MODUL 1

PENGENALAN MICROSOFT ACCESS

1.1 TUJUAN

Tujuan modul ini adalah:

− Mengenal Microsoft Access sebagai desktop DBMS.
− Mengenal konsep dan lingkungan Access.
− Mahasiswa dapat mengenal dan menggunakan tipe data.
− Mahasiswa dapat membuat dan melakukan relasi antar tabel
− Mahasiswa mampu mengisi, mengakses dan memanipulasi data.

1.2 TEORI

1.2.1 Konsep Dasar

Database adalah sekumpulan informasi atau data yang saling berhubungan yang
diorganisir untuk tujuan tertentu. Informasi atau data yang dioleh tersebut
disimpan dalam sebuah file dengan ekstensi MDB (Microsoft Database Access).
Access adalah salah satu software RDBMS (Relational Database Management
System) dalam RDBMS semua data disimpan dalam tabel-tabel, dimana sebuah
tabel menyimpan informasi mengenai sebuah subyek tertentu. Dengan RDBMS,
sebuah database akan dengan mudah dikelola walaupun jumlah datanya banyak
dan kompleks.

Sebuah database tersusun dari:

- FILE; kumpulan record-record yang sejenis yang mempunyai panjang elemen
yang sama, atribut yang sama, namun berbeda data valuenya.
- RECORD; kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan
tentang sutau entity secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau
informasi tentang seseorang misalnya, nomor karyawan, nama karyawan,
alamat, kota, tanggal masuk.
- FIELD; adalah kumpulan dari data value yang sejenis.
- DATA VALUE; nilai data.

1.2.1 Mengoperasikan Microsoft Access

Untuk memulai Microsoft Access, aktifkan menggunakan perintah sebagai

berikut:
1. Klik menu Start pada Windows Start Menu.
2. Arahkan penunjuk mouse ke Program lalu pilih Microsoft Access.
3. Atau kita buat sendiri short cut-nya.
4. Klik program Access/ Short Cut.
5. Sekarang kita sudah berada dalam lingkungan Access dan siap untuk
mengoperasikannya.

1
 Gambar 1.1 Memulai MS Access 2000

1.2.2 Arsitektur Microsoft Acces

Acces memiliki tujuh buah object yang biasa, yaitu:

Gambar 1.2 Komponen MS Access 2000

• TABEL
Sebuah tabel adalah sebuah obyek yang berfungsi untuk mendefinisikan dan
menyimpan data menurut aturan tertentu. Contoh tabel mahasiswa yang berisi
NPM, Nama, Jurusan.

Tabel 1.1 Contoh Struktur Tabel

NPM NAMA JURUSAN

9702111 Ahmadian Teknik Informatika
9701118 Milawati Manajemen Informatika

2
 Tabel pada acces adalah obyek yang pertama harus dibuat dan menjadi dasar
pembuatan obyek lainnya. Sebuah tabel terdiri dari 2 bagian yaitu:
- FIELD; adalah data terkecil dari suatu tabel yang menempati bagian
kolom.
- RECORD; adalah kumpulan dari beberapa field yang saling
berhubungan yang menempati bagian baris.
• QUERY
Query berfungsi untuk menyajikan data yang berasal dari satu atau lebih tabel
sesuia dengan yang diinginkan, dengan kata lain query berfungsi untuk
menyunting, menampilkan dan menganalisa sutau data dengan cara lain.
• FORM
Form pada dasarnya berfungsi untuk mmebuat tampilan data yang diinput
lewat tabel dan ditambah berbagai alat kontrol untuk mengeksekusi berbagai
aplikasi.
• REPORT
Report adalah sebuah obyek yang digunakan untuk menampilkan data yang
telah diformat sesuai dengan ketentuan yang ada.
• DATA ACCES PAGE
Objek ini digunkana jika akan berkoneksi dengan internet, seperti pembuatan
file HTML, interkasi dengan intranet dan sebagainya.
• MACRO
Macro adalah rangkaian dari beberapa perintah yang dapat disimpan dan
dijalankan ulang secara otomatis.
• MODULE
Modul adalah obyek yang berisis sekumpulan prosedur-prosedur yang dibuat
dengan menggunakan visual basic.

