グループウェアでカレーが美味しくなる!? 「J-MOTTO」を使いこなして組織力を高める秘訣を円相フードサービス・武藤社長に聞いてみた

円滑な組織運営に役立つグループウェア。スケジュール管理やタスクの共有、ワークフローの仕組化など、その用途は幅広い。リスモン・ビジネス・ポータルが提供するグループウェア「J-MOTTO」は、ネオジャパン社開発の「desknet’s NEO（デスクネッツネオ）」の多彩な機能・ツールについて、容量を抑えて安価で利用できるクラウドサービスとして、約4,000社・13万ユーザーと多くの企業が導入している。

この「J-MOTTO」を10年前から導入しているのが、人気カレー店「エリックサウス」をはじめさまざまな飲食店を運営する、円相フードサービスだ。国内外に複数店舗を持つ同社では、業態ごとの縦割りになりがちな組織マネジメントの無駄を「J-MOTTO」によって改善。アイデアやクレーム対応などの情報共有、効率的かつ効果的な会議の運営など、ツールを活用して社内システムをブラッシュアップしてきたという。グループウェアを使いこなし組織力を高める秘訣について、同社代表取締役・武藤洋照さんに伺った。

クラウド型グループウェアならJ-MOTTO

※この記事は、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社の提供によるPR記事です。

■ 美味しい南インドカレーの裏側にはグループウェアが……？

なお、この取材は、円相フードサービスが運営する「エリックサウス東京ガーデンテラス店」で行った。エリックサウスでは「南インドカレー」というジャンルをピンポイントに磨き上げ、今では東京、名古屋など複数店舗を展開する人気店となっている。

お話を伺う前に、まずはエリックサウス自慢の「ミールス（南インドの定食）」を味見させていただくことにした。

こちらは人気メニューの「エリックミールス」（1,450円、税込）。好みのカレー2種に日替わりの菜食小皿、2種類のライス、それから「ウプマ」「ワダ」「パパド」といった副菜がワンプレートにどっさり盛られている。ちなみに、「ウプマ」はセモリナ粉で作るおから風スナック、「ワダ」は豆を使った甘くないドーナツ、「パパド」は真ん中にある薄いせんべいのようなものだ。

南インドのカレーはさらっとしたスープ状のものが多い。油控えめでスパイスも2～3種類と、シンプルに仕上げるのが特徴だ。さっぱりしていて、品のいい味。しつこくないので、毎日でも食べ飽きない。いや、むしろ積極的に毎日食べたい。つまり、とても美味しい。

「エリックチキンビリヤニ」（900円、税込）。インド式のスパイシーなパエリアだ。最高級のインド米「バスマティライス」と高価なスパイスをふんだんに使った、おもてなし料理である。お米はふんわり、かつパラパラで、その一粒一粒にスパイスとハーブの香りが染みわたっている。こちらも美味しい。

そして、店内はこのような感じ。ご覧の通り、とても洗練されている。

こんなにおしゃれな雰囲気なのも、こんなにカレーが美味しいのも、きっと店舗運営に関する円滑なマネジメントの賜物、ひいては「グループウェア」導入の恩恵なのでは……？

と、やや強引な結び付けをしてしまったが、冗談でも何でもなく、グループウェアの導入はカレーの味に深く関係しているようだ。

代表の武藤洋照さんに詳しく伺ってみよう。

株式会社円相フードサービス代表取締役武藤洋照さん

■ J-MOTTOの「電子会議室」がとにかく便利

── 円相フードサービスさんでは、グループウェア「J-MOTTO」を10年間使い続けているとのことですが、導入に当たってJ-MOTTOに期待された点は何でしたか？

武藤洋照さん（以下、武藤）　一番の目的はコミュニケ―ションの効率化です。弊社では、各地に多岐にわたる業態のお店があり、それぞれ休みも違えばピークタイムも違います。そのため、電話連絡ひとつとってもタイミングに難儀しますし、打ち合わせのために集まるのも一苦労という課題がありました。

── では、主に日々の連絡や打ち合わせのためのツールとして活用されているんですね。

武藤　はい。J-MOTTOの「電子会議室」という機能が重宝しています。あらかじめ決められたメンバーだけで、トピックごとに意見交換ができる機能です。先ほど言った通り業態が多いので、全ての情報がひとつの掲示板に流れてくると、混乱してしまう。そこで、業態ごとに会議室を立てれば、自分に関係のある話題だけをチェックできるようになるわけです。

J-MOTTOの機能のひとつ「電子会議室」画面（サンプル）。トピック（話題）ごとに意見交換が可能。議論の場、ノウハウの共有、社内FAQ、連絡用掲示板など、さまざまな用途で活用できる

武藤　今は役職ごと、業態ごとに30くらいの電子会議室があります。電話ではなかなか連絡が取れない場合でも、会議室に書き込んでおけば、メンバーは後でチェックできます。

── 電子会議室ではどんなやりとりを？

武藤　メニューについての相談だったり、販促物のデザインだったり、クレーム対応の共有だったり、いろいろです。今や決めごとの約8割は会議室でやっていますね。例えば販促用のちらしを作る場合、完成したデザインラフをすぐに会議室にアップして上長がチェックし、即フィードバックします。

決裁に関しては基本的に各担当部署に任せていますが、僕も全ての会議室をチェックしているので、何か気になることがあれば書き込む。そういう細かなやりとりが、かなりスピーディーになりました。

チャイやラッシーのほか、アルコールメニューも豊富。夜は一人飲みの客も多いという

■ 料理に対する細やかな気付きをグループウェアで共有し、メニューのクオリティを担保

── 例えば今お話を伺っているこの場所、「エリックサウス」の電子会議室であれば、その会議室でカレーのメニューやオペレーションの改善案などを話し合うのでしょうか？

武藤　そうですね。店ごとの会議室では、やはりメニュー関係の話題が多いです。料理に関係するちょっとした変化、例えば「スパイスの業者を変えたら香りも少し変わった」というようなことがあったら、気付いたスタッフがすぐに会議室に投稿します。そういうやりとりが料理のクオリティを担保し、全店で共有する際にも役立っていますね。

── 新メニューのアイデアなども共有されますか？

武藤　はい。以前は新メニューの試作品が出来上がると、私や専務がその都度お店に直接足を運んで味をチェックして、改善点があれば作り直して、また足を運んで……というような、あまり効率的でないやり方で進めていました。

でも今は、ある程度の段階までは電子会議室上でブラッシュアップするようにしています。試作品のレシピや写真を会議室上にアップしてもらい、そこで方向性を詰めて、それから対面での会議に掛けるという段取りになったので、あらかじめふるいに掛けられた状態から吟味していくことができるんです。そのやりとりは店の他のスタッフも見られますので、自分自身でメニューを考案する場合に同じ失敗をしなくなるという利点もあります。

── 電子会議室にやりとりが蓄積されるほど、どんどん効率化できるようになりますね。グループウェアがきっかけで生まれたメニューには、どんなものがありますか？

武藤　夏に鱧（はも）を使った「フィッシュカレー」を出したんですが、これは電子会議室がきっかけでした。「旬の鱧を使ったメニューをやりたいんですけど、いい鱧はないですか？」という相談ベースの投稿から、「うちには和食の業態もあるからそちらに聞いてみよう」となり、会議室上で具体化していきました。多様な業態のリソースを気軽に横展開できるのも、グループウェアの良さだと思います。

── 複数の業態に分かれている組織はどうしても縦割りになりがちで、せっかくのリソースをグループ全体に生かしきれないという悩みがあるのではないかと思います。その点、グループウェアには業態の垣根を超えて相談し合える、横のつながりが作れるという強みもありますね。

武藤　横のつながりが生まれて意見交換や議論が活発化すればするほど、店はどんどん良くなっていきます。例えば、接客の品質もそうですね。クレーム対応などは特に全員で共有した方がいいので、ほぼスタッフ全員が参加する大きな電子会議室を作って投稿できるようにしています。「こういうミスがあった」「こんなお叱りをいただいた」「こうやって対応した」、全てオープンです。

お客さまのご意見は貴重な財産ですし、それにどのように対処したかは今後の知見になる。でも、人ってどうしても、自分の失敗や、それにより受けたクレームを隠したがるんですよ。そこに、「気楽に書き込める」「書き込んでいいんだと思える場が用意されている」、さらには「対応策までまとまっている」状況があれば安心ですよね。

── 電子会議室以外で、よく使う機能はありますか？

武藤　私個人の業務でいうと「ワークフロー」のツールはよく利用しています。稟議申請や社内手続きをクラウドで管理できます。アルバイトスタッフの入退社ひとつとっても、以前は紙の書類を使っていて、店長からマネージャーを経由して私のところまで上げていたので時間が掛かり、私が海外出張などに行くと決裁が滞ってしまうこともありました。今はかなりスムーズですし、どこにいてもタブレットで確認・決裁できるので便利です。

