BAB 1

PENGENALAN ACCESS
Microsoft Accesss merupakan paket aplikasi dari Keluarga Ms. Office
(Word, Excel, P.Point, OutLook ) yang berfungsi sebagai pengolah Database
(basis data). Ms. Access terdapat beberapa versi, mulai dari Acess 95 hingga
yang saat ini ada yaitu Access 2003, namun demikian tidak terdapat
perbedaan yang mencolok antara versi yang satu dengan yang lainnya.
1.1. Menjalankan Access
Ada beberapa cara untuk menjalankan Ms. Access 2000, namun cara paling
utama adalah :
Dari Start Menu pilih Programs > Microsoft Office > Microsoft Access.
Klik ganda file *.mdb pada Windows explorer
Klik ganda Icon Ms. Access pada desktop, seperti gambar 1.1berikut ini :

MS. Access

Gambar 1.1. Icon Ms. Access

1.2. Membuat Database
Setelah melaksanakan salah satu cara di atas, Access akan diaktifkan dan
muncul kotak dialog awal untuk menentukan file database yang akan di
buka. Anda harus menentukan pilihan pada kotak dialog ini, jika tidak
maka Access tidak akan di buka. Seperti tampak pada gambar 1.2 di bawah
ini:

Gambar 1.2 Membuat Database dengan Access 2000

Pada gambar di atas terdapat 3 pilihan, yaitu
1. Blank access database, untuk membuat sebuah database kosong
2. Access
database wizards pages, and projects. Untuk membuat
database baru dengan beberapa sarana
3. Open existing file untuk mebuka file database yang ada di hard disk

Modul Belajar Ms Access

1.3. Database Windows

Database windows merupakan tampilan awal setalah kita membuat suatu
database yang berisi beberapa objek, antara lain : Tabel, Queries, Form,
Report dsb.
1. Untuk membuat Database baru, pilih Blank Access Database > OK
2. Ketikkan nama Databasenya (latihan1.mdb)> klik tombol Create.
3. Setelah itu tampil gambar Database Windows seperti di bawah ini :

Gambar 1.3 Database Windows

Pada Database Windows di atas terdapat beberapa objek, di
antaranya:
a) Tabel, yaitu Objek database tempat kita menyimpan data yang
tersusun berdasarkan baris dan kolom. Set7iap kolom terdiri atau
data sejenis yang disebut Field (NIK, Nama, Gol, Jabatan, dsb)
sedangkan tiap baris terdapat bebarapa field atau disebut Record,
sedangkan perpotongan baris dan kolokm disebut Cell. Pada table
terdapat Primary Key yang bersifat unik (tidak boleh sama) sebagai
kunci pengindekan ataupun relasi dengan table lain yang mewakili
table tersebut, misalnya field NIK, Kode_barang, NIM, No_Faktur dan
sebagainya.
b) Queries, yaitu Objek database yang berfungsi untuk memanipulasi
data (menyaring, menyorting, serta melakukan operasi perhitungan).
Query juga bisa berfungsi sebagai table.
c) Form, yaitu Objek database yang digunakan untuk menampilkan,
mamasukkan, menghapus ataupun mengedit data. Dengan kata lain
form merupakan sarana komunikasi antara User dalam mengolah
data (User Interface).
d) Report, yaitu Objek database yang berfungsi untuk menampilkan
laporan hasil dari proses manipulasi data, bisa berarti juga laporan
tertulis dari hasil pengolahan data, baik secara Soft report (pada layar
monitor) ataupun Hard report (pada kertas).
e) Pages (halaman akses data), yaitu objek database yang digunakan
untuk mengakses dan menampilkan data pada halaman web, agar
kita dapat menampilkan data di internet.
f) Macros,
yaitu
Objek
database
yang
digunakan
untuk
mengotomatisasikan perintah-perintah yang sering digunakan untuk
mengolah data.
g) Modul, yaitu Objek database yang digunakan untuk merancang modul
aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan.
Modul berisi kode program Visual basic for Applications yang ditulis
untuk menangani even atau kejadian dalam Access.

Modul Belajar Ms Access

BAB 2

TABEL
Seperti telah kita ketahui bahwa table merupakan tempat untuk
menyimpan data yang teridi atas field dan record dan Table merupakan
objek pertama yang kita buat dalam pengolahan database. Sebelum
membuat table kita harus mengetahui type data pada Access, sehingga tidak
terjadi kesalahan dalam pemasukan data.
2.1. Type Data Access
Berikut ini adalah type data Access:
No
1
2

3
4
5
6
7
8
9
10

Table 2.1. Type Data Access

Type Data
Keterangan
Text
Data ini berupa huruf (A-Z), angka (0-9), atau
tanda baca dan dapat menampung maksimal
255 karakter.
Number
Data yang berupa angka numeris untuk
perhitungan matematik. Data ini terdiri atas
Byte, Integer, Long Integer, Single, Doubel,
Decimal.
Memo
Data ini merupakan teks catatan atau
keterangan dengan panjang maksimal 65.535
karakter.
Date/Time
Menampung data tanggal dan waktu (hari,
bulan, tahun, jam dsb)
Currency
Menampung data mata uang dengan ketelitian
mencapai 15 digit.
Auto Number
Data angka yang berurutan dan unik (tidak ada
yang sama) yang secara otomatis diberi oleh
Access dan tak dapat diubah.
Yes/No
Data yang memiliki 2 Nilai, yaitu True(1) dan
False (0).
Objek OLE
Data berupa objek yang dapat tersambung
(linked) atau disisipkan (embedded) ke dalam
table, seperti gambar dan suara.
Hyperlink
Data yang berisi sambungan (link) ke objek lain
pada jaringan internet.
Lookup Wizard
Data ini berguna untuk mmepermudah
memasukkan data ke dalam table. Kita hanya
memilih data dari table lain atau daftar yang
telah didefinisikan.

