Modul

Pembuatan Dokumen Berbasis Database

Oleh : Hugo Aprilianto, M.Kom.

Membuat Dokumen Masal dengan Menggunakan Mail Merge di

Microsoft Word
Pengertian Mail Merge

Mail Merge bisa diartikan sebagai penggabungan dokumen, dalam hal ini bias surat, slip
gaji, sertifikat, atau undangan (document) digabung dengan data.
Mail Merge sangat membantu dalam pembuatan surat yang banyak dengan isi yang
sedikit berbeda satu sama lain. Contoh yang bisa dilihat sehari-hari adalah pembuatan
surat undangan. Surat undangan mempunyai isi yang sama tapi ditujukan kepada alamat
yang berbeda-beda. Jika kita harus membuat surat undangan untuk satu orang, kemudian
kita harus mengganiti nama dan alamat untuk orang yang lain alangkah merepotkannya,
tapi jika kita menggunakan Mail Merge, untuk mennganti satu orang dengan orang lain
yang kita undang kita hanya cukup melakukannya dengan hanya satu klik saja.
Keuntungan lain dengan menggunakan Mail Merge adalah data orang-orang yang kita
undang tersimpan dalam satu database, dimana data tersebut dapat dipergunakan lagi
jika kita membutuhkannya.
Pembuatan surat dengan menggunakan Mail Merge dapat dilakukan dengan beberapa
cara, dengan cara manual maupun dengan memanfaatkan wizard
Dari cara pengambilan datanya pembuatan surat dengan Mail Merge juga dapat
dilakukan dengan berapa cara. Cara pertama Microsoft Word sendiri menyediakan
fasilitas untuk mengelola database untuk Mail Merge, data tersebut tersimpan dalam
bentuk .db atau format database untuk MS Acess.
Cara kedua data kita membuat sendiri data base untuk Mail Merge kita dengan
menggunakan tabel di Microsoft Word atau data yang dibuat di Microsoft Excel.
Dalam bab ini kita hanya akan mencoba membuat, surat dengan memanfaatkan wizard,
karena cara pembuatan Mail Merge nya lebih mudah. Database yang kita gunakan adalah
database dengan memanfaatkan fasilitas database yang sudah disediakan oleh Microsoft
Word.
Contoh kasus dalam pembahasan kali ini adalah kita akan membuat sebuah undangan
seperti pada Gambar 1 berikut ini.
 Gambar 1 Contoh Surat Undangan

Dari surat undangan tersebut, hanya nama dan alamat yang dituju yang akan berubah-
ubah (text yang diberi highlight berwarna kuning).
Cara Membuatnya

1. Buat document baru sebuah surat undangan, seperti contoh Gambar 1.

(Mohon diketik terlebih dahulu dokumen surat undangan format sesuai contoh
pemberitahuan kegiatan pembinaan Guru-guru Agama Katolik)
2. Klik Mailings di menu, untuk memulai Mail Merge

Gambar 2 Klik Mailing di Menu

3. Klik Start Mail Merge di Ribbon Menu

Gambar 3 Klik Start Mail Merge

4. Klik Step by Step Mail Merge Wizard...

Gambar 4 Step by Sterp Mail Merge Wizard

5. Di sebelah kanan dokumen akan muncul jendela Mail Merge, seperti terlihat pada
Gambar 5 dibawah ini. Pilih Letters di Radio Button Select document type, untuk
menentukan bahwa dokumen yang dibuat adalah sebuah surat.
6. Klik Next: Starting document

Gambar 5 Select document type Gambar 6 Select starting document

7. Jendela Mail Merge akan berubah seperti pada Gambar 6 diatas, di Select starting
document pilih Radio Button Use the current document, untuk menggunakan
dokumen yang sedang dibuka (undangan)
8. Klik Next: Select Recipient, untuk memilih data
 Gambar 7 Jendela New Adress List dengan field

Gambar 6 Select recipients dan Create

9. Jendela Mail Merge akan berubah lagi menjadi seperti pada gambar 8 berikut,
karena kita belum mempunyai data maka kita pilih Type a new list di Radio Button
Select recipients
10. Klik Create...akan mumcul Jendela New Address List, seperti pada Gambar 7 diatas
11. Dari jendela ini terlihat bahwa Field-field (Kolom-kolom) telah disediakan oleh Mail
Merge, tapi field-field tersebut tidak cocok dengan apa yang akan kita buat, harus
dihapus untuk yang tidak digunakan.

