Paper Microsoft Office 2007

Nama Prodi

: An Anqinudin L. (3105211014) : Sistem Komputer

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA 2010/2010

Abstrak
Pada paper kali ini akan dijelaskan banyak sekali kegunaan dan juga cara kerja pada Microsoft office 2007, terutama pada Microsoft word, excel, powerpoint dan juga Microsoft project. Dari mulai sejarah terbentuknya aplikasi penggolah kata seperti word hingga penggolah daa sebuah proyek pada Microsoft project. Pada word, sejarah dijelaskan seperti awal mula program pengolah kata, pengenalan toolstools pada word, penggunaanya untuk membuat sebuah dokumen, membuat mail merge, penyimpanan dokumen secara rahasia, dan juga smengkonfersi dokumen word 2007 ke word 2003. Pada Microsoft excel, akan dijelaskan sejarahnya, pengenalan tolls-tools pada excel, pembuatan dokumen sebgai penggolah angka, membuat grafik dan menerapkan rumus-rumus pada ms.excel. Microsoft powerpoint, sejarah dan juga pengenalnya akan banyak dibahas disini, dari pembuatan slide,sampai membuat tampilan dengan animasi dan lainya akan banyak di jelaskan disini. Begitu juga dengan Microsoft project. Pada paper ini akan dijelaskan dari tools-tools yang terdapat pada msproject sampai membuat sebuah proyek dengan data-data dan membuat sebuah kurva untuk sebuah data.

Daftar Isi
Abstrak..................................................................................................................................................2 Daftar Isi...............................................................................................................................................3 Microsoft Word ....................................................................................................................................7 Sejarah...............................................................................................................................................7 Mengoperasikan Microsoft Word...................................................................................................10 Membuka Microsoft Word..........................................................................................................10 Membuat Dokumen Baru............................................................................................................10 Membuka File yang sudah Tersimpan........................................................................................11 Menyimpan Dokumen.................................................................................................................11 Menutup File Dokumen..............................................................................................................12 Menutup Jendela Microsoft Word..............................................................................................12 III. Istilah dan Tools yang terdapat pada Microsoft office 2007.................................................13 Mengedit Teks.............................................................................................................................14 Mengcopy Teks...........................................................................................................................14 Memformat Teks.........................................................................................................................15 Mengatur Paragraf.......................................................................................................................16 Bullet & Numbering....................................................................................................................19 F. Cara Membuat Kolom...............................................................................................................21 G. Membuat Nomor Halaman Pada Dokumen.............................................................................30 Merubah Format Nomor Halaman.....................................................................................................31 Merubah Penomoran Halaman...........................................................................................................31 Merubah Jenis dan Ukuran Font Nomor Halaman............................................................................32 3

Membuat Letak Nomor Halaman Yang Berbeda Di Halaman Ganjil Dan Genap ..........................32 Membuat Letak Nomor Halaman Pertama Yang Berbeda Pada Setiap Bab.....................................33 Membuat Format Nomor Halaman Yang Berbeda Dalam Dokumen Yang Sama...........................34 Menghilangkan Nomor Halaman.......................................................................................................34 Cara Membuat Mail Merge di Word 2007 ....................................................................................35 b. Tahap II Membuat Dokumen Master ...................................................................................36 Membuat Daftar Isi (Table of Contents) di Word 2007 ................................................................40 Menandai Bagian untuk Daftar Isi..............................................................................................40 Cara Membuat Daftar Isi............................................................................................................41 Cara Update Daftar Isi ...............................................................................................................43 Cara Menghapus Daftar Isi ........................................................................................................44 Mengunci Dokumen Ms Word 2007.............................................................................................45 Convert File Microsoft Word 2007 ke Word 2003........................................................................48 Microsoft Excel...................................................................................................................................49 Sejarah.............................................................................................................................................49 Mengoperasikan Microsoft Excel...................................................................................................51 4 Komponen Utama Microsoft Excel.........................................................................................53 ELEMEN-ELEMEN DASAR JENDELA KERJA MICROSOFT EXCEL..............................54 Header & Footer..........................................................................................................................60 Menggunakan Rumus (Formula)................................................................................................61 Menggunakan Fungsi..................................................................................................................62 Menggunakan GRAFIK..............................................................................................................74 Contoh Penggunaan Rumus pada Excel.........................................................................................77 Microsoft Office Power Point 2007...................................................................................................81 Sejarah ............................................................................................................................................81 4

Microsoft PowerPoint 2007 Dasar-dasar .......................................................................................81 MENGEDIT TITLE BOXES.........................................................................................................88 BEKERJA DENGAN BOX BULLET.......................................................................................90 Membuat animasi dalam munculnya teks bullet............................................................................94 SPELLING CHECKER..............................................................................................................94 MEMASUKKAN TEXT BOX...................................................................................................95 Memasukan Objek.......................................................................................................................97 Memodifikasi Border, Garis dan Background Tabel.................................................................99 Mengimpor Tabel dari Word atau Excel..................................................................................100 Group Objek..............................................................................................................................101 Membuat Photo Album sederhana............................................................................................101 Diagram dan Organisation Chart..............................................................................................102 Animasi.........................................................................................................................................108 Animasi Slide............................................................................................................................108 Effect Option.............................................................................................................................109 Menambahkan Action Settings dalam Object PowerPoint.....................................................112 Membuat dan Memodifikasi Action Buttons...........................................................................113 Membuat Hyperlink Berbasis Teks .........................................................................................114 Elemen Multimedia.......................................................................................................................114 Sound.........................................................................................................................................114 Video.........................................................................................................................................115 Memberikan Themes Pada Slide..............................................................................................116 Cara Menaruh Animasi Flash di PowerPoint 2007......................................................................118 Microsoft Office Project 2007 .........................................................................................................120 Tools pada Ms. Project 2007........................................................................................................122 5

Panduan Manajemen Proyek Referensi Cepat Proyek 2007..................................................................................................................................124 III. Tutorial Menggunakan Microsoft Project..............................................................................131 A. Menjalankan Microsoft Project............................................................................................131 B. Menjadwal Lebih Logis........................................................................................................133 IV. Tutorial Cara Menampilkan Kurva S Pada Microsoft Project 2007 ...................................147 V. 10 Langkah Efektif Penjadwalan di Microsoft Project ..........................................................154 Penutup..............................................................................................................................................159 Kesimpulan...................................................................................................................................159 Saran.............................................................................................................................................159 Daftar Pustaka...................................................................................................................................160

Microsoft Word
Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen berbentuk surat kabar, label surat, membuat tabel pada dokumen. Microsoft Word 2007 merupakan program pengolah kata terbaru dari Microsoft.

Sejarah
Word proccessing merupakan perangkat lunak yang berfungsi untuk melaksanakan tugastugas dalam mengolah kata. Seperti untuk pembuatan surat, penyusunan kalimat, ataupun artikel. Dalam perkembangannya, dengan dasar word processing ini juga dapat dibuat menjadi berbagai pengolah grafis seperti banyak dimanfaatkan di dunia penerbitan dan percetakan. Sebenarnya ada beberapa word processing yang pernah dikenal seperti Word Star, Word Perfect, maupun Microsoft Word. Begitu juga untuk sistem operasinya, ada yang berbasis DOS, McCintosh, atupun Windows. Tentu Anda masih ingat bagaimana repotnya saat kita menggunakan pengolah kata berbasis DOS yang harus main copot disket. Namun kini banyak pengguna lebih mengenal pengolah kata produksi Microsoft yang lebih stabil dengan fitur yang sangat fungsional. Sejarah ms word atau pengolah kata yang diproduksi oleh Microsoft ini juga cukup berliku bahwa konsep word processing ternyata banyak diambilkan dari pengolah kata berbasis grafik yang telah lahir duluan. Sebagai awalanya pada tahun 1981-1990 Banyak ide dan konsep Word diambil dari Bravo, pengolah kata berbasis grafik pertama yang dikembangkan di Xerox Palo Alto Research Center (PARC). Pencipta Bravo, Charles Simonyi, meninggalkan Xerox PARC dan pindah ke Microsoft pada 1981. Simonyi juga menggaet Richard Brodie dari PARC. Pada 1 Februari 1983, pengembangan Multi-Tool Word dimulai.

Setelah diberi nama baru Microsoft Word, Microsoft menerbitkan program ini pada 25 Oktober 1983 untuk IBM PC. Saat itu dunia pengolah kata dikuasai oleh WordPerfect dan juga WordStar. Word memiliki konsep What You See Is What You Get, atau WYSIWYG, dan merupakan program pertama yang dapat menampilkan cetak tebal dan cetak miring pada IBM PC. Word juga banyak menggunakan tetikus yang saat itu tidak lazim sehingga mereka menawarkan paket Word-with-Mouse. Word processor berbasis DOS lain, seperti WordStar dan WordPerfect, menampilkan hanya teks dengan kode markup dan warna untuk menandai pemformatan cetak tebal, miring, dan sebagainya. Word untuk Macintosh, meski memiliki banyak perbedaan tampilan dari versi DOS-nya, diprogram oleh Ken Shapiro dengan sedikit perbedaan dari kode sumber versi DOS, yang ditulis untuk layar tampilan resolusi tinggi dan printer laser, meskipun belum ada produk seperti itu yang beredar untuk publik. Setelah LisaWrite dan MacWrite, Microsoft pun mencoba untuk menambahkan fitur WYSIWYG ke dalam paket program Word for Macintosh. Setelah Word for Macintosh dirilis pada tahun 1985, program tersebut mendapatkan perhatian yang cukup luas dari masyarakat pengguna komputer. Microsoft tidak membuat versi Word 2.0 for Macintosh, untuk menyamakan versi dengan Word untuk sistem atau platform lainnya. Versi selanjutnya dari Word for Macintosh, adalah Word 3.0, yang dirilis pada tahun 1987. Versi ini mencakup banyak peningkatan dan fitur baru tapi memiliki banyak bug. Dalam hanya beberapa bulan, Microsoft mengganti Word 3.0 dengan Word 3.01, yang jauh lebih stabil. Semua pengguna terdaftar dari Word 3.0 dikirimi surat yang berisi salinan Word 3.01 secara gratis, sehingga menjadikan hal ini kesalahan Microsoft paling mahal untuk ditebus pada waktu itu. Word 4.0, yang dirilis pada tahun 1989, merupakan versi yang sangat sukses dan juga stabil digunakan.

Tahun 1990-1995 8

Pada rentang tahun ini, Word for Windows diluncurkan. Versi pertama dari Word for Windows dirilis pada tahun 1989 dengan harga 500 Dolar Amerika Serikat. Dengan dirilisnya Microsoft Windows 3.0 pada tahun selanjutnya, penjualan pun akhirnya terdongkrak naik, mengingat Word for Windows 1.0 didesain untuk Windows 3.0 dan performanya sangat buruk jika dijalankan pada versi sebelumnya. Microsoft menunggu hingga merilis Word 2.0 untuk mengukuhkan Microsoft Word sebagai pemimpin pasar pengolah kata. Setelah Simonyi pindah ke Microsoft bersama Richard Brodie pada tahun 1981, keduanya kemudian mengembangkan konsep temuannya itu menjadi Multi Tool Word pada awal tahun 1983. Dalam tempo 8 bulan kemudian Microsoft berhasil membuat Word for MacIntost untuk IBM. Namun, dibandingkan Word Star dan Word Perfect, program pengolah kata yang lebih dikenal saat itu, Microsoft Word memiliki banyak kelemahan karena tidak menerapkan konsep what you see is what you get (wysiwyg). Setelah dilakukan penyempurnaan dengan konsep wysiwyg, pada tahun 1985 Word fo MacIntosh diluncurkan untuk publik dan berhasil mendapat respon yang bagus dari pasar. Namun anehnya. Microsoft tidak mengeluarkan Word for MacIntosh versi 2.0 namun langsung meluncurkan versi Word 3.0 pada tahun 1987. Namun sayangnya, Word 3.0 justru mendapat banyak komplain karena mengandung banyak kelemahan. Microsoft terpaksa memberikan secara gratis kepada pelanggannya Word 3.1 yang telah disempurnakan sebagai gantinya. Mungkin inilah tebusan termahal yang pernah dikeluarkan Microsoft akibat kelemahan software yang dijualnya. Sejarah MS Word ditandai saat Microsoft meluncurkan Word for Windows versi pertama pada tahun 1989 dengan harga yang sangat mahal. Program pengolah kata yang kemudian dikenal dengan MS Word ini dijual dengan harga 500 dolar AS atau sekitar Rp 5 juta. Namun meskipun mahal, program ini disambut gembira para pengguna komputer, apalagi setelah Microsoft meluncurkan Windows 3.0 yang ternyata memang disiapkan sebagai sistem operasi bagi Microsoft Word 1.0. 9

Sejak saat itu Microsoft Word berhasil mengejar ketertinggalannya dan mampu memimpin pasar untuk sistim pengolah kata dengan mengalahkan Word Star maupun Word Perfect. Sejarah MS Word pun makin gemilang dan menyempurnakan reputasinya setelah Microsoft memadukan program pengolahan kata ke dalam sistem terpadu Microsft Office pada tahun 2003. Microsoft Office 2003 ini sekaligus juga mengukuhkan posisi perusahaan milik Bill Gates itu sebagai pemimpin pasar dan perusahaan software terbesar di dunia. Versi terbaru yang dikeluarkan adalah Microsoft Office 2007 yang dirilis pada tanggal 11 Desember 2007.

Mengoperasikan Microsoft Word Membuka Microsoft Word

Untuk membuka Microsoft Word ada 2 cara, yaitu : 1. Double Click icon Microsoft Word pada Desktop

2. Click Start Programs Microsoft Office Microsoft Word 2007

Membuat Dokumen Baru

10

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, ada 2 cara yang dapat menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru. 1. Click icon atau tekan Alt+F New Blank Document

2. Tekan Ctrl+N pada keyboard

Membuka File yang sudah Tersimpan

Ada beberapa cara untuk membuka file yang telah tersimpan dalam folder komputer kalian, antara lain : 1. Click icon atau tekan Alt+F Open

2. Tekan Ctrl+O pada keyboard Dari ketiga cara di atas, akan menghasilkan tampilan kotak dialog Open File, pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Click tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

Menyimpan Dokumen
11

Segera setelah memulai penulisan sebuah dokumen sedapat mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini bertujuan untu menghindari dari hilangnya dokumen. Ada beberapa cara untuk menyimpan file dalam folder komputer kalian, antara lain: 1. Click icon 2. Klik icon Save atau tekan Alt+F Save As pada ribbon

3. Tekan Ctrl+S pada keyboard Kemudian akan ditampilkan kotak Dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen anda, dan Click Save.

Menutup File Dokumen

1. Click icon 2. Klik icon atau tekan Alt+F Close pada ribbon

Menutup Jendela Microsoft Word

12

Pada saat menutup jendela Microsoft word, anda pastikan terlebih dahulu bahwa dokumen telah tersimpan dengan benar. 1. Click icon 2. Click atau tekan Alt+F Exit Word pada kanan atas dari jendela Microsoft Word

III. Istilah dan Tools yang terdapat pada Microsoft office 2007
Berikut ini adalah beberapa istilah yang akan dipakai dalam mengoperasikan Microsoft Word 2007: Hotkey / shortcut Berupa kombinasi beberapa tombol tertentu pada keyboard yang menyebabkan program aplikasi yang sedang berjalan untuk melakukan suatu proses tertentu Toolbar (pada Mic. Word 2007 disebut ribbon) Pada Mic. Word 2007, perintah-perintah sudah ditampulkan dalam grup-grup terpisah

Ruler margin (Indent) Digunakan untuk mengatur batas kiri dan kanan dari suatu halaman

First Line Indent Hanging Indent Left Indent First Line Indent

Right Indent

13

Digunakan untuk mengatur posisi huruf pertama pada setiap awal paragraf Hanging Indent Digunakan untuk mengatur posisi huruf setelah baris pertama pada suatu paragraph

Left Indent Digunakan untuk mengatur batas kiri untuk semua teks

Right Indent Digunakan untuk mengatur batas kanan untuk semua teks

Mengedit Teks
Jika anda membuat kesalahan selama penulisan teks, Anda dapat memperbaikinya dengan : 1. Tekan tombol BacksSpace pada keyboard untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip. 2. Tekan tombol Delete pada keyboard untuk menghapus karakter di kanan titik sisip. 3. Tekan Ctrl+Y pada keyboard, untuk melakukan pengualangan teks (repeat). 4. Tekan Ctrl+Z pada keyboard atau klik icon Undo menghapus teks 5. Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol Shift+Enter. pada ribbon, untuk

Mengcopy Teks
Untuk meng-copy teks yang anda pilih ke lokasi lain, lakukan : 1. Block teks yang akan anda copy 14

2. Click icon copy 3. Click icon paste

pada ribbon pada ribbon

Selain cara copy-paste di atas, ada juga cara lain dengan menggunakan keyboard. Untuk mengcopy gunakan Ctrl+C sedangkan untuk paste gunakan Ctrl+V.

Memformat Teks
Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini : 1. Block teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang anda inginkan. 2. Tempatkan kursor pada posisi awal kemudian mengatur formatnya. Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi awal akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi kursor ke bagian lain dari dokumen. 3. Untuk mengatur teks anda dapat menggunakan grup Font yang ada pada ribbon.
Mengubah ukuran huruf

Mengubah jenis huruf

Mewarnai font

Mengatur style font

Menambahkan efek pada font

15

Atau dapat juga diatur dengan menggunakan kotak dialog Font dengan hotkey Ctrl+D atau Ctrl+Shift+F

Mengatur Paragraf
Untuk mengatur paragraph anda dapat menggunakan grup Paragraph pada ribbon.
Bullets dan Numbering

Indent

Border

Mengatur perataan teks

Mengatur jarak spasi baris

16

A. Mengatur Perataan Teks Paragraf Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (left-align), rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan (justify). B. Mengatur Indentasi Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan atau keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi hanya pada baris pertama. C. Mengatur Jarak Spasi Baris Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-masing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan.

17

Contoh: Buatlah paragraf di bawah ini dengan spesifikasi: Spasi = 1.5 Tipe huruf = Times New Roman Size huruf = 12

Dari teks tersebut, lakukan hal berikut: Tekan hotkey ctrl+S, apa yang terjadi? Kembali ke teks, tekan hotkey ctrl+A, apa yang terjadi? Klik pada toolbar change case, lalu klik pada sentence case, apa yang terjadi pada karangan tersebut? Klik pada toolbar change case, lalu klik pada lowercase, apa yang terjadi pada karangan tersebut? Klik pada toolbar change case, lalu klik pada uppercase, apa yang terjadi pada karangan tersebut? Klik pada toolbar change case, lalu klik pada capitalize each word, apa yang terjadi pada karangan tersebut?