Dari gambar dialog diatas kita dapat membuat database dengan 2 (dua) cara,
yaitu:
- Blank Access Database, digunakan untuk membuat database baru yang masih
kosong dan dpat menambahkan objek tabel, query, form, report dan obyek
lainnya.
- Access Database Wizard, Pages and Projects, digunakan untuk membuat
databse baru berdasarkan tuntunan yang diberikan access secara bertahap.

Selain dua pilih di atas juga disediakan pilihan:

- Open An Existing File, pilihan ini digunakan untuk membuka database yang
sudah ada (sudah dibuat sebelumnya).

1.2.3 Membuka File Database

Membuka sebuah file database dapat diartikan sebagai membuka file database
yang sudah ada. Selain membuka file database yang sudah ada, kita dapat
membuat file database baru yang masih kosong dengan memilih perintah NEW
dari menu file atau dengan menekan tombol New yang ada pada bagian Toolbar.
File database yang pernah dibuat, dapat dibuka kembali dan jika akan membuaka

3
database baru, maka file database yang lama akan ditutup. Karena Access tidak
dapat membuka lebih dari satu database.
Untuk membuat sebuah file database, ikuti langkah-langkah dibawah ini:
ƒ Dari menu utama Access, pilih menu file, kemudian klik new sehingga muncul
dialog dibawah ini;

Gambar 1.3 Membuat database baru

ƒ Kotak dialog new digunakan untuk pembuatan file baru yang terdiri dari dua
bagian, General dan Databases. Pada tab general kita pilih database, klik
OK.

Gambar 1.4 Memberi nama pada database baru

ƒ Akan muncul kotak dialog File New Database seperti gambar diatas, yang
meminta kita untuk memberika nama file baru serta lokasinya, ada tiga bagian
yang harus kita tentukan yaitu:
9 SAVE IN; pada direktori mana file akan disimpan.

4
 9 FILE NAME; menentuka nama file yang akan disimpan.
9 SAVE AS TYPE; menentukan tipe file yang akan anda simpan (ALL
FILES, MICROSOFT DATABASE ACCESS, WORKGROUP FILES).
ƒ Kemudian klik tombol CREATE untuk membuat file baru tersebut.

1.3 Kasus Membuat Tabel

Dalam bekerja dengan Access, selalu dimulai dengan pembuatan file database.
Untuk itu kita sudah membuat sebuah file databse yang diberi nama
PEGAWAI.MDB, dan sekarang kita akan membuat beberapa tabel seperti di
bawah ini:
- TABEL PEGAWAI
- TABEL ABSENSI
- TABEL GAJI
- TABEL KREDIT

1.3.1 Membuat Tabel Pegawai

Untuk pembuatan Tabel Pegawai langkah pertama yang akan dibuat struktur data
dari tabel tersebut:

Tabel 1.2 Struktur Tabel Pegawai

NO NAMA FIELD TYPE DATA WIDTH KETERANGAN
1. NIP Text 9 Nomor Induk Pegawai
2. NoAbsen Text 2
3. Nama Text 30
4. JenisKelamin Text 1
5. Alamat Text 40
6. Kodepos Text 5
7. Telepon Text 12
8. Tanggallahir Date/Time
9. Pendidikan Text 1
10. TanggalMasuk Date/Time Tanggal mulai bekerja
11. Tanggungan Number 1 Jumlah Anak
12. Kawin Text 1 Kawin/Tidak Kawin
13. GajiPokok Number 12

Pada dialog windows database PEGAWAI yang masih terbuka, terdapat tiga
pilihan untuk memasukan field baru yang merupakan isi dari tabel yaitu lewat:
ƒ Create Tables in Design (design view)
Kalau kita memilih menu ini maka kita akan diberikan tampilan design table
dalam pembuatan tabel yang kita inginkan, seperti jendela dibawah ini:

5
 Gambar 1.5 Memilih tipe data

Kotak dialog diatas terdiri dari tiga bagian pengisian untuk mendesain struktur
data tabel yang kita inginkan, yaitu:
• FIELD NAME atau nama field.
• DATA TYPE atau tipe data dari beberapa pilihan yaitu:
- Text, tipe data ini dapat menyimpan semua karakter, yang terdiri dari
huruf, angka dan simbol grafik. Tatanan default yang digunakan
adalah 50 karakter.
- Number, untuk menyimpan angka beserta tandanya, plus dan minus,
tipe data number mempunyai 5 pilihan ukuran bilangan dan jumlah
digit tertentu.
- Currency, tipe data ini hampir sama dengan number, hanya saja
currency dikhususkan untuk menyimpan nilai uang. Jumlah digit yang
mampu disimpan adalah 15 digit di sebelah kiri tanda koma, dan 4
digit di sebelah tanda koma.
- Date/Time, tipe data ini hanya untuk tanggal dan jam.
- Memo, untuk menerima data text sampai 65.535 karakter, yang terdiri
dari bilangan, huruf, serta tanda baca dan simbol grafik, hanya tipe
data ini tidak dapat diindex.
- Autonumber, tipe data ini sebenarnya adalah numerik dengan field
long size integer, jika suatu field didefinisikan dengan tipe ini, maka
field tersebut tidak dapat diubah datanya, karena field ini bersisi
readonly dan akan diisi oleh access secara otomatis setiap saat akan
menambah record baru.
- Yes/No, tipe data ini untuk menerima salah satu data dari dua nilai
yang ada yaitu Yes/No, True/False atau On/Off.
- OLE Object, untuk menerima sebuah image grafik, spreadsheet, foto
digital atau yang lain dari suatu program aplikasi.
- Hyperlink, tipe data ini akan menyimpan alamat referensi dari suatu
lokasi dokuemn ataupun alamat URL diinternet yang dapat
dimunculkan dan diklik.

6
 - Lookup Wizard, untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang
ada dalam suatu daftar. Data tersebut dapat anda dari tabel maupun
query yang ada.
• DESCRIPTION
Description digunakan untuk menampilkan teks tertentu pada bagian status
bar dalam jendela datasheet sebuah tabel atau query. Teks yang dapat anda
gunakan maksimal 255 karakter.
• FIELD PROPERTIES
Field Properties merupakan nbagian yang digunakan untuk mengatur
beberapa ketentuan dari sutau field aktif, dan ketentuan yang akan
ditampilkan disesuaikan dengan tipe data dari field tersebut.

1.3.2 Mengisi FIELD

Berikut ini petunjuk cara pengisian field pertama dari tabel pegawai:
1. Tempatkan pointer pada bawah kolom FIELD NAME, lalu ketikkan NIP yang
menandakan nama field pertama dari tabel pegawai.
2. Tempatkan pointer dibawah kolom DATA TYPE (bisa juga melalui Tab)
otomatis akan keluar sebuah combo box, dan anda dapat memilih pilihan yang
ada.
3. Tmpatkan pointer pada kolom DESCRIPTION, untuk menerangkan dari field
yang kita buat.
4. Stelah pengisian field pertama, maka isilah field kedua dan selanjutnya
dengan cara yang sama.
5. Setelah pengisian selesai, maka simpanlah tabel tersebut dengan nama
pegawai, dengan cara pilih menu File Æ Save As… atau icon Save, akan
muncul kotak dialog berikut:

Gambar 1.6 Memberi nama tabel

ƒ Create Tables By Using Wizard (wizard access)

7
 Gambar 1.7 Membuat tabel dengan memanfaatkan Wizard

Dalam melakukan pembuatan tabel dengan menggunakan wizard kita harus

memilih dan melakukan langkah-langkah sesuai wizard yang tersedia, seperti
gambar diatas.
ƒ Create Tables By Entering Data (pemasukan data secara langsung)

Gambar 1.8 Mengisi data pada tabel

Pembuatan tabel dengan cara memasukan data secara langsung, yaitu kita
bisa langsung mengisikan data yang kita inginkan pada kolom spreadsheet di
atas, menentukan key field dan merubah judul kolomnya sesuai dengan field
yang kita inginkan.

Seluruh objek pada access, termasuk tabel, diberi nama dengan aturan:
9 Maksimal 64 karakter.
9 Bisa karakter apa saja kecuali [ ] . ! ’
9 Tidak boleh menggunakan karakter kontrol ASCII yang bernomor 0 – 31
9 Boleh memiliki spasi tapi tidak bisa diawali dengan spasi.

8
1.3.3 Mengatur Property Data

Sebuah desain view, menampilkan properti bagi setiap field. Kita bisa menentukan
sendiri berbagai parameter pada properti ini. Misalnya ukuran maksimum atau
jumlah karakter data yang bisa dimasukkan ke dalam suatu field, format bagi field
tersebut, serta aturan validasi (pengesahan) suatu data agar bisa diikutkan dalam
suatu proses. Komponen properties hampir sama untuk berbagai jenis data,
kecuali:
ƒ Ukuran field (field size) hanya berlaku untuk jenis data text dan
number, sementara maknanya pun berbeda pada keduanya.
ƒ Letak desimal (decimal places) hanya berlaku untuk number dan
currency.
ƒ Properti format bekerja secara berbeda untuk jenis data yang berlainan.

