MENGGUNAKAN PROGRAM PENGOLAH ANGKA MS-EXCEL 2007

A.

PERANGKAT LUNAK MICROSOFT EXCEL Untuk menjalankan program microsoft excel maka anda dapat mengikuti langkahlangkah se agai erikut : !. "yalakan komputer dengan menekan tom ol po#er $. %unggu hingga komputer selesai melakukan ooting, selanjutnya komputer akan menampilkan dekstop &. 'lik start pilih all program kemudian pilih Microsoft Office (. Pilih Microsoft Excel tunggu hingga muncul lem ar kerja di a#ah ini

Oleh : Mujiyanto, S.Pd

)em ar kerja Microsoft *xcel

MODUL 2

)em ar kerja +#orksheet, Microsoft *xcel terdiri atas kolom dan aris. 'olom dimulai dari -, ., /, 0, * hingga kolom 12 +$34 kolom,. .aris dimulai dari ! hingga 433&4 aris. Perpotongan antara aris dan kolom dinamakan sel.

!.

B.

MENGHAPUS LEMBAR KERJA Untuk menghapus isi se uah sel lem ar kerja caranya adalah dengan menempatkan kursor pada sel yang dimaksud kemudian tekan tom ol Deleted. Sedangkan untuk menghapus data dalam range + e erapa, sel caranya dengan melakukan lok terhadap sekelompok data yang akan dihapus, kemudian tekan tom ol Deleted MENYALIN ISI SEL Menyalin +mengopi, adalah menggandakan atau memper anyak isi sel lem ar kerja. )angkah-langkahnya adalah se agai erikut !. .lok e erapa data yang akan dicopy 5 klik +jika hanya satu data saja, $. 'lik menu Edit, Cop !Ct"l#C$ &. Pindahkan kursor atau klik sel yang akan dituju (. 'lik menu Edit% P&'te !Ct"l#($ OPERASI KOLOM DAN BARIS Menyisipkan 'olom !. %empatkan kursor pada kolom yang akan disisi $. 'lik menu I)'e"t% Col*+) E. !. $. Menyisipkan .aris %empatkan kursor pada aris yang akan disisi 'lik menu I)'e"t% Ro,'

%empatkan petunjuk mouse pada garis pembatas antar kolom sehingga muncul tanda plus $. )akukan drag ke kanan untuk memper esar atau kekiri untuk mengecilkan Sedangkan untuk mengu ah tinggi aris adalah se agai erikut. !. %empatkan petunjuk mouse pada garis pembatas antar baris sehingga muncul tanda plus $. )akukan drag keatas untuk mengecilkan atau ke a#ah untuk mem esarkan !. $. Menghapus 'olom dan .aris %empatkan kursor pada kolom5 aris yang akan dihapus 'lik menu Edit% Deleted. 'emudian akan tampil pilihan se agai erikut. 'eterangan : a, Shit cells left
Menghapus sel yang ditunjuk dengan menggeser aris kanannya ke sel aktif

C.

, c, d,

Shift cells up
Menghapus sel yang ditunjuk dengan menggeser aris di a#ahnya ke sel kiri

*ntire ro#
Menhapus satu aris

D.

*ntire collumn
Menghapus satu kolom

Mengu ah )e ar 'olom atau tinggi aris Untuk mengu ah le ar kolom lem ar kerja, ikuti langkah erikut ini

MEMFORMAT CELL 6ormat cells artinya menampilkan isi sel atau lem ar kerja dari entuk asli ke entuk yang lain sesuai dengan format +tampilan, yang digunakannya. Untuk memformat isi sel lem ar kerja adalah dengan mengklik menu Fo"+&t % Cell' atau langung Ct"l # - maka selanjutnya tampil menu pilihan, yaitu se agai erikut : -. Pili.&) N*+/e" !A)01&$

5.

Pili.&) Bo"de" !/i)01&i$

'eterangan : !. "one : tidak ada garis $. Outline : garis diluar daerah range + lok, &. 1nside : garis hanya didalam daerah range + lok, (. .order : mem uat satu garis 3. )ine style : model garis 4. /olor : #arna garis

Format Untuk Angka Rp, %, Decimal, bulan, tahun, dll

2.
Perataan %eks dalam cells

Pili.&) Ali0)+e)t !te1'$

6.

Pili.&) P&tte")'

Untuk memutar teks +7ariasi teks, Mem erikan #arna pada cells5 ackground

Mengontrol teks jika tidak muat dlm satu cell (wrap text dan shrink to fit) dan pengga ungan antar cells (merge cells)

3.