18

 Klik pada toolbar change case, lalu klik pada toggle case, apa yang terjadi pada karangan tersebut? Blok hanya pada kata Perkenalkan ya, lalu tekan hotkey ctrl+x, apa yang terjadi? Pindahkan kursor ke sebelah kata Momon, lalu tekan hotkey ctrl+v, apa yang terjadi? Lalu tekan hotkey ctrl+z sebanyak 2 kali, apa yang terjadi? Apa fungsi hotkey ctrl+z? Blok kembali pada kata Perkenalkan ya, lalu tekan hotkey ctrl+c, pindahkan kursor ke sebelah kata Momon,lalu tekan hotkey ctrl+v, apa yang terjadi? Apa perbedaan hotkey ctrl+x dengan ctrl+c? Apa fungsi hotkey ctrl+v?

Bullet & Numbering

Sangat membantu dalam penulisan suatu karya ilmiah yang terstruktur. Dapat diatur dengdan mengunakan ribbon Paragraph.

Numbering Bullets Contoh: Buatlah tampilan di bawah ini dengan menggunakan bullet & numbering:

19

Styles
Word menyediakan fungsi style untuk mempermudah penulisan karya ilmiah dan laporan. Berikut ini adalah cara untuk membuat style baru: 1. Klik panah ke bawah pada ribbon styles 2. Klik pada tombol new style ( )

3. Akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

20

4. Atur style yang diinginkan 5. Klik OK Contoh: Buatlah style baru dengan nama MyStyle, tipe huruf Algerian, size 14, color green dengan tipe awal heading 1, jika dienter akan berpindah ke tipe normal. Buatlah style baru dengan nama FunStyle, tipe huruf Times New Roman , size 18, color blue dengan tipe awal heading 2, jika dienter akan berpindah ke tipe MyStyle.

Breaks
Kadang dalam menulis naskah ada suatu halaman atau kolom yang belum terisi sementara kita harus berpindah ke halaman lain. Hal ini dapat dilakukan dengan mudah tanpa harus menekan tombol enter berulang kali. Caranya dengan menggunakan ribbon Insert page break atau page layout breaks page atau cukup dengan menggunakan hotkey Ctrl+Enter

F. Cara Membuat Kolom

1. Pilih orientasi kertas, pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Orientation. Pilih Portrait atau Landscape.

21

2. Pilih kumpulan teks seperti contoh berikut.

3. Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Columns. 4. Pilih Two untuk membuat dua kolom.

5. Pada contoh ini terdiri dari dua bagian: 1. Judul (Lorem Ipsum) = satu kolom. 2. Isi = dua kolom. Untuk gabungan ini, Microsoft Word akan otomatis membuat Section Break (Continuous). 6. Pada kolom, teks akan mengalir sampai batas bawah halaman kemudian baru berpindah ke kolom selanjutnya. 22

7. Jika Anda tidak menginginkan teks sampai batas bawah halaman maka dapat menggunakan Column Break

. Caranya: 1. Letakkan kursor di depan teks yang akan dipindahkan. 2. Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Breaks. 3. Pada bagian Page Breaks, pilih Column. 4. Microsoft Word akan memindahkan teks ke kolom berikutnya. Cara Mengatur Lebar dan Jarak Kolom 1. Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik More Columns untuk menampilkan kotak dialog Columns.

23

2.

Untuk

mengatur lebar kolom, ubah angka pada kotak Width. 3. Untuk mengatur jarak antar kolom, ubah angka pada kotak Spacing. 4. Klik OK bila sudah selesai. Cara Memberi Garis Pemisah Pada Kolom 1. Jika kolom terdiri dari beberapa section, klik pada section yang ingin diberi garis. 2. Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik More Columns untuk menampilkan kotak dialog Columns.

3. Centang kotak Line between. 4. Klik OK bila sudah selesai.

Cara Mengganti Jumlah Kolom 1. Klik pada bagian kolom yang ingin diganti jumlahnya. 2. Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Columns. 3. Pilih jumlah kolom yang diinginkan.
o

One - 1 kolom. 24

o o o

Two - 2 kolom. Three - 3 kolom. Left - untuk membuat kolom kiri lebih sempit (hanya untuk 2 kolom).

Right - untuk membuat kolom kanan lebih sempit (hanya untuk 2 kolom).

4. Untuk membuat lebih dari 3 kolom, pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik More Columns untuk menampilkan kotak dialog Columns. 5. Ganti jumlah kolom pada kotak Number of columns. 6. Klik OK bila sudah selesai. Cara Membuat Tampilan Kolom Seperti Di Jurnal Jurnal-jurnal penelitian kadang menggunakan gabungan kolom seperti gambar berikut. Walaupun kelihatan agak rumit, tapi sebenarnya cukup mudah cara pengaturannya. Intinya hanya menggunakan Breaks, yaitu Section Break dan Column Break.

25

Bagian 1: Judul
o o o

Ketik teks dan kemudian pada akhir teks, tekan Enter. Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Breaks. Pada bagian Section Breaks, pilih Continuous.

1. 2. 3.

Bagian 2: Nama dan email Buat dua kolom: pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Columns dan pilih Two. Ketik isi kolom (nama dan email). Selanjutnya buat Column Break: 1. Letakkan kursor di depan nama kedua (contoh gambar: Rane).

2. Pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Breaks. 3. Pada bagian Page Breaks, pilih Column.
4. 5.

Pada bagian akhir kolom kedua, tekan Enter dua kali. Buat section break: di Page Layout tab, Page Setup grup, klik Breaks. Pada bagian

Section Breaks, pilih Continuous. Bagian 3: Kumpulan teks dua kolom 26

1. 2. 3. 4.

Karena di bagian 2 sudah dibuat dua kolom, di bagian ini tidak perlu lagi membuatnya. Ketik isi kolom. Pada bagian akhir kolom kedua, tekan Enter. Buat section break: di Page Layout tab, Page Setup grup, klik Breaks. Pada bagian

Section Breaks, pilih Continuous. Bagian 4: Daftar Buat satu kolom: pada Page Layout tab, Page Setup grup, klik Columns dan pilih One. Ketik teks yang diinginkan.

1. 2.

Hasilnya akan seperti gambar berikut. Tekan tombol CTRL + SHIFT + * untuk melihat garis Section Break dan Column Break.

27

Membuat Kolom Berita

Langkah Langkah untuk membuat kolom berita : 1. 2. 3. Click menu tab Page Layout pada ribbon Pilih Columns yang terletak pada ribbon Page Setup Pilih banyak pembagian kolom yang anda inginkan

Contoh : Buatlah kolom berita sepertigambar di bawah ini!

Membuat Table
Untuk membuat table biasanya kita lebih mudah dengan menggunakan Microsoft Excel. Akan tetapi Microsoft Word juga menyediakan fasilitas untuk membuat sebuah table. 28

Dimana dalam pembuatan table-nya terhitung lebih mudah daripada dengan menggunakan Word 2003. Langkah Langkah pembuatan table : 1. 2. Klik menu Insert pada ribbon Pilih icon table , kemudian Insert Table

Dalam pembuatan sebuah table disediakan beberapa menu tambahan, antara lain : 1.Insert Dengan menu Insert kita dapat menambahkan kolom, baris, dan cell pada saat pembuatan table. Langkah-Langkah : Klik kanan pada table Insert Insert (sesuai yg anda inginkan) 2.Merge Dengan Merge kita dapat menggabungkan beberapa kolom/baris menjadi satu. Langkah-Langkah : a. Block baris atau kolom yg anda inginkan terlebih dahulu b. Klik kanan Merge Cells 3. Table properties, digunakan untuk mengatur tampilan table.

Langkah-Langkah : a. Block tabel terlebih dahulu

b. Klik kanan Table Properties

29

Untuk contoh, buatlah table seperti gambar dibawah ini!

G.

Membuat Nomor Halaman Pada Dokumen

1. Pada Insert tab, Header & Footer, klik Page Number.

2. Pilih letak nomor halaman: o Top of Page, untuk menempatkan nomor halaman di bagian atas (header). o Bottom of Page, untuk menempatkan nomor halaman di bagian bawah (footer). o Page Margins, untuk menempatkan nomor halaman di dekat marjin halaman. o Current Position, untuk menempatkan nomor halaman di posisi kursor. 3. Klik bentuk nomor halaman yang diinginkan dari galeri. 4. Tutup header/footer dengan mengklik ganda pada area dokumen atau klik tombol Close Header and Footer. 30

Merubah Format Nomor Halaman Misalnya, merubah dari format 1,2,3 ke format i,ii,iii. 1. Klik ganda pada header/footer tempat nomor halaman berada untuk memunculkan Header & Footer Tools.Pada Design tab, Header & Footer, klik Page Number, dan kemudian klik Format Page Numbers.

2. Di kotak dialog PageNumber Format, bagian Number format, klik tanda panah dan pilih gaya penomoran yang diinginkan. 3. Klik OK. Merubah Penomoran Halaman 1. Klik ganda pada header/footer untuk memunculkan Header & Footer Tools. 2. Pada Design tab, Header & Footer, klik Page Number, dan kemudian klik Format Page Numbers. 3. Di kotak dialog PageNumber Format, bagian Page numbering, pillih: o Continue from previous section, untuk melanjutkan nomor halaman dari section sebelumnya. o Start at dan isi nomor pada kotak di sampingnya, untuk memulai penomoran dari nomor tertentu. 4. Klik OK.

31

Merubah Jenis dan Ukuran Font Nomor Halaman 1. Klik ganda pada header/footer tempat nomor halaman berada untuk memunculkan Header & Footer Tools. 2. Pilih/sorot nomor halaman. 3. Pada mini toolbar yang muncul, lakukan format yang diinginkan.

Membuat Letak Nomor Halaman Yang Berbeda Di Halaman Ganjil Dan Genap

Seperti contoh di atas, kita akan membuat halaman ganjil memiliki nomor halaman di sebelah kanan. Pada halaman genap, nomor halaman di sebelah kiri. 1. Klik ganda pada header/footer tempat nomor halaman berada untuk memunculkan Header & Footer Tools. 2. Pada Design tab, grup Options, centang kotak Different Odd & Even Pages.

3. Pada halaman ganjil, buat nomor halaman di sebelah kanan. 4. Kemudian pindah ke halaman genap, dan buat nomor halaman dengan posisi di sebelah kiri. 5. Selanjutnya setiap kita menambah halaman baru, maka posisi nomor halaman akan mengikuti format yang telah dibuat.

32

Membuat Letak Nomor Halaman Pertama Yang Berbeda Pada Setiap Bab

Seperti contoh pada gambar, halaman pertama pada setiap bab akan berbeda posisinya dengan halaman-halaman yang lain. Biasanya untuk pengaturan seperti ini, ada yang memisahkan setiap bab dalam dokumen yang berbeda. Tetapi dengan penggunaan section break maka kita dapat menggabungkan beberapa bab dalam dokumen yang sama. 1. Klik ganda pada header/footer untuk memunculkan Header & Footer Tools. 2. Pada Design tab, grup Options, centang kotak Different First Page. 3. Pada halaman pertama, buat nomor halaman seperti contoh pada gambar. 4. Kemudian pindah ke halaman kedua, dan beri nomor halaman di kanan atas. 5. Selanjutnya kita akan membuat section baru untuk memisahkan antar bab. 6. Taruh kursor di bagian yang ingin dibuat section baru (contoh pada gambar: di tulisan Chapter 2). 7. Pada Page Layout tab, Page Setup, klik Breaks. 8. Dalam grup Section Breaks, pilih jenis break Next Page. Sekarang lihat format nomor halaman pada section 2 akan sama dengan section 1. 9. Selanjutnya bila kita ingin menambahkan bab baru, ikuti langkah 6-8.

33

Membuat Format Nomor Halaman Yang Berbeda Dalam Dokumen Yang Sama

Seperti contoh pada gambar, halaman Daftar Isi menggunakan format angka romawi (i,ii, iii, dst) sedangkan isi menggunakan angka arab (1,2,3, dst). Pada bagian ini juga akan digunakan Section Break. 1. Pisahkan antar bagian (Daftar Isi dan The Article) dengan section break. Pilih tipe break Next Page. Tip: Kita bisa membuat section break dahulu, baru kemudian mengetikkan isi dokumen. Tandai dengan judul masing-masing section. 2. Pada Insert tab, Header & Footer, klik Page Number dan pilih Format Page Numbers. 3. Pada bagian Number format, pilih format angka romawi. Setelah selesai klik OK. 4. Ulangi langkah 2 dan sekarang pilih Bottom of Page untuk menyisipkan nomor halaman. 5. Klik ganda pada footer di Section 2 (bagian The Article). Lihat contoh pada gambar.

6. Selanjutnya pada grup Header & Footer, klik Page Number dan pilih Format Page Numbers. 7. Pada Page numbering klik Start At dan ketikkan angka 1. Setelah selesai klik OK. Menghilangkan Nomor Halaman 1. Pada Insert tab, grup Header & Footer, klik Page Number. 2. Pilih Remove Page Numbers. 3. Untuk menghapus secara manual, klik header/footer dan pilih nomor halaman. Kemudian tekan tombol Delete.

Catatan: Jika ada membuat different first-page atau odd and even header/footer, atau memiliki section yang tidak terhubung, maka 34

pastikan untuk header/footer.

menghapus

setiap

nomor

halaman

pada

tiap

Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu: Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru. Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat pecontoh yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

A. Langkah-langkah membuat mail merge

35

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

b. Tahap II Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan DokumenMaster.

c. Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

2. Selanjutnya kita akan memilih data source. 3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients. 36

4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table. 5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK. 6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya. 7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama. 8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

Tips : Disini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya. Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut : 1.Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List. 2.Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan koak pada daftar seperti contoh di bawah ini.

37

 daftar.

Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada

data source dan klik tomol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di

Untuk Surat akan

melihat per

hasil data.

penggabungan, Klik tanda

klik

tombol

PreviewResults. antar data.

ditampilkan

panah untuk

berpindah

Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.

38

d. Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

1. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
o

Print Documents, untuk mencetak surat.Ada 3 pilihan: 1. All untuk mencetak semua surat. 2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif. 3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut. 39

Membuat Daftar Isi (Table of Contents) di Word 2007

Kita mungkin lebih sering fokus pada isi dokumen ketimbang bagian lain yang juga penting, seperti daftar isi. Sehingga bagian ini sering dikerjakan belakangan dan kadang karena diburu waktu, kita tidak sempat memperbaikinya bila ada perubahan pada dokumen. Hal di atas sering terjadi bila membuat daftar isi secara manual. Oleh sebab itu, ganti cara manual dengan fitur yang sudah disediakan oleh Microsoft Word. Fitur ini dapat membantu membuat daftar isi dengan cepat dan seandainya ada perubahan pada nomor halaman dan judul dalam dokumen, kita dapat melakukan update daftar isi dengan beberapa perintah sederhana saja.

ai Bagian untuk Daftar Isi

Sebelum membuat daftar isi, kita perlu menandai bagian-bagian mana saja yang akan ditampilkan dalam daftar isi. Bagian tersebut biasanya berupa heading atau judul bab, contoh: Bab 1 Pengantar, 1.1 Pengenalan Microsoft Office 2007, dan sebagainya. Cara mudah untuk membuat heading adalah menggunakan heading styles yang sudah disediakan (built-in sytles) oleh Microsoft Word, yaitu Heading 1 sampai dengan Heading 9. Lebih jelasnya tentang cara menggunakan Styles, dapat dibaca di artikel ini: Menggunakan Styles di Word 2007: Untuk Menjaga Format yang Konsisten pada Dokumen.

40

Selain menggunakan built-in sytles, kita juga dapat membuat daftar isi berdasarkan custom styles yang kita gunakan, misalnya style yang kita buat sendiri.

Cara Membuat Daftar Isi

Setelah menandai bagian untuk daftar isi, maka bisa dilanjutkan ke tahap pembuatannya.

a. Membuat Daftar Isi dari Built-In Heading Styles

Gunakan cara ini bila dokumen menggunakan heading styles seperti Heading 1, Heading 2, dan seterusnya. 1. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi (biasanya di awal dokumen). 2. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents, pilih gaya daftar isi yang diinginkan.

3. 4. Format tampilan daftar isi. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents dan kemudian klik Insert Table of Contents untuk mengatur hal-hal berikut:
o

Tab leader, untuk membuat tab leader antara teks dan nomor halaman, antara lain: garis putus-putus, titik-titik atau tidak menggunakan tab leader. Formats, untuk memilih format tampilan daftar isi, seperti: template dokumen (sesuai dengan format yang kita buat), atau format lain yang sudah disediakan oleh Microsoft Word seperti Classic, Fancy dan sebagainya. Show levels, ganti angka pada kotak di sampingnya untuk menambah/mengurangi level heading yang akan ditampilkan dalam daftar isi.

41

b. Membuat Daftar Isi dari Custom Styles

Gunakan cara ini bila menggunakan custom style pada heading untuk daftar isi, contoh: Title style atau style yang kita buat sendiri. 1. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi. 2. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents, dan kemudian Insert Table of Contents.

42

3. Klik

Options.

4. Di bagian Available styles, pilih style yang digunakan untuk heading dalam dokumen dengan mengisi angka pada kotak di TOC level. 5. Pada TOC level, isi angka 1 sampai 9 untuk menentukan level pada heading style. Catatan: Jika menggunakan custom styles, hapus angka TOC level untuk built-in styles, misalnya: Heading 1. 6. Ulangi langkah 4 dan 5 untuk setiap heading style yang ingin disertakan dalam daftar isi. 7. Klik OK.

Cara Update Daftar Isi

1. Pada References tab, Table of Contents group, klik Update Table.

Atau klik di bagian daftar isi sehingga muncul tampilan seperti di bawah ini dan klik

43

Update

Table.

2. Klik: Update page numbers only, bila perubahan hanya pada nomor halaman karena jumlah halaman bertambah/berkurang atau format nomor halaman berubah. Update entire table, bila ada penambahan/pengurangan heading atau bila ada perubahan teks pada heading.

Cara Menghapus Daftar Isi

1. 2. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents. Klik Remove Table of Contents.

