タスク管理の第一歩は、タスクを登録することである。
だから登録のコストを下げることに注力している。
それが充実した休日を過ごすことにつながる。
マシュマロが飛んできた
どんな感じにタスク管理をしているかというマシュマロが来た。
ということでこれに回答するが、今回はプライベートでのタスク管理を中心に話す。仕事でのタスク管理は未だに最適解がみつかっておらず*1、他人に解説できる状態ではないからである。とはいえ今回紹介するのは特殊なものではないため、仕事のタスク管理をする上でも参考になるとは思う。
タスク登録できたら勝ち
プライベートの場合、裁量権が最大限に与えられているので、タスクを把握さえできれば掌握したも同然である。しかし人は物事を簡単に忘れてしまう。プライベートでのタスク管理の失敗は、大半が「忘れた」ではないかと思う。
忘却はリマインダーやカレンダーなどのツールを使えば簡単に防げる。ゆえに注力すべきはタスク登録コストを下げることである。登録さえできればツールが思い出させてくれるし、タスクを一覧を見れば優先順位付けもしやすい。まずは全てのタスクを簡単に登録することを目指す。
マシュマロで挙げられたリマインダーの記事でやっていることも、このコストを下げる方針から行き着いたものだ。リマインダーへの登録なら、音声入力が手っ取り早い。とはいえ音声入力+リマインダーは、カレンダーを見ながらじっくり予定を考えてタスク登録したい際には不向きだ。そういう時は「タスクを登録する」というタスクをリマインダーに登録している。これならば時間が無い時にもできるし、忘れもしない。
タスクの種類によっては音声よりもテキスト入力の方が適切なものもある。その場合、俺はPCで登録することが多いのだが、登録コストを下げる手段として出しっぱなしにしている。
リマインダーならばアプリを立ち上げっぱなしにするのは当然として、スマートリストの「すべて」を表示が便利だ。これによってリストを選ぶ手間が省ける。
また、俺は休日の場合、1日にやることをEvernoteの日記にチェックリストの形で書いている。この日記は以前記事で書いたとおり*2、常にディスプレイで開きっぱなしだ。そのため確認も入力もすぐにできる。
とまあ、こんな感じで俺は「どうやったら簡単に登録できるか」に力を入れており、ツールや使い方についてはあまり面白みは無い。
使っているツール
その面白みの無い使っているツールを紹介する。Apple純正のリマインダーとカレンダー、それにEvernoteだ。
リマインダー
音声入力するようになってから、カレンダーよりも使用頻度が増えた。リマインダーに登録するタスクは以下のような要素のいずれかがあるもの。
- リストで管理したい
- いつやるか未定
- 毎日〜毎週の頻度
特定の日時に通知が欲しいタスクはカレンダーでも良いのだけど、頻繁に行うものはカレンダーが見づらくなるのでリマインダーの方が向いている。1回限りで通知が欲しいタスクは、その時の気分によって変える。自分の行動を振り返ってみると、当日にやることはリマインダーで、翌日以降はカレンダーが多い気がする。おそらく、「後でやる」とタスクに焦点があるとリマインダーで、「いつやる」と日時に焦点があるとカレンダーなのだと思う。
カレンダー
上記の通り「このタスクをいつやるかな」と考えた時はカレンダーに登録することが多い。なぜならカレンダーを見ながら考えているからである。他にカレンダー向きのタスクは以下のような要素のいずれかがあるもの。
- その時が来るまで目にする必要がない
- 特定の日時にやることに意味がある
- ある程度時間がかかる
- 毎週〜毎年の頻度
あと本記事を書いていて気がついたが、メールをきっかけにタスクを登録する時もカレンダーが多い。これはメールとカレンダーを同じウィンドウに表示させているためである。PCでメールを確認する時は必ず上にカレンダーが表示されている。やはり人間は楽な方を選ぶので、やるべきことは楽にやれるようにすべき。
Evernote
上記の通り、休日やることをEvernoteの日記にチェックリストで書いてる。休日に限っているのは、会社では個人のEvernoteをPCに表示させることは無いためだ。その日にやることを書いているので、内容はリマインダーやカレンダーと重複している。例えば記事執筆時のチェックリストはこんな感じだ。
