BADAN KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT

KABUPATEN BANYUWANGI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
PELAYANAN ADMINISTRASI PENGURUSAN KARTU
PEGAWAI (KARPEG)

Nomor : /SOP/429.202/2013
Tanggal :
Revisi :

KATA PENGANTAR

Alhamdullilah dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
limpahan rahmat dan karunia-NYA, sehingga Tim Penyusun Standar Operasional Prosedur
(SOP) telah selesai menyusun SOP Pelayanan Administrasi Pengurusan Kartu Pegawai
(KARPEG),

dengan

tidak

menutup

kemungkinan

masih

adanya

beberapa

revisi

penyempurnaan sesuai dengan perkembangan regulasi.

Dengan telah ditetapkannya Standar Operasional Prosedur (SOP) ini diharapkan akan
menjadi acuan oleh staf pelaksana dan pejabat pada Badan kepegawaian dan Diklat
Kabupaten Banyuwangi untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat dan Pegawai
Negeri Sipil sebagai pengguna jasa layanan kepegawaian.
Besar harapan kami dengan telah ditetapkannya SOP ini dapat mendukung,
mendorong dan dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik, sehingga di masa-masa
yang akan datang dapat lebih professional, efektif.

Banyuwangi,

2014

STANDAR OERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
PELAYANAN ADMINISTRASI
PENGURUSAN KARTU PEGAWAI (KARPEG)

BADAN KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT

KABUPATEN BANYUWANGI
TAHUN 2014
BADAN KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT

Nomor : /SOP/429.202/2013

KABUPATEN BANYUWANGI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
PELAYANAN ADMINISTRASI PENGURUSAN KARTU
PEGAWAI (KARPEG)

Tanggal :
Revisi :

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Ruang Lingkup
C. Visi
D. Misi
E. Moto dan Komitmen
F. Tujuan
BAB II PELAYANAN ADMINISTRASI PENGURUSAN KARTU PEGAWAI (KARPEG)
A. Dasar Hukum
B. Jangka Waktu Pelayanan
C. Persyaratan Pelayanan
D. Biaya / Retribusi
E. Tinjau Lokasi
BAB III PENUTUP

BADAN KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT

KABUPATEN BANYUWANGI

Nomor : /SOP/429.202/2013
Tanggal :

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
PELAYANAN ADMINISTRASI PENGURUSAN KARTU
PEGAWAI (KARPEG)

Revisi

Bab i
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Di dalam organisasi publik / pemerintah visi utama yang diemban adalah tercapainya
kesejahteraan masyarakat melalui pemberian pelayanan yang prima kepada masyarakat
sebagai pemangku kepentingan, baik pelayanan yang diberikan secara langsung maupun
pelayanan yang dinikmati masyarakat secara tidak langsung. Namun demikian citra publik
dinilai masih belum memenuhi kebutuhan masyarakat serta pelayanan masih belum
memberikan kepuasan.
Kondisi yang demikian tidak bisa dibiarkan terus berlangsung, oleh karena itu upaya
Pemerintah untuk mereformasi system penyelenggaraan pelayanan publik terus dilakukan
melalui berbagai macam kebijakan yang mendorong kearah kebaikan.
Pemerintah telah mencanangkan penerapan prinsip-prinsip tata penyelenggaraan
pemerintahan yang baik sejak tahun 1998. Salah satu prinsip tersebut adalah penerapan
transparansi dan akuntabilitas kegiatan penyelenggara pemerintahan. Perwujudan dari
transparansi dan akuntabilitas dimaksud antara lain adalah penyusunan standar bagi setiap
jenis pelayanan publik. Melalui prosedur yang jelas akan lebih mudah diketahui berapa biaya
yang diperlukan, waktu yang dibutuhkan, siapa yang terlibat, peralatan yang dibutuhkan
dan persyaratan apa saja yang harus dipenuhi oleh pengguna jasa layanan kepegawaian.
Pembakuan prosedur dimaksud dikenal dengan nama Standar Operasional Prosedur
(SOP). Yang secara sederhana dapat diartikan sebagai pedoman atau petunjuk procedural
bagi seluruh individu yang ada dalam unit pelayanan dalam proses pemberian pelayanan
pada masyarakat atau pelanggan yang ditetapkan secara tertulis.
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2008 Tanggal 31 Desember 2009
tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Banyuwangi yang selanjutnya berubah
dengan adanya Organisasi Perangkat Daerah tanggal 5 Juli 2011 menjadi Peraturan Daerah
Nomor 6 Tahun 2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Banyuwangi
sebagaimana dijabarkan dalam Peraturan Bupati Banyuwangi Nomor 58 Tahun 2011 tentang
Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten
Banyuwangi, Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten Banyuwangi mempunyai tugas

pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kepegawaian

dan diklat, antara lain :
1. Melaksanakan urusan tata usaha, urusan dalam, kepegawaian, keuangan, perlengkapan
dan sarana serta rumah tangga;
2. Melaksanakan pemberian penghargaan Pegawai Negeri Sipil Daerah yang akan
melaksanakan purna tugas/pensiun;
3. Melaksanakan pengembangan Kepegawaian Daerah;
4. Menyiapkan kebijakan teknis pengembangan Kepegawaian Daerah;
5. Menyiapkan

dan

melaksanakan

pengangkatan,

kenaikan

pangkat,

pemindahan,

pemberhentian dan pensiun Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD) sesuai dengan
ketentuan yang berlaku;
6. Menyiapkan dan penetapan penggajian, tunjangan dan kesejahteraan Pegawai Negeri
Sipil Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
7. Melaksanakan administrasi Pegawai Negeri Sipil Daerah;
8. Mengelola Sistem Informasi Pegawai Negeri Sipil Daerah;
9. Menyampaikan informasi kepegawaian daerah kepada Badan Kepegawaian Negara;
10. Melaksanakan perencanaan dan penyusunan serta pelaksanaan program pendidikan dan
pelatihan Pegawai Negeri Sipil;
11. Melaksanakan pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil, dokumentasi dan perpustakaan
diklat kabupaten;
12. Melaksanakan Diklat Pemberdayaan Umum;
13. Mengevaluasi pelaksanaan pendidikan dan pelatihan serta pelaporan;
14. Memonitor serta mengevaluasi pelaksanaan tugas PNS Badan Kepegawaian dan Diklat
agar sasaran dapat dicapai sesuai dengan program kerja dan ketentuan yang berlaku;
15. Menilai prestasi PNS Badan Kepegawaian dan Diklat sebagai bahan pertimbangan dalam
pengembangan karier;
16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya;
17. Menyampaikan laporan hasil evaluasi, sarana dan pertimbangan di bidang tugas dan
fungsinya kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

FUNGSI

Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten Banyuwangi dalam melaksanakan tugas

sebagaimana dimaksud di atas menyelenggarakan fungsi:
a.

Perumusan kebijakan teknis di bidang kepegawaian dan diklat

b.

Pengkoordinasian penyusunan kebijakan di bidang kepegawaian dan diklat

c.

Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kepegawaian dan diklat

d.

Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya
Dengan susunan organisasi sebagai berikut :

1.

Kepala Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten Banyuwangi

2.

Sekretaris BKD yang membawahi :

3.

4.

5.

a.

Sub Bagian Umum dan Keuangan;

b.

Sub Bagian Penyusunan Program

Bidang Pengadaan dan Mutasi Pegawai, yang membawahi :

a.

Sub Bidang Pengadaan Pegawai;

b.

Sub Bidang Mutasi Pegawai.

Bidang Pendidikan dan Pelatihan, yang membawahi :

a.

Sub Bidang Diklat Perjenjangan;

b.

Sub Bidang Diklat Teknis Fungsional.

Bidang Pengendalian dan Pengolahan Data, yang membawahi :

b.

Sub Bidang Pengendalian;

c.

Sub Bidang Pengolahan Data.

Guna melaksanakan tugas pokok dan fungsi tersebut diatas perlu diciptakan sebuah

system yang memungkinkan dan dapat menjadi jembatan dalam mensinergikan tugas dan
fungsi pokok serta kewenangan yang dijalankan di lingkungan Badan Kepegawaian dan
Diklat Kabupaten Banyuwangi.
Diharapkan dengan adanya SOP ini akan tercipta standarisasi dan sinkronisasi dalam
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari segenap jajaran staf dan pejabat di lingkungan
Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten Banyuwangi di dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat.

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini yaitu meliputi
seluruh pelayanan administrasi kepegawaian kepada masyarakat dan Pegawai Negeri Sipil
Se-Kabupaten Banyuwangi.
C. VISI

Adapun visi Badan Kepegawaian Dan Diklat Kabupaten Banyuwangi adalah

Terwujudnya Aparatur Pemerintah yang Bersih, Efektif, Berkualitas serta
Profesional didukung Sistem Tehknologi Informasi Manajemen Kepegawaian
yang Tepat dan Akurat.

