MODUL MICROSOFT ACCESS 2010

DEPARTEMENT PENDIDIKAN NASIONAL

SMK AL-HUDA SARIWANGI

Jl. Cipondok (Peuteuyjaya) Ds. Jayaratu

Tahun ajaran 2016/2017

 I. MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih
yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access
diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data
serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari, misalnya untuk menampung daftar
pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. Dalam MS Access 2010,
akan dijumpai tampilan yang berbeda dengan versi sebelumnya, tetapi tidak mengubah
fungsi dari versi sebelumnya.

A. Mengenal Microsoft Access 2010

Untuk menjalankan MS Access 2010 dapat dilakukan dengan memilih tombol Start
pada taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Access dan klik pilihan
Microsoft Access 2010. Maka akan ditampilkan jendela program MS Access 2010
seperti berikut : Tombol Office/menu Tittle bar Close Minimize Maximize
Quick Access Toolbar tab ribbon title bar group
Menu file

navigation pane
record aktif jendela datasheet view status bar

Untuk mempermudah pengoperasian MS Access 2010, kita akan mengenal

komponen-komponennya, yaitu :
1. Title Bar, berfungsi untuk menampilkan nama dari jendela program tersebut.
Berfungsi juga untuk:
a. Memindah posisi jendela, yaitu dengan cara menggeser titlle bar ke posisi
yang lain.

2 | microsoft access 2010

 b. Mengatur ukuran jendela dari ukuran Maximize ke Restore ataupun
sebaliknya, dengan cara klik 2 kali pada tittle bar.
2. Office Button, merupakan tombol yang menampung perintah-perintah menu
yang sering digunakan dalam Access antara lain perintah New, Open, Save,
Save As, Database, Close, dan perintah lainnya.
3. Quick Access Toolbar merupakan sebuah batang yang berisi kumpulam tombol
untuk melaksanakan sebuah perintah tertentu dalam mengoperasikan Access
2010.
4. Minimize Tool berfungsi untuk meminimalkan ukuran jendela program Access
2010 sehingga tampilannya berubah menjadi sebuah ikon yang diletakkan pada
bagian taskbar Window XP.
5. Maximize Tool berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program
Access 2010 sehingga tampilannya memenuhi layar monitor.
6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access
2010.

B. Fitur-Fitur Microsoft Access 2010

Pada Microsoft 2010, di mana terdapat fitur-fitur baru yang tidak terdapat pada
versi Microsoft Access sebelumnya, antara lain :
a. Calculated untuk jenis data (Data Type) pada Table Design. Pada saat
pembuatan tabel, Anda dapat memasukkan rumus (expression) yang pada versi
sebelumnya tidak dapat membuat atau menambahkan rumus dan hanya bisa
dilakukan pada Query, Control, Macro maupun Code VBA misalkan field
TOTAL = UNIT * HARGA
b. Navigation Control. Access 2010 memiliki fitur kontrol navigasi baru, yang
memungkinkan Anda dengan cepat menambahkan navigasi dasar untuk aplikasi
database, dan ini sangat membantu jika Anda membuat database Web. Dengan
menambahkan kontrol Navigasi ke halaman "Home" dari aplikasi Anda,
pengguna dapat dengan cepat beralih antara form dan laporan dengan
menggunakan antarmuka, intuitif tab, seperti yang ditunjukkan pada gambar
berikut:

3 | microsoft access 2010

 c. Web Database Access 2010 memiliki cara baru untuk menggunakan aplikasi
database ke server SharePoint sebagai database Web. Hal ini memungkinkan
Anda dan rekan kerja Anda untuk menggunakan database dalam browser Web,
atau dengan menggunakan Access 2010 untuk membukanya dari situs
SharePoint. Jika Anda merancang database untuk web-kompatibel, dan memiliki
akses ke server yang menjalankan SharePoint Layanan Access, Anda dapat
mengambil keuntungan dari metode penyebaran baru.
d. Data Macros. Mirip dengan "pemicu" dalam Microsoft SQL Server, macro
Data memungkinkan Anda untuk melaksanakan tugas pemrograman setiap kali
data yang diubah dalam sebuah tabel. Anda dapat melampirkan macro langsung
ke event tertentu, seperti After Insert, After Update, atau Before Change, atau
Anda dapat membuat macro mandiri data yang disebut dari Event.