44

Mengunci Dokumen Ms Word 2007

Untuk melakukan penguncian menggunakan password mungkin sudah banyak dari kita yang sudah memahami dan mempraktekkannya. Tahukah anda bahwa dengan memfilter beberapa format pada tahapan penguncian, kita bisa membuat dokumen Ms Word yang dapat digunakan sebagai kuesioner online atau pun mengisi form secara online. Fungsi format penguncian digunakan agar hanya beberapa bagian tertentu saja yang bisa diubah atau diisi. Langkah-langkah adalah sebagai berikut.. 1. Klik tab Review pada ribbon (sebutan untuk ikon pada MS Office 2007). 2. Klik Protect Document pada ribbon paling kanan.

3. Klik Restrict Formating and Editing, kemudian akan muncul kotak Restrict Formating and Editing.

45

4.

Beri tanda centang pada Limit Formatting to a selection of styles pada panel sebelah kanan dan klik Setting dibawah (warna biru), kemudian pilih bagian-bagian yang tidak boleh diubah dengan membiarkan tanda centang didepannya, dengan menghilangkan tanda centang, berarti kita membiarkan bagian tersebut boleh diubah. Kemudian Klik OK.

5. Untuk mencegah perubahan isi dokumen, beri centang pada Allow only this type of editing in the document, pada menu drop down dibawahnya tentukan perubahan yang diinginkan, nah.. disini Anda bisa memilih jenis editing yang diperlukan, disesuaikan 46

dengan dokumen apa yang sedang Anda buat, misalnya pilih filling in forms untuk dokumen aplikasi pendaftaran. Saat ini saya gunakan No changes (Read only).

6. Klik Yes, Start Enforcing Protection.

7. Isi dengan password yang diinginkan, Klik OK dan Save. 8. Tutup dokumen yang baru dibuat dan coba buka kembali untuk mengetahui hasil proteksi yang sudah dibuat.

47

9. Untuk membuka dokumen kembali, bila ingin disunting, klik ribbon Protect Document, kemudian pada kotak Restrict Formating and Editing, klik Stop Protection pada bagian bawah kotak. Dan masukkan password-nya.

Convert File Microsoft Word 2007 ke Word 2003

Perubahan versi dari microsoft word 2003 ke word 2007 menyisakan sebuah masalah bagi sebagian orang, Sering kali mereka mengeluh kesulitan membuka file Docx microsoft word 2007 di word 2003, tak jarang ada beranggapan bahwasanya compi/laptop kena virus. Sebenarnya ada beberapa converter yang menyediakan jasa khusus untuk menconvert file docx ke file doc ( word 2003),seperti di docx2doc.com, atau http://www.zamzar.com yang lumayan terkenal. akan tetapi proses ini memakan waktu yang cukup panjang juga alias ribet , belum lagi kalau ukuran filenya besar makan waktu uploadnya akan lama dan belum tentu struktur wordnya masih benar, kadang kala jadi acak acakan. Solusi yang paling tepat dalam masalah ini adalah dengan menginstall program khusus yang memang dibuat oleh microsoft untuk masalah ini:.

48

Microsoft Excel
Sejarah
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007 . Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang disebut dengan Multiplan, yang sangat populer dalam sistem-sistem CP/M, tapi tidak dalam sistem MS-DOS mengingat di sana sudah berdiri saingannya, yakni Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai pengembangan sebuah program spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel, dengan tujuan, seperti yang dikatakan oleh Doug Klunder, do everything 1-2-3 does and do it better/melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan lebih baik lagi. Versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0) pada November 1987. Lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MSDOS. Pada tahun 1988, Excel pun mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar program spreadsheet dan menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft, dengan menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua

49

tahun sekali, dan versi Excel untuk Windows terakhir adalah Microsoft Office Excel 2007 (Excel 12), sementara untuk Macintosh (Mac OS X), versi terakhirnya adalah Microsoft Excel 2004. Pada awal-awal peluncurannya, Excel menjadi sasaran tuntutan perusahaan lainnya yang bergerak dalam bidang industri finansial yang telah menjual sebuah perangkat lunak yang juga memiliki nama Excel. Akhirnya, Microsoft pun mengakhiri tuntutan tersebut dengan kekalahan dan Microsoft harus mengubah nama Excel menjadi Microsoft Excel dalam semua rilis pers dan dokumen Microsoft. Meskipun demikian, dalam prakteknya, hal ini diabaikan dan bahkan Microsoft membeli Excel dari perusahaan yang sebelumnya menuntut mereka, sehingga penggunaan nama Excel saja tidak akan membawa masalah lagi. Microsoft juga sering menggunakan huruf XL sebagai singkatan untuk program tersebut, yang meskipun tidak umum lagi, ikon yang digunakan oleh program tersebut masih terdiri atas dua huruf tersebut (meski diberi beberapa gaya penulisan). Selain itu, ekstensi default dari spreadsheet yang dibuat oleh Microsoft Excel adalah *.xls. Excel menawarkan banyak keunggulan antarmuka jika dibandingkan dengan program spreadsheet yang mendahuluinya, tapi esensinya masih sama dengan VisiCalc (perangkat lunak spreadsheet yang terkenal pertama kali): Sel disusun dalam baris dan kolom, serta mengandung data atau formula dengan berisi referensi absolut atau referensi relatif terhadap sel lainnya. Excel merupakan program spreadsheet pertama yang mengizinkan pengguna untuk mendefinisikan bagaimana tampilan dari spreadsheet yang mereka sunting: font, atribut karakter, dan tampilan setiap sel. Excel juga menawarkan penghitungan kembali terhadap sel-sel secara cerdas, di mana hanya sel yang berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui nilanya (di mana program-program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang keseluruhan data atau menunggu perintah khusus dari pengguna). Selain itu, Excel juga menawarkan fitur pengolahan grafik yang sangat baik. Ketika pertama kali dibundel ke dalam Microsoft Office pada tahun 1993, Microsoft pun mendesain ulang tampilan antarmuka yang digunakan oleh Microsoft Word dan Microsoft PowerPoint untuk mencocokkan dengan tampilan Microsoft Excel, yang pada waktu itu menjadi aplikasi spreadsheet yang paling disukai. 50

Sejak tahun 1993, Excel telah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Applications (VBA), yang dapat menambahkan kemampuan Excel untuk melakukan automatisasi di dalam Excel dan juga menambahkan fungsi-fungsi yang dapat didefinisikan oleh pengguna (user-defined functions/UDF) untuk digunakan di dalam worksheet. Dalam versi selanjutnya, bahkan Microsoft menambahkan sebuah integrated development environment (IDE) untuk bahasa VBA untuk Excel, sehingga memudahkan programmer untuk melakukan pembuatan program buatannya. Selain itu, Excel juga dapat merekam semua yang dilakukan oleh pengguna untuk menjadi macro, sehingga mampu melakukan automatisasi beberapa tugas. VBA juga mengizinkan pembuatan form dan kontrol yang terdapat di dalam worksheet untuk dapat berkomunikasi dengan penggunanya. Bahasa VBA juga mendukung penggunaan DLL ActiveX/COM, meski tidak dapat membuatnya. Versi VBA selanjutnya menambahkan dukungan terhadap class module sehingga mengizinkan penggunan teknik pemrograman berorientasi objek dalam VBA.

Mengoperasikan Microsoft Excel

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum yang akan digunakan.

51

Function Bar Cell Column Heading

Row Heading

52

4 Komponen Utama Microsoft Excel

Dalam Microsoft Excel terdapat 4 komponen utama yaitu : 1. Row Heading

Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris. 2. Column Heading

Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom). 3. Cell Pointer

Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1. 4. Formula Bar

Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda = . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .

53

ELEMEN-ELEMEN EXCEL

DASAR

JENDELA

KERJA

MICROSOFT

1. Baris Judul (Tittle Bar), bagian ini berisi nama file dan nama program aplikasi yang sedang kita aktifkan. 2. Baris Menu (Menu Bar), bagian ini berisi barisan perintah berupa menu, seperti menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window dan Help. 3. Baris Toolbars (Toolbars), bagian ini berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, khususnya perintahperintah yang sering digunakan. 4. Tombol Ukuran (Sizing Button), bagian ini berisi tombol-tombol untuk mengatur ukuran jendela kerja Microsoft Excel. 5. Task Pane, bagian ini merupakan bagian yang akan membantu kita pada saat mwnyunting (mengedit) lembar kerja. Jendela task Pane ini akakn ditampilkan secara otomatis dan isinya menyesuaikan dengan pekerjaan yang sedang kita lakukan. 6. Baris Penggulung Tegak (Vertical Scroll Bar), bagian ini ditujukan untuk menggeser layar ke atas atau ke bawah. 7. Baris Penggulung Mendatar (Horizontal Scroll Bar), bagian ini ditujukan untuk menggeser layar ke kanan atau ke kiri. 8. Baris Rumus (Formula Bar), bagian ini akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif di lembar kerja.

Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :

54

Tombol Tab Enter Shift + Tab Shift + Enter Home Ctrl + Home Ctrl + End PgUp PgDn Alt + PgUp Alt + PgDn Ctrl + PgUp Ctrl + PgDn

Fungsi Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah Pindah satu sel ke kanan Pindah satu sel ke bawah Pindah satu sel ke kiri Pindah satu sel ke atas Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan Pindah satu layar ke atas Pindah satu layar ke bawah Pindah satu layar ke kiri Pindah satu layar ke kanan Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

Format Worksheets
Kita dapat menambahkan border pada lembar kerja kita. Caranya adalah dengan memblok terlebih dahulu cell yang akan kita beri border, kemudian klik tombol pada tab home

Kemudian pilihlah jenis border yang diinginkan. Microsoft Excel 2007 menyediakan pula style border yang dapat langsung kita gunakan. Untuk menggunakannya klik tombol CELL STYLES pada tab home :

55

Merge Cells & Allign Cell Contents

Microsoft Excel juga menyediakan fasilitas merge cells dan memiliki fungsi yang sama seperti pada Microsoft word. Klik tombol berikut pada tab home.

Dan untuk mengatur alignment klik tombol berikut :

56

Contoh : Perhatikan susunan huruf, alignment, dan bordernya. Pertemuan 1 Pertemuan 2

NIM

Nama Postes Postes 100 85 85 90 85 90 92 90 90 85 Lat1 Lat2 Lat1 Lat2 90 85 88 87 86 85 90 95 90 100

22001234 Aaaa 22001235 Mmm 22001236 Ccccc 22001237 Rrrrr 22001238 Eeee 22001239 Nnnn 22001240 Gggg 22001241 Hhhh 22001242 Kkkk 22001243 Jjjjj

90 85 90 88 87 99 100 88 95 90

95 90 85 90 85 90 92 90 90 85

100 88 85 87 88 80 85 90 92 88

95 96 95 80 85 90 95 100 88 85

Bloklah field Nama, lalu pilih tab Home Sort & Filter lalu pilih Sort A to Z.

Convert Text To Columns

Terkadang kita ingin memisahkan dua buah kata yang tadinya berada dalam satu cell menjadi dua cell atau lebih. Kita dapat menggunakan Convert Text to Columns untuk memisahkan dua buah kata yang terpisahkan oleh koma, spasi, tab, dan lainnya. 57

Cara : Ketiklah pengantar komputer dalam sebuah cell. Pilih tab DATA Text to Columns

58

Akan

muncul

window

seperti

berikut

Delimited dipilih jika dua buah kata tersebut dipisahkan oleh koma atau tab. Fixed Width untuk mengeset data terpisah dengan ukuran tertentu.

59

Setelah finish, kita akan mendapatkan pengantar dan komputer berada pada cell yang berbeda.

Header & Footer

Seperti pada Microsoft Word, kita juga dapat menambahkan header dan footer. Caranya : 60

Pilih tab Insert Header Footer

Menggunakan Rumus (Formula)

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;

Lambang + * / ^ %

Fungsi Penjumlahan Pengurangan Perkalian Pembagian Perpangkatan Persentase

61

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).

Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Microsoft Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().

Beberapa Fungsi yang sering digunakan: 1. Fungsi Average() Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data(range). Bentuk umum penulisannya adalah =AVERAGE(number1,number2,), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. 2. Fungsi Logika IF() Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut ; Lambang = < > <= >= <> 3. Fungsi Max() 62 Fungsi Sama dengan Lebih kecil dari Lebih besar dari Lebih kecil atau sama dengan Lebih besar atau sama dengan Tidak sama dengan

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =MAX(number1,number2,), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. 4. Fungsi Min() Sama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik. 5. Fungsi Sum() Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. 6. Fungsi Left() Fungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil. 7. Fungsi Mid() Fungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars). Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char. 8. Fungsi Right() Fungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalau fungsi left mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlah karakter dari sebelah kanan teks.. Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil. 9. Fungsi String Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan 63

10. Fungsi VALUE : digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,penulisannya : =VALUE(text) 11. Fungsi FIND : digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor) 12. Fungsi LEFT atau RIGHT : digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter) 13. Fungsi REPLACE : digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter)penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru) 14. Fungsi CONCATENATE : digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string, penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,) 15. fungsi Count : Digunakan untuk menghitung jumlah data dari range yang kita pilih 16. Fungsi =stedev(number1,number2,) 17. Fungsi =var(number1,number2,) 64 Var : Digunakan untuk menentukan nilai varience dari suatu range, penulisannya : Stedev :

Digunakan untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range, penulisannya :

Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,) =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,) Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka untuk menyatakan posisi suatu kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor 1 untuk kolom/baris pertama dalam range data tersebut. Contoh 2 : Untuk lebih mengerti mengenai rumus dan fungsi-fungsi di atas, perhatikan contoh kasus di bawah ini: Buatlah tabel seperti di bawah ini pada Microsoft Excel: A 1 2 3 4 5 MATA KULIAH : ALJABAR LINIER 6 7 8 9 NIM NAMA TGS TGS 1 2 TTS TAS NILAI ANGKA HURUF KETERANGAN GROUP : C B C D E F G H I

DAFTAR NILAI MAHASISWA SEMESTER GANJIL 2007/2008 UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA

65

10 22074150 SHANDY GITA 11 22074151 YOHANNES PUTRA 12 22074152 RONI ANGGARA 13 22074153 GO LIONG 14 22074154 PAULA WINDY 15 22074155 FIONA ANDRIANTO 16 22074156 ROY NALDO 17 22074157 YONGKY SETIAWAN 18 22074158 MATHEUS BIMA 19 22074159 THERESIA 20 NILAI TERTINGGI 21 NILAI TERENDAH 22 RATA-RATA

90

90

40

40

100

90

60

45

90

80

75

65

KIEM 100

100

80

100

90

80

70

80

100

90

70

65

90 100

100 90

40 50

40 25

90

80

40

30

80

80

40

20 -

Komponen nilai adalah : 1. 2. Tugas Sebelum TTS (TGS 1) : 10% TTS : 40% 66

3. 4. Nilai

Tugas Setelah TTS (TGS 2) : 10% TAS : 100% : 40% +

Setelah nilai dalam bentuk angka didapatkan, maka diubah menjadi nilai huruf dengan ketentuan sebagai berikut: 0 E 40 D 55 C 70 B 85 A 100

Langkah-langkahnya : 1. Untuk mencari nilai akhir dalam angka, arahkan pointer pada sel G10, kita akan menghitung nilai(0-100) dari 4 komponen yang tersedia yaitu TGS 1, TGS 2, TTS, dan TAS. Sesuai dengan masing-masing bobot nilai, tuliskan rumus di bawah ini: =(C10*0.1)+(D10*0.1)+(E10*0.4)+(F10*0.4)

2. Selanjutnya untuk G11 sampai G19, tinggal copy-paste dari G10. Jika ada yang merasa kesulitan mengcopy-paste, silahkan bertanya pada asisten. (Hot key : Copy -> Ctrl+C & Paste-> Ctrl V) 3. Kemudian untuk mengetahui nilai tertinggi dari tugas 1, arahkan pointer ke C20, gunakan fungsi yang sudah disediakan di Microsoft Excel yaitu MAX(). =MAX(C10:C19)

4. Selanjutnya untuk D20 sampai G20, tinggal copy-paste dari C20.

5. Demikian juga untuk mencari nilai terendah, kita gunakan fungsi Min(). Arahkan pointer ke C21, ketikkan rumus di bawah ini: =MIN(C10:C20) 67

6. Selanjutnya untuk D21 sampai G21, tinggal copy-paste dari C21.

7. Untuk rata-rata gunakan fungsi AVERAGE(), arahkan pointer ke C22. =AVERAGE(C10:C19)

8. Selanjutnya untuk D22 sampai G22, tinggal copy-paste dari C22.

9. Kemudian untuk mengkonversi dari angka ke huruf, kita menggunakan fungsi logika IF(), arahkan pointer ke H10. =IF(G10>=85,"A",IF(G10>=70,"B",IF(G10>=55,"C",IF(G10>=40,"D","E"))))

10.

Selanjutnya untuk H11 sampai H19, tinggal copy-paste dari H10.

11.

Untuk mengisi keterangan, kita aka menggunakan fungsi logika IF() lagi,

arahkan pointer ke I10. Lalu tulis rumus di bawah ini: =IF(H10="A","SANGAT BAIK",IF(H10="B","BAIK",IF(H10="C","CUKUP",IF(H10="D"," KURANG","TIDAK LULUS"))))

12. 13.

Selanjutnya untuk I11 sampai I19, tinggal copy-paste dari I10. Setelah selesai silakan simpan hasil kerja anda dengan nama file baru :

Contoh2.xls. Jika benar, maka hasilnya akan seperti ini: A B C D E F G H I 68

1 2 3 4 5

DAFTAR NILAI MAHASISWA SEMESTER GANJIL 2007/2008 UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA

MATA

KULIAH

ALJABAR LINIER 6 7 8 9 NIM NAMA TG TGS S1 2 TT S TA S NILAI ANGK A 10 2207415 0 11 2207415 1 12 2207415 2 13 2207415 3 14 2207415 4 15 2207415 5 16 2207415 6 17 2207415 7 18 2207415 YONGKY SETIAWAN MATHEUS 10 0 90 80 40 30 45 D KURANG 69 90 50 25 49 D KURANG SHANDY GITA YOHANNES PUTRA RONI ANGGARA GO LIONG PAULA WINDY FIONA ANDRIANTO ROY NALDO 10 0 90 100 40 40 51 D KURANG 90 70 65 73 B BAIK KIEM 10 0 90 80 70 80 77 B 100 80 100 92 A SANGAT BAIK BAIK 10 0 90 80 75 65 73 B BAIK 90 60 45 61 C CUKUP 90 90 40 40 50 HURU F D KURANG KETERANGA N GROUP : C

8 19 2207415 9

BIMA THERESIA 80 80 40 20 40 D KURANG

20 NILAI TERTINGGI

10 0

100

80

100

92

21 NILAI TERENDAH 22 RATA-RATA

80 93

80 88

40 56. 5

20 51

40 61.1

Contoh 3 : Buka workbook baru dan ganti nama Sheet1 menjadi Laporan. Ketik laporan berikut pada sheet laporan. Klik kanan pada Sheet1, kemudian pilih Rename & ganti nama Sheet1 menjadi Laporan.

A 1 2 3

DAFTAR PESERTA UJIAN PECONTOH KOMPUTER DUTA TRAINING CENTER UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA 70

4 5 6 7 8 9 10 11 NO 1 2 3 4 5 6 KODE A-P-050 B-S-041 C-P-042 D-S-170 A-M-010 B-M-151 NAMA ARDI BOBBY JONI SETIAWAN AGUS RUDY MATERI BIAYA WAKTU KELAS

Ganti Sheet2 menjadi Tabel Anak, dan ketik data berikut: A 1 2 3 4 5 KODE A B C D B MATERI Microsoft Word Microsoft Excel Java Visual Basic C BIAYA 25000 35000 45000 50000

Ketentuan proses : Materi Didapat dengan membaca table anak yang terdapat pada Tabel Anak dengan kunci pembacaan, dengan melihat karakter pertamanya. Biaya

Didapat dengan membaca table anak yang terdapat pada Tabel Anak dengan kunci pembacaan Kode. Waktu 71

Didapat dengan ketentuan, jika karakter ke-3 dari Kode = P maka Pagi, jika S maka Siang, sedangkan jika M maka Malam. Kelas

Didapat dengan ketentuan, jika karakter ke-5 Kode=0 maka Regular, sedangkan jika 1 maka Diploma. Penyelesaian: Materi Pada sel D6 =VLOOKUP((LEFT(B6,1)),'Tabel Anak'!$A$2:$C$5,2) Tanda $ digunakan sebagai fungsi absolute/mutlak. Biaya Pada sel E6 =VLOOKUP(LEFT(B6,1),'Tabel Anak'!$A$2:$C$5,3) Waktu Pada Sel F6 =IF(MID(B6,3,1)="P","Pagi",IF(MID(B6,3,1)="S","Siang","Malam")) Kelas Pada Sel G6 =IF(MID(B6,5,1)="0","Regular","Diploma")

Contoh 4 : 1. Buka workbook baru, dan buat tabel seperti dibawah ini: Kode Barang N-12C S-10K S-05K N-23C M-90K Merk Jumlah Harga Total Keterangan

Ketentuan Proses: 72

Merk Jika karakter pertama dari Kode Barang=N, maka NOKIA, jika S maka SAMSUNG, dan M adalah MOTOROLA.

Jumlah Mengambil karakter ke-3 dan ke-4 Field Kode Barang

Harga Jika Merk NOKIA 799.000 Jika Merk SAMSUNG 599.000 Jika Merk Motorola 499.000

Total Merupakan perkalian antara Jumlah dengan Harga

Keterangan Jika karakter terakhir Kode Barang=C maka Cash Jika karakter terakhir Kode Barang=K maka Kredit (Simpan dengan nama file Contoh4.xls)

Contoh 5 : Lengkapilah tabel di bawah ini dengan menggunakan table di sebelahnya sebagai patokan! Simpan dengan nama file Contoh5.xls.

73

Nama Hani Jerry Wawan Marina Novi Ratih

Kode DR HR HR KM DR LG

Jenis Buku

Harga

Kode Film Jenis Harga

LG

DR

HR

KM

Laga 2500

Drama 2000

Horor 3000

Komedi 2700

Menggunakan GRAFIK
Salah satu fungsi unggul dalam Ms Excel 2007 adalah grafik dimana dapat melihat hasil tabel diubah menjadi ke dalam grafik dengan cepat. Dengan fungsi grafik para ilmuwan dapat menampilkan data mereka. Ms Excel menyediakan berbagai macam bentuk grafik yang mencakupi Line, XY, Column, Bar, Batang, Area, Stock, dan sebagainya. Grafik dapat dilihat dalam menu INSERT sebagai berikut.

Klik tombol ini

74

Setelah klik tombol

, maka akan muncul menu sebagai berikut :

Setelah masuk ke Insert Chart, maka silakan pilih jenis grafik yang anda inginkan sesuai selera anda. Jika sudah terpilih jenis Chart yang anda inginkan, silakan klik OK. Namun, karena membuat grafik perlu sebuah tabel data untuk menampilkan grafiknya. Sehingga, silakan ikuti Contoh berikut ini.

Contoh 6 : Ketiklah tabel dibawah ini dalam worksheet baru anda! Simpan dengan nama file Contoh6.xls.

75

Contoh Hasil a). adalah sbb : Contoh 7 (bisa untuk tugas juga) Buatlah grafikseperti berikut dibawah ini. 2 dengan buah gambar data

76

Contoh Penggunaan Rumus pada Excel.

1. COUNTBLANK

Untuk mengetahui berapa kolom yang tidak terisi

NAMA ADHIT WICAKSANA ANI SOFIA AYU ANANDHIKA CHICHI EVELINA ADHIARINI RISDIANTO SARAH NOORDEVIANA SESA ROPIKA

NIL AI 6 6

PENULISAN FUNGSI

2 5 6

BENTUK PENULISAN FUNGSI : 77

=COUNTBLANK(Range) 2. FIXED =FIXED(C6,1) MEMBULATKAN NILAI NUMERIK DAN MENGUBAHNYA MENJADI FUNGSI DATA BERTIPE TEKS DENGAN JUMLAH DIGIT DESIMAL TERTENTU. DATA PENULISAN FUNGSI KETERANGAN Pembulatan 15756750 15,756,750.0 memberikan desimal 15756750 15.756.750,00 Pembulatan format puluhan Pembulatan format ratusan Pembulatan format ribuan angka dengan angka dengan angka dengan 1 angka digit dengan angka

15756750

15.756.800

15756750 3.LEN =LEN(C6,1)

15.757.000

FUNGSI : MENGETAHUI PANJANG KARAKTER DALAM SEBUAH TEKS.

DATA SELAMAT TAHUN BARU 2004 MICROSOFT EXCEL 2003 AGUSTUS

PENULISAN FUNGSI 23 20 7

4.LOWER

=LOWER(C4) 78

MENGUBAH SEMUA KARAKTER DALAM SUATU TEKS MENJADI FUNGSI : HURUF KECIL (lowercase).

DATA IRFAN AFFANDI HENNY PURWATININGSIH EVELYNA ADHIARINI DIAN HARDIANTO DEWI ANJARSARI AYU ANANDHIKA SEPTI SARI ANDRA LESMANA ADHITYA WICAKSANA

PENULISAN FUNGSI irfan affandi henny purwatiningsih evelyna adhiarini dian hardianto dewi anjarsari ayu anandhika septi sari andra lesmana adhitya wicaksana

5.UPPE R =UPPER(C5) MENGUBAH SEMUA KARAKTER DALAM SUATU TEKS MENJADI FUNGSI : HURUF KAPITAL (UPPERCASE).

DATA adhitya wicaksana andra lesmana ayu anandhika septi sari dewi anjarsari dian hardianto evelyna adhiarini henny purwatiningsih irfan affandi

PENULISAN FUNGSI ADHITYA WICAKSANA ANDRA LESMANA AYU ANANDHIKA SEPTI SARI DEWI ANJARSARI DIAN HARDIANTO EVELYNA ADHIARINI HENNY PURWATININGSIH IRFAN AFFANDI 79

6.CONCATENATE FUNGSI : Menggabungkan beberapa kata menjadi satu

NAMA DEPAN IRENE YOSEPH AKHMAD ZULFIKAR

NAMA BELAKANG SIMANJUNTAK SUHARYANTO FAUZI MUHAMMAD

PENULISAN FUNGSI IRENE SIMANJUNTAK YOSEPH SUHARYANTO AKHMAD FAUZI ZULFIKAR MUHAMMAD

BENTUK FUNGSI :

PENULISAN

=CONCATENATE(X1;X2;X3)

80

Microsoft Office Power Point 2007

Sejarah
Aplikasi Microsoft Power point ini pertama kali dikembangkan oleh Bob Gaskins dan Dennis Austin sebagai Presenter untuk perusahaan bernama Forethought, Inc yang kemudian mereka ubah namanya menjadiPowerpoint. Pada tahun 1987,Power poi nt versi 1.0 dirilis, dan komputer yang didukungnya adalah Apple Macintosh. Power point kala itu masih menggunakanw arna hitam/putih, yang mampu membuat halaman teks dan grafik untuk transparansi overhead projector (OHP). Setahun kemudian, versi baru dari Power point muncul dengan dukunganw arna, setelah Macintosh berwarna muncul ke pasaran. Microsoft pun mengakuisisi Forethought, Inc dan tentu saja perangkat lunak PowerPoint dengan harga kira-kira 14 Juta dolar pada tanggal 31 Juli 1987. Pada tahun 1990, versi Microsoft Windows dari Powerpoint (versi 2.0) muncul ke pasaran, mengikuti jejak Microsoft Windows 3.0. Sejak tahun 1990,Powerpoint telah menjadi bagian standar yang tidak terpisahkan dalam paket aplikasi kantoran Microsoft Office System (kecuali Basic Edition). Versi terbaru adalah Microsoft Office powerpoint 2007 (PowerPoint 12), yang dirilis pada bulan November 2006, yang merupakan sebuah lompatan yang cukup jauh dari segi antarmuka pengguna dan kemampuan grafik yang ditingkatkan. Selain itu, dibandingkan dengan format data sebelumnya yang merupakan data biner dengan ekstensi *.ppt, versi ini menawarkan format data XML dengan ekstensi *.pptx.

Microsoft PowerPoint 2007 Dasar-dasar

Microsoft PowerPoint 2007 memiliki antarmuka pengguna benar-benar didesain ulang. Menu standar di sepanjang bagian atas telah dihapus dan diganti dengan serangkaian toolbar Microsoft panggilan ini tool bar berubah menggunakan tab di bagian atas dan mencoba untuk secara otomatis menyesuaikan diri dengan konten Anda bekerja dengan "The Ribbon.". Jika Anda memilih gambar secara otomatis akan beralih ke alat-alat gambar. Tata letak baru tampaknya menawarkan akses lebih mudah untuk sebagian besar fitur dari PowerPoint yang memungkinkan untuk dokumen yang lebih rumit akan dibuat lebih cepat. Hal pertama yang kebanyakan orang akan perlu mempelajari kembali adalah ke mana harus 81

pergi untuk membuka dokumen, membuat yang baru, menyimpan dan mencetak dokumen Anda. Mengklik logo Kantor di kiri atas layar akan menyediakan sebagian besar item sebelumnya ditemukan di bawah menu file termasuk yang tercantum di atas. Selain logo Anda juga akan menemukan ikon disk untuk menyimpan dokumen Anda serta tombol undo dan redo. tombol lebih lanjut dapat ditambahkan ke "Akses Cepat Toolbar" melalui pilihan kata yang disebutkan pada bagian berikutnya. Seperti yang dapat Anda lihat di sini logo Kantor membuka daftar pilihan anda untuk baru, dll terbuka dan juga berisi daftar dokumen terakhir Anda untuk membuka cepat. Salah satu item yang terdaftar dengan panah di samping mereka akan mengganti dokumen barubaru ini di sebelah kanan dengan opsi-opsi terkait dengan item menu. Anda juga harus melihat di bagian kanan bawah menu ini tombol untuk keluar dari PowerPoint dan mengubah opsi PowerPoint. Simpan sebagai Menyimpan sebagai pilihan akan memberikan Anda dengan format file yang paling umum untuk menyimpan dokumen Anda masuk yang umum adalah PowerPoint Presentation, PowerPoint Show, dan PowerPoint 97-2003 Presentation. Yang terakhir adalah pilihan kebanyakan orang harus menggunakan saat ini, terutama jika mereka ingin berbagi dokumen dengan orang lain yang tidak memiliki versi baru dari Office. Cetak Di sini Anda dapat memilih dari Print, Quick Print dan Print Preview. Cetak menampilkan kotak dialog print standar, cetak cepat akan mencetak satu salinan tanpa kotak dialog akan datang dan print preview akan memunculkan layar pratinjau cetak. Mempersiapkan Pilihan Menu menyiapkan paling umum adalah Properties, Periksa Dokumen, Tandai sebagai Final dan Run Kompatibilitas Checker. Opsi properti memungkinkan Anda untuk metadata setup untuk dokumen seperti Penulis, Judul, kata kunci, komentar dan lain-lain. Periksa Dokumen akan memindai dokumen untuk setiap data yang tersembunyi seperti komentar dan penjelasan, dan setiap data kolaborasi tersembunyi. Hal ini sangat berguna ketika membuat sebuah dokumen publik yang dahulu swasta. Ini akan membantu Anda menemukan komentar atau perubahan yang dibuat sebelumnya yang tidak boleh dilakukan publik. Tandai sebagai Final akan menandai dokumen sebagai salinan final dan membuatnya hanya membaca sehingga perubahan tidak bisa dibuat. Item yang umum terakhir, Run Compatibility Checker akan memindai dokumen untuk fitur baru yang digunakan dan menunjukkan Anda ini. Ini direkomendasikan jika Anda di mana membuat dokumen dalam format file baru, tetapi sekarang perlu untuk mengkonversi kembali ke format Office 2003 untuk berbagi dengan seseorang yang tidak memiliki Office 2007. Tab Home

82

Tab rumah alat format dasar ditemukan dalam PowerPoint 2007. Anda akan menemukan lima bagian, Clipboard, Slides, font, paragraf dan Editing. Mengklik panah di samping salah satu ikon di sini akan drop down lebih banyak pilihan untuk alat itu. Setiap bagian kecuali slide juga berisi panah di sudut kanan bawah yang akan membuka jendela yang berisi opsi ditemukan di bagian tersebut. Clipboard Clipboard ini memungkinkan Anda untuk memotong, menyalin, dan copy paste format dari satu tempat ke tempat lain. Slide Bagian slide memiliki alat untuk menambah slide baru, mengubah tata letak slide, juga reset atau menghapus slide. Baik Slide Baru dan bagian Layout menawarkan menu drop-down dengan tata letak slide standar untuk digunakan. Font Bagian font pita menyediakan bagian untuk menangani format teks dasar. Barang-barang seperti bold, underline, strikethrough, sorot dan jenis font dapat diubah di sini. Ada juga beberapa item seperti spasi karakter dan bayangan teks. Beberapa item dari seksi ini dan beberapa item dari bagian ayat ini juga tersedia dengan menyorot teks dan memindahkan kursor Anda sedikit di atas teks yang disorot. Ini menghemat harus memindahkan kursor anda sampai ke bagian atas layar untuk beberapa item format umum. Ayat Bagian ayat menyediakan ikon untuk peluru, daftar, membenarkan, spasi baris, indentasi dan arah teks. Anda juga dapat mengakses perangkat untuk menyesuaikan teks secara vertikal dalam sebuah seksi dan menambahkan grafik SmartArt. Gambar Bagian utama dari bagian gambar memberi Anda sejumlah besar bentuk, panah garis dan gambar flowchart. Ikon mengatur digunakan untuk membawa item maju atau mundur pada layar atau kelompok dan ungroup objek. Ikon gaya cepat memberikan drop down dengan pilihan bentuk standar gaya atau Anda dapat menggunakan bentuk mengisi, garis bentuk, atau efek bentuk ikon untuk menciptakan gaya Anda sendiri. Mengedit Bagian Mengedit toolbar memungkinkan Anda untuk menemukan, mengganti dan memilih item. Pilihan memilih memberi Anda kemampuan untuk memilih semua, objek pilih atau pilih teks dengan format yang sama. Opsi terakhir ini memberi Anda kemampuan untuk dengan cepat mengubah segalanya dalam dokumen Anda dengan satu gaya ke gaya yang lain tanpa harus secara manual mencari semua teks yang dan perubahan daerah masing-masing secara terpisah. Sisipkan Tab 83

Tab menyisipkan memiliki lima bagian untuk memasukkan sebagian besar jenis benda. Bagian adalah tabel, ilustrasi, link, teks dan klip media. Tabel Bagian Tabel hanya memiliki menu drop-down yang menawarkan grid untuk membuat tabel baru, memasukkan tabel, menggambar tabel, mengkonversi teks ke tabel untuk teks yang dipilih, spreadsheet Excel, dan beberapa standar "Quick Tables" yang sudah format setup untuk Anda . Ketika bekerja di atas meja Anda akan memiliki dua tab tambahan di sepanjang bagian atas pita, tab desain dan tata letak. Ilustrasi Bagian Ilustrasi memungkinkan Anda untuk menyisipkan gambar, clipart album foto, bentuk, SmartArt dan grafik. Setelah memasukkan atau memilih gambar yang disediakan dengan toolbar baru di sepanjang bagian atas yang ditampilkan di sini. Toolbar ini memberi Anda kemampuan untuk mengubah kecerahan, kontras, bentuk, posisi, membungkus teks dan pilihan lain untuk gambar. Mengklik dari gambar atau di salah satu tab lain akan membawa Anda kembali ke toolbar standar. Opsi Bentuk dari bagian Ilustrasi memungkinkan Anda untuk menyisipkan baris, panah, kotak, bentuk diagram alur dasar dan sejumlah orang lain. Opsi SmartArt menyediakan fitur seperti grafik org, diagram alir, digambarkan daftar dan proses. Pilihan Chart mirip dengan PowerPoint 2003 tetapi menawarkan lebih banyak pilihan untuk grafik Anda. Link Bagian link menyediakan pilihan untuk memasukkan hyperlink, atau tindakan. Opsi tindakan memungkinkan Anda untuk link item ke, program suara hyperlink, atau makro. Teks Pilihan pada bagian teks termasuk kotak teks, Header dan Footer, WordArt, tanggal dan waktu, jumlah slide, simbol dan objek. Ada banyak pilihan di sini untuk men-setup pada Anda sendiri atau Anda dapat menggunakan pilihan Kata standar. Media Klip Suara atau film dapat ditambahkan melalui bagian ini. Sebuah jenis nomor besar file dapat ditambahkan di sini termasuk, mp3, midi, wav, wma, wmv, avi dan banyak lainnya.