Pili.&) Fo)t !.*"*4$

'eterangan : !. 6ont : untuk jenis hurufnya $. 6ont style : untuk style hurufnya 8 B% I, B &. Si9e : ukuran huruf (. Underline : :aris a#ah pd huruf 3. /olor : #arna huruf 4. Pre7ie# : tampilan peru ahan dr entuk semula ke entuk sudah di edit

TUGAS. !. .uatlah lem ar kerja seperti di a#ah ini :

&. (. 3. G.

Pilihan scaling, untuk menentukan ukuran huruf Pilihan Paper si9e, untuk memilih ukuran kertas 'lik Ok

MENENTUKAN BATAS MARGINS ;arak antara idang lem ar kerja terhadap tepi halaman kertas dinamakan margin. )angkah-langkah mengatur atas margin adalah se agai erikut : !. 'lik menu File% P&0e 'et*p% M&"0i)', selanjutnya muncul kotak dialog se agai erikut :

:unakan fungsi statistika untuk mencari : ;umlah nilai, rata-rata nilai, nilai maksimu, nilai minimum dan jumlah data +lihat halaman 3,

F.

MENENTUKAN UKURAN KERTAS Untuk menentukan ukuran kertas langkah-langkahnya adalah se agai erikut : !. 'lik menu File% P&0e Set*p, selanjutnya akan muncul kotak dialog se agai erikut :

%entukan atas margis percetakan dan center on page yang anda inginkan 'lik Ok H. MENGUBAH HEADER DAN FOOTER <eader5footer adalah tempat diatas dan di a#ah lem ar kerja yang dapat diisi dengan er agai pesan, gam ar, maupun nomor halaman. <eader5footer akan tampil pada setiap halaman dalam suatu lem ar kerja. Untuk mem erikan header5footer ikuti langkah erikut !. 'lik File% P&0e 'et*p% He&de"74oote". Selanjutnya muncul kotak dialok s :

$. &.

$.

Pilihan oerientasi, untuk memilih entuk percetakan, yakni tegak lurus +potrait, atau melintang +landscape,

J.

Untuk memilih <eader yang telah disediakan Untuk memilih footer yang telah disediakan

MENCETAK KE LAYAR MONITOR Se elum kita mencetak lem ar kerja ke printer, kita dapat melihat hasilnya terle ih dahulu pada layar monitor. Untuk menampilkan hasilnya dilayar monitor, ikuti langkah-langkah erikut. !. 'lik menu File% P"i)t P"e8ie, atau klik i1o) P"i)t P"e8ie, $. Selanjutnya akan tampil kotak dialog erikut
'eterangan e erapa tom ol : a. "ext : Untuk melihat tampilan halaman erikutnya . Pre7ious : Untuk melihat kem ali tampilan percetakan se elumnya c. >oom : Untuk memper esar atau memperkecil tampilan d. Setup : Untuk mengatur konfigurasi halaman percetakan e. Print : Untuk mencetak lem ar kerja

$. &. I.

Pilih costum <eader...atau costum footer.....jika ingin memilih format tertentu 'lik Ok

MENGGANTI NAMA SHEET% MENGHAPUS SHEET% MENYISIPKAN SHEET BARU. -dapun langkah mengganti nama sheet adalah : !. -ktifkan atau klik nama sheet yang akan diganti $. 'lik agian kanan mouse maka akan tampil menu se agai erikut &. 'lik Re)&+e atau tekan R (. %ik nama pengganti yang ersangkuta, kemudian tekan enter -dapun langkah menghapus nama sheet adalah : .ila anda ingin mengahpus sheet +nama sheet,, langkah kerjanya dalah se agai erikut : !. -rahkan penunjuk mouse ke nama sheet yang akan dihapus dan 1li1 /&0i&) 1&)&) +o*'e $. 'lik menu 0eleted atau tekan 0 &. klik O' -dapun langkah menyisipkan sheet baru adalah : Untuk menyisipkan atau menam ah sheet dengan cara : - 'lik menu I)'e"t !Alt # I$% klik ,o"1'.eet +tekan =,

K.

MENCETAK LEMBAR KERJA !PRINT AREA$ Untuk mencetak lem ar kerja pastika printer dan kertas sudah siap terpasang dengan enar, kemudian ikuti langkah-langkah erikut ini : !. )akukan lok5range terle ih dahulu terhadap lem ar kerja yang akan dicetak. $. klik menu File% P"i)t A"e&% Set P"i)t &"e&. &. 'lik menu File% P"i)t atau Ct"l # P, selanjutnya komputer akan menampilkan kotak dilaog erikut:

(. L.

