Pelatihan Office Applications

Materi Pelatihan

Microsoft Excel

Departemen Teknik Informatika

Institut Teknologi Bandung

2003

Pelatihan Office Applications

DAFTAR ISI
1

PENDAHULUAN .........................................................................................................................5
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12

RUMUS DAN OPERASI RANGE ............................................................................................22

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8

MENGGUNAKAN FUNGSI .......................................................................................................47

FUNGSI-FUNGSI DASAR .........................................................................................................49
LATIHAN TUTORIAL 4............................................................................................................52

APLIKASI PENGGUNAAN FUNGSI......................................................................................55

5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6

MENGATUR FORMAT TAMPILAN ANGKA ...............................................................................36

MENGATUR JENIS HURUF .....................................................................................................39
MENGATUR PERATAAN TAMPILAN DATA..............................................................................40
LATIHAN TUTORIAL 3............................................................................................................44

FUNGSI DALAM EXCEL.........................................................................................................47

4.1
4.2
4.3

RUMUS ATAU FORMULA ........................................................................................................22

OPERASI RANGE ....................................................................................................................25
MENYALIN (COPY) DATA ....................................................................................................25
MEMINDAHKAN DATA ...........................................................................................................28
MENGATUR LEBAR KOLOM ...................................................................................................29
MENGATUR TINGGI BARIS .....................................................................................................31
MENGATUR TAMPILAN GARIS PADA LEMBAR KERJA ............................................................32
LATIHAN TUTORIAL 2............................................................................................................33

FORMAT TAMPILAN ..............................................................................................................36

3.1
3.2
3.3
3.4

SEKILAS MICROSOFT EXCEL....................................................................................................5

MENGOPERASIKAN EXCEL.......................................................................................................5
MEMINDAHKAN PENUNJUK SEL (CELL POINTER)....................................................................7
MEMASUKKAN DATA KE LEMBAR KERJA ...............................................................................8
MEMPERBAIKI KESALAHAN PENGETIKAN DATA ...................................................................12
MEMILIH RANGE ATAU GRUP SEL .........................................................................................12
MENYIMPAN BUKU KERJA ....................................................................................................14
MENUTUP BUKU KERJA .........................................................................................................15
MEMBUKA BUKU KERJA BARU .............................................................................................15
MEMBUKA FILE BUKU KERJA ...............................................................................................15
MENYIMPAN BUKU KERJA DENGAN NAMA LAIN ..................................................................16
LATIHAN TUTORIAL 1............................................................................................................18

PENGGUNAAN FUNGSI LOGIKA ..............................................................................................55

PENGGUNAAN FUNGSI TANGGAL DAN WAKTU .....................................................................56
PENGGUNAAN FUNGSI PEMBACAAN TABEL ..........................................................................57
PEMBERIAN NAMA RANGE ....................................................................................................59
LATIHAN TUTORIAL 5............................................................................................................59
KASUS-KASUS .......................................................................................................................64

GRAFIK DAN GAMBAR.........................................................................................................67

6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8

MEMBUAT GRAFIK DALAM EXCEL ........................................................................................67

MENGUBAH JENIS TAMPILAN GRAFIK ...................................................................................71
MENEMPATKAN GRAFIK PADA LEMBAR KERJA TERPISAH ....................................................71
MENGHAPUS GRAFIK .............................................................................................................72
MENYISIPKAN OBYEK GAMBAR PADA LEMBAR KERJA/GRAFIK ...........................................72
MENGATUR DAN MENATA OBYEK GAMBAR DENGAN TOOLBAR PICTURE ............................74
MENEMPATKAN OBYEK BERBENTUK VARIASI TEKS .............................................................75
LATIHAN TUTORIAL 6 ...........................................................................................................76

Departemen Teknik Informatika ITB

Pelatihan Office Applications

FUNGSI FINANSIAL ................................................................................................................78

7.1
7.2
7.3
7.4

FUNGSI PV ............................................................................................................................78
FUNGSI FV ............................................................................................................................80
FUNGSI PMT .........................................................................................................................81
FUNGSI UNTUK MENGHITUNG PENYUSUTAN .........................................................................83

PENCETAKAN ..........................................................................................................................86
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
8.8

MEMPERSIAPKAN PRINTER ....................................................................................................86

MENCETAK LEMBAR KERJA KE PRINTER ...............................................................................86
MENGATUR KONFIGURASI HALAMAN PENCETAKAN .............................................................87
MENGATUR BATAS MARGIN PENCETAKAN ...........................................................................88
MEMBUAT HEADER DAN FOOTER ..........................................................................................89
MENGATUR LEMBAR KERJA YANG AKAN DICETAK...............................................................90
MEMPERAGAKAN HASIL PENCETAKAN DI LAYAR .................................................................91
LATIHAN TUTORIAL 8............................................................................................................92

MANAJEMEN BASIS DATA ...................................................................................................94

9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
9.9

10
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
11
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
11.7
11.8
11.9
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
13
13.1
13.2

PENGERTIAN BASIS DATA .....................................................................................................94

ENTRI-EDIT DATA DENGAN FORM .........................................................................................94
PENGURUTAN BASIS DATA ....................................................................................................97
PENCARIAN DATA DENGAN AUTOFILTER ..............................................................................99
PENAMPILAN 10 DATA TERBESAR .......................................................................................101
DUPLIKASI DATA DENGAN ADVANCED FILTER ...................................................................102
PEMBUATAN SUBTOTAL ......................................................................................................104
STATISTIK BASIS DATA .......................................................................................................105
KASUS-KASUS .....................................................................................................................109
PIVOT TABLE .....................................................................................................................111
MEMBUAT TABEL DENGAN PIVOT TABLE............................................................................111
MENGUBAH LAYOUT PIVOT TABLE .....................................................................................114
TOOLBAR PIVOT TABLE .......................................................................................................115
PIVOT TABLE UNTUK MENGGABUNG RANGE ......................................................................116
LATIHAN TUTORIAL 10........................................................................................................118
ANALISIS DATA DAN PEMECAHAN MASALAH .......................................................120
MENGAKTIFKAN FASILITAS ADD-INS DATA ANALYSIS .......................................................120
STATISTIK DESKRIPTIF ........................................................................................................121
HISTOGRAM .........................................................................................................................123
MOVING AVERAGE ..............................................................................................................125
CONDITIONAL SUM ..............................................................................................................126
TABLE WHAT-IF ..................................................................................................................129
ANALYSIS TOOLPAK ...........................................................................................................133
AUTOSAVE ..........................................................................................................................139
LOOKUP WIZARD .................................................................................................................140
MENGGUNAKAN MACRO DI EXCEL...........................................................................144
PENDAHULUAN ....................................................................................................................144
MENGULANG PEKERJAAN SECARA OTOMATIS.....................................................................144
LEBIH MUDAH DENGAN MACRO..........................................................................................149
MEMBUAT PROSEDUR OTOMATIS DAN MENAMBAHKAN APLIKASI LAIN .............................150
EXPLORASI PENGGUNAAN MACRO DI EXCEL ......................................................................153
LATIHAN TUTORIAL 12........................................................................................................153
STUDI KASUS......................................................................................................................155
KASUS 1 : MENGHITUNG UANG LEMBUR ............................................................................155
KASUS 2 : MENGHITUNG GAJI DENGAN PPH PASAL 21 ......................................................158

Departemen Teknik Informatika ITB

Pelatihan Office Applications

13.3
13.4
13.5
13.6
13.7

KASUS 3 : MENGHITUNG NILAI ...........................................................................................159

KASUS 4 : MENGHITUNG SEWA KAMAR HOTEL ..................................................................161
KASUS 5 : BASISDATA LEMBUR KARYAWAN ......................................................................162
KASUS 6 : BASISDATA REKAP NILAI ...................................................................................165
KASUS 7 : MEMBUAT GRAFIK .............................................................................................168

Departemen Teknik Informatika ITB

Pelatihan Office Applications

MICROSOFT EXCEL
1 Pendahuluan
1.1 Sekilas Microsoft Excel
Microsoft Excel (sebut saja Excel) adalah salah satu program aplikasi spreadsheet yang
dibuat oleh perusahaan Microsoft Corporation. Excel mempunyai lima keistimewaan utama
yaitu Worksheet, Chart, Database, Macro, dan Advanced Formatting and Graphics. Versi
yang akan digunakan adalah Microsoft Excel 2000 keluaran tahun 1999 yang bekerja di
bawah sistem operasi Windows95/Windows 98/Windows2000.
Aplikasi Spreadsheet ini lebih mudah dipakai, lebih fleksibel dan lebih terpadu dengan
aplikasi Windows lainnya.
Excel 2000 menyediakan fasilitas baru diantaranya fasilitas Web, Hyperlink, Multi Level
Undo, Formula Autocorrect, Office Assistant dan sebagainya.
Lembar kerja dalam Excel biasanya disebut Workbook (buku kerja). Workbook terdiri dari
banyak worksheet (lembar kerja) atau sheet , yang masing-masing dapat memuat 256 kolom
dan 65.536 baris sehingga dalam satu file dapat menyimpan beberapa lembar kerja.
Perpotongan baris dan kolom dalam setiap lembar kerja disebut sel. Sel yang lebih dari
satu atau kumpulan sel disebut grup sel atau range. Sel diberi nama menurut posisi kolom
dan baris pada lokasinya. Panjang sel dari 0-255 karakter dengan tinggi sel 0-409 points.
Maksimum panjang teks pada satu sel adalah 255 karakter dan panjang formula adalah
1024 karakter. Jenis data yang dimasukkan ke dalam sel dapat berupa teks/karakter, angka,
rumus, tanggal dan waktu.

1.2 Mengoperasikan Excel

Setelah Windows aktif, Excel dapat dijalankan dengan cara sebagai berikut :

Memilih Menu Program : Start Program Microsoft Excel

1. Klik tombol Start yang ada di task bar
2. Pilih menu Program (Gambar 1-1)
3. Pilih dan klik aplikasi Microsoft Excel
4. Tunggu beberapa saat hingga buku kerja (workbook) Excel ditampilkan
(Gambar 1-2).
5. Buku kerja siap digunakan.

Departemen Teknik Informatika ITB

Pelatihan Office Applications

Gambar 1-1. Memulai Microsoft Excel 2000

Icon Kontrol Menu

Penunjuk sel
Baris Menu

Gambar 1-2. Tampilan Utama Microsoft Excel 2000

Dalam mengoperasikan Excel ini, pemakai diasumsikan sudah mulai terbiasa menggunakan
mouse. Dengan demikian, diharapkan penggunaan Excel dapat dilakukan secara optimal,
lebih praktis dan cepat.

Departemen Teknik Informatika ITB

Pelatihan Office Applications

1.3 Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Ketika buku kerja Excel pertama kali dibuka, penunjuk sel berada pada alamat sel A1.
Untuk memindahkan penunjuk sel ini ke posisi baru yang diinginkan dapat dilakukan melalui
keyboard atau mouse.

1.3.1 Menggunakan Keyboard

Tombol-tombol untuk memindahkan penunjuk sel dengan keyboard adalah :
Tombol

Kegunaan

satu sel ke kanan

satu sel ke kiri

satu baris ke atas

satu baris ke bawah

Ctrl +

satu layar ke kanan

Ctrl +

satu layar ke kiri

PgUp

satu layar ke atas

PgDn

satu layar ke bawah

Ctrl+End

ke kolom terakhir yang berisi data

Home

kembali ke alamat sel A1

1.3.2 Menggunakan Mouse

Untuk memindahkan penunjuk sel dengan mouse, cukup dilakukan dengan menekan tombol
mouse satu kali (klik) pada alamat sel yang diinginkan (jika sel tersebut terlihat di layar).
Sebagai contoh , jika dipilih sel D4 (perpotongan kolom D dengan baris ke-4), arahkan
penunjuk  (mouse pointer) pada sel D4 kemudian klik  satu kali (lihat Gambar 1-3).
Lembar/buku kerja dapat digulung ke kiri-kanan atau atas-bawah dengan menggunakan
Scroll Bar (horisontal untuk gulung ke kiri-kanan dan vertikal untuk gulung ke atas-bawah).

Gambar 1-3. Tampilan pemilihan Sel D4

Departemen Teknik Informatika ITB

Pelatihan Office Applications

Bentuk penunjuk (pointer) mouse dan kegunaannya di lingkungan Excel :

: terletak di dalam sel atau di atas sel, digunakan untuk menyorot
/ memilih suatu range

: terletak pada batas sel atau range yang dipilih, digunakan untuk
memindahkan sel atau range yang dipilih.
: Fill handle, terletak pada pembatas sel/range di ujung kanan
bawah sel/range yang dipilih, digunakan untuk menyalin (copy)
atau mengisi data berurutan (series).
: garis vertikal berkedip di sel tempat mengetikkan data yang
disebut sebagai titik sisip (insertion point).

Insertion point

1.4 Memasukkan Data ke Lembar Kerja

Ada beberapa jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja, yaitu teks, angka
(value), tanggal, waktu dan formula (rumus) seperti terlihat pada Gambar 1-4.

Gambar 1-4. Jenis-jenis data

Untuk memasukkan berbagai data tersebut ke dalam sel, pilih alamat sel yang dituju dan
ketikkan data yang dimaksud. Setiap data yang diketikkan akan muncul di posisi insertion
point (titik sisip). Excel secara otomatis mengatur setiap teks yang diketikkan tersimpan rata
kiri dan angka diatur rata kanan.
Semua data yang diketikkan akan ditampilkan di sel aktif dan di baris rumus. (Gambar 1-5).
Sel aktif

Insertion point

Baris Rumus

Tombol OK

Tombol Cancel

Gambar 1-5. Tampilan Baris Rumus

Departemen Teknik Informatika ITB

Pelatihan Office Applications

Catatan :
Ketika memasukkan data perhatikan beberapa hal berikut ini :

Data yang sedang diketikkan akan muncul pada sel yang dipilih dan di baris rumus.

Bila salah ketik, hapuslah karakter yang salah dengan tombol Backspace.

Pemasukkan data tidak harus diakhiri dengan Enter, dapat juga dengan
menggunakan tombol ( ) atau PgUp dan PgDn bila sebelumnya mengklik
tombol Confirm pada Baris Rumus (Formula Bar). Lihat Gambar 1-4.

Bila data tidak jadi dimasukkan, tekanlah tombol Esc atau pilih tombol Cancel yang
ada di Baris Rumus.

1.4.1 Memasukkan Data Angka

Angka atau bilangan adalah data nilai atau value yang berupa harga konstanta atau rumus
yang diawali oleh karakter berikut ini : 0,1,2,3,..., 9 atau +, - , =, . , $, (.
Data yang diawali karakter huruf atau lambang-lambang yang tidak tercantum di atas akan
diperlakukan sebagai teks atau label.
Bila angka pecahan desimal diketik/dimasukkan, pemisah desimal harus ditulis dengan titik
(.), misal untuk angka seperempat harus diketik 0.25

1.4.2 Memasukkan Data Teks

Teks merupakan kombinasi dari angka, spasi dan karakter-karakter non-numerik. Excel
secara otomatis akan mengatur teks yang diketikkan rata-kiri, untuk mengubah pengaturan
ini dapat dilakukan melalui menu Format, Cells dan Alignment atau toolbar seperti pada
Gambar 1-6.

Gambar 1-6. Toolbar perataan teks

1.4.3 Memasukkan Data Tanggal dan Waktu

Excel menganggap data tanggal dan waktu sebagai data angka (diatur rata kanan). Untuk
menampilkan data tanggal atau waktu pada worksheet bergantung pada format angka yang
sudah diaplikasikan pada sel yang bersangkutan.
Untuk memasukkan data tanggal ke dalam sel, dapat digunakan slash (/) atau hyphen (-)
sebagai pemisah bagian tanggal.
Contoh :

Data tanggal

Departemen Teknik Informatika ITB

Pelatihan Office Applications

Untuk memasukkan data waktu, gunakanlah titik dua ( : ) untuk memisahkan bagian jam dan
menitnya.
Contoh :

Data Waktu

1.4.4 Memasukkan Data Berurutan (Data Series)

Data yang berurutan adalah data yang dimasukkan secara berangkai dengan selang yang
tetap, misalnya data nomor urut, nama-nama bulan, nama-nama hari, tanggal, teks
bernomor dan sebagainya. Excel menyediakan fasilitas pemasukan data yang berurutan
atau berderetan (data series) untuk mempercepat pemasukan data, yaitu dengan cara :
1. Mendrag Fill Handle
2. Menggunakan Menu Edit, Fill, Series
Memasukkan data series dengan Mendrag Fill Handle :
1. Pilih sel tempat posisi awal dari data series yang akan dibuat, misalnya sel B2
2. Ketikkan data awalnya, misalnya angka 1.
3. Ketikkan data berikutnya, misalnya 2 pada sel berikutnya, contoh sel B3
4. Sorotlah range B2:B3
5. Draglah pointer mouse ke arah kotak hitam di sudut kanan bawah sel B3 (Fill handle)
hingga berubah menjadi tanda tambah hitam. Lihat Gambar 1-7.
6. Geserlah/drag fill handle yang terpilih tsb. hingga ke sel B9 (Gambar 1-8).

Gambar 1-7. Mendrag Fill Handle

Gambar 1-8. Membuat data series

Departemen Teknik Informatika ITB

10

Pelatihan Office Applications

Memasukkan data series melalui Menu Edit

1. Masukkan data pertama ke dalam sel yang diinginkan
2. Blok/sorotlah range yang akan diisi dengan data series ke arah kolom (kanan) atau
ke arah bawah (baris).
3. Pilih menu Edit, Fill, Series untuk membuka kotak dialog Series (Gambar 1-9)

Gambar 1-9. Kotak

Dialog Series

4. Tentukan besarnya step (langkah) antar data pada kotak Step Value.
5. Tentukan tipe data series melalui kotak Type.
6. Klik OK.
Untuk menambahkan data series selain yang telah disediakan Excel dapat dilakukan
dengan cara :
1. Pilih menu Tools, Options tab Custom List, untuk membuka kotak dialog options
seperti pada Gambar 1-10.

Gambar

1-10.
Kotak Dialog Options

2. Pilih New List pada kotak Custom lists.

Departemen Teknik Informatika ITB

11

Pelatihan Office Applications

3. Isilah deretan data yang diinginkan pada List entries, misalkan huruf abjad a
sampai j
4. Klik Add, deret data baru akan masuk ke dalam kotak Custom lists.
5. Klik OK.

1.5 Memperbaiki Kesalahan Pengetikan Data

Bila data pada suatu sel salah, perbaiki dengan cara berikut :
1. Tempatkan penunjuk sel yang datanya akan diperbaiki, lalu tekan tombol F2 (Edit).
Atau tempatkan penunjuk  pada sel yang dimaksud, lalu klik dua kali di sel
tersebut.
2. Selanjutnya kita berada pada modus Edit dan dapat langsung memperbaiki data
tersebut langsung di sel yang bersangkutan.
Tombol- tombol yang dapat digunakan untuk memperbaiki data adalah :
Delete (Del)

: hapus karakter pada posisi kursor.

Backspace

: hapus karakter di kiri kursor.

: geser kursor (titik sisip) 1 karakter ke kanan

: geser kursor (titik sisip) 1 karakter ke kiri.

Ctrl +

: geser kursor (titik sisip) ke kiri 1 kata.

Ctrl +

: geser kursor (titik sisip) ke kanan 1 kata.

Home

: geser kursor (titik sisip) ke awal baris.

End

: geser kursor (titik sisip) ke akhir baris.

Bila mengetikkan karakter baru di tengah baris, karakter yang diketik akan disisipkan
di tempat posisi titik sisip/kursor berada dan tidak akan menimpa atau menghapus
karakter yang sudah ada. Tekanlah tombol Insert, maka karakter yang diketikkan
akan menimpa karakter sebelumnya.
3. Tekanlah Enter setelah selesai memperbaiki data tersebut.

1.6 Memilih Range atau Grup Sel

Memilih range / grup sel adalah menyorot atau memblok range yang akan dioperasikan
terhadap sel dalam worksheet.

No.

Obyek

Cara Memilih

1.

Satu sel

Klik sel atau tekan tombol anak panah menuju sel

yang dimaksud

2.

Range

Klik sel pertama range, kemudian drag sampai sel

terakhir

3.

Sel atau range yang

tidak berurutan

Pilih sel atau range pertama, tekan tombol CTRL,

lalu klik sel/range berikutnya

4.

Satu kolom penuh

Klik judul kolom yang dipilih

5.

Satu baris penuh

Klik judul baris yang dipilih

Departemen Teknik Informatika ITB

12

Pelatihan Office Applications

No.

Obyek

Cara Memilih

6.

Range
besar

yang

sangat

Klik sel pertama range, tekan SHIFT, lalu klik sel

terakhir range.

7.

Seluruh
sel
worksheet

dalam

Klik tombol perpotongan antara judul baris dan judul

kolom di sudut kiri atas worksheet.

Range A1:D5

Range F6:F7

Range E12:G16

Gambar 1-11. Pemilihan Range atau grup sel

Catatan :
Bila range yang akan dipilih besar, caranya adalah pindahkan penunjuk sel di awal range,
tekan tombol F8 lalu tekan End + untuk memilih semua kolom terisi dan tekan End +
untuk memilih semua baris yang terisi. Maka seluruh range yang sudah terisi akan diblok.

Departemen Teknik Informatika ITB

13

Pelatihan Office Applications

1.7 Menyimpan Buku Kerja

Buku kerja (workbook) yang telah dibuat, dapat disimpan ke harddisk atau disket dengan
cara sebagai berikut :
1. Pilih , menu File, Save atau tekan Ctrl+S. Penyimpanan buku kerja untuk pertama
kali, akan ditampilkan kotak dialog seperti pada Gambar 1-12.
2. Excel akan menawarkan nama file book1.xls sebagai nama file defaultnya. Untuk
memberi nama sesuai keinginan, cukup ketikkan nama file pada kotak isian File
Name lalu tekan Enter. Misalnya ketikkan buku kerja yang telah dibuat dengan
nama Latih1, Excel akan memberikan extension xls secara otomatis.
3. Selanjutnya tentukan nama drive dan direktori, tempat file tersebut disimpan.
Misalnya pilih c:msoffice\excel\examples.

Pada kotak daftar pilihan Drives, pilihlah nama drive C.

Pada kotak daftar pilihan Directories, klik dua kali nama direktori
examples.

4. Pilih OK

Gambar 1-12. Kotak dialog Save

Catatan :
Kotak dialog Summary Info mungkin saja tidak muncul. Karena hal ini bergantung pada saat
setup program Microsoft Excel.
Penyimpanan buku kerja dengan toolbar
dilakukan dengan klik tombol icon Save pada
toolbar Standar untuk menyimpan buku kerja.

Departemen Teknik Informatika ITB

14

Pelatihan Office Applications

1.8 Menutup Buku Kerja

Buku kerja yang telah selesai dibuat dan telah disimpan, sebaiknya ditutup dengan memilih
menu File, Close.
Catatan :
Jika kita mengadakan perubahan sedikit saja terhadap buku kerja yang telah disimpan
terakhir kali, maka Ms Excel akan menampilkan kotak dialog yang menanyakan apakah
ingin menyimpan perubahan tersebut sebelum menutup buku kerja (lihat Gambar 1-13). Bila
ingin menyimpannya pilih Yes, sedangkan bila ingin menutup buku kerja tanpa menyimpan
perubahan terakhir pilihlah No.

Gambar 1-13. Kotak Dialog Penyimpanan Ulang

1.9 Membuka Buku Kerja Baru

Bila dibutuhkan buku kerja baru yang masih kosong, pilihlah menu File New atau tekan
Ctrl+N.
Dengan menggunakan Toolbar standar
membuka buku kerja kosong yang baru.

klik tombol icon New Workbook, untuk

Catatan :
Bila kita memerlukan lembar kerja baru pada buku kerja yang sedang dipergunakan, cukup
dilakukan dengan cara memilih tabulasi (tab) yang terletak di abwah lembar kerja yang
dalam keadaan default/standarnya diberi nama Sheet1, Sheet2, Sheet3, dan seterusnya.

1.10 Membuka File Buku Kerja

Buku kerja yang telah disimpan dapat dibuka kembali dengan langkah berikut :
1. Pilih File, Open atau tekan Ctrl + O. Kotak dialog Open akan ditampilkan (lihat
Gambar 1-14).
2. Bila file yang akan dibuka tidak berada pada direktori yang berlaku, pilihlah drive
dan direktori tempat file tersebut berada.
3. Pada kotak isian File Name ketiklah nama file yang diinginkan atau klik dua kali
pada nama file yang dipilih.
4. Klik tombol OK.

Departemen Teknik Informatika ITB

15

Pelatihan Office Applications

Gambar 1-14. Kotak Dialog Open

Dengan menggunakan ToolBar Standar

membuka file buku kerja yang telah disimpan.

dengan klik tombol icon Open, untuk

1.11 Menyimpan Buku Kerja dengan Nama Lain

Bila buku kerja yang sedang dibuat ataupun yang sudah disimpan akan disalin dengan
nama file yang berbeda dilakukan langkah-langkah :
1. Klik menu File, Save As.
2. Akan ditampilkan kotak dialog Save As yang sama seperti saat pertama kali kita
menyimpan buku kerja baru (Gambar 1-15).
3. Ketik nama file yang diinginkan pada kotak File Name.
4. Tentukan direktori penyimpanan pada kotak Directories dengan klik dua kali pada
baris pertama.
5. Klik dua kali untuk memilih direktori yang dipilih.

6. Pilih / klik tombol OK.

Bila direktori yang dipilih sama dengan yang tercantum pada kotak teks, maka langkah 4
dan 5 dilewat dan langsung klik tombol OK setelah mengetikkan nama file.
Kadangkala bila nama yang diketikkan sudah ada pada disk, akan ditampilkan pesan seperti
Gambar 1-16 di bawah yang berarti Apakah ingin mengganti file yang sudah ada tersebut ?
Pilih Yes bila ingin ditimpa dengan yang lama atau No untuk mengganti dengan nama baru.

Departemen Teknik Informatika ITB

16

Pelatihan Office Applications

Gambar 1-15. Kotak Dialog Save As

Gambar 1-16. Tampilan pesan untuk menimpa/mengganti file yang sudah ada.

Departemen Teknik Informatika ITB

17

Pelatihan Office Applications

1.12 Latihan Tutorial 1

1.12.1

Latihan 1-1

Lakukan cara di bawah ini untuk memasukkan data ke suatu sel ke dalam lembar kerja :
1. Pilih sel B1, lalu ketikkan DAFTAR PENERIMAAN PESERTA KURSUS
2. Pilih sel B2, lalu ketikkan KPC PIKSI ITB TAHUN 1996 2000
3. Sorotlah sel B2 sampai E2 dan tekanlah tombol toolbar
dan menengahkan teks .

untuk menggabung

4. Ketikkan data lainnya pada posisi yang sesuai dengan Gambar 1-17 berikut ini.
5. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama Latih1-1.xls.