Desain Tab Tab desain memiliki tiga bagian, Page Setup, Tema dan Latar Belakang. Page Setup 84

Page setup menyediakan alat untuk slide ukuran dan orientasi. Opsi ukuran slide memungkinkan untuk beberapa ukuran standar seperti surat, hukum, overhead, dan rasio aspek tv seperti 4:03 resolusi standar dan 16:9 layar lebar. Tema Bagian tema memberikan standar warna, font dan efek atau Anda dapat memilih sendiri. Latar belakang Bagian latar belakang memungkinkan Anda memilih gaya latar belakang atau menyembunyikan latar belakang pada slide yang dipilih .. Animasi Tab Tab animasi berisi tiga bagian, pratinjau, animasi dan transisi ke slide ini. Pratinjau Bagian pratinjau akan menunjukkan Anda adalah animasi slide saat ini untuk memungkinkan Anda untuk memeriksa itu adalah seperti yang Anda inginkan. Animasi Di sini Anda dapat membuat animasi Anda sendiri untuk digunakan pada slide. Transisi ke Slide ini Sisa dari tab Animasi diambil oleh Transisi untuk bagian ini slide. Di sini Anda dapat menerapkan transisi yang berbeda akan digunakan antara slide seperti memudar, slide dan banyak lagi. Anda dapat menyetel opsi untuk kecepatan, suara, dan waktu.

A. Slide Show Tab

Tab Slide Show Start Slide Show Slide mulai bagian show dipakai untuk memulai tampilan slide Anda baik dari awal atau slide ini. Anda juga dapat menggunakan bagian ini untuk membuat slide show. Custom slide dapat digunakan untuk membuat satu tiga puluh menit presentasi dan salah satu presentasi enam puluh menit menggunakan set yang sama tetapi menghilangkan beberapa slide untuk pertunjukan lebih pendek. Mendirikan Fitur utama dari bagian ini adalah setup slide show, rekaman narasi dan berlatih timing. 85

Monitor Bagian ini menyediakan alat untuk mengubah resolusi tampilan slide memilih monitor untuk menampilkannya pada jika Anda memiliki beberapa monitor dan menggunakan tampilan presenter jika Anda memiliki beberapa monitor. Review Tab Tab meninjau menawarkan tiga bagian yang meliputi pemeriksaan, komentar, dan melindungi. Pemeriksaan Bagian pemeriksaan menyediakan standar cek ejaan, thesaurus, alat-alat penelitian yang mencakup pencarian dan Microsoft MSN Encarta ensiklopedia. Anda juga akan menemukan alat terjemahan untuk membantu dengan kata-kata tunggal atau seluruh dokumen. Terjemahan dari seluruh dokumen dilakukan dengan layanan online yang disebut Wordlingo. Komentar Bagian komentar memungkinkan Anda untuk menambahkan komentar ke dokumen untuk kolaborasi lebih mudah. Anda siklus dapat melalui komentar untuk mengetahui apa catatan yang Anda tersisa untuk diri sendiri atau orang lain dan Anda dapat menghapus komentar yang dibuat pada waktu itu tidak lagi relevan. Melindungi Bagian melindungi memberikan anda pilihan untuk menambahkan password dan melindungi dokumen. Anda dapat membatasi perubahan format dan mengedit atau seluruh dokumen. Jika Anda menggunakan Windows Live Anda juga dapat mengatur hak akses bagi pengguna tertentu yang juga memiliki Windows Live.Lihat Tab Tab Tampilan menawarkan enam bagian yang meliputi tampilan presentasi, menampilkan / menyembunyikan, zoom, Color / Skala abu-abu, jendela dan macro. Presentasi Tampilan Presentasi Bagian Tampilan switch Anda antara normal, tukang sortir slide, halaman catatan, slide show, slide master, master master handout dan catatan. Normal menunjukkan Anda satu slide di pusat dengan thumbnail dari semua slide di sebelah kiri layar. tukang pilih Slide mengisi pusat dengan thumbnail dari semua slide yang Anda dapat menarik sekitar untuk menyortir mereka. Tampilan halaman catatan menunjukkan slide pada bagian atas dan catatan yang Anda tambahkan di bagian bawah. Tampilan slide akan memulai tampilan slide dari awal. Master Slide, handout master dan pandangan catatan master memungkinkan Anda untuk mengubah apa tema presentasi akan mengikuti dengan bekerja dengan setup master. Masingmasing master pandangan ini juga menyediakan tab lain dengan pita. 86

Tampilkan / Sembunyikan Acara / sembunyikan bagian akan beralih alat tertentu atau menonaktifkan layar termasuk penguasa, bar gridlinesand pesan. Para penguasa akan menunjukkan sepanjang sisi atas dan kiri layar. Gridlines akan menutupi seluruh dokumen di dalam margin. Mereka akan terlihat di layar tetapi tidak cetak. Bar pesan hanya dapat ditampilkan jika ada pesan untuk ditampilkan. Salah satu alasan umum untuk pesan bar untuk menampilkan adalah ketika macro telah diaktifkan atau dinonaktifkan. Zoom Bagian zoom menyediakan alat untuk memperbesar masuk atau keluar dari dokumen. Anda dapat memilih faktor zoom Anda sendiri atau menggunakan salah satu faktor zoom yang telah ditetapkan. Warna / Abu-abu Bagian ini memungkinkan Anda untuk beralih di antara warna, grayscale atau murni hitam dan putih. Ini akan memungkinkan Anda untuk melihat bagaimana slide akan terlihat bila dicetak pada printer yang hitam dan putih. Jendela Tombol jendela baru akan membuka dokumen saat ini Anda di jendela baru. Tombol ini mengatur semua akan mengambil jendela yang sedang terbuka dan menumpuknya satu di atas yang lain. Ini juga di mana Anda dapat dengan mudah beralih di antara jendela. Macro Bagian macro menyediakan alat yang diperlukan untuk bekerja dengan dan menciptakan macro dasar. Anda dapat melihat makro yang ada atau merekam sendiri. Pilih makro merekam dari drop down dan kemudian melakukan fungsi yang sering Anda lakukan, seperti mengubah tata letak halaman, dan gaya dokumen. Setelah Anda melakukan tugas tersebut kemudian berhenti merekam. Anda akan dapat menggunakan makro yang lebih lagi untuk mempersingkat langkah-langkah yang Anda butuhkan untuk mengambil setiap kali Anda perlu melakukan yang mengatur tugas.

III.

SLIDE dan OBYEK

87

Slide dalam powerPoint memiliki TIGA bagian utama : Peletakan Layout, Obyek, Desain layer

Desain layer Bisa blank atau diberi background, dikombinasikan dengan teks dan gambar serta warna.

Layout layer Layer ini membantu untuk menentukan peletakan dari teks tertentu tempat lainnya.

Content Layer Sebuah obyek, clip art atau gambar

MENGEDIT TITLE BOXES

Menambah, Mengubah, dan Text Formatting

88

o Untuk menambahkan teks dalam kotak judul, kita hanya tinggal meng-klik kotak tersebut. Pada kotak tersebut ada delapan lingkaran kecil untuk mengatur ukuran besarnya kotak

Di dalam kotak, kita bisa mengetik, menghapus, mengkopi, meng-cut, dan mem-paste o Kita juga bisa menambahkan formatting sepeti bold, italic, mengubah jenis font, warna teks o Jika sudah selesai melakukan penambahan dan perubahan, arahkan kursor ke luar dari kotak untuk mengakhiri perubahan yang dilakukan. Memindahkan dan mengubah ukuran Title Boxes / "kotak" Memindahkan o Klik teks pada kotak untuk menunjukkan kotak yang mengelilinginya o Pindahkan kursor mouse ke ujung-ujung kotak, saat kursor berubah menjadi bentuk anak panah 4 arah, klik dan geser kotaknya o Lepaskan klik mouse untuk meletakkan kotak ke tempat yang baru. o Ulangi langkah-langkah di atas hingga kotak berada di tempat yang diinginkan.

Mengubah ukuran kotak o Klik teks pada kotak untuk menunjukkan kotak

89

o Pindahkan kursor mouse ke bulatan pada tepian kotak hingga kursor berubah menjadi bentuk anak panah 2 arah o Klik dan geser bulatan tersebut untuk mengubah ukuran kotak

Dengan mengubah ukuran kotak, maka dampaknya adalah: o Mengklik dan menggeser bulatan atas dan bawah akan mengubah tinggi kotak o Mengklik dan menggeser bulatan pinggir akan mengubah lebar kotak o Menggeser bulatan ujung akan mengubah tinggi dan lebar kotak

BEKERJA DENGAN BOX BULLET

Box bullet mirip dengan kotak teks yang biasa, hanya saja isinya yang berbeda Untuk mengubah seluruh isi dari kotak bullet, maka kita hanya perlu meng-klik pinggir kotak untuk men-seleksi kotak tersebut, namun jika hanya ingin merubah sebagian saja maka kita perlu memblok bagian yang ingin kita ubah.

90

91

92

Mengatur bentuk Bullet

o Untuk memilih bentuk bullet, bisa mengambil gambar dari file untuk dijadikan bullet.

o Picture Mengambil gambar dari file o Customize Memilih bentuk bullet yang sudah ada 93

Untuk menonaktifkan bulleting, kita hanya tinggal mengklik tanda ini lagi

Membuat animasi dalam munculnya teks bullet

Pilih Ribbon Design Pilih Effects Custom Animation Add effect

SPELLING CHECKER
Jika slide yang kita pakai menggunakan bahasa Inggris, PPT 2007 menyediakan fasilitas untuk memeriksa spelling atau grammarnya, yaitu Ribbon Review ABC Spelling atau hotkey F7

Jika terjadi kesalahan, akan muncul seperti yang di bawah ini :

94

Kemudian pilih / klik Change

MEMASUKKAN TEXT BOX

Pilih Ribbon Insert Pilih Text Box Lalu gambar text box sesuai dengan ukuran yang kita inginkan. Dan kita bisa menambahkan teks ke dalamnya.

Untuk mengubah ukuran text box

Gunakan lingkaran-lingkaran kecil yang ada di pinggir kotak untuk memperbesar 95 atau memperkecil ukurannya

Untuk memutar kotak

Gunakan lingkaran kecil berwarna hijau untuk memutar text box sesuai dengan keinginan kita

Untuk mengubah properties text box, seperti warna dalam, garis tepi, dll. Dapat

dilakukan dengan mengklik kanan text box

96

Pilih format shape Maka akan tampil

Pada kolom bagian kanan terdapat beberapa pilihan untuk mengatur properties text box, bisa dicoba satu per satu.

Memasukan Objek
Pada power point kita dapat memasukan berbagai macam objek, beberapa diantaranya adalah picture, clip art dan sebagainya. Picture Gambar yang dapat dimasukan dapat dalam berbagai format, misalnya : jpeg, bitmap, png dan lain-lain. Berikut ini langkah-langkahnya : 1. Klik Insert pada toolbar 2. Klik Picture pada ribbon Browse gambar yang ingin dimasukan Catatan: 97

Gambar yang dimasukan dapat kita perbesar akan tetapi apabila resolusi gambar terlalu kecil maka sering mengakibatkan gambar menjadi kabur. Clip Art Pada ms office sendiri sudah ada gambar-gambar yang disediakan untuk kita dalam bentuk clip art. Berikut ini adalah menambahkan clip art pada slide power point kita. 1. Klik Insert pada toolbar 2. Klik Clip Art pada ribbon 3. Pada sebelah kanan akan muncul menu Clip art 4. Pilih organize clips 5. Akan muncul window organize clips 6. Pada collection list anda dapat mencari clip art yang anda inginkan didalam folder offline collections berdasarkan kategori-kategori yang ada. 7. Klik kanan clip art yang dipilih, klik copy 8. Paste pada slide yang diinginkan 9. Apabila anda ingin menampilkan semua clip art, anda dapat menggunakan fitur search pada window organize clips. Shapes Shapes adalah bentuk-bentuk dasar (misal: garis, dialog box, smile, arrow, dan lain-lain) yang sebagian besar dapat diisi text pada bagian dalamnya. 1. Klik Insert pada toolbar 2. Klik Shapes pada ribbon 3. Klik shapes yang ingin diinginkan

Untuk memberi text pada shapes, klik kanan shape dan pilih edit teks.

98

Contoh shape Tabel Pada power point, kita juga dapat memasukan tabel ke dalam project kita. Ada beberapa cara untuk memasukkan tabel ke dalam slide yang kita buat. Cara untuk memasukkan tabel adalah : 1. Klik Insert pada toolbar. 2. Klik Table pada ribbon. 3. Pilih Insert lalu tentukan jumlah baris dan kolom yang diperlukan lalu klik OK.

Memodifikasi Border, Garis dan Background Tabel

Berikut cara untuk memodifikasi table line: 1. Letakkan kursor dalam cell yang akan diubah 2. Klik kanan lalu pilih Format Shape. Akan muncul kotak dialog. 3. Pilih line style dan line color yang dikehendaki. 4. Klik Close untuk menerapkannya. Berikut cara untuk memodifikasi cell fills: 1. Letakkan kursor dalam satu cell atau klik dan drag untuk memilih beberapa cell. 99

2. Klik kanan lalu pilih Format Shape. Akan muncul kotak dialog. 3. Pilih Fill pilih jenis fill yang dikehendaki, yaitu No fill(idak diberi fill), Solid fill(untuk memberi satu warna yang sifatnya solid), Gradient fill(Uuntuk memberi warna gradasi) dan Picture or texture fill(untuk memberikan gambar atau tekstur). 4. Klik Close untuk menerapkannya.

Mengimpor Tabel dari Word atau Excel

Berikut cara untuk membuat tabel Word dalam Power Point: 1. Klik Insert pada toolbar. 2. Klik Object pada ribbon. 3. Pilih Object type yaitu Microsoft Word Document, lalu klik OK. Berikut cara untuk membuat Excel spreadsheet dalam Power Point: 1. Klik Insert pada toolbar. 2. Klik Object pada ribbon. 3. Pilih Object type yaitu Microsoft Excel Worksheet, lalu klik OK.

100

Group Objek
Beberapa objek dapat digabungkan menjadi satu dengan fungsi grouping. Caranya, klik kiri suatu objek, lalu control+klik kiri objek berikutnya. Setelah itu klik kanan objek dan pilih group. Untuk membatalkan grouping, anda hanya perlu mengklik kanan objek yang digroup tadi lalu pilih ungroup.

Membuat Photo Album sederhana

Klik insert poto album file disk pilih foto-foto yang ingin dimasukan kedalam album create

101

Contoh Buat slide seperti yang dipreviewkan oleh asisten (file lat1.pptx) Insert clip art, (gambar berasal dari kategori Industry) Rotare, recolor clip art Insert shapes banner, text blue, lalu diberi shadow Insert Shapes line, tambahkan line color gradient, ubah line style

Group all

Diagram dan Organisation Chart

102

Dalam lembar presentasi kita, kita dapat menampilkan sebuah diagram untuk mempermudah penjelasan kita, nah, di dalam PPT 2007, memasukkan diagram sangat mudah, dan data yang berhubungan dengan diagram tersebut dapat diisi melalui Excel 2007 juga. Caranya : Pilih Ribbon Insert Pilih Chart

Maka akan tampil

Kita dapat memilih tipe diagram yang kita inginkan 103

Setelah kita memilih salah satu bentuk diagram, maka PPT 2007 akan "bekerja sama" dengan EXCEL 2007 untuk memasukkan data yang akan diubah dan ditampilkan menjadi sebuah diagram di PPT 2007 Klik Ok. Lalu akan muncul Form Excel. o Form ini digunakan untuk memasukkan data yang berhubungan dengan Grafik. Pada bagian kiri adalah pengaturan lajur baris, sedangkan bagian atas digunakan untuk pengaturan lajur kolom. Kita dapat menambah baris dan kolom dengan menarik simbol segitiga pojok. Bagian dalam digunakan untuk menentukan tinggi suatu baris.

Segitiga Pojok Setelah mengedit Form tutuplah Excel selesai dari Excel, Form tersebut

maka grafik siap diatur posisinya.

1. Mengkombinasi dengan beberapa tipe dalam satu grafik Agar tampilan grafik tidak terkesan monoton, dapat juga kita menampilkan sebuah grafikdalam bentuk kreasi kita. 104

 Dari grafik yang tadi telah dibuat, klik salah satu jenis batangnya.

Klik kanan kemiduan pilih Change Series Chart Type Pilih pada kolom Line, dan otomatis grafik akan berubah.

105

Selain diagram, PPT 2007 juga menyediakan fasilitas untuk menampilkan grafik seperti struktur organisasi untuk mempermudah kita. Caranya : Pilih Ribbon Insert Pilih SmartArt

Setelah tampil pilihan seperti di bawah, kita dapat memilih grafik yang sesuai dengan kebutuhan kita.

106

Contoh:

107

Animasi Animasi Slide

Tiap slide mampu mempunyai animasi sendiri-sendiri. Animasi ini akan dilakukan ketika terjadi transisi dari slide yang satu ke slide yang lain. Klik slide yang dipilih Klik Animation Pilih Animasi Slide

Animasi Objek 1. Animation Costum Animation Klik text Add effect 2. Entrace Animasi ketika tulisan muncul 3. Emphasis Animasi yang diterapkan apabila kita menginginkan text tetap terlihat sejak awal slide 4. Exit Animasi ketika tulisan menghilang 5. Motion Path Animasi berupa pergerakan teks sesuai dari jalur yang dikehendaki. Untuk membuat jalur sendiri pilih Draw Costum Path

108

Mengedit Animasi
klik animasi pada menu Custom Animation 1. Start On Click Animasi akan dimulai ketika kita mengeklik mouse 2. Start with previous Animasi akan dimulai berbarengan dengan animasi sebelumnya 3. Start after previous Animasi akan dimulai setelah animasi sebelumnya. Kita dapat memberikan delay beberapa detik lewat opsi timing.

Merubah urutan animasi

Drag animasi pada urutan yang diinginkan

Effect Option
Auto Reverse animasi akan diulangi secara terbalik setelah selesai Sound memberikan suara saat animasi berjalan. Anda juga dapat memasukan suara dari luar dengan format wav

Text animation 109

animasi pada sekumpulan text dapat diatur, apakah akan dijalankan berbarengan, satu per satu, dan sebagainya. Chart animation animasi pada diagram. Kita dapat mengatur secara bagaimana animasi pada tiap elemen diagram. Contoh Buat slide seperti yang dipreviewkan oleh asisten (file lat2.pptx) 4. Ungroup all 5. Clip art, animasi entrance glide, on click 6. Banner, animasi custom path (curve), auto reverse, after previous 7. Line, animasi exit magnify, sound push, after 3 seconds 8. Clip art, animasi exit float, with previous 9. Banner, animasi exit grow & turn, on click

110

a. Membuat Animasi Loading

Baik kita mulai saja pembuatan animasi Loading dengan PowerPoint 2007 : 1. Buat Tiga buah Rectangle dengan cara pilih Insert Shapes, kemudian dipasang saling menempel (ukuran dan warna sesuaikan dengan kebutuhan, sebaiknya tidak menggunakan

garis outline). 2. Buat animasi dengan cara memilih, Animations Custom Animation. 3. pilih add Effect Entrance - Peek In, sehingga tampak seperti gambar dibawah.

