Jurnal Sipil Statik Vol.1 No.

1, November 2012 (22-26)

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN JADWAL DENGAN

MENGGUNAKAN PROGRAM MICROSOFT PROJECT 2010
(Studi Kasus: Proyek PT. Trakindo Utama)
David M. Walean
R.J.M. Mandagi., J. Tjakra, G.Y. Malingkas
Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Sipil, Universitas Sam Ratulangi
email: [email protected]

ABSTRAK

Suatu proyek bisa dikatakan berhasil jika proses pelaksanaannya bisa selesai sesuai dengan
waktu yang telah direncanakan. Perencanaan proyek yang baik harus didukung dengan suatu
pengendalian proyek yang baik. Karena yang terjadi di lapangan belum tentu sesuai dengan
apa yang telah direncanakan. Pengendalian yang buruk dalam suatu proyek dapat
mengakibatkan pemborosan terhadap penggunaan sumber daya dan ini dapat mengakibatkan
kegagalan untuk mencapai tujuan proyek itu sendiri.
Untuk merencanakan jadwal suatu proyek dengan program Microsoft Project 2010 yang
pertama harus dilakukan adalah memasukkan data-data seperti jenis kegiatan, durasi,
sumber daya dan lain-lain. Dalam tahap pengendalian proyek menggunakan Microsoft
Project salah satu metode yang dapat dilakukan ialah dengan menambahkan waktu lembur
pada suatu kegiatan.
Dari perencanaan jadwal pada proyek pembangunan fasilitas PT.Trakindo Utama khususnya
pembangunan Annex Building dengan menggunakan Microsoft Project 2010 didapat 66 hari
kerja. Pada tahap pengendalian terdapat pekerjaan yang berada pada lintasan kritis
sehingga penulis melakukan sistem kerja lembur (Crash Program) dengan tambahan 2 jam
lembur. Sehingga durasi pekerjaan pengecatan berkurang menjadi 9 hari kerja dari waktu
normal 12 hari kerja.
Kata kunci: Microsoft Project 2010, Pengendalian, Perencanaan.

PENDAHULUAN fluktuasi, maka diperlukan suatu usaha

Kemajuan teknologi dewasa ini untuk meminimumkan fluktuasi sumber
berkembang dengan demikian pesatnya daya tenaga kerja tersebut. Pelaksana
seiring dengan perkembangan teknologi konstruksi yang baik akan mempertahan
informasi. Hal ini turut berpengaruh reputasinya sehingga tidak akan melakukan
terhadap perkembangan manajemen perekrutan dan pemberhentian sumber daya
rekayasa konstruksi dimana banyak program tenaga kerja pada selang waktu yang pendek
aplikasi komputer yang ditawarkan untuk dan relatif singkat hal ini perlu diperhatikan
membantu para manajemen rekayasa dan diatur dengan manajemen rekayasa
konstruksi dalam mengolah data konstruksi yang baik menggunakan
perencanaan maupun pelaksanaan kegiatan kemudahan yang ditawarkan oleh aplikasi
proyek. Program aplikasi komputer dewasa program komputer.
ini sangat mempermudah para manajemen
rekayasa konstruksi dalam memasukkan METODE PENELITIAN
data proyek, mengelola aktivitas proyek, Penelitian ini dilakukan pada proyek
pengendalian proyek, laporan proyek pembangunan fasilitas PT. Trakindo Utama.
maupun pengontrolan aktivitas kegiatan Proyek ini berlokasi di daerah Maumbi.
proyek diantaranya menyangkut sumber Waktu pelaksanaan penelitian selama tiga
daya pada proyek tersebut. bulan dan dilaksanakan pada jam kerja
Dalam pelaksanaan suatu proyek proyek.
seringkali ditemui penggunaan sumber Metode yang dipakai pada penelitian
tenaga kerja yang masih mengalami ini adalah studi literatur dan studi lapangan.
22
 Jurnal Sipil Statik Vol.1 No.1, November 2012 (22-26)

