan kemacetan

Dokumen yang paling umum digunakan, digunakan untuk mendukung proses

pengiriman adalah pengiriman dokumen keluar. Dalam perannya sebagai objek
sentral dari proses masalah barang, pengiriman keluar mendukung semua kegiatan
pelayaran, termasuk memilih, pengepakan, transportasi, dan masalah barang. Selama
proses pengiriman keluar, pengiriman informasi perencanaan dicatat, status kegiatan
pengiriman dipantau, dan data akumulasi selama proses pengiriman
didokumentasikan. Saat pengiriman keluar dibuat, kegiatan pengiriman, seperti
memilih atau penjadwalan pengiriman yang dimulai, dan data yang dihasilkan selama
proses pengiriman disertakan dalam pengiriman.

2. Berbagai Fungsi

Pengiriman yang keluar dapat dibuat sebagai berikut:

1) Dengan mengacu pada order penjualan
2) Dengan mengacu pada tatanan bawaan saham
3) Dengan mengacu pada urutan subkontrak
4) Dengan mengacu pada proyek
5) Tanpa referensi
Tergantung pada kebutuhan, Anda dapat membuat pengiriman keluar secara
otomatis atau manual menggunakan worklists. Anda dapat membuat perjanjian
dengan pelanggan untuk pengiriman lengkap dan parsial dan untuk pesanan
kombinasi. Pengiriman keluar dapat dikombinasikan untuk satu kelompok
pengiriman. Berbagai gudang dan laporan ikhtisar penjualan memungkinkan untuk
memonitor pengiriman keluar dan kegiatan penjualan yang luar biasa.

3. Pemilihan pengiriman
Hasil dari proses dalam mengambil barang dari lokasi penyimpanan dan
pengadaan barang di daerah dimana barang akan disiapkan untuk pengiriman.

4. Pemilihan fungsi
Pengaturan sistem akan memungkinkan dengan dilakukan secara:
1) Otomatis (selama pembuatan pengiriman keluar)
2) Rutin (pada waktu tertentu)
3) Manual (melalui permintaan karyawan)

Status hasil dicatat dalam setiap pengiriman barang untuk tujuan penjadwalan
dan pemantauan. Status ini menunjukkan di mana item tersebut dalam prosedur
pemilihan. Dalam pengaturan standar sistem, merupakan prasyarat untuk masalah
baik yang akan diposting sebelum item tersebut dianggap relevan untuk diambil.
Oleh karena itu, kuantitas pengiriman harus sama dengan kuantitas pemilihan dalam
pengiriman keluar.

5. Persoalan fungsi postingan barang

Pengiriman keluar membentuk dasar dari masalah pemostingan barang. Data
yang diperlukan untuk masalah posting barang disalin dari pengiriman keluar ke
 dalam dokumen masalah barang yang tidak dapat diubah secara manual. Setiap
perubahan harus dilakukan dalam pengiriman keluar. Setelah masalah barang yang
diposting untuk pengiriman keluar, ruang lingkup untuk mengubah dokumen
pengiriman menjadi sangat terbatas. Ini mencegah setiap perbedaan antara dokumen
masalah barang dan pengiriman keluar. Dengan cara ini, Anda dapat yakin bahwa
dokumen masalah barang merupakan refleksi akurat dari pengiriman keluar.
Ketika Anda mengirim barang masalah untuk pengiriman keluar, fungsi-
fungsi berikut dilakukan:
1) Gudang stok bahan dikurangi dengan jumlah pengiriman
2) Perubahan nilai yang posting ke akun neraca dalam akuntansi persediaan
3) Persyaratan yang dikurangi dengan jumlah pengiriman
4) Status nomor seri diperbarui
5) Masalah barang postingan secara otomatis dicatat dalam aliran dokumen
6) Penentuan saham dijalankan untuk saham konsinyasi vendor
7) Sebuah worklist untuk bukti pengiriman dihasilkan

Anda dapat memposting masalah barang dengan cara berikut:

1) Otomatis (selama pembuatan pengiriman outbond)

