MENGOPERASIKAN

PERANGKAT LUNAK
BASIS DATA

07
EDISI REVISI TH. 2007

MATA DIKLAT :
KETERAMPILAN KOMPUTER DAN
PENGELOLAAN INFORMASI

PROGRAM KEAHLIAN :
SEMUA PROGRAM KEAHLIAN

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH

DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN

2007

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .................................................................................
BAB I .PENDAHULUAN ...............................................................
1.1. Deskripsi .....................................................................
1.2. Prasyarat ....................................................................
1.3. Petunjuk Penggunaan Modul ......................................
1.4. Tujuan Akhir.................................................................
1.5. Kompetensi .................................................................
1.6. Cek Kemampuan ........................................................
1.6.1. Soal Teori .........................................................
1.6.2. Soal Praktek .....................................................

2
3
3
3
4
4
4
5
5
5

BAB II. KEGIATAN BELAJAR 1 ....................................................

2.1. Tujuan .........................................................................
2.2. Uraian Materi ................................................................
2.2.1. Memulai Microsoft Access ..................................
2.2.2. Lembar Kerja Microsoft Access ...........................
2.2.3. Membuka File Database......................................
2.2.4. Menutup File Database........................................
2.2.5. Menutup Program Microsoft Access.....................

6
6
6
6
7
8
9
9

BAB III. KEGIATAN BELAJAR 2.....................................................10

3.1. Mempersiapkan Aplikasi Microsoft Access...............10
3.1.1. Membuat Tabel..............................................10
3.1.2. Menentukan Primary Key...............................13
3.2. Menambah Field......................................................14
3.3. Menghapus Record..................................................15
BAB IV. KEGIATAN BELAJAR 3......................................................16
4.1. Membuat Query........................................................16
BAB V. KEGIATAN PEMBELAJARAN 4...........................................18
5.1. Tujuan.......................................................................18
5.2. Membuat Form..........................................................21
5.2.1. Mengatur Form..........................................21
5.3. Mempersiapkan Aplikasi dan Data Masukan.............25
5.3.1. Input Data Record...........................................25
5.3.2. Mengecek hasil Entry Data ............................26
5.3.3. Mengisi Cek List Entry Data............................26
5.4. Meng-update Data.................................................26
5.4.1. Menentukan Tabel Baru ..................................26
5.4.2. Memilih Field dan Ricord.................................26
5.5. Memindahkan Insertion Point ...................................27
5.6. Ringkasan.................................................................28
5.7. Ujian Formatif ..........................................................30
5.7.1. Soal Teori........................................................30
5.7.2. Soal Praktek....................................................34
5.8. Kunci Jawaban Soal Teori..........................................35
5.9. Kunci Jawaban Soal Praktek......................................35

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

BAB I. PENDAHULUAN
1.1. DESKRIPSI
Nama Modul

: MENGOPERASIKAN PERANGKAT LUNAK

BASIS DATA
Kode Kompetensi
: TIK.OP03.002.01
Ruang Lingkup Isi
: Software Aplikasi memakai Microsoft
Access
Prosedur pengoperasian
untuk
memasuki program Microsoft Access
Mempersiapkan aplikasi dan data
masukan.
Melakukan
entry
data
dengan
Menggunakan keyboard.
Melakukan update data
Melakukan hapus/delete data
Mengecek hasil entry data
Mengisi chek list entry data
Kaitan Modul
: Modul ini merupakan modul ke 7 yang
harus dikuasai oleh peserta didik
setelah modul
Hasil
yang : Setelah mempelajari modul ini, peserta
diharapkan
didik diharapkan untuk dapat:
Melakukan pengoperasian program
pengolahan Basis data.
Melakukan
entry
data
dengan
Menggunakan keyboard
Melakukan Update data
Melakukan Delete data
Manfaat di Industri : Setelah mempelajari modul ini peserta
didik diharapkan dapat:
Menggunakan Aplikasi Basis Data
yang ada di perusahaan.
1.2. PRASYARAT:
Untuk mempelajari modul ini unit kompetensi dan pengetahuan
yang dikuasai sebelumnya adalah :
a. Mengetik 10 jari
b. Mengidentifikasi dan mengoperasikan computer personal