D. MISI
Adapun misi Badan Kepegawaian Dan Diklat kabupaten Banyuwangi. Adalah sebagai
berikut :
1. Optimalisasi pelayanan administrasi kepegawaian;
2. Peningkatan sarana dan prasarana guna terciptanya pelayanan yang cepat, tepat
dan nyaman;
3. Peningkatan kesejahteraan PNS yang pensiun;
4. Meningkatkan hasil kinerja yang akuntabel;
5. Peningkatan sumber daya manusia khususnya bagi PNS untuk peningkatan kualitas
dan profesionalime aparatur;
6. Mewujudkan aparatur pemerintah yang bersih, berkualitas dan berkompeten;
7. Pelayanan kepegawaian yang cepat dan tepat.

E. MOTO dan Komitmen

Adapun

Motto Badan Kepegawaian Dan Diklat Kabupaten Banyuwangi adalah

Anda Berhak Mendapatkan Pelayanan Terbaik.

Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten Banyuwangi berupaya untuk mempermudah
pelayanan dan mempercepat proses penyelesaian dengan melakukan inovasi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku dan sesuai dengan Standar Pelayanan Publik (SPP) pelayanan pada
Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten Banyuwangi.
Komitmen/janji Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten Banyuwangi
1. Adil dan ikhlas dalam memberikan pelayanan
2. Meningkatkan kualitas SDM Aparatur yang professional
3. Akurat dalam menyampaikan data dan informasi
4. Norma dan aturan menjadi dasar utama dalam bekerja
5. Akhiri seluruh pekerjaan/kewajiban dengan tuntas
6. Hasil pelayanan akan kami sampaikan ke masing-masing instansi jika tidak sesuai
dengan waktu yang telah dijanjikan
F. TUJUAN

1. Meningkatkan

kualitas

pelayanan

dalam

proses

penyelesaian

administrasi

kepegawaian
2. Terpenuhinya pelayanan yang cepat, tepat dan nyaman.
3. Mewujudkan aparatur yang loyal dan berdedikasi tinggi
4. Mewujudkan hasil kinerja yang akuntabel
5. Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan PNS guna mewujudkan aparatur
pemerintah yang berkualitas dan professional
6. Meningkatkan aparatur pemerintah yang bersih, berkualitas dan berkompeten
7. Meningkatkan kenyamanan dalam pelayanan

G. MANFAAT
1. Sebagai

standarisasi

pedoman

tata

cara

yang

dilakukan

pegawai

dalam

menyelesaikan tugas-tugasnya
2. Menghindari ketidakjelasan prosedur pelayanan
3. Terjaminnya seluruh prosedur pelayanan melalui prosedur yang benar meliputi alur,
persyaratan, kelengkapan, output yang dihasilkan dengan waktu yang tepat
4. Membantu pagawai agar lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen sehingga mengefektifkan dan mengefisiensikan tugas pimpinan dalam
proses kerja sehari-hari
5. Membantu dan memudahkan pegawai dalam memperbaiki, mengevaluasi dan
meningkatkan kinerja nya
6. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas
7. Meningkatkan kualitas kinerja Pelayanan Administrasi Kepegawaian
8. Memastikan pelaksanaan tugas dapat berlangsung disemua bidang
9. Mewujudkan clean government dan good governace pada Badan Kepegawaian Dan
Diklat Kabupaten Banyuwangi

BADAN KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT

Nomor : /SOP/429.202/2013

KABUPATEN BANYUWANGI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
PELAYANAN ADMINISTRASI PENGURUSAN KARTU
PEGAWAI (KARPEG)

Tanggal :
Revisi :

Bab iI
PELAYANAN ADMINISTRASI PENGURUSAN KARTU PEGAWAI (KARPEG)

A. DASAR HUKUM
Peraturan Bupati Banyuwangi Nomor 58 Tahun 2011 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan
Tata Kerja Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten Banyuwangi
B. JANGKA WAKTU PELAYANAN
1 Bulan
C. PERSYARATAN PELAYANAN
a.

Usulan KARPEG :
Foto copy sah SK CPNS
Foto copy sah SK PNS
Foto copy sah Sertifikat Prajabatan
Pas foto hitam putih ukuran 3 x 4 sebanyak 2 lembar
Surat pengantar dari unit kerja
Catatan : Dibuat rangkap 2 (dua), diajukan melalui unit kerja masing-masing

b.

