ENTERPRISE SYSTEMS

MAGISTER AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
2015

APPLICATION AREAS
Aplikasi dapat dibagi menjadi dua yaitu sistem interorganisasional dan sistem
intraorganisasional.

Sistem

interorganisasional

merupakan

sistem

yang

memungkinkan organisasi melintasi batasannya contohnya e-commerce, aplikasi ebusiness seperti electronic data interchange (EDI). Sistem ini menghubungkan bisnis
dengan konsumennya atau pemasoknya. Sementara sistem intraorganisasional
dibagi menjadi dua yaitu:
Enterprise system; sistem yang dirancang untuk mendukung organisasi
secara keseluruhan. Contohnya Transaction Processing Systems (TPS),
Enterprise Resource Planning Systems (ERP), Customer Relationship
Management Systems (CRM) dan Supply Chain Management Systems
(SCM).
Managerial support system; sistem yang dirancang untuk mendukung
pekerjaan

manajer.

Contohnya

Decision

Support

Systems

(DSS),

Knowledge Management Systems (KMS), Expert Systems dan Business

Intelligence Systems.

CRITICAL CONCEPTS
Batch Processing vs Online Processing
Satu dasar yang membedakan aplikasi komputer adalah batch processing vs
online processing. Sebelumnya, seluruh pemrosesan dilakukan dengan batch.
Organisasi mengakumulasikan sebuah batch yang berisi transaksi-transaksi lalu
memproses seluruh batch di saat yang sama. Contohnya seluruh transaksi
persediaan (masuk dan keluar) selama satu hari dicatat pada kertas. Setelah
operasional hari tsb berakhir, transaksi dimasukkan dalam komputer lalu komputer
tsb akan membawa data tsb ke komputer pusat dan persediaan akan diperbarui
dengan pemrosesan batch hari itu terhadap master inventory file pada komputer. Di
awal hari selanjutnya, master inventory file berisi data terbaru dan laporan
persediaan yang sesuai dicetak.
Masalah utama dengan pemrosesan batch adalah hanya saat awal hari kerja
master invetory file berisi data yang up-to-date sementara di waktu lainnya,
perusahaan tidak mengetahui berapa banyak produk yang ada dalam persediaan.

Sementara dengan sistem online, setiap transaksi dimasukkan secara langsung

ke komputer pada saat terjadi. Contoh kasir bagian pengiriman atau penjualan
memasukkan adanya penerimaan atau penjualan produk ke dalam workstation yang
terhubung ke komputer server. Setelah itu, secara otomatis komputer memperbarui
master file sehingga perusahaan dapat segera mengetahui berapa jumlah
persediaannya.
Keputusan pemilihan menggunakan batch processing atau online processing
harus ditentukan dari segi biaya dan ketepatan waktu. Karena biaya per transaksi
telah berkurang dan pentingnya ketepatan waktu semakin meningkat, maka
perusahaan cenderung menggunakan online processing namun bagi fungsi
penggajian, batch processing cenderung masih menggunakan batch processing
karena dijalankan satu atau dua minggu sekali sehingga tidak memerlukan akses
setiap hari.
Functional Information Systems
Aplikasi juga dapat dibuat berdasarkan fungsi bisnis sehingga disebut
functional information systems. Contoh organisasi memiliki beberapa fungsi bisnis
yaitu produksi, pemasaran, akuntansi dan personalia sehingga aplikasi dapat
dikategorikan sebagai production information systems, marketing information
systems atau accounting information systems.
Suatu sistem informasi terdiri dari beberapa subsistem dimana masing-masing
menyediakan informasi mengenai tugas dalam fungsi tsb. Contoh production
information system berisi subsistem yang saling terkait misal sistem untuk
meramalkan penjualan, perencanaan produksi dan perencanaan bahan baku;
marketing information system berisi subsistem misal sistem untuk promosi dan
iklan serta mengembangkan produk baru; accounting information system berisi
subsistem misal sistem akuntansi biaya, buku besar dan pelaporan keuangan.
Vertical (ke atas) Integration of Systems
Sistem yang melayani lebih dari satu tingkat vertikal di organisasi disebut
vertically integrated information system. Contoh sistem informasi penjualan yang
terintegrasi

secara

vertikal

mungkin

mengumpulkan

data

penjualan

dan

menghasilkan invoice, merangkum data ini setiap minggunya untuk digunakan oleh
manajer dalam melacak mana item yang terjual cepat dan lambat serta menganalisa
tren untuk menentukan keputusan strategis.

Distributed Systems/ Distributed Data Processing

Distributed systems merupakan sistem dimana sejumlah komputer berada di
lokasi yang berbeda dimana perusahaan melakukan bisnisnya (di kantor pusat,
pabrik, toko, gudang) dan saling terhubung melalui line komunikasi seperti LAN dan
WAN. Beberapa kelemahan dari sistem ini adalah tingginya risiko keamanan karena
kemudahan akses, ketergantungan dengan line komunikasi dan perlunya koordinasi
yang lebih banyak.
Client/ Server Systems
Dengan sistem ini, kekuatan pemrosesan dibagi terhadap komputer server
pusat biasanya berupa midrange computer atau workstation dan sejumlah
komputer klien biasanya berupa microcomputer. Contohnya aplikasi client/server
pada perusahaan ritel. Klien mungkin berupa cash register pada bagian penjualan
sementara server berupa workstation di kantor. Ketika terjadi penjualan kredit, data
dimasukkan pada register lalu dikirimkan ke server, server menerima catatan
mengenai pelanggan dan memperbaruinya berdasarkan penjualan kredit tsb. Server
mengirimkan otorisasi transaksi kredit kepada register dan dokumen penjualan
dicetak pada register. Server nantinya yang akan menyiapkan tagihan untuk seluruh
pelanggan, mencetaknya dan menghasilkan laporan.
Seluruh client/server system memiliki dua tingkatan yaitu tingkat klien dan tingkat
server. Jika pemrosesan banyak dilakukan oleh client maka dapat disebut sebagai
fat client atau thin server contohnya database server sementara jika hampir
seluruh pemrosesan dilakukan oleh server maka disebut thin client atau fat server
contohnya web server dan groupware.
Virtualization
Merupakan cara populer untuk memberikan layanan teknologi informasi, ada
beberapa bentuk contohnya:
Server virtualization; satu server dipecah menjadi beberapa server virtual.
Masing-masing server virtual dapat menjalankan sistem operasinya sendiri
dan sistem operasi tsb dapat berbeda dari virtual server yang lain sehingga
seolah-olah setiap server virtual dapat bekerjsa seperti server yang berdiri
sendiri.
Desktop virtualization; desktop environment (segala sesuatu yang dilihat
dan digunakan pengguna pada desktop PC) terpisah dari mesin desktop
secara fisik sehingga diakses melalui model client/server. Jadi desktop
3

environment disimpan dalam sebuah server bukan pada penyimpanan di

desktop. Ketika pengguna bekerja dari desktopnya (baik PC, notebook
atau smartphone), seluruh program, aplikasi dan data disimpan pada
server serta seluruh program dan aplikasi dijalankan pada server.
Service-Oriented Architecture and Web Services
Service-oriented architecture (SOA) merupakan sebuah arsitektur aplikasi
berdasarkan pada pengumpulan fungsi atau layanan dimana layanan ini dapat
mengkomunikasikan (atau dikomunikasikan) satu dengan lainnya. Keuntungan
utama SOA adalah sekali dibuat, dapat digunakan terus menerus di aplikasi yang
berbeda- hanya koneksinya akan berbeda. Layanan harus dikembangkan dalam
organisasiatau perusahaan dapat membeli software dari pemasok.
Web services, yaitu kumpulan teknologi yang didirikan di dekat XML (eXtensible
Markup Language), yang merupakan standar komunikasi.

TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS (TPS)

Sistem ini memproses ribuan transaksi yang terjadi setiap hari pada hampir
seluruh perusahaan mencakup transaksi penjualan, pembayaran yang dilakukan
dan diterima, persediaan yang dikirimkan dan diterima serta pembayaran gaji. Selain
menghasilkan dokumen dan memperbarui catatan dari hasil pemrosesan
transaksi,

sistem

juga

menghasilkan

berbagai

ringkasan

laporan

yang

bermanfaat bagi manajemen tingkat atas.

TPS mampu memproses transaksi lebih cepat, ekonomis serta akurat. TPS
mungkin dapat menggunakan basis mainframe atau midrange atau client/server
system dua atau tiga tingkat atau mungkin terkait dengan penggunaan serviceoriented architectures (SOA). Berikut adalah contoh TPS yaitu:
Payroll System
Sekilas sistem penggajian hanya terkait dengan operator yang menginput jumlah
jam kerja setiap karyawan dan sistem akan memproses transaksi ini untuk
menghasilkan cek gaji. Namun sistem sistem ini juga harus memiliki subsistem yang
dapat menyelesaikan:
Pemrosesan gaji, termasuk memperbarui master file
Menambah atau menghapus karyawan
Mengubah informasi item yang dikurangkan dari karyawan

 Mengubah tingkat upah dan gaji

Menghitung dan mencetak total gaji untuk periode penggajian
Menghitung dan mencetak laporan pajak penghasilan
Order Entry System
Ketika pesanan diterima (baik oleh orang, email atau telepon), sales
representative akan memasukkan informasi tsb ke sistem baik menggunakan
microcomputer di mejanya atau melalui sistem pencatatan transaksi point-of-sale.
Komputer lalu memperbarui file yang sesuai dan mencetak invoice. Selain invoice,
komputer juga menghasilkan berbagai jenis output.
Contoh komputer akan mengecek status kredit konsumen dan menolak transaksi
penjualan jika sudah melebihi credit limit. Jika barang yang dipesan ada di gudang,
komputer juga akan mencetak dokumen pengiriman namun jika item yang diminta
tidak ada, pesan akan dikirimkan pada pelanggan untuk menanyakan apakah ia mau
menunggu pesanannya ada.
Secara periodik, sistem akan mencetak laporan penjualan berdasarkan item
atau pembeli, laporan persediaan, laporan retur dan laporan piutang dagang.
Sistem juga akan mencetak exception report ketika ada item yang sedang habis
atau ketika konsumen ingin meningkatkan credit limitnya. Sistem juga secara
otomatis dapat mencetak purchase order ketika ada item yang habis serta
mencetak tagihan konsumen yang sudah jatuh tempo.
Perkembangan yang terjadi kini adalah konsumen dapat memasukkan order ke
sistem melalui komputernya. Selain itu, order juga dapat dimasukkan dalam web
melalui koneksi internet.

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS (ERP)

ERP juga merupakan TPS namun kemampuannya lebih baik. Sistem ERP
merupakan kumpulan aplikasi atau modul bisnis terintegrasi yang melakukan fungsi
bisnis seperti buku besar, akuntansi, hutang dagang, piutang dagang, perencanaan
bahan baku yang diperlukan (material requirements planning), manajemen pesanan,
pengendalian

persediaan

dan

MSDM.

Perbedaan

ERP

dengan

sistem

sebelumnya yaitu:
Modul ERP terintegrasi melalui sekumpulan definisi dan database. Ketika
transaksi diproses di satu area contohnya penerimaan order, dampak transaksi

tsb akan segera tercermin di area terkait lainnya contohnya akuntansi, skedul
produksi dan pembelian.
Modul ERP dirancang untuk menggambarkan cara tertentu dalam melakukan
bisnis. Sistem ERP didasarkan pada pandangan value chain (rantai nilai) bisnis
dimana departemen fungsional saling mengkoordinasikan pekerjaannya. Jika
perusahaan membeli sistem ERP, perusahaan perlu mengubah proses bisnisnya
untuk menyesuaikan terhadap paket software tsb sehingga akan memakan
banyak biaya untuk lisensi software, investasi pada hardware dan jaringan serta
biaya konsultasi.
Dua ERP yang terkenal yaitu SAP dan Oracle. Beberapa alternatif yang dapat
dilakukan perusahaan terkait ERP yaitu membeli dari satu pemasok atau
menggabungkan modul dari beberapa pemasok dengan aplikasi yang ada pada
perusahaan. Jika membeli ERP dari satu pemasok, memungkinkan integrasi
aplikasi dan standarisasi proses namun mengurangi fleksibilitas perusahaan karena
perusahaan akan sangat bergantung pada pemasok itu saja.
Sementara memadukan ERP dari beberapa pemasok, memungkin perusahaan
lebih terpenuhi kebutuhan khususnya dan mengurangi ketergantungan terhadap
satu pemasok namun penerapannya akan lebih memakan waktu dan pemeliharaan
sistem yang lebih rumit.
Manfaat yang mungkin diperoleh dari penerapan ERP adalah informasi yang
lebih baik bagi perencanaan dan pengambilan keputusan strategis dan operasional,
meningkatkan efisiensi, profitabilitas serta pertumbuhan.
An Example ERP Systems: SAP ERP
Versi ERP yang digunakan sekarang adalah SAP R/3 yang menerapkan sistem
client/server dan sistem database terintegrasi dengan modul aplikasi. SAP
mengembangkan R/3 menggunakan fourth generation language (4GL).
SAP ERP berisi empat kumpulan modul utama. SAP menyebutnya sebagai
kumpulan solusi financial, human capital management, operations dan
corporate service. Modul tersedia bagi end-user service delivery dan
performance management atau analitik. End-user service delivery mencakup
portal karyawan dan portal manajer sementara analitik keuangan mencakup alat
untuk pelaporan keuangan maupun pelaporan manajerial, metode penilaian
balanced scorecard dan activity based costing.

Portal karyawan memungkinkan karyawan aktif berpartisipasi dalam program

SDM organisasi dengan memperkenankan karyawan mereview dan memperbarui
data alamatnya, menyampaikan beban perjalanan dinas, melihat dan mencetak slip
gaji dan mengecek pilihan fasilitas dan cuti sementara portal manajer mendukung
manajer di area anggaran (perencanaan dan pemantauan anggaran serta analisis
biaya) dan pada area staf (mencakup perekrutan, review karyawan dan
perencanaan kompensasi).
Sebagai tambahan terhadap modul pada SAP ERP, aplikasi lain yang
tersedia mencakup customer relationship management (CRM), product lifecycle
management (PLM), supply chain management (SCM) dan supplier relationship
management (SRM).
Aplikasi CRM memungkinkan perusahaan melakukan penjualan business to
business (B2B) atau business to customer (B2C) melalui web serta mendukung
manajemen katalog di web, manajemen isi, segmentasi dan personalisasi
pelanggan. Aplikasi PLM mendukung proses pemilihan, pembelian dan instalasi
peralatan, menelusuri biaya dan biaya agregat ke aset secara individu serta
membantu manajemen aset dan menentukan waktu terbaik untuk mengganti
peralatan. Aplikasi SRM memungkinkan kolaborasi dengan pemasok melalui
pertukaran dokumen secara elektronik sementara aplikasi SCM memungkinkan
perencanaan, kolaborasi dan pelaksanaan transaksi dengan pihak-pihak yang ada
dalam rantai nilai perusahaan.
Di abad 21 ini, SAP dan pemasok ERP lainnya mengembangkan solusi bagi
industri yang memiliki kebutuhan tertentu misalkan otomotif, perbankan, kimia,
asuransi, rumah sakit dan ritel. Contoh Graybar Electric Company, distributor grosir
produk telekomunikasi dan jaringan telah memilih aplikasi SAP ERP untuk
mengelola persediaan fisiknya dengan lebih efisien dan memproses hampir 10.000
pesanan dan pembelian setip harinya. Manfaat yang dirasakan Graybar dari
menerapkan SAP adalah pengambilan keputusan yang lebih baik, meningkatkan
manajemen persediaan karena peramalan dan pengendalian yang lebih baik.

DATA WAREHOUSING
Untuk membuat data warehouse, perusahaan menggunakan data yang
dihasilkan sistem operasi misal transaction processing systems (TPS) dan

menempatkan data tsb secara terpisah dalam data warehouse sehingga pengguna
dapat mengakses dan menganalisa data tanpa membahayakan kelangsungan
sistem operasi. Data warehousing merupakan penetapan dan pemeliharaan
sarana penyimpanan data untuk banyak atau seluruh aspek dalam perusahaan.
Data warehouse bermanfaat jika data akurat, terkini dan disimpan dalam bentuk
yang dapat digunakan serta mudah digunakan untuk mengakses data dan sebagai
alat analisis bagi manajer dan pengguna lainnya. Data warehouse memungkinkan
perusahaan memahami dan menggunakan data yang telah mereka kumpulkan
ketika bisnis berjalan.
Tiga jenis software yang diperlukan ketika menetapkan data warehouse adalah
(1) warehouse construction software, (2) warehouse operation software dan (3)
warehouse access and analysis software. Warehouse construction software
diperlukan untuk mengambil data yang relevan dari database operasional,
memastikan bahwa data bebas dari kesalahan, mengubah data ke bentuk yang
dapat digunakan serta menambahkan data tsb ke data warehouse. Operation
software diperlukan untuk menyimpan data dan mengelola data warehouse
sementara access and analysis software memungkinkan pengguna untuk
menghasilkan laporan dari data warehouse.
Data warehouse dapat dibuat berdampingan dengan sistem manajemen database
tradisional atau menggunakan tambahan data pada warehouse software tool.
Namun kini, organisasi cenderung menggunakan paket software data warehouse.
Data warehouse appliance merupakan paket solusi yang berisi hardware (server
dan storage), software (operating system, database management system serta
warehousing software lainnya) dimana software telah diinstall sebelumnya dan
dioptimalkan untuk data warehousing.
Misal dalam database pelanggan dimana satu konsumen masing-masing datanya
berada dalam satu baris dan setiap kolom berisi atribut yang sama misal nama
pelanggan atau alamat. Row-store database terjadi jika seluruh atribut untuk
konsumen pertaama dikumpulkan lalu dilanjutkan dengan seluruh atribut konsumen
kedua, dst. Sebaliknya ketika database yang sama misal nama konsumen
dikumpulkan dan disimpan dalam satu kolom lalu dilanjutkan dengan kodepos, maka
dapat disebut sebagai column-store database.
Pendekatan row-store cenderung lebih efisien dalam pemrosesan transaksi
karena baris baru dapat di buat dan baris yang sudah ada dapat dimodifikasi. Query
8

yang hanya terkait dengan sedikit kolom atau atribut maka column-store approach
lebih efisien contoh laporan penjualan yang berisi nama pelanggan, alamat dan total
penjualan sementara bagi database operasional untuk pemrosesan transaksi
cenderung menggunakan row-store approach.
Contoh 1- penerapan data warehouse pada US Postal Service (layanan
pengiriman surat) menggunakan warehousenya untuk menganalisa area-area dalam
bisnisnya mencakup penjualan di masing-masing kantor pos serta efisiensi fasilitas
pemrosesan surat. Warehouse mengumpulkan data dari 37.000 kantor pos, fasilitas
pemrosesan surat, pelacakan paket, data transportasi udara serta data dari ERP
dan CRM. Data warehouse US Postal Service ini mampu menghasilkan 20.000
laporan bagi 1.800 pengguna setiap harinya.
Contoh 2- Walmart menggunakan data warehouse untuk data penjualan dan
persediaannya. Data diperoleh dari setiap item, untuk setiap pelanggan, toko dan
setiap hari. Data baru akan terhapus 2 tahun kemudian. Informasi dalam data
warehouse diperbarui setiap jam. Manajer dapat mengecek database setiap jam dan
mengetahui apa yang terjadi di masing-masing toko. Kini Walmart menggunakan
NeoView data warehousing system yang memungkinkan 20.000 pemasok
mengakses data mengenai penjualan produknya di gerai Walmart. Walmart juga
dapat menganalisa produk apa saja yang biasanya dibeli bersama (lalu dapat
merumuskan strategi pemasaran) dan melalukan analisa profit. Melalui data
warehousenya, Walmart menggunakan datanya yang banyak untuk meraih
keunggulan kompetitif.

CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT SYSTEMS (CRM)

Di tahun belakangan ini, banyak perusahaan yang menyatakan bahwa mereka
kini lebih berfokus pada pelanggan dan beberapa perusahaan melakukannya
dengan menerapkan sistem CRM. Aplikasi yang sering menggunakan data dari
data warehouse perusahaan adalah customer relationship management (CRM).
Sistem CRM berusaha menyediakan pendekatan terintegrasi pada seluruh aspek
perusahaan berinteraksi dengan pelanggannya termasuk pemasaran, penjualan dan
bantuan. CRM berusaha mengelola hubungan dengan pelanggan dengan
memperoleh, memperbarui dan menggunakan data dari pelanggan. Profil
pelanggan ini biasanya disimpan dalam data warehouse dan data mining.

Seluruh pihak yang berinteraksi dengan pelanggan dapat mengakses profil

pelanggan secara online. Pelanggan dapat berinteraksi untuk memperoleh
informasi mengenai produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan,
melakukan pemesanan, mengecek status pesanannya atau meminta layanan. Paket
software CRM memungkinkan organisasi untuk memasarkan, menjual dan
melayani pelanggan dari berbagai saluran misal web, call center dan perwakilan
penjualan.
Beberapa pemasok juga menawarkan hosted atau on-demand solution yang
sering disebut Software As A Service (Saas). Dengan hosted solution ini, software
dijalankan di hardware pemasok dan pelanggan membayar biaya langganan yang
dihitung per pengguna. Contoh pemasok CRM terbesar adalah SAP (dengan SAP
CRM) dan Oracle (dengan PeopleSoft CRM).