Gambar 1-17. Tampilan Latih1-1.xls

1.12.2

Latihan 1-2

1. Bukalah buku kerja baru yang masih kosong.

2. Buatlah Daftar Pembayaran Gaji PT. INFORMASI seperti pada Gambar 1-18.
3. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama latih1-2.xls.
4. Tutuplah buku kerja Daftar Pembayaran Gaji tersebut.

Departemen Teknik Informatika ITB

18

Pelatihan Office Applications

Gambar 1-18. Tampilan Latih1-2.xls

1.12.3

Latihan 1-3

1. Bukalah buku kerja baru yang masih kosong.

2. Buatlah lembar kerja seperti pada Gambar 1-19.
3. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama latih1-3.xls.

Gambar 1-19. Tampilan Latih1-3.xls

1.12.4

Latihan 1-4

1. Buatlah lembar kerja seperti pada Gambar 1-20.

2. Manfaatkan fasilitas pengisian data series untuk mengisi bulan, blok dan nilai setiap
bulan untuk data yang berurutan.
3. Aturlah judul setiap kolom dengan toolbar perataan teks.
4. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama latih1-4.xls.

Departemen Teknik Informatika ITB

19

Pelatihan Office Applications

Gambar 1-20. Tampilan Latih1-4.xls

1.12.5

Latihan 1-5

1. Buatlah data series baru seperti pada Gambar 1-21.

2. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama latih1-5.xls.

Gambar 1-21. Tampilan Latih1-5.xls

Departemen Teknik Informatika ITB

20

Pelatihan Office Applications

1.12.6

Latihan 1-6

Mengisi data tanggal dan waktu :

Departemen Teknik Informatika ITB

21

Pelatihan Office Applications

2 Rumus Dan Operasi Range

2.1 Rumus atau Formula
Rumus atau formula yang berupa instruksi perhitungan , dapat dimasukkan ke dalam suatu
sel pada lembar kerja. Dalam Excel, proses perhitungan dapat dilakukan dengan
menggunakan operator hitung sebagai berikut :
+ (tambah)

: Penjumlahan

- (kurang)

: Pengurangan

* (kali)

: Perkalian

/ (bagi)

: Pembagian

^ (pangkat)

: Pangkat

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan hirarki operator hitung
sebagai berikut :
Pertama

Kedua

* atau /

Ketiga

+ atau -

Catatan :
Rumus yang diapit oleh tanda kurung ( ) akan diproses terlebih dahulu.

2.1.1 Menulis Rumus

(Konstanta)

dengan

Menggunakan

Angka

Tetap

Untuk lebih memahami penulisan rumus ikutilah langkah berikut ini :

1. Bukalah lembar kerja kosong
2. Ketik isi sel B2 dengan Unit dan isi sel C2 dengan jumlah unit penjualan. sebesar
25
3. Ketik isi sel B3 dengan Harga dan isi sel C3 dengan harga satuan barang sebesar
75000 (rupiah).
4. Isi sel C5 dengan pendapatan hasil penjualan yang diperoleh dari hasil perkalian
jumlah unit kali harga satuan. Lihat Gambar 2-1.

Gambar 2-1. Menulis Rumus

Departemen Teknik Informatika ITB

22

Pelatihan Office Applications

Menulis Rumus dengan menggunakan angka tetap/konstanta dilakukan dengan cara

sebagai berikut :
1. Pilih sel C5.
2. Ketik rumus =25*75000
3. Tekan Enter untuk memasukkan rumus yang diketik.
Catatan :

Penulisan rumus harus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=).

Penulisan rumus tidak boleh ada spasi.

Menulis rumus dengan menggunakan angka tetap / kontanta relatif tidak efisien
karena bila angka yang dihitung mengalami perubahan maka rumus yang dibuat
harus diubah pula.

2.1.2 Menulis Rumus dengan Menggunakan Referensi Sel

Sebagai alternatif, dapat pula menulis rumus dengan menggunakan referensi sel dengan
langkah berikut :
1. Pilih sel C5.
2. Ketik rumus = C2*C3
3. (huruf kecil atau huruf besar tidak dibedakan).
4. Tekan Enter untuk memasukkan rumus yang diketik.
Catatan :
Menulis rumus dengan referensi sel lebih efisien, karena bila angka yang dihitung
mengalami perubahan maka rumus yang mengacu ke sel-sel tempat angka tersbut berada
akan secara otomatis menghitung kembali atau hasil perhitungan otomatis berubah sesuai
dengan angka yang dimasukkan.

2.1.3 Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk

Rumus yang dibuat sebenarnya dapat pula dituliskan dengan cara menunjuk. Cara
menunjuk lebih dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik. Penunjukkan
dapat dilakukan dengan menggunakan keyboard dan dapat pula dengan mouse. Untuk
menulis rumus dengan cara menunjuk, lakukan langkah berikut ini :
1. Pilih sel D2.
2. Ketik =
3. Pilih sel B2.
4. Ketik *
5. Pilih sel C2.
6. Tekan Enter atau pilih tombol Confirm untuk memasukkan rumus yang diketik.
7. Isikan sebarang angka di sel B2 dan sel C2.
8. Tekan Enter atau pilih tombol Confirm untuk melihat hasil perhitungan.

Departemen Teknik Informatika ITB

23

Pelatihan Office Applications

Gambar 2-2. Menulis Rumus dengan menunjuk sel

2.1.4 Rumus Array

Excel 2000 menambahkan fasilitas untuk melakukan perhitungan terhadap sekelompok nilai
sekaligus dengan cara memasukkan Array. Array merupakan sekelompok data yang sudah
dimasukkan. Rumus array bekerja pada dua kumpulan nilai atau lebih yang disebut
argument array untuk menghasilkan sekelompok nilai keluaran. Argumen adalah sel atau
range input yang digunakan pada fungsi dan dapat berupa label, nilai, alamat sel, nama sel,
rumus atau fungsi lain yang diawali dan diakhiri oleh tanda kurung dengan pemisah tanda
koma.
Misalkan terdapat lembar kerja seperti Gambar 2-3 yang terdiri dari dua kolom. Kolom D
menunjukkan perkalian volume dan harga. Untuk mengisikan kolom D dapat dilakukan
dengan menggunakan rumus array sebagai berikut :
1. Sorot range D4:D10
2. Ketik tanda =
3. Sorot range B4:B10, lalu ketik tanda *
4. Sorot range C4:C10
5. Tekan tombol Shift+Ctrl+Enter
6. Excel akan memasukkan rumus {=B4:B10*C4:C10} ke masing-masing sel pada
D4:D10. Rumus array akan menempatkan hasil perhitungan B4*C4 ke sel D4 dan
seterusnya.

Gambar 2-3. Contoh Array

Departemen Teknik Informatika ITB

24

Pelatihan Office Applications

2.2 Operasi Range

2.2.1 Menghapus Data di Suatu Sel atau Range
Menghapus data di suatu sel atau range dapat dilakukan dengan menekan tombol Delete.
Caranya adalah tempatkan penunjuk sel di sel atau pilihlah range yang akan dihapus
tersebut lalu tekanlah tombol Delete.

2.2.2 Membatalkan Perintah Terakhir

Bila kita membuat kesalahan suatu perintah, maka hanya perintah terakhir yang dapat
dibatalkan. Karenanya perintah pembatalan ini harus dengan segera dilakukan sebelum
diberikan perintah lain. Misalnya bila salah menghapus suatu sel atau range, maka
penghapusan dapat dibatalkan dengan memilih menu Edit, Undo atau tekan Ctrl+Z.
Catatan :
Dalam beberapa hal, perintah Undo tidak dapat digunakan. Misalnya bila baru saja
menyimpan buku kerja.
Menggunakan toolbar standar :
Klik tombol icon Undo untuk membatalkan perintah terakhir.

2.3 Menyalin (COPY) Data

Menyalin data berarti meletakkan data pada tempat lain, tetapi data asli/sumber masih
berada di tempat semula. Cara menyalin data dapat dilakukan dengan berbagai cara di
bawah ini.

2.3.1 Menyalin Data Melalui Clipboard

Clipboard merupakan suatu tempat penyimpanan sementara di memori komputer.
Langkah yang dilakukan untuk menyalin melalui Clipboard adalah :
1. Pilihlah range atau sel yang datanya akan disalin.
2. Pilih menu Edit, Copy atau tekan Ctrl + C. Cara lainnya yaitu penunjuk mouse tetap
pada posisi sel atau range yang telah dipilih/diblok, kemudian klik  sebelah kanan
satu kali. Excel akan menampilkan Shortcut menu, lalu pilihlah Copy. Dengan salah
satu langkah tersebut, Excel akan memindahkan data yang diblook ke Clipboard.
3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi baru untuk menempatkan hasil penyalinan yang
diinginkan.
4. Pilih menu Edit, Paste atau tekan Ctrl +V. Cara lainnya adalah klik  sebelah
kanan, pilihlah Paste ( untuk lebih cepat tekanlah tombol Enter). Lihat Gambar 2-3.

2.3.2 Menggunakan Toolbar Standar

1. Pilihlah sel atau range yang datanya akan disalin.
2. Klik tombol icon copy

untuk menyalin data yang diblok ke Clipboard.

3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi baru yang diinginkan.

untuk mengambil data yang ada di Clipboard dan
4. Klik tombol icon Paste
menempatkannya di posisi penunjuk sel yang berada sekarang. Lihat Gambar 2-4.

Departemen Teknik Informatika ITB

25

Pelatihan Office Applications

Gambar 2-4. Menyalin Data

2.3.3 Menyalin Data Dengan Menggeser Mouse

Bila posisi data yang akan disalin di daerah yang terlihat di layar, maka agar lebih cepat
dapat dilakukan dengan cara menggeser mouse (drag & drop), dengan langkah berikut :
1. Pilihlah sel atau range yang datanya akan disalin.
2. Pindahkan posisi penunjuk mouse di tepi (border) sel atau range hingga penunjuk
mouse berubah bentuk menjadi gambar tanda panah.
3. Sambil menekan tombol Ctrl, geserkan (drag) mouse ke posisi baru untuk
menempatkan hasil penyalinan yang dinginkan. Pada saat mouse digeser (drag),
batas tepi (border) sel atau range yang dipindahkan terlihat ikut bergeser.
4. Setelah sel atau range tersebut berada di tempat tujuan, lepaskanlah tombol mouse.

2.3.4 Menyalin Data/Rumus ke Posisi Sel/Range Bersebelahan

Untuk menyalin rumus, dapat digunakan cara seperti di atas. Tetapi agar lebih mudah,
gunakanlah fill handel. Sebagai contoh, buatlah lembar kerja seperti pada Gambar 2-5. Nilai
Total penjualan diperoleh dari Jumlah Unit dikalikan Harga Satuan, atau ketikkan rumus
pada sel E7=C7*D7. Kemudian salinlah rumus tadi ke bawah untuk menghitung Nilai Total
penjualan barang lainnya, dengan cara sebagai berikut :
1. Pilih sel tempat posisi rumus yang dibuat (pilihlah sel E7).
2. Dalam keadaan sel tersebut masih diblok/tersorot, gerakkan pointer ke posisi kotak
hitam (Fill Handle) di sudut kanan bawah sel E7, sehingga pointer berubah menjadi
tanda plus hitam.
3. Geserlah fill handle tersebut ke posisi yang diinginkan, misalnya sampai sel E11.
Simpanlah lembar kerja ini dengan nama Contoh2-3.Xls.

Gambar 2-5. Tampilan Hasil Contoh2-3

Departemen Teknik Informatika ITB

26

Pelatihan Office Applications

2.3.5 Menyalin Rumus dengan Alamat atau Referensi Relatif

Alamat atau referensi relatif adalah alamat sel yang merujuk atau mereferensi pada sel yang
berubah untuk setiap baris dan kolomnya.
Pada Contoh31.xls, untuk menghitung Nilai Total pada E7:E11 melalui penyalinan
menggunakan alamat sel yang secara otomatis disesuaikan untuk menunjukkan di posisi
rumus berada. Alamat sel yang berubah secara otomatis mengikuti posisi kolom dan baris
pada rumus saat dipindahkan atau disalin disebut alamat relatif. Perhatikan setelah
menyalin rumus di sel E7 ke bawah, maka rumus hasil salinan akan otomatis disesuaikan.
Misalnya bawa penunjuk ke sel E8, lihatlah di baris rumus akan tertulis =C8*D8, begutu juga
untuk sel-sel berukutnya.

2.3.6 Menyalin Rumus dengan Alamat Absolut

Alamat absolut yaitu alamat yang selalu menunjuk ke sel yang sama, meskipun rumus itu
disalin di tempat yang berdeda. Untuk mengubah alamt relatif menjadi alamat absolut dapat
dilakukan dengan menekan tombol F4 atau diketikkan dengan menambahkan tanda dolar
($) di depan huruf atau nomor baris dalam alamat sel tersebut. Sebagai contoh, buatlah
lembar kerja di bawah ini (Gambar 2-6) :
1. Biaya sewa = lama sewa * Tarif sewa per hari atau di sel D9 ketikkan =C9*$E$5.
2. Salinlah rumus tersebut untuk menghitung Biaya Sewa lainnya.
3. Perhatikan, rumus di sel D10 tertulis =C10*$E$5. Alamat relatif (C9) disesuaikan
menjadi C10, namun alamat absolut $E$5 tidak berubah.
4. Simpanlah lembar kerja ini dengan nama Absolut.Xls.

=C9*$E$5
=C10*$E$5
=C11*$E$5
=C12*$E$5
=C13*$E$5

Gambar 2-6. Tampilan Lembar Kerja Absolut.xls

Departemen Teknik Informatika ITB

27

Pelatihan Office Applications

2.4 Memindahkan Data

Memindahkan data sama saja dengan menghapus data pada tempat sekarang dan
menempatkannya di tempat lain. Dalam Excel, terdapat beberapa cara untuk memindahkan
data .

2.4.1 Memindahkan Data Melalui Clipboard

Memindahkan data pada suatu sel atau range ke tempat lain dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut :
1. Pilihlah sel atau range yang datanya akan dipindahkan.
2. Pilih menu Edit, Cut atau tekan Ctrl+X. Cara lainnya adalah biarkan penunjuk
mouse pada posisi sel atau range yang diblok, kemudian klik  sebelah kanan satu
kali, lalu pilih Cut. Data yang dipilih tadi akan dipindahkan ke Clipboard.
3. Pilih menu Edit, Paste atau tekan Ctrl+V. Cara lainnya adalah klik  sebelah kanan
satu kali, lalu pilih Paste (akan lebih cepat lagi bila hanya menekan tombol Enter).

2.4.2 Menggunakan Toolbar Standar

1. Pilihlah sel atau range yang akan dipindahkan.
2. Klik icon Cut

untuk memindahkan data yang diblok ke Clipboard.

3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi baru yang diinginkan.

4. Klik tombol icon Paste

Gambar 2-7. Memindahkan Data

2.4.3 Memindahkan data dengan menggeser mouse

Bila posisi data yang akan disalin di daerah yang terlihat di layar, maka agar lebih cepat
dapat dilakukan dengan cara menggeser mouse (drag & drop), dengan langkah berikut :
1. Pilihlah sel atau range yang datanya akan dipindahkan.
2. Pindahkan posisi penunjuk mouse di tepi (border) sel atau range hingga penunjuk
mouse berubah bentuk menjadi gambar tanda panah.
3. Sambil menekan tombol mouse, geserkan (drag) mouse ke posisi baru yang
dinginkan. Pada saat mouse digeser (drag), batas tepi (border) sel atau range yang
dipindahkan terlihat ikut bergeser.
4. Setelah sel atau range tersebut berada di tempat tujuan, lepaskanlah tombol mouse.

Departemen Teknik Informatika ITB

28

Pelatihan Office Applications

2.5 Mengatur Lebar Kolom

Untuk data yang panjang atau ukuran font yang besar, mungkin Excel tidak cukup untuk
menampung dalam kolom standar. Agar data yang panjang dapat ditampung, lebar kolom
perlu diatur atau diubah dengan berbagai cara di bawah ini.

2.5.1 Mengubah Lebar Kolom dengan Ukuran Tertentu

Mengubah lebar kolom dengan ukuran tertentu dilakukan dengan cara :
1. Tempatkan penunjuk sel di kolom yang akan diubah lebarnya. Bila lebih dari dari
satu kolom, pilihlah / bloklah range yang mewakili kolom-kolom tersebut.
2. Pilih menu Format, Column, Width. Kotak dialog Column Width akan ditampilkan
seperti pada Gambar 2-8.
3. Pada kotak isian Column Width, ketikkan lebar kolom yang diinginkan.
4. Pilih OK.

Gambar 2-8. Kotak Dialog Column Width

2.5.2 Mengubah Lebar Kolom dengan Mouse

Mengubah lebar kolom dengan menggunakan mouse akan lebih cepat. Caranya adalah :
1. Arahkan penunjuk mouse pada huruf kolom yang akan dilebarkan. Misalnya kolom
B.
2. Tunjuk batas kanan kolom B tersebut. Penunjuk mouse akan berubah bentuk
menjadi panah dua arah (lihat Gambar 2-8). Bila ingin mengubah sederet kolom
sekaligus, misalnya B, C, dan D sekaligus, terlebih dulu deretan kolom tersebut
diblok, kemudian bawa penunjuk mouse ke batas kanan salah satu huruf kolom
hingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah.

Gambar 2-9. Tampilan Penunjuk mouse pada batas kolom

3. Geserlah batas kolom tersebut ke kiri atau ke kanan sesuai dengan keinginan.
4. Lepaskan tombol mouse.

Departemen Teknik Informatika ITB

29

Pelatihan Office Applications

2.5.3 Mengembalikan Lebar Kolom ke Lebar Standar

Kolom yang sudah diubah lebarnya dapat dikembalikan lebarnya ke semula dengan cara
sebagai berikut :
1. Tempatkan penunjuk sel di kolom yang akan diubah lebarnya. Bila lebih dari dari
satu kolom, pilihlah / bloklah range yang mewakili kolom-kolom tersebut.
2. Pilih menu Format, Column, Standard Width. Kotak dialog Column Width akan
ditampilkan seperti pada Gambar 2-10.
3. Bila diperlukan lebar kolom standar dapat diganti dengan ukuran yang diketikkan
pada kotak isian Standard Column Width .
4. Pilih OK.

Gambar 2-10. Kotak Dialog Standard Column

2.5.4 Mengubah Lebar Kolom Sesuai dengan Data yang Ada

Untuk mengubah lebar kolom sesuai dengan data terpanjang yang ada pada kolom tersebut
dapat dilakukan dengan cara :
A. Menu Pull Down :
1. Tempatkan penunjuk sel di kolom yang akan diubah lebarnya. Bila lebih dari dari
satu kolom, pilihlah / bloklah range yang mewakili kolom-kolom tersebut.
2. Pilih menu Format, Column, AutoFit Selection.
B. Menggunakan Mouse :
1. Arahkan penunjuk mouse pada huruf kolom yang akan dilebarkan.
2. Tunjuk batas kanan kolom tersebut. Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi
panah dua arah.
3. Klik dua kali pada batas kolom tersebut.

Departemen Teknik Informatika ITB

30

Pelatihan Office Applications

2.6 Mengatur Tinggi Baris

2.6.1 Mengubah Tinggi Baris dengan Ukuran Tertentu
Mengubah tinggi baris kolom dengan ukuran tertentu dilakukan dengan cara :
1. Tempatkan penunjuk sel di baris yang akan diubah tingginya. Bila lebih dari dari
satu kolom, pilihlah / bloklah range yang mewakili baris-baris tersebut.
2. Pilih menu Format, Row, Height. Kotak dialog Row Height akan ditampilkan seperti
pada Gambar 2-11.
3. Pada kotak isian Row Height, ketikkan tinggi baris yang diinginkan.
4. Pilih OK.

Gambar 2-11. Kotak Dialog Row Height

2.6.2 Mengubah Tinggi Baris dengan Mouse

Mengubah tinggi baris dengan menggunakan mouse akan lebih cepat. Caranya adalah :
1. Arahkan penunjuk mouse pada nomor baris yang akan dilebarkan, misal baris 3.
2. Tunjuk batas bawah baris 3 tersebut. Penunjuk mouse akan berubah bentuk
menjadi panah dua arah (lihat Gambar 2-12). Bila ingin mengubah sederet baris
sekaligus, misalnya 2, 3, dan 4 sekaligus, terlebih dulu deretan baris tersebut
diblok, kemudian bawa penunjuk mouse ke batas bawah saalah satu nomor baris
hingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah.

Gambar 2-12. Tampilan Penunjuk mouse pada batas baris

3. Geserlah batas baris tersebut ke atas atau ke bawah sesuai dengan keinginan.
4. Lepaskan tombol mouse.

Departemen Teknik Informatika ITB

31

Pelatihan Office Applications

2.6.3 Mengubah Tinggi baris Sesuai dengan Data yang Ada

Untuk mengubah tinggi baris sesuai dengan data terpanjang yang ada pada kolom tersebut
dapat dilakukan dengan cara :
A. Menu Pull Down :
1. Tempatkan penunjuk sel di kolom yang akan diubah lebarnya. Bila lebih dari satu
kolom, pilihlah / bloklah range yang mewakili kolom-kolom tersebut.
2. Pilih menu Format, Row, AutoFit .
B. Menggunakan Mouse :
1. Arahkan penunjuk mouse pada nomor baris yang akan ditinggikan.
2. Tunjuk batas bawah baris tersebut. Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi
panah dua arah.
3. Klik dua kali pada batas baris tersebut.

2.7 Mengatur Tampilan Garis pada Lembar Kerja

Saat membuka Excel, tampilan lembar kerja standar adalah seperti pada Gambar 2-12, yaitu
setiap sel diberi garis batas (Gridlines).

Gridlines
(garis batas sel )

Gambar 2-13. Lembar kerja dengan Gridlines

Untuk menghilangkan garis batas / Gridlines dapat dilakukan dengan cara sbb :
1. Pilih menu Tool, Options, akan muncul kotak dialog Options (Gambar 2-14) .
2. Pilih tab View
3. Pada Window options, klik check box Gridlines untuk mengaktifkan atau me-nonaktifkannya.
4. Pilih OK, lembar kerja menjadi seperti pada Gambar 2-15.

Departemen Teknik Informatika ITB

32

Pelatihan Office Applications

Check box
Gridlines

Gambar 2-14. Kotak Dialog Options

Gambar 2-15. Lembar kerja tanpa Gridlines

2.8 Latihan Tutorial 2

2.8.1 Latihan 2-1
1. Buatlah lembar kerja seperti pada Gambar 2-16.
2. Buatkan rumus untuk Total = Banyak * Harga., simpan dengan nama Latih2-1.xls

Gambar 2-16. Tampilan Latih2-1

Departemen Teknik Informatika ITB

33

Pelatihan Office Applications

2.8.2 Latihan 2-2

1. Buatlah lembar kerja Buku Kas seperti pada Gambar 2-17.
2. Hitunglah Saldo = Debet Kredit
3. Simpanlah lembar kerja tsb. dengan nama Latih2-2.xls

Gambar 2-17. Layout Latih2-2.xls.

2.8.3 Latihan 2-3

1. Buatlah lembar kerja berjudul Daftar Harga BBM seperti pada Gambar 2-18.
2. Buatlah data series Jumlah liter dengan menggunakan Fill Handel.
3. Buatlah rumus jumlah liter dikalikan dengan harga/liter.
4. Simpanlah lembar kerja tersebt dengan nama Latih2-3.xls.

Gambar 2-18. Layout Latih2-3.Xls.

Departemen Teknik Informatika ITB

34

Pelatihan Office Applications

2.8.4 Latihan 2-4

1. Buatlah lembar kerja berjudul Daftar Harga BBM seperti pada Gambar 2-19.
2. Lama = Jam selesai jam mulai
3. Biaya Sewa = lama*biaya sewa/jam * 24
Catatan :
Nilai data waktu di Excel adalah antara 0 sampai 0.99999999, yaitu untuk waktu jam
0:00:00 (12:00:00 A.M.) sampai 23:59:59 (11:59:59 P.M.), berarti untuk waktu jam
0:00 sampai jam 12:00 = 0,5 * 24 = 12.
4. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama Latih2-3xls.

Gambar 2-19. Layout Latih2-4.Xls.

2.8.5 Tugas
1. Lengkapilah lembar kerja seperti pada Gambar 2-20
2. Penjualan Total = Jumlah * harga jual/unit
3. Biaya Total = Biaya tetap + Jumlah * Biaya berubah / unit
4. Laba/Rugi = Penjualan total Biaya total
5. Biaya satuan = Biaya total / jumlah
6. Simpanlah lembar kerja tsb. dengan nama Tugas2-1

Gambar 2-20. Layout Tugas2-1.Xls.

Departemen Teknik Informatika ITB

35

Pelatihan Office Applications

3 Format Tampilan
3.1 Mengatur Format Tampilan Angka
Untuk menampilkan bentuk format angka dalam Excel dapat dilakukan dengan dua cara,
yaitu dengan mengatur format tampilan angka ketika data dimasukkan atau memilih perintah
Format Cells dari pull down menu.

3.1.1 Mengatur Format Ketika Memasukkan Data

Pada saat data diketikkan dengan menggunakan lambang $, %, pemisah ribuan dengan
koma(,) dan pemisah desimal dengan titik, Excel akan menampilkan formatnya sesuai
dengan data yang diketikkan. Sebagai contoh, ketikanlah angka-angka di bawah ini :
Di sel B2 : angka $250,000
Di sel B3 : angka 15%

hasil tampilan :

Di sel B4 : angka 1,250.00

Excel menyediakan beberapa kategori format bilangan atau angka, yaitu :

Kategori

Keterangan

General

Format standar sesuai dengan data yang dimasukkan

Number

Format angka dengan tempat desimal dan pemisah

ribuan

Currency

Format angka dengan tampilan simbol mata uang

berjarak satu spasi dengan angka.

Accounting

Format angka akuntansi dengan tampilan simbol mata

uang diatur rata kiri berdasarkan jumlah angka
terbanyak.

Date

Format tanggal dengan tanda pemisah /, - atau spasi

diantara hari, bulan dan tahun.

Time

Format waktu dalam jam, menit dan detik dengan atau

tanpa keterangan AM / PM.