- Properti Untuk Text

Ukuran field harus selalu dituliskan. Nilainya berkisar antara 1-255, yang
menunjukan jumlah karakter maksimum yang bisa disimpan oleh setiap record
(baris) pada field tersebut. Defaultnya adalah 50.
Kita bisa mengatur tampilan data jenis text dengan simbol-simbol berikut:
@ : membutuhkan karakter
& : tidak butuh karakter
< : diubah ke huruf kecil
> : diubah ke huruf besar
Karakter lain bisa digunakan seperti biasa. Misalnya kita akan membuat
Nomor Induk Pegawai dengan format : B1C-92-252. Tiga kode pertama
menunjukan Kualifikasi dan Jenis Pekerjaan, kode ke 4-5 menunjukan tahun
masuk pegawai ke perusahaan, dan tiga kode terakhir menunjukkan nomor
urut pegawai.
Melihat aturan tersebut, kita memilih jenis data Text bagi field NIP tersebut.
Buatlah format datanya dengan >@@@-@@-@@@. Walaupun nantinya
dalam mengisi data anda tidak menggunakan tanda “-“ misal kita mengetikan
b1c92252, data tersebut tetap akan disimpan dan ditampilkan dalam bentuk
B1C-92-252.

Gambar 1.9 Mengatur Format Data

9
- Properti Untuk Memo
Jenis data ini tidak memiliki pengaturan ukuran field. Bisa menyimpan data
sampai ukuran 1,2 GB, tapi hanya akan membutuhkan ruang hardisk sebanyak
yang diperlukan. Anda bisa mengisi properti format bagi jenis data memo ini
dengan simbol-simbol yang sama seperti jenis data text.

- Properti Untuk Number

Ukuran field (field size) bagi jenis data number ini harus selalu dituliskan,
karena akan menentukan jenis bilangan yang bisa disimpannya. Pilihan yang
tersedia meliputi:
ƒ Byte, untuk bilangan 0-255 tanpa pecahan atau desimal.
ƒ Integer, untuk bilangan sekitar –32000 sampai 32000 tanpa pecahan
desimal.
ƒ Long integer, untuk bilangan sekitar –2 juta sampai 2 juta tanpa pecahan
atau desimal.
ƒ Single, untuk bilangan –3,4 x 1038 sampai 3,4 x 1038. Ketelitian
perhitungan sampai 6 desimal.
ƒ Double, untuk bilangan –1,7 x 10308 sampai 1,7 x 10308. Ketelitian
perhitungan sampai 10 desimal.
ƒ ReplicationID, digunakan sebagai pengenal khusus saat kita menyalin
tabel ke dalam dokumen replikanya (salinan).

Kita juga bisa memilihkan format untuk jenis data Number tersebut.
Pilihannya meliputi:
ƒ General Number, merupakan pilihan default. Bilangan ditampilkan seperti
apa yang kita ketikan.
ƒ Currency, akan menampilkan bilangan negatif dalam tanda kurung dan
warna merah. Dua angka desimal ditampilkan dan sebuah koma (atau
tanda pisah lain) digunakan setiap tiga digit bilangan.
ƒ Fixed, menampilkan setidaknya satu digit. Dua angka desimal akan
ditampilkan jika properti dari Decimal Places tidak diubah.
ƒ Standard, menggunakan koma (atau tanda pisah lain) untuk memisahkan
setiap digit, dan dua angka desimal tampil jika propertinya tidak diubah.
ƒ Percent, menampilkan nilai dalam bentuk persentase. Contoh, 1 akan
ditampilkan sebagai 100% dan .4 akan ditampilkan 40%.
ƒ Scientific, menampilkan nilai dalam bentuk notasi scientific, misalnya 1.2
x 1011

- Properti Untuk Date/ Time

Tersedia berbagai format standar bagi bagi time dan date seperti terlihat di
bawah ini;

