BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis sistem yang sedang berjalan

Dalam analisis sistem yang berjalan akan membahas tentang prosedur,
flowmap,diagram konteks ,dfd yang sedang berjalan pada Sistem Informasi
Penjualan dan Pembelian Barang pada PT Indotrad Fajar

inti yang meliputi

proses penjualan ,pembelian dan persediaan barang dagang.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen pada sistem informasi penjualan dan pembelian
menguraikan tentang dokumen-dokumen yang apa saja yang terlibat dalam sistem
ini
1. Dokumen Data Barang
Deskripsi

Dokumen yang berisi data-data barang

Fungsi

Untuk menyimpan data Barang

Rangkap

Sumber

Customer

Distribusi

Admin Penjualan

Bentuk dokumen :

data pelanggan

Elemen data

Kode_barang,

Nama_barang,

Harga_beli, Harga_jual,

44

Satuan,

Stok,

45

2.

Dokumen Data Pelanggan

Deskripsi

Dokumen yang berisi indentitas pelanggan

Fungsi

Untuk menyimpan data pelanggan yang membeli

Rangkap

Sumber

Customer

Distribusi

Admin Penjualan

barang

3.

Bentuk dokumen :

data pelanggan

Elemen data

Kode, Nama, Alamat, Telepon

Dokumen Order Barang

Deskripsi

Dokumen yang berisi data pesanan barang

Fungsi

Untuk menyimpan data pesanan barang yang dibeli

Rangkap

Sumber

Customer

Distribusi

Admin Penjualan

Bentuk dokumen :

Order Barang

Elemen data

Kode_barang,

Nama_Barang,

Harga_barang,

Jenis_barang, Jumlah,
4.

Dokumen DO
Deskripsi

Dokumen sebagai bukti surat jalan yang mencatat

data-data barang yang akan dijual

Fungsi
dijual

Untuk menyimpan data-data barang yang akan

46

Rangkap

Sumber

Admin penjualan

Distribusi

Customer

Bentuk dokumen :

Formulir

Elemen data

No_DO,Nama_Pelanggan,

Alamat,

Telepon,

Tanggal, Nama_Barang, Quantity, Unit

5.

Dokumen Invoice
Deskripsi

Dokumen yang mencatat data-data barang yang

Untuk menyimpan data-data barang yang akan

Rangkap

Sumber

Admin penjualan

Distribusi

Customer

akan dijual
Fungsi
dijual

Bentuk dokumen :
Elemen data

Formulir
No_invoice,Nama_Pelanggan,,Alamat,Telepon,

Tanggal, No_DO,Kode_barang,Nama_barang, Quantity, Unit, Harga, Ppn.

Total_harga
6. Dokumen Laporan penjualan
Deskripsi

Dokumen yang mencatat Laporan data-data barang

Untuk menyimpan Laporan data-data barang yang

yang akan dijual

Fungsi
akan dijual

47

Rangkap

Sumber

Admin penjualan

Distribusi

Manager

Bentuk dokumen :

Laporan

Elemen data

No_faktur, Tgl_transaksi, Nama_pelanggan, Total

harga
7.

Dokumen Daftar barang kosong

Deskripsi

Dokumen yang mencatat data-data barang yang

Untuk menyimpan data-data barang yang hampir

Rangkap

Sumber

Gudang

Distribusi

Admin Pembelian

hampir habis
Fungsi
habis

Bentuk dokumen :

Daftar barang

Elemen data

Kode-barang,

Nama_barang,

Harga_beli,

Jenis_barang, jml
8.

Dokumen Supplier
Deskripsi

Dokumen

yang

mencatat

data-data

Fungsi

Untuk menyimpan data-data supplier/pemasok

Rangkap

Sumber

Gudang

supplier/pemasok

48

Distribusi

Admin Pembelian

Bentuk dokumen :

Daftar supplier

Elemen data

Kode_supplier, Nama_supplier, Alamat, Telepon

9. Dokumen Purchase Order

Deskripsi

Dokumen yang mencatat data-data barang yang

Untuk menyimpan data-data barang yang akan

Rangkap

Sumber

Admin Pembelian

Distribusi

Manager dan Supplier

akan dibeli
Fungsi
dibeli

Bentuk dokumen :

Formulir

Elemen data

No_PO,

Nama_supplier,

Tanggal_beli,

Tgl_Pengiriman, Nama_barang , Satuan, Jumlah, Harga, Ppn, Netto

10. Dokumen Faktur Beli
Deskripsi

Dokumen yang mencatat data-data barang yang

dibeli dari supplier/pemasok

Fungsi

Untuk menyimpan data-data barang yang dibeli

dari supplier/pemasok
Rangkap

Sumber

Supplier

Distribusi

Admin Pembelian

Bentuk dokumen :

Faktur

49

Elemen data

No_faktur,

Kode_barang,

Nama_barang,

harga_beli, Jumlah, total, Ppn, Total_bayar

11. Dokumen Laporan Barang Masuk
Deskripsi

Dokumen yang mencatat Laporan Data Barang

Untuk menyimpan Laporan data-data barang yang

Rangkap

Sumber

Gudang

Distribusi

Gudang

Bentuk dokumen :

Laporan

Elemen data

Kode_barang,

yang akan dijual

Fungsi
akan dijual

Nama_barang,

Jenis_barang,

Harga_barang, Jumlah_barang
12. Dokumen Laporan Pembelian
Deskripsi

Dokumen yang mencatat Laporan data-data barang

Fungsi

Untuk menyimpan data-data barang yang dibeli

Rangkap

Sumber

Admin Pembelian

Distribusi

Manager

Bentuk dokumen :

Laporan

yang dibeli.