Percentage

Format angka dengan tampilan tanda %

Fraction

Format dengan tampilan angka pecahan seperti .

Scientific

Tampilan angka dengan notasi ilmiah (eksponen)

Text

Tampilan angka sebagai teks diatur rata kiri

Special

Format khusus dalam database seperti kode pos, dsb.

Custom

Membuat format tampilan sendiri, simbol # menyatakan

satu angka dan 0 mewakili angka 0.

Departemen Teknik Informatika ITB

36

Pelatihan Office Applications

3.1.2 Mengatur Format Dengan Kotak Dialog Format Cells

Cara Pertama
1. Pilihlah sel atau range yang akan diformat.
2. Pilih menu Format, Cells atau tekan Ctrl + 1 untuk membuka kotak dialog Format
Cells seperti pada Gambar 3-1, lalu pilih tab Number.
3. Pilih kategori format yang diinginkan pada kotak daftar pilihan Category.
4. Pilih bentuk kode format yang diinginkan pada kotak pilihan Type.
5. Pilih OK.

Gambar 3-1. Kotak dialog Format Cells pada tab Number

Cara Kedua
1. Pilihlah sel atau range yang akan diformat.
2. Penunjuk mouse tetap pada posisi sel atau range yang dipilih/diblok, kemudian
tekan/klik  sebelah kanan satu kali. Excel akan menampilkan shirtcut menu seperti
pada Gambar 3-2.

Gambar 3-2. Shortcut Menu

Departemen Teknik Informatika ITB

37

Pelatihan Office Applications

3.1.3 Menggunakan Toolbar Pemformatan

Percent Style :
Menampilkan
lambang persen
Currency Style :
Mengatur format
tampilan angka dengan
tampilan lambang uang
yang berlaku di Windows

Comma Style :
Tampilan angka
menggunakan
pemisah koma

Decrease Decimal :
Mengatur format
tampilan angka untuk
mengurangi jumlah
angka desimal

Increase Decimal :
Tampilan angka diformat
dengan menambah jumlah
angka desimal

3.1.4 Mengatur Format Tanggal dan Waktu

Jika suatu sel diisi 5-7-2000 atau 18:25, maka secara otomatis Excel akan mengasumsikan
bahwa data tersebut adalah data tanggal dan data waktu serta ditampilkan dalam format
tanggal dan waktu standar atau terakhir.
Untuk memilih format tanggal atau waktu, dapat diikuti langkah berikut :
1. Pilihlah sel berisi data tanggal yang akan diformat.
2. Pilih menu Format, Cells atau tekan Ctrl + 1 untuk membuka kotak dialog Format
Cells seperti pada Gambar 3-1, lalu pilih tab Number kategori Date untuk tanggal
atau Time untuk waktu sehingga muncul tampilan daftar tipe format tanggal atau
daftar tipe format tanggal (Gambar 3-3).
3. Pilihlah tipe format yang diinginkan.
4. Klik OK.

Gambar 3-3. Daftar Tipe Format Tanggal dan Waktu

Departemen Teknik Informatika ITB

38

Pelatihan Office Applications

3.2 Mengatur Jenis Huruf

Pada saat bekerja dengan Excel, berbagai jenis huruf (font), gaya tampilan huruf (font style),
ukuran huruf (size), dan atribut lainnya dapat diatur sesuai dengan kebutuhan. Cara
pengaturannya sama dengan aplikasi dalam Microsoft Office lainnya (melalui toolbar) dan
dengan menggunakan format cells seperti pada Gambar 3-4.

Gambar 3-4. Kotak Dialog Format Cells pada tab Font

Cara Pertama
1. Pilihlah sel atau range yang hurufnya akan diformat.
2. Pilih menu Format, Cells atau tekan Ctrl + 1 pilih tab Font untuk membuka kotak
dialog Format CellsFont seperti pada Gambar 3-4.
3. Pilih nama bentuk huruf (font), gaya tampilan huruf (font style), ukuran huruf (size),
warna, garis bawah,efek khusus sesuai dengan keinginan.
4. Pilih OK.
Cara Kedua
1. Pilihlah sel atau range yang akan diformat.
2. Penunjuk mouse tetap pada posisi sel atau range yang dipilih/diblok, kemudian
tekan/klik  sebelah kanan satu kali. Excel akan menampilkan shortcut menu
seperti pada Gambar 3-4.
3. Pilih menu Format, Cells atau tekan Ctrl + 1 pilih tab Font untuk membuka kotak
dialog Font.
4. Pilih nama bentuk huruf (font), gaya tampilan huruf (font style), ukuran huruf (size),
warna, garis bawah,efek khusus sesuai dengan keinginan.
5. Pilih OK.

Departemen Teknik Informatika ITB

39

Pelatihan Office Applications

3.2.1 Menggunakan Toolbar Pemformatan :

Font Size :
untuk
mengubah
ukuran huruf

Font :
Untuk memilih
jenis huruf (font)

Italic :
untuk menampilkan
huruf miring

Bold :
Untuk menampilkan
huruf tebal
underline :
untuk memberi
garis bawah

Font Color :
untuk memberi warna
huruf

3.3 Mengatur Perataan Tampilan Data

Excel mempunyai fasilitas perataan data (alignment) standar rata kiri untuk teks dan rata
kanan untuk angka dan tanggal/waktu.
Untuk mengatur perataan tampilan data dapat dilakukan secara horisontal dan Vertikal,
dengan langkah :
1. Pilihlah sel atau range yang hurufnya akan diformat.
2. Pilih menu Format, Cells atau tekan Ctrl + 1 pilih tab Alignment untuk membuka
kotak dialog Format cells-Alignment seperti pada Gambar 3-5.
3. Aturlah perataan data yang diinginkan secara horisontal, vertikal atau
data.

orientasi

4. Pilih OK.

3.3.1 Horizontal
Perataan tampilan data secara horizontal dapat dilakukan melalui Format cells Alignment
atau tombol toolbar standar diatur sesuai dengan lebar kolomnya. Format tampilannya
seperti dalam Gambar 3-5.

Departemen Teknik Informatika ITB

40

Pelatihan Office Applications

Gambar 3-5. Kotak Dialog Format Cells pada tab Alignment

Toolbar perataan horizontal
Toolbar

Keterangan

Align left, tampilan rata kiri

Center, tampilan di tengah sel

Align Right, tampilan rata kanan

Merge and Center, tampilan di tengah beberapa kolom

Departemen Teknik Informatika ITB

41

Pelatihan Office Applications

3.3.2 Vertikal
Untuk mengatur teks yang melebihi tinggi baris sel, dapat digunakan perataan tampilan
secara vertikal seperti pada Gambar 3-6.

Gambar 3-6. Perataan tampilan data secara horizontal

Gambar 3-7. Perataan tampilan data secara vertikal

3.3.3 Orientasi Tampilan

Excel menyediakan fasilitas untuk memutar teks mulai dari 90 derajat sampai 90 derajat,
melalui Format cells, Orientation hasilnya seperti dalam Gambar 3-7.

Departemen Teknik Informatika ITB

42

Pelatihan Office Applications

Gambar 3-8. Mengatur Orientasi dan derajat kemiringan teks

3.4 Membuat Bingkai dan Warna Latar

Untuk menonjolkan bagian tertentu dari lembar kerja dapat ditambahkan bingkai dan warna
latar melalui Menu Format, Cells pada tab Border dan Patterns.
Toolbars Border, untuk menambahkan bingkai dan
garis pembatas antar sel

Kotak pilihan Warna dan Patterns pada

Format Cells tab Patterns

Departemen Teknik Informatika ITB

43

Pelatihan Office Applications

Kotak dialog
Format Cells
tab Border

3.4 Latihan Tutorial 3

3.4.1 Latihan 3-1
1. Buatlah lembar kerja seperti tampilan di bawah ini (Gambar 3-9).
2. Data masukan yang diketikkan adalah : Tarif sewa per hari, Persen uang muka,
Nama penyewa dan Lama Sewa.
3. Buatlah rumus-rumus untuk :

Total Biaya Sewa = Lama Sewa * Tarif Sewa Per Hari

Uang Muka = Total Biaya Sewa * Persen Uang Muka

Sisa Pembayaran = Total Biaya Sewa - Uang Muka

Salinlah rumus yang dibuat tersebut ke range yang ada di bawahnya

Formatlah angka dan huruf tersebut serta aturlah penempatannya agar

sama dengan hasil keluaran.

Aturlah lebar kolom, tinggi baris dan jenis Font agar sama dengan tampilan
keluaran.

4. Simpanlah lembar kerja ini dengan nama Latih3-1.Xls

Departemen Teknik Informatika ITB

44

Pelatihan Office Applications

Font
MT

Abadi

WordArt
ukuran 20

Gambar 3-9. Tampilan Latihan 3-1

3.4.2 Latihan 3-2

1. Buatlah lembar kerja seperti tampilan di bawah ini (Gambar 3-9).
2. Waktu Kerja = Jam Keluar Jam Masuk
3. Total Upah = Waktu Kerja * Tarif Upah Per Jam
4. Aturlah lebar kolom, tinggi baris, format angka dan jenis Font agar sama dengan
tampilan keluaran.
5. Simpanlah lembar kerja ini dengan nama Latih3-2.Xls

Gambar 3-10. Tampilan Latihan 3-2

Departemen Teknik Informatika ITB

45

Pelatihan Office Applications

3.4.3 Latihan 3-3

1. Buatlah lembar kerja seperti tampilan di bawah ini (Gambar 3-10).
2. Lama Tinggal = Tanggal cek-in tanggal Cek-out
3. Biaya = Lama tinggal * Tarif kamar per hari
4. Aturlah lebar kolom, tinggi baris, format angka dan jenis Font agar sama dengan
tampilan keluaran.
5. Simpanlah lembar kerja ini dengan nama Latih3-3.Xls

Gambar 3-11. Tampilan Latihan 3-3

Departemen Teknik Informatika ITB

46

Pelatihan Office Applications

4 Fungsi Dalam Excel

4.1 Menggunakan Fungsi
Rumus yang kompleks mungkin terdiri dari angka dan fungsi. Fungsi adalah rumus yang
sudah siap pakai yang digunakan sebagai alat untuk membantu perhitungan. Di bab
sebelumnya sudah kita bahas mengenai pemakain rumus sederhana yang terdiri dari
operator matematika dan alamat sel. Pada saat penggunaan rumus kita dapat
memanfaatkan fungsi atau kombinasi dari beberapa fungsi yang ada. Umumnya fungsi
harus dilengkapi dengan argumen yang dapat berupa angka, label, rumus, alamt sel atau
range. Argumen harus ditulis dengan diapit tanda kurung. Sebagai contoh perhatikan fungsi
yang digunakan untuk penjumlahan data di bawah ini.
=SUM (16,14,10)

Hitung jumlah angka 16,14 dan 10

=SUM(A2,A3,A4)

Hitung jumlah isi sel A2, A3, dan A4

=SUM(A2:A4)

Hitung jumlah data dalam range A2:A4

=SUM(A2/3,A3*5,A4)

Hitung jumlah isi sel A2 dibagi 3, A3 dikali 5 dan A4.

Fungsi dapat dimasukkan dengan cara langsung diketikkan atau dengan menggunakan
Paste Function untuk memasukkan fungsi secara otomatis.
Sebagai contoh, buatlah lembar kerja seperti pada Gambar 4-1 dan simpan dengan nama
Contoh4-1.xls.

Gambar 4-1. Contoh Pemakaian fungsi SUM

Untuk menghitung total unit penjualan tersebut dapat digunakan fungsi dengan cara sebagai
berikut.

4.1.1 Pemakaian Fungsi Secara Manual

Langkah yang dilakukan adalah :
1. Pilih sel untuk menempatkam hasil perhitungan, yaitu sel C14.
2. Ketik fungsi dan argumen yang diinginkan, yaitu =SUM(C7:C12).
3. Tekan ENTER.

Departemen Teknik Informatika ITB

47

Pelatihan Office Applications

Catatan :

Rumus atau fungsi dapat ditulis dengan huruf kecil atau huruf besar.

Penulisan fungsi dan argumennya tidak boleh ada spasi.

4.1.2 Memilih Argumen Fungsi Melalui Mouse

Memilih argumen fungsi dapat lebih cepat dan akurat dengan memilih/menyorot range dari
dari tempat data yang akan dihitung yaitu dengan cara sebagai berikut :
1. Pilih sel C14, pada sel tersebut ketikkan =SUM(
2. Pindahkan penunjuk mouse ke posisi awal range, yaitu ke sel C7. Selanjutnya
sambil tetap menekan tombol mouse geser penunjuk mouse sampai ke posisi akhir
range (sel C12) lalu lepas tombol mouse.
3. Tekan ENTER.

4.1.3 Pemakaian Toolbar Paste Function

Function Wizard
panduan dari Excel.

untuk memasukkan fungsi dan argumen dengan menggunakan

Untuk menggunakan Function Wizard dapat dilakukan dengan langkah berikut :

1. Pilih sel C14, klik tombol Function Wizard pada toolbar Standard. Kotak dialog Paste
Function akan ditampilkan (Gambar 4-2).
2. Pada kotak daftar pilihan Function Category, pilihlah Math & Trig. Selanjutnya
daftar fungsi Matematika akan ditampilkan pada daftar pilihan Function Name.
3. Pada kotak Function Name, pilihlah fungsi SUM lalu pilihlah tombol OK. Sesaat
akan muncul Kotak Dialog Argumen Fungsi (Gambar 4-3).
4. Pada isian number 1, tentukanlah range dari data yang akan dijumlahkan, yaitu
range C7:C12 (penentuan range ini sebaiknya dilakukan dengan cara
menyorot/memilih dengan mouse). Untuk memudahkan memilih range data,
geserlah kotak dialog dengan cara menggesar baris judul kotak dialog tersebut.
5. Pilih tombol Finish.

Gambar 4-2. Kotak Dialog Paste Function

Departemen Teknik Informatika ITB

48

Pelatihan Office Applications

Gambar 4-3. Kotak Dialog Argumen Fungsi

4.2 Fungsi-Fungsi Dasar

Beberapa fungsi yang sering digunakan :
Fungsi Matematika dan Statistik :
Fungsi
ABS

Keterangan
Menghasilkan nilai mutlak dari suatu bilangan atau rumus
=ABS(bilangan)

AVERAGE

Menghitung rata-rata dalam suatu range.

= AVERAGE(range)

COUNT

Menghitung banyak data dalam suatu range.

=COUNT(range)

INT

Membulatkan angka ke bawah ke bilangan bulat terdekat

=INT(bilangan)

MAX

Menghitung nilai terbesar dalam suatu range.

=MAX(range)

MIN

Menghitung nila terkecil dalam suatu range.

=MIN(range)

MOD

Menghasilkan nilai sisa dari pembagian dua bilangan

=MOD(pembilang,penyebut), contoh MOD(23,5)=3.

RANK

Menghasilkan posisi tingkatan dari bilangan tertentu dari

sekumpulan bilangan
=RANK(bilangan, referensi,ururtan)

ROUND

Membulatkan suatu bilangan yg argumennya ditunjukkan oleh

tempat desimal yg ditentukan
=ROUND(bilangan, banyak angka desimal)

Departemen Teknik Informatika ITB

49

Pelatihan Office Applications

Fungsi
SQRT

Keterangan
Menghasilkan akr kuadrat positif dari suatu bilangan
==SQRT(bilangan)

STDEV

Mencari simpangan baku dalam range berdasarkan sampel data

=STDEV(range)

SUM

Menjumlahkan data dalam range

=SUM(range)

VAR

Mencari nilai variansi dalam range

=VAR(range)

Fungsi Teks :
Fungsi
LEFT

Keterangan
mengambil karakter mulai dari kiri sebanyak n karakter dari suatu
teks
=LEFTT(teks, jumlah karakter)

MID

mengambil karakter mulai dari karakter ke m sebanyak n huruf

=MID(teks, posisi awal, jumlah karakter)

RIGHT

mengambil karakter dari kanan sebanyak n huruf dari suatu teks

=RIGHT(teks, jumlah karakter)

UPPER

Mengubah karakter dalam teks menjasi huruf kapital

=UPPER(teks)

LOWER

Mengubah karakter dalam teks menjasi huruf kecil.

=LOWER(teks)

Menjumlahkan Data Secara Otomatis

Pada saat bekerja dengan Excel, mungkin saja seringkali diperlukan penjumlahan data yang
tersimpan pada suatu baris atau kolom tertentu. Untuk menjumlahkan data tersebut, selain
menggunakan fungsi SUM, dapat pula digunakan cara lain yang lebih mudah, yaitu dengan
memanfaatkan tombol AutoSum yang dapat membantu penjumlahan data dalam baris dan
kolom tertentu secara otomatis.
AutoSum

untuk menjumlahkan data pada suatu baris dan kolom secara otomatis.

Misalnya, gunakan lembar kerja Contoh41.xls untuk menjumlahkan data dengan

menggunakan AutoSum yaitu dengan cara :

Departemen Teknik Informatika ITB

50

Pelatihan Office Applications

1. Pilih sel C13.

2. Pilihlah / klik tombol AutoSum pada toolbar standar.
3. Tekan Enter.
Contoh lainnya, buatlah lembar kerja di bawah ini (Gambar 4-4), lalu simpan dengan nama
Contoh4-2.xls.

Gambar 4-4. Lembar kerja Contoh4-2.xls

Untuk menjumlahkan data pada beberapa baris dan kolom secara sekaligus, dapat
dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Pilihlah/sorotlah (diblok) range tempat hasil pemjumlahan data tersebut, yaitu range
C13:H13.
2. Pilihlah tombol AutoSum pada toolbar standar. Sesaat Excel akan menjumlahkan
data yang berada di atasnya.
3. Selanjutnya, pilihlah range H7:H12 (diblok) dan klik tombol AutoSum. Sesaat Excel
akan menjumlahkan seluruh data yang berada di sampingnya.

Departemen Teknik Informatika ITB

51

Pelatihan Office Applications

4.3 Latihan Tutorial 4

4.3.1 Latihan 4-1
Buatlah lembar kerja seperti di bawah ini (Gambar 4-5), Gunakan fungsi SUM, AVERAGE,
MAX, MIN, dan COUNT. Simpanlah dengan nama Latih4-1.xls.

Gambar 4-5.. Tampilan Latih4-1.xls.

4.3.2 Latihan 4-2

Buka lembar kerja kosong, kemudian isikan data pada kolom A (Gambar 4-6).

Gambar 4-6. Tampilan Latih4-2.xls

Departemen Teknik Informatika ITB

52

Pelatihan Office Applications

4.3.3 Latihan 4-3

1. Buatlah lembar kerja seperti dalam Gambar 4-7.
2. Ketikkan data series NIP dengan mengggunakan Fill Handel.
3. Gaji Bersih = Gaji Pokok + Tunjangan
4. Gunakan fungsi INT pada kolom E, fungsi INT dan MOD pada kolom F s.d I.
5. Hitunglah Total untuk setiap NIP dengan menggunakan tombol AutoSum.
6. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama Latih4-3.xls.

Gambar 4-7. Tampilan Data Masukkan Latih4-3.xls

4.3.4 Latihan 4-4

Fungsi RANK(no,acuan,spek) : untuk menentukan angka ranking dari sejumlah nilai
Rank, mungkin memberikan angka yang sama. Tetapi angka yang sama tsb. Akan
mempengaruhi ranking berikutnya
no

: adalah sel atau isi sel yang akan dicari ranking-nya.

acuan : adalah range atau daftar acuan data numerik, jika tetap diabsolutkan utk dicopy
spek : nilai spesifikasi cara menentukan ranking, 0 untuk menurun dan bukan nol untuk
menaik

Gambar 4-8. Tampilan Latih4-4.xls

Departemen Teknik Informatika ITB

53

Pelatihan Office Applications

4.3.5 Latihan 4.5

1. Buatlah lembar kerja seperti Gambar 4-9 di bawah ini, dengan hanya mengisikan
data NOMOR POKOK.
2. Kode Jurusan, Tahun Masuk, dan Nomor Absen diisi menggunakan fungsi LEFT,
MID, dan RIGHT, dengan ketentuan :

TA94089

Nomor absen

Kode Jurusan
Tahun Masuk

Gambar 4-9. Tampilan Latih4-5.xls

Departemen Teknik Informatika ITB

54

Pelatihan Office Applications

5 Aplikasi Penggunaan Fungsi

5.1 Penggunaan Fungsi Logika
Fungsi logika digunakan untuk melakukan penilaian apakah suatu pernyataan bernilai benar
atau salah. Fungsi yang dapat digunakan adalah IF, OR, AND dan NOT.
Bentuk umum :
IF(ekspresi logika, perintah jika benar, perintah jika salah)
Ekspresi logika merupakan susunan atau gabungan beberapa variabel, konstanta , fungsi
dan operator (tanda operasi) relasi yang sah untuk mengungkapkan suatu rumus
perhitungan yang menghasilkan nilai benar atau salah.
Operator relasi : = , <, > ,<=, >=,<>
Contoh :
1 kondisi :
IF(NILAI >= 60,LULUS,GAGAL)
artinya jika NILAI > = 60, maka sel akan diisi teks LULUS, sebaliknya jika NILAI < 60, maka
sel akan diisi teks GAGAL
2 kondisi :

Kondisi ke-2

IF(NILAI < 50, TIDAK LULUS, IF(NILAI < 60, PERBAIKAN,LULUS))

Kondisi ke-1

Artinya jika Nilai < 50, maka sel akan diisi teks TIDAK LULUS,
Jika 50 <= Nilai <60 , maka sel akan diisi teks PERBAIKAN, jika NILAI > 60, maka sel
akan diisi teks TIDAK LULUS.
Fungsi Logika di Excel :
Fungsi
IF

Keterangan
Memeriksa suatu ekspresi logika apakah bernilai benar atau
salah, dengan bentuk :
=IF(ekspresi logika, nilai benar, nilai salah)

OR

Menghasilkan nilai salah bila semua argumen salah.

=OR(ekspresi logika1, ekspresi logika2,.)

AND

Menghasilkan nilai benar jika hanya semua argumen benar

=AND(ekspresi logika1, ekspresi logika2,.)

Catatan : AND dan OR adalah operator logika yang biasanya digunakan bersamaan
dengan fungsi IF.

Departemen Teknik Informatika ITB

55

Pelatihan Office Applications

5.2 Penggunaan Fungsi Tanggal dan Waktu

Fungsi tanggal digunakan untuk memproses data berupa tanggal. Agar data tanggal dapat
dilakukan perhitungan, maka setiap tanggal harus diwakili oleh angka, di Excel disebut
sebagai angka seri tanggal yang dimulai tanggal 1 Januari 1900 atau tanggal 1 Januari 1904
sebagai dasar perhitungan.
Sistem
Tanggal

Tanggal Awal

Angka
Seri

Tanggal Akhir

Angka Seri

1900

1 Januari 1900

31 Desember 9999

2.958.525

1904

2 Januari 1904

31 Desember 9999

2.957.063

Jenis Fungsi Tanggal :

Fungsi
DATE

Keterangan
Menampilkan angka seri suatu tanggal untuk perhitungan
=DATE(Tahun, bulan,hari tanggal)

TODAY

Menampilkan tanggal sistem yang ada di komputer

=TODAY() tanpa argumen

YEAR, MONTH,DAY

Menghasilkan nilai angka tahun (YEAR), angka bulan (MONTH)

dan angka hari (DAY) dari suatu data tanggal.
=YEAR(tanggal); =MONTH(tanggal); =DAY(tanggal)

DATEVALUE

Mengubah tanggal dalam data teks menjadi nilai seri tanggal

=DATEVALUE(teks tanggal)

WEEKDAY

Menampilkan angka urutan hari dalam satu minggu, dengan

urutan : 1- Minggu, 2- Senin, 3- Selasa, 4-Rabu,dst.
=WEEKDAY(tanggal)

Jenis Fungsi Waktu :

Fungsi
TIME

Keterangan
Menampilkan angka seri waktu (antara 0 1) untuk perhitungan
=TIME(jam,menit,detik)
Contoh :
Jam 00:00 angka seri = 0
Jam 06:00 angka seri = 0.25
Jam 12:00 angka seri = 0.5
Jam 18:00 angka seri = 0.75, dan seterusnya

Departemen Teknik Informatika ITB

56

Pelatihan Office Applications

Fungsi

Keterangan

NOW

Menampilkan tanggal dan waktu sistem yang ada di komputer

=NOW() tanpa argumen

HOUR,
SECOND

MINUTE,

Menghasilkan nilai angka jam (HOUR), angka menit (MINUTE)

dan angka detik (SECOND) dari suatu data tanggal.
=YEAR(tanggal); =MONTH(tanggal); =DAY(tanggal)

TIMEVALUE

Mengubah waktu dalam data teks menjadi nilai seri waktu

=DATEVALUE(teks waktu)

5.3 Penggunaan Fungsi Pembacaan Tabel

Digunakan untuk membaca tabel yang disusun secara horisontal (HLOOKUP) atau vertikal
(VLOOKUP).
Bentuk :
HLOOKUP(Selkunci, range tabel acuan, no.indeks baris)
VLOOKUP(Selkunci, range tabel acuan, no.indeks kolom)
Untuk menyatakan posisi sel dalam tabel digunakan nomor indeks kolom dan nomor indeks
baris.
Catatan :
Agar pembacaan tabel acuan benar, sel kunci dalam tabel acuan harus diurutkan menaik.
Perhatikan tabel lembar kerja di bawah ini. (Gambar 5-1 dan Gambar 5-2).

Gambar 5-1. Tabel Acuan Vertikal

Departemen Teknik Informatika ITB

57

Pelatihan Office Applications

Gambar 5-2. Tabel Acuan Horizontal

Contoh :
Buatlah lembar kerja di bawah ini dan simpan dengan nama Vlookup :

Gambar 5-3. Pemakaian Fungsi Vlookup

Kolom E dan F akan diisi dengan mengacu kepada Tabel Acuan pada range B14:D19
dengan menggunakan Fungsi VLOOKUP sebagai berikut :

SEL / KOLOM

RUMUS

E5

=VLOOKUP(C5,$B$16:$D$19,2)

F5

=VLOOKUP(C5,$B$16:$D$19,3)

G5

=D5 * F5

Departemen Teknik Informatika ITB

58

Pelatihan Office Applications

5.4 Pemberian Nama Range

Untuk memudahkan operasi sel atau range data dalam worksheet, sel/range tersebut dapat
diberi nama, sehingga mempermudah penulisan rumus yang berisi referensi sel atau range
terutama bila letak rumus dan alamat sel atau range sangat berjauhan.
Langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pilihlah sel yang akan diberi nama
2. Klik pada Name Box yang terletak di ujung kiri baris rumus (lihat Gambar 5-10) atau
pilih menu Insert, Name, Define.
3. Ketikkan nama range
4. Tekan ENTER atau OK apabila melalui menu.