4. Pada kotak menu Custom Animation, pilih tanda segitiga di start, lalu pilih After Previous,

dan pada kotak Direction pilih From Left. 5. Selanjutnya rubah animasi rectangle pertama (yang ada angka nol nya ) ke With Previous, sedangkan yang lainnya dibiarkan. Lihat hasilnya.

111

6. \Supaya terlihat lebih panjang proses loadingnya.. kita copy ketiga Rectangle tersebut sehingga sekarang berjumlah enam buah, seperti gambar di bawah.

7. Selanjutnya rubah Custom Animation untuk Rectangle ke empat dari After Prevous menjadi With Previous. seperti gambar di bawah dan lihat Animasinya dengan menekan

F5.

Menambahkan Action Settings dalam Object PowerPoint.

1.Pilih salah satu objek yang akan diberi action setting. Objek dapat berupa textbox, image, diagram, dsb. 2.Pilih Insert pada toolbar. 3.Pilih Action pada ribbon sehingga muncul kotak dialog Action Settings. 4.Pilih Mouse Click jika Anda ingin aksi akan dilakukan setelah melakukan klik pada object atau Mouse Over jika Anda ingin aksi dilakukan setelah pointer melewati object. Setelah itu pilih aksi yang ingin dilakukan. 5.Klik OK.

112

Membuat dan Memodifikasi Action Buttons

Untuk membuat action button, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Tentukan di slide mana action button ditempatkan dan tujuan ketika action button di klik. 2. Pilih AutoShapes. 3. Pilih tipe tombol sesuai keinginan. 4. Klik dan drag shape yang dipilih dan lepaskan tombol mouse dalam area slide. 5. Pilih Insert pada toolbar. 6. Pilih Action pada ribbon untuk memberikan aksi yang diinginkan lalu klik OK untuk kembali ke slide. 7. Atur ukuran dari bentuk tombol yang telah dibuat tersebut.

113

Membuat Hyperlink Berbasis Teks

Berikut langkah-langkah untuk membuat hyperlink berbasis teks: 1. Pilih teks yang akan menyediakan layanan hyperlink. 2. Pilih Insert pada toolbar. 3. Pilih Hyperlink pada ribbon sehingga muncul kotak dialog Hyperlink. 4. Ada beberapa pilihan dalam kotak dialog tersebut, yaitu Existing File or Web Page( jika tujuan dari hyperlink adalah file yang sudah ada atau halaman web), Placein This Document(jika tujuan dari hyperlink adalah salah satu slide dalam dokumen PowerPoint tersebut), Create New Document(jika tujuan dari hyperlink berupa dokumen yang baru yang akan dibuat) dan E-mail Address(jika tujuan dari hyperlink adalah alamat email). Pilih salah satu dari pilihan tersebut. 5. Klik OK untuk menambahkan link tersebut. Warna teks yang diberi hyperlink akan berubah dan akan diberi garis bawah.

Elemen Multimedia Sound

Untuk menambahkan suara pada slide klik toolbar insert lalu klik icon sound dan pilih file suara yang ingin dimasukan.

114

Setelah memilih suara, akan muncul pilihan apakah suara otomatis diputar atau menunggu klik mouse. Setelah memilih, akan ada icon speaker kuning pada tengah slide sebagai pertanda bahwa ada slide telah diberi multimedia berupa suara. Icon speaker dapat disembunyikan lewat opsi sound setting. Pemutaran suara akan diperlakukan sama seperti efek animasi suara biasa, jadi anda perlu mengatur timing pada menu custom animation.

Pengaturan suara Klik kanan animasi suara dan pilih effect option. 1. Start Playing Untuk menentukan kapan suara akan diputar 2. Stop Playing Untuk menentukan kapan suara berhenti diputar

Video
Untuk menambahkan suara pada slide klik toolbar insert lalu klik icon Movie dan pilih file suara yang ingin dimasukan. Setelah memilih file video, akan muncul pilihan apakah video otomatis diputar atau menunggu diklik oleh mouse. Video akan otomatis pause jika kita klik saa sedang diputar, dan akan otomatis play lagi apabila kita klik saat keadaan pause. 115

Mengatur video Klik kanan animasi video, pilih movie setting 1. Mengatur suara video klik icon sound volume. 2. Fullscreen Untuk mengeset video agar memenuhi layar saat dimainkan 3. Hide while not playing Untuk mengeset video agar tidak terlihat saat tidak diputar

Contoh Lihat slide seperti yang dipreviewkan oleh asisten (file lat3.pptx)

Memberikan Themes Pada Slide

Berikut cara untuk memberikan themes pada slide: 1. Klik Design pada toolbar. 2. Pilih themes yang muncul di ribbon.

116

117

Cara Menaruh Animasi Flash di PowerPoint 2007

1. Tampilkan Developer tab dengan cara berikut: a) Pada Normal View PowerPoint, pilih slide yang ingin disisipkan animasi. b) Klik Microsoft Office Button .

c) Klik PowerPoint Options dan pilih Popular. d) Di bagian Top options for working with PowerPoint, centang kotak Show Developer tab in the Ribbon, dan klik OK. 2. Pada Developer tab, grup Controls, klik More Controls .

3. Pada daftar yang muncul, pilih Shockwave Flash Object, dan klik OK. 4. Pada slide, gunakan mouse untuk membuat kotak persegi panjang. Setelah mouse dilepaskan akan muncul tampilan Shockwave Flash Object seperti berikut ini.

5. Klik kanan pada Shockwave Flash Object, dan pilih Properties. 6. Pada Alphabetic tab, klik properti Movie. 7. Pada sel kosong di samping Movie, tulis alamat file Flash (contoh, C\:FileAnimasi.swf) atau alamat web (URL) file SWF yang ditaruh di internet jika ingin menjalankan presentasi secara online. Contoh pengisian properti seperti gambar berikut ini.

118

8. Beberapa pengaturan khusus yang dapat dilakukan pada kotak dialog Properties:
o

Untuk menjalankan file animasi secara otomatis ketika slide dijalankan, atur properti Playing menjadi True. Jika file animasi memiliki kontrol Start/Rewind, atur properti Playing menjadi False. Atur properti Loop menjadi False, jika tidak ingin animasi dijalankan terus berulang-ulang. Agar slide animasi Flash ini dapat dijalankan pada komputer lain, atur properti EmbedMovie menjadi True, dengan catatan komputer tersebut juga harus memiliki Flash Player.

2 3

Untuk melihat animasi pada slide show tekan tombol SHIFT + F5. Untuk keluar dari slide Selanjutnya bila ingin ingin menaruh animasi pada slide yang lain, ulangi proses di atas

show dan kembali ke Normal view, tekan tombol ESC. (mulai dari langkah 2).

119

Catatan: Seandainya file animasi (SWF) tidak dapat dijalankan, kemungkinan pengaturan di Trust Center untuk Active X Control belum sesuai. Buat pengaturannya di Trust Center yang terletak di PowerPoint Options . Hal penting: Perubahan setting Trust Center pada PowerPoint akan berlaku untuk Trust Center pada program Office 2007 lainnya.

Microsoft Office Project 2007

Microsoft Office Project 2007 merupakan keluarga Office System 3007 yang di dalamnya sudah terintegrasi dengan aplikasi lainnya seperti Microsoft Excel 2007, Microsoft Visio 2007, Microsoft Word 2007, dan lain-lain. Microsoft Project 2007 hadir tidak sendirian, dia datang dengan Microsoft Project Professional Server 2007 dan Microsoft Project Server 2007. Microsoft Project Professional 2007 merupakan aplikasi biasa yang digunakan oleh para perencana dari komputer desktop, Laptop, atau komputer client. Outputnya bisa berupa file dalam komputer local dan bisa dipublikasikan ke sebuah server. Komputer server inilah yang digunakan sebagai tempat diimplementasikannya Microsoft Project Server 2007. Selain dengan keluarga Microsoft Office XP, 2003 maupun Microsoft Office System 20072007, Microsoft Project Server 2007 sudah terintegrasi dengan beberapa aplikasi canggih lainnya seperti Microsoft Excenge sebagai e-mail server dan Microsoft SQL sebagai database server. Agar Microsoft Project Server 2007 bisa digunakan dengan baik dan akan lebih terintegrasi lagi disarankan supaya Server yang digunakan untuk Microsoft Project Server 2007 sudah dijadikan AD (Active Directory) atau sudah dijadikan domain controler. Jadi dengan Active Directory ini semua pemakai atau user semua ketentuan dan otoritas dan haknya sudah diatur secara seksama dan terintegrasi dalam Active Directory tersebut. Microsoft Project Professional 2007 dan Microsoft Project Server 2007 merupakan aplikasi untuk pengelolaan suatu proyek. Hanya saja Microsoft Project Professional 2007 dijalankan di client dengan sistem operasi Microsoft Windows XP atau Microsoft Windows Vista. Sedangkan 120

Microsoft Project Server 2007 diinstalasi di komputer Server dengan sistem operasi Microsoft Windows Server 2000, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft Windows Server 2008. Microsoft Office Project Server 2007 jalan di atas program browser seperti Microsoft Explorer dengan cara memanggil URLnya, misalnya http://enu-projserv/pwa. Nama PWA di belakang nama komputer atau alamat domain adalah singkatan dari Project Web Access. Namun demikian Microsoft Office Project Server 2007 dan Microsoft Office Project Professional 2007 sama-sama aplikasi yang didesain khusus untuk mengelola manajemen proyek. Para penentu kebijakan, perencana, pemimpin proyek termasuk para eksekutif bisa mengatur, merencanakan, menyusun jadual, menentukan kapan suatu proyek dimulai dan akan berakhir serta menentukan biaya-biaya dapat dilakukan dengan mudah, cepat dan akuran hanya dengan menggunakan Microsoft Project 2007. Sebagai contoh, Anda akan merencanakan suatu proyek pembangunan laboratorium komputer, biaya yang diperlukan sekitar 2 milyar rupiah. Dengan dana sebesar itu, jika Anda seorang pemimpin proyek tentu harus mempresentasikan rencana biaya tersebut dihadapan pimpinan Anda. Nah dengan aplikasi manual mungkin pekerjaan Anda selain memerlukan waktu yang cukup lama, juga kurang prestisius di hadapan pimpinan Anda. Dengan berbagai argumentasi yang Anda sampaikan mungkin pimpinan masih kurang memahami mengenai rencana proyek yang akan dilakukan. Untuk itu Anda harus menyusun suatu proyek yang benar-benar canggih dan bisa dipertanggung jawabkan secara ilmiah dihadapan pimpinan Anda. Seorang perencana proyek yang baik akan menghitung semua kebutuhan untuk pembangunan laboratorium komputer tersebut. Mulai dari hardware yang diperlukan, software yang akan dipasang, tenaga kerja untuk proses instalasi, konsultan, dan tentu saja perlu juga diencanakan untuk pembelian bahan penunjang lainnya. Untuk mengatasi masalah tersebut solusinya adalah dengan memanfaatkan Microsoft Office Project Professional 2007. Apabila diperlukan bisa juga dipasang Microsoft Office Project Server 2007 di server Anda untuk mempublikasikan hasilnya. Semua kebutuhan perencanaan proyek apapun akan dihitung 121

secara lengkap, detail dan rinci. Dalam hal ini Anda sebagai seorang perencana hanya memasukkan komponen apa saja yang akan digunakan, selebihnya akan diproses secara otomatis oleh Microsoft Project Professional 2007.

Tools pada Ms. Project 2007

1. Task Task adalah item pendukung utama sebuah proyek atau jenis-jenis pekerjaan dalam suatu proyek. Suatu proyek 2. Duration Duration adalah jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Dalam pengisian duration, adalah default satuan waktu yang telah disediakan, antara lain:

3. Start Start adalah nilai tanggal dimulainya suatu pekerjan. Untuk pengisian kolom tanggal mulai, hanya dilakukan satu kali pada awal proyek. Adapun untuk tanggal mulai pekerjaan lin akan secara otomatis diisikan oleh software dengan acuan hitungan nilai duration yang dimasukkan. 4. Finish Finish adalah tanggal akhir pekerjaan yang akan terisi secara otomatis dengan perhitungan tanggal mulai (Start) ditambah lama pekerjaan (Duration). 5. Predecessor dan Successor 122

Predecessor merupakan hubungan atau keterkaitan antara satu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Misalnya: pekerjaan Pembuatan Pondasi baru dapat berjalan setelah pekerjaan Penggalian Tanah selesai. Maka pekerjaan penggalian Tanah adalah predecessor. Sedangkan pekerjaan Pembuatan Pondasi adalah successor. 6. Resources Penggunaan sumber daya baik sumber daya manusia maupun material dalam Microsoft Project disebut dengan resources. Istilah lainnya adalah overlocated (pemakaian yang melebihi kapasitas). Sebagai contoh: dalam suatu proyek hanya memiliki 1 orang tukng kayu, sementara dia harus melakukan 2 pekerjaan di 2 tempat yang berbeda. Microsoft Project akan memberi tanda khusus bila satu resources mengalami overlocated. 7. Cost Cost adalah biaya yang dipergunakan untuk menjalankan sebuah proyek. Perhitungan biaya dapat dilakukan per jam, harian, mingguan, bulanan atau dapat pula berupa biaya borongan. Untuk perhitungan biaya yang digunakan keseluruhan akan dihitung sendiri oleh Microsoft Project dengan catatan seluruh komponen kerja telah dimasukkan ke bagian masing-masing. 8. Gantt Chart Gantt chart adalah bentuk tampilan dari hasil kerja Microsoft Project dalam bentuk batang horisontal 3 dimensi yang menggambarkan masing-masing pekerjaan beserta durasinya. Selain itu, grafik ini menunjukkan hubungan antara pekerjaan satu dengan yang lainnya. 9. Baseline Baseline adalah suatu rencana baik jdawal maupun biaya yang telah disetujui dan ditetapkan. Baseline digunakan sebagai patokan dan perbandingan antara rencana kerja yang anda punyai dengan kenyataan di lapangan. 10. Tracking 123

Tracking adalah peninjauan hasil kerja di lapangan dengan rencana semula. Tracking dapat digunakan untuk membandingkan rencana dasar dengan kenyataan di lapangan. 11. Milestone Milestone digambarkan dengan nilai durasi 0, karena milestone hanya digunakan sebagai penanda dari serangkaian pekerjaan bahwa pada waktu tersebut pekerjaan telah usai.

Panduan

Manajemen

Proyek

Referensi

Cepat

Proyek 2007
1. Buat file Proyek baru Untuk membuat sebuah proyek kosong baru di Project 2007, klik New

pada menu File. Pada task pane Proyek Baru, klik Blank Proyek. Untuk membuat proyek baru dari template Proyek 2007, klik New pada menu File.

Pada task pane Proyek Baru, klik Pada komputer dan kemudian klik tab Template Proyek. Klik template yang Anda inginkan. Jika organisasi Anda menyimpan template di web, klik tab Template Enterprise. 2. Mengatur proyek mulai tanggal Pada menu Project, klik Informasi Proyek. Pada kotak Tanggal mulai, masukkan tanggal mulai proyek Anda. 3. Tentukan kalender proyek Pada menu Tools, klik Ubah Waktu Kerja. Mengidentifikasi bekerja dan tidak bekerja hari dan waktu untuk proyek Anda. 4. Simpan file proyek Pada menu Berkas, klik Simpan. Pada kotak File name, ketik nama proyek. Jika Anda mempublikasikan proyek untuk Microsoft Office Project, Server 2007 ketik nama proyek dan mencakup nilai untuk field kustom yang dibutuhkan oleh organisasi Anda.

Pada tahap perencanaan, Anda menyusun skema yang bisa diterapkan untuk mencapai tujuan proyek. Untuk melakukan ini, Anda mengidentifikasi milestone proyek, penyerahan, dan 124

tugas. Rencana ini bisa jadi pekerjaan struktur rincian Anda (WBS). Anda mengembangkan dan menyempurnakan jadwal, dan mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek tersebut. 1. Masukkan tugas Pada menu Lihat, klik Gantt Chart. Pada kolom Name Tugas, masukkan tugas. Tugas juga dapat mencakup tugas-tugas ringkasan, tonggak, dan item WBS. 2. Outline tugas Buat hierarki tugas Anda, termasuk tugas dan tonggak bawah ringkasan tugas, yang dapat mewakili fase atau divisi pekerjaan lain. Klik tugas (atau beberapa tugas), dan kemudian klik Indent atau tombol Outdent pada toolbar. 3. Masukkan jangka waktu yang Klik field Jangka waktu untuk tugas dan masukkan jangka waktu, misalnya, 4d ketik untuk menunjukkan 4 hari. Untuk menetapkan sebuah tonggak tanpa jangka waktu, 0D tipe. Untuk menunjukkan bahwa jangka waktu merupakan perkiraan, tambahkan tanda tanya, misalnya, 6d jenis?. Catatan mulai memasuki Hindari dan berakhir tanggal untuk tugas-tugas. Sebaliknya, masukkan durasi dan membiarkan Project 2007 secara otomatis ditetapkan tanggal tersebut, yang mungkin berubah tetap sebagai sumber daya yang ditugaskan untuk tugastugas. 4. Link tugas untuk menunjukkan hubungan Pilih tugas yang ingin Anda link, dan kemudian klik tombol Link Tasks di toolbar. Untuk mengubah jenis finish default-untuk-memulai ketergantungan, klik dua kali garis antara tugas-tugas yang ingin Anda ubah, lalu pilih link tugas dari daftar Type. 5. Buat deliverable Setelah proyek Anda sedang berlangsung, Anda bisa belajar bahwa proyek-proyek lain tergantung pada proyek Anda sebagai deliverable. Pada menu Berkolaborasi, klik Manage Deliverables. Hal ini memerlukan Microsoft Office Project Professional 2007. Tugas adalah asosiasi antara tugas-tugas khusus dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan mereka. Anda dapat menetapkan lebih dari satu sumber daya untuk tugas. Selain bekerja sumber daya (orang), Anda dapat menetapkan sumber daya material (seperti semen) dan sumber daya biaya (seperti perjalanan) untuk tugas-tugas. 125

1. Tentukan kolam sumber daya Pada menu Lihat, klik Resource Sheet. Dalam bidang Sumber Daya Name, ketik nama sumber daya yang akan Anda gunakan untuk proyek ini. Jika Anda menggunakan Project Professional, klik Build Tim dari Enterprise pada menu Tools untuk menambah sumber daya dari kolam sumber daya perusahaan. 2. Menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas Pada menu Lihat, klik Gantt Chart. Pilih tugas yang ingin Anda tentukan sumber daya. Klik tombol Assign Sumber Daya. Pada kotak dialog Resources Pilih, klik nama sumber daya, kemudian klik Pilih. Anda juga dapat menetapkan sumber daya untuk tugas menggunakan Formulir Tugas. Sedangkan pada tampilan Gantt Chart, klik Split pada menu Windows. 3. Masukkan jumlah sumber daya bekerja menghabiskan tugas Ketika tugas penjadwalan, manajer proyek terkadang lebih memilih untuk memasukkan jumlah pekerjaan (atau jumlah tenaga kerja) yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, bukan durasi untuk tugas. Memasuki pekerjaan penjadwalan mencerminkan dunia nyata. Untuk memasukkan jam kerja sumber daya ditugaskan untuk tugas, menambahkan kolom Kerja ke tampilan Gantt Chart. Di menu Sisipkan, klik Kolom. 4. Mengetahui jenis tugas Anda Segera setelah Anda menetapkan sumber daya, Project 2007 menentukan bagaimana untuk menjadwalkan tugas berdasarkan jenis tugas. Anda benarbenar akan melihat perubahan sebagai sumber daya jangka waktu yang ditugaskan untuk tugas-tugas. Bagaimana jenis tugas kerja Kerja, durasi, dan unit (% alokasi) ditentukan dengan rumus: Kerja = Jangka waktu * Unit. Dalam. . . Jika Anda merevisi bekerja. . . Jika Anda merevisi durasi. . . Jika Anda merevisi unit. . . Tetap unit perubahan tugas Kerja Jangka waktu Jangka waktu perubahan perubahan Tetap bekerja perubahan Jangka waktu Jangka waktu tugas Unit perubahan perubahan Tetap Tugas Unit Kerja durasi perubahan perubahan perubahan Pekerjaan Untuk mengatur jenis standar tugas untuk keseluruhan proyek, klik Opsi pada menu

Tools, kemudian klik tab Jadwal. Pada kotak tipe tugas Default, pilih Unit Tetap (default), Durasi Tetap, atau Kerja Tetap. 126

Untuk mengubah jenis tugas untuk tugas individu, pilih tugas, kemudian klik

tombol Tugas Informasi. Klik tab Advanced, dan kemudian di kotak tipe Task, klik jenis tugas yang ingin Anda buat.