Elemen data

No_faktur,Tgl_transaksi,Nama_supplier,
Total_bayar

50

13. Dokumen Laporan Persediaan Barang Dagang

Deskripsi

Dokumen yang mencatat Laporan data-data barang

stok awal dan stok akhir barang yang keluar tiap harinya
Fungsi

Untuk menyimpan Laporan data-data barang sesuai

dengan transaksi penjualan ke pelanggan.

Rangkap

Sumber

Gudang

Distribusi

Manager

Bentuk dokumen :

Laporan

Elemen data

Kode_barang,

Nama_barang,

jenis_barang,

Tgl_penjualan, Tgl_pembelian, Jumlah_barang

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur yang sedang berjalan pada PT Indotrad Fajar Inti adalah
sebagai berikut:
a.

Prosedur penjualan barang yang sedang berjalan:

1. Customer memesan barang kepada admin penjualan
2. Admin penjualan mengecek barang yang dipesan jika ada maka
Admin penjualan mencatat data pelanggan dan data pesanan. Dan
jika barang yang dipesan ada maka akan membuat order valid 2
rangkap.,1 diberikan kepada bagian gudang untuk dicatat dan 1 lagi
digunakan untuk membuat Delivery Order(DO), Invoice.,

51

3. Sedangkan jika barang tidak ada maka akan dibuatkan order tidak
ada sebanyak 2 rangkap yang 1 diberikan kepada customer dan 1 lagi
diberikan kepada bagian gudang untuk dicatat barang yang tidak ada
4. Membuat laporan

penjualan sebanyak 3 rangkap, 1 diberikan

kepada bagian gudang, 1 kepada manager dan 1 lagi dijadikan arsip

oleh bagian admin penjualan
b.

Prosedur pembelian dan persediaan barang yang sedang berjalan:

1. Dari bagian gudang dibuatkan daftar barang kosong dengan
berdasarkan data barang kosong yang telah dicatat
2. Dari bagian gudang akan diserahkan kepada bagian Admin
pembelian
3. Oleh admin pembelian dibuatkan purchase order
4. Purchase order yang telah dibuat diserahkan untuk diperiksa oleh
manager dan ditandatangani
5. Dari purchase order yang telah ditandatangani oleh admin pembelian
diserahkan kepada supplier
6. Supplier akan memberikan faktur beli yang diberikan kepada admin
pembelian sedangkan untuk surat jalan diberikan kepada bagian
gudang
7. Dari surat jalan yang masuk dibuatkan laporan barang masuk dan
diarsipkan
8. Sedangkan faktur beli akan

dicatat nilai transaksi oleh admin

pembelian sebanyak 3 rangkap ,1 sebagai arsip, 1 diberikan kepada

52

bagian gudang dan 1 lagi diberikan kepada manager

9. Bagian gudang akan membuat laporan persediaan barang dagang
dengan data-data dari laporan barang masuk dan laporan pembelian
sebanyak 2 rangkap,1 dijadikan sebagai arsip dan 1 lagi diberikan
kepada manager.

53

4.1.2.1 Flow Map Sistem Yang Berjalan

a.

Flowmap penjualan yang berjalan di PT. Indotrad Fajar Inti

Gambar 4.1 Flowmap penjualan yang berjalan

54

b.

Flowmap pembelian dan persedian barang yang berjalan di PT.

Indotrad Fajar Inti

Gambar 4.2 Flowmap pembelian dan persediaan barang yang berjalan

55

Keterangan
A

: arsip barang

: Arsip Customer

: Arsip DO (Delivery Order)

: Arsip Invoice

: Laporan Penjualan

DO

: Delivery Order

: Laporan Barang Masuk

: Laporan Pembelian

: Laporan Persedian Barang Dagang

56

4.1.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang
sedang berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran data
yang masuk dan keluar pada sistem tersebut.
Pada diagram konteks ini sistem informasi yang dibuat akan
menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang
dihasilkan. Untuk lebih jelasnya diagram konteks sistem informasi penjualan dan
pembelian dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 4.3 Diagram konteks yang sedang berjalan

57

4.1.2.3 Data Flow Diagram

Diagram

mengangkat

suatu

logika

sistem,

ada beberapa cara

untuk menggambarkannya, di antaranya yaitu DFD. Berikut adalah hasil analisa

system Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Barang.Gambar 4.4 Data Flow
Diagram Level 0 yang berjalan

a.

Data Flow Diagram level 0 Proses Penjualan Barang

Gambar 4.4 Data Flow Diagram Proses 0 yang berjalan

58

b.