'lik O' OPERATOR MATEMATIKA .e erapa operator Matematika yang sering di gunakan untuk melakukan perhitungan, antara lain :

a. ? +plus, . @ +minus, c. A +kali, /ontoh :

: penjumlahan : pengurangan : perkalian

d. 5 + agi, e. B +pangkat,

: pem agian : pemangkatan

N. &.

MENGGUNAKAN FUNGSI TANGGAL DAN 9AKTU F*)0'i :DATE 6ungsi ini digunakan untuk menampilkan angka seri dari suatu data tanggal. .entuk umum pemasukan data tanggal adalah se agai erikut : :DATE!T&.*)% B*l&)% T&)00&l$ contoh Untuk menuliskan tanggal !F ;uli !G4F, caranya adalah : C0-%*+4F,HF,!F, atau ditik langsung: !F-;ul-4F !, 6ungsi C0-I 0igunakan untuk menampilkan angka tanggal dalam ulan /ontoh ;ika sel -! erisi data tanggal !F-;ul-4F maka hasil dari fungsi C0-I+-!, adalah !F $, 6ungsi CMO"%< 0igunakan untuk menampilkan angka ulan dalam data tanggal /ontoh ;ika sel -! erisi data tanggal !F-;ul-4F maka hasil dari fungsi CMO"%<+-!, adalah F 3$ F*)0'i :YEAR

M.

FUNGSI STATISTIKA -da e erapa fungsi statistika yang sering digunakan pada saat ekerja dengan Microsoft *xcel. 6ungsi-fungsi yang dimaksud antara lain se agai erikut: !. CSUM+range, : Menjumlahkan data dalam range $. C-2*D-:*+range, : Mencari rata-rata data dalam range &. CM-E+range, : Mencari data tertinggi dalam range (. CM1"+range, : Mencari data terendah dalam range 3. C2-D+range, : Mencari nilai 7ariance dalam range 4. CS%02+range,: Mencari stadar de7iasi dalam range sampel data F. C/OU"%+range, : Mencari anyaknya data dalam range

/ontoh :

0igunakan untuk menampilkan angka tahun dalam data tanggal /ontoh ;ika sel -! erisi data tanggal !F-;ul-4F maka hasil dari fungsi CI*-D+-!, adalah 4F 5$ F*)0'i :9EEKDAY 0igunakan untuk menampilkan angka hari dalam satu minggu +pekan,. Urutan angka dan nama hari adalah se agai erikut. A)01& N&+& H&"i ! J Minggu +Sunday, $ J Senin +Monday, & J Selasa +%uesday, ( J Da u +=enesday, 3 J 'amis +%hursday, 4 J ;umKat +6riday, F J Sa tu +Saturday, /ontoh ;ika sel -! erisi data tanggal !F-;ul-4F maka hasil dari fungsi C=**0-I+-!, adalah $. L&ti.&)% !. .uatlah ta el lem ar kerja seperti erikut L

/.

<ari lahir +sel *G, : C/<OOS*+=**'0-I+0G,,MMingguM,MSeninM,MSelasaM,MDa uM,M'amisM ,M;umKatM,MSa tuM, %hn Sel+6G, : C03-0G )akukan pemformatan untuk tahun .ln Sel+:G, : C03-0G )akukan pemformatan untuk ulan <r Sel+<G, : C03-0G )akukan pemformatan untuk hari &. Simpanlah lem ar kerja anda dengan nama file: <ODOS'OP F*)0'i :TIME 6ungsi ini digunakan untuk melakukan perhitungan #aktu yang di#akili dengan angka. -ngka yang me#akili #aktu adalah angka pecahan yang erkisar antara H dan !. ;am H.HH tengah malam di#akili oleh H. ;am H4.HH pagi oleh H.$3, jam !$.HH oleh H.3, jam !N.HH sore oleh H.F3. .entuk umum dari fungsi C%1M* adalah : :TIME!J&+%Me)it%Deti1$ 0alam mengetikkan #aktu, anda se aiknya menggunakan sistem $( jam, artinya jam ( sore kita tuli !4.HH. Misal: C%1M*+!$,H,H, artinya jam !$ siang, mem erikan nilai H.3 C%1M*+!N,H,H, artinya jam 4 sore, mem erikan nilai H.F3

O.

