Gambaran Umum MYOB Accounting

Sekilas MYOB Accounting MYOB Accounting merupakan paket program komputer untuk olahdata akuntansi yang dibuat secara terpadu (integrated software). Program dibuat oleh MYOB Limited Australia, selanjutnya software ini telah dipakai dan dikembangkan di beberapa negara lain. MYOB sudah menyediakan chart of account (daftar rekening) siap pakai menggunakan bahasa Inggris untuk 105 jenis perusahan. MYOB Accounting mempunyai berbagai keunggulan dibandingkan dengan software sejenis, diantaranya : Mudah digunakan (user friendly), Mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan yang mendalam tentang komputer dan akuntansi serta sangat mudah dioperasikan dan dapat diterapkan pada berbagai jenis usaha. Pembuatan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat, Terdiri dari berbagai jenis laporan keuangan dibuat secara otomatis, meliputi : neraca saldo, neraca, laporan rugi laba, laporan pembelian dan penjualan, daftar umur piutang, jurnal transaksi, persediaan barang dan sebagainya sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan. Kemampuan menampilkan data secara cepat dan mudah, Dilengkapi dengan fasilitas untuk menampilkan data secara cepat dan mudah pada layar komputer atau dicetak ke printer. Sistem sekuriti yang memadai, Dilengkapi dengan sistem sekuriti memadai berupa Password yang dapat ditentukan dalam beberapa level. Laporan keuangan dapat diaktifkan dengan Microsoft Excel dan Microsoft Word. Laporan keuangan komparasi, Menyajikan laporan keuangan komparasi baik neraca, laporan laba rugi maupun penjualan dengan data historis bulan lalu atau tahun sebelumnya. Fasilitas dan Cara Kerja MYOB Accounting Plus V.12 Kelengkapan fasilitas MYOB Accounting Plus ditunjukkan dengan modul akuntansi yang dapat ditangani. Modul tersebut bekerja secara terpadu (integrated) dengan tingkat koordinasi yang sangat tinggi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian akan berpengaruh ke bagian yang lain (Linked Accounts). Program MYOB dapat digunakan secara efektif dan efisien dengan cara memahami proses kerja program dalam kaitan dengan proses akuntansi (accounting process). Proses akuntansi dengan MYOB diawali dengan dicatat data awal perusahaan dan berakhir disusun laporan keuangan. Adapun penjelasan tentang fungsi masing-masing modul kaitannya dengan proses akuntansi menggunakan MYOB Accounting Plus V.12 adalah sebagai berikut: Accounts, Fasilitas ini berfungsi untuk mencatat data awal perusahaan berupa pencatatan rekening, proses pencatatan transaksi dan proses penjurnalan transaksi. Banking, Berfungsi untuk mencatat, mencetak bukti transaksi dan laporan keuangan perusahaan yang dalam transaksinya mengunakan modul Chequebook. Sales, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis penjualan barang dan jasa. Time Billing, Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa yang termasuk dalam daftar aktivitas (activity list) yang dicatat melalui menu Time Billing (untuk MYOB V.13).

Purchases, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan, dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis pembelian barang dan jasa. Payroll, Digunakan untuk mencatat transaksi penggajian karyawan atau pegawai, meliputi perhitungan gaji pokok, bonus dan perhitungan pajak penghasilan karyawan (untuk MYOB V.13). Inventory, Berfungsi untuk mencatat data barang yang diperjual belikan, menentukan dan mengubah harga jual serta administrasi persediaan barang. Card File, Card File berfungsi untuk mengarsipkan data pelanggan, pemasok, data karyawan yang terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang dagangan atau jasa.

Gambar 1 - Command Centre

Format Tanggal dan Simbol Mata Uang Format tampilan tanggal dan simbol mata uang (currency) seperti $ dan Rp mengikuti setting Windows yang digunakan. Misalkan saat ini tanggal 01 November 2005, format yang dapat dipilih adalah 01/11/05, 01/11/2005 atau 11/01/2005. default simbol mata uang adalah $ (dollar), misalkan anda menuliskan angka 5000, maka tampilan pada saat dicetak adalah $ 5,000. Format tanggal dan satuan mata uang dapat diubah sesuai dengan setting yang diinginkan melalui Start Menu, pilih Control Panel pilih International Setting atau Regional & language Options dilanjutkan dengan mengklik tab Date & Currency atau Regional Options.

Gambar 2 - Control Panel , Regional & language Options

Gambar 3 - Date & Time Properties

Catatan: Dalam kasus latihan, di mana tanggal komputer dan tanggal transaksi kasus latihan biasanya berbeda. Untuk itu, sebelum Anda membuka program MYOB rubahlah setting date & time sesuai tanggal transaksi kasus latihan.

Bagan Tahapan Kegiatan Pemrosesan Data Akuntansi dengan Menggunakan Software MYOB Accounting
Laporan Keuangan & Laporan-laporan Lainnya

Tutup Buku Interim dan atau Akhir Periode Entry Transaksi Perusahaan Entry Saldo Awal Masingmasing Buku Besar & Buku Pembantu

Entry Data Customer

Entry Data Supplier

Entry Data Inventory

Membuat bagan rekening baru, mengedit, dan menghapus rekening

Membuat setting, mengedit, dan menghapus Tax Code. Menyusun rekening Linked Account

Menyiapkan Data Awal Perusahaan Catatan: * Kegiatan 1 7 adalah Kegiatan Setup Data Awal Perusahaan * Kegiatan 8 9 adalah Kegiatan Entry Data Transaksi Perusahaan * Kegiatan 10 adalah Kegiatan Penyajian Laporan Keuangan dan Laporan Manajemen Lainnya

Bekerja dengan MYOB Accounting V.12

Membuat Data Akuntansi Baru Proses pembuatan data akuntansi baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1. Aktifkan Program MYOB Accounting. 2. Klik tombol Create New Company File, kotak dialog New Company File Assistant ditampilkan:

Gambar 4 - New Company File Assistant, Company Information

Catatan: Dalam kasus ini, Company Name silahkan diisi dengan nama mahasiswa peserta praktikum komputer akuntansi diikuti 5 (lima) digit angka terakhir dari nomor mahasiswa yang bersangkutan. Hal ini dilakukan agar tidak keliru dengan data mahasiswa grup lain. Contoh: PT DEVA TEKTONIKA - 18566. Panjang karakter maksimal 40 (empat puluh). 3. Pada kotak dialog pertama ditampilkan perkenalan (introduction) Welcome to the MYOB New Company File Assistant untuk memulai pembuatan data perusahaan PT KHANSAINDO COMPUTAMA. 4. Klik tombol Next>, selanjutnya isi nama dan alamat lengkap perusahaan seperti tampak pada Gambar 4 di atas. 5. Klik tombol Next>,isikan data tahun dan bulan sebagai dasar untuk pencatatan transaksi, misalkan periode akuntansi dimulai bulan Januari dan berakhir bulan Desember, proses pengolahan data dimulai bulan November tahun 2005. Current Financial Years diisi dengan 2005 dan Last Month of Financial Years diisi dengan December dan Conversion Month diisi dengan Januari/November. Kemudian pilih Twelve untuk periode akuntansi dalam satu tahun atau Thirteen apabila data penyesuaian baru diperlukan untuk setiap bulannya dalam satu periode akuntansi yang bersangkutan.

Gambar 5 - New Company File Assistant, Accounting Information

6. Klik tombol Next>, Anda diminta untuk meninjau kembali data yang telah diisi pada langkah sebelumnya. Edit atau sunting untuk data yang belum sesuai dengan cara klik < Back.

Gambar 6 - New Company File Assistant, Comfirm Accounting Information

7.

Klik tombol Next>, pilih salah satu jenis usaha sesuai dengan aktivitas yang dijalankan, misalkan jika perusahaan bergerak dalam usaha catering pilih Catering Business. Dalam kasus ini akan dipakai pilihan I would like to import a list of account, karena perusahaan akan mengimpor data akun yang telah dimiliki atau baru akan merancang daftar rekening sendiri dan hanya membutuhkan daftar rekening yang saling terkait (linked account) saja.

Gambar 7 - New Company File Assistant, Accounts List

8. Klik tombol Next>, selanjutnya akan ditampilkan sebuah kotak dialog yang menawarkan lokasi penyimpanan data akuntansi (secara default akan tersimpan di C:\myob12\namaperusahaan.dat). Apabila Anda hendak menyimpan di tempat lain, maka klik Change. 9. Kemudian muncul tampilan New Save In, pilihlah Local Disk (D:) lalu buatlah folder baru dengan cara klik icon create new folder pada tampilan ini. Timpa langsung nama new folder dengan ketentuan sebagai berikut: a. ketik kata Kompak diikuti 2 (dua) digit angka grup Anda tanpa spasi (misal: Kompak01, Kompak02, Kompak03, dst), b. Ketik tanda garis bawah dengan cara tekan tombol Shift + ketuk tombol minus, c. Ketik kata Komp diikuti 2 (dua) digit nomor urut presensi atau computer yang anda pakai, d. Ketik tanda garis bawah dilanjutkan dengan 5 (lima) digit terakhir dari nomor mahasiswa Anda. e. Pastikan isian combo box file name berisikan nama perusahaan yang dijadikan kasus dalam praktikum ini (PT Khansaindo Computama). Setelah selesai klik Save.

Gambar 8 - New Company File Assistant, Company File

10. Klik tombol Next>, untuk create your company file. 11. Klik tombol Setup Assistant untuk membuat data awal perusahaan yang akan dipandu oleh MYOB. 12. Klik tombol Command Centre untuk menuju ke program menu MYOB/Command Centre seperti tampak pada Gambar 14. Mengaktifkan MYOB Accounting Program MYOB Accounting yang telah terpasang dalam komputer Anda dapat diaktifkan dengan langkah : 1. Klik tombol start, pilih dan klik Program - MYOB Accounting sehingga akan muncul tampilan berikut:

Gambar 9 - Tampilan Welcome to MYOB Accounting

2. Klik tombol Open your company file sehingga pada layar komputer akan muncul kotak dialog alamat data yang pernah disimpan sebelumnya kemudian klik ganda file data PT KHANSAINDO COMPUTAMA.

Gambar 10 Tampilan jendela cari file data

3. Selanjutnya akan muncul tampilan UserID dan Password seperti tampak pada Gambar 11, untuk latihan sementara langsung saja klik OK.

Registrasi Nomor register diisikan pada setiap data akuntansi yang dibuat, bukan pada saat program diinstall ke komputer. Sebuah data akuntansi tanpa nomor regristasi hanya dapat diaktifkan selama 25 kali, sehingga disarankan segera mengisi nomor registrasi tersebut. Batas untuk mengisikan data akuntansi maksimal 25 kali, melewati batas tersebut data akuntansi tidak

Gambar 11 - Tampilan Sign-On

dapat diaktifkan lagi. Proses pengisian nomor regristrasi dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1. Aktifkan data akuntansi yang akan diisi nomor register. Sebuah kotak dialog yang menyarankan Anda untuk segera mengisi nomor register ditampilkan.

Gambar 12 - Kotak dialog Register

2. Klik tombol Enter Now, kotak dialog untuk pengisian nomor register ditampilkan.

Gambar 13 - Kotak dialog MYOB Accounting Registration

3. Isikan nomor register pada kotak isian Registration No. HE318XXXX (misalnya), diakhiri dengan mengklik tombol OK, proses pengisian nomor register selesai.

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 10

Modul Accounts
Accounts Fasilitas yang terdapat dalam modul General Ledger digunakan untuk mengubah atau mencatat data awal perusahaan berupa nomor rekening beserta saldonya, mengaitkan rekening, mencatat transaksi, proses jurnal, dan sebagainya. Mengaktifkan Data Akuntansi Proses mengaktifkan data akuntansi dilakukan setelah program MYOB aktif, selanjutnya klik tombol Open your company file . Kemudian pada layar komputer akan muncul jendela UserID dan Password, sementara langsung saja klik OK. Selanjutnya ditampilkan data-data akuntansi yang sudah ada dan pernah dibuat sebelumnya dalam contoh kasus latihan ini adalah data akuntansi PT Khansaindo Computama yang tersimpan dalam File Name: PT KHANSAINDO COMPUTAMA dan Files of Type: MYOB Data (*.DAT) akan diaktifkan dengan langkah sorot file tersebut, dan tekan tombol OK atau klik ganda mouse kiri. Bila diperhatikan tampilan gambar dilayar yang muncul terdiri dari dua bagian : Pertama, baris menu yang terdiri dari : File, Edit, Lists, Command Centres, Setup, Reports, Windows, dan Help. Kedua, modul Commad Centre yang terdiri dari modul Account, Banking, Sales, Time Billing, Purchases, Payrol, Inventory dan Card File.

Gambar 14 - Tampilan Menu Bar & Modul Command Centre

Accounts - Accounts List (Chart of Accounts) Daftar rekening (chart of account) default ditampilkan dalam bahasa Inggris. Melalui pilihan
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 11

Accounts - Account List Anda dapat mengganti nama, nomor, dan mengisi saldo rekening. Anda perhatikan pada bagian atas Jendela Account List terdapat beberapa kotak yang berisi tulisan Assets, Liabilities, Equity, Income, Cost of Sales, Expenses, Other Income dan Other Expense, yang menunjukkan kelompok rekening.

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 12

Gambar 15 - Accounts List

Kelompok Rekening Pencatatan kelompok rekening dalam MYOB pada prinsipnya dikelompokkan berdasarkan pada golongan rekening berikut : Assets (aktiva) Liabilities (utang/kewajiban) Equity (modal/ekuitas) Income (pendapatan) Cost of Sales (hpp/hp produksi) Expenses (biaya) Other Income (pendapatan lain) Other Expense (biaya lain) diawali dengan nomor rekening 1diawali dengan nomor rekening 2diawali dengan nomor rekening 3diawali dengan nomor rekening 4diawali dengan nomor rekening 5diawali dengan nomor rekening 6diawali dengan nomor rekening 8diawali dengan nomor rekening 9-

Nomor rekening maksimal dapat dituliskan dalam lima digit angka, dan mempunyai struktur sampai dengan empat tingkatan atau level. Disamping itu rekening juga dikelompokkan dalam dua tipe yaitu Header dan Detail, tipe Detail dibagi dalam dua kelompok yaitu : Detail dan Detail Cheque atau Detail Credit Chart Account. Rekening tipe Header (induk) merupakan rekening yang masih memiliki sub-rekening dibawahnya, sedangkan rekening yang sudah tidak mempunyai sub-rekening lagi disebut dengan rekening tipe Detail. Dari sekian banyak rekening hanya sebagian rekening yang digunakan untuk mencatat penerimaan ataupun pengeluaran transaksi piutang dan utang dagang, rekening ini adalah rekening yang bertipe Detail Cheque. Sebagai penjelasan tentang level dan tipe rekening, perhatikan contoh struktur rekening berikut ini : Rekening tipe Header tidak mempunyai saldo, angka yang tercantum dalam kolom Balance pada dasarnya merupakan akumulasi saldo sub-rekening yang bersangkutan. Misal, pada sebuah data akuntansi, sub-rekening dari Bank adalah Bank Mandori dengan saldo Rp5.000.000,00 dan Bank Raimon bersaldo Rp15.000.000,00. Total jumlah kedua rekening bank adalah sebesar Rp20.000.000,00. Angka tersebut dapat ditampilkan pada saat laporan
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 13

keuangan dicetak dengan cara mengklik kotak isian When Reporting, Generate a Subtotal for This Section hingga muncul tanda (centang) pada tampilan edit accounts, account information. Untuk memulai pembuatan kode rekening dilakukan dengan cara:

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 14

Mencatat Rekening Baru Pencatatan atau penambahan rekening baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut ini : 1. Pilih dan klik Modul Accounts, klik Accounts List. 2. Klik icon New, kotak dialog Edit Accounts ditampilkan.

Gambar 16 Tampilan Edit Accounts

3. Tentukan tipe rekening dengan mengklik salah satu pilihan : Header Accounts (Non Postable), Detail Accounts (Postable), atau Detail Cheque Accounts (Postable). 4. Klik salah satu pilihan kelompok rekening : Asset, Liability, Equity, Income, Cost of Salr, Expense, Other Income, Other Expense pada Account Classification. 5. Tentukan nomor rekening pada kotak isian Account Number, nama rekenng pada kotak isian Account Name, dan saldo awal rekening (jika ada) pada kotak isian Opening Balance. 6. Klik tombol OK, proses pencatatan rekening selesai. Mengganti Nama Rekening Default nama rekening yang dibuat MYOB menggunakan bahasa Inggris, jika dikehendaki dapat diganti dengan bahasa Indonesia. Penggantian nama rekening dilakukan dengan langkah : 1. Sorot rekening yang akan diganti dengan nama lain. 2. Klik tombol Edit atau klik ganda mouse Anda. 3. Ketik nama rekening lain yang diinginkan pada kotak isian Account Name dalam kotak dialog Edit Accounts, kemudian klik OK. Menghapus Rekening Rekening yang dapat dihapus adalah rekening yang bukan linked accounts (linked tax code), bersaldo nol, dan atau belum pernah digunakan untuk mencatat transaksi. Proses penghapusan rekening dilakukan dengan langkah : 1. Aktifkan rekening yang akan dihapus (Sorot rekening dan klik tombol Edit atau klik ganda mouse). 2. Klik Edit yang terdapat dalam baris menu bar. 3. Pilih dan klik Delete Account. Proses penghapusan selesai.
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 15

4. Bila rekening yang akan dihapus berkaitan dengan linked accounts (linked tax code), maka rekening tersebut harus dilepas dahulu linked-nya. Untuk rekening yang akan dihapus dan terkait dengan linked account, lepas atau ganti rekening tersebut melalui menu bar Setup, Linked Accounts.