Data Flow Diagram level 1 Proses Penjualan Barang

Gambar 4.5 Data Flow Diagram Proses 1 yang berjalan

59

c.

Data Flow Diagram level 1 Proses Pembelian Barang

2.1
Membuat
daftar
kosong

Arsip gudang

purchase order

MANAGER

Daftar
barang

Data barang

SUPPLIER

purchase
order acc

Purchase order acc

faktur beli

2.2
Membuat
purchase
order

2.3
Mencatat
nilai
transaksi
Data transaksi

Arsip pembelian

Gambar 4.6 Data Flow Diagram Proses 2 yang sedang berjalan

60

d.

Data Flow Diagram level 1 Proses Pembuatan Laporan

Gambar 4.7 Data Flow Diagram Proses 3 yang sedang berjalan

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Hasil dari evaluasi sistem penjualan dan pembelian yang sedang berjalan
masih bersifat semi manual, melihat kenyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa
terdapat kekurangan dalam prosedur yang sedang berjalan yaitu

61

Tabel 4,1 Tabel Evaluasi Sistem yang sedang berjalan

Permasalahan

Solusi

1. Pencatatan data yang masih

1. Memberikan

kemudahan

terbentuk arsip manual yang

dalam pencarian data dan

mengakibatkan

pengubahan

ketidaksesuaian
tentang

stok

informasi
yang

data

barang

khususnya untuk persediaan

ada

barang

serta

membangun

dibagian gudang dan bagian

sistem

yang

terintegrasi

penjualan

untuk memudahkan proses

sehingga

menghambat proses transaksi

transaksi

penjualan
2. Penginputan

barang

yang

2. Pembuatan database barang

salah dan kesulitan dalam

yang terintegrasi yang dibuat

mencari data yang prosesnya

untuk

lama menyebabkan kesalahan

nama barang supaya ketika

dalam

menginputkan barang sudah

membuat

penjualan,

laporan

pembeloian dan

persediaan barang dagang

menyimpan

otomatis

nama-

tersimpan

barangnya dengan benar.

data

62

4.2 Perancangan Sistem

Dari hasil analisa dan evaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai
tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu perancangan
sistem informasi pengolahan data penjualan dan pembelian barang dengan
menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat
membantu untuk mendapat informasi yang lebih cepat.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur
dan proses yang sedang berjalan dan bertujuan untuk menghasilkan perancangan
sistem penjualan dan pembelian barang yang terkomputerisasi. Perancangan
sistem yang dibuat harus mengalami perubahan yang cukup besar dari sistem
yang berjalan.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Barang yang akan dibuat
mengolah data data penjualan, pembeliaan data persediaan barang otomatis dan
terintegrasi serta menggunakan basis data yang berguna bagi penyimpanan data
dengan jumlah data relatif banyak sehingga dapat mempermudah penyimpanan,
pencarian, pengubahan serta penghapusan data.

4.2.3 Perancangan Sistem Yang Diusulkan

Perancangan sistem yang diusulkan terdiri dari flowmap, diagram konteks

63

dan data flow diagram. Berikut penjelasan ketiga elemen tersebut dapat dilihat
melalui gambar sebagai berikut:

4.2.3.1 Flowmap yang diusulkan terdiri dari:

1.

Flowmap penjualan barang yang diusulkan

Gambar 4.8 Flowmap penjualan barang yang diusulkan

64

2.

Flowmap pembelian barang yang diusulkan

Gambar 4.9 flowmap pembelian barang yang sedang diusulkan

65

4.2.3.2 Diagram Konteks Yang Diusulkan

Diagram konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan
system dengan lingkungan. Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh
data yang diterima dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh
entitas-entitas luar, di mana digambarkan tentang entitas yang memberikan
sesuatu kepada atau dari sistem.

Gambar 4.10 Diagram Konteks yang diusulkan

4.2.3.3 Data Flow Diagram

Data

Flow

Gambaran tidak
struktur

data

Diagram

tergantung

(DFD)
pada

adalah

perangkat

gambaran
keras,

secara

logika.

perangkat

lunak,

atau organisasi file. Berikut ini diagram alir data Sistem

Informasi Penjualan Dan Pembelian Barang yang diusulkan :

66

1.

Data Flow diagram Level 0 yang diusulkan

Gambar 4.11 Data flow diagram level 0 yang diusulkan

67

2.

Data Flow diagram level 1 Proses 1 yang diusulkan

Gambar 4.12 DFD level 1 proses 1 yang diusulkan

68

3.

Data Flow Diagram level 1 Proses 2 yang diusulkan

Gambar 4.13 DFD level 1 proses 2 yang diusulkan

69

4.

Data Flow Diagram level 1 Proses 3 yang diusulkan

Gambar 4.14 DFD level 1 proses 3 yang diusulkan

70

4.2.3.4 Kamus Data

Kamus

data

merupakan

kumpulan

data

yang

digunakan

serta

dihasilkan oleh perangkat lunak. Berikut ini daftar seluruh data yang akan
digunakan dan dihasilkan

oleh

perangkat

lunak

Sistem

Informasi

Penjualan Dan Pembelian barang

1.