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

1.3. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Untuk Peserta Didik :
1.3.1. Pembelajaran yang dilaksanakan menggunakan system
Self Based Training atau system pembelajaran mandiri.
Diharapkan seluruh peserta didik dapat belajar secara aktif
dengan mengumpulkan berbagai sumber selain modul ini,
misalnya melalui majalah media elektronik maupun melalui
internet.
1.3.2. Dalam modul ini dituntut adanya tersedianya bahan ajar
yang lengkap yang meliputi:
1.3.2.1.Unit computer yang siap digunakan.
1.3.2.2.Sistem operasi yang legal dan Aplikasi yang siap
digunakan.
1.3.2.3.Buku manual system operasi
1.3.2.4.SOP
dalam
menghidupkan
dan
mematikan
computer
1.3.3. Setelah menyelesaikan modul ini, peserta didik dapat
melanjutkan ke modul 8 Pengenalan Internet.
1.3.4. Guru atau Instruktur berperan sebagai fasilitator dan
pengarah dalam semua materi di modul ini sehingga
diharapkan dapat terjadi komunikasi timbale balik yang
efektif dalam mempercepat proses penguasaan kompetensi
peserta didik.
Selanjutnya, peran guru dalam proses pemelajaran adalah :
1. Membantu peserta didik dalam merencanakan proses belajar,
utamanya dalam materi-materi yang relatif baru bagi peserta
didik;
2. Membimbing peserta didik melalui tugas-tugas pelatihan yang
dijelaskan dalam tahap belajar;
3. Membantu peserta didik dalam memahami konsep dan praktek
dalam modul ini dan menjawab pertanyaan peserta didik
mengenai proses belajar dan pencapaian jenjang pengetahuan
peserta didik;
4. Membantu peserta didik untuk menentukan dan mengakses
sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar;
5. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan;
6. Merencanakan seorang ahli / pendamping guru dari dunia usaha
untuk membantu jika diperlukan;
7. Melaksanakan penilaian;
8. Menjelaskan kepada peserta didik mengenai bagian yang perlu
untuk
dibenahi dan merundingkan rencana pemelajaran
selanjutnya;
9. Mencatat pencapaian kemajuan peserta didik.
1.4. TUJUAN AKHIR
Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk
dapat :
1.
Melakukan pengoperasian program pengolahan
Basis data.
2.
Mampu melakukan input data
3.
Mampu melakukan update data.
4.
Mampu melakukan delete data.
Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

1.5. KOMPETENSI
Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk
dapat :
1. Melakukan pengoperasian program pengolahan Basis data.
2. Mampu melakukan input data
3. Mampu melakukan update data.
4. Mampu melakukan delete data.
1.6. CEK KEMAMPUAN
1.6.1.

Soal Teori

1. Apakah yang dimaksud dengan Program Microsof Access

A. Program Aplikasi pengolah Kata
B. Program Basisdata
C. Program Grafik
D. Sistem Operasi
2. Berikut ini termasuk database :
a.Data Charater
b.Data Numerik
c.Data tanggal
d.Semua benar
3. Berikut ini penulisan nama field yang benar :
a.Nama Siswa
b.Biaya_Gaji
c.Upah Pokok
d.Gaji Pokok
4. Untuk memulai membuka Microsof Access komputer harus
mempunyai sistem Operasi :
a.Windows
b. DOS
C. Linux
d.Semua salah
5. Untuk Membuka jendela data Sheet dari tabel tersebut Anda
dapat menjalankan perintah :
a.Tekan Tombol Open
b.Tekan Tombel Enter
c.Klik Ganda pada nama tabel
d.Semua Benar
1.6.2.