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEMS

SCM merupakan sistem yang dirancang untuk berurusan dengan pembelian
komponen yang diperlukan oleh perusahaan untuk membuat produk atau melakukan
jasa serta pemindahan dan distribusi komponen dan barang jadi di sepanjang rantai
nilai. SCM biasanya terkait dengan beberapa organisasi yang berada pada dua
atau lebih tingkat pada rantai nilai seperti perusahaan dengan pemasoknya atau
toko ritel dengan pemasoknya. Ada lima komponen dasar SCM yaitu:
Planning ; mengembangkan strategi untuk mengelola sumber daya yang
diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan atas produk atau jasa kita
Sourcing ; memilih pemasok sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan
produk beserta harga, pengiriman, cara pembayaran dan proses manajemen
persediaan.
Making ; tahap pembuatan mencakup penjadwalan aktivitas yang diperlukan.
Delivering ; logistik terkait dengan penghantaran produk atau jasa ke pelanggan
Returning; menciptakan prosedur untuk menangani produk cacat dan kelebihan
serta dukungan bagi pelanggan yang bermasalah dengan produknya.
Software SCM juga dilengkapi dengan tugas tertentu seperti perencanaan
permintaan, manajemen persediaan dan perencanaan transportasi. Dua pemasok
SCM yang terkenal yaitu SAP dan Oracle.

10

Contoh: Perdue Farms menghasilkan 48 juta pon ayam dan hampir 4 juta pon
kalkun setiap minggunya. Untuk Thanksgiving, Perdue akan mengirimkan 1 juta
kalkun dan seluruh kalkun ini akan sampai di supermarket tidak lebih dari 24 jam
setelah pemrosesan. Logistik menjadi lebih mudah sejak perusahaan menerapkan
SCM termasuk alat untuk meramalkan dan perencanaan rantai nilai. Dengan
bantuan SCM, Perdue lebih baik dalam mengirimkan kalkun dengan jumlah dan
waktu yang tepat kepada pelanggan yang tepat. Perdue juga menggunakan
teknologi untuk memastikan produknya sampai dengan segar. Setiap truk
pengiriman dilengkapi dengan Global Positioning System (GPS) sehingga dapat
selalu diketahui dimana truk berada dan segera dapat mengirimkan truk pengganti
jika ada truk yang mogok. Beberapa supermarket juga memiliki sistem pengendalian
manajemen persediaan yang terhubung dengan pemasok sehingga Perdue dapat
mengetahui penjualan produknya.
Contoh: J.C Penney menciptakan sistem factory-store yang memungkinkan toko
untuk mengisi kembali handuk dan pakaian segera ketika dibutuhkan. Karena J.C.
Penney saat ini dapat memperoleh item secara langsung dari pemasoknya, yang
juga dapat melakukan produksi dalam beberapa hari, perusahaan tidak perlu
memiliki persediaan di gudang. Program direct-to-store memungkinkan pemasok
J.C.Penny mengirimkan item setiap minggunya sehingga J.C.Penney bisa
menghemat $30 juta per bulan untuk biaya persediaan.

OFFICE AUTOMATION
Office automation terkait dengan aplikasi untuk menjangkau kantor yang jauh
misal internet telephony, voicemail, videoconferencing dan email. Hal baru dalam
office automation adalah unified communications (UC) yang mengintegrasikan
layanan komunikasi secara real time (misal telephony dan instant messaging)
dengan layanan komunikasi non real time seperti email, voicemail dan fax. Dengan
UC, individu dapat mengirim pesan dari satu sarana dan membacanya di sarana
lain. Contoh kita dapat menerima voicemail dan memilih untuk mengaksesnya via
email. Selain itu, videoconferencing merupakan office automation terbaru.
Videoconferencing
Videoconferencing memungkinkan pertemuan dan rapat secara bertatap muka
dengan biaya murah dan tanpa biaya perjalanan selain itu kita dapat berbagai

11

powerpoint selama rapat. Pemimpin penyedia layanan videconferencing adalah

polycom. Polycom seri HDX menyediakan berbagai pilihan ruang rapat untuk
videoconferencing dengan ukuran yang berbeda. Polycom HDX menyediakan
kualitas video dan audio tinggi, dilengkapi dengan fitur data-sharing sehingga
pengguna dapat berbagi data misal ppt atau file excel dari komputernya serta
terdapat dua layar (satu untuk orang dan satu untuk isi file). Videoconferencing
dengan lebih sederhana, tanpa berbagi data dapat dilakukan menggunakan Skype
yaitu software gratis yang dapat diunduh dari internet yang juga memiliki fitur
panggilan suara atau video.
Email
Email memungkinkan komunikasi yang cepat antar workstation dalam sebuah
jaringan. Email kadang dilengkapi fitur mengirimkan pesan ke daftar orang,
meneruskan (forward) pesan ke orang lain dengan pesan tambahan maupun
membalas pesan tanpa menginput kembali alamat email. Spam merupakan email
diberikan secara sukarela atau tidak diminta sehingga kita sering menganggapnya
sebagai sampingan.
Email kurang bersifat pribadi. Beberapa orang menggunakan kata-kata yang
menyakitkan atau menghina, yang tentunya tidak akan digunakan ketika melakukan
tatap muka dan ini disebut flaming. Isu privasi timbul karena supervisor memiliki
kesempatan untuk memeriksa email bawahannya.
Variasi

