Microsoft Access Relationship dan Query

-1-

2.1 Membuat Relationship Database

Setelah kita selesai membuat database dan mendefinisikan tabel-tabelnya, kini akan dibuat
sebuah relasi antara tabel kita perlu memperhatikan adanya PARENT dan CHILD.
Penentuan PARENT adalah jika ada nama field pada tabel sebagai primary key, dan nama field
tersebut juga menjadi foregn key pada tabel yang lain. Penentuan CHILD adalah adanya foreign
key pada tabel meskipun pada Microsoft Access tidak bisa didefinisikan. Jadi terdapat
kemungkinan ada satu tabel yang merupakan Parent tabel tetapi juga merupakan Child tabel karena
ada kunci tamu didalamnya.
2.2 Jenis Relationship

Hubungan antar tabel dalam microsoft access dinamakan relationship.

Dalam MS. Access kita mengenal 3 macam relationship
A. one-to-many relationship
B. many-to-many relationship
C. one-to-one relationship
2.1.1

one-to-many relationship

Relasi ini mengandung pengertian bahwa sebuah record suatu tabel (misalkan tabel A) dapat sesuai
dengan beberapa record pada tabel lain (misal tabel B) tetapi sebuah record tabel B hanya
bersesuaian dengan satu record tabel A.
Misalnya :
Tabel Suppliers terdiri dari 3 field name masing masing : Supplier ID, Company Name dan
Contact name terdiri dari 4 record. Sedang tabel Product terdiri dari 4 field name masing masing
Product ID, Product Name, Unit in Stock dan Supplier ID dengan diisi 5 record. Kedua tabel
dihubungkan dengan relasi one to many. Dimana salah satu field name yaitu Supplier ID
mempunyai sebuah record yang bersesuaian dengan beberapa record dalam field name Supplier ID
pada tabel Products (contohnya Supplier ID 1) sedangkan sebuah record pada tabel products
hanya bersesuaian dengan sebuah record pada tabel suppliers.

Microsoft Access Relationship dan Query

2.1.2

-2-

many-to-many relationship

Relasi ini mengandung pengertian bahwa sebuah record dalam tabel A dapat bersesuaian dengan
beberapa record dalam tabel B dan sebuah record dalam tabel B dapat bersesuaian dengan beberapa
record dalam tabel A dengan bantuan perantara tabel
Misal
Tabel Orders mempunyai 1 record yang bersesuaian dengan beberapa record pada tabel Order
Details dan sebuah record pada tabel products bersesuaian dengan beberapa record pada tabel Order
Details

2.1.3

one-to-one relationship

Relasi ini mengandung pengertian bahwa sebuah record dalam tabel A dapat bersesuaian dengan
sebuah record dalam tabel B dan sebuah record dalam tabel B dapat bersesuaian dengan sebuah
record dalam tabel A
Misal
Tabel Employee mempunyai sebuah record (misal record dalam field name Employee ID 1) yang
bersesuaian dengan sebuah record dalam tabel Soccer Flayers.
Dibawah ini salah satu hasil join antara tabel Customers dan Orders

Microsoft Access Relationship dan Query

-3-

Cara untuk membuat Relationships :

1. Bukalah Latihan 1 pada Pertemuan sebelumnya :
2. Untuk membuat relationship dapat dilakukan dengan membuka menu Tools |
Relationships Atau pada menu bar seperti berikut :

Relationships

3. Maka akan menampilkan kotak dialog seperti berikut :

4. Tambahkan Tabel Dosen, Jadwal dan Matkul pada Relationship, sehinggan tampilannya
seperti berikut.

5. Tariklah field Kode_Dosen pada Tabel Dosen ke Field Kode_Dosen pada tabel Jadwal,
dan field Kode pada tabel Matkul ke field Kode_Kul pada tabel Jadwal. Akan tampil
kotak dialog Edit Relationship untuk memilih tipe dari relationship. Setelah dipilih,
kemudian klik tombol Create.