10
 Gambar 1.10 Mengatur Format Tanggal

Perubahan format tanggal untuk data jenis date/ time ini, yaitu:
1/1/00 sampai 12/31/29 ditafsirkan sebagai 1/1/2000 sampai 12/31/2029
1/1/30 sampai 12/31/99 ditafsirkan sebagai 1/1/1930 sampai 12/31/1999

- Properti Untuk Currency

Data berjenis currency bisa dianggap sebagai bentuk khusus dari data
Number. Metode Fixed Point yang digunakannya membuat perhitungan lebih
cepat sekaligus menghindari kesalahan pembulatan. Anda bisa memformatnya
sama seperti number, untuk menampilkan currency, fixed, persentase, dsb.
Format ini bisa menyimpan sampai 15 digit di belakang tanda desimal, dan
akurat sampai 4 digit di sebelah kanan tanda desimal.

Agar mata uang, tanda/ simbol pemisal satuan dan desimal, serta tampilan tanggal
dan waktu, bisa ditampilkan dalam format ejaan Indonesia. Regional Settings yang
terletak pada Control Panel Windows.

- Properti Untuk Autonumber

Autonumber merupakan bilangan integer (bulat) yang otomatis dimasukkan
saat kita menyisipkan record baru ke dalam tabel. Ukuran field defaultnya
adalah Long Integer. Bilangan baru (New Value) bisa ditambahkan secara
increment yang artinya berurutan, atau bisa pula secara Random (acak). Kita
bisa mengatur properti format bagi auto number ini dengan cara yang sama
seperti jenis data Number.

- Properti Untuk Hyperlink

Kita tidak perlu mengaturnya, karena alamat hyperlink tidak dimasukkan ke
dalam field melalui modus Design View. Kita menggunakan modus Data
Sheet View atau memasukkan alamat hyperlink lewat form. Caranya dengan
mengklik tombol Insert Hyperlink pada toolbar, atau mengklik menu Insert,
hyperlink. Berikut contoh dari alamat hyperlink:

11
 Gambar 1.11 Membuat hyperlink

Pada kotak dialog diatas kita tinggal mengisikan hyperlink yang kita inginkan,
misalnya;
ƒ File, untuk hyperlink ke file; (C:/Dokumen/daftarharga.doc)
ƒ Web Page, untuk hyperlink ke web; (http://www.poltekpos.ac.id)
ƒ Bookmark, untuk hyperlink ke web yang telah kita bookmark;
(C:/Personal/Resume.doc)

- Properti Untuk Ole Objek

Meliputi Caption, Validation Rule, dan Validation Text. Objek dibuat oleh
aplikasi Windows yang lain. Misalnya gambar, animasi, teks, suara.

- Properti Yang Berlaku Umum

ƒ Input Mask
Berguna untuk menentukan aturan bagi pengetikan/ pemasukan data.
Properti ini sebenarnya tidak diperlukan bagi sebagian besar aplikasi
database.
ƒ Caption
Semua jenis field memiliki properti ini. Caption digunakan sebagai judul
kolom pada modus Datasheet View, berupa sembarang teks maksimum
sepanjang 255 karakter.
ƒ Default Value
Semua jenis data, kecuali AutoNumber dan OLE Object, memiliki properti
Default Value (nilai default). Kita bisa menentukan nilai default suatu
field, misalnya Nama Kota : BOGOR karena kita paling sering
menggunakan nama kota tersebut, maka setiap penambahan record baru
Nama kota default selalu BOGOR.
ƒ Validation Rule dan Validation Text
Semua jenis data memiliki properti ini, yang digunakan untuk mengecek
cara pemasukan data. Validation rule akan mengevaluasi saat suatu data
diketikkan atau disunting di dalam field. Sedang Validation Text akan

12
 muncul bila data tersebut tidak memenuhi aturan yang ditetapkan oleh
Validation Rule.
ƒ Requared
Properti ini digunakan untuk memastikan bahwa suatu field tidak boleh
dibiarkan tak berisi, dan harus diisi dengan data.
ƒ Allow Zero Length
Properti tambahan ini digunakan untuk menandai bahwa suatu field isinya
kosong (bedakan dengan field yang belum/tidak diisi). Untuk
memasukannya, ketikkan “ “ pada suatu field.
ƒ Indexed
Kita bisa membuat indeks pencarian untuk mempercepat akses ke suatu
kumpulan data, walau sebenarnya hal ini tidak terlalu dibutuhkan. Hanya
data jenis Memo, Yes/No, dan OLE Object yang tidak bisa dibuatkan
indeksnya.