Name Box

Gambar 5-4. Membuat Nama Range

5.5 Latihan Tutorial 5

5.5.1 Latihan 5-1
Buatlah lembar kerja berikut dan isi D3 dengan =AND(B3>=100,C3>=100)

Gambar 5-5. Pemakaian Fungsi AND

Departemen Teknik Informatika ITB

59

Pelatihan Office Applications

5.5.2 Latihan 5-2

Buatlah lembar kerja berikut dan isi D3 dengan =OR(B3>=100,C3>=100)

Gambar 5-6. Pemakaian Fungsi OR

5.5.3 Latihan 5-3

Buatlah lembar kerja seperti Gambar 5-7, Tunjangan diberikan 15% dari Gaji Pokok apabila
status KAWIN, tetapi bila status TIDAK maka karyawan tidak berhak mendapat
tunjangan. Total Gaji = Gaji Pokok + Tunjangan.
Sesuai dengan ketentuan tersebut, isikan sel E5 dengan =IF(C5=KAWIN,15%*D5,0).

Gambar 5-7. Contoh Pemakaian Fungsi IF

5.5.4 Latihan 5-4

Buatlah lembar kerja seperti Gambar 5-8, isilah kolom USIA dan kolom HASIL SELEKSI
dengan rumus sebagai berikut :

USIA = Tahun Penerimaan Tahun Lahir

Hasil Seleksi = Jika Usia >= 17 dan Tinggi Badan > 165, maka Hasil seleksi
DITERIMA, selain itu Hasil seleksi GUGUR. Gunakan Fungsi IF dan AND.

Departemen Teknik Informatika ITB

60

Pelatihan Office Applications

Gambar 5-8. Pemakaian Fungsi IF dan AND

5.5.5 Latihan 5-5

Buatlah lembar kerja seperti pada Gambar 5-9, data masukan adalah No. urut, Tanggal
Penjualan, Nama Barang, Harga Satuan, dan Jumlah Barang.

Total = Harga satuan * Jumlah Barang

Diskon diberikan setiap penjualan antaran tanggal 5 sampai tanggal 15, yaitu :

Jika Total >= 2.000.000, Diskon = 20% * Total

Jika Total > = 1.000.000 s.d < 2.000.000, Diskon = 10% * Total

Jika Total < 1.000.000, Diskon = 0

Bayar = Total Diskon

Gunakan fungsi, IF, AND, DAY.

Penyelesaian :
DISKON=
IF(AND(DAY(B5)>=5,DAY(B5)<=15),IF(F5>=2000000,20%*F5,IF(F5>=1000000,10%*F5,0)), 0)
Penjualan antara tanggal 5 - 15
Penjualan di luar tanggal 5 - 15

Departemen Teknik Informatika ITB

61

Pelatihan Office Applications

Gambar 5-9. Tampilan Latih5-5

5.5.6 Latihan 5-6

Buatlah lembar kerja seperti pada Gambar 5-10, data masukan adalah Upah per jam, Jam
kerja Normal, Nama, Jam Masuk , dan Jam Pulang. Kolom lainnya diisi rumus sbb :

Lama Kerja = Jam Pulang Jam Masuk

o

Upah Lembur diberikan jika Lama kerja lebih dari jam kerja normal, dgn
aturan :

Upah Lembur Jam ke-8 = 1.5 * Upah per jam

Upah Lembur Jam ke-9 = 2.0 * Upah per jam

Upah Lembur Jam ke-10 = 2.5 * jumlah jam kelebihan dari 9 jam * Upah per
jam

Total Upah = (lama kerja - jam kerja normal) * upah per jam + total upah lembur dan
dibulatkan ke ratusan terdekat.

Gunakan fungsi IF dan ROUND

Aturlah format tampilannya.

Departemen Teknik Informatika ITB

62

Pelatihan Office Applications

Gambar 5-10. Tampilan Latih5-6

Penyelesaian :

SEL / KOLOM

RUMUS

Lama kerja

=(C9-B9)*24

E9

=IF(D9>$D$5,1.5*D4,0)

F9

=IF(D9>8,2*$D$4,0)

G9

=IF(D9>9,2.5*$D$4*(D9-9),0)

TOTAL UPAH

=ROUND(((D9-D5)*$D$4+H9),-2)

Departemen Teknik Informatika ITB

63

Pelatihan Office Applications

5.6 Kasus-Kasus
5.6.1 Kasus 5-1
Buatlah lembar kerja di bawah ini dengan ketentuan sebagai berikut :

Data-data yang harus dimasukkan adalah :

Harga sewa komputer per hari/unit

Nomor urut

Nama penyewa

Jumlah

Lama

Ketentuan Soal :

Total = lama * Jumlah * Harga Sewa/hari/Unit

Diskon hanya diberikan bagi penyewa yang menyewa komputer paling sedikit 10
unit dan lama sewa paling sedikit 5 hari. Keterangan diisi DAPAT jika Jumlah >=10
dan Lama >=5, selain itu diisi TIDAK.

Diskon diberikan sebagai berikut :

Jika Total > = 5.000.000, maka Diskon = 20% * Total

Jika Total > = 2.000.000 dan < 5.000.000, maka Diskon = 20% * Total

Jika Total < 2.000.000, Diskon = 5% * Total

Bayar = Total Diskon

Gambar 5-11. Tampilan Kasus5-1

Departemen Teknik Informatika ITB

64

Pelatihan Office Applications

5.6.2 Kasus 5-2

Buatlah lembar kerja di bawah ini dengan ketentuan sebagai berikut :

Data-data yang harus dimasukkan adalah :

Tanggal Proses, Denda per Hari

Nomor Urut, Nama, Tanggal Piutang, Jumlah Piutang

Ketentuan Soal :

Lewat Hari = Tanggal Proses Tanggal Piutang

Denda Bunga = Jumlah Piutang * Denda per Hari * Lewat Hari

Saldo Piutang = Jumlah Piutang + Denda Bunga

Keterangan diisi dengan ketentuan sbb :

o

Jika Lewat Hari > 90 , diisi dengan SEGERA TAGIH

Jika Lewat Hari > = 30 S/D <= 90 , diisi dengan TAGIH

Jika Lewat Hari < 30 , diisi dengan -

Gambar 5-12. Tampilan Kasus5-2

5.6.3 Kasus 5-3

Buatlah lembar kerja di bawah ini dengan ketentuan sebagai berikut :

Data-data yang harus dimasukkan adalah :

Nama Tamu, Kode Type

Kode Kamar, dan Lama Tinggal

Departemen Teknik Informatika ITB

65

Pelatihan Office Applications

Ketentuan Soal :

Kolom Type Kamar diisi menggunakan fungsi = HLOOKUP berdasarkan pada

TABEL TYPE KAMAR.

Kolom Nama Kamar diisi menggunakan fungsi = VLOOKUP berdasarkan pada

TABEL TARIF.

Kolom Tarif Kamar diisi menggunakan fungsi IF dan VLOOKUP berdasarkan pada
TABEL TARIF sesuai dengan Kode Type dan Kode Kamar yang ada.

Total Bayar = Tarif Kamar * Lama Tinggal

Gambar 5-13. Tampilan Kasus5-3

Departemen Teknik Informatika ITB

66

Pelatihan Office Applications

6 Grafik Dan Gambar

Excel dapat dengan mudah mengubah data pada lembar kerja, menjadi grafik yang dinamis
untuk digunakan dalam presentasi dan laporan. Di samping itu, setiap lembar kerja dapat
diperindah dengan penyisipan objek gambar.

6.1 Membuat Grafik dalam Excel

Grafik dapat ditampilkan dengan dua cara penempatan, yaitu ditempatkan bersama-sama
dengan data laporan yang dibuat pada lembar kerja atau dapat pula grafik dan lembar kerja
dibuat terpisah namun masih dalam buku kerja yang sama, sehingga grafik dapat dicetak
secara terpisah.
Dalam Excel terdapat tombol toolbar Chart Wizard
pembuatan grafik.

yang dapat memandu dalam

Sebagai contoh buatlah lembar kerja berikut (Gambar 6-1). Simpanlah dengan nama
Contoh61.xls.

Gambar 6-1. Lembar kerja Laporan Jumlah Pegawai

Untuk membuat grafik pada lembar kerja melalui toolbar Chart Wizard dilakukan dengan
langkah :
1. Range yang akan dibuat grafiknya diblok (disorot). Sebagai contoh pilihlah range
B5:G13. Range data yang dipilih bisa mencakup datanya saja atau bisa pula dengan
mengikutsertakan judul baris dan kolomnya.
2. Pilih tombol toolbar Chart Wizard untuk membuka kotak dialog Chart Wizard : Chart
Type seperti Gambar 6-2.
3. Pilih jenis grafik yang diinginkan dari kotak daftar Chart Type dan pilih juga sub-type
grafik dari Chart sub-type, misalkan seperti dalam Gambar 6-2.

Departemen Teknik Informatika ITB

67

Pelatihan Office Applications

Gambar 6-2. Kotak Dialog ChartWizard - Step 1 of 4

4. Klik tombol Next untuk membuka kotak dialog Chart Wizard: Chart Source Data
seperti Gambar 6-3.

Gambar 6-3. Kotak Dialog ChartWizard : Chart Source Data.

Pada kotak isian Data Range, tentukanlah range data yang akan dibuat grafiknya.
Tetapi karena sudah diblok sebelumnya maka secara otomatis range tersebut sudah
terisi.

Departemen Teknik Informatika ITB

68

Pelatihan Office Applications

5. Kliklah tombol Next > untuk menampilkan kotak dialog ChartWizard : Chart Options
seperti pada Gambar 6-4.

Gambar 6-4. Kotak Dialog ChartWizard : Chart Options.

Pada Kotak dialog Chart Options ini , dapat ditentukan :

Judul Grafik, dengan memilih tab Titles, isilah :

o

Chart title : ketikkanlah Laporan Jumlah Pegawai

Category (X) axis : ketik judul sumbu X, misalkan : Golongan

Pegawai

Value (Y) axis : ketik judul sumbu Y, misalkan : Orang

Garis skala, dengan mengklik tab Gridlines untuk menambahkan garis bantu
skala untuk sumbu x atau sumbu y.

Tab Legend, untuk mengaktifkan Legend (keterangan grafik) berikut lokasi

penempatannya.

Tab Data-Labels , untuk menentukan label jenis label yang diinginkan

Tab Data Table, untuk menampilkan tabel lembar kerja ke dalam grafik.

6. Klik tombol Next > untuk menampilkan kotak dialog Chart Wizard : Chart Location
seperti pada Gambar 6-5.

As new sheets : grafik diletakkan pada lembar kerja tersendiri

As object in : grafik diletakkan menjadi satu dengan data lembar kerjanya.

7. Klik tombol Finish.

Departemen Teknik Informatika ITB

69

Pelatihan Office Applications

Gambar 6-5. Kotak Dialog ChartWizard : Chart Location

8. Pilihlah tombol Finish untuk menempatkan grafik pada lembar kerja seperti tampak
pada Gambar 6-6.

Gambar 6-6. Hasil Penempatan Grafik pada Lembar Kerja

Cara Lain menempatkan grafik pada satu lembar kerja:

1. Untuk menempatkan grafik selain melalui toolbar ChartWizard seperti di atas, dapat
juga dilakukan seperti di bawah ini :
2. Pilihlah range data yang akan dibuat grafiknya. Sebagai contoh range B6: G13.
3. Pilih menu Insert, Chart.
4. Langkah berikutnya sama dengan cara melalui toolbar ChartWizard di atas.

Departemen Teknik Informatika ITB

70

Pelatihan Office Applications

6.2 Mengubah Jenis Tampilan Grafik

Tampilan grafik yang sudah dibuat dapat diubah dengan langkah sebagai berikut :
1. Pilihlah grafik yang akan diubah jenis tampilannya. Setelah grafik dipilih, secara
otomatis toolbar Chart akan ditampilkan (Gambar 6-7).

Gambar 6-7. Toolbar Chart

2. Klik tombol daftar pilihan jenis grafik yang ada pada toolbar, icon Chart Type.
3. Pilih jenis tampilan grafik yang diinginkan.

6.3 Menempatkan Grafik pada Lembar Kerja Terpisah

Membuat dan menempatkan grafik pada lembar kerja terpisah dari data laporan namun
masih pada buku kerja yang sama dapat dilakukan dengan cara :
1. Pilihlah range data yang akan dibuat grafiknya. Sebagai contoh, range B6:G12
diblok.
2. Range data yang dipilih bisa mencakup datanya saja atau dapat pula dengan
mengikutsertakan judul baris dan kolomnya.
3. Tekan tombol F11. Lembar kerja grafik baru akan ditampilkan dengan bentuk
tampilan grafik standar.
Catatan :

Untuk berpindah dari lembar kerja data atau sebaliknya, dapat dilakukan dengan
cara memilih (klik) nama tab lembar kerja atau lembar grafik tersebut (di bagian
bawah tampilan buku kerja).

Jenis tampilan dan format grafik standar yang ditampilkan tersebut dapat diubah
sesuai dengan keinginan.

Departemen Teknik Informatika ITB

71

Pelatihan Office Applications

6.4 Menghapus Grafik

Grafik yang sudah dibuat/ditempatkan pada lembar kerja dapat dihapu dengan cara :
1. Pilih/klik grafik yang akan dihapus.
2. Tekan tombol Delete.

6.5 Menyisipkan Obyek Gambar pada Lembar Kerja/Grafik

Untuk memperindah tampilan lembar kerja/grafik dapat dilengkapi dengan obyek gambar.
Cara menempatkan gambar, dilakukan dengan cara sebagi berikut :
1. Pilihlah lembar kerja/grafik yang akan disisipkan obyek gambar, misal Latih1-1.
2. Pilih menu Insert, Picture, dan pilih jenis sumber file gambarnya (Gambar 6-11),
misalkan dipilih ClipArt.

Gambar 6-8. Menu Insert Picture

3. Kotak dialog Insert ClipArt akan ditampilkan (Gambar 6-9).
4. Pilihlah/kliklah jenis kategori gambar yang diinginkan, misal Academic
5. Akan ditampilkan pilihan file gambar pada kategori Academic, kliklah salah satu
gambar untuk disisipkan pada lembar kerja seperti dalam Gambar 6-10.
6. Pilih OK. Gambar akan ditempatkan pada lembar kerja sesuai dengan ukuran
aslinya.

Departemen Teknik Informatika ITB

72

Pelatihan Office Applications

Gambar 6-9. Kotak Insert ClipArt

Gambar 6-10. Kotak Insert ClipArt

Departemen Teknik Informatika ITB

73

Pelatihan Office Applications

Catatan :

Setelah gambar yang dipilih, ubahlah ukuran gambarnya dengan cara menggeser
titik pegangan dari gambar tersebut.

Posisi gambar dapat dipindahkan dengan cara memilih objek gambar tersebut
kemudian pindahkan/geser mouse ke posisi yang baru.

Gambar 6-11. Tampilan Lembar Kerja yang sudah dilengkapi gambar

6.6 Mengatur dan Menata Obyek Gambar dengan Toolbar

Picture
Untuk menampilkan toolbar Picture dapat dilakukan dengan cara memilih menu View,
Toolbar, Picture atau dengan mengarahkan penunjuk mouse pada obyek gambar dan klik
tombol mouse sebelah kanan untuk menampilkan shortcut menu, pilihlag Show Picture
Toolbar.

Mengembalikan
tampilan ke
bentuk asal

Menyisipkan
gambar dari
disk file

Mengatur warna
trasnparan
Mengatur
image obyek.

Menambah gelap
obyek

Menambah
kontras
Menambah terang
obyek
Mengurangi
kontras

Departemen Teknik Informatika ITB

Mengatur warna,
garis, ukuran, dsb.
Memilih garis
atau bingkai

Memotong
bagian obyek

74

Pelatihan Office Applications

6.7 Menempatkan Obyek Berbentuk Variasi Teks

Cara menempatkan Variasi Teks pada lembar kerja, dilakukan dgn cara sebagai berikut :
1. Pilihlah lembar kerja/grafik yang akan disisipkan obyek gambar.
2. Pilih menu Insert, Picture, WordArt untuk membuka kotak dialog WordArt Gallery
(Gambar 6-12), lalu pilih model tampilan teks yang diinginkan.
3. Klik OK, lalu ketikkan teks yang dimaksud pada kotak dialog Edit WordArt Text
(Gambar 6-13).

Gambar 6-12. Kotak dialog WordArt

Gambar 6-13. Tampilan kotak Edit WordArt Text

Departemen Teknik Informatika ITB

75

Pelatihan Office Applications

6.8 Latihan Tutorial 6

6.8.1 Latihan 6-1
1. Bukalah lembar kerja Latih1-1 Daftar Penerimaan Kursus.
2. Buatlah grafik hasil seperti Gambar 6-14.
3. Simpanlah buku kerja tersebut dengan nama Latih6-1.xls.

Gambar 6-14. Tampilan Latihan 6-1

6.8.2 Latihan 6-2

1. Buatlah lembar kerja Daftar Rugi Laba seperti Gambar 6-15.
2. Buatlah grafik hasil seperti Gambar 6-16.
3. Simpanlah buku kerja tersebut dengan nama Latih6-2.xls.

Gambar 6-15. Tampilan lembar kerja Latih6-2

Departemen Teknik Informatika ITB

76

Pelatihan Office Applications

Gambar 6-16. Tampilan Grafik Hasil Latihan 6-2

6.8.3 Latihan 6-3

1. Buatlah lembar kerja Hasil Survey Majalah ENAK DIBACA dan grafik seperti
Gambar 6-17.
2. Persentase = Jumlah pembaca / total
3. Simpanlah buku kerja tersebut dengan nama Latih6-3.xls.

Gambar 6-17. Tampilan Grafik Hasil Latihan 6-3

Departemen Teknik Informatika ITB

77

Pelatihan Office Applications

7 Fungsi Finansial
Excel menyediakan fungsi finansial untuk mengolah data investasi yang siap digunakan,
diantaranya melalui fungsi-fungsi : PV, FV, PMT, NPV, IRR, MIRR.
Pada pemakaian fungsi finansial digunakan ketentuan sebagai berikut :
1. Bila dikeluarkan uang, maka digunakan tanda di depan angka tersebut.
2. Bila menerima uang, maka digunakan tanda + di depan angka tersebut.

7.1 Fungsi PV
Present Value (nilai sekarang) menunjukkan berapa nilai uang pada saat ini untuk nilai
tertentu di masa mendatang. Fungsi PV hanya berlaku untuk nilai dan tingkat bunga yang
konstan.
Bentuk umum :
= PV(Bunga, waktu, pembayaran per periode,Nilai kemudian, Tipe)
Keterangan :

Bunga dinyatakan sebagai bunga per periode. Contoh : bila bunga per tahun 16%,
maka untuk bunga per bulan dinyatakan sebagai 16%/12.

Waktu dinyatakan dengan satuan yang sama dengan satuan yang dipakai dalam
menyatakan bunga.

Tipe berisi angka 0 atau 1 yang menyatakan jenis pembayaran, yaitu

0 atau tidak ditulis, artinya pembayaran dilakukan pada akhir periode

1, artinya pembayaran dilakukan pada awal periode.

7.1.1 Latihan 7-1a

Misalkan untuk suatu hadiah sayembara sebesar Rp 25.000.000 diberikan pilihan menerima
Rp 25.000.000 tunai sekarang atau menerima Rp 7.000.000 setiap tahun selama 5 tahun.
Mana yang lebih menguntungkan, bila tingkat bunga 15 % per tahun. Sepintas, bila kita
menerima Rp 7.000.000 setiap tahun selama 5 tahun, maka jumlah total yang diterima
adalah Rp 35.000.000,- namun tidak dapat segera dapat dinikmati, karena nilai tunainya
tidak sebesar itu. Buatlah lembar kerjanya seperti Gambar 7-1, simpanlah dengan nama
Latih7-1a.

=PV($C$3,A5,B5)

Jadi nilai tunai yang diperoleh :

Rp 23.465.086 < Rp 25.000.000
(kurang menguntungkan)

Gambar 7-1. Pemakaian Fungsi PV

Departemen Teknik Informatika ITB

78

Pelatihan Office Applications

7.1.2 Latihan 7-1b

Sebuah perusahaan sedang menilai proposal sebuah proyek dengan nilai investasi sebesar
Rp 40.000.000 yang akan menghasilkan aliran kas masuk secara konstan sebesar Rp
10.000.000 selama 8 tahun. Analisis kelayakan investasi dicoba dengan dua pertimbangan
yaitu pertama, dengan suku bunga 15% per tahun ; kedua, perusahaan akan menerima Rp
80.000.000 pada akhir tahun ke-8. Apakah proposal tersebut diterima atau ditolak ?. Buatlah
lembar kerja seperti Gambar 7-2, simpanlah dengan nama Latih7-1b.

Gambar 7-2. Analisis kelayakan proyek dengan fungsi PV

Penyelesaian :

SEL

RUMUS

D9

=PV(D4,D5,D6)

D10

=IF(D9<D7,"Investasi dipertimbangkan diterima","investasi sebaiknya ditolak")

D18

=PV(D13,D14,,D15)

D19

=IF(D18<D16,"Investasi dipertimbangkan diterima","investasi sebaiknya ditolak")

Departemen Teknik Informatika ITB

79

Pelatihan Office Applications

7.2 Fungsi FV
Future Value (FV) digunakan untuk menghitung nilai di masa mendatang dari suatu nilai saat
ini yang besarnya tetap pada setiap periode selama jangka waktu tertentu. Fungsi ini
merupakan kebalikan dari present value.
Bentuk umum :
= FV(Bunga, Waktu, Pembayaran per periode, Nilai Sekarang, Tipe)
Keterangan :

Bunga dinyatakan sebagai bunga per periode. Contoh : bila bunga per tahun 16%,
maka untuk bunga per bulan dinyatakan sebagai 16%/12.

Waktu dinyatakan dengan satuan yang sama dengan satuan yang dipakai dalam
menyatakan bunga.

Tipe berisi angka 0 atau 1 yang menyatakan jenis pembayaran, yaitu

o

0 atau tidak ditulis, artinya pembayaran dilakukan pada akhir periode

1, artinya pembayaran dilakukan pada awal periode.

7.2.1 Latihan 7-2a

Sebuah perusahaan merencanakan untuk merelokasi pabrik sesuai dengan rencana
pengembangan wilayah dalam jangka waktu 15 tahun yang akan datang. Untuk itu
perusahaan akan mendepositokan keuntunggan setiap awal tahun sebesar Rp 50.000.000
selama 15 tahun dan mengharapkan tingkat bunga sebesar 18% per tahun.Akan dihitung
apabila tidak memiliki saldo awal dan dengan mempunyai saldo awal sebesar Rp
100.000.000. Buatlah lembar kerja seperti Gambar 7-3, simpanlah dengan nama Latih2-a.

=FV(D5,D6,-D7,,1)

=FV(D12,D13, -D15,-D14,1)

Gambar 7-3. Tampilan Latih 7-2a

Departemen Teknik Informatika ITB

80

Pelatihan Office Applications

7.2.2 Latihan 7-2b

Seseorang ingin menabung uangnya di Bank dengan dua alternatif :

alternatif pertama : pertama kali menyetor sebesar $1.000 dengan bunga 6% per
tahun. Selanjutnya ia menabung $100 setiap awal bulan selama 12 bulan. Akan
dihitung nilai uang yang dimiliki setelah akhir dari 12 bulan tersebut.

alternatif kedua : setiap akhir tahun mendepositokan sebesar Rp 1.000.000, dengan

bunga 15% selama 5 tahun atau setiap awal tahun mendepositokan sebesar Rp
1.000.000 dengan bunga dan jangka waktu yang sama. Akan dihitung nilainya
setelah tahun ke- 5.

Buatlah lembar kerja seperti Gambar 7-4, simpanlah dengan nama Latih2-b.

=FV(C5/12,C7,-C6,-C4,1)

=FV($E$13,$E$14,-$C$13)
=FV($E$13,$E$14,-$C$13,,1)

Gambar 7-4. Tampilan Latihan 7-2b

7.3 Fungsi PMT

Fungsi PMT digunakan untuk menghitung besarnya angsuran tetap yang harus dibayar per
periodenya dengan tingkat suku bunga menurun.
Bentuk umum :
= PMT(Bunga, Waktu, Nilai sekarang, Nilai kemudian, Tipe)
Keterangan :

Bunga dinyatakan sebagai bunga per periode. Contoh : bila bunga per tahun 16%,
maka untuk bunga per bulan dinyatakan sebagai 16%/12.

Waktu dinyatakan dengan satuan yang sama dengan satuan yang dipakai dalam
menyatakan bunga.

Departemen Teknik Informatika ITB

81

Pelatihan Office Applications

Tipe berisi angka 0 atau 1 yang menyatakan jenis pembayaran, yaitu

o

0 atau tidak ditulis, artinya pembayaran dilakukan pada akhir periode

1, artinya pembayaran dilakukan pada awal periode.

7.3.1 Latihan 7-3a

Misalnya seseorang akan membeli rumah melalui kredit pemilikan rumah (KPR) sebesar Rp
10.000.000 dengan bunga 18% per tahun dalam jangka waktu 10 tahun. Berapa besar
angsuran yang harus dibayar per tahun ? Buatlah lembar kerja seperti Gambar 7-5.

Gambar 7-5. Tampilan Latihan 7-3a

Penyelesaian :
SEL

RUMUS

KETERANGAN0

D5

=PMT(F4,C4,-C3)

Rumus angsuran PMT(Bunga, Waktu,Nilai Pokok Kredit)

B7

=C3

Nilai Kredit

C7

=$D$5

Besar angsuran

D7

=B7*$F$3

Saldo awal * bunga per tahun

E7

=C7-D7

Angsuran Bunga

F7

=B7-E7

Saldo awal nilai angnsuran

B8

=F7

Saldo akhir tahun ke -1

Departemen Teknik Informatika ITB

82

Pelatihan Office Applications

7.3.2 Latihan 7-3b

Tabel angsuran kredit pemilikan rumah (KPR) per tahun yang harus dibayaar untuk
berbagai nilai kredit dan jangka waktu dengan bunga . Buatlah lembar kerja seperti Gambar
7-6.

Gambar 7-6. Tampilan Latihan 7-3b

Penyelesaian :
Masukkan rumus di sel B7 dengan =PMT($C$4, B$6, -$A7), kemudian salin ke range
B7:G17.