Nama arus data : Data barang

Bentuk data

Input keyboard atau tampilan monitor

Aliran data

: Tabel_penjualan-Proses1, Proses1-Tabel_barang,
Tabel_barang ke Proses 3

Penjelasan

Daftar pesanan barang customer

Periode

: Setiap memesan barang

Struktur data

: Kode_barang,

Nama_barang,

Satuan,

Harga_beli, Harga_jual,
2.

3.

Nama arus data : Order barang

Bentuk data

Input keyboard atau tampilan monitor

Aliran data

Customer ke proses 1

Penjelasan

: Daftar pesanan barang customer

Periode

: Setiap memesan barang

Struktur data

: Kode_barang, Nama_Barang, Harga_jual, Stok

Nama arus data : Data pelanggan

Bentuk data

: Input keyboard atau tampilan monitor

Aliran data

: Customer ke proses 1
Proses 1 ke tabel_customer

Stok,

71

4.

Penjelasan

: Data identitas pelanggan yang memesan barang

Periode

: Saat customer memesan barang

Struktur Data

: Kode_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat, Telepon

Nama arus data :

Data barang kosong

Bentuk data

: Input keyboard atau tampilan monitor

Aliran data

: Dari proses 1 ke tabel_gudang

Dari tabel_gudang ke proses 2

Penjelasan

data-data yang berisi nama-nama barang yang

kosong

5.

Periode

: Pada saat barang yang dipesan kosong

Struktur data

: Kode_barang, Nama_barang, Harga_beli, Stok

Nama arus data

: Data DO (Delivery Order)

Bentuk data

: Input keyboard atau tampilan monitor

Aliran data

: Dari Proses 1 ke Customer

Dari Proses1 ke Tabel_penjualan

Penjelasan

: data-data yang berisi surat jalan barang yang dijual

Periode

: Pada saat barang dibeli oleh customer

Struktur data

No_DO,

Alamat,

Nama_barang,

Tanggal,

jumlah,

Harga_jual,

Total_Harga
6.

Kode_barang,

Nama arus data : Data Invoice

Bentuk data

: Input keyboard atau tampilan monitor

Aliran data

: Dari proses 1 ke Customer

Ppn,

72

Dari Proses 1 ke Tabel_penjualan

Penjelasan

: data-data yang berisi nama-nama barang yang dijual

Periode

: Pada saat barang yang dibeli oleh customer

Struktur data

: No_invoice,

Alamat,

Tanggal,

Kode_barang,

Nama_barang, jumlah, Harga_jual, Ppn, Total_Harga

7.

8.

Nama arus data : Data Supplier

Bentuk data

: Input keyboard atau tampilan monitor

Aliran data

: Dari Tabel_Supplier ke Proses 2

Penjelasan

: data-data yang berisi indentitas supplier

Periode

: Pada saat pembuatan purchase order

Struktur data

Kode_supplier, Nama_supplier, Alamat, Telepon

Nama arus data : Purchase Order

Bentuk data

: Input keyboard atau tampilan monitor

Aliran data

: Proses 2 ke manager, manager ke proses 2

Proses 2 ke supplier

Penjelasan

: Daftar pesanan barang yang telah disepakati

Periode

: Saat bagian gudang memberikan daftar barang

kosong
Struktur data

: No_PO, Nama_supplier, Tanggal_beli, Kode Barang,

Nama_barang, Satuan, jumlah, Ppn, Total

9.

Nama arus data :

Faktur beli

Bentuk data

: Faktur

Aliran data

: Supplier ke proses 2

73

Penjelasan

: Faktur yang berisi nama barang yang telah dibeli

Periode

: Pada saat diserahkan purchase order

Struktur data

No_faktur,

Nama_supplier,

Kode_barang,

Nama_barang, Harga_beli, jumlah, Total, Ppn,

Total_bayar
10.

11.

Nama arus data : Laporan Barang Masuk

Bentuk data

: Laporan

Aliran data

: Proses 3 ke manager, Proses 3 ke table laporan

Penjelasan

: Dokumen yang berisi hasil penjualan barang

Periode

: Saat membuat laporan pembelian

Struktur data

Kode_Barang, Nama_barang. Harga_barang, Stok

Nama arus data : Laporan penjualan

Bentuk data

: Laporan

Aliran data

: Proses 3 ke manager

Penjelasan

: Dokumen yang berisi hasil penjualan barang

Periode

: Saat membuat laporan setiap bulannya

Struktur data

: No_faktur, Tgl_transaksi, Nama_pelanggan, Total

harga

12.

Nama arus data :

Laporan pembelian

Bentuk data

Laporan

Aliran data

Proses 3 ke Manager

Penjelasan

Dokumen yang berisi data pembelian barang

Periode

Saat membuat laporan pembelian seriap bulannya

74

Struktur data
13.

: No_faktur, Tgl_transaksi, Nama_supplier,Total_Harga

Nama arus data :

Laporan persediaan barang

Bentuk data

Laporan

Aliran data

Proses 3 ke manager

Penjelasan

Dokumen berisi data persediaan barang perusahaaan

Periode

Saat membuat laporan setiap bulannya

Struktur data

Kode_barang, Nama_barang, Stok Awal, Stok

Akhir, Satuan

4.2.4 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan perancangan yang digunakan untuk
pembuatan dan penyimpanan data ke dalam sistem terdiri dari beberapa file
database. Pada perancangan basis data ini akan dibahas Normalisasi, Entity
Relationships Diagram (ERD), Relasi Tabel dan Struktur File.