朝起きたらまず今日の日記のページを作る。そして次に1日の流れを考え、やる順番にチェックリストを作成する。そして実行したらチェックを入れる。
このチェックリストの目的は忘却対策というよりも、1日の終りに充実感を得るためにやっている。なんとなく休日をダラダラ過ごしてしまい、夜になって後悔したことはないだろうか。俺は後悔するタイプである。それを防ぐため、休日にやりたいことを書き出し、一つ一つ確実に実行していく。すると1日が終わる頃には多くのチェックマークがついており、充実した休日を過ごした気分になれるというわけだ。
チェックリストの冒頭に「洗顔」や「朝食」といった、絶対に行うことも登録してあるのには意味がある。これは「オヴシアンキーナー効果」を期待してのことだ。これは未完成で中断した作業は、つい続きをやりたくなってしまう性質のことである。スタンプカードは最初から何個か押されてあったほうがやる気になる*3。チェックリストも同じだ。
さらに絶対に実行するタスクがあると、実行済みの数が増えるのも良い。いくらチェックリストがあるからといって、必ず全てをやりきれるとは限らない。1日の終りにやり残しが多いと悲しい。だがタスクが何個か残っていても、実行済みが多ければ気にならなくなる。重要なのは気分良く眠りにつくことだ。
終わりに
とまあ、こんな感じでプライベートのタスク管理をしている。何度も書いたとおり、いかに簡単に登録できるかが重要だと思っている。どんなに効果的な方法でも続かなければ意味がない。続けるコツはコストを下げることだ。これはあらゆることに言えるだろう。
本記事で書いたタスク管理は、最初に述べたとおりプライベート用である。この方法は仕事でも使えなくもないが、使えるのは長くても数時間で終わるような単体のタスクに対してである。ある程度の期間内に行う、複数のタスクから構成される大きなタスクを管理するには力不足だ。しかもそのようなタスクを複数同時並行で進める必要があるならなおさらだ。そういう場合はどうすればいいのか。むしろ俺の方が知りたい。
参考書籍
このタスク管理方法に行き着くのに参考になった本。
『スイッチ！』
このブログでよく出てくる、自分や他人の行動を変化させるための方法を示す本。本書を読んでから、どうしたら頭を使わずに行動できるかと、よく考える。その結果こうなった。
『いつも「時間がない」あなたに 欠乏の行動経済学』
このブログでよく出てくる、なぜ人は欠乏状態に陥るのかと、欠乏から抜け出すことの困難さを説明した本。本書を読むと、「とりあえず後でやる」は詰みにつながることがよく分かる。これを防ぐには、余裕のあるうちに時間配分を考え、計画立てて実行するしかない。これを意識してからプライベートのタスク管理はだいぶよくなった。仕事では？それができたら苦労しない。
マシュマロ
質問にはちゃんと回答している。質問内容によっては今回みたいに記事にする。
マシュマロを投げられるきっかけとなったリマインダーの記事
*1:よりぶっちゃけて言えば、タスク管理を上手くできているとは言えない。いくら計画を立て優先順位をつけても、トラブルが発生したらそっちを優先して対応せざるをえない。依頼されたタスクの納期が始めから無理のある場合も珍しいことではない。そうするとタスクは積み上がり、管理できているとは言い難い状態となる。こうなるのは俺の能力不足が問題なのか、タスク管理が下手なのか、俺にはどうしようもない上の問題なのか、原因が何か区別をつけるのは難しい。どれにも問題があるというのが現実だろう。「タスクの把握」が「タスクの掌握」になる時はいつなのか。
*2:日記をリアルタイムに書くというソリューション - 本しゃぶり
*3:ある顧客グループには8個スタンプを貯めると無料になるカードが渡された。別の顧客グループには10個スタンプを貯めると無料になるカードが渡されたが、そのカードには既に2個スタンプされていた。どちらもスタンプを残り8個集める必要があるには変わりない。しかし8個のカードを受け取った顧客グループの達成率が19%だったのに対し、10個のカードの顧客グループの達成率は34%にもなったという。The Endowed Progress Effect: How Artificial Advancement Increases Effort