2.2. Membuat Tabel

Membuat Tabel Pegawai dengan tampilan desain
1. Pilih Objek table pada Database Windows
2. Terdapat 3 pilihan table, yaitu :
Create table in Design View (membuat table secara tampilan desain /
manual)
Create table by using Wizard (membuat table dengan wizard)
Create table by Entering Data (membuat table dengan memasukkan
data)
Modul Belajar Ms Access

3. Pilih Create table in Design View, sehingga muncul tampilan seperti

gambar 2.1 berikut:

Gambar 2.1 Membuat tabel dengan Design View

4. Tentukan Nama Field beserta type dan ukurannya, seperti table 2.1 di
bawah ini :
Tabel 2.1 Struktur Tabel Pegawai
Field
Type
Ukuran/Format
NIK
Text
4
Nama
Text
15
Gol
Text
1
Tp_lahir
Text
15
Tgl_Lahir
Date/Time
Medium Date
Status
Yes/No
Yes/No
Jml_Anak
Number
Integer
5. Klik filed NIK > Edit > Primary key atau klik icon
(Field NIK sebagai
kunci Index).
6. Klik File > Save > Ketikkan nama tablenya (Pegawai) > OK
7. Klik View pada menu bar > Datasheet view atau icon
untuk
memasukkan datanya.
8. Masukkan data Pegawai, seperti gambar berikut ini:

Gambar 2.2 Input data Pegawai lewat Datasheet View

9. Klik View > Design atau icon

Modul Belajar Ms Access

jika ingin memodifikasi table.

Membuat Tabel Barang dengan Wizard

1. Pada database windows pilih Tabel > Create Tabel by Using Wizard,
muncul kotak dialog wizard pertama seperti gambar 2.3 berikut ini:

Gambar 2.3 Kotak dialog Tabel Wizard

2. Pada kotak dialog tersebut terdapat beberapa Template lengkap dengan
Field-fieldnya, namun secara garis besar template tersebut terbagi atas 2,
yaitu Bussines dan Personal. Pilih templatenya (misal Product pada
gropu Bussiness). Pilih field yang sesuai (Product ID, ProductName,
UnitPrice dsb), sehingga muncul tampilan seperti gambar 2.4 berikut ini:

Gambar 2.4 Kotak dialog Pilihan Template

3. Ganti nama Fieldnya dengan Klik tombol Rename Field (Kode_brg,
Nama_Brg, Harga, Satuan)
4. Klik Tombol Next untuk memberi nama table, ketikkan nama tabelnya
(Barang) seperti tampilan gambar 2.5 berikut ini:

Gambar 2.5 Gambar Penamaan Tabel Wizard

Modul Belajar Ms Access

5. Klik pilihan No, Ill set the Primary Key, untuk membuat kunci
indexnya > Klik Next. Muncul tampilan gambar penentuan primary key,
pilih Kode_brg sebagai Primary Key-nya untuk lebih jelasnya perhatikan
gambar 2.6 di bawah ini :

Gambar 2.6 Menentukan Primary Key

6. Klik tombol Next untuk menampilkan relasi antara table Barang dengan
table lain (kalau ada), klik lagi tombol Next, sehingga tampil kotak dialog
terakhir seperti gambar 2.7 di bawah ini :

Gambar 2.7 Tampilan akhir pembuatan tabel dengan Wizard

7. Klik pilihan Enter data directly into the table untuk langsung
memasukkan data barang, kemudian klik Finish.
2.3. Export dan Import Tabel
Export tabel adalah proses penyimpanan database format Access ke format
lain. Mengexport table Pegawai ke file HTML Documents (*.htm, *.html) agar
bisa ditampilkan di Internet. Langkahnya adalah sbb:
1. Dari windows database > pilih tabel Pegawai > Klik File > Export,
sehingga tampil kotak dialog penyimpanan data.
2. Tentukan Lokasi dan Nama filenya, kemudian pada isian Files of Type
pilih HTML Documents > Klik tombol Save.
3. Untuk melihat hasilnya, buka program Internet Explorer.
4. Pilih File > Open > Pilih file Pegawai > Open, sehingga muncul tampilan
gambar 2.8 di bawah ini:

Modul Belajar Ms Access

Gambar 2.8 Tampilan tabel Pegawai pada Internet Explorer

Import tabel adalah kebalikan dari Export, yaitu kita menyimpan tabel dari
format lain (misalkan Excel) ke dalam format Access. Sebelumnya buatlah
lembar kerja di Excel seperti tabel 2.1 berikut ini :
Tabel 2.2 Tabel siswa pada Excel
NIM
05001
05002
05003
05004
05005
05006
05007
05008

NAMA
Ryan Santoso
Baretta Putri
Sahilly
Yusuf bin Sanusi
Yanto Suwito
Nurmala
Once bin Etty
Maesyaroh

TP_LAHIR
Solo
Klaten
Yogya
Bandung
Wonogiri
Solo
Yogya
Solo

TGL_LAHIR JURUSAN
2-Nov-1986 Informasi
23-Sep-1985 Akuntansi
5-Jul-1986 Tehnik
16-Mar-1987 Tehnik
3-Oct-1985 Akuntansi
29-Dec-1985 Informasi
23-Aug-1986 Informasi
2-Feb-1986 Akuntansi

Langkah importnya adalah sbb :

1. Dari database windows pilih menu File > Get External Data > Import,
sehingga tampil kotak dialog Import data.
2. Ubah isian Files of Type menjadi Microsoft Excel, pilih nama file Siswa,
kemudian klik Import. Kemudian akan tampil kotak dialog Import
Spreadsheet Wizard.
3. Pilih Sheet1 (tabel Siswa pada Excel berada di Sheet1) > Next
4. Beri tanda cek ( ) pada First Row Contains Column Heading, berarti
baris pertama (NIM, Nama dsb) sebagai Nama filed.
5. Klik Next > Next untuk menentukan kunci indexnya (filed NIM).
6. Klik Next untuk menentukan Primary Key-nya.
7. Klik pilihan Choose my own Primary key, pilih field NIM.
8. Klik Next lagi untuk menamai tabelnya (misal Siswa), kemudian klik
Finish.
9. Setelah itu pada database windows akan ada tabel baru bernama Siswa
yang datanya sesuai dengan data yang ada pada file Excel.
Modul Belajar Ms Access

Latihan 2.1
1) Buka tabel Barang, kemudian isikan data di bawah ini:
Kode_Brg
B001
B002
B003
B004
B005
B006
B007

Nama_Brg
Sepatu
Aqua galon
Rokok 234
Sandal
Mini compo
VCD Player
Indomie

Harga
185000
35000
7500
40500
125000
425000
1100

Satuan
Buah
Galon
Bungkus
Buah
Unit
Unit
Bungkus

2) Buat tabel Pelanggan dengan struktur sbb :

Name Filed
*Kode_Plg
Nama_Plg
Alamat
Kota
Telp

Type
Text
Text
Text
Text
Text

Size/Format
3
15
20
15
12

3) Isikan data sebagai berikut :

Kode_Plg
P01
P02
P03
P04

Nama_Plg
Viona
Bagas
Rilda
Jauhari

Alamat
Jl. Srikaya 12
Jl. Pringgodani 7
Jl. Arum Banget 12A
Jl. Antasari 45

Kota
Klaten
Solo
Karanganyar
Solo

Telp
0273-348744
0271-678456
0271-857658
0271-475643

4) Buat tabel Faktur dengan struktur sbb :

Name Filed
*No_Faktur
Tanggal
*Kode_plg

Type
Text
Date/Time
Text

Size/Format
4
Medium Date
3

5) Isikan data sebagai berikut :

No_Faktur
F001
F002
F003
F004

Tanggal
Kode_Plg
4-Mar-06 P01
3-Mar-06 P04
3-Mar-06 P02
2-Mar-06 P03

6) Buat tabel Transaksi dengan struktur sbb :

Name Filed
*No_Faktur
*Kode_brg
Jml

Type
Text
Text
Number

Size/Format
4
4
Integer

7) Isikan data sebagai berikut :

No_Faktur
F001
F001
F002
F002
F002
F003
F004
F004

Modul Belajar Ms Access

Kode_Brg
B001
B003
B005
B002
B007
B004
B006
B002

Jml
1
5
3
2
12
6
3
7

BAB 3

FIELD & RECORD

3.1.

Pengaturan Field
Pada bab sebelumnya telah disebutkan bahwa Field adalah kumpulan
data sejenis sebagai kolom, sedangkan record adalah kumpulan dari
beberapa field sebagai baris. Field pada tampilan Datasheet View dapat
diatur sesuai dengan keinginan pemakai, berikut ini adalah beberapa
pengaturan pada Field dan Datasheet:
1. Mengubah Ukuran Field, dapat dilakukan dengan cara menggeser batas
pemisah antar field atau lewat manu Format > Column width dan
Format > Row Height untuk merubah ukuran baris
2. Menambah / menyisipkan Field, dapat dilakukan melalui menu Insert >
Column, muncul field baru dengan nama Field1. Ubahlah filed tersebut
dengan cara klik menu Format > Rename Column.
3. Membekukan Field, hal ini biasanya dilakukan bila pada suatu tabel
terdapat banyak filed, sehingga akan menyulitkan kita untuk melihat
semua field. Hal ini dapat dilakukan lewat menu Format > Freeze
Columns. Sedangkan perintah untuk menghilangkan efek Freeze column
adalah Klik Format > UnFreeze All Columns.
4. Menyembunyikan Field, kadang-kadang ada field-field tertentu yang tidak
tampil / tersembunyi. Hal ini dapat dilakukan lewat menu Format >
Hide Columns. Sedangkan perintah untuk menghilangkan efek Freeze
column adalah Klik Format > Unhide All Columns.
5. Menghapus Field, hal ini dapat dilakukan lewat menu Format > Delete
Column, namun sebelumnya kita harus tentukan dulu field yang akan
dihapus.
6. Memformat Datasheet, untuk merubah format tampilan datasheet dapat
dilakukan lewat menu Format > Datasheet. Terdapat beberapa
pengaturan, di antaranya Cell Effect (Flat, Sunken, Raised), Gridlines
show (Vertical & Horizontal), Background Color dan Gridlines Color.
Latihan 3.1

1) Buka tabel Siswa!

2) Tambahkan Field ASAL_SKLH di antara field JURUSAN-TGL_LAHIR
dan field AGAMA di antara field NAMA-TP_LAHIR!
3) Bekukan field NAMA!
4) Sembunyikan field NIM dan AGAMA!
5) Tambahkan record baru (5 saja)!
6) Hapus record 3 dan 7!

3.2. Pencarian dan Pemindahan Tampilan Record

Pencarian record dapat dilakukan langkah-langkah seperti berikut :
1. Aktifkan tabel Pegawai dalam tampilan Datasheet View
2. Klik field NAMA
3. Pilih menu Edit > Find atau klik icon
seperti gambar 3.1 berikut ini :

Modul Belajar Ms Access

sehingga muncul tampilan

Gambar 3.1 Kotak dialog Find & Replace

4. Ketikkan YANTO pada isian Find what > Find Next, kursor akan
menunjuk ke data yang bernama YANTO, klik lagi find next untuk
mencari pegawai yang namanya Yanto (jika ditemukan).
5. Match digunakan untuk mencari tingkat kesamaan yang terdiri atas 3
bagian, yaitu :
Any Part of Field, akan mencari frase yang mengandung kata yang
sedang dicari, misalnya jika mencari kata Yanto, maka akan
ditampilkan Yanto itu sendiri, Yanto Aziz, ataupun Nur Yanto.
Macth Whole Field, akan mencari kata yang benar-benar persis
dengan apa yang kita ketikkan, misalnya diketik Yanto, maka akan
ditampilkan nama Pegawai yang benar-benar Yanto (harus sama
persis dengan apa yang dicari).
Start of Field, akan mencari frase yang awal katanya sesuai dengan
yang diketik, misalnya untuk nama Yanto akan ditampilkan Yanto dan
Yanto Aziz.
6. Pilihan Replace memiliki fungsi untuk mengganti kata SOLO dengan kata
lain. Hal ini sama seperti pada Ms. Word.
Untuk memindahkan tampilan record dapat dilakukan lewat menu
Edit > Go To > Pilih First Record, Pre record, Next Record atau End
Record. Hal yang sama dapat dilakukan lewat Navigator Button, untuk
lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:

First Record
Pre Record
Record Number

End Record
Next Record
New Record

Gambar 3.2 Navigator Button

3.3. Sort & Filter
Menyortir / mengurutkan Field, terdapat 2 metode pengurutan yaitu
Ascending dan Descending. Caranya adalah :
1. Aktifkan tabel Pegawai pada tampilan Datasheet View
2. Klik field yang akan dijadikan kunci pengurutan (NAMA).
3. Klik menu Record > Sort Ascending

untuk pengurutan dari atas ke

bawah atau Sort Descending

untuk pengurutan dari bawah ke atas.
Langkah di atas hanya berlaku untuk pengurutan dengan satu field sebagai
kunci sortingnya. Namun kadang-kadang kita perlu mengurutkan
berdasarkan 2 field atau lebih (missal mengurutkan berdasarkan GOL dan
NAMA), langkahnya adalah sebagai berikut :
Modul Belajar Ms Access

10

1. Aktifkan tabel Pegawai pada tampilan Datasheet View.

2. Klik menu Record > Filter > Advanced Filter / Sort atau icon
sehingga muncul tampilan seperti gambar 3.4 berikut ini:

Gambar 3.3 Tampilan Advanced Filter / Sort

3. Pilih Field GOL dan NAMA pada isian Field
4. Tentukan metode pengurutannya (Ascneding / Descending).
5. Klik menu Record > Apply Filter / Sort atau icon
, secara otomatis
tabel Pegawai akan diurutkan berdasarkan GOL dan NAMA.
Pada penyaringan / Filter data dapat dilakukan lewat menu Record >
Filter, terdapat 3 metode, yaitu :
a) Filter by Selection ( ), penyaringan dilakukan dengan memilih field
kunci terlebih dulu. Misalnya kita akan menyaring Pegawai yang
Golongan A, Klik field yang golongan A, pilih Filter By Selection, kemudian
pilih Apply Filter
.
b) Filter by Excluding Selection, kebalikan dari Filter by Selection. Misal
diklik GOL A, maka akan ditampilkan pegawai selain golongan A.
c) Filter by Form ( ), hampir sama dengan Filter by Selection, namun kita
dapat memilih kriteria lain. Misalnya kita akan menyaring Pegawai yang
Golongan B, Blok field GOL, pilih Filter By Form, kemudian pilih jenis
golongannya (B) lalu klik Apply Filter
.
d) Advanced Filter / Sort ( ), merupakan penyaringan tingkat lanjut dan
biasanya disertai criteria. Misalnya untuk menyaring pegawai yang
JML_ANAk lebih dari 1, langkahnya adalah sebagai berikut :
Klik Advanced Filter / Sort, sehingga muncul tampilan seperti gambar
3.4 di atas.
Pilih JML_ANAK pada kotak Field
Ketikkan >1 pada kotak Criteria
Kemudian klik Apply Filter
.
Menyaring
Field :
Sort :
Criteria :
Or :

data yang Golongannya A dan Tempat lahir Solo :

GOL
TP_LAHIR
Ascending
Ascending
A
SOLO

Menyaring
Field :
Sort :
Criteria :
Or :

data yang lahir bulan Februari Agustus :

Month(TGL_LAHIR)
Month(TGL_LAHIR)
Ascending
Ascending
>=2
<8

Modul Belajar Ms Access

11

Menyaring
Field :
Sort :
Criteria :
Or :

data yang lahir bulan Februari atau tempat lahirnya Solo

Month(TGL_LAHIR)
TP_LAHIR
Ascending
Ascending
=2
SOLO

Untuk menghilangkan efek penyaringan pilih menu Record > Remove

Filter/Sort atau icon

.
Latihan 3.2

1) Buka Tabel Pegawai!

2) Urutkan data berdasarkan GOL (Ascending) dan TP_LAHIR
(Descending)!
3) Tampilkan data yang lahir tahun 1980 ke atas!
4) Tampilkan data yang lahir tanggal 23 ke atas atau punya anak 3!
5) Tampilkan data yang statusnya Lajang dan lahir bulan Februari!
6) Tampilkan data yang statusnya Menikah dan Golongannya A!
7) Tampilkan data yang Golongannya B atau punya anak di bawah 3!

Modul Belajar Ms Access

12

BAB 4

QUERY
4.1. Apa itu Query
Pengertian query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam
table. Namun demikian query memiliki arti yang luas, di antaranya :
a. Query dapat digunakan sebagai pengganti table dalam database.
b. Perubahan data yang dilakukan pada query, otomatis akan ikut
mengubah data pada table dan sebaliknya.
c. Query dapat menggunakan lebih dari satu table yang telah dihubungkan
sebagai sumber data (Primary Key).
d. Query juga dapat menggunakan query lain sebagai sumber datanya
untuk menampilkan data yang lebih spesifik.
4.2. Jenis Query
Query terdiri atas beberapa macam, di antaranya adalah sebagai berikut :
a. Query Pemilihan (Select Query), Query paling umum yang berguna untuk
menyaring dan menampilkan data tertentu dari satu atau lebih table.
b. Query Parameter, Query yang dijalankan dengan menampilkan kotak
dialog untuk meminta informasi yang digunakan untuk menyaring data
atau nilai yang ingin dimasukkan ke dalam field.
c. Query Crosstab, Query untuk menganalisa data dengan menampilkan
data yang telah diolah dan mengelompokkannya.
d. Query Aksi, Query yang digunakan untuk melakukan perubahan satu
atau beberapa record sekaligus.
e. Query SQL (Stucture Query Language),
query yang dibuat dengan
pernyataan SQL.
4.3. Membuat Quey dengan Satu Tabel
Cara membuat query adalah :
1. Dari database windows pilih objek Queries.
2. Pilih : Create query by design view (membuat query secara manual)
Create query by using wizard (membuat query dengan wizard)
3. Misalkan pilih yang pertama, sehingga muncul tampilan seperti berikut:

Gambar 4.1. Membuat query dengan design view

4. Pilih tabelnya (Pegawai) > klik tombol Add > Close, muncul tampilan
seperti gambar 4.2 di bawah ini:

Modul Belajar Ms Access

13

Gambar 4.2. Memilih field-field dalam query

5. Tentukan field-field yang akan ditampilkan (semua field ditampilkan).
6. Tambahkan kolom baru (GAPOK) antara GOL dan TP_LAHIR > Klik kanan
> Bulid, sehingga tampil kotak dialog Expression Builder, ketikkan
perintah di bawah ini :
GAPOK:IIF([PEGAWAI]![GOL]=A,1000000,IIF([PEGAWAI]![GOL]=B
, 800000,600000))
Ket:
[PEGAWAI]![GOL] merupakan field GOL dari table Pegawai, hal ini dapat
dilakukan dengan pilih Tables > Pegawai > GOL. Untuk lebih jelasnya
perhatikan gambar 4.3 di bawah ini :

Gambar 4.3. Kotak dialog Expression Builder

7. Klik Tombol OK.
8. Simpan query tersebut dengan nama QPegawai.
Latihan 4.1
Buka Qpegawai pada Design view
Tambahkan filed-field baru seperti di bawah ini:
a. TUNJ_ISTRI didapat jika Statusnya Menikah sebesar 10% dari GAPOK.
b. TUNJ_ANAK didapat jika Jumlah anak 1-2 sebesar 5% dari GAPOK per
anak, jika Jumlah anak lebih dari 3 sebesar 3% dari GAPOK per anak,
selain itu 0.
c. GAJI_KOTOR = GAPOK+TUNJ_ISTRI+TUNJ_ANAK
d. PPH = 2 % dari GAJI_KOTOR
e. GAJI BERSIH = GAJI_KOTOR-PPH

Modul Belajar Ms Access

14

4.4. Relasi Antar Tabel

Untuk membuat database yang baik dan handal, organisasi data harus
melibatkan beberapa table, dan seluruh table tersebut harus saling
berhubungan satu sama lain. Untuk itu mutlak perlu adanya Relationship
(relasi antar table).
Untuk membuat relationship, perhatikan langkah-langkah berikut:
1. Dari Windows database pilih menu Tools > Relationship
atau klik
kanan pilih relationship, sehingga tampil jendela relationship.
2. Klik kanan pilih show table untuk menampilkan table-tabelnya, seperti
tampilan berikut ini :

Gambar 4.4. Jendela Relationship

Aturan dasar pembuatan relationship:
a) Field yang dihubungkan dari table utama haruslah berupa Primary Key.
b) Kedua field yang dihubungkan haruslah memiliki data yang sama baik
type ataupun isi data itu sendiri.
c) Table yang direlasikan harus berupa table Access, jika bukan harus
diubah formatnya dengan import table.
Type hubungan antar table:
a) One to one (satu ke satu), setiap data pada table pertama (A) hanya
bersesuaian dengan satu data pada table kedua (B) atau sebaliknya. Type
hubungan ini terjadi dengan menghubungkan field kunci primer pada
kedua table. Misalnya tiap barang hanya memiliki 1 kode.
b) One to many (satu ke banyak), satu record pada table pertama (A)
bersesuaian dengan banyak record pada atabel kedua (B), akan tetapi
tiap satu record dari table kedua (B) hanya bersesuaian dengan satu
record pada table pertama (A). hubungan ini merupakan hubungan yang
umum dipakai, misalnya 1 pelanggan biasanya memiliki beberapa faktur.
c) Many to many (banyak ke banyak), satu record pada table pertama (A)
bersesuaian dengan banyak record pada table kedua (B) dan sebaliknya.
Hubungan ini hanya dimungkinkan jika membuat table baru sebagai
perantara, misalnya tabel barang dengan pelanggan yang dihubungkan
dengan table faktur ataupun transaksi.
4.5. Membuat Qurey dengan beberapa Tabel
Membuat query transaksi penjualan :
1. Dari database windows pilih Queries > Create Query by design view
2. Pilih table Barang dan Transaksi.
3. Pilih field-fieldnya, seperti gambar 4.5 berikut ini:

Modul Belajar Ms Access

15

Relationship

Gambar 4.5. Design view pada Query & relasinya

4. Untuk
mencari
Harga_Beli
gunakan
Expression
Builder
(Harga*Jml)
5. Jalankan Query tersebut, simpan dengan nama Qtransaksi.
Latihan 4.2
1. Buatlah Query untuk menampilkan field No_Faktur, Tgl_Faktur,
Kode_plg, Nama_plg, Alamat, Total Faktur yang melibatkan table
Faktur, dan Pelanggan serta query QTransaksi.
2. Gunakan View > Totals untuk menjumlah Total faktur berdasarkan No
faktur.
3. Simpan dengan nama QFaktur

Modul Belajar Ms Access

16

BAB 5

FORM
5.1. Membuat Form Master
Form dapat membantu pengaturan layout untuk menampilkan record data
secara lengkap dari satu atau beberapa table sesuai dengan kebutuhan.
Tampilan data pada form juga akan memudahkan dalam menginput,
mengedit, dan menghapus data.
Dalam pembuatan form juga terdapat 2 cara (design dan wizard). Membuat
form dengan wizard dapat dilakukan dengan cara :
1. Dari window database pilih Form > Create form by using wizard.
2. Muncul tampilan gambar 5.1 seperti di bawah ini :

Gambar 5.1. Kotak dialog design Form Wizard

3. Tentukan table yang mau dibuat formnya (Barang, tambahkan field
GAMBAR dengan type OLE Object).
4. Pindahkan field-fieldnya dari Available Field. ke kotak Selected Fields >
Next Pilih model formnya (Dataseheet, Columnar, Tabular) > Next
5. Kemudian tentukan style formnya > Next.
6. Ketikkan Fbarang pada kotak penamaan form > Finish
7. Jalankan Form lewat menu view > Form view
.
8. Isikan datanya dengan bantuan Objek Navigator.
9. untuk mengisikan gambar klik kanan > Insert Object, sehingga tampil
gambar seperti di bawah ini:
Record Selector

Divding Line

Navigator Button
Gambar 5.2. Form Barang
Modul Belajar Ms Access

17

5.2. Memodifikasi Form

Kita dapat memodifikasi form sesuai dengan kebutuhan, misalnya
menambahkan objek tombol, membuat garis dan sebagainya. Sebagai
penunjang dalam modifikasi form, Access telah menyediakan fasilitas yang
bernama Toolbox (kotak alat)
. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar
berikut 5.3. ini :

Gambar 5.3. Toolbox pada Access

Selain toolbox juga terdapat fasilitas lain untuk memodifikasi Form ataupun
Report yang disebut Property Windows (jendela property). Property
berfungsi untuk memanipulasi objek dalam suatu form/report, atau dengan
kata lain Property adalah Karakteristik dari suatu objek. Perhatikan gambar
5.4 berikut ini:

Gambar 5.4. Property Windows / Jendela Properti

Untuk menampilkan Toolbox atupun Properties bisa dilakukan dengan Klik
menu Edit > View.

Modul Belajar Ms Access

18

Menambahkan tombol TAMBAH, SIMPAN, BATAL, HAPUS

1. Buka form barang pada design view.
2. Klik objek Command Button pada Toolbox > letakkan pada Form,
sehingga muncul gambar 5.4 seperti di bawah ini :

Gambar 5.4. Kotak dialog Command Button Wizard

3.

Pilih Record Operations pada kotak Categories dan Add New Record
pada kotak Actions, kemudian pilih Next.

4.

Tampil gambar wizard kedua seperti gambar 5.5 seperti berikut :

Gambar 5.4. Kotak dialog Command Button Wizard kedua

5.
6.

Pilih Option Text > ketikkan TAMBAH > Next. > Finish
Ulangi langkah di atas untuk membuat tombol :
Tombol
Cetgories
Actions
SIMPAN
Record Operation
Save Record
BATAL
Record Operation
Undo Record
HAPUS
Record Operation
Delete Record
KELUAR
Form Operation
Close Form

7.

Tambahkan Label dan Rectangle (kotak) untuk memperindah tampilan

form.
Klik objek Combo Box pada toolbox untuk mencari data letakkan pada
form, sehingga tampil gambar 5.5 berikut ini:

8.

Modul Belajar Ms Access

19

Gambar 5.5. Kotak dialog Combo Box Wizard

9. Pilih option Find a record on my form.. > Next
10. Pilih field Kode_brg > Next sehingga tampil kotak dialog Combo Box
Wizard ketiga seperti gambar 5.6 di bawah ini :

Gambar 5.6. Kotak dialog Combo Box Wizard ketiga

11. Klik Next > Ketikkan Klik di sini untuk mencari Kode Barang pada
kotak What label would you like for your combo box?, kemudian pilih
Finish.
12. Klik File > Save untuk menyimpan hasil modifikasi, jalankan form
tersebut seperti gambar 5.7. di bawah ini:

Gambar 5.7. Form Barang yang telah dimodifikasi

Modul Belajar Ms Access

20

Latihan 5.1
Desainlah sebuah form yang melibatkan table pelanggan!
Tambahkan tombol TAMBAH, SIMPAN, BATAL HAPUS dan KELUAR serta
Combo box untuk mencari Nama Pelanggan!
Simpan dengan nama Fpelanggan!

5.3. Membuat Form Transaksi

Setelah Form Master barang dan Pelanggan selesai dibuat, selanjutnya kita
buat form Transaksi yang meliputi form Faktur dan form Transaksi itu
sendiri. Lebih dulu kita buat form Faktur yang melibatkan table Faktur dan
Pelanggan. Langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Buka database windows Jual > pilih Objek Form.
2. Pilih Create Form by using wizard.
3. Pada kotak Table/Queries pilih Tabel Pelanggan.
4. Pilih semua fieldnya dengan klik tombol >> kemudian pilih Next.
5. Tentukan jenis dan style formnya kemudian pilih Next lagi.
6. Ketikkan nama Formnya (FrFaktur) pilih Finish.
7. Form Faktur yang sudah jadi perlu kita modifikasi, lakukan modifikasi
form dengan menambahkan tombol Tambah, Simpan, Batal, Keluar.
8. Hapus textbox Kode_plg, pilih objek Combo Box pada toolbox, sehingga
muncul tampilan Combo Box Wizard seperti gambar 5.7 di bawah ini:

Gambar 5.7. Gambar Combo Box Wizard pertama

9.

Klik pada pilihan I want the combo box to look up the values in table
or query, kemudian pilih Next.
10. Pilih table Pelanggan > Next
11. Pilih field yang ingin ditampilkan (Kode_plg dan Nama_plg) > Next,
sehingga tampil gambar Combo box wizard berikutnya seperti tampak
pada gambar 5.8 berikut ini:

Modul Belajar Ms Access

21

Gambar 5.8. Gambar Combo Box Wizard keempat

12. Klik pada Checkbox Hide key Column (recommended), pilih Next dan
Next lagi. Muncul tampilan seperti gambar 5.9 berikut ini :

Gambar 5.9. Combo Box Wizard kelima

13. Pada pilihan Store that value in the field, pilih field Kode_plg > Next.
14. Ketikkan Comboplg untuk menamai combo box tersebut, dan terakhir
pilih Finish.
15. Jalankan Form tersebut untuk mengisikan datanya, seperti tampilan
gambar 5.10 berikut ini:

Gambar 5.10. Form Faktur

Modul Belajar Ms Access

22

Latihan 5.2
Desainlah form FrTransaksi yang mangolah Query QTransaksi!
Tambahkan tombol TAMBAH, SIMPAN, BATAL dan KELUAR serta Combo
box untuk No_Faktur dan Kode_brg!. Untuk lebih jelasnya perhatitakan
gambar Form Transaksi berikut ini :

Gambar 5.11. Form Transaksi

Dari langkah di atas dapat diketahui bahwa antara Faktur dan Transaksi
diolah dengan form yang terpisah, hal ini kurang efektif karena dapat terjadi
kesalahan pangisian datanya. Kita dapat mengolah data faktur dan
transaksi
dalam
satu
form
saja
dengan
menggunakan
Objek
Subform/subreport
1.
2.
3.
4.

. Berikut langkah-langkahnya :

Buka Windows Database > Form

Copykan FrFaktur (Klik kanan > Save as > Ketikkan FrPenjualan)
Buka FrPenjualan pada Design View.
Tambahkan
Objek
textbox
(Nama_plg)
dan
Subform
(Query:QTransaksi), perhatikan gambar berikut ini :

Combobox (Comboplg)
Unbound (txt_nama)
Subform/subreport

Gambar 5.12. Desain Form FrPenjualan

5.
6.

Klik pada Unbound (textbox Nama_plg), ganti Property Name menjadi

txt_nama.
Dari menu View pilih Code, ketikkan perintah di bawah ini :

Modul Belajar Ms Access

23

7.
8.

Perintah di atas merupakan perintah dalam bahasa Visual Basic yang

berfungsi untuk menampilkan Nama Pelanggan dari table pelanggan.
Klik pada Subform/subreport (QTransaksi), ganti Property Source
Object menjadi Query.QTransaksi.
Simpan hasil modifikasi, jalankan form tersebut seperti gambar 5.13
berikut ini:

Gambar 5.13. Hasil Form Penjualan

Modul Belajar Ms Access

24

BAB 6

REPORT
Setelah selesai membuat table dan form serta memanipulasi datanya,
selanjutnya adalah menyajikan laporan hasil manipulasi data. Untuk hal
tersebut pada Access disediakan fasilitas Report. Dengan Report kita dapat
menyajikan laporan-laporan yang sesuai dengan kebutuhan, misalnya
Laporan Barang, Laporan Pelanggan ataupun Struk Penjualan.
6.1. Membuat Report
Untuk membuat report barang lakukan langkah-langkah berikut ini :
1. Buka Database windows Jual
2. Pilih Objek Report > Create report by using wizard.
3. Tentukan tablenya (Barang) > Klik tombol >> kemudian untuk
menampilkan semua fieldnya kemudian klik Next 2 kali.
4. Muncul tampilan Report wizard seperti gambar 6.1 berikut ini :

Gambar 6.1. Report Wizard

5.
6.

Pilih Kode_brg sebagai kunci pengurutan secara Ascending, klik Next.

Tentukan Lay out-nya kemudian pilih Next lagi untuk memilih stylenya, klik Next, ketikkan nama reportnya (RpBarang) Klik Finish.
7. Lakukan modifikasi pada Report tersebut, gunakan fasilitas pada
Toolbox (Line, Rectangle dsb) untuk memperindah tampilan report.
8. Pada field Gambar ganti Property Size Mode menjadi Strech.
9. Tambahkan Judul pada Report Header.
10. Tambahkan textbox pada Report Footer Jumlah barang untuk
mengetahui banyaknya barang dengan perintah :
!"

# $

% &'

11. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar 6.1 berikut ini:

Modul Belajar Ms Access

25

Report Header

Page Header

Page Footer
Report Footer

Gambar 6.2. Desain Report RpBarang

12. Jalankan report tersebut dengan menu File > Print Preview
Latihan 6.1
Buka table Pelanggan > Tambahkan Field Gambar .
Desainlah sebuah Report untuk menampilkan seluruh
Pelanggan.
Simpan dengan nama RpPelanggan

field

table

6.2. Membuat Struk Penjualan

Setelah report barang dan pelanggan selesai dibuat, selanjutnya adalah
membuat report penjualan yang berupa Struk Penjualan, ikuti langkahlangkah berikut :
1. Tentukan data sumbernya, dalam hal ini harus dibuat Query Struk.
2. Dari Database windows pilih Queries > Create query by deisn view.
3. Tentukan table atau query-nya (Faktur, Pelanggan, dan QTransaksi).
4. Buat Criteria [Forms]![FrPenjualan]![No_Faktur] pada field No_Faktur.
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar 6.3 berikut ini:

Modul Belajar Ms Access

26

Gambar 6.3. Design View QStruk

5.
6.
7.

Simpan dengan nama Qstruk.

Kembali ke Database windows > Pilih objek Report > Klik Create report
by using wizard.
Tentukan sumber datanya (Qstruk), pilih field-fieldnya (Tanggal,
No_Faktur, Kode_brg, Nama_brg, Harga, Jml, Harga_Jual, Kode_plg),
perhatikan gambar 6.4 berikut ini:

Gambar 6.4. Report RpStruk wizard pertama

8.
9.
10.
11.
12.

Klik Next > Double Klik pada Field No_Faktur > Klik Next.
Pilih Kode_brg pada combo pengurutan > Klik Next.
Pilih Lay out-nya (Align Left 1) > Klik Next.
Tentukan Style reportnya (Coorporate) > Klik Next.
Ketikkan nama reportnya (RpStruk) > Klik pilihan Modify the reports
design > Klik Finish, sehingga muncul tampilan report design seperti
gambar 6.5 berikut ini :

Modul Belajar Ms Access

27

Gambar 6.5. Tampilan Design RpStruk

13. Lakukan modifikasi dengan bantuan Toolbox dan Property windows
seperti gambar 6.6 berikut ini :

Gambar 6.5. Tampilan Design RpStruk setelah dimodifikasi

14. Klik kanan pada no_faktur Header > pilih Sorting ang Grouping.
15. Pada No_Faktur ubah property Set Group Footer-nya menjadi Yes
(sebagai tempat textbox untuk Total Faktur).
16. Tambahkan textbox baru pada no_faktur Footer, ketikkan Total Faktur
dan pada textboxnya ketik =sum([Harga_Jual]). Untuk lebih jelasnya
perhatikan gambar 6.6 berikut ini :

Modul Belajar Ms Access

28

Gambar 6.6. Tampilan Design RpStruk dengan Total Faktur

17. Simpan kembali report yang telah dimodifikasi.
18. Jalankan report dengan File > Print preview, maka akan muncul kotak
dialog Enter Parameter Value, hal ini disebabkan report tersebut
diljalankan bukan dari form penjualan. Coba isi dengan F002, maka
akan tampil gambar 6.7 berikut ini :

Gambar 6.7. Tampilan Struk Penjualan

19. Untuk menghubungkan Struk penjualan dengan Form Penjualan, maka
buka kembali Form penjualan kemudian tambahkan tombol (command
button) Cetak Faktur.
20. Pada kotak Categories pilih Report Operations, kemudian pada kotak
Actions pilih Preview Report, klik Next.
21. Pilih reportnya (RpStruk) > Klik Next. Pada pilihan Text ketikkan Cetak
Faktur, klik Next lagi, kemudian klik Finish.
22. Simpan kembali form Penjualan, kemudian Klik tombol TAMBAH, isikan
data-datanya, Klik tombol SIMPAN dan coba klik tombol CETAK
FAKTUR, maka akan muncul Struk Penjualan sesuai dengan data yang
telah didisikan.

Modul Belajar Ms Access

29

BAB 7

SWITCHBOARD (MENU)
7.1. Membuat Menu
Setelah semua objek (table, form, dan report) selesai dibuat, selanjutnya
perlu dibuat Menu yang memanggil objek-objek tersebut. Microsoft Access
menyediakan fasilitas pembuatan menu, yaitu dengan SwitchBoard.
Langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Dari menu bar pilih Tools > Database Utilities > Switchboard Manager.
2. Tampil Messagabox switchboard Klik Yes. Tampil gambar SwitchBoard
Manager seperti gambar 7.1 berikut ini :

Gambar 7.1. SwitchBoard Manager

3.

Klik tombol Edit > Klik New, sehingga muncul tampilan seperti gambar
7.2 berikut ini :

Gambar 7.2.. Edit Switchboard Item

4.
5.
6.
7.
8.

Pada Text ketik : Mengolah Data Barang, pada Command pilih Open
Form in Edit Mode, dan pada Form pilih form yang dipanggil
(FBarang). Klik OK.
Lakukan langkah yang sama untuk memanggil Form Pelanggan, Form
Penjualan, Laporan Barang, Laporan Pelanggan, Keluar Aplikasi
Khusus untuk memanggil Report pada kotak Command pilih Open
Report dan tentukan nama reportnya pada isian Report.
Untuk pilihan Keluar Aplikasi pilih Command : Exit Application.
Klik Close, maka pada objek Form akan terdapat Switchboard.

Modul Belajar Ms Access

30

7.2. Mengatur Start Up

Star up adalah pengaturan pada menu yang akan menampilkan objek
pertama kali saat program dijalankan. Untuk mengatur start up pada
database Jual, lakukan langkah-langkah berikut ini:
1. Buka database windows Jual.
2. Pada Menu Bar klik Tools > Star Up, sehingga tampil gambar 7.3 berikut
ini :

Gambar 7.3. Tampilan Start Up

3. Pada kota Application Title ketik : Aplikasi Penjualan Barang, pada
kotak Display Form/Page pilih Switchboard, klik OK. Hal ini berarti jika
aplikasi dijalankan yang pertama muncul adalah Switcboard/Menu.
4. Jalankan Switchboard dengan klik icon Form , maka akan tampil Menu
Utama seperti gambar 7.4 berikut ini :

Gambar 7.4. Main Switchboard Penjualan

Modul Belajar Ms Access

31

Daftar Pustaka
1. Pandapotan Sianipar, Cara Mudah Memakai Ms. Office Access 2003,
Elex Media Komputindo, 2003.
2. Djoko Pramono, Belajar Sendiri Ms. Access 2000, Elex Media Koputindo,
2000.
3. Agus Haryanto, Membuat Aplikasi Sederhana dengan Microsoft Access,
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com, 2003.

Modul Belajar Ms Access

32