Soal Praktek

Soal praktek modul ini didasarkan kepada Satuan Acara

Pemelajaran (SAP)
Kompetensi. TIK.OP03.002.01 mengoperasikan dasar-dasar basis
data
Seluruh kegiatan praktek pada SAP tersebut harus diikuti dengan
hasil uji kompetensi lulus
1. Bagaimana cara membuka microsoft access pada windows
2. Bagaimana cara membuat satu database dengan nama
databasenya adalah Belajar
3. Bagaimana membuat suatu tabel dengan nama mahasiswa
4. Bagaimana cara membuat query
5. Bagaimana cara membuat form
6. Bagaimana cara membuat report
Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

BAB II. KEGIATAN BELAJAR 1

2.1. TUJUAN
Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk
dapat :
a. Melakukan pengoperasian program pengolahan Basis data.
b. Melakukan input data.
c. Melakukan Update data
d. Melakukan Hapus data
2.2. Uraian Materi Microsoft Access
Dasar-Dasar Microsoft Access
Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data
base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai
jenis data dengan pengoperasian yang mudah.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan
microsoft Access diantara dapat melakukan proses penyortiran
pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan
data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar
pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.
Sebelum memulai sebaiknya Anda persiapkan perhatian Anda
dengan menarik napas dalam-dalam agar bangkit semangat
Anda, mungkin pada saat ini Anda memilki anggapan bahwa
Microsoft Access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi
perkembangan komputer sedemikian rupa dan tidak sesulit
bayangan Anda itu, bahkan Anda mungkin menemukan
kemudahan-kemudahan sehingga Anda dapat melewati modul ini
dengan cepat untuk melanjutkan kepokok bahasan berikutnya.
2.2.1. MEMULAI MICROSOFT ACCESS
Sebelum memulai microsoft Access, terlebih dahulu kita harus
mengenal apa itu database dan apa saja komponen yang ada di
dalamnya.
Pengertian Tabel, Field dan record
Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari
beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling
berhubungan.
Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields.
Sebagai ilustrasinya adalah sebagai berikut :
Fields

records

Ni
m
01
02

Nama

Alamat

Nilai
UTS
90
80

Nilai UAS

Wati
Wahyu

Malang
Surabaya

03

Intan

Jakarta

70

80

04

Nusa

Balikpapa
n
Riau

50

80

05

Rudi

80

70

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

90
70

Page of 40

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu
tabel. Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.
Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara
Taskbar Windows 95 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start ->
Program -> Program MS-Access.
Sebagai ilustrasi dapat dilihat pada gambar berikut :

2.2.2. LEMBAR KERJA MS- ACCESS

Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan
tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data
base baru dengan dua cara :
1. Blank Access Database
2. Access database Wizards.

Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama
kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option
pada menu tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab
Sheet View.

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access
Pilihan

Keterangan

Blank Access DataBase

Digunakan untuk membuat data

base baru yg masih kosong dan
Anda dapat menambahkan Obyek
tabel, query, Form, Report, dan
Obyek lainnya

Blank Data Access Page

Dipakai untuk membuat data base

baru yang diberikan oleh MS
Access secara bertahap

Project Existing Data

Dipakai untuk membuat data base

baru berdasarkan tuntunan yang
diberikan oleh microsoft access

Open end existing file

Dipakai
untuk
membuka
file
database
yang
telah
dibuat
sebelumnya

Tampilan Jendela MS Access

2.2.3. MEMBUKA FILE DATABASE

Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah
dibuat dan disimpan. Selain membuka jendela database yang pernah
dibuat Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong
dengan cara Klik menu file, pilih New atau pada Toolbars klik
tombol new. Apabila Anda membuka jendela database baru maka
jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada
MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.
Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara
berikut :
1. Pilih File -> Open dari Menu Bar
2. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database
3. Tekan tombol Shorcut Key , Ctrl + O
Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

10

2.2.4. MENUTUP FILE DATABASE

Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka
sebelum menutup file, simpan seluruh data yang pernah Anda buka.
Untuk menutup file database, Anda dapat menggunakan salah satu
llangkah berikut ;
1.
Klik File ->Close pada Menu Bar
2.
Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W
3.
Klik icon Close pada Menu Bar dibagian sudut kanan atas dari
jendela database
2.2.5. MENUTUP PROGRAM MS ACCESS
Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access.
Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah
satu cara berikut ini :
a. Klik File ->Exit pada menu Bar
b. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4
c. Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela
database.