$. Masukkan rumus erikut untuk mencari:

MENGGUNAKAN FUNGSI LOGIKA Microsoft excel mempunyai anyak fungsi logika dalam mengelola lem ar kerja. 0iantara fungsi-fungsi yang akan di ahas di agian ini adalah 6ungsi C16, 6ungsi C-"0, 6ungsi COD, dan 6ungsi C"O%. Untuk menulis suatu ekspresi logika, Microsoft *xcel menyediakan e erapa operator relasi, yaitu: a, C : sama dengan , O : le ih kecil daripada c, P : le ih esar daripada d, OC : le ih kecil atau sama dengan e, PC : le ih esar atau sama dengan f, OP : tidak sama dengan

-.

F*)0'i :IF 6ungsi ini di gunakan untuk menguji ke enaran isi sel lem ar kerja. .entuk umum dari fungsi C16 adalah: :IF!E1'p"e'i lo0i1&% Pili.&)-% Pili.&)2$ ;ika dalam menguji isi sel lem ar kerja dinyatakan enar maka yang diam il adalah MPilihan!M, tetapi jika tidak yang diam il MPilihan$M /ontoh a, C16+-!CM)M,M)aki-lakiM,MPerempuanM, artinya, jika sel -! erisi Q)M maka pilihannya Q)aki-lakiM, jika tidak Q)M maka pilihannya adalah QPerempuanM , C16+.3PC4,M)ulusM,MMengulangM, artinya, jika sel .3 nilainya PC4 maka ja#a annya Q)ulusM, jika tidak ja#a annya adalah QMengulangM T*0&' ; .uatlah lem ar kerja seperti erikut ini L

2.

Simpanlah hasil kerja anda dengan nama file: 6ungsi-16 F*)0'i :AND 6ungsi ini digunakan untuk menguji ke enaran peryaratan semua isi sel lem ar kerja. .entuk umum dari fungsi C-"0 adalah: :AND!E'1p"e'i lo0i1&% J&,&/&)-% J&,&/&)2$ jika dalam menguji isi sel enar maka yang diam il adalah Mja#a an!M, jika tidak Mja#a an$M. /ontoh a, C-"0+.4PC4H,/4PCFH, -rtinya, akan mem erika ja#a an %DU* jika .4 erisi PC4H dan /4PCFH dan mem erikan ja#a an 6-)S* jika salah satu atau keduanya tidak memenuhi kriteria itu. , C-"0+-!PC4H,.!PC3H,,M)ulusM,MMengulangM, -rtinya, akan mem erikan ja#a an Q)ulusM jika -! erisi PC4H dan .! erisi PC4H, jika tidak maka MMengulangM.

3.

F*)0'i :OR 6ungsi ini digunakan untuk menguji ke enaran salah satu persyaratan isi sel lem ar kerja. .entuk Umum dari fungsi COD adalah : :OR!E1'p"e'i lo0i1&% Pili.&)-% Pili.&)2$ ;ika dalam menguji isi sel lem ar kerja adalah enar maka yang diam il MPilihan!M, jika tidak maka MPilihan$M. /ontoh a, COD+-!PC4H,.!PCFH, -rtinya, akan mem erikan ja#a an %DU* apa ila sel -! PC4H atau sel .! erisi PCFH jika tidak maka 6-)S*. , COD+-!PC4H,.!PC4H,,M)ulusM,MMengulangM, -rtinya, akan mem erikan ja#a an Q)ulusM jika -! erisi PC4H atau .! PC4H, jika tidak maka MMengulangM.

'olom S%-%US diisi erdasarkan kolom 'O0*. ;ika 'O0* sama dengan MSM maka S%-%US-nya adalah MSinggleM, ;ika tidak maka ja#a annya adalah M0ou leM 'olom S%-%US <-' P1)1< diisi dengan ketentuan: ;ika UMUD PC$! maka S%-%US <-' P1)1<-nya adalah M%erdaftarM, selainnya adalah M.elum /ukup UmurM

Offset kolom adalah kolom yang di aca pada ta el data 5. a, F*)0'i Te1' 6ungsi C)*6%+String,n, Untuk mengam il karakter dari se elah kiri pada string. " menunjukkan jumlah karakter yang diam il /ontoh C)*6%+M'omputerM,3, enter , hasilnya : 'ompu C)*6%+-!,&, enter, hasilnya : Mic +;ika -! erisi Microsoft, 6ungsi CD1:<%+String,n, Untuk mengam il karakter dari se elah kanan pada string. ) menunjukkan jumlah karakter yang diam il. /ontoh CD1:<%+M'omputerM,(, enter, hasilnya : uter CD1:<%+-!,F, enter, hasilnya : crosoft +jika -! erisi Microsoft, 6ungsi CM10+Sring,n!,n$, Untuk mengam il karakter di tengah pada string yang dimulai dari )se anyak )2 /ontoh CM10+M'omputerM,(,&, enter, hasilnya : put CM10+-!,&,(, enter, hasilnya : cros +;ika -! erisi Microsoft, Perhatikan contoh erikut iniL

c,

/$

P.