7.4 Fungsi untuk Menghitung Penyusutan

Depresiasi atau penyusutan merupakan proses pengalokasian harga perolehan aktiva tetap
menjadi biaya selama masa manfaat dengan cara yang rasional dan sistematis.
Excel menyediakan fungsi untuk menghitung depresiasi dengan beberapa metode, yaitu :

7.4.1 Metode Garis Lurus (Straight-line method)

Beban penyusutan suatu aktiva dengan metode garis lurus tiap periode dibagi merata
sepanjang umur / masa manfaat alat tersebut, sehingga besar penyusutan tiap periode
adalah sama. Di Excel menggunakan fungsi SLN, dengan bentuk umum :
=SLN(Nilai awal/Harga perolehan, Nilai Akhir/nilai sisa, Umur alat)

7.4.2 Metode Jumlah Angka Tahun (Sum of years digits method)

Besarnya penyusutan tak merata sepanjang umur ekonomis alat, untuk awal periode, nilai
penyusutan lebih besar dibandingkan pada tahun-tahun berikutnya. Fungsinya berbentuk :
=SYD(Nilai awal/Harga perolehan, Nilai Akhir/nilai sisa, Umur alat, Periode)

Departemen Teknik Informatika ITB

83

Pelatihan Office Applications

7.4.3 Metode Saldo Menurun Ganda (Double-declining Balance

method)
Beban penyusutan tak meratA sepanjang umur alat, yaitu semakin menurun dari tahun ke
tahun karena perhitungan biaya penyusutan didasarkan pada nilai buku (harga
perolehan/nilai awal dikurangi dengan total akumulasi penyusutan). Fungsinya berbentuk
=DDB(Nilai awal/Harga perolehan, Nilai Akhir/nilai sisa, Umur alat, Periode, Faktor).

7.4.4 Latihan 7-4

PT DUNIA BARU membeli sebuah mesin fotocopy dengan harga perolehan sebesar Rp
5.000.000. Untuk membuat tabel penyusutan, diperkirakan umur mesin 5 tahun dan Nilai
sisa (residu) sebesar Rp 400.000. Buatlah lembar kerja seperti Gambar 7-7.

Gambar 7-7. Berbagai metode Perhitungan Penyusutan

Penyelesaian :
SEL

RUMUS

B9

=SLN($D$3,$D$5,$D$4), lalu dicopy ke bawah

C9

=B9

C10

=C9+B10, lalu dicopy ke bawah

D9

=$D$3 C9, lalu dicopy ke bawah

B17

=SYD($D$3,$D$5,$D$4,A17), lalu dicopy ke ba wah

C17

=B17

C18

=C17+B18, lalu dicopy ke bawah

Departemen Teknik Informatika ITB

84

Pelatihan Office Applications

SEL

RUMUS

D17

=$D$3 C17, lalu dicopy ke bawah

G9

=DDB($D$3,$D$5,$D$4,F9), lalu dicopy ke ba wah

H9

=G9

H10

=H9+G10, lalu dicopy ke bawah

I9

=$D$3 H9, lalu dicopy ke bawah

Departemen Teknik Informatika ITB

85

Pelatihan Office Applications

8 Pencetakan
8.1 Mempersiapkan Printer
Pada saat akan mencetak dokumen yang sudah disimpan, printer yang akan digunakan
harus sudah diinstalasikan dengan menggunakan prosedur instalasi Windows. Excel akan
mencetak pada printer yang diset sebagai printer default.
Sebelum melakukan pencetakan, sebaiknya periksa dahulu dokumen yang akan dicetak
dengan cara pencetakan ke layar (Print Preview)
pada toolbar standar.

dengan menggunakan tombol icon

Prosedur untuk memilih printer adalah :

1. Klik  pada menu File, Print atau tekan Ctrl + P untuk membuka kotak dialog Print
seperti pada Gambar 8-1.

Gambar 8-1. Kotak Dialog Print

2. Pilihlah printer yangn diinginkan pada pilihan Name.
3. Klik tombol OK untuk segera mencetak atau klik tombol Cancel untuk kembali ke
lembar kerja.

8.2 Mencetak Lembar Kerja ke Printer

Bila akan mencetak langsung seluruh dokumen ke printer, lakukanlah cara di bawah ini:
1. Yakinkan kertas sudah tersedia/terpasang di printer.
2. Klik tombol icon Print

pada toolbar standar.

Bila akan mencetak sebagian lembar kerja tertentu, tentukan range lembar kerja yang akan
dicetak. Kemudian, lakukanlah cara di bawah ini :

Departemen Teknik Informatika ITB

86

Pelatihan Office Applications

1. Klik menu File, Print Area, Set Print Area.

2. Klik  pada menu File, Print atau tekan Ctrl + P untuk membuka kotak dialog Print
seperti pada Gambar 8-1
3. Pada kotak Print What, tentukan (klik) pilihan yang akan dicetak :

Selection : mencetak suatu range pilihan pada lembar kerja

Active Sheet(s) : mencetak seluruh lembar kerja yang aktif

Entire Workbook : mencetak seluruh lembar kerja yang digunakan

4. Tentukan banyaknya cetakan (Copy) di kotak Copies.

5. Tentukan bagian/halaman yang akan dicetak pada kotak Page Range, dengan
memilih salah satu pilihan di bawah ini :

All

Mencetak seluruh dokumen (defaultnya).

Page(s) From - To

Mencetak halaman

tertentu.

6. Isikan nomor halaman di kotak From untuk awal halaman, dan kotak isian To
untuk akhir halaman yang akan dicetak.
7. Klik tombol OK untuk memulai pencetakan.

8.3 Mengatur Konfigurasi Halaman Pencetakan

Untuk mengatur konfigurasi pencetakan
langkah berikut :

dan kualitas hasil pencetakan dapat dilakukan

1. Pilih menu File, Page Setup atau pilih tombol Page Setup pada kotak dialog Page
Setup akan ditampilkan (Gambar 8-2).
2. Pilihlah tab Page pada kotak dialog Page Setup.
3. Pada kotak pilihan Paper Size, pilihlah ukuran kertas yang diinginkan.
4. Pada kotak pilihan Print Quality, pilih tingkatan kualitas hasil pencetakan yang
diinginkan.
5. Pada kotak Orientation, pilih tombol pilihan Portrait untuk posisi hasil cetkan tegak
dan Landscape untuk posisi hasil cetakan tidur/melebar.
6. Pada kotak Scaling, pilihan Adjust to, untuk menentukan persentase ukuran hasil
pencetakan, dengan cara diisikan atau klik tombol a ataub. Pilihan Fit to untuk
mencetak seluruh lembar kerja pada jumlah halaman tertentu.
7. Pilih OK.

Departemen Teknik Informatika ITB

87

Pelatihan Office Applications

Gambar 8-2. Kotak Dialog Page Setup

8.4 Mengatur Batas Margin Pencetakan

Margin adalah jarak bidang cetak terhadap tepi halaman kertas.
Pengaturan batas margin di kertas dapat dilakukan dengan :
1. Pilih menu File, Page Setup atau pilih tombol Page Setup pada kotak dialog Page
Setup akan ditampilkan (Gambar 8-2).
2. Pilihlah tab Margins pada kotak dialog Page Setup (Gambar 8-3).

Gambar 8-3. Kotak Dialog Page Setup tab Margins

Departemen Teknik Informatika ITB

88

Pelatihan Office Applications

3. Tentukan batas margin baru yang diinginkan (Top untuk margin atas, Bottom untuk
batas margin bawah, Left untuk batas margin kiri dan Right untuk batas margin kanan).
4. Pilihan Center on Page ditentukan untuk mengatur penempatan hasil pencetakan di
tengah halaman kertas.
5. Pilihan From Edge, untuk mengatur margin header (bagian atas/judul) atau footer
(bagian bawah/ catatan kaki).
6. Pilih OK.

8.5 Membuat Header dan Footer

Header adalah baris khusus yang dicetak pada awal (bagian atas) setiap halaman
pencetakan. Footer adalah baris khusus yang dicetak pada akhir (bagian bawah) setiap
halaman pencetakan.
Untuk mengatur header atau footer dapat dilakukan dengan langkah berikut :
1. Pilih menu File, Page Setup atau pilih tombol Page Setup pada kotak dialog Page
Setup akan ditampilkan (Gambar 8-2).
2. Pilihlah tab Header/Footer pada kotak dialog Page Setup (Gambar 8-4).
3. Pada kotak daftar pilihan Header, pilih isi header yang diinginkan. Demikian pula pada
kotak Footer, pilihlah isi footer yang diinginkan.
4. Bila pilihan yang tersedia tidak sesuai, buatlah header/footer sesuai dengan keinginan,
dengan cara pilih tombol Custom Header dan/atau Custom Footer. Kotak dialog
Header/Footer akan ditampilkan (Gambar 8-5).
5. Pada kotak dialog Header/Footer tersebut, ketikkan atau pilihlah posisi header/footer.

Gambar 8-4. Kotak dialog Page Setup tab Header/Footer

Departemen Teknik Informatika ITB

89

Pelatihan Office Applications

Gambar 8-5. Kotak dialog Custom Header

6. Isi header atau footer dapat ditempatkan pada posisi kiri (Left Section), tengah (Center
Section), atau kanan (Right Section). Dapat juga disertakan informasi nomor halaman
(ketikkan lambang &[Page] atau &[Pages]), tanggal (&[Date]), waktu (&[Time]) atau
nama file/tab lembar kerja (&[File] dan/atau &[Tab]).
7. Pilih OK.

8.6 Mengatur Lembar Kerja yang akan Dicetak

Bila mencetak lembar kerja yang lebar atau panjang, mungkin diperlukan beberapa lembar
halaman, maka judul lembar kerja (baris atau kolom) hanya ada pada halaman pertama
saja. Untuk memberi judul di setiap halaman dapat dilakukan dengan langkah :
1. Pilih menu File, Page Setup atau pilih tombol Page Setup pada kotak dialog Page
Setup akan ditampilkan (Gambar 8-2).
2. Pilihlah tab Sheet pada kotak dialog Page Setup (Gambar 8-6).

Gambar 8-6. Kotak dialog Page Setup tab Sheet

Departemen Teknik Informatika ITB

90

Pelatihan Office Applications

3. Pada kotak Print Titles, tentukan range tempat judul lembar kerja yang ingin
ditampilkan di setiap halaman pencetakan. Untuk judul berupa baris, ketiklah judul
pada Rows to Repeat at Top dan untuk judul berupa kolom isikan pada Columns
to Repeat at Left.
4. Kotak pilihan Print, pilih tab Gridlines untuk menampilkan garis-garis skala
pembantu atau pilih Row and Column Headings untuk menampilkan bingkai
lembar kerja.
5. Pilih OK.

8.7 Memperagakan Hasil Pencetakan di Layar

Sebelum mencetak lembar kerja ke printer, bentuk hasil pencetakan dapat dilihat
sebelumnya melalui layar untuk diperiksa kembali. Untuk menampilkan hasil pencetakan ke
layar monitor dilakukan dengan :
1. Pilih menu File, Print Preview atau pilih tombol Print Preview pada kotak dialog
Print. Jendela preview akan ditampilkan seperti paada Gambar 8-7.
2. Untuk mencetak lembar kerja yang sekarang, pilih tombol Print pada toolbar.
3. Klik tombol Close untuk kembali ke lembar kerja.
Toolbar Print Preview :
Margins :
untuk menampilkan garis batas
margin dapat dipakai mengatur
margin dengan digeser (drag)

Zoom :
untuk memperbesar dan
memperkecil tampilan
jendela preview

Setup :
menampilkan kotak
dialog Page Setup

PageBreak Preview :
Menampilkan batas
halaman pencetakan

Close :
menutup jendela
preview

Gambar 8-7. Tampilan jendela Preview

Departemen Teknik Informatika ITB

91

Pelatihan Office Applications

8.8 Latihan Tutorial 8

Buatlah lembar kerja Latih8.xls seperti pada Gambar 8-8 dengan ketentuan sebagai berikut:
Data-data yang harus dimasukkan adalah :

Nomor Induk dan Jumlah SKS

Tabel Jurusan dan Tabel Angkatan

Ketentuan Soal :

Dua karakter pertama dari Nomor Induk menunjukkan Kode Jurusan

Karakter ketiga dan keempat dari Nomor Induk menunjukkan Tahun Angkatan

Jurusan ditentukan berdasarkan Kode Jurusan pada Tabel Jurusan

Angkatan ditentukan berdasarkan Kode Tahun Angkatan pada Tabel Angkatan

Biaya per SKS ditentukan berdasarkan Kode Jurusan pada Tabel Jurusan

Jumlah Biaya = Jumlah SKS * Biaya per SKS

Cetaklah lembar kerja tersebut agar hasil pencetakannya seperti Gambar 8-9.

Gambar 8-8. Tampilan Masukan Latih8.xls

Departemen Teknik Informatika ITB

92

Pelatihan Office Applications

Gambar 8-9. Tampilan Hasil Pencetakan Latih8

Departemen Teknik Informatika ITB

93

Pelatihan Office Applications

9 Manajemen Basis Data

9.1 Pengertian Basis Data
Basis data adalah sebuah kumpulan dan informasi sejenis, yang disusun dalam bentuk baris
yang disebut dengan record. Setiap baris terdiri dari satu atau beberpa kolom yang disebut
sebagai Field. Setiap Field harus mempunyai judul kolom atau nama Field.
Contoh suatu basis data adalah Buku Telepon seperti Gambar 9-1.

Nama Field

8 Record

Field

Gambar 9-1. Contoh basis data

Beberapa aturan penulisan basis data dalam Excel :

Nama Field (judul kolom) hanya boleh berada di satu baris judul, jadi bila lembar
kerja mempunyai dua baris judul seperti NAMA (di baris ke-1) BARANG (di baris ke2), maka yang dianggap sebagai nama filed (judul kolom) adalah BARANG (baris
kedua).

Tidak boleh ada nama filed yang sama.

Nama filed tidak boleh menggunakan nama alamat sel seperti B20, AM100, dsb.

Antara Nama filed dan isi datanya tidak boleh dipisahkan oleh baris kosong.

Excel akan menganggap semua isi baris yang berada di bawah filed (judul kolom)
adalah data.

Excel menyediakan fasilitas yang berkaitan dengan pengelolaan basis data diantaranya
pengisian data dengan Form, mencari data tertentu (filtering), dan mengurutkan data
(sorting).

9.2 Entri-Edit Data dengan Form

Untuk entri (mengisi) data record pada tabel basis data atau untuk memperbaiki/ menyunting
(edit) data yang sudah ada,tersedia fasilitas Data Form. Fasilitas Data Form hanya dapat
digunakan dengan syarat tabel basis data harus telah berisi data Nama filed. Langkahlangkah untuk membuat basis data dengan Data Form adalah :

Departemen Teknik Informatika ITB

94

Pelatihan Office Applications

1. Buatlah Daftar Pegawai seperti pada Gambar 9-2 yang telah dilengkapi dengan
nama field.

Gambar 9-2. Judul dan Nama Field basis data

2. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field sebagai baris judul berikut baris
kosong di bawahnya.
3. Ubahlah Tab nama Sheet / lembar kerja yang digunakan sesuai dengan judul basis
data, dengan cara mengklik kanan di posisi Sheet aktif, dan pilih Rename (lihat
Gambar 9-3).

Gambar 9-3. Tab Lembar kerja sesuai dengan judul basis data
4. Pilih menu Data, Form untuk menampilkan Kotak Dialog konfirmasi baris judul
seperti Gambar 9-4.
5. Klik OK untuk menampilkan formulir pengisian data seperti Gambar 9-5.
6. Ketikkan data pegawai yang diinginkan pada kotak isian yang tersedia, gunakan
tombol TAB atau klik pada field yang bersangkutan.

Gambar 9-4. Kotak dialog konfirmasi baris judul dalam basis data

Departemen Teknik Informatika ITB

95

Pelatihan Office Applications

7. Klik tombol berikut untuk mengedit :

New : untuk menambahkan data baru

Delete : untuk menghapus data record yang sedang aktif pada kotak dialog
Form.

Restore : untuk membatalkan pengisian data atau penyintingan selama

belum ditekan Enter atau klik Close.

Find Prev : mundur ke record sebelumnya

Find Next : maju ke record berikutnya

Criteria : untuk mencari record dengan kriteria tertentu

menggunakan operator relasi seperti =, < , >, >=, <=, <>.

dengan

Gambar 9-5. Kotak dialog Formulir Pengisian data

8. Klik Close untuk mengakhiri pengisian data.

9.2.1 Latihan 9-1

Lanjutkan pengisian data dengan fasilitas Data Form di atas hingga menghasilkan lembar
kerja seperti Gambar 9-6, simpanlah dengan nama Latih9-1.

Gambar 9-6. Basis Data Daftar Pegawai

Departemen Teknik Informatika ITB

96

Pelatihan Office Applications

9.3 Pengurutan Basis Data

Tabel basis data yang telah dibuat dapat diurutkan isinya berdasarkan field tertentu sebagai
kunci pengurutan. Pengurutan dapat diatur menaik (ascending) dari kecil ke besar atau
menurun (descending) dari besar ke kecil.
Langkah untuk mengurutkan data dilakukan sebagai berikut :
1. Pilih range basis data (judul kolom beserta isi datanya) yang akan diurutkan.
2. Pilih menu Data, Sort untuk menampilkan kotak dialog Sort seperti Gambar 9-7.

Gambar 9-7. Kotak dialog Sort

3. Pada kotak dialog Sort, tentukan :

Kunci pengurutan pertama, dengan klik Sort By, pilih field yang digunakan
sebagai kunci pengurutan pertama serta aturan urutan secara ascending
atau descending.

Kunci pengurutan kedua, dengan klik Then By, pilih field yang digunakan
sebagai kunci pengurutan kedua serta aturan urutan secara ascending atau
descending.

Kunci pengurutan ketiga, dengan klik Then By, pilih field yang digunakan
sebagai kunci pengurutan ketiga serta aturan urutan secara ascending atau
descending.

Pada My List Has , terdapat dua pilihan :

Header row judul setiap kolom ditampilkan sesuai dengan nama field.

No Header row, judul setiap kolom sebagai alamat kolom seperti Column A,
Column B, dan seterusnya.

4. Pilih OK untuk kembali ke lembar kerja yang sudah terurut.

Departemen Teknik Informatika ITB

97

Pelatihan Office Applications

9.3.1 Toolbar Sort

Sort Ascending
Sort Descending

digunakan untuk mengurutkan data secara menaik

digunakan untuk mengurutkan data secara menurun

Langkah untuk mengurutkan data dengan tombol toolbar Sort :

1. Kunci pengurutan pada kolom terkiri :
a. Pilih range basis data yang akan diurutkan.
b. Tekan tombol toolbar Ascending untuk pengurutan menaik atau Descending
untuk pengurutan menurun.
2. Kunci pengurutan sesuai penunjuk sel :
a. Tempatkan penunjuk sel pada kolom data yang akan diurutkan.
b. Tekan tombol toolbar Ascending untuk pengurutan menaik atau Descending
untuk pengurutan menurun.

9.3.2 Latihan 9-2a

1. Isilah lembar kerja Daftar Pegawai di Latih9-1 ke sheet2 yang diubah namanya menjadi
Latih9-2a masih dalam file yang sama.

2. Urutkanlah tabel basis data tersebut berdasarkan Nama secara menaik.

3. Hasilnya terlihat seperti Gambar 9-8.

Gambar 9-8. Tampilan Hasil Latihan 9-2a

Departemen Teknik Informatika ITB

98

Pelatihan Office Applications

9.3.3 Latihan 9-2b

1. Salinlah lembar kerja Daftar Pegawai di Latih9-1 ke sheet3 yang diubah namanya
menjadi Latih9-2b masih dalam file yang sama.
2. Urutkanlah tabel basis data tersebut berdasrkan Gaji secara menurun.
3. Hasilnya terlihat seperti Gambar 9-9.

Gambar 9-9. Tampilan Hasil Latihan 9-2b

9.4 Pencarian Data dengan AutoFilter

Penggunaan fasilitas Autofilter memungkinkan kita menampilkan hanya record tertentu
sesuai dengan kriteria yang diinginkan. Misalkan akan dicari semua pegawai yang gajinya
antara 100.000 sampai 200.000 atau yang namanya berhuruf awal A.
Langkah penggunaan fasilitas AutoFilter adalah :
1. Pilih tabel basis data yang dimaksud.
2. Klik salah satu sel yang ada pada basis data, misalnya sel A7
3. Pilih menu Data, Filter
4. Pilih AutoFilter, maka pada setiap field terdapat tombol pilihan (tombol drop-down)
seperti pada Gambar 9-10.

Gambar 9-10. Tampilan setelah memilih AutoFilter

Departemen Teknik Informatika ITB

99

Pelatihan Office Applications

5. Untuk memilih kriteria yang diinginkan, klik tombol drop-down tsb.

Contoh :
a. Menampilkan semua pegawai yang berpendidikan SMA :

Klik tombol  pada nama field PENDIDIKAN.

Klik kriteria SMA, hasilnya seperti pada Gambar 9-11.

Untuk membatalkan kriteria di atas dan mengembalikan ke bentuk semula, klik

tombol  pada nama field PENDIDIKAN dan pilihlah All.

Gambar 9-11. Daftar Pegawai Berpendidikan SMA

b. Menampilkan pegawai dengan GAJI > 300.000 :

Klik tombol  pada nama field GAJI.

Klik Custom, akan ditampilkan kotak dialog Custom AutoFilter (Gambar 9-12)

Gambar 9-12. Kotak dialog Custom AutoFilter

c.

Pada Show rows where GAJI, klik is greater than dan sebelah kanan ketik
300000.

Klik OK, hasilnya akan ditampilkan seperti pada Gambar 9-13.

Menampilkan pegawai dengan GAJI antara 150.000 sampai 250.000 :

Klik tombol  pada nama field GAJI.

Klik Custom, akan ditampilkan kotak dialog Custom AutoFilter (Gambar 9-12)

Pada Show rows where GAJI, klik is greater than or equal to dan sebelah
kanan ketik 150000.

Departemen Teknik Informatika ITB

100

Pelatihan Office Applications

Aktifkan operator And dengan mengkliknya.

Pada baris berikutnya klik is less than or equal to dan sebelah kanan 250000.

Klik OK, hasilnya akan ditampilkan seperti pada Gambar 9-14.

Gambar 9-13. Daftar Pegawai dengan GAJI > 300.000

Gambar 9-14. Daftar Pegawai dengan GAJI antara 150.000 - 250.000

9.5 Penampilan 10 Data Terbesar

AutoFilter menyediakan fasilitas untuk menampilkan data terendah/tertinggi sesuai dengan
keinginan.
Contoh, untuk menampilkan 4 data pegawai yang mempunyai gaji terbesar :
1. Klik mouse pada salah satu sel pada tabel basis data.
2. Pilih menu Data, Filter
3. Pilih perintah AutoFilter maka pada setiap field terdapat tombol pilihan (tombol dropdown) seperti pada Gambar9-10.
4. Klik tombol  pada nama field GAJI, lalu pilihlah (Top 10 ), sehingga muncul kotak
dialog Top 10 AutoFilter seperti pada Gambar 9-15.

Departemen Teknik Informatika ITB

101

Pelatihan Office Applications

Gambar 9-15. Kotak dialog Top 10 AutoFilter

5. Pada kotak Show, pilihlah Top karena ingin menampilkan data tertinggi atau Bottom
untuk data terendah.
6. Jumlah data yang diinginkan dapat ditentukan pada kotak pilihan yang ada di tengah
kotak dialog tersebut, misalkan 4 record.
7. Klik OK, hasil yang diperoleh akan ditampilkan seperti pada Gambar 9-16.

Gambar 9-16. Tampilan Daftar Pegawai dengan 4 Gaji Tertinggi

9.6 Duplikasi Data dengan Advanced Filter

Untuk menempatkan atau menyalin hasil penyaringan basis data pada tempat yang berbeda
di Excel tersedia Advanced Filter. Misalkan pada basis data Daftar Pegawai akan diduplikasi
data pegawai yang berpendidikan SMA, langkah yang dilakukan adalah:
1. Pilih tabel basis data yang dimaksud dan klik salah satu sel yang ada pada basis data,
misalnya sel A7.
2. Pilih menu Data, Filter, Advanced Filter akan ditampilkan kotak dialog Advanced Filter
seperti pada Gambar 9-17.
3. Pada kotak Action :

Filter the list in place : menempatkan hasil penyaringan data pada range asal

Copy to Another Location : menempatkan hasil penyaringan secara terpisah

Departemen Teknik Informatika ITB

102

Pelatihan Office Applications

Gambar 9-17. Kotak dialog Advance Filter

4. Isilah range pada :

List Range : alamat range tabel basis data yang dipilih

Criteria Range : alamat range kriteria

Copy to : alamat yang akan digunakan untuk menampung hasil salinannya.

5. Pilihan Unique Records Only aktif, berarti record yang sama akan tampil satu kali
6. Klik OK, hasilnya seperti pada Gambar 9-18.

Gambar 9-18. Tampilan Hasil Advance Filter

Departemen Teknik Informatika ITB

103

Pelatihan Office Applications

9.7 Pembuatan SubTotal

Fasilitas SubTotal dapat digunakan untuk menghitung subtotal dan total data untuk setiap
data dengan kriteria tertentu. Fasilitas subtotal dapat dilakukan dengan syarat tabel basis
data harus sudah terurut.
Misalkan akan dihitung subtotal penjualan printer berdasarkan merknya pada lembar kerja
seperti Gambar 9-19, simpan sebagai Latih9-3.xls.

Gambar 9-19. Tampilan Latih 9-3

Langkah untuk menghitung subtotal untuk setiap merk printer adalah :
1. Urutkan Daftar Penjualan tersebut berdasarkan field MERK.
2. Pilih salah satu sel data yang berada pada tabel basis data
3. Pilih menu Data, Subtotals untuk menampilkan kotak dialog Subtotal (Gambar 9-20).

Gambar 9-20. Kotak dialog Subtotal

Departemen Teknik Informatika ITB

104

Pelatihan Office Applications

4. Lakukan pemilihan berikut :

At each change in, pilih nama field yang dipakai sebagai dasar pengelompokan

Use Function, pilih fungsi yang digunakan untuk memproses subtotal, misal SUM

Add subtotal to, pilih atau klik nama field yang ingin dihitung subtotalnya.

Klik Replace current subtotals, jika subtotal lama ingin ditimpa dengan hasil
perhitungan yang baru.

Klik Page break between gropus, jika setiap kelompok inigin dicetak per halaman

Klik Summary below data, menampilkan setiap subtotal di bawah data.