C. Object Database Access

Terdapat beberapa objek database yang terdapat pada Microsoft Access 2010, antara
lain:
a. Tables, adalah objek database yang digunakan sebagai sarana untuk menyimpan
data yang telah diolah.
b. Queries, adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan,
menyunting dan menyaring suatu data sesuai dengan kriteria yang diinginkan
serta dapat memasukkan suatu expresi.
c. Form, adalah objek database yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit
data atau informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan bentuk
tampilan formulir.
d. Report, adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan data atau
informasi dalam bentuk laporan.
e. Macros, adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan secara
otomatis, misalnya membuka form, mencetak laporan di layar, dan lain-lain.
f. Moduls, adalah program kecil atau procedur yang kegunaannya adalah untuk
perancangan modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut.

II. Menjalankan Program Microsoft Access 2010

Untuk menjalankan atau mengaktifkan progam Microsoft Access 2010, dapat
dilakukan dengan beberapa cara :
a. Klik tombol Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Access 2010

4 | microsoft access 2010

 Atau klik dua kali icon Microsoft Access pada jendela desktop, sehingga muncul
tampilan jendela Microsoft Access 2010.

A. Membuat File Database

Untuk membuat file database baru, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
a. Pilih Blank Database

b. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File New Database

5 | microsoft access 2010

c. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:,
lalu buat folder Nama dan kelas Anda
d. Pada File Name, ketik MODUL-1, higga kembali ke tampilan semula
e. Klik tombol Create

B. Membuka File Database

Untuk membuka atau mengaktikan file database yang telah Anda buat sebelum-nya
pada data kerja, dapat dilakukan dengan langkah berikut :
a. Klik menu File, Open, hingga muncul jendela Open

b. Pindahkan letak direktori di mana data tersebut disimpan, lalu pilih nama filenya
c. Klik tombol Open
d. Atau klik menu File, Recent, untuk membuka file database yang telah dibuka atau
diaktifkan sebelumnya.

6 | microsoft access 2010

e. Kemudian pilih dan klik file mana saja yang akan Anda buka atau aktifkan
C. Menutup File Database
Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan 2
(dua) cara :
a. Klik menu File, Exit, atau;
b. Klik tombol x (close) pada jendela Microsoft Access

III. Membuat Tabel

Setelah Anda membuat file Database, tahapan berikutnya adalah membuat file tabel.
Ada 2 (dua) cara untuk membuat file Tabel, antara lain :
1. Membuat Tabel dengan Datasheet View
Dalam keadaan standar, setelah Anda membuat file database, maka yang muncul
pertama kali yang aktif adalah objek tabel sudah tampil dalam jendela Datasheet View
berikut :

Ada beberapa tahapan jika Anda ingin mengisi data pada jendela datasheet view
seperti di atas, yaitu :
a. Mengisi Data/Record : Anda diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu
pada kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan angka 12345, hingga judul kolom
Click to Add berubah menjadi Field1.

7 | microsoft access 2010

b. Mengganti Nama Field : untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP,
klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau
dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field.

c. Menyimpan Tabel
Ada beberapa cara untuk menyimpan tabel :
Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar
Klik tombol Office Button (Office 2007) atau menu File (Office 2010) lalu pilih
Save
Tekan tombol Ctrl+S

Jika Anda memilih salah satu perintah di atas, maka akan muncul kotak dialog
Save As :

Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI

o Klik tombol OK

2. Membuat Tabel dengan Design View

Untuk membuat Tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan dengan
langkah sebagai berikut :
a. Klik tab Create
b. Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design, hingga muncul jendela Disain
tabel (struktur tabel) berikut :

8 | microsoft access 2010

c. Pada jendela disain tabel, Anda diminta terlebih dulu untuk membuat struktur tabel
seperti tampilan di atas :
d. Klik tombol [view] Datasheet View untuk menyimpan dan sekaligus untuk mengisi
data, hingga muncul kotak dialog Save As
e. Simpan nama filenya, lalu klik tombol OK.
f. Pada jendela Datasheet View, silakan Anda isikan data-datanya.

3. Mengolah Desain Tabel

Pada jendela Design View, Anda dapat membuat nama field (Field Name),
memilih jenis data (Data Type), mengisi keterangan (Description), menetapkan field
kunci pengurutan data (Primary Key) dan mengatur data dengan Field Properties.

1. Nama Field (Field Name)

Field Name digunakan untuk memasukkan nama field yang akan dibuat. Syarat
pembuatan Nama Field (Field Name) :
a. Nama field tidak boleh ada yang sama dalam satu tabel.
b. Maksimum nama field 64 karakter, dapat berupa kombinasi huruf, angka, spasi atau
karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas () dan tanda
kurung siku ([ ]).