Kedua metode yang digunakan saling kapan proyek tersebut akan selesai dan
mendukung untuk mencapai tujuan akhir siap beroperasi.
penulisan. Selain itu penelitian juga Perencanaan jaringan kerja dibuat untuk
dilakukan terhadap penggunaan aplikasi mencapai efektifitas dan efisiensi yang
program computer yaitu Microsoft Project tinggi dari sumber daya yang akan
2010. digunakan selama pelaksanaan proyek
Studi literatur dilakukan dengan cara konstruksi. Instrumen yang harus
membaca literatur yang berhubungan direncanakan untuk pengendalian sumber
dengan penulisan tugas akhir sebagai bahan daya antara lain :
pengkajian dari segi teoritis dan juga a. Waktu
mendalami informasi penerapan program b. Biaya
yang akan digunakan. c. Tenaga kerja
Untuk studi lapangan dilakukan dengan d. Peralatan
pengumpulan data dan informasi yang e. Instrumen lain : metode, informasi
menyangkut aktivitas-aktivitas kegiatan dan lain – lain
pada proyek, durasi pekerjaan tiap aktivitas Penjadwalan
dan proyek secara keseluruhan, volume Penjadwalan dalam pengertian proyek
pekerjaan, keterkaitan antar aktivitas yang konstruksi merupakan perangkat untuk
ada, gambar proyek, time schedule objek menentukan aktivitas yang diperlukan untuk
penelitian. Juga dilengkapi dengan data menyelesaikan suatu proyek dalam urutan
hubungan antara pekerjaan, alokasi tenaga serta kerangka waktu tertentu, dalam mana
kerja, kondisi proyek dengan mengadakan setiap aktivitas harus dilaksanakan agar
peninjauann langsung dilokasi objek proyek selesai tepat waktu dengan biaya
penelitian. Setelah data-data yang yang ekonomis (Callahan, 1992).
diperlukan telah didapatkan peneliti Penjadwalan meliputi tenaga kerja, material,
mengolah data tersebut menggunakan peralatan, keuangan, dan waktu. Dengan
program Microsoft Project 2010. penjadwalan yang tepat maka beberapa
macam kerugian dapat dihindarkan seperti
PEMBAHASAN keterlambatan, pembengkakan biaya, dan
Perencanaan perselisihan.
Dalam merencanakan jadwal suatu
proyek ada dua hal yang harus dilakukan Pengendalian
yaitu: Syarat penting untuk menuntun keber-
1. Membagi bobot suatu pekerjaan. hasilan suatu proyek adalah pengendalian
Pekerjaan – pekerjaan perlu yang baik terhadap faktor–faktor waktu,
diidentifikasi dan hubungan antar biaya dan mutu. Pengendalaian perlu
kegiatan harus jelas. Biasanya penanganan sungguh–sungguh dari pihak
pembagian tersebut menuruti standar manajemen selain itu juga dibutuhkan
dan logika tertentu. Berdasarkan keterlibatan seluruh aparat dari tingkat
pembagian ini, dapat juga dilakukan organisasi dalam perusahaan. Dengan
alokasi sumberdaya dan waktu. Dengan demikian sistem pengendalian memerlukan
demikian, kontraktor dapat memberin kesepakan dari aparat fungsional sampai
garis besar kegiatan apa saja yang akan pimpinan puncak dengan dukungan dari tim
dilakukan untuk menyelesaikan proyek proyek yang akan mengarahkan dan
tersebut serta berapa dana dan waktu mengkoordinasi fungsi–fungsi pengen-
yang diperlukan untuk menyelesaikan dalian.
proyek tersebut kepada konsultan dan R.J. Mockler, 1972, dalam Imam
pemilik proyek. Soeharto (1997) memberikan pengertian
2. Merencanakan schedule/jadwal kegiatan tentang pengendalian. Menurutnya,
dalam proyek. Semua kegiatan beserta pengendalian adalah usaha yang sistematis
jangka waktu masing – masing kegiatan untuk menentukan standar yang sesuai
tersebut, akan disusun rencana yang dengan sasaran perencanaan, merancang
menyeluruh, sehingga bisa diperkirakan sistem informasi, membandingkan pelak-
sanaan dengan standar, menganalisis
23
 Jurnal Sipil Statik Vol.1 No.1, November 2012 (22-26)

kemungkinan adanya penyimpangan antara tindakan untuk menyelesaikan masalah

pelaksanaan dan standar, kemudian tersebut.
mengambil tindakan pembetulan yang b. Biaya
diperlukan agar sumber daya digunakan Pengendalian biaya diperlukan untuk
secara efektif dan efisien dalam rangka mengendalikan dan memonitor
mencapai sasaran. penggunaan sarana atas anggaran yang
Berdasarkan pengertian yang diberikan ada. Biasanya dalam anggaran
oleh Mockler, maka proses pengendalian dinyatakan pula rencana presentasi
proyek dapat diuraikan menjadi langkah- pengeluaran persatuan waktu.
langkah sebagai berikut: c. Mutu
a. Menentukan sasaran. Pada umumnya pengukuran atas
b. Definisi lingkup kerja. berhasil tidaknya suatu proyek
c. Menentukan standar dan kriteria sebagai dilakukan pada akhir proyek dengan
patokan dalam rangka mencapai sasaran. berbagai cara pengujian dalam penilaian
d. Merancang/menyusun sistem informasi, mutu suatu proyek, seorang manajer
pemantauan, dan pelaporan hasil proyek hendaknya perlu melakukan tiga
pelaksanaan pekerjaan. langkah untuk manghindari konflik yang
e. Mengkaji dan menganalisis hasil tidak diinginkan, yaitu :
pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan  Menjamin tidak ada perbedaan
sasaran yang telah ditentukan. pengertian standar dan spesifikasi
f. Mengadakan tindakan pembetulan. antara pemilik atau konsultan
Fungsi utama pengendalian adalah dengan kontraktor.
memantau dan mengkaji (bila perlu  Menjamin terdapat metode
mengadakan koreksi) agar langkah-langkah pengujian atau proses pembinaan
kegiatan terbimbing ke arah tujuan yang kualitas atau kuantitas sesuai dengan
telah ditetapkan. Pengendalian memantau kriteria yang telah direncanakan.
apakah hasil kegiatan yang telah  Merencanakan hasil–hasil antara,
dilaksanakan sesuai dengan patokan yang sehingga proyek dapat dikendalikan
telah digariskan dan memastikan peng- sapanjang waktu proyek tersebut
gunaan sumber daya yang efektif dan berlangsung.
efisien.
Pengendalian juga merupakan suatu
usaha untuk menghindari persoalan yang
umumnya sering dijumpai dalam suatu
penyelenggaraan proyek dalam pelaksana-
annya, perlu adanya suatu laporan harian
sebagai alat bantu yang mempermudah
mengkontrol berjalannya suatu proyek
berjalan sesuai yang telah direncanakan.
Kriteria–kriteria yang dipakai untuk
mengukur kemajuan proyek :
a. Waktu
Dalam jaringan kerja yang telah disusun
Gambar 1. Hubungan Antara Waktu, Biaya
dapat dijabarkan kegiatan secara lokal.
dan Mutu
Jaringan kerja memegang peranan yang
sangat penting karena terdapat
Metode Perencanaan dan Pengendalian
informasi–informasi yang diperlukan
Jadwal
seperti waktu kegiatan, logika praktis
Terdapat beberapa metode yang
antar kegiatan dan kemajuan proyek.
digunakan dalam perencanaan dan pengen-
Dalam proses pengendalian diperlukan
dalian jadwal yaitu:
untuk mengetahui secara dini setiap
1. Diagram Batang (Bar Chart)
gejala yang menyimpang dari rencana
Diagram batang (Bar Chart), yang biasa
sehingga dapat diambil tindakan
juga disebut Gantt Chart sesuai dengan
24
 Jurnal Sipil Statik Vol.1 No.1, November 2012 (22-26)

nama orang yang pertama kali Merencanakan suatu proyek dibutuhkan

mengembangkan yaitu Henry L. Gantt sebuah baseline atau kerangka
adalah suatu diagram yang terdiri dari pelaksanaan proyek. Berkaitan dengan
sekumpulan garis–garis yang menunjuk- hal tersebut, data-data yang tersimpan
kan saat mulai (awal) dan selesai (akhir) pada kerangka proyek dianggap sebagai
yang direncanakan untuk item–item suatu target yang meliputi:
pekerjaan dalam proyek.  Menetapkan tanggal dimulainya
2. Precedence Diagram Methode (PDM) proyek dan kapan sebuah proyek
Metode diagram preseden (precedence berakhir.
diagram method = PDM) adalah  Menyusun jenis-jenis tugas yang
jaringan kerja yang termasuk klasifikasi ada.
aktivitas di node (activity on node =  Menentukan waktu yang dibutuhkan
AON). Aktifitas pada PDM dituliskan untuk menyelesaikan setiap jenis
didalam node atau kotak yang umumnya tugas.
berbentuk segiempat. Setiap node  Menetapkan korelasi atau hubungan
mempunyai dua peristiwa, yaitu antara suatu tugas dengan tugas lain.
peristiwa awal dan akhir. Anak panah  Membuat perencanaan sumber daya
sebagai petunjuk hubungan antara yang akan digunakan pada proyek.
aktivitas – aktivitas yang bersangkutan  Menyusun data dari sumber daya
dan bukan menyatakan kurun waktu yang ada berdasarkan pada jenis-
aktivitas. Metode PDM banyak dijumpai jenis tugas.
pada proyek–proyek rekayasa konstruksi  Menentukan kalender kerja untuk
yang banyak pekerjaan tumpang tindih menyusun hari kerja dan jam kerja
dan berulang. dari proyek.
3. Kurva S  Memasukkan data biaya yang
Untuk melihat pemakaian sumber daya diperlukan.
tertentu selama pelaksanaan proyek  Melakukan pemeriksaan apabila ada
digunakan kurva S. Kurva S secara jadwal penggunaan sumber daya
grafis adalah penggambaran kemajuan yang overlapping atau berbenturan
kerja (bobot %) kumulatif pada sumbu dengan cara melakukan levelling.
vertikal terhadap waktu pada sumbu 2. Tahapan pengawasan Proyek
horisontal. Kemajuan kegiatan biasanya Pada tahap ini, sebagai penaggung
diukur terhadap jumlah uang yang telah jawab proyek akan mengendalikan
dikeluarkan oleh proyek. Perbandingan jalannya proyek dengan menjalankan
kurva “S” rencana dengan kurva fungsi aktualisasi atau tracking yang
pelaksanaan memungkinkan dapat hasilnya akan dimasukkan pada aplikasi
diketahuinya kemajuan pelaksanaan Microsoft Project 2010.
proyek apakah sesuai, lambat, ataupun 3. Tahapan Laporan Proyek
lebih dari yang direncanakan. Tahapan terahir adalah mendapatkan
Perencanaan dan Pengendalian Jadwal output yang menunjukkan posisi proyek
Dengan Menggunakan Microsoft Project pada saat laporan dibuat, meliputi:
 Pembuatan output file berupa View
Dalam bidang rekayasa konstruksi,
aplikasi Microsoft Project 2010 digunakan dan Table yang sesuai dengan
untuk mengelola rencana atau waktu tugas kebutuhan.
 Pembuatan filter untuk melakukan
sehingga suatu proyek yang sedang berjalan
dapat dievaluasi sesuai dengan keseluruhan seleksi dari setiap informasi yang
tahapan tugas yang ada dalam proyek akan ditampilkan pada sebuah
tersebut. proyek.
 Pencetakan sebuah laporan tertulis.
Tahapan-tahapan perencanaan pada
sebuah proyek konstruksi yang dapat dibuat
dengan menggunakan aplikasi Microsoft HASIL
Project 2010 adalah: Dari hasil aplikasi program Microsoft
1. Tahapan Perencanaan Proyek Project 2010 pada proyek pembangunan