J-MOTTOの機能のひとつ「ワークフロー」画面（サンプル）。申請書を新規作成する際、あらかじめ決められた申請書名を選択すれば、申請書式も承認フローも自動的に選択される

■ 無料ソフトで慣れてもらってから、有料サービスに移行

── せっかくお金をかけてグループウェアを導入しても、かえってやることが増えて現場の負担になったり、使いこなせず無駄になるケースもあるかと思います。武藤社長はどうやって社内に浸透させていったのでしょうか？

武藤　J-MOTTOを導入するに当たり、まずは別の無料のフリーソフトを導入して、スタッフにグループウェアそのものに慣れてもらうことから始めました。最低限の機能だけが備わった、シンプルで簡単なものです。とりあえず各店舗のPCを立ち上げてソフトを立ち上げる習慣付けや、「どんな機能をどう使えばいいか」といったベースを根付かせてから、有料のサービスに移行しています。1年くらいはかかりましたね。

── なんとそこまで！確かに、いきなり機能てんこもりのグループウェアを導入しても、デジタルデバイス自体を使い慣れていない人にはハードルが高いかもしれませんね。

武藤　飲食現場一筋でやってきた人の中には、パソコンでの作業自体が苦手な人も多くいます。J-MOTTOは直観的に操作できる使いやすいサービスだと思いますが、それでも、ある程度の基礎は必要なのではないかと。

J-MOTTO導入後も、いろいろやり過ぎるとかえって混乱を招くと思ったので、当初は使う機能を会議室とワークフロー程度に絞りました。ポータル画面にも使う機能しか表示されないようにカスタマイズして。

あとは、できるだけ少ないクリック数で目的の場所にたどり着けるよう、デスクトップにショートカットを置いて「君はこのアイコン、あなたはこのアイコンをクリックしてくださいね」と指導しました。導入当初はけっこう苦労しましたね。

── 使用頻度を上げるために、「出社したら必ずログインする」「一日一回は会議室で発言する」のようなルールは設けましたか？

武藤　いや、そこまではしていません。あくまでスタッフの自主性に任せています。ただ、入社したら必ず、最初にグループウェア上であいさつしてもらうようにしています。まずはどんなものか、触ってみてもらうためですね。

まあ、結局J-MOTTO自体が便利なので、自然と使えるようになっていくんじゃないでしょうか。今はデスクトップ上に全メニューを表示しているので、スタッフによっては自主的にさまざまな機能を使いこなしている者もいますよ。

── では、今のところ機能には満足されているんですね。

武藤　はい。他社のグループウェアを見ていると、あらためてJ-MOTTOの使いやすさを実感します。

特にワークフロー機能は優秀で、これだけフレキシブルに権限や申請の経路を細かく設定して使えるものはそうそうない。容量が少なくても、その分コストを安く抑えられます。スタートアップの初期段階や、「グループウェアの入り口」として試してみるのに、とても良いツールだと思っています。

ご利用料金について | クラウド型グループウェアJ-MOTTO

■ 「エリックサウス」のスタッフさんにも聞いてみよう

……と、武藤社長お墨付きのJ-MOTTO。実際に店舗にいるスタッフの方はどう感じているのだろうか。本当は「ちょっとパソコンの操作は面倒だな……」なんて思ってはいないだろうか。

そこで、（武藤社長をお見送り後）エリックサウスの店長さんにもこっそり聞いてみた。

エリックサウス東京ガーデンテラス店の磯邊店長。好きなカレーはバターチキンカレー

── グループウェアの「J-MOTTO」、現場では正直どうですか？

磯邊店長（以下、磯邊）　J-MOTTO、良いですよ。実は、僕はもともと“そういうこと”に触れたくてこの会社に入ったので。

── “そういうこと”といいますと？

磯邊　僕はもともと個人経営のインド料理店で働いていて、会社のような組織に勤めたことがありませんでした。だから、ビジネス的な視点やマネジメントの部分を学びたい、やってみたいという気持ちがあって円相フードサービスに入社しました。グループウェアを導入して現場レベルにまで浸透させている会社は当時珍しかったですし。J-MOTTOを使ってみたら実際便利でしたね。