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

11

BAB III. KEGIATAN BELAJAR 2

3.1. MEMPERSIAPKAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS.
PROYEK MEMBUAT PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU
1. Buka aplikasi Microsoft Access
2. Klik File New
3. Pilih Blank Database

4. Create nama file database

Ketik Nama
File

Klik disini

Setelah anda mengisi nama database, anda bisa langsung mengklik

tombol create atau menekan tombol enter.
3.1.1. Membuat Tabel
Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu:
1. Create table in design view
2. Create table by using wizard
3. Create table bya entering data
Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang
pertama yaitu Create table in Design View. Langkah-langkahnya
sebagai berikut :
1. Tampilan awal create table in design view
Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

12

2. Klik 2 x create table in design view sehingga terbuka jendela

seperti dibawah ini :

KETERANGAN :
A.
Field Name
Fungsinya untuk memasukkan nama-nama field dari suatu
tabel.
B.
Data Type
Barbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai
berikut:
b.1. Text
Merupakan tipe data yang sering digunakan ( Alfabetic
dan Numeric). Panjang maksimumnya 255.
b.2. Number
Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik.
b.3. Date/Time
Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam.
Panjang maksimumnya 8 karakter.
b.4. Memo
Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.
b.5. Currency
Sering digunakan untuk nilai mata uang.
b.6. AutoNumber
Berisi angka urut yang sudak ditetapkan oleh Access yang
muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah.
b.7. Yes/No
Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

13

Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/false dan

On/Off.
b.8. OLE Object
Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara,
dan sebagainya.
b.9. Hyperlink
Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam
bentuk Text. Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs
web.
b.10.
Lookup Wizard
Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box
atau Combo Box.
C. Description
Sebagai keterangan yang akan mempermudah dalam
memahami field name
3. Masukan nama-nama field

4. Tentukan primary Key (Contoh :No_pendf)

5. Setelah itu klik close pada pojok kanan atas
6. Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh:daftar) kemudian klik OK

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

14

7. Hasil dari pembuatan tabel tersebut di atas akan tampak

seperti gambar di bawah :

Setelah tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan

proses terhadap tabel tersebut selanjutnya.
3.1.2. Menentukan Primary Key
Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu
field, ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.
2. Klik tombol toolbar Design.
3. Pilih dan Klik nama field yang ingin dijadikan primary key
4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar
Primary Key.

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

15

3.2.

Menambah Field

1. Buka file Pilih Table Daftar

2. Pilih Design View
3. Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu) caranya sama dengan
membuat field pertama kali.

4. Klik Field Ket Klik Menu Insert rows

5. Masukan nama field baru (contoh Asal_skl)

6. Kemudian klik close dan Save OK

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

16

3.3. Menghapus Record

Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada
tampilan data Sheet view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah
sebagai berikut :
1) Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus
dan berikan salah satu perintah berikut :
a. Pilih perintah Delete dari menu Edit

Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,

b. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
c. Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan
menu yang tampil plih perintah delete Record.
2) Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan
tampil kotak Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar-benar ingin
menghapus Record dan tombol No apabila ingin membatalkan
proses penghapusan.

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

17

BAB IV. KEGIATAN PEMBELAJARAN 3

4.1. Membuat Queries
Sebelum memulai kegiatan ini, sebaiknya kita tahu terlebih dulu
maksud dari query. Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau
permintaan untuk memproses table yang ada.
Cara membuat query ada 2 yaitu:
1. Create quey in design view
2. Create query by using wizard.
Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan
cara yang pertama yaitu Create query in design view.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Klik Queries pada bagian objects

2. Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat

table.
Akan tampil daftar queries sebagai berikut :

3. Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add.
Tampilan daftar query1 sebagai berikut :
Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

18

4. Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga namanama field tersebut tersimpan dalam daftar queries seperti
pada gambar diatas.
5. Pada kolom Jml_nilai masukan rumus pembobotan setiap mata
pelajaran. Pembobotan dibuat sesuai aturan yang ada. Contoh
PPKn, Bah_ind, IPS dikalikan 1, IPA, Matemt dikalikan 4 dan
Bah_ing dikalikan 3.
Rumus Jml_nilai :
([PPKn]+[Bah_ind]+[Matemt]+[Bah_ing]+[IPA]+[IPS]).
Dapat dilihat pada gambar dibawah.