Gambar 8 Customize Address List

12. Untuk menyesuaikan data dengan data yang kita buat dalam hal ini data yang kita
butuhkan adalah No,Nama, Asal_Sekolah dan Kota, klik Customize Column...

Gambar 9 Tambah field baru sesuai kebutuhan

13. Akan muncul jendela Costumize Address List, seperti tampak pada Gambar 8 di
bawah, dari gambar tersebut terlihat bahwa Field Names, tidak sesuai dengan field
yang kita butuhkan, untuk itu kita harus menghapus dahulu Field Names yang sudah
ada
14. Untuk menghapus field tersebut kita klik Delete
15. Akan muncul jendela konfirmasi, untuk meyakinkan bahwa field Title akan dihapus,
klik Yes, field title akan terhapus, begitu juga untuk Field First name, klik delete
kemudian Yes, demikian seterusnya sampai semua field yang tersedia terhapus
16. Setelah semua terhapus jendela Costumize Address List akan terlihat kosong seperti
pada Gambar 9 di atas, untuk membuat field Nama dan field Alamat klik Add...
17. Akan Muncul Jendela Add Field, isikan Nomer di Text box Type a name for your field
18. Klik OK
19. Akan muncucl field baru nama di daftar Field Names
20. Klik Add... lagi untuk menambahkan field Nama
21. Isi Nama di Textbox Type a name for your field
22. Klik OK
23. Field Nama akan muncul di daftar Field Names, seperti terlihat pada Gambar 9
 24. Klik OK

Gambar 10 Field baru yang bisa diisi data

25. Akan muncul jendela New Address List dengan field yang telah disesuaikan yaitu
Nama dan Alamat
26. Untuk mengisi nama dan alamat orang yang akan di undang kita bisa isikan di baris
kosong dibawah judul Field Nama dan Judul field Alamat

Gambar 11 Mengisi data baru dengan klik New Entry

 27. Isikan no, nama, asal_sekolah dan kota sembarang saja seperti misalnya
untuk baris pertama isikan Sandra untuk Nama dan Bandung untuk Alamat. Untuk
menambah data klik New Entry, isikan Andika di Field Nama dan Jakarta di field
Alamat, demikian seterusnya...isikan sesuai tabel 1 dibawah ini. Setelah selesai
akan terlihat seperti Gambar 12 berikut ini
Tabel 1 Contoh Data Surat
122 Valentina Sukini, S.Ag. SD Sanjaya Banjarbaru
123 Ignatius Hermanto, S.Pd. SD Sanjaya Banjarbaru

Gambar 12 Hasil Entrian data

28. Klik OK, sehingga muncul jendela konfirmasi untuk mennyimpan data, Isikan Nama
File untuk menyimpan data, misalnya Data Surat

Gambar 13 Menyimpan file data dengan nama Data Surat

29. Klik Save, sehingga muncul jendela Mail Merge Recipients seperti Gambar 14

Gambar 14 Jendela Mail Merge Recipients

30. Klik OK, sehingga jendela Mail Merge akan tampak seperti Gambar 15 dibawah ini

Gambar 15 Jendela Mail Merge yang aktif setelah digabung

31. Jendela Mail Merge akan berubah seperti Gambar 16, blok tulisan No

Gambar 16 Tampak tulisan No terblok

32. Klik More items... , akan muncul jendela Insert Merge Field seperti Gambar 17 berikut

Gambar 17 Tampilan Insert Merge Field

33. Pilih No di daftar Field

34. Klik Insert
35. Klik Close
36. Ulangi langkah yang sama untuk Nama, Asal_sekolah dan Kota
37. Setelah Selesai untuk semua Field yang ada, berikut tahaopan memunculkan data
yang pernah di entry kan, dengan cara menekan tombol Priview & Result pada menu
Mailing.