4.2.4.1 Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabeltabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada dasarnya normalisasi
adalah suatu

teknik

membantu mengurangi

menstruktur
atau

data

dalam

mencegah

cara-cara

timbulnya

tertentu
masalah

untuk
yang

berhubungan dengan pengolahan data dalam database

1.

Bentuk Unnormalisasi
Barang={ Kode_barang, Nama_barang,

Satuan, Stok,

Harga_beli,

75

Harga_jual

Kode_barang,

Kode_pelanggan,

Nama_Barang,

Nama_pelanggan,

Harga_Jual,

Alamat,

Telepon,

Stok,
Tanggal,

,Nama_barang, Harga_beli, jumlah, No_DO, Alamat, Telepon, Tanggal,

,Nama_Barang, jumlah, Unit,

No_invoice, Nama_pelanggan, Alamat,

Telepon, Tanggal,No_DO, Kode_barang, Nama_barang, Jumlah, Satuan,

Harga_jual, Ppn. Total, Kode_supplier, Nama_supplier, Alamat, Telepon,
No_PO, Nama_supplier, Tanggal_beli, Nama_barang, Satuan, Harga_beli,
Ppn, Total, No_faktur, Kode_barang, Nama_barang, Harga_beli, Jumlah,
Total, Ppn, Total_bayar}
2.

Bentuk Normalisasi 1 (I-NF)

Barang={ Kode_barang, Nama_barang,

Satuan, Stok,

Harga_beli,

Harga_jual, Kode_pelanggan, Nama_pelanggan, Alamat, Telepon, No_DO

,

Tanggal,

No_invoice,

Diskon,

jumlah

Total,

Kode_supplier,

Nama_supplier, Alamat, Telepon, No_PO, Tanggal_beli, jumlah, Ppn,

Total, No_faktur, Jumlah, Total_bayar}
3.

Bentuk Normalisasi 2 (II-NF)

Barang={*Kode_barang,

Nama_barang,

Satuan,

Stok,

Harga_beli,

Harga_jual}
Customer={ *Kode_pelanggan, Nama_pelanggan, Alamat, Telepon}
Supplier={ *Kode_supplier, Nama_supplier, Alamat, Telepon}
Invoice={*No_invoice, **Kode_barang, Jumlah, Ppn, Total}
Purchase Order={*No_PO, **Kode_barang, Jumlah, Ppn, Total}
DO={*No_DO, **No_invoice,** Kode_pelanggan, tgl_DO, total_bayar

76

Faktur={*no_faktur, **kode_supplier, No_PO, tanggal_faktur,

total_bayar}
4.

Bentuk Normalisasi 3 (III-NF)

Barang={*Kode_barang,

Nama_barang,

Satuan,

Stok,

Harga_beli,

Harga_jual}
Customer={ *Kode_pelanggan, Nama_pelanggan, Alamat, Telepon}
Supplier={ *Kode_supplier, Nama_supplier, Alamat, Telepon}
Invoice={*No_invoice,

**Kode_barang,

Jumlah,

Ppn,

Total,

Total_bayar}
Purchase Order={*No_PO, **Kode_barang, Jumlah, Ppn, Total}
DO={*No_DO, **No_invoice,** Kode_pelanggan, tgl_DO, total_bayar
Faktur={*no_faktur, **kode_supplier, **No_PO, tanggal_faktur,
total_bayar}
Returjual={**No_invoice,**Kode_pelanggan, tgl_retur, nama_pelanggan,
total_retur}

77

4.2.4.2 Entity Relational Diagram

Gambar 4.15 ERD yang diusulkan

78

4.2.4.3 Tabel Relasi

Gambar 4,16 tabel relasi yang diusulkan

79

4.2.4.4 Struktur File

Struktur file merupakan suatu objek sistem perangkat lunak
yang merupakan elemen-elemen dari sistem perangkat lunak yang dirancang,
salah satu objek tersebut adalah data.
1.

Nama File

Barang

Primary Key

Kode_barang

Keterangan

Data Barang

Atribut

:
Tabel 4.1 Struktur File Barang

No

Nama Field

Tipe

panjang

Kode_barang

varchar

Kode yang dimiliki suatu barang

Nama barang

varchar

20

Nama yang dimiliki suatu barang

Stok

integer

Jumlah barang yang ada

Harga_jual

integer

Harga barang yang akan dijual

Harga_beli

integer

Harga beli barang dari supplier

2.

Nama File

Supplier

Primary Key

Kode_supplier

Keterangan

Data supplier

Atribut

Keterangan

80

Tabel 4.2 Struktur File Supplier

No

Nama Field

Tipe

panjang

Kode_supplier

varchar

Kode yang dimiki supplier

Nama_supplier

varchar

30

Nama yang dimiliki supplier

Alamat

varchar

50

Alamat yang dimiki supplier

Telepon

integer

10

Telepon yang dimiliki supplier

3.

Keterangan

Nama File

Invoice

Primary Key

No_invoice

Keterangan

Data penjualan barang

Atribut

:
Tabel 4.3 Struktur File Invoice

No

Nama Field

Tipe

panjang

No_invoice

varchar

15

Nomor penjualan barang

Kode_barang

varchar

Kode barang yang dijual

Ppn

integer

Pajak Pertambahan Nilai

Jumlah

integer

Jumlah barang

Total

integer

Total barang

4.

Keterangan

Nama File

DO (Delivery Order)

Primary Key

No_DO

Keterangan

Data surat jalan penjualan barang

Atribut

81

Tabel 4.4 Struktur File DO (Delivery Order)

No

Nama Field

Tipe

panjang

No_DO

varchar

15

Nomor surat jalan penjualan

No_invoice

varchar

15

Nomor penjualan barang

Kode_pelanggan

varchar

Kode pelanggan yang membeli barang

Tgl_DO

Date/time

Tanggal surat penjualan

Total bayar

integer

Total bayar penjualan barang

5.

Keterangan

Nama File

Retur_jual

Primary Key

Keterangan

Data retur penjualan barang

Atribut

:
Tabel 4.5 Struktur File Retur Jual

No

Nama Field

Tipe

panjang

Keterangan

No_invoice

varchar

15

Nomor penjualan barang

Kode_pelanggan

varchar

Kode yang dimiliki pelanggan

Tgl_retur

Date/time

Tgl retur penjualan barang

Nama_Pelanggan

varchar

15

Nama Pelanggan

Total_retur

integer

Total retur penjualan barang

6.

Nama File

Purchase Order

Primary Key

NO_PO

Keterangan

Data pembelian barang

82

Atribut

:
Tabel 4.6 Struktur File Purchase Order(PO)

No

Nama Field

Tipe

panjang

No_PO

varchar

15

Nomor pembelian barang

Kode_barang

varchar

Kode barang yang akan dibeli

Ppn

integer

Pajak Pertambahan Nilai

jumlah

integer

Jumlah barang yang dibeli

total

integer

Total barang yang dibeli

7.

Keterangan

Nama File

Faktur

Primary Key

No_faktur

Keterangan

Data pembelian barang dari supplier ke perusahaan

Atribut

:
Tabel 4.7 Struktur File Faktur beli

No

Nama Field

Tipe

panjang

Keterangan

No_faktur

varchar

15

Nomor faktur penjualan barang

Kode_supplier

varchar

Kode supplier yang menjual barang

No_PO

varchar

20

Nomor pembelian barang

Tgl_faktur

Date/time

Tanggal faktur barang yang dibeli

Total bayar

intger

Total bayar barang yang dibeli

83

4.2.4.5 Kodifikasi
Pengkodean

dibuat

untuk

mengidentifikasi

suatu

objek

secara

lebih singkat, Dengan dibuat pengkodean, kesalahan dalam mengidentifikasi

objek dapat dikurangi dan berguna untuk mengelompokan data. Tujuan
pengkodean adalah untuk mempermudah proses pencarian data guna penyajian
informasi.
a.

Pengkodean Barang
YYY XXX

Nomor urut barang

Nomor urut supplier
Contoh : 001.001 dimana 001 sebagai nomor urut supplier, dan 001 sebagai
nomor urut barang
b.

Pengkodean Pelanggan
XXX

Nomor urur pelanggan

Contoh : 001, 001 sebagai nomor urut Pelanggan.
c.

Pengkodean Supplier
Y XXX

Nomor urur supplier

Contoh : 001 , dimana sebagai nomor urut supplier.

84

d.

Pengkodean No Purchase Order

YY (DD-HH-MM) XXX

Nomor urut purchase order

Format tanggal,bulan dan tahun
Kategori Purchase Order
Contoh : PO/01/03/11/001 , dimana PO sebagai kategori purchase order, 01/03/11
sebagai format waktu faktur, dan 011 sebagai nomor urut faktur.
e.

Pengkodean No Invoice
YY (DD-HH-MM) XXX

Nomor urut invoice

Format tanggal,bulan dan tahun
Kategori invoice
Contoh : IN/01/03/11/001 , dimana PO sebagai kategori invoice, 01/03/11 sebagai
format waktu invoice dan 001 sebagai nomor urut invoice.
f.

Pengkodean No Delivery Order

YY (DD-HH-MM) XXX

Nomor urut delivery order

Format tanggal,bulan dan tahun
Kategori delivery order
Contoh : IN/01/03/11/001 , dimana PO sebagai kategori delivery order , 01/03/11
sebagai format waktu delivery order dan 001 sebagai nomor urut delivery order.

85

4.2.5 Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka dirancang untuk memudahkan pemakai dalam
mengakses informasi yang dibutuhkan.