1.4 Kasus Menentukan Primary Key (Field Kunci)

Access bisa mengolah data lebih cepat jika kita memilih salah satu field sebagai
primary key atau field utama (kunci) bagi sebuah tabel. Untuk aplikasi database
sederhana primary key biasanya kurang dibutuhkan, tetapi mutlak harus ada bika
kita bekerja pada jenis database relational.
Primary key adalah suatu field atau kombinasi field yang secara unik
mengidentifikasi sebuah record sekaligus membedakannya dengan record yang
lain. Biasanya sering digunakan adalah field yang berisi nomor identitas yang
tidak pernah sama untuk tiap orang, seperti Nomor Induk Mahasiswa, Nomor
Induk Pegawai, dll. Jenis data yang paling tepat bagi primary key adalah Number
untuk penomoran biasa, atau AutoNumber untuk penomoran otomatis yang
berurut.

1.4.1 Cara Membuat Primary Key

1. Buatlah sebuah field unik dengan jenis data number atau AutoNumber melalui
modus Design View, misalnya field Nomor Induk Pegawai (NIP).
2. Klik field yang akan dijadikan sebagai primary key tersebut, lalu klik menu
Edit, Primary Key atau Klik Icon Primary Key pada toolbar. Access akan
menampilkan sebuah gambar Kunci di sebelah kiri field yang bersangkutan.

13
 Gambar 1.12 Membuat hyperlink

3. Access akan membuatkan primary key jika kita belum/ tidak membuatnya
sendiri. Saat menutup suatu tabel, akan menucul kotak dialog yang
menanyakan apakah kita ingin mendefinisikan primary key. Klik YES jika
kita memerlukannya, access akan membuatkan ID dengan AutoNumber
sebagai primary key-nya.

1.4.2 Membuka Tabel Dan Memodifikasi Struktur Tabel

Untuk membuka tabel yang ada, cukup dilakukan dengan cara mengklik dua kali
nama tabel yang kita inginkan. Atau pilih tabel yang anda inginkan, kemudian
klik icon Open.

Toolbar Perintah Keterangan

Open Digunakan untuk membuka tabel yang ada

Untuk melakukan perubahan pada struktur tabel, lakukan langkah berikut:

1. pilih dan klik tabel yang kita ingin ubah strukturnya;
2. kemudian klik icon Design, akan muncul gambar berikut, lakukan perubahan
struktur sesuai yang kita inginkan.

Gambar 1.12 Menentukan Property Field

14
3. Simpan tabel tersebut dengan menekan File, Save.

Toolbar Perintah Keterangan

Digunakan untuk melihat dan mengubah
Design View
struktur tabel

1.4.3 Menentukan Dan Mengubah Primary Key

Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah
berikut ini:
1. pilih dan klik tabel yang akan diubah
2. klik tombol Design, jendela struktur tabel akan ditampilkan.
3. pilih dan klik nama field yang ingin dijadikan primary key
4. pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau pilih Icon Primary Key.

Toolbar Perintah Keterangan

Digunakan untuk mendefinisikan primary key
Primary Key
pada field tertentu.

1.4.4 Menyimpan Suatu Tabel Ke Nama Tabel Baru Atau Database Lain
Untuk menyimpan atau membuat duplikat suatu tabel ke nama tabel baru pada
database yang sama, ikuti langkah berikut:
1. buka file databse yang kita inginkan, kemudian pada jendela kerja database,
klik table;
2. pilih dan klik nama tabel yang kita inginkan, kemudian pilih dan klik menu
file, save as/ export;

Gambar 1.13 Menyimpan Nama Tabel Dengan Nama Lain

3. pada kotak isian Save table ‘……’ To:, ketikan nama tabel baru yang kita
inginkan.
4. Klik OK.
Jika diperlukan kita dapat juga menyimpan suatu tabel ke database lain, baik
dengan menggunakan format data yang sama ataupun menggunakan format data
yang berbeda sesuai dengan keinginan kita. Untuk itu ikuti langkah berikut:
1. buka database yang kita inginkan, pilih tabel yang kita perlukan;
2. pilih dan klik nama tabel yang kita inginkan, kemudian pilih dan klik menu
File, Export. Kotak dialoga akan ditampilkan;
3. pada tombol daftar pilihan save ini, pilih drive dan folder tempat kita akan
menyimpan file;

15
 Gambar 1.13 Menyimpan Objek Database ke Database Lain
4. pada kotak daftar pilihan dibawahnya, pilih dan klik nama file database yang
akan menampung tabel atau ketikan nama file databasenya pada kotak isian
File name.
5. klik tombol perintah Save. Kotak dialog export akan ditampilkan.