2) Rutin (pada waktu tertentu)
3) Manual (melalui permintaan karyawan)

6. Penagihan
Penagihan merupakan tahap pemrosesan akhir untuk transaksi bisnis dalam
penjualan pemrosesan order. Informasi tentang tagihan yang tersedia pada setiap
tahap pemrosesan order dan pengolahan pengiriman.
Fungsi penagihan meliputi:
1) Pembuatan faktur berdasarkan pengiriman atau jasa
2) Masalah kredit dan debit memo dan pro forma invoice
3) Membatalkan transaksi penagihan
4) Fungsi harga komprehensif
5) Masalah potongan harga
6) Mentransfer data penagihan dengan akuntansi keuangan
 Seperti semua bagian dari pemrosesan order penjualan di mySAP ERP,
penagihan terintegrasi ke dalam struktur organisasi. Dengan demikian, Anda dapat
menetapkan transaksi penagihan organisasi spesifik penjualan, saluran distribusi, dan
divisi. Karena penagihan memiliki hubungan dengan akuntansi keuangan, struktur
organisasi departemen akuntansi penting.
Selama proses penagihan, mungkin bagi Anda untuk menciptakan, merubah, dan
menghapus dokumen penagihan.

1) Dengan mengacu pada dokumen order penjualan

2) Dengan mengacu pada dokumen pengiriman
3) Dengan mengacu pada transaksi eksternal
4) Dengan memiliki sistem otomatis memproses daftar karena penagihan sebagai tugas
latar belakang
5) Secara manual pengolahan dari sebuah worklist
6) Dengan membuat dokumen penagihan secara eksplisit
7) Dengan menggabungkan beberapa dokumen order penjualan ke dalam dokumen
penagihan kolektif
8) Oleh penagihan satu atau lebih penjualan dokumen pesanan dengan beberapa
dokumen penagihan (ini disebut split faktur)
9) Dengan menciptakan penagihan dosument individual untuk setiap dokumen
penjualan

7. Penagihan dan akuntansi keuangan

Sistem secara otomatis menulis jumlah ke rekening yang sesuai dengan cara
penentuan rekening. Biaya dan pendapatan dapat diposting ke rekening berikut:
1) Pelanggan piutang
2) Buku besar (misalnya rekening giro kas)
3) Pendapatan
4) Pemotongan penjualan
5) Akrual (untuk perjanjian rebate)
6) Akun akrual
7) Rekening giro akrual
8. Aliran dokumen
Dokumen penjualan yang Anda buat adalah dokumen individu, tetapi mereka
juga dapat membentuk bagian dari rantai dokumen terkait. Misalnya, Anda dapat
merekam penyelidikan telepon pelanggan dalam sistem. Mengkutip permintaan
pelanggan yang kemudian Anda buat dengan mengacu pada penyelidikan.
Penetapan tempat pesanan atas dasar kutipan dan Anda membuat order
penjualan dengan mengacu pada kutipan. Anda sebagai perantara barang dan tagihan
pelanggan. Semua ini dicatat di dokumen terpisah referensi satu sama lain melalui
aliran dokumen.
Setelah pengiriman barang, pelanggan mengklaim kredit untuk beberapa
barang rusak dan Anda membuat pengiriman bebas biaya dengan mengacu pada
pesanan penjualan. Seluruh rangkaian dokumen-penyelidikan, kutipan, pesanan
penjualan, pengiriman, faktur, dan pengiriman berikutnya gratis – menciptakan aliran
dokumen, atau sejarah. aliran data dari satu dokumen ke lain mengurangi aktivitas
manual dan membuat penyelesaian masalah lebih mudah.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Sales order merupakan urutan yang menjelaskan kegiatan penjualan yang

dimulai dari kegiatan pra penjualan, sales order, availability check, aoutbond
delivery, transportation, picking, good issue, billing, dan diakhiri dengan payment
processing.
 DAFTAR PUSTAKA

https://deianayuanggraenidaa.wordpress.com/2014/05/15/makalah-sap-
pembelian-dan-penjualan/

http://fariz-adlan.blogspot.co.id/2013/10/sales-order-management.html