6. Buat Rumus untuk Nilai x bobot.

Rumus Jml_x_bbt :
(([PPKn]+[Bah_ind]+[IPS])+([Matemt]*4)+([IPA]*4)+
([Bah_ing]*3)).
Dapat dilihat pada gambar dibawah.

7. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas,

BAB V. KEGIATAN PEMBELAJARAN 4

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

19

5.1. Tujuan
Tujuan pembelajaran ini adalah siswa nantinya mampu untuk :
1.
Membuat form
2.
Mengatur form
5.2. Membuat Form
Untuk meghasilkan tampilan yang lebih komunikatif, maka
dibutuhkan suatu interface yang dapat membantu pengguna atau
operator dalam menjalankan suatu program aplikasi. Salah satu
interface yang disediakan oleh microsoft Access adalah Form.
Cara membuat form ada 2 yaitu:
1. Create form in design view
2. Create forrm by using wizard
Pada saat ini kita akan mempelajari cara membuat form dengan
Create form by using wizard. Langkah-langkahnya:
1. Klik Form pada Objects

2. Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil form wizard

3. Pada Tables/Queries pilih Table : daftar kemudian Pindahkan

semua field Available field ke Selected Fields dengan menekan
tombol

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

20

4. Kemudian klik
Akan tampil jendela seperti tampak di bawah ini :

Kemudian klik

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

21

Pada tampilan berikut Anda dapat memilih diantara beberapa

alternatif untuk dipakai sebagai bentuk tampilan form.
Misalnya Anda memilih stone ...

5. Kemudian klik

6. Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daftar)

7. Kemudian Klik Finish

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

22

5.2.1. Mengatur Form

Dalam pembuatan form mungkin ada yang kurang sesuai, untuk
melakukan perubahan kita bisa melakukan pengaturan pada form
tersebut. Langkah-langkahnya:
1. Buka form daftar

2. Buatlah Header Form dengan mengklik icon

View pada menu View, dan akan tampil :

desain

3. Drag bar antar Form Header dan Detail sehingga terbentuk

satu baris kosong

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

23

4. Isikan Kata PENERIMAAN SISWA BARU TAHUN 2004

5. Untuk mengisi Form Header klik

Kemudian klik daerah Form Header dan
Ketikkan kata-kata diatas
Untuk mengedit letak label klik 2 x label geser letak
Label keposisi yang Anda Inginkan

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

24

6. Pada field Jml_nilai masukan rumus penjumlahan semua nilai

dengan mengklik 2 x field Jml_nilai sebelah kanan

Klik 2 x akan
tampil

7. Edit Control Source dengan memasukan rumus klik akan

muncul jendela Expression Builder
Klik
disini

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

25

8. Masukan rumus yang kita rencanakan

9. Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2 x nama

field yang berada di form contohnya field PPKn simbol
matematika yang kita gunakan tinggal klik yg ada pada bagian
bawah ruang rumus.
10. Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan
atas Text Box
11. Buat Rumus jumlah nilai kali bobot setiap mata pelajaran
dengan mengkilk 2 x field Jml_x_bbt

12. Langkahnya sama dengan cara memasukan rumus pada

Jml_nilai
13. Masukan rumus pada jendela Expression Builder

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

26

14. Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan
atas Text Box
15. setelah semua rumus selesai klik datasheet view
16. Sekarang kita dapat memasukan data yang ada

5.3. MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN.

5.3.1. INPUT DATA RECORD
Setelah mengikuti ketentuan dalam membuat table, langkah selanjutnya
adalah memasukan data Record,
yang dilakukan dengan melalui
jendela Data Sheet View dari sebuah table. Selain itu dapat juga
dilakukan proses Editting data yaitu proses penambahan data record,
memindah data Record, menyalin Data Record ataupun menghapus
data record.
Prosedur yang dilakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :
1. Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya
ingin anda masukan.
2. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah :
a. Tekan Tombol icon Open pada area kerja kemudian Tekan tombol
enter
b. Klik Ganda pada nama tabel
c. Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu
yang tampil.
3. Setelah Anda jalankan salah satu perintah tersebut di atas maka
akan tampil jendela data Sheet dari tabel yang masih kosong
4. Anda dapat lansung memasukan data Record
sesuai dengan
tatanan yang telah Anda buat pada jendela desain View.