5. Klik OK, maka subtotal JUMLAH dan subtotal NILAI untuk setiap MERK akan
ditampilkan seperti pada Gambar 9-21.

Gambar 9-21. Subtotal Jumlah dan Subtotal Nilai

9.8 Statistik Basis Data

Untuk menganalisis informasi atau melakukan perhitungan statistik suatu tabel basis data
yang memenuhi kriteria tertentu pada range yang ditentukan, Excel menyediakan fungsi
statistik yang dapat dipakai untuk mengolahnya. Fungsi ini dikenal dengan nama fungsi
statistik data base / basis data.
Bentuk Umum :
Dfungsi_statistik(Basis data, field, kriteria)
Basis data

Daerah/range tabel daftar lembar kerja yang digunakan

Field

Menunjukkan alamat kolom yang akan digunakan pada tabel data

Kriteria

Alamat range acuan yang menyatakan kriteria/syarat pilihan

Departemen Teknik Informatika ITB

105

Pelatihan Office Applications

Jenis-jenis fungsi statistik basis data :

No.

Fungsi

Keterangan

1.

DSUM

Menjumlahkan data yang terdapat dalam suatu kolom/field dari suatu

tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu.

2.

DAVERAGE

Mencari rata-rata data yang terdapat dalam suatu kolom/field dari

suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu.

3.

DMAX

Mencari nilai maksimum data yang terdapat dalam suatu kolom/field

dari suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu.

No.

Fungsi

Keterangan

4.

DMIN

Mencari nilai minimum data yang terdapat dalam suatu kolom/field

dari suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu.

5.

DCOUNT

Mencari banyak/cacah data yang terdapat dalam suatu kolom/field

dari suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu.

6.

DSTDEV

Mencari standar deviasi/simpangan baku data sampel yang terdapat

dalam suatu kolom/field dari suatu tabel basis data yang memenuhi
kriteria tertentu.

7.

DVAR

Mencari variansi data sampel yang terdapat dalam suatu kolom/field

dari suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu.

Contoh Analisis Bagaimana jika dengan 1 input :

1. Buatlah lembar kerja seperti Gambar 9-22
2. Tuliskan rumus di :

F14 : =DCOUNT($A$3:$C$21;A3;$E$13:$E$14)

G14 : =DSUM($A$3:$C$21;C3;$E$13:$E$14)

H14 : =DAVERAGE($A$3:$C$21;C3;$E$13:$E$14)

3. Sorotlah semua rumus dan kriteria yang ada (E14:H19)

4. Pilih menu Data, Table
5. Pada Column Input Cell, isilah dengan alamat sel kriteria pertama, yaitu klik E14
6. Klik OK, hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar 9-23.

Departemen Teknik Informatika ITB

106

Pelatihan Office Applications

Gambar 9-22. Contoh Pemakaian Fungsi Statistik Basis Data

REKAPITULASI HASIL TES

JUMLAH

JUMLAH

RATA-2

ASAL

PESERTA

NILAI

NILAI

LAINNYA

115

57,50

IPB

155

77,50

ITB

313

78,25

SMA

285

71,25

UNPAD

225

75,00

UNPAS

235

78,33

TOTAL

18

1328

437,8333

Gambar 9-23. Contoh Hasil Statistik Basis Data

Departemen Teknik Informatika ITB

107

Pelatihan Office Applications

Contoh Analisis Bagaimana jika dengan 2 input :

Masalah : Menentukan jumlah penjualan yang dilakukan oleh masing-masing salesman
berdasarkan produk yang dijualnya.
1. Buatlah lembar kerja seperti Gambar 9-24 berikut Tabel Rekapitulasi
2. Tuliskan rumus di sel E8 : =DSUM(basis data,C4,kriteria)
3. Sorotlah range E8:H11
4. Pilih menu Data, Table
5. Pada Row Input Cell, klik alamat sel kriteria F15
6. Pada Column Input Cell, klik alamat sel kriteria E15
7. Klik OK, hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar 9-25.

Gambar 9-24. Contoh Data Table dengan 2 input

REKAPITULASI PENJUALAN

240

CPU

MONITOR PRINTER

EKO

31

39

60

BUYUNG

15

14

DADANG

41

27

13

Gambar 9-25. Hasil Data Table dengan 2 input

Departemen Teknik Informatika ITB

108

Pelatihan Office Applications

9.9 Kasus-Kasus
9.9.1 Kasus 9-1
1. Buka lembar kerja Latih9-1, salinlah ke lembar kerja baru dengan nama Kasus9-1
2. Buatlah subtotal berdasarkan Pendidikan seperti Gambar 9-26.

Gambar 9-26. Tampilan Kasus9-1.xls

9.9.2 Kasus 9-2

1. Bukalah lembar kerja Latih9-1, lengkapi seperti Gambar 9-27, simpanlah dengan
nama Kasus9-2
2. Buatlah tabel Rekapitulasi di range A20:F26 (lihat Gambar 9-28), isilah sel-sel yang
sesuai dengan rumus DSUM, DAVERAGE, DMAX, DMIN, dan DCOUNT sehingga
hasilnya seperti tabel di bawah ini.

Departemen Teknik Informatika ITB

109

Pelatihan Office Applications

Gambar 9-27. Tampilan Kasus9-1.xls

Gambar 9-28. Tampilan Hasil Kasus9-2.xls

Departemen Teknik Informatika ITB

110

Pelatihan Office Applications

10 Pivot Table
PivotTable merupakan tabel yang akan merangkum informasi dari field tertentu dalam
sebuah basis data. Fasilitas PivotTable memungkinkan untuk membuat tabel atau laporan
pelengkap yang informatif sehingga mempermudah dalam menganalisis data dilengkapi
diagram atau grafik tanpa mengganggu dan mempengaruhi data asli.

10.1 Membuat Tabel dengan Pivot Table

Untuk membuat laporan dengan fasilitas PivotTable lakukanlah langkah-langkah di bawah
ini:
1. Buatlah tabel basis data seperti Gambar 10-1 di bawah ini :

Gambar 10-1. Tabel basis data Penjualan

2. Klik mouse pada salah satu sel basis data.
3. Pilih menu Data, PivotTable and PivotTableChart Report untuk menampilkan
kotak dialog Pivot Table Wizard Step 1 of 3 seperti Gamabr 10-2.
4. Aktifkan atau beri tanda salah satu tombol berikut :

Microsoft Excel list or database, menggunakan basis data yang sedang

aktif

External data source, menggunakan basis data di luar lembar kerja Excel

Multiple consolidation ranges, menggunakan basis data yang disimpan

dalam range yang melibatkan beberapa lembar kerja Excel.

Another PivotTable or PivotChart, menggunakan PivotTable lainnya.

Departemen Teknik Informatika ITB

111

Pelatihan Office Applications

Gambar 10-2. Kotak dialog PivotTable and PivotChart Wizard Step 1 of 3

5. Klik atau beri tanda bagian What kind of report do you want to create ? untuk :

PivotTable, hanya PivotTable

PivotChart (with PivotTable), PivotTable dan Grafik

6. Klik tombol Next>, untuk menampilkan kotak dialog Pivot Table Wizard Step 2 of 3
(Gambar 10-3). Tentukan range untuk pembuatan tabel dan grafik dengan fasilitas
PivotTable.

Gambar 10-3. Kotak dialog PivotTable and PivotChart Wizard Step 2 of 3

7. Klik tombol Next>, untuk menampilkan kotak dialog Pivot Table Wizard Step 3 of 3
(Gambar 10-4).
8. Tentukan lembar kerja untuk penempatan PivotTable dengan memilih salah satu
dari pilihan :

New worksheet, ditempatkan pada lembar kerja lain yang baru

Existing worksheet, ditempatkan pada lembar kerja yang berisi

basisdatanya.

9. Pilih Layout untuk menampilkan kotak dialog PivotTable and PivotChart WizardLayout seperti Gambar 10-5.

Departemen Teknik Informatika ITB

112

Pelatihan Office Applications

Gambar 10-4. Kotak dialog PivotTable and PivotChart Wizard Step 3 of 3

10. Geser (drag) tombol-tombol nama field yang terletak di sebelah kanan ke dalam
diagram Pivot yang tersedia., misalnya :

SALESMAN ditempatkan pada ROW

BULAN ditempatkan pada PAGE

KOTA ditempatkan pada ROW

PRODUK ditempatkan pada COLUMN

NILAI JUAL ditempatkan pada DATA

Gambar 10-5. Kotak dialog PivotTable and PivotChart Wizard Layout

11. Klik tombol OK, lalu klik tombol Finish, sehingga akan ditampilkan hasil PivotTable
seperti pada Gambar 10-6.

Departemen Teknik Informatika ITB

113

Pelatihan Office Applications

Gambar 10-6. Tampilan Hasil PivotTable dan PivotChart

10.2 Mengubah Layout Pivot Table

Layout PivotTable dapat diubah ke posisi lain sesuai dengan keinginan kita dengan cara
menggeser nama field ke posisi yang dituju.
Contoh : Ubahlah tampilan Gambar 10-6 dengan menggeser nama field supaya terlihat
seperti Gambar 10-7 di bawah ini.

Departemen Teknik Informatika ITB

114

Pelatihan Office Applications

Gambar 10-7. Layout Hasil PivotTable setelah diubah

10.3 Toolbar Pivot Table

Untuk mengatur dan menata PivotTable dapat digunakan fasilitas toolbar PivotTable melalui
menu View, Toolbars, PivotTable sehingga muncul toolbar PivotTable (Gambar 10-8).

Gambar 10-8. Fasilitas toolbar PivotTable

Toolbar

Keterangan
Format Report, untuk memilih format pada kotak dialog
AutoFormat
Chart Wizard, untuk menampilkan dan mengatur layout grafik

PivotTable Wizard, untuk mengubah layout PivotTable

Hide Detail, untuk menyembunyikan data secara rinci

Show Detail, untuk menampilkan data secara rinci

Refresh Data,
berubah

Departemen Teknik Informatika ITB

untuk memperbarui PivotTable bila basis data

115

Pelatihan Office Applications

Toolbar

Keterangan
Field Settings, untuk mengubah fungsi statistik pada perhitungan
pada PivotTable

Display/Hide Field, untuk menampilkan atau menghilangkan

nama Field

10.4 Pivot Table untuk Menggabung Range

Fasilitas PivotTable Wizard dapat digunakan untuk menggabung data Excel pada workbook
terpisah, dan dapat ditampilkan data masing-masing item maupun data gabungan.
Contoh :
1. Buatlah tiga buah lembar kerja yang masing-masing diberi nama PUSAT, BARAT
dan TIMUR seperti pada gambar 10-9. Lalu diurutkan berdasarkan BARANG.

Gambar 10-9. Tampilan lembar kerja yang akan digabungkan

Departemen Teknik Informatika ITB

116

Pelatihan Office Applications

2. Pilih menu Window, Arrange, Tiled lalu klik tombol OK sehingga semua lembar
kerja aktif (lihat gambar 10-10).
Gambar 10-10 Tampilan setelah mengaktifkan 4 lembar kerja sekaligus
Pilih dan klik menu Data, PivotTable and PivotTableChart Report untuk menampilkan
kotak dialog Pivot Table Wizard Step 1 of 3 seperti Gambar 10-2.
Aktifkan atau beri tanda tombol berikut :
Multiple consolidation ranges, untuk menggunakan basis data yang disimpan dalam
range yang melibatkan beberapa lembar kerja Excel, lalu tekan tombol Next> untuk
menampilkan kotak dialog Pivot Table Wizard Step 2a of 3 (Gambar 10-11).

Gambar 10-10. Kotak dialog Pivot Table Wizard Step 2a of 3

Departemen Teknik Informatika ITB

117

Pelatihan Office Applications

10.5 Latihan Tutorial 10

Buatlah lembar kerja berikut, kemudian simpan dengan nama Latih10.xls :

Gambar 10-11. Tampilan Masukan Latih10.xls

Ketentuan Soal :
1. Buatlah laporan penjualan buku dengan fasilitas PivotTable, ubahlah Nama fields
dengan toolbar Field Settings dan format tampilannya dengan Format Cells agar
diperoleh hasil seperti Tampilan Hasil A.
2. Urutkanlah daftar penjualan buku tersebut berdasarkan Penerbitnya.
3. Hitung jumlah penjualan berdasarkan Penerbitnya dengan fasilitas subtotals DAN
formatlah tampilannya sehingga diperoleh hasil seperti Tampilan Hasil B.

Departemen Teknik Informatika ITB

118

Pelatihan Office Applications

Tampilan Hasil A

Tampilan Hasil B

Departemen Teknik Informatika ITB

119

Pelatihan Office Applications

11 Analisis Data Dan Pemecahan Masalah

11.1 Mengaktifkan Fasilitas Add-Ins Data Analysis
Selain melalui fungsi statistik yang sudah dibahas, Excel juga menyediakan fasilitas lainnya
untuk mengolah data statistik, yaitu melalui Analysis ToolPak dan Analysis ToolPak VBA
pada fasilitas Add-Ins.
Untuk menggunakan fasilitas tersebut dilakukan langkah sebagai berikut :
1. Pilih Tools, Add-Ins untuk menampilkan kotak dialog Add-Ins seperti Gambar 11-1.

Gambar 11-1. Kotak dialog Add-Ins

2. Beri tanda atau klik kotak pilihan Analysis ToolPak dan Analysis ToolPak VBA
3. Tekan tombol OK.
Untuk memastikan program tersebut sudah aktif atau belum, pilih kembali menu Tools, dan
pilih Data Analysis sampai muncul kotak dialog Data Analysis seperti Gambar 11-2.
Apabila pilihan Data Analysis tidak ada, berarti instalasi tidak lengkap.

Gambar 11-2. Kotak Dialog Data Analysis

Departemen Teknik Informatika ITB

120

Pelatihan Office Applications

11.2 Statistik Deskriptif

Data statistik umumnya diperoleh dari hasil sensus, survey, atau penelitian. Statistik
deskriptif merupakan analisis data yang menjelaskan berbagai karakteristik data statistik
yang berhubungan dengan pengumpulan dan peringkasan data serta penyajian hasil
peringkasan tersebut.

11.2.1

Latihan 11-1

Misalkan Manajer Pemasaran Dealer Mobil 2000 ingin mengetahui gambaran ringkas
mengenai penjualan mobil merk Kresna dan Arjuna selama tahun 1999. Buatlah lembar
kerja berikut :

Gambar 11-3. Latihan11-1

1. Pilih menu Tools, Data Anlysis untuk menampilkan kotak dialog Data Analysis
seperti Gambar 11-2, kemudian pilih Descriptive Statistics lalu tekan OK sehingga
muncul kotak dialog Descriptive Statistics seperti Gambar 11-4.
2. Pada bagian Input, masukan range data unit penjualan Merk Kresna terlebih dahulu
dengan cara menyorot kolom B5:B17.
3. Beri tanda atau klik pada pilihan :

Grouped By : pengelompokan data berdasarkan kolom atau baris.

Labels in First Row : bais pertama sebagai nama judul data yang dianalisis
pada output.

4. Pilihan pada bagian Output Options : untuk mengatur penempatan hasil Statistik
Deskriptif pilihlah :

Output Range : untuk menempatkan pada lembar kerja yang sama.

New Worksheet Ply : untuk menempatkan pada lembar kerja yang

berbeda.

New workbook : untuk menempatkan pada buku kerja (file) yang baru.

Departemen Teknik Informatika ITB

121

Pelatihan Office Applications

Gambar 11-4. Kotak dialog Descriptive Statistics

5. Untuk menentukan materi statistik yang dihasilkan, beri tanda :

Summary Statistics : Ringkasan statistik (Deskriptif) seperti Mean, Median,

dsb.

Confidence Level for Mean : tingkat kepercayaan untuk Mean dengan

angka default 95%, atau tingkat signifikan 5%.

Kth Largest : angka terbesar untuk urutan ke-K, angka default 1 berarti
data terbesar urutan pertama

Kth Smallest : angka terkecil untuk urutan ke-K, angka default 1 berarti
data terkecil urutan pertama

6. Tekan tombol OK, hasilnya akan ditampilkan seperti Gambar 11-5.

Gambar 11-5. Hasil pengolahan data dengan Descriptive Statistics

Departemen Teknik Informatika ITB

122

Pelatihan Office Applications

11.3 Histogram
Histogram adalah sebuah diagram yang mengambil sekumpulan pengukuran dan
menggambarkan banyaknya pengukuran (frekuensi) yang terdapat dalam masing-masing
interval.

11.3.1

Latihan 11-2

Dari Daftar Nilai Hasil Ujian berikut ini, ingin diketahui gambaran banyaknya peserta
berdasarkan kelompok :
1. Nilai : 0 - 50
2. Nilai : 50 60
3. Nilai : 60 - 70
4. Nilai : 70 80
5. Nilai : 80 - 90
6. Nilai : 90 100
1. Buatlah lembar kerja dengan data sebagai berikut :

1
2
3
4
5
6
7
8
9

C
A
DAFTAR NILAI HASIL UJIAN

NO.INDUK
20001
20002
20003
20004
20005
20006

NILAI
75
49
55
64
66
68

10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

20007
20008
20009
20010
20011
20012
20013
20014
20015
20016
20017
20018
20019
20020
20021
20022

72
85
93
45
75
80
83
65
68
70
70
65
88
90
85
87

Departemen Teknik Informatika ITB

KELOMPOK
50
60
70
80
90
100

26
27
28
29
30
31

NO.INDUK
20023
20024
20025
20026
20027
20028

NILAI
95
66
50
40
72
65

32
33

20029
20030

94
80

123

Pelatihan Office Applications

2. Pilih menu Tools, Data Analysis hingga tampil kotak dialog Data Analysis seperti
Gambar 11-2, kemudian pilih Histogram dan OK sehingga muncul kotak dialog
Histogram seperti Gambar 11-6.

Gambar 11-6. Kotak dialog Histogram

3. Isikan data masukan, kelompok nilai, dan penempatan hasil keluaran. Klik kotak isian
berikut (lihat Gambar 11-6) :

Pareto, untuk pengurutan data

Cumulative Percentage, menampilkan hasil kumulatif dalam bentuk presentase.

Chart Output, untuk menampilkan pengolahan data dalam grafik.

4. Klik OK. Hasil Histogram ditampilkan seperti dalam Gambar 11-7.

Gambar 11-7. Hasil pengolahan data dengan Histogram

Departemen Teknik Informatika ITB

124

Pelatihan Office Applications

11.4 Moving Average

Metode Moving Average dapat digunakan untuk menganalisis data Time Series yaitu
sekumpulan angka yang didapat dalam suatu periode waktu tertentu, seperti data harian
indeks harga saham gabungan, data bulanan atau triwulanan fluktuasi dollar, data bulanan
harga sembako, dsb. Dilakukan, jika dalam seri data tersebut tidak dapat atau sulit
ditemukan suatu trend (kecenderungan jangka panjang) tertentu atau cukup banyak variasi
dalam seri data tersebut, sehingga diperoleh suatu pola tertentu untuk perencanaan jangka
panjang yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan bisnis terutama dalambentuk
peramalan kejadian di masa mendatang. Sebagai contoh buatlah latihan di bawah ini.

11.4.1

Latihan 11-3

Sebuah perusahaan mempunyai data penjualan dalam jutaan rupiah seperti tabel di bawah
ini :
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

A
TAHUN
1975
1976
1977
1978
1979
1980
1981
1982
1983
1984
1985
1986
1987

B
PENJUALAN
150
144
165
179
170
158.7
165
169.4
168
140.8
158.9
170
161.5

15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26

1988
1989
1990
1991
1992
1993
1994
1995
1996
1997
1998
1999

164.5
178
165
185
178.4
180.6
182.6
190
185.8
195
192.6
185

1. Pilih menu Tools, Data Analysis hingga tampil kotak dialog Data Analysis seperti
Gambar 11-2, kemudian pilih Moving Average dan OK sehingga muncul kotak dialog
Moving Average seperti Gambar 11-8.
2. Isikan data masukan B2:B26 pada Input Range, dan penempatan hasil keluaran di C2
pada Output Range. Klik kotak isian Chart Output untuk menambahkan grafik (lihat
Gambar 11-8) :
3. Klik OK. Hasil Moving Average ditampilkan seperti dalam Gambar 11-9.

Gambar 11-8. Kotak dialog Moving Average

Departemen Teknik Informatika ITB

125

Pelatihan Office Applications

Gambar 11-9. Hasil pengolahan data dengan Moving Average

11.5 Conditional Sum

Conditional Sum Wizard berfungsi untuk melakukan tes logika dengan menjumlahkan
angka sesuai dengan kondisi yang ditentukan.
Sebagai contoh buatlah latihan di bawah ini :

11.5.1

Latihan 11-4

Buatlah lembar kerja seperti Gambar 11-10 di bawah ini :

1. Pilih menu Tools, Wizard, Conditional Sum untuk menampilkan kotak dialog
Conditional Sum Wizard Step 1 of 4 seperti Gambar 11-11.
2. Tentukan range data termasuk judul kolom yaitu range A4:C19.
3. Klik Next> untuk menampilkan kotak dialog Conditional Sum Wizard Step 2 of 4
seperti Gambar 11-12.
4. Tentukan kondisi pertama,

pada kotak Column to sum pilih Jumlah

pada kotak Column pilih Kota

pada kotak Is pilih =

pada kotak This Value pilih Bandung

5. Klik tombol Add Condition, kondisi pertama ditempatkan pada kotak dialog seperti
Gambar 11-12.

Departemen Teknik Informatika ITB

126

Pelatihan Office Applications

Gambar 11-10. Tampilan Latih 11-4

Gambar 11-11. Kotak dialog Conditional Sum Wizard Step 1 of 4

Departemen Teknik Informatika ITB

127

Pelatihan Office Applications

Gambar 11-12. Kotak dialog Conditional Sum Wizard Step 2 of 4

6. Tentukan kondisi kedua

pada kotak Column to sum pilih Jumlah

pada kotak Column pilih Transaksi

pada kotak Is pilih =

pada kotak This Value pilih Kredit

7. Klik Add Condition, kondisi kedua ditempatkan. Klik Next> untuk menampilkan
kotak dialog Conditional Sum Wizard Step 3 of 4 seperti Gambar 11-13.
8. Klik salah satu pilihan :

Copy just the formula a single cell, bila ingin menempatkan hasil
perhitungan sesuai dengan kondisi yang ditetapkan.

Copy the formula and conditional value, bila ingin menempatkan kondisi
dan hasil perhitungan di sel yang ditetapkan

Gambar 11-13. Kotak dialog Conditional Sum Wizard Step 3 of 4

Departemen Teknik Informatika ITB

128

Pelatihan Office Applications

9. Klik Next> tentukan sel untuk penempatan kondisi pertama dengan menempatkan
penunjuk sel, misalnya untuk kondisi di E7 dan F7, rumus di G7.
10. Klik Finish. Hasilnya terlihat seperti Gambar 11-14.

Gambar 11-14. Tampilan Hasil Conditional Sum

11.6 Table What-If

Analisis dengan Table What-If digunakan untuk menampilkan sederetan perhitungan yang
memakai rumus yang sama dengan nilai yang berbeda untuk masing-masing perhitungan
melalui perintah Data, Table. Dengan cara membuat dua jenis tabel data, yaitu didasarkan
pada variabel masukan tunggal yang menguji pengaruh variabel pada lebih dari satu rumus
dan tabel yang berdasarkan pada dua variabel masukan untuk menguji pengaruhnya pada
satu rumus. Aplikasi penggunaan tabel what-if untuk meng hitung nilai yang akan datang
dari suatu investasi dengan dua contoh latihan berikut ini.

11.6.1

Latihan 11-5a

Table what-if dengan satu variabel masukan

Seseorang akan mendepositokan uang pada Bank dengan suatu tingkat bunga, periode,
nilai deposito tahunan, dan saldo awal deposito seperti dalam lembar kerja pada Gambar
11-15.
Untuk mengetahui nilai yang akan datang dari tabungannya untuk berbagai deposito
tahunan, dilakukan cara sebagai berikut :
1. Sorotlah range tabel yang berisi rumus, B10:C17
2. Pilih menu Data, Table, sehingga muncul kotak dialog Table
3. Isikan Deposito Tahunan pada Column Input Cell (lihat Gambar 11-16).
4. Klik OK, hasilnya akan terlihat seperti Gambar 11-17.

Departemen Teknik Informatika ITB

129

Pelatihan Office Applications

Gambar 11-15.
Tampilan latihan 11-5a

Gambar 11-16.
Kotak dialog Table

Gambar 11-17.
Hasil perhitungan
analisis What-If satu

Departemen Teknik Informatika ITB

130

Pelatihan Office Applications

Untuk memperhitungkan tingkat inflasi, maka nilai saat ini dapat dihitung seperti lembar kerja
berikut :
1. Masukan tingkat inflasi pada sel : E10 dengan 10%
2. Isi sel D10 dengan rumus = =C10/(1+E7)^C4
3. Sorotlah range tabel data B10:D17
4. Pada kotak dialog Table isikan C5 pada Column Input Cell
5. Klik OK, hasilnya akan terlihat seperti Gambar 11-18.

Gambar 11-18. Hasil perhitungan deposito dengan memperhitungkan tingkat inflasi.

11.6.2

Latihan 11-5b

Table what-if dengan dua variabel masukan

1. Copy/Salin lembar kerja pada Latih 11-5a ke lembar kerja baru dengan nama
Latih11-5b di atas seperti Gambar 11-19.
2. Untuk menyelesaikan kasus tersebut, ikutilah cara di bawah ini :

Ketik rumus : =FV(C3,C4,C5,C6,C7) pada sel : B10

Sorotlah range tabel data B10:G17

Pada kotak dialog Table isikan C3 pada Crow input cell dan C5 pada
Column Input Cell (lihat Gambar 11-20)

Departemen Teknik Informatika ITB

131

Pelatihan Office Applications

Gambar 11-19. Tampilan Latih11-5b.

Gambar 11-20. Kotak dialog Table

3. Klik OK, hasilnya akan terlihat seperti Gambar 11-21.

Gambar 11-21. Tampilan Hasil Latih11-5b

Departemen Teknik Informatika ITB

132

Pelatihan Office Applications

11.7 Analysis ToolPak

Excel menyediakan sekumpulan tool untuk analisis data yang disebut sebagai Analysis
ToolPak yang dapat digunakan untuk menghemat langkah-langkah dalam melakukan
analisis statistik dan engineering yang kompleks. Kita tinggal menyediakan data dan
parameter untuk tiap analisis dan tool tersebut akan menggunakan fungsi macro untuk
statistik atau engineering yang tepat dan menampilkan hasilnya pada sebuah tabel output.
Beberapa tool bahkan membangkitkan chart/grafik sebagai tambahan atas tabel output.
Untuk dapat menggunakan tool ini, Anda harus terlebih dahulu sudah memiliki pengetahuan
mengenai analisis statistik dan engineering yang spesifik tersebut.