Gambar 17 Tampilan menghapus rekening

Gambar 18 Tampilan bila rekening yang dihapus merupakan linked account

Mengubah Tipe Rekening Tipe rekening yang telah ditentukan dapat Anda ubah, misalnya dari rekening bertipe Header account (Non Postable) menjadi Detail Account (Postable) atau Detail Cheque Account (Postable). Perubahan rekening tipe Detail Account (Postable) menjadi Detail Cheque Account (Postable) atau sebaliknya dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1. Aktifkan rekening yang akan diubah tipenya. 2. Klik salah satu kotak pilihan pada kotak dialog Edit Accounts. 3. Klik tombol OK. Khusus untuk rekening dari tipe Detail Account (Posatable) dan Detail Cheque Account (Postable) yang akan diubah ke tipe Header Account (Non Postable) harus memenuhi syarat : Bersaldo nol, dan belum pernah digunakan untuk mencatat transaksi. Jika level rekening tersebut adalah 4, sebelum perubahan tipe, rekening tersebut terlebih dahulu diubah menjadi ke level 3 atau level 2.
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 16

Mengubah Level Rekening Struktur rekening dalam MYOB Accounting terdiri dari empat tingkatan atau level; 1 diperuntukkan bagi rekening Aktiva, Utang atauPendapatan Kewajiban, Modal ataulevel Ekuitas, Pendapatan,Harga Pokok Penjualan, Biaya, Lain dan Biaya Lain. Rekening bertipe Header kecuali level 1 dapat menempati level 2 dan level 3, level 2 sampai level 4 diperuntukkan selain rekening yang telah disebutkan di atas yang bertipe Detail. Mengubah level rekening dilakukan dengan menyorot rekening yang bersangkutan dilanjutkan dengan menekan icon Up atau icon Down pada account list. Anggaran Rekening Sebagai alat kontrol keuangan, Anda dapat menganggarkan saldo masing-masing rekening dalam periode waktu bulanan. Pengisian data anggaran tersebut dilakukan dengan mengklik icon Budget yang terdapat dalam kotak dialog Edit Accounts. Tugas 1: Susunlah kode rekening yang diperlukan PT Khansaindo Computama seperti tampak pada table di bawah ini!

PT KHANSAINDO COMPUTAMA
Jl. Raya Jogja-Solo KM.9, No.1001 Yogyakarta 55221

Accounts List Detail dalam Ribuan Rp (000)

Acc.
1-0000 1-1000 1-1100 1-1110 1-1120 1-1130 1-1210 1-1220 1-1310 1-1320 1-1410 1-1420 1-2000 1-2100 1-3000 1-3100 1-3200 1-3210 1-3220 1-3300 1-3310 1-3320 1-3400 1-3410 1-3420 2-0000 2-1000

Account
Assets Current Assets Total Cash Cash in Bank Petty Cash Undeposited Funds Account Receivable Allowance for Doubtful Debt Merchandise Inventory Supplies Prepaid Insurance Prepaid Rent Long Term Investment Stock Investments Fixed Assets Land Building Building at Cost Building Accum. Dep. Office Equipment Office Equipment at Cost Office Equipment Accum. Dep. Vehicle Vehicle at Cost Vehicle Accum. Dep. Liabilities Current Liabilities

Type
Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Asset Liability Liability

Dr/Cr
Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Credit Credit

Header/ Detail
Header Header Header Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Header Detail Header Detail Header Detail Detail Header Detail Detail Header Detail Detail Header Header

Level
1 2 3 4 4 4 3 3 3 3 3 3 2 3 2 3 3 4 4 3 4 4 3 4 4 1 2

Cheque
N N N Y Y Y N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N

Balance
2.900.612 798.112 482.112 476.112 6.000 110.000 (9.000) 171.000 33.000 6.000 5.000 420.000 420.000 1.682.500 750.000 508.500 520.000 (11.500) 307.000 330.000 (23.000) 117.000 140.000 (23.000) 537.762 237.762

Tax Code

N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 17

Akuntansi 2-1100 Credit Card 2-1110 2-1210 2-1310 2-1410 2-1510 2-1520 2-1600 2-1610 2-1620 2-1999 2-2000 2-2100 3-0000 3-1100 3-1300 3-8000 3-9000 3-9999 4-0000 4-1100 4-1200 4-2100 4-2200 5-0000 5-1100 5-2000 5-3000 6-0000 6-1000 6-1100 6-1200 6-1300 6-1400 6-1900 6-2000 6-2100 6-2200 6-2300 6-2400 6-2500 6-2600 6-2700 6-2800 6-2900 6-2999 6-3100 6-4100 6-5100 6-5200 8-0000

Praktikum Komputer
Liability Liability Liability Liability Liability Liability Liability Liability Liability Liability Liability Liability Liability Equity Equity Equity Equity Equity Equity Income Income Income Income Income Cost of Sales Cost of Sales Cost of Sales Cost of Sales Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Other Income Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Credit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Debit Credit Header Detail Detail Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Header Detail Header Detail Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Header Header Detail Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Header 3 4 3 3 3 3 3 3 4 4 3 2 3 1 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 1 2 2 2 1 2 3 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 2 1

Sem. Pendek T.A. 2005/2006 N Y N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N 8.400 8.400 154.000 75.362 (92.238) 167.600 300.000 300.000 2.362.850 1.600.000 120.000 156.000 486.850 1.736.250 1.491.000 210.000 35.000 250 929.500 926.580 (4.200) 7.120 332.900 117.500 48.000 20.000 25.000 24.500 172.500 26.800 44.000 25.000 15.200 4.000 29.000 27.500 1.000 22.400 20.500 35.000 N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T N-T

Master Card Accounts Payable Salaries Payable Dividend Payable VAT Payable Income Tax Payable Value Added Tax VAT In VAT Out Other Current Liabilities Long Term Liabilities Bank Loans Equity Common Stock Agio (Disagio) Retained Earnings Current Year Earnings Historical Balancing Income Sales of Merchandise Service Income Freight Out Late Fee Incomes Cost Of Sales Cost of Goods Sold Purchase Discount Freight In Expenses Sales & Promo Expense Advertising Expense In Store Promotion Expense Sales Discount Sales Salaries Expense Other Sales Expense General & Adm. Expense Telephone Expense Maint. & Repair Expense Rent Expense Supplies Expense Elect. & Water Expense Bad Debt Insurance Expense Depreciation Expense Late Fee Expense Other General & Adm. Expense Utility Expense Income Tax Expense Wages & Salaries Other Employer Expenses Other Income

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 16

Praktikum Komputer
Akuntansi 8-1000 Interest Income

Sem. Pendek T.A. 2005/2006

Other Credit Detail 2 N 11.000 N-T Income Other 8-2000 Dividend Income Credit Detail 2 N 24.000 N-T Income Gain on Sales of Fixed Other 8-3000 Credit Detail 2 N - N-T Assets Income Gain on Sales of Stock Other 8-4000 Credit Detail 2 N - N-T Invest. Income Other 9-0000 Other Expenses Debit Header 1 N 22.000 Expense Other 9-1000 Interest Expense Debit Detail 2 N 9.000 N-T Expense Other 9-2000 Bank Service Charge Debit Detail 2 N 13.000 N-T Expense Keterangan: Untuk rekening type Header, saldonya otomatis muncul (tidak perlu entry saldo awal untuk rekening tersebut).

Tabel 1 Daftar Kode Rekening dan Neraca Saldo Per 30 November 2005

Linked Accounts
Jumlah rekening dalam suatu perusahaan sangat tergantung pada kebutuhan untuk mencatat transaksi, sehingga untuk jenis perusahaan yang sama sangat mungkin memiliki jumlah rekening berbeda. Tidak ada teori yang menentukan berapa banyak jumlah rekening dalam suatu perusahaan, semua tergantung pada kebutuhan perusahaan. Apabila anda akan menggunakan program akuntansi sebaiknya lebih dulu menyusun daftar rekening. Sebagai pedoman, Anda dapat mencetak daftar rekening contoh dalam MYOB yang disertakan dalam memilih jenis perusahaan sesuai kegiatan pada saat proses pembuatan data akuntansi (bahasa Inggris). Berdasarkan rekening contoh tersebut, Anda dapat memodifikasi nama dan menentukan jumlah rekening yang dibutuhkan, rekening tersebut biasanya dicatat dalam sebuah daftar rekening atau chart of account. Sebagian rekening dalam chart of account yang terdapat dalam data MYOB saling terkait dengan rekening lain (linked accounts). Keterkaitan rekening tersebut berfungsi mengkoordinasikan beberapa nomor rekening untuk penyusunan laporan keuangan. Rekening yang saling terkait tersebut sudah disiapkan oleh MYOB apabila pencatatan data akuntansi menggunakan rekening contoh (bahasa Inggris). Persoalan yang timbul untuk penerapan disuatu perusahaan biasanya rekening contoh tersebut dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik nama maupun nomor rekening. Dengan demikian tentu saja nomor rekening yang saling terkait tersebut juga mengalami penyesuaian. Rekening yang saling terkait dikelompokkan menjadi empat yaitu : 1. Account & Banking Accounts o Equity Accounts for Current Earnings, diisi dengan nomor rekening laba periode berjalan o Equity Accounts for Retained Earnings, diisi dengan nomor rekening laba ditahan o Equity Accounts for Historical Balancing, diisi dengan nomor rekening saldo penyeimbang. o Cheque Account for Electronic Payment, diisi dengan nomor rekening Kas Bank o Cheque Account for Undeposited Fund diisi dengan nomor rekening Kas Sementara

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 17

Praktikum Komputer
Akuntansi

Sem. Pendek T.A. 2005/2006

Gambar 19 Setup Accounts & Banking Linked Accounts

2. Sales Accounts o Asset Account for Tracking Receivables, diisi dengan nomor rekening Piutang Dagang atau Piutang Usaha dengan tipe Detail Account. o Cheque Account for Customer Receipts, diisi dengan nomor rekening untuk mencatat penerimaan uang/cek dari pelanggan. Rekening bertipe Detail Cheque Account. o I charge freight on sales, diisi dengan nomor rekening bertipe Detail Account dari kelompok pendapatan untuk mencatat pendapatan angkut barang. o I track deposits collected from customers, diisi dengan nomor rekening bertipe Detial Account kelompok Utang atau Kewajiban untuk mencatat penerimaan uang muka dari pelanggan. o I give discounts for early payment, diisi dengan nomor rekening potongan penjualan. Rekening ini dapat dimasukkan dalam kelompok HPP atau Biaya/beban. o I assess charge for late payment, diisi dengan nomor rekening pendapatan dari denda keterlambatan bayar oleh konsumen, dalam contoh dicatat dalam Pendapatan Lainlain

Gambar 20 Setup Sales Linked Accounts AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 18

Praktikum Komputer
Akuntansi

Sem. Pendek T.A. 2005/2006

3. Purchases Accounts o Liability Account for Tracking Payables, diisi dengan nomor rekening Utang Dagang dengan tipe Detail Account. o Cheque Account for Paying Bills, diisi dengan nomor rekening untuk pembayaran kepada pemasok. Rekening bertipe Detail Cheque Account. o I pay freight on purchases, diisi dengan nomor rekening ongkos angkut pembelian barang. Rekening ini dapat dimasukkan dalam kelompok HPP atau Biaya/beban. o I track deposits paid to supplier, diisi dengan nomor rekening untuk mencatat pembayaran uang muka ke pemasok. o I take discounts for early payment, diisi dengan nomor rekening potongan pembelian. o I pay charges for late payment, diisi dengan nomor rekening untuk membayar denda keterlambatan pembayaran kepada pemasok.

Gambar 21 Setup Purchases Linked Accounts

4. Payroll Accounts (untuk MYOB V.13) o Payroll Cheque Account, diisi dengan rekening yang digunakan untuk membayar pengeluaran yang tercantum dalam daftar gaji. o Default Employer Expense Account, biasanya diisi dengan rekening pembebanan atau biaya pensiun karyawan. o Default Wages Expense Account, diisi dengan rekening untuk pembebanan biaya gaji/upah. o Default tax/Deductions payable Accounts, diisi dengan nomor rekening pajak penghasilan yang dibayar karyawan/pegawai.

Gambar 22 Setup Purchases Linked Accounts

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 19

Praktikum Komputer
Akuntansi

Sem. Pendek T.A. 2005/2006

Tugas 2: Pasanglah rekening-rekening linked accounts yang diperlukan PT Khansaindo Computama seperti tampak pada gambar 19 s/d 22 di atas!

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 20

Praktikum Komputer
Akuntansi

Sem. Pendek T.A. 2005/2006

Linked Tax Code Value Added Tax (VAT) atau Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
Pajak Pertambahan Nilai PPN / VAT Salah satu jenis pajak yang telah dikenal secara luas dalam dunia bisnis adalah Pajak Pertambahan Nilai (Value-added taxes atau VAT) yang biasa disingkat PPN. Negara: Singapura, Selandia Baru, Inggris, Uni Eropa dan Afrika Selatan menggunakan istilah VAT (value-added taxes) sedangkan Australia (pembuat sofware MYOB) menggunakan istilah GST (good & services tax). Istilah GST inilah yang nanti Anda temukan pada MYOB, bukan singkatan VAT dalam mengisi tabel pajak. Istilah yang populer terkait dengan PPN adalah Pajak Masukan dan Pajak Keluaran. Pajak Masukan/VAT In adalah PPN yang dibayar oleh PKP pada waktu pembelian barang kena pajak, penerimaan jasa kena pajak, atau impor barang kena pajak. Pajak Keluaran/VAT Out adalah PPN yang dipungut oleh PKP pada waktu penyerahan barang kena pajak atau jasa kena pajak. Utang PPN atau VAT Payable Salah satu fasilitas yang dimiliki MYOB versi 12 terkait dengan pajak pertambahan nilai adalah pencatatan PPN Masukan/VAT In dan PPN Keluaran/VAT Out yang secara otomatis terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang atau jasa kena pajak. Perusahaan dapat merancang daftar rekening agar setiap saat dapat melihat saldo Utang PPN yang merupakan selisih antara PPN Keluaran/VAT In dan PPN Masukan/VAT Out. Data akuntansi dalam rekening yang dibuat oleh MYOB menggunakan istlah rekening GST Collected on Sales (PPN Keluaran) dan GST Paid on Purchases (PPN Masukan). Kedua rekening tersebut termasuk dalam kelompok Utang atau Kewajiban (Liability), setiap kali terjadi transaksi pembelian, saldo rekening GST Paid on Purchase menunjukkan angka negatif dan jika terjadi transaksi penjualan, saldo rekening GST Collected on Sales menunjukkan angka positif. Selisih angka kedua rekening tersebut tercantum dalam saldo pada rekening GST Liabilities (Value Added Tax). Mengaitkan Rekening PPN/VAT dengan Kode Pajak Saldo rekening PPN Masukan/VAT In dan PPN Keluaran/VAT Out akan terpengaruh oleh transaksi pembelian atau penjualan barang/jasa kena pajak apabila telah terkait dengan kode pajak. Untuk mengaitkan rekening tersebut dengan kode pajak, Anda dapat menggunakan kode GST yang telah disediakan oleh MYOB. Apabila Anda menghendaki istilah tersebut dengan PPN (Pajak Pertambahan Nilai), Anda dapat mengganti istilah GST dengan PPN/VAT atau dengan membuat kode pajak baru PPN. Penggantian istilah GST (goods & services taxes) menjadi PPN/VAT dilakukan dengan mengaktifkan kode pajak GST dan mengganti GST dengan PPN/VAT pada kotak isian Tax Code yang terdapat dalam kotak dialog Tax Information. Sedangkan proses pembuatan kode pajak baru (dalam kasus ini PPN/VAT) dilakukan dengan langkah : 1. Pilih dan klik menu List pada tampilan menu bar Tax Codes. Kotak dialog Tax Code List ditampilkan, Anda perhatikan isian kode pajak disesuaikan dengan yang berlaku di Australia. 2. Klik icon New. Kotak dialog Tax Code Information ditampilkan. 3. Isikan data sesuai dengan yang Anda maksudkan seperti berikut ini: Tax Code : diisi dengan kode pajak, dalam kasus ini PPN/VAT. Description, diisi dengan penjelasan sesuai dengan kode pajak yang telah diisikan pada Tax Code, dalam kasus ini Pajak Pertambahan Nilai/Value Added.
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 21

Praktikum Komputer
Akuntansi

Sem. Pendek T.A. 2005/2006

Tax Type : klik drop-down dan pilih salah satu tipe pajak dalam kasus ini Goods & Services Tax Rate, diisi dengan tarif pajak, dalam kasus ini tarif PPN adalah 10%. Linked Account for Tax Collected :diisi dengan nomor rekening PPN Keluaran/VAT Out, isian inilah yang mengaitkan tabel pajak PPN/VAT dengan rekening PPN Keluaran/VAT Out. Linked Account for Tax Paid: diisi dengan nomor rekening PPN Masukan/VAT In, isian inilah yang mengaikan tabel pajak PPN/VAT dengan rekening PPN Masukan/VAT In. 4. Klik tombol OK, proses pencatatan pajak dengan kode PPN/VAT selesai. Kode PPN/VAT tersebut selanjutnya tercantum dalam tabel pajak pada Tax Code List.