5. Mengidentifikasi faktor yang mempengaruhi jadwal tugas Anda dapat menggunakan Project 2007 untuk membantu Anda memahami bagaimana perubahan pada satu tugas dapat mempengaruhi sisa proyek dan untuk melacak perubahan jadwal. Pada menu Lihat, klik Tampilkan Ubah Highlighting. Anda dapat melihat penjadwalan tugas yang lebih rinci dan mengubah informasi menggunakan driver tugas. Pilih tugas dan kemudian klik Tugas Drivers. Buat dasar atau rencana sementara sehingga nantinya Anda dapat membandingkan anda up-to-date jadwal data dasar Anda. Menyimpan rencana awal memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan memecahkan perbedaan dan rencana yang lebih akurat untuk proyek-proyek masa depan yang sama. 1. Simpan rencana dasar Setelah rencana proyek anda kokoh di tempat untuk tanggal selesai, anggaran, dan ruang lingkup, Anda dapat mengirimkan rencana untuk mendapatkan persetujuan. Setelah disetujui, menyimpan rencana awal. Pada menu Tools, arahkan ke Pelacakan dan kemudian klik Set Baseline. 2. Lihat data dasar dalam tampilan Gantt Chart Pada menu Lihat, klik Pelacakan Gantt. Di daerah grafik, informasi dasar ditunjukkan sebagai lebih rendah dari dua batang Gantt untuk setiap tugas. 3. data baseline Lihat di meja Pada menu View, pilih Table, kemudian pilih Varian. Tabel ini mencakup kolom untuk mulai baseline dan varians dan selesai. Memperbarui kemajuan proyek Anda adalah satu-satunya cara untuk memastikan tetap pada jalur sebagai pekerjaan dilakukan. Fokus pada saat ini ada di mengelola perubahan, update jadwal, pelacakan kemajuan, dan mengkomunikasikan informasi proyek. Catatan Project 2007 trek tiga set tanggal: saat ini, dasar, dan aktual. Ketika Anda pertama kali mengatur dasar, saat ini = baseline. Ketika suatu tugas 100% selesai, saat ini = sebenarnya. 127

Baseline, saat ini, dan nilai yang sebenarnya ada untuk tanggal awal, tanggal selesai, durasi, biaya, dan bekerja. 1. Mengelola perubahan Mengelola perubahan melibatkan memodifikasi jangka waktu, tanggal, ketergantungan, tugas sumber daya, atau tugas berdasarkan perubahan yang diminta atau informasi baru. Jauhkan bidang saat ini up to date dan membandingkannya dengan baseline. 2. Track tanggal aktual dan durasi Hal terbaik untuk memutuskan metode tunggal untuk pelacakan kemajuan. Anda dapat memasukkan persentase yang lengkap, mulai aktual dan tanggal selesai, dan sisa jangka waktu yang aktual, atau kerja aktual dan yang tersisa. Pilih tugas yang ingin Anda masukkan kemajuan yang sebenarnya. Pada menu Tools, arahkan ke Pelacakan, dan kemudian klik Update Tugas. Pada kotak dialog Update Tasks, masukkan data kemajuan dalam bidang yang sesuai dengan metode pelacakan Anda. 3. Track jam aktual dan biaya Jika Anda ingin memasukkan jam kerja aktual dan sisanya atau biaya, gunakan tabel pelacakan. Pada menu View, pilih Table, kemudian klik Pelacakan. Masukkan data kemajuan dalam Undang-Undang. Kerja atau Undang-Undang. Biaya kolom untuk tugas. Anda juga dapat menggunakan tabel pelacakan untuk memasukkan persen lengkap, mulai aktual dan tanggal selesai, dan aktual dan sisa durasi. Menjaga para pemangku kepentingan dan anggota tim up-to-date pada kemajuan proyek dengan menyediakan mereka dengan akses ke pemandangan online atau cetak dan laporan. Project 2007 menyediakan banyak cara untuk mencetak dan mendistribusikan informasi proyek baik informasi rinci dan ikhtisar cepat dan efisien. 1. Format tampilan untuk mencetak Pada menu Format, klik Styles Teks atau Bar Styles untuk mengatur gaya yang akan berlaku untuk banyak tugas. Atau, pada menu Format, klik Font atau Bar ke format elemen individu untuk tugas tertentu. Klik skala waktu, Gridlines, atau Layout pada menu Format untuk mengubah aspek-aspek tampilan yang aktif. 2. Cetak pandangan sebagai laporan Mengatur tampilan aktif dengan cara yang Anda ingin terlihat bila dicetak. Pada menu File, klik Print Preview untuk memeriksa tata letak tampilan. Untuk mencetak tampilan, klik Print. 128

3. Menghasilkan laporan Pada menu Laporan, klik Visual Laporan untuk melihat data proyek anda dalam laporan PivotTable di Microsoft Excel 2007 dan PivotDiagram pandangan Office pada Microsoft Office Visio Professional 2007. Anda juga dapat melihat laporan dasar yang tidak memerlukan Excel atau Visio. Pada menu Laporan, Laporan klik. Double-klik kategori laporan, kemudian klik dua kali laporan standar. Masukkan informasi yang diminta. Sebuah preview laporan muncul. Untuk mencetak laporan, klik Print. 4. Tambah field (kolom) ke meja Klik di manapun dalam kolom sebelah kiri di mana Anda ingin menyisipkan kolom baru. Di menu Sisipkan, klik Kolom. Pada kotak nama Field, klik nama field yang ingin Anda tambahkan sebagai kolom baru. 5. Tampilan Customize Pada menu Lihat, klik Views More. Klik New atau Edit. Pada kotak dialog Definition View, tentukan tabel, kelompok, dan filter yang ingin Anda gunakan untuk mendefinisikan view. 6. Sesuaikan tabel Pada menu View, pilih Table, kemudian klik Tabel More. Klik New atau Edit. Pada kotak dialog Tabel Definisi, tentukan informasi yang ingin Anda sertakan dalam tabel. 7. Kelompok Customize Pada menu Project, arahkan ke Grup oleh, dan kemudian klik Grup More. Klik New atau Edit. Pada kotak dialog Definition Group, menentukan bagaimana Anda ingin informasi grup proyek. 8. Filter Customize Pada menu Project, arahkan ke Difilter untuk dan kemudian klik Filter More. Klik New atau Edit. Pada kotak dialog Definisi Filter, menentukan bagaimana Anda ingin menyaring informasi proyek. Hanya karena proyek Anda hampir selesai tidak berarti bahwa pekerjaan Anda selesai. Anda masih perlu untuk menyelesaikan rincian apapun tugas akhir dan memperoleh penerimaan pelanggan deliverable final. Melakukan "pelajaran yang dipelajari" sesi, merekam informasi tentang daerah untuk perbaikan dan praktik terbaik. Membuat update terakhir dengan rencana proyek. Akhirnya, arsip rencana proyek sesuai dengan pedoman organisasi Anda.

129

1. Visio

Membuat laporan akhir Pada menu Laporan, klik Laporan Visual untuk melihat Professional 2007.

data proyek anda dalam laporan PivotTable di Excel 2007 dan pandangan PivotDiagram di Anda juga dapat melihat laporan dasar yang tidak memerlukan Excel atau Visio. Pada menu Laporan, Laporan klik. Double-klik kategori laporan, kemudian klik dua kali laporan standar. Masukkan informasi yang diminta. Sebuah preview laporan muncul. Untuk mencetak laporan, klik Print. 2. Simpan sebagai template proyek Setelah menyelesaikan suatu proyek, Anda harus

memanfaatkan apa yang telah Anda pelajari dalam proyek ini dengan membuat sebuah template untuk proyek-proyek masa depan. Pada menu File, klik Save As, dan kemudian dalam kotak Save As Type, klik Template.

130

III. Tutorial Menggunakan Microsoft Project A. Menjalankan Microsoft Project

Lembaran task Sheet pada tampilan Gantt Chart terdiri dari field-field : 1. Task Name : nama kegiatan atau tugas 2. Duration : waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan 3. Start : data tanggal kapan kegiatan tersebut di mulai 4. Finish : otomatis akan terisi mengenai kapan kegiatan tersebut akan selesai jika sudah ditentukan durasi dari kegiatan tersebut. 5. Predesessor : suatu kegiatan yang harus dimulai atau selesai sebelum kegiatan pada baris ini dilaksanakan. Contoh : jika kegiatan B terkait hubungan dengan kegiatan A, maka kegiatan A dikatakan sebagai Predesessor bagi kegiatan B, dan kegiatan B sebagai successor bagi kegiatan Dari kasus dibawah ini,

131

untuk melihat nilai ES, EF, LS, LF, FF dan TF dapat dilakukan menukar lembar kerja untuk Gantt Chart yang dapat disesuaikan dengan kolom isiannya dengan cara : 1. Menu View, Table: Entry, pilih Schedule (untuk melihat Float, dlm Ms. Project Float = Slack) 2. Menampilkan Lintasan Kritis : menu Format, Text Styles > pada Item to Change pilih Critical Task; pada Color pilih warna. Format > Gantt Chart Wizard atau pilih Icon Gantt Chart Wizard > pilih critical path > tekan Finish > format it dan Exit Wizard. Untuk membuat garis kolom pada diagram bar, pilih menu Format > Gridlines, pilih minor columns dan isi type dengan jenis garis > OK. 4. Untuk menukar tampilan penanggalan atau memperkecil tampilan grafik Gantt Chart : menu format > timescale, lalu rubah label S.M.T menjadi 1,2,? . Untuk

132

memperkecil

pada

size

diubah.

B. Menjadwal Lebih Logis

Mengelompokkan Pekerjaan (Outline) Outline Pekerjaan adalah suatu metode untuk mengelompokkan pekerjaan ke dalam sebuah

pokok pekerjaan yang lain. Pekerjaan pokok /utama biasa disebut dengan Summary Task, sedangkan kegiatan rinci atau bagian bagian kegiatan disebut Sub Task. Pekerjaan yang tidak di beri perintah Indent akan dianggap Summary Task atau kegiatan utama, yang ditandai warna lebih tebal dan tanda minus (-). Caranya : - Klik pada pekerjaan yang akan dijadikan sebagai pekerjaan 133

rinci atau bagian - Pilih Menu Project > Outline kemudian pilih Indent. - Untuk membuat pekerjaan Utama, Pilih Menu Project > Outline kemudian pilih Outdent. Jenis Hubungan Antar Pekerjaan Hubungan antar pekerjaan dalam sebuah proyek tidak semua sama. Ada pekerjaan yang dikerjakan sebelum pekerjaan lain selesai. Ada juga pekerjaan yang mulainya harus bersamaan atu selesainya harus bersamaan. Hubungan ketergantungan antar pekerjaan dibedakan dalam beberapa macam : 1. Finish to Start (FS) Hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan boleh dilaksanakan

setelah pekerjaan lain selesai. 2. Finish to Finish (FF) Suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan harus selesai

bersamaan dengan pekerjaan lain. 3. Start to Start (SS) Suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan harus dimulai

bersamaan dengan pekerjaan lain. 4. Start to Finish (SF) Suatu hubungan ketergantungan dimana suatu pekerjaan baru boleh selesai setelah pekerjaan lain mulai dikerjakan.

Hubungan Lag Time dan Lead Time 1. Lag Time merupakan tenggang waktu antara selesainya suatu pekerjaan dengan dimulainya pekerjaan lain. Simbol : (+) atau % Contoh : 1. Predesessor : 2FS + 2d, artinya pekerjaan pengecatan bisa dilaksanakan 2 hari setelah

pekerjaan plesteran selesai. 2. Lead Time merupakan penumpukan waktu antara selesainya suatu pekerjaan dengan dimulainya pekerjaan lain. Simbol : (-) atau % Contoh : 2FS-2d, artinya pekerjaan 134

plesteran

harus

dimulai

hari

sebelum

pemasangan

genting

selesai.

Menentukan Tanggal Proyek

Untuk menentukan tanggal proyek dapat dilakukan dengan cara : - Menu Project > Project Information. - Pada Star date > rubah tanggal sesuai dengan tanggal dimulai proyek. Sehingga Ms. Proyek akan menghitung sendiri kapan proyek akan berakhir sesuai jumlah dan durasi kegiatan. Finish Date, yaitu tanggal berakhirnya proyek. Baris ini belum aktif, cara mengaktifkannya : Schedule From harus diubah menjadi Project Finish Date sehingga dapat diubah tanggal selesainya. Tetapi Start Date tidak aktif. Sehingga tidak perlu diubah. - Current Date, tanggal saat dibukanya file. - Status Date, NA (non active) - Calender, defaultnya : standar - Priority: prioritas proyek. Selain tanggal mulai dan selesai, masukan nama proyek, dengan cara : - Menu File > Propertise. - Pada Label Summary isikan data pada : - Title : Pembangunan? Subject : .., Pembuatan? .,Author : Putri, Manager :? Company :? Command : Dikerjakan di teluk Bayur. , ., Menentukan Hari Kerja

Microsoft Project memuat peraturan-peraturan hari kerja dan hari-hari libur. Terlihat bahwa hari Sabtu dan Minggu adalah hari libur. Aturannya 5 hari kerja, Senin sampai Jumat dengan jam kerja 08.00 - 12.00 dan 13.00 - 17.00. Jika 7 hari kerja maka harus merubah hari kerja dengan cara : - Menu Tools > Change Working Time. Pada hari Sabtu dan Minggu berwarna abu-abu berarti tidak kerja. - Klik dengan tekan Ctrl pada Sabtu dan Minggu, lalu aktifkan nondefault working time. Sehingga Sabtu dan Minggu berwarna putih yang artinya hari kerja. - Untuk menentukan hari libur dengan cara klik pada tanggal, kemudian tekan nonworking time. 135

Menentukan Jam Kerja

Untuk hari Jumat, blok hari Jumat, lalu rubah jam kerjanya untuk istirahat dimulai jam 11.30 AM (Ingat untuk merubah PM menjadi AM), lalu dimulai kerja kembali 1.30 PM dan berakhir jam 6.00 PM. Setelah prosedur diatas dijalankan, ubah jam kerja perminggu dan perbulannya dengan menekan option dan menyesuaikan jam perminggunya. - week starts on : Sunday - fiscal year start in : April - Default start time : 8.00 AM - Default end time : 5.00 PM hours per day : 8.00 - hours per month : 56.00 - dat per month : 30 Kasus I : Hitunglah waktu pelaksanaan kegiatan di bawah ini, tanggal mulai 1 Mei 2008. menggunakan 7 hari kerja, untuk hari Jumat bekerja mulai jam 8 istirahat mulai jam 11.30 s/d jam 13.30 akan tetapi selesai jam 6, sehingga jam kerja tetap 8 jam. Tentukan lintasan kritisnya.

Kasus II : terkadang yang diketahui bukan hubungan ketergantungan sebelumnya (Predecessor), akan tetapi yang diketahui adalah hubungan sesudahnya (Successor). Bila 136

menggunakan waktu 7 hari kerja dan dimulai pada 1 Mei 2008. Hitung waktu pelaksanaan kegiatan dan lintasan kritisnya.