Microsoft Access Relationship dan Query

-4-

6. Setelah selesai, maka tampilannya seperti berikut ini.

2.3 Membuat Query

Query bisa diartikan dengan mendefinisikan data, yaitu memanipulasikan data dan
mengendalikan manipulasi data tersebut melalui bahasa. Bahasa yang digunakan untuk
memanipulasi data tersebut disebut dengan bahasa query. Query umumnya digunakan untuk
memanipulasi data, record, dan field terletak pada satu atau bebepara tabel dan atau query.
Jadi query digunakan untuk
1. Merelasikan record, data, dan field antara beberapa tabel dan atau query dan
kombinasinya.
2. Menciptakan field baru beserta record dan atau data baru dalam query itu sendiri.
3. Menyajikan bahan untuk dasar pembuatan form atau report.
Microsoft Access menyediakan dua cara untuk membuat sebuah query baru yaitu :
Create query in Design View
Create query by using wizard

Contoh 1 : Menampilkan field-field dari satu tabel

Microsoft Access Relationship dan Query

-5-

Dari Database akademik yang telah dibuat, misalkan kita akan menampilkan Tempat_lhr
yang berisi Jakarta saja, maka langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Pada tampilan Queries di atas doubleklick Create query in Design view, maka akan
tampil kotak dialog seperti berikut:

2. Pilihlah tabel Mahasiswa, kemudian klik tombol Add, kemudian Close.

Microsoft Access Relationship dan Query

-6-

3. Tariklah Field NPM, Nama, Tempat_Lhr, Tgl_Lahir dari tabel Mahasiswa ke bagian
bawah, kemudian pada field Tempat_lhr, Criterianya diisi Jakarta.

4. Setelah selesai di close kemudian simpan dengan nama Query Jakarta. Untuk melihatnya
doubleklik nama Query Jakarta, maka tampilannya seperti berikut.

Buatlah Query dari tabel mahasiswa untuk menampilkan berikut :

- Query Islam untuk menampilkan semua mahasiswa yang beragama Islam
- Query Laki-laki untuk menampilkan semua mahasiswa yang berjenis kelamin Laki-laki.
- Query Perempuan untuk menampilkan semua mahasiswa yang berjenis kelamin Perempuan.

Contoh 2 Membuat Query dari beberapa tabel

Microsoft Access Relationship dan Query

-7-

1. Bukalah bagian Queries kemudian pilih Create query in Design View.

2. Setelah tampil seperti di bawah ini, kemudian masukkan tabel Dosen, Matkul dan
Jadwal. Kemudian Close.

3. Masukkanlah field-field seperti gambar berikut, kemudian simpanlah query tersebut.

Dengan nama query jadwal.

Buatlah Query dari 3 tabel di atas untuk menampilkan data berikut :

- Query tanggal untuk menampilkan jadwal yang kriterianya misal : 23/2/2007.
- Query sesi 1 untuk menampilkan jadwal yang kriterianya misal : sesi 1
- Query kode dosen untuk menampilkan jadwal yang kriterianya misal: DN.
- Query Matkul untuk menampilkan jadwal yang kriterianya misal : 1101.

Microsoft Access Relationship dan Query

-8-

Contoh 3
Pada database Akademik di atas, tambahkan Tabel Nilai (tanpa Primary key) dengan field
sebagai berikut:
Tabel Nilai
No
Field Name
1
NPM
2
Kode_Kul
3
Kode_Dosen
4
UB1
5
UB2
6
UAS

Data Type
Text
Text
Text
Number
Number
Number

Field Size
9
4
4
Integer
Integer
Integer

Isilah tabel Nilai di atas dengan isi yang ada pada masing-masing tabel yang sudah ada,
kemudian tambahkan pada relationships dan hubungkan dengan tabel yang ada, sehingga
tampilannya menjadi seperti di bawah ini.

Buatlah Query Nilai dengan Field yang dimasukkan seperti berikut:

1. NPM
2. Nama
3. Kode_Kul
4. Nama_Kul
5. Kode_Dosen
6. Nama
7. UB2
8. UB2
9. UAS
10. Total:([UB1]+[UB2]+[UAS])/3
(Pada Menu View check pada Totals. Kemudian Pada Baris Total untuk field Total
ganti nilai Group By menjadi Expression)

Microsoft Access Relationship dan Query

-9-

Tampilannya seperti gambar di bawah ini:

Query NilaiKemajuan dengan tampilan seperti berikut:

- NPM
- Nama
- Kode_Kul
- Nama_Kul
- Kode_Dosen
- UB1
- UB2
- UAS
- Total:([UB1]*0.3)+([UB2]*0.3)+([UAS]*0.4)
-

indek: IIf([Total]>=80,"A",IIf([Total]>=70,"B",IIf([Total]>=60,"C",IIf([Total]>=40,"D","E"))))

Tampilannya seperti gambar berikut: