TIPS DAN TRIK MICROSOFT EXCEL

Excel,

program

pengolah

angka

buatan

Microsoft

yang

cukup

memusingkan bagi yang tidak terbiasa menggunakannya. Tapi dengan sedikit tips
dan trik dapat membantu untuk menggunakan dan mengoperasikan Microsoft
Excel. Berikut tips dan trik Microsoft Excell :
1. Mengenal Tipe Data Pada Excel 2000
Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel 2000, ada baiknya
terlebih dahulu kita mengenal tipe-tipe data yang terdapat pada excel itu
sendiri.
a. Tipe Data Alpha Numerik / Teks
Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A Z, a z), simbol (*, ^, $,
%, #, @, dan lain-lain) dan angka (0 9) yang tidak akan diproses secara
matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2000 akan dibuat rata kiri
dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu () yang
diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data
angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numeric / teks, maka
kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : 2001
b. Tipe Data Numerik / Angka
Adalah data yang terdiri dari angka (0 9), waktu dan tanggal yang dapat
diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh
didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan
oleh Excel 2000.
c. Tipe Data Formula
Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian,
pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini
merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel 2000, karena akan selalu
digunakan dalam pengolahan data.
2. Membuka Lembar Kerja Baru
Membuka lembar kerja baru dapat dilakukan seperti berikut ;
a. Pilih dan klik menu File, New atau tekan Ctrl+N, sehingga muncul kotak
dialog membuka lembar kerja.

b. Pada kotak dialog tersebut, klik Tab General dan pilih icon workbook.
c. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini.
Disamping cara diatas, kita juga bisa membuka lembar kerja dengan
meng-klik Icon New yang terdapat toolbars standar. Cara ini lebih efektif dan
cepat dibanding dengan cara diatas.
3. Memilih Baris dan Kolom
Isi suatu kolom dan baris dapat kita sorot/pilih secara keseluruhan
dengan meng-klik di huruf kolom atau nomor baris yang diinginkan. Misalkan
kita ingin menyorot seluruh isi kolom A, maka cukup dengan meng-klik huruf
A yang teletak dibagian atas. Begitu juga halnya dengan baris. Jika ingin
memilih lebih dari satu kolom atau baris yang berdekatan dapat dilakukan
dengan cara meng-klik awal kolom / baris (jangan dilepas), geser mouse ke
akhir kolom/baris yang dipilih, baru dilepas.
4. Menambah Tanggal dan Waktu
Untuk menambah tanggal pada Cell, tekan [Ctrl] sembari menekan
Colon / Semicolon. Demikian juga untuk menambahkan waktu, tekan [Ctrl] +
[Shift] sambil menekan Colon / Semicolon.
5. Menyimpan Lembar Kerja
Untuk menyimpan lembar kerja, dapat dilakukan dengan cara ;
a. Pilih dan klik menu File, Save, sehingga muncuk kotak dialog penyimpan.
b. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
c. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan
disimpan.
d. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.
Setelah melakukan proses diatas, untuk menyimpan selanjutnya dapat
dilakukan dengan meng-klik Icon Save yang terdapat pada toolbars standar.
6. Menyimpan Lembar Kerja Dengan Nama Lain
Menyimpan lembar dengan nama lain, biasanya bertujuan untuk
membuat duplikat dari lembar kerja, atau ingin membuat lembar kerja baru
dengan format yang sama dengan lembar kerja yang akan disimpan. Hal ini
dapat dilakukan dengan cara ;
a. Pilih dan klik menu File, Save As, sehingga muncul kotak dialog Save As.

b. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
c. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan
disimpan.
d. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.
7. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan data, dapat diperbaikinya dengan
mengikuti langkah-langkah berikut ini :
a. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri
maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
b. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila
sudah selesai.
8. Membuka Lembar Kerja yang Telah Ada
Membuka lembar kerja yang telah ada dapat dilakukan dengan cara ;
a. Pilih dan klik menu File, Open atau tekan Ctrl+O sehingga muncul kota
dialog membuka file. Dapat juga dilakukan dengan meng-klik Icon Open
yang terdapat pada toolbars standar.
b. Pada tombol daftar pilihan Look In, pilih dan klik folder yang dinginkan.
c. Pada kotak isian File Name ketikan nama file yang akan dibuka, atau klik
nama file yang terdapat kotak Look In.
d. Klik Open untuk membuka lembar kerja tersebut.
9. Membersihkan Format
Untuk membersihkan format di Excel spreadsheet, sorot Cell yang
akan diubah lalu pilih [Edit] [Clear] [Formats].
10. Mengganti Warna Tab
Anda bisa mengganti warna tab di Excel spreadsheet. Klik tab yang
akan diwarnai, lantas pilih menu [Format] [Sheet] [Tab Color]. Tentukan
warna dan klik [OK].
11. Menyembunyikan Sheet
Anda bisa menyembunyikan Excel worksheet untuk mengurangi
lembar yang tampil di layar. Sorot Sheet yang akan disembunyikan lalu pilih
[Format] [Sheet] [Hide]. Untuk menampilkan kembali klik [Unhide].

12. Mengganti Nama Sheet

a. Double klik Sheet yang akan diganti namanya
b. Tekan tombol DELETE
c. Ganti dengan nama yang diinginkan
d. Tekan ENTER
13. Menambah Sheet
a. Klik kanan sheet yang akan disisipi
b. Pilih insert, worksheet, OK
14. Menambah / Menyisipkan Column / Kolom
a. Sorot column yang akan disisipi
b. Klik kanan, pilih insert
15. Menambah / Menyisipkan Row / Baris
a. Sorot row / baris yang akan disisipi
b. Klik kanan, pilih insert
16. Menghapus Column / Row
a. Sorot column / row yang akan dihapus
b. Klik kanan, pilih delete column / delete row
17. Memonitor Cell
Gunakan Watch Window untuk memonitor Cell di Workbook lain.
Untuk menambahkan Cell ke Watch Window, klik-kanan pada Cell tersebut
dan pilih [Add Watch]. Anda bisa mengatur posisi Watch Window di atas atau
di bawah toolbar standar Excel.
18. Menambah Quotes
Excel dapat mengenali simbol stock dan fetch stock quotes dengan
menggunakan MSN MoneyCentral Investor. Pertama, aktifkan Smart Tags
dengan memilih [Tools] [AutoCorrect Options] [Smart Tags]. Pastikan kotak
Label data with smart tags sudah tercentang dan tekan [OK]. Buka internet
dan masukkan simbol stock ke dalam Cell. Sebuah segitiga hijau kecil akan
muncul di pojok kanan bawah Cell. Arahkan kursor di atas Cell, lalu klik ikon
yang muncul dan pilih Insert refreshable stock price. Pilih On a new sheet
untuk menampilkan quote atau kutipan pada Worksheet lain atau Starting at
cell untuk menampilkan stock price pada Cell yang sedang Anda buka.

19. Mengubah Secara Bersamaan

Untuk mengganti typeface atau ukuran semua Cell di spreadsheet
secara sekaligus, klik boks yang ada di pojok kiri atas.
20. Mengurutkan Data
Anda bisa mengatur ulang data di spreadsheet dengan mengeklik kotak
yang ada di pojok kiri atas. Lantas pilih [Data] [Sort]. Pada jendela Sort, pilih
kolom yang akan Anda urutkan dari atas ke bawah atau sebaliknya.
21. Memberi Keterangan pada Data / Memberi Comment
a. Pilih data yang akan diberi comment
b. Klik insert, comment
c. Ketik comment atau keterangan mengenai data tersebut
22. Mengedit / Menghapus Comment
a. Klik kanan data yang ada commentnya
b. Pilih Edit Comment untuk mengedit
c. Atau Delete Comment untuk menghapus comment
23. Pengaturan Kertas
a. Klik File, Page Setup
b. Tentukan Orientasi Kertas (Lanscape atau Potrait)
c. Tentukan Adjust to (Presentasi ukuran teks yang akan di print out)
d. Tentukan jenis kertas yang digunakan
e. Klik Print Preview
f. Klik Margin untuk memunculkan garis tepi margin
g. Geser garis tesebut sesuai keinginan, ok
h. Jika ingin di print, klik Print, ok
24. Membuat Header and Footer
Header (catatan kepala) adalah teks yang khusus diletakkan dibagian
atas halaman yang selalu tampil pada setiap halamannya. Sedangkan Footer
(catatan kaki) kebalikan dari header. Header dan footer ini sering dibuat untuk
memberikan keterangan dari naskah yang diketik.
Langkah-langkah membuat header dan footer :
a. Klik menu View.

b. Pilih dan klik tab Header and Footer sehingga insertion point otomatis
berada pada bagian atas dokumen (membuat header).
c. Ketikkan teks yang untuk header sesuai dengan keinginan kita, lalu tekan
tanda panah bawah untuk berpindah ke footer.
d. Ketikkan teks untuk footer dan klik ganda diluar kotak header dan footer
untuk keluar dari format ini.
25. Memindahkan Penunjuk Cell (Cell Pointer)
Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya
silahkan lihat table dibawah :
Tombol

Tab
Enter
Shift + Tab
Shift + Enter
Home
Ctrl + Home
Ctrl + End
PgUp
PgDn
Alt + PgUp
Alt + PgDn
Ctrl + PgUp

Keterangan
Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas, dan bawah
Pindah satu sel ke kanan
Pindah satu sel ke bawah
Pindah satu sel ke kiri
Pindah satu sel ke atas
Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
Pindah satu layer ke atas
Pindah satu layer ke bawah
Pindah satu layer ke kiri
Pindah satu layer ke kanan
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja

Ctrl + PgDn

berikutnya
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja

sebelumnya
26. Memasukkan Data Ke Lembar Kerja
Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti
teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke
dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :
a. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
b. Ketikkan data yang ingin dimasukkan
c. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn
27. Menggunakan Rumus
Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke
dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan
diantaranya adalah :

Lambang
+

Fungsi
Penjumlahan

Pengurangan

Perkalian

Pembagian

Perpangkatan

%
Presentase
Sebelum menggunakan rumus diatas, hendaknya diketika terlebih dahulu
tanda = (sama dengan) kemudian baru mengoperasikan lambing rumus
tersebut diatas.
28. Mengcopy / Menggandakan Data
a. Blok data yang akan digandakan
b. Klik kanan, pilih paste
c. Letakkan kursor pada sel yang akan ditambahi data
d. Klik kanan, pilih paste
29. Memindahkan Data
a. Blok data yang akan dipindahkan
b. Klik kanan, pilih cut
c. Letakkan kursor pada sel yang akan ditempati data
d. Klik kanan, pilih paste
30. Membuat Penomoran
a. Ketik angka 1 pada sel pertama, ENTER, ketik angka 2
b. Sorot baris pertama dan kedua
c. Letakkan kursor pada pojok kanan, pastikan kursor berubah menjadi tanda
plus dan geser ke bawah hingga nomor urut yang diinginkan.
31. Membuat Tabel
a. Sorot data sel yang akan dijadikan table
b. Klik Format, cells
c. Pilih Border, tentukan jenis garis yang diinginkan
d. OK
32. Membuat Nominal Rupiah
a. Blok data nominal yang akan diberi rupiah
b. Klik Format, cells

c. Pilih Accounting, tentukan decimal place-nya, dan pilih symbol Rp.

Indonesia. OK
33. Memformat Tanggal
a. Blok data
b. Klik Format, Cells
c. Pilih Date, tentukan type tanggal yang diinginkan, ok.
34. Membuat Range / Blok Sel
Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam
satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup / kumpulan sel.
Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau)
baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau
mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dan lain-lain. Dalam kondisi2
seperti ini, anda dapat menggunakan range / blok sel ini untuk memudahkan
kerja anda.
Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung
kanan bawah.
35. Menghapus Data
Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel
ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete.
Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan
memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.
36. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill
Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas
AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini :
a. Pilih / klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat.
Misalnya pilih / klik sel B2.
b. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks Jan (January)
c. Pada sel berikutnya (sel dibawah / B3 atau disampingnya / C2) ketik data
berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik Feb (February)
d. Sorot / bloklah B2:B3.
e. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok
kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam

f. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel
yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat
ditampilkan.
37. Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum
a. AutoCalculate
Fasilitas

AutoCalculate

(penghitungan otomatis) digunakan untuk

melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup
banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini
terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2
(Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai
max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum).
Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :

Sorot range data yang akan dikalkulasi / hitung. Misal sorot range
C7:C12 dari data seperti dibawah ini.

Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi
yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average (A) untuk
menghitung rata2 data.

Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

b. AutoSum Fungsi
AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup
banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja
anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk
melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke
lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar
AutoSum ().
Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit,
letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu
tekan tombol di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan
(dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.
38. Menggunakan Fungsi Statistik
Fungsi Statistik
SUM

Keterangan
Fungsi untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu

range
MIN

Fungsi untuk mencari data yang terendah dari sekumpulan

data numerik

MAX

Fungsi untuk mencari data yang terbesar dari sekumpulan

data numerik

AVERAGE

Fungsi untuk mencari rata-rata

MODUS

Fungsi untuk mencari data yang sering muncul

COUNT

Fungsi unfuk menghitung jumlah data dari suatu range

yang dipilih

COUTIF

Fungsi untuk menjulahkan antara data numeric dan

character

39. Membuat Grafik

Untuk membantu penjelasan materi ini, perhatikan tabel berikut ini :

Langkah-langkah membuat grafik ;

a. Sorotlah range data yang akan dibuat grafik (mencakup judul baris dan
judul kolom). Sebagai contoh, sorotlah range B6:G11.

10

b. Klik icon Chart Wizard, maka kotak dialog Chart Wizard-Step 1 0f 4, akan
ditampilkan seperti berikut ;

c. Pada daftar Chart type, pilih model grafik yang diinginkan dan pada Chart
sub-type pilih model tampilan yang diinginkan. Untuk melihat tampilan
grafik sementara, anda dapat meng-klik tombol Press and Hold to view
sample tanpa melepaskan penekanan tombol mouse. Jika kurang puas
dengan tampilan tersebut, kita juga dapat memilih model lain, dengan
meng-klik Custom Type. Untuk contoh pilihlah model Column dengan sub
tipe yang terakhir(urutan ketujuh).
d. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 2 of 4

11

Isilah tab data range dengan meng-klik tombol pemilihan data yang
terletak sebelah kanan kotak ini. Karena kita telah menyorot range data
tersebut, maka otomatis akan ditampilkan. Kita tinggal memilih jenis
Series in, apakah baris atau kolom. Dalam hal ini kita memilih baris. Kita
juga diberi kebebasan untuk memilih model yang digunakan dengan
meng-klik tab Series.
e. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 3 of 4 Chart Options,
ditampilkan seperti berikut ;

f. Tab Titles digunakan untuk membuat judul grafik, dimana

Chart Title, diisi dengan judul tabel

Category (X) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu X

Series (Y) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Y

Value (Z) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Z

g. Tab Axes digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis), kita dapat
mengatur apakah judul sumbu category (X)axis, series (Y) axis dan Value
(Z) axis akan ditampilkan atau tidak. Jika ingin ditampilkan, ceklislah
sumbu tersebut.
h. Tab Gridlines digunakan untuk mengatur tampilan garis skala pembantu
(grid) pada sumbu X, Y dan Z dengan pilihan mayor gridlines (jarak antar
garis agak lebar) dan minor gridlines (jarak antar garis dekat). Ceklislah
pada sumbu yang diinginkan untuk menampilkannya.

12

i. Tab

Legend

digunakan

untuk

mengatur

tampilan

legend

dari

grafik.Tandailah option Show Legend untuk menampilkan legend dan

tentukan posisi legend pada option Placement apakah di bawah (bottom),
pojok (corner), atas (top), kanan (right) atau disebelah kiri (left)
j. Tab Data Labels digunakan untuk mengatur penempatan label data pada
grafik. Label data ini berupa teks, nilai data, atau tidak ada sama sekali,
tergantung kebutuhan kita masing-masing.
k. Tab Data Table digunakan untuk mengatur apakah ingin menampilkan data
tabel atau tidak pada bagian bawah grafik.
l. Klik tombol Next untuk melangkah ketahap akhir pembuatan grafik ini,
yaitu Chart Wizard Step 4 of 4 - Chart Location. Lihat gambar berikut ;
0

Pada kotak dialog ini terdapat dua pilihan yaitu;

As new sheet, jika ingin menampilkan grafik pada lembar kerja yang
baru (terpisah dengan data) tapi tetap dalam buku kerja yang sama,
atau

As object in, jika ingin menempatkan grafik pada lembar kerja data
secara bersamaan atau berdampingan.

m. Klik Finish untuk menutup jendela ini.

13