Gambar 23 Tampilan membuat Tax Code baru

Gambar 24 Tampilan menghapus Tax Code

Tugas 3: Buatlah kode pajak yang diperlukan PT Khansaindo Computama seperti tampak pada gambar 23 di atas!
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 22

Praktikum Komputer
Akuntansi

Sem. Pendek T.A. 2005/2006

Backup dan Restore Fasilitas Backup berfungsi untuk mem-backup data (membuat data cadangan) melalui proses pengompresan (pengecilan size file) data, sehingga dapat dibawa atau disimpan ke dalam media yang aman dan lebih kecil ukuran kapasitas memorinya. Backup data sebaiknya disimpan pada storage/drive/directory/komputer yang lain dengan data aslinya dan dilakukan sesering mungkin secara periodik (setiap hari misalnya). Hal ini diperlukan guna mengantisipasi jika data asli yang sedang diproses mengalami kegagalan atau kerusakan, sehingga dapat dilakukan restore kembali dengan menggunakan data backup dari komputer yang lain sekalipun. Selain membuat backup data ke storage lain, juga disarankan untuk menyimpan data backup di ruang atau bahkan di gedung yang terpisah. Hal ini berguna untuk menghindari kehilangan data karena pencurian, kebakaran, dan bencana alam. Adapun langkah-langkah untuk mem-backup file data akuntansi yang diproses dengan sortware MYOB Accounting adalah sebagai berikut: 1. Dari menu bar klik File, lalu pilih Backup, selanjutnya pada layar muncul tampilan berikut:

Gambar 25 Tampilan Backup File Data

2. Pilih Backup Company File only dan Do not check Company for errors, dilanjutkan dengan mengklik tombol Continue, selanjutnya komputer akan memproses dan di layar muncul tampilan:

Klik di sini untuk memilih tempat penyimpanan.

Ketik nama file dengan Nama Anda diikuti lima digit terakhir No. Mhs.

Gambar 26 Tampilan Backup Save In

3. Klik drop down pada combo box isian Save In misal pilih tempat penyimpanan file data di disket 3Floppy(A:).

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 23

4. Bila Anda perhatikan File Name dalam keadaan default dinamai MYOBXX##, empat angka di belakang MYOB menunjukkan tanggal dan bulan (atau bulan dan tanggal) Pem-backupan file data, sebagai contoh MYOB0603; berarti menunjukkan data tersebut di-backup pada tanggal 03 Juni. Untuk mengganti nama file tersebut, ketik Nama File dengan nama Anda diikuti 5 (lima) digit terakhir nomor mahasiswa dan urutan tugas atau tanggal transaksi nantinya (misal: DEVA_18566_Tugas3). 5. Klik Save, lalu klik OK dan proses backup selesai. Restore Menu Restore merupakan fasilitas yang berfungsi untuk mengembalikan file data yang hilang atau rusak karena satu dan lain hal, atau juga Anda ingin membuka file data pada computer lain yang tidak terhubung dengan jaringan. Untuk dapat melakukan restore dengan baik, maka Anda harus memenuhi beberapa syarat dan tahapan me-restore file data sebagai berikut: 1. Anda harus sudah mempunyai file backup (nama file.ZIP) lengkap/tidak corrupt yang akan direstore datanya. 2. Anda harus sudah membuka salah satu data MYOB. Bila belum, Anda bisa buka file data melalui klik Explore the sample company > klik OK > klik No, sehingga muncul tampilan menu Command Centre perusahaan sampel Clearwater Pty. Ltd. 3. Klik menu File > pilih Restore, selanjutnya komputer akan menonaktifkan dan menghapus data akuntansi yang sedang aktif, pilih Yes atau No untuk melakukan backup atau tidak atas file yang hendak dinonaktifkan sebelum restore.

Gambar 27 Tampilan Restore konfirmasi backup

4. Dalam kasus ini pilihlah No, selanjutnya pada layar muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini:

Gambar 28 Tampilan pilih file yang akan di-restore

5. Pilih file yang akan di-restore, dilanjutkan dengan mengklik tombol Open, tunggu sesaat sehingga muncul tampilan seperti dalam gambar berikut ini:

Gambar 28 Tampilan pilih file yang akan di-restore

6. Klik tombol Save jika kita menyetujui nama file dan posisi drive yang ditawarkan MYOB atau ganti dengan posisi subdirektori yang lain (Kompak??_Komp##_*****) dan nama file lain (tidak boleh sama dengan nama file.DAT yang sudah ada di folder Anda). 7. Klik OK untuk menyetujui konfirmasi tentang keyakinan Anda akan informasi file data baru hasil restore dan directory serta foldernya apakah sudah benar, proses restore selesai.

Modul Card File

Card File Modul Card File berfungsi seperti kartu yang digunakan untuk mencatat data atau informasi yang meliputi nama, alamat, dan data lain seperti dalam catatan akuntansi manual; meliputi: kartu utang, kartu piutang, karyawan dan data personal. Dari tujuh modul Command Centre hanya modul Card File yang tidak berujung ke Transaction Journal, sehingga tidak mempengaruhi posisi keuangan perusahaan.

Gambar 29 Modul Card File

Card List Terdiri dari empat kelompok yaitu: Customer, Supplier, Employee, dan Personal yang ditampilkan dalam satu form All Cards. Dari empat kelompok di atas, ada dua kelompok yang memiliki saldo (balance) yakni: kelompok Supplier (utang dagang) dan kelompok Customer (piutang dagang).

Gambar 30 Form Card List

Mengisi Kartu Piutang New, Card List, Customer Pengisian kartu piutang (customer card) yang berisi data nama dan alamat konsumen, termin dan sebagainya dilakukan dengan langkah berikut ini : 1. Pilih dan klik Card File Cards List. Kotak dialog Form Cards List ditampilkan gambar 26.
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 26

2. Klik icon New. Kotak dialog Card Information pada posisi tab Profile ditampilkan.

Gambar 31 Form Card List > Profile Customer

3. Profile - Isi data tentang pelanggan (customer) berikut ini: Card Type : pilih salah satu tipe kartu : Customer, Vendor, Employee atau personal. A/R Balance : (saldo piutang) atau A/P Balance : (saldo utang) secara otomatis terisi saldo apabila tipe kartu Customer atau Vendor. Designation, klik pilihan Company jika data yang dicantumkan dalam kartu merupakan perusahaan dan pilih Individual kalau jika data yang dicantumkan dalam kartu merupakan identitas perseorangan. Selanjutnya isi nama pada kotak isian Name. Card ID, diisikan dengan kode masing masing pemilik kartu. Location, Anda dapat mengisikan lebih dari satu alamat dengan cara mengganti addres1-Bill to alamat penagihan faktur, 2-Ship to alamat pengiriman barang, 3, 4, dan 5 sebagai alamat alternatif lainnya. Kotak isian Address : diisi dengan alamat sesuai dengan yang telah diisikan dalam informasi lokasi di atas. City : diisi dengan kota tempat domisili. State : diisi dengan negara bagian atau propinsi (di Indonesia). Post code : diisi dengan kode pos sesuai dengan kota yang diisikan pada isian City. Phone #1 : , Phone #2 dan Phone #3 ; diisi dengan nomor telepon. Fax # diisi dengan nomor facsimile. Contact Name : diisi dengan nama untuk kontak personal.

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 27

Gambar 32 Form Card List > Selling Detail Customer

4. Selanjutnya klik tab Selling Details - isikan Customer Terms Information : Pada kotak pilihan Payment is Due : pilih syarat pembayarannya Pada kotak isian Discunt Days : isi jangka waktu periode untuk mendapatkan potongan pembayaran. Pada kotak isian Balance Due Days : isi jangka waktu (hari) batas pembayaran kredit. Pada kotak isian % Discount for Early Payment : isi persentase potongan pembayaran yang diberikan jika membayar dalam periode potongan. Pada kotak isian % Monthly Charge for Late Payment : isi persentase denda keterlambatan membayar jika konsumen membayar melewati masa kredit. % Volume Discount : isi dengan % volume diskon yang diberikan. Setting Default Termin Pembayaran Pengisian Customer Terms Information sebenarnya dapat dilakukan secara otomatis. Untuk melakukan otomatisasi pengisian termin pelanggan dilakukan melalui menu bar Setup, Preferences, Sales, Terms. Demikian pula dengan termin untuk pemasok dapat dilakukan melalui menu bar Setup, Preferences, Purchases, Terms.

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 28

Gambar 33 Setup Preferences Sales

Gambar 34 Setup Preferences Credit Terms

Mengisi Kartu Utang New, Card List, Supplier Pengisian kartu utang (supplier card) yang berisi data nama dan alamat konsumen, termin dan sebagainya dilakukan dengan langkah yang kurang lebihnya sama dengan cara pengisian kartu piutang. Tugas 4: a. Buatlah data customers, dan suppliers (termasuk default termin pembayaran baik untuk customer maupun supplier) dengan menggunakan informasi yang ada pada tabel berikut, sehingga tampak seperti gambar 30 - 34 di atas! b. Lakukan backup file data sampai dengan tugas 4!
Daftar Pelanggan & Saldo Account Receivable per 30 November 2005 AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 29

Kode Nama Alamat Kota Phone Tgl. Inv. No. Inv. So. Awal

CUS 001 CV. Surya Telematika Malioboro Mall I/3 Lt.1 Yogyakarta 0274 531 922 19/11/2005 FPJ-123 Rp33.000.000,00

CUS 002 Portable Outlet Centre Jln. Kyai Mojo 119 Yogyakarta 0274 547 432 30/11/2005 FPJA-012 Rp55.000.000,00

CUS 003 Toko Kharuan Jaya Jln. Mangkubumi 3 Yogyakarta 0274 589 724 21/11/2005 FPJT-234 Rp22.000.000,00

CUS 004 Penjualan Tunai -

Total Saldo Piutang Dagang Rp110.000.000,00 Tabel 2 Data Customer (saldo sudah termasuk PPN) Daftar Pemasok & Saldo Account Payable per 30 November 2005 Kode SUP 001 SUP 002 Nama Alamat Kota Phone Tgl. Faktur No. Faktur So. Awal PT. Glenmore Computa Jl. Tubagus Angke 101 Tangerang 021 - 7296 8311 29/11/2005 FPBX-057 Rp27.500.000,00 PT. Buana Komputindo Pertokoan Mangga Besar Blok Q-9 Jakarta 021 - 573 2406 09/11/2005 FPBN-141 Rp55.000.000,00

SUP 003 PT. Hi-Tech Portables Jl. Rawa Mangu I/212, Pulogadung Jakarta 021 633 7514 15/11/2005 FPBB-033 Rp71.500.000,00

Total Saldo Utang Dagang Rp154.000.000,00 Tabel 3 Data Supplier (saldo sudah termasuk PPN)

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 30

Modul Inventory
Modul Inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barang yang diperdagangkan, fungsi menu Inventory hampir sama dengan kartu persediaan pada akuntansi manual. Items List Fasilitas Items List digunakan untuk mencatat barang atau jasa yang diperdagangkan meliputi: 1. Mencatat barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan dijual kembali dan nilai barang dicatat dalam persediaan. 2. Mencatat pembelian barang yang hanya digunakan untuk keperluan kantor. 3. Mencatat barang hasil penggabungan beberapa komponen, misal komputer yang dirakit dari beberapa komponen. 4. Mencatat barang berupa komponen untuk membuat satu produk, misal casing, board, processor, disk drive, keyboard dan sebagainya yang merupakan komponen untuk merakit sebuah komputer. 5. Mencatat jenis jasa yang ditawarkan kepada konsumen.

Gambar 35 Item List

Perusahaan dagang aktivitas utamanya adalah membeli barang dan menjual kembali kepada konsumen tanpa proses lebih lanjut. Proses pencatatan pembelian barang yang diperdagangkan dicatat melalui menu Purchases dan penjualan tersebut dicatat melalui menu Sales. Pencatatan pembelian maupun penjualan dalam MYOB identik dengan mengisi faktur dalam transaksi manual, informasi yang diisikan antara lain adalah kode barang, nama barang dan harga (jual atau beli). Sebelum proses pengisian pada faktur tersebut dilakukan, maka lebih dulu data tentang barang atau jasa yang diperjualbelikan harus dimasukkan ke komputer dengan cara: 1. Melalui Menu Bar klik Lists, Items, New atau melalui Command Centre - klik Inventory, Items List, New maka akan ditampilkan jendela item information pada posisi tab Profile lalu isikan informasi yang berkaitan dengan sediaan, yaitu: > Item Number, diisi dengan nomor atau kode barang > Name, diisi dengan nama barang
Halaman 31

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

> I buy This Item, klik kotak isian ini jika Anda membeli barang untuk diperjualbelikan kembali > I Sell This Item, klik kotak isian ini untuk barang yang diperjualbelikan kembali. > I Inventory This Item, klik kotak isian ini bila nilai barang yang diperjualbelikan dicatat dalam rekening Persediaan (Inventory). Kotak pilihan berikut ini terkait dengan kotak isian diatas, intinya Anda diminta memilih rekening untuk membukukan : > Costs of Sales Account, pilih nomor rekening untuk membukukan Harga Pokok Penjualan/HPP (cost of Sales 5xxxx). > Income Account for Tracking Sales, pilih nomor rekening untuk membukukan hasil penjualan barang yang merupakan bagian dari kelompok Pendapatan (Income 4xxxx). > Assets Account from Item Inventory, pilih nomor rekening untuk membukukan Persediaan Barang yang merupakan bagian dari kelompok Aktiva (Assets 1-xxxx). Khusus item jasa (service) hanya dapat dijual saja. Anda hanya perlu mengisikan kode jasa, nama jasa, dan aktifkan field Sell This Item saja sehingga tab Buying Details dihilangkan. Kemudian pilih kode rekening yang digunakan dalam transaksi penjualan jasa tersebut. Informasi selanjutnya yang harus didisi adalah tab Selling Details.

Gambar 36 Item List Jasa/Service

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 32

Gambar 37 Item Information Profile

sejenis.

Catatan: Gunakan fasilitas Copy From pada tampilan Item Information Profile untuk menyalin beberapa default atas item tersebut pada item lain berikutnya. Bila hal ini dilakukan akan mempercepat proses pengisian item barang yang

2. Selanjutnya klik tab Buying Details, kemudian isikan informasi berikut ini: > Buying Unit of Measure, diisi dengan satuan unit barang yang dibeli, misalkan Unit. > Number of Item per Buying Unit, diisi unit item barang yang dibeli, misal 1. > Tax Code When Bought, diisi kode pajak pembelian barang (PPN masukan/VAT In). Bagian Optional Restocking Information for the To Do List dapat Anda isikan informasi : > Minimum Level for Restocking Alert, diisi dengan kauntitas persediaan minimum untuk suatu jenis barang. > Primary Vendor for Reorders, klik drop-down (tanda panah ke bawah) untuk mengisi pemasok utama (setelah sebelumnya diisi melalui menu Card Vendor) barang yang bersangkutan. > Vendor Item Number, diisi dengan nomor atau kode pemasok sesuai isian pada Primary Vendor for Reorders. > Default Reorder Quantity, diisi kuantitas pengisian kembali suatu barang setelah mencapai persediaan minimum.

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 33

Gambar 38 Item Information Buying Details

3. Selanjutnya klik tab selling Details, kemudian isikan informasi berikut ini: > Base Selling Price, diisi dengan harga jual barang (lihat tabel 4) yang bersangkutan. Angka ini akan muncul pada kolom price dalam faktur penjualan. > Selling Unit of Measure, diisi dengan satuan unit barang yang dijual, misalkan Unit > Number of Item per Selling Unit, diisi dengan unit item barang yang dijual, misal 1. > Tax Code When Bought, diisi dengan kode pajak penjualan barang (PPN keluaran/VAT Out). > Inclusive/Exclusive, pilihan untuk menentukan apakah harga yang ditetapkan pada Base Selling Price sudah termasuk pajak (Inclusive) atau belum termasuk pajak (Exlusive). Bila kotak tersedia terdapat tanda centang berarti Inclusive, bila tidak ada tanda centang berarti Exclusive. > Calculate Sales Tax on, klik salah satu pilihan apakah PPN/VAT diperhitungkan dari Base Selling Price atau dari Actual Selling Price atas barang yang dijual.