Usulan KARPEG hilang

Foto copy sah SK CPNS
Foto copy sah SK PNS
Foto copy sah SK Kenaikan Pangkat terakhir
Pas foto hitam putih ukuran 3 x 4 sebanyak 2 lembar
Surat pernyataan behwa benar hilang dan/atau tidak sedang dijaminkan
dimanapun, bermaterai Rp. 6.000,- dan mengetahui Kepala Unit Kerja
Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian
Catatan : Dibuat rangkap 2 (dua), diajukan melalui unit kerja masing-masing

D. BIAYA / RETRIBUSI
Tidak dipungut biaya / Gratis

E. TINJAU LOKASI
Pelayanan legalisasi surat menyurat pada Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten

Banyuwangi diperlukan tinjau lokasi oleh Tim Pertimbangan Teknis Badan Kepegawaian
dan Diklat sebagai salah satu prosedur yg harus dilaksanakan.
Adapun Keanggotaan
Tim Pertimbangan Teknis Badan Kepegawaian dan Diklat
sebagaimana dimaksud Surat Keputusan Kepala Badan Kepegawaian dan Diklat
Kabupaten Banyuwangi Nomor 188/
/Kep/429.011/2013 adalah sebagai berikut :
Ketua Tim

Drs. SIH WAHYUDI, MM

(Kepala Badan Kepegawaian dan Diklat)

Wakil Ketua

Drs. AKHMAD JAMHUR, MM

(Sekretaris Badan Kepegawaian dan Diklat)

Sekretaris

NINIEK INDAH PRASTYOWATI, SH

(Kabid Pendidikan dan Pelatihan)

Bendahara

EVY ARIA LESTARI, SH

Kasubbag Penyusunan Program

Anggota

- ASTORIK, S.Sos
(Kabid Pengadaan dan Mutasi Pegawai)
- HERI HADI WALUYO,S.AP
(Kabid Pengendalian dan Pengolahan Data)
- DAVID PURWO W.W.
(Kasubbid Pengolahan Data)
- MOEKHAMAD HARIADI, SH
(Kasubbid Pengendalian)
- WIHARIYANTO,SE
(Kasubbid Diklat Teknis Fungsional)
- IKWAN ANDOYO, SH
(Kasubbid Diklat Perjenjangan)
- MUKHLISIN
(Kasubbid Mutasi Pegawai)

BADAN KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT

KABUPATEN BANYUWANGI

Nomor : /SOP/429.202/2013
Tanggal :

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
PELAYANAN ADMINISTRASI PENGURUSAN KARTU
PEGAWAI (KARPEG)

Revisi

Bab iII
PENUTUP

Maksud dan Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) Badan Kepegawaian dan
Diklat Kabupaten Banyuwangi adalah sinergitas dan upaya menyelaraskan pelayanan
dengan visi pada Badan Kepegawaian dan Diklat, yaitu Pelayanan Terbaik adalah Prioritas
Kami. Oleh karena itu maka pada tahun 2013 ini Badan Kepegawaian dan Diklat
mempersiapkan dan melaksanakan perubahan dan paradigma pelayanan terkait dengan
prosedur dan mekanisme yang mudah dan sederhana.
SOP ini merupakan wujud dari konsekwensi perubahan dan paradigma baru
pelayanan publik disamping adanya peningkatan eselonisasi dan kewenangan sebagaimana
Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2008 Tanggal 31 Desember 2009 tentang Organisasi
Perangkat Daerah Kabupaten Banyuwangi yang selanjutnya berubah dengan adanya
Organisasi Perangkat Daerah tanggal 5 Juli 2011 menjadi Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun
2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Banyuwangi sebagaimana dijabarkan
dalam Peraturan Bupati Banyuwangi Nomor 58 Tahun 2011 tentang Rincian Tugas, Fungsi
dan Tata Kerja Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten Banyuwangi.
Atas selesainya penyusunan SOP ini kami mengucapkan terimakasih kepada semua
pihak yang telah membantu, semoga dapat bermanfaat bagi peningkatan kualitas dan
kuantitas pelayanan.

Banyuwangi,

2013

KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT

KABUPATEN BANYUWANGI

Drs. SIH WAHYUDI, MM

Pembina Utama Muda

NIP. 19621017 198903 1 004