• RSS Feed

• Home
• About

Sasmoyo
Just another Student.mb.ipb.ac.id Blogs site

Jul 21

No. 4. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DAN

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI BERBASIS ERP
Posted by sasmoyo on Jul 21 2010 at 03:34 pm

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem computer-based terintegrasi untuk

mengelola seluruh aktifitas perusahaan, sumberdaya internal dan eksternal, termasuk tangible
asset, keuangan, persediaan, produksi, human resources, marketing, supply chain, logistics, dll.

Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki
tujuan untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis di dalam batas
organisasi/perusahaan dan mengelola hubungan dengan pihak stakeholder diluar perusahaan.

Dibangun atas dasar sistem database yang terpusat dan biasanya menggunakan platform
komputasi yang umum. Sistem informasi berbasis ERP dapat mengkonsolidasikan seluruh
operasi bisnis menjadi seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas.

Suatu sistem ERP akan berada pada pusat server dan akan didistribusikan ke seluruh unit
perangkat keras dan perangkat lunak modular sehingga dapat melayani dan berkomunikasi melalui
jaringan area lokal. Sistem tersebut memungkinkan bisnis untuk merakit modul dari vendor yang
berbeda tanpa perlu untuk menempatkan beberapa copy dari sistem komputer yang kompleks dan
mahal di lokasi-lokasi yang tidak memerlukan.

Gambar 13. Konsep ERP

Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-
proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau
perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem
distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub
sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang
dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas
dari sebuah organisasi perusahaan.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik
tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas
perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.

2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam
industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Arsitektur

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih.
Arsitektur 3-tier secara umum digambarkan sebagai berikut:

Gambar 14. Arsitektur ERP 3-tier

1. Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP.
Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web
browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat
menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

2. Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat
business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari
dan ke server database.

3. Database layer
Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung
jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi Sistem Informasi berbasis ERP dapat dijelas dengan contoh sbb :

Terdapat order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu untuk menghitung berapa
yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada perusahaan
saat itu. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi
sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu perusahaan dalam proses pengadaannya.
Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan
dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini,
tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP
tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat terlihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan
oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian
perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan
sebagainya. Oleh karena itu, unsur ‘integrasi’ itu sangat penting dalam mengimplementasikan
sistem informasi berbasis ERP.

Keuntungan dan Kerugian ERP

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

– Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para
eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan
dengan lebih baik.

– Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan
menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan
berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

– Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk
data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua
divisi yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur.
Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment
(ROI), dan komponen lainnya, seperti:

– Pengurangan lead-time

– Peningkatan kontrol keuangan

– Penurunan inventori

– Penurunan tenaga kerja secara total

– Peningkatan service level

– Peningkatan sales

– Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen

– Peningkatan market share perusahaan

– Pengiriman tepat waktu

– Kinerja pemasok yang lebih baik

– Peningkatan fleksibilitas

– Pengurangan biaya-biaya

– Penggunaan sumber daya yang lebih baik

– Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

– Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

– Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

– Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

– Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik

– Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

– Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada
rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke
pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat
membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal,
implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.

– Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis

perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari
awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.

– Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau
terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang
dibutuhkan.

– Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.

– Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.

– Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau
merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).

– Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar
siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan
data yang up-to-date.

– Kurangnya komunikasi antar personel.

– Cacatnya project design dan management.

– Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.

– Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

– Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain
sebagainya.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis

1. Best Practice dan Business Process Reengineering

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best
practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum
yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan
sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan
mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang
berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh,
adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses
kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja
perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak
perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan
proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.
Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan
implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus
melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering
(BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru
melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini
merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan
Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli
paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem
ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP
merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

2. Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP

a. Financial

1) FI – Financial Accounting

Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul

FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun
eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap
angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.

2) CO-Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti:

a) Pengendalian capital investment

b) Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran

c) Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap
area

d) Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan

3) IM – Investment Management

Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR,
namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang
dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.

4) EC – Enterprise Controlling

Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-
hal berikut :

a) Kondisi keuangan perusahaan

b) Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

c) Investasi

d) Maintenance dari aset perusahaan

e) Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan

f) Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market
share, competitor performance

g) Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca
dan laporan rugi laba

5) TR – Treasury

Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting
dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

b. Distribution dan Manufacturing

1) LE – Logistics Execution

Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP,
EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa
purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.

2) SD – Sales Distribution

Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap
perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat
struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan
kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang
akan datang.

3) MM – Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari
dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.

4) PP – Production Planning

Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada
proses pengiriman produk.

5) PM – Plant Maintenance

Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan
secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan
aktivitas operasional yang sedang berjalan.

6) QM – Quality Management

Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah
untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

7) PS – Project System

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:

a) Perencanaan terhadap waktu dan nilai

b) Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan
menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan

c) Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas
material, serta sumber daya manusia

d) Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan

e) Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

c. Human Resources

Berfungsi untuk:

1) Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit
dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

2) Melindungi data personalia dari pihak luar

3) Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir

3. Biaya Implementasi ERP

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

Gambar 15. Komposisi biaya pada implementasi ERP

Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:

1. Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000

2. Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
3. Skala besar lebih dari US$ 3 juta

No responses yet Uncategorized

Cari

• Tulisan Terakhir

◦ Outsourcing Vs Insourcing Dalam Sistem Informasi

◦ No. 4. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DAN IMPLEMENTASI
SISTEM INFORMASI BERBASIS ERP
◦ No. 3. Urgensi Maintainaibility suatu Software
◦ No. 2. Kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi saat pengalihan atau konversi suatu
sistem lama ke sistem baru. Dan cara-cara penkonversian sistem dengan berbagai
asumsi agar tidak terjadi kesalahan
◦ No. 1. Uraian mengenai ”Perbedaan pengembangan software dengan pengembangan
sistem informasi”.
◦ Hello world!

• Kategori

◦ Uncategorized (6)

• Tag

• Monthly

◦ Juli 2010 (6)

• Halaman

◦ About
Chennai by WordPress Theme City and Free Host. Sasmoyo Copyright © 2018 All Rights
Reserved .