Ketikkan harga jual sebesar 20% di atas harga beli di sini. (lihat tabel 4)

Gambar 39 Item Information Selling Details

4. Kotak dialog tab History menampilkan data barang berupa : pembelian (unit bought dan nilai pembelian purchases), penjualan (unit sold dan nilai penjualan sales) serta harga pokok penjualan (sales of sales) pada suatu tahun (financial years) tertentu. 5. Kotak dialog tab Auto Build digunakan untuk menampilkan barang hasil penggabungan beberapa jenis barang menjadi satu jenis barang baru dengan fasilitas Auto-Build

Inventory. Sebagai contoh untuk satu unit komputer terdiri dari beberapa komponen barang dapat diurai menjadi monitor, keyboard, casing, motherboard, diskdrive/cddrive, CD Rom dan komponen lain. Set Item Prices Fasilitas Set Item Price berfungsi untuk mengubah harga jual dan menentukan metoda pembebanan harga pokok penjualan. Metode yang dapat dipilih adalah Last Cost (LIFO) dan Avg. Cost (Average Cost), untuk memilih metode yang digunakan, klik icon bersangkutan. Shortcuts Pada jendela Set Item Price Anda dapat memanfatkan icon Shortcuts untuk mengubah harga jual, Anda dapat mengubah harga jual barang tertentu atau seluruh barang yang diperdagangkan berdasarkan persentase marjin, markup atau laba kotor berdasarkan harga beli barang yang bersangkutan. Tugas 5: Buatlah data persediaan barang dagangan dan jasa PT Khansaindo Computama dengan menggunakan informasi yang ada pada tabel berikut, sehingga tampak seperti gambar 35 di atas dan lakukan backup file data sampai dengan tugas 5!
Daftar Persediaan Barang Dagangan &Saldo Inventory per 30 November 2005 Kode Prnt 001 Prnt 002 N-EPC 001 N-EPC 002 HP Pavilion dv HP Pavilion dv HP Printer PSC HP Printer PSC 1121 4126 AP Nama 1315 1402 Entertaintment Entertaintment PC PC Satuan Unit Unit Rp390.000,00 Rp300.000,00 Harga Jual Harga Beli Rp325.000,00 Rp250.000,00 Per Unit Jumlah 10 10 Stock Nilai Stock Rp3.250.000,00 Rp2.500.000,00 Total Persediaan Barang Dagangan Unit Rp6.180.000,00 Rp5.150.000,00 9 Rp46.350.000,00 Unit Rp7.860.000,00 Rp6.550.000,00 9 N-PC 001 HP Pavilion zt 3315 N PC Unit Rp6.540.000,00 Rp 5.450.000,00 11

Rp58.950.000,00 Rp59.950.000,00 Rp171.000.000,00

Daftar Jasa PT Khansaindo Computama Kode Serv 001 Serv 002 Serv 003 Nama Service Komputer Pelatihan Komputer Office Pelatihan Komputer Akuntansi Satuan Paket Paket Paket Rp50.000,00 Rp500.000,00 Rp750.000,00 Tarif/Orang Tabel 4 Data Persediaan Barang Dagangan & Jasa (saldo belum termasuk PPN)

Mencatat Saldo Awal

Saldo awal di sini diartikan sebagai saldo awal periode akuntansi atau saldo suatu rekening pada saat dimulai proses pencatatan akuntansi dengan MYOB Accounting. Misal, selama ini setiap transaksi yang terjadi dalam sebuah perusahaan dicatat secara manual dan sudah berlangsung beberapa tahun, terhitung sejak 01 Desember 2005 perusahaan mengganti proses pencatatan akuntansi dari cara manual dengan program komputer akuntansi-MYOB Accounting. Langkah yang harus dilakukan adalah memindahkan data akuntansi meliputi : daftar rekening beserta saldonya, data pelanggan, data pemasok, data barang/jasa yang diperdagangkan dan sebagainya. Rekening Riil Rekening riil atau rekening neraca adalah rekening-rekening yang pada akhir periode akuntansi dilaporkan dalam neraca. Kelompok yang termasuk dalam rekening riil adalah : aktiva, utang atau kewajiban dan modal atau equitas. Pencatatan saldo awal rekening riil dalam MYOB Accounting dapat dikelompokkan menjadi empat, yaitu : 1. Saldo awal selain rekening : Piutang Dagang, Utang Dagang dan Persediaan. Pencatatan saldo awal rekening jenis ini dapat langsung diisi pada kolom Opening Balance pada kotak dialog Edit Accounts atau melalui menu Setup Balances Account Opening Balances. 2. Saldo awal rekening Piutang Dagang atau Piutang Usaha. Proses pengisian saldo awal rekening Piutang Dagang adalah dengan mengisi saldo awal seperti yang dilakukan pada angka 1 di atas, rincian saldo awal tersebut selanjutnya dicatat ke dalam masing-masing Kartu Piutang. 3. Saldo awal rekening Utang Dagang atau Utang Usaha. Proses pengisian saldo awal rekening Utang Dagang adalah dengan mengisi saldo awal seperti yang dilakukan pada angka 1 di atas, rincian saldo awal tersebut selanjutnya dicatat ke dalam masing-masing Kartu Utang. 4. Saldo awal rekening Persediaan Barang Dagangan. Proses pengisian saldo awal rekening Persediaan Barang Dagangan adalah dengan mengisi saldo awal seperti yang dilakukan pada angka 1 di atas, rincian saldo rekening tersebut selanjutnya dicatat melalui Kartu Persediaan.

Gambar 40 Memasukkan Saldo Awal Rekening Neraca

Mencatat Saldo Awal Selain rekening Piutang Dagang, Utang Dagang dan Persediaan Proses pencatatan saldo awal dapat dilakukan dalam dua cara berikut ini. Cara pertama dilakukan dengan langkah : 1. Pilih dan klik modul Account Account List. 2. Aktifkan rekening yang akan diisi saldo awal (bertipe Detail) 3. Isi saldo awal pada kotak isian Opening Balance dalam kotak dialog Edit Accounts. 4. Klik tombol OK Cara kedua dilakukan dengan langkah : 1. Klik menu Setup pada baris menu bar. 2. Pilih dan klik Balances Account Opening Balances. Kotak dialog Account Opening Balances ditampilkan. 3. Isi saldo awal rekening pada kolom Opening Balance. 4. Klik tombol OK Saldo Rekening Piutang Dagang Pencatatan data ke dalam saldo rekening Piutang Dagang dilakukan dengan langkah : 1. Klik menu Setup yang terdapat dalam baris menu 2. Pilih dan klik Balance Account Opening Balances. Kotak dialog Account Opening Balances ditampilkan. 3. Isi angka saldo pada rekening Piutang Dagang yang terdapat dalam kotak dialog Account Opening Balances. 4. Klik tombol OK Saldo Pelanggan Data masing-masing pelanggan (saldo masih nol) sebekum pencatatan saldo awal. Pencatatan saldo awal masing-masing kartu pelanggan dilakukan dengan langkah : 1. Klik menu Setup yang terdapat dalam baris menu. 2. Pilih dan klik Balances Customer Balances. Kotak dialog Customer Balances yang berisi data kartu pelanggan beserta saldonya ditampilkan.

Gambar 41 Daftar Kartu Piutang & Saldo Pelanggan

3. Pilih salah satu atau klik ganda nama pelanggan yang hendak diisikan saldo awalnya. 4. Klik tombol Add Sale, maka kotak dialog Historical Sale ditampilkan.

Gambar 42 Memasukkan Saldo Awal Buku Pembantu Piutang

5. Klik drop-down pada Customer Name dan pilih nama pelanggan, cek tanggal pada Date : dan isi saldo awal pelanggan pada Amount Due. 6. Klik tombol Record. Kotak dialog Receivable Balances ditampilkan kembali. 7. Klik tombol Add Sale dan isi saldo awal kartu pelanggan yang lain (ikuti langkah ke-3 sampai ke-5). 8. Klik tombol Close, pada kotak dialog Receivable Balances jika pengisian saldo awal pelanggan selesai.

Gambar 43 Tampilan Hasil Pengisian Saldo Piutang Telah Dilakukan dengan Benar

Utang Dagang Mencatat saldo awal rekening Utang Dagang atau Utang Usaha beserta data saldo awal kartu Utang masing-masing pemasok pada dasarnya tidak berbeda dengan mencatat saldo awal rekening Piutang Dagang dan saldo masing-masing pelanggan. Perbedaan pencatatan

terletak pada form yang digunakan dalam pengisian saldo Utang yaitu kartu Utang dagang. Menu yang digunakan untuk mencatat saldo adalah Setup Balances Supplier Balances .

Gambar 44 Tampilan Hasil Pengisian Saldo Utang Telah Dilakukan dengan Benar

Persediaan Barang Dagangan Saldo awal rekening persediaan barang dagangan merupakan kumulatif dari nilai persediaan awal masing-masing barang. Nilai persediaan barang diperoleh dari hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga beli barang tersebut. Pengisian saldo awal barang yang diperdagangkan dapat dicatat melalui modul Inventory Count Inventory dengan memasukkan jumlah saldo awal barang. Proses memasukkan saldo tersebut melalui menu Count Inventory kolom Counted sebagaimana dijelaskan pada langkah ke-3 sampai dengan langkah ke-7 pencatatan hasil pengitungan fisik barang dagangan (Stock Opname) berikut ini: Count Inventory - Menghitung Fisik Barang Count Inventory digunakan untuk mencatat jumlah barang hasil perhitungan fisik yang berada di gudang (stock opname). Berdasarkan perhitungan fisik, nantinya akan diproses oleh MYOB untuk dibandingkan dengan catatan persediaan barang menurut perhitungan komputer. MYOB telah menyediakan formulir untuk mencatat hasil perhitungan fisik barang yang dapat dicetak melalui menu Reports-Index to Reports-Inventory-Inventory Count Sheet atau dari Command Centre-Reports-Inventory-Inventory Count. Langkah untuk menghitung fisik persediaan barang dagangan : 1. Cetak Inventory Count Sheet melalui menu Report-Index to Reports-Inventory-Inventory Count Sheet atau dari Command Centre-Reports-Inventory-Inventory Count. 2. Catat hasil perhitungan secara fisik ke dalam kolom 1st Count (untuk pencatat pertama) dan/atau 2nd Count (untuk pencatat kedua). 3. Selanjutnya hasil perhitungan tersebut Anda catat dalam kolom Counted pada kotak dialog Count Inventory.

Gambar 45 Pengisian Jumlah Unit Awal Persediaan Barang Dagangan

4. Klik tombol Adjust Inventory, kotak dialog Adjustment Inventory ditampikan.

Gambar 46 Pemilihan Kode Rekening untuk Penyesuaian

5. Klik drop-down pada kotak isian dalam Adjustment Inventory, pilih nomor rekening persediaan untuk barang yang bersangkutan. 6. Klik tombol Continue lalu klik Opening Balances, kotak dialog Inventory Adjustment.

Gambar 47 Opening Balance Check Persediaan Barang Dagangan

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 40

Gambar 48 Pembuatan Jurnal Saldo Awal Persediaan Barang Dagangan

7. Masukkan harga beli/perolehan per unit (unit cost) untuk masing-masing barang persediaan. Lalu klik tombol Record. 8. Selanjutnya lihat jurnal penyesuaian hasil Inventory Adjustment di atas dengan cara klik Transaction Journal.

Inventory

Sales Purchases General

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 41

Gambar 49 Tampilan Transaction Journal

Rekening Nominal Rekening nominal atau rekening laba-rugi adalah rekening yang pada akhir periode akuntansi dilaporkan dalam laporan laba-rugi. Rekening nominal dalam MYOB meliputi rekening kelompok pendapatan, harga pokok penjualan, biaya, pendapatan lain dan biaya lain. Awal periode akuntansi dapat dipastikan saldo-saldo rekening nominal adalah nol, misal pada awal periode akuntansi saldo awal rekening nominal diisi, MYOB akan memberi komentar.

Gambar 50 Tampilan peringatan bahwa: Saldo awal rekening nominal (L/R) dari periode tahun lalu tidak bisa dirubah

Pencatatan saldo rekening nominal jika menggunakan MYOB pada pertengahan periode akuntansi dilakukan dengan menggunakan Modul Account Record Journal Entry. Lihat gambar 51 berikut ini:

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 42

Gambar 51 Pencatatan saldo rekening nominal

Koreksi Saldo Awal Kesalahan pencatatan saldo awal dapat diidentifikasi bahwa saldo awal dicatat terlalu besar atau terlalu kecil. Penyebab kesalahan tersebut dapat terjadi pada saldo awal rekening Piutang Dagang, saldo pada kartu piutang atau kedua-duanya. Jika terdapat kesalahan pencatatan saldo awal, maka perlu dibuat koreksi saldo awal agar data menjadi benar (timpa saldo yang salah) baik melalui modul yang bersangkutan maupun dengan melalui jurnal pembalik dan koreksi. Untuk koreksi saldo awal buku pembantu utang dan piutang bisa juga dikoreksi dengan cara menghapus add sales yang keliru dan buat ulang saldo awal dengan benar. Sedangkan untuk kesalahan pengisian saldo awal buku pembantu persediaan bisa ditangani dengan cara: > Jika kesalahan terjadi pada jumlah kuantitas (unit) atau harga beli per unit, maka buatlah adjust out untuk item yang keliru tersebut. Setelah diadjust out maka saldo item tersebut menjadi 0. Setelah itu, isikan jumlah unit dan harga beli item tersebut dengan benar (langkah 3-7 dalam menghitung fisik persediaan; halaman 36-38) > Jika kesalahan terjadi pada penulisan/pemilihan kode rekening yang digunakan untuk penyesuaian, maka proses adjust out dan pengulangan langkah 3-7 (gunakan kode rekening yang benar) dalam menghitung fisik persediaan harus dilakukan untuk semua item list. Tugas 6: Masukkan semua saldo awal baik untuk rekening riil maupun rekening nominal PT Khansaindo Computama dan lakukan backup file data sampai dengan tugas 6!
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 43

Modul Sales
Modul Sales Fasilitas modul Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa, retur penjualan dan penerimaan yang berhubungan dengan penjualan tersebut. Selain itu, MYOB juga menyediakan tiga pilihan modul penjualan yaitu mulai dari Quote, Order, Invoice, Receive Payments, dan Transaction Journals. Pada dasarnya pemrosesan data dengan menu Sales hampir sama dengan mengisi faktur penjualan dalam praktik akuntansi secara manual.Untuk lebih jelasnya Anda buka menu Sales dari Pulldpwn Menu Command Centres> klik Sales> klik Enter Sales, sehingga muncul tampilan seperti gambar berikut ini:

Gambar 52 Sales>New/Edit Item>Quote

Enter Quotes Form ini berguna untuk membuat permohonan (Quote) dari pelanggan atas penjualan suatu barang dagangan/item. Transaksi Quote ini tidak akan dijurnal maupun diposting pada catatan akuntansi perusahaan. Jika Anda telah membuat Quote, maka Quote tersebut dapat dijadikan Order atau bahkan bisa juga langsung dijadikan Sales Invoice kepada bagian penjualan/invoicing. Adapun cara pengisian Quote kurang lebihnya sama dengan cara pengisian Order maupun Invoice yang akan dibahas kemudian. Contoh: 03/12/2005, diterima permohonan pesanan barang dagangan no. 00001 dari Portable Outlet Centre yang dijanjikan akan dikirim/diterimakan tanggal (promised date) 06-122005 dengan rincian (harga belum termasuk PPN) sebagai berikut: Kode Nama Barang Unit Harga Satuan Jumlah Prnt 001 HP Printer PSC 1315 3 Rp 390.000,00 Rp 1.170.000,00 N-EPC 002 HP Pav. dv 4126 AP EPC 2 7.860.000,00 15.720.000,00 ======================= T o t a l ======================= Rp 16.890.000,00

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 44

Enter Orders Form ini berguna untuk membuat pesanan (Order) dari pelanggan atas penjualan suatu barang dagangan/item. Ada dua kemungkinan pesanan (Order) bisa terjadi, yaitu: 1. Order yang dilakukan berasal dari Quote yang telah Anda buat sebelumnya. Untuk itu, Anda hanya tinggal membuka data Quote yang telah dibuat dengan cara klik Sales Register, pilih Quote yang bersangkutan dan kemudian klik Change to Order. Setelah yakin benar dengan isian yang ada (perhatikan tanggalnya berbeda atau tidak dengan tanggal pesan, no. faktur, no. PO), maka untuk menyimpan perubahan Quote ke Order tersebut Anda tinggal klik Record.