Cara merubah judul kolom, klik 2x pada judul kolom, pada Column Definition > rubah Title dengan judul yang kita kehendaki. Cara Predecessor menjadi Successor adalah : pada Column Definition > Field Name, pada Predecessor diganti Successor. - kemudian masukkan ketergantungannya seperti biasa. Organisasi Kegiatan

Untuk proyek-proyek yang berskala besar biasanya mempunyai master schedule yang mengelompokkan kegiatan proyek menjadi beberapa kegiatan induk. Mengelompokkan proyek menjadi beberapa bagian dari masing-masing kelompok kegiatan induk tersebut dibust sub-sub kegiatan. Sub-kegiatan disebut Subordinate Task sedangkan kelompok kegiatan induk disebut Summary Task. Kelompok kegiatan yang besar disebut Summary Task dan sub-kegiatan disebut subordinate task. Misalnya sebuah proyek terdiri dari kegiatan : 1. Kegiatan Persiapan 2. Kegiatan Pondasi, dst. Kegiatan yang disebut diatas adalah kegiatan besar dan sebagai sub kegiatan adalah rincian dari kegiatan tersebut misalnya kegiatan persiapan rinciannya adalah : 1. Kegiatan persiapan pembersihan lapangan membuat gudang bouplank dan pengukuran Kasus III: Sebuah

137

proyek

ruko

berlantai

2,

dengan

jenis

kegiatan

sebagai

berikut

Penyelesaian Kasus : 1. tentukan tanggal mulai proyek (start date 1 Oktober 2009). Tentukan hari kerja menjadi 7 hari kerja (Sabtu, Minggu kerja). 2. masukkan kegiatan no. 1 sampai 4. untuk mendefinisikan sebuah kegiatan sebagai sub-kegiatan adalah sebagai berikut : sorot tugas yang akan dijadikan tugas rincian (2 sampai 4). Klik icon Indent atau menu Project, Outlining, Indent. 138

lanjutkan nomor berikutnya dan lakukan hal yang sama. 4. apabila suatu kegiatan ingin dijadikan summary task dilakukan dengan meng-klik icon outdent, atau menu Project, Outlining, Outdent. 5. tentukan kegiatan-kegiatan kritis yang terjadi. 6. terlihat didepan pekerjaan pondasi terdapat tanda (-). Kita dapat menyembunyikannya dengan klik tanda tersebut, sehingga berubah menjadi (+). Untuk memperlihatkan kembali klik tanda tersebut. Sub kegiatan nantinya akan ditampilkan menjorok ke dalam. 7. Untuk menampilkan nomor outline, pilih tools, option, pada bagian view, aktifkan (cecklist) Show Outline number.

Milestone

Milestone diartikan sebagai tonggak atau pertanda, biasanya diletakkan pada suatu posisi pekerjaan agar mudah diketahui. Milestone tidak mewakili suatu aktiftas yang berdurasi nol, melainkan digunakan sebagai petunjuk suatu perkembangan proyek.misalnya suatu aktifitas harus selesai tanggal tertentu.

Constaint Task

Suatu proyek etrtentu seringkali dihadapkan pada batasan-batasan tertentu dimana suatu kelompok kegiatan harus selesai pada tanggal tertentu. Ada beberapa tipe batasan : 1. As late as possible : kegiatan harus diundur selama mungkin. 2. As soon as possible : menetukan suatu kegiatan untuk segera dilakukan tanpa batasan. 3. Finish no earlier than : kegitan tersebut tidak boleh diselesaikan sebelum tanggal yang ditentukan. 4. Finish no later that : kegiatan tersebut harus selesai tepat pada atau sebelum tanggal yang ditentukan. 5. Must Finish On :kegiatan tersebut harus selesai tepat pad tanggal yang ditentukan. 6. Must Start on : kegiatan tersebut harus mulai tepat pada tanggal yang ditentukan. 7. Finish no later that : kegiatan tersebut harus dikerjakan tepat pada atau sebelum tanggal yang ditentukan.

139

8. Finish no earlier that : kegitan tersebut tidak boleh dilaksanakan sebelum tanggal yang ditentukan (boleh setelah tanggal yang ditentukan). Misalkan pada kasus 3 diatas, user menginginkan Desain Sistem harus siap sesuai rencana (30 November 2009). Ini berarti Desain Sistem harus selesai pada tanggal 30 November 2009. 9. Perhatikan lintasan kritis yang terjadi. Bila ada kejadian khusus sebaiknya diletakkan suatu milestone. 10. Sisipkan (insert) milestone pada baris ke 23 dengan kegiatan ? Desain sistem harus selesai dengan durasi nol (secara otomatis akan didefinisikan sebagai milestone. Lalu lakukan link dengan kegiatan terakhir Desain Sistem yaitu Pengembangan Program dan Prosedure (22) atau pada beris ke 23 predesessornya 22. 11. Kemudian letakkan kursor pada baris ke 23, lakukan double klik atau tekan F2 sehingga muncul menu task information. 12. Pada menu pilih advanced, tukar constrain type dengan Must Finish On, tentukan constrain date dengan tanggal 30 November 2009. nantinya ada planning wizard pilih continue, A must finish on. 13. Setelah prosedur dijalankanakan muncul kegiatan-kegiatan kritis baru pada kegiatan Desain sistem, dimana semula kegiatan tersebut tidak kritis. Ini disebabkan karena tanggal selesainya kegiatan Desain Sistem telah ditentukan, maka perhitungan ke belakang untuk pekerjaan Desain Sistem dihitung dari tanggal milestone bukan lagi dari tanggal Late Finish Desain Sistem. F. Sumber Daya (Resource Sheet) Dalam suatu proyrk, tenaga kerja yang dipergunakan mempunyai porsi biaya yang terbesar, sehingga harus diperhatikan agar tidak terjadi pemborosan. Ada hari tertentu dimana tenaga kerja tidak mempunyai tugas, sedangkan pada hari lain diperlukan

140

banyak pekerja tetapi hanya untuk waktu yang pendek saja, sehingga grafik kebutuhan tenaga kerja

kerja naik turun (fluktuasi). Pada gambar telihat : Periode pertama : kebutuhan tenaga kerja besar 50 Periode pertama kebutuhan tenaga kerja sedikit 30 Kelebihan sumber daya sebanyak 20 orang Untuk menghindari pemborosan biaya tenaga kelebihan pada periode pertama, diberhentikan karena tidak mungkin tidak bekerja tetapi tetap di bayar. Tetapi pada periode ke 3 kembali kebutuhan tenaga meningkat. Hal ini tidak dapat dibenarkan karena tenaga kerja yang telah diberhentikan belum tentu mau bekerja kembali atau mungkin sudah atu bekerja di tempat lain sehingga kan kekurangan sumber daya (kebutuhan 40 orang yang tersedia pada periode sebelumnya 30). Kondisi sumber daya yang belum diratakan tersebut tidak menguntungkan.dengan kondisi ini perusahaan hanya mempunyai dua pilihan yaitu : memindahkan tenaga kerja dari satu proyek ke proyek lain setiap saat dibutuhkan atau menanggung kerugian karena tetap membayar tenaga kerja meskipun tanpa tugas.

141

Cara yang terbaik adalah : apabila jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan adalah meningkat dari awal proyek atau rata ataupun banyak kemudian sedikit-demi sedikit menurun bisa juga naik kemudiantidak turun, jangan naik turun naik turun.

Aturan Perataan

Untuk mendapatkan grafik tenaga kerja yang baik kita dapat mengatur atau menyesuaikan kembali jadwal kegiatan, kegitan yang berada pada jalur kritis jangan diganggu dikarenakan akan menyebabkan bertambahnya waktu akhir proyek. Penyesuaian hanya dilakukan pada kegiatan tidak kritis, dan itu pun hanya dengan memundurkan atau memajukan sesuai waktu tunda (float). Contoh Kasus : Sebuah proyek dengan jenis kegiatan A s/d H mempekerjakan 25 pekerja setiap harinya.

142

Terlihat pada grafik untuk hari 1 dan ke 2 membutuhkan 40 pekerja, pada hari ke 3 hingga ke 5 jumlahnya hanya 25, pada hari ke 6 hingga hari ke 9 kebutuhan kembali meningkat dan pada hari ke 10 hingga ke 15 menurun kembali. Untuk itu perlu dilakukan perataan sumber daya dengan cara menggeser-nggeser kegiatan yang tidak dalam keadaan kritis, sementara yang kegiatan kritis jangan dipindahkan (A, D, F, dan H) bila dipindahkan akan menyebabkan bertambahnya waktu akhir.

143

Pemindahan kegiatan dilakukan pada kegiatan C : semula 1-2 menjadi 6-7, akibatnya kegiatan E berubah karena keterkaitan E terhadap C. kegiatan kedua yang dipindah adalah G : semula 6-9 menjadi 12-15. Penyelesaian secara komputerisasi

Untuk menyelesaikan dengan cara computer dilakukan dengan cara : o Memasukkan data pada kasus diatas dan tentukan mulai proyek (start date 1 Maret 2009). o Masukkan kegiatan, durasi dan ketergantungan. Mengisi Lembar Kerja Resource Sheet

Untuk memasukkan sumberdaya terlebih dahulu tukar tampilan Gantt Chart menjadi Resource Sheet yaitu dengan cara menu View > Resource Sheet. Pada lembaran kerja sumberdaya ini terdiri dari beberapa kolom yaitu : - Resource Name : yaitu nama sumberdaya dapat berupa tenaga, misalnya tenaga kerja, peralatan, sub kontraktor, pemasok dan material misalnya semen, pasir, dll. - Type : adalah untuk menntukan apakah sumberdayanya termasuk work atau material. Material Label : yaitu untuk menentukan satuan sumberdaya, jika material maka zak, m3. jika sumberdayanya work maka kolom ini tidak aktif. - Initials yaitu awal atau singkatan nama sumberdaya. - Group bila ingin mengelompokkan sumberdaya. - Max. Unit : yaitu jumlah terbanyak sumberdaya tersedia, untuk material kolom ini tidak aktif. - Std rate, Ovt rate, Cost/Use, Accrue At, Base Calender dan Code nanti akan dibahas pada kasus biaya. Mengubah Satuan Harga Resource Sheet 144

Ketika PEKERJA pada Resource Name dan tentukan Max. Unit 25, bila yang terjadi adalah 25%, maka terlebih dahulu rubah menu Tools > Option > pilih Schedule rubah Show Assignment Unit as a menjadi Decimal. Menyusun Resource Sheet

Untuk Memasukkan sumberdaya ke tiap-tiap kegiatan dilakukan dengan : - Kembali ke tampilan Gantt Chart kemudian pilih Icon Assign Resource dan muncul menu sumberdaya. Letakkan kursor pada kegiatan A, kemudian isi pada menu Assign Resource jumlah tenaganya. Lakukan hal yang sama untuk kegiatan berikutnya sampai selesai. - Untuk melihat grafik sumberdaya dengan mengubah tampilan menu View > Resource Graph. - Terlihat pada grafik terjadi kekurangan sumberdaya, sementara yang tersedia hanya 25 orang, sehingga perlu dileveling (diratakan) dengan cara : a. Kembali ke tampilan Gantt Chart b. Menu Tools > Level Resources, pilih Level Now dan OK. c. Pada menu Level Now, pilih OK. d. Nantinya akan terlihat berpindahnya kegiatan yang tidak kritis dan tampilan Resource Graphnya telah rata menjadi maksimum 25 orang. Hubungan Sumberdaya dengan Durasi

Dalam menentukan durasi atau waktu suatu kegiatan harus memperhatikan pengalaman keberhasilan kegiatan tersebut di masa lalu, batasan-batasan yang mungkin ada dalam pengerjaan kegiatan tersebut, misalnya batasan cuaca atau kemampuan, keterampilan serta keberadaan sumberdaya yang akan digunakan. Satuan durasi kegiatan dapat dihitung berdasarkan kalender kerja, tetapi ada beberapa kegiatan yang membutuhkan durasi waktu berdasarkan perhitungan waktu tertentu : - Fixed Duration : kegiatan tersebut akan selesai setelah waktuyang telah ditentukan berakhir, penambahan sumberdaya tidak akan mempengaruhi cepat selesainya kegiatan tersebut. - Fixed Units : ini adalah kondisi defaultnya dimana kegiatan tersebut akan selesai setelah Volume/ sasarannya telah selesai, waktu kegiatan tersebut akan berubah apabila sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan tersebut berubah. - Fixed Work : kegiatan ini akan berakhir apabila waktu kontrak kerja telah habis, walaupun kegiatan tersebut(volume atau sasarannya) belum selesai. Microsoft Project dalam meleveling hanya meleveling apabila terjadi kelebihan beban pekerja dan terkadang hasil levelingnya tidak sesuai dengan kehendak perencana misal pada kasus dibawah ini. 145

Diketahui jumlah sumberdaya yang tersedia 7 unit mulai proyek tanggal 1 April 2009 dan 7 hari

kerja, ratakan sumberdayanya. Penyelesaian Kasus

Penyelesaiannya dilakukan dengan memasukkan data ke Microsoft Project. Pada Resource Graph terlihat bahwa sumberdaya yang dibutuhkan masih terjadi naik-turun. Karena tidak ada yang mengalami kelebihan pemakaian sumberdaya pada tiap hari, maka Microsoft Project tidak dapat melevelingnya. Jika di coba meleveling seperti kasus sebelumnya hasilnya kan tetap seperti di atas. Agar kebutuhan sumberdaya sesuai dengan keinginan kita, maka kita dapat melakukan leveling secara manual yaitu dengan menggeser-geser kegiatan yang non kritis di dalam ruang senggangnya (float). Caranya adalah : 1. Kembali ke tampilan Gantt Chart, dari menu Format > Gantt Chart Wizard, pada step ke dua pilih Custom Gantt Chart > next > sampai step ke 8 pilih Total Slack, Finish. 2. Pada kegiatan CC terlihat garis hitam yang menandakan batasan waktu senggangnya (slack). 3. Bagi dua lembaran kerja Gantt Chart dengan cara memilih menu Windows > Split, sehingga layer kerja terbagi dua.

146

4. Tukar bagian bawah dengan resource graph dengan cara mengklik kursor pada lembar kerja bagian bawah kemudian pilih menu View > Resouce Graph. 5. Geser kegiatan CC kebelakang misalnya semula tanggal 3 - 5 menjadi 7 - 9. Bila tampil menu planning wizard yang memperingati apakah hubungan

ketergantungannya akan diputus, maka pilih Keep the Link atau tetap berhubungan. Sehingga sumberdaya akan berubah. - Kondisi grafik diatas lebih baik dari pada grafik sebelumnya yang mnaik turun. Kondisi ini masuk dalam kategori semula sedikit kemudian membutuhkan jumlah yang banyak dan berakhir dengan pengurangan sumberdaya.

IV. Tutorial Cara Menampilkan Kurva S Pada Microsoft Project 2007

1. Siapkan file Microsoft project yang ingin ditampilkan

147

2. pilih menu report lalu pilih visual report, lihat gambar dibawah

3. ikuti langkah-langkah seperti gambar dibawah ini, yakni pilih cashflow report, ganti parameter

148

week

menjadi

day,

lalu

tekan

view

4. secara otomatis akan terbuka program microsost excel, pada tutorial ini microst excel yang saya gunakan adalah versi 2003, mungkin jika anda menggunakan versi 2007 akan ada sedikit perbedaan, close aja kotak dialog pivot table

149

5. atur data yang ingin ditampilkan, yakni cumulative cost saja,yang lain di non aktifkan

150

6. atur juga parameter year lalu buka masing quarter, buka juga week, lalu aktifkan seluruh cek list day pada masing-masig ceklist week

7. ubah format table excelnya, ikuti langkah berikut

151

8.

jika

benar

akan

tampil

seperti

gambar

dibawah

ini,

9. selesai 152

153

V. 10 Langkah Efektif Penjadwalan di Microsoft Project

1. Tentukan kalender proyeknya, dari sini anda dapat mengatur jam kerja, hari libur, semingu masuk berapa kali dan lain2, cara menentukan melalui menu tools change working time

2. Masukan task namenya (nama-nama pekerjaan yang ingin di jadwal), biasanya hampir sama dengan nama-nama pekerjaan pada perhitngan RAB,

154

3. Masukan nilai durasi, durasi itu lama/waktu dari perkerjaan yang di jadwal tsb, 4. Menentukan Resource-Resource yang di gunakan, resoure adalah sumber daya, sumber daya ada 2 macam, yaitu berupa tenaga dan material, tenaga seperti pekerja, tukang, mandor, dan lain-lain, kalau material seperti semen, pasir, batu kali dan lain-lain.

5. Memasukan Resource-resource yang telah ditentukan diatas kedalam masingmasing pekerjaan

155

6. Menentukan Relationship, relation ship itu adalah hubungan ketergantungan, misalnya, pekerjaan pondasi dikerjakan setelah pekerjaan galian, atau setelah pekerjaan galian mau ngerjakan apa? nah, dilangkah inilah anda menentukannya.

7. Optimasi, optimasi iku seperti ngecek yang namanya overlocation resource, over location resource itu adalah kelebihan tenaga yang di butuhkan dari pada yang 156

tersedia, misalnya anda cuma punya tukang 3, tapi dilapangan butuh 5, nah itu lo yang dimaksud overlocation resource, 8. Membuat Baseline/menyimpan sechedule rencana diatas. Langkah 1 sampai 7, itu sama saja anda sedang membuat sechedule rencana, setelah itu baru kita simpan, cara nyimpannya disebut dengan membuat base line

9.

Membuat Progres, yaitu membuat kemajuan proyek, misalnya, pekerjaan ini sudah selesai berapa persen.

157

10. Membuat Report, report dibagi 2, ada yang berupa table dan graphic, kalau table, bisa dipilih melalui view - report, tapi jika graphic, nanti anda mendapatkan kurva S,

158

Penutup
Kesimpulan
Bahwa sesungguhnya Microsoft office itu sangat beragam. Dari pengolah kata, angka, presentasi hingga pembangunan proyek. Banyak tools-tools yang terdapat di dalam aplikasinya, sangat mudah digunakan dan juga dapat banyak bermanfaat untuk membantu dalam pengeraan tugas kita sehari-hari.

Saran
Semoga dengan adanya Microsoft office ini, dapat membantu kita dalam mengerjakan tugas kita dengan bantuan office ini. Dan semoga kedepan dapat meningkatkan lagi kualitas tampilan dan tools-tools yang terdapat di aplikasinya.

159

Daftar Pustaka
Ariestadi, Dian, 2008, Teknik Struktur Bangunan Jilid 1 untuk SMK, Jakarta : Pusat Perbukuan Departemen Pendidikan Nasional, h. 60 62. http://aaheroe.info http://gurumuda.com/bse/aplikasi-program-ms-project-dalam-teknik-bangunan http://office.microsoft.com http://office.microsoft.com/training http://view-code.com/berita-148-tutorial-menggunakan-microsoft-project.html http://www.anneahira.com/sejarah-ms-word.htm http://argajogja.blogspot.com/2008/10/10-langkah-efektif-penjadwalan-di.html http://computer1001.blogspot.com/2008/12/cara-menaruh-animasi-flash-di-slide.html http://computer1001.blogspot.com/2009/01/membuat-daftar-isi-table-of-contents-di.html http://suryana77.wordpress.com/2009/07/02/sejarah-microsoft-word/ http://computer1001.blogspot.com/2009/07/5-trik-membuat-kolom-di-word-2007.html http://argajogja.blogspot.com/2010/08/tutorial-cara-menampilkan-kurva-s-pada.html

160