email

mencakup

electronic

bulletin

board,

listservs,

computer

conferencing, chat room, instant messaging, blog dan twitter. Electronic bulletin
board merupakan sebuah tempat penyimpanan dimana setiap orang yang dapat
mengakses bulletin board dapat mengirim pesan dan membaca pesan lainnya.
Listserv adalah mailing list (daftar alamat) terkomputerisasi yang menerima pesan
yang dikirimkan ke alamat listserv dan meneruskannya ke setiap orang di mailing
list. Dalam computer conferencing, pengguna dapat berpartisipasi dalam rapat
dengan login ke rapat, mengirimkan pendapat dan membaca pendapat pengguna
lainnya. Computer conferencing dilakukan melalui internet dengan berbagai macam
pilihan topik.
Group chat muncul sebagai alat kolaborasi untuk bisnis, mendukung komunikasi
bagi tim proyek yang terpisah jarak dan waktu, mengurangi perlunya pertemuan fisik
dan videoconferencing. Instant messaging memungkinkan penguna membuat
ruang chat privat dengan pihak lain untuk melakukan komunikasi berbasis teks di
12

internet. Blog merupakan web site yang dibuat pengguna dimana entri dapat dibuat
dan ditampilkan secara kronologis. Blog dapat terkait dengan berbagai subyek misal
mengenai lingkungan, politik atau berita lokal dan bahkan sebagai buku harian.
Twitter memungkinkan pengguna mengirimkan dan membaca pesan pendek yang
disebut tweet.
Email juga telah mengalami perkembangan. Sebelumnya ada sistem email klien
server berbasis LAN yang dilengkapi dengan kotak masuk, kotak keluar, tempat
sampah, font yang menarik dan berwarna contohnya microsoft mail. Setelah itu ada
internet mail dimana software klien merupakan web browser pengguna dan
software server ditempatkan pada web server yang dijalankan oleh internet atau
penyedia software. Contoh internet mail adalah microsoft hotmail dan google gmail.
Kini banyak yang sudah beralih dari email dan memilih groupware.

GROUPWARE AND COLLABORATION

Merupakan bagian dari office automation. Groupware atau collaboration atau
collaborative environment merupakan software yang dirancang untuk mendukung
kelompok dengan memfasilitasi kolaborasi, komunikasi dan koordinasi. Beberapa
groupware memiliki fitur seperti email, electronic bulletin board, computer
conferencing, electronic calendar, meeting support system, internet telephony,
videoconferencing dan instant messaging. Satu fitur yang dibutuhkan dalam
groupware adalah kemampuan untuk mendeteksi ketika pengguna lain sedang
online. Contoh produk groupware adalah Microsoft Exchange dan Lotus Notes yang
dilengkapi dengan fitur email. Dengan produk ini pertukaran data akan lebih mudah.
Microsoft juga melengkapi produknya dengan tambahan kemampuan kolaborasi
contohnya Microsoft Office SharePoint Server dengan kemampuan seperti instant
messaging, berbagi kalender, presence awareness (untuk mengetahui apakah
pengguna sedang online atau tidak), manajemen dokumen, wiki dan blog dan
Microsoft Office Communication Server yang memudahkan komunikasi dengan
videoconferencing, instant messaging dan telephony.
IBM Lotus memungkinkan komunikasi terintegrasi dan real time contohnya instant
messaging, video conferencing dan alat kolaborasi seperti chat room. Lotus
dilengkapi dengan Quickr untuk mengorganisir dan berbagi file dimana setiap

13

pengguna akan memutuskan siapa yang akan diberi akses terhadap file. Quickr juga
memungkinkan pembuatan kalender tim, forum diskusi, blog dan wiki.
An Example Groupware System: Lotus Notes
Lotus dibeli IBM tahun 1995. IBM sebelumnya telah dikenal melalui software nya.
Lotus beroperasi sebagai unit bisnis terpisah dan pembelian Lotus menghasilkan
keuntungan besar baik bagi IBM maupun Lotus. Welcome page Lotus Notes dapat
disesuaikan dengan keinginan. Lotus Notes memungkinkan kita membuka alamat
web, kotak surat maupun kalender elektronik. Di tampilan kotak masuk terdapat
pilihan seperti yang ada di email contohnya tulis baru, balas, teruskan dan
hapus.Kita juga dapat menggunakan folder yang dapat digunakan untuk mengelola
surat.
Dalam Lotus Notes terdapat beberapa database misal database kontak, kalender
atau surat. Masing-masing database berisi kumpulan dokumen yang terkait dengan
topik yang sama. Pengguna Lotus Notes biasanya membuat database untuk
aktivitas yang ia terlibat. Ada database yang dibagikan ke publik dan ada yang tidak
serta ada database yang diatur agar seseorang hanya dapat membaca isi dokumen
atau dapat mengubah serta menambahkan dokumen dan komentar.
Lotus Notes adalah sistem klien/ server dengan file database yang disimpan di
server. Pengguna dapat memilih untuk menyimpan database di hard disk PC tetapi
salinan dokumen yang ada di database disimpan dalam server. Lotus Notes klien
digunakan mengakses server dengan password tertentu. Akses dapat dilakukan
melalui LAN atau koneksi internet. Klien Lotus Notes dapat berupa web browser.
Keuntungan hal ini adalah Notes mampu menyimpan salinan web page sebagai
dokumen dalam database.
Lotus Notes juga memungkinkan perusahaan menciptakan aplikasi Notes sesuai
dengan keinginan.