Gambar 1.13 Melakukan export untuk sebuah tabel

6. pada kotak isian Export … to, ketikan nama tabel baru yang kita inginkan.
7. pada kotak Export Tables, lakukan pemilihan tombol pilihan berikut ini:
- Definition and Data, bila kita ingin menyimpan struktur tabel berikut
dengan datanya.
- Definition Only, bila kita ingin menyimpan struktur tabelnya saja.
8. klik OK.

1.5 TUGAS PENDAHULUAN

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan atribut, kolom, tabel, database, key,
primary key, foreign key, relationship dan referential integrity.
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Database Management System (DBMS).
3. Jelaskan objek-objek database yang dimiliki MS Access.
4. Jelaskan fungsi Tabel dalam MS Access.

1.6 TUGAS PRAKTIKUM 1

1. Dengan menggunakan fasilitas create table design, buatlah tiga buah tabel
dengan struktur data seperti dibawah ini.
2. Lakukan relasi antar tabel, tentukan referential integrity.
3. Isikan sepuluh data sembarang.
4. Lakukan proses edit, delete data, apa yang terjadi?
5. Lakukan proses delete tabel, apa yang terjadi?
6. Buat laporan dari kasus ini.

Nama Tabel: T_PEGAWAI, lihat tabel terdahulu

Nama Tabel: T_ABSENSI

LEBAR
NO NAMA FIELD TYPE DATA KETERANGAN
DATA
1. Abs_ID Autonumber Primary Key
2. Abs_NIP Text 8
3. Abs_Hadir Yes/ No Hadir/ Absen
4. Abs_Jam_Datang Date/Time Jam Masuk/ Datang Karyawan
5. Abs_Jam_Pulang Date/ Time Jam Pulang Karyawan
6. Abs_Tanggal Date/ Time
7. Abs_Alasan Text 1 Alasan tidak hadir

16
Nama Tabel: T_ALASAN
LEBAR
NO NAMA FIELD TYPE DATA KETERANGAN
DATA
1. Als_ID Autonumber Primary Key
2. Als_Keterangan Text 10 Sakit, Ijin, Dinas Luas dan Alfa

Nama Tabel: T_KREDIT

LEBAR
NO NAMA FIELD TYPE DATA KETERANGAN
DATA
1. Krd_ID Autonumber Primary Key
2. Krd_NIP Text 8
3. Krd_Tanggal Date/ Time Yes/No
4. Krd_Besar_Kredit Currency Jumlah Kredit
5. Krd_Cicilan Currency Jumlah Cicilan/ bulan

Nama Tabel: T_GAJI

NO NAMA FIELD TYPE DATA KETERANGAN
1. Gj_ID Autonumber Primary Key
2. Gj_NIP Text
3. Gj_Pokok Number
4. Gj_Tunj_Jab Number Tunjangan Jabatan
5. Gj_Tunj_Anak Number Tunjangan Anak

1.6 TUGAS PRAKTIKUM 2

Dengan menggunakan perintah Data Definition Language (DML) buatlah tabel-

tabel berikut:

- T_Mahasiswa (NPM text(7), mhs_nama text(50), mhs_jk text(1), mhs_alamat

text(50), mhs_kota text(30), mhs_kodepos text(5), mhs_tahunmasuk text(4), mhs_jur
text(2), mhs_kelas text(5));
- T_Dosen (kode_dsn text(6), nama_dsn text(30));
- T_Matakuliah (kode_matkul text(6), nama_matkul text(30), sks_matkul text(1))
- T_Ref_Nilai (kode_nil text(1), bobot_nil number)
- T_Jurusan(Kode_jur text(2), nama_jur text(30))
- T_Kelas(Kode_kelas text(5), nama_kelas text(30)
- T_Nilai(NPM text(7), kode_matkul text(6), nilai text(1))
- T_Ambil_Matkul(NPM text(7), kode_matkul text(6), sem_ambil text(1))
- T_Mengajar(Kode_dsn text(6), kode_matkul(6), sem_ajar text(1))

17