Tidak perlu diisi

Field yang dapat dientry

Field Rumus tidak perlu diisi

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

27

Setelah selesai entry maka kita dapat melihat data pada queries seperti
diatas.

5.3.2. MENGECEK HASIL ENTRY DATA

Setelah data dimasukkan, dilakukan pemeriksaan proses pemindahan
dan pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi
kerja.
Memilah hasil pemindahan dan pemasukan data sesuai dengan
prosedur dan intruksi kerja.
Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukan data ke
dalam program data base dari file data ke media penyimpan data.
5.3.3. MENGISI CHECK LIST ENTRY DATA
Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan proses
pemindahan dan pemasukan data
Mengatur Design Repot dalam sebuah lembar kerja Preview.
Mengubah teks-teks yang terdapat didalam lembar kerta design
tersebut agar menjadi diskriptif dan memindahkan label sehingga dapat
tampil sejajar dengan Ctrl Ctrl yang lain.
Menambahkan bebarapa informasi lain dibagian Footer.
5.4. MENG-UPDATE DATA
5.4.1.Menentukan Tabel Baru
Satu-satunya hal yang konstan adalah perubahan. Bersama waktu,
kebutuhan dan minat Anda berubah seiring Anda bertumbuh dan
berkembang. Sebuah informasi yang dulu sangat penting bisa saja
sekarang berubah menjadi tidak diperlukan atau malah mengganggu,
sementara informasi yang semula dianggap tidak berguna sama sekali
bisa berubah menjadi informasi penting. Seiring meningkatnya jumlah
informasi dalam bidang bisnis dan kehidupan sehari-hari, Anda mungkin
perlu menata atau mendistribusi ulang informasi tersebut. Anda perlu
tahu bahwa mungkin Anda harus membeli rak baru, folder file baru,
atau bahkan satu set kabinet file baru untuk menampung bidang yang
anda minati. Hal yang sama terjadi pada database Anda.
5.4.2. Memilih field dan Record
Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

28

Anda harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah

jendela data sheet. Untuk memilih data atau record pada sebuah
jendela data sheet dapat dilakukan dengan beberapa cara, untuk
lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini :
Pilihan

Perintah

Sebuah sel

Klik pada posisi sel tersebut

Beberapa sel
Sebuah Kolom

Drag drop pointer pada sisi kiri sel terbut

sampai melintasi beberapa sel yang ingin
Anda pilih
Klik pada pisisi selektor Kolom

Beberapa
Kolom
Sebuah record

Drag drop Pointer pada posisi selektor

Kolom
Klik pada pisisi selektor baris

Beberapa
record
Semua Record

Drag drop Pointer pada posisi celektor

baris

Klik tombol select all pada selector

baris

Pilih perintah select All Record dari

menu Edit

Tekan kombinasi tombol Ctrl + A

5.5. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam
sebuah data sheet dapat menggunakan pasilitas yang ada
diperintah Go To dari menu Edit, Panah atas, panah bawah, Page
Up, Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar. Selain itu
Anda dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih
tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela data
Sheet sebuah tabel. Perhatikan tabel berikut :
Pindah Ke

Perintah Klik

Awal record

First Record

Akhir record

Last record

Record
Sebelumnya
Record
berukutnya
Record Baru
Record tertentu

Previus Record
Next Record
New Record
Atau tekan tombol F5 atau ketik
nomer Record yang Anda inginkan dan
lanjutkan dengan menekan tombol
enter.

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

29

a. Menambahkan record
1. Jika kita memiliki data baru dalam arti pendaftar baru maka
kita dapat mengupdate database kita dengan menambahkan
data tersebut dapat melalui queries maupun melalui form.
2. Update melalui gueris, buka file kemudian buka queries lalu
masukan data baru