11.7.1

Menjalankan Analysis Tool

Cara menjalankannya adalah sebagai berikut:

1. Pilih menu Tools Data Analysis
Menu ini hanya muncul jika add-in Analysis ToolPak telah diinstal dan diaktifkan.
2. Akan muncul kotak dialog yang berisi beberapa Analysis Tool yang bisa dipilih
sesuai dengan kebutuhan.

Gambar 11-22. Kotak dialog pemilihan Data Analysis

3. Pilih salah satu Analysis Tool dan klik OK.
4. Berikutnya akan muncul sebuah kotak dialog tempat kita dapat memasukkan
input/output range data yang akan dianalisis menggunakan tool yang telah kita pilih
tadi dan memasukkan beberapa pilihan. Contohnya jika kita memilih Anova: Single
Factor akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

Gambar 11-23. Kotak dialog tool analisis Anova: Single Factor

Departemen Teknik Informatika ITB

133

Pelatihan Office Applications

5. Isi setiap pilihan sesuai dengan kebutuhan dari Analysis Tool. Umumnya setiap tool
akan meminta masukan range input data (berikut beberapa masukan lain) dan akan
meminta masukan untuk peletakan output/hasilnya. Tekan OK untuk
mengkonfirmasi analisis Anda.
6. Anda akan dapat melihat hasil analisisnya, misalnya sebagai berikut:

Gambar 11-24. Hasil output dengan analysis tool Anova: Single Factor
Hasil ini akan berbeda-beda tergantung pada analysis tool yang dipilih.
Kegunaan dari masing-masing analysis tool dapat dilihat pada Tabel 1-2.
Tabel 11-1. Daftar analysis tool dan kegunaannya

Analysis Tool
Anova: Single Factor

Kegunaan
Merupakan tool untuk melakukan analisis terhadap varian (Anova =
Analysis of Variance).
Analysis tool ini digunakan untuk melakukan analisis sederhana
terhadap variansi untuk mengetes hipotesis bahwa mean/rataan
antara 2 atau lebih sampel adalah sama (tergambar dari populasi
yang memiliki mean yang sama). Teknik ini berkembang menjadi tes
untuk 2 mean, misalnya t-test.

Anova: Two-Factor
with Replication

Analysis tool mirip dengan Anova: Single Factor, hanya saja dalam
hal ini digunakan 2 faktor dan dengan memasukkan lebih dari satu
sampel untuk tiap kelompok data.

Anova: Two Factor

without Replication

Analysis tool ini melakukan Anova 2 faktor yang tidak memasukkan

lebih dari satu sampel data untuk tiap grup.

Departemen Teknik Informatika ITB

134

Pelatihan Office Applications

Tabel 11-2. Daftar analysis tool dan kegunaannya dalam Analysis ToolPak
Analysis Tool
Correlation

Kegunaan
Analysis tool ini berikut formula-formulanya mengukur relasi antara
dua kelompok data, seberapa bebas satu kelompok data terhadap
kelompok data lain.
Korelasi/correlation antara dua kelompok data didapatkan dari
membagi antara kovariansi/covariance dari kedua kelompok data
dengan perkalian dari standar deviasi kedua kelompok tadi.
cov(X,Y)

X,Y = X . Y
dengan :

2
X

1
n

dan

(Xi - X)

Y2 =

1
n

(Yi - Y)2

Kita dapat menggunakan tool correlation ini untuk menentukan

apakah sebagian besar nilai di kelompok data yang satu
berhubungan dengan sebagian besar nilai di kelompok data satunya
(korelasi positif), atau apakah sebagian kecil nilai di kelompok data
yang satu berhubungan dengan sebagian besar nilai di kelompok
data yang lain (korelasi negatif), atau apakah kedua kelompok data
ini tidak berhubungan (korelasi mendekati nol).
Covariance

Analysis tool ini berikut formula-formulanya menghitung ratarata/average dari perkalian antara deviasi dari titik-titik data dari
rataan/mean mereka.
Kovariansi/covariance adalah ukuran relasi antara dua range data.
1
(Xi - X)(Yi - Y)
cov (X,Y) =
n
Kita dapat menggunakan tool covariance ini untuk menentukan
apakah sebagian besar nilai di kelompok data yang satu
berhubungan dengan sebagian besar nilai di kelompok data satunya
(kovariansi positif), atau apakah sebagian kecil nilai di kelompok data
yang satu berhubungan dengan sebagian besar nilai di kelompok
data yang lain (kovariansi negatif), atau apakah kedua kelompok
data ini tidak berhubungan (kovariansi mendekati nol).

Descriptive Statistic

Analysis tool ini membangkitkan sebuah report statistik yang

menyediakan informasi mengenai kecenderungan pemusatan
(central tendency) dan keragaman (variability) dari data input.

Exponential
Smoothing

Analysis tool ini berikut formula-formulanya digunakan untuk

memprediksi sebuah nilai berdasarkan prediksi pada periode
sebelumnya, disesuaikan dengan error/galat pada prediksi
sebelumnya tersebut. Tool ini menggunakan konstanta smoothing a,
yaitu ukuran yang menentukan pengaruh error terhadap prediksi
sebelumnya (biasanya 0.2 s.d. 0.3).
Ft+1 = Ft + a (At Ft) = Ft + (1 dampFact)(At Ft)

Departemen Teknik Informatika ITB

135

Pelatihan Office Applications

Tabel 11-2. Daftar analysis tool dan kegunaannya dalam Analysis ToolPak
Analysis Tool

Kegunaan

F-Test: Two Sample

for Variances

Analysis tool ini digunakan untuk melakukan F-test 2 sampel untuk

membandingkan kedua variansinya. Sebagai contoh, kita dapat
menggunakan F-test untuk melihat apakah ada perbedaan variansi
antara sampel waktu tempuh antara dua tim renang yang sedang
bertanding.

Fourier Analysis

Analysis tool digunakan untuk memecahkan persoalan pada sistemsistem linear dan menganalisis data periodik dengan menggunakan
metode Fast Fourier Transform (FFT) untuk mentransformasi data.
Tool ini juga mendukung transformasi balikan, yaitu mengembalikan
data yang telah ditransformasi ke data aslinya.

Histogram

Analysis tool ini digunakan untuk menghitung frekuensi individual

atau kumulatif untuk sekumpulan data. Tool ini membangkitkan data
jumlah kejadian dari suatu nilai di kelompok data. Contohnya, di
dalam kelas dengan siswa 20 orang, kita dapat menentukan
distribusi nilai berdasarkan indeks hurufnya (A, B, C, D, atau E).
Sebuah tabel histogram menampilkan nilai-nilai batas yang
menentukan masing-masing indeks. Nilai yang paling sering muncul
adalah modus dari data.

Moving Average

Analysis tool ini berikut formula-formulanya digunakan untuk

memproyeksikan nilai-nilai dalam suatu periode prediksi,
berdasarkan nilai rata-rata dari variabel, atas sebuah angka spesifik
dari periode sebelumnya. Setiap nilai prediksi didasarkan pada
formula sebagai berikut:
1 N
F(t+1) = ----- A t-i+1
N j=1

dengan N adalah jumlah dari periode sebelumnya untuk dimasukkan

dalam moving average, Aj nilai aktual dari waktu j, dan Fj adalah nilai
prediksi pada waktu j.
Moving average digunakan untuk mendapatkan informasi mengenai
kecenderungan/trend dari data. Tool ini digunakan untuk
memprediksi penjualan, inventori, dan lain-lain.
Random Number
Generation

Dengan tool ini kita dapat mengisi suatu range data dengan
sejumlah angka random/acak yang dibangkitkan dengan beberapa
macam distribusi. Sekumpulan data dapat kita kenali distribusi dari
populasinya, misalnya distribusi normal untuk data tinggi sekelompok
orang atau distribusi Bernoulli untuk populasi hasil pelemparan koin.

Rank and Precentile

Analysis tool ini digunakan untuk membuat sebuah tabel yang berisi
ranking ordinal atau ranking persentase dari tiap nilai dalam
kelompok data.

Departemen Teknik Informatika ITB

136

Pelatihan Office Applications

Tabel 11-2. Daftar analysis tool dan kegunaannya dalam Analysis ToolPak
Analysis Tool

Kegunaan

Regression

Analysis tool ini digunakan untuk melakukan analisis regresi linear

menggunakan metode least square untuk mendapatkan sebuah
garis dari sekian banyak titik yang dihasilkan dalam observasi. Kita
dapat menganalisis bagaimana suatu variabel tidak bebas
dipengaruhi oleh nilai-nilai dari satu atau lebih variabel bebas.
Misalnya, bagaimana prestasi seorang atlit bisa dipengaruhi oleh
faktor-faktor seperti umur, tinggi badan, dan berat badan.

Sampling

Analysis tool ini digunakan untuk membuat sebuah sampel dari

sebuah populasi dengan memperlakukan range input sebagai suatu
populasi. Ketika populasi itu terlalu besar untuk diproses, kita dapat
menggunakan sebuah sampel sebagai perwakilan.

t-test: Paired Two

Sample for Means

Merupakan analysis tool untuk mengetes mean/rataan dari beberapa

populasi dengan tipe yang berbeda.
t-test: Paired Two Sample for Means digunakan untuk menentukan
apakah mean dari dua sampel data yang berpasangan adalah
berbeda. t-test ini tidak mengasumsikan bahwa variansi antara
kedua sampel tersebut sama.

t-test: Two Sample

Assuming Equal
Variances

Analysis tool ini dan formula-formulanya dapat digunakan untuk

menentukan apakah mean/rataan dua buah sampel data adalah
sama. Tes ini mengasumsikan bahwa mean dari kedua sampel data
adalah sama.

t-test: Two Sample

Assuming Unequal
Variances

Analysis tool ini dan formula-formulanya dapat digunakan untuk

menentukan apakah mean/rataan dua buah sampel data adalah
sama. Tes ini mengasumsikan bahwa variansi dari kedua sampel
data adalah tidak sama.

z-test: Two Sample

for Means

Anaysis tool ini digunakan untuk melakukan z-test dengan 2 sampel

untuk mencari mean/rataan dengan variansi yang diketahui. Tool ini
digunakan untuk mengetes hipotesis tentang perbedaan antara
mean/rataan dari 2 populasi. Sebagai contoh, kita dapat
menggunakan tes ini untuk menentukan perbedaan antara
performansi dari 2 model mobil.

11.7.2

Latihan 11-6a

Karena ada begitu banyak tool yang bisa kita pakai kita akan berlatih menggunakan salah
satu tool yang cukup sederhana yaitu Anova: Single Factor.
1. Buatlah sebuah sebagai berikut:

Atau jika tidak mau membuat file baru, Anda bisa menggunakan file-file yang sudah
pernah Anda buat sebelumnya.

Departemen Teknik Informatika ITB

137

Pelatihan Office Applications

2. Klik sebuah sel sembarang di worksheet.

3. Pilih menu Tools Data Analysis sehingga muncul kotak dialog yang berisi daftar
Analysis Tools. Pilih Anova: Single Factor dan klik OK.
4. Akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

Gambar 11-25. Kotak dialog untuk Anova: Single Factor

5. Untuk Input:

Pada masukan Input Range klik kotak

kita analisis variansinya.

kemudian blok sel-sel yang akan

Gambar 11-26. Range data yang akan dijadikan input

Ingat Anda tidak boleh memilih sel yang nilai datanya bukan data numerik.
Hal ini berkaitan dengan kegunaan analysis tool ini yaitu untuk menganalisis
variansi data-data numerik.

Untuk Grouped By pilih Columns.

Klik Labels in First Row. Ini berarti kita akan memberikan label pada baris
pertama hasil analisis kita nantinya.

Untuk Alpha berikan nilai 0.05 (sesuai default).

6. Untuk Output:

Pilihlah Output Range dan dengan cara yang sama seperti ketika hendak
memasukkan range input data, blok sel-sel yang akan menjadi daerah
output kita.

Jika kita memilih Output Range, maka hasil analisis akan diletakkan di
worksheet yang sama dengan data input pada range sel yang telah kita

Departemen Teknik Informatika ITB

138

Pelatihan Office Applications

pilih. Jika kita memilih New Worksheet Ply, maka hasil analisis akan
diletakkan di sebuah worksheet yang berbeda yang harus kita definisikan
namanya pada kotak teks di sebelahnya. Jika kita pilih New Workbook maka
berarti hasil analisisnya akan diletakkan di workbook/file Excel lain.
7. Klik OK.
8. Anda akan mendapati hasil analisis sebagai berikut:
Anova: Single Factor
SUMMARY
Groups
Column 1
Column 2
Column 3
Column 4

Count
3
3
3
3

ANOVA
Source of Variation
SS
Between Groups 243.1567
Within Groups
1267.458
Total

11.7.3

1510.615

Sum
Average Variance
240
80
75
228
76
436
265 88.33333 54.33333
239.6 79.86667 68.39583

df

MS
F
P-value
3 81.05222 0.511589 0.685457
8 158.4323

F crit
4.06618

11

Latihan 11-6b

1. Dengan menggunakan list pada tutorial gunakan Correlation Analysis Tool untuk
menganalisis korelasi antara data-data tersebut.
2. Dengan list yang sama gunakan Covariance Analysis Tool untuk menganalisis
kovariansi antara data-data tersebut.
3. Cobalah eksplorasi minimum 2 buah analysis tool dan temukan perbedaan data
input yang harus dimasukkan dan bentuk outputnya.

11.8 AutoSave
Add-in Autosave digunakan untuk menyimpan/save workbook secara otomatis pada interval
tertentu selama kita bekerja. Untuk menggunakannya, kita hanya tinggal memilih menu
Tools AutoSave. Akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

Gambar 11-27. Kotak dialog Autosave

Departemen Teknik Informatika ITB

139

Pelatihan Office Applications

1. Pilih menu Tools Autosave hingga muncul kotak dialog AutoSave.

2. Jika kita menginginkan workbook kita disimpan dalam interval waktu tertentu oleh
Excel secara otomatis, maka cek kotak Automatic Save Every. Jika tidak
menginginkan autosave, maka tinggal dikosongkan saja kotak ini sehingga secara
otomatis semua pilihan lain di kotak dialog ini akan nonaktif.
3. Masukkan interval waktu dalam menit di kotak Minutes, misalnya 10 menit.
4. Pilih salah satu pilihan penyimpanan yang dikehendaki dengan mengeklik salah satu
tombol radio yang ada di kotak Save Options, apakah Save Active Workbook
Only (menyimpan hanya workbook yang sedang aktif) atau Save All Open
Workbooks (menyimpan semua workbook yang sedang terbuka).
5. Cek kotak Prompt Before Saving untuk membuat Excel memberikan
pemberitahuan terlebih dahulu sebelum melakukan penyimpanan secara otomatis.
Jika tidak, kosongkan kotak ini.

Gambar 11-28. Kotak dialog AutoSave

11.9 Lookup Wizard

Kita bisa mencari nilai dalam suatu list yang memiliki label untuk baris dan kolomnya.
Lookup Wizard membantu kita mencari nilai-nilai lain di sebuah baris ketika kita sudah tahu
nilai di suatu kolom, atau sebaliknya.

11.9.1

Latihan 11-7a

1. Buatlah sebuah file Excel baru dan untuk memudahkan, masukkan list sebagaimana
pada tutorial sebelumnya yaitu list sebagai berikut:

atau gunakan saja file Excel yang sebelumnya sudah dibuat.

2. Klik pada salah satu sel di list tersebut.
3. Untuk menjalankan add-in ini kita dapat menggunakan menu Tools Wizard
Lookup. Jika menu ini dijalankan akan muncul langkah-langkah wizard yang akan
menuntun kita.
4. Step 1 of 4
Masukkan list pada kotak teks di bagian bawah wizard yang muncul atau dengan
klik tanda
di kotak tersebut dan blok bagian list yang akan kita kelola. Misalnya
kita blok seluruh list yang baru kita buat. Klik Next.

Departemen Teknik Informatika ITB

140

Pelatihan Office Applications

Gambar 11-29. Lookup Wizard Step 1 of 4

5. Step 2 of 4
Pilih kolom yang akan dicari dan baris yang akan dicari pada kotak-kotak yang
bersesuaian.
Misalnya dalam hal ini pilih kolomnya adalah Nilai Akhir dan barisnya adalah Bibin.
Artinya kita akan melakukan lookup terhadap data di kolom Nilai Akhir dan di baris
Bibin.
Klik Next.

Gambar 11-30. Lookup Wizard Step 2 of 4

6. Step 3 of 4

Departemen Teknik Informatika ITB

141

Pelatihan Office Applications

Gambar 11-31. Lookup Wizard Step 3 of 4

Dari pilihan yang tersedia, pilih Copy just the formula to a single cell, untuk mengopi
hasil lookup ke sebuah sel.
Pilihan Copy the formula and lookup parameters akan mengopikan hasil lookup
berikut parameter-parameter lookup ke beberapa sel yang dipilih.
Tekan Next.
7. Step 4 of 4
Pilihlah sebuah sel di worksheet tempat Anda akan meletakkan hasil lookup tadi
misalnya ke sel beralamat Sheet1!$A$5.
Jika sudah, klik Finish.

Gambar 11-32. Lookup Wizard Step 4 of 4

8. Hasil lookup yaitu nilai sebesar 79.2 yang merupakan hasil dari formula:
=INDEX(Book2_Sheet1_List, MATCH("Bibin",$A$1:$A$4,), MATCH("Nilai
Akhir",$A$1:$F$1,))
akan muncul di kotak dengan alamat Sheet1!$A$5.

Departemen Teknik Informatika ITB

142

Pelatihan Office Applications

11.9.2

Latihan 11-7b

Lakukan lookup dengan Lookup Wizard pada list yang telah kita buat dengan data sebagai
berikut:
a. Kolom: Nilai Akhir, baris: Andri
b. Kolom: No column label matches exactly, baris: Citra
c.

Kolom: UAS, baris: No row label matches exactly

Eksplorasi jika ditemukan langkah-langkah yang tidak biasa dan simpulkan kegunaannya.

Departemen Teknik Informatika ITB

143

Pelatihan Office Applications

12 Menggunakan Macro di Excel

12.1 Pendahuluan
Pada Microsoft Excel tersedia fasilitas untuk mengotomatisasi pekerjaan dengen
menggunakan macro. Sebuah macro merupakan urutan instruksi yang memberitahukan apa
yang harus dilakukan oleh Microsoft Excel. Instruksi tersebut dituliskan dalam bahasa
pemrograman komputer Visual Basic. Untuk dapat membuat macro, anda tidak harus
menjadi seorang programmer. Pada dasarnya, anda bahkan tidak harus belajar Visual Basic
untuk membuat sebuah macro sederhana dapat digunakan.
Microsoft Excel menyediakan sebuah Perekam Macro yang menuliskan sintaks macro untuk
anda. Perekam Makro menyimpan aksi yang anda lakukan dan perintah yang anda pilih
ketika anda bekerja dengan Microsoft Excel. Hasil rekaman dapat anda putar ulang, atau
jalankan. Macro tersebut mengulangi aksi yg anda rekam secara otomatis, hal ini akan
menghemat waktu dan tenaga.
Untuk membuat macro lebih Powerfull, anda dapat menambahkan kode Visual Basic anda
sendiri. Dengan Visual Basic, anda dapat membuat perintah, menu, kotak dialog, pesan dan
tombol sesuai dengan keinginan anda, dan anda dapat menampilkan online Help untuk
semua item-item tersebut. Anda dapat mengubah Microsoft Excel menjadi sebuah aplikasi
yang sama sekali berbeda dari sebelumnya. Mulai dari pengulangan pekerjaan secara
otomatis, sampai membangun aplikai yang powerfull dan memiliki fitur yang lengkap. Visual
Basic memiliki tools untuk membuat Microsoft Excel memenuhi kebutuhan spesifik anda.

12.2 Mengulang Pekerjaan secara Otomatis

Ketika bekerja dengan Microsoft Excel, anda mungkin merasa ada pekerjaan tertentu yang
anda lakukan secara rutin. Contohnya: secara teratur mengupdate gambar-gambar barang
yang dijual, plotting data pada sebuah chart, atau memberikan format khusus untuk sebuah
cell yang membuat anda mengulang urutan aksi dan perintah yang sama.

12.2.1

Macro menyederhanakan pekerjaan

Microsoft Excel menyederhanakan pekerjaan dengan macro. Sebuah macro merupakan

serangkaian perintah yang dibuat oleh Excel secara otomatis. Contoh: untuk memformat
range dari cell anda harus memilih perintah Format Cell, pilih Font Tab, namaFont, style dan
ukuran kemudian memilih tombol OK. Dengan menggunakan sebuah maro, anda dapat
mengkombinasikan semua pekerjaan ini dan mendapatkannya dalam satu langkah. Dengan
merekam macro anda sendiri, anda membuat MS Excel bekerja lebih efisien dan sesuai
dengan kebutuhan anda
Anda harus mempertimbangkan merekam sebuah macro setiap kali anda merasa
melakukan pengetikan yang sama atau memilih perintah yang sama secara reguler, atau
melalui urutan aksi yang selalu sama. Beberapa pekerjaan setiap hari yang dapat anda
otomasi dengan macro antara lain:

Membuka sekumpulan workbooks dan retrieve informasinya

Mencetak beberapa daerah cell

Membuka sebuah basisdata, mengurutkannya, membuat laporan dan menutupnya

Mempersiapkan lembar kerja baru dengan judul, lebar kolom dan format khusus yang
sama dengan lembar kerja sebelumnya.

Departemen Teknik Informatika ITB

144

Pelatihan Office Applications

Contoh:
Misalkan anda sering mempersiapkan lembar kerja baru untuk memasukkan data penjualan.
Setelah membuka lembar kerja baru, anda melakukan aksi berikut ini:

Mematikan gridlines

Memilih Cell C3

Memasukkan judul : Data Penjualan Spare Parts

Format judul menjadi berukuran 18 point dan huruf Times New Roman

Membuat udul tersebut Bold dan italic

Memberi warna biru tua untuk border sekitar cell

Memperlebar Column C untuk mengakomodasi Judul

Untuk mempercepat proses perisapan lembar kerja baru ini, anda dapat merekam sebuah
macro yang menangani semua urutan pekerjaan tersebut untuk anda. Selanjutnya ketika
anda menjalankan macro, Excel secara otomatis akan mempersiapkan lembar kerja untuk
anda dengan urutan pekerjaan yang anda telah lakukan.
Lembar kerja yang telah lengkap di beri fomat terlihat seperti gambar berikut:

Gambar 12-1. Lembar kerja yang telah lengkap di beri fomat

Departemen Teknik Informatika ITB

145

Pelatihan Office Applications

12.2.2

Proses Merekam Macro

Perekam macro pada Microsoft Excel bekerja hampir sama dengan sebuah tape recorder.
Seperti tape recorder yang merekam semua yang anda katakan, perekam macro merekam
semua yang anda lakukan (termasuk kesalahan yang anda buat).
Ketika anda menjalankan macro, urutan instruksi yang telah direkam memberitahu apa yang
harus dilakukan. Excel. Perekam macro memutar ulang apa yang anda pernah lakukan,
persis dengan tape recorder yang memutar ulang apa yang anda katakan.
Berikut ini merupakan langkah-langkah umum untuk merekam sebuah macro, kemudian
contoh step by step menunjukkan bagaimana cara kerja prosedur.

12.2.3

Merekam macro

1. Dari menu Tools, pilih Record Macro, kemudian pilih Record New Macro
2. Pada box Macro Name, tuliskan nama untuk macro tersebut. Nama dapat
mengandung huruf, angka dan garis bawah, nama macro harus dimulai dengan
sebuah huruf. Nama tidak boleh mengandung spasi atau tanda baca
3. Pada kotak Description, ketikkan deskripsi dari sebuah macro
4. Untuk set options macro, pilih tombol Options, kemudian set options yang
diinginkan. Untuk deskripsi dari option tersebut, anda dapat melihat dari Help
5. Pilih tombol OK. Ketika Perekam Makro bekerja, Tombol Stop Macro muncul pada
layar anda sebagai toolbar sendiri.
Jika anda memilih sebuah cell ketika
menjalankan macro, maka macro akan memilih cell yang sama karena secara
default macro akan mereka referensi cell secara absolut. Jika anda ingin macro
memilih posisi cell sendiri untuk menjalankan macro, maka set perekam macro
menjadi relative cell references dari toolbar Stop Recording, klik Relative
Reference. Excel akan melanjtkan merekam macro dengan relative references
sampai anda berhenti atau sampe mengklik Relative Reference lagi.
6. Lakukan aksi-aksi yang ingin direkam
7. Click tombol Stop Macro. Anda dapat juga memilih Record Macro dari menu Tools
kemudian pilih Stop Recording
Contoh merekam macro:
Prosedur berikut ini memperlihatkan bagaimana merekam sebuah macro untuk
mempersiapkan lembar kerja dengan mematikan gridlines, memasukkan judul ke cell c3
kemudian memformat cell dengan format tertentu.
Anda dapat mulai dengan menghidupkan macro recorder dan memberikan ama dan
deskripsi pada macro anda.
Untuk memulai merekam contoh macro
1. Dari Menu Tools, pilih Record Macro, kemudian pilih Record New Macro
2. Pada kotak Macro Name, ketikkan Judul yang diinginkan
3. Pada kotak Description, ketik Mempersiapkan sebuah lembar kerja dengan judul pada
cell C3 dan format tertentu
4. Pilih tombol OK
Untuk menghilangkan gridlines
1. Dari menu Tools, pilih Options
2. Pilih tab View
3. Dari Window Options, kosongkan check box Gridlines

Departemen Teknik Informatika ITB

146

Pelatihan Office Applications

4. Pilih tombol OK
Berikutnya, anda memasukkan judul pada cell, memilih format yang diinginkan, dan
menyelesaikan macro. Contoh ini mengasumsikan pilihan pada Tools --> Options, tab Edit,
untuk setting Move Selection After Enter di nonaktifkan
Untuk memasukkan judul, memilih format yang diinginkan, dan menyelesaikan macro
1. Pilih cell C3 dan ketikkan judul yang diinginkan, misalnya : Data Penjualan Spare Parts
kemudian tekan ENTER.
2. Dari menu Format, pilih Cells
3. Pilih Tab Font
4. Pada kotak Font, plih Times New Roman
5. Pada kotak Font Style, pilih Bold Italic
6. Pada kotak Size, pilih 18
7. Pilih Tab Border
8. Pilih Border Outline
9. Pada bagian Style, pilih garis solid yang paling tebal
10. Pilih tombol OK
11. Dari menu Format, pilih Column, kemudian pilih AutoFitSelection
12. Click tombol Stop Macro
Anda dapat juga memilih menu Tools --> Record Macro --> Stop Recording
Lembar kerja anda akan terlihat seperti gambar di bagian sebelumnya.