Gambar 53 Tampilan mengubah Quote menjadi Sales Order

2. Order yang dilakukan tanpa Quote. Order penjualan juga bisa dilakukan secara langsung mengisikannya dari menu Command Centre> klik Sales> klik Enter Sales. Kemudian ubahlah template menjadi ORDER, selanjutnya isikan data Order (sama dengan cara pengisian Quote) yang diperlukan seperti: customer, nomor invoice, tanggal, termin dan data item lainnya yang dipesan. Yang membedakan tampilan Order dengan Quote hanyalah terletak pada bagian bawah sebelah kanan form ada tambahan isian Paid Today, Payment Method, dan Balance Due. Untuk menyimpan hasil pembuatan Order tersebut klik Record. Enter Invoices Merupakan formulir untuk mencatat penjualan barang atau jasa baik secara tunai maupun kredit. Untuk mengaktifkannya klik Sales dari jendela Command Centre dilanjutkan dengan mengklik Enter Sales. Tampilan formulir penjualan barang berbeda dengan faktur untuk penjualan jasa. Proses pencatatan transaksi penjualan dilakukan dengan langkah : 1. Pilih dan klik menu Sales Enter Sales. Kotak dialog Sales New Item ditampilkan (lihat gambar 55). 2. Jika tampilan yang muncul bukan Sales New Item, maka Anda harus klik icon Layout yang ada di bagian bawah form Sales .. dan pilih layout yang dikehendaki apakah Item, Service, Profesional, Misellaneous atau Time Billing (Versi 13).

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 45

Gambar 54 Pilihan template layout form Sales Quote/Order/Invoice

3. Klik drop-down dan pilih nama pelanggan pada isian customer, selanjutnya isi data-data transaksi berikut ini. Bagian Ship to : secara otomatis terisi alamat (pembeli) pengiriman barang sesuai dengan isian pada Customer Card yang bersangkutan. Invoice # : diisi atau secara otomatis terisi nomor faktur. Date : cek tanggal transaksi, jika tidak sesuai, ketik secara manual tanggal transaksi tersebut. Customer PO # : diisi dengan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan (jika ada). Kolom Ship diisi dengan jumlah barang yang dibutuhkan pembeli. Kolom Item Number, diisi dengan kode barang yang dijual dengan cara menempatkan penunjuk mouse, dilanjutkan menekan enter dan diakhiri memilih kode barang yang bersangkutan. Kolom Description, secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan sesuai dengan kode pada kolom Item Number. Kolom Price, secara otomatis terisi harga jual barang (isian Inventory) angka ini dapat diganti jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan. Kolom Disc. %, diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada). Kolom Total, secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga jual (dikurangi potongan). Kolom Job, diisi dengan kode job (jika ada). Kolom Tax, secara otomatis terisi kode pajak pertambahan nilai/VAT. Kotak isian Salesperson : diisi dengan karyawan bagin penjualan (jika ada). Kotak isian Comment : diisi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pelanggan (jika ada), komentar ini dibuat melalui menu Sales Comments & Ship Methods. Kotak isian Ship Via : diisi dengan keterangan pengiriman barang (jika ada), keterangan ini dibuat melalui menu Sales Comments & Ship Methods Promised Date : diisi dengan kesanggupan membayar jika merupakan penjualan kredit (jika ada). Journal Memo : secara otomatis berisi keterangan jurnal transaksi yang bersangkutan Kotak isian Freight : diisi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada). Kolom Tax, secara otomatis terisi angka PPN barang yang dijual. Kolom Amount : secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari : nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak.
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 46

Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang dibayar pembeli atau diterima penjual dari konsumen. Balance Due : secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akan menambah saldo rekening Piutang Dagang. 4. Klik tombol Record. Proses pencatatan selesai.

Gambar 55 Pencatatan transaksi penjualan barang dagangan

Mencatat Penerimaan dari Konsumen Penerimaan uang yang dicatat melalui menu Sales adalah semua penerimaan dari konsumen (Receive payment) yang berhubungan langsung dengan penjualan barang atau jasa aktivitas utama perusahaan. Proses pencatatan penerimaan pelunasan Piutang dilakukan dengan langkah berikut ini. 1. Pilih dan klik modul Sales Receive Payments. Kotak dialog Receive Payments ditampilkan (lihat gambar 56). 2. Isi semua data transaksi berikut ini: Contoh: 01/12/2005, diterima pelunasan piutang dari Portable Outlet Centre, no. faktur FPJA-012, tanggal. 30/11/2005, Rp15.000.000,00 (masih dalam masa potongan) dengan no. bukti penerimaan BKM12-1, BG No. POC011205001, jatuh tempo 05/12/2005, BANK MANDALA CAB. PINGIT, no. rek. 033-001-000000002. Klik dan pilih salah satu rekening (tipe Detail Cheque atau Detail Credit Card) pada bagian kiri atas kotak dialog Customer Payment yang berfungsi untuk menampung penerimaan pembayaran (Deposit to Account) atau bisa juga pilih Group with Undeposited Funds tergantung kebijakan akuntansi perusahaan. Klik drop-down dan pilih pelanggan yang membayar pada kotak Customer , dalam kasus ini Portable Outlet Centre. Pada kotak ID # : secara otomatis terisi kode penerimaan kas (customer receipts) CR000xxx, jika Anda menghendaki keterangan yang lain isi secara manual pada bagian ini (misalnya BKM12-1).
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 47

Kotak Date : secara otomatis terisi tanggal sesuai dengan sistem komputer, jika tidak sesuai bagian ini dapat diedit. Kotak Amount Received : isi dengan jumlah yang dibayar oleh pelanggan atau konsumen dengan cara klik isian ini setelah kolom Amount Received diisikan, maka secara otomatis langsung terisikan. Kotak Memo : secara otomatis terisi penjelasan jurnal, ganti keterangan lain jika Anda memerlukan. Kolom Amount Applied : diisi dengan pendistribusian angka dari kotak isian Amount Received. Finance Charge : diisi dengan banyaknya jumlah denda yang dikenakan perusahaan kepada pelanggan atas keterlambatan pelunasan piutang yang bersangkutan.

Gambar 56 Pencatatan transaksi penerimaan pelunasan piutang dagang

3. Klik tombol Record, maka kotak dialog gambar 57 akan ditampilkan (Versi 13).
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 48

4.

Klik tombol Print Later untuk menunda pencetakan faktur atau kredit memo atas diskon pelunasan yang telah diberikan.

Gambar 57 Kotak dialog pencetakan faktur/memo kredit

5. Proses pencatatan transaksi selesai. Sales Return & Credits Merupakan formulir khusus untuk mencatat terjadinya transaksi retur penjualan. Untuk melakukan pencatatan transaksi retur penjualan caranya sama dengan cara pencatatan transaksi penjualan. Bedanya pada pencatatan transaksi retur penjualan untuk kolom Ship didisikan dengan angka negatif/minus. Dalam setiap entry transaksi retur penjualan ada 2 (dua) tahapan yang wajib Anda lakukan, yakni: 1. Pilih dan klik menu Sales Enter Sales, lalu lengkapi isian data invoice yang ada dengan memasukan angka negative/minus pada kolom Ship dan akhiri dengan klik Record. Intinya pada tahapan ini, yang Anda lakukan adalah membuat faktur negatif. 2. Membebankan faktur negatif di atas ke faktur lainnya yang bernilai positif dan masih outstanding atau berstatus open (Apply to Sales) atau bisa juga dengan cara mengembalikan sejumlah uang tunai (Pay Refund) sesuai dengan nilai faktur negatif tersebut jika transaksi retur terjadi berasal dari penjualan tunai. Adapun langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut ini: a. Klik menu Sales> buka form Sales Register, pilih bagian/tab Return & Credits. b. Isikan ID# dan tanggal melakukan retur serta isikan nilai retur pada isian Amount Applied untuk diperhitungkan dalam faktur penjualan kepada pelanggan bersangkutan yang berstatus open. c. Klik Record, proses retur penjualan dan pengkreditan rekening piutang dagang selesai. Contoh: 09/12/2005, diterima retur penjualan barang dagangan dari Portable Outlet Centre Yogyakarta atas faktur no. FPJ12-1 tanggal 06/12/2005 dengan harga pokok sbb: Prnt 001 HP Printer PSC 1315 1 @ Rp 325.000,00

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 49

Gambar 58 Pencatatan retur penjualan

Gambar 59 Sales Register> Returns & Credits

Gambar 60 Settle Returns & Credits AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 50

Modul Purchases
Purchases dan Purchase Order/Quote Merupakan formulir untuk mencatat pembelian barang dagangan atau jasa, untuk mengaktifkannya klik Purchase dari menu Commend Centre dilanjutkan dengan mengklik Enter Purchase. Dalam bisnis biasanya pembelian barang dagangan melalui tiga cara, pertama langsung ke proses pembelian barang sehingga dicatat sebagai pembelian, kedua melalui tahap pemesanan barang atau jasa dan penerimaan barang atau jasa yang telah dipesan sebelumnya, dan ketiga melalui tahap permohonan pesanan dari bagian gudang ke bagian pembelian.. Pembelian cara yang pertama dicatat dengan istilah Purchase (Bill), proses pemesanan barang pada cara yang kedua dicatat dengan istilah Purchase Orders (Order), sedangkan cara ketiga dicatat dengan istilah Purchase Quote (Quote). Pencatatan pembelian barang dagangan atau jasa (purchase) dalam MYOB accounting pada dasarnya sama dengan penjualan yang bersifat berlawanan/berkebalikan. Berikut ini adalah pemrosesan data pembelian dengan MYOB Accounting: Contoh: 10/12/2005, dipesan (order) barang dagangan secara kredit kepada PT Buana Komputindo dengan perincian: Kode Nama Barang Unit Harga Satuan Jumlah N-EPC 001 HP Pav. dv 1121 EPC 4 Rp 5.450.000,00 Rp 21.800.000,00 N-EPC 002 HP Pav. dv 4126 AP EPC 4 6.760.000,00 27.040.000,00 Sub Total Rp 48.840.000,00 PPN/VAT 4.884.000,00 Freight 350.000,00 Down Payment 27.037.000,00 ====================== T o t a l ====================== Rp 27.037.000,00 1. Pilih dan klik menu Purchases Enter Purchases. Kotak dialog Purchases - New Item ditampilkan.

Gambar 61 Pencatatan transaksi order pembelian barang dagangan

2. Isi data yang terkait dengan transaksi berikut ini :

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 51

Klik tamplate menjadi Order. Supplier, kilk dan pilih pemasok. Bagian Ship to : secara otomatis terisi alamat (pembeli) pengiriman barang sesuai dengan isian pada isian Company Information (dalam kasus ini perusahaan - PT Buana Komputindo). Purchase : secara otomatis terisi nomor faktur pembelian. Anda dapat mengganti isian lain jika diperlukan. Date : cek tanggal transaksi, jika tidak sesuai ketik secara manual tanggal transaksi tersebut. Supplier Inv # : diisi nomor faktur dari penjual (jika ada). Kolom Received ; diisi dengan jumlah barang yang dibeli atau dikirim oleh pemasok. Kolom Backorder : diisi dengan angka (selisih) jika jumlah barang yang dkirim pemasok lebih kecil dari yang dibutuhkan. Kolom Item Number : diisi dengan kode barang yang dibeli dengan dengan cara menempatkan penunjuk mouse, dilanjutkan menekan enter dan diakhiri memilih kode barang yang bersangkutan. Kolom Description, secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan kode pada kolom Item Number. Kolom Price, secara otomatis terisi harga jual barang (isian Inventory), angka ini dapa diganti jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan. Kolom Disc%, diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada). Kolom Total, secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga jual (dikurangi potongan). Kolom Job, diisi dengan kode Job (jika ada). Kolom Tax, secara otomatis terisi dengan kode pajak (akan dijelaskan lebih lanjut) Kotak isian Sales Person : diisi dengan nama karyawan bagian penjualan pemasok (jika ada). Kotak isian Comment : diisi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok (jika ada), keterangan ini dibuat melalui menu Sales Comments & Ship Methods Promised Date : diisi dengan tanggal pengiriman barang yang dijanjikan/disepakati. Journal Memo : secara otomatis berisi keterangan jurnal transaksi yang bersangkutan. Kotak isian Freight : diisi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada). Kolom Tax, secara otomatis terisi angka PPN barang yang dijual. Kolom Amount : secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari : nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak. Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang dibayar pembeli atau diterima penjual dari konsumen. Balance Due : secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akan menambah saldo rekening Utang Dagang. 3. Klik tombol Record. Apabila dari transaksi tersebut, ada pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada pemasok, sebelum transaksi tersebut diproses kemudian form dialog konfirmasi kode pajak dan verifikasi uang muka/pembayaran sebagian ditampilkan.

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 52

Gambar 62 Tampilan konfirmasi kode pajak dan verifikasi uang muka/pembayaran sebagian

4. Karena Anda belum memiliki kode rekening uang muka pembelian (Deposits With Suppliers), maka kotak peringatan di samping akan dimunculkan. Untuk itu, Anda harus membuatkan kode rekening tersebut sekaligus melakukan Setup Linked Accountnya kembali.

Gambar 63 Tampilan pembuatan kode down payment pembelian & setup purchases linked accounts

5. Klik tombol OK, proses pencatatan transaksi selesai.

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 53

Pembayaran Kepada Pemasok Pembayaran yang dicatat melalui menu Purchases adalah semua pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada pemasok (Pay Bills) berhubungan langsung dengan pembelian barang atau jasa aktivitas utama perusahaan. Misalnya, angsuran/pelunasan utang dagang yang disebabkan transaksi pembelian barang/jasa sehingga menyebabkan rekening utang usaha (dagang) berkurang, dan pembayaran uang muka (down payments) kepada pemasok dicatat dalam rekening uang muka kepada pemasok. Ada beberapa kemungkinan transaksi dalam hal pembayaran utang kepada pemasok, yaitu: 1. Membayar utang dengan pilihan langsung ke cash/transfer. 2. Membayar utang sebuah faktur lunas yang masih dalam masa potongan. 3. Membayar utang mellewati batas waktu jatuh tempo, sehingga dikenakan denda pembayaran. 4. Membayar utang dengan Electronic Payments. 5. Membayar utang pada kasus order sebagai uang muka yang tanggal pembayarannya tidak sama dengan tanggal pembuatan order. Penjelasan secara lengkap pembayaran kepada pemasok adalah sebagai berikut: Contoh: 02/12/2005, dikeluarkan cek no. YK001 sebesar Rp4.200.000,00 untuk membayar sebagian utang kepada PT Glenmore Computa, no. faktur FPBX-057 tgl. 29/11/2005 senilai Rp4.400.000,00 (masih dalam masa potongan potongan pembelian sebesar Rp200.000,00). 1. Pilih dan klik menu Purchases Pay Bills. Kotak dialog Pay Bills ditampilkan. 2. Isi data yang terkait dengan transaksi berikut ini : Pay From Account: Cash/bank yang dipakai untuk membayar utang dagang kepada pemasok. Balance: Menunjukkan saldo terakhir sebelum transaksi diproses. Supplier: Kilk dan pilih pemasok di mana utang perusahaan akan dibayar. Payee: Secara default muncul alamat pemasok. Anda masih dapat memilih alamat lain yang telah Anda isikan saat mengisikan data supplier. Tersedia lima macam pilihan yaitu: Address1 Address 5. Memo: Secara default langsung dimunculkan tulisan Payments: nama supplier yang akan dibayar. Anda juga masih dapat menggantinya bila dikehendaki. Cheque Number: Diisi dengan nomor cek yang digunakan untuk membayar utang di atas. Date : Diisi dengan ttanggal pembayaran utang, jika tidak sesuai ketik secara manual tanggal transaksi tersebut. Amount : Ketikkan jumlah yang dibayarkan. Amount Applied: Isikan baris faktur mana saja yang dibayar 3. Klik tombol Record untuk menyimpan entry data transaksi di atas. 4. Klik icon Journals di bagian bawah form untuk melihat jurnal yang telah dibuatkan oleh MYOB atas pengisian data transaksi yang telah Anda lakukan.