3. Update melalui Form caranya sama dengan saat entry

pertama kali.
5.6. RINGKASAN MATERI
a. Memulai Microsoft Access
Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama
antara Task bar Windows 95 2000 yaitu dimulai dengan tombol
Start Program Pilih Program MS-Access .
b. Lembar Kerja MS Access
Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka
akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat
membuat data base baru dengan dua cara :
1) Blank Access Database
2) Access database Wizards.
c. Membuka File Database
Membuka file database MS Access berarti membuka file yang
pernah dibuat dan disimpan. Selain membuka jendela database
yang pernah dibuat, Anda bisa membuka jendela database baru
yang masih kosong caranya dengan memberi perintah Klik menu
file pilih New atau pada Toolbars klik tombol news seperti
berikut
d. Menutup File Database
Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access
maka sebelum menutup file simpan seluruh data yang pernah
Anda buat, dengan memilih salah satu cara berikut :
1) Klik Exit pada menu File
2) Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4
3) Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari
jendela database.
e. Menutup Program MS Access
Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS
Access. Untuk keluar dari program tersebut langkahnya sebagai
berikut :
Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

30

Klik menu File pilih Exit

f. Aplikasi Microsoft Access
Membuat Tabel
g. Mempersiapkan Aplikasi dan Data Masukan.
Setelah mengikuti ketentuan dalam membuat table, langkah
selanjutnya adalah memasukan data Record, yang dilakukan
dengan melalui jendela Data Sheet View dari sebuah table. Selain
itu dapat juga dilakukan proses Editting data yaitu proses
penambahan data record, memindah data Record, menyalin Data
Record ataupun menghapus data record.
h. Mengecek Hasil Entry Data
Setelah data dimasukkan, melakukan pemeriksaan proses
pemindahan dan pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur
atau intruksi kerja
i. Mengisi Check List Entry data
Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan
proses pemindahan dan pemasukan data

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

31

5.7. Ujian Formatif :

5.7.1. Soal Teori
1. Cara membuat database baru yang diberikan oleh MS Access
secara bertahap yaitu dengan :
A.
Blank Data Access Page
B.
Blank Access DataBase
C.
Project Existing Data
D.
Open end existing file
E.
project new data
2. Langkah-langkah yang benar untuk membuka database baru
yang masih kosong pada Microsoft Access adalah.
A.
Klik tombol File -> New
B.
Klik tombol File -> Open
C.
Klik tombol File -> Get External Data
D.
Tekan Ctrl + O
E.
Tekan Ctrl + W
3. Untuk membuat data base baru yang masih kosong sehingga
Anda dapat menambahkan obyek Tabel, Query, Form, Report
pada Ms Access, dapat memilih.
A.
blank access database
B.
open an existing file
C.
blank data access page
D.
project existing data
E.
project new data
4. Dari gambar tampilan MS Access di bawah, yang ditunjuk anak
panah adalah.

A.
Tool Bar
B.
Title Bar
C.
Menu Bar
D.
Status Bar
E.
Area Kerja
5. Langkah untuk menutup file data base adalah.
A.
klik icon close yang terletak dibagian kanan atas
B.
pilih close pada file
C.
pilih close pada menu view
D.
tekan tombol kombinasi Ctrl + X
E.
tekan tombol kombinasi Alt + F4
6. Pada pembuatan blank database,langkah yang harus dilakukan
setelah memilih blank database adalah mengisi.
A.
create name
B.
Create table
C.
File Name
D.
Update Data
E.
Update Table
7. Tipe data yang merupakan gabungan dari Alfabetic dan
Numeric adalah.
A.
text
B.
number
C.
memo
D.
currency
Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

32

E.
date/time
8. Tipe data yang digunakan untuk nilai mata uang adalah .
A.
Currency
B.
Text
C.
number
D.
auto number
E.
date/time
9. Yang digunakan untuk menerangkan field name adalah .
A.
Description
B.
Caption
C.
Field Size
D.
Format
E.
Inpu Mask
10.
Setelah mengisi nama
tabel yang kita buat, langkah selanjutnya adalah menekan
tombol.
A.
Enter
B.
Cancel
C.
Esc
D.
Ctr + W
E.
Ctr + X
11.
Salah satu cara
menetukan primary key adalah.
A.
Meng klik tanda Primary key yang ada di tool bar
B.
Page view pada menu view
C.
Field view pada menu view
D.
Data Outline
E.
Properties

12.
adalah .