FUNGSI PEMBACAAN TABEL Microsoft *xcel menyediakan fasilitas pem acaan ta el. %a el disini erfungsi untuk memandu pengisian lem ar kerja. .e erapa fungsi pem acaan ta el, antara lain: /<OOS*, <)OO'UP, 2)OO'UP, 1"0*E, dan O66S*%. &$ F*)0'i :(LOOKUP 6ungsi ini digunakan untuk mem aca ta el data yang disusun secara tegak lurus +7ertikal,. .entuk umum dari fungsi C2)OO'UP adalah se agai erikut :(LOOKUP!Sel 1*)<i% R&)0e T&/el% O44'et Kolo+$ Sel kunci adalah kolom yang menjadi kunci dalam pem acaan ta el data. Dange %a el adalah daerah yang disorot +range, pada ta el pem anding

F*)0'i :HLOOKUP 6ungsi ini digunakan untuk mem aca ta el data yang disusun secara mendatar +hori9ontal,. -dapun entuk umumnya : C<)OO'UP+ Sel K*)<i% R&)0e T&/el% O44'et B&"i', Perhatikan contoh erikut ini:

e,

Selanjutnya klik "ext dua kali maka akan muncul kotak dialog chart =i9ard-step of (-chart type se agai erikut:

=.

MEMBUAT GRAFIK Se elum mem uat grafik, persiapkan dahulu data yang akan di uat grafiknya dengan ketentuan se agai erikut: a, 0ata harus disusun rapi aik secara kolom maupun aris , Untuk data sum u x harus diletakkan pada aris paling atas atau kolom paling kiri dari data yang disorot.

Pada kotak dialog /hart =i9ard-step & of ( @chart option, isikan /hart title-nya, /ategory +x, axisnya, 2alue +y, axis-nya, )egend-nya, 0ata )a el-nya, g, 'lik finish R. MENYARING DATA !DATA FILTER$ 0ta filter digunakan untuk memilih dan menampilkan data tertentu yang kita kehendaki dengan cara yang sangat sederhana. Perhatikan contoh data di a#ah ini

f,

c, d,

.erdasarkan data diatas sorotlah range .3,*G 'lik ikon /hart =i9ard. Selanjutnya akan tampil kotak dialog /hart =i9ard-step ! of ( @ chart type

0ari data P%. EI> diatas kita akan menampilkan data yang erkode . saja. )angkah kerjanya adalah se agai erikut: a, Dange seluruh data yaitu dari .(,:!(

"#

, c$

'lik menu 0ata, 6ilter, -uto6ilter 'lik tanda + , dise elah kanan 'O0*, selanjutnya akan tampil se agai erikut.

Untuk langkah-langkah menyimpan, mem uka dan memulai Microsoft *xcel hampir sama dengan langkah-langkah di Microsoft =ord hanya eda akhirnya saja

d, S.

%entukan yang menjadi pilihan anda, misalnya 'lik ., selanjutnya hasilnya hanya data . saja dalam ta el MENGURUTKAN DATA Mengurutkan data sangatlah penting dalam pengolahan data ase, se a dengan data yang erurutan kita akan mudah mendapatkan informasi yang kita hendaki. /ontohnya kamus ahasa indonesia ila tidak diurutkan a jad maka etapa lama dan sulitnya untuk mencari se uah informasi. -da dua entuk pengurutan data yaitu secara ascending +urut menaik dari hingga >, dan descending +urut menurun dari > hingga -,, -dapun ikon untuk data sort adalah :

-dapun langkah kerjanya adalah se agai erikut : a, )akukan penge lokan +range, yang akan diurutkan , 'lik ikon Sort -scending , jika ingin mengurutkan data dari - @ > 'lik ikon Sort 0escending, jika ingin mengurutkan data dari > @ T. LAIN>LAIN

""