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 54

Gambar 64 Pencatatan transaksi pembayaran sebagian utang dagang

Catatan: Perlu Anda ketahui bahwa software MYOB Accounting hanya akan memperhitungkan diskon pembelian apabila utang dalam satu faktur dibayar penuh/lunas. Pada kasus di atas, utang yang dibayarkan hanya sebagian padahal masih dalam masa potongan. Untuk itu Anda bisa mensiasati dengan cara membuatkan jurnal umum untuk mengakui adanya potongan/diskon pembelian sebagaimana ditampilkan pada gambar berikut ini:

Gambar 65 Pencatatan diskon pembelian atas transaksi pembayaran sebagian utang dagang AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 55

Modul Banking
Banking Modul Banking digunakan untuk pencatatan transaksi yang dilakukan berkaitan dengan rekening cash/bank baik menggunakan cek maupun kartu kredit sehingga menyebabkan perubahan saldo pada rekening cash/bank dan atau utang. Transaksi tersebut meliputi pengeluaran cek (spend money), deposito (receive money), pencetakan cek (print cheques), rekonsiliasi catatan perusahaan dengan catatan bank (reconcile accounts), electronic payments, dan jurnal transaksi. Untuk dapat menggunakan modul banking Anda dapat membukanya melalui pulldown menu (menu bar)> Command Centres> Banking> atau bisa juga menggunakan menu toolsbar Command Centre. Spend Money Spend Money digunakan untuk menulis cek yang dikeluarkan oleh perusahaan, slip pengeluaran kas di tangan, kas kecil atau penggunaan kartu kredit sehubungan dengan transaksi yang terjadi selain untuk membayar utang dagang. Jika Anda hendak membayar utang dagang, maka akan dicatat melalui menu Purchase Pay Bills. Transaksi ini menyebabkan saldo rekening yang bertipe Detile Cheque dan Detail Credit Card berubah. Apabila pengeluaran menggunakan rekening bank, maka dalam catatan MYOB saldo bank bersangkutan akan berkurang walaupun sangat mungkin cek tersebut belum dicairkan sehingga belum berpengaruh dalam catatan bank. Transaksi semacam ini dapat manjadi peyebab ketidakcocokan saldo menurut catatan perusahaan dengan catatan bank sehingga diperlukan rekonsiliasi pada saat tertentu. Adapun langkah-langkah untuk melakukan pengisian data spend money adalah sebagai berikut: Contoh: 03/12/2005, dibeli perlengkapan kantor Rp350.000,00 dan sekaligus membayar biaya reparasi mesin ketik Rp150.000,00 pada Toko Siswa Muda, Jl. Urip Sumoharjo No. 212, Yogyakarta secara tunai dengan no. bukti pengeluaran dana kas kecil VKK12-1. Dari toolsbar klik icon Banking> klik Spend Money, maka muncul tampilan berikut ini:

Gambar 66 Pencatatan pengeluaran kas kecil pada satu tanggal

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 56

kotak pilihan pay from account: klik drop-down (rekening tipe detail cheque dan Detail Credit Card ditampilkan), dan pilih salah satu rekening yang digunakan untuk membiayai pengeluaran. Balance menunjukkan saldo rekening tersebut sebelum digunakan untuk transaksi. Kotak pilihan Card: klik drop-down dan pilih salah satu pilihan jika telah dibuatkan kartu untuk pihak yang dibayar (vendor atau payee lihat penjelasan dalam modul Card File). Kotak isian Payee: secara otomatis terisi alamat pihak yang dibayar jika pada kotak pilihan card telah terisi. Apabila pada kotak isian Card kosong, bagian ini dapat anda isi pihak yang dibayar. Kotak isian memo: isi keterangan singkat yang menjelaskan transaksi tersebut. Kotak isian Chanque Number: terisi/diisi nomer cek yang dikeluarkan atau slip pengeluaran. Kotak isian date: diisi dengan tanggal transaksi. Kotak isian Amount: diisi dengan jumlah dana yang dikeluarkan. Bagian kiri file Allocation, secara otomatis terisi nama rekening dari nomor yang telah diisikan disebelah kiri. Kolom Amount diisi angka yang sama pada kotak isian Amount disebelah kanan atas atau dengan cara mengklik mouse pada kolom tersebut. Kolom job, diisi dengan kode job Kolom Tax, diisi dengan kode pajak (jika ada baca pembahasan Tax code List) Klik tombol Record. Proses pencatatan transaksi selesai. Receive Money Reiceive Money adalah kebalikan daripada Spend Money. Fasilitas menu Reiceive Money digunakan untuk mencatat transaksi yang menyebabkan penambahan saldo rekening tipe Detail Cheque atau mengurangi saldo rekening Detail Credit Card. Transaksi-transaksi yang dicatat menggunakan fasilitas ini adalah jenis transaksi penerimaan kas/bank selain dari pelanggan (customer), seperti Penerimaan pinjaman uang, pendapatan bunga dari bank, pelunasan pinjaman dari karyawan, penjualan aktiva tetap, dan lain sebagainya. Prepare Bank Deposit Menu ini digunakan untuk melakukan proses penyetoran dana ke bank dan juga pencairan cek/giro yang diterima dari customer atau card file lainnya. Anda dapat melakukan pencairan (clearing) untuk beberapa jenis cek/giro dari beberapa bank pada satu tanggal tertentu. Pada prinsipnya proses pencairan cek/giro dalam menu ini adalah memindahkan saldo rekening dana belum disetor (undeposited funds) ke rekening kas bank. Anda juga dapat menyetorkan sejumlah dana tertentu dan sekaligus melakukan pencairan atas sejumlah BG/cek yang diterima perusahaan dengan cara berikut ini: Contoh: 05/12/2005, dilakukan penyetoran uang tunai dengan bukti setor no. BSB12-1 ke rekening bank perusahaan atas penerimaan tgl. 05-12-2005 dari Toko Karuan Jaya sekaligus pencairan BG yang diterima dari Portable Outlet Centre tgl. 01-12-2005. Lihat penjelasan pokok bahasan tentang Prepare Bank Deposit. 1. Klik Banking pada tampilan menu toolsbar Command Centre. 2. Klik Prepare Bank Deposite, maka akan muncul tampilan seperti tampak pada gambar ???. 3. Lengkapilah data isian yang ada atau sesuaikan data isian dengan kondisi transaksi yang
dimaksud dengan benar. Biasanya yang perlu diganti adalah isian tentang ID# (no. bukti setoran) dan tanggal penyetoran dilakukan sesuai dengan kebijakan yang diterapkan perusahaan.

4. Klik kolom Deposit hingga muncul tanda silang (x) yang berarti kolom Amount terpilih akan disetorkan/dipindahkan jumlahnya ke rekening kas bank.
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 57

5. Atau klik tombol icon All dibagian bawah form bila Anda hendak melakukan penyetoran maupun clearing semuanya sekaligus. 6. Klik Record, proses penyetoran dan clearing selesai.

Gambar 67 Pencatatan penyetoran dana ke bank & pencairan giro/cek

Modul Accounts - Record Journal Entry Record Journal Entry (lihat gambar 51 Pencatatan saldo rekening nominal) digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dicatat melalui menu Banking, Sales, Time Billing, Purchases dan Payroll. Contoh transaksi (lihat gambar 51 Pencatatan saldo rekening nominal) yang dicatat melalui menu Record Journal Entry: Transfer uang : antar bank, bank ke kas, kas ke bank, pengisian dana kas kecil Piutang selain piutang dagang karena penjualan barang/jasa kegiatan utama perusahaan. Pembelian aktiva tetap, secara tunai maupun kredit. Utang selain utang dagang karena pembelian barang sebagai kegiatan utama perusahaan. Pencatatan modal, prive, deviden dan yang terkait dengan modal Pendapatan selain kegiatan utama perusahaan, misalnya pendapatan bunga bank, sewa ruang Pembayaran biaya produksi, administrasi dan umum termasuk pembayaran pajak Biaya lain-lain,seperti bunga bank, pajak atas bunga bank, denda, dan lain-lain. Data Transaksi.
Tanggal 01/12/05 Transaksi Diterima pelunasan piutang dari Portable Outlet Centre, no. faktur FPJA-012, tgl. 30/11/2005, Rp54.000.000,00 (masih dalam masa potongan) dengan no. bukti penerimaan BKM12-1, BG No. POC011205001, jatuh tempo 05/12/2005, BANK MANDALA CAB. PINGIT, no. rek. 033001-000000002. Lihat gambar 56-57 dan penjelasan pokok bahasan tentang penerimaan kas dari pelanggan/customer. Dikeluarkan cek no. YK001 sebesar Rp4.200.000,00 untuk membayar sebagian utang kepada PT Glenmore Computa, no. faktur FPBX-057 tgl. 29/11/2005 senilai Rp4.400.000,00 (masih dalam masa potongan potongan pembelian sebesar Rp200.000,00). Lihat gambar 64-65 dan penjelasan pokok bahasan tentang pembayaran kas kepada pemasok/supplier.

02/12/05

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 58

03/12/05

Perusahaan membeli perlengkapan kantor sebesar Rp350.000,00 dan sekaligus membayar biaya reparasi mesin ketik sebesar Rp150.000,00 pada Toko Siswa Muda, Jl. Urip Sumoharjo No. 212, Yogyakarta secara tunai dengan no. bukti pengeluaran dana kas kecil VKK12-1. Lihat gambar 66 dan penjelasan pokok bahasan tentang spend money. Diterima permohonan pesanan barang dagangan no. 00001 dari Portable Outlet Centre yang dijanjikan akan dikirim/diterimakan tanggal (promised date) 06-12-2005 dengan rincian (harga belum termasuk PPN) sebagai berikut: Kode Nama Barang Unit Harga Satuan Jumlah Prnt 001 HP Printer PSC 1315 3 Rp 390.000,00 Rp 1.170.000,00 N-EPC 002 HP Pav. dv 4126 AP EPC 2 7.860.000,00 15.720.000,00 ==================== T o t a l ===================== Rp 16.890.000,00 Lihat gambar 52 dan penjelasan pokok bahasan tentang modul sales enter quotes. Diterima pelunasan piutang secara tunai dari Toko Kharuan Jaya, No. faktur FPJT-234 tgl. 21/11/2005 dengan no. bukti penerimaan BKM12-2. Dilakukan penyetoran uang tunai dengan bukti setor no. BSB12-1 ke rekening bank perusahaan atas penerimaan tgl. 05-12-2005 dari Toko Karuan Jaya sekaligus pencairan BG yang diterima dari Portable Outlet Centre tgl. 01-12-2005. Lihat gambar 67 dan penjelasan pokok bahasan tentang Prepare Bank Deposit. Dijual barang dagangan kepada Portable Outlet Centre dengan cara merubah Quote menjadi Invoice: klik Sales pada tampilan menu toolsbar Command Centre> klik Sales Register> klik Quotes> pilih dan klik Quote yang dibuat tanggal 03-12-2005 a/n. Portable Outlet Centre> klik Change to Invoice. Kemudian gantilah no. faktur menjadi FPJ12-1 dan tgl. 06-12-2005> terakhir klik Record. Dikeluarkan cek no. YK002 untuk membayar utang kepada PT Buana Computindo, No. faktur FPBN-141 tgl. 09/11/2005 Rp16.000.000,00. Diterima retur penjualan barang dagangan dari Portable Outlet Centre Yogyakarta atas faktur no. FPJ12-1 tanggal 06/12/2005 dengan harga pokok sbb: Prnt 001 HP Printer PSC 1315 1 @ Rp 325.000,00 Lihat gambar 58-60 dan penjelasan pokok bahasan tentang sales return & credit. Dipesan (order) barang dagangan secara kredit kepada PT Buana Komputindo dengan perincian: Kode Nama Barang Unit Harga Satuan Jumlah N-EPC 001 HP Pav. dv 1121 EPC 4 Rp 5.450.000,00 Rp 21.800.000,00 N-EPC 002 HP Pav. dv 4126 AP EPC 4 6.760.000,00 27.040.000,00 Sub Total Rp 48.840.000,00 PPN/VAT 4.884.000,00 Freight In 350.000,00 Down Payment 27.037.000,00 ====================== T o t a l Rp 27.037.000,00 ====================== Lihat gambar 61-63 dan penjelasan pokok bahasan tentang Purchase Orders. Dijual barang dagang secara tunai (C.O.D.)kepada Tuan Badrun dengan perincian: Kode Nama Barang Unit Harga Satuan Jumlah Prnt 002 HP Printer PSC 1402 3 Rp 300.000,00 Rp 900.000,00 N-EPC 001 HP Pav. dv 1121 EPC 2 6.180.000,00 12.360.000,00 N-PC 001 HP Pav. zt 3315 NPC 1 6.540.000,00 6.540.000,00 Sub Total 19.800.000,00 PPN/VAT 1.980.000,00 Freight Out 75.000,00 ==================== T o t a l ===================== Rp 21.855.000,00 Diterima @3 unit barang dagangan yang dipesan tgl 10/12/05 lalu dari PT Buana Komputindo
Halaman 59

05/12/05

06/12/05

07/12/05

09/12/05

10/12/05

10/12/05

12/12/05

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Penerimaan Barang Sebagian dari Order yang Dibuat Sebelumnya. Apabila ada transaksi penerimaan barang dagangan yang tidak sesuai jumlahnya dengan jumlah yang dipesan karena satu dan lain hal (stock barang supplier tidak cukup misalnya), maka setelah melakukan Change to Bill pada tampilan Bill kolom Received diisi dengan jumlah kuantitas yang diterima tesebut. Adapun sisa barang dipesan yang belum diterima dapat Anda isikan pada kolom Backorder sebesar kuantitas yang ingin Anda pesan kembali untuk pengiriman berikutnya.
Contoh: 12/12/05, Diterima @3 unit barang dagangan yang dipesan tgl 10/12/05 lalu dari PT Buana Komputindo. Untuk memproses data transaksi tersebut, Anda perlu melakukan langkah-langkah berikut:

1. Buka form Purchase Register, pilih bagian Orders. 2. Sorot [highlight] baris order yang akan dijadikan sebagai bill [OB12-1].

Gambar 68 Purchase Register> Orders> Change to Bill

3. Klik Change to Bill, sehingga form Bill akan terbuka.

Gambar 69 Pencatatan Bill kasus penerimaan kuantitas sebagian atas Order sebelumnya

4. Lakukan perubahan data Bill sesuai dengan faktur yang diterima dari supplier terutama pada bagian no. pembelian, tanggal, no. faktur dari supplier, received, dan backorder.
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 60

5. Klik record untuk menyimpan hasil pencatatan transaksi di atas.

Gambar 70 Purchase Register> Orders> hasil Change to Bill sebagian

13/12/05

Dikeluarkan cek no. YK003 untuk membayar utang kepada PT Hi-Tech Portables faktur no. FPBB-033, tanggal 15/11/2005 Rp71.500.000,00.

Untuk memproses data transaksi pelunasan utang dagang di atas dengan menggunakan MYOB Accounting dapat Anda lakukan sebagaimana telah dijelaskan pada halaman 51-52 bagian modul pembelian tentang pembayaran kepada pemasok. Karena faktur pembelian yang hendak dilunasi sudah melewati masa potongan, maka kolom discount secara otomatis tidak menampilkan sejumlah angka. Namun demikian kolom tersebut masih dapat Anda isikan secara manual jika karena satu atau hal lainnya supplier tetap memberikan diskon. Saldo rekening Cash In
Bank sebelum transaksi

Gambar 71 Pelunasan utang dagang setelah masa potongan

Untuk mengetahui mutasi saldo rekening Cash in Bank Anda dapat melihatnya melalui form Find Transactions dengan cara klik tanda anak panah putih I di sebelah kanan Balance pada bagian kanan atas form Pay Bills yang sedang aktif.

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 61

Gambar 72 Tampilan untuk melihat mutasi saldo rekening dan transaksi yang terkait

Apabila Anda ingin mengetahui apakah faktur yang akan dilunasi masih dalam masa potongan atau tidak, sudah jatuh tempo atau belum, maka Anda dapat mengeceknya dengan cara: 1. Pada posisi form Pay Bills ditampilkan, klik tanda anak panah putih I yang berada di sebelah kiri status baris faktur pembelian yang hendak dilunasi lalu form Find Transactions ditampilan.

Gambar 73 Pay Bills> Find Transactions> tab Bill

2. Klik tanda anak panah putih I di sebelah kiri no. faktur baris record yang hendak dilunasi. 3. Klik tanda anak panah putih I pada bagian Terms, maka form Credit Terms ditampilkan.

Gambar 74 Tampilan Credit Terms AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 62

4. Klik control panel silang untuk menutup kembali semua form yang masih terbuka dan mungkin sementara waktu tidak Anda butuhkan.
14/12/05 Telah dilakukan pencairan oleh pemegang cek no. YK001 yang dibayarkan perusahaan kepada PT Glenmore Computa, no. cek 1 dan YK002 yang dibayarkan kepada PT Buana Komputindo.

Dalam MYOB V.12 terdapat suatu fitur baru, yaitu: Prepare Bank Deposits dan Prepare Electronic Payments. Suatu transaksi yang menggunakan Group with Undeposited Funds (untuk penerimaan kas) dan Group with Electronic Payments (untuk pengeluaran kas) akan dikumpulkan dalam satu rekening yang telah ditentukan dalam Linked Account Account & Banking Linked Account.

Gambar 75 Setup> Linked Accounts> Account & Banking Accounts

Pada suatu saat setelah cair (dapat sendiri-sendiri atau secara bersamaan) maka jumlah dana yang cair dari rekening tersebut akan ditambahkan atau dikurangkan ke dalam rekening bank yang telah ditentukan. Untuk melakukan pencairan dan penyetoran kas yang berasal dari transaksi penerimaan yang menggunakan Group with Undeposited Funds telah dijelaskan pada modul Banking Prepare Bank Deposits. Prepare Electronic Payments Menu ini digunakan untuk melakukan proses pencairan cek/giro di bank perusahaan yang dikeluarkan guna membayar utang dagang kepada supplier atau card file lainnya. Anda dapat melakukan pencairan (clearing) untuk beberapa jenis cek/giro dari beberapa bank pada satu tanggal tertentu. Pada prinsipnya proses pencairan cek/giro dalam menu ini adalah memindahkan saldo rekening kas kliring otomatis (Electronic Clearing Account) ke rekening kas bank. Anda baru akan dapat melakukan proses Prepare Electronic Payment jika 2 (dua) syarat berikut ini telah dipenuhi: 1. Harus ada Bank Info di Company Information (menu Setup> Company Information).