4.2.5.1 Struktur Menu

Rancangan

struktur

menu

dibuat

untuk

memudahkan

user

dalam melakukan penggunaan fungsi-fungsi program yang ada pada sistem ini.
Adapun struktur menu dari aplikasi yang dibuat dapat dilihat pada gambar 4.17
berikut ini:

Gambar 4.17 struktur menu sistem informasi penjualan dan pembelian yang
diusulkan

86

4.2.5.2 Perancangan Input

Perancangan input meliputi desain dari dokumen-dokumen. Inputan yang
digunakan untuk menangkap data dan semua kode-kode yang digunakan
Dokumen input ini sangat penting digunakan untuk menghasilkan output
yang benar.
a. Rancangan input form Data Barang

Gambar 4.18 Form Input Data Barang

Penjelasan tombol :
1. Tambah
Digunakan untuk menambah data barang
2. Ubah
Digunakan jika user ingin mengubah data barang yang ada didalam file

87

barang.
3. Hapus
Digunakan untuk menghapus data barang
4. Keluar
Digunakan untuk Keluar dari form data barang
5. Cari
Digunakan untuk Mencari Data barang
6. Filter
Digunakan untuk Menyaring Data Barang dengan kategori yang telah
ditentukan.
b. Rancangan input form barang pada saat Tambah, ubah, hapus, simpan, batal
data Barang

Gambar 4.19 Form Tambah,ubah, hapus, simpan, dan batal Data Barang

88

Penjelasan tombol :
1. Tambah
Digunakan untuk menambah data barang
2. Ubah
Digunakan jika user ingin mengubah data barang yang ada didalam file
barang.
3. Hapus
Digunakan untuk menghapus data barang
4. Keluar
Digunakan untuk Keluar dari form data barang
5. Cari
Digunakan untuk Mencari Data barang
6. Filter
Digunakan untuk Menyaring Data Barang dengan kategori yang telah
ditentukan.
7. Simpan
Digunakan untuk menyimpan Data Barang
8. Batal
Digunakan untuk membatalkan Data Barang yang akan disimpan.

89

c. Rancangan input form Supplier

Gambar 4.20 Form input Data Supplier

Penjelasan tombol :
1. Tambah
Digunakan untuk menambah Data Supplier
2. Ubah
Digunakan jika user ingin mengubah data Supplier yang ada didalam file
Supplier.
3. Hapus
Digunakan untuk menghapus Data Supplier
4. Keluar
Digunakan untuk Keluar dari form Data Supplier
5. Cari
Digunakan untuk Mencari Data Supplier
6. Filter

90

Digunakan untuk Menyaring Data Supplier dengan kategori yang telah

ditentukan.
d. Rancangan input form Tambah, Ubah, Hapus, Simpan, Batal data Supplier

Gambar 4.21 Form Tambah,ubah, hapus, simpan, dan batal Data supplier
Penjelasan tombol :
1. Tambah
Digunakan untuk menambah Data Supplier
2. Ubah
Digunakan jika user ingin mengubah Data Supplier yang ada didalam file
barang.
3. Hapus
Digunakan untuk menghapus Data Supplier
4. Keluar
Digunakan untuk Keluar dari form Data Supplier
5. Cari
Digunakan untuk Mencari Data Supplier

91

6. Filter
Digunakan untuk Menyaring Data Supplier dengan kategori yang telah
ditentukan.
7. Simpan
Digunakan untuk menyimpan Data Supplier
8. Batal
Digunakan untuk membatalkan Data Supplier yang akan disimpan.
e. Rancangan input form input data Pelanggan

Gambar 4.22 Form Input Data Pelanggan

Penjelasan tombol :
1. Tambah
Digunakan untuk menambah Data Pelanggan
2. Ubah
Digunakan jika user ingin mengubah Data Pelanggan yang ada didalam
file Pelanggan.
3. Hapus

92

Digunakan untuk menghapus Data Pelanggan

4. Keluar
Digunakan untuk Keluar dari form Data Pelanggan
5. Cari
Digunakan untuk Mencari Data Pelanggan
6. Filter
Digunakan untuk Menyaring Data Pelanggan dengan kategori yang telah
ditentukan.
f. Rancangan input form Tambah, Ubah, Hapus, Simpan, Batal data Pelanggan

Gambar 4.23 Form Input form Tambah, Ubah, Hapus, Simpan, Batal data
pelanggan

93

Penjelasan tombol :
1. Tambah
Digunakan untuk menambah Data Pelanggan
2. Ubah
Digunakan jika user ingin mengubah Data Pelanggan yang ada didalam
file Pelanggan
3. Hapus
Digunakan untuk menghapus Data Pelanggan
4. Keluar
Digunakan untuk Keluar dari form Data Pelanggan
5. Cari
Digunakan untuk Mencari Data Pelanggan
6. Filter
Digunakan untuk Menyaring Data Pelanggan dengan kategori yang telah
ditentukan.
7. Simpan
Digunakan untuk menyimpan Data Pelanggan
8. Batal
Digunakan untuk membatalkan Data Pelanggan yang akan disimpan.