INTRANETS AND PORTALS

Intranet merupakan yang beroperasi dalam organisasi yang menggunakan
protocol TCP/IP yang merupakan protocol yang sama seperti yang digunakan pada
internet. Oleh karena memiliki protocol sama, organisasi mungkin menggunakan
web browser, web search engine dan software web server yang digunakan di

14

internet. Intranet tidak dapat diakses dari luar organsiasi sehingga aksesnya
terbatas.
Jika organisasi sebelumnya telah memiliki jaringan internal LAN dan web browser
dan menjalankan web server, penerapan intranet relatif mudah dilakukan, hanya
melakukan beberapa pemrograman di web server. Tidak ada pelatihan yang perlu
dilakukan

untuk

menerapkan

intranet

karena

pengguna

telah

mengetahui

bagaimana menggunakan browser. Penyebaran aplikasi intranet juga hanya

mengirim email berisi URL pada pengguna aplikasi. Jika organisasi be lum memiliki
web server dan web browser, biayanya juga tidak akan terlalu besar karena web
browser gratis.
Intranet merupakan alat komunikasi yang bermanfaat bagi organisasi dan
karyawannya karena memungkinkan pengguna berbagi dokumen. Pengumuman,
informasi yang bermanfaat, kebijakan organisasi dan kalender kegiatan dapat
diumumkan melalui intranet. Intranet dapat memasukkan data alamat untuk
menemukan no.telp dan email serta mungkin pihak dalam organisasi yang memiliki
keahlian yang dibutuhkan. Intranet memungkinkan blog dan wiki serta forum topik
tertentu. Berbagai fitur dapat dimasukkan dalam intranet, bergantung pada jenis
organisasi. Misal intranet digunakan untuk mengkonsolidasi catatan medis pasien
dari klinik dan laboratorium menjadi satu database dan memungkinkan catatan ini
diakses oleh ahli kesehatan melalui web browser sehingga dapat memastikan
informasi seperti operasi masa lalu, obat yang digunakan dan alergi.
Walmart

menciptakan

social

networking

intranet

dimana

intranet

tetap

menyampaikan informasi namun tujuan utama intranet adalah mendorong

komunikasi antar rekan kerja, berbagi informasi dan membangun hubungan. Intranet
Walmart memungkinkan karyawan mempelajari Walmart, menemukan rekan kerja,
mendiskusikan topik dan chat dengan pimpinan perusahaan. Situs intranet
mywalmart.com juga berisi informasi yang bermanfaat, berita dan akses terhadap
self-service application.
Intranet IBM memfasilitasi kolaborasi antara 329.000 karyawan di 75 negara
dengan fitur:

Personalisasi berita berdasarkan profil yang kita buat

Menciptakan area spesifik bagi karyawan bagian keuangan, penjualan dan

manajemen

15

Memungkinkan karyawan mencari karyawan lain dengan berbagai cara,

misal berdasarkan keahlian

Karyawan dapat membuat blog

Intranet dirancang dapat diakses oleh orang cacat, pikun dan penglihatan
kurang.

Portal

merupakan software yang memberikan struktur dan kemudahan

mengakses informasi internal melalui web browser (bahkan mungkin pihak eksternal
dapat menggunakan portal) contohnya Oracle Portal dan Microsoft Office
SharePoint Server.Volkswagen menciptakan 2 portal utama yaitu internal dan
eksternal untuk membantu pengelolaan produksi 5 juta mobil di 40 pabrik di 16
negara. Portal internal yang disebut iPad (Integrated Purchasing Agents Desk)
memberikan susunan informasi pada agen pembelian. Portal eksternal, business to
business memungkinkan VW berkolaborasi dengan pemasok karena terhubung ke
16.000 situs pemasok dan 55.000 pengguna.Melalui portal, pemasok dapat
mengakses informasi yang diperlukan untuk melacak kebutuhan yang dibeli VW dan
menerima pemberitahuan agar mereka tetap mengetahui perkembangan terkini dari
perubahan rencana VW.
Cincinnati Childrens Hospital Medical Center menciptakan portal agar dapat
pasien tersedia bagi dokter di CCMHC dan 2 rumah sakit terdekat dimana operasi
dilakukan. Portal memungkinkan dokter melihat data pasien di 2 layar dimana 1
layar menampilkan gambar dan layar lain menampilkan laporan. Dokter dapat
mengakses data terkait pengobatan dan hasil pasien lain dengan kondisi sama yang
telah diobati di CCHMC dan 2 rumah sakit lain serta mereka dapat menggunakan
alat untuk menganalisa tren dan merencanakan peningkatan pengobatan. Intranet
dan portal telah meningkatkan kinerja dan komunikasi.

FACTORY AUTOMATION
Dasar dari factory automation adalah (1) mesin yang dikendalikan secara
numerik, yang menggunakan program komputer untuk mengendalikan pergerakan
mesin canggih dan (2) sistem material requirement planning (MRP) yang
mengandalkan data input yang panjang untuk menghasilkan jadwal produksi bagi
pabrik dan rincian bahan baku yang diperlukan.

16

Computer-integrated manufacturing (CIM) mengkombinasi ide dasar ini, tidak

hanya memungkinkan komputer menetapkan jadwal (dengan MRP) tetapi juga
melakukan jadwal tsb melalui pengendalian mesin (dengan pengendalian mesin
secara numerik). Penggunaan CIM memungkinkan produsen meningkatkan
produtkivitas dan kualitas dengan bersamaan mengurangi waktu tunggu dari tahap
pencetusan ide sampai peluncuran di pasar. Sistem CIM dibagi menjadi 3 kategori
utama yaitu:
1. Engineering systems ; bertujuan meningkatkan produktivitas insinyur dan
mencakup sistem
computer aided design (CAD) : penggunaan komputer grafis baik 2D dan 3D
untuk menciptakan dan mengubah rancangan teknis.
computer-aided

engineering

(CAE)