Gambar 76 Setup> Company Information> Bank Info AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 63

2. Dalam modul Card File> Cards List Supplier yang bersangkutan harus menggunakan fasilitas (posisi aktif) I Pay This Supplier Electronically pada bagian Payment Details-nya.

Gambar 77 Card File> Cards List> Suppliers> Payment Details

Untuk Payment Details supplier lainnya silahkan Anda tentukan sendiri. Setelah dua syarat tersebut di atas dipenuhi, maka proses Prepare Electronic Payment siap untuk dilakukan dengan cara berikut ini: 1. Dari menu Command Centre, klik modul Purchases. 2. Klik Prepare Electronic Payments, maka tampilan form Prepare Electronic Payments dimunculkan. 3. Pastikan dengan benar kode rekening mana yang digunakan untuk melakukan pembayaran secara electronic. 4. Pastikan pula isian tanggal di mana bank melakukan proses pencairan pembayaran telah diisikan dengan benar. 5. Klik payment yang telah cair di rekening bank perusahaan, sehingga akan muncul tanda tickmark (x atau v) pada kolom Pay. 6. Klik record untuk memproses pencairan pembayaran yang telah dipilih. Apabila 2 (dua) hal yang disyaratkan di atas belum dipenuhi maka tampilan berikut akan dimunculkan.

Gambar 78 Peringatan untuk melakukan setup Bank Info

7. Secara otomatis hasil pencairan tersebut akan disimpan oleh MYOB dalam bentuk file dengan ekstensi *.ABA di folder C:\Program\Myob12 setelah Anda klik Save.

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 64

Praktikum Komputer Akuntansi

2005/2006

Sem. Pendek T.A.

Gambar 79 Proses Prepare Electronic Payments

Apabila transaksi Prepare Electronic Payments Anda analisis dengan baik akan diperoleh suatu kesimpulan bahwa sebenarnya pada saat transaksi pengeluaran kas dengan Electronic Payment terjadi, maka rekening kas di bank perusahaan belum berkurang. Akan tetapi saldo rekening penampung sementara untuk pengeluaran kas (Electronic Clearing Account) akan memiliki saldo kredit (minus). Dengan kata lain Electronic Clearing Account dapat disebut sebagai rekening penampung cek yang masih beredar (Outstanding Cheque). Dalam kasus yang sedang Anda pelajari sedikit berbeda di mana saldo rekening Cash in Bank tidak bersaldo minus, karena rekening Cash in Bank masih cukup saldonya dan rekening linked account yang kita pasang untuk pembayaran elektronik bukanlah Electronic Clearing Account. Untuk melihat hasil pencatatan Prepare Electronic Payment yang dilakukan MYOB,
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 65

Anda tinggal klik icon/tombol Journal yang ada pada bagian kiri bawah form Prepare Electronic Payment.

Gambar 80 Transaction Journal> Prepare Electronic Payments

15/12/05

Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan kinerja bagian-bagian yang ada dalam perusahaan, manajemen memutuskan untuk membentuk divisi komputer, divisi printer, divisi pelatihan, dan divisi jasa service sebagai profit center.

Jobs List MYOB Accounting memiliki fitur khusus tentang jobs list. Jobs list di sini diartikan sebagai bagian pekerjaan dari departement atau divisi di dalam suatu perusahaan. Dengan menggunakan fasilitas Jobs List ini memungkinkan perusahaan untuk menilai performa masing-masing bagian dengan melihat laporan laba/rugi per pekerjaan (Job) departemen/divisi dengan tetap dapat melihat laporan Gambar 81 Menu Bar> Lists> Jobs laba/rugi secara keseluruhan. Fungsi Jobs List akan sangat tepat jika dipergunakan pada perusahaan-perusahaan berikut ini: 1. Perusahaan Konstruksi 2. Perusahaan Anak/Cabang 3. Perusahaan Manufaktur dengan system harga pokok pesanan 4. Perusahaan yang menjadikan setiap departemennya sebagai profit center
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 66

Misalnya, dalam sebuah Universitas dapat dibagi menjadi beberapa Jobs List yakni: FE Fakultas Ekonomi FH Fakultas Hukum FE100 Strata 1 Ekonomi (S.E.) FH100 Strata 1 Hukum (S.H.) FE101 S1-Akuntansi FH101 S1-Hukum Pidana FE102 S1-Manajemen FH102 S1-Hukum Perdata FE103 S1-Studi Pembangunan FE300 Diploma III (A.Md.) FE301 Dlll-Akuntansi FE302 Dlll-Perbankan FE303 Dlll-PErpajakan Dalam kasus yang Anda kerjakan ini adalah bahwa perusahaan menetapkan divisi-divisi yang ada menjadi profit center, yaitu divisi komputer, divisi printer, divisi pelatihan, dan divisi jasa
service. Untuk membuat Jobs List pada dasarnya hampir sama dengan membuat Chart of Account (Account List), di mana setiap job bisa jadi bertipe Header (masih dapat dirinci tetapi Non-Postable) atau Detail (tidak dapat dirinci lagi tetapi berkaitan langsung dengan transaksi/Postable) Adapun cara untuk membuat Jobs List dengan menggunakan MYOB Accounting akan diterangkan pada penjelasan berikut ini:

1. Klik Lists pada baris Menu Bar, sehingga muncul tampilan seperti gambar 81. 2. Klik pilihan Jobs, kemudian gambar 82 akan ditampilkan namun daftar jobnya masih kosong karena Anda belum membuatnya. 3. Klik icon atau tombol New pada bagian bawah form Jobs List untuk membuat job baru, sehingga muncul sebuah form New Job seperti tampak pada tampilan gambar 83. 4. Setelah form New Job ditampilkan, kemudian lakukan pengisian data yang diperlukan berkaitan dengan Job (pekerjaan) berikut ini: a. Header Job (Non-Postable), klik option ini jika job tersebut masih akan dirinci lagi. b. Detail Job (Postable), klik option ini jika job tersebut tidak akan dirinci lagi dan merupakan bagian yang harus diselesaikan sekaligus berhubungan langsung dengan transaksi. c. E lnactive Job, klik check box ini jika job tersebut sementara atau selamanya tidak akan digunakan lagi untuk bertransaksi. d. E Track Reimbursables, klik check box ini jika job tersebut merupakan job yang pengeluarannya dapat diganti. e. Job Number, isikan nomor kode job/pekerjaan (maksimal 5 karakter). f. Job Name, isikan nama job/pekerjaan (maksimal 25 karakter). g. Description, isikan keterangan singkat yang berkaitan dengan job/pekerjaan tersebut (seperti: kriteria, prosedur kerja, strandar mutu, dan lain sebagainya). h. Contact, isikan nama orang yang dapat dihubungi sebagai wakil dari pelanggan. i. Percent Complete, isikan persentase penyelesaian job tersebut. j. Start Date, isikan tanggal dimulainya job. k. Finished Date, isikan tanggal diselesaikannya job. l. Manager, isikan nama penanggung jawab pekerjaan/manager job. m. Linked Customer, pilih salah satu pelanggan jika job tersebut berkaitan dengan pelanggan yang bersangkutan. Apabila job tersebut berkaitan dengan banyak pelanggan maka isian ini diabaikan saja (dikosongkan). 5. OK, maka proses pembuatan job baru selesai sudah. 6. Namun bila Anda hendak membuat job baru lainnya, Anda tinggal klik tombol/icon New kemudian isikan data job baru yang lain tersebut.

Gambar 82 Tampilan Jobs List

Gambar 83 Tampilan Form New/Edit Job

Daftar Job PT Khansaindo Computama Nomor Job Comp Plthn Tipe Detail Detail Nama Job Divisi Komputer Divisi Pelatihan Keterangan Profit Center Profit Center Komputer HP Pelatihan Manajer Job Ramona Wijaya Monang Sirait

Prntr Detail Divisi Printer Profit Center Printer HP Akun Sinaga

Servc Detail Divisi Service Profit Center Jasa Service Laras Sati

Setelah data transaksi tanggal 15/12/2005 yang Anda entry dikaitkan dengan job yang bersangkutan, maka Anda dapat melihat kinerja masing-masing divisi dengan cara: 1. Dari menu bar klik Lists, pilih Jobs dan form daftar pekerjaan ditampilkan yang berisikan informasi tentang jenis pekerjaan/divisi, jumlah pendapatan, harga pokok, biaya dan laba/rugi.

Gambar 84 Tampilan Jobs List setelah ada transaksi yang terkait dengan job

2. Dari menu bar klik Reports, pilih lndex to Reports dan form Reports dan form ditampilkan. Lalu klik tab Accounts, pilih Jobs List pada bagian Name dan terakhir klik Display.

Gambar 85 Tampilan laporan Jobs List

3. Dari tampilan Command Center klik tanda drop down di samping kanan Analysis, lalu pilih dan klik Jobs. Selanjutnya form Analysis Jobs ditampilakan dan Anda tinggal memilih kode job untuk diisikan pada kotak isian Job Number.

Gambar 86 Tampilan Analyse Jobs> Divisi Pelatihan

15/12/05

Diterima uang tunai Rp4.125.000,00 (termasuk PPN) dari PT WlJAYA KARTA, Jln. WR Supratman 212, Yogyakarta atas penyelesaian pelatihan komputer akuntansi untuk 5 (lima) orang staf akuntansi PT WlJAYA KARTA @ Rp750.000,00 (belum termasuk PPN) dengan mencetakkan faktur no.PKA12-1 dan masuk Job Plthn.

Gambar 87 Tampilan penjualan item jasa pelatihan computer akuntansi

15/12/05

Dilakukan penyetoran uang tunai dengan bukti setor no. BSB12-2 ke rekening bank perusahaan atas semua penerimaan sampai dengan tgl. 15-12-2005 sejumlah Rp25.980.000,00. Lihat penjelasan pokok bahasan tentang Prepare Bank Deposit.

Gambar 88 Tampilan Prepare Bank Deposit 15/12/2005

16/12/05

Dalam rangka menyambut hari ulang tahun perusahaan yang jatuh pada tanggal 17 Desember 2005, diputuskan untuk membuat paket penjualan promo 2005 berikut ini: Kode Nama Barang Unit Harga Jual Per Unit Tax Promo2005/001 Paket N-EPC 001& Prnt 001 5 Paket Rp6.365.000,00 VAT Promo2005/002 Paket N-EPC 002& Prnt 002 5 Paket Rp7.957.000,00 VAT
Halaman 70

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Keterangan: Setiap paket, masing-masing terdiri dari 1 (satu) unit komoputer dan 1 (satu) unit printer sesuai dengan jenis yang tertera pada nama barang promo2005.

Untuk menyelesaikan kasus tanggal 16/12/2005 di atas, maka Anda dapat menggunakan fasilitas Auto Build pada modul lnventory> ltems List yang disediakan MYOB Accounting. Sebelum Anda menjual barang dagangan promo2005 di atas, Anda harus membuat data tentang persediaan tersebut sama persis dengan cara mengisikan informasi barang dagangan seperti pada modul lnventory yang telah dibahas sebelumnya (lihat kembali penjelasan modul inventory halaman 28-32). Berikut adalah langka-langkah yang harus Anda lakukan: 1. Melalui Menu Bar klik Lists, Items, New atau melalui Command Centre - klik Inventory, Items List, New maka akan ditampilkan jendela item information pada posisi tab Profile lalu lengkapilah isikan informasi yang berkaitan dengan kedua jenis sediaan Promo2005 di atas. Profi le

Buying Details

Selling Detail Auto Build

Gambar 89 New lnformation> Auto Build Promo2005

2. Langkah berikutnya yang harus Anda lakukan adalah menjalankan prosedur perakitan/penggabungan item barang sediaan sebagai komponen dari paket barang promo2005 dengan cara: a. Dengan menggunakan fasilitas Transfer Inventory. i. Dari command Center, klik Transfer lnventory dan form Transfer lnventory ditampilkan. ii. Lengkapi data isian form Transfer lnventory, sehingga tampilan menjadi tampak seperti gambar 90. iii. Biasanya yang perlu Anda perhatikan dahulu adalah isian tanggal harap dipastikan kebenarannya. Berikutnya adalah pengisian angka minus pada setiap item komponen pembentuk barang Promo2005/001 dan angka yang sama dengan item komponen pembentuk namun statusnya berlawanan (angka positif) untuk barang promo2005 yang dibentuk di bagian kolom Quantity. iv. Setelah yakin benar dengan isian form ini, langkah terakhir yang harus anda lakukan adalah klik tombol Record.

Gambar 90 Tampilan Transfer lnventory barang Promo2005/001

b. Dengan menggunakan fasilitas Auto Build Inventory. i. Dari command Center, klik Auto Build lnventory dan form Auto Build lnventory ditampilkan (gambar 91). ii. Pada kolom Qty. to Build isikan dengan angka sesuai jumlah paket Promo2005/002 yang hendak Anda buat (dalam kasus di atas adalah 5). iii. Klik Build ltems, maka form Transfer lnventory segera ditampilkan gambar 92. iv. Setelah Anda yakin benar dengan isian data informasi yang ada dalam form Transfer lnventory di atas, kemudian klik Record untuk mengakhiri proses penggabungan item sediaan barang dagangan menjadi sedian paket Promo2005/002. 3. Setelah proses penggabungan sediaan barang Promo2005 selesai Anda lakukan maka daftar barang dagangan PT Khansaindo Computama akan tampak seperti gambar 94. Sedangkan MYOB Accounting akan mencatat transaksi di atas ke dalam jurnal inventory (lJ) seperti tampak pada gambar 93.

Gambar 91 Tampilan Auto Build lnventory barang Promo2005/002

Gambar 92 Tampilan Transfer lnventory barang Promo2005/002

Gambar 93 Tampilan ltems List setelah proses penggabungan barang Promo2005

Gambar 94 Tampilan Transfer lnventory barang Promo2005/001

Proses Koreksi dan Penguraian Kembali

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 74

Setelah proses penggabungan dan masa penjualan sediaan barang Promo2005 berakhir, ternyata tidak semua sediaan barang promo2005 berhasil dijual (masih ada yang tersisa), maka untuk mengurai kembali paket tersebut dan mengembalikan ke item sediaan asalnya, Anda dapat melakukannya melalui form Transfer lnventory dengan mengisikan angka negatif pada kolom Quantity item sediaan barang promo dan angka positif pada kolom Quantity item sediaan barang asal/rakitan untuk barang promo tersebut. Form Transfer lnventory juga dapat digunakan untuk melakukan proses penyesuaian sediaan barang dagangan rakitan yang salah rakit baik dalam kuantitas maupun harga perolehan per unit.

Gambar 95 Transfer lnventory> mengurai barang Promo2005/001

17/12/05

Dibuat faktur no. FPJ12-3 atas penjualan barang dagangan (harga belum termasuk kepada Toko Kharuan Jaya dengan rincian sebagai berikut: Kode Nama Barang Unit Harga Satuan Jumlah Promo2005/ Paket N-EPC 001 + Prnt 2 Rp6.365.000,00 Rp12.730.000,00 001 001 Promo2005/ Paket N-EPC 002 + Prnt 2 7.957.000,00 15.194.000,00 002 002 ==================== T o t a l ===================== Rp28.644.000,00

PPN) Job Promo Promo

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 75

Gambar 96 Penjualan barang Promo2005 dikaitkan dengan Job baru Promo

Gambar 97 New Job Promo HUT 2005

Gambar 98 Pembuatan Job baru Promo HUT 2005

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 76

19/12/05

Diterima kekurangan barang dagangan yang dipesan kepada PT Buana Komputindo (atas backorder FPB12-1, no. faktur PTBK 12001, tanggal 12 Desember 2005) dengan perincian: Kode Nama Barang Unit Harga Satuan Jumlah N-EPC 001 HP Pav. dv 1121 EPC 1 Rp 5.450.000,00 Rp 5.450.000,00 N-EPC 002 HP Pav. dv 4126 AP EPC 1 6.760.000,00 6.760.000,00 Sub Total Rp 12.210.000,00 PPN/VAT 1.221.000,00 Freight In 75.000,00 ====================== T o t a l ====================== Rp 13.506.000,00

Gambar 99 Penerimaan kekurangan barang (backorder) pembelian

21/12/05

Dikeluarkan cek no. YK004 untuk membayar utang kepada PT Buana Komputindo faktur no. FPBN-141, tanggal 09/11/2005 Rp39.354.545,00 sudah termasuk denda keterlambatan.

Gambar 100 Pembayaran utang dagang setelah tanggal jatuh tempo AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 77

25/12/05

Diterima dan langsung disetor ke bank selembar cek senilai Rp153.000.000,00 dari PT Multi Reksa atas transaksi penjualan investasi saham yang dimiliki perusahaan dengan perincian sebagai berikut: Jenis lnvestasi Jumlah Harga Perolehan Harga Jual lnvestasi Saham 10.000 lembar Rp12.000/Unit Rp15.300/Unit PT Ramutu Jaya Transaksi ini Anda catat melalui modul Banking> Receive Money dan pilihan Deposit to Account gunakan rekening Cash in Bank.