Gambar icon properties

A.
B.
C.
D.
E.
13.
Untuk menghasilkan
tampilan dalam bentuk kolom maka pada form wizard dipilih .
A.
column
B.
Tabular
C.
Data Sheet
D.
Justified
E.
Horizontal
14.
Untuk mengakhiri
perancangan form wizard, klik tombol .
A.
finish
B.
close
Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

33

C.
exit
D.
back
E.
cancel
15.
Jika ingin langsung
menampilkan dan mengisi form yang sudah dirancang, klik
tombol .
A.
Open the form to view or enter information
B.
What title do you want for your form
C.
Modyfy the form's deign
D.
Display help on working with the form
E.
What layout would you like for your form
16.
Untuk menampilkan
hasil query yang sudah dibuat diklik tombol .
A.
B.
C.
D.
E.
17.
Untuk menyimpan hasil
perancangan query, kecuali .
A.
file -> save as
B.
File -> save
C.
Ctrl + W
D.
Ctrl + S
E.
File -> save
18.
Untuk mengurutkan
data dari kecil ke besar, pilihannya pada Sort adalah .
A.
Not Ascending
B.
Not Sorted
C.
Not Descending
D.
Ascending
E.
Descending
19.
Gambar icon untuk
menuju ke record terakhir adalah.
A.
B.
C.
D.
E.
20.
yang
A.
B.
C.
D.
E.

Untuk membuka tabel

sudah ada, digunakan perintah .
Datasheet view
Primary Key
Design
New
Open

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

34

21.
Untuk menghapus field
tertentu yang dipilih digunakan tombol.
A.
Delete field
B.
Delete table
C.
Delete coloum
D.
Delete row
E.
Delete
22.
Untuk menambahkan
record baru digunakan tombol.
A.
Update Record
B.
Update Data
C.
Insert Row
D.
Insert Data
E.
Insert Record
23.
Layout style yang
terdapat dalam form wizard adalah.
A.
columnar
B.
tabel
C.
data base
D.
field
E.
column
24.
Pada orientation pilihan
yang kita gunakan agar tampilan nantinya berdiri tegak
adalah.
A.
Landscape
B.
Diagonal
C.
Portrait
D.
Vertical
E.
Horizontal
25.
Yang dimaksud dengan
mendelete data base adalah.
A.
menambah data
B.
menghapus data
C.
menghapus data
D.
mengganti data
E.
mencetak data

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

35

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

36

5.7.2. Soal Praktek

1.

Buka area kerja MS Access dengan Blank Database dan

beri nama latihan 1

2.

Buat table Mahasiswa dengan cara Design view yang

berisi field NIM, Nama, Alamat, Nilai UTS, Nilai UAS

3.

Isi tabel tersebut dengan 5 data

NIM
Nama
Alamat
Nilai UTS
01
Buidi
Malang
70
02
Rama
Medan
80
03
Khrisna
Pontianak
85
04
Sinta
Siantar
70
05
Delia
Makasar
70

Nilai UAS
70
70
80
85
70

4.

Tambahkan field total

5.

Isi data total dengan nilai 70 , 73 , 82 , 80 , 70

6.

Tampilkan data yang namanya Shinta

7.

Tampilkan data yang alamatnya Pontianak

8.

Tampilkan data yang nilai totalnya di atas 73

9.

Buat form mahasiswa dengan isian field seperti no 2.

10. Bagaimana cara menutup form yang sedang aktif

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

37

5.7.3. Kunci Jawaban Soal Teori

No. 1. B
2. A
3. B
4. C
5. A
6. C
7. D
8. E
9. B
10. E

11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

A
C
E
C
D
A
C
D
A
E

21.
22.
23.
24.
25.

D
E
A
C
A

5.8.4. Kunci Jawaban Soal Praktek

1. Setelah masuk area kerja database pilih blank database,
kemudian pada file name diisi latihan 1.

2.

3.
4. Pilih table yang akan digunakan yaitu mahasiswa kemudian klik
Design dan lalu tambahkan filed total.

5.

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

38

6.

7.

8.

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

39

9.
10.

Tekan tombol close yang ada di pojok kanan atas.

Mengoperasikan Dasar-dasar basis data

Page of 40

40