2. Tipe Data (Data Type)

Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat memilih salah satu jenis data yang
mana pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada beberapa jenis data (Data Type)
pada Access 2010 :
Tipe Ketarangan
Text Jenis data yang berisi teks atau angka atau
karakter lainnya yang tidak digunakan
untuk operasi logika dan matematika. Jenis
data ini dapat menampung data sampai 255

9 | microsoft access 2010

 karakter.
Memo Jenis data yang berisi teks atau angka atau
karakter lainnya dan dapat menampung
data sampai 65,536 karakter.
Number Jenis data berupa angka yang dapat
digunakan untuk operasi logika dan
matematika. Ada beberapa pilihan ukuran
bilangan dan jumlah digit tertentu.
Date/Time Jenis data yang dapat menyimpan format
tanggal dan waktu
Currency Jenis data yang dapat menyimpan format
mata uang dan tingkat ketelitiannya
mencapai 4 decimal.
AutoNumber Jenis data yang dapat membuat penomoran
secara otomatis, dengan syarat field
tersebut harus menggunakan Primary Key
Yes/No Jenis data yang dapat menampung salah
satu data dari dua pilihan yaitu Yes/No,
True/False atau On/Off
OLE Object Jenis data yang dapat menampung objek
berupa gambar, grafik, suara, video atau
data yang dapat diambol dari aplikasi lain.
Ukuran maksimum adalah 2 GB
Hyperlink Jenis data yang berisi khusus untuk
mengkoneksikan antar data dengan
interface luar. Anda dapat koneksi sesuai
dengan alamat yang dituju, seperti alamat
email, website, dan lain sebagainya
Attachment Jenis data yang dapat menyimpan objek
attachment, misal file Word, Excel, MP3,
Zip dan lainnya. Anda dapat mengedit
maupun menyimpannya kembali ke bentuk
semula
Calculated Jenis data ini terdapat pada versi Access
2010 (versi sebelumnya tidak ada),
tujuannya Anda dapat menghitung operasi
matematika, misal TOTAL sama dengan
GAJI POKOK ditambah TUNJANGAN,

10 | microsoft access 2010

 maka pada field TOTAL dan pada jendela
Expression Builder diisi [GAJI
POKOK]+[TUNJANGAN]
Lookup Wizard Jenis data yang digunakan untuk membuat
sebuah daftar pilihan dalam bentuk list box
atau combo box.

3. Keterangan (Description)
Description untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela
datasheet sebuah tabel atau query. Dalam hal ini, Anda boleh dikosongkan atau diisi
keterangannya. Jumlah teks yang dapat diisi maksimum 255 karakter.

4. Primary Key
Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci
pengurutan data dari sebuah tabel.
Untuk menetapkan field misal NIM dibuatkan Primary Key, maka lakukan langkah
berikut ini :
a. Aktifkan jendela Design View
b. Pilih field yang akan dijadikan sebagai Primary Key
c. Lalu Klik tombol Primary Key pada group Tools

Apabila Anda menetapkan field NIM dengan menggunakan Primary Key, maka
secara otomatis pada Jendela Field Properties, baris Indexed yang semula No akan
berubah menjadi Yes (No Duplicate). Ada 3 pilihan pada baris Indexed di jendela Field
Properties :
o No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)
11 | microsoft access 2010
o Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-
urutkan), dan membolehkan Anda memasukkan data yang sama.
o Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-
urutkan), namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama.

12 | microsoft access 2010

 IV. Ekspor Tabel Database Untuk Excel 2010
Melaksanakan operasi yang berbeda dalam Access tidak mudah, sebagai RDBMS
(RelationalDatabase Management System) membutuhkan sintaks khusus & kendala
yang harus diikuti.Jadi, mengekspor sebuah tabel database Access ke spreadsheet Excel
niscaya membuka lebih banyak pilihan untuk melakukan operasi yang berbeda atas
data. Access 2010 memungkinkan pengguna tabel ekspor database ke spreadsheet Excel
segera untuk menganalisis database dengan fitur & fungsi yang berisi Excel.
A. Memulai Ekspor Tabel ke Excel
Untuk mulai meluncurkan Access 2010 tabel database yang Anda butuhkan
untuk ekspor.Pilih tab External Data dan grup Export, klik Excel.

Ini akan memulai wizard Ekspor-Excel Spreadsheet.

Dari nama File, pilih lokasi di manaAnda harus mengekspor dan tentukan nama file
Excel. Dalam format file, pilih format yangsesuai. Sekarang di bawah Specify export
options ,pilih first two options, which will; ensureexporting of data formatting & layout
dan open exported file after export operation iscompleted. Klik OK untuk melanjutkan.