94

g. Rancangan input form Input Pembelian Barang

Gambar 4.24 Form Input Data Pembelian Barang

Penjelasan tombol :
1. Baru
Digunakan untuk membuat Data Pembelian yang baru
2. Batal

95

Digunakan untuk membatalkan data yang akan disimpan

3. Keluar
Digunakan untuk keluar dari form Data Pembelian
4. Simpan
Digunakan untuk menyimpan Data Pembelian
5. Hapus
Digunakkan untuk menyimpan Data Pembelian
6. Selesai
Digunakan untuk menyelesaikan Data Pembelian yang diinput.

96

h. Rancangan input form Input Penjualan Barang

Gambar 4.25 Form Input Data Penjualan Barang

Penjelasan tombol :
1. Baru
Digunakan untuk membuat Data Penjualan yang baru
2. Batal
Digunakan untuk membatalkan data Penjualan yang akan disimpan
3. Keluar

97

Digunakan untuk keluar dari form Data Penjualan

4. Simpan
Digunakan untuk menyimpan Data Penjualan
5. Hapus
Digunakkan untuk menyimpan Data Penjualan
6. Selesai
Digunakan untuk menyelesaikan Data Penjualan yang diinput

i. Rancangan input form Input Retur Penjualan Barang

Gambar 4.26 Form Input Data Retur Penjualan Barang

98

Penjelasan tombol :
1. Simpan
Digunakan untuk menyimpan Data Retur Penjualan.
2. Baru
Digunakan untuk membuat Data Retur Penjualan yang baru
3. Selesai
Digunakan untuk menyelesaikan Data Retur Penjualan yang diinput.
4. Keluar
Digunakan untuk Keluar dari Form Data Retur Penjualan.

4.2.5.3 Perancangan Output

Perancangan

Output

ini

didasarkan

pada

kebutuhan

informasi

yang diperlukan oleh para user/ pemakai. Rancangan output ini dapat dilihat
pada gambar berikut ini :
Pilihan yang diberikan dalam mencetak outputnya adalah berupa pilihan
tanggal,bulan,tahun awal sampai tanggal,bulan, tahun akhir pembuatan laporan
a. Rancangan Output Data Barang
Perancangan laporan data Barang merupakan laporan mengenai Data
Barang PT. Indotrad Fajar Inti. Perancangannya dapat dilihat pada gambar 4.27.

99

Gambar 4.27 Form Output Data Barang

b. Rancangan Output Data Supplier
Perancangan laporan data Supplier merupakan laporan mengenai Data
Supplier PT. Indotrad Fajar Inti. Perancangannya dapat dilihat pada gambar 4.28.

Gambar 4.28 Form Output Data Supplier

c. Rancangan Output Data Pelanggan
Perancangan laporan data Pelanggan merupakan laporan mengenai Data
Pelanggan PT. Indotrad Fajar Inti. Perancangannya dapat dilihat pada gambar
4.29.

100

Gambar 4.29 Form Output Data Pelanggan

d. Rancangan Output Stok Minimum

Perancangan laporan data stok minimum merupakan laporan data barang yang
harus dibeli oleh PT. Indotrad Fajar Inti karena stoknya hampir habis atau kosong.
Perancangannya dapat dilihat pada gambar 4.30

Gambar 4.30 Form Output stok Minimum

101

e. Rancangan Output Pembelian Barang

Perancangan laporan data pembelian merupakan laporan data barang yang
harus dibeli oleh PT. Indotrad Fajar Inti karena stok yang kurang dari standar stok
level. Perancangannya dapat dilihat pada gambar 4.31.

Gambar 4.31 Form Output Pembelian Barang

f. Rancangan Output Penjualan Barang
Perancangan laporan data penjualan merupakan laporan data barang yang
harus dijual oleh PT. Indotrad Fajar Inti kepada pelanggan. Perancangannya dapat
dilihat pada gambar 4.32.

102

Gambar 4.32 Form Output Penjualan Barang

g. Rancangan Output Retur Penjualan Barang
Perancangan laporan data retur penjualan merupakan laporan data retur
penjualan barang yang harus dilakukan oleh PT. Indotrad Fajar Inti apabila barang
yang diterima pelanggan dalam keadaan rusak/cacat. Perancangannya dapat
dilihat pada gambar 4.33.

Gambar 4.33 Form Output Retur Penjualan Barang

103

4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan

Perangkat

lunak

Barang Berbasis
menggunakan

Sistem

Dekstop

Informasi

ini

Penjualan

merupakan

sebuah

Dan

Pembelian

aplikasi

yang

bahasa pemrograman Visual Basic yaitu satu bahasa client-

server yang di desain khusus untuk aplikasi dekstop dan didukung dengan
menggunakan database SQL
yang

dihubungkan

memudahkan

ke

pengguna

yang berfungsi sebagai penyimpanan data

server
(user)

dalam

Aplikasi

ini

melakukan

juga dibuat

untuk

transaksi penjualan dan

pembelian barang
Perangkat lunak ini akan digunakan oleh dua kategori pengguna, yaitu
admin sebagai pengolahan data (isi / kontents) dan pengguna (user), dari kedua
pengguna tersebut memiliki perbedaan hak dan tugas masing - masing. Adapun
perangkat lunak

tersebut dapat digambarkan secara global dan dilihat pada

Gambar 4.34. di bawah ini :

Gambar 4.34 Arsitektur jaringan ( Topologi Star )

104