Gambar 101 Banking> Receive Money

27/12/05

Diterima cek senilai Rp33.300.000,00 dari CV Surya Telematika atas faktur no.FPJ123 tanggal 19/11/2005 dengan bukti BKM12-4

Gambar 102 Receive Payment

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 78

Jurnal Berulang (Recurring Journal Entry) Recurring Journal Entries digunakan untuk mencatat transaksi sejenis yang berulang kali terjadi dalam satu periode akuntansi seperti : pembayaran sewa, pembebanan biaya penyusutan (depresiasi), pembayaran gaji pokok karyawan, pengakuan utang/piutang bunga, dan sebagainya. Dengan fasilitas Recurring, pencatatan transaksi sejenis yang terjadi setiap bulan dapat dihemat, karena pencatatan dapat dilakukan berulang secara otomatis dari jurnal dan periode yang telah ditetapkan. MYOB Accounting juga menyediakan fasilitas Recurring pada modul-modul lainnya (seperti: modul Banking, modul Sales, dan modul Purchases) yang pada dasarnya memiliki fungsi dan prosedur pengoperasian yang relatif sama dengan Recurring Journal Entry. Pencatatan jurnal berulang (recurring) pada dasarnya tidak berbeda dengan mencatat transaksi biasa. Pada akhir bulan Desember 2005 diketahui beberapa informasi yang diperlukan untuk penyesuaian sebagaimana tertera dalam rincian berikut: 1. Penyusutan untuk gedung ditetapkan Rp1.000.000,00 per bulan. 2. Penyusutan untuk peralatan kantor ditetapkan Rp900.000,00 per bulan. 3. Penyusutan untuk kendaraan ditetapkan Rp1.100.000,00 per bulan. 4. Pembebanan biaya sewa per bulan sebesar Rp1.500.000,00. 5. Pembebanan biaya asuransi per bulan sebesar Rp750.000,00. 6. Jumlah supplies yang masih ada senilai Rp28.000.000,00. 7. Pengakuan utang PPN untuk masa pajak Desember 2005. 8. Dikeluarkan cek no. YK005 sebesar Rp25.975.000,00 sebagai bonus tahunan (gunakan rekening Other Employer Expenses) kepada semua karyawan atas pencapaian target penjualan 2005. Khusus transaksi angka 8 ini, gunakan periode 13 untuk mencatat transaksi pemberian bonus tersebut dengan cara mengetikkan tanda bintang (*) sebelum mengetik tanggal transaksi. Adapun modul yang digunakan untuk mencatat transaksi pemberian bonus adalah modul Banking> Spend Money dengan kode rekening Cash in Bank (Lihat gambar 106).

31/12/05

Langkah pencatatan transaksi penyesuaian di atas dapat Anda lakukan dengan cara berikut: 1. Dari Command Centre klik modul Accounts> lalu pilih dan klik Record Journal Entry. 2. Lengkapi data isian dalam form Record Journal Entry dengan benar. 3. Klik icon Save Recurring, maka muncul kotak dialog Save Recurring Template. 4. Ketik kotak isian Name dengan nama transaksi berulang 5. Klik kotak pilihan Frequency, pilih frekuesi pembayaran dalam periode : minggu, bulan / lainnya. 6. Klik Pilihan Remind Every Month on the dengan tanggal transaksi tersebut setiap kalinya. 7. Klik tombol Save Template untuk menyimpan jurnal tersebut (tetapi belum diposting). Kotak dialog Record Journal Entry ditampilkan kembali. 8. Klik tombol Cancel untuk keluar dari form Record Journal Entry dan klik tombol Record untuk mencatat dan memposting jurnal berulang. Sampai di sini proses transaksi berulang selesai.

Gambar 103 Record Journal Entry> Penyesuaian

Gambar 104 Save Recurring Template

Mengaktifkan Jurnal Berulang Proses pembuatan jurnal berulang di atas telah menempatkan satu jurnal pembebanan biaya, Anda dapat membuat yang lain seperti untuk mencatat transaksi pembayaran rekening listrik, rekening telepon, gaji pokok karyawan, dan lainnya. Misalkan setiap tanggal 31 tiap-tiap bulannya akan dicatat jurnal seperti gambar 103, maka prosedur untuk mengaktifkan jurnal recurring dilakukan dengan langkah berikut ini : 1. Pilih dan klik modul Account Record Journal Entry, isi tanggal transaksi. 2. Klik icon Use Recurring. Kotak dialog Select a Recurring Transaction ditampilkan. 3. Pilih salah satu jurnal recurring yang telah dibuat (dalam contoh hanya satu). 4. Klik tombol OK. Kotak dialog Record Journal Entry yang berisi transaksi penyesuaian akhir periode ditampilkan. 5. Klik tombol Record.

AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008

Halaman 80

Gambar 105 Select a Recurring Transaction

Gambar 106 Tampilan pembayaran bonus dengan menggunakan periode 13

Rekonsiliasi Bank (Bank Reconciliation) MYOB Accounting dilengkapi dengan adanya fasilitas rekonsiliasi untuk semua rekening (Reconcile Account). Namun demikian yang biasanya sering dilakukan reconcile adalah rekening-rekening yang bertipe detail cheque yaitu rekening kas/bank. Fasilitas Reconcile Account ini berfungsi seperti kegiatan rekonsiliasi bank secara manual Rekonsiliasi bank diperlukan untuk mendapatkan saldo rekening bank yang sesuai antara pencatatan yang dilakukan perusahaan dengan laporan yang dibuat oleh pihak bank. Biasanya saldo kedua rekening tersebut berbeda yang disebabkan beberapa hal, diantaranya bank telah membebankan biaya administrasi dan mengurangi saldo kas perusahaan di rekening bank, perusahaan belum mencatat biaya tersebut sehingga saldo menurut catatan perusahaan tampak lebih besar dari catatan bank. Hal lain yang dapat mengakibatkan perbedaan saldo menurut bank vs saldo menurut perusahaan adalah perusahan telah mengeluarkan cek yang menyebabkan saldo bank yang dicatat oleh perusahaan berkurang, di sisi lain cek belum dicairkan sehingga bank belum mencatat pengeluaran cek tersebut, dan lain sebagainya.
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 81

31/12/05

Diketahui informasi dari print out laporan bank atas saldo rekening Cash in Bank perusahaan, bahwa: 1. Saldo rekening Cash in Bank menurut catatan perusahaan per 31 Desember 2005 sebesar Rp546.885.455,00. 2. Saldo rekening Cash in Bank menurut catatan bank per 31 Desember 2005 sebesar Rp419.860.455,00. 3. Perbedaan jumlah saldo tersebut di atas ternyata disebabkan adanya perbedaanperbedaan berikut ini: a. Setoran tanggal 25/12/2005 dengan bukti kas masuk BKM12-3 sejumlah Rp153.000.000,00 ternyata belum tampak pada print out bank. b. Pengeluaran tanggal 31/12/2005 dengan cek no. YK005 senilai Rp25.975.000,00 untuk bonus karyawan belum tampak pada print out bank. c. Biaya administrasi bank Abadi Sejahtera untuk bulan Desember 2005 sebesar Rp350.000,00 oleh perusahaan belum dicatat. d. Pendapatan bunga atas jasa giro bank Abadi Sejahtera untuk bulan Desember 2005 sebesar Rp210.000,00 oleh perusahaan belum dicatat.

Untuk mengaktifkan fasilitas Reconcile Account ini dapat Anda lakukan dengan cara: 1. Dari Command Centre, klik modul Banking> klik Reconcile Accounts. Sesaat kemudian kotak dialog Reconcile Account ditampilkan.

Gambar 107 Tampilan Reconcile Account Cash in Bank

Keterangan: Klik drop-down pada kotak pilihan Account: dalam contoh Cash in Bank. lsilan tanggal pada kotak isian bank Statement Date: dalam kasus ini adalah tanggal 31/12/2005 (31 Desember 2005). Anda perhatikan angka pada gambar 107, pada kolom Out Of Balance terdapat angka yang merupakan selisih antara angka yang tercantum dalam New Statement Balance (saldo menurut catatan bank) dengan Calculated Statement Balance (saldo menurut perusahaan) sebelum rekonsiliasi. Selisih tersebut harus di-Clear-kan sehingga tidak terdapat perbedaan saldo dengan cara menandai transaksi setoran (deposit) maupun penarikan (withdrawals) saldo Cash in Bank.
AA YKPN Yogyakarta Belajar MYOB V.12, choirul 2008 Halaman 82

2. Catat saldo Cash in Bank menurut bank per 31 Desember 2005 sebesar Rp419.860.455,00 dalam kotak isian New Statements Balance. 3. Klik icon Bank Entry, kemudian form Record Service Charges and lnterest Earned ditampilkan.

Gambar 108 Tampilan Record Service Charges and lnterest Earned

4. Catat pembebanan biaya administrasi bank dan pengakuan pendapatan bunga seperti diperlihatkan gambar 108. 5. Klik tombol Record, kotak dialog Reconcile Account ditampilkan kembali. Pencatatan biaya administrasi bank dan pengakuan pendapatan bunga tidak mempengaruhi saldo menurut catatan bank (New Statements Balance) namun mempengaruhi saldo menurut catatan perusahaan (Calculated Statement Balance). 6. Klik icon All (tanda lingkaran) sehingga setiap baris record akan ditandai tickmark X atau . 7. Klik baris record transaksi yang belum tampak dalam print out bank atas rekening Cash in Bank perusahaan (lihat gambar 109).

Gambar 109 Tampilan Reconcile Accounts> sebelum klik Reconcile

8. Klik tombol Reconcile, kemudian form konfirmasi ditampilkan seperti pada gambar 110.

Gambar 110 Tampilan Reconcile Accounts> Reconcile

9.

Klik tombol Reconcile, proses rekonsiliasi selesai dan baris record.yang tidak direconcile ditampilkan untuk direconcile pada bulan berikutnya dengan catatan transaksi tersebut nantinya telah tampak dalam print out laporan bank bulan berikutnya.

Gambar 111 Tampilan Reconcile Accounts> Outstanding Reconcile

Mencetak Laporan Keuangan. Perusahaan biasanya mengarsipkari laporan-laporan akhir periode seperti: Neraca Sisa, Neraca, Laporan Rugi Laba, Laporan Rugi Laba Job, Laporan Piutang Dagang, laporan Utang Dagang, Laporan Daftar ltem Persediaan, Laporan Analisis Persediaan, dan Jurnl transaksitransaksi. Anda dapat mencetak berbagai macam laporan keuangan dengan meng-klik Reports pada menu bar, pilih dan klik lndex to Reports dilanjutkan dengan mengklik pilihan Laporan atau bisa juga dari Command Centre klik Reports dilanjutkan dengan mengklik pilihan Laporan.

Pilihan Jenis Laporan: Chart Of account Balance Sheet Profit and Loss Transaction Journals Jobs Audit Trail Recurring Transactions

Gambar 112 Reports> Accounts

Neraca PT Khansaindo Computama dapat dicetak melalui menu Reports> Index to Reports tab Account pilihan Balance Sheet, Klik Display.

Gambar 113 Reports> Accounts> Balance Sheet as of December 2005

Gambar 114 Reports> Accounts> Balance Sheet as of 13 Period 2005

Laporan Rugi-Laba dicetak melalui menu Reports > Index to Reports> Account, pilihan Profit & Loss, Klik > Display

Gambar 115 Reports> Accounts> Profit & Loss Statement 01/12/2005 31/12/ 2005

Gambar 116 Reports> Accounts> Profit & Loss Statement 01/12/2005 *31/12/ 2005

Tutup Buku Akhir Bulan (End Month) Proses Akhir Bulan Setelah mencatat transaksi-transaksi selama suatu periode secara lengkap, kita mungkin akan mencatat transaksi-transaksi untuk periode berikutnya. Berbeda dengan kebanyakan program akuntansi lainnya, pada MYOB, kita tidak perlu menutup suatu periode/bulan sebelum memulai periode berikutnya. Setiap saat, kita dapat memasukkan transaksi-transaksi pada sembarang bulan, bahkan pada tahun fiskal keuangan berikutnya. Sebagai sebuah praktik akuntansi yang baik, setelah seluruh transaksi sebuah periode lengkap dimasukkan, lakukanlah langkah-langkah berikut ini: 1. Rekonsiliasi rekening-rekening Cek kita dengan rekening koran bank bersangkutan. 2. Cetak laporan Neraca Sisa, dan periksa apakah se!uruh transaksi telah dimasukkan. 3. Lihat rekening-rekening yang bersaldo nol pada rekening-rekening yang biasanya mempunyai aktivitas. Verifikasi saldo rekening-rekening Cek pada akhir bulan tersebut, dan akun lainnya. Jika ada sesuatu yang janggal, cetak sebuah laporan Buku Besar. 4. Jika segalanya kelihatannya benar, cetak laporan Neraca, Laporan Rugi Laba dan dokumen-dokumen pendukungnya (Jurnal, Piutang Dagang, Utang Dagang, dan sebagainya) yang ingin kita arsipkan. 5. Buat sebuah backup arsip dan data kita. 6. Lakukan tutup bulan dengan cara mengunci bulan sebelumnya, sehingga entri/edit data transaksi tidak dapat dilakukan lagi pada bulan yang dikunci tersebut. Misal: PT ABC memiliki periode akuntansi Januari-Desember. Setelah semua transaksi selama bulan Januari selesai dientri, dicek kebenarannya, dan laporan keuangan telah dicetak, maka

untuk masuk bulan Februari, bulan Januari dikunci melalui menu Setup> Preferences> Security> Lock Periods:.

Gambar 116 Setup> Preferences> Security> Lock Periods:

7. Setelah Anda melakukan proses tutup buku akhir bulan, Anda sudah tidak dapat lagi memasukkan data transaksi-transaksi untuk bulan Desember 2005 kecuali Anda lepaskan dahulu pengunci periode Desember 2005. Apabila ada transaksi yang hendak dimasukkan melalui Record Journal Entry setelah tutup buku akhir bulan, maka tampilan gambar di samping akan ditampilkan. Tutup Buku Akhir Tahun (Start Financial New Year) Jika seluruh transaksi periode akuntansi berjalan telah dimasukkan, Anda dapat menutup periode akuntansi berjalan dan melanjutkan kegiatan bisnis perusahaan ke peiode akuntansi yang berikutnya. Rekening-rekening Nominal (laba-rugi) akan dijadikan nol kembali saldonya, dan laba atau rugi dari kegiatan periode akuntansi berjalan yang ditutup akan dipindahkan ke akun Laba Ditahan. Untuk melakukan tutup buku akhir tahun MYOB Accounting menyediakan fasilitas Start Financial New Year. Fasilitas ini digunakan untuk melakukan proses tutup buku akhir tahun, yaitu menutup semua transaksi nominal (rekening laba/Rugi) selama periode berjalan dan memasukkannya ke rekening Retained Earning. Terdapat dua sub menu dalam menu Start New Year, yaitu Start Financial New Year dan Start Payroll New Year. Adapun cara untuk melakukan tutup buku akhir tahun periode akuntansi yang berjalan adalah: 1. Buka data perusahaan yang hendak ditutup periode akuntansinya. 2. Klik menu bar File Start New Year Start Financial New Year, kemudian akan muncul tampilan konfirmasi untuk melakukan backup data terlebih dahulu sebelum proses tutup buku dijalankan/dilanjutkan.

Gambar 117 Star a New Year & tampilan konfirmasi untuk mencetak laporan sebelum tutup buku

Gambar 118 Print laporan sebelum tutup buku

Gambar 119 Tampilan konfirmasi untuk backup file sebelum tutup buku

3.

Bila yakin telah memiliki data backup yang valid, lanjutkan proses tutup buku dengan klik tombol Continue. Selanjutnya muncul tampilan MYOB yang menjelaskan bahwa proses tutup buku akan menutup rekening apa saja dan kecuali rekening apa saja yang tidak ditutup.

4. Klik Continue, maka muncul tampilan isian tahun periode baru yang secara otomatis diisikan dengan angka tahun berikutnya dari transaksi terakhir yang dilakukan.

Gambar 120 Tampilan konfirmasi Start New Financial Year

5.

Klik Continue, selanjutnya muncul tampilan konfirmasi untuk tidak menutup transaksi yang berkaitan dengan penerimaan maupun pembayaran melalui menu Banking yang menggunakan Grouped with Undeposited Funds maupun Grouped with Electronic Payments.

6. Klik Continue, selanjutnya muncul tampilan konfirmasi untuk memilih rekening yang tidak ikut ditutup karena berkaitan dengan Reconcile Account periode berjalan yang statusnya masih outstanding.

Gambar 121 Tampilan konfirmasi Start New Financial Year

7.

Klik Continue, selanjutnya muncul tampilan konfirmasi terakhir yang menanyakan apakah Anda sudah yakin benar dengan proses yang dilakukan sebelumnya. Bila ternyata sudah yakin dengan file backup dan lokasi penyimapanannya, maka Anda tinggal klik Start New Financial Year. Selesai.

Gambar 122 Tampilan konfirmasi Start New Financial Year> Start