25
 Jurnal Sipil Statik Vol.1 No.1, November 2012 (22-26)

fasilitas Annex Building PT. Trakindo KESIMPULAN

Utama diperoleh hasil sebagai berikut: Hasil penelitian dapat disimpulkan
a. Pada tahap perencanaan penjadwalan bahwa upaya peningkatan kualitas
dengan menggunakan program Microsoft perencanaan dan pengendalian jadwal pada
Project 2010 diperoleh hasil 66 hari suatu proyek akan mengakibatkan
kerja, waktu penyelesaian proyek. meningkatnya hasil kinerja waktu suatu
Sedangkan pada penawaran kontraktor proyek itu sendiri. Dalam tulisan ini
selama 87 hari kerja peningkatan kualitas dapat dicapai dengan
b. Pada tahap pengendalian, karena menggunakan suatu program Microsoft
pekerjaan pengecatan berada pada Project 2010, karena dengan menggunakan
lintasan kritis sehingga dibuat sistem aplikasi tersebut dapat dengan cepat
kerja lembur (Crash Program) dengan melakukan penjadwalan ulang jika suatu
tambahan 2 jam lembur. Sehingga durasi pekerjaan mengalami keterlambatan dari
pekerjaan pengecatan menjadi 9 hari jadwal yang telah direncanakan.
kerja dari waktu normal 12 hari kerja.

DAFTAR PUSTAKA

Setiawan A,F., 2008. Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007, PC Media,
Jakarta.
Budi Santosa, 2009. Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi. Graha Ilmu, Jakarta.
Gray C., dkk, 1993. Pengantar Evaluasi Proyek II, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Cornelius Tri Hendradi, 2010. Microsoft Project 2010 : Pendekatan Siklus Proyek, Andi
Offset, Jakarta.
Iman Soeharto,1995. Manajemen Proyek: Dari Konseptual Sampai Operasional, Erlangga,
Jakarta.
Imam Soeharto, 1999. Manajemen Proyek jilid I dan II, Erlangga, Jakarta.
Iman Nazeni, 2010. Manajemen Proyek. UI Press, Jakarta.
Nurhayati, 2010. Manajemen Proyek, Graha Ilmu, Jakarta.
Sompie B.F, 1991. Manajemen Proyek Suatu Tinjauan Umum, Fakultas Teknik UNSRAT,
Manado.
Tarore H, 2001. Analisis Sistem Rekayasa Konstruksi. Sam Ratulangi Universitas Press,
Manado.
Tarore H, 2001. Jaringan Kerja dengan Metode CPM, PERT, PDM., Edisi I, Sam Ratulangi
Universitas Press, Manado.
Trihendradi C, 2009. Microsoft Project 2007: Langkah Cerdas Merencanakan,
Menjadwalkan dan Mengontrol Proyek, Andi Offset, Jakarta.
Wahana Komputer, 2010. Microsoft Project 2010 : Panduan Praktis, Andi Offset, Jakarta.
Wulfram I. Ervianto, 2009. Manajemen Proyek Konstruksi, Andi Offset, Jakarta.

26