sistem yang

dirancang

untuk

menganalisa karakteristik fungsional desain dan mensimulasikan kinerja

produk di berbagai kondisi untuk mengurangi perlunya pengembangan
prototype.
CAD dan CAE memungkinkan insinyur melakukan lebih banyak analisis dan
menyelidiki berbagai macam alternatif desain.Informasi yang dihasilkan sistem ini
akan disimpan dalam database yang nantinya dapat digunakan dalam sistem CIM
seperti CAM.
group technology (GT) : mengelompokkan bagian menurut karakteristik fisik
dan penggunaan mesin yang serupa sehingga mampu mengidentifikasi
komponen

yang

dapat

digunakan

atau dimodifikasi,

dibanding

harus

merancang komponen baru sehingga menyederhanakan proses perancangan

dan produksi.
computer-aided process planning (CAPP) : merencanakan urutan proses
yang menghasilkan atau menyusun komponen. Selama proses desain, insinyur
memperoleh standar yang direncanakan dari database lalu memodifikasi
rencana tsb sehingga rencana lebih akurat dan konsisten serta mengurangi
biaya perencanaan dan produksi.
2. Manufacturing administration ; mencakup sistem yang merumuskan jadwal
produksi dan memonitor produksi. Sistem ini disebut manufacturing resources
planning (MRP II). MRP berusaha menerapkan just in time dengan meminimalkan
persediaan dan menggunakan mesin secara efektif dan efisien. MRP II
merupakan satu modul kunci sistem ERP. MRP II memiliki komponen utama yaitu
17

 Master production schedule : menetapkan tujuan produksi berdasarkan

ramalan permintaan.
Material requirements planning : menetapkan jadwal produksi secara rinci
untuk menyusun master schedule menggunakan data persediaan, waktu
tunggu, kapasitas produksi.
Shop floor control : mengeluarkan pesanan ke pabrik berdasarkan rincian
jadwal produksi dan tingkat produksi aktual sampai saat ini
Supply chain management : dirancang untuk melakukan proses pembelian
komponen yang diperlukan untuk membuat produk, distribusi komponen dan
barang jadi ke seluruh bagian supply chain. SCM biasanya melibatkan >2
tingkat supply chain seperti kita, pemasok dan pemasok dari pemasok kita. Ada
5 komponen dasar SCM yaitu:
a) Plan : merumuskan strategi untuk mengelola seluruh sumber daya yang
diperlukan untuk memenuhi permintaan produk
b) Source : memilih pemasok sumber daya yang diperlukan untuk
menghasilkan produk serta menetapkan proses penentuan harga,
pengiriman, pembayaran, dan manajemen persediaan.
c) Make : tahap produksi mencakup penjadwalan aktivitas yang diperlukan.
d) Deliver : mengirimkan barang ke pelanggan
e) Return : menciptakan prosedur untuk menangani produk cacat,
kelebihan

produk dan

memberi

layanan

bagi

pelanggan

yang

bermasalah terhadap produk

Software SCM dikembangkan di sekitar tugas di atas misal perencanaan
permintaan, manajemen persediaan dan perencanaan transportasi.Pasar SCM
didominasi oleh pemasok seperti SAP dan Oracle. Penggunaan SCM menyebabkan
Perdue Farms dapat mengirimkan kalkun dengan jumlah yang tepat, ke pelanggan
yang tepat di waktu yang tepat serta memastikan bahwa kalkun tiba dalam kondisi
segar. Tiap truk dilengkapi GPS sehingga keberadaan truk dapat dilacak dan
mengirim truk pengganti jika terdapat kendala di perjalanan. Beberapa supermarket
memiliki sistem pengendalian persediaan yang memungkinkan Perdue menelusuri
penjualan produknya secara real time.
Contoh lain adalah JC Penney dengan seluruh pemasok melalui SCM dan karena
JC Penney dapat memperoleh item tsb secara langsung dari pemasok yang dapat

18

memproduksi dalam beberapa hari sehingga JC Penney tidak perlu menyimpan

barang di gudangnya dan menghemat biaya penyimpanan $30 juta.
3. Factory operations ; mencakup sistem yang mengendalikan kegiatan mesin
pabrik misal
computer aided manufacturing (CAM) : menggunakan komputer untuk
mengendalikan proses produksi. CAM dibangun dalam kumpulan program
komputer yang mengendalikan peralatan otomatis di pabrik misal mesin
penggilingan. CAM menggunakan automated guided vehicles (AGV) untuk
memindahkan bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi dari satu
area ke area lain. CAM mempersingkat waktu tunggu dan mengurangi tingkat
persediaan. CAM memerlukan banyak data dari sistem lain. Data desain
produk berasal dari CAD, data desain proses dari CAPP dan jadwal produksi
dan bahan baku yang diperlukan berasal dari MRP II.
Manufacturing automation protocol (MAP) : jaringan komunikasi manufaktur
menggunakan MAP untuk memastikan sistem produksi terbuka, memperlancar
komunikasi antara seluruh alat di pabrik.
shop floor control (SFC) : memberikan pengendalian dan monitoring mesin di
pabrik secara online dan real time. SFC mungkin dapat mengetahui jika alat di
mesin sudah lambat (mengukur jumlah unit yang dapat dipotong per detik) dan
menginformasikan pada operator mesin sehingga operator dapat mengambil
tindakan korektif misal mengganti alat.
ROBOTICS

Robotik merupakan satu aspek factory automation. Dengan robotik, ilmuwan dan
insinyur membangun mesin untuk melakukan tugas seperti manusia misal
pengecatan. Robot melakukan tugas berulang tanpa lelah, menghasilkan output
yang lebih berkualitas dibanding manusai dan tidak rentan mengalami bahaya
seperti kerusakan retina mata.

19