B. Menyimpan Langkah Ekspor

Pada langkah ini, Anda dapat menyimpan langkah-langkah ekspor, aktifkan opsi Save
export steps dan klik Close untuk mengakhiri wizard.

13 | microsoft access 2010

Segera akan membuka file Excel diekspor sebagaimana ditentukan. Sekarang Anda
dapat memanipulasi datashet dengan cara yang diinginkan menggunakan fitur, fungsi,
formula & fungsi yang Excel tawarkan.

V. Wildcard Pada Access 2010

WHERE adalah perintah yang paling banyak digunakan dalam SQL, memberikan
caratermudah untuk menarik keluar data tertentu dari tabel. Meskipun Anda dapat
menggunakan perintah SQL pada Access 2010, tetapi CLI (Command Line Interface)
membawa monotonsepanjang jalan dan novis database biasanya memberikan bantuan
pada alat yangmenawarkan tata letak sederhana GUI. Jadi alternatif terbaik di dalam
Access adalahmenggunakan wildcard entries, alias, Like/Unlike conditions, yang
menawarkan cara yangtak terhitung jumlahnya menarik info yang diinginkan dari tabel,
query, dll.

14 | microsoft access 2010

 1. Menjalankan Wildcard
Untuk memulai, arahkan ke tab Create dan klik Query Design

Untuk ilustrasi biasa menggunakan Wildcard di access, kami telah menciptakan

Student Grading database yang memiliki berbagai tabel.

2. Menambahkan tabel dalam Query Design

Sekarang kita akan menambahkan tabel ini dalam Query Design. Setelah klik Query
Design, Tampilkan dialog Tabel akan muncul, daftar tabel yang terdapat pada database.
Klik dua kali tabel (s) yang Anda ingin memasukkan dan klik Close.

Ini akan memasukkan table dengan objeknya di dalam box, sekarang mulai
menambahkanfield tabel dalam pane bawah desain Query dengan mengklik ganda field
tabel yangdiinginkan di kotak tabel masing-masing.

15 | microsoft access 2010

 Sekarang kita ingin melihat semua informasi yang relevan tentang siswa yang
dijamin gradeA. Untuk ini, kita akan menggunakan wildcard entry. Kita akan menulis
berturut-turut sepertidi criteria.

Di bawah tab Query Design Tools, klik RUN untuk mengeksekusi query.

Ini akan menampilkan semua siswa yang dijamin grade A

VI. Membuat Hyperlink Access 2010

Kadang-kadang ada kebutuhan panik untuk membuat link dalam tabel database ke
halamanweb, file, folder, gambar, dll Access 2010 menyediakan cara yang mudah
untuk menghubungkan nilai-nilai data field dengan apa pun untuk melengkapi database
dengan carayang lebih baik. Dalam posting ini kami akan memandu Anda untuk
menciptakan lapangantabel yang memiliki tipe data Hyperlink.

16 | microsoft access 2010

 1. Membuat Hyperlink
Untuk memulai, arahkan ke tab Create dan klik Table.

Ini akan membuat tabel baru yaitu Table1. Klik kanan tabel yang baru dibuat dan pilih
Design View untuk menambahkan field dengan tipe data tertentu.

Kami akan memasukkan beberapa field tabel dengan tipe data generik mereka seperti,
ID, Nama, Nomer Telpon, Email dan Link lainnya.

Pilih Email table field dan Data Type, pilih Hyperlink.

17 | microsoft access 2010

Ulangi cara yang tadi untuk menugaskan Hyperlink untuk field yang lainnya.

I. Jawablah Pertanyaan dibawah ini dengan benar !

1. Sebutkan Fungsi dari Microsoft Access !

2. Sebutkan Komponen dari Micosoft Access !
3. Jelaskan Pengertian dari Queries, Form, Macros !
4. Sebutkan Langkah-Langkah membuat file database baru !
5. Sebutkan Langkah-langkah membuat table dengan datasheet view !
6. Apa fungsi dari type data text, number, dan currency ?
7. Apa yang dimaksud dengan Primary key ?
8. Sebutkan 3 Pilihan Pada baris indexed di jendela properties untuk Primay key !
9. Sebutkan Langkah untuk Ekspor tabel ke Excel !
10. Sebutkan langkah untuk menambahkan tabel dalam Query design !

Jawaban dikirim melalui email :

[email protected]

18 | microsoft access 2010