12.2.4

Menjalankan Macro

Setelah anda merekam sebuah macro, anda dapat memanggil kembali atau menjalankan
macro tersebut setiap kali di butuhkan. Microsoft Excel menyimpan semua perintah yang
harus dijalankan dalam macro.
Cara menjalankan macro
1. Dari menu Tools, pilih Macro
2. Pada kotak Macro Name/ Reference, ketik atau pilih sebuah nama
3. Pilih tombol Run
Catatan : Anda dapat menginterrupt macro yang sedang berjalan dengan menekan kunci
ESC. Ketika menginterrupt sebuah macro, Microsoft Excel akan menampilkan kotak dialog
Macro Error.
Contoh menjalankan Macro untuk menyiapkan lembar kerja baru
1. Ganti ke lembar kerja baru dalam workbook anda
2. Pilih Cell A1
3. Dari menu Tools pilh Macro
4. Pada kotak Macro Name/ Reference, ketik atau pilih nama macro yang tadi di buat
5. Pilih tombol Run
Setelah menjalankan macro itu, anda akan mendapatkan lembar kerja yang terlihat sama
dengan lembar kerja yang anda buat sebelumnya.

Departemen Teknik Informatika ITB

147

Pelatihan Office Applications

12.2.5

Mengedit Macro hasil Rekaman

Macro yang telah direkam dapat kita ubah sesuai dengan kebutuhan. Kita bisa
menambahkan, ataupun mengurangi bagian yang kita perlukan, untuk ini kita harus mengerti
Bahasa Visual Basic, karena macro hasil rekaman disimpan dalam code Visual Basic.
Cara mengubah macro hasil rekaman
1. Dari menu Tools, pilih Macro
2. pada kotak Macro Name/Reference, ketikkan atau pilih nama macro yang ingin anda
tampilkan
3. Pilih tombol Edit
4. Selanjutnya macro akan tampil dalam sebuah window visual basic editor
Untuk mengedit code yang ada dalam macro, anda dapat melakukannya seperti halnya
anda mengedit teks pada program pengolah kata pada umumnya.
Menambah baris keterangan dalam kode program
Menambahkan baris keterangan dalam kod program merupakan cara yang sangat baik
untuk mengidentifikasi kegunaan dari berbagai bagian macro dan untuk mempermudah
anda mengubah kode program ketika dibutuhkan adanya perubahan.
Anda dapat menambahkan keterangan dari macro yang anda buat dengan cara
menambahkan tanda petik tunggal seperti contoh berikut:
'baris keterangan pada kode macro
Baris keterangan tidak akan ikut di proses menjadi urutan aksi, tetapi merupakan keterangan
kode saja.

12.2.6

Mengubah Setting dan Option Macro

Setelah merekam sebuah macro, anda dapat mengubah options untuk macro sebagai
berikut:

deskripsi dari macro

shortcut dari keyboard untuk menjalankan macro

nama macro yang muncul pada menu Tools

Cara mengubah options untuk macro yang sudah ada

1. Dari menu Tools, pilih Macro
2. Pada Kotak Macro Name/References, ketik atau pilih nama macro yan ingin anda ganti
options nya
3. Pilih tombol Options
4. Gantilah options yang terlihat dan ingin anda ganti
5. Pilih tombol OK

Departemen Teknik Informatika ITB

148

Pelatihan Office Applications

12.3 Lebih Mudah dengan Macro

Sekali anda merekam sebuah macro, anda dapat menempelkan macro tersebut ke sebuah
item menu atau sebuah tombol atau object graphic lainnya, dan membuatnya menjadi
gampang diakses dan lebih menyenangkan seperti halnya menu perintah yang disediakan
oleh Microsoft Excel. Hal ini tidak saja meningkatkan performansi kerja anda, tetapi juga
membuat macro menjadi lebih mudah digunakan oleh pengguna lainnya untuk
menyelesaikan pekerjaan yang sama.

12.3.1

Membuat Shortcut Key Macro

1. Pada menu Tools, pilih Macro

2. Pada kotak Macro Name, pilih nama macro yang ingin anda beri shortcut key
3. Pilih Options
4. Untuk menjalankan macro dengan shortcut key, masukkan sebuah huruf ke dalam kotak
Shortcut Key. Shortcut key ini akan menimpa shortcut default yang diberikan oleh Excel
ketika buku kerja yang mengandung macro ini di buka
5. Untuk menambahkan deskripsi macro, ketiklah di kotak Description
6. Click OK
7. Click Cancel

12.3.2

Macro pada Button di Toolbar

Ketika anda membuat macro pada sebuah tombol di Toolbar, macro ini akan tersedia untuk
semua lembar kerja pada bukukerja yang menampilkan toolbar tersebut. Biasanya button
toolbar yang anda asosiasikan dengan macro merupakan tombol yang tidak dipakai (custom
button) yang disediakan oleh Excel untuk macro atau untuk keperluan lainnya
Cara membuat macro pada custom toolbar
1. Dari menu Tools, pilih Customize
2. Pilih tab Commands, dari list Categories pilih Macros, dari list Commands drag
sebuah Custom button ke toolbar
3. Klik kanan pada tombol toolbar yang baru anda buat, kemudin set lah propertinya, isilah
Name dengan nama button yang diinginkan, kemudian pilih menu Assign Macro
4. Pilih nama Macro yang ada dari kotak Macro Name
Selain membuat button di Toolbar, dengan cara yang hampir sama anda dapat memilih
Toolbar Menu untuk menjalankan Macro (pada langkah 2, yang dipilih menu bukan button)

12.3.3

Macro pada Button di Lembar Kerja

Pada Microsoft Excel anda dapat membuat sebuah tombol diatas lembar kerja atau lembar
grafik untuk menjalankan macro. Dengan menambahkan macro pada sebuah tombol, anda
membuat macro itu lebih visible dan siap untuk di pakai selama anda bekerja. Jika tombol
tersebut ada pada lembar kerja, maka macro tersedia setiap saat anda membuka lembar
kerja tersebut.
Cara membuat macro pada tombol di lembar kerja
Sebelum anda memulai procedure ini, anda harus memilih toolbar Form ditampilkan.
Gunakan perintah Toolbar pada menu View untuk menampilkan Toolbar
1. Pilih tombol CreateButton pada toolbar Form
2. Tunjuk ke salah satu sudut dari letak tombol yang ingin anda buat

Departemen Teknik Informatika ITB

149

Pelatihan Office Applications

3. Tarik sampai tombol berukuran dan berbentuk sebesar yang anda inginkan.Ketika anda
melepas tombol mouse, kotak dialog Assign Macro akan terlihat
4. Untuk menambahkan macro yang sudah ada, ketik atau pilih nama macro pada kotak
Macro Name, kemudian pilih tombol OK
atau
untuk membuat macro baru, pilih Record Button, kemudian ikuti langkah-langkah untuk
membuat macro.

12.3.4

Macro pada Object Graphic

Cara membuat macro ini hampir sama dengan menambahkan macro pada button, bedanya,
pada bagian ini kita membuat macro pada object-object graphic yang terletak diatas object
graphic lainnya.
Sebelum anda memulai procedure ini, anda harus memilih toolbar Drawing ditampilkan.
Gunakan perintah Toolbar pada menu View untuk menampilkan Toolbar
1. Buatlah sebuah object gambar dari Toolbar Drawing
2. Pilih tombol CreateButton pada toolbar Drawing (atau bisa juga object drawing lainnya)
3. Tunjuk ke salah satu sudut dari letak tombol yang ingin anda buat
4. Tarik sampai tombol berukuran dan berbentuk sebesar yang anda inginkan.Ketika anda
melepas tombol mouse, kotak dialog Assign Macro akan terlihat
5. Untuk menambahkan macro yang sudah ada, ketik atau pilih nama macro pada kotak
Macro Name, kemudian pilih tombol OK
atau
untuk membuat macro baru, pilih Record Button, kemudian ikuti langkah-langkah untuk
membuat macro.

12.4 Membuat Prosedur

Aplikasi lain

Otomatis

dan

Menambahkan

Pada bagian ini akan di bahas interaksi antara pengguna daN Microsoft Excel dan juga
antara Microsoft Excel dengan aplikasi lain melalui event. Event tersebut bisa berupa
pengulangan dari sebuah aksi misalnya untuk membuka sebuah bukukerja, bertukar ke
lembar kerja lain, penggunaan kunci kombinasi yang umum, atau menghitung ulang formula
dalam lembar kerja. Beberapa event harus diinisialisasi oleh pengguna, ada juga yang di
inisialisasi oleh Excel atau oleh aplikasi lain.
Ada 3 kelas utama dari event, diorganisasikan berdasarkan
mengimplementasikan prosedur yang diasosiasikan dengan event tersebut:

cara

anda

Anda dapat menggunakan perintah Assign Macro dari menu Tools untuk
mengasosiasikan sebuah prosedur dengan aksi mengklik sebuah tombol atau object
lainnya, seperti yang telah dijelaskan

Anda dapat membuat prosedur berjalan otomatis ketika event tertentu terjadi
dengan menggunakan konvensi penamaan yang dimulai dengan Auto_

Anda dapat menmbuat sebuah OnEvent Procedure (contohnya : menggunakan

OnWindow atau OnCalculate property)
yang berjalan ketika even yang
diasosiasikan terjadi.

Departemen Teknik Informatika ITB

150

Pelatihan Office Applications

12.4.1

Membuat Prosedur Otomatis

Sebuah prosedur otomatis disimpan dalam sebuah buku kerja dan berjalan secara otomatis,
misalnya saja ketika buku kerja tersebut dibuka atau ditutup. Anda dapat meletakkan
prosedur Otomatis pada modul Visual Basic dalam sebuah buku kerja dimana saja. Level
prosedur otomatis dari sebuah buku kerja diidentifikasi dengan nama yang muncul pada
modul Auto_Open atau Auto_Close
Untuk mendefinisikan prosedur otomatis
1. Switch ke modul Visual Basic yang ingin anda tambahkan prosedur otomatis
2. Buatlah sebuah prosedur baru yang diberi nama Auto_Open atau Auto_Close
3. Tuliskan kode dari prosedur
Untuk menguji prosedur Auto_Open atau Auto_close tanpa secara eksplisit membuka atau
menutup buku kerja, anda dapat memilih menu Tools--> Macro, kemudian pilih nama
prosedurnya, lalu jalankan tombol Run.
Anda hanya dapat menggunakan paling banyak satu Auto_Open dan satu Auto_Close pada
setiap buku kerja. Jika lebih dari satu prosedur Auto_Open atau Auto_Close ada, maka tidak
satupun prosedur dapat di jalankan.
Prosedur Auto_Open
Prosedur ini berjalan ketika sebuah buku kerja di buka. Anda dapat menggunakan prosedur
ini untuk mengeset menu bar, kustomisasi uku kerja untuk sistem operasi yang berjalan,
menampilkan layar startup yg di kustomisasi atau untuk menginisiasi link ke file lain atau
aplikasi lain
Sebagai contoh, prosedur otomatis berikut ini secara otomatis menambahkan sebuah menu
tambahan ke menu Tools pada lembar kerja.
Sub Auto_Open()
MenuBars(xlWorksheet).Menus(Tools).MenuItems.Add
Caption:= My Analysis
OnAction:= ThisWorkbook.Name ^ !Module2.MyAnalysisProc
Before:=1
End Sub
Prosedur Auto_Close
Prosedur auto_close dijalankan tepat sebelum buku kerja mengandung prosedur close.
Anda dapat menggunakan untuk mengembalikan menu bars, toolbars dan elemet user
interface lainnya ke kondisi sebelumnya dan menyimpan serta menutup file yang
mendukung sebuah aplikasi.
Anda dapat juga menggunakan prosedur Auto_Close untuk meyakinkan bahwa hubungan
dengan aplikasi lain telah di putuskan. Sebagai conntoh, jika aplikasi anda menggunakan
Windows Terminal untuk mendownload persediaan quotations dari layanan informasi secara
remote, anda mungkin ingin Terminal melakukan log off dari layanan sebelum menutup buku
kerja, berikut contoh kode nya:
Sub Auto_Close()
MenuBars(xlWorksheet).Menus(Tools).MenuItems.Delete
CloseLogFile

Procedure: c;pse transaction file

DisconnectService Procedure: disconnect info service

End Sub

Departemen Teknik Informatika ITB

151

Pelatihan Office Applications

12.4.2

Membuat Prosedur
Procedures)

berdasarkan

Event(OnEvent

Sebuah OnEvent procedure atau disebut juga event handler merupakan sebuah prosedur
yang berjalan ketika event tertentu terjadi. Jenis event misalnya saja pada property dari
Control dan Dialog Box(OnAction), contoh lain misalnya saja prosedur-prosedur untuk
mengatasi kesalahan (OnError) atau juga mengontrol dan berkomunikasi dengan aplikasi
lain.
Cara Untuk mendefiniskan sebuah OnEvent Procedure
1. Tuliskan sebuah procedure (event handler itu sendiri) untuk dieksekusi ketika sebuah
event terjadi
2. Pada proser lain, gunakan VisualBasic method atau property (contohnya OnTime
method) dalam sebuah statement yang mengasosiasikan event dengan event handler
tersebut
Setelah statemen tersebut dieksekusi, handler akan berjalan setiap kali event terjadi. Hal ini
disebut menjebak event. Untuk mematikan jebakan event, anda dpat menggunakan method
Visual Basic yang sama dengan mengdisasosiasikan even dan handlernya.
Untuk melihat contoh-contoh OnEvent Procedure, anda dapat melihat pada Microsoft Visual
Basic Help, anda dapat melihat ada Event dan Method apa saja yang dimiliki oleh sebuah
Object Aplication, ataupun Object Workbook

12.4.3

Add-in Application

Anda dapat menggunakan Add-in Application untuk mendistribusikan salinan dari pekerjaan
anda ke dalambentuk yang tak dapat di baca atau di modifikasi oleh orang lain selain yang
memiliki hak untuk menggunakannya. Dalam bentuk yang paling sederhana, sebuah add-in
application berisi sekumpulan fungsi yang didefiniskan pengguna. Untuk add-in application
yang lebih komplek, bisa berisi sebuah dialog box yang sudah di ubah, menu yang diubah,
sebuah toolbar yang unik dan sekumpulan fungsi dan prosedur yang mengaitkan aplikasi itu
menjadi satu.
Add-in aplication di load berdasarkan kebutuhan. Contohnya jika sebuah add-in berisi menu
editing list, efek dari menu ini muncul pada menu yang sedang aktif ketika pengguna
membuka Excel. Ketika pengguna memilih sebuah menu specific kepada Add-In, maka
Excel akan meload keseluruhan add-in, akan tetapi bila add-in berisi sebuah prosedur
Auto_Open, maka add-in secara lengkap di load ketika Excel di buka.
Dimana mendapatkan Add-ins
Sekumpulan add-ins tersedia ketika anda menginstal Excel, dan lebih banyak lagi add-ins
tersedia dari Microsoft on the Web.
Loading add-ins ke dalam Excel
Untuk dapat meload add-ins, pastikan anda sudah menginstal add-ins tersebut, kemudian
setelah itu untuk membuat add-in tersedia untuk excel yang harus di lakukan adalah meload
add-in ke Excel dengan cara :
1. Pada menu Tools, click Add-Ins
2. Jika add-in yang anda ingin gunakan tidak berada di list Add_ins available , klik
Browse, kemudian tentukan lokasi folder dimana add-in berada. Lalu instal
3. Pada kotak Add-Ins Available, pilihlah checx box sesuai dengan yang ingin anda
load.

Departemen Teknik Informatika ITB

152

Pelatihan Office Applications

12.5 Explorasi Penggunaan Macro di Excel

Excel sudah menyediakan beberapa contoh penggunaan macro yang dapat anda eksplorasi
untuk mengetahui contoh-contoh aplikasi yang dapat dilakukan dengan macro pada Excel
ini. Untuk melihat contoh macro, dari pilihan New Document, pilihlah tab Spreadsheet
Solutions. Dari situ ada 4 contoh template yang di sediakan Excel dengan menggunakan
macro

Invoice

Purchase Order

Expense Statement

Vilage Software

Silahkan anda mengeksplorasi contoh-contoh yang ada, perhatikan button dan toolbar yang
digunakan untuk menjalankan macro. Coba juga cari cara menampilkan online Help.
Untuk eksplorasi ini, anda dapat melihat pada Help yang tersedia di Microsoft Excel maupun
pada Microsoft Visual Basic Editor yang tersedia dalam Excel 2000.

12.6 Latihan Tutorial 12

12.6.1

Purchase Order Sederhana

Buatlah sebuah Purchase Order sederhana seperti contoh yang ada di Excel, Designlah
template anda sendiri, buatlah macro untuk button-button yang ada pada lembar kerja
Purchase Order. Lembar Kerja ini harus dapat digunakan untuk melakukan satu kali
Purchase Order (untuk kolom Total dan subtotal benar-benar bisa menghitung). Tambahkan
satu button untuk mengeprint lembar Purchaser Order
Batasan:
Untuk latihan ini, anda tidak perlu membuat sampai ke Customize Your Purchase Order
Sheet. Button Customize cukup sampai memanggil sheet kosong yang diberi nama
Customize Your Purchase Order Sheet. Data dari worksheet ini tidak perlu disimpan ke
basis data.

12.6.2

Form Data Entry

Buatlah design sebuah form untuk entry data Pegawai.

Kemudian tambahkan macro pada form tersebut sehingga bisa untuk mengentri,
mengupdate dan menghapus record. Basis datanya bisa berupa tabel-tabel di Excel atau
tabel di Access, silahkan anda mengeksplore sendiri car a mengakses basis data dengan
macro. Prinsipnya dengan pemrograman di Acces sama saja, karena sama-sama
menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.
Struktur Tabel Pegawai adalah sebagai berikut:
Nama Tabel

: t_Pegawai

Primary Key

: NIP

Fields :
Nama
NIP
Nama
Tgl_Lahir

Deskripsi
Nomor pegawai
Nama pegawai
Tgl lahir

Departemen Teknik Informatika ITB

Type & Len

Text(8)
Text(30)
Date

Default

Keterangan

153

Pelatihan Office Applications

Nama
Kota_Lahir
Alamat

Type & Len

Text(30)
text (60)

Default

Keterangan

Sex

Deskripsi
Kota kelahiran
Alamat pegawai, jalan
dan kota
Kd jenis kelamin

Text(1)

Kd_agama

Kode Agama Pegawai

text (1)

Kd_Goldarah
status

Kode golongan darah

Status perkawinan

Text(2)
Text (1)

P atau L
P=Perempuan,
L=Laki-laki
Merefer
ke
t_agama
Merefer ke t_darah
1/2/3
1=Kawin; 2=Tidak
kawin,
3=Janda/duda

TinggiBadan

Tinggi badan dalam cm

integer

A
1

Nama Tabel : t_Agama

Primary Key : Kd_agama
Fields :
Nama
Kd_agama

Deskripsi

Deskripsi
Kode
Agama:
I=Islam;
K=Kristen,
B=Budha;
H=Hindu
A=Aliran
kepercayaan
Keterangan

Nama Tabel

: t_Darah

Primary Key

: kd_Goldarah

Type & Len

Text (1)

Default

Text(50)

Fields :
Nama
Kd_Goldarah

Deskripsi

Deskripsi
Kode golongan Darah:
A = Golongan darah A
B = Golongan darah B
O = Golongan darah O
AB = Golongan darah
AB
Keterangan

Type & Len

Text(2)

Default
A

Keterangan

text (50)

Catatan : Cobalah eksplorasi cara mengelola databasedengan macro menggunakan visual

basic. Dari Microsoft Visual Basic Help yang disediakan di Excel. Untuk ini, sebaiknya Excel
diinstal secara lengkap.

Departemen Teknik Informatika ITB

154

Pelatihan Office Applications

13 Studi Kasus
13.1 Kasus 1 : Menghitung Uang Lembur
Berikut adalah sheet daftar uang lembur karyawan

Buatlah sheet tersebut menjadi tampilan hasil dengan menggunakan pengolahan pada MS
Excel yaitu :

Departemen Teknik Informatika ITB

155

Pelatihan Office Applications

a. Menghitung Uang Lembur

Menghitung Rp. Kolom F6:F21 = (Jam Lembur) * (lembur per jam)

b. Menghitung dengan IF ITB

Menghitung Rp. Kolom F6:F21 = (Jam Lembur) * (lembur per jam lama / baru dengan IF)

Departemen Teknik Informatika ITB

156

Pelatihan Office Applications

c. Menghitung dengan SUM dan SUMIF

c. Menggunakan Look-up

Departemen Teknik Informatika ITB

157

Pelatihan Office Applications

13.2 Kasus 2 : Menghitung Gaji dengan PPh Pasal 21

1. Buatlah lembar kerja seperti pada gambar pertama Kasus 1.
2. Data masukan :

pada tabel pembantu adalah TUNJANGAN/ANAK, KODE, STATUS,

PTKP/BLN dan TRANSPORT

pada lembar laporan adalah : NIP, Jabatan, KODE, GAJI POKOK

3. Ketentuan :

Tanggungan : isi dengan rumus =VALUE(RIGHT(A6,1)) (value : fungsi

untuk mengubah teks menjadi angka)

Tunjangan = Tunjangan/anak + Tanggungan * Tunjangan/anak

Status, Tunjangan dan Transport : gunakan fungsi VLOOKUP

Gaji Kotor = Gaji Pokok + Tunjangan + Transport

Pajak PPH-21 = (Gaji Kotor PTKP/Bln )* 5%

Gaji Bersih = Gaji Kotor Pajak PPh-21

Gambar 13-1. Tampilan Masukan Kasus12-4

4. Tampilan Hasil :

Departemen Teknik Informatika ITB

158

Pelatihan Office Applications

13.3 Kasus 3 : Menghitung Nilai

1. Buatlah lembar kerja berikut ini :

2. Data masukan adalah : Nomor, Nama, NIM, UTS (Ujian Tengah Semester), UAS
(Ujian Akhir Semester)
3. Buat tabel Ketentuan sebagai berikut di sel J7 s.d L12

Departemen Teknik Informatika ITB

159

Pelatihan Office Applications

ANGKA AKHIR

HURUF

KETERANGAN

>=85

Sangat baik

75<=NILAI<85

Baik

60<=NILAI<75

Cukup

45<=NILAI<60

Kurang

NILAI<45

Mengulang

4. Ketentuan Soal :

Angka Akhir = 40%*UTS + 60%*UAS

Huruf : menggunakan fungsi IF dengan ketentuan seperti pada tabel di atas.

5. Keterangan : menggunakan fungsi VLOOKUP dengan sel kunci HURUF.

6. Tampilan Hasil :

Departemen Teknik Informatika ITB

160

Pelatihan Office Applications

13.4 Kasus 4 : Menghitung Sewa Kamar Hotel

Buatlah lembar kerja di bawah ini dengan ketentuan sebagai berikut :
Data-data yang harus dimasukkan adalah :

Nama Tamu, Kode Type

Kode Kamar, dan Lama Tinggal

Ketentuan Soal :

Kolom Type Kamar diisi menggunakan fungsi = HLOOKUP berdasarkan pada TABEL
TYPE KAMAR.

Kolom Nama Kamar diisi menggunakan fungsi = VLOOKUP berdasarkan pada TABEL
TARIF.

Kolom Tarif Kamar diisi menggunakan fungsi IF dan VLOOKUP berdasarkan pada
TABEL TARIF sesuai dengan Kode Type dan Kode Kamar yang ada.

Total Bayar = Tarif Kamar * Lama Tinggal

Departemen Teknik Informatika ITB

161

Pelatihan Office Applications

13.5 Kasus 5 : Basisdata Lembur Karyawan

a. Menampilkan dengan Sort

b. Menampilkan dengan AutoFilter

Departemen Teknik Informatika ITB

162

Pelatihan Office Applications

Menampilkan dengan Advance Filter

c. Menampilkan dengan DCOUNT, DSUM, DAVERAGE

Departemen Teknik Informatika ITB

163

Pelatihan Office Applications

Mengcopy rumus dengan Data, Table

Tampilan hasil :

d. Menampilkan dengan Subtotal

Departemen Teknik Informatika ITB

164

Pelatihan Office Applications

13.6 Kasus 6 : Basisdata Rekap Nilai

Berdasarkan daftar nilai berikut :

Buat Tabel Rekapitulasi Nilai yang dihitung berdasarkan data di atas :

Dimana :
Jumlah Mahasiswa : dihitung menggunakan fungsi DCOUNT, dengan kriteria berdasarkan
huruf
Angka Akhir Maksimum : dihitung menggunakan fungsi DMAX, dengan kriteria berdasarkan
huruf
Angka Akhir Manimum : dihitung menggunakan fungsi DMIN, dengan kriteria berdasarkan
huruf
Rekapitulasi Nilai :
HURUF
A
B
C
D
E

Jumlah Mahasiswa
2

Departemen Teknik Informatika ITB

Angka Akhir Maksimum

86,8

Angka Akhir Minimum

86,4

165

Pelatihan Office Applications

a. Pivot
Data Asli

Total Rupiah Per Unit

Total Jam Lembur Per Orang (Dapat dipilih per unit)

Departemen Teknik Informatika ITB

166

Pelatihan Office Applications

b. Chart
Data

Buatlah Grafik Jumlah Karyawan seperti Berikut :

Buatlah Grafik Jumlah & Rata-rata Lembur Karyawan Seperti Berikut :

Departemen Teknik Informatika ITB

167

Pelatihan Office Applications

13.7 Kasus 7 : Membuat Grafik

Berdasarkan informasi dari media masa, nilai tukar rupiah terhadap Dollar Amerika pada
minggu kedua bulan Juli 2000 adalah sebagai berikut :

NILAI TUKAR RUPIAH TERHADAP US-DOLLAR

JULI 2000
Tanggal

15

16

17

18

19

20

21

Rupiah

8975

9245

9560

9125

8750

8680

9025

Buatlah grafik tipe Line dengan berbagai pilihan sehingga tampilannya menarik. Background
grafik dapat menggunakan gambar yang tersedia.

Departemen Teknik Informatika ITB

168